ERP-Einführung: Risiken erkennen und minimieren

Ist Ihre ERP-Einführung gescheitert? So beugen Sie nächstes Mal vor

Wenn eine ERP-Einführung gescheitert ist, bleibt Frustration auf beiden Seiten zurück – nicht nur bei Ihnen, sondern auch beim Anbieter. Mit dem richtigen Know-How können Sie bei einer ERP-Einführung Risiken erkennen und auf ein Minimum reduzieren. So sparen Sie Zeit, Nerven und Kosten. Hier stellen wir 5 häufige Gründe vor, aus denen eine ERP-Einführung Probleme verursachen kann – und geben Ihnen 5 Tipps, mit denen Sie bei einer ERP-Einführung Risiken minimieren können.

Was sind die Ursachen, wenn eine ERP-Einführung gescheitert ist?

Die Einführung einer ERP-Software ist für ein Unternehmen Chance und Risiko zugleich. Im Idealfall wird das Projekt ohne größere Probleme abgeschlossen und Sie bemerken rasch verbesserte Abläufe. Um ein Projekt dieser Größenordnung umsetzen zu können, müssen ERP-Anbieter und Unternehmen Hand in Hand arbeiten. Trotzdem gibt es einige Stolperfallen, die das Projekt in die Länge ziehen oder zurückwerfen können.

Dass eine ERP-Einführung gescheitert ist, kommt im Mittelstand nur selten vor – aber es passiert. Beide Seiten können für ein Scheitern des Projekts verantwortlich sein, häufig aus denselben Gründen. Um auf alle Situationen gut vorbereitet zu sein, sollten Sie mögliche Risiken bei der ERP-Einführung kennen und rechtzeitig aus dem Weg räumen. Im Folgenden zählen wir die wichtigsten Risikofaktoren für Probleme bei der ERP-Einführung auf – und erläutern, was Sie dagegen tun können.

ERP-Einführung: Risiken und Problemfelder

Wenn eine ERP-Einführung gescheitert ist, dann ist nicht nur ein Grund dafür verantwortlich. Oftmals sind es verschiedene Ursachen, die zusammenhängen und sich gegenseitig beeinflussen. Nachfolgend sind 5 Punkte zusammengefasst, die als ERP-Projekt-Risiken gelten.

1. Risiko: Ungeeignetes Projektteam

Einer der wichtigsten Risikofaktoren, der für eine gescheiterte ERP-Einführung verantwortlich ist, ist ein ungeeignetes Projektteam. Bedenken Sie: Einer Veränderung, die den Arbeitsalltag zunächst auf den Kopf stellt, begegnen viele MitarbeiterInnen naturgemäß erst einmal mit Skepsis. Diese Situation zu managen ist nicht ganz einfach. Ein professionelles Projektteam sowie klare Zuständigkeiten sind deshalb das A und O bei einer ERP-Einführung. Vorbehalte in der Belegschaft sollten Sie ernst nehmen – Ihre MitarbeiterInnen sind schließlich diejenigen, die künftig mit der neuen Software arbeiten und somit auch maßgeblich am Erfolg oder Misserfolg des Projekts beteiligt sind. 

Um die Risiken der ERP-Einführung zu reduzieren, muss die neue Software bei der Belegschaft Akzeptanz finden. Ist eine ERP-Einführung gescheitert, liegt es häufig daran, dass der Sinn hinter der Veränderung nicht erkannt wurde. Das Projektteam sollte deshalb durch regelmäßige Meetings über den Fortschritt des Projekts berichten, um zu verdeutlichen, welche Vorteile die neue Software mit sich bringt.

Das Projektteam sollte erklären, welche Ziele mit der Veränderung verfolgt werden und was genau sich verändern wird. Machen Sie deutlich, dass die Software nicht eingesetzt wird, um Arbeitsplätze zu ersetzen, sondern um den Tagesablauf für jeden einfacher und effizienter zu gestalten. Erst wenn alle an einem Strang ziehen, kann die Umsetzung erfolgreich sein – und einem Scheitern der ERP-Einführung vorbeugen. 

Das Projektteam trägt eine große Verantwortung und muss viele Herausforderungen meistern. Machen Sie sich also im Vorfeld Gedanken darüber, wer welche Rolle besetzen sollte. Nicht jeder ist für jede Position geeignet. Fehlende Kompetenzen oder zu wenig Einfühlungsvermögen im Team führen eigentlich immer zu Problemen bei der ERP-Einführung, erschweren die Umsetzung und somit auch einen erfolgreichen Projektabschluss. Wie Sie ein gutes ERP-Projektteam zusammenstellen, welche Eigenschaften die Beteiligten mitbringen und was Sie sonst noch beachten sollten, können Sie hier nachlesen: Wie stelle ich ein gutes ERP-Projektteam zusammen?

