Praxistipp Archive - Seite 3 von 3

ERP schafft Transparenz im Unternehmen

Ein ERP-System bietet Ihnen die Möglichkeit, die Abläufe in Ihrem Unternehmen im Blick zu haben. Transparenz ist für viele mittelständische Unternehmen jedoch oft noch neu. Die meisten Prozesse laufen neben dem ERP-System her, aus Gewohnheit oder Bequemlichkeit werden beispielsweise Bestellungen per Telefon und Internet getätigt. Oftmals sieht der mittelständische Unternehmer keine Notwendigkeit, Transparenz über die Prozesse in seinem Unternehmen einzuräumen. Die Prozesse sind anfangs meist recht überschaubar, aber das kann sich sehr schnell ändern.

Mit Ihrem Unternehmen wächst oft nicht nur die Anzahl der Mitarbeiter, sondern auch das Durcheinander in Ihrer Datenbank. Sie kommen schnell in eine Situation, in der wichtige Informationen auf verschiedene Mitarbeiter verteilt, aber an keinem zentralen Punkt festgehalten sind. Etwa weil Sie alltägliche Aufgaben in alter Gewohnheit durchführen und für Sie selbstverständlich sind.

Wird nun ein Mitarbeiter krank oder scheidet aus dem Unternehmen aus, entsteht eine Wissenslücke. Wie viel Material wurde bestellt? Welche Preis- und Terminvereinbarungen wurden getroffen? Mit anderen Worten, Ihr Unternehmen agiert blind. Ihre Mitarbeiter genießen einen bestimmten Grad an Freiheit, wenn sie sich selbst verwalten können – für die Prozessoptimierung ist das aber nicht von Vorteil. Viele Unternehmen schaffen den Generationswechsel nicht, wenn ein erfahrener Mitarbeiter ausscheidet und neue Mitarbeiter nachrücken. Weiterhin fehlt Ihnen der Einblick in Ihre Kosten. Wenn die Preisentwicklung nicht nachvollziehbar ist, ist auch der Ausgangspunkt für neue Preisverhandlungen suboptimal.

Legen Sie den Grundstein für mehr Transparenz

Mit einem ERP-System haben Sie eine Allround-Lösung, die in allen Bereichen zum Einsatz kommt. Der Zugriff auf ein weiteres System ist folglich nicht mehr notwendig. Die Software ist modular aufgebaut und die Daten verschiedener Unternehmensbereiche vernetzt. Jeder Mitarbeiter hat die Möglichkeit, Daten aus den verschiedenen Bereichen aufzurufen und profitiert somit von einheitlichen und vollständigen Informationen. So schaffen Sie ein hohes Maß an Transparenz und unnötiger Arbeitsaufwand bleibt Ihnen erspart.

Transparenz entscheidend für erfolgreiche Zusammenarbeit

Mit Hilfe einer ERP-Komplettlösung können Sie Ihre Daten viel einfacher pflegen und verwalten. Nicht ein einzelner Mitarbeiter bündelt das Wissen, sondern die ERP-Software. Alle Arbeitsprozesse Ihres Unternehmens sind somit unter einem Hut und das ‚Nebeneinanderher-Arbeiten‘ wird vermieden – eine einheitliche Abwicklung von der Bestellung bis zur Auslieferung. Darüber hinaus sind Ihre Prozesse effizienter und vor allem nachvollziehbar für Dritte. Das wiederum wirkt sich positiv auf die interne Organisation und die Zusammenarbeit mit Kunden, Investoren und Lieferanten aus.

Behalten Sie Ihre Geschäftsausgaben im Blick

Ein weiterer positiver Effekt, Sie bekommen einen viel besseren Blick für die Entwicklung Ihres Unternehmens. Berichte über Verkaufszahlen oder Monatsstatistiken helfen Ihnen dabei, Entscheidungen über Investitionen zu treffen anstatt ins Blaue hinein zu agieren. Mit diesem Wissen können Sie Prognosen für die Zukunft erstellen. Diese sogenannten Forecasts dienen dazu, Ihnen die Einschätzung der zukünftigen wirtschaftlichen Entwicklung und deren Auswirkung auf Ihr Unternehmen zu erleichtern. Somit haben Sie immer einen guten Überblick über entstandene Kosten und erwirtschaftete Umsätze.

Starten Sie noch heute durch!

