Egal ob Sie ein kleines Unternehmen führen oder einen Großkonzern leiten, die Finanzbuchhaltung ist für jedes Unternehmen ein besonders wichtiges Thema. Schon allein deswegen, weil sie vom Gesetzgeber stark reglementiert ist. Um Probleme mit Steuerbehörden oder anderen Institutionen zu vermeiden, ist es deshalb wichtig, alle relevanten Daten, Belege und Nachweise ordnungsgemäß zu verwalten. Dafür gibt es verschiedene Methoden. Welche dies sind, was Finanz- und Rechnungswesen eigentlich genau bedeutet und welche Vorteile Ihnen ein ERP-System mit integrierter Finanzbuchhaltung bietet, erfahren Sie in diesem Beitrag.

WAS BEDEUTET FINANZ- UND RECHNUNGSWESEN EIGENTLICH?

Manchmal kommt es im Alltag vor, dass man über gewisse Themen oder Begriffe stolpert, von denen man zwar grob weiß was sie bedeuten, sie aber im Grunde nicht ganz versteht oder erklären kann. Das Finanz- und Rechnungswesen zählt für einige Menschen sicher auch dazu. Als erstes sollten Sie wissen, dass das Finanzwesen und das Rechnungswesen getrennt voneinander zu betrachten sind.

Finanzwesen

Das Finanzwesen umfasst alle wirtschaftlichen Bereiche, die sich in irgendeiner Form mit Finanzen beschäftigen. Es setzt sich aus fünf Teilbereichen zusammen:

• Finanzwirtschaft (Beschaffung von Eigen- und Fremdkapital)
• Rechnungswesen (Erfassung und Überwachung aller Geld- und Leistungsströme)
• Liquiditätssicherung (Sicherstellung von ausreichend Finanzmitteln)
• Treasury (Aufbau von Sicherheiten, um finanzielle Risiken im Krisenfall zu minimieren)
• Controlling (Planung, Steuerung und Kontrolle aller Unternehmensbereiche)

Man unterscheidet außerdem das öffentliche und das private Finanzwesen.

Öffentliches Finanzwesen

Das öffentliche Finanzwesen regelt, auf welche Weise die öffentliche Hand (Bund, Länder und Gemeinden) Finanzmittel, die sie zur Erfüllung öffentlicher Aufgaben benötigt, aufbringt, verwaltet und einsetzt.

Privates Finanzwesen

Das private Finanzwesen befasst sich, wie der Name schon sagt, mit den Finanzen von Privatpersonen. Dazu zählen neben Geldanlagen, Aktien, Börse oder Bankgeschäften auch Steuern und Versicherungen.

Rechnungswesen

Wie bereits erwähnt, ist das Rechnungswesen ein Teilbereich des Finanzwesens. Es setzt sich aus den Bereichen Finanzbuchhaltung (externes Rechnungswesen), Controlling (internes Rechnungswesen), Statistik und Planung zusammen. Alle unternehmerischen Abläufe, darunter sämtliche Geld- und Leistungsströme, werden im Rechnungswesen erfasst und kontrolliert. Sowohl Vorgänge die nach außen gerichtet sind, als auch jene die sich innerhalb des Unternehmens abspielen. Daten, die Sie für die Planung und Steuerung benötigen, können Sie ebenfalls im Rechnungswesen dokumentieren. Das Rechnungswesen wird in zwei Kategorien unterteilt:

Externes Rechnungswesen

Das externe Rechnungswesen befasst sich mit allen Vorgängen, die die Vergangenheit betreffen. Der Gesetzgeber verlangt, dass ein Unternehmen gewisse interne Daten freigibt, um die finanzielle Situation des Unternehmens bewerten zu können. Deshalb ist jedes Unternehmen verpflichtet, einmal im Jahr einen Jahresabschluss inklusive Bilanz zu erstellen. Dafür werden sämtliche Ein- und Auszahlungen, Werte von Geldanlagen oder auch Kredite sachlich und chronologisch erfasst. Die daraus entstehenden Informationen über die Vermögens- und Ertragslage des Unternehmens werden anschließend an die Öffentlichkeit gegeben, also unter anderem an das Finanzamt, Anleger, Banken oder auch Lieferanten.

Internes Rechnungswesen

Das interne Rechnungswesen hingegen kalkuliert alle zukünftigen Kosten und Leistungen, um damit Unternehmensprozesse zu planen und zu steuern. Alle Informationen die sich auf Prozesse, Leistungen und Profite des Unternehmens beziehen, werden erfasst, dokumentiert und verarbeitet. Auf Grundlage dieser Daten werden anschließend unternehmensinterne Entscheidungen getroffen, mit dem Ziel, den Unternehmenserfolg zu maximieren. Dies ist ein wichtiger Bereich, denn so kann die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens beurteilt werden. Hohe Kosten oder auf der anderen Seite auch besonders ertragreiche Unternehmensbereiche, werden so schnell sichtbar.

