Das ERP-System ist in vielen Unternehmen das Herzstück, um das sich alles dreht. „Never change a running system“ lautet deshalb vielerorts die Devise, wenn es um die eingesetzte Software geht – selbst wenn diese mittlerweile veraltet oder zu klein geworden ist. Die Abläufe und Strukturen im Unternehmen entwickeln sich jedoch stetig weiter. Das anfallende Tagesgeschäft lässt sich ohne eine unterstützende Software nur schwer managen. ERP-Systeme sind deshalb oft viele Jahre im Einsatz. Besonders alteingesessene Mitarbeiter sträuben sich häufig dagegen, es durch eine moderne Lösung zu ersetzen. Durch ein veraltetes ERP-System entstehen Ihrem Unternehmen jedoch oftmals Wettbewerbsnachteile. Wieso? Meistens kann die Software die Anforderungen nicht mehr richtig erfüllen. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Warnsignale auf eine veraltete ERP-Software hindeuten. Und wann es für Sie an der Zeit ist, über einen ERP-Wechsel nachzudenken.

Gründe für einen ERP-Wechsel

Aller Anfang ist Unzufriedenheit. Betrieb und Wartung einer ERP-Software waren in der Vergangenheit aufwendig. Viele Unternehmen nehmen daher lieber die Nachteile in Kauf, anstatt die Software zu optimieren – oder eine neue Lösung einzuführen. Meistens denken Unternehmen erst über einen ERP-Wechsel nach, wenn Sie mit der bisherigen Lösung nicht mehr zufrieden sind. Aber wie äußert sich das? Eine bestehende, veraltete Software erkennt man in erster Linie an mangelnder Transparenz sowie fehlenden Funktionalitäten und Flexibilität. Die Software lässt sich nur geringfügig anpassen und einfache Erweiterungen sind oft nicht möglich. Dadurch werden immer mehr Insellösungen eingesetzt: Dabei nehmen der Pflegeaufwand und auch die Kosten für Instandhaltung und Wartung immens zu.

Regelmäßige Nutzung von Excel: ERP-Wechsel sinnvoll?

Das wohl eindeutigste Anzeichen dafür, dass Sie ein veraltetes ERP-System verwenden, ist die regelmäßige Nutzung von Excel. Exportieren Sie beispielsweise Daten aus einem System und importieren diese auf Basis von Tabellen in ein anderes? Werden wichtige Auswertungen aus unterschiedlichen Systemen immer wieder in Tabellen zusammengeführt, weil keine einheitliche Datenbasis existiert? Excel ist eines der am meisten verwendeten IT-Tools, da es leicht erlernbar und einfach bedienbar ist. Für eine bestmögliche Bewältigung der anfallenden Aufgaben im Tagesgeschäft ist Excel eher kontraproduktiv und die Nachteile überwiegen – ein ERP-Wechsel wäre also durchaus eine Idee.

Die Herausforderungen: Excel ist keine Datenbank, daraus entstehen viele Einschränkungen. Die Dateien liegen meistens auf lokalen Rechnern. Ist der Mitarbeiter mit dem letzten Datenstand gerade nicht im Büro, kann die Aktualität der Daten nicht gewährleistet werden. Das führt dazu, dass Daten häufig doppelt eingepflegt werden. Nachträgliche Änderungen müssen dann in allen Tabellen vorgenommen werden. Zudem ist das Programm fehleranfällig und Zugriffsrechte lassen sich nur schwer verwalten. Das Verwenden von Excel verursacht zwar keine weiteren Kosten, aber: Es werden Zeit- und Mitarbeiterressourcen beansprucht, die effektiver eingesetzt werden könnten. Überlegen Sie daher, ob ein ERP-Wechsel nicht doch Sinn macht!

Altes ERP-System? Geschwindigkeitsprobleme an der Tagesordnung

ERP-Update für mehr Effizienz – ja oder nein? Ein in die Jahre gekommenes ERP-System lässt sich auch durch Geschwindigkeitsprobleme feststellen. Diese werden oftmals erst bei umfangreichen Reports und Auswertungen sichtbar. Aber auch die tägliche Arbeit ist schnell von Wartezeiten geprägt. Auch wenn es jeweils nur kurze Unterbrechungen sind: Die Zeit summiert sich, in der ein Mitarbeiter nicht wertschöpfend eingesetzt werden kann. Ein Kostenfaktor, der besonders bei mehreren Nutzern schnell relevant wird. Ein langsames ERP-System ist außerdem ein negativer Faktor für die Mitarbeitermotivation. Auf lange Sicht wirkt sich ein ERP-Wechsel auch positiv auf die Produktivität der Mitarbeiter aus.

Eingeschränkter mobiler Zugriff – ERP-Update gefällig?

Die Kultur innerhalb vieler Unternehmen hat sich die letzten Jahre stark verändert. Homeoffice und Smart-Working sind hier nur zwei Beispiele. Haben Ihre Mitarbeiter keinen oder nur einen eingeschränkten mobilen Zugriff? Und müssen sich erst über Virtual Private Network (VPN) mit dem Unternehmensserver verbinden? Dann verwenden Sie wahrscheinlich noch ein altes ERP-System. Die Verbindung per VPN ist nicht mehr zeitgemäß, besonders wenn die Oberfläche nicht für mobile Endgeräte optimiert ist. Das Arbeiten von zu Hause oder unterwegs sollte für Ihre Mitarbeiter möglich sein, damit sie flexibel sind. Die Standartvoraussetzung für moderne ERP-Lösungen: ein mobiler Zugriff auf relevante Daten – zu jeder Zeit und von jedem Standort aus. Besonders für Ihren Kundendienst, den Vertrieb und die Geschäftsführung ist dies wichtig. Ein ERP-Wechsel ist hier also von großem Vorteil.

Alte ERP-Lösung optimieren oder ein neues System einführen?

Letztendlich liegt die Entscheidung für oder gegen ein neues ERP-System beim Unternehmer. Sind Sie sich nicht sicher, ob Sie ein neues System benötigen? Oder eine Optimierung und Anpassungen der alten Software vorerst ausreichen? Überprüfen Sie zunächst, ob Ihre ERP-Software auf dem aktuellsten Stand ist. Oftmals beinhalten Updates Funktionserweiterungen und Sicherheitsaktualisierungen. Weiterhin können durch ein Upgrade der Hardware oder Bereinigung und Modernisierung der Datenbank einige Probleme behoben werden – so läuft die Software wieder schneller. Diese Vorgehensweise funktioniert jedoch nicht mehr, wenn einzelne Funktionalitäten nicht mehr durch das ERP-System abgebildet werden können. Daher kommen Unternehmen irgendwann an den Punkt, wo nur noch die Einführung einer modernen Lösung sinnvoll ist. Wann lohnt sich ein ERP-Wechsel? Besonders dann, wenn die Geschäftsprozesse nicht mehr durch das ERP-System abgebildet werden können – und Office-Tools wie Excel vermehrt zum Einsatz kommen.

Mit der Implementierung einer auf Sie individuell abgestimmten Komplettlösung gehören bisher eingesetzte Insellösungen der Vergangenheit an. Denken Sie auch über einen ERP-Wechsel nach? Sie wollen mehr über die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren? Senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!