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ERP-System mit integrierter Finanzbuchhaltung

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Egal ob Sie ein kleines Unternehmen führen oder einen Großkonzern leiten, die Finanzbuchhaltung ist für jedes Unternehmen ein besonders wichtiges Thema. Schon allein deswegen, weil sie vom Gesetzgeber stark reglementiert ist. Um Probleme mit Steuerbehörden oder anderen Institutionen zu vermeiden, ist es deshalb wichtig, alle relevanten Daten, Belege und Nachweise ordnungsgemäß zu verwalten. Dafür gibt es verschiedene Methoden. Welche dies sind, was Finanz- und Rechnungswesen eigentlich genau bedeutet und welche Vorteile Ihnen ein ERP-System mit integrierter Finanzbuchhaltung bietet, erfahren Sie in diesem Beitrag.

WAS BEDEUTET FINANZ- UND RECHNUNGSWESEN EIGENTLICH?

Manchmal kommt es im Alltag vor, dass man über gewisse Themen oder Begriffe stolpert, von denen man zwar grob weiß was sie bedeuten, sie aber im Grunde nicht ganz versteht oder erklären kann. Das Finanz- und Rechnungswesen zählt für einige Menschen sicher auch dazu. Als erstes sollten Sie wissen, dass das Finanzwesen und das Rechnungswesen getrennt voneinander zu betrachten sind.

Finanzwesen

Das Finanzwesen umfasst alle wirtschaftlichen Bereiche, die sich in irgendeiner Form mit Finanzen beschäftigen. Es setzt sich aus fünf Teilbereichen zusammen:

  • Finanzwirtschaft (Beschaffung von Eigen- und Fremdkapital)
  • Rechnungswesen (Erfassung und Überwachung aller Geld- und Leistungsströme)
  • Liquiditätssicherung (Sicherstellung von ausreichend Finanzmitteln)
  • Treasury (Aufbau von Sicherheiten, um finanzielle Risiken im Krisenfall zu minimieren)
  • Controlling (Planung, Steuerung und Kontrolle aller Unternehmensbereiche)

Man unterscheidet außerdem das öffentliche und das private Finanzwesen.

Öffentliches Finanzwesen

Das öffentliche Finanzwesen regelt, auf welche Weise die öffentliche Hand (Bund, Länder und Gemeinden) Finanzmittel, die sie zur Erfüllung öffentlicher Aufgaben benötigt, aufbringt, verwaltet und einsetzt.

Privates Finanzwesen

Das private Finanzwesen befasst sich, wie der Name schon sagt, mit den Finanzen von Privatpersonen. Dazu zählen neben Geldanlagen, Aktien, Börse oder Bankgeschäften auch Steuern und Versicherungen.

Rechnungswesen

Wie bereits erwähnt, ist das Rechnungswesen ein Teilbereich des Finanzwesens. Es setzt sich aus den Bereichen Finanzbuchhaltung (externes Rechnungswesen), Controlling (internes Rechnungswesen), Statistik und Planung zusammen. Alle unternehmerischen Abläufe, darunter sämtliche Geld- und Leistungsströme, werden im Rechnungswesen erfasst und kontrolliert. Sowohl Vorgänge die nach außen gerichtet sind, als auch jene die sich innerhalb des Unternehmens abspielen. Daten, die Sie für die Planung und Steuerung benötigen, können Sie ebenfalls im Rechnungswesen dokumentieren. Das Rechnungswesen wird in zwei Kategorien unterteilt:

Externes Rechnungswesen

Das externe Rechnungswesen befasst sich mit allen Vorgängen, die die Vergangenheit betreffen. Der Gesetzgeber verlangt, dass ein Unternehmen gewisse interne Daten freigibt, um die finanzielle Situation des Unternehmens bewerten zu können. Deshalb ist jedes Unternehmen verpflichtet, einmal im Jahr einen Jahresabschluss inklusive Bilanz zu erstellen. Dafür werden sämtliche Ein- und Auszahlungen, Werte von Geldanlagen oder auch Kredite sachlich und chronologisch erfasst. Die daraus entstehenden Informationen über die Vermögens- und Ertragslage des Unternehmens werden anschließend an die Öffentlichkeit gegeben, also unter anderem an das Finanzamt, Anleger, Banken oder auch Lieferanten.

Internes Rechnungswesen

Das interne Rechnungswesen hingegen kalkuliert alle zukünftigen Kosten und Leistungen, um damit Unternehmensprozesse zu planen und zu steuern. Alle Informationen die sich auf Prozesse, Leistungen und Profite des Unternehmens beziehen, werden erfasst, dokumentiert und verarbeitet. Auf Grundlage dieser Daten werden anschließend unternehmensinterne Entscheidungen getroffen, mit dem Ziel, den Unternehmenserfolg zu maximieren. Dies ist ein wichtiger Bereich, denn so kann die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens beurteilt werden. Hohe Kosten oder auf der anderen Seite auch besonders ertragreiche Unternehmensbereiche, werden so schnell sichtbar.

FINANZBUCHHALTUNG UND ERP

Zugegeben, wenn es darum geht, eine geeignete Lösung für die Finanzbuchhaltung zu finden, denkt man vielleicht nicht als Erstes an den Einsatz eines ERP-Systems. Dieses bringt man zunächst vermutlich eher mit der Planung und Steuerung von Ressourcen, sowie deren Optimierung in Verbindung. Heutzutage können ERP-Systeme aber weitaus mehr. Das Finanz- und Rechnungswesen beispielsweise gehört mittlerweile zu den Standardfunktionen vieler moderner ERP-Lösungen. Beim Auswahlprozess schenken viele Entscheider dieser Funktion allerdings keine allzu große Beachtung – ein Fehler, denn in diesem Bereich verschenken viele mittelständische Unternehmen noch großes Potenzial. Es gibt verschiedene Möglichkeiten die Finanzbuchhaltung zu bewältigen. Welche Sie am besten nutzen sollten, kommt ganz darauf an, ob Sie lediglich den reinen Pflichtteil abwickeln wollen oder die Informationen nutzen möchten, um damit das gesamte Unternehmen besser im Blick zu haben.

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ERP-System ohne Buchhaltung

Kleine Unternehmen nutzen ein ERP-System oft hauptsächlich für die Materialwirtschaft und den Verkauf. Rechnungen und Belege geben sie an den Steuerberater ab, da Zeit sowie qualifiziertes Personal oft fehlt. Der Nachteil hier ist, dass ein Steuerberater recht kostenintensiv ist und der Überblick über wichtige Kennzahlen des Unternehmens oft fehlt.

ERP-System mit Schnittstelle zur Buchhaltung

Diese Methode wird häufig von Unternehmen genutzt, deren ERP-System entweder kein zusätzliches Modul für die Finanzbuchhaltung bietet oder die bereits mit einer Buchhaltungssoftware arbeiten und sich von dieser nicht trennen möchten. Alle Bewegungen aus Ein- und Verkäufen werden hier aus dem ERP-System über die Schnittstelle zur Buchhaltungssoftware übertragen. Aber auch diese Methode hat ihre Nachteile. Sie benötigen geschultes Personal in der Buchhaltung und der Datenaustausch an der Schnittstelle erfolgt oft mit einem zeitlichen Versatz, was dazu führen kann, dass die Daten nicht immer aktuell sind. Außerdem birgt der Einsatz von mehreren Systemen immer ein Risiko. Bei Übertragungen oder der Eingabe von Daten können leicht Fehler entstehen. Dies verfälscht natürlich die Ergebnisse, was gerade in der Buchhaltung ein Problem ist.

ERP-SYSTEM MIT INTEGRIERTER FINANZBUCHHALTUNG

Bei dieser Methode sind zunächst einige Einrichtungen bei Artikeln, Kunden und Lieferanten notwendig, damit Sie alle Aufwände und Erlöse richtig verbuchen können. Die Bewegungen aus Ein- und Verkäufen schlagen sich dann aber automatisch in der Buchhaltung nieder. Alle anderen Aufwände, die nicht aus Ein- oder Verkäufen resultieren, wie beispielsweise Miete, Strom und Telefon werden durch Soll- und Haben Buchungen erfasst. Behördenmeldungen können Sie direkt im Programm erstellen.

Vorteile einer integrierten Finanzbuchhaltung

Ein ERP-System mit integrierter Finanzbuchhaltung bietet Ihnen einige Vorteile. Diese Methode ermöglicht beispielsweise tiefergehende Auswertungen, da alle Daten an einer zentralen Stelle abgelegt sind.

Zentrale Datenbasis

Ein ERP-System führt alle wichtigen Daten aus den unterschiedlichsten Unternehmensbereichen zusammen. Die Buchhaltung hingegen verbringt viel Zeit damit, Informationen zu sammeln und Belege zu verwalten. Beide Bereiche sind auf qualitativ hochwertige und einheitliche Daten angewiesen. Der große Vorteil eines ERP-Systems mit integrierter Finanzbuchhaltung ist, dass es auch nur einen zentralen Datenpool gibt, den Sie pflegen müssen. Von dieser Funktion profitiert natürlich auch die Buchhaltung. Als Teil der ERP-Infrastruktur ist die Finanzbuchhaltung mit anderen Bereichen des Unternehmens verbunden. Viele Informationen, die die Buchhaltung benötigt, sind oft schon Teil des Datenbestandes eines ERP-Systems.

Datenaustausch mit anderen Abteilungen

Daten, die Sie einmal erfasst haben, können Sie einfach übernehmen und in anderen Bereichen verwenden, ergänzen und auswerten. Durch eine integrierte Zeiterfassung kann die Personalabteilung beispielsweise einsehen, welcher Mitarbeiter wann gearbeitet hat. Die Buchhaltung kann auf diese Daten zugreifen und die Lohnabwicklung viel effizienter gestalten. Doppelerfassungen entfallen ganz und der Pflegeaufwand ist deutlich reduziert. Durch Verzicht auf eine Schnittstelle entfällt außerdem ein Risikofaktor. Die Buchhaltung hat somit weniger Arbeit und gleichzeitig verbessert sich die Auskunftsfähigkeit des Unternehmens.

Hohe Qualität des Datenbestands

Es gibt einige Funktionen die dabei helfen, eine hohe Qualität des Datenbestands zu gewährleisten. So werden doppelte Einträge automatisch bereinigt und eingegebene Daten auf logische Zusammenhänge und Plausibilität überprüft. Außerdem werden die Daten in Echtzeit aktualisiert, die Buchungen sind also jederzeit auf dem aktuellsten Stand.

Automatisierte Prozesse

Ein weiterer Vorteil ist, dass ein ERP-System einen großen Teil der notwendigen Arbeitsschritte eigenständig erledigen kann. Für die Buchhaltung ist es wichtig, dass Zahlungsströme aus Ein- und Verkäufen richtig zugeordnet werden. Wird die Buchhaltung über ein ERP-System abgewickelt, können Kunden- und Lieferantendaten automatisch bezogen werden. Ein- und Ausgangsrechnungen werden dann automatisch erstellt, den richtigen Konten zugeordnet und verbucht. Außerdem stehen die in der Buchhaltung hinterlegten Informationen auch Nutzern aus anderen Unternehmensbereichen zur Verfügung.

Einheitliche Schnittstelle

Die Anwender des ERP-Systems haben eine einheitliche Benutzerschnittstelle. Das heißt, sie benötigen auch nur ein Kennwort um in verschiedenen Bereichen arbeiten zu können. Dies vereinfacht nicht nur die tägliche Arbeit, sondern ist auch insbesondere für die Sicherung der Daten sinnvoll.

Einfache Datenübertragung an Steuerbehörden

Seit 2015 regelt die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) die Aufbewahrung und Verarbeitung steuerrelevanter, elektronischer Daten. Unternehmen die ihre Buchhaltung digital abwickeln, müssen laut GoBD einige Vorgaben erfüllen. So müssen Buchungen beispielsweise innerhalb einer bestimmter Frist erfolgen. Elektronische Aufzeichnungen, Belege und Buchungen müssen Sie außerdem unter Berücksichtigung des geltenden Datenschutzrechts aufbewahren und Steuerbehörden müssen Zugriffsrechte eingeräumt werden. Ein modernes ERP-System mit integrierter Finanzbuchhaltung bietet in diesem Zusammenhang einige Funktionen, die von Vorteil sind. Dokumente können Sie beispielsweise schnell und unkompliziert elektronisch erfassen und archivieren. Zeitgerechte Buchungen sind teilweise durch Automatismen lösbar und durch die DSGVO ist eine sichere Datenspeicherung Standard in jedem ERP-System. Auch bezüglich der Zugriffsmöglichkeit für Steuerbehörden gibt es eine Lösung: Sie können ganz einfach einen User mit eingeschränkten Leserechten anlegen.

FAZIT

Jedes Unternehmen ist anders und es gibt keine allgemeingültige Lösung, die für alle zu empfehlen ist. Die Anforderungen an Transparenz, Aktualität und Qualität der betriebswirtschaftlichen Daten steigen jedoch stetig an und ab einer gewissen Unternehmensgröße ist der Einsatz eines ERP-Systems mit integrierter Finanzbuchhaltung durchaus sinnvoll. Gerade dann, wenn man die Daten nicht nur aus steuerlichen Gründen nutzen, sondern auch sein Unternehmen und dessen Kennzahlen genauestens kennen und analysieren möchte. Allerdings sollten Sie nicht außer Acht lassen, dass dies auch immer geschultes Personal in der Buchhaltung erfordert.

Wenn Sie mehr zum Thema integrierte Finanzbuchhaltung oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir helfen Ihnen gerne weiter und freuen uns auf Sie!

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Ein Leitfaden für frischgebackene Projektleiter

Erfahrungsgemäß ist es so, dass ein berufserfahrener Mitarbeiter die Leitung eines ERP-Projekts übernimmt. Dies hat natürlich einige Vorteile. Er verfügt über ein gutes Fachwissen und ist mit den bereichsinternen Abläufen bestens vertraut. Außerdem kann er seine Kollegen gut einschätzen und somit bei der Zusammensetzung des Projektteams wertvolle Empfehlungen aussprechen. Aber wie so oft – wo es Licht gibt, fällt auch Schatten. Bei der Projektleitung stehen Führungsaufgaben klar im Vordergrund. In vielen Unternehmen gehört es mittlerweile zum Alltag, dass ein Mitarbeiter der normalerweise nicht mit den Aufgaben der Projektleitung in Berührung kommt, plötzlich ein Team leiten und die Verantwortung für ein komplexes ERP-Projekt tragen sollen. Was dabei nicht berücksichtigt wird: Die Anforderungen an einen Projektleiter sind mit denen, die beispielsweise an einen technischen Mitarbeiter gestellt werden, nicht zu vergleichen.

