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Schlagwortarchiv für: Pflichtenheft

Pflichtenheft im ERP-Projekt – Kundenwünsche umsetzen

Praxistipp, Wissen ERP-Einführung

Die Erstellung eines Lasten- und Pflichtenhefts gehört in der Regel zu den obligatorischen Aufgaben vor einer ERP-Einführung. Zugegeben, die Erstellung dieser beiden Dokumente gehört nicht zu den beliebtesten Aufgaben im Rahmen eines ERP-Projekts. Die Ausarbeitung nimmt viel Zeit in Anspruch und bindet Ressourcen, die an anderer Stelle meist dringender benötigt werden. Zeitdruck oder die Auslastung von Kapazitäten sind sogar oft ein Grund dafür, auf die Erstellung gänzlich zu verzichten oder die Ausarbeitung nur sehr knapp und oberflächlich durchzuführen. Die Folgen dieser Herangehensweise zeigen sich oft erst im späteren Projektverlauf. Dabei sollten Sie insbesondere bei anspruchsvollen ERP-Projekten auf die Erstellung eines Pflichtenhefts nicht verzichten. Es hilft Ihnen dabei, die Umsetzung bestmöglich zu planen und somit Risiken im Projekt zu minimieren – um nur ein paar der Vorteile zu nennen. Warum es sinnvoll ist ein Pflichtenheft zu erstellen, was es beinhalten und worauf Sie sonst noch achten sollten, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Definition – Was ist ein Pflichtenheft?

Das Pflichtenheft ist ein Dokument, welches vom Auftragnehmer erstellt wird. Bei einem ERP-Projekt ist dies immer der ERP-Anbieter. Es basiert auf den Ausführungen, die der Auftraggeber, in diesem Fall der Kunde bzw. Interessent, im Lastenheft formuliert hat. In einem Pflichtenheft beschreibt der Anbieter, meist in sehr detaillierter Form, wie er die Anforderungen des Auftraggebers umsetzten möchte. Es enthält demnach eine konkrete Lösungsbeschreibung sowie ein ausführliches Arbeitskonzept und fest definierte Soll-Zustände, die im Vorhinein gemeinsam vereinbart wurden. Außerdem wird in diesem Dokument definiert, mit welchen technischen Möglichkeiten, Funktionen und Konfigurationen des ERP-Systems diese Soll-Zustände realisiert werden können. Kurzum, das „wie“ und „womit“ steht bei der Erstellung eines Pflichtenhefts besonders im Fokus. Es ist sozusagen der „Fahrplan“ für eine reibungslose Umsetzung und bildet ein Framework für den gesamten Projektverlauf.

projektteam-planung

Weiterhin dient der Inhalt des Pflichtenhefts als vertragliche Grundlage für die Zusammenarbeit zwischen Kunde und ERP-Anbieter und hat außerdem einen rechtsverbindlichen Status. Darüber hinaus dient es am Ende des Projekts als Abnahme-Kriterium für die implementierte ERP-Lösung. Sie sehen also – das Pflichtenheft hat durchaus seine Daseinsberechtigung. Es kommt immer wieder vor, dass die Begriffe Lastenheft und Pflichtenheft synonym verwendet werden, was nicht selten zu Missverständnissen und Verwechslungen führt. Tatsächlich ist es rein rechtlich gesehen sogar besonders wichtig, in welchem der beiden Dokumente etwas festgehalten wurde. Hält sich einer der beiden Parteien nicht an vorher vereinbarte Inhalte, können sich Kunde und ERP-Anbieter jederzeit auf die schriftlichen Vereinbarungen aus dem Pflichtenheft stützen. Wichtig in dem Zusammenhang zu wissen ist, dass alle zuvor besprochenen Absprachen zwischen Kunde und ERP-Anbieter durch das Pflichtenheft ihre Gültigkeit verlieren, sofern nichts Gegenteiliges in diesem vermerkt wurde.

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Welche Vorteile hat ein Pflichtenheft?

