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Home-Office Trend durch Covid-19 beschleunigt

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Leere Straßen, geschlossene Geschäfte und abgesagte Veranstaltungen – Dinge die für uns bisher zum Alltag gehörten, sind vorerst auf Eis gelegt. Die ergriffenen Maßnahmen sind hart aber absolut notwendig, um die Verbreitung von Covid-19 zu verlangsamen. Auch die Wirtschaft bleibt nicht verschont und wird auf eine harte Probe gestellt. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen stehen vor großen Herausforderungen und blicken unsicher in die Zukunft. Niemand weiß genau was zu tun ist, da es eine vergleichbare Situation noch nicht gegeben hat. In vielen Unternehmen findet deshalb aktuell ein Umdenken statt. Was lange undenkbar war, wird nun zur Normalität – Arbeitsmodelle wie mobiles Arbeiten und Home-Office sind nicht länger eine abstrakte Vorstellung sondern werden vermehrt durchgesetzt, damit Aufgaben nicht liegen bleiben. Viele Unternehmen sind auf diesen Wandel nicht vorbereitet. In diesem Beitrag möchten wir Ihnen einige nützliche Tipps mit auf den Weg geben, damit Sie auch weiterhin produktiv sind und wirtschaftlichen Einbrüchen entgegenwirken können.

Home-Office – in Zeiten von Corona von zu Hause arbeiten

Um die Ausbreitung von Covid-19 einzudämmen sind die meisten von uns gezwungen, Arbeit und Freizeit von nun an in die eigenen vier Wände zu verlegen. Gewohnte Arbeitsabläufe fallen somit weg und viele müssen ihren Alltag neu strukturieren. Jeder der einem klassischen Bürojob nachgeht, kann theoretisch von zu Hause aus arbeiten. Diese Möglichkeit wird aktuell auch zunehmend in Anspruch genommen, wer kann lässt Belegschaft im Home-Office arbeiten. Vor allem für Eltern, die von Kita- und Schulschließungen betroffen sind, ist dies eine Chance weiterhin arbeiten zu können und gleichzeitig die Kinder zu betreuen. Infektionsketten werden unterbrochen, die Arbeit muss nicht eingestellt werden und die Produktivität bleibt trotz allem erhalten – eine Lösung, die jedem zu Gute kommt.

Deutsche Unternehmen liegen weit zurück

Über Themen wie flexible Arbeitszeiten und Home-Office wurde in den Vergangenheit häufig diskutiert, richtig durchsetzen konnte sich dieses eher neuartige Arbeitsmodell aber bisher nicht. Deutsche Unternehmen und Institutionen liegen weit hinter ihrer internationalen Konkurrenz. Vielerorts haben Bedenkenträger den Fortschritt der Digitalisierung in den letzten Jahren ausgebremst. Laut einer Studie des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung haben nur rund ein Viertel der Beschäftigten in Deutschland die Möglichkeit von zu Hause aus zu arbeiten – 80% der Arbeitnehmer in Großunternehmen und rund 60% der Beschäftigten aus kleinen Unternehmen würden sich diese Option aber ausdrücklich wünschen. Das Ergebnis – viele Unternehmen sind auf die aktuelle Situation nicht vorbereitet. Technische Voraussetzungen fehlen und Insellösungen lassen es nicht zu, außerhalb der Unternehmenswände zu arbeiten.

Produktiv durch den Home-Office Alltag – das sollten Sie beachten

Derzeit steht das Home-Office mehr denn je im Fokus. Den einen fällt es leicht, für viele Arbeitnehmer ist dies aber auch eine große Umstellung. Gewohnte Strukturen und Arbeitsabläufe entfallen gänzlich und wer es gewohnt ist regelmäßig nach einem vorgegeben Rhythmus zu arbeiten, ist mit den Freiheiten im Home-Office vermutlich eher überfordert und hat Schwierigkeiten eine Arbeitsroutine zu entwickeln. Von zu Hause aus zu arbeiten hat aber auch einige Vorteile und es ist durchaus möglich produktiv und konzentriert zu sein, wenn man einige Dinge beachtet. Gefragt ist nun eine neue Herangehensweise, die vor allem Disziplin, Fokus und klare Grenzen erfordert.

Was wird für einen Home-Office Arbeitsplatz benötigt?

Grundsätzlich benötigen Sie nicht viel, um von zu Hause aus arbeiten zu können. Durch die Digitalisierung ist ortsunabhängiges Arbeiten schon lange möglich. Die IT-Abteilung sollte Ihnen, wenn nicht bereits vorhanden, die technisch notwendige Hardware wie Laptop oder Desktop-PC bereitstellen. Außerdem benötigen Sie eine schnelle und stabile Internetverbindung. Weiterhin müssen Sie sicherstellen, dass alle notwendigen Zugriffsberechtigungen vorhanden sind. Via VPN (Virtual Privat Network) können Sie sich ins Unternehmensnetzwerk einwählen – und schon kann’s losgehen!

Produktives Umfeld schaffen

Sollte es die räumliche Aufteilung bei Ihnen zu Hause erlauben, richten Sie sich einen eigenen Bereich im Haus ein, der nur für die Arbeit bestimmt ist. Idealerweise haben Sie dafür einen eigenen Raum zur Verfügung. Außerhalb der Arbeitszeiten sollten Sie sich nicht in diesem Bereich aufhalten. Stellen Sie Ihren Schreibtisch am besten an ein Fenster, damit Sie von natürlichem Licht umgeben sind.

Arbeit und Freizeit klar abgrenzen

Die vermutlich größte Herausforderung im Home-Office sind die vielen Ablenkungen. Schnell etwas im Haushalt machen, den Einkauf erledigen und wenn man den Versuchungen, die man im Haus findet nicht widerstehen kann, findet man sich selbst schnell auf der Couch wieder. Wichtig ist, Berufs- und Privatleben strikt zu trennen, da sich beides sonst zunehmend vermischt. Die Verantwortung sich selbst zu organisieren und die nötige Disziplin aufzubringen, liegt bei Ihnen. Schaffen Sie Ablenkungen aus Ihrem Sichtfeld, legen Sie Ihr Handy, sofern Sie es nicht für die Arbeit benötigen, am besten in einen anderen Raum und machen Sie der Familie deutlich, dass Sie an Ihrem Schreibtisch auf der Arbeit sind und nur in dringenden Fällen zur Verfügung stehen – denn nach jeder unfreiwilligen Pausen benötigen Sie etwa 25 Minuten, um wieder in den gewohnten Arbeitsrhythmus zu finden.

Zeitmanagement im Home-Office

Im Home-Office fehlt natürlich das Gefühl von nach Hause kommen und Feierabend machen, viele fühlen sich deshalb unproduktiv. Um dem entgegenzuwirken, können Sie sich beispielsweise am Abend zuvor die To-Do’s für den nächsten Arbeitstag aufschreiben. Sie schaffen mehr und fühlen sich am Ende des Tages wesentlich produktiver, wenn Sie einige Punkte von seiner Liste streichen konnten und Sie somit sehen, was Sie geschafft haben. Legen Sie sich außerdem einen klaren Anfangs- und Endpunkt des Arbeitstages fest. Es wird Ihnen so leichter fallen einen Arbeitsrhythmus zu entwickeln und man kann sich gedanklich besser von der Arbeit trennen, wenn man die Arbeit an einem festgelegten Punkt beendet.

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Ohne eine klare Grenze hat man auch keinen richtigen Feierabend und dauerhafte Abrufbereit führt lediglich zu mentalem Stress. Achten Sie außerdem darauf, aktive Pausen einzulegen. Machen Sie aber nicht den Fehler, diese beispielsweise auf der Couch zu verbringen. Aus 30 Minuten werden sonst schnell drei Stunden. Nutzen Sie die Zeit, in der Sie am produktivsten sind und priorisieren Sie ihre Aufgaben nach Wichtigkeit. Vielen Menschen hilft es außerdem, mit einer Aufgabe zu beginnen die am Schwierigsten fällt oder die am meisten Zeit einnimmt. Haben Sie diese Aufgabe erfolgreich gemeistert, fallen auch die weiteren leichter von der Hand.

Auch mental zur Arbeit gehen

Für viele beginnt der Arbeitstag mit der Fahrt ins Büro, das fällt im Home-Office natürlich weg. Auch wenn Sie zu Hause sind, stehen Sie zeitig auf und machen Sie sich so fertig, als würden Sie ins Büro fahren. Die Jogginghose ist zwar gemütlich, schafft aber keine Arbeitsatmosphäre. Wählen Sie stattdessen lieber ein Outfit, das Sie auch im Büro tragen würden. So fällt es Ihnen auch leichter, auf Augenhöhe mit Ihren Kollegen und Kunden zu kommunizieren.

Kommunikationsmöglichkeiten nutzen

Die emotionale Verbindung zum Team sollte nicht verloren gehen. Die Digitalisierung macht es möglich, mit Kollegen und Kunden in Kontakt zu bleiben. Versuchen Sie also, den Kontakt aktiv aufrecht zu halten, auch wenn es nicht das selbe ist, wie die gewohnte Kaffeepause mit den Kollegen.

Slack und Teamviewer gehören zu den Profiteuren der Krise

In den meisten Krisen gibt es viele Verlierer aber auch einige wenige Gewinner. Zu letzteren gehören oftmals jene, die mit einer Lösung auf die Probleme der Gesellschaft reagieren. Angesichts der aktuellen Situation, ist davon auszugehen, dass immer mehr Arbeitnehmer die Möglichkeit nutzen, von zu Hause aus zu arbeiten. Somit steigt auch die Nachfrage nach Co-Working-Tools stetig, da die Zusammenarbeit so trotzdem aufrecht erhalten bleibt, obwohl der persönliche Kontakt fehlt. Unternehmen wie Slack, Teamviewer oder Zoom erleben aktuell einen Aufschwung an der Börse und gehören eindeutig zu den Profiteuren der Krise. Microsoft beispielsweise konnte bisher eine Versechsfachung der Nutzung seines Tools „Teams“ verzeichnen. Trotz des Erfolges steht für viele Unternehmen der Profit aber nicht im Vordergrund. Um das Arbeiten während dieser Zeit für alle etwas angenehmer zu machen, senken einige die Preise ihrer Produkte oder bieten Funktionen für eine gewisse Zeit umsonst an.

Vorteile cloud-basierter Systeme

Wenn Sie ein cloud-basierten System nutzen, profitieren Sie von einigen Vorteilen. So ist es nicht verwunderlich, dass die Nachfrage aktuell sprunghaft wächst. Eine einheitliche Datenbasis sorgt dafür, dass alle in Echtzeit und mit den aktuellsten Daten arbeiten können. Außerdem entfallen hohe Anfangsinvestitionen und Sie können von jedem Standort aus arbeiten. Informieren Sie sich hier über die verschiedenen Cloud-Modelle und deren Vorteile.

Fazit

Langfristig haben Krisen auch immer gesellschaftliche Folgen. Auch die derzeitigen Entwicklungen deuten auf einen grundlegenden Wandel der Gesellschaft hin. In den letzten Jahren wurde die Digitalisierung oft kritisch betrachtet. Datenschutzbeauftragte erhoben Einwände und die Produktivität wurde in Frage gestellt. Ein Fehler den viele Unternehmen nun zu spüren bekommen. Die Wirtschaft wird per Schleudersitz in die digitale Zukunft befördert – wer nicht mithalten kann oder will, geht unter. Der aktuelle Zustand könnte den Themen Home-Office und mobiles Arbeiten in Deutschland einen nachhaltigen Schub geben. Auch wenn die aktuelle Situation Unternehmer dazu zwingt, die Digitalisierung voranzutreiben, sollte die Entwicklung moderner, digitaler Strategien auch unabhängig von der aktuellen Situation einen höheren Stellenwert bekommen.

Corona wird die Arbeitswelt nachhaltig verändern

Das Wichtigste sollte nun aber sein, positiv in die Zukunft zu blicken. Ein optimal eingerichteter Arbeitsplatz ist zwar schön und gut, nützt Ihnen aber nichts wenn Sie nicht mit der richtigen Einstellung an die Sache herangehen. Wenn in dieser Zeit alle zusammenhalten und die nötige Selbstdisziplin aufbringen, werden wir auch diese Situation meistern, davon sind wir überzeugt. Bei all den schlimmen Nachrichten, die wir derzeit täglich hören, haben erste Maßnahmen zur Eindämmung des neuartigen Virus auch erste positive Auswirkungen gezeigt: Die Luftverschmutzung in China beispielsweise ist deutlich zurückgegangen. Die von der Raumfahrtbehörde NASA veröffentlichten Satellitenbilder zeigen, dass die Belastung durch Stickstoffdioxid deutlich gesunken ist.

#wirbleibenzuhause

Auch die Mitarbeiter von TimeLine sind im Home-Office. Trotzdem sind wir wie gewohnt für Sie da! Vertrieb, Projektmanagement, Buchhaltung und Kundenbetreuung – weder Produktivität noch unsere Kunden leiden unter dieser Situation. Wenn Sie mehr zum Thema Home-Office oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und bleiben Sie gesund!

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Die Vorteile einer direkten CAD-ERP-Integration

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Wer CAD- und ERP-System verbinden möchte, geht im allgemeinen den Weg über ein PDM-System. Das PDM-System fungiert hierbei wie eine zweiseitig-bidirektionale Schnittstelle, die CAD-Daten verwaltet und an das ERP-System übermittelt. Hierbei kommen sowohl die Schnittstellen wie auch die Softwaresysteme von mindestens zwei  – im schlimmsten Falle jedoch von drei unterschiedlichen Anbietern.

Die Frage nach dem führenden System

Mit der Software-Einführung des PDM-Systems allein ist es jedoch nicht getan, weil im Weiteren zu klären ist, wer die organisatorische Hoheit (sprich: das „führende System“) über Metadaten hat, die sowohl als Properties in CAD-Dateien wie auch als Felder im ERP-System gepflegt und benötigt werden.

Mit einem im Januar 2020 neu erschienenen Release geht TimeLine-ERP nun den direkten Weg und übernimmt ohne Umweg über eine zusätzliche PDM-Lösung das Auslesen von Referenzen und Metadaten aus CAD-Dateien mittels nativer Adapter zu Autodesk-Inventor, SolidWorks oder SolidEdge. Hierbei bleibt die CAD-Umgebung unangetastet bestehen – es wird lediglich ein weiterer Serverprozess installiert, der bei Änderungen an CAD-Daten (oder beim CheckIn aus einer bereits vorhandenen PDM-Lösung) diese direkt in Stücklisten und Metadaten des ERP-Systems übersetzt. Für die Metadaten steht ein Mapper bereit, der jedes Property (z.B. die bei Inventor bekannten „iProperties“) auf ein Feld im Artikelstamm des ERP-Systems zu verlinken erlaubt.

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DMS ersetzt PDM-System

Optional kann das in TimeLine-ERP integrierte, revisionssichere Dokumenten-Management auch die Verwaltung der CAD-Daten übernehmen – stellt also die entsprechende CAD-Datenverwaltung, sowie Check-In und Check-Out-Funktionen zur Verfügung. Da diese Funktion lediglich optional ist, gestaltet sich der Start für Unternehmen ohne PDM-Lösung sehr einfach, da sich am eigentlichen Konstruktionsprozess und an der Ablage der CAD-Daten zunächst nichts ändert.

