Aus welchen Gründen scheitert ein ERP-Projekt?

Die Einführung einer ERP-Software ist für ein Unternehmen Chance und Risiko zugleich. Im Idealfall wird das Projekt ohne größere Probleme abgeschlossen und Sie bemerken rasch verbesserte Abläufe. Um ein Projekt dieser Größenordnung umsetzen zu können, müssen ERP-Anbieter und Unternehmen Hand in Hand arbeiten. Trotzdem gibt es einige Stolperfallen, die das Projekt in die Länge ziehen oder Sie wieder einen Schritt zurückwerfen können. Dass ein ERP-Projekt ganz und gar scheitert, kommt im Mittelstand nur selten vor – aber es passiert. Beide Seiten können für ein Scheitern des Projekts verantwortlich sein, häufig aus denselben Gründen. Um auf alle Situationen gut vorbereitet zu sein, sollten Sie mögliche Hindernisse kennen und rechtzeitig aus dem Weg räumen, wenn es nötig ist. Aber aus welchen Gründen scheitert ein ERP-Projekt?

Gründe für Scheitern sind vielfältig

Ein ERP-Projekt scheitert nicht aus einem einzigen Grund. Oftmals sind es verschiedene Gründe, die zusammenhängen und sich gegenseitig beeinflussen. Nachfolgend sind fünf Punkte zusammengefasst, die häufig mit einem gescheiterten ERP-Projekt in Zusammenhang gebracht werden.

1. Ungeeignetes Projektteam

Einer Veränderung, die den Arbeitsalltag zunächst auf den Kopf stellt, begegnen viele Mitarbeiter naturgemäß erst einmal mit Skepsis. Diese Situation zu managen ist nicht ganz einfach. Ein professionelles Projektteam sowie klare Zuständigkeiten sind deshalb das A und O. Die Sorgen und Bedenken der Belegschaft sollten Sie in jedem Fall ernst nehmen – sie sind schließlich diejenigen, die künftig mit der neuen Software arbeiten und somit auch maßgeblich am Erfolg oder Misserfolg des Projekts beteiligt sind. Aus diesem Grund ist es besonders wichtig, dass die neue Software bei der Belegschaft Akzeptanz findet. Wird der Sinn hinter der Veränderung nicht erkannt und das Projekt nicht akzeptiert, wird es mit großer Gewissheit früher oder später scheitern. Das Projektteam sollte deshalb durch regelmäßige Meetings über den Fortschritt des Projekts berichten, um die Akzeptanz für die neue Software zu steigern.

Weiterhin sollte genau erklärt werden, welche Ziele mit der Veränderung verfolgt werden, was genau sich verändern wird und welche Vorteile es für jeden einzelnen Mitarbeiter bringt. Machen Sie deutlich, dass die Software nicht eingesetzt wird um Arbeitsplätze zu ersetzen, sondern um den Tagesablauf für jeden einfacher und effizienter zu gestalten. Erst wenn alle an einem Strang ziehen, kann die Umsetzung erfolgreich sein. Wie Sie sehen – das Projektteam trägt eine große Verantwortung und muss viele Herausforderungen meistern. Machen Sie sich also im Vorfeld Gedanken darüber, wer welche Rolle besetzen sollte. Nicht jeder ist für jede Position gut geeignet. Fehlende Kompetenzen oder auch zu wenig Einfühlungsvermögen im Team führen eigentlich immer zu Problemen, erschweren die Umsetzung und somit auch einen erfolgreichen Projektabschluss. Wie Sie ein gutes Projektteam zusammenstellen, welche Eigenschaften die Beteiligten mitbringen und was Sie sonst noch beachten sollten, können Sie hier nachlesen.

2. Flache Hierarchien

Heutzutage haben viele Unternehmen nur sehr flache Hierarchien und Strukturen. Eigentlich ist das sehr fortschrittlich, denn so kann sich jeder Mitarbeiter einbringen und Entscheidungen treffen Sie gemeinsam. Dieses Vorgehen hat in jedem Fall einige Vorteile. Alle können und dürfen mitreden und ein harmonisches Miteinander steht auf der Prioritätenliste in der Regel weit oben. Wie bei so vielen Dingen, gibt es aber auch bei dieser Regelung einige Nachteile – insbesondere wenn es um eine ERP-Einführung geht. Projektmanagement und Anbieter möchten das Projekt zügig und einfach umzusetzen. Das Streben nach Harmonie führt aber oft dazu, dass jeder es jedem Recht machen möchte. Alle Wünsche, Ideen und Verbesserungsvorschläge zu berücksichtigen ist aber fast nicht möglich und führt auch nur selten zu einem zügigen Projektabschluss.