Eine naturgemäß schwierige Situation, bei der Rollenkonflikte vorprogrammiert sind. Problematisch wird es, wenn die individuellen Fähigkeiten des Mitarbeiters nicht zu dem Rollenprofil einer typischen Führungskraft passen oder es schlichtweg an Erfahrung mangelt. Sich neuen Herausforderungen zu stellen ist natürlich prinzipiell nichts Schlechtes, oft resultiert diese Konfrontation aber in Überforderung, woraus sich leicht Fehlentscheidungen und Konflikte entwickeln. Gerade bei einem ERP-Projekt, in das viel Zeit und andere Ressourcen investiert werden, ist das natürlich kontraproduktiv. In diesem Beitrag sind einige nützliche Tipps zusammengefasst, die Ihnen als Neuling im Projektmanagement den Start vereinfachen sollen.

Vor Projektbeginn – strukturiert an neue Aufgaben herangehen

Bevor Sie es sich nun aber anders überlegen – mit einer guten Vorbereitung und einem guten Team können Sie Ihrer Aufgabe als Projektleiter gelassen entgegensehen. Die ersten wichtigen Punkte können Sie bereits vor Projektbeginn umsetzen. Grundsätzlich gibt es drei Bereiche, die Ihren Erfolg als Projektleiter ohne direkte Vorgesetztenfunktion beeinflussen.

  • die sachliche, organisatorische Managementebene
  • die menschliche, persönliche Kollegenebene
  • das eigene Rollenverständnis

Die Managementebene

Ein ERP-Projekt ist immer eine temporäre Doppelbelastung für die einzelnen Teammitglieder. Ein Umstand dem sich jeder bewusst sein sollte, wenn er bei der Projektumsetzung mitwirken möchte. Trotzdem ist die vorübergehende Mehrarbeit oft die Quelle von Konflikten. Der Grund dafür ist schnell gefunden.

Ein Beispiel zur Verdeutlichung

Nehmen wir an, Sie haben sich vor Beginn des Projekts nicht mit dem Abteilungsleiter Ihres Key-Users zusammengesetzt, einfach weil Sie nicht wussten dass es wichtig ist. Das Projekt beginnt und Sie als Projektleiter sowie der Abteilungsleiter fordern weiterhin gleichermaßen die Aufmerksamkeit des Mitarbeiters. Sie delegieren Aufgaben an ihn, dieser ist weiterhin seinem regulären Vorgesetzten unterstellt und muss das normal anfallende Tagesgeschäft ebenfalls bewältigen. Ihrem Key-User fällt es zunehmend schwer die Aufgaben des Projekts mit denen des Tagesgeschäfts zu vereinen und allen gerecht zu werden. Nun hat er zwei Möglichkeiten. Entweder er kommuniziert rechtzeitig, dass er überfordert ist und Hilfe benötigt oder er lässt die Situation weiterlaufen wie bisher. Dabei bleibt entweder eine Seite ganz auf der Strecke oder beide Seiten werden nur halbherzig erledigt. Am Ende sind es die Key-User, die mit Gegenwind aus der Abteilung sowie ihren Projektpartnern rechnen müssen und viele Überstunden machen müssen. Das Ergebnis sind meistens überarbeitete, frustrierte Mitarbeiter, die sich in Zukunft sicher nicht noch einmal für den Posten zur Verfügung stellen.

Involvieren Sie die Vorgesetzten Ihrer Key-User 

Zum Glück ist dies eine Situation, die Sie einfach umgehen können. Der Schlüssel zum Erfolg lautet wie so oft: Kommunikation. Wird ein Key-User nicht ausreichend unterstützt, ist es Ihre Aufgabe sich mit dem jeweiligen Abteilungsleiter zusammenzusetzen. Suchen Sie am besten bereits vor Beginn des Projekts das Gespräch zum Abteilungsleiter und finden Sie gemeinsam eine Lösung. Ein Schritt den Sie unbedingt beachten sollten, denn Sie als Projektleiter verfolgen andere Ziele als die Abteilungsleiter. Unterschiedliche Interessen und strittige Punkte können Sie so klären, ohne es auf dem Rücken der Mitarbeiter auszutragen. Damit das Projekt erfolgreich umgesetzt und das Tagesgeschäft nicht auf der Strecke bleibt, ist es in dieser Zeit umso wichtiger, dass alle an einem Strang ziehen – auch wenn das bedeutet, mal eine Aufgabe für den Kollegen zu übernehmen oder eine Stunde länger zu arbeiten. Machen Sie allen Beteiligten klar, dass dies eine temporäre Umstellung ist, die am Ende dem gesamten Unternehmen zugute kommt.

„Das bisschen Projektmanagement macht sich von allein“

Gleiches gilt im Übrigen auch für Sie als Projektleiter. Das mag nun vielleicht übertrieben klingen, aber ein Projekt zu leiten ist sozusagen ein Fulltime-Job. Ein ERP-Projekt muss kontinuierlich gemanagt werden und benötigt viel Aufmerksamkeit, da Sie in ständigem Kontakt und Austausch mit Geschäftsführung, Key-Usern, Abteilungsleitern und dem Kunden stehen.

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Die Kollegenebene

Machen Sie sich frühzeitig mit Ihrem Projektteam vertraut

Damit Sie Ihre Aufgabe als Projektleiter gut und gewissenhaft durchführen können, sollten Sie sich vorher mit den einzelnen Teammitgliedern auseinandersetzen. Falls Sie die Möglichkeit haben, versuchen Sie bei der Zusammensetzung des Teams mitzuwirken. Es ist Teil der Führungsverantwortung, die Stärken und Schwächen einzelner Mitarbeiter zu beobachten und ihnen Raum zur Weiterentwicklung zu bieten. Nur wenn Sie Ihr Team gut kennen, können Sie gezielt Aufgaben verteilen und das Team koordinieren. Fragen, die Sie sich stellen können:

  • Was sind die Stärken und Schwächen meiner Key-User?
  • Wie sind die Beziehungen der Key-User zu Ihren Kollegen?
  • Wo liegen fachliche Kompetenzen?

Gerade wenn Sie mit Kollegen zusammenarbeiten, mit denen Sie sonst vielleicht weniger zu tun haben, macht es Sinn sich vor Projektbeginn im Rahmen eines Kick-Offs zusammenzusetzen und alle bekanntzumachen.

Das eigene Rollenverständnis

Der bereits weiter oben angesprochene Rollenkonflikt ist die wohl schwierigste Herausforderung, die Sie als Projektleiter meistern müssen. Es gibt unzählige Möglichkeiten und Arten ein Team anzuleiten. Welche gibt es und wie findet man die richtige? Im Grunde strahlt jemand in Ihrer Position schon eine gewisse Grundautorität aus. Sie können entweder alles bis ins kleinste Detail erklären und jede Entscheidung rechtfertigen oder Ihr Team einfach vor vollendete Tatsachen stellen. Sie können sich Ihren Kollegen wie gewohnt auf Augenhöhe nähern, als Coach auftreten oder einfach nur plumpe Anweisungen geben. Was Sie sich dabei unbedingt vor Augen halten sollten: Im Alltag arbeiten Sie auf Augenhöhe miteinander, erledigen womöglich gleiche oder ähnliche Aufgaben. Durch die Rolle als Projektleiter steigen Sie, wenn auch ungewollt und nur auf Zeit, auf der Hierarchieleiter automatisch eine Ebene nach oben und nehmen eine Art Vorgesetztenfunktion ein. Nutzen Sie diese Situation nun aus und verteilen lediglich Anweisungen, werden Sie bei Ihren Kollegen nicht gerade mit Sympathie punkten und Ihre Akzeptanz ist sicherlich schnell beeinträchtigt.

Projekterfolg vs. Kollegenbeziehung

Der Wunsch eines jeden Projektverantwortlichen ist es natürlich, dass alle an einem Strang ziehen und das Projekt zügig über die Bühne gebracht wird. Darauf können und sollten Sie sich aber nicht verlassen. Im Zweifelsfall müssen Sie durchgreifen können, um das Projekt und die Mitarbeiter wieder auf die richtige Bahn lenken. Am Ende des Tages sind Sie für den Erfolg des Projekts verantwortlich. Erfolg wird daran gemessen, ob Sie die Projektziele termingerecht und unter Einhaltung des Budgets umgesetzt haben. Wie die Mitarbeiter Sie oder Ihre Methoden dabei finden, spielt im Endeffekt keine Rolle. Es gibt aber auch noch einen Arbeitsalltag nach dem Projekt – und sicherlich wünschen Sie sich auch weiterhin eine gute Beziehung zu den Kollegen. Wie sollten Sie nun am besten mit der Situation umgehen?

Finden Sie eine gute Balance

Wahrscheinlich befinden Sie sich in einer ungewohnten Situation und es fällt Ihnen schwer Anweisungen zu geben. Versuchen Sie einen Kompromiss zu finden, mit dem alle Beteiligten zufrieden sind. Machen Sie deutlich, dass Sie Ihren Aufgabe gut machen möchten und es nun mal dazu gehört Aufgaben an andere zu delegieren. Bleiben Sie dabei authentisch und gehen Sie mit gutem Beispiel voran. Versuchen Sie Ihr Team für das Projekt zu begeistern und eine gute Atmosphäre zu schaffen. Sehen Sie sich als eine Art Moderator, der die Verantwortung für die Ergebnisse trägt. Eine Regel die dabei wirklich immer gilt: Egal wie gestresst Sie sind, behandeln Sie jeden Mitarbeiter mit Respekt – ohne Ausnahme.

Wichtige Bereiche und Basiswissen

Mit diesen Bereichen sollten Sie sich vor Projektbeginn außerdem auseinandersetzen:

  • Ablauf- und Terminplanung
  • Kostenplanung
  • Risikomanagement
  • Projektcontrolling
  • Projektorganisation und -dokumentation

Die Umsetzungsphase – was sollten Sie sonst noch beachten?

Formulieren Sie klare Ziele

Nur wer weiß wohin er will, kann auch dort ankommen. Besprechen Sie so detailliert wie möglich mit dem Kunden, welche Anforderungen er an das Projekt hat. Gerade bei sehr technikorientierten Projekten wie einer ERP-Einführung ist dies schwierig, da der Kunde oft wenig Vorstellung von den technischen Optionen hat. Eine gute Möglichkeit, diese verständlich aufzuzeigen ist zum Beispiel ein Workshop. Sie sollten Projektziele aber nicht nur mit dem Kunden, sondern auch vorab im Team besprechen, was bis wann erledigt sein sollte und welche Zwischenziele es gibt. Laufen Sie nicht ohne Plan los, sondern erarbeiten Sie einen klaren Auftrag, mit klaren Zielen und Zeitvorgaben. Wie Sie konkrete Ziele definieren, lesen Sie hier.

Delegieren Sie Aufgaben

Als Projektleiter hat man oft das Gefühl, alles selbst machen zu müssen. Dabei sollte Arbeit in Projekten immer Teamwork sein. Wer sich zu viel zumutet und die Kontrolle nicht abgeben kann, riskiert schnell eine Situation der Überforderung. Wie weiter oben bereits erwähnt, sollten Sie als Projektleiter die Stärken und Schwächen einzelner Teammitglieder kennen und dementsprechend sinnvoll die Aufgaben verteilen. Dabei sollten Sie darauf achten, dass diese termingerecht und vollständig erledigt werden. Formulieren Sie klar die Aufgabe und das Ergebnis, das Sie erwarten. Es ist nicht Ihre Aufgabe, sich danach noch einzumischen oder die Aufgabe gar selbst zu erledigen. Was natürlich nicht heißen soll, dass Sie kein offenes Ohr mehr haben sollen, falls es Probleme gibt. Arbeit zu delegieren hat einige Vorteile. Es hilft Ihnen dabei, sich selbst zu entlasten und nicht in Stress zu geraten. Sie können sich auf Ihre eigenen Aufgaben fokussieren und bieten anderen die Chance zu lernen. Sie können nicht in allen Bereichen ein Experte sein. Nutzen Sie das Potential der gesamten Gruppe, so kann jeder tun, was er am besten kann.

Kommunizieren Sie Erfolge und Probleme

Um eines Vorweg zu nehmen – egal wie gut Sie alles planen und vorbereiten, die Wahrscheinlichkeit dass Sie im Laufe des Projekts vor einem Problem stehen und nicht weiter wissen ist recht groß. Nun heißt es: den Kopf nicht in den Sand stecken. Probleme sollten Sie direkt offen im Team kommunizieren. Oft ist es so, dass ein ausgesprochenes Problem schnell keines mehr ist. Sie können nicht alles wissen und die Chance, dass jemand eine passende Lösung für das Problem kennt, ist im Team viel größer. Zudem motiviert ein gemeinsam gelöstes Problem das ganze Team. Neben Problemen sollten Sie aber natürlich auch gute Leistungen und Zwischenziele loben, im Team sowie beim Kunden.

Setzten Sie sich mit den Risiken auseinander

Was wenn der Key-User plötzlich krank wird oder der Kunde unzufrieden ist? Was wenn die Einführung nicht termingerecht umgesetzt werden kann oder der Server abstürzt? Diese oder ähnliche Fragen könnten Ihnen schlaflose Nächte bereiten. Ein ERP-Projekt bedeutet immer Chance und Risiko zugleich. Risiken gehören zum Projektalltag dazu, Sie können sie nicht ausschließen. Was Sie aber tun können, ist sich ihrer bewusst zu sein. Vor Beginn des Projekts sollten Sie sich Gedanken darüber machen, welche Worst-Case-Szenarien eintreten könnten. Fragen, die Sie sich stellen können:

  • Was ist die schlimmste anzunehmende Situation, die eintreten kann?
  • Welche Probleme können sonst noch auftreten?
  • Welche Auswirkungen haben die Probleme auf das Projekt?
  • Ist es möglich, die Eintrittswahrscheinlichkeit zu senken?
  • Welche Schritte muss ich einleiten, sollte das Problem eintreten?

Risiken sollten Sie immer in der Termin- und Kostenplanung kalkulieren. Ein aktiver Umgang mit Risiken bringt Ihnen Sicherheit.

Planen Sie die Kommunikation untereinander

Bei schlecht organisierten Projekten kommt es vor, dass Arbeit doppelt oder garnicht erledigt wird oder man nicht genau weiß, wer für was verantwortlich ist. Besonders effektiv ist das nicht. Besonders dann nicht, wenn man ein begrenztes Zeitfenster hat. Auch hierfür gibt es eine simple Lösung. Fertigen Sie eine Liste an, die jedem zugänglich ist. Diese Punkte könnte Ihre Liste beinhalten:

  • Welche Personen sind am Projekt beteiligt?
    • Welche Funktion haben diese Personen im Projekt?
    • Wie kann man die Personen erreichen? Wie wird generell untereinander kommuniziert?
    • Wer ist Ansprechpartner bei Fragen und Problemen?
  • Wer hat welche Aufgaben und bis wann müssen diese erledigt sein?
  • Wann finden Meetings statt?
    • Welche Punkte werden beim Meeting besprochen?
    • Wer dokumentiert die besprochenen Punkte?
    • Muss jeder an dem Meeting teilnehmen?

