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Datenpflege optimieren für schnelle und einfache Abläufe

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Datenpflege optimieren für schnelle und einfache Abläufe

Ein ERP-System samt Datenbank macht die Prozesse in Ihrem Unternehmen transparenter und effizienter. Tägliche Aufgaben werden dadurch wesentlich erleichtert – so zumindest in der Theorie. Das genaue Gegenteil tritt ein, wenn Sie die Datenpflege vernachlässigen. Die Grundlage der ERP-Software bildet die Datenbank. Dort werden Stammdaten, Nutzerinformationen oder auch Aktionen gespeichert. Im Laufe der Zeit wächst die Datenbank immer weiter an und wird schnell unübersichtlich. Verantwortlich dafür ist die IT-Infrastruktur, die im Zuge dessen oftmals nicht angepasst wird. Das Ergebnis: Reaktions- und Ladezeiten werden immer länger und Abfragen nehmen viel Zeit in Anspruch. Kurz gesagt, die Performance Ihrer Software leidet. Was kann man also tun, um die Datenpflege zu optimieren?

Zeit für einen Frühjahrsputz in der Datenpflege

Die Performance Ihrer Software ist essenziell, wenn Sie einen Nutzen aus ihr ziehen wollen. Viele Prozesse sind mittlerweile automatisiert, Ihre Daten müssen also verlässlich sein, um einen fehlerfreien Ablauf gewährleisten zu können. Damit Sie von den Vorteilen des Systems profitieren, sollten Ihre Daten also immer aktuell und vollständig sein. Reicht die anfängliche Datenstruktur nicht mehr aus, ist es Zeit für einen Frühjahrsputz auf Ihrem Server. Nehmen Sie sich also Zeit, um diesen vom Datenchaos zu befreien. Im Folgenden sind einige Tipps für Sie zusammengefasst, damit Sie die Qualität Ihrer Daten verbessern – und folglich wieder von schnellen und einfachen Abläufen profitieren können.

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Legen Sie Kriterien für die Datenqualität fest

Um die Datenpflege zu optimieren, sollten Sie im Vorfeld Kriterien definieren. Fehlerhafte Informationen können so erst gar nicht entstehen. Den Ablauf der Dateneingabe können Sie dadurch gut prüfen und Mängel bei bereits bestehenden Daten beheben. Diese Kriterien können beispielsweise zur Anwendung kommen:

  • Vollständigkeit

    • Ein Datensatz sollte natürlich immer vollständig sein – das ist die Voraussetzung. Dazu zählen unter anderem die Kundennummer, Name und auch der Wohnort.

  • Eindeutigkeit

    • Sind die Daten eindeutig interpretierbar?

  • Aktualität

    • Die Daten sollten auf dem aktuellsten Stand sein. Hierfür können Sie zum Beispiel telefonisch bei dem Kunden nachfragen. Oder Sie gleichen die Daten über die Website oder E-Mail Signatur ab.

  • Genauigkeit

    • Legen Sie beispielsweise ein Format für Zahlenwerte fest, wie etwa nur zwei Stellen hinter dem Komma zu belegen. So ist alles einheitlich.

  • Konsistenz

    • Der Datensatz sollte keine Widersprüche aufweisen.

  • Redundanzfreiheit

    • Vergeben Sie jede Kundennummer nur einmal, um Verwechslungen zu vermeiden.

  • Relevanz

    • Die Daten sollten den Informationsbedarf erfüllen.

  • Einheitlichkeit

    • Legen Sie fest, in welcher Form Sie die Daten ins System eingeben. Beachten Sie zum Beispiel Groß- und Kleinschreibung oder auch Umlaute.

  • Zuverlässigkeit

    • Die Entstehung der Daten sollte zuverlässig sein. Daten aus verlässlichen Quellen haben meist eine höhere Qualität als Daten aus öffentlichen Quellen.

In der Regel kommen nicht alle der genannten Kriterien gleichzeitig zum Einsatz. Sie können diejenigen einbringen, die für Ihre Datenpflege am ehesten Sinn ergeben – und den Workflow dadurch erleichtern. 

Setzen Sie die Datenpflege auf die Tagesordnung

Überprüfen Sie die Dateneingabe und Pflege der Daten regelmäßig – so stellen Sie die Qualität Ihrer Daten sicher. Nur wenn Sie diesen Schritt regelmäßig wiederholen, können Sie langfristig von guten Daten profitieren. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter und ziehen Sie sie mit in die Verantwortung, um die Wichtigkeit deutlich zu machen.

Erforderliche Datenpflege: Bereinigen Sie regelmäßig Ihre Datenbank

Einige Unternehmen nutzen Ihr ERP-System schon seit vielen Jahren. Auch bei kleinen Unternehmen steigt die Menge an Daten kontinuierlich an. Je länger Sie mit der Software arbeiten, desto mehr Daten sammeln sich natürlich auch an. Oft enthalten Datenbanken allerdings Informationen, die nicht mehr relevant sind. Viele davon benötigen Sie vermutlich nicht mehr, da sie veraltet sind oder vielleicht nur einmalig verwendet wurden. Eine regelmäßige Datenanalyse kann Sie vor überflüssigen Ansammlungen bewahren. Hierfür können Sie beispielsweise ein Analysetool einsetzen. Bei der Analyse der Daten wird oftmals transparent, ob die Daten relevant sind – oder ob und welche Korrekturen erfolgen müssen. Fehlerhafte oder redundante Daten kommen so zum Vorschein und können korrigiert oder archiviert werden. So haben Sie wieder mehr Speicherplatz und Abfragen liefern schnellere Ergebnisse. Doch beachten Sie: Auch wenn Sie gewisse Daten nicht mehr benötigen, können Sie diese aufgrund von Nachweispflichten nicht einfach löschen.

Laufende Datenpflege: Abfragen optimieren durch Datenbank-Indizes

Eine Indexerstellung ist eine weitere Möglichkeit im Datenmanagement, um die Geschwindigkeit von häufig abgefragten Informationen zu steigern. Ein Datenbankindex ist eine Datenstruktur, um Abfragen zu optimieren. Mittels einer Indextabelle werden die Daten sortiert auf dem Datenträger abgelegt. Dies eignet sich besonders bei Daten, die Sie nur selten verändern wie etwa Stammdaten von Kunden oder Artikeln. Der Einsatz von Indizes empfiehlt sich für Datenbanken, die große Datenmengen speichern und sehr häufig abgefragt werden. Der Nachteil ist allerdings, dass das Anlegen von Indexstrukturen zur Belegung von Speicher führt. Bei einer großen Anzahl von Indizes kann dies demnach einen großen Speicherverbrauch verursachen. Weiterhin führt der Einsatz von Indizes zu einem größeren Aufwand beim Schreiben von Datensätzen. Das Datenbanksystem muss in diesem Fall auch den Index berücksichtigen und diesen entsprechend laden. Hier gilt: Je mehr Indizes eine Tabelle hat, desto größer ist der Performance-Verlust beim Speichern neuer Datensätze.

Schnellere Abfragen anhand von Daten-Cluster

Doch welche Vorgehensweise hilft, ein langsames System wieder fit für den Alltag zu machen? Eine Möglichkeit ist, die Datenbank in verschiedene Cluster aufzuteilen. Daten-Cluster sind nach gemeinsamen Merkmalen gruppenweise und zusammengefasste Daten. Dabei sind die Daten so angeordnet, dass der Zugriff auf zusammenhängende Informationen möglichst effektiv ist. Daten-Cluster sind daher ein wichtiges Mittel, um die Datenpflege zu optimieren. Häufig benötigte Daten bleiben in einem logischen Teil bestehen. Datentabellen mit Informationen, die Sie seltener benötigen, können Sie auf einen anderen Server auslagern. Vorhandene Informationen, die Sie oft benötigen, können somit viel schneller abgefragt werden.

Alternative zur klassischen Datenpflege: ERP aus der Cloud

Die Optimierung eines langsamen ERP-Systems ist eine Herausforderung, denn sie benötigt Zeit und Ressourcen. Dies ist natürlich auch mit Kosten verbunden. Wenn alle genannten Maßnahmen jedoch nicht zum gewünschten Erfolg führen, sollten Sie eventuell über eine neue ERP-Lösung nachdenken. Immer mehr Unternehmen entscheiden sich in solch einem Fall für eine cloudbasierte Lösung. Insbesondere die Bereitstellungsmodelle Platform-as-a-Service (PaaS) und Software-as-a-Service (SaaS) erfreuen sich hierbei immer wachsender Popularität. Der ERP-Anbieter kümmert sich um die Bereitstellung der Anwendung und übernimmt Wartung sowie Hosting. Dies senkt langfristig die Kosten und langsame ERP-Systeme gehören der Vergangenheit an.