2. Risiko: Zu flache Hierarchien

Heute haben viele Unternehmen flache Hierarchien und Strukturen. Eigentlich ist das fortschrittlich, denn so können sich alle MitarbeiterInnen einbringen und Entscheidungen treffen Sie gemeinsam. Alle können und dürfen mitreden und ein harmonisches Miteinander steht auf der Prioritätenliste in der Regel weit oben. Obwohl flache Hierarchien also viele Vorteile haben, können Sie auch eine Ursache sein, wenn eine ERP-Einführung gescheitert ist. 

Das Risiko: Projektmanagement und Anbieter möchten das Projekt zügig und einfach umzusetzen. Das Streben nach Konsens führt aber oft dazu, dass jeder es jedem Recht machen möchte. Alle Wünsche, Ideen und Verbesserungsvorschläge zu berücksichtigen ist aber fast nicht möglich und führt auch nur selten zu einem zügigen Projektabschluss.

Die Belegschaft rechtzeitig in die Planung mit einzubeziehen und ihr ein Mitspracherecht einzuräumen ist wichtig. Doch es kommt auf die Balance an, denn wichtige Entscheidungen sollten zeitnah getroffen werden. Gibt es zu viele Projektbeteiligte, wird es schnell kompliziert. Weiterhin neigen viele MitarbeiterInnen dazu, nur die eigene Position im Unternehmen zu sehen. Wünsche und Ideen werden erfahrungsgemäß oft nur auf den eigenen Anwendungsbereich bezogen – eine prozessorientierte Sicht- und Arbeitsweise fehlt. 

Man möchte Veränderungen zulassen, ist aber nicht bereit alte Gewohnheiten abzulegen. Kurz gesagt, viele relevante Entscheidungen können so ausgebremst werden. Um dem entgegenzuwirken, sollten Sie klare Verantwortlichkeiten schaffen und konkrete Ziele formulieren. Außerdem ist es hilfreich, bei Ihrer Belegschaft das Verständnis für die Bedürfnisse und Aufgaben anderer Unternehmensbereiche zu stärken.

3. Risiko: Insellösungen im Unternehmen

In jedem Unternehmen gibt es eigene Abteilungen mit eigenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Zudem hat jeder MitarbeiterIn sein eigenes Rollenverständnis. Mit der Zeit entwickelt sich ein vertrautes Geflecht aus Hierarchien und Zuständigkeiten. Abteilungen werden daher intern häufig wie „Fürstentümer“ gemanagt. Kommen nun neue Abläufe oder Aufgaben von außen in die eigene Abteilung, sind Konflikte vorprogrammiert. 

Funktionierende Insellösungen lässt man ungern los. Alte Angewohnheiten abzulegen, über die eigenen Arbeits- und Abteilungsgrenzen hinaus zu denken und zu handeln fällt vielen MitarbeiterInnen schwer – das ist durchaus menschlich. Hinter dieser Abwehrhaltung versteckt sich oft die Angst, ersetzbar zu sein. 

Wenn ein ERP-Projekt gescheitert ist, liegt es häufig daran, dass im Unternehmen kein Umdenken stattfinden konnte. MitarbeiterInnen, die aus Sorge um einen Kompetenzverlust Widerstände aufbauen oder die bisherige Vorgehensweise verteidigen, können bei der ERP-Einführung Probleme verursachen. Der Schlüssel lautet: Kommunikation. Versuchen Sie, die Angst vor Ersetzbarkeit zu nehmen und die Vorzüge des ERP-Systems transparent zu kommunizieren.

4. Risiko: ERP-System passt nicht zum Unternehmen

Ist eine ERP-Einführung gescheitert, kann das auch an einer ungeeigneten Software liegen. Viele Unternehmen unterschätzen, wie wichtig die Auswahl des passenden ERP-Systems ist. Deshalb sollten Sie dieser Aufgabe viel Aufmerksamkeit widmen. Der Markt bietet mittlerweile so viele ERP-Systeme, dass es gar nicht so einfach ist, das richtige für ein Unternehmen auszusuchen. 

Wer bei der ERP-Einführung Risiken reduzieren will, zieht daher häufig eine externe Beratungsfirma hinzu. Das Problem dabei: Unternehmensberater gehen grundsätzlich von Standardprozessen aus. Mit den individuellen Besonderheiten Ihres Unternehmens sind sie nicht vertraut. Diese lernen sie erst kennen, wenn die Wahl für die neue Software bereits getroffen ist. 

Ist die Wahl auf eine für das Unternehmen ungeeignete Software gefallen, wird dies meist sichtbar, wenn die Umsetzungsphase begonnen hat. Dann fällt auf, die gewählte Software deckt nicht alle Anforderungen ab oder ist zu überdimensioniert. Es wird nachgebessert und angepasst – der Projektabschluss verzögert sich. Wenn Sie externe Berater hinzuziehen möchten, sollten Sie dies unbedingt vor dem Auswahlprozess machen und nicht, wenn die Wahl bereits getroffen wurde.