Synchronisation über Server

Der CAD-Link-Server synchronisiert hierbei sämtliche Konstruktionsänderungen „realtime“ ins ERP-System und versioniert hierbei Änderungen an CAD-Daten, Stücklisten und Metadaten. Über den Stücklistenvergleich können die revisionierten Änderungen mit bereits in Produktion befindlichen Betriebsaufträgen aktualisiert werden.

Durch dieses direkte Verfahren wird nicht nur die Einführung einer CAD-ERP-Kopplung dramatisch verkürzt – auch die Komplexität der Lösung unterscheidet sich erheblich vom klassischen Ansatz.

Wenn Sie mehr über die Vorteile einer direkten CAD-ERP-Integration oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie!

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ERP-System mit integrierter Finanzbuchhaltung

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Egal ob Sie ein kleines Unternehmen führen oder einen Großkonzern leiten, die Finanzbuchhaltung ist für jedes Unternehmen ein besonders wichtiges Thema. Schon allein deswegen, weil sie vom Gesetzgeber stark reglementiert ist. Um Probleme mit Steuerbehörden oder anderen Institutionen zu vermeiden, ist es deshalb wichtig, alle relevanten Daten, Belege und Nachweise ordnungsgemäß zu verwalten. Dafür gibt es verschiedene Methoden. Welche dies sind, was Finanz- und Rechnungswesen eigentlich genau bedeutet und welche Vorteile Ihnen ein ERP-System mit integrierter Finanzbuchhaltung bietet, erfahren Sie in diesem Beitrag.

WAS BEDEUTET FINANZ- UND RECHNUNGSWESEN EIGENTLICH?

Manchmal kommt es im Alltag vor, dass man über gewisse Themen oder Begriffe stolpert, von denen man zwar grob weiß was sie bedeuten, sie aber im Grunde nicht ganz versteht oder erklären kann. Das Finanz- und Rechnungswesen zählt für einige Menschen sicher auch dazu. Als erstes sollten Sie wissen, dass das Finanzwesen und das Rechnungswesen getrennt voneinander zu betrachten sind.

Finanzwesen

Das Finanzwesen umfasst alle wirtschaftlichen Bereiche, die sich in irgendeiner Form mit Finanzen beschäftigen. Es setzt sich aus fünf Teilbereichen zusammen:

  • Finanzwirtschaft (Beschaffung von Eigen- und Fremdkapital)
  • Rechnungswesen (Erfassung und Überwachung aller Geld- und Leistungsströme)
  • Liquiditätssicherung (Sicherstellung von ausreichend Finanzmitteln)
  • Treasury (Aufbau von Sicherheiten, um finanzielle Risiken im Krisenfall zu minimieren)
  • Controlling (Planung, Steuerung und Kontrolle aller Unternehmensbereiche)

Man unterscheidet außerdem das öffentliche und das private Finanzwesen.

Öffentliches Finanzwesen

Das öffentliche Finanzwesen regelt, auf welche Weise die öffentliche Hand (Bund, Länder und Gemeinden) Finanzmittel, die sie zur Erfüllung öffentlicher Aufgaben benötigt, aufbringt, verwaltet und einsetzt.

Privates Finanzwesen

Das private Finanzwesen befasst sich, wie der Name schon sagt, mit den Finanzen von Privatpersonen. Dazu zählen neben Geldanlagen, Aktien, Börse oder Bankgeschäften auch Steuern und Versicherungen.

Rechnungswesen

Wie bereits erwähnt, ist das Rechnungswesen ein Teilbereich des Finanzwesens. Es setzt sich aus den Bereichen Finanzbuchhaltung (externes Rechnungswesen), Controlling (internes Rechnungswesen), Statistik und Planung zusammen. Alle unternehmerischen Abläufe, darunter sämtliche Geld- und Leistungsströme, werden im Rechnungswesen erfasst und kontrolliert. Sowohl Vorgänge die nach außen gerichtet sind, als auch jene die sich innerhalb des Unternehmens abspielen. Daten, die Sie für die Planung und Steuerung benötigen, können Sie ebenfalls im Rechnungswesen dokumentieren. Das Rechnungswesen wird in zwei Kategorien unterteilt:

Externes Rechnungswesen

Das externe Rechnungswesen befasst sich mit allen Vorgängen, die die Vergangenheit betreffen. Der Gesetzgeber verlangt, dass ein Unternehmen gewisse interne Daten freigibt, um die finanzielle Situation des Unternehmens bewerten zu können. Deshalb ist jedes Unternehmen verpflichtet, einmal im Jahr einen Jahresabschluss inklusive Bilanz zu erstellen. Dafür werden sämtliche Ein- und Auszahlungen, Werte von Geldanlagen oder auch Kredite sachlich und chronologisch erfasst. Die daraus entstehenden Informationen über die Vermögens- und Ertragslage des Unternehmens werden anschließend an die Öffentlichkeit gegeben, also unter anderem an das Finanzamt, Anleger, Banken oder auch Lieferanten.

Internes Rechnungswesen

Das interne Rechnungswesen hingegen kalkuliert alle zukünftigen Kosten und Leistungen, um damit Unternehmensprozesse zu planen und zu steuern. Alle Informationen die sich auf Prozesse, Leistungen und Profite des Unternehmens beziehen, werden erfasst, dokumentiert und verarbeitet. Auf Grundlage dieser Daten werden anschließend unternehmensinterne Entscheidungen getroffen, mit dem Ziel, den Unternehmenserfolg zu maximieren. Dies ist ein wichtiger Bereich, denn so kann die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens beurteilt werden. Hohe Kosten oder auf der anderen Seite auch besonders ertragreiche Unternehmensbereiche, werden so schnell sichtbar.

FINANZBUCHHALTUNG UND ERP

Zugegeben, wenn es darum geht, eine geeignete Lösung für die Finanzbuchhaltung zu finden, denkt man vielleicht nicht als Erstes an den Einsatz eines ERP-Systems. Dieses bringt man zunächst vermutlich eher mit der Planung und Steuerung von Ressourcen, sowie deren Optimierung in Verbindung. Heutzutage können ERP-Systeme aber weitaus mehr. Das Finanz- und Rechnungswesen beispielsweise gehört mittlerweile zu den Standardfunktionen vieler moderner ERP-Lösungen. Beim Auswahlprozess schenken viele Entscheider dieser Funktion allerdings keine allzu große Beachtung – ein Fehler, denn in diesem Bereich verschenken viele mittelständische Unternehmen noch großes Potenzial. Es gibt verschiedene Möglichkeiten die Finanzbuchhaltung zu bewältigen. Welche Sie am besten nutzen sollten, kommt ganz darauf an, ob Sie lediglich den reinen Pflichtteil abwickeln wollen oder die Informationen nutzen möchten, um damit das gesamte Unternehmen besser im Blick zu haben.

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ERP-System ohne Buchhaltung

Kleine Unternehmen nutzen ein ERP-System oft hauptsächlich für die Materialwirtschaft und den Verkauf. Rechnungen und Belege geben sie an den Steuerberater ab, da Zeit sowie qualifiziertes Personal oft fehlt. Der Nachteil hier ist, dass ein Steuerberater recht kostenintensiv ist und der Überblick über wichtige Kennzahlen des Unternehmens oft fehlt.

ERP-System mit Schnittstelle zur Buchhaltung

Diese Methode wird häufig von Unternehmen genutzt, deren ERP-System entweder kein zusätzliches Modul für die Finanzbuchhaltung bietet oder die bereits mit einer Buchhaltungssoftware arbeiten und sich von dieser nicht trennen möchten. Alle Bewegungen aus Ein- und Verkäufen werden hier aus dem ERP-System über die Schnittstelle zur Buchhaltungssoftware übertragen. Aber auch diese Methode hat ihre Nachteile. Sie benötigen geschultes Personal in der Buchhaltung und der Datenaustausch an der Schnittstelle erfolgt oft mit einem zeitlichen Versatz, was dazu führen kann, dass die Daten nicht immer aktuell sind. Außerdem birgt der Einsatz von mehreren Systemen immer ein Risiko. Bei Übertragungen oder der Eingabe von Daten können leicht Fehler entstehen. Dies verfälscht natürlich die Ergebnisse, was gerade in der Buchhaltung ein Problem ist.

ERP-SYSTEM MIT INTEGRIERTER FINANZBUCHHALTUNG

Bei dieser Methode sind zunächst einige Einrichtungen bei Artikeln, Kunden und Lieferanten notwendig, damit Sie alle Aufwände und Erlöse richtig verbuchen können. Die Bewegungen aus Ein- und Verkäufen schlagen sich dann aber automatisch in der Buchhaltung nieder. Alle anderen Aufwände, die nicht aus Ein- oder Verkäufen resultieren, wie beispielsweise Miete, Strom und Telefon werden durch Soll- und Haben Buchungen erfasst. Behördenmeldungen können Sie direkt im Programm erstellen.

Vorteile einer integrierten Finanzbuchhaltung

Ein ERP-System mit integrierter Finanzbuchhaltung bietet Ihnen einige Vorteile. Diese Methode ermöglicht beispielsweise tiefergehende Auswertungen, da alle Daten an einer zentralen Stelle abgelegt sind.

Zentrale Datenbasis

Ein ERP-System führt alle wichtigen Daten aus den unterschiedlichsten Unternehmensbereichen zusammen. Die Buchhaltung hingegen verbringt viel Zeit damit, Informationen zu sammeln und Belege zu verwalten. Beide Bereiche sind auf qualitativ hochwertige und einheitliche Daten angewiesen. Der große Vorteil eines ERP-Systems mit integrierter Finanzbuchhaltung ist, dass es auch nur einen zentralen Datenpool gibt, den Sie pflegen müssen. Von dieser Funktion profitiert natürlich auch die Buchhaltung. Als Teil der ERP-Infrastruktur ist die Finanzbuchhaltung mit anderen Bereichen des Unternehmens verbunden. Viele Informationen, die die Buchhaltung benötigt, sind oft schon Teil des Datenbestandes eines ERP-Systems.

Datenaustausch mit anderen Abteilungen

Daten, die Sie einmal erfasst haben, können Sie einfach übernehmen und in anderen Bereichen verwenden, ergänzen und auswerten. Durch eine integrierte Zeiterfassung kann die Personalabteilung beispielsweise einsehen, welcher Mitarbeiter wann gearbeitet hat. Die Buchhaltung kann auf diese Daten zugreifen und die Lohnabwicklung viel effizienter gestalten. Doppelerfassungen entfallen ganz und der Pflegeaufwand ist deutlich reduziert. Durch Verzicht auf eine Schnittstelle entfällt außerdem ein Risikofaktor. Die Buchhaltung hat somit weniger Arbeit und gleichzeitig verbessert sich die Auskunftsfähigkeit des Unternehmens.

Hohe Qualität des Datenbestands

Es gibt einige Funktionen die dabei helfen, eine hohe Qualität des Datenbestands zu gewährleisten. So werden doppelte Einträge automatisch bereinigt und eingegebene Daten auf logische Zusammenhänge und Plausibilität überprüft. Außerdem werden die Daten in Echtzeit aktualisiert, die Buchungen sind also jederzeit auf dem aktuellsten Stand.

Automatisierte Prozesse

Ein weiterer Vorteil ist, dass ein ERP-System einen großen Teil der notwendigen Arbeitsschritte eigenständig erledigen kann. Für die Buchhaltung ist es wichtig, dass Zahlungsströme aus Ein- und Verkäufen richtig zugeordnet werden. Wird die Buchhaltung über ein ERP-System abgewickelt, können Kunden- und Lieferantendaten automatisch bezogen werden. Ein- und Ausgangsrechnungen werden dann automatisch erstellt, den richtigen Konten zugeordnet und verbucht. Außerdem stehen die in der Buchhaltung hinterlegten Informationen auch Nutzern aus anderen Unternehmensbereichen zur Verfügung.

Einheitliche Schnittstelle

Die Anwender des ERP-Systems haben eine einheitliche Benutzerschnittstelle. Das heißt, sie benötigen auch nur ein Kennwort um in verschiedenen Bereichen arbeiten zu können. Dies vereinfacht nicht nur die tägliche Arbeit, sondern ist auch insbesondere für die Sicherung der Daten sinnvoll.

Einfache Datenübertragung an Steuerbehörden

Seit 2015 regelt die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) die Aufbewahrung und Verarbeitung steuerrelevanter, elektronischer Daten. Unternehmen die ihre Buchhaltung digital abwickeln, müssen laut GoBD einige Vorgaben erfüllen. So müssen Buchungen beispielsweise innerhalb einer bestimmter Frist erfolgen. Elektronische Aufzeichnungen, Belege und Buchungen müssen Sie außerdem unter Berücksichtigung des geltenden Datenschutzrechts aufbewahren und Steuerbehörden müssen Zugriffsrechte eingeräumt werden. Ein modernes ERP-System mit integrierter Finanzbuchhaltung bietet in diesem Zusammenhang einige Funktionen, die von Vorteil sind. Dokumente können Sie beispielsweise schnell und unkompliziert elektronisch erfassen und archivieren. Zeitgerechte Buchungen sind teilweise durch Automatismen lösbar und durch die DSGVO ist eine sichere Datenspeicherung Standard in jedem ERP-System. Auch bezüglich der Zugriffsmöglichkeit für Steuerbehörden gibt es eine Lösung: Sie können ganz einfach einen User mit eingeschränkten Leserechten anlegen.

FAZIT

Jedes Unternehmen ist anders und es gibt keine allgemeingültige Lösung, die für alle zu empfehlen ist. Die Anforderungen an Transparenz, Aktualität und Qualität der betriebswirtschaftlichen Daten steigen jedoch stetig an und ab einer gewissen Unternehmensgröße ist der Einsatz eines ERP-Systems mit integrierter Finanzbuchhaltung durchaus sinnvoll. Gerade dann, wenn man die Daten nicht nur aus steuerlichen Gründen nutzen, sondern auch sein Unternehmen und dessen Kennzahlen genauestens kennen und analysieren möchte. Allerdings sollten Sie nicht außer Acht lassen, dass dies auch immer geschultes Personal in der Buchhaltung erfordert.

Wenn Sie mehr zum Thema integrierte Finanzbuchhaltung oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir helfen Ihnen gerne weiter und freuen uns auf Sie!

