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Datenpflege optimieren für schnelle und einfache Abläufe

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Ein ERP-System samt Datenbank macht die Prozesse in Ihrem Unternehmen transparenter und effizienter. Tägliche Aufgaben werden dadurch wesentlich erleichtert – so zumindest in der Theorie. Das genaue Gegenteil tritt ein, wenn Sie die Datenpflege vernachlässigen. Die Grundlage der ERP-Software bildet die Datenbank. Dort werden Stammdaten, Nutzerinformationen oder auch Aktionen gespeichert. Im Laufe der Zeit wächst die Datenbank immer weiter an und wird schnell unübersichtlich. Verantwortlich dafür ist die IT-Infrastruktur, die im Zuge dessen oftmals nicht angepasst wird. Das Ergebnis: Reaktions- und Ladezeiten werden immer länger und Abfragen nehmen viel Zeit in Anspruch. Kurz gesagt, die Performance Ihrer Software leidet. Was kann man also tun, um die Datenpflege zu optimieren?

Zeit für einen Frühjahrsputz in der Datenpflege

Die Performance Ihrer Software ist essenziell, wenn Sie einen Nutzen aus ihr ziehen wollen. Viele Prozesse sind mittlerweile automatisiert, Ihre Daten müssen also verlässlich sein, um einen fehlerfreien Ablauf gewährleisten zu können. Damit Sie von den Vorteilen des Systems profitieren, sollten Ihre Daten also immer aktuell und vollständig sein. Reicht die anfängliche Datenstruktur nicht mehr aus, ist es Zeit für einen Frühjahrsputz auf Ihrem Server. Nehmen Sie sich also Zeit, um diesen vom Datenchaos zu befreien. Im Folgenden sind einige Tipps für Sie zusammengefasst, damit Sie die Qualität Ihrer Daten verbessern – und folglich wieder von schnellen und einfachen Abläufen profitieren können.

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Legen Sie Kriterien für die Datenqualität fest

Um die Datenpflege zu optimieren, sollten Sie im Vorfeld Kriterien definieren. Fehlerhafte Informationen können so erst gar nicht entstehen. Den Ablauf der Dateneingabe können Sie dadurch gut prüfen und Mängel bei bereits bestehenden Daten beheben. Diese Kriterien können beispielsweise zur Anwendung kommen:

  • Vollständigkeit

    • Ein Datensatz sollte natürlich immer vollständig sein – das ist die Voraussetzung. Dazu zählen unter anderem die Kundennummer, Name und auch der Wohnort.

  • Eindeutigkeit

    • Sind die Daten eindeutig interpretierbar?

  • Aktualität

    • Die Daten sollten auf dem aktuellsten Stand sein. Hierfür können Sie zum Beispiel telefonisch bei dem Kunden nachfragen. Oder Sie gleichen die Daten über die Website oder E-Mail Signatur ab.

  • Genauigkeit

    • Legen Sie beispielsweise ein Format für Zahlenwerte fest, wie etwa nur zwei Stellen hinter dem Komma zu belegen. So ist alles einheitlich.

  • Konsistenz

    • Der Datensatz sollte keine Widersprüche aufweisen.

  • Redundanzfreiheit

    • Vergeben Sie jede Kundennummer nur einmal, um Verwechslungen zu vermeiden.

  • Relevanz

    • Die Daten sollten den Informationsbedarf erfüllen.

  • Einheitlichkeit

    • Legen Sie fest, in welcher Form Sie die Daten ins System eingeben. Beachten Sie zum Beispiel Groß- und Kleinschreibung oder auch Umlaute.

  • Zuverlässigkeit

    • Die Entstehung der Daten sollte zuverlässig sein. Daten aus verlässlichen Quellen haben meist eine höhere Qualität als Daten aus öffentlichen Quellen.

In der Regel kommen nicht alle der genannten Kriterien gleichzeitig zum Einsatz. Sie können diejenigen einbringen, die für Ihre Datenpflege am ehesten Sinn ergeben – und den Workflow dadurch erleichtern. 

Setzen Sie die Datenpflege auf die Tagesordnung

Überprüfen Sie die Dateneingabe und Pflege der Daten regelmäßig – so stellen Sie die Qualität Ihrer Daten sicher. Nur wenn Sie diesen Schritt regelmäßig wiederholen, können Sie langfristig von guten Daten profitieren. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter und ziehen Sie sie mit in die Verantwortung, um die Wichtigkeit deutlich zu machen.

Erforderliche Datenpflege: Bereinigen Sie regelmäßig Ihre Datenbank

Einige Unternehmen nutzen Ihr ERP-System schon seit vielen Jahren. Auch bei kleinen Unternehmen steigt die Menge an Daten kontinuierlich an. Je länger Sie mit der Software arbeiten, desto mehr Daten sammeln sich natürlich auch an. Oft enthalten Datenbanken allerdings Informationen, die nicht mehr relevant sind. Viele davon benötigen Sie vermutlich nicht mehr, da sie veraltet sind oder vielleicht nur einmalig verwendet wurden. Eine regelmäßige Datenanalyse kann Sie vor überflüssigen Ansammlungen bewahren. Hierfür können Sie beispielsweise ein Analysetool einsetzen. Bei der Analyse der Daten wird oftmals transparent, ob die Daten relevant sind – oder ob und welche Korrekturen erfolgen müssen. Fehlerhafte oder redundante Daten kommen so zum Vorschein und können korrigiert oder archiviert werden. So haben Sie wieder mehr Speicherplatz und Abfragen liefern schnellere Ergebnisse. Doch beachten Sie: Auch wenn Sie gewisse Daten nicht mehr benötigen, können Sie diese aufgrund von Nachweispflichten nicht einfach löschen.

Laufende Datenpflege: Abfragen optimieren durch Datenbank-Indizes

Eine Indexerstellung ist eine weitere Möglichkeit im Datenmanagement, um die Geschwindigkeit von häufig abgefragten Informationen zu steigern. Ein Datenbankindex ist eine Datenstruktur, um Abfragen zu optimieren. Mittels einer Indextabelle werden die Daten sortiert auf dem Datenträger abgelegt. Dies eignet sich besonders bei Daten, die Sie nur selten verändern wie etwa Stammdaten von Kunden oder Artikeln. Der Einsatz von Indizes empfiehlt sich für Datenbanken, die große Datenmengen speichern und sehr häufig abgefragt werden. Der Nachteil ist allerdings, dass das Anlegen von Indexstrukturen zur Belegung von Speicher führt. Bei einer großen Anzahl von Indizes kann dies demnach einen großen Speicherverbrauch verursachen. Weiterhin führt der Einsatz von Indizes zu einem größeren Aufwand beim Schreiben von Datensätzen. Das Datenbanksystem muss in diesem Fall auch den Index berücksichtigen und diesen entsprechend laden. Hier gilt: Je mehr Indizes eine Tabelle hat, desto größer ist der Performance-Verlust beim Speichern neuer Datensätze.

Schnellere Abfragen anhand von Daten-Cluster

Doch welche Vorgehensweise hilft, ein langsames System wieder fit für den Alltag zu machen? Eine Möglichkeit ist, die Datenbank in verschiedene Cluster aufzuteilen. Daten-Cluster sind nach gemeinsamen Merkmalen gruppenweise und zusammengefasste Daten. Dabei sind die Daten so angeordnet, dass der Zugriff auf zusammenhängende Informationen möglichst effektiv ist. Daten-Cluster sind daher ein wichtiges Mittel, um die Datenpflege zu optimieren. Häufig benötigte Daten bleiben in einem logischen Teil bestehen. Datentabellen mit Informationen, die Sie seltener benötigen, können Sie auf einen anderen Server auslagern. Vorhandene Informationen, die Sie oft benötigen, können somit viel schneller abgefragt werden.

Alternative zur klassischen Datenpflege: ERP aus der Cloud

Die Optimierung eines langsamen ERP-Systems ist eine Herausforderung, denn sie benötigt Zeit und Ressourcen. Dies ist natürlich auch mit Kosten verbunden. Wenn alle genannten Maßnahmen jedoch nicht zum gewünschten Erfolg führen, sollten Sie eventuell über eine neue ERP-Lösung nachdenken. Immer mehr Unternehmen entscheiden sich in solch einem Fall für eine cloudbasierte Lösung. Insbesondere die Bereitstellungsmodelle Platform-as-a-Service (PaaS) und Software-as-a-Service (SaaS) erfreuen sich hierbei immer wachsender Popularität. Der ERP-Anbieter kümmert sich um die Bereitstellung der Anwendung und übernimmt Wartung sowie Hosting. Dies senkt langfristig die Kosten und langsame ERP-Systeme gehören der Vergangenheit an.

Sie möchten mehr zum Thema Datenpflege oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren? Senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

Cloud-Computing – Alles über die Datenwolke

Egal ob Start-Ups, Kleinunternehmen, Mittelständler oder große und etablierte Konzerne – das nutzen der Cloud gewinnt an zunehmender Beliebtheit. Immer mehr Unternehmen lagern ihre Geschäftsprozesse sowie Daten in externe Rechenzentren aus. Vorbei ist die Zeit, in der man Angst vor kaputten Festplatten, verloren gegangenen USB-Sticks oder der Tatsache hat, seine Daten versehentlich unwiderruflich gelöscht zu haben. Die zur Verfügung stehenden Bandbreiten werden immer höher und stellen heute immer seltener ein Problem dar. Auf diese Weise ist es möglich, auch große Datenmengen von überall aus und vor allem schnell abzurufen. Doch was ist eigentlich Cloud-Computing? Was genau passiert mit den Daten? Und welche Vorteile gibt es?

Was ist Cloud-Computing?