Wenn Sie mehr über die Vorteile eines ERP-Systems in Ihrem Unternehmen oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

29. September 2017/0 Kommentare/von dklein

Schaffen Sie die Insellösungen in Ihrem Unternehmen ab

Praxistipp ERP-System

Fast alle großen Unternehmen nutzen heutzutage eine ERP-Software. In kleinen und mittelständischen Unternehmen ist das jedoch noch nicht verbreitet, um den Alltag zu organisieren nutzen sie viele unterschiedliche Programme. Die Rede ist von sogenannten Insellösungen, vielleicht kommt Ihnen die ein oder andere Situation bekannt vor: Sie nutzen Word um Angebote zu schreiben oder externe Tools wie einen „Urlaubsplaner“. Kalkulationen führen Sie in Excel oder Project durch, was mit einem hohen manuellen Aufwand verbunden ist. Insellösungen sind oftmals ein fester Bestandteil der IT-Landschaft und reichen anfänglich aus. Zudem sind die Programme meist kostenfrei und lassen sich problemlos bedienen – allerdings nur bis zu einer gewissen Unternehmensgröße.

Wenn das Unternehmen wächst und die Aufgaben sich wandeln, die IT-Infrastruktur dahinter allerdings nicht mehr so recht mitkommt sind Insellösungen kontraproduktiv und echte Zeitfresser. Es gibt keine einheitliche Datenbasis und wertvolle Zusatzinformationen sind über die Abteilungen hinweg verstreut. Irgendwann weiß niemand mehr so genau, welche Daten wirklich aktuell sind. Zur gemeinsamen Kommunikation der Programme sind Schnittstellen notwendig, welche aber meist kostspielig sind und nur einen Teil der Daten übertragen. Weiterhin unterliegen viele Tools verschiedener Lizenzmodelle und Wartungsarbeiten. Mit anderen Worten, Insellösungen sind zeit- und somit auch kostenintensiv, vor allem wenn neue Betriebssystemupdates erscheinen. Die (kundenorientierte) Weiterentwicklung dieser Tools ist nicht zwangsläufig gesichert.

Warum es sich lohnt, eine integrierte ERP-Lösung einzusetzen

ERP-Komplettösungen sind heutzutage nicht mehr wegzudenken. Geschäftsprozesse werden optimiert, organisatorische Abläufe und Strukturen verbessert und den Unternehmens- und Marktveränderungen immer schneller angepasst. Mehr und mehr Unternehmen setzen sie ein und bemühen sich um eine einheitliche und wirtschaftliche IT-Infrastruktur. Dabei bietet Ihrem Unternehmen der Einsatz einer ERP-Lösung durchaus eine ganze Reihe von Vorteilen. Im Idealfall bilden sie alle Bereiche Ihres Unternehmens in einem einzigen System ab. Hier ein paar der wesentlichen Vorteile im Überblick.

Datenpflege leicht gemacht

Regulär bildet ein ERP-System die folgenden Funktionen eines Unternehmens ab:

Beschaffung
Produktion
Materialwirtschaft
Kunden-Beziehungs-Management (sogenanntes CRM)
Personalwesen
Finanz- und Rechnungswesen
Controlling

Diese Funktionen sind über eine gemeinsame Datenbasis miteinander verbunden und kommunizieren untereinander. Sie haben somit stets einen Gesamtüberblick über Ihr Unternehmen und die Kommunikation über sämtliche Unternehmensebenen ist ermöglicht.

Keine Schnittstellen, keine Datenverluste, kein doppelter Pflegeaufwand

Eine Software statt mehrere unterschiedliche Programme, das schont die IT-Kosten – und die Nerven. Durch den Einsatz eines ERP-Systems können alle Mitarbeiter auf die Daten zugreifen, egal aus welcher Abteilung oder von welchem Standort. So arbeiten Sie viel effizienter, denn Ihre Daten erfassen Sie nur ein einziges mal. Sie können immer mit gutem Gewissen davon ausgehen, dass Ihre Daten auf dem aktuellsten Stand sind. Infolgedessen ist der Informationsfluss eines Geschäftsprozesses erheblich verbessert. Nichts geht verloren, nichts wird vergessen, ein reibungsloser Betriebsablauf. Die gleichen Vorteile spiegeln sich bei der Datensicherung, Aktualisierung und Wartung wider.

Nur ein Lizenzmodell, nur ein Programm, welches gewartet werden muss

Wenn Sie mit nur einem zentralen Programm arbeiten, müssen Sie natürlich auch nur ein Programm warten. Zeit und Kosten werden sich für Sie somit stark reduzieren. Durch regelmäßige Updates können Sie immer mit einer aktuellen Version der Software arbeiten und von neuen Funktionen profitieren. Mit einem ERP-System haben Sie eine Lösung, die sich Ihren Bedürfnissen anpasst.