Klare Zuständigkeiten schaffen

Die Belegschaft rechtzeitig in die Planung mit einzubeziehen und ihnen ein gewisses Mitspracherecht einzuräumen ist durchaus wichtig. Wie immer kommt es jedoch auf die Balance an, denn wichtige Entscheidungen sollten zeitnah getroffen werden. Gibt es zu viele Projektbeteiligte, wird es schnell kompliziert. Weiterhin neigen viele Mitarbeiter dazu, nur die eigene Position im Unternehmen zu sehen. Wünsche und Ideen werden erfahrungsgemäß oft nur auf den eigenen Anwendungsbereich bezogen – eine prozessorientierte Sicht- und Arbeitsweise, sowie Verständnis für die Bedürfnisse und Aufgaben anderer Unternehmensbereiche fehlen häufig. Man möchte Veränderungen zulassen, ist aber nicht bereit alte Gewohnheiten abzulegen. Kurz gesagt, viele relevante Entscheidungen können so ausgebremst werden. Um dem entgegenzuwirken, sollten Sie klare Verantwortlichkeiten schaffen und vor allem konkrete Ziele formulieren.

3. Sogenannte „Fürstentümer“ im Unternehmen

In jedem Unternehmen gibt es eigene Abteilungen mit eigenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Zudem hat jeder Mitarbeiter sein eigenes Rollenverständnis. Dass sich mit der Zeit eine Art Geflecht aus Hierarchien und Zuständigkeiten entwickelt ist also ganz normal. Abteilungen werden daher intern häufig wie „Fürstentümer“ gemanagt. Kommen nun fremde Abläufe oder Aufgaben in die eigene Abteilung, sind Konflikte vorprogrammiert. Gut funktionierende Insellösungen wollen behalten werden. Alte Angewohnheiten abzulegen, über die eigenen Arbeits- und Abteilungsgrenzen hinaus zu denken und zu handeln fällt vielen Mitarbeitern schwer. Hinter dieser Abwehrhaltung versteckt sich oft die Angst, ersetzbar zu sein. Gerade die Einführung einer neuen Software verlangt aber ein Umdenken von allen Beteiligten. Mitarbeiter die sich aus Angst vor Kompetenzverlust querstellen und versuchen die bisherige Vorgehensweise zu verteidigen, können ein ERP-Projekt zum scheitern bringen. Der Schlüssel lautet hier: Kommunikation. Versuchen Sie, Ängste zu nehmen und Ihr Vorhaben von Anfang an so transparent wie möglich zu machen.

4. Gewählte Software passt nicht zum Unternehmen

Viele Unternehmen nehmen die Wahl der Software auf die leichte Schulter. Dabei sollten Sie dieser Aufgabe eigentlich viel Aufmerksamkeit widmen. Der Markt bietet mittlerweile so viele ERP-Systeme, da die richtige Wahl für das eigene Unternehmen zu treffen ist gar nicht so einfach. So ist es nicht verwunderlich, dass die Verantwortlichen mit der Entscheidung über ein geeignetes System oft überfordert sind.

Externe Beratungsfirmen

Die optimale Lösung scheint für viele Unternehmen dann eine externe Beratungsfirma zu sein. Die sollten schließlich Bescheid wissen, oder nicht? Das Problem – Unternehmensberater gehen grundsätzlich von Standardprozessen aus. Mit den Prozessen und Besonderheiten Ihres Unternehmens sind sie nicht vertraut. Diese lernen sie erst dann kennen, wenn die Wahl für die neue Software bereits getroffen ist. Ist die Wahl auf eine für das Unternehmen ungeeignete Software gefallen, wird dies in der Regel erst dann sichtbar, wenn die Umsetzungsphase bereits begonnen hat. Dann fällt auf, die gewählte Software deckt nicht alle Anforderungen ab oder ist zu überdimensioniert. Es wird nachgebessert und angepasst – der Projektabschluss verzögert sich. Wenn Sie externe Berater hinzuziehen möchten, sollten Sie dies unbedingt vor dem Auswahlprozess machen und nicht erst dann, wenn die Wahl bereits getroffen wurde.