Viele Bezeichnungen von digitalen Innovationen sind älter als Sie nun vielleicht vermuten würden. So ist es auch bei der Cloud. Bereits in den fünfziger Jahren gab es erste Ansätze, jedoch fehlten damals noch die technischen Gegebenheiten für die Umsetzung. Heute ist das Konzept schon sehr viel ausgereifter. Das Grundprinzip lässt sich so erklären: Verschiedene Arbeitsbereiche werden nicht mehr auf Ihrer eigenen Festplatte oder dem firmeninternen Rechner gespeichert, sondern über das Internet bereitgestellt. Dafür stellt Ihnen ein Dienstleister einen Server in Form eines virtuellen Rechenzentrums zur Verfügung. Sie können dann gegen eine Gebühr auf verschiedene Anwendungen zugreifen. Dies können zum Beispiel einzelne Programme, ganze Softwarepakete, Speicherplatz oder auch Rechnerleistung sein. Sie selber müssen auf Ihrem eigenen Computer, Tablet oder Smartphone keinerlei Installationen vornehmen, lediglich ein Zugang zum Internet ist notwendig.

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Verschiedene Formen des Cloud-Computing

Cloud-Dienste lassen sich in drei verschiedene Kategorien unterteilen. Infrastructure as a Service (IaaS), Platform as a Service (PaaS) und Software as a Service (SaaS).

Infrastructure as a Service (IaaS)

IaaS ist die einfachste Form der Dienstleistung. Es wird über das Internet bereitgestellt und verwaltet. Zu den Komponenten der bereitgestellten Infrastruktur gehören beispielsweise Server, Rechen- und Netzkapazitäten, Kommunikationsgeräte wie Router, Switche oder Firewalls, Speicherplatz sowie Systeme zur Archivierung und Sicherung Ihrer Daten. Der Zugriff erfolgt über private und öffentliche Netzwerke. Sie nehmen nur die Dienste in Anspruch, die Sie auch benötigen. Die Ressourcen dieser Infrastruktur können Sie nach belieben erweitern oder wieder verringern.

Platform as a Service (PaaS)

PaaS ist eine vollständige Entwicklungs- und Bereitstellungsumgebung. Es baut auf die Infrastruktur von IaaS auf und ist zudem mit allem ausgestattet, was für die Entwicklung einer neuen Software notwendig ist. PaaS unterstützt Sie nicht nur beim erstellen und testen einer Anwendung, auch bei der Verwaltung und Aktualisierung werden Sie nicht allein gelassen.

Software as a Service (SaaS)

SaaS ist eine Methode, Softwareanwendungen über das Internet bereitzustellen. Die Bereitstellung erfolgt nach Bedarf und üblicherweise auf Basis von Abonnements. Über das Internet verbinden Sie sich mit cloudbasierten Apps und können diese dann nutzen. Gängige Beispiele sind E-Mail-, Kalender- oder auch Office-Tools. Der Dienstanbieter verwaltet Hardware und Software und stellt bei Abschluss eines Vertrags die Verfügbarkeit und Sicherheit der App und Ihrer Daten sicher. Auch übernimmt er alle Wartungsaufgaben, wie das Aufspielen von Softwareupgrades und Sicherheitspatches. Mit SaaS kann Ihr Unternehmen eine App mit minimalen Investitionskosten bereitstellen und nutzen. Bei allen drei Versionen entrichten Sie in der Regel eine, meist monatlich, festgelegte Gebühr an den Anbieter.

Welche Cloud-Computing Modelle gibt es?

Keine Cloud gleicht der anderen. Man unterscheidet verschiedene Arten der Bereitstellung, Sie haben die Wahl zwischen drei Modellen:

Public Cloud

Die Public Cloud oder auch öffentliche Cloud ist ein Angebot, das für jeden über das Internet zugänglich ist. Oftmals handelt es sich hierbei um Software as a Service-Dienste, wie beispielsweise webbasierte E-Mail-Services, die von privaten Endverbrauchern genutzt werden. In der Public Cloud teilen Sie sich mit vielen anderen Nutzern eine gemeinsame Infrastruktur. Sie als Nutzer haben bei diesem Modell allerdings wenig Einfluss auf Datenschutz- und Sicherheitsaspekte sowie den Ort und die Art der Datenhaltung. Zudem sind Netzbandbreite und Verfügbarkeit durch vordefinierte Angebotspakete eingeschränkt.

Private Cloud

Bei der Private Cloud handelt es sich um eine interne, organisationsbezogene Cloud, die ihre Anwendungen nur autorisierten Nutzern zur Verfügung stellt. Im Gegensatz zur Public Cloud, ist die Private Cloud nicht von der Allgemeinheit über das Internet zu erreichen. Dieses Modell verlagert die Cloud entweder auf firmeneigene Rechner oder auf Server von externen Anbietern. Der Zugriff erfolgt entweder über das abgegrenzte Intranet oder über ein abgeschlossenes Virtual Private Network (VPN). Da diese Form des Cloud-Computings nicht mit anderen Usern geteilt werden muss, bietet sie ein hohes Maß an Sicherheit, Kontrolle und Flexibilität.

Hybrid Cloud

Bei der Hybrid Cloud handelt es sich um eine Mischform aus Private Cloud und Public Cloud. Sie versucht die Vorteile beider Cloud-Modelle in einem gemeinsamen Konzept zu vereinen und ist vielseitig einsetzbar. Sie können so sensible Programme und Daten auf den eigenen Servern bewahren und bestimmte Dienste über das Internet bei öffentlichen Anbietern nutzen, um eigene Ressourcen zu schonen. Für welches Cloud-Modell Sie sich entscheiden sollten, hängt von Ihren individuellen Anforderungen ab. Sie sollten aber vor allem die Themen Sicherheit und Datenschutz im Blick haben.

Was macht Cloud-Computing so beliebt?

Dafür die Cloud zu nutzen, sprechen viele Gründe. Drei große Vorteile sind im Folgenden aufgelistet:

Reduzierte Kosten

Der wahrscheinlich größte Vorteil eines Cloud-Dienstes ist die Kostenersparnis. Die meist kostspielige Anschaffung und Pflege von eigenen Servern, sowie Wartung, Backups und Updates entfällt komplett. Gerade Hardware, die regelmäßige Upgrades benötigt um auf dem neusten Stand der Technik zu bleiben, ist ein erheblicher Kostenfaktor. Nutzen Sie einen Cloud-Dienst, können Sie diese Sorge getrost dem jeweiligen Anbieter überlassen. Selbiges gilt für benötigte Software. Diese muss weder gekauft noch auf allen Computern installiert und gewartet werden. Stattdessen zahlen Sie, in der Regel monatlich, einen festen Beitrag an den Dienstleister und können bequem dessen Dienste in Anspruch nehmen. Auch können Sie sich die Kosten und vor allem die Zeit für die Betreuung und Administration sparen. Ihre IT-Mannschaft wird es Ihnen danken!

Flexibilität

Auch Flexibilität ist ein immer wichtiger werdender Faktor in der heutigen Geschäftswelt. Das nutzen der Cloud bietet Ihnen auch hier einige Vorteile. Die Dateien, die Sie in der Cloud ablegen, sind zu jeder Zeit und auf allen Endgeräten verfügbar. Es ist egal, ob Sie gerade in der Firma sind oder von zu Hause aus arbeiten, Sie benötigen lediglich einen Zugang zum Internet. Auch ist es kein Problem, mit mehreren Personen parallel an einer Datei zu arbeiten. Die Dateien werden automatisch synchronisiert, sodass Sie auf jedem Gerät die aktuellste Version abrufen können. Selbst große Datenmengen lassen sich innerhalb kürzester Zeit und mit wenigen Mausklicks bereitstellen. Sie haben jederzeit die Möglichkeit, Ihren Speicherplatz auszubauen oder zu reduzieren – je nachdem was Sie gerade benötigen. So können Engpässe und Überkapazitäten vermieden werden.

Sicherheit

Ein weiterer großer Vorteil ist, dass Sie sich keine Gedanken mehr darum machen müssen, ob Ihre Daten gesichert sind. Sie benötigen weder eine Backup-Strategie, noch einen eigenen Server. Als Nutzer müssen Sie sich auch nicht um Lizenzen oder Updates der Software kümmern. Das Backup ist außer Haus und Ihre Daten sicher verschlüsselt. Häufig wird in dem Zusammenhang die 3-2-1 Backup-Regel verwendet, die verhindern soll dass Ihre Daten verloren gehen. Kurz zusammengefasst besagt die Regel, dass drei Kopien Ihrer Daten erstellt werden – Primärspeicher, Backup und Off-Site-Kopie. Dafür werden zwei verschiedene Speichertechnologien verwendet und eine davon außerhalb des Gebäudes gelagert. Durch diese Risikoverteilung auf unterschiedliche Technologien ist der Datenverlust durch systembedingte Fehler minimiert. Sollte es also zu dem Fall kommen, dass durch äußere Umstände wie Hochwasser, Diebstahl oder etwa einem Brand die Daten unbrauchbar sind, kann so sichergestellt werden dass es noch eine weitere Kopie gibt und die Daten nicht verloren sind.

Wenn Sie mehr zum Thema Cloud-Computing oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

DSGVO 2018 – Was Sie als Unternehmer wissen müssen

Ab dem 25. Mai 2018 wird die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in allen Mitgliedstaaten gültig. Wichtig für Sie zu wissen: Sie als Unternehmer müssen die neuen Regelungen bis dahin bereits umgesetzt haben. Die DSGVO bringt einige Änderungen mit sich. Laut DGAP werden Unternehmen im Schnitt acht Stunden pro Tag damit verbringen, ihre Datenbanken zu durchforsten um die neuen Anforderungen erfüllen zu können. Rund 60% der europäischen Unternehmen sind nicht ausreichend auf die neuen Richtlinien vorbereitet. Was sich durch die DSGVO in Bezug auf den Datenschutz ändert und was Sie beachten sollten um teure Bußgelder zu vermeiden, erfahren Sie im Folgenden.

DSGVO – Worum geht es überhaupt?

