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Datenpflege optimieren für schnelle und einfache Abläufe

Ein ERP System macht die Prozesse in Ihrem Unternehmen transparenter und effizienter. Tägliche Aufgaben werden dadurch wesentlich erleichtert – so zumindest in der Theorie. Das genaue Gegenteil tritt ein, wenn Sie die Datenpflege vernachlässigen. Die Grundlage der ERP Software bildet die Datenbank. Dort werden Stammdaten, Nutzerinformationen oder auch Aktionen gespeichert. Im Laufe der Zeit wächst die Datenbank immer weiter an und wird schnell unübersichtlich, da die IT Infrastruktur im Zuge dessen oftmals nicht angepasst wird. Das Ergebnis – Reaktions- und Ladezeiten werden immer länger und Abfragen nehmen viel Zeit in Anspruch. Kurz gesagt, die Performance Ihrer Software leidet. Was kann man also tun, um die Datenpflege zu optimieren?

Zeit für einen Frühjahrsputz

Die Performance Ihrer Software ist essenziell, wenn Sie einen Nutzen aus ihr ziehen wollen. Viele Prozesse sind mittlerweile automatisiert, Ihre Daten müssen also verlässlich sein um einen fehlerfreien Ablauf gewährleisten zu können. Damit Sie von den Vorteilen des Systems profitieren, sollten Ihre Daten also immer aktuell und vor allem vollständig sein. Reicht die anfängliche Datenstruktur nicht mehr aus, ist es Zeit für einen Frühjahrsputz auf Ihrem Server. Nehmen Sie sich also Zeit, um diesen vom Datenchaos zu befreien. Im Folgenden sind einige Tipps für Sie zusammengefasst, damit Sie die Qualität Ihrer Daten verbessern und somit wieder von schnellen und einfachen Abläufen profitieren können.

Datenpflege optimieren: Aktenordner stapeln sich auf dem Schreibtisch

Legen Sie Kriterien für die Datenqualität fest

Um die Datenpflege zu optimieren, sollten Sie im Vorfeld Kriterien definieren. Fehlerhafte Informationen können so erst gar nicht entstehen. Den Ablauf der Dateneingabe können Sie dadurch gut prüfen und Mängel bei bereits bestehenden Daten beheben. Diese Kriterien können beispielsweise zur Anwendung kommen:

  • Vollständigkeit: Ein Datensatz sollte natürlich immer vollständig sein. Dazu zählen unter anderem die Kundennummer, Name und auch der Wohnort.
  • Eindeutigkeit: Sind die Daten eindeutig interpretierbar?
  • Aktualität: Die Daten sollten auf dem aktuellsten Stand sein. Hierfür können Sie zum Beispiel telefonisch bei dem Kunden nachfragen oder die Daten über die Website oder E-Mail Signatur abgleichen.
  • Genauigkeit: Legen Sie beispielsweise ein Format für Zahlenwerte fest, wie etwa nur zwei Stellen hinter dem Komma zu belegen. So ist alles einheitlich.
  • Konsistenz: Der Datensatz sollte keine Widersprüche aufweisen.
  • Redundanzfreiheit: Vergeben Sie jede Kundennummer nur ein mal, um Verwechselungen zu vermeiden.
  • Relevanz: Die Daten sollten den Informationsbedarf erfüllen.
  • Einheitlichkeit: Legen Sie fest, in welcher Form Sie die Daten ins System eingeben. Beachten Sie zum Beispiel Groß- und Kleinschreibung oder auch Umlaute.
  • Zuverlässigkeit: Die Entstehung der Daten sollte zuverlässig sein. Daten aus öffentlichen Quellen haben oft eine nicht so gute Qualität wie Daten aus verlässlichen Quellen.

In der Regel kommen nicht alle der genannten Kriterien gleichzeitig zum Einsatz. Sie können sich diejenigen raussuchen, die für Ihre Datenpflege am ehesten Sinn ergeben.

Setzen Sie die Datenpflege auf die Tagesordnung

Wichtig im Zusammenhang mit der Qualität Ihrer Daten ist natürlich auch, dass Sie die Erfassung und Pflege der Daten regelmäßig überprüfen. Nur wenn Sie diesen Schritt regelmäßig wiederholen, können Sie langfristig von guten Daten profitieren. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter und ziehen Sie sie mit in Verantwortung, um die Wichtigkeit deutlich zu machen.

Bereinigen Sie regelmäßig Ihre Datenbank

Einige Unternehmen nutzen Ihr ERP System schon seit vielen Jahren. Auch bei kleinen Unternehmen steigt die Menge an Daten kontinuierlich an. Je länger Sie mit der Software arbeiten, desto mehr Daten sammeln sich natürlich auch an. Oft enthalten Datenbanken allerdings Informationen, die nicht mehr relevant sind. Viele davon benötigen Sie vermutlich nicht mehr, da sie veraltet sind oder vielleicht nur für eine einmalige Aufgabe Verwendung gefunden haben. Eine regelmäßige Datenanalyse kann Sie vor überflüssigen Ansammlungen bewahren. Hierfür können Sie beispielsweise ein Analysetool einsetzen. Oftmals wird erst bei einer Analyse der Daten deutlich, welche Korrekturen vorgenommen werden müssen oder welche Daten überflüssig sind. Fehlerhafte oder redundante Daten kommen so zum Vorschein und können korrigiert oder archiviert werden. So haben Sie wieder mehr Speicherplatz und Abfragen liefern schnellere Ergebnisse. Doch beachten Sie, auch wenn Sie gewisse Daten nicht mehr benötigen, können Sie diese aufgrund von Nachweispflichten nicht einfach löschen.

Abfragen optimieren durch Datenbank Indizes

Eine Indexerstellung ist eine weitere Möglichkeit, die Geschwindigkeit von häufig abgefragten Informationen zu steigern. Ein Datenbankindex ist eine Datenstruktur, um Abfragen zu optimieren. Mittels einer Indextabelle werden die Daten sortiert auf dem Datenträger abgelegt. Dies eignet sich besonders bei Daten, die Sie nur selten verändern wie etwa Stammdaten von Kunden oder Artikeln. Der Einsatz von Indizes empfiehlt sich für Datenbanken die große Datenmengen speichern und sehr häufig abgefragt werden. Der Nachteil ist allerdings, dass das Anlegen von Indexstrukturen zur Belegung von Speicher führt, was bei einer großen Anzahl von Indizes demnach einen großen Speicherverbrauch verursachen kann. Weiterhin führt der Einsatz von Indizes zu einem größeren Aufwand beim Schreiben von Datensätzen. Das Datenbanksystem muss in diesem Fall auch den Index berücksichtigen und diesen entsprechend laden. Hier gilt, je mehr Indizes eine Tabelle hat, desto größer ist der Performance-Verlust beim Speichern neuer Datensätze.

Schnellere Abfragen durch Daten-Cluster

Was ebenfalls dabei helfen kann, ein langsames System wieder fit für den Alltag zu machen, ist die Datenbank in verschiedene Cluster aufzuteilen. Daten-Cluster sind nach gemeinsamen Merkmalen gruppenweise und zusammengefasste Daten. Dabei sind die Daten so angeordnet, dass der Zugriff auf zusammenhängende Informationen möglichst effektiv ist. Daten-Cluster sind daher ein wichtiges Mittel um die Datenpflege zu optimieren. Häufig benötigte Daten bleiben in einem logischen Teil bestehen und Datentabellen mit Informationen die Sie seltener benötigen, können Sie auf einen anderen Server auslagern. Die Informationen, die Sie oft benötigen können somit viel schneller abgefragt werden.

ERP aus der Cloud

Wie Sie sehen, die Optimierung eines langsamen ERP Systems benötigt Zeit und Ressourcen. Dies ist natürlich auch mit Kosten verbunden. Wenn alle genannten Maßnahmen jedoch nicht zum gewünschten Erfolg führen, sollten Sie eventuell über eine neue ERP Lösung nachdenken. Immer mehr Unternehmen entscheiden sich in solch einem Fall für eine cloudbasierte Lösung. Insbesondere die Bereitstellungsmodelle Platform-as-a-Service (PaaS) und Software-as-a-Service (SaaS) erfreuen sich hierbei immer wachsender Popularität. Der ERP Anbieter kümmert sich um die Bereitstellung der Anwendung und übernimmt Wartung sowie Hosting. Dies senkt langfristig die Kosten und langsame ERP Systeme gehören der Vergangenheit an.

