Schaffen Sie die Insellösungen in Ihrem Unternehmen ab

Fast alle großen Unternehmen nutzen heutzutage eine ERP-Software. In kleinen und mittelständischen Unternehmen ist das jedoch noch nicht verbreitet, um den Alltag zu organisieren nutzen sie viele unterschiedliche Programme. Die Rede ist von sogenannten Insellösungen, vielleicht kommt Ihnen die ein oder andere Situation bekannt vor: Sie nutzen Word um Angebote zu schreiben oder externe Tools wie einen „Urlaubsplaner“. Kalkulationen führen Sie in Excel oder Project durch, was mit einem hohen manuellen Aufwand verbunden ist. Insellösungen sind oftmals ein fester Bestandteil der IT-Landschaft und reichen anfänglich aus. Zudem sind die Programme meist kostenfrei und lassen sich problemlos bedienen – allerdings nur bis zu einer gewissen Unternehmensgröße.

Wenn das Unternehmen wächst und die Aufgaben sich wandeln, die IT-Infrastruktur dahinter allerdings nicht mehr so recht mitkommt sind Insellösungen kontraproduktiv und echte Zeitfresser. Es gibt keine einheitliche Datenbasis und wertvolle Zusatzinformationen sind über die Abteilungen hinweg verstreut. Irgendwann weiß niemand mehr so genau, welche Daten wirklich aktuell sind. Zur gemeinsamen Kommunikation der Programme sind Schnittstellen notwendig, welche aber meist kostspielig sind und nur einen Teil der Daten übertragen. Weiterhin unterliegen viele Tools verschiedener Lizenzmodelle und Wartungsarbeiten. Mit anderen Worten, Insellösungen sind zeit- und somit auch kostenintensiv, vor allem wenn neue Betriebssystemupdates erscheinen. Die (kundenorientierte) Weiterentwicklung dieser Tools ist nicht zwangsläufig gesichert.

Warum es sich lohnt, eine integrierte ERP-Lösung einzusetzen

ERP-Komplettösungen sind heutzutage nicht mehr wegzudenken. Geschäftsprozesse werden optimiert, organisatorische Abläufe und Strukturen verbessert und den Unternehmens- und Marktveränderungen immer schneller angepasst. Mehr und mehr Unternehmen setzen sie ein und bemühen sich um eine einheitliche und wirtschaftliche IT-Infrastruktur. Dabei bietet Ihrem Unternehmen der Einsatz einer ERP-Lösung durchaus eine ganze Reihe von Vorteilen. Im Idealfall bilden sie alle Bereiche Ihres Unternehmens in einem einzigen System ab. Hier ein paar der wesentlichen Vorteile im Überblick.

Datenpflege leicht gemacht

Regulär bildet ein ERP-System die folgenden Funktionen eines Unternehmens ab:

• Beschaffung
• Produktion
• Materialwirtschaft
• Kunden-Beziehungs-Management (sogenanntes CRM)
• Personalwesen
• Finanz- und Rechnungswesen
• Controlling

Diese Funktionen sind über eine gemeinsame Datenbasis miteinander verbunden und kommunizieren untereinander. Sie haben somit stets einen Gesamtüberblick über Ihr Unternehmen und die Kommunikation über sämtliche Unternehmensebenen ist ermöglicht.

Keine Schnittstellen, keine Datenverluste, kein doppelter Pflegeaufwand

Eine Software statt mehrere unterschiedliche Programme, das schont die IT-Kosten – und die Nerven. Durch den Einsatz eines ERP-Systems können alle Mitarbeiter auf die Daten zugreifen, egal aus welcher Abteilung oder von welchem Standort. So arbeiten Sie viel effizienter, denn Ihre Daten erfassen Sie nur ein einziges mal. Sie können immer mit gutem Gewissen davon ausgehen, dass Ihre Daten auf dem aktuellsten Stand sind. Infolgedessen ist der Informationsfluss eines Geschäftsprozesses erheblich verbessert. Nichts geht verloren, nichts wird vergessen, ein reibungsloser Betriebsablauf. Die gleichen Vorteile spiegeln sich bei der Datensicherung, Aktualisierung und Wartung wider.

Nur ein Lizenzmodell, nur ein Programm, welches gewartet werden muss

Wenn Sie mit nur einem zentralen Programm arbeiten, müssen Sie natürlich auch nur ein Programm warten. Zeit und Kosten werden sich für Sie somit stark reduzieren. Durch regelmäßige Updates können Sie immer mit einer aktuellen Version der Software arbeiten und von neuen Funktionen profitieren. Mit einem ERP-System haben Sie eine Lösung, die sich Ihren Bedürfnissen anpasst.

Doch wann ist der richtige Zeitpunkt Insellösungen loszuwerden?

Die Integration einer ERP-Lösung in Ihrem Unternehmen sollten Sie schon von Anfang an in Betracht ziehen. Zwar sind die meisten Prozesse in der Anfangsphase noch überschaubar, aber das ändert sich schnell und Ihre Excel-Tabellen werden immer unhandlicher. Damit Sie von Anfang an einen guten Überblick über Ihre Daten haben, ist es wichtig sie frühzeitig in ein zentrales System laufen zu lassen. Bereits ab zwei bis drei PC Arbeitsplätzen kann sich der Einsatz einer Komplettlösung für Sie lohnen. Wenn Sie rechtzeitig mit der Stammdatenpflege anfangen, schaffen Sie eine gute Basis für Ihr Unternehmenswachstum.

Nicht abwarten – gleich loslegen!

Wenn Sie mehr zum Thema Insellösungen oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!