Die DSGVO ist eine vom Europäischen Parlament beschlossene Verordnung. Den genauen Wortlaut der Verordnung können Sie hier nachlesen. Ziele sind ein einheitliches Datenschutzrecht und der Schutz personenbezogener Daten. Zu personenbezogenen Daten gehören Name, Anschrift, Telefonnummer, Geburtsdatum, E-Mail Adresse, Einkommen und Kontodaten sowie gesundheitliche Informationen einer Person. Aber auch das Kfz-Kennzeichen, die IP Adresse oder das Kauf-, Surf-, und Klickverhalten im Internet zählen dazu. Die DSGVO regelt das Datenschutzrecht, also den Umgang von Unternehmen mit diesen Daten. Die wesentlichen Elemente des aktuell geltenden Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) bleiben erhalten, viele Regelungen werden aber auch verschärft. Die DSGVO gilt für alle Unternehmen innerhalb der EU und auch für Unternehmen mit Sitz außerhalb der EU, wenn diese Daten von Personen aus der EU verarbeiten oder eine Niederlassung in der EU haben. Betroffen ist jedes Unternehmen das im Internet aktiv ist.

DSGVO

Was ändert sich?

Wenn Sie sich bisher gut um den Datenschutz gekümmert haben, können Sie aufatmen. Als Unternehmer in Deutschland sind Sie auf jeden Fall im Vorteil, da die Regelungen bisher schon recht hoch waren. An vielen bekannten Grundsätzen ändert sich nichts.

Das bleibt

Das maßgebliche Ziel, der zum Datenschutz errichteten Verordnung bleibt: Die Grundrechte jeder natürlichen Person sollen geschützt werden. Personenbezogene Daten dürfen weiterhin nicht erhoben, verarbeitet oder genutzt werden, außer Sie haben eine ausdrückliche Erlaubnis dazu. Außerdem dürfen Sie nur so viele Daten erheben und verarbeiten, wie Sie tatsächlich benötigen. Die Daten müssen inhaltlich und sachlich richtig und immer aktuell sein. Zudem dürfen Sie nicht zweckentfremdet werden.

Das ist neu

Auftragsdatenverarbeitung (Art. 28 ff. DSGVO)

Bei der Auftragsdatenverarbeitung werden personenbezogene Daten durch einen Auftragnehmer im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet. Zum Beispiel wird ein externes Kundencenter oder Rechenzentrum eingesetzt. Nach BDSG war bisher nur der Auftraggeber für die Datenverarbeitung verantwortlich. Zukünftig werden jedoch sowohl Auftraggeber als auch Auftragnehmer gleichermaßen verantwortlich sein. Der Vertrag muss nicht schriftlich geschlossen, sondern kann nun auch elektronisch gefasst werden.

WICHTIG FÜR UNSERE KUNDEN: Das betrifft natürlich auch unsere Kunden, denn wenn Hilfestellung per Remote-Support (TeamViewer, Remote Desktop, o. ä.) geleistet wird, dann erhalten wir unter Umständen Einblicke in personenbezogene Daten (Ansprechpartner bei Kunden/Lieferanten/Interessen, Kalender- oder E-Mail-Inhalte oder Daten zu Ihren Mitarbeitern). Hierzu erhalten Sie in Kürze ein Info-Mailing unseres Datenschutzbeauftragten, der Ihnen den Sachverhalt einmal näherbringt. Ebenso haben wir vorgefertigte Verträge für unsere Kunden, welche die wesentlichen Punkte abdecken.

Einwilligung (Art. 7 DSGVO)

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen personenbezogene Daten verarbeiten, müssen Sie sich eine ausdrückliche Zustimmung Ihrer Kunden einholen. Ein voreingestellter Haken in einem Kontrollkästchen auf Ihrer Webseite genügt zum Beispiel nicht mehr und ist keine wirksame Einwilligung. Die Einwilligung muss also durch eine klare Handlung erteilt werden und freiwillig sein. Ein Vertrag darf beispielsweise nicht an die Verarbeitung von Daten gebunden sein, die mit der Leistung oder dem Produkt nichts zu tun haben. Weiterhin muss die Einwilligung jederzeit Widerrufen werden können. Der Widerruf der Einwilligung muss dabei so einfach sein, wie auch die Erteilung der Einwilligung. Bei Minderjährigen ist eine Einwilligung ohne Zustimmung der Eltern erst ab 16 Jahren wirksam. Diese Grenze kann von den Mitgliedsstaaten auf 13 Jahre herabgesetzt werden.

Recht auf  Vergessenwerden (Art. 17 DSGVO)

Auf Wunsch müssen Unternehmen personenbezogene Daten löschen, wenn für die Verwendung der Daten keine Berechtigung mehr vorliegt. Die Daten müssen gelöscht werden, wenn der Zweck für die Datenverarbeitung wegfällt, diese unrechtmäßig war oder der Betroffene seine Einwilligung widerrufen hat.

Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Nutzer können persönliche Daten, zum Beispiel bei einem Wechsel zu einer anderen Bank, einem neuen Arbeitgeber oder auch zu anderen sozialen Netzwerken, zu einem anderen Anbieter mitnehmen. Allerdings ist noch unklar, wie dies in der Praxis umgesetzt wird.

Datensicherheit (Artikel 32 DSGVO)

Um personenbezogene Daten im Missbrauchs- und Verlustfall zu schützen, müssen Datenverarbeiter geeignete technische und organisatorische Maßnahmen treffen. Wie diese Maßnahmen genau aussehen, orientiert sich am Stand der Technik, notwendigen Implementierungskosten und auch den gegebenen Umständen. Für den Verantwortlichen besteht die Verpflichtung, die Datensicherheit regelmäßig zu überprüfen.

Meldepflichten (Art. 33 Abs. 1 DSGVO)

Im Falle einer Datenpanne gibt es ab jetzt konkrete Fristen. Sie müssen jede Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten innerhalb von 72 Stunden der zuständigen Aufsichtsbehörde melden, wenn die Rechte und Pflichten des Betroffenen einem Risiko ausgesetzt sind. In diesem Zuge wird es auch eine Dokumentationspflicht für Unternehmen gegenüber der Behörde geben, um die Meldepflicht zu überprüfen.

Datenschutzbeauftragter (Art. 39 DSGVO)

Ab jetzt wird es EU-weit einen Datenschutzbeauftragten geben. Der Datenschutzbeauftragte ist unter anderem dafür zuständig, die Einhaltung der Verordnung zu überwachen und Schulungen durchzuführen.

Vereinfachte Beschwerden (Art. 77 DSGVO)

Künftig ist es möglich, Beschwerde bei der Datenschutzbehörde des eigenen Landes einzureichen, ungeachtet dessen wo der Sitz des jeweiligen Unternehmens ist. Auch Verbände dürfen in Zukunft im Auftrag von Verbrauchern klagen.

Was ist zu tun?

Um die neuen Anforderungen zu erfüllen, sollten Sie einige Vorbereitungen treffen. Aber wo fängt man am besten an? Bis die neue Verordnung in Kraft tritt, ist schließlich nicht mehr viel Zeit. Prüfen Sie deshalb schon jetzt, welche datenschutzrechtlichen Maßnahmen in Ihrem Unternehmen vorhanden sind und ob diese der DSGVO entsprechen. Erarbeiten Sie am besten ein Konzept, nachdem Sie Ihre Mitarbeiter über die neuen Anforderungen informieren und schulen können. Nachfolgend sind die wichtigsten Punkte zusammengefasst:

Struktur und Verantwortlichkeiten

Gibt es in Ihrem Unternehmen eine Datenschutzrichtlinie und sind die Verantwortlichkeiten geregelt? Wer hat Zugriff zu welchen Daten und wer entscheidet über die Datenverarbeitung? Setzen Sie am besten einen Datenschutzbeauftragten ein. Sollten Sie mit besonderen personenbezogenen Daten, wie zum Beispiel Gesundheitsdaten arbeiten, kann es sein dass Sie verpflichtet sind einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen, unabhängig davon wie viele Mitarbeiter Ihr Unternehmen hat. Falls Sie bereits einen Datenschutzbeauftragten haben, sollten Sie diesen bei der zuständigen Aufsichtsbehörde melden.

Passen Sie Ihre Verträge an

Sollten Sie mit Dienstleistern zusammenarbeiten, die in Ihrem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten, sollten Sie die Verträge anpassen. Die Inhalte ändern sich mit der DSGVO. Sind die Verträge nicht vollständig, droht bereits ein Bußgeld. Prüfen Sie auch die Verträge mit anderen Vertragspartnern, insbesondere in Bezug auf den Haftungs- und Datenschutz.

Transparenz und Informationspflichten

Transparenz ist eines der wesentlichen Grundsätze des Datenschutzrechts. Schon bei der Erhebung der Daten, müssen Sie den Betroffenen über die Verarbeitung informieren. Dazu zählen zum Beispiel der Verwendungszweck, Dauer der Speicherung oder auch das Widerrufsrecht.

Ändern Sie Ihre Formulare und Einwilligungen

Wie bereits weiter oben beschrieben, gibt es mit der DSGVO strengere Regeln was die Handhabung von Einwilligungen angeht. Mit jeder Einwilligung muss nun auch über die Widerrufsmöglichkeiten informiert werden. Außerdem müssen Sie gewissen Einschränkungen beachten, wenn Sie die Einwilligung in Ihre AGB integrieren oder sie an eine andere Handlung koppeln möchten, wie zum Bespiel den Abschluss eines Vertrages. Es gibt allerdings auch Vereinfachungen: es ist keine Schriftform mehr notwendig.

Passen Sie Ihre Datenschutzerklärungen an

Die Informationspflichten gegenüber betroffenen Personen steigen mit der DSGVO deutlich an. So muss die Person über jeden Vorgang informiert werden, bei welchem Sie dessen Daten verarbeiten. Jede Datenschutzerklärung muss außerdem den Namen und die Kontaktdaten des Webseiten-Betreibers enthalten. Haben Sie einen Datenschutzbeauftragten, müssen auch dessen Kontaktdaten angegeben werden. Zudem müssen Sie Angaben zu Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung machen.