Wenn Sie mehr über TimeLine Neo und die Vorteile einer individuellen Komplettlösung für Ihr Unternehmen erfahren möchten, Senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an neo@timeline.de oder rufen uns unter der Telefonnummer +49 212 23035 470 an. Wir beraten Sie gerne!

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Woran erkenne ich als Nutzer ein gutes ERP System?

Nehmen wir an, Sie stehen vor der Aufgabe, ein ERP System für Ihr Unternehmen auszuwählen. Das kann verschiedene Gründe haben. Vielleicht ist Ihr derzeitiges in die Jahre gekommen, Sie sind unzufrieden oder aber Sie hatten vorher keines und wollen lästige Insellösungen endlich loswerden. Ein ERP System ist Herz und Rückgrat jeden Unternehmens, es gibt Ordnung und Struktur.

Vermutlich sollen einige, mitunter sehr unterschiedliche Leute mit dem System arbeiten. Deshalb sollten Sie versuchen eine Lösung zu finden, die flexibel ist und somit den Bedürfnissen aller gerecht wird. Nur so kann es für Sie auch einen Mehrwert haben. Wie Sie sicher merken, ist die richtige Auswahl eine verantwortungsvolle Aufgabe. Schließlich soll Sie die neue Lösung auch die nächsten Jahre zu Ihrer Zufriedenheit begleiten. Wo fängt man also am besten mit der Suche an? Was macht ein System eigentlich zu einem guten System? Eines sei vorweggenommen – ‚das eine‘ System gibt es nicht. Welches System gut ist, ist subjektiv. Es kommt eher darauf an, welche Bedürfnisse Sie haben und welche Ziele Sie verfolgen. Etwas was bei anderen funktioniert, muss nicht automatisch auch für Sie passend sein. Das beste System ist das, welches am besten zu Ihrem Unternehmen passt. Entscheidend ist letztendlich was für Sie wichtig ist. Es gibt aber einige Aspekte die Sie beachten können, um zu beurteilen ob das ERP System sich gut in Ihr Unternehmen einfügen würde.

ERP System - verwirrter Geschäftsmann mit vielen Notizzetteln auf seinem Körper

 

Aller Anfang ist schwer

Unsere Umwelt und somit auch die ERP Systeme werden immer komplexer. Es gibt so viele Angebote, dass man gar nicht so genau weiß wo man mit der Suche beginnen soll. ERP Systeme unterscheiden sich hauptsächlich in der fachlichen Ausrichtung, der Skalierbarkeit auf unterschiedliche Unternehmensgrößen, dem angebotenen Funktionsumfang und den zum Einsatz kommenden Technologien. Es kommt also mitunter darauf an, in welcher Branche Sie tätig sind, wie viele Mitarbeiter Sie haben und natürlich was Sie von dem System erwarten. Ein Industrieunternehmen hat andere Ansprüche als beispielsweise der Großhandel oder ein Unternehmen für Transport & Logistik. Um den Anfang etwas zu erleichtern, wird es helfen die bestehende Auswahl grob einzugrenzen. Die Systeme, die in die engere Auswahl kommen, sollten Sie nun genau unter die Lupe nehmen.

Das macht ein passendes ERP System aus

Übersicht und Optik

Was Ihnen als erstes bei einem ERP System ins Auge fällt, ist natürlich die Optik. Achten Sie darauf, ob die Schrift in einem lesbarem Kontrast ist und grundlegende Elemente auf dem Bildschirm gut zu erkennen sind. Relevante Information lassen sich leichter identifizieren, wenn sie sich visuell vom Hintergrund abheben. Zudem sollte auch jemand der vorher noch nie mit einem ERP System gearbeitet hat, die wichtigsten Funktionen auf einen Blick finden. Die Größe von Trefferflächen bei Auswahlen, Listen oder Navigationselementen ist ebenfalls wichtig für eine effiziente Bedienung. Für viele Nutzer ist eine einheitliche, ansprechende Gestaltung bereits ein ausschlaggebender Punkt, wenn es darum geht sich für ein ERP System zu entscheiden.

Usability

Nun geht es darum, das System zu testen. Das ERP System sollte Sie natürlich so gut es geht dabei unterstützen, Ihre Aufgabe zügig zu erledigen. Angenommen, Sie möchten einen neuen Kunden anlegen. Können Sie auf einen Blick erkennen, an welcher Stelle Sie sich gerade im Programm befinden und wo Sie hin müssen? Wie viele Klicks benötigen Sie, um den Kontakt anzulegen? Sind Pflichtfelder gekennzeichnet und Fehlermeldungen verständlich? Das System sollte Ihnen eine Rückmeldung geben, wenn Sie etwas eingegeben haben. So können Sie sicher sein, dass es die Eingabe verstanden hat und die Aktion ausgelöst wurde. Achten Sie auch auf die Fehlertoleranz. Tippfehler sollten mit wenig Aufwand zu korrigieren sein. Schwierigkeiten bei der Bedienung treten meist erst im Alltag auf und sind auf den ersten Blick schwer zu erkennen. Aber die Bedienung eines Programms richtet sich auch nach der jeweiligen Aufgabe und ist daher immer individuell zu bewerten. Es gibt keinen pauschalen Wert, der für alle Nutzer gleichermaßen eine gute Bedienbarkeit definiert.

Individuell und erweiterbar

Nun ist etwas Weitsicht gefragt. Wenn es darum geht, ein neues System auszuwählen, sollten Sie sich nicht nur auf Ihre aktuellen Anforderungen und Bedürfnisse begrenzen. Als Unternehmen benötigen Sie ein System, das mit Ihnen mitwachsen kann. Ein zukunftssicheres ERP System ist so flexibel, dass es sich an veränderte Rahmenbedingungen und Bedürfnisse einfach anpassen kann. Modular und funktional erweiterbare Systeme sind hier im Vorteil. Hiermit lässt sich Ihr Bedarf wesentlich zielgerichteter und individueller abdecken. Es bietet Ihnen die Möglichkeit, Funktionen in Anspruch zu nehmen, die auf Ihr Unternehmen maßgeschneidert sind.

ERP System - Geschäftsmann klebt viele Notizzettel nebeneinander, geformt wie eine Glühbirne

 

Mobile Anwendungen und Datenspeicherung

Informieren Sie sich darüber, ob Sie Ihre Daten unterwegs jederzeit abrufen können. Das ermöglicht Ihnen ein unabhängiges Arbeiten und einen enormen Zeit- und Produktivitätsvorteil bei Meetings, Verhandlungen oder auch beim Kunden vor Ort. Das Fehlerrisiko lässt sich somit außerdem stark reduzieren, wenn Ihre Mitarbeiter relevante Daten direkt von unterwegs aus eingeben können. Die Daten müssen so nicht an einem Ort erfasst und später erneut ins Programm eingepflegt werden. Ob im eigenen Rechenzentrum, in der Cloud oder als Hosted-Service: ERP-Lösungen sollten in jeder Variante oder einer Kombination davon installiert werden können und dabei immer ein einheitliches System bilden. So lassen sich auch dezentrale Standorte wirtschaftlich gut integrieren.

Einführungszeit und Support

Erkundigen Sie sich, wie lange es dauert, bis Sie das System in Ihrem Unternehmen nutzen können. Beachten Sie auch die Auswirkungen einer Einführung auf das Tagesgeschäft. Haben Sie einen persönlichen Berater und können diesen auch gut erreichen oder gibt es lediglich eine Hotline-Nummer wenn Sie ein Problem haben?

Langfristige Kosten

Viele Unternehmen entscheiden sich für ein ERP System, um unter anderem auch von den Kosteneinsparungen zu profitieren. Berücksichtigen Sie aber, dass neben den Implementierungskosten auch langfristige Kosten auf Sie zukommen können. Da Ihr ERP System idealerweise mit Ihrem Unternehmen wachsen soll, sollten etwa künftige Wartungs- und Schulungskosten nicht außer Acht gelassen werden.