Sie möchten mehr zum Thema Datenpflege oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren? Senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

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Woran erkenne ich als Nutzer ein gutes ERP System?

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Nehmen wir an, Sie stehen vor der Aufgabe, ein ERP-System für Ihr Unternehmen auszuwählen. Das kann verschiedene Gründe haben. Vielleicht ist Ihr derzeitiges in die Jahre gekommen, Sie sind unzufrieden oder aber Sie hatten vorher keines und wollen lästige Insellösungen endlich loswerden. Ein ERP System ist Herz und Rückgrat jeden Unternehmens, es gibt Ordnung und Struktur.

Vermutlich sollen einige, mitunter sehr unterschiedliche Leute mit dem System arbeiten. Deshalb sollten Sie versuchen eine Lösung zu finden, die flexibel ist und somit den Bedürfnissen aller gerecht wird. Nur so kann es für Sie auch einen Mehrwert haben. Wie Sie sicher merken, ist die richtige Auswahl eine verantwortungsvolle Aufgabe. Schließlich soll Sie die neue Lösung auch die nächsten Jahre zu Ihrer Zufriedenheit begleiten. Wo fängt man also am besten mit der Suche an? Was macht ein System eigentlich zu einem guten System? Eines sei vorweggenommen – ‚das eine‘ System gibt es nicht. Welches System gut ist, ist subjektiv. Es kommt eher darauf an, welche Bedürfnisse Sie haben und welche Ziele Sie verfolgen. Etwas was bei anderen funktioniert, muss nicht automatisch auch für Sie passend sein. Das beste System ist das, welches am besten zu Ihrem Unternehmen passt. Entscheidend ist letztendlich was für Sie wichtig ist. Es gibt aber einige Aspekte die Sie beachten können, um zu beurteilen ob das ERP System sich gut in Ihr Unternehmen einfügen würde.

ERP System - verwirrter Geschäftsmann mit vielen Notizzetteln auf seinem Körper

Aller Anfang ist schwer

Unsere Umwelt und somit auch die ERP Systeme werden immer komplexer. Es gibt so viele Angebote, dass man gar nicht so genau weiß wo man mit der Suche beginnen soll. ERP Systeme unterscheiden sich hauptsächlich in der fachlichen Ausrichtung, der Skalierbarkeit auf unterschiedliche Unternehmensgrößen, dem angebotenen Funktionsumfang und den zum Einsatz kommenden Technologien. Es kommt also mitunter darauf an, in welcher Branche Sie tätig sind, wie viele Mitarbeiter Sie haben und natürlich was Sie von dem System erwarten. Ein Industrieunternehmen hat andere Ansprüche als beispielsweise der Großhandel oder ein Unternehmen für Transport & Logistik. Um den Anfang etwas zu erleichtern, wird es helfen die bestehende Auswahl grob einzugrenzen. Die Systeme, die in die engere Auswahl kommen, sollten Sie nun genau unter die Lupe nehmen.

Das macht ein passendes ERP System aus

Übersicht und Optik

Was Ihnen als erstes bei einem ERP System ins Auge fällt, ist natürlich die Optik. Achten Sie darauf, ob die Schrift in einem lesbarem Kontrast ist und grundlegende Elemente auf dem Bildschirm gut zu erkennen sind. Relevante Information lassen sich leichter identifizieren, wenn sie sich visuell vom Hintergrund abheben. Zudem sollte auch jemand der vorher noch nie mit einem ERP System gearbeitet hat, die wichtigsten Funktionen auf einen Blick finden. Die Größe von Trefferflächen bei Auswahlen, Listen oder Navigationselementen ist ebenfalls wichtig für eine effiziente Bedienung. Für viele Nutzer ist eine einheitliche, ansprechende Gestaltung bereits ein ausschlaggebender Punkt, wenn es darum geht sich für ein ERP System zu entscheiden.

Usability

Nun geht es darum, das System zu testen. Das ERP System sollte Sie natürlich so gut es geht dabei unterstützen, Ihre Aufgabe zügig zu erledigen. Angenommen, Sie möchten einen neuen Kunden anlegen. Können Sie auf einen Blick erkennen, an welcher Stelle Sie sich gerade im Programm befinden und wo Sie hin müssen? Wie viele Klicks benötigen Sie, um den Kontakt anzulegen? Sind Pflichtfelder gekennzeichnet und Fehlermeldungen verständlich? Das System sollte Ihnen eine Rückmeldung geben, wenn Sie etwas eingegeben haben. So können Sie sicher sein, dass es die Eingabe verstanden hat und die Aktion ausgelöst wurde. Achten Sie auch auf die Fehlertoleranz. Tippfehler sollten mit wenig Aufwand zu korrigieren sein. Schwierigkeiten bei der Bedienung treten meist erst im Alltag auf und sind auf den ersten Blick schwer zu erkennen. Aber die Bedienung eines Programms richtet sich auch nach der jeweiligen Aufgabe und ist daher immer individuell zu bewerten. Es gibt keinen pauschalen Wert, der für alle Nutzer gleichermaßen eine gute Bedienbarkeit definiert.

Individuell und erweiterbar

Nun ist etwas Weitsicht gefragt. Wenn es darum geht, ein neues System auszuwählen, sollten Sie sich nicht nur auf Ihre aktuellen Anforderungen und Bedürfnisse begrenzen. Als Unternehmen benötigen Sie ein System, das mit Ihnen mitwachsen kann. Ein zukunftssicheres ERP System ist so flexibel, dass es sich an veränderte Rahmenbedingungen und Bedürfnisse einfach anpassen kann. Modular und funktional erweiterbare Systeme sind hier im Vorteil. Hiermit lässt sich Ihr Bedarf wesentlich zielgerichteter und individueller abdecken. Es bietet Ihnen die Möglichkeit, Funktionen in Anspruch zu nehmen, die auf Ihr Unternehmen maßgeschneidert sind.

Geschäftsmann neben Klebezetteln, die eine Glühbirne ergeben

Mobile Anwendungen und Datenspeicherung

Informieren Sie sich darüber, ob Sie Ihre Daten unterwegs jederzeit abrufen können. Das ermöglicht Ihnen ein unabhängiges Arbeiten und einen enormen Zeit- und Produktivitätsvorteil bei Meetings, Verhandlungen oder auch beim Kunden vor Ort. Das Fehlerrisiko lässt sich somit außerdem stark reduzieren, wenn Ihre Mitarbeiter relevante Daten direkt von unterwegs aus eingeben können. Die Daten müssen so nicht an einem Ort erfasst und später erneut ins Programm eingepflegt werden. Ob im eigenen Rechenzentrum, in der Cloud oder als Hosted-Service: ERP-Lösungen sollten in jeder Variante oder einer Kombination davon installiert werden können und dabei immer ein einheitliches System bilden. So lassen sich auch dezentrale Standorte wirtschaftlich gut integrieren.

Einführungszeit und Support

Erkundigen Sie sich, wie lange es dauert, bis Sie das System in Ihrem Unternehmen nutzen können. Beachten Sie auch die Auswirkungen einer Einführung auf das Tagesgeschäft. Haben Sie einen persönlichen Berater und können diesen auch gut erreichen oder gibt es lediglich eine Hotline-Nummer wenn Sie ein Problem haben?

Langfristige Kosten

Viele Unternehmen entscheiden sich für ein ERP System, um unter anderem auch von den Kosteneinsparungen zu profitieren. Berücksichtigen Sie aber, dass neben den Implementierungskosten auch langfristige Kosten auf Sie zukommen können. Da Ihr ERP System idealerweise mit Ihrem Unternehmen wachsen soll, sollten etwa künftige Wartungs- und Schulungskosten nicht außer Acht gelassen werden.