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Welche Aufgaben hat ein Projektleiter? Ein Leitfaden

Aufgaben als Projektleiter: Ein Leitfaden für frischgebackene Leiter

Erfahrungsgemäß ist es so, dass ein berufserfahrener Mitarbeiter die Leitung eines ERP-Projekts übernimmt. Dies hat natürlich einige Vorteile. Er verfügt über ein gutes Fachwissen und ist mit den bereichsinternen Abläufen – und Aufgaben als Projektleiter – bestens vertraut. Außerdem kann er seine Kollegen gut einschätzen und somit bei der Zusammensetzung des Projektteams wertvolle Empfehlungen aussprechen. Aber wie so oft – wo es Licht gibt, fällt auch Schatten. Bei der Projektleitung stehen Führungsaufgaben klar im Vordergrund. In vielen Unternehmen gehört es mittlerweile zum Alltag: Ein Mitarbeiter soll plötzlich ein Team leiten und die Verantwortung für ein komplexes ERP-Projekt tragen – und das, obwohl er normalerweise nicht mit den Aufgaben der Projektleitung in Berührung kommt. Was dabei nicht berücksichtigt wird: Die Anforderungen an einen Projektleiter sind mit denen, die beispielsweise an einen technischen Mitarbeiter gestellt werden, nicht zu vergleichen.

Eine naturgemäß schwierige Situation, bei der Rollenkonflikte vorprogrammiert sind. Problematisch wird es, wenn die individuellen Fähigkeiten des Mitarbeiters nicht zu dem Rollenprofil einer typischen Führungskraft passen – oder es schlichtweg an Berufserfahrung mangelt. Sich neuen Herausforderungen zu stellen ist natürlich prinzipiell nichts Schlechtes. Oft resultiert diese Konfrontation aber in Überforderung, woraus sich leicht Fehlentscheidungen und Konflikte entwickeln. Gerade bei einem ERP-Projekt, in das viel Zeit und andere Ressourcen investiert werden, ist das natürlich kontraproduktiv. In diesem Beitrag sind einige nützliche Tipps zusammengefasst, die Ihnen als Neuling im Projektmanagement den Start vereinfachen sollen.

Vor Projektbeginn – strukturiert an neue Aufgaben herangehen

Bevor Sie es sich nun aber anders überlegen – mit einer guten Vorbereitung und einem guten Team können Sie Ihren Aufgaben als Projektleiter gelassen entgegensehen. Die ersten wichtigen Punkte können Sie bereits vor Projektbeginn umsetzen. Grundsätzlich gibt es drei Bereiche, die Ihren Erfolg als Projektleiter ohne direkte Vorgesetztenfunktion beeinflussen.

  • die sachliche, organisatorische Managementebene
  • die menschliche, persönliche Kollegenebene
  • das eigene Rollenverständnis

Die Managementebene

Die Durchführung eines ERP-Projekts ist immer eine temporäre Doppelbelastung für die einzelnen Teammitglieder. Ein Umstand, dem sich jeder bewusst sein sollte, wenn er bei der Projektumsetzung mitwirken möchte. Trotzdem ist die vorübergehende Mehrarbeit oft die Quelle von Konflikten. Der Grund dafür ist schnell gefunden.

Ein Beispiel zur Verdeutlichung

Nehmen wir an, Sie haben sich vor Beginn des Projekts nicht mit dem Abteilungsleiter Ihres Key-Users zur Abstimmung zusammengesetzt – einfach, weil Sie nicht wussten, dass es wichtig ist. Das Projekt beginnt und Sie als Projektleiter sowie der Abteilungsleiter fordern weiterhin gleichermaßen die Aufmerksamkeit des Mitarbeiters. Sie delegieren Aufgaben an ihn, dieser ist weiterhin seinem regulären Vorgesetzten unterstellt und muss das normal anfallende Tagesgeschäft ebenfalls managen. Ihrem Key-User fällt es zunehmend schwer, die Aufgaben des Projekts mit dem Tagesgeschäft zu vereinen und allen gerecht zu werden. Nun hat er zwei Möglichkeiten: Entweder er kommuniziert rechtzeitig, dass er überfordert ist und Hilfe benötigt oder er lässt die Situation weiterlaufen wie bisher. Dabei bleibt entweder eine Seite ganz auf der Strecke oder beide Seiten werden nur halbherzig erledigt. Am Ende sind es die Key-User, die mit Gegenwind aus der Abteilung sowie ihren Projektpartnern rechnen müssen – und zudem viele Überstunden machen müssen. Das Ergebnis sind meistens überarbeitete, frustrierte Projektmitarbeiter, die sich in Zukunft sicher nicht noch einmal zur Verfügung stellen.

Involvieren Sie die Vorgesetzten Ihrer Key-User 

Zum Glück ist dies eine Situation, die Sie einfach umgehen können. Der Schlüssel zum Erfolg lautet wie so oft: Kommunikation. Wird ein Key-User nicht ausreichend unterstützt, gehört es zu Ihren Verantwortlichkeiten, sich mit dem jeweiligen Abteilungsleiter zusammenzusetzen. Suchen Sie am besten bereits vor Beginn des Projekts das Gespräch zum Abteilungsleiter und finden Sie gemeinsam eine Lösung. Ein Schritt, den Sie unbedingt sicherstellen sollten – denn Sie als Projektleiter verfolgen andere Ziele als die Abteilungsleiter. Unterschiedliche Interessen, Richtlinien und strittige Punkte können Sie so klären, ohne es auf dem Rücken der Mitarbeiter auszutragen. Um das Projekt erfolgreich umzusetzen und das Tagesgeschäft am Laufen zu halten, müssen alle an einem Strang ziehen – auch wenn das bedeutet, mal eine Aufgabe für den Kollegen zu übernehmen oder eine Stunde länger zu arbeiten. Machen Sie allen Beteiligten klar, dass dies eine temporäre Umstellung ist, die am Ende dem gesamten Unternehmen zu Gute kommt.

„Das bisschen Projektmanagement macht sich von allein“

Gleiches gilt im Übrigen auch für Sie als Projektleiter. Das mag nun vielleicht übertrieben klingen, aber ein Projekt zu leiten ist sozusagen ein Fulltime-Job. Ein ERP-Projekt muss kontinuierlich gemanagt werden und benötigt viel Aufmerksamkeit und Koordination: Sie stehen in ständigem Kontakt und Austausch mit Geschäftsführung, Key-Usern, Abteilungsleitern und dem Kunden.

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Die Kollegenebene

Machen Sie sich frühzeitig mit Ihrem Projektteam vertraut

Damit Sie Ihre Aufgaben als Projektleiter gut und gewissenhaft durchführen können, sollten Sie sich vorher mit den einzelnen Teammitgliedern auseinandersetzen. Falls Sie die Möglichkeit haben, versuchen Sie bei der Zusammensetzung des Teams mitzuwirken. Es ist Teil der Führung, die Stärken und Schwächen einzelner Mitarbeiter zu beobachten und ihnen Raum zur Weiterentwicklung zu bieten. Nur wenn Sie Ihr Team gut kennen, können Sie gezielt Aufgaben verteilen und das Team koordinieren. Fragen, die Sie sich stellen können:

  • Was sind die Stärken und Schwächen meiner Key-User?
  • Wie sind die Beziehungen der Key-User zu Ihren Kollegen?
  • Wo liegen fachliche Kompetenzen?

Gerade wenn Sie mit Kollegen zusammenarbeiten, mit denen Sie sonst vielleicht weniger zu tun haben, macht ein Kick-Off-Termin Sinn. So können Sie sich vor Projektbeginn zusammensetzen und alle miteinander bekannt machen.

Das eigene Rollenverständnis

Der bereits weiter oben angesprochene Rollenkonflikt ist die wohl schwierigste Herausforderung, die Sie als Projektleiter meistern müssen. Es gibt unzählige Möglichkeiten und Arten der Steuerung eines Teams. Welche gibt es und wie findet man die Richtige? Im Grunde strahlt jemand in Ihrer Position schon eine gewisse Grundautorität und Kompetenz aus. Sie können entweder alles bis ins kleinste Detail erklären und jede Entscheidung rechtfertigen – oder Ihr Team einfach vor vollendete Tatsachen stellen. Sie können sich Ihren Kollegen wie gewohnt auf Augenhöhe nähern, als Coach auftreten oder einfach nur plumpe Anweisungen geben. Was Sie sich dabei unbedingt vor Augen halten sollten: Im Alltag arbeiten Sie auf Augenhöhe miteinander, erledigen womöglich gleiche oder ähnliche Aufgaben. Durch die Rolle als Projektleiter steigen Sie, wenn auch nur auf Zeit, auf der Hierarchieleiter automatisch eine Ebene nach oben. Sie nehmen eine Art Vorgesetztenfunktion ein. Nutzen Sie diese Situation nun aus und verteilen lediglich Anweisungen, werden Sie bei Ihren Kollegen nicht gerade mit Sympathie punkten – und Ihre Akzeptanz ist sicherlich schnell beeinträchtigt.

Projekterfolg vs. Kollegenbeziehung

Der Wunsch eines jeden Projektverantwortlichen ist natürlich Teamarbeit unter Mitarbeitern, um das Projekt zügig über die Bühne zu bringen. Darauf können und sollten Sie sich aber nicht verlassen. Im Zweifelsfall müssen Sie durchgreifen können, um das Projekt und die Mitarbeiter wieder auf die richtige Bahn lenken. Am Ende des Tages sind Sie für die Erreichung und den Erfolg des Projekts verantwortlich. Erfolg wird daran gemessen, ob Sie die Projektziele termingerecht und unter Einhaltung des Budgets umgesetzt haben. Wie die Mitarbeiter Sie oder Ihre Methoden dabei finden, spielt im Endeffekt keine Rolle. Es gibt aber auch noch einen Arbeitsalltag nach dem Projekt – und sicherlich wünschen Sie sich auch weiterhin eine gute Beziehung zu den Kollegen. Wie sollten Sie nun am besten mit der Situation umgehen?

Finden Sie eine gute Balance

Wahrscheinlich befinden Sie sich in einer ungewohnten Situation und es fällt Ihnen schwer, Anweisungen zu geben. Versuchen Sie, einen Kompromiss zu finden, mit dem alle Beteiligten zufrieden sind. Machen Sie deutlich, dass Sie Ihre Aufgabe gut machen möchten – und dass es nun mal dazu gehört, Aufgaben an andere zu delegieren. Bleiben Sie dabei authentisch und gehen Sie mit gutem Beispiel voran. Versuchen Sie Ihr Team für das Projekt zu begeistern und eine gute Atmosphäre zu erzielen. Sehen Sie sich als eine Art Moderator, der die Verantwortung für die Ergebnisse trägt. Eine Regel, die dabei wirklich immer gilt: Egal wie gestresst Sie sind, behandeln Sie jeden Mitarbeiter mit Respekt – ohne Ausnahme.

Wichtige Bereiche und Basiswissen

Mit diesen definierten Bereichen sollten Sie sich vor Projektbeginn außerdem auseinandersetzen:

  • Ablauf- und Terminplanung
  • Kostenplanung
  • Risikomanagement
  • Projektcontrolling
  • Projektorganisation und -dokumentation

Die Umsetzungsphase – was sollten Sie sonst noch beachten?

Formulieren Sie klare Ziele

Nur wer Entscheidungen trifft und weiß, wohin er will, kann auch dort ankommen. Besprechen Sie so detailliert wie möglich mit dem Kunden, welche Anforderungen er an das Projekt hat. Gerade bei sehr technikorientierten Projekten wie einer ERP-Einführung ist dies schwierig: Der Kunde hat oft wenig Vorstellung von den technischen Optionen. Eine gute Möglichkeit, diese verständlich aufzuzeigen, ist zum Beispiel ein Workshop. Sie sollten Projektziele und Meilensteine aber nicht nur mit dem Kunden, sondern auch vorab im Team besprechen. Was sollte bis wann erledigt sein? Welche Zwischenziele gibt es? Laufen Sie nicht ohne Plan los, sondern erarbeiten Sie einen klaren Auftrag mit klaren Zielen und notwendigen Zeitvorgaben. Wie Sie konkrete Ziele definieren, lesen Sie hier.

Delegieren Sie als Projektleiter Aufgaben

Als Projektleiter hat man oft das Gefühl, alles selbst machen zu müssen. Dabei sollte Arbeit in Projekten immer Teamwork sein. Wer sich zu viel zumutet und die Kontrolle nicht abgeben kann, riskiert schnell eine Situation der Überforderung. Wie weiter oben bereits erwähnt, sollten Sie als Projektleiter die Stärken und Schwächen einzelner Teammitglieder kennen. Dementsprechend sinnvoll können Sie die Aufgaben verteilen. Dabei sollten Sie darauf achten, dass diese termingerecht, effizient und vollständig erledigt werden. Formulieren Sie klar die Aufgabe und das Ergebnis, das Sie erwarten. Es ist nicht Ihre Aufgabe, sich danach noch einzumischen oder die Aufgabe gar selbst zu erledigen. Was natürlich nicht heißen soll, dass Sie kein offenes Ohr mehr haben sollen, falls es Probleme gibt. Arbeit zu delegieren hat einige Vorteile. Es hilft Ihnen dabei, sich selbst zu entlasten und nicht in Stress zu geraten. Sie können sich auf Ihre eigenen Aufgaben fokussieren und bieten anderen die Chance zu lernen. Sie können nicht in allen Bereichen ein Experte sein. Nutzen Sie das fachliche Potenzial der gesamten Gruppe, so kann jeder tun, was er am besten kann.

Kommunizieren Sie Erfolge und Probleme

Um eines vorwegzunehmen: Egal wie gut Sie alles planen und vorbereiten – die Wahrscheinlichkeit, dass Sie im Laufe des Projekts vor einem Problem stehen und nicht weiter wissen, ist recht groß. Nun heißt es: den Kopf nicht in den Sand stecken. Probleme sollten Sie direkt offen im Team kommunizieren. Oft ist es so, dass ein ausgesprochenes Problem schnell keines mehr ist. Sie können nicht alles wissen. Die Chance, dass jemand eine passende Lösung für das Problem kennt, ist im Team viel größer. Zudem motiviert ein gemeinsam gelöstes Problem das ganze Team. Neben Problemen sollten Sie aber natürlich auch gute Leistungen und Meilensteine loben, im Team sowie beim Kunden.

Setzten Sie sich mit den Risiken auseinander

Was, wenn der Key-User plötzlich krank wird oder der Kunde unzufrieden ist? Was, wenn die Einführung nicht termingerecht umgesetzt werden kann oder der Server abstürzt? Diese oder ähnliche Fragen könnten Ihnen als Projektleiter schlaflose Nächte bereiten. Ein ERP-Projekt bedeutet immer Chance und Risiko zugleich. Risiken gehören zum Projektalltag dazu, Sie können sie nicht ausschließen. Was Sie aber tun können, ist sich ihrer bewusst zu sein. Vor Beginn des Projekts sollten Sie sich Gedanken darüber machen, welche fachlichen Worst-Case-Szenarien eintreten könnten. Fragen, die Sie sich stellen können:

  • Was ist die schlimmste anzunehmende Situation, die eintreten kann?
  • Welche Probleme können sonst noch auftreten?
  • Welche Auswirkungen haben die Probleme auf das Projekt?
  • Ist es möglich, die Eintrittswahrscheinlichkeit zu senken?
  • Welche Schritte muss ich einleiten, sollte das Problem eintreten?

Risiken sollten Sie immer in der Termin- und Kostenplanung kalkulieren. Ein aktiver Umgang mit Risiken bringt Ihnen Sicherheit.