Sind Aufgaben visuell konkret zugeteilt und für alle einsehbar festgehalten, neigen Menschen dazu diese auch zeitnah und gewissenhafter zu erledigen. Niemand möchte derjenige sein, dem alle hinterherlaufen müssen und auf den man sich nicht verlassen kann.

Nach dem Projekt ist vor dem Projekt

Die Projektbeteiligten fiebern dem Stichtag entgegen und man könnte meinen, dass das Projekt nach erfolgreicher Umsetzung auch tatsächlich einen Abschluss findet. Sie als Projektleiter haben danach allerdings noch einige Schritte zu erledigen. So sollten Sie beispielsweise dokumentieren, ob sich der Aufwand aus wirtschaftlicher Sicht gelohnt hat und alle wichtigen Ergebnisse richtig festhalten.

Fazit

Wie Sie merken, können Sie einige Punkte bereits vor Projektbeginn angehen und auch wenn Sie die Rolle des Projektleiters haben, müssen Sie sich nicht allen Aufgaben allein stellen. Besonders wichtig ist die Beziehung zwischen Ihnen und der Geschäftsführung. Diese muss hinter dem Projekt stehen und Ihnen bei Problemen den Rücken stärken. Ohne deren Unterstützung wird es für Sie schwer, dem Team gegenüber eine Autorität zu entwickeln. Versuchen Sie aber nicht, das ERP-Projekt strikt nach Anweisung der Geschäftsführung durchzusetzen, ohne nach links und rechts zu sehen. Dies bringt mit hoher Wahrscheinlichkeit Probleme und Widerstände durch die Belegschaft. Sollten Sie sich dennoch unsicher sein, könnten Sie sich beispielsweise durch Schulungen oder Seminare die wichtigsten Grundlagen aneignen, ehe Sie die Projektleitung übernehmen.

Wenn Sie mehr zum Thema Projektleitung oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

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Welche Eigenschaften sollte ein Projektleiter mitbringen?

Nachdem Sie sich für ein ERP-System entschieden haben, geht es in die Umsetzungsphase. Für die Zusammenstellung des Projektteams benötigen Sie zunächst einen Projektleiter und Key-User. Die Projektleitung spielt eine zentrale Rolle bei der Einführung eines ERP-Systems. Die Entscheidung, wer diese Aufgabe übernimmt, sollten Sie deshalb nicht halbherzig treffen. Ein Mitarbeiter der alle wesentlichen Eigenschaften mitbringt, wirkt sich positiv auf den Verlauf und die allgemeine Stimmung im Team aus – für einen erfolgreichen und zügigen Abschluss ist dies unerlässlich. Fällt die Wahl hingegen auf eine für die Rolle eher ungeeignete Person, sind Konflikte vorprogrammiert. Das Projekt zieht sich in die Länge und die Kosten können dadurch immens ansteigen. Doch wie findet man die richtige Person für diese Herausforderung? Im heutigen Beitrag geht es darum, wie Sie als Unternehmer die richtige Entscheidung treffen und welche Eigenschaften ein guter Projektleiter mitbringen sollte.

Projektleitung und Key-User – wer ist für was zuständig?

Wenn Sie schon einmal ein ERP-Projekt geplant oder auch umgesetzt haben, wissen Sie sicherlich, dass ein solches Projekt einer Großbaustelle gleichen kann. Keiner weiß so ganz genau, was der andere eigentlich macht und wer für was zuständig ist. Deshalb ist es gut, die beiden Rollenprofile erst einmal klar zu definieren – besonders weil sich die Aufgaben in einigen Bereichen überschneiden.

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Der Projektleiter betreut das Projekt als Ganzes. Er koordiniert Aufgaben und Abläufe im Team, überwacht den Fortschritt des Projekts und gibt in diesem Zuge auch regelmäßig den aktuellen Status an die Geschäftsführung weiter. Darüber hinaus werden durch die Projektleitung auch fachliche Entscheidungen bezüglich der Umsetzung getroffen. Die Key-User hingegen sind für einen bestimmten Bereich zuständig, weshalb es in großen Unternehmen auch mehrere Key-User geben kann. In kleinen Unternehmen übernimmt diese Aufgabe aber in der Regel nur eine Person. Key-User sind der erste Ansprechpartner bei Fragen und sozusagen das Bindeglied zwischen Belegschaft, Geschäftsführung und dem ERP-Anbieter. Weiterhin planen sie die Schulung der Mitarbeiter im System und führen diese nach erfolgreicher Umsetzung auch durch. Wie Sie geeignete Key-User für Ihr Projekt gewinnen, erfahren Sie hier.

Was unterscheidet die Projektleitung vom Key-User?

Die Aufgabenprofile von Projektleitung und Key-User sind natürlich sehr unterschiedlich, dennoch weisen beide Rollen auch einige Parallelen auf. So versuchen beide die Akzeptanz für das Projekt zu stärken, indem sie die positiven Seiten aufzeigen und versuchen Ängste zu nehmen. Dafür benötigen sie vor allem Einfühlungsvermögen und Verständnis, denn ob das Projekt am Ende des Tages erfolgreich ist oder nicht liegt zum größten Teil an der Belegschaft. Lehnt diese das System ab, wird es früher oder später scheitern. Der große Unterschied zwischen Projektleitung und Key-User liegt in der Personalführung. Dieser Punkt wird häufig unterschätzt, denn natürlich muss der Projektleiter auch Führungsaufgaben übernehmen. Für die Dauer des Projekts ist der Projektleiter der Vorgesetzte der Key-User. Im Vergleich zu den Key-Usern wird die Rolle der Projektleitung oft stärker als Managementaufgabe wahrgenommen.

Was sollte ein guter Projektleiter mitbringen?

Wie der Name schon sagt, ist es die Aufgabe eines Projektleiters, das Projekt zu leiten und erfolgreich zum Ziel zu führen. Dies geht natürlich mit viel Verantwortung einher – eine Aufgabe die nicht jedem liegt. Eine geeignete Person zu finden, die sich dieser Situation gewachsen fühlt, kann deshalb durchaus knifflig sein. Viele Unternehmer fühlen sich an dieser Stelle der ERP-Einführung bereits überfordert und gehen deshalb den offenbar einfachsten und schnellsten Weg – der Projektleiter wird aufgrund seines Fachwissens oder seiner Position im Unternehmen ernannt. Warum dies nicht immer die beste Lösung ist und auf welche Eigenschaften Sie achten können, um sich die Auswahl etwas zu erleichtern, lesen Sie nachfolgend.

Fachkompetenz

Die Anforderungen an einen Projektleiter haben sich im Gegensatz zu früher grundlegend geändert. Vor einigen Jahrzehnten galten Projektleiter noch als reine Fachexperten, die technische Probleme lösten. Fachwissen ist durchaus wichtig, da ein Projektleiter auch technische Zusammenhänge verstehen und bewerten können sollte. Oft wird aber außer Acht gelassen, dass ein Projektleiter mehr benötigt als nur fachliches Know-how. Heute tragen sie Verantwortung in allen Bereichen. Sie managen nicht nur, sondern verhandeln, koordinieren, trösten, lösen Konflikte und motivieren ihr Team immer wieder neu.

Blick für das „große Ganze“

In stressigen Phasen sollte ein Projektleiter in der Lage sein, sich aus der Situation herauszuziehen und einen Schritt zurückzugehen, um die Dinge von außerhalb zu betrachten. Den Überblick zu behalten und das Wesentliche nicht aus den Augen zu verlieren ist bei der Einführung eines ERP-Systems sehr wichtig. Viele Mitarbeiter sind in einem bestimmten Bereich besonders gut, oder widmen sich einer Aufgabe sehr akribisch und detailliert. Diese Person ist gewiss unverzichtbar für Ihr Unternehmen, aber eher fehl am Platz, wenn es darum geht, die Leitung eines ERP-Projekts zu koordinieren. Ein Mitarbeiter aus der IT-Abteilung beispielsweise ist tendenziell eher ungeeignet für diese Aufgabe. Sich von der technischen Ebene zu trennen und in Sichtweisen anderer Mitarbeiter einzufühlen, fällt diesem oft schwer. Aber hier gilt – Ausnahmen bestätigen die Regel. Nur weil ein Mitarbeiter in der IT-Abteilung arbeitet, müssen Sie ihn nicht automatisch von der Liste streichen.

Führungskompetenz

Die Personalführung ist ein wichtiger Bereich des Projektleiters. Menschen zu führen ist eine komplexe und verantwortungsvolle Aufgabe. Sicherlich kann man sich einige nützliche Tipps anlesen um den eigenen Führungsstil zu verbessern, aber vor allem die Persönlichkeit muss stimmen – und diese kann man sich nicht einfach aneignen oder verändern. Es geht darum, das Vertrauen der Mitarbeiter zu gewinnen, indem man ehrlich ist und authentisch handelt.

Was macht einen guten Führungsstil aus?

Ein Projektleiter bildet sozusagen den Knotenpunkt, an dem alle wichtigen Entscheidungen, Informationen und auch die unterschiedlichsten Charaktere zusammentreffen. Kommunikationsstärke ist deshalb das A und O in einer leitenden Position – und zwar auf den unterschiedlichsten Ebenen. Dafür braucht man vor allem sehr viel Feingefühl und die richtigen Antennen um seine Umgebung wahrzunehmen und richtig zu deuten. Nur wer gut zuhört und wachsam ist, kann beispielsweise auch negative Stimmungen im Team spüren, auch ohne dass sie jemand gezielt aussprechen muss.

Soft Skills – Durchsetzungsvermögen vs. Empathie

Viele Projekte scheitern an mangelnder sozialer Kompetenz des Projektleiters. Ein guter Projektleiter sollte deshalb eine gute Menschenkenntnis haben und empathisch handeln. Widerstände und Konflikte seitens der Belegschaft beispielsweise, entstehen nicht weil diese Sie ärgern möchten, sondern vielmehr aus Ängsten heraus. Es ist Aufgabe der Projektleitung, diese zu ernst zu nehmen, aufzuklären und Konflikte zu lösen. Dies geht nicht ohne Verständnis für die individuellen Ansichten und Bedürfnisse der Mitarbeiter. Auf der anderen Seite sollte ein Projektleiter aber auch durchsetzungstark sein. Priorisiert ein Teammitglied andere Aufgaben beispielsweise höher als die des Projekts, muss der Projektleiter dies ansprechen und Leistung einfordern. Tut er dies nicht, wird er möglicherweise nicht mehr ernst genommen und solche Situationen häufen sich künftig.

Gutes Gefühl für das operative Tagesgeschäft

Oft liegt es Nahe die Projektleitung einem Mitglied der Geschäftsführung zu überlassen, schließlich bringt diese Person viel Erfahrung mit. In der Umsetzung hat dies in der Vergangenheit allerdings häufig zu Problemen geführt. Der Grund hierfür ist recht einfach, gerade in größeren Unternehmen ist die Geschäftsleitung zu weit vom operativen Tagesgeschäft entfernt. Oft kommt diese gar nicht erst mit dem ERP-System in Berührung – wie sollte diese daher richtig einschätzen können, welche Funktionen Sinn ergeben und im Alltag tatsächlich genutzt werden?

ERP-Projekt nimmt viel Zeit in Anspruch

Weiterhin nimmt ein ERP-Projekt viel Zeit in Anspruch. Neben dem Tagesgeschäft noch Zeit freizuschaufeln ist für jemanden in einer geschäftsführenden Position vermutlich schwierig. Aber auch hier gilt – dies ist nicht in Stein gemeißelt und gilt auch nicht für alle Unternehmen gleichermaßen. In kleineren Unternehmen beispielsweise, wäre diese herangehensweise eher umsetzbar. Die Eigenschaften, die ein guter Projektleiter mitbringen sollte, haben keinen direkten Bezug zu seiner Position im Unternehmen. Ein junger Kollege kann ebenfalls eine Bereicherung für das Team sein. Oft gehen diese mit viel Energie und Elan an neue Aufgaben heran, was sich wiederum positiv auf die Atmosphäre im Team auswirkt. Der Nachteil, junge Mitarbeiter haben in der Regel wenig bis gar keine Erfahrung damit ein Team anzuleiten. Aber auch hier gilt, es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen. Man wächst mit seinen Aufgaben und manche Dinge lernt man eben erst, wenn man einige Male auf die Nase gefallen ist.

Fazit

Kein Projekt läuft Ideal und eine Person zu finden, die alle wichtigen Eigenschaften mitbringt, ist nicht immer leicht. Die Balance zwischen Durchsetzungsvermögen und Fingerspitzengefühl zu halten ist ebenfalls eine Herausforderung. Auf der einen Seite muss der Projektleiter für das Projekt begeistern können, Ängste nehmen und die Belegschaft mit ins Boot holen. Auf der anderen Seite muss er aber auch durchgreifen, die Ziele verfolgen und das Projekt zu einem zügigen Abschluss bringen – auch wenn das bedeutet, dass man nicht jeden individuellen Wunsch berücksichtigen kann. Bei einem Projekt wo viele Menschen involviert sind, die alle eigene Vorstellungen, Ansichten, Wünsche und Bedürfnisse haben, kann man nie alle gleichermaßen zufriedenstellen. Sollten Sie allerdings partout keinen Mitarbeiter finden, der für die Rolle in Frage kommt, kann es Sinn machen die Aufgaben an mehrere Personen zu verteilen, beispielsweise indem man fachliche von organisatorischen Aufgaben trennt oder eine externe Unterstützung hinzuzieht.

Wenn Sie mehr zum Thema Projektleitung und ERP-Einführung im Unternehmen oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir beraten Sie gerne!

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Aus welchen Gründen scheitert ein ERP-Projekt?

Die Einführung einer ERP-Software ist für ein Unternehmen Chance und Risiko zugleich. Im Idealfall wird das Projekt ohne größere Probleme abgeschlossen und Sie bemerken rasch verbesserte Abläufe. Um ein Projekt dieser Größenordnung umsetzen zu können, müssen ERP-Anbieter und Unternehmen Hand in Hand arbeiten. Trotzdem gibt es einige Stolperfallen, die das Projekt in die Länge ziehen oder Sie wieder einen Schritt zurückwerfen können. Dass ein ERP-Projekt ganz und gar scheitert, kommt im Mittelstand nur selten vor – aber es passiert. Beide Seiten können für ein Scheitern des Projekts verantwortlich sein, häufig aus denselben Gründen. Um auf alle Situationen gut vorbereitet zu sein, sollten Sie mögliche Hindernisse kennen und rechtzeitig aus dem Weg räumen, wenn es nötig ist. Aber aus welchen Gründen scheitert ein ERP-Projekt?