Fazit

Oft kann es hilfreich sein, einen ERP Berater hinzuziehen. Beachten Sie nur, dass nicht jeder Berater objektiv ist. Auch hier sollten Sie also jemanden finden, der Erfahrung hat und idealerweise mit mehreren Anbietern zusammenarbeitet. Neben Präsentationen und Workshops bieten viele Anbieter außerdem eine kostenlose Testversion an, bei der Sie das System auf Herz und Nieren prüfen können. So bekommen Sie einen Eindruck, wie sich das System in Ihrem Unternehmen einfügen würde. Und als letzter Tipp, beachten Sie nicht nur den Funktionsumfang sondern auch die soziale Komponente. Für eine zuverlässige und vertrauensvolle Zusammenarbeit sollte nicht nur das System, sondern auch der Anbieter zu Ihnen passen.

Wenn Sie mehr über die Vorteile von ERP-Systemen oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

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Erfolgsfaktoren einer einwandfreien ERP-Einführung

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ERP-Management: Erfolgsfaktoren einer einwandfreien ERP-Einführung

Ein neues ERP-System kann auf Ihr Unternehmen viele positive Auswirkungen haben. Es beeinflusst Geschäftsprozesse und interne Abläufe. Richtig eingesetzt erleichtert es tägliche Aufgaben, gibt Struktur und verbessert die Kommunikation. Das Unternehmen wird transparenter und somit zukunftssicherer. Im letzten Beitrag wurde Schritt für Schritt beschrieben, wie Sie ein ERP-System in Ihrem Unternehmen einführen – angefangen von der Planung über die Auswahl und bis hin zur Umsetzung. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie das ERP-Management gestalten können, damit Ihre Investition auch Früchte trägt. Es gibt einige Erfolgsfaktoren – und auch Fehler, die Sie vermeiden sollten.

Erfolgsfaktoren werden als „Einflussgrößen und Bedingungen, die für den Erfolg und Misserfolg unternehmerischen Handelns bestimmend sind“ definiert. Kritische Erfolgsfaktoren sind dabei Faktoren „von besonders großer Bedeutung“ (Dömer 1998). Stimmen diese Faktoren, wird auch Ihr ERP-Projekt erfolgreich sein. Zweifellos gibt es unzählige Faktoren, die den Erfolg oder Misserfolg eines Projektes beeinflussen.

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Sind unternehmensweite Rahmenbedingungen gegeben?

Wie gestalten Sie das ERP-Management? Zunächst einmal ist es wichtig, die Rahmenbedingungen für Ihr Projekt im Vorhinein festzuhalten – dazu zählen Ziele, Ressourcen und Kosten. Diese sollten Sie während des Projekts auf jeden Fall im Blick haben. Dazu gehört auch, Projektfortschritte regelmäßig zu dokumentieren und kommunizieren. Neben der Auswahl Ihres Projektteams ist auch die Rollenverteilung im Team selbst wichtig – für einen positiven Projektverlauf. Funktionen und Aufgaben sollten klar verteilt sein. Die Herausforderungen dabei: Das Projekt sollte nicht zur reinen Zusatzarbeit werden. Versuchen Sie, die Mitglieder des Projekts weitestgehend von ihren Linientätigkeiten zu befreien. Wahrscheinlich wird es trotzdem das ein oder andere Mal vorkommen, dass die Tage im Büro länger werden. Kleine Gesten der Anerkennung können hier zu neuer Motivation verhelfen.

Change Management: Einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren

Der wohl wichtigste Aspekt, damit die neue ERP-Lösung auch zum Erfolg wird, sind Ihre Mitarbeiter. Ein funktionierendes Change Management ist einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren eines ERP-Projektes. Das beste ERP-System hat für Unternehmen keinen Mehrwert, wenn sich Ihre Mitarbeiter dagegen sträuben. Um dies zu verhindern, sollten Sie der Belegschaft nicht das fertig implementierte System vor die Nase setzen. Holen Sie Ihre Mitarbeiter so früh wie möglich an Bord – so können Sie sie schnell für die neue Lösung zu begeistern. Kündigen Sie die bevorstehenden Veränderungen am besten an, sobald die Einführung des neuen Systems beschlossen ist. Doch wie gelingt dies am besten?

Gutes ERP-Management: ERP-Erfolg ist Teamwork

Kündigen Sie die Transformation Schritt für Schritt an. Und zwar am besten persönlich, nicht etwa per Rundmail. So haben Ihre Mitarbeiter Zeit, sich an den Gedanken zu gewöhnen und fühlen sich nicht überfordert. Die beste Methode ist, Ihr Vorhaben und Ihre Belange offen zu kommunizieren – so können Sie außerdem Gerüchten vorbeugen und schaffen Transparenz. Dazu gehören zum Beispiel beteiligte Personen, ein Zeitplan und auch, was sich zukünftig ändern wird. Falls Sie einen ERP-Manager oder Berater hinzuziehen möchten, stellen Sie auch diesen Ihren Mitarbeitern vor. Eine Betriebsversammlung bietet beispielsweise eine gute Plattform. So sind alle Mitarbeiter anwesend und auf demselben Informationsstand. Fragen können gestellt und direkt beantwortet werden. Weiterhin sollten Sie die ERP-Einführung nicht als reines IT-Projekt darstellen. Es könnte sonst schnell den Eindruck erwecken, dass es sich nur um eine technische Umstellung handelt.

Was tun, wenn die Mitarbeiter das ERP-System ablehnen?

Wenn Ihre Mitarbeiter das neue ERP-System ablehnen, steckt in den seltensten Fällen eine böse Absicht dahinter. Vielmehr kommt die Angst vor neuen oder geänderten betrieblichen und organisatorischen Abläufen zum Vorschein: Prozesse werden transparent, Fehler schneller entdeckt und die Angst vor einer vermeintlichen Fehlbedienung steigt. Diese Angst ist nicht ganz unbegründet, denn ein modernes ERP-System bildet Prozesse automatisiert auf Basis korrekter Daten ab – gerade das macht es so effektiv. Wichtig ist also, dass Sie die Ängste Ihrer Mitarbeiter ernst nehmen und diese nicht ignorieren. Zeigen Sie die Vorteile der neuen ERP-Lösung auf, die positiven Auswirkungen, die die Umstellung auf das ganze Unternehmen hat. Machen Sie deutlich, dass es ein zukunftsorientiertes Projekt ist: Die ERP-Software sichert Arbeitsplätze und bietet neue Möglichkeiten, sich im Unternehmen einzubringen.

Wirkungsvolle Ziele formulieren – dank ERP-Management

Haben Sie die Belegschaft auf Ihrer Seite, ist es an der Zeit, Ziele zu formulieren. Nur wer Ziele hat, kann erfolgreich sein. Unklare Ziele und ungenaue Anforderungen sind einer der häufigsten Gründe, weshalb Projekte scheitern – gefolgt von Ressourcen-Mangel und zu kleinem Projektbudget.

„Strukturen und Prozesse verbessern“

Das mag ein Ziel sein, gut formuliert ist es allerdings nicht. Welche Strukturen? Welche Prozesse? Wie genau sollen sie verbessert werden? In welchem Zeitraum? Und woher weiß man, wann das Ziel erreicht ist? Wenn Sie so ein Ziel am Anfang eines Projektes definieren, ist die Wahrscheinlichkeit einer Enttäuschung über das Ergebnis groß. Gerade wenn mehrere Parteien beteiligt sind, gibt es viel Spielraum zur Interpretation.

Erfolgsfaktoren für eine einwandfreie ERP Einführung. Geschäftsmann fliegt an einer aufleuchtenden Glühbirne in den Himmel.

Machen Sie Ihre Ziele SMART – mithilfe von ERP-Management

Eine klare Zielformulierung ist deshalb besonders wichtig. Die SMART-Methode besteht aus fünf Kriterien. Smarte Ziele sollten

  • Spezifisch
  • Messbar
  • Akzeptiert
  • Realistisch
  • Terminiert

sein. Was das im Einzelnen bedeutet, ist nachfolgend beschrieben.

Spezifisch

Spezifische Ziele sind wichtig, damit alle Beteiligten die gleiche Vorstellung davon haben, was mit dem Projekt erreicht werden soll – und es keinen Spielraum für Interpretationen gibt. Diese fünf Fragen helfen Ihnen bei der Formulierung:

  • Was genau wollen Sie erreichen?
  • Warum ist das wichtig?
  • Wer ist daran beteiligt?
  • Wann wollen Sie ein Ergebnis haben?
  • Wie planen Sie vorzugehen?