Datenschutzverletzungen

Kommt es zu einer Datenschutzverletzung, muss dies innerhalb von 72 Stunden der zuständigen Behörde gemeldet werden. Sie sollten sicherstellen, dass eine Verletzung auch direkt erkannt.

Schulen Sie Ihre Mitarbeiter

Im Hinblick auf die bevorstehenden Veränderungen ist es notwendig zu wissen, warum Datenschutz wichtig ist und welche Folgen es hat, wenn dieser nicht eingehalten wird. Deshalb sollten Sie alle Mitarbeiter die in Ihrem Unternehmen mit personenbezogenen Daten, beispielsweise von Kunden oder Lieferanten, arbeiten für das Thema Datenschutz sensibilisieren und sie mit den dazugehörigen Anforderungen vertraut machen. Stellen Sie sicher, dass die Daten nicht unberechtigt verarbeitet werden. Nach Art. 39 DSGVO ist es die Aufgabe des Datenschutzbeauftragten die Mitarbeiter zu schulen. Werden die neuen Vorschriften nicht eingehalten, droht ein Bußgeld.

Geldbußen bei Verstößen

Die Bedingungen für die Verhängung eines Bußgeldes sind in Artikel 83 und 84 des DSGVO beschrieben. Bei Verstößen ist mit größeren Sanktionen zu rechnen als zuvor. Allerdings kommt es auf die Art des Verstoßes an. So wird zum Beispiel unterschieden, ob vorsätzlich oder fahrlässig gehandelt wurde oder ein Verstoß gemeldet oder der Behörde auf andere Weise bekannt wurde. Bei Verstößen werden Geldbußen von bis zu 10 Mio. EUR oder im Fall eines Unternehmens bis zu 2 % des weltweit erzielten Jahresumsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahrs verhängt. Bei schweren Verstößen können von den Aufsichtsbehörden Bußgelder von bis zu 20 Millionen Euro oder bis zu 4 % des weltweit erzielten Jahresumsatzes verhängt werden.

Weitere Informationen

Gerne können Sie eine Mandanteninfo unseres externen Datenschutzbeauftragten hier herunterladen:

Download Infobroschüre DSGVO

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Erfolgsfaktoren einer einwandfreien ERP-Einführung

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Ein neues ERP-System kann auf Ihr Unternehmen viele positive Auswirkungen haben. Es beeinflusst Geschäftsprozesse und interne Abläufe. Richtig eingesetzt erleichtert es tägliche Aufgaben, gibt Struktur und verbessert die Kommunikation. Das Unternehmen wird transparenter und somit zukunftssicherer. Im letzten Beitrag wurde Schritt für Schritt beschrieben, wie Sie ein ERP-System in Ihrem Unternehmen einführen – angefangen von der Planung über die Auswahl und bis hin zur Umsetzung. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie das ERP-Management gestalten können, damit Ihre Investition auch Früchte trägt. Es gibt einige Erfolgsfaktoren – und auch Fehler, die Sie vermeiden sollten.

Erfolgsfaktoren werden als „Einflussgrößen und Bedingungen, die für den Erfolg und Misserfolg unternehmerischen Handelns bestimmend sind“ definiert. Kritische Erfolgsfaktoren sind dabei Faktoren „von besonders großer Bedeutung“ (Dömer 1998). Stimmen diese Faktoren, wird auch Ihr ERP-Projekt erfolgreich sein. Zweifellos gibt es unzählige Faktoren, die den Erfolg oder Misserfolg eines Projektes beeinflussen.

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Sind unternehmensweite Rahmenbedingungen gegeben?

Wie gestalten Sie das ERP-Management? Zunächst einmal ist es wichtig, die Rahmenbedingungen für Ihr Projekt im Vorhinein festzuhalten – dazu zählen Ziele, Ressourcen und Kosten. Diese sollten Sie während des Projekts auf jeden Fall im Blick haben. Dazu gehört auch, Projektfortschritte regelmäßig zu dokumentieren und kommunizieren. Neben der Auswahl Ihres Projektteams ist auch die Rollenverteilung im Team selbst wichtig – für einen positiven Projektverlauf. Funktionen und Aufgaben sollten klar verteilt sein. Die Herausforderungen dabei: Das Projekt sollte nicht zur reinen Zusatzarbeit werden. Versuchen Sie, die Mitglieder des Projekts weitestgehend von ihren Linientätigkeiten zu befreien. Wahrscheinlich wird es trotzdem das ein oder andere Mal vorkommen, dass die Tage im Büro länger werden. Kleine Gesten der Anerkennung können hier zu neuer Motivation verhelfen.

Change Management: Einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren

Der wohl wichtigste Aspekt, damit die neue ERP-Lösung auch zum Erfolg wird, sind Ihre Mitarbeiter. Ein funktionierendes Change Management ist einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren eines ERP-Projektes. Das beste ERP-System hat für Unternehmen keinen Mehrwert, wenn sich Ihre Mitarbeiter dagegen sträuben. Um dies zu verhindern, sollten Sie der Belegschaft nicht das fertig implementierte System vor die Nase setzen. Holen Sie Ihre Mitarbeiter so früh wie möglich an Bord – so können Sie sie schnell für die neue Lösung zu begeistern. Kündigen Sie die bevorstehenden Veränderungen am besten an, sobald die Einführung des neuen Systems beschlossen ist. Doch wie gelingt dies am besten?

Gutes ERP-Management: ERP-Erfolg ist Teamwork

Kündigen Sie die Transformation Schritt für Schritt an. Und zwar am besten persönlich, nicht etwa per Rundmail. So haben Ihre Mitarbeiter Zeit, sich an den Gedanken zu gewöhnen und fühlen sich nicht überfordert. Die beste Methode ist, Ihr Vorhaben und Ihre Belange offen zu kommunizieren – so können Sie außerdem Gerüchten vorbeugen und schaffen Transparenz. Dazu gehören zum Beispiel beteiligte Personen, ein Zeitplan und auch, was sich zukünftig ändern wird. Falls Sie einen ERP-Manager oder Berater hinzuziehen möchten, stellen Sie auch diesen Ihren Mitarbeitern vor. Eine Betriebsversammlung bietet beispielsweise eine gute Plattform. So sind alle Mitarbeiter anwesend und auf demselben Informationsstand. Fragen können gestellt und direkt beantwortet werden. Weiterhin sollten Sie die ERP-Einführung nicht als reines IT-Projekt darstellen. Es könnte sonst schnell den Eindruck erwecken, dass es sich nur um eine technische Umstellung handelt.

Was tun, wenn die Mitarbeiter das ERP-System ablehnen?

Wenn Ihre Mitarbeiter das neue ERP-System ablehnen, steckt in den seltensten Fällen eine böse Absicht dahinter. Vielmehr kommt die Angst vor neuen oder geänderten betrieblichen und organisatorischen Abläufen zum Vorschein: Prozesse werden transparent, Fehler schneller entdeckt und die Angst vor einer vermeintlichen Fehlbedienung steigt. Diese Angst ist nicht ganz unbegründet, denn ein modernes ERP-System bildet Prozesse automatisiert auf Basis korrekter Daten ab – gerade das macht es so effektiv. Wichtig ist also, dass Sie die Ängste Ihrer Mitarbeiter ernst nehmen und diese nicht ignorieren. Zeigen Sie die Vorteile der neuen ERP-Lösung auf, die positiven Auswirkungen, die die Umstellung auf das ganze Unternehmen hat. Machen Sie deutlich, dass es ein zukunftsorientiertes Projekt ist: Die ERP-Software sichert Arbeitsplätze und bietet neue Möglichkeiten, sich im Unternehmen einzubringen.

Wirkungsvolle Ziele formulieren – dank ERP-Management

Haben Sie die Belegschaft auf Ihrer Seite, ist es an der Zeit, Ziele zu formulieren. Nur wer Ziele hat, kann erfolgreich sein. Unklare Ziele und ungenaue Anforderungen sind einer der häufigsten Gründe, weshalb Projekte scheitern – gefolgt von Ressourcen-Mangel und zu kleinem Projektbudget.

„Strukturen und Prozesse verbessern“

Das mag ein Ziel sein, gut formuliert ist es allerdings nicht. Welche Strukturen? Welche Prozesse? Wie genau sollen sie verbessert werden? In welchem Zeitraum? Und woher weiß man, wann das Ziel erreicht ist? Wenn Sie so ein Ziel am Anfang eines Projektes definieren, ist die Wahrscheinlichkeit einer Enttäuschung über das Ergebnis groß. Gerade wenn mehrere Parteien beteiligt sind, gibt es viel Spielraum zur Interpretation.

Erfolgsfaktoren für eine einwandfreie ERP Einführung. Geschäftsmann fliegt an einer aufleuchtenden Glühbirne in den Himmel.

Machen Sie Ihre Ziele SMART – mithilfe von ERP-Management

Eine klare Zielformulierung ist deshalb besonders wichtig. Die SMART-Methode besteht aus fünf Kriterien. Smarte Ziele sollten

  • Spezifisch
  • Messbar
  • Akzeptiert
  • Realistisch
  • Terminiert

sein. Was das im Einzelnen bedeutet, ist nachfolgend beschrieben.

Spezifisch

Spezifische Ziele sind wichtig, damit alle Beteiligten die gleiche Vorstellung davon haben, was mit dem Projekt erreicht werden soll – und es keinen Spielraum für Interpretationen gibt. Diese fünf Fragen helfen Ihnen bei der Formulierung:

  • Was genau wollen Sie erreichen?
  • Warum ist das wichtig?
  • Wer ist daran beteiligt?
  • Wann wollen Sie ein Ergebnis haben?
  • Wie planen Sie vorzugehen?

Messbar

Legen Sie Kriterien fest, an denen gemessen werden kann, ob Sie die Ziele erreicht haben. Dies können konkrete Zahlen oder Daten sein. So können Sie Fortschritte gut beurteilen – aber auch gegensteuern, wenn Sie sich zu weit von den festgelegten Zielen entfernen.