Doch wann ist der richtige Zeitpunkt Insellösungen loszuwerden?

Die Integration einer ERP-Lösung in Ihrem Unternehmen sollten Sie schon von Anfang an in Betracht ziehen. Zwar sind die meisten Prozesse in der Anfangsphase noch überschaubar, aber das ändert sich schnell und Ihre Excel-Tabellen werden immer unhandlicher. Damit Sie von Anfang an einen guten Überblick über Ihre Daten haben, ist es wichtig sie frühzeitig in ein zentrales System laufen zu lassen. Bereits ab zwei bis drei PC Arbeitsplätzen kann sich der Einsatz einer Komplettlösung für Sie lohnen. Wenn Sie rechtzeitig mit der Stammdatenpflege anfangen, schaffen Sie eine gute Basis für Ihr Unternehmenswachstum.

Nicht abwarten – gleich loslegen!

Wenn Sie mehr zum Thema Insellösungen oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

1. September 2017/0 Kommentare/von dklein

Darum lohnen sich Online-Präsentationen

Praxistipp, Wissen ERP-Projekt

Wenig hilft einer Entscheidung so sehr auf die Sprünge wie das persönliche Testen eines Gutes. Das haben inzwischen auch viele Software-Anbieter erkannt und bieten an, Demoversionen Ihrer Produkte herunterzuladen – frei nach dem Motto: „digitales Probefahren“. Auch TimeLine Neo stellt Interessenten einen kostenfreien Demo-Download zur Verfügung. Doch ist das allein der Weisheit letzter Schluss?

Der Softwaremarkt ist an Mannigfaltigkeit kaum zu überbieten – alleine die ERP-Branche umfasst in Deutschland über 300 Unternehmen. Im Bereich der Warenwirtschaft, ERP, CRM und PPS sind die Möglichkeiten daher zahlreich. Für den Anwender wird es zunehmend schwieriger, sich im Software-Dschungel zurecht zu finden; nicht zuletzt durch Funktionalitäten, die sich effektiv nur in Nuancen voneinander unterscheiden. Doch Effektivität ist nicht gleich Effizienz. Es bedarf demnach eines Systems, das nicht nur das Ziel aufzeigt, sondern auch die Herangehensweise.

Vier gute Gründe

Ausgehend von diesem Gedanken bieten wir Ihnen, neben der Software-Demo, die Gelegenheit alltäglich anfallenden Anforderungen Ihres Unternehmens im Zuge einer Online-Präsentation gemeinsam in TimeLine Neo durchzuspielen. Welche Vorteile haben Sie davon?

Moderiertes Entdecken: Gleich wie intuitiv eine Software zu handhaben ist, den Mehrwert erkennt man in der Regel sobald sich Routine einstellt. Wir simulieren gemeinsam mit Ihnen Routineabläufe und zeigen Ihnen auf, welche Potentiale in TimeLine Neo schlummern.
Flexibles Erleben: In TimeLine Neo führen mehrere Wege ans Ziel. Das lässt Sie langfristig Ihre eigenen Workflows definieren – ohne starre Leitplanken. Lassen Sie sich durch uns inspirieren.
Konstruktives Testen: Die Entscheidung für oder wider eine ERP-Software sollte keine Einbahnstraße sein. Gemeinsam erarbeiten wir für Ihre Anforderungen Lösungswege und vertiefen uns mit Ihnen auch in schwierige Themen. Es gibt für alles ein Pflaster.
Persönliches Kennenlernen: Sie entscheiden sich nicht nur für eine Software-Lösung, sondern auch für die Menschen dahinter. Wir finden, das ist ein sehr guter Grund, sich miteinander zu beschäftigen.

Der erste Kontakt

Bereits Amos Bronson Alcott (1799-1888) sagte: „Viele können argumentieren – wenige ein Gespräch führen.“ Das finden wir auch und bieten Ihnen gerne den Dialog an. Alles was Sie dafür benötigen, ist das kostenlos erhältliche Programm TeamViewer und eine Stunde Zeit. Den Downloadlink für TeamViewer finden Sie hier.

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16. Dezember 2016/0 Kommentare/von dklein

Warum es nicht immer eine Browserlösung sein muss

Praxistipp, Wissen ERP-System

Cloudbasierte Browserlösungen sind heutzutage immer mehr im Kommen und die Gründe dafür liegen auf der Hand. Plattformübergreifend lassen sich die verschiedenen Anwendungen ohne einen Installationssatz auf den jeweiligen Geräten betreiben. Dass dies auch performant funktioniert, ohne längere Ladezeiten, zeigen uns die verschiedenen Tools von Google oder Microsoft 360. Doch wie sieht es mit umfangreichen Businesslösungen aus? Obwohl es bereits mehrere ERP-Lösungen als Browserlösung gibt, ist dies nicht immer nur ein Vorteil.