Fazit

Oft kann es hilfreich sein, einen ERP Berater hinzuziehen. Beachten Sie nur, dass nicht jeder Berater objektiv ist. Auch hier sollten Sie also jemanden finden, der Erfahrung hat und idealerweise mit mehreren Anbietern zusammenarbeitet. Neben Präsentationen und Workshops bieten viele Anbieter außerdem eine kostenlose Testversion an, bei der Sie das System auf Herz und Nieren prüfen können. So bekommen Sie einen Eindruck, wie sich das System in Ihrem Unternehmen einfügen würde. Und als letzter Tipp, beachten Sie nicht nur den Funktionsumfang sondern auch die soziale Komponente. Für eine zuverlässige und vertrauensvolle Zusammenarbeit sollte nicht nur das System, sondern auch der Anbieter zu Ihnen passen.

Wenn Sie mehr über TimeLine Neo und die Vorteile einer individuellen Komplettlösung für Ihr Unternehmen erfahren möchten, Senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an neo@timeline.de oder rufen uns unter der Telefonnummer +49 212 23035 470 an. Wir beraten Sie gerne!

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Erfolgsfaktoren einer einwandfreien ERP Einführung

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Ein neues ERP System kann auf Ihr Unternehmen viele positive Auswirkungen haben. Es beeinflusst unternehmerische Prozesse und interne Abläufe. Richtig eingesetzt erleichtert es tägliche Aufgaben, gibt Struktur und verbessert die Kommunikation. Das Unternehmen wird transparenter und somit zukunftssicherer. Im letzten Beitrag wurde von der Planung, über die Auswahl und Umsetzung Schritt für Schritt beschrieben, wie Sie ein ERP System in Ihrem Unternehmen einführen. Damit Ihre Investition auch Früchte trägt, gibt es einige Erfolgsfaktoren und im Gegenzug dazu auch Fehler die Sie vermeiden sollten.

Erfolgsfaktoren werden als „Einflussgrößen und Bedingungen, die für den Erfolg und Misserfolg unternehmerischen Handelns bestimmend sind“ definiert. Kritische Erfolgsfaktoren sind dabei Faktoren „von besonders großer Bedeutung“ (Dömer 1998). Stimmen diese Faktoren, wird auch Ihr Projekt erfolgreich sein. Zweifellos gibt es unzählige Faktoren die den Erfolg oder Misserfolg eines Projektes beeinflussen.

Sind die Rahmenbedingungen gegeben?

Zunächst einmal ist es wichtig die Rahmenbedingungen für Ihr Projekt wie Ziele, Ressourcen und Kosten im Vorhinein festzuhalten und auch während des Projekts im Blick zu haben. Dazu gehört auch, Projektfortschritte regelmäßig zu dokumentieren und kommunizieren. Neben der Auswahl Ihres Projektteams ist auch die Rollenverteilung im Team selbst wichtig, für einen positiven Projektverlauf. Funktionen und Aufgaben sollten klar verteilt sein. Außerdem sollte das Projekt nicht zur reinen Zusatzarbeit werden. Versuchen Sie, die Mitglieder des Projekts weitestgehend von ihren Linientätigkeiten zu befreien. Wahrscheinlich wird es trotzdem das ein oder andere mal vorkommen, dass die Tage im Büro länger werden. Kleine Gesten der Anerkennung können hier zu neuer Motivation verhelfen.

Change Management: Einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren

Der wohl wichtigste Aspekt, damit die neue ERP Lösung auch zum Erfolg wird, sind Ihre Mitarbeiter. Ein funktionierendes Change Management ist einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren eines ERP Projektes. Das beste ERP System hat für Unternehmen keinen Mehrwert, wenn sich Ihre Mitarbeiter dagegen sträuben. Um dies zu verhindern, sollten Sie der Belegschaft nicht das fertig implementierte System vor die Nase setzen. Versuchen Sie sie stattdessen so früh wie möglich mit an Bord zu holen und für die neue Lösung zu begeistern. Kündigen Sie die bevorstehenden Veränderungen am besten an, sobald die Einführung des neuen Systems beschlossen ist. Doch wie gelingt dies am besten?

Erfolgsfaktoren für eine einwandfreie ERP Einführung. Mehrere weiße Papierflieger fliegen in die selbe Richtung. Ein roter Papierflieger in eine andere.

ERP Erfolg ist Teamwork

Kündigen Sie die Veränderungen Schritt für Schritt an. Und zwar am besten persönlich, nicht etwa per Rundmail. So haben Ihre Mitarbeiter Zeit sich an den Gedanken zu gewöhnen und fühlen sich nicht überfordert. Wenn Sie Ihr Vorhaben offen kommunizieren, können Sie so außerdem Gerüchten vorbeugen. Schaffen Sie Transparenz, indem Sie alle Belange die das Projekt angehen offen kommunizieren. Dazu gehören zum Beispiel beteiligte Personen, ein Zeitplan und auch was sich zukünftig ändern wird. Falls Sie einen ERP Berater hinzuziehen möchten, stellen Sie auch diesen Ihren Mitarbeitern vor. Eine Betriebsversammlung bietet beispielsweise eine gute Plattform. So sind alle Mitarbeiter anwesend und auf dem selben Informationsstand. Fragen können gestellt und direkt beantwortet werden. Weiterhin sollten Sie die ERP Einführung nicht als reines IT Projekt darstellen. Es könnte sonst schnell den Eindruck erwecken, dass es sich nur um eine technische Umstellung handelt.

Was tun wenn meine Mitarbeiter das System ablehnen?

Wenn Ihre Mitarbeiter das neue System ablehnen, steckt in den seltensten Fällen eine böse Absicht dahinter. Vielmehr steckt die Angst vor neuen oder geänderten betrieblichen und organisatorischen Abläufen dahinter. Prozesse werden transparent, Fehler schneller entdeckt und die Angst vor einer vermeindlichen Fehlbedienung steigt. Diese Angst ist nicht ganz unbegründet, denn ein modernes ERP System bildet viele Prozesse automatisiert ab auf Basis korrekter Daten ab; gerade das macht es so effektiv. Wichtig ist also, dass Sie die Ängste Ihrer Mitarbeiter ernst nehmen und diese nicht ignorieren. Zeigen Sie die Vorteile der neuen Lösung auf, die positiven Auswirkungen die die Umstellung auf das ganze Unternehmen hat. Machen Sie deutlich, dass es ein zukunftsorientiertes Projekt ist, das Arbeitsplätze sichert und neue Möglichkeiten bietet, sich im Unternehmen einzubringen.

Wirkungsvolle Ziele formulieren

Haben Sie die Belegschaft auf Ihrer Seite ist es an der Zeit Ziele zu formulieren. Nur wer Ziele hat, kann erfolgreich sein. Unklare Ziele und ungenaue Anforderungen sind einer der häufigsten Gründe weshalb Projekte scheitern, gefolgt von Ressourcenmangel und zu kleinem Projektbudget.

„Strukturen und Prozesse verbessern“

Das mag ein Ziel sein, gut formuliert ist es allerdings nicht. Welche Strukturen? Welche Prozesse? Wie genau sollen sie verbessert werden? In welchem Zeitraum? Und woher weiß man wann das Ziel erreicht ist? Wenn Sie so ein Ziel am Anfang eines Projektes definieren, ist die Wahrscheinlichkeit hoch dass Sie am Ende mit dem Ergebnis nicht zufrieden sind. Gerade wenn mehrere beteiligt sind, gibt es viel Spielraum zur Interpretation.

Erfolgsfaktoren für eine einwandfreie ERP Einführung. Geschäftsmann fliegt an einer aufleuchtenden Glühbirne in den Himmel.

Machen Sie Ihre Ziele SMART

Eine klare Zielformulierung ist deshalb besonders wichtig. Die SMART Methode besteht aus fünf Kriterien. Smarte Ziele sollten

  • Spezifisch
  • Messbar
  • Akzeptiert
  • Realistisch
  • Terminiert

sein. Was das im Einzelnen bedeutet, ist nachfolgend beschrieben.

Spezifisch

Spezifische Ziele sind wichtig, damit alle Beteiligten die gleiche Vorstellung davon haben, was mit dem Projekt erreicht werden soll und es keinen Spielraum für Interpretationen gibt. Diese fünf Fragen helfen Ihnen bei der Formulierung.

  • Was genau wollen Sie erreichen?
  • Warum ist das wichtig?
  • Wer ist daran beteiligt?
  • Wann wollen Sie ein Ergebnis haben?
  • Wie planen Sie vorzugehen?