Gründe für Scheitern sind vielfältig

Ein ERP-Projekt scheitert nicht aus einem einzigen Grund. Oftmals sind es verschiedene Gründe, die zusammenhängen und sich gegenseitig beeinflussen. Nachfolgend sind fünf Punkte zusammengefasst, die häufig mit einem gescheiterten ERP-Projekt in Zusammenhang gebracht werden.

1. Ungeeignetes Projektteam

Einer Veränderung, die den Arbeitsalltag zunächst auf den Kopf stellt, begegnen viele Mitarbeiter naturgemäß erst einmal mit Skepsis. Diese Situation zu managen ist nicht ganz einfach. Ein professionelles Projektteam sowie klare Zuständigkeiten sind deshalb das A und O. Die Sorgen und Bedenken der Belegschaft sollten Sie in jedem Fall ernst nehmen – sie sind schließlich diejenigen, die künftig mit der neuen Software arbeiten und somit auch maßgeblich am Erfolg oder Misserfolg des Projekts beteiligt sind. Aus diesem Grund ist es besonders wichtig, dass die neue Software bei der Belegschaft Akzeptanz findet. Wird der Sinn hinter der Veränderung nicht erkannt und das Projekt nicht akzeptiert, wird es mit großer Gewissheit früher oder später scheitern. Das Projektteam sollte deshalb durch regelmäßige Meetings über den Fortschritt des Projekts berichten, um die Akzeptanz für die neue Software zu steigern.

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Weiterhin sollte genau erklärt werden, welche Ziele mit der Veränderung verfolgt werden, was genau sich verändern wird und welche Vorteile es für jeden einzelnen Mitarbeiter bringt. Machen Sie deutlich, dass die Software nicht eingesetzt wird um Arbeitsplätze zu ersetzen, sondern um den Tagesablauf für jeden einfacher und effizienter zu gestalten. Erst wenn alle an einem Strang ziehen, kann die Umsetzung erfolgreich sein. Wie Sie sehen – das Projektteam trägt eine große Verantwortung und muss viele Herausforderungen meistern. Machen Sie sich also im Vorfeld Gedanken darüber, wer welche Rolle besetzen sollte. Nicht jeder ist für jede Position gut geeignet. Fehlende Kompetenzen oder auch zu wenig Einfühlungsvermögen im Team führen eigentlich immer zu Problemen, erschweren die Umsetzung und somit auch einen erfolgreichen Projektabschluss. Wie Sie ein gutes Projektteam zusammenstellen, welche Eigenschaften die Beteiligten mitbringen und was Sie sonst noch beachten sollten, können Sie hier nachlesen.

2. Flache Hierarchien

Heutzutage haben viele Unternehmen nur sehr flache Hierarchien und Strukturen. Eigentlich ist das sehr fortschrittlich, denn so kann sich jeder Mitarbeiter einbringen und Entscheidungen treffen Sie gemeinsam. Dieses Vorgehen hat in jedem Fall einige Vorteile. Alle können und dürfen mitreden und ein harmonisches Miteinander steht auf der Prioritätenliste in der Regel weit oben. Wie bei so vielen Dingen, gibt es aber auch bei dieser Regelung einige Nachteile – insbesondere wenn es um eine ERP-Einführung geht. Projektmanagement und Anbieter möchten das Projekt zügig und einfach umzusetzen. Das Streben nach Harmonie führt aber oft dazu, dass jeder es jedem Recht machen möchte. Alle Wünsche, Ideen und Verbesserungsvorschläge zu berücksichtigen ist aber fast nicht möglich und führt auch nur selten zu einem zügigen Projektabschluss.

Klare Zuständigkeiten schaffen

Die Belegschaft rechtzeitig in die Planung mit einzubeziehen und ihnen ein gewisses Mitspracherecht einzuräumen ist durchaus wichtig. Wie immer kommt es jedoch auf die Balance an, denn wichtige Entscheidungen sollten zeitnah getroffen werden. Gibt es zu viele Projektbeteiligte, wird es schnell kompliziert. Weiterhin neigen viele Mitarbeiter dazu, nur die eigene Position im Unternehmen zu sehen. Wünsche und Ideen werden erfahrungsgemäß oft nur auf den eigenen Anwendungsbereich bezogen – eine prozessorientierte Sicht- und Arbeitsweise, sowie Verständnis für die Bedürfnisse und Aufgaben anderer Unternehmensbereiche fehlen häufig. Man möchte Veränderungen zulassen, ist aber nicht bereit alte Gewohnheiten abzulegen. Kurz gesagt, viele relevante Entscheidungen können so ausgebremst werden. Um dem entgegenzuwirken, sollten Sie klare Verantwortlichkeiten schaffen und vor allem konkrete Ziele formulieren.

3. Sogenannte „Fürstentümer“ im Unternehmen

In jedem Unternehmen gibt es eigene Abteilungen mit eigenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Zudem hat jeder Mitarbeiter sein eigenes Rollenverständnis. Dass sich mit der Zeit eine Art Geflecht aus Hierarchien und Zuständigkeiten entwickelt ist also ganz normal. Abteilungen werden daher intern häufig wie „Fürstentümer“ gemanagt. Kommen nun fremde Abläufe oder Aufgaben in die eigene Abteilung, sind Konflikte vorprogrammiert. Gut funktionierende Insellösungen wollen behalten werden. Alte Angewohnheiten abzulegen, über die eigenen Arbeits- und Abteilungsgrenzen hinaus zu denken und zu handeln fällt vielen Mitarbeitern schwer. Hinter dieser Abwehrhaltung versteckt sich oft die Angst, ersetzbar zu sein. Gerade die Einführung einer neuen Software verlangt aber ein Umdenken von allen Beteiligten. Mitarbeiter die sich aus Angst vor Kompetenzverlust querstellen und versuchen die bisherige Vorgehensweise zu verteidigen, können ein ERP-Projekt zum scheitern bringen. Der Schlüssel lautet hier: Kommunikation. Versuchen Sie, Ängste zu nehmen und Ihr Vorhaben von Anfang an so transparent wie möglich zu machen.

4. Gewählte Software passt nicht zum Unternehmen

Viele Unternehmen nehmen die Wahl der Software auf die leichte Schulter. Dabei sollten Sie dieser Aufgabe eigentlich viel Aufmerksamkeit widmen. Der Markt bietet mittlerweile so viele ERP-Systeme, da die richtige Wahl für das eigene Unternehmen zu treffen ist gar nicht so einfach. So ist es nicht verwunderlich, dass die Verantwortlichen mit der Entscheidung über ein geeignetes System oft überfordert sind.

Externe Beratungsfirmen

Die optimale Lösung scheint für viele Unternehmen dann eine externe Beratungsfirma zu sein. Die sollten schließlich Bescheid wissen, oder nicht? Das Problem – Unternehmensberater gehen grundsätzlich von Standardprozessen aus. Mit den Prozessen und Besonderheiten Ihres Unternehmens sind sie nicht vertraut. Diese lernen sie erst dann kennen, wenn die Wahl für die neue Software bereits getroffen ist. Ist die Wahl auf eine für das Unternehmen ungeeignete Software gefallen, wird dies in der Regel erst dann sichtbar, wenn die Umsetzungsphase bereits begonnen hat. Dann fällt auf, die gewählte Software deckt nicht alle Anforderungen ab oder ist zu überdimensioniert. Es wird nachgebessert und angepasst – der Projektabschluss verzögert sich. Wenn Sie externe Berater hinzuziehen möchten, sollten Sie dies unbedingt vor dem Auswahlprozess machen und nicht erst dann, wenn die Wahl bereits getroffen wurde.

Umfangreiche Prozessanalyse

Ein System dass die Geschäftsprozesse falsch abbildet, unflexibel ist und das Tagesgeschäft nicht richtig abdeckt führt oft zu neuen Insellösungen. Gerade diese möchte man durch die Einführung einer ERP-Software eigentlich loswerden. Im schlimmsten Fall müssen Sie dann einen neuen Anbieter auswählen – eine Situation die Sie unbedingt vermeiden sollten. Eine falsche Softwareauswahl ist häufig auf ein mangelhaftes Auswahlverfahren und eine unzureichende Vorbereitung zurückzuführen. Ein vollständiges Pflichtenheft und eine umfangreiche Prozessanalyse sind unbedingt zu empfehlen, haben Sie eine klare Vorstellung der Sollprozesse fällt ihnen die Wahl leichter. Führen Sie den Auswahlprozess gewissenhaft durch, beziehen Sie die Belegschaft mit ein und betrachten Sie bereits im Vorfeld die Gesamtkosten so realistisch wie möglich. Unbedachte Entscheidungen werden recht schnell sehr teuer. Achten Sie außerdem darauf, dass die neue Lösung flexibel und anpassbar ist.

5. Zeit- und Kostenrahmen zu knapp kalkuliert

Ihr ERP-Anbieter geht davon aus, dass Sie mit der Einführung einer Software klare Ziele verfolgen. Schließlich ist dies eine größere Veränderung, die einige Ressourcen in Anspruch nimmt. Viele Unternehmer wollen bei einem ERP-Projekt allerdings häufig eines – Zeit und Geld sparen. Wie weiter oben bereits beschrieben, kommt es zum Glück nur selten vor, dass eine ERP-Einführung komplett scheitert. Dass der geplante Zeit- und Kostenrahmen deutlich überschritten wird, tritt hingegen sehr viel häufiger auf. Probleme entstehen meistens dann, wenn Sie die Vorbereitung nicht gewissenhaft durchgeführt haben und die Einführung zu früh ansetzen. Sind wesentliche Fragen zum Zeitpunkt der Umsetzung noch offen, zieht sich das Projekt unnötig in die Länge und die Kosten, die durch ungeplante Anpassungen entstehen, steigen weiter an. Oft wird auch viel zu wenig Zeit einkalkuliert. Kommt es zu Verzögerungen, verschiebt sich der endgültige Projektabschluss immer wieder nach hinten.

Fazit

Was lässt sich daraus nun mitnehmen? Dass ERP-Projekte scheitern oder sich in die Länge ziehen kann viele Ursachen haben. Alles bis ins kleinste Detail zu planen und jegliche Eventualitäten zu berücksichtigen ist vermutlich auch nicht möglich. Einige Dinge kann man allerdings beachten, um Stolperfallen zu vermeiden. Oft wird das Projekt schon in der Vorbereitung falsch angegangen. Die Erwartungen seitens der Unternehmen an die Anbieter sind oft hoch. Ein Projekt kann aber nicht erfolgreich sein, wenn man selbst nicht seinen Teil dazu beträgt. Planung ist die halbe Miete, das gilt vor allem bei ERP-Projekten. Legen Sie unbedingt fest, welche Prozesse mit der neuen Software optimiert werden sollen und welche konkreten Ziele Sie mit der Einführung verfolgen.

Ängste nehmen und Schulungen anbieten

Machen Sie Ihr Vorhaben von Anfang an transparent, um den Ängsten der Mitarbeiter entgegenzuwirken. Für Ihre Mitarbeiter kommt nicht nur eine neue Benutzeroberfläche hinzu, sie müssen auch lernen bereichsübergreifend zu denken. Es ist in jedem Fall zu empfehlen, eine Schulung anzubieten. Die Belegschaft erlernt neue Arbeitsschritte und Funktionen von Anfang an richtig und es ist für jeden nachvollziehbar, weshalb diese so ausgeführt werden sollten. Ein erfolgreicher Projektabschluss ist nicht viel Wert, wenn die Anwender die Software ablehnen. Sind alle Projektanforderungen umgesetzt gilt die ERP-Einführung als abgeschlossen. Viele Unternehmen neigen dann dazu, die Lösung nicht weiter zu optimieren. Funktionalitäten die eigentlich vorhanden sind, werden nicht genutzt. Sammeln Sie Verbesserungsvorschläge, die Sie dann in Zusammenarbeit mit dem ERP-Anbieter umsetzen können. Wichtig zu verstehen – die Software kann am allerwenigsten etwas für das Scheitern eines ERP-Projekts. Suchen Sie nicht nach Schuldigen, sondern nach einer Lösung.

Wenn Sie mehr zum Thema gescheiterte ERP-Projekte oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir beraten Sie gerne!

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Wie stelle ich ein gutes Projektteam zusammen?

Die heutige Arbeitswelt ist sehr prozessorientiert. Die Abläufe in einem Unternehmen autonom zu organisieren ist kaum noch möglich. Viele Unternehmen setzen daher auf die Vorteile einer ERP-Lösung – reibungslose Kommunikation, einheitliche Daten, transparente Abläufe und optimierte Prozesse. Ein ERP-System bringt aber auch zwangsläufig eine Veränderung im Arbeitsalltag von jedem einzelnen Mitarbeiter. Damit stehen Sie auch schon vor der vermutlich größten Herausforderung: die zukünftigen Anwender der Software. Ein wichtiger Punkt, den viele Unternehmer häufig auf die leichte Schulter nehmen. Bei einer ERP-Einführung sind es immer die Anwender, die darüber entscheiden ob diese erfolgreich verläuft oder nicht. Mit ihnen steht und fällt das Projekt. Viele Mitarbeiter fürchten zum Beispiel, dass sie dem neuen Anforderungsprofil nicht gewachsen sind und der Arbeitsplatz somit gefährdet ist. Um die Belegschaft so gut es geht auf die bevorstehenden Veränderungen vorzubereiten, benötigen Sie vor allem eines: ein starkes Projektteam.

Ein starkes Projektteam ist die halbe Miete

Viele Unternehmer machen sich in erster Linie Gedanken darum, ob Sie die richtige Entscheidung bei der Wahl des ERP-Systems getroffen haben, der vorhandene Datenstamm gut in das neue System integriert werden kann oder sich die Einführung problemlos mit dem Tagesgeschäft vereinbaren lässt. Diese Überlegungen sind durchaus nachvollziehbar und auch wichtig, bringen aber nichts, wenn nicht alle Beteiligten hinter dem Projekt stehen. Egal welche Vorbereitungen Sie getroffen haben und wie gut Sie organisiert sind – ein Projekt kann nur dann erfolgreich sein, wenn alle an einem Strang ziehen. Um die Einführung strukturiert durch die Anfangszeit zu leiten, die darauffolgenden Phasen gut abzuwickeln und schließlich das Projekt zu einem erfolgreichen Ende zu führen, benötigen Sie ein starkes Team. Ein Team, welches zusammenarbeitet und alle Herausforderungen die sich im Laufe der Zeit in den Weg stellen, gemeinsam meistert. Aber wie stellt man nun ein gutes Team zusammen und welche Rollen müssen Sie überhaupt besetzen?