  • Woran kann die Zielerreichung gemessen werden?
  • Wann weiß ich, dass ich das Ziel erreicht habe?

Akzeptiert 

Stellen Sie sich vor, Sie sollten an einem Ziel arbeiten, das nicht umsetzbar ist. Achten Sie darauf, dass Ihre Ziele anspruchsvoll, aber machbar sind. Andernfalls wird die Motivation schnell sinken.

  • Ist das Ziel motivierend und von allen Beteiligten akzeptiert?
  • Ist es durch das Projekt zu erreichen?

Realistisch 

Realistische Ziele hängen eng mit der Akzeptanz zusammen. Sind Ziele realistisch, werden sie in der Regel auch akzeptiert. Sind Ziele unrealistisch formuliert, neigt man eher dazu, sie zu ignorieren. Wichtig ist hier auch, ob die Zielerreichung beeinflussbar ist.

  • Haben Sie die nötigen Ressourcen?
  • Ist der Zeitraum ausreichend?

Terminiert 

Klare Terminvorgaben sind wichtig für Ihr Team. Aufgaben ohne Deadline werden oft nicht zeitnah umgesetzt. Aber nicht alle Ziele müssen terminiert werden. Es gibt zum Beispiel finanzielle Ziele, die unabhängig von einem bestimmten Zeitpunkt erreicht werden sollen.

  • Bis wann soll das Ziel erreicht werden?
  • Ist das Ziel innerhalb der Projektlaufzeit erreichbar?

Haben Sie ihre Ziele gefunden und festgehalten, sind Sie schon einen großen Schritt weiter. Jetzt gilt es, diese im Blick zu halten und darauf zu achten, nicht vom Weg abzukommen. Der Erfolg einer ERP-Einführung hängt nicht von der Technik ab – es sind die Menschen, die mit dem ERP-System arbeiten. Deshalb dreht sich keiner der genannten Erfolgsfaktoren um die Software selbst.

Sie wollen mehr zum Thema ERP-Einführung, ERP-Management oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren? Senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

Ablauf einer erfolgreichen Einführung eines ERP-Systems

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Die Einführung eines ERP-Systems ist oft ein langer und komplexer Prozess, der mit vielen Einzelschritten verbunden ist. Es kann durchaus mehrere Monate dauern, bis das System in Ihrem Tagesgeschäft integriert ist – je nach Komplexität der Anforderungen und Anzahl der Mitarbeiter. Ein solches Projekt kostet Zeit, Ressourcen und vermutlich auch einige Nerven. Doch bevor Sie nun die Flinte ins Korn werfen, gilt wie bei jedem Projekt auch bei der Einführung eines ERP-Systems: Planung ist alles. Der Erfolg eines ERP-Projekts hängt selten von der Technik ab. Doch was bringt es dann zum Scheitern? Eher sind es schlecht definierte Ziele, unklare Prozessstrukturen oder aber auch die Ablehnung der Mitarbeiter. Was Sie also brauchen, ist eine gute Vorbereitung und ein Projektteam, das von Anfang an zusammenarbeitet. Es folgt eine Übersicht über den Ablauf einer ERP-Einführung – und worauf Sie sonst noch achten sollten, damit Ihr Projekt zum Erfolg wird.

Vorbereitung und Analyse der ERP-Implementierung

Fragen Sie sich vor dem Beginn der Recherche nach geeigneten ERP-Anbietern, ob Sie bereit für ein ERP-System sind. Eine fehlende Basis beispielsweise kann auch die beste Software nicht ausgleichen. Als kleines oder mittelständisches Unternehmen hat man außerdem häufig begrenzte Ressourcen. Sie sollten also nicht nachlässig sein, was die ersten Überlegungen angeht. Ein wesentlicher Faktor ist zum Beispiel die zentrale Datenverwaltung in Ihrem Unternehmen. Ihre Daten sollten auf dem aktuellsten Stand und Ihre Prozesse regelmäßig dokumentiert sein. Was wollen Sie mit der Einführung eines ERP-Systems erreichen? Was soll das System können? Grundlegende Fragen, die viele Unternehmen allerdings oft auf die leichte Schulter nehmen. Haben Sie die wesentlichen Dinge geklärt, ist das Fundament für Ihr ERP-Projekt gelegt.

Anforderungsanalyse und Lastenheft

Was als Nächstes auf Ihrer Liste stehen sollte, ist die Durchführung einer Anforderungsanalyse. Hierbei sollten Sie versuchen, möglichst ergebnisoffen zu sein. Um neue Perspektiven zu erhalten, kann es hilfreich sein, Externe hinzuzuziehen – so sieht man sein Unternehmen oft mit anderen Augen. Außerdem kann es hilfreich sein, Ihre Mitarbeiter in den Prozess mit einzubinden. Diese sind es schließlich, die später mit der ERP-Software arbeiten. Am besten gelingt Ihnen dies bei einem Rundgang durch die Firma und einem persönlichen Gespräch. Eine gute Möglichkeit, Ihre unternehmerischen Ziele und die Anforderungen an das ERP-System festzuhalten, ist ein Lastenheft. Dieses Dokument ist die Basis für die weitere ERP-Auswahl. Unterschieden werden hierbei technische und funktionale Anforderungen. Versuchen Sie jedoch Ihre Erwartungen lösungsneutral zu formulieren und überlassen Sie die Umsetzung einfach Ihrem zukünftigen ERP-Anbieter.

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Das Dokument sollte neben den Anforderungen an das ERP-System auch eine Beschreibung Ihres Unternehmens und des Marktumfeldes enthalten. Informationen über Ihre Produkte, Leistungen sowie Stärken und die aktuelle IT-Infrastruktur sind ebenfalls sinnvolle Ergänzungen. Außerdem wichtig sind ein Zeitplan und ein Ansprechpartner. Nehmen Sie sich für die Ausformulierung ruhig etwas Zeit, im Nachhinein sind Anpassungen meist kostspielig.

Projektleiter und Key-User

Neben der Durchführung einer Anforderungsanalyse und der Erstellung eines Lastenhefts ist bei der Einführung eines ERP-Systems das Projektteam mindestens genauso wichtig. Sie benötigen einen Projektleiter sowie einen Key-User. Bei der Auswahl sollten Sie die Charaktereigenschaften Ihrer Mitarbeiter nicht außer Acht lassen. Der Projektleiter sollte beispielsweise Durchsetzungsvermögen mitbringen, aber auch emphatisch sein. Einen Blick für das große Ganze haben und weiterhin nah am Tagesgeschäft sein. Key-User hingegen vertreten die Interessen Ihrer Mitarbeiter. Sie vermitteln, sind Mentoren, zeigen Vorteile und Veränderungen auf, die durch die Einführung eines ERP-Systems entstehen. Sie versuchen Ängsten und Vorbehalten feinfühlig entgegenzuwirken und sind diejenigen, die die Belegschaft im System schulen. Ihr Key-User sollte möglichst viel Erfahrung und Fachkompetenz mitbringen. Seien Sie sich darüber bewusst, dass beide Positionen viel Zeit in Anspruch nehmen. Zeit, in der die normalen täglichen Aufgaben auf andere Mitarbeiter verteilt werden müssen.

Von der Longlist zur Shortlist

Den richtigen ERP-Anbieter zu finden ist gar nicht so einfach. Da Sie mit diesem aber die nächsten Jahre zusammen arbeiten, sollten Sie bei der Auswahl nicht leichtfertig sein. Es gibt jedoch eine gute Möglichkeit, Ihnen die Suche etwas zu erleichtern. Beginnen Sie Ihre Suche zunächst mit einer Recherche im Internet und führen Sie dabei eine Checkliste. Tragen Sie in einem Dokument grob zusammen, welche Anbieter generell in Frage kommen. Diese sogenannte Longlist gibt Ihnen einen ersten Überblick. Beachten Sie in jedem Fall neben den funktionalen auch die technischen Anforderungen: Sind zum Beispiel benötigte Schnittstellen zu anderen Systemen vorhanden? Haben Sie alle Anbieter zusammengetragen, senden Sie diesen Ihr zuvor angefertigtes Lastenheft. Beobachten Sie nun, wie die Anbieter auf Ihre Anfrage reagieren. Wie lange müssen Sie auf eine Antwort warten? Ist die E-Mail ein Standardtext oder erhalten Sie eine persönliche Antwort? Auf diese Weise können Sie weitere ERP-Anbieter herausfiltern.

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Die übrig gebliebenen Kandidaten bilden Ihre Shortlist, mit diesen sollten Sie einen Termin für eine kurze Präsentation vereinbaren. Hier können Sie Ihre aktuelle Situation aufzeigen und Rückfragen klären. Anschließend folgt ein ERP-Workshop. Eine Präsentation, individuell auf Sie abgestimmt. Der Anbieter kann die von Ihnen geforderten Funktionen im eigenen System vorführen – anhand von Beispieldaten oder einer kleinen Auswahl Ihrer Originaldaten. So bekommen Sie ein Bild davon, wie sich das ERP-System in Ihrem Unternehmen einfügen würde. Bei dem Workshop sollte das ganze Projektteam anwesend sein. Beachten Sie auch die persönliche Ebene, schließlich sollten sie gut miteinander auskommen. Nach dem Workshop kann der Anbieter Ihnen genau mitteilen, was preislich auf Sie zukommt. Vorher können lediglich die Lizenzkosten genannt werden.

Einführung eines ERP-Systems – Die Umsetzungsphase

Haben Sie sich für einen passenden ERP-Anbieter entschieden, kann die Umsetzung beginnen. In einem Pflichtenheft zeigt Ihr Anbieter Ihnen auf, wie er Ihre Anforderungen umsetzen möchte. Die Begriffe Lastenheft und Pflichtenheft werden häufig synonym verwendet, es handelt sich jedoch um zwei unterschiedliche Dokumente. Gehen Sie das Pflichtenheft aufmerksam durch, denn es bildet die Grundlage Ihrer ERP-Implementierung. Dadurch können Sie Anpassungen im weiteren Projektverlauf weitestgehend vermeiden. Anschließend erfolgt die Installation des Systems mit Demodaten, Einrichtung und Anpassung. Zuletzt fehlt nur noch die Übernahme Ihrer Daten. Die Schulung der Mitarbeiter erfolgt meistens durch Ihren Key-User. Geschafft! Es geht in den Echtbetrieb.

