TimeLine Personalzeiterfassung

Das TimeLine Zeiterfassungssystem dient der einfachen und sicheren Erfassung der Arbeits- und Ausfallzeiten und ermöglicht deren Auswertung und Vorbereitung zur Weiterbearbeitung innerhalb einer Lohnberechnung. Es besteht im wesentlichen aus zwei Programmteilen:

  • Die Clientsoftware zur Übernahme der Kartendaten aus dem Lesegerät in die Datenbank
  • Die Auswertungssoftware zur Weiterbearbeitung der Daten

Zur Datenerfassung empfiehlt sich der Einsatz eines Kartenlesegeräts. TimeLine kann jedoch auch ohne ein Lesegerät betrieben werden, um die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu verwalten. Eine Anbindung an bestehende SQL-Datenbanksysteme ist möglich.

Das Erfassungsprogramm

Diese Software wird auf dem Rechner gestartet, an dem das Kartenlesegerät angeschlossen ist. Es übernimmt beim Programmstart die Kartendaten und setzt die aktuelle Uhrzeit des Lesegerätes. Sobald das Programm eine Kartenaktion registriert hat, werden die Daten in die Datenbank übernommen. Die Daten werden erst nach einer einstellbaren Zeit aus dem Lesegerät gelöscht. Die Uhrzeit des Lesegerätes wird mit der Rechnerzeit synchronisiert. Wenn keine Anwesenheitsüberwachung nötig ist, muss das Programm nur zur Datenübernahme der im Lesegerät gespeicherten Daten gestartet werden. Im Speicher des Lesegerätes können maximal 600 Kartendaten zwischengespeichert werden.

BDE Terminal

(Terminal PC mit BDE)

Das Auswertungsprogramm

Die Auswertungssoftware ermöglicht die Weiterbearbeitung der erfassten Daten zur Berechnung der jeweiligen Anwesenheits- und Ausfallzeiten in Abhängigkeit vom jeweiligen Schichtmodell sowie besonderen Ausfallzeiten (wie z.B. Urlaub, Krankheit, Lohnfortzahlung).

Innerhalb der Stammdatenverwaltung werden eine Vielzahl von Voreinstellungen für einen effektiven Betrieb gesetzt. Dazu gehören:

  • Erfassung aller Schichtmodelle der Firma
  • Hinterlegung der Arbeitnehmerstammdaten
  • Arbeitszeit- und Überstundenkonto pro Mitarbeiter
  • Gleitzeitregelungen
  • individuelle Arbeitszeitvereinbarungen
  • uvm.

Neben der komfortablen Übernahme der monatlichen Bewegungsdaten in die Lohn- und Gehaltsabrechnung sind vielfältige statistische Auswertungen möglich wie z.B. Arbeitszeit der gewerblichen Arbeitnehmer, Ausfallzeiten nach Ausfallarten oder nach Mitarbeiter, Anwesenheits- und Urlaubslisten, usw.

Integration in TimeLine Lohn- & Gehalt

Es besteht die Möglichkeit das Programm als Zusatzmodul in das Lohnrechnungsprogramm TimeLine Lohn-& Gehalt zu integrieren und die erfassten und verwalteten Daten unmittelbar in die Lohnabrechnung einfließen zu lassen.

Weitere Bestandteile des Programms:

  • exakte Abrechnung von Arbeitszeiten
  • Erstellung beliebig vieler individueller Tages- Wochen- und Pausenmodelle. Damit kann jedem Arbeitnehmer ein exakter Schichtplan zugeordnet werden
  • Erstellung von Wochengruppen. Durch die Zuordnung von Wochengruppen auf die verschiedenen Wochenmodelle kann eine exakte längerfristige Vorbelegung von Schichtplänen (z.B. rollende Wochen) erfolgen. Gleichzeitig können durch die variable Gestaltung von Wochengruppen und Wochenmodellen beliebig viele individuelle Arbeitszeitmodelle erarbeitet werden.
  • Definition von Zuschlagsmodellen. Diese werden den einzelnen Arbeitszeitmodellen zugeordnet, so dass eventuelle Zuschläge für Über- oder Nachtstunden bei Einlesen der Daten in die Lohnrechnung automatisch generiert und berechnet werden
  • Durch die Definition der Fehlzeiten kann die Lohnberechnung über die Personalzeiterfassung vollständig automatisiert werden.
  • Die Erfassung der Kommt- und Geht-Zeiten erfolgt über ein spezielles IPC-Terminal und sind täglich abrufbar
  • Alle Stempelungen sind sofort abrufbar
  • Automatische Generierung und Verbuchung der Soll- und Ist-Zeiten oder
  • Bearbeitung der Mitarbeiterdaten einzeln:
    Die Mitarbeiterdaten werden in einer übersichtlichen Maske angezeigt und können hier berichtigt werden. Alle Änderungen von Arbeits- und Ausfallzeiten bewirken automatisch die Korrektur der Ist- und Überstunden. Gleichzeitig werden automatisch Zuschläge entsprechend des Arbeitszeitmodell generiert und angezeigt.
  • Pflege der Fehlzeiten manuell als globale Fehlzeiten (Feiertage, Betriebsruhe) und persönliche Fehlzeiten (wie z.B. Krankheit, Urlaub) Die Fehlzeiten werden automatisch in die Mitarbeiterdaten übernommen.
  • Automatische Generierung der Sollzeiten und damit Vorgabe der Arbeitszeitmodelle je Arbeitnehmer für einen festgelegten Zeitraum
  • Automatische Übernahme der Personalzeiterfassungsdaten in das Lohnprogramm