Projektleitung & Key-User

Für Ihr Projektteam sollten Sie zwei Schlüsselrollen besetzen. Zum einen benötigen Sie einen Kandidaten der die Projektleitung übernimmt und je nach Größe des Unternehmens, ein bis zwei Personen die als Key-User das Projekt unterstützen. Im letzten Beitrag wurde ausführlich beschrieben, wie Sie einen geeigneten Key-User auswählen. Auch an den Projektleiter stellt man hohe Anforderungen. Der Projektleiter koordiniert das Team und die Arbeitsabläufe zwischen den einzelnen Unternehmensbereichen. Er ist verantwortlich für eine realistische und vorausschauende Planung, sowie der Einhaltung des Budget- und Zeitplans und einer fließenden Umsetzung des Projekts.

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Idealerweise bringt Ihr Wunschkandidat also Führungs- und Fachkompetenz, sowie Routine und Erfahrung im Bereich ERP mit. Zudem sollte Sie jemanden auswählen, der einen direkten Bezug zum Tagesgeschäft und den Geschäftsprozessen hat, um diese zu analysieren und daraufhin fachliche und souveräne Entscheidungen zu treffen. Vermeiden Sie es in diesem Zusammenhang möglichst, eine Person mit einer eher einseitigen Sicht zu wählen. Ein IT-Spezialist beispielsweise, wird seinen Fokus vermutlich eher auf den IT-Bereich legen. Fachthemen und Prozesse kommen zu kurz, Fehlerquellen können sich leichter einschleichen. Auch das Management ist vielleicht naheliegend für diese Position, aber nicht immer die beste Wahl, da der Abstand zum Tagesgeschäft oft zu groß ist.

Externe Berater

Bei der Projektzusammenstellung kommt oft die Frage auf, ob es hilfreich ist, einen externen Berater mit einzubeziehen. Die Belegschaft wird einem geschätzten Kollegen, der im selben Boot sitzt eher vertrauen als einer fremden Person. Außerdem ist es auch eine Frage des Budgets. Externen Beratern fällt es jedoch leichter, eine Gruppe fachlich zu führen. Dies führt oft schneller zu guten Lösungen, mit denen alle gleichermaßen einverstanden sind. Diskussionen seitens der Belegschaft können Sie so reduzieren. Beide Seiten haben ihre Vor- und Nachteile. Ob Sie einen externen Berater hinzuziehen sollten oder nicht, ist daher eine persönliche Entscheidung.

Geeignetes Projektteam zusammenstellen

Bei der Zusammenstellung des Projektteams empfiehlt es sich in jeder Hinsicht, planmäßig und strukturiert vorzugehen. Als Erstes sollten Sie eine Person für die Projektleitung benennen. Diese sollte anschließend Einfluss auf die Zusammensetzung des restlichen Teams haben. Schließlich arbeitet die Projektleitung eng mit dem Team zusammen, führt und motiviert es.

„Sage mir, wie dein Projekt beginnt und ich sage Dir, wie es endet.“

(Gero Lomnitz)

Was sollten Sie beachten?

Know-how und Kapazitäten der einzelnen Projektmitglieder haben einen wesentlichen Einfluss auf den Verlauf des Projekts. Geschäftsführung und Projektteam sollten daher schon vorab Überlegungen treffen, welche Kapazitäten neben dem Tagesgeschäft für das Projekt freigeräumt werden können. Lassen Sie in dieser Zeit, wenn möglich, keine anderen großen Projekte nebenher laufen. Damit ein Projekt erfolgreich ist, müssen alle Beteiligten gut zusammenarbeiten, das ist selbstverständlich. Aber welche Voraussetzungen müssen gegeben sein, damit die Zusammenarbeit im Team funktioniert? Um ein gutes Projektteam zusammenstellen zu können, sollten Sie zuerst wissen, was ein gutes Team ausmacht. Welche Rahmenbedingungen sollten gegeben sein? Was sollte man bei der Zusammenstellung beachten?

Merkmale erfolgreicher Teams

Erfolgreiche Projektteams weisen in der Regel folgende Gemeinsamkeiten auf:

  • ein gemeinsames Projektziel
  • eine klare und von jedem akzeptierte Rollen- und Aufgabenverteilung
  • eine ausgewogene Teamzusammensetzung und -struktur (fachliche und soziale Kompetenzen sollten ausgewogen sein)
  • gut geplante Arbeitsabläufe und Prozesse
  • ein starker Teamgeist und ein hohes Maß an Zusammenhalt (‚Wir-Gefühl‘)
  • ein Ziel- und Ergebnisorientiertes, engagiertes und motiviertes Arbeiten
  • Konflikte werden offen angesprochen und gelöst
  • Unterstützung und Anerkennung durch Geschäftsführung und Belegschaft

Was kommt auf das Projektteam zu?

Der Beginn eines Projekts ist in jedem Fall anspruchsvoll. Das Team sollte erst einmal die Zeit bekommen, sich zu finden und eventuell kennenzulernen. Um den Einstieg in das Projekt für alle Beteiligten zu erleichtern, empfiehlt es sich einen Kick-Off-Termin festzulegen. Bei diesem Termin werden die Rahmenbedingungen für das Projekt besprochen und Fragen beantwortet. Dies ist der erste und wichtigste Schritt für einen erfolgreichen Projektverlauf.

Kick-Off-Meeting: Startschuss für das Projekt

Die Kick-Off-Veranstaltung symbolisiert den Projektstart, bei dem alle Beteiligten erstmalig aufeinandertreffen. Dieser Termin ist nicht zwingend notwendig, wird von Projektleitern aber gerne genutzt, da es für einen Motivationsschub bei allen Projektbeteiligten sorgt. Die Weichen für einen erfolgreichen und energiegeladenen Projektstart werden gelegt. Vor dem Termin sollte die Projektleitung einige Vorbereitungen treffen. Ablauf und Agenda beispielsweise sollten für eine grobe Orientierung festgelegt und vor dem Termin an alle Teilnehmer versendet werden. Auch eine vorläufige Zeit-, Budget-, und Ressourcenplanung sollte erstellt, sowie die Präsentation des Projekts vorbereitet werden. Folgende Punkte sollten während des Termins besprochen werden:

  • Gemeinsame Ziele definieren, die von allen Beteiligten verstanden und akzeptiert werden
  • Vorstellungsrunde
  • Klare Rollen- und Aufgabenverteilung im Team
    • Missverständnisse können so vermieden werden, da jeder seine Aufgabe kennt. So binden Sie alle Beteiligten von Beginn an in das Projekt ein und können nachvollziehen, ob Ziele erreicht und Aufgaben erledigt sind. Alle Beteiligten übernehmen direkt Verantwortung und gestalten den Prozess mit
  • Verhaltensregeln und Normen definieren
    • Damit nicht jeder Beteiligte eigene Verhaltensregeln in das Projekt bringt, nach denen er handelt, sollten Sie gemeinsam Verhaltensregeln und Normen definieren. Dazu zählt beispielsweise ein offener Umgang untereinander, bei dem jeder seine Meinung äußern und vertreten kann. Alle Leistungen der Teammitglieder unabhängig von ihrem Beitrag zum Gesamterfolg sollten wertgeschätzt werden. Diskussionen sollten Sie immer nur sach- und nie personenbezogen führen. Bei Entscheidungsfragen oder Konflikten möglichst versuchen, einen Konsens herbeizuführen. Dies ist wichtig, damit keine Unzufriedenheit entsteht. Um in einer Gruppe einen gemeinsamen Konsens zu erreichen, sollten alle beteiligten Personen die Möglichkeit haben, ihre Widerstände zu äußern
  • Zeitliche und organisatorische Planung der Arbeitsabläufe und Projektprozesse
  • Wie wird ab sofort kommuniziert?
  • Feedbackrunde
    • Zweifel, Bedenken und Anregungen sollten in jedem Fall protokolliert und ernstgenommen werden. Aber: Ein Kick-Off-Termin dient vor allem für eine erste Besprechung. Achten Sie darauf, dass keine Diskussionen um Details entstehen

Weiterer Projektverlauf

Projekte sind üblicherweise in verschiedene Phasen unterteilt. Auch während des weiteren Verlaufs sollten Sie sich zwischenzeitlich die Zeit nehmen, bisher Erreichtes zu besprechen und auch anzuerkennen. So haben Sie eine bessere Kontrolle darüber, ob Aufgaben erledigt und der Zeitplan eingehalten wird und können rechtzeitig eingreifen, falls das Projektziel aus den Augen verloren wird.

Fazit

Wird die Zusammenstellung des Teams unterschätzt, führt dies in der Folge häufig zu Konflikten und Problemen, welche sich wie ein roter Faden durch die Umsetzungsphase ziehen. Eine schlechte Stimmung im Team ist vorprogrammiert und der Echtstart kann sich verzögern. Die Kosten steigen immer weiter an. Wer jedoch von Beginn an ein Projektteam zusammenstellt, das gewissenhaft arbeitet, die notwendigen Kompetenzen besitzt, gut mit dem ERP-Anbieter zusammenarbeitet und die Akzeptanz der Mitarbeiter für das Projekt stärkt, wird die Einführung mit hoher Sicherheit zum Erfolg führen.

Wenn Sie mehr über die Zusammenstellung eines Projektteams oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir beraten Sie gerne!

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Geeignete Key-User für das ERP-Projekt auswählen

Die Einführung eines ERP-Systems ist in der Regel ein umfangreiches Projekt, welches sich je nach Größe über mehrere Wochen oder auch Monate ausdehnen kann. Ein solches Projekt bindet neben Kapital und Zeit natürlich auch Ihr Personal. Gerade als kleines oder mittelständisches Unternehmen mit begrenzten Mitteln und Ressourcen, ist es deshalb besonders wichtig, die einzelnen Schritte vorher gut zu planen und sich nicht Hals über Kopf in die Umsetzung zu stürzen. Ob die Einführung einer neuen Software erfolgreich verläuft oder nicht, hängt zum Beispiel zu einem großen Teil von Ihrem ausgewählten Projektteam und dessen Engagement ab. Zu dem Projektteam gehören unter anderem die Key-User. Viele Unternehmer unterschätzen die Auswirkung ungeeigneter Key-User auf ein ERP-Projekt. Diese sind, anders als häufig vermutet, am Gelingen der Einführung maßgeblich beteiligt. Doch wie findet man einen geeigneten Kandidaten für diese Rolle?

Welche Aufgaben hat ein Key-User?

Zunächst einmal sollte erklärt werden, was genau ein Key-User überhaupt ist und welche Rolle er bei einem ERP-Projekt einnimmt. Key-User bilden sozusagen die Schnittstelle zwischen dem ERP-System und den eigentlichen Anwendern der Software bzw. den Abläufen und Prozessen im Unternehmen.

Während der Einführung: Ansprechpartner & Bindeglied

Key-User vertreten die Interessen ihres Fachbereichs. Über den gesamten Zeitraum der Umsetzung arbeiten sie eng mit dem ERP-Anbieter, der Projektleitung sowie der restlichen Belegschaft zusammen. Das Projekt wird von Anfang an von ihnen betreut und sie sind Ansprechpartner in allen Punkten die das Projekt betreffen. Sie vermitteln zwischen der Projektleitung und der Belegschaft, den künftigen Anwendern der Software. Auf der einen Seite informieren sie diese über das geplante Vorgehen oder Änderungen seitens der Projektleitung. Sie erklären, aus welchem Grund Entscheidungen getroffen werden. Auf der anderen Seite tragen sie in diesem Zuge auch Anforderungen, Interessen und Wünsche der Mitarbeiter an die Projektleitung weiter. Durch diesen kontinuierlichen Austausch werden die Mitarbeiter von Anfang an in das Projekt eingebunden und können Entscheidungen seitens der Projektleitung besser nachvollziehen. Außerdem wird gewährleistet, dass sich alle wichtigen Punkte am Ende im System wiederfinden.

Akzeptanz für das Projekt stärken

Es liegt in der Natur des Menschen, größeren Veränderungen gegenüber erst einmal mit Skepsis zu begegnen. Setzen Sie Ihren Mitarbeitern das fertige System einfach vor die Nase, resultieren daraus vermutlich Vorbehalte oder sogar Ablehnung. Die Vorschläge und Wünsche der Belegschaft zu berücksichtigen, darauf einzugehen und wenn möglich umzusetzen ist deshalb besonders wichtig, um die Akzeptanz für das Projekt zu stärken. Nur wenn die Belegschaft das System annimmt, kann sich die Einführung der Software lohnen. Hier kommt wieder der Key-User ins Spiel. Dieser zeigt in erster Linie die Vorteile der neuen Software auf und erklärt den Sinn und Zweck der Veränderung. Richtig eingesetzt schafft die Software Strukturen, sichert Arbeitsplätze und fördert das Wachstum des Unternehmens. Regelmäßige kurze Meetings oder ein Newsletter sind zum Beispiel gute Möglichkeiten, um über den aktuellen Stand des Projekts zu informieren und sich aktiv Feedback einzuholen.

Nach der Implementierung: Schulung der Mitarbeiter

Nachdem die Software installiert wurde, erfolgt die Mitarbeiterschulung. In der Regel erfolgt diese durch die Key-User, in seltenen Fällen übernimmt dies aber auch der ERP-Anbieter. Hierbei ist es natürlich wichtig, dass die Key-User mit allen relevanten Funktionen und Features des Systems vertraut sind, um dieses Wissen gut an die Kollegen weitergeben zu können. Auch nach der Implementierung sind sie Ansprechpartner bei Fragen und Problemen. Dazu gehört auch, Verbesserungsvorschläge, Änderungswünsche sowie Anpassungen für das nächste Update der Lösung zu sammeln und an den ERP-Anbieter weiterzugeben.

Welche Eigenschaften braucht ein guter Key-User?

Ein guter Key-User sollte einige Eigenschaften erfüllen, weshalb nicht jeder Mitarbeiter für diese Position in Frage kommt. Den größten Fehler, den Sie nun also machen können, ist denjenigen zum Key-User zu machen, den Sie im Tagesgeschäft am ehesten entbehren oder am schnellsten von seinen Aufgaben entbinden können. Wählen Sie einen Mitarbeiter aus, der eher ungeeignet für diese Position ist, kann dieser das Projekt nicht richtig unterstützen und sich darüber hinaus auch negativ auf die Einführung auswirken, indem er beispielsweise falsche Lösungsansätze liefert oder die Belegschaft nicht von der neuen Software überzeugen kann.