Checkliste – Sind Sie bereit für die Einführung eines ERP-Systems?

  • Ist eine aktuelle, zentrale Datenbasis vorhanden?
  • Steht das Projektteam zur Verfügung?
  • Wurden die Geschäftsprozesse regelmäßig und konsequent ins System eingepflegt?
  • Ist der Informationsaustausch anhand von Prozessen geregelt?

Zusammenfassung der ERP-Implementierung

Für einen besseren Überblick eine kurze Zusammenfassung der einzelnen Schritte:

  • Durchführung einer Anforderungsanalyse
  • Erstellung eines Lastenhefts
  • Zusammenstellung eines Projektteams
  • Erstellung einer Long- und Shortlist
  • Durchführung eines ERP-Workshops
  • ERP-Auswahl treffen
  • Pflichtenheft erstellen lassen
  • Installation der ERP-Software
  • Datenübernahme
  • Anpassung & Reporting
  • Echtbetrieb (Tagesgeschäft)

Im nächsten Beitrag erfahren Sie, welche Faktoren Ihrem ERP-Projekt zum Erfolg verhelfen und was Sie eher vermeiden sollten. Sie möchten mehr zum Thema ERP-Einführung oder über die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren? Senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

ERP-Entwicklungen realisieren neue Produktionstechnologien

Die Wurzeln des Enterprise Resource Planning (ERP) liegen einige Jahrzehnte zurück. In den siebziger Jahren unterstützen erste Versionen große Unternehmen bei der Materialbedarfsplanung. Das sogenannte Material Requirements Planning (MRP) ist Vorläufer der heute modernen ERP-Systeme. In den achtziger Jahren wurden die Systeme um die Funktionen Produktionsplanung und -steuerung erweitert. Dadurch waren sie in ihrer Anwendung nicht mehr auf den industriellen Bereich begrenzt. Erst um 2000 entstand das uns heute bekannte ERP-System. Die Module Vertrieb, Rechnungswesen und Personalwirtschaft sind integriert. Der Begriff ,ERP‘ wurde geprägt durch Gartner, dem bekannten Anbieter von Marktforschung und Analyse. Doch welche ERP-Entwicklungen sind in der nächsten Zeit zu erwarten?

Obwohl es noch immer Unternehmen gibt, die viele verschiedene Anwendungen – sogenannte Insellösungen – nutzen, setzt laut einer Bitkom Umfrage jedes dritte deutsche Unternehmen eine ERP-Software ein. Weitere 21% planen konkret deren Einführung. Heute sind ERP-Systeme wahre Alltagshelden, egal ob im Kleinbetrieb oder Großunternehmen. Als informationstechnisches Rückgrat sind sie in vielen Unternehmen unverzichtbar geworden. Aufgebaut aus verschiedenen Modulen, die eine gemeinsame Datenbasis verbindet, ermöglichen sie eine bessere Zusammenarbeit. ERP bietet Überblick, übernimmt Routine-Aufgaben und optimiert betriebliche Abläufe. Durch Informationen in Echtzeit können bevorstehende Entscheidungen besser getroffen und Kundenwünsche bestmöglich erfüllt werden.

ERP-Entwicklungen der nächsten Jahre

Die Entwicklung einer neuen ERP-Software ist so gefürchtet und zeitgleich so notwendig wie nie. Auf der einen Seite ist der Eingriff in ein komplexes System immer mit einem Risiko behaftet. Auf der anderen ist die Weiterentwicklung wichtig, da sich Geschäftsprozesse mit der Zeit ändern. Um weiterhin nützlich zu sein, muss ERP diesen Änderungen folgen können. Der Markt und die Anforderungen ändern sich schnell, weshalb es gar nicht so einfach ist auf dem laufenden zu bleiben. Nachfolgend die drei größten ERP-Entwicklungen.

Industrie 4.0 und Internet der Dinge als wesentliche Herausforderungen

Die Digitalisierung gewinnt weiter an Bedeutung. In dem Zusammenhang hören wir immer wieder den Begriff Industrie 4.0. Doch was ist das eigentlich? Nach der Mechanisierung (Industrie 1.0), der Massenproduktion (Industrie 2.0) und der Automatisierung (Industrie 3.0) beginnt mit Industrie 4.0 die vierte industrielle Revolution. Neue Technologien bringen Produktionsschübe für die Unternehmen und damit einhergehend Wachstumschancen und Wettbewerbsvorteile. Grundgedanke der Entwicklungen ist es, dass sogenannte ,Smart Factories’ entstehen. Die Automatisierung ist dabei durch intelligente Maschinen optimiert, die selbstständig miteinander kommunizieren und Daten austauschen.

Industrie 4.0 ist eng verbunden mit dem Thema Internet der Dinge

Das Internet of Things (IoT) beschreibt einen logischen Entwicklungsschritt. Bisher haben vor allem wir Menschen Informationen miteinander ausgetauscht. Zukünftig wird es jedoch so sein, dass Maschinen und leblose Objekte, die normalerweise nicht mit dem Internet verbunden sind, Daten selbstständig untereinander austauschen. Verbunden mit einem Netzwerk können sie dann mit anderen Systemen kommunizieren. Das IoT bildet sozusagen die Brücke zwischen der physischen und digitalen Welt und ist integraler Bestandteil vieler Industrie 4.0-Projekte. Laut der Studie „Wettbewerbsfaktor Analytics im Internet der Dinge“ der Universität Potsdam, gaben 43,5% der befragten Unternehmen an, dass sie sich aktiv mit dem Thema Internet der Dinge auseinandergesetzt haben. 15 % haben IoT-Anwendungen zur Effizienzsteigerung in ihre bestehenden Prozesse integriert, Hauptanwendungsbereich ist die Prozessüberwachung. In der Fertigungsindustrie lässt sich erkennen, welches große Potenzial das Internet der Dinge birgt.

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Big Data als Resultat des Internet of Things

Denkbar ist zum Beispiel eine Maschine, die über das Internet ihre Leistungsdaten direkt an den Hersteller senden kann. Wäre beispielsweise eine Komponente oder ein Wert nicht in Ordnung, könnte die Maschine den Betreiber darüber informieren und eine Benachrichtigung an den Hersteller senden, woraufhin ein Mitarbeiter benötigte Ersatzteile liefert. Smart Factories sind eine Weiterentwicklung dieses Grundgedankens. So könnte zum Beispiel eine Fertigungsanlage selbstständig mit der Produktion beginnen, wenn sie eine Bestellung erhält. Mit diesen ERP-Entwicklungen wächst jedoch auch das weltweite Datenvolumen. Im Kontext mit Industrie 4.0 werden die Daten insbesondere von Maschinen, Transporteinrichtungen, Werkstücken und Produkten erzeugt. Oft sind es Mess- und Sensordaten, die automatisch erfasst werden. Unter dem Begriff Big Data lassen sich zwei Aspekte zusammenfassen. Zum einen die immer schneller wachsende Datenberge, zum anderen IT-Lösungen die Unternehmen dabei helfen, diesen Datenbergen Herr zu werden.

Welche Rolle spielt das ERP-System?

Bisher sind die meisten ERP-Systeme eher unternehmensintern im Einsatz. Der Bedarf nach vollständigen und transparenten Daten nimmt immer mehr zu. Das ERP-System dient als zentraler Knotenpunkt und wird sich als Integrationsplattform noch weiter verstärken. Kundeninformationen und Produktdaten werden mit Produktions- und Logistikdaten aus der Fertigungsebene verknüpft. Das Internet der Dinge wird zur zusätzlichen Datenquelle. Mit Zahl der Anwendungen wächst auch der Bedarf an Schnittstellen. Auch bei dem Thema Smart Factories spielt das ERP-System eine wichtige Rolle. Nahezu alle Unternehmensprozesse können unterstützt und externe Systeme und Plattformen integriert werden. Wichtige Unternehmensdaten werden verwaltet und sinnvoll abgelegt. Noch ist nicht klar, in welchem Umfang diese Entwicklungen in den Unternehmen einziehen. Damit alle Prozesse Hand in Hand laufen können, ist eine einheitliche Datenbasis besonders wichtig. Denn ohne eine intakte IT-Infrastruktur können die Ideen nicht verwirklicht werden, da viele Unternehmensprozesse anfallen, die gesteuert werden müssen.

ERP wächst über sich hinaus – wachsen Sie mit

Wenn Sie mehr über ERP-Entwicklungen oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

Einsatz von ERP – Ein ERP-System Beispiel

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Die eigentliche Entstehung von ERP-Systemen führt zurück in die 70er-Jahre. Zunächst wurden sie nur von großen Unternehmen in der Industrie für Geschäftsprozesse verwendet. Es handelte sich dabei um eine standardisierte Inventarverwaltung zur Planung von Einkauf und Produktion. So konnte sichergestellt werden, dass eine Ware fristgerecht fertiggestellt wird. Seitdem hat sich die Nutzung sehr verändert. Viele kleine und mittelständische Unternehmen fragen sich jedoch, warum sie zum Beispiel ein ERP-System einsetzen sollen. Dabei sollte die Frage nicht länger lauten, ‚warum‘ der Einsatz von ERP-Systemen sinnvoll ist – sondern welches ERP-System für die eigenen Bedürfnisse das Richtige ist.