Messbar

Legen Sie Kriterien fest, an denen gemessen werden kann, ob Sie die Ziele erreicht haben. Dies können konkrete Zahlen oder Daten sein. So können Sie Fortschritte gut beurteilen – aber auch gegensteuern, wenn Sie sich zu weit von den festgelegten Zielen entfernen.

  • Woran kann die Zielerreichung gemessen werden?
  • Wann weiß ich, dass ich das Ziel erreicht habe?

Akzeptiert 

Stellen Sie sich vor, Sie sollten an einem Ziel arbeiten, das nicht umsetzbar ist. Achten Sie darauf, dass Ihre Ziele anspruchsvoll, aber machbar sind. Andernfalls wird die Motivation schnell sinken.

  • Ist das Ziel motivierend und von allen Beteiligten akzeptiert?
  • Ist es durch das Projekt zu erreichen?

Realistisch 

Realistische Ziele hängen eng mit der Akzeptanz zusammen. Sind Ziele realistisch, werden sie in der Regel auch akzeptiert. Sind Ziele unrealistisch formuliert, neigt man eher dazu, sie zu ignorieren. Wichtig ist hier auch, ob die Zielerreichung beeinflussbar ist.

  • Haben Sie die nötigen Ressourcen?
  • Ist der Zeitraum ausreichend?

Terminiert 

Klare Terminvorgaben sind wichtig für Ihr Team. Aufgaben ohne Deadline werden oft nicht zeitnah umgesetzt. Aber nicht alle Ziele müssen terminiert werden. Es gibt zum Beispiel finanzielle Ziele, die unabhängig von einem bestimmten Zeitpunkt erreicht werden sollen.

  • Bis wann soll das Ziel erreicht werden?
  • Ist das Ziel innerhalb der Projektlaufzeit erreichbar?

Haben Sie ihre Ziele gefunden und festgehalten, sind Sie schon einen großen Schritt weiter. Jetzt gilt es, diese im Blick zu halten und darauf zu achten, nicht vom Weg abzukommen. Der Erfolg einer ERP-Einführung hängt nicht von der Technik ab – es sind die Menschen, die mit dem ERP-System arbeiten. Deshalb dreht sich keiner der genannten Erfolgsfaktoren um die Software selbst.

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Ablauf einer erfolgreichen Einführung eines ERP-Systems

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Ablauf einer erfolgreichen Einführung eines ERP-Systems

Die Einführung eines ERP-Systems ist oft ein langer und komplexer Prozess, der mit vielen Einzelschritten verbunden ist. Es kann durchaus mehrere Monate dauern, bis das System in Ihrem Tagesgeschäft integriert ist – je nach Komplexität der Anforderungen und Anzahl der Mitarbeiter. Ein solches Projekt kostet Zeit, Ressourcen und vermutlich auch einige Nerven. Doch bevor Sie nun die Flinte ins Korn werfen, gilt wie bei jedem Projekt auch bei der Einführung eines ERP-Systems: Planung ist alles. Der Erfolg eines ERP-Projekts hängt selten von der Technik ab. Doch was bringt es dann zum Scheitern? Eher sind es schlecht definierte Ziele, unklare Prozessstrukturen oder aber auch die Ablehnung der Mitarbeiter. Was Sie also brauchen, ist eine gute Vorbereitung und ein Projektteam, das von Anfang an zusammenarbeitet. Es folgt eine Übersicht über den Ablauf einer ERP-Einführung – und worauf Sie sonst noch achten sollten, damit Ihr Projekt zum Erfolg wird.

Vorbereitung und Analyse der ERP-Implementierung

Fragen Sie sich vor dem Beginn der Recherche nach geeigneten ERP-Anbietern, ob Sie bereit für ein ERP-System sind. Eine fehlende Basis beispielsweise kann auch die beste Software nicht ausgleichen. Als kleines oder mittelständisches Unternehmen hat man außerdem häufig begrenzte Ressourcen. Sie sollten also nicht nachlässig sein, was die ersten Überlegungen angeht. Ein wesentlicher Faktor ist zum Beispiel die zentrale Datenverwaltung in Ihrem Unternehmen. Ihre Daten sollten auf dem aktuellsten Stand und Ihre Prozesse regelmäßig dokumentiert sein. Was wollen Sie mit der Einführung eines ERP-Systems erreichen? Was soll das System können? Grundlegende Fragen, die viele Unternehmen allerdings oft auf die leichte Schulter nehmen. Haben Sie die wesentlichen Dinge geklärt, ist das Fundament für Ihr ERP-Projekt gelegt.

Anforderungsanalyse und Lastenheft

Was als Nächstes auf Ihrer Liste stehen sollte, ist die Durchführung einer Anforderungsanalyse. Hierbei sollten Sie versuchen, möglichst ergebnisoffen zu sein. Um neue Perspektiven zu erhalten, kann es hilfreich sein, Externe hinzuzuziehen – so sieht man sein Unternehmen oft mit anderen Augen. Außerdem kann es hilfreich sein, Ihre Mitarbeiter in den Prozess mit einzubinden. Diese sind es schließlich, die später mit der ERP-Software arbeiten. Am besten gelingt Ihnen dies bei einem Rundgang durch die Firma und einem persönlichen Gespräch. Eine gute Möglichkeit, Ihre unternehmerischen Ziele und die Anforderungen an das ERP-System festzuhalten, ist ein Lastenheft. Dieses Dokument ist die Basis für die weitere ERP-Auswahl. Unterschieden werden hierbei technische und funktionale Anforderungen. Versuchen Sie jedoch Ihre Erwartungen lösungsneutral zu formulieren und überlassen Sie die Umsetzung einfach Ihrem zukünftigen ERP-Anbieter.

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Das Dokument sollte neben den Anforderungen an das ERP-System auch eine Beschreibung Ihres Unternehmens und des Marktumfeldes enthalten. Informationen über Ihre Produkte, Leistungen sowie Stärken und die aktuelle IT-Infrastruktur sind ebenfalls sinnvolle Ergänzungen. Außerdem wichtig sind ein Zeitplan und ein Ansprechpartner. Nehmen Sie sich für die Ausformulierung ruhig etwas Zeit, im Nachhinein sind Anpassungen meist kostspielig.

Projektleiter und Key-User

Neben der Durchführung einer Anforderungsanalyse und der Erstellung eines Lastenhefts ist bei der Einführung eines ERP-Systems das Projektteam mindestens genauso wichtig. Sie benötigen einen Projektleiter sowie einen Key-User. Bei der Auswahl sollten Sie die Charaktereigenschaften Ihrer Mitarbeiter nicht außer Acht lassen. Der Projektleiter sollte beispielsweise Durchsetzungsvermögen mitbringen, aber auch emphatisch sein. Einen Blick für das große Ganze haben und weiterhin nah am Tagesgeschäft sein. Key-User hingegen vertreten die Interessen Ihrer Mitarbeiter. Sie vermitteln, sind Mentoren, zeigen Vorteile und Veränderungen auf, die durch die Einführung eines ERP-Systems entstehen. Sie versuchen Ängsten und Vorbehalten feinfühlig entgegenzuwirken und sind diejenigen, die die Belegschaft im System schulen. Ihr Key-User sollte möglichst viel Erfahrung und Fachkompetenz mitbringen. Seien Sie sich darüber bewusst, dass beide Positionen viel Zeit in Anspruch nehmen. Zeit, in der die normalen täglichen Aufgaben auf andere Mitarbeiter verteilt werden müssen.

Von der Longlist zur Shortlist

Den richtigen ERP-Anbieter zu finden ist gar nicht so einfach. Da Sie mit diesem aber die nächsten Jahre zusammen arbeiten, sollten Sie bei der Auswahl nicht leichtfertig sein. Es gibt jedoch eine gute Möglichkeit, Ihnen die Suche etwas zu erleichtern. Beginnen Sie Ihre Suche zunächst mit einer Recherche im Internet und führen Sie dabei eine Checkliste. Tragen Sie in einem Dokument grob zusammen, welche Anbieter generell in Frage kommen. Diese sogenannte Longlist gibt Ihnen einen ersten Überblick. Beachten Sie in jedem Fall neben den funktionalen auch die technischen Anforderungen: Sind zum Beispiel benötigte Schnittstellen zu anderen Systemen vorhanden? Haben Sie alle Anbieter zusammengetragen, senden Sie diesen Ihr zuvor angefertigtes Lastenheft. Beobachten Sie nun, wie die Anbieter auf Ihre Anfrage reagieren. Wie lange müssen Sie auf eine Antwort warten? Ist die E-Mail ein Standardtext oder erhalten Sie eine persönliche Antwort? Auf diese Weise können Sie weitere ERP-Anbieter herausfiltern.