Messbar

Legen Sie Kriterien fest an denen gemessen werden kann, ob Sie die Ziele erreicht haben. Dies können konkrete Zahlen oder Daten sein. So können Sie Fortschritte gut beurteilen, aber auch gegensteuern wenn Sie sich zu weit von den festgelegten Zielen entfernen.

  • Woran kann die Zielerreichung gemessen werden?
  • Wann weiß ich, dass ich das Ziel erreicht habe?

Akzeptiert 

Stellen Sie sich vor Sie sollten an einem Ziel arbeiten, das nicht umsetzbar ist. Achten Sie darauf, dass Ihre Ziele anspruchsvoll aber machbar sind. Andernfalls wird die Motivation schnell sinken.

  • Ist das Ziel motivierend und von allen Beteiligten akzeptiert?
  • Ist es durch das Projekt zu erreichen?

Realistisch 

Realistische Ziele hängen eng mit der Akzeptanz zusammen. Sind Ziele realistisch, werden sie in der Regel auch akzeptiert. Sind Ziele unrealistisch formuliert, neigt man eher dazu sie zu ignorieren. Wichtig ist hier auch, ob die Zielerreichung beeinflussbar ist.

  • Haben Sie die nötigen Ressourcen?
  • Ist der Zeitraum ausreichend?

Terminiert 

Klare Terminvorgaben sind wichtig für Ihr Team. Aufgaben ohne Deadline werden oft nicht zeitnah umgesetzt. Aber nicht alle Ziele müssen terminiert werden. Es gibt zum Beispiel finanzielle Ziele, die unabhängig von einem bestimmten Zeitpunkt erreicht werden sollen.

  • Bis wann soll das Ziel erreicht werden?
  • Ist das Ziel innerhalb der Projektlaufzeit erreichbar?

Haben Sie ihre Ziele gefunden und festgehalten sind Sie schon einen großen Schritt weiter. Jetzt gilt es diese im Blick zu halten und darauf zu achten, nicht vom Weg abzukommen. Der Erfolg einer ERP Einführung hängt nicht von der Technik ab, es sind Menschen die mit dem System arbeiten. Deshalb dreht sich keiner der genannten Erfolgsfaktoren um die Software selbst.

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Ablauf einer erfolgreichen ERP Einführung

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Die Einführung einer ERP Software ist oft ein langer und komplexer Prozess, der mit vielen Einzelschritten verbunden ist. Je nach Komplexität der Anforderungen und Mitarbeiteranzahl kann es zwischen drei und zwölf Monaten dauern, bis das System in Ihrem Tagesgeschäft integriert ist. Es kostet Sie Zeit, Ressourcen und vermutlich auch Nerven. Doch bevor Sie nun die Flinte ins Korn werfen, wie bei jedem Projekt gilt auch bei einer ERP Einführung: Planung ist alles. Der Erfolg eines ERP Projekts hängt selten von der Technik ab. Eher sind es schlecht definierte Ziele, unklare Prozessstrukturen oder aber die Ablehnung der Mitarbeiter die ein solches Projekt zum Scheitern bringen. Was Sie also brauchen ist eine gute Vorbereitung und ein Team, das von Anfang an zusammenarbeitet. Im Folgenden eine Übersicht über den Ablauf einer ERP Einführung und worauf Sie achten sollten, damit Ihr Projekt zum Erfolg wird.

Vorbereitung und Analyse

Bevor Sie mit der Recherche geeigneter ERP Anbieter beginnen, sollten Sie sich zunächst einmal die Frage stellen, ob Sie bereit für ein ERP System sind. Eine fehlende Basis kann auch die beste Software nicht ausgleichen. Als kleines oder mittelständisches Unternehmen hat man häufig begrenzte Ressourcen. Sie sollten also nicht nachlässig sein, was die ersten Überlegungen angeht. Ein wesentlicher Faktor ist zum Beispiel die zentrale Datenverwaltung in Ihrem Unternehmen. Ihre Daten sollten deshalb auf dem aktuellsten Stand und Ihre Prozesse regelmäßig dokumentiert sein. Was wollen Sie mit der ERP Einführung erreichen? Was soll das System können? Grundlegende Fragen, die viele Unternehmen allerdings auf die leichte Schulter nehmen. Haben Sie die wesentlichen Dinge geklärt, ist das Fundament für Ihr ERP Projekt geschaffen.

Anforderungsanalyse und Lastenheft

Was als nächstes auf Ihrer Liste stehen sollte, ist eine Anforderungsanalyse. Hierbei sollten Sie versuchen, möglichst ergebnisoffen zu sein. Es kann hilfreich sein Externe hinzuzuziehen um eine neue Perspektive zu erhalten, da man sein Unternehmen oft mit anderen Augen sieht. Binden Sie auf jeden Fall Ihre Mitarbeiter in den Prozess mit ein, diese sind es, die später mit der Software arbeiten. Am besten gelingt Ihnen dies bei einem Rundgang durch die Firma und einem persönlichen Gespräch. Eine gute Möglichkeit, Ihre unternehmerischen Ziele und die Anforderungen an das ERP System festzuhalten, ist ein Lastenheft. Dieses Dokument ist die Basis für die weitere Auswahl. Unterschieden werden technische und funktionale Anforderungen. Versuchen Sie aber Ihre Erwartungen lösungsneutral zu formulieren und überlassen die Umsetzung einfach Ihrem zukünftigen ERP Anbieter.

Erfolgreiche ERP Einführung. Geschäftsmann hält in der einen Hand eine To-Do Liste, in der anderen einen Stift.

Neben den Anforderungen an das System sollte in dem Dokument weiterhin eine Beschreibung Ihres Unternehmens und des Marktumfeldes enthalten sein. Ebenfalls Informationen über Ihre Produkte und Leistungen, sowie Stärken und die aktuelle IT- Infrastruktur. Außerdem wichtig ist ein Zeitplan und ein Ansprechpartner. Nehmen Sie sich für die Ausformulierung ruhig etwas Zeit, im Nachhinein sind Anpassungen immer kostspielig.

Projektleiter und Key-User

Mindestens genauso wichtig wie das Lastenheft ist Ihr Projektteam. Sie benötigen einen Projektleiter, sowie einen Key-User. Bei der Auswahl sollten Sie die Charaktereigenschaften Ihrer Mitarbeiter nicht außer Acht lassen. Der Projektleiter sollte Durchsetzungsvermögen haben, aber auch Emphatisch sein. Einen Blick für das große Ganze haben und weiterhin nah am Tagesgeschäft sein. Key-User vertreten die Interessen Ihrer Mitarbeiter. Sie vermitteln, sind Mentoren, zeigen Vorteile und Veränderungen auf, die durch das System entstehen. Sie versuchen Ängsten und Vorbehalten feinfühlig entgegenzuwirken und sind diejenigen, die die Mitarbeiter im System schulen. Ihr Key-User sollte viel Erfahrung und Fachkompetenz haben. Seien Sie sich darüber Bewusst, dass beide Positionen viel Zeit beanspruchen. Zeit, in der die normalen täglichen Aufgaben auf andere Mitarbeiter verteilt werden.

Von der Longlist zur Shortlist

Den richtigen ERP Anbieter zu finden ist gar nicht so einfach. Da Sie mit diesem aber die nächsten Jahre zusammen arbeiten, sollten Sie bei der Auswahl nicht leichtfertig sein. Es gibt jedoch eine gute Möglichkeit, Ihnen die Suche etwas zu erleichtern. Beginnen Sie Ihre Suche mit einer Recherche im Internet. Tragen Sie in einem Dokument grob zusammen, welche Anbieter in Frage kommen. Diese sogenannte Longlist gibt Ihnen einen ersten Überblick. Beachten Sie in jedem Fall neben den funktionalen auch die technischen Anforderungen, sind zum Beispiel benötigte Schnittstellen zu anderen Systemen vorhanden? Haben Sie alle Anbieter zusammengetragen, senden Sie diesen Ihr zuvor angefertigtes Lastenheft. Beobachten Sie nun, wie die Anbieter auf Ihre Anfrage reagieren. Wie lange müssen Sie auf eine Antwort warten? Ist die Email ein Standardtext oder erhalten Sie eine persönliche Antwort? Auf diese Weise können Sie weitere Anbieter herausfiltern.