Planen Sie die Kommunikation untereinander

Bei schlecht organisierten Projekten kommt es vor, dass Arbeit doppelt oder gar nicht erledigt wird – oder man nicht genau weiß, wer für was verantwortlich ist. Besonders effizient ist das nicht. Besonders dann nicht, wenn man ein begrenztes Zeitfenster hat. Auch hierfür gibt es eine simple Lösung. Fertigen Sie eine Liste an, die jedem zugänglich ist. Diese Punkte könnte Ihre Liste beinhalten:

  • Welche Personen sind am Projekt beteiligt?
    • Welche Funktion haben diese Personen im Projekt?
    • Wie kann man die Personen erreichen? Wie wird generell untereinander kommuniziert?
    • Wer ist Ansprechpartner bei Fragen und Problemen?
  • Wer hat welche Aufgaben und bis wann müssen diese erledigt sein?
  • Wann finden Meetings statt?
    • Welche Punkte werden beim Meeting besprochen?
    • Wer dokumentiert die besprochenen Punkte?
    • Muss jeder an dem Meeting teilnehmen?

Sind Aufgaben visuell konkret zugeteilt und für alle einsehbar festgehalten, neigen Menschen dazu, diese auch zeitnah und gewissenhafter zu erledigen. Niemand möchte derjenige sein, dem alle hinterherlaufen müssen und auf den man sich nicht verlassen kann.

Nach dem Projekt ist vor dem Projekt

Die Projektbeteiligten fiebern dem Stichtag entgegen. Man könnte also meinen, dass das Projekt nach erfolgreicher Umsetzung aller Phasen auch tatsächlich einen Abschluss findet. Sie als Projektleiter haben danach allerdings noch einige Schritte zu erledigen. So sollten Sie beispielsweise dokumentieren, ob sich der Aufwand aus wirtschaftlicher Sicht gelohnt hat und alle wichtigen Ergebnisse festhalten.

Fazit: Aufgaben eines Projektleiters

Wie Sie merken, können Sie einige Punkte bereits vor Projektbeginn angehen. Auch wenn Sie die Rolle des Projektleiters haben, müssen Sie sich nicht allen Aufgaben allein stellen. Besonders wichtig ist die Beziehung zwischen Ihnen und der Geschäftsführung. Diese muss hinter dem Projekt stehen und Ihnen bei Problemen den Rücken stärken. Ohne deren Unterstützung wird es für Sie schwer, dem Team gegenüber eine Autorität zu entwickeln. Versuchen Sie aber nicht, das ERP-Projekt strikt nach Anweisung der Geschäftsführung durchzuführen. Dies bringt mit hoher Wahrscheinlichkeit Probleme und Widerstände durch die Belegschaft. Sie sind sich noch unsicher? Dann könnten Sie sich beispielsweise durch Schulungen oder Seminare die wichtigsten Grundlagen aneignen, ehe Sie die Projektleitung übernehmen.

Sie möchten mehr zum Thema Projektleitung oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren? Senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

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Welche Eigenschaften sollte ein Projektleiter mitbringen?

Welche Eigenschaften sollte ein Projektleiter mitbringen?

Nachdem Sie sich für ein ERP-System entschieden haben, geht es in die Umsetzungsphase. Für die Zusammenstellung des Projektteams benötigen Sie zunächst einen Projektleiter und Key-User. Die Projektleitung spielt eine zentrale Rolle bei der Einführung eines ERP-Systems. Die Entscheidung, wer diese Aufgabe übernimmt, sollten Sie deshalb nicht halbherzig treffen. Ein Mitarbeiter, der alle wesentlichen Eigenschaften mitbringt, wirkt sich positiv auf den Verlauf und die allgemeine Stimmung im Team aus – für einen erfolgreichen und zügigen Abschluss ist dies unerlässlich. Fällt die Wahl hingegen auf eine für die Rolle eher ungeeignete Person, sind Konflikte vorprogrammiert. Das Projekt zieht sich in die Länge und die Kosten können dadurch immens ansteigen. Doch wie findet man die richtige Person für diese Herausforderung? Im heutigen Beitrag geht es darum, wie Sie als Unternehmer die richtige Entscheidung treffen und welche Eigenschaften ein guter Projektleiter mitbringen sollte.

Projektleitung und Key-User – wer ist für was zuständig?

Haben Sie schon einmal ein ERP-Projekt geplant oder auch umgesetzt? Dann wissen Sie sicherlich, dass ein solches Projekt einer Großbaustelle gleichen kann. Keiner weiß so ganz genau, was der andere eigentlich macht und wer für was zuständig ist. Deshalb ist es gut, die beiden Rollenprofile erst einmal klar zu definieren – besonders weil sich die Aufgaben in einigen Bereichen überschneiden.

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Der Projektleiter mit folgenden Eigenschaften betreut das Projekt als Ganzes: Er koordiniert Aufgaben und Abläufe im Team, überwacht den Fortschritt des Projekts – und gibt in diesem Zuge auch regelmäßig den aktuellen Status an die Geschäftsführung weiter. Darüber hinaus werden durch die Projektleitung auch fachliche Entscheidungen bezüglich der Umsetzung getroffen. Die Key-User sind für einen bestimmten Bereich zuständig, weshalb es in großen Unternehmen auch mehrere Key-User geben kann. In kleinen Unternehmen übernimmt diese Aufgabe aber in der Regel nur eine Person. Key-User sind der erste Ansprechpartner bei Fragen und sozusagen das Bindeglied zwischen Mitarbeitern, Geschäftsführung und dem ERP-Anbieter. Weiterhin planen sie die fachliche Schulung der Mitarbeiter im System und führen diese nach erfolgreicher Umsetzung auch durch. Wie Sie geeignete Key-User für Ihr Projekt gewinnen, erfahren Sie hier.

Was unterscheidet die Projektleitung vom Key-User?

Die Aufgabenprofile und Eigenschaften von einem Projektleiter und Key-User sind sehr unterschiedlich, dennoch weisen beide Rollen auch Parallelen auf. So versuchen beide, die Akzeptanz für das Projekt zu stärken, indem sie die positiven Seiten aufzeigen und versuchen, Ängste zu nehmen. Dafür benötigte Fähigkeiten sind vor allem Einfühlungsvermögen und Verständnis. Denn ob das Projekt am Ende des Tages erfolgreich ist oder nicht, liegt zum größten Teil an der Belegschaft. Lehnt diese das System und die Mitarbeit ab, wird es früher oder später scheitern. Der große Unterschied zwischen Projektleitung und Key-User liegt in der Führung des Personals. Dieser Punkt wird häufig unterschätzt, denn natürlich muss der Projektleiter auch Führungsaufgaben übernehmen. Für die Dauer des Projekts ist der Projektleiter der Vorgesetzte der Key-User. Im Vergleich zu den Key-Usern wird die Rolle der Projektleitung oft stärker als Managementaufgabe wahrgenommen.

Welche Eigenschaften sollte ein guter Projektleiter mitbringen?

Es ist die Aufgabe eines Projektleiters, das Projekt zu leiten und erfolgreich zum Ziel zu führen. Dies geht natürlich mit viel Verantwortung einher – eine Aufgabe, die nicht jedem liegt. Einen geeigneten Leiter zu finden, die sich dieser Situation gewachsen fühlt, kann deshalb durchaus knifflig sein. Viele Unternehmer fühlen sich bereits jetzt überfordert und gehen deshalb den offenbar einfachsten und schnellsten Weg – der Projektleiter wird aufgrund seines Fachwissens oder seiner Position im Unternehmen ernannt. Warum dies nicht immer die beste Lösung ist und auf welche Eigenschaften Sie bei einem Projektleiter achten können, lesen Sie nachfolgend.

Fachkompetenz

Die Anforderungen an einen Projektleiter haben sich im Gegensatz zu früher grundlegend geändert. Vor einigen Jahrzehnten galten Projektleiter noch als reine Fachexperten, die technische Probleme lösten. Fachwissen ist durchaus wichtig, da ein Projektleiter auch technische Zusammenhänge verstehen und bewerten können sollte. Oft wird aber außer Acht gelassen, dass ein Projektleiter mehr Eigenschaften und Kompetenzen benötigt als nur fachliches Know-how. Heute tragen sie Verantwortung in allen Bereichen. Sie stehen vor vielen Herausforderungen: Sie managen nicht nur, sondern verhandeln, koordinieren, trösten, lösen Konflikte und motivieren ihr Team immer wieder neu.

Blick für das „große Ganze“

In stressigen Phasen sollte ein Projektleiter in der Lage sein, sich aus der Situation herauszuziehen. Er sollte strukturiert einen Schritt zurückzugehen, um die Vorgehensweise von außerhalb zu betrachten. Den Überblick zu behalten und das Wesentliche nicht aus den Augen zu verlieren ist bei der Einführung eines ERP-Systems sehr wichtig. Viele Mitarbeiter beherrschen bestimmte Bereiche besonders gut oder widmen sich einer Aufgabe sehr akribisch und detailliert. Diese Kollegen sind gewiss unverzichtbar für Ihr Unternehmen. Wenn es aber darum geht, die Leitung eines ERP-Projekts zu koordinieren, sind sie eher fehl am Platz. Ein Mitarbeiter aus der IT-Abteilung beispielsweise ist tendenziell eher ungeeignet für diese Aufgabe. Sich von der technischen Ebene zu trennen und in erforderliche Sichtweisen anderer Mitarbeiter einzufühlen, fällt diesem oft schwer. Aber hier gilt – Ausnahmen bestätigen die Regel.

Führungskompetenz

Eine gute Personalführung ist eine der wichtigsten Eigenschaften des Projektleiters. Menschen zu führen ist eine komplexe und verantwortungsvolle Aufgabe. Sicherlich kann man sich einige nützliche Tipps anlesen, um den eigenen Führungsstil zu verbessern. Aber: Vor allem die Persönlichkeit muss stimmen – und diese kann man sich nicht einfach aneignen oder verändern. Es geht darum, das Vertrauen der Mitarbeiter zu gewinnen, indem man ehrlich ist und authentisch handelt.

Was macht einen guten Führungsstil aus?

Ein Projektleiter bildet sozusagen den Knotenpunkt, an dem alle wichtigen Entscheidungen, Informationen und auch die unterschiedlichsten Charaktere zusammentreffen. Kommunikationsstärke und Sozialkompetenz sind deshalb das A und O in einer leitenden Position – und zwar auf den unterschiedlichsten Ebenen. Dafür braucht man vor allem sehr viel Feingefühl und die richtigen Antennen, um seine Umgebung wahrzunehmen und richtig zu deuten. Nur wer gut zuhört und wachsam ist, kann beispielsweise auch negative Stimmungen im Team spüren – auch ohne dass sie jemand gezielt aussprechen muss.

Soft Skills – Durchsetzungsvermögen vs. Empathie

Viele Projekte scheitern an mangelnder sozialer Kompetenz und fehlenden Eigenschaften des Projektleiters. Ein guter Projektleiter sollte deshalb eine gute Menschenkenntnis haben und empathisch handeln. Widerstände und Konflikte seitens der Belegschaft beispielsweise entstehen nicht, weil diese Sie ärgern möchten, sondern vielmehr aus Ängsten heraus. Es ist Aufgabe der Projektleitung, diese zu ernst zu nehmen, aufzuklären und Konflikte zu lösen. Dies geht nicht ohne Verständnis für die individuellen Ansichten und Bedürfnisse der Mitarbeiter. Auf der anderen Seite sollte ein Projektleiter aber auch durchsetzungsstark sein. Priorisiert ein Teammitglied andere Aufgaben beispielsweise höher als die des Projekts, muss der Projektleiter dies ansprechen und Leistung einfordern. Tut er dies nicht, wird er möglicherweise nicht mehr ernst genommen und solche Situationen häufen sich künftig.

Gutes Gefühl für das operative Tagesgeschäft

Oft liegt es nahe, die Projektleitung einem Mitglied der Geschäftsführung zu überlassen, schließlich bringt diese Person viel Erfahrung mit. In der Umsetzung hat dies in der Vergangenheit allerdings häufig zu Problemen geführt. Der Grund hierfür ist recht einfach, gerade in größeren Unternehmen ist eine Führungskraft zu weit vom operativen Tagesgeschäft entfernt. Oft kommt diese gar nicht erst mit dem ERP-System in Berührung – wie sollte diese daher richtig einschätzen können, welche Funktionen Sinn ergeben und im Alltag tatsächlich genutzt werden?

ERP-Projekt nimmt viel Zeit in Anspruch

Weiterhin erfordert die Durchführung eines ERP-Projekts viel Zeit. Neben dem Tagesgeschäft noch Zeit freizuschaufeln ist für jemanden in einer geschäftsführenden Position vermutlich schwierig. Aber auch hier gilt: Dies ist nicht in Stein gemeißelt und gilt auch nicht für alle Unternehmen gleichermaßen. In kleineren Unternehmen beispielsweise wäre diese Herangehensweise eher umsetzbar. Die Eigenschaften, die ein guter Projektleiter mitbringen sollte, haben keinen direkten Bezug zu seiner Position im Unternehmen. Junge Kollegen können ebenfalls eine Bereicherung für das Team sein. Oft gehen diese mit viel Energie und Elan an neue Aufgaben heran – was sich wiederum positiv auf die Atmosphäre im Team auswirkt. Der Nachteil: Junge Mitarbeiter haben in der Regel wenig bis gar keine Erfahrung damit ein Team anzuleiten. Aber auch hier gilt, es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen. Man wächst mit seinen Aufgaben. Und manche Dinge lernt man eben erst, wenn man einige Male auf die Nase gefallen ist.

Fazit

Kein Projekt läuft Ideal und eine Person zu finden, die alle wichtigen Eigenschaften mitbringt, ist nicht immer leicht. Die Balance zwischen Durchsetzungsvermögen und Fingerspitzengefühl zu halten ist ebenfalls eine Herausforderung. Auf der einen Seite muss der Projektleiter begeistern können, Ängste nehmen und die Belegschaft mit ins Boot holen. Auf der anderen Seite muss er aber auch durchgreifen, die Ziele verfolgen und das Projekt zu einem zügigen Abschluss bringen – auch wenn das bedeutet, dass man nicht jeden individuellen Wunsch berücksichtigen kann. Bei einem Projekt, bei dem viele einzelne Menschen involviert sind, kann man nie alle gleichermaßen zufriedenstellen. Denn jeder Ihrer Teammitglieder hat gewisse Vorstellungen, Ansichten, Wünsche und Bedürfnisse. Sollten Sie allerdings keinen infrage kommenden Kollegen finden, macht es Sinn, die Aufgaben an mehrere Personen zu verteilen – beispielsweise, indem man fachliche von organisatorischen Aufgaben trennt oder einen externen Beteiligten hinzuzieht.

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ERP-Einführung: Risiken erkennen und minimieren

ERP-Einführung: Risiken wirksam minimieren

Ist Ihre ERP-Einführung gescheitert? So beugen Sie nächstes Mal vor!

Wenn eine ERP-Einführung gescheitert ist, bleibt Frustration auf beiden Seiten zurück – nicht nur bei Ihnen, sondern auch beim Anbieter. Mit dem richtigen Know-How können Sie bei einer ERP-Einführung Risiken erkennen und auf ein Minimum reduzieren. So sparen Sie Zeit, Nerven und Kosten. Hier stellen wir 5 häufige Gründe vor, aus denen eine ERP-Einführung Probleme verursachen kann – und geben Ihnen 5 Tipps, mit denen Sie bei einer ERP-Einführung Risiken minimieren können!