Die Oberfläche

Browserlösungen sind vorwiegend an HTML, CSS und deren langen Implementierungszyklen gebunden. Obwohl die breite Masse an HTML-Bedienelementen in allen Browsern unterstützt wird, gibt es dennoch zwischen den einzelnen Browsern immer wieder Abweichungen in der Darstellung und Verfügbarkeit. Das Problem wäre zwar theoretisch vermeidbar, jedoch zeigt die Praxis, dass genau dies nicht der Fall ist. Damit steigt der Wartungsaufwand und das Fehlerpotenzial um jeden Browser, der auf dem Markt erscheint. Außerdem stellen wir fest, dass native Software oft eine bessere Usability bietet als eine Cross-Plattform-Lösung, da diese sich am Design und dem User Interface des Betriebssystems orientieren.

Offline-Fähigkeit

Browserlösungen sind aktuell noch an das Internet gebunden. Fällt das Internet aus oder wird die Geschwindigkeit eingeschränkt, so fällt auch die entsprechende Businesslösung aus. Native Applikationen hingegen bieten oftmals eine lokale Variante, sodass man unabhängig vom Internet arbeiten kann und die Änderungen anschließend synchronisiert.

Performance

Das Argument der Geschwindigkeit erhält erst ein Gewicht, wenn man den Flaschenhals im Unternehmen ausfindig gemacht hat. Setzt man verstärkt auf Thinclients, so kann eine Browserlösung geeigneter sein. Hat man einen vollwertigen Desktop-PC oder Laptop, welche bei sinkenden Markpreisen immer erschwinglicher werden, so liegt der Engpass vermutlich in der Internetanbindung. Wer schon einmal mit Dropbox gearbeitet hat, der weiß wie bescheiden ein Dokumentenmanagement bei schlechter Internetanbindung funktionieren kann. Browserlösungen übertragen zudem meistens die gesamte Oberfläche inklusive der Daten über die Leitung, eine native Applikation hingegen nur die geänderten und bereits vollständig verarbeiteten Daten (Delta). Zudem können hier die Ressourcen (CPU, Arbeitsspeicher und GPU) gezielt ausgeschöpft werden. Auch hardwarenahe Implementierungen von Sicherheitsmechanismen oder der Ansteuerung von lokalen Hard- und Softwarelösungen (z.B. Versand via DELISprint, UPS Worldship, Intraship, Hochregallagersystemen, RFID beschreiben, etc.) werden um ein wesentliches einfacher.

Anpassbarkeit

Das schlagende Argument für eine native Applikation – zumindest unter Windows – ist letztendlich die Anpassbarkeit. Reiche Applikationen leben von der Wiederverwendbarkeit von Objekten und Business Logiken. Können diese nicht abgeleitet oder überschrieben werden, leidet die Effizienz des Customizing erheblich. Durch einfache Update-Services können gezielt Logiken einzelner Business-Vorgänge bequem, schnell und vor allem kostengünstig an einzelnen Arbeitsplätzen oder im gesamten Unternehmen angepasst werden. Das garantieren wir bereits ab dem ersten Arbeitsplatz!

Datenschutz

Zum Schluss noch das immer wieder belächelte Thema des Datenschutzes. Viele Anbieter sichern Ihnen natürlich ein deutsches Rechenzentrum zu, doch landen auch die meist viel größeren Dokumente des Dokumentenmanagements dort? Hier bedienen sich einige gerne der Amazon oder Google Server, die allerdings nicht direkt in Deutschland sondern vor allem in Irland beheimatet sind – das gilt auch für sämtliche Google Daten, Evernote, Dropbox, OneNote etc. Wir bieten Ihnen auch die Möglichkeit sämtliche Daten geschützt in Ihrem Unternehmen aufzubewahren – gerne auch mit Hilfe eines unserer IT-Cybersecurity Experten.