Die übrig gebliebenen bilden Ihre Shortlist, mit diesen sollten Sie einen Termin für eine kurze Präsentation vereinbaren. Hier können Sie Ihre aktuelle Situation aufzeigen und Rückfragen klären. Anschließend folgt ein Workshop. Eine Präsentation, individuell auf Sie abgestimmt. Anhand von Beispieldaten oder einen kleinen Auswahl Ihrer Originaldaten kann der Anbieter die von Ihnen geforderten Funktionen im eigenen System vorführen. So bekommen Sie ein Bild davon, wie sich das ERP System in Ihrem Unternehmen einfügen würde. Bei dem Workshop sollte das ganze Projektteam anwesend sein. Beachten Sie auch die persönliche Ebene, schließlich sollten sie gut miteinander auskommen. Nach dem Workshop kann der Anbieter Ihnen genau mitteilen, was preislich auf Sie zukommt. Vorher können lediglich die Lizenzkosten genannt werden.

Umsetzungsphase

Haben Sie sich für einen passenden Anbieter entschieden, kann die Umsetzung beginnen. In einem Pflichtenheft zeigt Ihr Anbieter Ihnen auf, wie er Ihre Anforderungen umsetzen möchte. Lastenheft und Pflichtenheft sind zwei unterschiedliche Dokumente. Im Lastenheft halten Sie Ihre Anforderungen fest, im Pflichtenheft zeigt der Anbieter wie er diese umsetzten möchte. Gehen Sie das Pflichtenheft aufmerksam durch, denn es bildet die Grundlage Ihrer Implementierung. Andernfalls müssen Anpassungen in der Testphase gemacht werden. Anschließend erfolgt die Installation des Systems mit Demodaten, Einrichtung und Anpassung. Zuletzt fehlt nur noch die Übernahme Ihrer Daten. Die Schulung der Mitarbeiter erfolgt meistens durch Ihren Key-User. Geschafft! Es geht in den Echtbetrieb.

Erfolgreiche ERP Einführung. Team feiert und wirft den Chef dabei in die Luft.

Checkliste – Sind Sie bereit für eine ERP Einführung?

  • aktuelle, zentrale Datenbasis vorhanden?
  • Personal verfügbar? 
  • Geschäftsprozesse dokumentiert?
  • Informationsaustausch anhand von Prozessen geregelt?
  • Geschäftsprozesse regelmäßig und konsequent ins System eingepflegt?

Zusammenfassung

Für einen besseren Überblick eine kurze Zusammenfassung der einzelnen Schritte:

  • Erste Anforderungsanalyse
  • Erstellung eines Lastenheftes
  • Ihr Projektteam
  • Longlist
  • Shortlist
  • Workshop
  • Auswahl treffen
  • Pflichtenheft erstellen lassen
  • Installation der Software
  • Datenübernahme
  • Anpassung & Reporting
  • Echtbetrieb

Im nächsten Beitrag erfahren Sie, welche Faktoren Ihrem ERP Projekt zum Erfolg verhelfen und was Sie eher vermeiden sollten. Wenn Sie mehr über den Ablauf einer ERP Einführung in Ihrem Unternehmen erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an neo@timeline.de oder rufen uns unter der Telefonnummer +49 212 23035 470 an. Wir freuen uns auf Sie!

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Einsatz von ERP – Ein Beispiel aus dem Alltag

Die eigentliche Entstehung von ERP Systemen führt zurück in die 70er Jahre. Zunächst wurden sie nur von großen Unternehmen in der Industrie verwendet. Es handelte sich dabei um eine standartisierte Inventarverwaltung zur Planung von Einkauf und Produktion. So konnte sichergestellt werden, dass eine Ware fristgerecht fertiggestellt wird. Seitdem hat sich die Nutzung sehr verändert. Viele kleine und mittelständische Unternehmen fragen sich jedoch immer noch oft, warum sie ein ERP System einsetzen sollen. Dabei sollte die Frage nicht länger lauten ‚warum‘ der Einsatz von ERP Systemen sinnvoll ist, sondern welches für die eigenen Bedürfnisse das richtige ist.

Ihr Unternehmen wächst und vieles ändert sich. Es gibt neue Herausforderungen und die Aufgaben werden komplexer. Im Zuge großen Wachstums ist es oft notwendig, die eigenen Strukturen und Prozesse neu aufzustellen. Immer mehr Unternehmen ziehen bereits Vorteile aus dem Einsatz von ERP Lösungen. Insbesondere mit begrenzten Ressourcen können Sie von unkomplizierter Datenpflege profitieren und schnell auf Marktanforderungen reagieren.

Der Einsatz von ERP lohnt sich

Wollen Sie den Überblick behalten, ist ein ERP System unverzichtbar. Heute kann ein Unternehmen alle Geschäftsbereiche mit einem ERP System abdecken und Abläufe schneller und effektiver prüfen, planen und steuern. Sie werden fortwährend modernisiert und entwickeln sich laufend weiter. Prozesse, die Sie bisher manuell ausgeführt haben, werden durch ein ERP System automatisiert. Doch was steckt eigentlich hinter dem Einsatz von ERP? Viele Unternehmen denken, dass sich die Anschaffung und der Einsatz von ERP Systemen in ihrem Unternehmen aufgrund der hohen Lizenzkosten nicht lohnt. Dabei kann eine kleine Zeitersparnis zu einer großen Kostenersparnis führen, wie im folgenden Beispiel deutlich wird.

Einsatz von ERP im Unternehmen. Münzen werden gepflanzt, bewässert und es entsteht ein Baum der Münzen trägt.

Nehmen wir an, in Ihrem Unternehmen arbeitet Frau Müller. Frau Müller verbringt täglich zwei Stunden damit, Bestellungen auszulösen und zu überwachen. Dazu erstellt Sie in einer Word Datei die Bestellung, druckt diese aus und versendet sie per Fax. Anschließend prüft sie, ob die Bestellung erhalten wurde. Pro Bestellung nimmt dies in etwa zehn Minuten ihrer Arbeitszeit in Anspruch. In den zwei Stunden versendet Frau Müller demnach zwölf Bestellungen. Das durchschnittliche Gehalt einer Verwaltungskraft liegt zwischen 1.959 – 2.645 Euro pro Monat*. Gehen wir von einem Mittelwert von 2.302 Euro pro Monat und einer Arbeitszeit von 40 Stunden pro Woche aus. Demnach hat Frau Müller einen Stundenlohn von 13,28 Euro**. Multipliziert man nun die zwei Stunden Arbeitszeit, die Frau Müller für das auslösen der Bestellungen aufbringt, mit ihrem Stundenlohn, entstehen Ihrem Unternehmen bei 200 Werktagen Kosten von 5.312 Euro.

Warum ist der Einsatz eines ERP Systems sinnvoll?

Sie entschließen sich dazu, ein ERP System in Ihrem Unternehmen einzusetzen. Der Einsatz macht sich bereits nach kurzer Zeit bemerkbar. Mit TimeLine Neo haben Sie die einmaligen Lizenzgebühren von 1.490 Euro pro PC Arbeitsplatz. Ab dem ersten Arbeitsplatz verfügen Sie über den gesamten Funktionsumfang. Der Wartungsvertrag ist optional und beträgt 20 Prozent der Lizenzkosten pro Jahr, also 298 Euro. Die Schulung für das Programm liegt in der Regel bei einem Arbeitstag für alle Mitarbeiter. Für acht Stunden werden 800 Euro berechnet. Bei Gruppenschulungen bzw. mehreren Lizenzen verringert sich der Preis erheblich. Zählt man die Lizenzkosten mit den Wartungs- und Schulungsgebühren zusammen, ergibt dies eine Summe von 2.588 Euro für das erste Jahr. Im zweiten Jahr werden lediglich die Wartungsgebühren fällig.

Mit TimeLine Neo kann Frau Müller eine Bestellung in etwa zwei Minuten erstellen und per Email versenden. Über eine Maske kann sie zum Beispiel sehen, welche Bestellungen noch offen sind. Für zwölf Bestellungen braucht sie nun nicht mehr zwei Stunden, sondern nur noch eine halbe Stunde. Gerechnet auf 200 Werktage, senken sich Ihre jährlichen Ausgaben von 5.312 Euro auf 1.328 Euro. Frau Müller kann sich so auf die wirklich wichtigen unternehmerischen Aufgaben konzentrieren.