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Die übrig gebliebenen Kandidaten bilden Ihre Shortlist, mit diesen sollten Sie einen Termin für eine kurze Präsentation vereinbaren. Hier können Sie Ihre aktuelle Situation aufzeigen und Rückfragen klären. Anschließend folgt ein ERP-Workshop. Eine Präsentation, individuell auf Sie abgestimmt. Der Anbieter kann die von Ihnen geforderten Funktionen im eigenen System vorführen – anhand von Beispieldaten oder einer kleinen Auswahl Ihrer Originaldaten. So bekommen Sie ein Bild davon, wie sich das ERP-System in Ihrem Unternehmen einfügen würde. Bei dem Workshop sollte das ganze Projektteam anwesend sein. Beachten Sie auch die persönliche Ebene, schließlich sollten sie gut miteinander auskommen. Nach dem Workshop kann der Anbieter Ihnen genau mitteilen, was preislich auf Sie zukommt. Vorher können lediglich die Lizenzkosten genannt werden.

Einführung eines ERP-Systems – Die Umsetzungsphase

Haben Sie sich für einen passenden ERP-Anbieter entschieden, kann die Umsetzung beginnen. In einem Pflichtenheft zeigt Ihr Anbieter Ihnen auf, wie er Ihre Anforderungen umsetzen möchte. Die Begriffe Lastenheft und Pflichtenheft werden häufig synonym verwendet, es handelt sich jedoch um zwei unterschiedliche Dokumente. Gehen Sie das Pflichtenheft aufmerksam durch, denn es bildet die Grundlage Ihrer ERP-Implementierung. Dadurch können Sie Anpassungen im weiteren Projektverlauf weitestgehend vermeiden. Anschließend erfolgt die Installation des Systems mit Demodaten, Einrichtung und Anpassung. Zuletzt fehlt nur noch die Übernahme Ihrer Daten. Die Schulung der Mitarbeiter erfolgt meistens durch Ihren Key-User. Geschafft! Es geht in den Echtbetrieb.

Checkliste – Sind Sie bereit für die Einführung eines ERP-Systems?

  • Ist eine aktuelle, zentrale Datenbasis vorhanden?
  • Steht das Projektteam zur Verfügung?
  • Wurden die Geschäftsprozesse regelmäßig und konsequent ins System eingepflegt?
  • Ist der Informationsaustausch anhand von Prozessen geregelt?

Zusammenfassung der ERP-Implementierung

Für einen besseren Überblick eine kurze Zusammenfassung der einzelnen Schritte:

  • Durchführung einer Anforderungsanalyse
  • Erstellung eines Lastenhefts
  • Zusammenstellung eines Projektteams
  • Erstellung einer Long- und Shortlist
  • Durchführung eines ERP-Workshops
  • ERP-Auswahl treffen
  • Pflichtenheft erstellen lassen
  • Installation der ERP-Software
  • Datenübernahme
  • Anpassung & Reporting
  • Echtbetrieb (Tagesgeschäft)

Im nächsten Beitrag erfahren Sie, welche Faktoren Ihrem ERP-Projekt zum Erfolg verhelfen und was Sie eher vermeiden sollten. Sie möchten mehr zum Thema ERP-Einführung oder über die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren? Senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

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Einsatz von ERP – Ein ERP-System Beispiel

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Einsatz eines ERP-Systems – Ein Beispiel aus dem Alltag

Die eigentliche Entstehung von ERP-Systemen führt zurück in die 70er-Jahre. Zunächst wurden sie nur von großen Unternehmen in der Industrie für Geschäftsprozesse verwendet. Es handelte sich dabei um eine standardisierte Inventarverwaltung zur Planung von Einkauf und Produktion. So konnte sichergestellt werden, dass eine Ware fristgerecht fertiggestellt wird. Seitdem hat sich die Nutzung sehr verändert. Viele kleine und mittelständische Unternehmen fragen sich jedoch, warum sie zum Beispiel ein ERP-System einsetzen sollen. Dabei sollte die Frage nicht länger lauten, ‚warum‘ der Einsatz von ERP-Systemen sinnvoll ist – sondern welches ERP-System für die eigenen Bedürfnisse das Richtige ist.

Ihr Unternehmen wächst und vieles ändert sich. Es gibt neue Herausforderungen: Die Aufgaben werden komplexer und es warten größere Abteilungen. Im Zuge großen Wachstums ist es oft notwendig, die eigenen Strukturen und Prozesse neu aufzustellen. Immer mehr Unternehmen ziehen bereits Vorteile aus dem Einsatz von ERP-Lösungen. Insbesondere mit begrenzten Ressourcen können Sie von unkomplizierter Datenpflege profitieren und schnell auf Marktanforderungen reagieren.

Der Einsatz von ERP lohnt sich

Wollen Sie den Überblick behalten, ist ein ERP-System unverzichtbar. Heute kann ein Unternehmen alle Geschäftsbereiche mit einem ERP-System abdecken. Und damit Abläufe schneller und effektiver prüfen, planen und steuern. Sie werden fortwährend modernisiert und entwickeln sich laufend weiter. Prozesse, die Sie bisher manuell ausgeführt haben, werden durch ein ERP-System automatisiert. Doch was steckt eigentlich hinter dem Einsatz von ERP? Viele Unternehmen fragen sich, ob sich die Anschaffung und Einführung eines ERP-Systems lohnt. Wieso? Immerhin sind damit hohe Lizenzkosten verbunden. Dabei kann eine kleine Zeitersparnis zu einer großen Kostenersparnis führen, wie im folgenden ERP-System-Beispiel deutlich wird.

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Unter den Mitarbeitern Ihres Unternehmens ist Frau Müller. Frau Müller verbringt täglich zwei Stunden damit, Bestellungen auszulösen und zu überwachen. Dazu erstellt Sie in einer Word Datei die Bestellung, druckt diese aus und versendet sie per Fax. Anschließend prüft sie, ob die Bestellung erhalten wurde. Der Aufwand pro Bestellung beläuft sich auf etwa zehn Minuten ihrer Arbeitszeit. In den zwei Stunden versendet Frau Müller demnach zwölf Bestellungen. Das durchschnittliche Gehalt einer Verwaltungskraft liegt zwischen 1.959 – 2.645 Euro pro Monat*. Gehen wir von einem Mittelwert von 2.302 Euro pro Monat und einer Arbeitszeit von 40 Stunden pro Woche aus. Demnach hat Frau Müller einen Stundenlohn von 13,28 Euro**. Frau Müller bringt zwei Stunden Arbeitszeit für das Auslösen der Bestellungen auf. Multipliziert man diese mit ihrem Stundenlohn, entstehen Ihrem Unternehmen bei 200 Werktagen Kosten von 5.312 Euro.

Warum ist der Einsatz eines ERP-Systems sinnvoll?

Sie entschließen sich dazu, zum Beispiel ein ERP-System in Ihrem Unternehmen einzusetzen. Die Anwendungen machen sich bereits nach kurzer Zeit bemerkbar. Mit TimeLine Neo haben Sie die einmaligen Lizenzgebühren von 1.490 Euro pro PC Arbeitsplatz. Ab dem ersten Arbeitsplatz verfügen Sie über den gesamten Funktionsumfang. Der Wartungsvertrag ist optional und beträgt 20 Prozent der Lizenzkosten pro Jahr, also 298 Euro. Die Schulung für das Programm liegt in der Regel bei einem Arbeitstag für alle Mitarbeiter. Für acht Stunden werden 800 Euro berechnet. Bei Gruppenschulungen bzw. mehreren Lizenzen verringert sich der Preis erheblich. Die Lizenzkosten zusammengezählt mit den Wartungs- und Schulungsgebühren ergeben 2.588 Euro für das erste Jahr. Im zweiten Jahr werden lediglich die Wartungsgebühren fällig.

