Die Digitalisierung fordert Unternehmen mehr denn je, ihre Prozesse neu zu strukturieren und Abteilungen zu vernetzen. Ein guter Weg, dies umzusetzen ist ein ERP-System. Ob dieses eingeführt wird oder nicht, ist eigentlich immer eine Frage der Kosten. Das Erwerben der Software und die anschließende Umsetzung ist oft ein langer und kostenintensiver Weg. Schlussendlich erhalten Sie eine komplexe Software, die Ihre Kernprozesse langfristig unterstützt und verbessert. Trotzdem fürchten viele Unternehmen die finanzielle Hürde und so manches Projekt schafft es nicht über die Konzeptionsphase hinaus. Aber bevor Sie sich nun geschlagen geben und Ihr Vorhaben nicht weiter verfolgen – nicht alle Kosten einer ERP-Einführung sind in Stein gemeißelt. Es gibt einen variablen Anteil, den Sie durchaus beeinflussen können und sollten, damit das Projekt im finanziellen Rahmen bleibt. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie sich die Kosten einer ERP-Einführung zusammensetzen, wie Sie Kostentreiber erkennen und was Sie machen können, um diese zu reduzieren.
Wie setzen sich die Kosten einer ERP-Einführung zusammen?
Aber beginnen wir von Anfang an. Zunächst sollten wir klären, wie sich die Kosten einer ERP-Einführung überhaupt zusammensetzen. Wenn Sie dies wissen und auch die Faktoren kennen, die die Kosten negativ beeinflussen, haben Sie natürlich auch viel mehr Möglichkeiten, um Einfluss auf die Entwicklungen zu nehmen. Je nach Umfang der abzudeckenden Prozesse setzt sich der Preis aus diversen Faktoren zusammen. Mit einberechnet wird beispielsweise, welche Module oder wie viele Arbeitsplätze Sie benötigen. Da die Preismodelle aber in jedem Unternehmen variieren, lassen sich pauschal keine konkreten Aussagen zu den tatsächlichen Ausgaben eines ERP-Projekts treffen. Generell kann man aber sagen, dass sich die Kosten aus zwei Bereichen zusammensetzen. Der erste Bereich ist fix, weshalb Sie auf diesen leider keinen Einfluss haben. Dies sind:
- die Lizenzkosten für die Software, etwa 50%
Die anderen 50% fließen in den zweiten und gleichzeitig auch variablen Anteil des Projekts, die Dienstleistungen. Dies sind zum einen:
- Customizing sowie Beratungs- und Serviceleistungen und
- die Schulung der Key-User und Endanwender
Wie viel genau in Customizing, Beratung und Schulung fließt, ist davon abhängig, wie nah Sie am Standard arbeiten. Aber egal ob Workshop, Konzeptionierung, Abstimmgespräche, Programmierung, Datenübernahme, Reporting oder Schulung – auf alle Dienstleistungen haben Sie als Kunde einen Einfluss. Wie Sie sehen, macht dieser Bereich rund die Hälfte der Kosten aus, hier können Sie also ansetzen. Natürlich sollten Sie nicht völlig auf dieses Angebot verzichten. Beratungen, Schulungen und technische Anpassungen sind zweifellos wichtig, um das ERP-System an die individuellen Anforderungen und Prozesse Ihres Unternehmens anzupassen und die Mitarbeiter mit dem System vertraut zu machen. Aus Kostengründen auf die Unterstützung des Anbieters zu verzichten, wäre unvernünftig. Allerdings können Sie mit einer guten Vorbereitung die Kosten in diesem Bereich deutlich senken. Ihre Mitarbeit ist gefragt!
Kostentreiber, die Sie als Unternehmer im Blick haben sollten
Ungewollte Kosten lassen sich leider nicht immer ganz vermeiden. Manchmal kommt es vor, dass sich gewisse Punkte trotz Workshop und Pflichtenheft schlecht abschätzen lassen. Diese zeigen sich dann erst im Laufe des Projekts. Es gibt aber auch Punkte, die sich mit einer guten Vorbereitung vermeiden lassen. Im Folgenden haben wir 5 Faktoren für Sie zusammengefasst, die sich im Laufe der Zeit als besondere Kostentreiber herauskristallisiert haben.
