Mail- und Dokumenten-Management-System (DMS) als integriertes ERP-Modul

Archivierung versus Dokumenten-Management

Archivierungssysteme haben ihren Schwerpunkt auf dem Scannen und Verschlagworten von Papierdokumenten – Dokumenten-Managementsysteme haben den Schwerpunkt auf dem Verwalten von primär elektronisch vorliegenden Dokumenten und Dateien.

Entscheidend ist bei der Auswahl des Systems, ob der Schwerpunkt auf der Archivierung der „Papierflut“ oder aber dem Management von elektronischen Dokumenten liegt.

Für das Management elektronischer Dokumente und deren Steuerung durch den betrieblichen Ablauf („Workflow“) ist TimeLine-ERP eher als ein externes System geeignet.

Für das Scannen und OCR-Verschlagworten, sowie die revisionssichere Archivierung bietet TimeLine Schnittstellen zu

  • Easy-Archiv,
  • DokuWare und
  • ELO.

TimeLine-DMS_Scan

Workflows gehören ins ERP-System

Meist bilden diese Systeme für bestimmte betriebswirtschaftliche Abläufe (z.B. Wareneingangs-Rechnungsprüfung) eigene sog. „Workflows“ ab. Aus unserer Sicht ist diese Vorgehensweise widersinnig, da die betriebswirtschaftlichen Abläufe bereits überwiegend im ERP-System vorliegen und jeder Versuch, Workflows zusätzlich auch im DMS-System abzubilden somit zwangsläufig auf eine redundante Darstellung von Vorgängen hinausläuft.

TimeLine integriert hingegen das Dokumenten-Management vollständig ins ERP-System, so dass den vorhandenen betriebswirtschaftlichen Objekten und Abläufen direkt und unmittelbar Dokumente zugeordnet werden können.

ERP DMS-Dokumente

Verlinkung von DMS-Dokumenten mit Kunden und anderen ERP-Objekten und Prozessen

DMS als integriertes ERP-Modul

So enthält die neue e3-Plattform einen vollständigen Mail- und Dokumenten-Managementserver über welchen ein- und ausgehende Mails, sowie sämtliche Dokumente direkt mit Kunden, Artikeln, Projekten, etc. verlinkt werden können.

 

Mailprogramm als integriertes ERP-Modul

Auch wenn wir uns nicht als „Outlook-Killer“ verstehen, kann der Empfang, Versand und die Verwaltung Ihrer Geschäftsmails ebenso wie Kalender, Termine und Aufgaben vollständig dort abgebildet werden, wo sich 90 % Ihrer Geschäftsdaten bereits befinden: im ERP-System.

Allein die Tatsache, dass Mails nicht mehr manuell oder über „Regeln“ verwaltet werden müssen, sondern direkt dort landen, wo sie hingehören – nämlich im Kundenstamm – dürfte die tägliche Verwaltungsarbeit in Ihrem Unternehmen spürbar reduzieren.

Grundlage ist der TimeLine-Mailserver, welcher über einen IMAP-Adapter die Mails bei Ihrem Provider abholt und mit dem Kunden verlinkt – meist noch bevor Sie sie gelesen haben.

 

Revisionssichere Archivierung

Derzeit besitzt TimeLine-DMS kein Zertifikat. Dieses befindet sich in Arbeit und wird frühestens Ende 2017 – sicher aber für 2018 erwartet.
Dennoch ist eine revisionssichere Archivierung mit TimeLine-DMS möglich, wenn Ihr Wirtschaftsprüfer diesem zustimmt. Unabhängig von einem Zertifikat der Software ist die Zustimmung des Wirtschaftsprüfers sowieso notwendig, da über die Software hinaus auch Ihr betrieblicher Prozess als revisionssicher zertifiziert werden muss. Lediglich der Kauf einer zertifizierten Software reicht nicht aus.

 

Weitere Funktionen

Folgende wesentliche Funktionen dürfen Sie von unserem DMS-System erwarten:

  • verlinken von beliebigen Dokumenten (Zeichnungen, Fotos, Mails, etc.) mit ERP-Objekten (Kunden, Artikeln, Projekten, etc.).
  • zusätzliches Verschlagworten aller DMS-Dokumente für schnelle Volltextsuche
  • Barcode-OCR
  • Scannen von Papierdokumenten incl. OCR-Verschlagwortung
  • automatischer Upload von Dateien aus Filesystem-Verzeichnissen („Managed Directories“)
  • automatischer Upload ein- und ausgehender Mails direkt vom Mailserver via IMAP-Adapter
  • eigenständiges, ins ERP-System integriertes Mailprogramm (Mails werden automatisch Kunden und Lieferanten zugeordnet)