Das ERP-System für kleine Unternehmen – So schaffen Sie Insellösungen ab
Fast alle großen Unternehmen nutzen heutzutage eine ERP-Software mit integrierten ERP-Funktionen. In kleinen und mittelständischen Unternehmen ist dies jedoch noch nicht besonders verbreitet: Um den Alltag zu organisieren, nutzen sie viele unterschiedliche Programme. Die Rede ist von sogenannten Insellösungen. Vielleicht kommt Ihnen die ein oder andere Situation bekannt vor: Sie nutzen Word, um Angebote zu schreiben oder externe Tools wie einen „Urlaubsplaner“. Kalkulationen führen Sie in Excel oder Project durch, was meist mit einem hohen manuellen Aufwand verbunden ist. Insellösungen sind oftmals ein fester Bestandteil der IT-Landschaft und reichen anfänglich grundsätzlich aus. Zudem können Sie meist kostenfrei über die Programme verfügen und lassen sich problemlos bedienen – allerdings nur bis zu einer gewissen Unternehmensgröße.
Wenn das Unternehmen wächst und die Aufgaben sich wandeln, kommt die IT-Infrastruktur dahinter oft nicht mehr so recht mit. Vor allem dann sind Insellösungen kontraproduktiv und echte Zeitfresser. Es gibt keine einheitliche Datenbasis und wertvolle Informationen sind über die Abteilungen hinweg verstreut. Irgendwann weiß niemand mehr so genau, welche Daten wirklich aktuell sind. Weiterhin sind zur gemeinsamen Kommunikation der Programme Schnittstellen notwendig. Diese sind aber meist kostspielig und übertragen nur einen Teil der Daten. Außerdem unterliegen viele Tools verschiedener Lizenzmodelle, einem gewissen Funktionsumfang und Wartungsarbeiten. Mit anderen Worten: Insellösungen sind zeit- und somit auch kostenintensiv – vor allem, wenn neue Betriebssystemupdates erscheinen. Die Weiterentwicklung dieser Tools ist nicht zwangsläufig gesichert.
Warum sich das Einsetzen einer integrierten ERP-Lösung für kleine Unternehmen lohnt
ERP-Komplettlösungen sind heutzutage nicht mehr wegzudenken. Geschäftsprozesse werden optimiert, organisatorische Abläufe und Strukturen verbessert und den Unternehmens- und Marktveränderungen immer schneller angepasst. Mehr und mehr Unternehmen setzen sie ein und bemühen sich um eine einheitliche und wirtschaftliche IT-Infrastruktur. Dabei bietet Ihrem Unternehmen der Einsatz einer ERP-Lösung durchaus eine ganze Reihe von Vorteilen. Im Idealfall bilden sie alle benötigten Funktionsbereiche Ihres Unternehmens in einem einzigen System ab – mit bereits integrierten ERP-Funktionen. Nachfolgend ein paar der wesentlichen Vorteile im Überblick:
Unsere ERP-Funktionen: Datenpflege leicht gemacht
Regulär bildet ein ERP-System die folgenden Funktionen eines Unternehmens ab:
- Beschaffung
- Produktion
- Materialwirtschaft
- Kunden-Beziehungs-Management (sogenanntes CRM)
- Personalwesen
- Finanz- und Rechnungswesen
- Controlling
Diese ERP-Funktionen sind über eine gemeinsame Datenbasis miteinander verbunden und kommunizieren untereinander. Sie haben somit stets einen guten Überblick über Ihr Unternehmen und die Kommunikation über sämtliche Unternehmensebenen ist ermöglicht.
Keine Schnittstellen, keine Datenverluste, kein doppelter Pflegeaufwand – mit ERP-Funktionen
Eine Software statt mehrere unterschiedliche Programme, das schont die IT-Kosten – und die Nerven. Durch den Einsatz eines ERP-Systems haben alle Mitarbeiter Zugriff auf die Daten – egal aus welcher Abteilung oder von welchem Standort. So arbeiten Sie viel effizienter, denn Ihre Daten erfassen Sie nur ein einziges Mal. Sie können immer mit gutem Gewissen davon ausgehen, dass Ihre Daten auf dem aktuellsten Stand sind. Infolgedessen ist der Informationsfluss eines Geschäftsprozesses erheblich verbessert. Nichts geht verloren, nichts wird vergessen – ein reibungsloser Betriebsablauf. Die gleichen Vorteile spiegeln sich bei der Datensicherung, Aktualisierung und Wartung wider.
Alle ERP-Funktionen in einem System: Nur ein Lizenzmodell, welches gewartet werden muss
Wenn Sie mit nur einem zentralen Programm arbeiten, müssen Sie natürlich auch nur ein Programm warten. Zeit und Kosten werden sich für Sie somit stark reduzieren. Durch regelmäßige Updates können Sie immer mit einer aktuellen Version der ERP-Software arbeiten und von neuen ERP-Funktionen profitieren. Mit einem ERP-System haben Sie eine Lösung, die sich Ihren Bedürfnissen anpasst.
Der richtige Zeitpunkt, um Insellösungen loszuwerden
Die Integration einer ERP-Lösung in Ihrem Unternehmen sollten Sie schon von Anfang an in Betracht ziehen. Zwar sind die meisten Prozesse in der Anfangsphase noch überschaubar – aber das ändert sich schnell. Denn Ihre Excel-Tabellen werden immer unhandlicher. Lassen Sie Ihre Daten frühzeitig in ein zentrales System mit ERP-Funktionen laufen – so haben Sie von Anfang an einen guten Überblick über diese. Bereits ab zwei bis drei PC-Arbeitsplätzen kann sich der Einsatz einer Komplettlösung für Sie lohnen. Wenn Sie rechtzeitig mit der Stammdatenpflege anfangen, schaffen Sie eine gute Basis für Ihr Unternehmenswachstum.
Entscheidungen nicht abwarten – gleich loslegen!
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