Was sind die Ursachen, wenn eine ERP-Einführung gescheitert ist?

Die Einführung einer ERP-Software ist für ein Unternehmen Chance und Risiko zugleich. Im Idealfall wird das Projekt ohne größere Probleme abgeschlossen und Sie bemerken rasch verbesserte Abläufe. Um ein Projekt dieser Größenordnung umsetzen zu können, müssen ERP-Anbieter und Unternehmen Hand in Hand arbeiten. Trotzdem gibt es einige Stolperfallen, die das Projekt in die Länge ziehen oder zurückwerfen können.

Dass eine ERP-Einführung gescheitert ist, kommt im Mittelstand nur selten vor – aber es passiert. Beide Seiten können für ein Scheitern des Projekts verantwortlich sein, häufig aus denselben Gründen. Um auf alle Situationen gut vorbereitet zu sein, sollten Sie mögliche Risiken bei der ERP-Einführung kennen und rechtzeitig aus dem Weg räumen. Im Folgenden zählen wir die wichtigsten Risikofaktoren für Probleme bei der ERP-Einführung auf – und erläutern, was Sie dagegen tun können.

ERP-Einführung: Risiken und Problemfelder

Wenn eine ERP-Einführung gescheitert ist, dann ist nicht nur ein Grund dafür verantwortlich. Oftmals sind es verschiedene Ursachen, die zusammenhängen und sich gegenseitig beeinflussen. Nachfolgend sind 5 Punkte zusammengefasst, die als ERP-Projekt-Risiken gelten.

1. Risiko: Ungeeignetes Projektteam

Einer der wichtigsten Risikofaktoren, der für eine gescheiterte ERP-Einführung verantwortlich ist, ist ein ungeeignetes Projektteam. Bedenken Sie: Einer Veränderung, die den Arbeitsalltag zunächst auf den Kopf stellt, begegnen viele MitarbeiterInnen naturgemäß erst einmal mit Skepsis. Diese Situation zu managen ist nicht ganz einfach. Ein professionelles Projektteam sowie klare Zuständigkeiten sind deshalb das A und O bei einer ERP-Einführung. Vorbehalte in der Belegschaft sollten Sie ernst nehmen – Ihre MitarbeiterInnen sind schließlich diejenigen, die künftig mit der neuen Software arbeiten und somit auch maßgeblich am Erfolg oder Misserfolg des Projekts beteiligt sind. 

Um die Risiken der ERP-Einführung zu reduzieren, muss die neue Software bei der Belegschaft Akzeptanz finden. Ist eine ERP-Einführung gescheitert, liegt es häufig daran, dass der Sinn hinter der Veränderung nicht erkannt wurde. Das Projektteam sollte deshalb durch regelmäßige Meetings über den Fortschritt des Projekts berichten, um zu verdeutlichen, welche Vorteile die neue Software mit sich bringt.

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Das Projektteam sollte erklären, welche Ziele mit der Veränderung verfolgt werden und was genau sich verändern wird. Machen Sie deutlich, dass die Software nicht eingesetzt wird, um Arbeitsplätze zu ersetzen, sondern um den Tagesablauf für jeden einfacher und effizienter zu gestalten. Erst wenn alle an einem Strang ziehen, kann die Umsetzung erfolgreich sein – und einem Scheitern der ERP-Einführung vorbeugen. 

Das Projektteam trägt eine große Verantwortung und muss viele Herausforderungen meistern. Machen Sie sich also im Vorfeld Gedanken darüber, wer welche Rolle besetzen sollte. Nicht jeder ist für jede Position geeignet. Fehlende Kompetenzen oder zu wenig Einfühlungsvermögen im Team führen eigentlich immer zu Problemen bei der ERP-Einführung, erschweren die Umsetzung und somit auch einen erfolgreichen Projektabschluss. Wie Sie ein gutes ERP-Projektteam zusammenstellen, welche Eigenschaften die Beteiligten mitbringen und was Sie sonst noch beachten sollten, können Sie hier nachlesen: Wie stelle ich ein gutes ERP-Projektteam zusammen?

2. Risiko: Zu flache Hierarchien

Heute haben viele Unternehmen flache Hierarchien und Strukturen. Eigentlich ist das fortschrittlich, denn so können sich alle MitarbeiterInnen einbringen und Entscheidungen treffen Sie gemeinsam. Alle können und dürfen mitreden und ein harmonisches Miteinander steht auf der Prioritätenliste in der Regel weit oben. Obwohl flache Hierarchien also viele Vorteile haben, können Sie auch eine Ursache sein, wenn eine ERP-Einführung gescheitert ist. 

Das Risiko: Projektmanagement und Anbieter möchten das Projekt zügig und einfach umzusetzen. Das Streben nach Konsens führt aber oft dazu, dass jeder es jedem Recht machen möchte. Alle Wünsche, Ideen und Verbesserungsvorschläge zu berücksichtigen ist aber fast nicht möglich und führt auch nur selten zu einem zügigen Projektabschluss.

Die Belegschaft rechtzeitig in die Planung mit einzubeziehen und ihr ein Mitspracherecht einzuräumen ist wichtig. Doch es kommt auf die Balance an, denn wichtige Entscheidungen sollten zeitnah getroffen werden. Gibt es zu viele Projektbeteiligte, wird es schnell kompliziert. Weiterhin neigen viele MitarbeiterInnen dazu, nur die eigene Position im Unternehmen zu sehen. Wünsche und Ideen werden erfahrungsgemäß oft nur auf den eigenen Anwendungsbereich bezogen – eine prozessorientierte Sicht- und Arbeitsweise fehlt. 

Man möchte Veränderungen zulassen, ist aber nicht bereit alte Gewohnheiten abzulegen. Kurz gesagt, viele relevante Entscheidungen können so ausgebremst werden. Um dem entgegenzuwirken, sollten Sie klare Verantwortlichkeiten schaffen und konkrete Ziele formulieren. Außerdem ist es hilfreich, bei Ihrer Belegschaft das Verständnis für die Bedürfnisse und Aufgaben anderer Unternehmensbereiche zu stärken.

3. Risiko: Insellösungen im Unternehmen

In jedem Unternehmen gibt es eigene Abteilungen mit eigenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Zudem hat jeder MitarbeiterIn sein eigenes Rollenverständnis. Mit der Zeit entwickelt sich ein vertrautes Geflecht aus Hierarchien und Zuständigkeiten. Abteilungen werden daher intern häufig wie „Fürstentümer“ gemanagt. Kommen nun neue Abläufe oder Aufgaben von außen in die eigene Abteilung, sind Konflikte vorprogrammiert. 

Funktionierende Insellösungen lässt man ungern los. Alte Angewohnheiten abzulegen, über die eigenen Arbeits- und Abteilungsgrenzen hinaus zu denken und zu handeln fällt vielen MitarbeiterInnen schwer – das ist durchaus menschlich. Hinter dieser Abwehrhaltung versteckt sich oft die Angst, ersetzbar zu sein. 

Wenn ein ERP-Projekt gescheitert ist, liegt es häufig daran, dass im Unternehmen kein Umdenken stattfinden konnte. MitarbeiterInnen, die aus Sorge um einen Kompetenzverlust Widerstände aufbauen oder die bisherige Vorgehensweise verteidigen, können bei der ERP-Einführung Probleme verursachen. Der Schlüssel lautet: Kommunikation. Versuchen Sie, die Angst vor Ersetzbarkeit zu nehmen und die Vorzüge des ERP-Systems transparent zu kommunizieren.

4. Risiko: ERP-System passt nicht zum Unternehmen

Ist eine ERP-Einführung gescheitert, kann das auch an einer ungeeigneten Software liegen. Viele Unternehmen unterschätzen, wie wichtig die Auswahl des passenden ERP-Systems ist. Deshalb sollten Sie dieser Aufgabe viel Aufmerksamkeit widmen. Der Markt bietet mittlerweile so viele ERP-Systeme, dass es gar nicht so einfach ist, das richtige für ein Unternehmen auszusuchen. 

Wer bei der ERP-Einführung Risiken reduzieren will, zieht daher häufig eine externe Beratungsfirma hinzu. Das Problem dabei: Unternehmensberater gehen grundsätzlich von Standardprozessen aus. Mit den individuellen Besonderheiten Ihres Unternehmens sind sie nicht vertraut. Diese lernen sie erst kennen, wenn die Wahl für die neue Software bereits getroffen ist. 

Ist die Wahl auf eine für das Unternehmen ungeeignete Software gefallen, wird dies meist sichtbar, wenn die Umsetzungsphase begonnen hat. Dann fällt auf, die gewählte Software deckt nicht alle Anforderungen ab oder ist zu überdimensioniert. Es wird nachgebessert und angepasst – der Projektabschluss verzögert sich. Wenn Sie externe Berater hinzuziehen möchten, sollten Sie dies unbedingt vor dem Auswahlprozess machen und nicht, wenn die Wahl bereits getroffen wurde.

Hilfreich ist dagegen eine umfangreiche Projektanalyse. Ein ERP-System, das die Geschäftsprozesse falsch abbildet, unflexibel ist und das Tagesgeschäft nicht richtig abdeckt, führt oft zu neuen Insellösungen. Gerade diese möchte man durch die Einführung einer ERP-Software eigentlich loswerden. Im schlimmsten Fall ist die ERP-Einführung gescheitert und Sie müssen einen neuen Anbieter auswählen – eine Situation die Sie unbedingt vermeiden sollten. 

Eine falsche Softwareauswahl ist häufig auf eine mangelhafte ERP-Auswahl und eine unzureichende Vorbereitung des ERP-Workshops zurückzuführen. Ein vollständiges Pflichtenheft und eine umfangreiche Prozessanalyse sind unbedingt zu empfehlen! Haben Sie eine klare Vorstellung der Sollprozesse, fällt ihnen die Wahl leichter. 

Führen Sie den Auswahlprozess gewissenhaft durch und beziehen Sie die Belegschaft mit ein. Betrachten Sie bereits im Vorfeld die ERP-System-Kosten so realistisch wie möglich. Unbedachte Entscheidungen werden schnell teuer. Achten Sie außerdem darauf, dass die neue Lösung flexibel und anpassbar ist. So können Sie die Risiken der ERP-Einführung deutlich reduzieren.

5. Risiko: Zeit- und Kostenrahmen zu knapp kalkuliert

Ihr ERP-Anbieter geht davon aus, dass Sie mit der Einführung einer Software klare Ziele verfolgen. Schließlich bedeutet die neue Software eine Veränderung, die einige Ressourcen in Anspruch nimmt. Viele Unternehmer wollen bei einem ERP-Projekt allerdings vor allem Zeit und Geld sparen. Wie weiter oben beschrieben, kommt es zum Glück nur selten vor, dass am Ende die ganze ERP-Einführung gescheitert ist. 

Dass der geplante Zeit- und Kostenrahmen für das ERP-System überschritten wird, ist dagegen ein häufiges Problem. Es entsteht meistens dann, wenn Sie die Vorbereitung nicht gewissenhaft durchgeführt haben oder ungeduldig sind und die ERP-Einführung zu früh ansetzen. Sind wesentliche Fragen zum Zeitpunkt der Umsetzung noch offen, zieht sich das Projekt unnötig in die Länge und die Kosten, die durch ungeplante Anpassungen entstehen, steigen weiter an. Oft wird auch viel zu wenig Zeit einkalkuliert. Vielleicht kommt es nicht dazu, dass die gesamte ERP-Einführung gescheitert ist – jedoch verschiebt sich der Projektabschluss immer wieder nach hinten.

5 Tipps für Ihre ERP-Einführung: Risiken minimieren – Chancen nutzen

Sie können typische Stolperfallen vermeiden, um die Risiken für Ihre ERP-Einführung zu reduzieren. Wenn Sie folgende Tipps berücksichtigen, haben Sie bereits gute Voraussetzungen für ein gelungenes ERP-Projekt geschaffen:

  1. Gute Vorbereitung: Ist eine ERP-Einführung gescheitert, liegt der Fehler oft in der mangelnden Vorbereitung. Ein Projekt kann nicht erfolgreich sein, wenn das Unternehmen nicht seinen Teil dazu beträgt. Legen Sie fest, welche Prozesse mit der neuen ERP-Software optimiert werden sollen und welche konkreten Ziele Sie mit der Einführung verfolgen.
  2. Ängste abbauen: Machen Sie Ihr ERP-Vorhaben von Anfang an transparent, um den Sorgen der MitarbeiterInnen entgegenzuwirken. Für sie kommt nicht nur eine neue Benutzeroberfläche hinzu, sie müssen auch lernen bereichsübergreifend zu denken.
  3. Schulung anbieten: Um die Risiken der ERP-Einführung zu reduzieren, sollten Sie Ihren MitarbeiterInnen eine Schulung anbieten. Die Belegschaft lernt neue Arbeitsschritte und Funktionen des ERP-Systems von Anfang an richtig und es ist für jeden nachvollziehbar, weshalb diese so ausgeführt werden sollten. 
  4. ERP-System optimieren: Sind alle Projektanforderungen umgesetzt, gilt die ERP-Einführung als abgeschlossen. Viele Unternehmen neigen dann dazu, die Software nicht weiter zu optimieren. Funktionalitäten, die eigentlich vorhanden sind, werden nicht genutzt. Sammeln Sie Verbesserungsvorschläge, die Sie in Zusammenarbeit mit dem ERP-Anbieter umsetzen. 
  5. Lösungsorientiert bleiben: Wichtig zu verstehen – die Software kann am allerwenigsten etwas dafür, wenn ein ERP-Projekt gescheitert ist. Suchen Sie nicht nach Schuldigen, sondern nach einer Lösung – am besten zusammen mit Ihrem ERP-Anbieter.

Wenn Sie mehr zum Thema Risikofaktoren für ERP-Projekte erfahren möchten oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir beraten Sie gerne!

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Wie stelle ich ein gutes Projektteam zusammen?

Wie stelle ich ein gutes Projektteam zusammen?

Die heutige Arbeitswelt ist sehr prozessorientiert. Die Abläufe in einem Unternehmen autonom zu organisieren ist kaum noch möglich. Viele Unternehmen setzen daher auf die Vorteile einer ERP-Lösung – reibungslose Kommunikation, einheitliche Daten, transparente Abläufe und optimierte Prozesse. Ein ERP-System bringt aber auch zwangsläufig eine Veränderung im Arbeitsalltag von jedem einzelnen Mitarbeiter. Damit stehen Sie auch schon vor der vermutlich größten Herausforderung: die zukünftigen Anwender der Software. Ein wichtiger Punkt, den viele Auftraggeber häufig auf die leichte Schulter nehmen. Bei einer ERP-Einführung sind es immer die Anwender, die darüber entscheiden, ob diese erfolgreich verläuft oder nicht. Mit ihnen steht und fällt das Projekt. Viele Mitarbeiter fürchten beispielsweise, dass sie dem neuen Anforderungsprofil nicht gewachsen sind und der Arbeitsplatz somit gefährdet ist. Um die Belegschaft so gut es geht auf die bevorstehenden Veränderungen vorzubereiten, benötigen Sie vor allem eines: ein starkes Projektteam.