Hilfreich ist dagegen eine umfangreiche Projektanalyse. Ein ERP-System, das die Geschäftsprozesse falsch abbildet, unflexibel ist und das Tagesgeschäft nicht richtig abdeckt, führt oft zu neuen Insellösungen. Gerade diese möchte man durch die Einführung einer ERP-Software eigentlich loswerden. Im schlimmsten Fall ist die ERP-Einführung gescheitert und Sie müssen einen neuen Anbieter auswählen – eine Situation die Sie unbedingt vermeiden sollten. 

Eine falsche Softwareauswahl ist häufig auf eine mangelhafte ERP-Auswahl und eine unzureichende Vorbereitung des ERP-Workshops zurückzuführen. Ein vollständiges Pflichtenheft und eine umfangreiche Prozessanalyse sind unbedingt zu empfehlen! Haben Sie eine klare Vorstellung der Sollprozesse, fällt ihnen die Wahl leichter. 

Führen Sie den Auswahlprozess gewissenhaft durch und beziehen Sie die Belegschaft mit ein. Betrachten Sie bereits im Vorfeld die ERP-System-Kosten so realistisch wie möglich. Unbedachte Entscheidungen werden schnell teuer. Achten Sie außerdem darauf, dass die neue Lösung flexibel und anpassbar ist. So können Sie die Risiken der ERP-Einführung deutlich reduzieren.

5. Risiko: Zeit- und Kostenrahmen zu knapp kalkuliert

Ihr ERP-Anbieter geht davon aus, dass Sie mit der Einführung einer Software klare Ziele verfolgen. Schließlich bedeutet die neue Software eine Veränderung, die einige Ressourcen in Anspruch nimmt. Viele Unternehmer wollen bei einem ERP-Projekt allerdings vor allem Zeit und Geld sparen. Wie weiter oben beschrieben, kommt es zum Glück nur selten vor, dass am Ende die ganze ERP-Einführung gescheitert ist. 

Dass der geplante Zeit- und Kostenrahmen für das ERP-System überschritten wird, ist dagegen ein häufiges Problem. Es entsteht meistens dann, wenn Sie die Vorbereitung nicht gewissenhaft durchgeführt haben oder ungeduldig sind und die ERP-Einführung zu früh ansetzen. Sind wesentliche Fragen zum Zeitpunkt der Umsetzung noch offen, zieht sich das Projekt unnötig in die Länge und die Kosten, die durch ungeplante Anpassungen entstehen, steigen weiter an. Oft wird auch viel zu wenig Zeit einkalkuliert. Vielleicht kommt es nicht dazu, dass die gesamte ERP-Einführung gescheitert ist – jedoch verschiebt sich der Projektabschluss immer wieder nach hinten.

5 Tipps für Ihre ERP-Einführung: Risiken minimieren – Chancen nutzen

Sie können typische Stolperfallen vermeiden, um die Risiken für Ihre ERP-Einführung zu reduzieren. Wenn Sie folgende Tipps berücksichtigen, haben Sie bereits gute Voraussetzungen für ein gelungenes ERP-Projekt geschaffen:

1. Gute Vorbereitung: Ist eine ERP-Einführung gescheitert, liegt der Fehler oft in der mangelnden Vorbereitung. Ein Projekt kann nicht erfolgreich sein, wenn das Unternehmen nicht seinen Teil dazu beträgt. Legen Sie fest, welche Prozesse mit der neuen ERP-Software optimiert werden sollen und welche konkreten Ziele Sie mit der Einführung verfolgen.
2. Ängste abbauen: Machen Sie Ihr ERP-Vorhaben von Anfang an transparent, um den Sorgen der MitarbeiterInnen entgegenzuwirken. Für sie kommt nicht nur eine neue Benutzeroberfläche hinzu, sie müssen auch lernen bereichsübergreifend zu denken.
3. Schulung anbieten: Um die Risiken der ERP-Einführung zu reduzieren, sollten Sie Ihren MitarbeiterInnen eine Schulung anbieten. Die Belegschaft lernt neue Arbeitsschritte und Funktionen des ERP-Systems von Anfang an richtig und es ist für jeden nachvollziehbar, weshalb diese so ausgeführt werden sollten. 
4. ERP-System optimieren: Sind alle Projektanforderungen umgesetzt, gilt die ERP-Einführung als abgeschlossen. Viele Unternehmen neigen dann dazu, die Software nicht weiter zu optimieren. Funktionalitäten, die eigentlich vorhanden sind, werden nicht genutzt. Sammeln Sie Verbesserungsvorschläge, die Sie in Zusammenarbeit mit dem ERP-Anbieter umsetzen. 
5. Lösungsorientiert bleiben: Wichtig zu verstehen – die Software kann am allerwenigsten etwas dafür, wenn ein ERP-Projekt gescheitert ist. Suchen Sie nicht nach Schuldigen, sondern nach einer Lösung – am besten zusammen mit Ihrem ERP-Anbieter.

Wenn Sie mehr zum Thema Risikofaktoren für ERP-Projekte erfahren möchten oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir beraten Sie gerne!