Ihr Unternehmen wächst und vieles ändert sich. Es gibt neue Herausforderungen: Die Aufgaben werden komplexer und es warten größere Abteilungen. Im Zuge großen Wachstums ist es oft notwendig, die eigenen Strukturen und Prozesse neu aufzustellen. Immer mehr Unternehmen ziehen bereits Vorteile aus dem Einsatz von ERP-Lösungen. Insbesondere mit begrenzten Ressourcen können Sie von unkomplizierter Datenpflege profitieren und schnell auf Marktanforderungen reagieren.

Der Einsatz von ERP lohnt sich

Wollen Sie den Überblick behalten, ist ein ERP-System unverzichtbar. Heute kann ein Unternehmen alle Geschäftsbereiche mit einem ERP-System abdecken. Und damit Abläufe schneller und effektiver prüfen, planen und steuern. Sie werden fortwährend modernisiert und entwickeln sich laufend weiter. Prozesse, die Sie bisher manuell ausgeführt haben, werden durch ein ERP-System automatisiert. Doch was steckt eigentlich hinter dem Einsatz von ERP? Viele Unternehmen fragen sich, ob sich die Anschaffung und Einführung eines ERP-Systems lohnt. Wieso? Immerhin sind damit hohe Lizenzkosten verbunden. Dabei kann eine kleine Zeitersparnis zu einer großen Kostenersparnis führen, wie im folgenden ERP-System-Beispiel deutlich wird.

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Unter den Mitarbeitern Ihres Unternehmens ist Frau Müller. Frau Müller verbringt täglich zwei Stunden damit, Bestellungen auszulösen und zu überwachen. Dazu erstellt Sie in einer Word Datei die Bestellung, druckt diese aus und versendet sie per Fax. Anschließend prüft sie, ob die Bestellung erhalten wurde. Der Aufwand pro Bestellung beläuft sich auf etwa zehn Minuten ihrer Arbeitszeit. In den zwei Stunden versendet Frau Müller demnach zwölf Bestellungen. Das durchschnittliche Gehalt einer Verwaltungskraft liegt zwischen 1.959 – 2.645 Euro pro Monat*. Gehen wir von einem Mittelwert von 2.302 Euro pro Monat und einer Arbeitszeit von 40 Stunden pro Woche aus. Demnach hat Frau Müller einen Stundenlohn von 13,28 Euro**. Frau Müller bringt zwei Stunden Arbeitszeit für das Auslösen der Bestellungen auf. Multipliziert man diese mit ihrem Stundenlohn, entstehen Ihrem Unternehmen bei 200 Werktagen Kosten von 5.312 Euro.

Warum ist der Einsatz eines ERP-Systems sinnvoll?

Sie entschließen sich dazu, zum Beispiel ein ERP-System in Ihrem Unternehmen einzusetzen. Die Anwendungen machen sich bereits nach kurzer Zeit bemerkbar. Mit TimeLine Neo haben Sie die einmaligen Lizenzgebühren von 1.490 Euro pro PC Arbeitsplatz. Ab dem ersten Arbeitsplatz verfügen Sie über den gesamten Funktionsumfang. Der Wartungsvertrag ist optional und beträgt 20 Prozent der Lizenzkosten pro Jahr, also 298 Euro. Die Schulung für das Programm liegt in der Regel bei einem Arbeitstag für alle Mitarbeiter. Für acht Stunden werden 800 Euro berechnet. Bei Gruppenschulungen bzw. mehreren Lizenzen verringert sich der Preis erheblich. Die Lizenzkosten zusammengezählt mit den Wartungs- und Schulungsgebühren ergeben 2.588 Euro für das erste Jahr. Im zweiten Jahr werden lediglich die Wartungsgebühren fällig.

Durch die Implementierung von TimeLine Neo kann Frau Müller eine Bestellung in etwa zwei Minuten erstellen – und per E-Mail versenden. Über eine Maske kann sie zum Beispiel sehen, welche Bestellungen noch offen sind. Für zwölf Bestellungen braucht sie nun nicht mehr zwei Stunden, sondern nur noch eine halbe Stunde. Gerechnet auf 200 Werktage, senken sich Ihre jährlichen Ausgaben von 5.312 Euro auf 1.328 Euro. Durch den Zugriff auf das ERP-System kann sich Frau Müller so auf essenzielle unternehmerische Aufgaben konzentrieren.

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Nach fünf Jahren mit einem ERP-System hat Ihr Unternehmen 16.140 Euro gespart. Die Anschaffung hat sich bereits im ersten Jahr gelohnt. Der Verwaltungsaufwand ist reduziert und Sie sparen Platz im Regal und Büromaterial – eine elektronische Ablage von Dokumenten ist nämlich auch integriert. Zeitersparnis bedeutet auch einen Wettbewerbsvorteil für Ihr Unternehmen. Sind Sie schneller und flexibler, ziehen Sie an langsamen Konkurrenten vorbei.

Der Einsatz von ERP hat viele Vorteile

Dieses Beispiel des ERP-Systems repräsentiert nur eines der zahlreichen Vorteile einer ERP-Software. Gleiches kann man beispielsweise für die Kalkulation oder Produktion durchführen. Warum? Nach wie vor planen viele Unternehmen ihre Produktion auf dem Papier oder analysieren wichtige Daten ausschließlich über Programme wie Excel. Sie müssen wichtige Entscheidungen aus dem Bauch heraus treffen, wenn Sie lange brauchen, um wichtige Daten zusammenzutragen – wie eingehende und ausgehende Bestellungen, Bestände oder auch Bestellmargen beispielsweise. Denn ohne Echtzeitdaten der Prozesse wissen Sie erst, wie Ihr Unternehmen läuft, wenn der Jahresbericht erscheint.

Sie sind noch unsicher und möchten vorab testen?

Testen Sie Timeline Neo 90 Tage lang kostenfrei und unverbindlich, laden Sie sich einfach unsere Demo herunter. Die in der Testversion eingegebenen Daten können nach einer Kaufentscheidung nahtlos in Ihr System übernommen werden. Sie haben noch Fragen? Oder wollen mehr über die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren? Dann senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

* https://www.gehalt.de/einkommen/suche/verwaltungskraft
** http://www.zeit.de/wirtschaft/2015-03/stundenlohn-rechner-arbeitszeit-mindestlohn-ueberstunden

Vorteile eines ERP-Systems: Es schafft Transparenz

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Die Vorteile eines ERP-Systems: Es bietet Ihnen die Möglichkeit, die Abläufe in Ihrem Unternehmen im Blick zu haben. Transparenz ist für viele mittelständische Unternehmen jedoch oft noch neu. Die meisten Prozesse laufen neben dem ERP-System her: Aus Gewohnheit oder Bequemlichkeit werden beispielsweise Bestellungen per Telefon und Internet getätigt. Oftmals sieht der mittelständische Unternehmer keine Notwendigkeit, Transparenz über die Prozesse in seinem Unternehmen einzuräumen. Die Prozesse sind anfangs meist recht überschaubar, aber das kann sich sehr schnell ändern.

Mit Ihrem Unternehmen wächst oft nicht nur die Anzahl der Mitarbeiter der Abteilungen – sondern auch das Durcheinander in Ihrer Datenbank. Sie kommen schnell in eine Situation, in der wichtige Informationen auf verschiedene Mitarbeiter verteilt werden – aber an keinem zentralen Punkt erfasst sind. Etwa weil Sie alltägliche Aufgaben in alter Gewohnheit durchführen und für Sie selbstverständlich sind.

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Die Nachteile: Wird nun ein Mitarbeiter krank oder scheidet aus dem Unternehmen aus, entsteht eine Wissenslücke. Wie viel Material wurde bestellt? Welche Preis- und Terminvereinbarungen wurden getroffen? Welche Ressourcen sind vorhanden? Vereinfacht gesagt: Ihr Unternehmen agiert blind. Ihre Mitarbeiter genießen einen bestimmten Grad an Freiheit, wenn sie sich selbst verwalten können – für die Prozessoptimierung und Schnittstellen ist das aber nicht von Vorteil. Viele Unternehmen schaffen den Generationswechsel nicht, wenn ein erfahrener Mitarbeiter ausscheidet und neue Mitarbeiter nachrücken. Weiterhin fehlt Ihnen der Einblick in ihre Kosten. Wenn die Preisentwicklung nicht nachvollziehbar ist, ist auch der Ausgangspunkt für neue Preisverhandlungen suboptimal.

Legen Sie den Grundstein für mehr Transparenz

Die Vorteile eines ERP-Systems? Sie haben eine Allround-Lösung, die in allen Bereichen zum Einsatz kommt. Der Zugriff auf ein weiteres System ist folglich nicht mehr notwendig. Die ERP-Software ist modular aufgebaut und die Daten verschiedener Unternehmensbereiche vernetzt. Jeder Mitarbeiter hat als Anwender die Möglichkeit, Daten aus den verschiedenen Bereichen aufzurufen – und profitiert somit von einheitlichen und vollständigen Informationen. So schaffen Sie ein hohes Maß an Transparenz und unnötiger Aufwand bleibt Ihnen erspart.

Transparenz entscheidend für erfolgreiche Zusammenarbeit

Mithilfe einer ERP-Komplettlösung können Sie Ihre Daten viel einfacher pflegen und verwalten. Nicht ein einzelner Mitarbeiter bündelt das Wissen, sondern die ERP-Software. Alle Arbeitsprozesse Ihres Unternehmens sind somit unter einem Hut und das ‚Nebeneinanderher-Arbeiten‘ wird vermieden – eine einheitliche Abwicklung und Steuerung von der Bestellung bis zur Auslieferung. Darüber hinaus sind Ihre Prozesse effizienter und vor allem nachvollziehbar für Dritte. Das wiederum wirkt sich positiv auf die interne Organisation und die Zusammenarbeit mit Kunden, Investoren und Lieferanten aus.