FINANZBUCHHALTUNG UND ERP

Zugegeben, wenn es darum geht, eine geeignete Lösung für die Finanzbuchhaltung zu finden, denkt man vielleicht nicht als Erstes an den Einsatz eines ERP-Systems. Dieses bringt man zunächst vermutlich eher mit der Planung und Steuerung von Ressourcen, sowie deren Optimierung in Verbindung. Heutzutage können ERP-Systeme aber weitaus mehr. Das Finanz- und Rechnungswesen beispielsweise gehört mittlerweile zu den Standardfunktionen vieler moderner ERP-Lösungen. Beim Auswahlprozess schenken viele Entscheider dieser Funktion allerdings keine allzu große Beachtung – ein Fehler, denn in diesem Bereich verschenken viele mittelständische Unternehmen noch großes Potenzial. Es gibt verschiedene Möglichkeiten die Finanzbuchhaltung zu bewältigen. Welche Sie am besten nutzen sollten, kommt ganz darauf an, ob Sie lediglich den reinen Pflichtteil abwickeln wollen oder die Informationen nutzen möchten, um damit das gesamte Unternehmen besser im Blick zu haben.

ERP-System ohne Buchhaltung

Kleine Unternehmen nutzen ein ERP-System oft hauptsächlich für die Materialwirtschaft und den Verkauf. Rechnungen und Belege geben sie an den Steuerberater ab, da Zeit sowie qualifiziertes Personal oft fehlt. Der Nachteil hier ist, dass ein Steuerberater recht kostenintensiv ist und der Überblick über wichtige Kennzahlen des Unternehmens oft fehlt.

ERP-System mit Schnittstelle zur Buchhaltung

Diese Methode wird häufig von Unternehmen genutzt, deren ERP-System entweder kein zusätzliches Modul für die Finanzbuchhaltung bietet oder die bereits mit einer Buchhaltungssoftware arbeiten und sich von dieser nicht trennen möchten. Alle Bewegungen aus Ein- und Verkäufen werden hier aus dem ERP-System über die Schnittstelle zur Buchhaltungssoftware übertragen. Aber auch diese Methode hat ihre Nachteile. Sie benötigen geschultes Personal in der Buchhaltung und der Datenaustausch an der Schnittstelle erfolgt oft mit einem zeitlichen Versatz, was dazu führen kann, dass die Daten nicht immer aktuell sind. Außerdem birgt der Einsatz von mehreren Systemen immer ein Risiko. Bei Übertragungen oder der Eingabe von Daten können leicht Fehler entstehen. Dies verfälscht natürlich die Ergebnisse, was gerade in der Buchhaltung ein Problem ist.

ERP-SYSTEM MIT INTEGRIERTER FINANZBUCHHALTUNG

Bei dieser Methode sind zunächst einige Einrichtungen bei Artikeln, Kunden und Lieferanten notwendig, damit Sie alle Aufwände und Erlöse richtig verbuchen können. Die Bewegungen aus Ein- und Verkäufen schlagen sich dann aber automatisch in der Buchhaltung nieder. Alle anderen Aufwände, die nicht aus Ein- oder Verkäufen resultieren, wie beispielsweise Miete, Strom und Telefon werden durch Soll- und Haben Buchungen erfasst. Behördenmeldungen können Sie direkt im Programm erstellen.

Vorteile einer integrierten Finanzbuchhaltung

Ein ERP-System mit integrierter Finanzbuchhaltung bietet Ihnen einige Vorteile. Diese Methode ermöglicht beispielsweise tiefergehende Auswertungen, da alle Daten an einer zentralen Stelle abgelegt sind.

Zentrale Datenbasis

Ein ERP-System führt alle wichtigen Daten aus den unterschiedlichsten Unternehmensbereichen zusammen. Die Buchhaltung hingegen verbringt viel Zeit damit, Informationen zu sammeln und Belege zu verwalten. Beide Bereiche sind auf qualitativ hochwertige und einheitliche Daten angewiesen. Der große Vorteil eines ERP-Systems mit integrierter Finanzbuchhaltung ist, dass es auch nur einen zentralen Datenpool gibt, den Sie pflegen müssen. Von dieser Funktion profitiert natürlich auch die Buchhaltung. Als Teil der ERP-Infrastruktur ist die Finanzbuchhaltung mit anderen Bereichen des Unternehmens verbunden. Viele Informationen, die die Buchhaltung benötigt, sind oft schon Teil des Datenbestandes eines ERP-Systems.