Einsatz von ERP im Unternehmen. Tabelle zeigt einen Vergleich der Kosten mit und ohne ERP System

Nach fünf Jahren mit einem ERP System hat Ihr Unternehmen 16.140 Euro gespart. Die Anschaffung hat sich bereits im ersten Jahr gelohnt. Der Verwaltungsaufwand ist reduziert und durch die elektronische Ablage von Dokumenten sparen Sie Platz im Regal und Büromaterial. Zeitersparnis bedeutet auch einen Wettbewerbsvorteil für Ihr Unternehmen. Sind Sie schneller und flexibler, ziehen Sie an langsamen Konkurrenten vorbei.

Der Einsatz von ERP hat viele Vorteile

Dieses Beispiel repräsentiert nur eines der zahlreichen Vorteile eines ERP Systems. Gleiches kann man beispielsweise für die Kalkulation oder Produktion durchführen, denn nach wie vor planen viele Unternehmen ihre Produktion auf dem Papier oder analysieren wichtige Daten ausschließlich über Excel. Wenn Sie lange brauchen um wichtige Daten wie eingehende und ausgehende Bestellungen, Bestände oder auch Bestellmargen zusammenzutragen, müssen Sie wichtige Entscheidungen aus dem Bauch heraus treffen. Denn ohne Echtzeitdaten wissen Sie erst wie Ihr Unternehmen läuft, wenn der Jahresbericht erscheint.

Sie sind noch unsicher und möchten vorab testen?

Testen Sie Timeline Neo 90 Tage lang kostenfrei und unverbindlich, laden Sie sich einfach unsere Demo herunter. Die in der Testversion eingegeben Daten können nach einer Kaufentscheidung nahtlos in Ihr System übernommen werden. Wenn Sie sonst noch Fragen haben, Senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an neo@timeline.de oder rufen uns unter der Telefonnummer +49 212 23035 470 an. Wir freuen uns auf Sie!

* https://www.gehalt.de/einkommen/suche/verwaltungskraft
** http://www.zeit.de/wirtschaft/2015-03/stundenlohn-rechner-arbeitszeit-mindestlohn-ueberstunden

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ERP schafft Transparenz im Unternehmen

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Ein ERP System bietet Ihnen die Möglichkeit, die Abläufe in Ihrem Unternehmen im Blick zu haben. Transparenz ist für viele mittelständische Unternehmen jedoch oft noch neu. Die meisten Prozesse laufen neben dem ERP System her, aus Gewohnheit oder Bequemlichkeit werden beispielsweise Bestellungen per Telefon und Internet getätigt. Oftmals sieht der mittelständische Unternehmer keine Notwendigkeit, Transparenz über die Prozesse in seinem Unternehmen einzuräumen. Die Prozesse sind anfangs meist recht überschaubar, aber das kann sich sehr schnell ändern.

Mit Ihrem Unternehmen wächst oft nicht nur die Anzahl der Mitarbeiter, sondern auch das Durcheinander in Ihrer Datenbank. Sie kommen schnell in eine Situation, in der wichtige Informationen auf verschiedene Mitarbeiter verteilt, aber an keinem zentralen Punkt festgehalten sind. Etwa weil Sie alltägliche Aufgaben in alter Gewohnheit durchführen und für Sie selbstverständlich sind.

Transparenz im Unternehmen. Geschäftsmann zeigt erstaunt auf einen anderen, der verpixelt ist. Weißer Hintergrund

Wird nun ein Mitarbeiter krank oder scheidet aus dem Unternehmen aus, entsteht eine Wissenslücke. Wie viel Material wurde bestellt? Welche Preis- und Terminvereinbarungen wurden getroffen? Mit anderen Worten, Ihr Unternehmen agiert blind. Ihre Mitarbeiter genießen einen bestimmten Grad an Freiheit, wenn sie sich selbst verwalten können – für die Prozessoptimierung ist das aber nicht von Vorteil. Viele Unternehmen schaffen den Generationswechsel nicht, wenn ein erfahrener Mitarbeiter ausscheidet und neue Mitarbeiter nachrücken. Weiterhin fehlt Ihnen der Einblick in Ihre Kosten. Wenn die Preisentwicklung nicht nachvollziehbar ist, ist auch der Ausgangspunkt für neue Preisverhandlungen suboptimal.

Legen Sie den Grundstein für mehr Transparenz

Mit einem ERP System haben Sie eine Allround Lösung, die in allen Bereichen zum Einsatz kommt. Der Zugriff auf ein weiteres System ist folglich nicht mehr notwendig. Die Software ist modular aufgebaut und die Daten verschiedener Unternehmensbereiche vernetzt. Jeder Mitarbeiter hat die Möglichkeit, Daten aus den verschiedenen Bereichen aufzurufen und profitiert somit von einheitlichen und vollständigen Informationen. So schaffen Sie ein hohes Maß an Transparenz und unnötiger Arbeitsaufwand bleibt Ihnen erspart.

Transparenz entscheidend für erfolgreiche Zusammenarbeit

Mit Hilfe einer ERP Komplettlösung können Sie Ihre Daten viel einfacher pflegen und verwalten. Nicht ein einzelner Mitarbeiter bündelt das Wissen, sondern die ERP Software. Alle Arbeitsprozesse Ihres Unternehmens sind somit unter einem Hut und das ‚Nebeneinanderher-Arbeiten‘ wird vermieden – eine einheitliche Abwicklung von der Bestellung bis zur Auslieferung. Darüber hinaus sind Ihre Prozesse effizienter und vor allem nachvollziehbar für Dritte. Das wiederum wirkt sich positiv auf die interne Organisation und die Zusammenarbeit mit Kunden, Investoren und Lieferanten aus.

Erfolgreicher Geschäftsmann bei einem Raketenstart. Weißer Hintergrund

Behalten Sie Ihre Geschäftsausgaben im Blick

Ein weiterer positiver Effekt, Sie bekommen einen viel besseren Blick für die Entwicklung Ihres Unternehmens. Berichte über Verkaufszahlen oder Monatsstatistiken helfen Ihnen dabei, Entscheidungen über Investitionen zu treffen anstatt ins Blaue hinein zu agieren. Mit diesem Wissen können Sie Prognosen für die Zukunft erstellen. Diese sogenannten Forecasts dienen dazu, Ihnen die Einschätzung der zukünftigen wirtschaftlichen Entwicklung und deren Auswirkung auf Ihr Unternehmen zu erleichtern. Somit haben Sie immer einen guten Überblick über entstandene Kosten und erwirtschaftete Umsätze.

Starten Sie noch heute durch!

Wenn Sie mehr über die Vorteile eines ERP Systems in Ihrem Unternehmen erfahren möchten, Senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an neo@timeline.de oder rufen uns unter der Telefonnummer +49 212 23035 470 an. Wir freuen uns auf Sie!

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Schaffen Sie die Insellösungen in Ihrem Unternehmen ab

Fast alle großen Unternehmen nutzen heutzutage eine ERP-Software. In kleinen und mittelständischen Unternehmen ist das jedoch noch nicht verbreitet, um den Alltag zu organisieren nutzen sie viele unterschiedliche Programme. Die Rede ist von sogenannten Insellösungen, vielleicht kommt Ihnen die ein oder andere Situation bekannt vor: Sie nutzen Word um Angebote zu schreiben oder externe Tools wie einen „Urlaubsplaner“. Kalkulationen führen Sie in Excel oder Project durch, was mit einem hohen manuellen Aufwand verbunden ist. Insellösungen sind oftmals ein fester Bestandteil der IT-Landschaft und reichen anfänglich aus. Zudem sind die Programme meist kostenfrei und lassen sich problemlos bedienen – allerdings nur bis zu einer gewissen Unternehmensgröße.

Wenn das Unternehmen wächst und die Aufgaben sich wandeln, die IT-Infrastruktur dahinter allerdings nicht mehr so recht mitkommt sind Insellösungen kontraproduktiv und echte Zeitfresser. Es gibt keine einheitliche Datenbasis und wertvolle Zusatzinformationen sind über die Abteilungen hinweg verstreut. Irgendwann weiß niemand mehr so genau, welche Daten wirklich aktuell sind. Zur gemeinsamen Kommunikation der Programme sind Schnittstellen notwendig, welche aber meist kostspielig sind und nur einen Teil der Daten übertragen. Weiterhin unterliegen viele Tools verschiedener Lizenzmodelle und Wartungsarbeiten. Mit anderen Worten, Insellösungen sind zeit- und somit auch kostenintensiv, vor allem wenn neue Betriebssystemupdates erscheinen. Die (kundenorientierte) Weiterentwicklung dieser Tools ist nicht zwangsläufig gesichert.