Wenn Sie mehr über cloudbasierte Browserlösungen oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

2. Mai 2016/0 Kommentare/von dklein

Dank CRM eine optimale Kundenbindung erreichen

Praxistipp CRM-System

Je nach Branche kann die Anzahl der wiederkehrenden Kunden schnell bei 80 Prozent oder sogar darüber liegen, vorausgesetzt man nutzt die Unterstützung eines guten CRM-Werkzeugs. Dank steigender Transparenz bleiben preisgetriebene Kunden auch mal schnell Einzelbesteller. Doch mit einem guten CRM-System, ruft man sich zum richtigen Zeitpunkt wieder in das Gedächtnis seiner Geschäftspartner. In diesem Artikel möchten wir euch zeigen, wie man mit TimeLine Neo seine Kundenbindung effizient steigert.

Mit der TAPI-Funktion alle wichtigen Informationen zur Hand

Sobald ein Anruf reinkommt, gleicht TimeLine Neo die Rufnummer mit den existierenden Ansprechpartnern sämtlicher Geschäftspartner ab. Sofort öffnet sich ein Popup, womit es möglich ist, in die Geschäftspartnerauskunft zu springen. Dort können neben den offenen Posten auch alle Gesprächsverläufe und Dokumente eingesehen werden, die zu einem Kunden, Interessenten oder Lieferanten gehören.

Eine neue Aktivität erfassen

Berichtet der Geschäftspartner etwas Neues z.B. wann welches Produkt wieder interessant für ihn oder sie wird? Oder erwähnt der Ansprechpartner vielleicht, dass er demnächst auf der Messe ist, die ihr bereits seit Monaten plant? All diese Informationen sind wertvoll und sollten als Aktivität eingetragen werden. Hinter jeder Aktivität können Dokumente hinterlegt werden, sowie ein Bearbeiter, ein Ansprechpartner und ein Wiedervorlagedatum. Zeitgleich kann ein Geschäftspartner einem Verteiler zugeordnet werden, dessen Definition euch selbst überlassen ist.

Automatische Erinnerung

Aktivitäten die eine Wiedervorlage beinhalten, erscheinen selbstverständlich in eurem Kalender. So gerät keine Wiedervorlage in Vergessenheit und der Kunde, Interessent oder Lieferant erhält rechtzeitig ein Erinnerungsschreiben oder vielleicht sogar ein Angebot. Hierfür kann aus der Geschäftspartnerinfo erneut die Telefonanbindung genutzt werden. Ein Doppelklick auf die Rufnummer des Ansprechpartners genügt, um einen Anruf auszulösen. Zeitgleich können aus dem Modul direkt Angebote oder gar Aufträge erstellt werden. Im Cockpit findet ihr dann alle Wiedervorlage-Termine, Kalendereinträge und Todos in einem einzigen Modul übersichtlich als Liste dargestellt und könnt jeder Zeit auf Aktionen reagieren.

Serienmail

Nachdem eure Kunden in sinnvolle Verteiler zugeordnet wurden, stellt sich natürlich die Frage, ob nicht auch ein Serienmailing interessant wäre. Gerade für Branchenspezifische Mailings oder Firmennewsletter macht dies durchaus Sinn. Nutzt dafür die integrierten Kampagnen, die sich auf Postleitzahl, Geschäftspartner oder eben Verteiler einschränken lassen.

Ortsunabhängig und mobil

Unabhängig vom Ort bzw. Büro Zugriff auf seine Kundendaten zu haben ist gerade für die Geschäftsleitung, den Außendienst und den Vertrieb essentiell. Dabei werden aber meist nicht nur die wichtigsten Vertriebskennzahlen, sondern auch interne Dokumente, Zeichnungen oder E-Mails benötigt. Hier greift das integrierte Dokumentenmanagement-System dem CRM unter die virtuellen Arme und stellt auch in unseren iPad und iPhone Apps alle Dokumente zur Verfügung. Diese Daten lassen sich auch komplett offline verwalten. Dazu müssen die gewünschten Kundendaten nur vorab einmal offline verfügbar gemacht werden. Alle Änderungen, die ab nun am Kunden, Lieferanten oder Interessenten vorgenommen werden, können zu einem beliebigen späteren Zeitpunkt dann wieder zurück-synchronisiert werden. So ist auch das Arbeiten an Orten ohne Internetzugang möglich!

Noch Wünsche?

Wünscht ihr euch noch weitere Integrationsmöglichkeiten oder vermisst ihr Funktionalitäten? Lasst es uns wissen, indem ihr einfach einen Kommentar hinterlasst! Sämtliche Funktionen sind immer in Zusammenarbeit mit unseren Kunden entstanden, eben aus der Praxis für die Praxis.

Wenn ihr mehr zum Thema CRM oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchtet, sendet uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreibt an info@timeline.de oder kontaktiert unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf euch!

9. Februar 2016/0 Kommentare/von dklein