Durch die Implementierung von TimeLine Neo kann Frau Müller eine Bestellung in etwa zwei Minuten erstellen – und per E-Mail versenden. Über eine Maske kann sie zum Beispiel sehen, welche Bestellungen noch offen sind. Für zwölf Bestellungen braucht sie nun nicht mehr zwei Stunden, sondern nur noch eine halbe Stunde. Gerechnet auf 200 Werktage, senken sich Ihre jährlichen Ausgaben von 5.312 Euro auf 1.328 Euro. Durch den Zugriff auf das ERP-System kann sich Frau Müller so auf essenzielle unternehmerische Aufgaben konzentrieren.

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Nach fünf Jahren mit einem ERP-System hat Ihr Unternehmen 16.140 Euro gespart. Die Anschaffung hat sich bereits im ersten Jahr gelohnt. Der Verwaltungsaufwand ist reduziert und Sie sparen Platz im Regal und Büromaterial – eine elektronische Ablage von Dokumenten ist nämlich auch integriert. Zeitersparnis bedeutet auch einen Wettbewerbsvorteil für Ihr Unternehmen. Sind Sie schneller und flexibler, ziehen Sie an langsamen Konkurrenten vorbei.

Der Einsatz von ERP hat viele Vorteile

Dieses Beispiel des ERP-Systems repräsentiert nur eines der zahlreichen Vorteile einer ERP-Software. Gleiches kann man beispielsweise für die Kalkulation oder Produktion durchführen. Warum? Nach wie vor planen viele Unternehmen ihre Produktion auf dem Papier oder analysieren wichtige Daten ausschließlich über Programme wie Excel. Sie müssen wichtige Entscheidungen aus dem Bauch heraus treffen, wenn Sie lange brauchen, um wichtige Daten zusammenzutragen – wie eingehende und ausgehende Bestellungen, Bestände oder auch Bestellmargen beispielsweise. Denn ohne Echtzeitdaten der Prozesse wissen Sie erst, wie Ihr Unternehmen läuft, wenn der Jahresbericht erscheint.

Sie sind noch unsicher und möchten vorab testen?

Testen Sie Timeline Neo 90 Tage lang kostenfrei und unverbindlich, laden Sie sich einfach unsere Demo herunter. Die in der Testversion eingegebenen Daten können nach einer Kaufentscheidung nahtlos in Ihr System übernommen werden. Sie haben noch Fragen? Oder wollen mehr über die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren? Dann senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

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** http://www.zeit.de/wirtschaft/2015-03/stundenlohn-rechner-arbeitszeit-mindestlohn-ueberstunden

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Vorteile eines ERP-Systems: Es schafft Transparenz

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Vorteile: ERP-System schafft Transparenz im Unternehmen

Die Vorteile eines ERP-Systems: Es bietet Ihnen die Möglichkeit, die Abläufe in Ihrem Unternehmen im Blick zu haben. Transparenz ist für viele mittelständische Unternehmen jedoch oft noch neu. Die meisten Prozesse laufen neben dem ERP-System her: Aus Gewohnheit oder Bequemlichkeit werden beispielsweise Bestellungen per Telefon und Internet getätigt. Oftmals sieht der mittelständische Unternehmer keine Notwendigkeit, Transparenz über die Prozesse in seinem Unternehmen einzuräumen. Die Prozesse sind anfangs meist recht überschaubar, aber das kann sich sehr schnell ändern.

Mit Ihrem Unternehmen wächst oft nicht nur die Anzahl der Mitarbeiter der Abteilungen – sondern auch das Durcheinander in Ihrer Datenbank. Sie kommen schnell in eine Situation, in der wichtige Informationen auf verschiedene Mitarbeiter verteilt werden – aber an keinem zentralen Punkt erfasst sind. Etwa weil Sie alltägliche Aufgaben in alter Gewohnheit durchführen und für Sie selbstverständlich sind.

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Die Nachteile: Wird nun ein Mitarbeiter krank oder scheidet aus dem Unternehmen aus, entsteht eine Wissenslücke. Wie viel Material wurde bestellt? Welche Preis- und Terminvereinbarungen wurden getroffen? Welche Ressourcen sind vorhanden? Vereinfacht gesagt: Ihr Unternehmen agiert blind. Ihre Mitarbeiter genießen einen bestimmten Grad an Freiheit, wenn sie sich selbst verwalten können – für die Prozessoptimierung und Schnittstellen ist das aber nicht von Vorteil. Viele Unternehmen schaffen den Generationswechsel nicht, wenn ein erfahrener Mitarbeiter ausscheidet und neue Mitarbeiter nachrücken. Weiterhin fehlt Ihnen der Einblick in ihre Kosten. Wenn die Preisentwicklung nicht nachvollziehbar ist, ist auch der Ausgangspunkt für neue Preisverhandlungen suboptimal.

Legen Sie den Grundstein für mehr Transparenz

Die Vorteile eines ERP-Systems? Sie haben eine Allround-Lösung, die in allen Bereichen zum Einsatz kommt. Der Zugriff auf ein weiteres System ist folglich nicht mehr notwendig. Die ERP-Software ist modular aufgebaut und die Daten verschiedener Unternehmensbereiche vernetzt. Jeder Mitarbeiter hat als Anwender die Möglichkeit, Daten aus den verschiedenen Bereichen aufzurufen – und profitiert somit von einheitlichen und vollständigen Informationen. So schaffen Sie ein hohes Maß an Transparenz und unnötiger Aufwand bleibt Ihnen erspart.

Transparenz entscheidend für erfolgreiche Zusammenarbeit

Mithilfe einer ERP-Komplettlösung können Sie Ihre Daten viel einfacher pflegen und verwalten. Nicht ein einzelner Mitarbeiter bündelt das Wissen, sondern die ERP-Software. Alle Arbeitsprozesse Ihres Unternehmens sind somit unter einem Hut und das ‚Nebeneinanderher-Arbeiten‘ wird vermieden – eine einheitliche Abwicklung und Steuerung von der Bestellung bis zur Auslieferung. Darüber hinaus sind Ihre Prozesse effizienter und vor allem nachvollziehbar für Dritte. Das wiederum wirkt sich positiv auf die interne Organisation und die Zusammenarbeit mit Kunden, Investoren und Lieferanten aus.

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ERP-Vorteile: Behalten Sie Ihre Geschäftsausgaben im Blick

Ein weiterer positiver Effekt des ERP-Systems: Sie bekommen einen viel besseren Blick für die Entwicklung Ihres Unternehmens. Berichte über Verkaufszahlen oder Monatsstatistiken helfen Ihnen dabei, Entscheidungen über Investitionen zu treffen – anstatt ins Blaue hinein zu agieren. Mit diesem Wissen können Sie mithilfe des Systems Prognosen für die Zukunft erstellen. Diese integrierten Forecasts dienen dazu, Ihnen die Einschätzung der zukünftigen wirtschaftlichen Entwicklung und deren Auswirkung auf Ihr Unternehmen zu erleichtern. Somit haben Sie immer einen guten Überblick über entstandene Kosten und erwirtschaftete Umsätze.

Starten Sie noch heute durch!

Sie wollen mehr über die Vorteile eines ERP-Systems in Ihrem Unternehmen erfahren? Oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP kennenlernen? Senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

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Schaffen Sie Ihre Insellösungen durch ERP ab

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Das ERP-System für kleine Unternehmen – So schaffen Sie Insellösungen ab

Fast alle großen Unternehmen nutzen heutzutage eine ERP-Software mit integrierten ERP-Funktionen. In kleinen und mittelständischen Unternehmen ist dies jedoch noch nicht besonders verbreitet: Um den Alltag zu organisieren, nutzen sie viele unterschiedliche Programme. Die Rede ist von sogenannten Insellösungen. Vielleicht kommt Ihnen die ein oder andere Situation bekannt vor: Sie nutzen Word, um Angebote zu schreiben oder externe Tools wie einen „Urlaubsplaner“. Kalkulationen führen Sie in Excel oder Project durch, was meist mit einem hohen manuellen Aufwand verbunden ist. Insellösungen sind oftmals ein fester Bestandteil der IT-Landschaft und reichen anfänglich grundsätzlich aus. Zudem können Sie meist kostenfrei über die Programme verfügen und lassen sich problemlos bedienen – allerdings nur bis zu einer gewissen Unternehmensgröße.