Datenaustausch mit anderen Abteilungen

Daten, die Sie einmal erfasst haben, können Sie einfach übernehmen und in anderen Bereichen verwenden, ergänzen und auswerten. Durch eine integrierte Zeiterfassung kann die Personalabteilung beispielsweise einsehen, welcher Mitarbeiter wann gearbeitet hat. Die Buchhaltung kann auf diese Daten zugreifen und die Lohnabwicklung viel effizienter gestalten. Doppelerfassungen entfallen ganz und der Pflegeaufwand ist deutlich reduziert. Durch Verzicht auf eine Schnittstelle entfällt außerdem ein Risikofaktor. Die Buchhaltung hat somit weniger Arbeit und gleichzeitig verbessert sich die Auskunftsfähigkeit des Unternehmens.

Hohe Qualität des Datenbestands

Es gibt einige Funktionen die dabei helfen, eine hohe Qualität des Datenbestands zu gewährleisten. So werden doppelte Einträge automatisch bereinigt und eingegebene Daten auf logische Zusammenhänge und Plausibilität überprüft. Außerdem werden die Daten in Echtzeit aktualisiert, die Buchungen sind also jederzeit auf dem aktuellsten Stand.

Automatisierte Prozesse

Ein weiterer Vorteil ist, dass ein ERP-System einen großen Teil der notwendigen Arbeitsschritte eigenständig erledigen kann. Für die Buchhaltung ist es wichtig, dass Zahlungsströme aus Ein- und Verkäufen richtig zugeordnet werden. Wird die Buchhaltung über ein ERP-System abgewickelt, können Kunden- und Lieferantendaten automatisch bezogen werden. Ein- und Ausgangsrechnungen werden dann automatisch erstellt, den richtigen Konten zugeordnet und verbucht. Außerdem stehen die in der Buchhaltung hinterlegten Informationen auch Nutzern aus anderen Unternehmensbereichen zur Verfügung.

Einheitliche Schnittstelle

Die Anwender des ERP-Systems haben eine einheitliche Benutzerschnittstelle. Das heißt, sie benötigen auch nur ein Kennwort um in verschiedenen Bereichen arbeiten zu können. Dies vereinfacht nicht nur die tägliche Arbeit, sondern ist auch insbesondere für die Sicherung der Daten sinnvoll.

Einfache Datenübertragung an Steuerbehörden

Seit 2015 regelt die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) die Aufbewahrung und Verarbeitung steuerrelevanter, elektronischer Daten. Unternehmen die ihre Buchhaltung digital abwickeln, müssen laut GoBD einige Vorgaben erfüllen. So müssen Buchungen beispielsweise innerhalb einer bestimmter Frist erfolgen. Elektronische Aufzeichnungen, Belege und Buchungen müssen Sie außerdem unter Berücksichtigung des geltenden Datenschutzrechts aufbewahren und Steuerbehörden müssen Zugriffsrechte eingeräumt werden. Ein modernes ERP-System mit integrierter Finanzbuchhaltung bietet in diesem Zusammenhang einige Funktionen, die von Vorteil sind. Dokumente können Sie beispielsweise schnell und unkompliziert elektronisch erfassen und archivieren. Zeitgerechte Buchungen sind teilweise durch Automatismen lösbar und durch die DSGVO ist eine sichere Datenspeicherung Standard in jedem ERP-System. Auch bezüglich der Zugriffsmöglichkeit für Steuerbehörden gibt es eine Lösung: Sie können ganz einfach einen User mit eingeschränkten Leserechten anlegen.

FAZIT

Jedes Unternehmen ist anders und es gibt keine allgemeingültige Lösung, die für alle zu empfehlen ist. Die Anforderungen an Transparenz, Aktualität und Qualität der betriebswirtschaftlichen Daten steigen jedoch stetig an und ab einer gewissen Unternehmensgröße ist der Einsatz eines ERP-Systems mit integrierter Finanzbuchhaltung durchaus sinnvoll. Gerade dann, wenn man die Daten nicht nur aus steuerlichen Gründen nutzen, sondern auch sein Unternehmen und dessen Kennzahlen genauestens kennen und analysieren möchte. Allerdings sollten Sie nicht außer Acht lassen, dass dies auch immer geschultes Personal in der Buchhaltung erfordert.

Wenn Sie mehr zum Thema integrierte Finanzbuchhaltung oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir helfen Ihnen gerne weiter und freuen uns auf Sie!