Ein starkes Projektteam ist die halbe Miete

Viele Unternehmer machen sich oft Gedanken darum, ob Sie die richtige Entscheidung bei der Wahl des ERP-Systems getroffen haben. Kann der vorhandene Datenstamm gut in das neue System integriert werden? Und lässt sich die Einführung problemlos oder nur ausreichend mit dem Tagesgeschäft vereinbaren? Diese Überlegungen sind durchaus nachvollziehbar und auch wichtig, bringen aber nichts, wenn nicht alle Beteiligten hinter dem Projekt stehen. Egal welche Vorbereitungen Sie getroffen haben und wie gut Sie organisiert sind – eine Projektarbeit kann nur dann erfolgreich sein, wenn alle an einem Strang ziehen. Sie benötigen ein starkes Team, um die Realisierung strukturiert durch die Anfangszeit zu leiten.

Ein Team, das die darauffolgenden Phasen gut abwickelt und schließlich das Projekt zu einem erfolgreichen Ende führt. Ein Projektteam, welches zusammenarbeitet und alle Herausforderungen, die sich im Laufe der Zeit in den Weg stellen, gemeinsam meistert. Aber wie stellt man nun ein gutes Team zusammen und welche Teamrollen müssen Sie überhaupt besetzen?

Projektleitung & Key-User

Für Ihr Projektteam sollten Sie zwei Schlüsselrollen besetzen: Zum einen benötigen Sie einen Kandidaten, der die Projektleitung übernimmt – und je nach Größe des Unternehmens ein bis zwei Personen, die als Key-User das Projekt unterstützen. Im letzten Beitrag wurde ausführlich beschrieben, wie Sie einen geeigneten Key-User auswählen. Auch an den Projektleiter stellt man hohe Anforderungen. Der Projektleiter koordiniert das Team und die Arbeitsabläufe zwischen den einzelnen Unternehmensbereichen. Er ist verantwortlich für eine realistische und vorausschauende Planung – sowie der Einhaltung des Budget- und Zeitplans und einer fließenden Umsetzung des Projekts.

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Idealerweise bringt Ihr Wunschkandidat also Führungs- und Fachkompetenz sowie Routine und Erfahrung im Bereich ERP mit. Zudem sollten Sie jemanden für das Projektteam auswählen, der einen direkten Bezug zum Tagesgeschäft und den Geschäftsprozessen hat. Denn dieses agile Teammitglied wird diese bei der Durchführung analysieren und daraufhin fachliche und souveräne Entscheidungen treffen. Vermeiden Sie es in diesem Zusammenhang möglichst, eine interne Person mit einer eher einseitigen Sicht zu wählen. Ein IT-Spezialist beispielsweise wird seinen Fokus vermutlich eher auf den IT-Bereich legen. Fachthemen und Prozesse kommen zu kurz, Fehlerquellen können sich leichter einschleichen. Auch das Management ist vielleicht naheliegend für diese Position. Allerdings ist es aber nicht immer die beste Wahl, da der Abstand zum Tagesgeschäft oft zu groß ist.

Externe Berater

Bei der Projektzusammenstellung kommt oft die Frage auf, ob es hilfreich ist, einen externen Berater mit einzubeziehen. Die Belegschaft wird einem geschätzten Kollegen, der im selben Boot sitzt, eher vertrauen als einer fremden Person. Außerdem ist es auch eine Frage des Budgets. Externen Beratern fällt es jedoch leichter, eine Gruppe fachlich zu führen. Dies führt oft schneller zu guten Lösungen, mit denen alle gleichermaßen einverstanden sind. Diskussionen seitens der Belegschaft können Sie so reduzieren oder verhindern. Beide Seiten haben ihre Vor- und Nachteile. Ob Sie einen externen Berater hinzuziehen sollten oder nicht, ist daher eine persönliche Entscheidung.

Geeignetes Projektteam zusammenstellen

Bei der Zusammenstellung des Projektteams empfiehlt es sich in jeder Hinsicht, planmäßig und strukturiert vorzugehen. Als Erstes sollten Sie eine Person für die Projektleitung benennen. Diese sollte anschließend Einfluss auf die Zusammensetzung des restlichen Teams haben. Schließlich arbeitet die Projektleitung eng mit dem Team zusammen, führt und motiviert es.

„Sage mir, wie dein Projekt beginnt und ich sage Dir, wie es endet.“

(Gero Lomnitz)

Was sollten Sie bei einem Projektteam beachten?

Know-how und Kapazitäten der einzelnen Projektmitglieder haben einen wesentlichen Einfluss auf den Verlauf des Projekts. Geschäftsführung und Projektteam sollten daher schon vorab Überlegungen treffen, welche Kapazitäten neben dem Tagesgeschäft für das Projekt freigeräumt werden. Lassen Sie in dieser Zeit, wenn möglich, keine anderen großen Projekte nebenher laufen. Damit ein Projekt erfolgreich ist, müssen alle Beteiligten gut zusammenarbeiten, das ist selbstverständlich. Aber welche Voraussetzungen müssen gegeben sein, damit die Teamarbeit funktioniert? Um ein gutes Projektteam zusammenstellen zu können, sollten Sie zuerst wissen, was ein gutes Team ausmacht. Welche Rahmenbedingungen sollten gegeben sein? Was sollte man bei der Zusammenstellung beachten?

Merkmale erfolgreicher Projektteams

Ein erfolgreiches Projektteam weist in der Regel folgende Gemeinsamkeiten auf:

  • ein gemeinsames Projektziel
  • eine klare und von jedem akzeptierte Rollen- und Aufgabenverteilung
  • eine ausgewogene Team-Zusammensetzung und -struktur (fachliche und soziale Kompetenzen sollten ausgewogen sein)
  • gut geplante Arbeitsabläufe und Prozesse
  • ein starker Teamgeist und ein hohes Maß an Zusammenhalt (‚Wir-Gefühl‘)
  • ein ziel- und ergebnisorientiertes, engagiertes Arbeiten und Motivation
  • Konflikte werden offen angesprochen und gelöst
  • Unterstützung und Anerkennung für Projektorganisation durch Geschäftsführung und Belegschaft

Was kommt auf das Projektteam zu?

Der Beginn eines Projekts ist in jedem Fall anspruchsvoll. Das Team sollte erst einmal die Zeit bekommen, sich zu finden und eventuell kennenzulernen. Um den Einstieg in das Projekt für alle Beteiligten zu erleichtern, empfiehlt es sich, einen Kick-Off-Termin festzulegen. Bei diesem Termin werden die Rahmenbedingungen für das Projekt besprochen und Fragen beantwortet. Dies ist der erste und wichtigste Schritt für einen erfolgreichen Projektverlauf.

Kick-Off-Meeting: Startschuss für das Projekt – und das Projektteam

Die Kick-Off-Veranstaltung symbolisiert den Projektstart, bei dem alle Beteiligten erstmalig aufeinandertreffen. Dieser Termin ist nicht zwingend notwendig, wird von Projektleitern aber gerne genutzt – unter anderem, da er für einen Motivationsschub bei allen Teammitgliedern sorgt. Die Weichen für einen erfolgreichen und energiegeladenen Projektstart werden gelegt. Vor dem Termin sollte die Projektleitung einige Vorbereitungen treffen. Ablauf und Agenda beispielsweise sollten für eine grobe Orientierung festgelegt und vor dem Termin an alle Teilnehmer versendet werden. Auch Kriterien wie eine vorläufige Zeit-, Budget- und Ressourcenplanung sollte erstellt sowie die Präsentation des Projekts vorbereitet werden. Folgende Punkte sollten während des Termins besprochen werden:

  • Gemeinsame Ziele definieren, die von allen Beteiligten verstanden und akzeptiert werden
  • Vorstellungsrunde
  • Klare Rollen- und Aufgabenverteilung im Projektteam
    • Missverständnisse können so vermieden werden, da jeder seine Aufgabe kennt. So binden Sie alle Beteiligten von Beginn an in das Projekt ein. Und sie können zudem nachvollziehen, ob Ziele erreicht und Aufgaben erledigt sind. Alle Beteiligten übernehmen direkt Verantwortung und gestalten den Prozess mit
  • Verhaltensregeln und Normen definieren
    • Damit nicht jeder Beteiligte eigene Verhaltensregeln in das Projekt bringt, sollten Sie gemeinsam Verhaltensregeln und Normen definieren. Dazu zählt beispielsweise ein offener Umgang untereinander, bei dem jeder seine Meinung äußern und vertreten kann. Alle Leistungen der Teammitglieder unabhängig von ihrem Beitrag zum Gesamterfolg sollten wertgeschätzt werden. Diskussionen sollten Sie immer nur sach- und nie personenbezogen führen. Bei Entscheidungsfragen oder Konflikten möglichst versuchen, einen Konsens herbeizuführen. Dies ist wichtig, damit keine Unzufriedenheit entsteht. Um in einer Gruppe einen gemeinsamen Konsens zu erreichen, sollten alle beteiligten Personen die Möglichkeit haben, ihre Widerstände zu äußern
  • Zeitliche und organisatorische Planung der Arbeitsabläufe und Projektprozesse
  • Wie wird ab sofort kommuniziert?
  • Feedbackrunde
    • Zweifel, Bedenken und Anregungen sollten in jedem Fall protokolliert und ernstgenommen werden. Aber: Ein Kick-Off-Termin dient vor allem für eine erste Besprechung. Achten Sie darauf, dass keine Diskussionen um Details entstehen

Weiterer Projektverlauf

Projekte sind üblicherweise in verschiedene Phasen unterteilt. Auch während des weiteren Verlaufs sollten Sie sich zwischenzeitlich die Zeit nehmen, bisher Erreichtes zu besprechen und auch anzuerkennen. So haben Sie eine bessere Kontrolle darüber, ob Aufgaben erledigt und der Zeitplan eingehalten werden. Und sie können rechtzeitig eingreifen, falls das Projektziel aus den Augen verloren wird.

Fazit

Wird die Zusammenstellung des Teams unterschätzt, führt dies in der Folge häufig zu Konflikten und Problemen – diese ziehen sich wie ein roter Faden durch die Umsetzungsphase. Eine schlechte Stimmung im Team ist vorprogrammiert, der Projekterfolg gefährdet und der Echtstart kann sich verzögern. Die Kosten steigen immer weiter an. Wer jedoch von Beginn an ein Projektteam zusammenstellt, das

  • gewissenhaft arbeitet
  • die notwendigen Kompetenzen besitzt
  • gut mit dem ERP-Anbieter zusammenarbeitet 
  • die Akzeptanz der Mitarbeiter für das Projekt stärkt

wird die Einführung mit hoher Wahrscheinlichkeit zum Erfolg führen.

Sie möchten mehr über die Zusammenstellung eines Projektteams oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren? Senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir beraten Sie gerne!

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Key-User für ein ERP-Projekt: die richtige Auswahl

Key-User für ein ERP-Projekt – Tipps für die richtige Auswahl

So finden Sie die besten ERP-Key-User

Die Einführung eines ERP-Systems ist in der Regel ein umfangreiches Projekt. Je nach Größe kann es sich über mehrere Wochen oder auch Monate ausdehnen. Keine Frage: Ein solches Projekt bindet neben Kapital und Zeit auch Ihr Personal. Das gilt gerade für kleine oder mittelständische Unternehmen mit begrenzten Mitteln und Ressourcen. Wir empfehlen daher, die einzelnen Schritte vorher gut zu planen und sich nicht vorschnell in die Umsetzung zu stürzen. Das gilt auch und gerade für die Auswahl der Key-User für das ERP-Projekt.

Der Erfolg Ihrer Software-Einführung hängt zu einem großen Teil von der Zusammenstellung Ihres Projektteams und von dessen Engagement ab. Hier kommen die Key-User für das ERP-Projekt ins Spiel! Sie sind ein wichtiger Teil Ihres Projektteams und am Gelingen der Einführung maßgeblich beteiligt. Umgekehrt haben ungeeignete Key-User in einem ERP-Projekt einen negativen Einfluss auf das Ergebnis. Doch wie findet man einen geeigneten Kandidaten für diese Rolle?

Welche Aufgaben hat ein Key-User in einem ERP-Projekt?

Was genau ist ein Key-User? Und welche Rolle nimmt ein Key-User bei einem ERP-Projekt ein? Aus unserer Erfahrung lässt sich das so beantworten: Key-User bilden die Schnittstelle zwischen dem ERP-System und den eigentlichen Anwendern der Software bzw. den Abläufen und Prozessen im Unternehmen.

Während der Einführung: Ihr Key-User als Ansprechpartner & Bindeglied

Key-User in einem ERP-Projekt vertreten die Interessen ihres Fachbereichs. Dabei arbeiten Sie über den gesamten Zeitraum der Umsetzung eng mit dem ERP-Anbieter, der Projektleitung und der restlichen Belegschaft zusammen. Key-User betreuen das Projekt also von Anfang an, sind umfassender Ansprechpartner und vermitteln zwischen der Projektleitung und der Belegschaft, also den künftigen Anwendern der Software. 

Der Vorteil dabei: Auf der einen Seite informieren Key-User die Anwender früh über das geplante Vorgehen oder über Änderungen seitens der Projektleitung und erklären, warum bestimmte Entscheidungen getroffen werden. Auf der anderen Seite geben sie auch Anforderungen, Interessen und Wünsche der MitarbeiterInnen an die Projektleitung zurück. Durch einen kontinuierlichen Austausch erreichen Key-User in einem ERP-Projekt, dass Ihre MitarbeiterInnen von Anfang an eingebunden sind und Entscheidungen seitens der Projektleitung besser nachvollziehen können. Und es wird gewährleistet, dass sich am Ende alle wichtigen Punkte im System wiederfinden.

Key-User im ERP-Projekt stärken die Akzeptanz der Einführung

Es liegt in der Natur des Menschen: Größere Veränderungen sorgen zunächst für Skepsis. Setzen Sie Ihren MitarbeiterInnen also ein fertiges System vor die Nase, führt dies häufig zu Vorbehalten oder zu kompletter Ablehnung. Umso wichtiger ist es, die Vorschläge und Wünsche der Belegschaft zu berücksichtigen, darauf einzugehen und nach Möglichkeit umzusetzen. So stärken sie die Akzeptanz für Ihr Projekt.

Nur wenn die Belegschaft das System annimmt, wird sich die Einführung der Software lohnen. Ein geeigneter Key-User in einem ERP-Projekt spielt genau hier seine Stärken aus. Er zeigt die Vorteile der neuen Software auf, erklärt aber auch den Sinn und Zweck der Veränderung. Richtig eingesetzt, schafft die Software Strukturen, sichert Arbeitsplätze und fördert das Wachstum des Unternehmens. Um diese positiven Argumente zu transportieren, empfehlen wir regelmäßige kurze Meetings oder einen Newsletter. So informiert der Key-User stetig und nachhaltig über den aktuellen Stand des Projekts und holt aktiv Feedback ein.