Eigenschaften die ein Key-User mitbringen sollte:

  • Technisches Grundverständnis und eine schnelle Auffassungsgabe um sich zeitnah in die neue Software einarbeiten zu können
  • Eine hohe fachliche Kompetenz und darüber hinaus auch Interesse an den Prozessen aus anderen Unternehmensbereichen
  • Empathie vs. Autorität: Einfühlungsvermögen ist wichtig um Ängste der Mitarbeiter nachvollziehen und auf diese eingehen zu können, Durchsetzungsvermögen darf aber nicht fehlen um die wesentlichen Punkte des Projekts nicht aus den Augen zu verlieren
  • Weitblick: Ein guter Key-User denkt und handelt vorausschauend, behält den Gesamtüberblick und ein Auge für die täglichen Herausforderungen seiner Kollegen
  • Aufgeschlossenheit: Diese Eigenschaft ist besonders wichtig, da Key-User als Ansprechpartner oder auch später in der Mitarbeiterschulung immer eine vermittelnde Rolle einnehmen und ihr Wissen bestmöglich weitergeben müssen
  • Wirkliches Interesse und Motivation an dem ERP-Projekt

Wie finde ich einen geeigneten Kandidaten?

Natürlich ist es eher unwahrscheinlich, dass auf einen Mitarbeiter all diese Punkte zutreffen. Das wichtigste ist, einen Mitarbeiter für diese Position zu wählen, der voll und ganz hinter dem Projekt steht und mit dieser Haltung auch seine Kollegen begeistern kann. Dies passiert von ganz allein, wenn man offen für neue Herausforderungen ist und motiviert an die Aufgabe rangeht. Nachfolgend sind einige Tipps für Sie zusammengefasst, um einen guten Key-User zu finden:

Nicht nach Hierarchie suchen

Wenn es darum geht, die Interessen der Abteilung zu vertreten, denken viele Unternehmer als erstes an den Abteilungsleiter. In der Regel kann dieser viel Erfahrung vorweisen, ist mit den Prozessen im Unternehmen vertraut und wird von seinen Kollegen hoch angesehen. Wer könnte also besser geeignet sein? Tatsächlich ist der Abteilungsleiter nicht immer die beste Wahl. Ein guter Abteilungsleiter ist nicht automatisch auch ein geeigneter Key-User. Gerade in besonders großen Unternehmen haben diese oft eine Distanz zum operativen Tagesgeschäft entwickelt und übernehmen eher administrative Aufgaben. Mit den eigentlichen Arbeitsläufen sind sie zumindest nicht immer im Detail vertraut. Aber: Natürlich kann auch ein Abteilungsleiter ein guter Key-User sein – das eine schließt das andere nicht aus.

Suchen Sie nach Leistungsträgern

Mitarbeiter mit den passenden Eigenschaften finden sich unabhängig von der Position im Unternehmen. Suchen Sie nach Leistungsträgern! Leistungsträger werden von der Belegschaft hoch angesehen. Sie sind vertrauenswürdig, zuverlässig und finden beispielsweise bei Änderungsvorschlägen seitens der Projektleitung leichter Gehör. Ein Leistungsträger kann skeptische Mitarbeiter so eher überzeugen und die Akzeptanz für das Projekt stärken.

Fokus nicht nur auf Know-how legen

Natürlich ist Fachwissen wichtig, wenn es darum geht den eigenen Fachbereich zu vertreten. Key-User müssen sich umfassend mit den Aufgaben in ihrer Abteilung und den dortigen Geschäftsprozessen auskennen. Was viele Unternehmer im Gegenzug häufig außer Acht lassen, aber mindestens genauso wichtig ist, sind gewisse Soft Skills die ein Key-User mitbringen und vermitteln sollte. Persönliche Werte und Eigenschaften wie Verlässlichkeit, Respekt und Fairness oder auch Geduld, ein freundliches Auftreten und Kritikfähigkeit sind wichtig um die Motivation für das Projekt aufrecht zu halten, mögliche Widerstände oder Vorbehalte zu entkräften und die Kooperation zu steigern. Auf der einen Seite benötigen sie Einfühlungsvermögen, auf der anderen müssen sie auch Durchsetzungsvermögen zeigen. Zuhören, begeistern, schwierige Sachverhalte verständlich erklären. Eine gute Balance zu finden ist die Herausforderung.

Weitblick und Motivation 

In vielen Unternehmen kann man beobachten, dass sich die einzelnen Mitarbeiter stark auf ihre eigenen Aufgaben fokussieren. Ein Austausch mit anderen Unternehmensbereichen findet nur sporadisch statt. Aber: Geschäftsprozesse enden nicht an der Abteilungsgrenze. Ihr Key-User sollte vorausschauend und vor allem bereichsübergreifend denken und handeln. Das setzt voraus, dass er Experte in seinem eigenen Fachbereich ist, sich zusätzlich aber auch für die Abläufen aus anderen Unternehmensbereichen interessiert. Einer der wichtigsten Voraussetzungen die ein Key-User mitbringen sollte sind jedoch Motivation und wirkliches Interesse an der Aufgabe und die Fähigkeit dieses Interesse auch bei der restlichen Belegschaft wecken zu können.

Klingt nach einer schönen Aufgabe – wo ist der Haken?

Mitarbeiter die die Rolle des Key-Users übernehmen, sollten sich darüber im Klaren sein, dass während der Umsetzungsphase mit Überstunden zu rechnen ist. Neben dem normalem Tagesgeschäft, stehen zusätzlich Meetings und Schulungen auf der Agenda und das für mehrere Wochen oder Monate – je nach Größe des Projekts.

Was Sie als Unternehmer tun können

ERP-Projekte sind zeitintensiv, deshalb benötigt auch der beste Key-User Ihre Unterstützung. Es ist zum Beispiel sinnvoll, für die Einführung einen Zeitraum zu wählen, in dem keine anderen Projekte geplant sind oder Sie wissen, dass es erfahrungsgemäß etwas ruhiger im Unternehmen ist. Außerdem sollten Sie den ausgewählten Mitarbeiter nicht parallel für andere große Kundenprojekte einplanen. Aufgaben aus dem Tagesgeschäft können in dieser Zeit von anderen Kollegen übernommen werden. Vorausgesetzt, das Projekt wird von allen Mitarbeitern gleichermaßen unterstützt. Wird das Projekt jedoch grundsätzlich in Frage gestellt, kann sich das Arbeitsklima durch solche Maßnahmen natürlich verschlechtern. Sehen sie hingegen die Vorteile die das Projekt mit sich bringt, wird die temporäre Belastung bereitwilliger in Kauf genommen.

junges Projektteam arbeitet an Key-User Auswahl

Ein ERP-Projekt geht oft mit Stress einher. Vermutlich ist erst einmal etwas Überzeugungskraft notwendig, wenn Sie ihren Wunsch-Kandidaten gefunden haben. Machen Sie deutlich, wie wichtig eine erfolgreiche Umsetzung für das Unternehmen ist und zeigen Sie auch die Vorteile für den Mitarbeiter auf. Durch die Rolle als Key-User kann man Führungserfahrungen sammeln und das Ansehen im Unternehmen steigt nach gelungener Einführung erfahrungsgemäß deutlich an. Sollte der Mitarbeiter jedoch absolut kein Interesse an der Aufgabe haben, wählen Sie lieber jemand anderen für diese Aufgabe aus. Ein Mitarbeiter, der alle wichtigen Eigenschaften mitbringt, aber kein Interesse an der Aufgabe hat, bringt Ihnen keinen Mehrwert. Ein positiver Verlauf der Einführung wäre so eher gefährdet.

Fazit

In nahezu jedem Unternehmen lässt sich ein geeigneter Mitarbeiter finden. Die Herausforderung besteht darin, diese Person zu finden. Meistens sind es die, an die man nicht auf den ersten Blick denkt. Um das ERP-Projekt zu einem guten Abschluss zu bringen, sollten Sie keine schlechten Kompromisse eingehen. Ein schlecht ausgewähltes Projektteam kommt schnell an seine Grenzen und es kann zu Konflikten und Verzögerungen kommen, wodurch der Erfolg des Projekts gefährdet wird. Nehmen Sie sich stattdessen bei der Zusammenstellung lieber etwas mehr Zeit und setzen auf ein motiviertes Team, das gut zusammenarbeitet und gemeinsam alle Herausforderungen meistert. Diese Motivation wird sich automatisch auf die ganze Belegschaft übertragen. Auch wenn die Einführung einer ERP-Software eine technische Umsetzung ist, sollte der Fokus immer auf den Menschen im Unternehmen liegen.

Wenn Sie mehr zum Thema ERP-Einführung und Key-User oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

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ERP-Schulung im Unternehmen – lohnt sich das?

Der passende ERP-Anbieter ist gefunden und das neue System wurde erfolgreich installiert. Scheint fast so, als könnten Sie nun einen Haken hinter den Punkt ‚Projekt ERP‘ setzen und sich anderen Aufgaben widmen. Ganz so einfach ist es leider nicht. Das Wichtigste folgt erst noch: Die Schulung der Belegschaft. Was zunächst als nebensächliche Formalität interpretiert werden könnte, entpuppt sich im Nachhinein oft als die größte und vor allem wichtigste Herausforderung. Um das größte Potenzial aus der Software zu ziehen sollte das Ziel also sein, die Belegschaft mit ins Boot zu holen und sie auf die bevorstehenden Veränderungen bestmöglich vorzubereiten. Schließlich ändert sich ein großer Teil des Arbeitsumfeldes. Warum eine ERP-Schulung sinnvoll ist, wie sie am besten umgesetzt wird und welche Vorteile sie mit sich bringt, erfahren Sie im folgenden Beitrag.

Warum eine ERP-Schulung sinnvoll ist

Viele Unternehmer sind nach wie vor der Meinung, die Einführung eines ERP-Systems sei ein reines IT-Projekt und führt nach Beendigung automatisch zu verbesserten Prozessen. Dabei ist die Implementierung für den ERP-Anbieter Routine und führt nur selten zu Problemen. Wenn doch, können diese meist rasch behoben werden. Dass das beste System dem Unternehmen keinen Vorteil bringt, wenn es ein ahnungsloser Mitarbeiter bedient, wird dabei häufig vernachlässigt. Gerade wenn Sie zum ersten Mal eine ERP-Software in Ihrem Unternehmen einsetzen, hat jeder einzelne von ihnen unterschiedliche Kenntnisse. An diesem Punkt sollten Sie die Belegschaft abholen und auf den selben Stand bringen. Nur so ist es möglich, das System im Alltag zu integrieren und auch Vorteile daraus zu ziehen.

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Im ersten Moment klingt dies sicherlich nach viel Aufwand. Versuchen Sie die Schulung als wertvolle Investition und weniger als notwendiges Übel zu sehen. Einsatz für die eigene Belegschaft zu zeigen, lohnt sich erfahrungsgemäß immer. Jeder Mitarbeiter hat sein eigenes Potenzial – fördern Sie dieses, haben beide Parteien langfristig etwas davon. Aber wie setzt man eine ERP-Schulung erfolgreich um?

Eine ERP-Schulung erfolgreich umsetzen

Generell kann man sagen, dass eine ERP-Schulung in zwei Schritten erfolgt. Zum einem gibt es die Grundschulung und zum anderen die Schulung der Mitarbeiter. Beide finden zu unterschiedlichen Phasen der Einführung statt und dienen verschiedenen Zwecken. In der Grundschulung geht es darum, die Key-User zu schulen. Diese betreuen das Projekt von Anfang an und werden im Vorfeld von Ihnen ausgewählt. Ob Sie für diese Position einen oder mehrere Mitarbeiter auswählen, kommt auf die Größe des Projekts an.

Grundschulung durch den ERP-Anbieter

In der Regel erfolgt die Grundschulung der Key-User durch den ERP-Anbieter. Dafür erhalten Sie immer wieder Trainings und Support. Die Schulung findet also nicht an einem festgelegten Tag, sondern über den gesamten Zeitraum der Einführung statt, lange vor Beginn der technischen Umsetzung. Ziel ist es, dass die Key-User einen Überblick über das System bekommen und somit ihr Wissen nach Implementierung des Systems an ihre Kollegen gut weitergeben können. Die Key-User bilden sozusagen die Schnittstelle zwischen der Software und den Geschäftsprozessen. Das setzt natürlich voraus, dass Sie in gewisser Weise Experten in beiden Bereichen sind. Idealerweise wählen Sie für diese Position also jemanden aus, der auf der einen Seite Wissen gut vermitteln kann und auf der anderen ein gutes technisches Verständnis für die Funktionen des Systems mitbringt. Sind die Key-User geschult und das System implementiert folgt der nächste Schritt: die Schulung der eigentlichen Anwender.

Mitarbeiterschulung durch die Key-User

Normalerweise erfolgt die Schulung der Mitarbeiter nach Implementierung durch die Key-User, nur selten übernimmt dies der ERP-Anbieter selbst. Vorteil hierbei für Sie ist natürlich, dass die Kosten erheblich sinken, da Sie den ERP-Anbieter nur für die Schulung der Key-User bezahlen müssen. Außerdem ist die Distanz zwischen den Key-Usern und den Mitarbeitern durch die kollegiale Beziehung oftmals geringer. Ein vertrauter Kollege weiß, welche Funktionen für das Unternehmen von Bedeutung sind und kann Ängste seitens der Belegschaft eher abbauen als ein externer Coach. Die ERP-Schulung können Sie so besser an das Team angepassen und mögliche Widerstände senken. Viele Mitarbeiter sind einer neuen ERP-Software gegenüber oftmals skeptisch, da sie befürchten ersetzbar zu sein. Nachteil hingegen, der Arbeitsaufwand für die Key-User erhöht sich in der Phase der Einführung möglicherweise. An dieser Stelle können Sie darüber nachdenken, ob es für den jeweiligen Mitarbeiter in dieser Zeit hilfreich ist, wichtige Aufgaben an andere Kollegen zu delegieren.

Vorbereitung der Mitarbeiterschulung

Folgende organisatorische Überlegungen sollten Sie vor der ERP-Schulung treffen:

  • Welche Inhalte werden geschult? Handelt es sich um eine Grundlagenschulung, in der es darum geht selbstständig im System zu navigieren und Stammdaten zu pflegen oder um eine erweiterte Schulung, in der beispielsweise die Themen Finanzbuchhaltung, Rechnungswesen oder Jahresabschluss behandelt werden?
  • Wann und wo findet die Schulung statt? Wie lange wird sie dauern?
  • Für welche Mitarbeiter ist die Schulung relevant? Können alle daran teilnehmen?
  • ­Wer wird die Schulung durchführen?
  • ­Welche Unterlagen oder sonstige unterstützende Materialien werden benötigt? Erstellen Sie außerdem Schulungsunterlagen, welche später als Hilfe genutzt werden können.