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ERP-Vorteile: Behalten Sie Ihre Geschäftsausgaben im Blick

Ein weiterer positiver Effekt des ERP-Systems: Sie bekommen einen viel besseren Blick für die Entwicklung Ihres Unternehmens. Berichte über Verkaufszahlen oder Monatsstatistiken helfen Ihnen dabei, Entscheidungen über Investitionen zu treffen – anstatt ins Blaue hinein zu agieren. Mit diesem Wissen können Sie mithilfe des Systems Prognosen für die Zukunft erstellen. Diese integrierten Forecasts dienen dazu, Ihnen die Einschätzung der zukünftigen wirtschaftlichen Entwicklung und deren Auswirkung auf Ihr Unternehmen zu erleichtern. Somit haben Sie immer einen guten Überblick über entstandene Kosten und erwirtschaftete Umsätze.

Starten Sie noch heute durch!

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Darum lohnen sich Online-Präsentationen

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Wenig hilft einer Entscheidung so sehr auf die Sprünge wie das persönliche Testen eines Gutes. Das haben inzwischen auch viele Software-Anbieter erkannt und bieten an, Demoversionen Ihrer Produkte herunterzuladen – frei nach dem Motto: „digitales Probefahren“. Auch TimeLine Neo stellt Interessenten einen kostenfreien Demo-Download zur Verfügung. Doch ist das allein der Weisheit letzter Schluss?

Der Softwaremarkt ist an Mannigfaltigkeit kaum zu überbieten – alleine die ERP-Branche umfasst in Deutschland über 300 Unternehmen. Im Bereich der Warenwirtschaft, ERP, CRM und PPS sind die Möglichkeiten daher zahlreich. Für den Anwender wird es zunehmend schwieriger, sich im Software-Dschungel zurecht zu finden; nicht zuletzt durch Funktionalitäten, die sich effektiv nur in Nuancen voneinander unterscheiden. Doch Effektivität ist nicht gleich Effizienz. Es bedarf demnach eines Systems, das nicht nur das Ziel aufzeigt, sondern auch die Herangehensweise.

Digitales-Probefahren

Vier gute Gründe

Ausgehend von diesem Gedanken bieten wir Ihnen, neben der Software-Demo, die Gelegenheit alltäglich anfallenden Anforderungen Ihres Unternehmens im Zuge einer Online-Präsentation gemeinsam in TimeLine Neo durchzuspielen. Welche Vorteile haben Sie davon?

  1. Moderiertes Entdecken: Gleich wie intuitiv eine Software zu handhaben ist, den Mehrwert erkennt man in der Regel sobald sich Routine einstellt. Wir simulieren gemeinsam mit Ihnen Routineabläufe und zeigen Ihnen auf, welche Potentiale in TimeLine Neo schlummern.
  2. Flexibles Erleben: In TimeLine Neo führen mehrere Wege ans Ziel. Das lässt Sie langfristig Ihre eigenen Workflows definieren – ohne starre Leitplanken. Lassen Sie sich durch uns inspirieren.
  3. Konstruktives Testen: Die Entscheidung für oder wider eine ERP-Software sollte keine Einbahnstraße sein. Gemeinsam erarbeiten wir für Ihre Anforderungen Lösungswege und vertiefen uns mit Ihnen auch in schwierige Themen. Es gibt für alles ein Pflaster.
  4. Persönliches Kennenlernen: Sie entscheiden sich nicht nur für eine Software-Lösung, sondern auch für die Menschen dahinter. Wir finden, das ist ein sehr guter Grund, sich miteinander zu beschäftigen.

Der erste Kontakt

Bereits Amos Bronson Alcott (1799-1888) sagte: „Viele können argumentieren – wenige ein Gespräch führen.“ Das finden wir auch und bieten Ihnen gerne den Dialog an. Alles was Sie dafür benötigen, ist das kostenlos erhältliche Programm TeamViewer und eine Stunde Zeit. Den Downloadlink für TeamViewer finden Sie hier.

Wenn Sie mehr über die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

Was bedeutet ERP?

Der etwas andere Erklärungsversuch

Ein guter Professor, so heißt es, kann die Grundlagen der theoretischen Physik auf einem Bierdeckel erklären. Wir betrachten ein ähnliches Beispiel, ersetzen jedoch die Physik mit einem ERP-System und den Bierdeckel mit einer Supermarkt-Filiale. Den Professor mimt dieser Blog-Beitrag. Wir nehmen Sie mit auf eine Reise durch die Weiten der Einkaufsregale und starten einen Erklärungsversuch der etwas anderen Art.

Am Anfang jedweder Erklärungsversuche steht ein Wissbegieriger. Gemäß dem Fall, dass Sie eingefleischter Kenner von ERP-Software sind, quasi ein ERP-Sommelier, so dürfen Sie diesen Blog-Beitrag mit gutem Gefühl überspringen und sich dem nächsten Eintrag widmen – oder Sie bleiben und holen sich die tägliche Portion Bestätigung. Dieser Blog-Beitrag nimmt sich all jenen an, für die ERP (noch) eine grüne Wiese ist.

 

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Der Schritt durch die gläserne Schiebetür

Der Einstieg in ein ERP-Programm sollte zwar grundsätzlich so einfach sein, wie der Weg in die Supermarkt-Filiale, überstürzen sollte man aber nichts. In unserem Beispiel lässt sich dies gut mit der Gleichung

darstellen. Die Entscheidung für oder wider sollte demnach gut überlegt und nicht überhastet sein, sonst kracht es. Als Entscheidungshilfe verschicken wir zwar keine Geschmacks- oder Duftpröbchen, bieten Ihnen dafür jedoch einen kostenlosen Demo-Download an.

Die Verkaufsfläche

Stellen Sie sich Ihr Unternehmen als Verkaufsfläche im Supermarkt mit vielen Produkten vor. Das ERP-System steht für die Regale und bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Artikel nachvollziehbar und organisiert abzulegen. Steht zu wenig Marmelade im Regal? Sind die Rigatoni wieder vergriffen? Das ERP-System gibt Ihnen frühzeitig Auskunft und ermöglicht Ihnen eine planbare Artikelorganisation. Ob mit Serien- oder Chargennummer, First In – First Out (FiFo) oder Last In – First out (LiFo) – neben dem Genie, beherrscht das ERP-System das Chaos. Für die besonders Wissbegierigen, gibt es hier einen kurzen Zusatz-Exkurs.

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An der Fleischtheke

Auf Ihrer Einkaufsliste steht Cordon Bleu. Das ist bekanntlich Französisch und heißt so viel wie „blaues Band“. Formidable – aber wie steht es mit dessen Zusammensetzung? Hier bauen wir die Brücke zu den Produktionsplanungsprozessen innerhalb eines ERP-Systems.

Waren werden verarbeitet, veredelt und gegebenenfalls aus verschiedenen Bestandteilen zusammengesetzt. So auch bei unserem Cordon Bleu. Folgen wir unserer Metapher, so bietet das ERP-System dabei die Plattform für die Steuerung und Kontrolle sämtlicher Produktionsprozesse. Es zeigt mir demnach an, zu welchem Verhältnis Schinken, Käse und Schnitzel zueinanderstehen und gibt mir die Panade direkt mit in der Stückliste an. Dank der Produktionsplanung lässt sich transparent steuern und nachvollziehen was (Cordon Bleu), wo (an der Fleischtheke 2) und von wem (Metzgermeister Koch) produziert wird, wurde oder werden muss. Noch Fragen zur digitalen Fleischtheke? Hier gibt es Antworten.

Hinter den Kulissen

Supermärkte arbeiten in der Regel mit der Lagerart „FeFo“ (First Expired – First out), sortiert wird also nach Verderblichkeit. ERP-Systeme bieten die Möglichkeit, die Lagerhaltung nach persönlichem Gusto zu organisieren – Inventur der Lagerinhalte inklusive.

Damit Sie beim Einkaufen bloß nicht auf dem Trockenen sitzen, wird die Beschaffung neuer Artikel durchlaufend überwacht. Ob Marmelade oder Rigatoni, mit dem „Material Requirements Planning“ (MRP) lässt sich im ERP-System ohne großen Aufwand Einkaufs- und/oder Produktionsbedarf für Mindestbestände, Kundenbestellungen und mit den Lieferanten vereinbarte Losgrößen ermitteln. So ist das Lager stets nur mit dem gefüllt, was auch wirklich benötigt wird.

Zurück zur Fleischtheke. Metzgermeister Koch hätte zur Europameisterschaft nämlich gerne Urlaub. Damit Sie nicht an einer unbesetzten Theke stehen, gibt es die Personaleinsatzplanung (PEP) im ERP-System. Urlaub, Krankheit, Schichteinsatz – mit PEP lässt sich ein reibungsloser Ablauf gewährleisten. Das gemeinsame Grillen mit den Bekannten ist also gerettet.

Endspurt an der Kasse

Die Kasse steht für den Verkauf innerhalb eines ERP-Systems. Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen oder Gutschriften – ein ERP-System bietet eine umfassende Unterstützung der alltäglichen Verkaufsprozesse. Offene Posten und deren Ausgleich durch die Zahlung des Kunden können jederzeit abgerufen werden.

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Wussten Sie, dass der Kassenbon gleichzeitig Rechnung und Lieferschein darstellt? Hier spricht man von einer Direktfaktura. Das spart Zeit und Geld, verschont Sie aber nicht davon, regelmäßig den Bon Ihres Vorgängers aus dem Einkaufswagen zu fischen. Damit Sie den Überblick über Ihren eigenen Bon nicht verlieren, könnten Sie zuhause auf ein Haushaltsbuch zurückgreifen. Im ERP-System erledigt dies das digitale Dokumentenmanagement (DMS). Kurz eingescannt und schon haben Sie alle relevanten Unterlagen jederzeit griffbereit – so einfach kann Ordnung sein.

Noch Fragen zu ERP?

Der Einkauf ist bezahlt und Ihr Kopf mittlerweile voll und so langsam wird Ihnen bewusst, dass dieser Blog-Beitrag wohl kaum auf einen Bierdeckel gepasst hätte. Da kommt der Ausgang gerade rechtzeitig! Wenn alles gut gegangen ist, stehen Sie nun nicht mehr auf einer grünen Wiese.

Wenn Sie mehr zum Thema ERP oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

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