Wenn das Unternehmen wächst und die Aufgaben sich wandeln, kommt die IT-Infrastruktur dahinter oft nicht mehr so recht mit. Vor allem dann sind Insellösungen kontraproduktiv und echte Zeitfresser. Es gibt keine einheitliche Datenbasis und wertvolle Informationen sind über die Abteilungen hinweg verstreut. Irgendwann weiß niemand mehr so genau, welche Daten wirklich aktuell sind. Weiterhin sind zur gemeinsamen Kommunikation der Programme Schnittstellen notwendig. Diese sind aber meist kostspielig und übertragen nur einen Teil der Daten. Außerdem unterliegen viele Tools verschiedener Lizenzmodelle, einem gewissen Funktionsumfang und Wartungsarbeiten. Mit anderen Worten: Insellösungen sind zeit- und somit auch kostenintensiv – vor allem, wenn neue Betriebssystemupdates erscheinen. Die Weiterentwicklung dieser Tools ist nicht zwangsläufig gesichert.

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Warum sich das Einsetzen einer integrierten ERP-Lösung für kleine Unternehmen lohnt

ERP-Komplettlösungen sind heutzutage nicht mehr wegzudenken. Geschäftsprozesse werden optimiert, organisatorische Abläufe und Strukturen verbessert und den Unternehmens- und Marktveränderungen immer schneller angepasst. Mehr und mehr Unternehmen setzen sie ein und bemühen sich um eine einheitliche und wirtschaftliche IT-Infrastruktur. Dabei bietet Ihrem Unternehmen der Einsatz einer ERP-Lösung durchaus eine ganze Reihe von Vorteilen. Im Idealfall bilden sie alle benötigten Funktionsbereiche Ihres Unternehmens in einem einzigen System ab – mit bereits integrierten ERP-Funktionen. Nachfolgend ein paar der wesentlichen Vorteile im Überblick:

Unsere ERP-Funktionen: Datenpflege leicht gemacht

Regulär bildet ein ERP-System die folgenden Funktionen eines Unternehmens ab:

Diese ERP-Funktionen sind über eine gemeinsame Datenbasis miteinander verbunden und kommunizieren untereinander. Sie haben somit stets einen guten Überblick über Ihr Unternehmen und die Kommunikation über sämtliche Unternehmensebenen ist ermöglicht.

Keine Schnittstellen, keine Datenverluste, kein doppelter Pflegeaufwand – mit ERP-Funktionen

Eine Software statt mehrere unterschiedliche Programme, das schont die IT-Kosten – und die Nerven. Durch den Einsatz eines ERP-Systems haben alle Mitarbeiter Zugriff auf die Daten – egal aus welcher Abteilung oder von welchem Standort. So arbeiten Sie viel effizienter, denn Ihre Daten erfassen Sie nur ein einziges Mal. Sie können immer mit gutem Gewissen davon ausgehen, dass Ihre Daten auf dem aktuellsten Stand sind. Infolgedessen ist der Informationsfluss eines Geschäftsprozesses erheblich verbessert. Nichts geht verloren, nichts wird vergessen – ein reibungsloser Betriebsablauf. Die gleichen Vorteile spiegeln sich bei der Datensicherung, Aktualisierung und Wartung wider.

Alle ERP-Funktionen in einem System: Nur ein Lizenzmodell, welches gewartet werden muss

Wenn Sie mit nur einem zentralen Programm arbeiten, müssen Sie natürlich auch nur ein Programm warten. Zeit und Kosten werden sich für Sie somit stark reduzieren. Durch regelmäßige Updates können Sie immer mit einer aktuellen Version der ERP-Software arbeiten und von neuen ERP-Funktionen profitieren. Mit einem ERP-System haben Sie eine Lösung, die sich Ihren Bedürfnissen anpasst.

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Der richtige Zeitpunkt, um Insellösungen loszuwerden

Die Integration einer ERP-Lösung in Ihrem Unternehmen sollten Sie schon von Anfang an in Betracht ziehen. Zwar sind die meisten Prozesse in der Anfangsphase noch überschaubar – aber das ändert sich schnell. Denn Ihre Excel-Tabellen werden immer unhandlicher. Lassen Sie Ihre Daten frühzeitig in ein zentrales System mit ERP-Funktionen laufen – so haben Sie von Anfang an einen guten Überblick über diese. Bereits ab zwei bis drei PC-Arbeitsplätzen kann sich der Einsatz einer Komplettlösung für Sie lohnen. Wenn Sie rechtzeitig mit der Stammdatenpflege anfangen, schaffen Sie eine gute Basis für Ihr Unternehmenswachstum.

Entscheidungen nicht abwarten – gleich loslegen!

Sie möchten mehr zum Thema Insellösungen oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren? Dann senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

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Darum lohnen sich Online-Präsentationen

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Wenig hilft einer Entscheidung so sehr auf die Sprünge wie das persönliche Testen eines Gutes. Das haben inzwischen auch viele Software-Anbieter erkannt und bieten an, Demoversionen Ihrer Produkte herunterzuladen – frei nach dem Motto: „digitales Probefahren“. Auch TimeLine Neo stellt Interessenten einen kostenfreien Demo-Download zur Verfügung. Doch ist das allein der Weisheit letzter Schluss?

Der Softwaremarkt ist an Mannigfaltigkeit kaum zu überbieten – alleine die ERP-Branche umfasst in Deutschland über 300 Unternehmen. Im Bereich der Warenwirtschaft, ERP, CRM und PPS sind die Möglichkeiten daher zahlreich. Für den Anwender wird es zunehmend schwieriger, sich im Software-Dschungel zurecht zu finden; nicht zuletzt durch Funktionalitäten, die sich effektiv nur in Nuancen voneinander unterscheiden. Doch Effektivität ist nicht gleich Effizienz. Es bedarf demnach eines Systems, das nicht nur das Ziel aufzeigt, sondern auch die Herangehensweise.

Digitales-Probefahren

Vier gute Gründe

Ausgehend von diesem Gedanken bieten wir Ihnen, neben der Software-Demo, die Gelegenheit alltäglich anfallenden Anforderungen Ihres Unternehmens im Zuge einer Online-Präsentation gemeinsam in TimeLine Neo durchzuspielen. Welche Vorteile haben Sie davon?

  1. Moderiertes Entdecken: Gleich wie intuitiv eine Software zu handhaben ist, den Mehrwert erkennt man in der Regel sobald sich Routine einstellt. Wir simulieren gemeinsam mit Ihnen Routineabläufe und zeigen Ihnen auf, welche Potentiale in TimeLine Neo schlummern.
  2. Flexibles Erleben: In TimeLine Neo führen mehrere Wege ans Ziel. Das lässt Sie langfristig Ihre eigenen Workflows definieren – ohne starre Leitplanken. Lassen Sie sich durch uns inspirieren.
  3. Konstruktives Testen: Die Entscheidung für oder wider eine ERP-Software sollte keine Einbahnstraße sein. Gemeinsam erarbeiten wir für Ihre Anforderungen Lösungswege und vertiefen uns mit Ihnen auch in schwierige Themen. Es gibt für alles ein Pflaster.
  4. Persönliches Kennenlernen: Sie entscheiden sich nicht nur für eine Software-Lösung, sondern auch für die Menschen dahinter. Wir finden, das ist ein sehr guter Grund, sich miteinander zu beschäftigen.

Der erste Kontakt

Bereits Amos Bronson Alcott (1799-1888) sagte: „Viele können argumentieren – wenige ein Gespräch führen.“ Das finden wir auch und bieten Ihnen gerne den Dialog an. Alles was Sie dafür benötigen, ist das kostenlos erhältliche Programm TeamViewer und eine Stunde Zeit. Den Downloadlink für TeamViewer finden Sie hier.

Wenn Sie mehr über die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

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Warum es nicht immer eine Browserlösung sein muss

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Cloudbasierte Browserlösungen sind heutzutage immer mehr im Kommen und die Gründe dafür liegen auf der Hand. Plattformübergreifend lassen sich die verschiedenen Anwendungen ohne einen Installationssatz auf den jeweiligen Geräten betreiben. Dass dies auch performant funktioniert, ohne längere Ladezeiten, zeigen uns die verschiedenen Tools von Google oder Microsoft 360. Doch wie sieht es mit umfangreichen Businesslösungen aus? Obwohl es bereits mehrere ERP-Lösungen als Browserlösung gibt, ist dies nicht immer nur ein Vorteil.