Nach der Implementierung: Key-User für die Schulung der MitarbeiterInnen

Nachdem die Software installiert wurde, übernimmt in der Regel der Key-User die Schulung Ihrer MitarbeiterInnen. Nur in seltenen Fällen wird die Mitarbeiterschulung durch den ERP-Anbieter durchgeführt. Natürlich ist es wichtig, dass der Key-User vor der Schulung mit allen relevanten Funktionen und Features des Systems vertraut ist, um dieses Wissen gut an die Kollegen weitergeben zu können. Auch nach der Implementierung ist er Ansprechpartner bei Fragen und Problemen. Dazu gehört auch, Verbesserungsvorschläge, Änderungswünsche sowie Anpassungen für das nächste Update der Lösung zu sammeln und an den ERP-Anbieter weiterzugeben.

Welche Eigenschaften braucht ein guter Key-User in einem ERP-Projekt?

Ein geeigneter Key-User sollte einige Eigenschaften erfüllen, die nicht alle MitarbeiterInnen mitbringen. Unser Tipp: Machen Sie nicht einfach einen Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin zum Key-User in dem ERP-Projekt, den Sie im Tagesgeschäft am ehesten entbehren oder am schnellsten von seinen Aufgaben entbinden können. Ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin, der oder die als Key-User eher ungeeignet ist, kann das Projekt nicht richtig unterstützen und sogar negativ auf die Einführung einwirken. Zum Beispiel, weil er falsche Lösungsansätze erarbeitet oder die Belegschaft nicht von der neuen Software überzeugen kann.

Eigenschaften, die ein Key-User in einem ERP-Projekt mitbringen sollte:

  • Technisches Grundverständnis und eine schnelle Auffassungsgabe, um sich zeitnah in die neue Software einarbeiten zu können
  • Eine hohe fachliche Kompetenz und Interesse an den Prozessen anderer Unternehmensbereiche dienen den Aufgaben als Key-User
  • Empathie vs. Autorität: Einfühlungsvermögen ist wichtig, um Ängste der Mitarbeiter nachvollziehen und auf diese eingehen zu können – Durchsetzungsvermögen darf aber ebenso nicht fehlen, um die wesentlichen Punkte des ERP-Projekts nicht aus den Augen zu verlieren
  • Weitblick: Ein guter Key-User denkt und handelt vorausschauend, behält den Gesamtüberblick und hat ein Auge für die täglichen Herausforderungen seiner Kollegen
  • Aufgeschlossenheit: Diese Eigenschaft ist besonders wichtig, da Key-User in einem ERP-Projekt als ständige Ansprechpartner dienen und bei der Mitarbeiterschulung eine vermittelnde Rolle einnehmen sowie ihr Wissen bestmöglich weitergeben müssen
  • Wirkliches Interesse und Motivation an dem ERP-Projekt

junges Projektteam arbeitet an Key-User Auswahl

Key-User in einem ERP-Projekt: So finden Sie einen geeigneten Kandidaten 

Zugegeben, nur selten werden all diese Punkte auf einen Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin zutreffen. Das wichtigste ist aber, einen Kandidaten als Key-User in Ihrem ERP-Projekt auszuwählen, der voll und ganz hinter dem Projekt steht und mit dieser vorbildlichen Haltung auch seine Kollegen begeistern kann. Wenn Ihr Key-User offen für neue Herausforderungen ist und motiviert an die Aufgabe rangeht, passiert dies von ganz allein. Hier sind unsere vier Tipps, mit denen Sie einen geeigneten Key-User für das ERP-Projekt finden:

Tipp 1: Nicht nach Hierarchierang suchen

Geht es darum, die Interessen der Abteilung zu vertreten, denken viele Unternehmer als erstes an den Abteilungsleiter. Verständlich, denn in der Regel kann dieser viel Erfahrung vorweisen, ist mit den Prozessen im Unternehmen vertraut und wird von seinen Kollegen hoch angesehen. Wer könnte also für die Rolle und die Aufgaben als Key-User in einem ERP-Projekt besser geeignet sein? Tatsächlich ist der Abteilungsleiter jedoch nicht immer die beste Wahl. Denn ein guter Abteilungsleiter ist nicht automatisch ein geeigneter Key-User. Gerade in besonders großen Unternehmen haben diese oft eine gewisse Distanz zum operativen Tagesgeschäft entwickelt und übernehmen eher administrative Aufgaben. Mit den eigentlichen Arbeitsläufen sind sie zumindest nicht immer im Detail vertraut. Aber: Natürlich kann auch ein Abteilungsleiter ein geeigneter Key-User sein oder als Key-User eine Schulung durchführen. Das eine schließt das andere nicht aus.

Tipp 2: Suchen Sie nach Leistungsträgern

Schauen Sie lieber genauer hin, denn MitarbeiterInnen mit den passenden Eigenschaften finden sich unabhängig von der Position im Unternehmen. Suchen Sie nach Leistungsträgern! Diese werden auch als Key-User in einem ERP-Projekt von der Belegschaft hoch angesehen. Sie sind vertrauenswürdig, zuverlässig und finden beispielsweise bei Änderungsvorschlägen seitens der Projektleitung leichter Gehör. Ein Leistungsträger kann skeptische MitarbeiterInnen eher überzeugen und die Akzeptanz für das Projekt stärken. Das zahlt sich auch aus, wenn der Key-User die Schulung der Anwender übernimmt.

Tipp 3: Suchfokus nicht nur auf das Know-how legen

Natürlich ist Fachwissen wichtig, wenn es darum geht, den eigenen Fachbereich zu vertreten. Key-User in einem ERP-Projekt müssen sich umfassend mit den Aufgaben in ihrer Abteilung und den dortigen Geschäftsprozessen auskennen. Was jedoch mindestens genauso wichtig ist, sind gewisse Soft Skills,  die ein Key-User mitbringen sollte. Persönliche Werte und Eigenschaften wie Verlässlichkeit, Respekt und Fairness, aber auch Geduld, ein freundliches Auftreten und Kritikfähigkeit sind wichtig. So wird die Motivation für das Projekt aufrecht gehalten und mögliche Widerstände oder Vorbehalte können rechtzeitig entkräftet werden. Das steigert die Kooperation in Ihrem ERP-Projekt. Im besten Fall kommen Einfühlungsvermögen und Durchsetzungsvermögen also zusammen. Zuhören, begeistern, schwierige Sachverhalte verständlich erklären und immer eine gute Balance finden – das ist die Herausforderung.

Tipp 4: Weitblick und Motivation

In vielen Unternehmen fokussieren sich die einzelnen MitarbeiterInnen stark auf ihre eigenen Aufgaben. Ein Austausch mit anderen Unternehmensbereichen findet häufig nur sporadisch statt. Aber: Geschäftsprozesse enden nicht an der Abteilungsgrenze. Der Key-User in Ihrem ERP-Projekt sollte vorausschauend und vor allem bereichsübergreifend denken und handeln. Das setzt voraus, dass er Experte in seinem eigenen Fachbereich ist, sich aber auch für die Abläufen aus anderen Unternehmensbereichen interessiert. Die wichtigsten Voraussetzungen, die ein Key-User mitbringen sollte, sind jedoch Motivation, wirkliches Interesse an der Aufgabe und die Fähigkeit, dieses Interesse auch bei der restlichen Belegschaft wecken zu können.

Klingt nach einer schönen Aufgabe – wo ist der Haken?

MitarbeiterInnen, die die Rolle als Key-User in einem ERP-Projekt übernehmen, sollten sich darüber im Klaren sein, dass während der Umsetzungsphase mit Überstunden zu rechnen ist. Neben dem normalen Tagesgeschäft stehen zusätzliche Meetings und Schulungen auf der Agenda – und das für mehrere Wochen oder Monate, je nach Größe des Projekts.

So unterstützen Sie als Unternehmer Ihren Key-User

Für den Key-User sind ERP-Projekte zeitintensiv, deshalb benötigt auch der beste Key-User Ihre Unterstützung. Es ist zum Beispiel sinnvoll, für die Einführung einen Zeitraum zu wählen, in dem keine weiteren  Projekte geplant sind oder Sie wissen, dass es erfahrungsgemäß etwas ruhiger im Unternehmen ist. Außerdem sollten Sie die ausgewählten MitarbeiterInnen nicht parallel für andere große Kundenprojekte einplanen. 

Aufgaben aus dem Tagesgeschäft können in dieser Zeit von anderen Kollegen übernommen werden. Vorausgesetzt, das Projekt wird von allen MitarbeiterInnen gleichermaßen unterstützt. Wird das Projekt jedoch grundsätzlich in Frage gestellt, kann sich das Arbeitsklima durch solche Maßnahmen verschlechtern. Sehen sie die Vorteile, die das Projekt mit sich bringt, wird die temporäre Belastung durch die Aufgaben als Key-User bereitwilliger in Kauf genommen.

Um es klar zu sagen: Ein ERP-Projekt geht oft mit Stress einher. Vermutlich ist erst einmal etwas Überzeugungskraft notwendig, wenn Sie ihren Wunsch-Kandidaten gefunden haben. Machen Sie deutlich, wie wichtig eine erfolgreiche Umsetzung für das Unternehmen ist und zeigen Sie auch die Vorteile für die MitarbeiterInnen auf. Durch die Rolle als Key-User in einem ERP-Projekt sammelt man Führungserfahrungen – und das Ansehen im Unternehmen steigt nach gelungener Einführung erfahrungsgemäß deutlich an. Sollte eine Person absolut kein Interesse an der Aufgabe haben, wählen Sie lieber jemand anderen für diese Aufgabe aus. MitarbeiterInnen, die alle wichtigen Eigenschaften mitbringen, aber kein Interesse an der Aufgabe haben, bringen Ihnen keinen Mehrwert. Ein positiver Verlauf der Einführung wäre eher gefährdet.

Fazit: Key-User für ERP-Projekte finden

In nahezu jedem Unternehmen ist ein geeigneter Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin beschäftigt, der die Rolle als Key-User in einem ERP-Projekt übernehmen kann. Die Herausforderung besteht nun darin, diese Person zu finden. Häufig sind es die, an die man nicht auf den ersten Blick denkt. Um das ERP-Projekt zu einem guten Abschluss zu bringen, sollten Sie keine schlechten Kompromisse eingehen. Ein schlecht ausgewähltes Projektteam kommt schnell an seine Grenzen – und es kann zu Konflikten und Verzögerungen kommen, was den Erfolg des Projekts gefährdet. Nehmen Sie sich bei der Zusammenstellung lieber etwas mehr Zeit und setzen auf ein motiviertes Team, das gut zusammenarbeitet und gemeinsam alle Herausforderungen meistert. Diese Motivation wird sich automatisch auf die ganze Belegschaft übertragen. Auch wenn die Einführung einer ERP-Software eine technische Umsetzung ist, sollte der Fokus immer auf den Menschen im Unternehmen liegen.

Sie wollen mehr zum Thema ERP-Einführung und zur Auswahl der Key-User in einem ERP-Projekt wissen? Oder haben Sie Interesse daran, die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP kennenzulernen? Senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

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ERP-Schulung im Unternehmen – lohnt sich das?

Der passende ERP-Anbieter ist gefunden und das neue System wurde erfolgreich installiert. Scheint fast so, als könnten Sie nun einen Haken hinter den Punkt ‚Projekt ERP‘ setzen und sich anderen Aufgaben widmen. Ganz so einfach ist es leider nicht. Das Wichtigste folgt erst noch: Die Schulung der Belegschaft. Was zunächst als nebensächliche Formalität interpretiert werden könnte, entpuppt sich im Nachhinein oft als die größte und vor allem wichtigste Herausforderung. Um das größte Potenzial aus der Software zu ziehen sollte das Ziel also sein, die Belegschaft mit ins Boot zu holen und sie auf die bevorstehenden Veränderungen bestmöglich vorzubereiten. Schließlich ändert sich ein großer Teil des Arbeitsumfeldes. Warum eine ERP-Schulung sinnvoll ist, wie sie am besten umgesetzt wird und welche Vorteile sie mit sich bringt, erfahren Sie im folgenden Beitrag.

Warum eine ERP-Schulung sinnvoll ist

Viele Unternehmer sind nach wie vor der Meinung, die Einführung eines ERP-Systems sei ein reines IT-Projekt und führt nach Beendigung automatisch zu verbesserten Prozessen. Dabei ist die Implementierung für den ERP-Anbieter Routine und führt nur selten zu Problemen. Wenn doch, können diese meist rasch behoben werden. Dass das beste System dem Unternehmen keinen Vorteil bringt, wenn es ein ahnungsloser Mitarbeiter bedient, wird dabei häufig vernachlässigt. Gerade wenn Sie zum ersten Mal eine ERP-Software in Ihrem Unternehmen einsetzen, hat jeder einzelne von ihnen unterschiedliche Kenntnisse. An diesem Punkt sollten Sie die Belegschaft abholen und auf den selben Stand bringen. Nur so ist es möglich, das System im Alltag zu integrieren und auch Vorteile daraus zu ziehen.

erp-schulung

Im ersten Moment klingt dies sicherlich nach viel Aufwand. Versuchen Sie die Schulung als wertvolle Investition und weniger als notwendiges Übel zu sehen. Einsatz für die eigene Belegschaft zu zeigen, lohnt sich erfahrungsgemäß immer. Jeder Mitarbeiter hat sein eigenes Potenzial – fördern Sie dieses, haben beide Parteien langfristig etwas davon. Aber wie setzt man eine ERP-Schulung erfolgreich um?

Eine ERP-Schulung erfolgreich umsetzen

Generell kann man sagen, dass eine ERP-Schulung in zwei Schritten erfolgt. Zum einem gibt es die Grundschulung und zum anderen die Schulung der Mitarbeiter. Beide finden zu unterschiedlichen Phasen der Einführung statt und dienen verschiedenen Zwecken. In der Grundschulung geht es darum, die Key-User zu schulen. Diese betreuen das Projekt von Anfang an und werden im Vorfeld von Ihnen ausgewählt. Ob Sie für diese Position einen oder mehrere Mitarbeiter auswählen, kommt auf die Größe des Projekts an.

Grundschulung durch den ERP-Anbieter

In der Regel erfolgt die Grundschulung der Key-User durch den ERP-Anbieter. Dafür erhalten Sie immer wieder Trainings und Support. Die Schulung findet also nicht an einem festgelegten Tag, sondern über den gesamten Zeitraum der Einführung statt, lange vor Beginn der technischen Umsetzung. Ziel ist es, dass die Key-User einen Überblick über das System bekommen und somit ihr Wissen nach Implementierung des Systems an ihre Kollegen gut weitergeben können. Die Key-User bilden sozusagen die Schnittstelle zwischen der Software und den Geschäftsprozessen. Das setzt natürlich voraus, dass Sie in gewisser Weise Experten in beiden Bereichen sind. Idealerweise wählen Sie für diese Position also jemanden aus, der auf der einen Seite Wissen gut vermitteln kann und auf der anderen ein gutes technisches Verständnis für die Funktionen des Systems mitbringt. Sind die Key-User geschult und das System implementiert folgt der nächste Schritt: die Schulung der eigentlichen Anwender.