Insellösungen verursachen Datenflut

Warum es sich lohnt, eine integrierte ERP-Lösung einzusetzen

ERP-Komplettösungen sind heutzutage nicht mehr wegzudenken. Geschäftsprozesse werden optimiert, organisatorische Abläufe und Strukturen verbessert und den Unternehmens- und Marktveränderungen immer schneller angepasst. Mehr und mehr Unternehmen setzen sie ein und bemühen sich um eine einheitliche und wirtschaftliche IT-Infrastruktur. Dabei bietet Ihrem Unternehmen der Einsatz einer ERP-Lösung durchaus eine ganze Reihe von Vorteilen. Im Idealfall bilden sie alle Bereiche Ihres Unternehmens in einem einzigen System ab. Hier ein paar der wesentlichen Vorteile im Überblick.

Datenpflege leicht gemacht

Regulär bildet ein ERP-System die folgenden Funktionen eines Unternehmens ab:

Diese Funktionen sind über eine gemeinsame Datenbasis miteinander verbunden und kommunizieren untereinander. Sie haben somit stets einen Gesamtüberblick über Ihr Unternehmen und die Kommunikation über sämtliche Unternehmensebenen ist ermöglicht.

Keine Schnittstellen, keine Datenverluste, kein doppelter Pflegeaufwand

Eine Software statt mehrere unterschiedliche Programme, das schont die IT-Kosten – und die Nerven. Durch den Einsatz eines ERP-Systems können alle Mitarbeiter auf die Daten zugreifen, egal aus welcher Abteilung oder von welchem Standort. So arbeiten Sie viel effizienter, denn Ihre Daten erfassen Sie nur ein einziges mal. Sie können immer mit gutem Gewissen davon ausgehen, dass Ihre Daten auf dem aktuellsten Stand sind. Infolgedessen ist der Informationsfluss eines Geschäftsprozesses erheblich verbessert. Nichts geht verloren, nichts wird vergessen, ein reibungsloser Betriebsablauf. Die gleichen Vorteile spiegeln sich bei der Datensicherung, Aktualisierung und Wartung wider.

Nur ein Lizenzmodell, nur ein Programm, welches gewartet werden muss

Wenn Sie mit nur einem zentralen Programm arbeiten, müssen Sie natürlich auch nur ein Programm warten. Zeit und Kosten werden sich für Sie somit stark reduzieren. Durch regelmäßige Updates können Sie immer mit einer aktuellen Version der Software arbeiten und von neuen Funktionen profitieren. Mit einem ERP-System haben Sie eine Lösung, die sich Ihren Bedürfnissen anpasst.

Entspanntes Arbeiten mit TimeLine Neo

Doch wann ist der richtige Zeitpunkt Ihre Insellösungen loszuwerden?

Die Integration einer ERP-Lösung in Ihrem Unternehmen sollten Sie schon von Anfang an in Betracht ziehen. Zwar sind die meisten Prozesse in der Anfangsphase noch überschaubar, aber das ändert sich schnell und Ihre Excel-Tabellen werden immer unhandlicher. Damit Sie von Anfang an einen guten Überblick über Ihre Daten haben, ist es wichtig sie frühzeitig in ein zentrales System laufen zu lassen. Bereits ab zwei bis drei PC Arbeitsplätzen kann sich der Einsatz einer Komplettlösung für Sie lohnen. Wenn Sie rechtzeitig mit der Stammdatenpflege anfangen, schaffen Sie eine gute Basis für Ihr Unternehmenswachstum.

Nicht abwarten – gleich loslegen!

Wenn Sie mehr über TimeLine Neo erfahren möchten, laden Sie sich einfach unsere Demo herunter und testen unsere Lösung 90 Tage lang unverbindlich und kostenfrei. Oder liegt Ihnen noch eine andere Frage auf dem Herzen? Senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an neo@timeline.de oder rufen uns unter der Telefonnummer +49 212 23035 470 an. Wir freuen uns von Ihnen zu hören!

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Darum lohnen sich Online-Präsentationen

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Wenig hilft einer Entscheidung so sehr auf die Sprünge wie das persönliche Testen eines Gutes. Das haben inzwischen auch viele Software-Anbieter erkannt und bieten an, Demoversionen Ihrer Produkte herunterzuladen – frei nach dem Motto: „digitales Probefahren“. Auch TimeLine Neo stellt Interessenten einen kostenfreien Demo-Download zur Verfügung. Doch ist das allein der Weisheit letzter Schluss?

Der Softwaremarkt ist an Mannigfaltigkeit kaum zu überbieten – alleine die ERP-Branche umfasst in Deutschland über 300 Unternehmen. Im Bereich der Warenwirtschaft, ERP, CRM und PPS sind die Möglichkeiten daher zahlreich. Für den Anwender wird es zunehmend schwieriger, sich im Software-Dschungel zurecht zu finden; nicht zuletzt durch Funktionalitäten, die sich effektiv nur in Nuancen voneinander unterscheiden. Doch Effektivität ist nicht gleich Effizienz. Es bedarf demnach eines Systems, das nicht nur das Ziel aufzeigt, sondern auch die Herangehensweise.

Vier gute Gründe

Ausgehend von diesem Gedanken bieten wir Ihnen, neben der Software-Demo, die Gelegenheit alltäglich anfallenden Anforderungen Ihres Unternehmens im Zuge einer Online-Präsentation gemeinsam in TimeLine Neo durchzuspielen. Welche Vorteile haben Sie davon?

  1. Moderiertes Entdecken: Gleich wie intuitiv eine Software zu handhaben ist, den Mehrwert erkennt man in der Regel sobald sich Routine einstellt. Wir simulieren gemeinsam mit Ihnen Routineabläufe und zeigen Ihnen auf, welche Potentiale in TimeLine Neo schlummern.
  2. Flexibles Erleben: In TimeLine Neo führen mehrere Wege ans Ziel. Das lässt Sie langfristig Ihre eigenen Workflows definieren – ohne starre Leitplanken. Lassen Sie sich durch uns inspirieren.
  3. Konstruktives Testen: Die Entscheidung für oder wider eine ERP-Software sollte keine Einbahnstraße sein. Gemeinsam erarbeiten wir für Ihre Anforderungen Lösungswege und vertiefen uns mit Ihnen auch in schwierige Themen. Es gibt für alles ein Pflaster.
  4. Persönliches Kennenlernen: Sie entscheiden sich nicht nur für eine Software-Lösung, sondern auch für die Menschen dahinter. Wir finden, das ist ein sehr guter Grund, sich miteinander zu beschäftigen.

Der erste Kontakt

Bereits Amos Bronson Alcott (1799-1888) sagte: „Viele können argumentieren – wenige ein Gespräch führen.“ Das finden wir auch und bieten Ihnen gerne den Dialog an. Alles was Sie dafür benötigen, ist das kostenlos erhältliche Programm TeamViewer und eine Stunde Zeit. Den Downloadlink für TeamViewer finden Sie hier.

Haben Sie Interesse TimeLine Neo und das Team dahinter kennenzulernen? Dann senden Sie uns Ihre Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an neo@timeline.de oder rufen uns unter der Telefonnummer +49 212 23035 470 an. Wir freuen uns auf Sie!

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Warum es nicht immer eine Browserlösung sein muss

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Cloudbasierte Browserlösungen sind heutzutage immer mehr im Kommen und die Gründe dafür liegen auf der Hand. Plattformübergreifend lassen sich die verschiedenen Anwendungen ohne einen Installationssatz auf den jeweiligen Geräten betreiben. Dass dies auch performant funktioniert, ohne längere Ladezeiten, zeigen uns die verschiedenen Tools von Google oder Microsoft 360. Doch wie sieht es mit umfangreichen Businesslösungen aus? Obwohl es bereits mehrere ERP-Lösungen als Browserlösung gibt, ist dies nicht immer nur ein Vorteil.