Umfangreiche Prozessanalyse

Ein System dass die Geschäftsprozesse falsch abbildet, unflexibel ist und das Tagesgeschäft nicht richtig abdeckt führt oft zu neuen Insellösungen. Gerade diese möchte man durch die Einführung einer ERP-Software eigentlich loswerden. Im schlimmsten Fall müssen Sie dann einen neuen Anbieter auswählen – eine Situation die Sie unbedingt vermeiden sollten. Eine falsche Softwareauswahl ist häufig auf ein mangelhaftes Auswahlverfahren und eine unzureichende Vorbereitung zurückzuführen. Ein vollständiges Pflichtenheft und eine umfangreiche Prozessanalyse sind unbedingt zu empfehlen, haben Sie eine klare Vorstellung der Sollprozesse fällt ihnen die Wahl leichter. Führen Sie den Auswahlprozess gewissenhaft durch, beziehen Sie die Belegschaft mit ein und betrachten Sie bereits im Vorfeld die Gesamtkosten so realistisch wie möglich. Unbedachte Entscheidungen werden recht schnell sehr teuer. Achten Sie außerdem darauf, dass die neue Lösung flexibel und anpassbar ist.

5. Zeit- und Kostenrahmen zu knapp kalkuliert

Ihr ERP-Anbieter geht davon aus, dass Sie mit der Einführung einer Software klare Ziele verfolgen. Schließlich ist dies eine größere Veränderung, die einige Ressourcen in Anspruch nimmt. Viele Unternehmer wollen bei einem ERP-Projekt allerdings häufig eines – Zeit und Geld sparen. Wie weiter oben bereits beschrieben, kommt es zum Glück nur selten vor, dass eine ERP-Einführung komplett scheitert. Dass der geplante Zeit- und Kostenrahmen deutlich überschritten wird, tritt hingegen sehr viel häufiger auf. Probleme entstehen meistens dann, wenn Sie die Vorbereitung nicht gewissenhaft durchgeführt haben und die Einführung zu früh ansetzen. Sind wesentliche Fragen zum Zeitpunkt der Umsetzung noch offen, zieht sich das Projekt unnötig in die Länge und die Kosten, die durch ungeplante Anpassungen entstehen, steigen weiter an. Oft wird auch viel zu wenig Zeit einkalkuliert. Kommt es zu Verzögerungen, verschiebt sich der endgültige Projektabschluss immer wieder nach hinten.

Fazit

Was lässt sich daraus nun mitnehmen? Dass ERP-Projekte scheitern oder sich in die Länge ziehen kann viele Ursachen haben. Alles bis ins kleinste Detail zu planen und jegliche Eventualitäten zu berücksichtigen ist vermutlich auch nicht möglich. Einige Dinge kann man allerdings beachten, um Stolperfallen zu vermeiden. Oft wird das Projekt schon in der Vorbereitung falsch angegangen. Die Erwartungen seitens der Unternehmen an die Anbieter sind oft hoch. Ein Projekt kann aber nicht erfolgreich sein, wenn man selbst nicht seinen Teil dazu beträgt. Planung ist die halbe Miete, das gilt vor allem bei ERP-Projekten. Legen Sie unbedingt fest, welche Prozesse mit der neuen Software optimiert werden sollen und welche konkreten Ziele Sie mit der Einführung verfolgen.

Ängste nehmen und Schulungen anbieten

Machen Sie Ihr Vorhaben von Anfang an transparent, um den Ängsten der Mitarbeiter entgegenzuwirken. Für Ihre Mitarbeiter kommt nicht nur eine neue Benutzeroberfläche hinzu, sie müssen auch lernen bereichsübergreifend zu denken. Es ist in jedem Fall zu empfehlen, eine Schulung anzubieten. Die Belegschaft erlernt neue Arbeitsschritte und Funktionen von Anfang an richtig und es ist für jeden nachvollziehbar, weshalb diese so ausgeführt werden sollten. Ein erfolgreicher Projektabschluss ist nicht viel Wert, wenn die Anwender die Software ablehnen. Sind alle Projektanforderungen umgesetzt gilt die ERP-Einführung als abgeschlossen. Viele Unternehmen neigen dann dazu, die Lösung nicht weiter zu optimieren. Funktionalitäten die eigentlich vorhanden sind, werden nicht genutzt. Sammeln Sie Verbesserungsvorschläge, die Sie dann in Zusammenarbeit mit dem ERP-Anbieter umsetzen können. Wichtig zu verstehen – die Software kann am allerwenigsten etwas für das Scheitern eines ERP-Projekts. Suchen Sie nicht nach Schuldigen, sondern nach einer Lösung.

Wenn Sie mehr über TimeLine Neo und die Vorteile einer individuellen Komplettlösung für Ihr Unternehmen erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an neo@timeline.de oder rufen uns unter der Telefonnummer +49 212 23035 470 an. Wir beraten Sie gerne!