Wie stelle ich ein gutes Projektteam zusammen?

Die heutige Arbeitswelt ist sehr prozessorientiert. Die Abläufe in einem Unternehmen autonom zu organisieren ist kaum noch möglich. Viele Unternehmen setzen daher auf die Vorteile einer ERP-Lösung – reibungslose Kommunikation, einheitliche Daten, transparente Abläufe und optimierte Prozesse. Ein ERP-System bringt aber auch zwangsläufig eine Veränderung im Arbeitsalltag von jedem einzelnen Mitarbeiter. Damit stehen Sie auch schon vor der vermutlich größten Herausforderung: die zukünftigen Anwender der Software. Ein wichtiger Punkt, den viele Auftraggeber häufig auf die leichte Schulter nehmen. Bei einer ERP-Einführung sind es immer die Anwender, die darüber entscheiden, ob diese erfolgreich verläuft oder nicht. Mit ihnen steht und fällt das Projekt. Viele Mitarbeiter fürchten beispielsweise, dass sie dem neuen Anforderungsprofil nicht gewachsen sind und der Arbeitsplatz somit gefährdet ist. Um die Belegschaft so gut es geht auf die bevorstehenden Veränderungen vorzubereiten, benötigen Sie vor allem eines: ein starkes Projektteam.

Ein starkes Projektteam ist die halbe Miete

Viele Unternehmer machen sich oft Gedanken darum, ob Sie die richtige Entscheidung bei der Wahl des ERP-Systems getroffen haben. Kann der vorhandene Datenstamm gut in das neue System integriert werden? Und lässt sich die Einführung problemlos oder nur ausreichend mit dem Tagesgeschäft vereinbaren? Diese Überlegungen sind durchaus nachvollziehbar und auch wichtig, bringen aber nichts, wenn nicht alle Beteiligten hinter dem Projekt stehen. Egal welche Vorbereitungen Sie getroffen haben und wie gut Sie organisiert sind – eine Projektarbeit kann nur dann erfolgreich sein, wenn alle an einem Strang ziehen. Sie benötigen ein starkes Team, um die Realisierung strukturiert durch die Anfangszeit zu leiten.

Ein Team, das die darauffolgenden Phasen gut abwickelt und schließlich das Projekt zu einem erfolgreichen Ende führt. Ein Projektteam, welches zusammenarbeitet und alle Herausforderungen, die sich im Laufe der Zeit in den Weg stellen, gemeinsam meistert. Aber wie stellt man nun ein gutes Team zusammen und welche Teamrollen müssen Sie überhaupt besetzen?

Projektleitung & Key-User

Für Ihr Projektteam sollten Sie zwei Schlüsselrollen besetzen: Zum einen benötigen Sie einen Kandidaten, der die Projektleitung übernimmt – und je nach Größe des Unternehmens ein bis zwei Personen, die als Key-User das Projekt unterstützen. Im letzten Beitrag wurde ausführlich beschrieben, wie Sie einen geeigneten Key-User auswählen. Auch an den Projektleiter stellt man hohe Anforderungen. Der Projektleiter koordiniert das Team und die Arbeitsabläufe zwischen den einzelnen Unternehmensbereichen. Er ist verantwortlich für eine realistische und vorausschauende Planung – sowie der Einhaltung des Budget- und Zeitplans und einer fließenden Umsetzung des Projekts.

Idealerweise bringt Ihr Wunschkandidat also Führungs- und Fachkompetenz sowie Routine und Erfahrung im Bereich ERP mit. Zudem sollten Sie jemanden für das Projektteam auswählen, der einen direkten Bezug zum Tagesgeschäft und den Geschäftsprozessen hat. Denn dieses agile Teammitglied wird diese bei der Durchführung analysieren und daraufhin fachliche und souveräne Entscheidungen treffen. Vermeiden Sie es in diesem Zusammenhang möglichst, eine interne Person mit einer eher einseitigen Sicht zu wählen. Ein IT-Spezialist beispielsweise wird seinen Fokus vermutlich eher auf den IT-Bereich legen. Fachthemen und Prozesse kommen zu kurz, Fehlerquellen können sich leichter einschleichen. Auch das Management ist vielleicht naheliegend für diese Position. Allerdings ist es aber nicht immer die beste Wahl, da der Abstand zum Tagesgeschäft oft zu groß ist.