Kostentreiber 1 – Unklare Ziele und vage formulierte Anforderungen
Wenn Sie sich für den Einsatz eines ERP-Systems entscheiden, haben Sie vermutlich zumindest eine grobe Vorstellung davon, wie es Ihre Prozesse verbessern soll und was Sie sich von der Software erhoffen. Viele Unternehmen formulieren ihre Wünsche und Ziele allerdings nur sehr vage. Oft soll auch implementiert werden, was möglich ist – getreu dem Motto „Jedes Feature wird sich irgendwann als praktisch erweisen“. Das Problem, ist dass Sie die Kosten bei solch einer Herangehensweise meist nicht einkalkulieren können. Werden Anforderungen nur schwammig definiert und Probleme lediglich an der Oberfläche angekratzt, ohne mögliche Ursachen zu hinterfragen, steht das Projekt von Beginn an auf wackligen Beinen. Das Resultat zeigt sich spätestens bei der Erstellung des Lastenhefts. Dann bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als mit dem zu arbeiten, was sich die Belegschaft wünscht. Dass dabei viele Ansichtsweisen aufeinander prallen und Chaos vorprogrammiert ist, muss an dieser Stelle wohl nicht mehr erwähnt werden.
Missverständliche Ziele und das Bestehen auf Funktionen, die eigentlich nicht notwendig sind, führen immer zu Anpassungen und damit einhergehend auch zu Mehrkosten. Wenn sich Anforderungen und Absprachen häufig ändern, kann es im schlimmsten Fall auch zu einer kompletten Neuorientierung kommen. Aber so muss es natürlich nicht laufen! In der Regel weist der ERP-Anbieter Sie auf mögliche Stolpersteine in der Anforderungsanalyse hin. Sie dürfen allerdings nicht vergessen, dass dieser im Rahmen des Workshops nur einen sehr kurzen Einblick in Ihren Tagesablauf und die dazugehörigen Prozesse erhält. Sie sind derjenige, der das Unternehmen am besten kennt – mit all seinen Besonderheiten.
Formulieren Sie Ihre Ziele so präzise wie möglich
Für einen guten Start ist es deshalb besonders wichtig, dass Sie Ihre Anforderungen und Wünsche so detailliert wie nur möglich definieren. Fragen Sie Ihren Anbieter, auf welche Punkte Sie für eine erfolgreiche Umsetzung besonders eingehen sollten. So zeigen sich Fehlentscheidungen früh und Sie haben die Möglichkeit, gegenzulenken.
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Kostentreiber 2 – Einflussreiche Abteilungen und eine schwache Projektleitung
Ein weiterer Kostentreiber kann das Verhalten der einzelnen Abteilungen in Verbindung mit einer schwachen Projektleitung sein. Es kommt immer wieder vor, dass einzelne Mitarbeiter oder auch ganze Abteilungen mehr Freiraum haben als andere. Diese sind es normalerweise gewohnt, ihr Vorhaben durchzusetzen und wenig Kompromisse einzugehen. Auch kommt es vor, dass einzelne Mitarbeiter in dem Projekt eine Möglichkeit sehen, sich selbst zu verwirklichen. Dann soll jede noch so kleine Idee umgesetzt werden – sei es eine Auswertung, Liste oder Abfrage. Kommt zu dieser Situation noch eine Projektleitung, die leicht nachgibt und alle Wünsche absegnet, sehen Sie als Entscheider sich vermutlich schon bald mit einer langen Liste voller Wünsche, Anforderungen und Ideen Ihrer Belegschaft wieder. Aber welche Funktionen sind nun tatsächlich von Belang? Es ist kaum möglich, dann noch den Überblick zu behalten.
Eine starke Projektleitung hilft, die Kosten im Rahmen zu halten
Teure Anpassungen sind weniger den Abteilungen oder einzelnen Mitarbeitern geschuldet, sondern eher einer Projektleitung die schnell klein beigibt. Um die Kosten im Blick zu halten, benötigen Sie vor allem eine starke Projektleitung, die Vorschläge der Belegschaft auch mal ablehnt. Zum anderen aber auch das Vertrauen der Mitarbeiter, in Sie und Ihre Entscheidungen. Das heißt natürlich nicht, dass die Vorschläge der Mitarbeiter nicht ernst genommen oder in Betracht gezogen werden sollten, schließlich können diese am besten beurteilen, welche Funktionen von Vorteil sind. Eine gute Möglichkeit ist es, zunächst alle Anpassungswünsche der Belegschaft zu notieren und trotzdem erst einmal mit den Standardabfragen, -suchen, und -listen zu arbeiten. Nach einer gewissen Zeit im Tagesgeschäft wird schnell deutlich, ob weitere Anpassungen sinnvoll sind oder ob sich die gewünschten Punkte erübrigt haben.
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Kostentreiber 3 – Schlecht vorbereitete Daten
Die Grundlage eines ERP-Systems bildet die Datenbank und am Anfang einer jeden ERP-Einführung wird festgelegt, welche Daten in das neue System übernommen werden sollen. Meistens sind es nur die Stammdaten. Jeder hat aber eine andere Definition von „Stammdaten“, deshalb sollten Sie vorab sehr genau definieren, welche Daten genau übernommen werden sollen und ob diese auch auf dem aktuellsten Stand sind. So starten Sie mit frischen Daten und können den größten Nutzen aus der Software ziehen, ohne an nachträgliche Anpassungen denken zu müssen.