Die Oberfläche

Browserlösungen sind vorwiegend an HTML, CSS und deren langen Implementierungszyklen gebunden. Obwohl die breite Masse an HTML-Bedienelementen in allen Browsern unterstützt wird, gibt es dennoch zwischen den einzelnen Browsern immer wieder Abweichungen in der Darstellung und Verfügbarkeit. Das Problem wäre zwar theoretisch vermeidbar, jedoch zeigt die Praxis, dass genau dies nicht der Fall ist. Damit steigt der Wartungsaufwand und das Fehlerpotenzial um jeden Browser, der auf dem Markt erscheint. Außerdem stellen wir fest, dass native Software oft eine bessere Usability bietet als eine Cross-Plattform-Lösung, da diese sich am Design und dem User Interface des Betriebssystems orientieren.

Offline-Fähigkeit

Browserlösungen sind aktuell noch an das Internet gebunden. Fällt das Internet aus oder wird die Geschwindigkeit eingeschränkt, so fällt auch die entsprechende Businesslösung aus. Native Applikationen hingegen bieten oftmals eine lokale Variante, sodass man unabhängig vom Internet arbeiten kann und die Änderungen anschließend synchronisiert.

Performance

Das Argument der Geschwindigkeit erhält erst ein Gewicht, wenn man den Flaschenhals im Unternehmen ausfindig gemacht hat. Setzt man verstärkt auf Thinclients, so kann eine Browserlösung geeigneter sein. Hat man einen vollwertigen Desktop-PC oder Laptop, welche bei sinkenden Markpreisen immer erschwinglicher werden, so liegt der Engpass vermutlich in der Internetanbindung. Wer schon einmal mit Dropbox gearbeitet hat, der weiß wie bescheiden ein Dokumentenmanagement bei schlechter Internetanbindung funktionieren kann. Browserlösungen übertragen zudem meistens die gesamte Oberfläche inklusive der Daten über die Leitung, eine native Applikation hingegen nur die geänderten und bereits vollständig verarbeiteten Daten (Delta). Zudem können hier die Ressourcen (CPU, Arbeitsspeicher und GPU) gezielt ausgeschöpft werden. Auch hardwarenahe Implementierungen von Sicherheitsmechanismen oder der Ansteuerung von lokalen Hard- und Softwarelösungen (z.B. Versand via DELISprint, UPS Worldship, Intraship, Hochregallagersystemen, RFID beschreiben, etc.) werden um ein wesentliches einfacher.

Anpassbarkeit

Das schlagende Argument für eine native Applikation – zumindest unter Windows – ist letztendlich die Anpassbarkeit. Reiche Applikationen leben von der Wiederverwendbarkeit von Objekten und Business Logiken. Können diese nicht abgeleitet oder überschrieben werden, leidet die Effizienz des Customizing erheblich. Durch einfache Update-Services können gezielt Logiken einzelner Business-Vorgänge bequem, schnell und vor allem kostengünstig an einzelnen Arbeitsplätzen oder im gesamten Unternehmen angepasst werden. Das garantieren wir bereits ab dem ersten Arbeitsplatz!

Datenschutz

Zum Schluss noch das immer wieder belächelte Thema des Datenschutzes. Viele Anbieter sichern Ihnen natürlich ein deutsches Rechenzentrum zu, doch landen auch die meist viel größeren Dokumente des Dokumentenmanagements dort? Hier bedienen sich einige gerne der Amazon oder Google Server, die allerdings nicht direkt in Deutschland sondern vor allem in Irland beheimatet sind – das gilt auch für sämtliche Google Daten, Evernote, Dropbox, OneNote etc. Wir bieten Ihnen auch die Möglichkeit sämtliche Daten geschützt in Ihrem Unternehmen aufzubewahren – gerne auch mit Hilfe eines unserer IT-Cybersecurity Experten.

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Dank CRM eine optimale Kundenbindung erreichen

Je nach Branche kann die Anzahl der wiederkehrenden Kunden schnell bei 80 Prozent oder sogar darüber liegen, vorausgesetzt man nutzt die Unterstützung eines guten CRM-Werkzeugs. Dank steigender Transparenz bleiben preisgetriebene Kunden auch mal schnell Einzelbesteller. Doch mit einem guten CRM-System, ruft man sich zum richtigen Zeitpunkt wieder in das Gedächtnis seiner Geschäftspartner. In diesem Artikel möchten wir euch zeigen, wie man mit TimeLine Neo seine Kundenbindung effizient steigert.

Mit der TAPI-Funktion alle wichtigen Informationen zur Hand

Sobald ein Anruf reinkommt, gleicht TimeLine Neo die Rufnummer mit den existierenden Ansprechpartnern sämtlicher Geschäftspartner ab. Sofort öffnet sich ein Popup, womit es möglich ist, in die Geschäftspartnerauskunft zu springen. Dort können neben den offenen Posten auch alle Gesprächsverläufe und Dokumente eingesehen werden, die zu einem Kunden, Interessenten oder Lieferanten gehören.

Eine neue Aktivität erfassen

Berichtet der Geschäftspartner etwas Neues z.B. wann welches Produkt wieder interessant für ihn oder sie wird? Oder erwähnt der Ansprechpartner vielleicht, dass er demnächst auf der Messe ist, die ihr bereits seit Monaten plant? All diese Informationen sind wertvoll und sollten als Aktivität eingetragen werden. Hinter jeder Aktivität können Dokumente hinterlegt werden, sowie ein Bearbeiter, ein Ansprechpartner und ein Wiedervorlagedatum. Zeitgleich kann ein Geschäftspartner einem Verteiler zugeordnet werden, dessen Definition euch selbst überlassen ist.

Eingabe von Aktivitäten und Terminen

Automatische Erinnerung

Aktivitäten die eine Wiedervorlage beinhalten, erscheinen selbstverständlich in eurem Kalender. So gerät keine Wiedervorlage in Vergessenheit und der Kunde, Interessent oder Lieferant erhält rechtzeitig ein Erinnerungsschreiben oder vielleicht sogar ein Angebot. Hierfür kann aus der Geschäftspartnerinfo erneut die Telefonanbindung genutzt werden. Ein Doppelklick auf die Rufnummer des Ansprechpartners genügt, um einen Anruf auszulösen. Zeitgleich können aus dem Modul direkt Angebote oder gar Aufträge erstellt werden. Im Cockpit findet ihr dann alle Wiedervorlage-Termine, Kalendereinträge und Todos in einem einzigen Modul übersichtlich als Liste dargestellt und könnt jeder Zeit auf Aktionen reagieren.

Übersicht im Cockpit

Serienmail

Nachdem eure Kunden in sinnvolle Verteiler zugeordnet wurden, stellt sich natürlich die Frage, ob nicht auch ein Serienmailing interessant wäre. Gerade für Branchenspezifische Mailings oder Firmennewsletter macht dies durchaus Sinn. Nutzt dafür die integrierten Kampagnen, die sich auf Postleitzahl, Geschäftspartner oder eben Verteiler einschränken lassen.

Serienmails und Kampagnen

Ortsunabhängig und mobil

Unabhängig vom Ort bzw. Büro Zugriff auf seine Kundendaten zu haben ist gerade für die Geschäftsleitung, den Außendienst und den Vertrieb essentiell. Dabei werden aber meist nicht nur die wichtigsten Vertriebskennzahlen, sondern auch interne Dokumente, Zeichnungen oder E-Mails benötigt. Hier greift das integrierte Dokumentenmanagement-System dem CRM unter die virtuellen Arme und stellt auch in unseren iPad und iPhone Apps alle Dokumente zur Verfügung. Diese Daten lassen sich auch komplett offline verwalten. Dazu müssen die gewünschten Kundendaten nur vorab einmal offline verfügbar gemacht werden. Alle Änderungen, die ab nun am Kunden, Lieferanten oder Interessenten vorgenommen werden, können zu einem beliebigen späteren Zeitpunkt dann wieder zurück-synchronisiert werden. So ist auch das Arbeiten an Orten ohne Internetzugang möglich!

Noch Wünsche?

Wünscht ihr euch noch weitere Integrationsmöglichkeiten oder vermisst ihr Funktionalitäten? Lasst es uns wissen, indem ihr einfach einen Kommentar hinterlasst! Sämtliche Funktionen sind immer in Zusammenarbeit mit unseren Kunden entstanden, eben aus der Praxis für die Praxis.

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