Die Oberfläche

Browserlösungen sind vorwiegend an HTML, CSS und deren langen Implementierungszyklen gebunden. Obwohl die breite Masse an HTML-Bedienelementen in allen Browsern unterstützt wird, gibt es dennoch zwischen den einzelnen Browsern immer wieder Abweichungen in der Darstellung und Verfügbarkeit. Das Problem wäre zwar theoretisch vermeidbar, jedoch zeigt die Praxis, dass genau dies nicht der Fall ist. Damit steigt der Wartungsaufwand und das Fehlerpotenzial um jeden Browser, der auf dem Markt erscheint. Außerdem stellen wir fest, dass native Software oft eine bessere Usability bietet als eine Cross-Plattform-Lösung, da diese sich am Design und dem User Interface des Betriebssystems orientieren.

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Offline-Fähigkeit

Browserlösungen sind aktuell noch an das Internet gebunden. Fällt das Internet aus oder wird die Geschwindigkeit eingeschränkt, so fällt auch die entsprechende Businesslösung aus. Native Applikationen hingegen bieten oftmals eine lokale Variante, sodass man unabhängig vom Internet arbeiten kann und die Änderungen anschließend synchronisiert.

Performance

Das Argument der Geschwindigkeit erhält erst ein Gewicht, wenn man den Flaschenhals im Unternehmen ausfindig gemacht hat. Setzt man verstärkt auf Thinclients, so kann eine Browserlösung geeigneter sein. Hat man einen vollwertigen Desktop-PC oder Laptop, welche bei sinkenden Markpreisen immer erschwinglicher werden, so liegt der Engpass vermutlich in der Internetanbindung. Wer schon einmal mit Dropbox gearbeitet hat, der weiß wie bescheiden ein Dokumentenmanagement bei schlechter Internetanbindung funktionieren kann. Browserlösungen übertragen zudem meistens die gesamte Oberfläche inklusive der Daten über die Leitung, eine native Applikation hingegen nur die geänderten und bereits vollständig verarbeiteten Daten (Delta). Zudem können hier die Ressourcen (CPU, Arbeitsspeicher und GPU) gezielt ausgeschöpft werden. Auch hardwarenahe Implementierungen von Sicherheitsmechanismen oder der Ansteuerung von lokalen Hard- und Softwarelösungen (z.B. Versand via DELISprint, UPS Worldship, Intraship, Hochregallagersystemen, RFID beschreiben, etc.) werden um ein wesentliches einfacher.

Anpassbarkeit

Das schlagende Argument für eine native Applikation – zumindest unter Windows – ist letztendlich die Anpassbarkeit. Reiche Applikationen leben von der Wiederverwendbarkeit von Objekten und Business Logiken. Können diese nicht abgeleitet oder überschrieben werden, leidet die Effizienz des Customizing erheblich. Durch einfache Update-Services können gezielt Logiken einzelner Business-Vorgänge bequem, schnell und vor allem kostengünstig an einzelnen Arbeitsplätzen oder im gesamten Unternehmen angepasst werden. Das garantieren wir bereits ab dem ersten Arbeitsplatz!

Datenschutz

Zum Schluss noch das immer wieder belächelte Thema des Datenschutzes. Viele Anbieter sichern Ihnen natürlich ein deutsches Rechenzentrum zu, doch landen auch die meist viel größeren Dokumente des Dokumentenmanagements dort? Hier bedienen sich einige gerne der Amazon oder Google Server, die allerdings nicht direkt in Deutschland sondern vor allem in Irland beheimatet sind – das gilt auch für sämtliche Google Daten, Evernote, Dropbox, OneNote etc. Wir bieten Ihnen auch die Möglichkeit sämtliche Daten geschützt in Ihrem Unternehmen aufzubewahren – gerne auch mit Hilfe eines unserer IT-Cybersecurity Experten.

Wenn Sie mehr über cloudbasierte Browserlösungen oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

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Dank CRM eine optimale Kundenbindung erreichen

Je nach Branche kann die Anzahl der wiederkehrenden Kunden schnell bei 80 Prozent oder sogar darüber liegen, vorausgesetzt man nutzt die Unterstützung eines guten CRM-Werkzeugs. Dank steigender Transparenz bleiben preisgetriebene Kunden auch mal schnell Einzelbesteller. Doch mit einem guten CRM-System, ruft man sich zum richtigen Zeitpunkt wieder in das Gedächtnis seiner Geschäftspartner. In diesem Artikel möchten wir euch zeigen, wie man mit TimeLine Neo seine Kundenbindung effizient steigert.

Mit der TAPI-Funktion alle wichtigen Informationen zur Hand

Sobald ein Anruf reinkommt, gleicht TimeLine Neo die Rufnummer mit den existierenden Ansprechpartnern sämtlicher Geschäftspartner ab. Sofort öffnet sich ein Popup, womit es möglich ist, in die Geschäftspartnerauskunft zu springen. Dort können neben den offenen Posten auch alle Gesprächsverläufe und Dokumente eingesehen werden, die zu einem Kunden, Interessenten oder Lieferanten gehören.

Eine neue Aktivität erfassen

Berichtet der Geschäftspartner etwas Neues z.B. wann welches Produkt wieder interessant für ihn oder sie wird? Oder erwähnt der Ansprechpartner vielleicht, dass er demnächst auf der Messe ist, die ihr bereits seit Monaten plant? All diese Informationen sind wertvoll und sollten als Aktivität eingetragen werden. Hinter jeder Aktivität können Dokumente hinterlegt werden, sowie ein Bearbeiter, ein Ansprechpartner und ein Wiedervorlagedatum. Zeitgleich kann ein Geschäftspartner einem Verteiler zugeordnet werden, dessen Definition euch selbst überlassen ist.

Eingabe von Aktivitäten und Terminen

Automatische Erinnerung

Aktivitäten die eine Wiedervorlage beinhalten, erscheinen selbstverständlich in eurem Kalender. So gerät keine Wiedervorlage in Vergessenheit und der Kunde, Interessent oder Lieferant erhält rechtzeitig ein Erinnerungsschreiben oder vielleicht sogar ein Angebot. Hierfür kann aus der Geschäftspartnerinfo erneut die Telefonanbindung genutzt werden. Ein Doppelklick auf die Rufnummer des Ansprechpartners genügt, um einen Anruf auszulösen. Zeitgleich können aus dem Modul direkt Angebote oder gar Aufträge erstellt werden. Im Cockpit findet ihr dann alle Wiedervorlage-Termine, Kalendereinträge und Todos in einem einzigen Modul übersichtlich als Liste dargestellt und könnt jeder Zeit auf Aktionen reagieren.

Übersicht im Cockpit

Serienmail

Nachdem eure Kunden in sinnvolle Verteiler zugeordnet wurden, stellt sich natürlich die Frage, ob nicht auch ein Serienmailing interessant wäre. Gerade für Branchenspezifische Mailings oder Firmennewsletter macht dies durchaus Sinn. Nutzt dafür die integrierten Kampagnen, die sich auf Postleitzahl, Geschäftspartner oder eben Verteiler einschränken lassen.

Serienmails und Kampagnen

Ortsunabhängig und mobil

Unabhängig vom Ort bzw. Büro Zugriff auf seine Kundendaten zu haben ist gerade für die Geschäftsleitung, den Außendienst und den Vertrieb essentiell. Dabei werden aber meist nicht nur die wichtigsten Vertriebskennzahlen, sondern auch interne Dokumente, Zeichnungen oder E-Mails benötigt. Hier greift das integrierte Dokumentenmanagement-System dem CRM unter die virtuellen Arme und stellt auch in unseren iPad und iPhone Apps alle Dokumente zur Verfügung. Diese Daten lassen sich auch komplett offline verwalten. Dazu müssen die gewünschten Kundendaten nur vorab einmal offline verfügbar gemacht werden. Alle Änderungen, die ab nun am Kunden, Lieferanten oder Interessenten vorgenommen werden, können zu einem beliebigen späteren Zeitpunkt dann wieder zurück-synchronisiert werden. So ist auch das Arbeiten an Orten ohne Internetzugang möglich!

Noch Wünsche?

Wünscht ihr euch noch weitere Integrationsmöglichkeiten oder vermisst ihr Funktionalitäten? Lasst es uns wissen, indem ihr einfach einen Kommentar hinterlasst! Sämtliche Funktionen sind immer in Zusammenarbeit mit unseren Kunden entstanden, eben aus der Praxis für die Praxis.

Wenn ihr mehr zum Thema CRM oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchtet, sendet uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreibt an info@timeline.de oder kontaktiert unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf euch!

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