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Kostentreiber 4 – Die Schulung der Endanwender
Die Schulungskosten sind von zwei Faktoren abhängig. Zum einen, welche und wie viele Module eingesetzt werden sollen und zum anderen, wie viele Personen, wie oft geschult werden müssen. Je höher die Anzahl der Module ist, desto aufwendiger sind natürlich auch die Schulungen. Erfahrungsgemäß ist der Schulungsaufwand mit einer jungen Altersstruktur niedriger, als bei einer älteren. Junge, PC affine Personen müssen oft nur ein mal geschult werden, ältere hingegen öfter.
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Kostentreiber 5 – Geringe Priorität des Projekts
Viele Unternehmen denken, dass die Einführung eines ERP-Systems ein Prozess ist, der neben dem eigentlichen Tagesgeschäft herläuft und nicht viele Ressourcen erfordert. Von dem Gedanken sollten Sie sich von Beginn an lösen. Das Projekt ist keine Dienstleistung, die Sie bei Ihrem ERP-Anbieter in Auftrag geben und anschließend nichts mehr mit „der Sache“ zu tun haben. Schließlich geht es um Ihre Prozesse und der Anbieter ist auch nicht dafür da, Ihre Mitarbeiter zu motivieren, sich auf die bevorstehenden Änderungen einzulassen.
Jede Dienstleistung erhöht die Kosten
Schenken Sie dem Projekt nicht die nötige Aufmerksamkeit, wird sich dies mit hoher Wahrscheinlichkeit auch in Ihrer Rechnung niederschlagen. Jedes zusätzliche Meeting, jeder verschobene Termin und jede Anreise des ERP-Beraters erhöht die Kosten. Damit die Umsetzung bestmöglich verläuft und sich Ihre Kosten nicht unnötig vermehren, ist also Ihre Mitarbeit erforderlich. Dies gilt auch für die Aufstellung des Projektteams. Oft werden Kundenprojekte dem ERP-Projekt vorgezogen. Das Projektteam besteht dann aus unerfahrenen Mitarbeitern, da die erfahrenen Kollegen an anderer Stelle dringender benötigt werden. Aus Ihrer Sicht mag das Sinn ergeben, schließlich bringt der Kunde Ihrem Unternehmen Umsatz und das ERP-Projekt hingegen kostet Sie erst einmal viele Ressourcen. Dieses Vorgehen führt aber meistens zu Mehrkosten, da unerfahrenen Mitarbeitern oft Fehler unterlaufen, die sich eigentlich vermeiden lassen. Das Prinzip ist eigentlich ganz simpel: Je mehr Priorität und Aufmerksamkeit Sie dem Projekt schenken, desto eher ist die Einführung über die Bühne gebracht und desto geringer fallen auch Ihre Kosten am Ende aus.
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Fazit – wie lassen sich Kostentreiber vermeiden?
Die Einführung eines ERP-Systems ist immer mit hohen Kosten verbunden. Die Software bringt zwar bereits viele Standardfunktionen mit, aber kein System kann von Beginn an perfekt auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sein. Individuelle Anpassungen sind deshalb durchaus wichtig und auch notwendig, um Ihre Prozesse optimal zu unterstützen und vollständig abzudecken. Allerdings sind nur die Hälfte der Kosten fix, das sollten Sie sich zu Nutze machen. Beachten Sie diese Punkte, steht einem erfolgreichen – und bezahlbaren – ERP-Projekt nichts mehr im Weg:
- Es erfordert also immer eine gute Vorbereitung und Ihre Mitarbeit – mit einer ausführlichen Anforderungsanalyse können Sie spätere Anpassungen vermeiden. Definieren Sie also so präzise wie möglich, was das System am Ende können soll.
- Eine starke Projektleitung trägt dazu bei, die Kosten der Einführung im Rahmen zu halten. Bestimmen Sie dafür eine Person, die die Kostenfrage nicht aus den Augen verliert und der Belegschaft gegenüber standhaft bleibt.
- Die Datenbank ist das Herzstück der Software. Gut vorbereitete Daten verhindern nachträgliche Anpassungen und verbessern die Performance.
- Der Schulungsaufwand ist abhängig von der Belegschaft und dem Umfang der gewählten Module.
- Last but not least, weisen Sie dem Projekt eine angemessene Priorität zu. Je weniger Aufmerksamkeit Sie dem Projekt widmen, desto höher fallen am Ende auch die Kosten aus.
Wenn Sie mehr über die Kostentreiber eines ERP-Projekts oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!