Vorteile einer ERP-Schulung

Aus unternehmerischer Sicht

Eine ERP-Schulung für die eigenen Mitarbeiter zahlt sich in der Regel immer aus. Nutzen Sie Ihr Potenzial und bilden Ihre Mitarbeiter zu Fachkräften aus. Durch Fachkräftemangel sind immer mehr mittelständische Unternehmen auf die Leistung ihrer Mitarbeiter angewiesen. Je qualifizierter ein Mitarbeiter, umso mehr kann er natürlich auch zum Erfolg des Unternehmens beitragen. Ein geschulter Mitarbeiter setzt sein Wissen nicht nur im Arbeitsalltag ein, sondern gibt dieses auch automatisch an seine Kollegen weiter. Kurz gesagt: Mehr Know-how kommt ins Unternehmen. Das macht Sie konkurrenzfähiger und Unternehmensziele werden eher erreicht. Zudem sind Sie als Arbeitgeber für zukünftige Bewerber wesentlich attraktiver. Ein potenzieller Mitarbeiter wird sich eher für Sie entscheiden, wenn die Möglichkeit der beruflichen Weiterbildung besteht. Dies motiviert auch intuitiv zu besseren Leistungen.

Mitarbeitermotivation

Man unterscheidet mehrere Arten von Motivation. Die bekanntesten Arten sind die extrinsische und intrinsische Motivation. Eine extrinsische Motivation wird immer durch äußere Reize hervorgerufen. Klassische Beispiele sind hier vor allem finanzielle Anreize oder der Wunsch nach Belohnung. Im Unterschied zur intrinsischen Motivation werden Aufgaben nicht um ihrer selbst Willen beziehungsweise aus eigenem Antrieb erfüllt, sondern mit der Aussicht auf Geld oder Anerkennung. Extrinsische Motivationsquellen motivieren zwar schnell, die Motivation verfliegt aber auch schnell wieder. Eine ERP-Schulung bietet die Möglichkeit, einen Blick über den Tellerrand zu werfen. Neues zu erlernen, zu verstehen und anwenden zu können, trägt eher dazu bei, dass man eine Aufgabe ausführt, weil man sie interessant findet. Daraus entsteht eine große Lernbereitschaft, was sich grundsätzlich positiv auf das Engagement bei der Arbeit und damit auf die Qualität und den Erfolg auswirkt.

Transparenz und optimierte Prozesse

Faktoren, die sich neben der persönlichen Weiterentwicklung positiv auf die Motivation der Mitarbeiter auswirken, sind vor allem Transparenz und die Optimierung von Prozessen. Durch transparente Prozesse wird man sich seiner Rolle im Team bewusst. Sie zeigen jedem einzelnen Mitarbeiter, welchen Einfluss die eigene Arbeit auf den Erfolg des ganzen Unternehmens hat und gibt dem eigenen Mitwirken einen Sinn. Optimierte Prozesse wirken entlastend, da wiederkehrende Aufgaben automatisiert sind. Nutzen Sie die Vorteile von Prozessoptimierungen jedoch dazu, um beispielsweise Ihr Personal zu reduzieren und Kosten einzusparen, erzeugen Sie Widerstände gegen das neue ERP-System. Wieso sollten Ihre Mitarbeiter etwas unterstützen, was den Platz im Unternehmen gefährdet? Die Einführung einer ERP-Software kann bei Erfolg zu einer Steigerung der Motivation führen, bei Scheitern jedoch das genaue Gegenteil bewirken. Im Fokus sollte deshalb immer der Faktor Mensch stehen. Dies ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen ERP-Projekt.

Für die Mitarbeiter

Nicht nur das Unternehmen profitiert von einer ERP-Schulung, sondern auch jeder Angestellte. Zusatzqualifikationen erhöhen zum einen die Chancen auf dem Arbeitsmarkt, zum anderen sichern Sie aber auch den Arbeitsplatz im Unternehmen. Das Erlangen einer zusätzlichen Qualifikation steigert nicht nur das Selbstbewusstsein, man hebt sich außerdem automatisch von der Konkurrenz ab. Intern bleibt die Anerkennung durch Kollegen und die Führungsebene nicht aus, insbesondere wenn das Gelernte im Arbeitsalltag eingebracht werden kann. Gut bezahlte Posten sind auch bei der internen Konkurrenz sehr begehrt. Weiterhin führt eine Steigerung der Qualifikation in der Regel auch zu einer Steigerung des Einkommens. Einer der wichtigsten Faktoren ist vermutlich jedoch, dass sich das Wir-Gefühl im Team deutlich verbessert, wenn zum Beispiel mehrere Mitarbeiter an einer ERP-Schulung teilnehmen. Dies führt automatisch zu einer entspannten Arbeitsatmosphäre und einem produktiveren Tag. Viele Mitarbeiter nehmen Weiterbildungsmöglichkeiten außerdem als ein Art Wertschätzung wahr, da dies eine langfristige Bindung an das Unternehmen signalisiert.

Fazit

Ein ERP-System kann Ihre Arbeit entweder maßgeblich verbessern oder verschlechtern. Nehmen Sie die ERP-Schulung nicht besonders ernst, ist der Erfolg des ERP-Projekts gefährdet. Sind die Mitarbeiter nicht gut genug auf die bevorstehenden Veränderungen vorbereitet, führt dies oft zu Unzufriedenheit im Team und hohen Support-Kosten. Damit die Einführung zum Erfolg wird und die ERP-Schulung gelingt, ist allerdings die Bereitschaft von beiden Seiten notwendig. Schaffen Sie dies, profitieren Sie als Unternehmer und die ganze Belegschaft gleichermaßen – eine klassische Win-win Situation.

Wenn Sie mehr zum Thema ERP-Schulung im Unternehmen oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

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3 Anzeichen, dass es Zeit für einen ERP-Wechsel ist

Das ERP System ist in vielen Unternehmen das Herzstück, um das sich alles dreht. „Never change a running system“ lautet deshalb auch vielerorts die Devise, wenn es um die eingesetzte Software geht – selbst wenn diese mittlerweile veraltet oder zu klein geworden ist. Die Abläufe und Strukturen im Unternehmen entwickeln sich jedoch stetig weiter. Das anfallende Tagesgeschäft lässt sich ohne eine unterstützende Software nur schwer managen. ERP Systeme sind deshalb oft viele Jahre im Einsatz. Besonders alteingesessne Mitarbeiter sträuben sich häufig dagegen, es durch eine moderne Lösung zu ersetzen. Durch ein veraltetes ERP System entstehen Ihrem Unternehmen jedoch oftmals Wettbewerbsnachteile, da die Software die Anforerungen nicht mehr richtig erfüllen kann. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Warnsignale auf eine veraltete ERP Software hindeuten und wann es für Sie an der Zeit ist, über einen ERP-Wechsel nachzudenken.

Gründe für einen ERP-Wechsel

Aller Anfang ist Unzufriedenheit. Betrieb und Wartung einer ERP Software waren in der Vergangenheit aufwändig. Viele Unternehmen nehmen daher lieber die Nachteile in Kauf anstatt die Software zu optimieren oder eine neue Lösung einzuführen. In der Regel denken Unternehmen erst dann über einen ERP-Wechsel nach, wenn Sie mit der bisherigen Lösung nicht mehr zufrieden sind. Aber wie äußert sich das? Eine veraltete Software erkennt man in erster Linie an mangelnder Transparenz und fehlenden Funktionalitäten. Die Software lässt sich nur geringfügig anpassen und einfache Erweiterungen sind oft nicht möglich. Dadurch werden immer mehr Insellösungen eingesetzt und nicht nur der Pflegeaufwand sondern auch die Kosten für Instandhaltung und Wartung nehmen immens zu.

Regelmäßige Nutzung von Excel

Das wohl eindeutigste Anzeichen dafür, dass Sie ein veraltetes ERP System verwenden ist die regelmäßige Nutzung von Excel. Exportieren Sie beispielsweisen Daten aus einem System und importieren diese auf Basis von Tabellen in ein anderes? Werden wichtige Auswertungen aus unterschiedlichen Systemen immer wieder in Tabellen zusammengeführt, weil keine einheitliche Datenbasis existiert? Excel ist eines der am meisten verwendeten IT-Tools, da es leicht erlernbar und einfach bedienbar ist. Wenn es Ihnen aber wichtig ist, die anfallenden Aufgaben im Tagesgeschäft bestmöglich zu bewältigen, ist Excel eher kontraproduktiv und die Nachteile überwiegen.

anzeichen-fuer-erp-wechsel

Excel ist keine Datenbank, daraus entstehen viele Einschränkungen. Die Dateien liegen meistens auf lokalen Rechnern. Ist der Mitarbeiter mit dem letzten Datenstand gerade nicht im Büro, kann die Aktualität der Daten nicht gewährleistet werden. Das führt dazu, dass Daten häufig doppelt eingepflegt werden. Nachträgliche Änderungen müssen dann in allen Tabellen vorgenommen werden. Zudem ist das Programm fehleranfällig und Zugriffsrechte lassen sich nur schwer verwalten. Das verwenden von Excel verursacht zwar keine weiteren Kosten, es werden jedoch Zeit- und Mitarbeiterressourcen beansprucht die effektiver eingesetzt werden könnten.

Geschwindigkeitsprobleme an der Tagesordnung

Ein in die Jahre gekommenes ERP System lässt sich auch durch Geschwindigkeitsprobleme feststellen. Diese werden oftmals erst bei umfangreichen Reports und Auswertungen sichtbar. Aber auch die tägliche Arbeit ist schnell von Wartezeiten geprägt. Auch wenn es jeweils nur kurze Unterbrechungen sind, so summiert sich die Zeit, die ein Mitarbeiter nicht wertschöpfend eingesetzt ist. Ein Kostenfaktor, der besonders bei mehreren Nutzern schnell relevant wird. Ein langsames ERP System ist außerdem ein negativer Faktor für die Mitarbeitermotivation.

Eingeschränkter mobiler Zugriff

Die Kultur innerhalb vieler Unternehmen hat sich die letzten Jahre stark verändert. Homeoffice und Smart-Working sind hier nur zwei Beispiele. Wenn Ihre Mitarbeiter keinen oder nur einen eingeschränkten mobilen Zugriff haben und sich erst über Virtual Private Network (VPN) mit dem Unternehmensserver verbinden müssen, setzen Sie wahrscheinlich noch ein altes ERP System ein. Die Verbindung per VPN ist umständlich und nicht mehr zeitgemäß, besonders wenn die Oberfläche nicht für mobile Endgeräte optimiert ist. Das Arbeiten von zu Hause oder unterwegs sollte für Ihre Mitarbeiter möglich sein, damit sie flexibel sind. Der mobile Zugriff auf relevante Daten zu jeder Zeit und von jedem Standort aus ist deshalb schon lange eine Standartvoraussetzung für moderne ERP Lösungen. Besonders für Ihren Kundendienst, den Vertrieb und die Geschäftsführung ist dies wichtig.

Alte Lösung optimieren oder ein neues System einführen?

Letztendlich liegt die Entscheidung für oder gegen ein neues ERP System beim Unternehmer. Sind Sie sich nicht sicher, ob Sie ein neues System benötigen oder eine Optimierung der alten Software vorerst ausreicht? Überprüfen Sie zunächst, ob Ihre ERP Software auf dem aktuellsten Stand ist. Oftmals beinhalten Updates Funktionserweiterungen und Sicherheitsaktualisierungen. Weiterhin können durch ein Upgrade der Hardware oder Bereinigung und Modernisierung der Datenbank einige Probleme behoben werden, sodass die Software wieder schneller läuft. Diese Vorgehensweise funktioniert jedoch nicht mehr, wenn einzelne Funktionalitäten nicht mehr durch das ERP System abgebildet werden können. Daher kommen Unternehmen irgendwann an den Punkt, wo nur noch die Einführung einer modernen Lösung sinnvoll ist. Besonders wenn die Unternehmensprozesse nicht mehr durch das ERP System abgebildet werden können und Office-Tools wie Excel vermehrt zum Einsatz kommen, lohnt sich der ERP-Wechsel.

Mit der Implementierung einer auf Sie individuell abgestimmten Komplettlösung gehören bisher eingesetzte Insellösungen der Vergangenheit an. Denken Sie auch über einen ERP-Wechsel nach? Wenn Sie mehr über die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

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Datenpflege optimieren für schnelle und einfache Abläufe

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Ein ERP System macht die Prozesse in Ihrem Unternehmen transparenter und effizienter. Tägliche Aufgaben werden dadurch wesentlich erleichtert – so zumindest in der Theorie. Das genaue Gegenteil tritt ein, wenn Sie die Datenpflege vernachlässigen. Die Grundlage der ERP Software bildet die Datenbank. Dort werden Stammdaten, Nutzerinformationen oder auch Aktionen gespeichert. Im Laufe der Zeit wächst die Datenbank immer weiter an und wird schnell unübersichtlich, da die IT Infrastruktur im Zuge dessen oftmals nicht angepasst wird. Das Ergebnis – Reaktions- und Ladezeiten werden immer länger und Abfragen nehmen viel Zeit in Anspruch. Kurz gesagt, die Performance Ihrer Software leidet. Was kann man also tun, um die Datenpflege zu optimieren?