Externe Berater

Bei der Projektzusammenstellung kommt oft die Frage auf, ob es hilfreich ist, einen externen Berater mit einzubeziehen. Die Belegschaft wird einem geschätzten Kollegen, der im selben Boot sitzt, eher vertrauen als einer fremden Person. Außerdem ist es auch eine Frage des Budgets. Externen Beratern fällt es jedoch leichter, eine Gruppe fachlich zu führen. Dies führt oft schneller zu guten Lösungen, mit denen alle gleichermaßen einverstanden sind. Diskussionen seitens der Belegschaft können Sie so reduzieren oder verhindern. Beide Seiten haben ihre Vor- und Nachteile. Ob Sie einen externen Berater hinzuziehen sollten oder nicht, ist daher eine persönliche Entscheidung.

Geeignetes Projektteam zusammenstellen

Bei der Zusammenstellung des Projektteams empfiehlt es sich in jeder Hinsicht, planmäßig und strukturiert vorzugehen. Als Erstes sollten Sie eine Person für die Projektleitung benennen. Diese sollte anschließend Einfluss auf die Zusammensetzung des restlichen Teams haben. Schließlich arbeitet die Projektleitung eng mit dem Team zusammen, führt und motiviert es.

„Sage mir, wie dein Projekt beginnt und ich sage Dir, wie es endet.“

(Gero Lomnitz)

Was sollten Sie bei einem Projektteam beachten?

Know-how und Kapazitäten der einzelnen Projektmitglieder haben einen wesentlichen Einfluss auf den Verlauf des Projekts. Geschäftsführung und Projektteam sollten daher schon vorab Überlegungen treffen, welche Kapazitäten neben dem Tagesgeschäft für das Projekt freigeräumt werden. Lassen Sie in dieser Zeit, wenn möglich, keine anderen großen Projekte nebenher laufen. Damit ein Projekt erfolgreich ist, müssen alle Beteiligten gut zusammenarbeiten, das ist selbstverständlich. Aber welche Voraussetzungen müssen gegeben sein, damit die Teamarbeit funktioniert? Um ein gutes Projektteam zusammenstellen zu können, sollten Sie zuerst wissen, was ein gutes Team ausmacht. Welche Rahmenbedingungen sollten gegeben sein? Was sollte man bei der Zusammenstellung beachten?

Merkmale erfolgreicher Projektteams

Ein erfolgreiches Projektteam weist in der Regel folgende Gemeinsamkeiten auf:

• ein gemeinsames Projektziel
• eine klare und von jedem akzeptierte Rollen- und Aufgabenverteilung
• eine ausgewogene Team-Zusammensetzung und -struktur (fachliche und soziale Kompetenzen sollten ausgewogen sein)
• gut geplante Arbeitsabläufe und Prozesse
• ein starker Teamgeist und ein hohes Maß an Zusammenhalt (‚Wir-Gefühl‘)
• ein ziel- und ergebnisorientiertes, engagiertes Arbeiten und Motivation
• Konflikte werden offen angesprochen und gelöst
• Unterstützung und Anerkennung für Projektorganisation durch Geschäftsführung und Belegschaft

Was kommt auf das Projektteam zu?

Der Beginn eines Projekts ist in jedem Fall anspruchsvoll. Das Team sollte erst einmal die Zeit bekommen, sich zu finden und eventuell kennenzulernen. Um den Einstieg in das Projekt für alle Beteiligten zu erleichtern, empfiehlt es sich, einen Kick-Off-Termin festzulegen. Bei diesem Termin werden die Rahmenbedingungen für das Projekt besprochen und Fragen beantwortet. Dies ist der erste und wichtigste Schritt für einen erfolgreichen Projektverlauf.