Mitarbeiterschulung durch die Key-User

Normalerweise erfolgt die Schulung der Mitarbeiter nach Implementierung durch die Key-User, nur selten übernimmt dies der ERP-Anbieter selbst. Vorteil hierbei für Sie ist natürlich, dass die Kosten erheblich sinken, da Sie den ERP-Anbieter nur für die Schulung der Key-User bezahlen müssen. Außerdem ist die Distanz zwischen den Key-Usern und den Mitarbeitern durch die kollegiale Beziehung oftmals geringer. Ein vertrauter Kollege weiß, welche Funktionen für das Unternehmen von Bedeutung sind und kann Ängste seitens der Belegschaft eher abbauen als ein externer Coach. Die ERP-Schulung können Sie so besser an das Team angepassen und mögliche Widerstände senken. Viele Mitarbeiter sind einer neuen ERP-Software gegenüber oftmals skeptisch, da sie befürchten ersetzbar zu sein. Nachteil hingegen, der Arbeitsaufwand für die Key-User erhöht sich in der Phase der Einführung möglicherweise. An dieser Stelle können Sie darüber nachdenken, ob es für den jeweiligen Mitarbeiter in dieser Zeit hilfreich ist, wichtige Aufgaben an andere Kollegen zu delegieren.

Vorbereitung der Mitarbeiterschulung

Folgende organisatorische Überlegungen sollten Sie vor der ERP-Schulung treffen:

  • Welche Inhalte werden geschult? Handelt es sich um eine Grundlagenschulung, in der es darum geht selbstständig im System zu navigieren und Stammdaten zu pflegen oder um eine erweiterte Schulung, in der beispielsweise die Themen Finanzbuchhaltung, Rechnungswesen oder Jahresabschluss behandelt werden?
  • Wann und wo findet die Schulung statt? Wie lange wird sie dauern?
  • Für welche Mitarbeiter ist die Schulung relevant? Können alle daran teilnehmen?
  • ­Wer wird die Schulung durchführen?
  • ­Welche Unterlagen oder sonstige unterstützende Materialien werden benötigt? Erstellen Sie außerdem Schulungsunterlagen, welche später als Hilfe genutzt werden können.

Vorteile einer ERP-Schulung

Aus unternehmerischer Sicht

Eine ERP-Schulung für die eigenen Mitarbeiter zahlt sich in der Regel immer aus. Nutzen Sie Ihr Potenzial und bilden Ihre Mitarbeiter zu Fachkräften aus. Durch Fachkräftemangel sind immer mehr mittelständische Unternehmen auf die Leistung ihrer Mitarbeiter angewiesen. Je qualifizierter ein Mitarbeiter, umso mehr kann er natürlich auch zum Erfolg des Unternehmens beitragen. Ein geschulter Mitarbeiter setzt sein Wissen nicht nur im Arbeitsalltag ein, sondern gibt dieses auch automatisch an seine Kollegen weiter. Kurz gesagt: Mehr Know-how kommt ins Unternehmen. Das macht Sie konkurrenzfähiger und Unternehmensziele werden eher erreicht. Zudem sind Sie als Arbeitgeber für zukünftige Bewerber wesentlich attraktiver. Ein potenzieller Mitarbeiter wird sich eher für Sie entscheiden, wenn die Möglichkeit der beruflichen Weiterbildung besteht. Dies motiviert auch intuitiv zu besseren Leistungen.

Mitarbeitermotivation

Man unterscheidet mehrere Arten von Motivation. Die bekanntesten Arten sind die extrinsische und intrinsische Motivation. Eine extrinsische Motivation wird immer durch äußere Reize hervorgerufen. Klassische Beispiele sind hier vor allem finanzielle Anreize oder der Wunsch nach Belohnung. Im Unterschied zur intrinsischen Motivation werden Aufgaben nicht um ihrer selbst Willen beziehungsweise aus eigenem Antrieb erfüllt, sondern mit der Aussicht auf Geld oder Anerkennung. Extrinsische Motivationsquellen motivieren zwar schnell, die Motivation verfliegt aber auch schnell wieder. Eine ERP-Schulung bietet die Möglichkeit, einen Blick über den Tellerrand zu werfen. Neues zu erlernen, zu verstehen und anwenden zu können, trägt eher dazu bei, dass man eine Aufgabe ausführt, weil man sie interessant findet. Daraus entsteht eine große Lernbereitschaft, was sich grundsätzlich positiv auf das Engagement bei der Arbeit und damit auf die Qualität und den Erfolg auswirkt.

Transparenz und optimierte Prozesse

Faktoren, die sich neben der persönlichen Weiterentwicklung positiv auf die Motivation der Mitarbeiter auswirken, sind vor allem Transparenz und die Optimierung von Prozessen. Durch transparente Prozesse wird man sich seiner Rolle im Team bewusst. Sie zeigen jedem einzelnen Mitarbeiter, welchen Einfluss die eigene Arbeit auf den Erfolg des ganzen Unternehmens hat und gibt dem eigenen Mitwirken einen Sinn. Optimierte Prozesse wirken entlastend, da wiederkehrende Aufgaben automatisiert sind. Nutzen Sie die Vorteile von Prozessoptimierungen jedoch dazu, um beispielsweise Ihr Personal zu reduzieren und Kosten einzusparen, erzeugen Sie Widerstände gegen das neue ERP-System. Wieso sollten Ihre Mitarbeiter etwas unterstützen, was den Platz im Unternehmen gefährdet? Die Einführung einer ERP-Software kann bei Erfolg zu einer Steigerung der Motivation führen, bei Scheitern jedoch das genaue Gegenteil bewirken. Im Fokus sollte deshalb immer der Faktor Mensch stehen. Dies ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen ERP-Projekt.

Für die Mitarbeiter

Nicht nur das Unternehmen profitiert von einer ERP-Schulung, sondern auch jeder Angestellte. Zusatzqualifikationen erhöhen zum einen die Chancen auf dem Arbeitsmarkt, zum anderen sichern Sie aber auch den Arbeitsplatz im Unternehmen. Das Erlangen einer zusätzlichen Qualifikation steigert nicht nur das Selbstbewusstsein, man hebt sich außerdem automatisch von der Konkurrenz ab. Intern bleibt die Anerkennung durch Kollegen und die Führungsebene nicht aus, insbesondere wenn das Gelernte im Arbeitsalltag eingebracht werden kann. Gut bezahlte Posten sind auch bei der internen Konkurrenz sehr begehrt. Weiterhin führt eine Steigerung der Qualifikation in der Regel auch zu einer Steigerung des Einkommens. Einer der wichtigsten Faktoren ist vermutlich jedoch, dass sich das Wir-Gefühl im Team deutlich verbessert, wenn zum Beispiel mehrere Mitarbeiter an einer ERP-Schulung teilnehmen. Dies führt automatisch zu einer entspannten Arbeitsatmosphäre und einem produktiveren Tag. Viele Mitarbeiter nehmen Weiterbildungsmöglichkeiten außerdem als ein Art Wertschätzung wahr, da dies eine langfristige Bindung an das Unternehmen signalisiert.

Fazit

Ein ERP-System kann Ihre Arbeit entweder maßgeblich verbessern oder verschlechtern. Nehmen Sie die ERP-Schulung nicht besonders ernst, ist der Erfolg des ERP-Projekts gefährdet. Sind die Mitarbeiter nicht gut genug auf die bevorstehenden Veränderungen vorbereitet, führt dies oft zu Unzufriedenheit im Team und hohen Support-Kosten. Damit die Einführung zum Erfolg wird und die ERP-Schulung gelingt, ist allerdings die Bereitschaft von beiden Seiten notwendig. Schaffen Sie dies, profitieren Sie als Unternehmer und die ganze Belegschaft gleichermaßen – eine klassische Win-win Situation.

Wenn Sie mehr zum Thema ERP-Schulung im Unternehmen oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

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3 Anzeichen, dass es Zeit für einen ERP-Wechsel ist

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3 Anzeichen, dass es Zeit für einen ERP-Wechsel ist

Das ERP-System ist in vielen Unternehmen das Herzstück, um das sich alles dreht. „Never change a running system“ lautet deshalb vielerorts die Devise, wenn es um die eingesetzte Software geht – selbst wenn diese mittlerweile veraltet oder zu klein geworden ist. Die Abläufe und Strukturen im Unternehmen entwickeln sich jedoch stetig weiter. Das anfallende Tagesgeschäft lässt sich ohne eine unterstützende Software nur schwer managen. ERP-Systeme sind deshalb oft viele Jahre im Einsatz. Besonders alteingesessene Mitarbeiter sträuben sich häufig dagegen, es durch eine moderne Lösung zu ersetzen. Durch ein veraltetes ERP-System entstehen Ihrem Unternehmen jedoch oftmals Wettbewerbsnachteile. Wieso? Meistens kann die Software die Anforderungen nicht mehr richtig erfüllen. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Warnsignale auf eine veraltete ERP-Software hindeuten. Und wann es für Sie an der Zeit ist, über einen ERP-Wechsel nachzudenken.

Gründe für einen ERP-Wechsel

Aller Anfang ist Unzufriedenheit. Betrieb und Wartung einer ERP-Software waren in der Vergangenheit aufwendig. Viele Unternehmen nehmen daher lieber die Nachteile in Kauf, anstatt die Software zu optimieren – oder eine neue Lösung einzuführen. Meistens denken Unternehmen erst über einen ERP-Wechsel nach, wenn Sie mit der bisherigen Lösung nicht mehr zufrieden sind. Aber wie äußert sich das? Eine bestehende, veraltete Software erkennt man in erster Linie an mangelnder Transparenz sowie fehlenden Funktionalitäten und Flexibilität. Die Software lässt sich nur geringfügig anpassen und einfache Erweiterungen sind oft nicht möglich. Dadurch werden immer mehr Insellösungen eingesetzt: Dabei nehmen der Pflegeaufwand und auch die Kosten für Instandhaltung und Wartung immens zu.

Regelmäßige Nutzung von Excel: ERP-Wechsel sinnvoll?

Das wohl eindeutigste Anzeichen dafür, dass Sie ein veraltetes ERP-System verwenden, ist die regelmäßige Nutzung von Excel. Exportieren Sie beispielsweise Daten aus einem System und importieren diese auf Basis von Tabellen in ein anderes? Werden wichtige Auswertungen aus unterschiedlichen Systemen immer wieder in Tabellen zusammengeführt, weil keine einheitliche Datenbasis existiert? Excel ist eines der am meisten verwendeten IT-Tools, da es leicht erlernbar und einfach bedienbar ist. Für eine bestmögliche Bewältigung der anfallenden Aufgaben im Tagesgeschäft ist Excel eher kontraproduktiv und die Nachteile überwiegen – ein ERP-Wechsel wäre also durchaus eine Idee.

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Die Herausforderungen: Excel ist keine Datenbank, daraus entstehen viele Einschränkungen. Die Dateien liegen meistens auf lokalen Rechnern. Ist der Mitarbeiter mit dem letzten Datenstand gerade nicht im Büro, kann die Aktualität der Daten nicht gewährleistet werden. Das führt dazu, dass Daten häufig doppelt eingepflegt werden. Nachträgliche Änderungen müssen dann in allen Tabellen vorgenommen werden. Zudem ist das Programm fehleranfällig und Zugriffsrechte lassen sich nur schwer verwalten. Das Verwenden von Excel verursacht zwar keine weiteren Kosten, aber: Es werden Zeit- und Mitarbeiterressourcen beansprucht, die effektiver eingesetzt werden könnten. Überlegen Sie daher, ob ein ERP-Wechsel nicht doch Sinn macht!

Altes ERP-System? Geschwindigkeitsprobleme an der Tagesordnung

ERP-Update für mehr Effizienz – ja oder nein? Ein in die Jahre gekommenes ERP-System lässt sich auch durch Geschwindigkeitsprobleme feststellen. Diese werden oftmals erst bei umfangreichen Reports und Auswertungen sichtbar. Aber auch die tägliche Arbeit ist schnell von Wartezeiten geprägt. Auch wenn es jeweils nur kurze Unterbrechungen sind: Die Zeit summiert sich, in der ein Mitarbeiter nicht wertschöpfend eingesetzt werden kann. Ein Kostenfaktor, der besonders bei mehreren Nutzern schnell relevant wird. Ein langsames ERP-System ist außerdem ein negativer Faktor für die Mitarbeitermotivation. Auf lange Sicht wirkt sich ein ERP-Wechsel auch positiv auf die Produktivität der Mitarbeiter aus.

Eingeschränkter mobiler Zugriff – ERP-Update gefällig?

Die Kultur innerhalb vieler Unternehmen hat sich die letzten Jahre stark verändert. Homeoffice und Smart-Working sind hier nur zwei Beispiele. Haben Ihre Mitarbeiter keinen oder nur einen eingeschränkten mobilen Zugriff? Und müssen sich erst über Virtual Private Network (VPN) mit dem Unternehmensserver verbinden? Dann verwenden Sie wahrscheinlich noch ein altes ERP-System. Die Verbindung per VPN ist nicht mehr zeitgemäß, besonders wenn die Oberfläche nicht für mobile Endgeräte optimiert ist. Das Arbeiten von zu Hause oder unterwegs sollte für Ihre Mitarbeiter möglich sein, damit sie flexibel sind. Die Standartvoraussetzung für moderne ERP-Lösungen: ein mobiler Zugriff auf relevante Daten – zu jeder Zeit und von jedem Standort aus. Besonders für Ihren Kundendienst, den Vertrieb und die Geschäftsführung ist dies wichtig. Ein ERP-Wechsel ist hier also von großem Vorteil.

Alte ERP-Lösung optimieren oder ein neues System einführen?

Letztendlich liegt die Entscheidung für oder gegen ein neues ERP-System beim Unternehmer. Sind Sie sich nicht sicher, ob Sie ein neues System benötigen? Oder eine Optimierung und Anpassungen der alten Software vorerst ausreichen? Überprüfen Sie zunächst, ob Ihre ERP-Software auf dem aktuellsten Stand ist. Oftmals beinhalten Updates Funktionserweiterungen und Sicherheitsaktualisierungen. Weiterhin können durch ein Upgrade der Hardware oder Bereinigung und Modernisierung der Datenbank einige Probleme behoben werden – so läuft die Software wieder schneller. Diese Vorgehensweise funktioniert jedoch nicht mehr, wenn einzelne Funktionalitäten nicht mehr durch das ERP-System abgebildet werden können. Daher kommen Unternehmen irgendwann an den Punkt, wo nur noch die Einführung einer modernen Lösung sinnvoll ist. Wann lohnt sich ein ERP-Wechsel? Besonders dann, wenn die Geschäftsprozesse nicht mehr durch das ERP-System abgebildet werden können – und Office-Tools wie Excel vermehrt zum Einsatz kommen.

Mit der Implementierung einer auf Sie individuell abgestimmten Komplettlösung gehören bisher eingesetzte Insellösungen der Vergangenheit an. Denken Sie auch über einen ERP-Wechsel nach? Sie wollen mehr über die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren? Senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

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