Zeit für einen Frühjahrsputz

Die Performance Ihrer Software ist essenziell, wenn Sie einen Nutzen aus ihr ziehen wollen. Viele Prozesse sind mittlerweile automatisiert, Ihre Daten müssen also verlässlich sein um einen fehlerfreien Ablauf gewährleisten zu können. Damit Sie von den Vorteilen des Systems profitieren, sollten Ihre Daten also immer aktuell und vor allem vollständig sein. Reicht die anfängliche Datenstruktur nicht mehr aus, ist es Zeit für einen Frühjahrsputz auf Ihrem Server. Nehmen Sie sich also Zeit, um diesen vom Datenchaos zu befreien. Im Folgenden sind einige Tipps für Sie zusammengefasst, damit Sie die Qualität Ihrer Daten verbessern und somit wieder von schnellen und einfachen Abläufen profitieren können.

datenpflege-optimieren

Legen Sie Kriterien für die Datenqualität fest

Um die Datenpflege zu optimieren, sollten Sie im Vorfeld Kriterien definieren. Fehlerhafte Informationen können so erst gar nicht entstehen. Den Ablauf der Dateneingabe können Sie dadurch gut prüfen und Mängel bei bereits bestehenden Daten beheben. Diese Kriterien können beispielsweise zur Anwendung kommen:

  • Vollständigkeit: Ein Datensatz sollte natürlich immer vollständig sein. Dazu zählen unter anderem die Kundennummer, Name und auch der Wohnort.
  • Eindeutigkeit: Sind die Daten eindeutig interpretierbar?
  • Aktualität: Die Daten sollten auf dem aktuellsten Stand sein. Hierfür können Sie zum Beispiel telefonisch bei dem Kunden nachfragen oder die Daten über die Website oder E-Mail Signatur abgleichen.
  • Genauigkeit: Legen Sie beispielsweise ein Format für Zahlenwerte fest, wie etwa nur zwei Stellen hinter dem Komma zu belegen. So ist alles einheitlich.
  • Konsistenz: Der Datensatz sollte keine Widersprüche aufweisen.
  • Redundanzfreiheit: Vergeben Sie jede Kundennummer nur ein mal, um Verwechselungen zu vermeiden.
  • Relevanz: Die Daten sollten den Informationsbedarf erfüllen.
  • Einheitlichkeit: Legen Sie fest, in welcher Form Sie die Daten ins System eingeben. Beachten Sie zum Beispiel Groß- und Kleinschreibung oder auch Umlaute.
  • Zuverlässigkeit: Die Entstehung der Daten sollte zuverlässig sein. Daten aus öffentlichen Quellen haben oft eine nicht so gute Qualität wie Daten aus verlässlichen Quellen.

In der Regel kommen nicht alle der genannten Kriterien gleichzeitig zum Einsatz. Sie können sich diejenigen raussuchen, die für Ihre Datenpflege am ehesten Sinn ergeben.

Setzen Sie die Datenpflege auf die Tagesordnung

Wichtig im Zusammenhang mit der Qualität Ihrer Daten ist natürlich auch, dass Sie die Erfassung und Pflege der Daten regelmäßig überprüfen. Nur wenn Sie diesen Schritt regelmäßig wiederholen, können Sie langfristig von guten Daten profitieren. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter und ziehen Sie sie mit in Verantwortung, um die Wichtigkeit deutlich zu machen.

Bereinigen Sie regelmäßig Ihre Datenbank

Einige Unternehmen nutzen Ihr ERP System schon seit vielen Jahren. Auch bei kleinen Unternehmen steigt die Menge an Daten kontinuierlich an. Je länger Sie mit der Software arbeiten, desto mehr Daten sammeln sich natürlich auch an. Oft enthalten Datenbanken allerdings Informationen, die nicht mehr relevant sind. Viele davon benötigen Sie vermutlich nicht mehr, da sie veraltet sind oder vielleicht nur für eine einmalige Aufgabe Verwendung gefunden haben. Eine regelmäßige Datenanalyse kann Sie vor überflüssigen Ansammlungen bewahren. Hierfür können Sie beispielsweise ein Analysetool einsetzen. Oftmals wird erst bei einer Analyse der Daten deutlich, welche Korrekturen vorgenommen werden müssen oder welche Daten überflüssig sind. Fehlerhafte oder redundante Daten kommen so zum Vorschein und können korrigiert oder archiviert werden. So haben Sie wieder mehr Speicherplatz und Abfragen liefern schnellere Ergebnisse. Doch beachten Sie, auch wenn Sie gewisse Daten nicht mehr benötigen, können Sie diese aufgrund von Nachweispflichten nicht einfach löschen.

Abfragen optimieren durch Datenbank Indizes

Eine Indexerstellung ist eine weitere Möglichkeit, die Geschwindigkeit von häufig abgefragten Informationen zu steigern. Ein Datenbankindex ist eine Datenstruktur, um Abfragen zu optimieren. Mittels einer Indextabelle werden die Daten sortiert auf dem Datenträger abgelegt. Dies eignet sich besonders bei Daten, die Sie nur selten verändern wie etwa Stammdaten von Kunden oder Artikeln. Der Einsatz von Indizes empfiehlt sich für Datenbanken die große Datenmengen speichern und sehr häufig abgefragt werden. Der Nachteil ist allerdings, dass das Anlegen von Indexstrukturen zur Belegung von Speicher führt, was bei einer großen Anzahl von Indizes demnach einen großen Speicherverbrauch verursachen kann. Weiterhin führt der Einsatz von Indizes zu einem größeren Aufwand beim Schreiben von Datensätzen. Das Datenbanksystem muss in diesem Fall auch den Index berücksichtigen und diesen entsprechend laden. Hier gilt, je mehr Indizes eine Tabelle hat, desto größer ist der Performance-Verlust beim Speichern neuer Datensätze.

Schnellere Abfragen durch Daten-Cluster

Was ebenfalls dabei helfen kann, ein langsames System wieder fit für den Alltag zu machen, ist die Datenbank in verschiedene Cluster aufzuteilen. Daten-Cluster sind nach gemeinsamen Merkmalen gruppenweise und zusammengefasste Daten. Dabei sind die Daten so angeordnet, dass der Zugriff auf zusammenhängende Informationen möglichst effektiv ist. Daten-Cluster sind daher ein wichtiges Mittel um die Datenpflege zu optimieren. Häufig benötigte Daten bleiben in einem logischen Teil bestehen und Datentabellen mit Informationen die Sie seltener benötigen, können Sie auf einen anderen Server auslagern. Die Informationen, die Sie oft benötigen können somit viel schneller abgefragt werden.

ERP aus der Cloud

Wie Sie sehen, die Optimierung eines langsamen ERP Systems benötigt Zeit und Ressourcen. Dies ist natürlich auch mit Kosten verbunden. Wenn alle genannten Maßnahmen jedoch nicht zum gewünschten Erfolg führen, sollten Sie eventuell über eine neue ERP Lösung nachdenken. Immer mehr Unternehmen entscheiden sich in solch einem Fall für eine cloudbasierte Lösung. Insbesondere die Bereitstellungsmodelle Platform-as-a-Service (PaaS) und Software-as-a-Service (SaaS) erfreuen sich hierbei immer wachsender Popularität. Der ERP Anbieter kümmert sich um die Bereitstellung der Anwendung und übernimmt Wartung sowie Hosting. Dies senkt langfristig die Kosten und langsame ERP Systeme gehören der Vergangenheit an.

Wenn Sie mehr zum Thema Datenpflege oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

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Woran erkenne ich als Nutzer ein gutes ERP System?

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Nehmen wir an, Sie stehen vor der Aufgabe, ein ERP-System für Ihr Unternehmen auszuwählen. Das kann verschiedene Gründe haben. Vielleicht ist Ihr derzeitiges in die Jahre gekommen, Sie sind unzufrieden oder aber Sie hatten vorher keines und wollen lästige Insellösungen endlich loswerden. Ein ERP System ist Herz und Rückgrat jeden Unternehmens, es gibt Ordnung und Struktur.

Vermutlich sollen einige, mitunter sehr unterschiedliche Leute mit dem System arbeiten. Deshalb sollten Sie versuchen eine Lösung zu finden, die flexibel ist und somit den Bedürfnissen aller gerecht wird. Nur so kann es für Sie auch einen Mehrwert haben. Wie Sie sicher merken, ist die richtige Auswahl eine verantwortungsvolle Aufgabe. Schließlich soll Sie die neue Lösung auch die nächsten Jahre zu Ihrer Zufriedenheit begleiten. Wo fängt man also am besten mit der Suche an? Was macht ein System eigentlich zu einem guten System? Eines sei vorweggenommen – ‚das eine‘ System gibt es nicht. Welches System gut ist, ist subjektiv. Es kommt eher darauf an, welche Bedürfnisse Sie haben und welche Ziele Sie verfolgen. Etwas was bei anderen funktioniert, muss nicht automatisch auch für Sie passend sein. Das beste System ist das, welches am besten zu Ihrem Unternehmen passt. Entscheidend ist letztendlich was für Sie wichtig ist. Es gibt aber einige Aspekte die Sie beachten können, um zu beurteilen ob das ERP System sich gut in Ihr Unternehmen einfügen würde.

ERP System - verwirrter Geschäftsmann mit vielen Notizzetteln auf seinem Körper

Aller Anfang ist schwer

Unsere Umwelt und somit auch die ERP Systeme werden immer komplexer. Es gibt so viele Angebote, dass man gar nicht so genau weiß wo man mit der Suche beginnen soll. ERP Systeme unterscheiden sich hauptsächlich in der fachlichen Ausrichtung, der Skalierbarkeit auf unterschiedliche Unternehmensgrößen, dem angebotenen Funktionsumfang und den zum Einsatz kommenden Technologien. Es kommt also mitunter darauf an, in welcher Branche Sie tätig sind, wie viele Mitarbeiter Sie haben und natürlich was Sie von dem System erwarten. Ein Industrieunternehmen hat andere Ansprüche als beispielsweise der Großhandel oder ein Unternehmen für Transport & Logistik. Um den Anfang etwas zu erleichtern, wird es helfen die bestehende Auswahl grob einzugrenzen. Die Systeme, die in die engere Auswahl kommen, sollten Sie nun genau unter die Lupe nehmen.

Das macht ein passendes ERP System aus

Übersicht und Optik

Was Ihnen als erstes bei einem ERP System ins Auge fällt, ist natürlich die Optik. Achten Sie darauf, ob die Schrift in einem lesbarem Kontrast ist und grundlegende Elemente auf dem Bildschirm gut zu erkennen sind. Relevante Information lassen sich leichter identifizieren, wenn sie sich visuell vom Hintergrund abheben. Zudem sollte auch jemand der vorher noch nie mit einem ERP System gearbeitet hat, die wichtigsten Funktionen auf einen Blick finden. Die Größe von Trefferflächen bei Auswahlen, Listen oder Navigationselementen ist ebenfalls wichtig für eine effiziente Bedienung. Für viele Nutzer ist eine einheitliche, ansprechende Gestaltung bereits ein ausschlaggebender Punkt, wenn es darum geht sich für ein ERP System zu entscheiden.

Usability

Nun geht es darum, das System zu testen. Das ERP System sollte Sie natürlich so gut es geht dabei unterstützen, Ihre Aufgabe zügig zu erledigen. Angenommen, Sie möchten einen neuen Kunden anlegen. Können Sie auf einen Blick erkennen, an welcher Stelle Sie sich gerade im Programm befinden und wo Sie hin müssen? Wie viele Klicks benötigen Sie, um den Kontakt anzulegen? Sind Pflichtfelder gekennzeichnet und Fehlermeldungen verständlich? Das System sollte Ihnen eine Rückmeldung geben, wenn Sie etwas eingegeben haben. So können Sie sicher sein, dass es die Eingabe verstanden hat und die Aktion ausgelöst wurde. Achten Sie auch auf die Fehlertoleranz. Tippfehler sollten mit wenig Aufwand zu korrigieren sein. Schwierigkeiten bei der Bedienung treten meist erst im Alltag auf und sind auf den ersten Blick schwer zu erkennen. Aber die Bedienung eines Programms richtet sich auch nach der jeweiligen Aufgabe und ist daher immer individuell zu bewerten. Es gibt keinen pauschalen Wert, der für alle Nutzer gleichermaßen eine gute Bedienbarkeit definiert.

Individuell und erweiterbar

Nun ist etwas Weitsicht gefragt. Wenn es darum geht, ein neues System auszuwählen, sollten Sie sich nicht nur auf Ihre aktuellen Anforderungen und Bedürfnisse begrenzen. Als Unternehmen benötigen Sie ein System, das mit Ihnen mitwachsen kann. Ein zukunftssicheres ERP System ist so flexibel, dass es sich an veränderte Rahmenbedingungen und Bedürfnisse einfach anpassen kann. Modular und funktional erweiterbare Systeme sind hier im Vorteil. Hiermit lässt sich Ihr Bedarf wesentlich zielgerichteter und individueller abdecken. Es bietet Ihnen die Möglichkeit, Funktionen in Anspruch zu nehmen, die auf Ihr Unternehmen maßgeschneidert sind.

Geschäftsmann neben Klebezetteln, die eine Glühbirne ergeben

Mobile Anwendungen und Datenspeicherung

Informieren Sie sich darüber, ob Sie Ihre Daten unterwegs jederzeit abrufen können. Das ermöglicht Ihnen ein unabhängiges Arbeiten und einen enormen Zeit- und Produktivitätsvorteil bei Meetings, Verhandlungen oder auch beim Kunden vor Ort. Das Fehlerrisiko lässt sich somit außerdem stark reduzieren, wenn Ihre Mitarbeiter relevante Daten direkt von unterwegs aus eingeben können. Die Daten müssen so nicht an einem Ort erfasst und später erneut ins Programm eingepflegt werden. Ob im eigenen Rechenzentrum, in der Cloud oder als Hosted-Service: ERP-Lösungen sollten in jeder Variante oder einer Kombination davon installiert werden können und dabei immer ein einheitliches System bilden. So lassen sich auch dezentrale Standorte wirtschaftlich gut integrieren.

Einführungszeit und Support

Erkundigen Sie sich, wie lange es dauert, bis Sie das System in Ihrem Unternehmen nutzen können. Beachten Sie auch die Auswirkungen einer Einführung auf das Tagesgeschäft. Haben Sie einen persönlichen Berater und können diesen auch gut erreichen oder gibt es lediglich eine Hotline-Nummer wenn Sie ein Problem haben?

Langfristige Kosten

Viele Unternehmen entscheiden sich für ein ERP System, um unter anderem auch von den Kosteneinsparungen zu profitieren. Berücksichtigen Sie aber, dass neben den Implementierungskosten auch langfristige Kosten auf Sie zukommen können. Da Ihr ERP System idealerweise mit Ihrem Unternehmen wachsen soll, sollten etwa künftige Wartungs- und Schulungskosten nicht außer Acht gelassen werden.

Fazit

Oft kann es hilfreich sein, einen ERP Berater hinzuziehen. Beachten Sie nur, dass nicht jeder Berater objektiv ist. Auch hier sollten Sie also jemanden finden, der Erfahrung hat und idealerweise mit mehreren Anbietern zusammenarbeitet. Neben Präsentationen und Workshops bieten viele Anbieter außerdem eine kostenlose Testversion an, bei der Sie das System auf Herz und Nieren prüfen können. So bekommen Sie einen Eindruck, wie sich das System in Ihrem Unternehmen einfügen würde. Und als letzter Tipp, beachten Sie nicht nur den Funktionsumfang sondern auch die soziale Komponente. Für eine zuverlässige und vertrauensvolle Zusammenarbeit sollte nicht nur das System, sondern auch der Anbieter zu Ihnen passen.

Wenn Sie mehr über die Vorteile von ERP-Systemen oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

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