Kick-Off-Meeting: Startschuss für das Projekt – und das Projektteam

Die Kick-Off-Veranstaltung symbolisiert den Projektstart, bei dem alle Beteiligten erstmalig aufeinandertreffen. Dieser Termin ist nicht zwingend notwendig, wird von Projektleitern aber gerne genutzt – unter anderem, da er für einen Motivationsschub bei allen Teammitgliedern sorgt. Die Weichen für einen erfolgreichen und energiegeladenen Projektstart werden gelegt. Vor dem Termin sollte die Projektleitung einige Vorbereitungen treffen. Ablauf und Agenda beispielsweise sollten für eine grobe Orientierung festgelegt und vor dem Termin an alle Teilnehmer versendet werden. Auch Kriterien wie eine vorläufige Zeit-, Budget- und Ressourcenplanung sollte erstellt sowie die Präsentation des Projekts vorbereitet werden. Folgende Punkte sollten während des Termins besprochen werden:

• Gemeinsame Ziele definieren, die von allen Beteiligten verstanden und akzeptiert werden

• Vorstellungsrunde

• Klare Rollen- und Aufgabenverteilung im Projektteam

  • Missverständnisse können so vermieden werden, da jeder seine Aufgabe kennt. So binden Sie alle Beteiligten von Beginn an in das Projekt ein. Und sie können zudem nachvollziehen, ob Ziele erreicht und Aufgaben erledigt sind. Alle Beteiligten übernehmen direkt Verantwortung und gestalten den Prozess mit

• Verhaltensregeln und Normen definieren

  • Damit nicht jeder Beteiligte eigene Verhaltensregeln in das Projekt bringt, sollten Sie gemeinsam Verhaltensregeln und Normen definieren. Dazu zählt beispielsweise ein offener Umgang untereinander, bei dem jeder seine Meinung äußern und vertreten kann. Alle Leistungen der Teammitglieder unabhängig von ihrem Beitrag zum Gesamterfolg sollten wertgeschätzt werden. Diskussionen sollten Sie immer nur sach- und nie personenbezogen führen. Bei Entscheidungsfragen oder Konflikten möglichst versuchen, einen Konsens herbeizuführen. Dies ist wichtig, damit keine Unzufriedenheit entsteht. Um in einer Gruppe einen gemeinsamen Konsens zu erreichen, sollten alle beteiligten Personen die Möglichkeit haben, ihre Widerstände zu äußern

• Zeitliche und organisatorische Planung der Arbeitsabläufe und Projektprozesse

• Wie wird ab sofort kommuniziert?

• Feedbackrunde

  • Zweifel, Bedenken und Anregungen sollten in jedem Fall protokolliert und ernstgenommen werden. Aber: Ein Kick-Off-Termin dient vor allem für eine erste Besprechung. Achten Sie darauf, dass keine Diskussionen um Details entstehen

Weiterer Projektverlauf

Projekte sind üblicherweise in verschiedene Phasen unterteilt. Auch während des weiteren Verlaufs sollten Sie sich zwischenzeitlich die Zeit nehmen, bisher Erreichtes zu besprechen und auch anzuerkennen. So haben Sie eine bessere Kontrolle darüber, ob Aufgaben erledigt und der Zeitplan eingehalten werden. Und sie können rechtzeitig eingreifen, falls das Projektziel aus den Augen verloren wird.

Fazit

Wird die Zusammenstellung des Teams unterschätzt, führt dies in der Folge häufig zu Konflikten und Problemen – diese ziehen sich wie ein roter Faden durch die Umsetzungsphase. Eine schlechte Stimmung im Team ist vorprogrammiert, der Projekterfolg gefährdet und der Echtstart kann sich verzögern. Die Kosten steigen immer weiter an. Wer jedoch von Beginn an ein Projektteam zusammenstellt, das

• gewissenhaft arbeitet
• die notwendigen Kompetenzen besitzt
• gut mit dem ERP-Anbieter zusammenarbeitet 
• die Akzeptanz der Mitarbeiter für das Projekt stärkt

wird die Einführung mit hoher Wahrscheinlichkeit zum Erfolg führen.

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