Ein Pflichtenheft kommt eigentlich immer dann zum Einsatz, wenn es einen Auftraggeber und einen Auftragnehmer gibt. Gerade bei sehr umfangreichen Projekten ist es besonders hilfreich. Neben der rechtlichen Sicherheit, die es beiden Parteien bietet, hat es drei weitere große Vorteile:

Planungssicherheit für Kunde und ERP-Anbieter

Durch die sehr genaue Dokumentation der Soll-Zustände und der dazu notwendigen Arbeitsschritte, sind sich sowohl Kunde als auch ERP-Anbieter zu jeder Zeit über den Projektablauf im Klaren. Die Einhaltung von Fristen ist so weitestgehend gewährleistet. Außerdem wissen beide Parteien zu welchem Zeitpunkt das Projekt voraussichtlich abgeschlossen sein wird und können dementsprechend planen. Aber nicht nur das – es hilft auch dabei, das Budget im Auge zu behalten. Jede Anpassung hat eine Auswirkung auf die Kosten und so kann verhindert werden, dass diese aus dem Ruder laufen. Der Auftraggeber weiß also genau, was er für sein Geld bekommt und der Auftragnehmer kann seine Aufwände sicher kalkulieren.

projektteam-meeting-pflichtenheft

Transparente Abläufe

Durch die ausführliche schriftliche Formulierung der Lösungsansätze wird der gesamte Weg bis zum Go-Live transparent. Alle Beteiligten wissen zu jeder Zeit, an welchem Punkt der Umsetzung sie sich derzeit befinden und welche weiteren Schritte bis zum Projekt-Abschluss noch notwendig sind.

Weniger Nachverhandlungen

Ein sauber ausgearbeitetes Pflichtenheft erspart in erster Linie auch nervenaufreibende Nachverhandlungen und Diskussionen. Wie bereits erwähnt, können sich sowohl Kunde als auch ERP-Anbieter jederzeit auf die im Dokument vereinbarten Punkte stützen – was nicht im Pflichtenheft steht, gehört auch nicht zum Lieferumfang. Für alle nachträglichen Änderungswünsche wird ein Folgeantrag erstellt. Nachlieferungen, Änderungen, sowie das sogenannte „Scope Creep“ – ein unkontrolliertes Ausufern der Projektanforderungen während der Umsetzung – kann so ganz einfach vermieden werden.

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Ablauf – Vom Lastenheft zum Pflichtenheft

In der Regel ist es so, dass der Kunde bzw. Interessent das Lastenheft erstellt und im Rahmen eines ERP-Workshops besprechen eben dieser und der potenzielle ERP-Anbieter, welche Punkte wie umgesetzt werden können. Dafür gehen Interessent und Anbieter die einzelnen Punkte gemeinsam durch und der Anbieter legt fest, ob diese im Standard enthalten sind oder eine Anpassung notwendig ist. Bezüglich der aufgeführten Anforderungen aus dem Lastenheft erfolgt oft eine Beratung durch den ERP-Anbieter. Wenn eine Anforderung nicht sinnvoll erscheint oder eine zusätzliche Funktion bzw. Leistung in diesem Zusammenhang geeigneter wäre, macht dieser meist einen Gegenvorschlag. Das Pflichtenheft wird meist nach Abschluss der EPP-Auswahl und zu Beginn der Implementierungsphase erstellt. Bei TimeLine ist es so, dass das Pflichtenheft teilweise noch im Workshop oder kurz danach erstellt wird. Die mit dem Interessent besprochenen Punkte werden dafür dokumentiert und zusammengefasst.

projektteam-meeting

In der Regel benötigt der Projektleiter pro Workshop-Tag einen Tag für die Nachbereitung. Aus dem Pflichtenheft ergibt sich letztendlich der Aufwand, also wie teuer das ERP-Projekt am Ende wird. Es ist zwar die Grundlage für das Angebot, bedeutet aber nicht, dass der Auftrag auch erteilt wird. Zu diesem Zeitpunkt können noch andere Anbieter „im Spiel“ sein. Der Interessent kann dann entscheiden, ob die Konkurrenz vielleicht ein Angebot gemacht hat, welches mehr Funktionen bietet oder einfach besser zum Unternehmen passt. Bevor der Interessent eine Auswahl trifft, können noch Änderungen am Pflichtenheft vorgenommen werden. In dem Moment, wo der Interessent einen ERP-Anbieter auswählt, ist das Pflichtenheft Teil des Kaufvertrags und nicht mehr veränderbar. Der Interessent bestellt auf Basis des Pflichtenhefts und Sie treffen eine sogenannte Willensübereinkunft.

Was, wenn der Kunde noch Anpassungen vornehmen möchte?

Besonders bei großen Projekten ergeben sich im Laufe der Umsetzung oft noch unplanmäßige Änderungen. Wenn der Kunde im Nachhinein noch etwas revidieren möchte, ändert sich jedoch auch der Kaufvertrag. Bei jeder gewünschten Änderung entscheidet der ERP-Anbieter also, ob der genannte Punkt noch im Budget enthalten ist oder nicht. Ist dies nicht der Fall, wird ein zweites Angebot bzw. ein Folgeauftrag erstellt. Alles was über das Pflichtenheft hinausgeht ist ein Folgeauftrag. Der Stundensatz bleibt zwar gleich, der Kunde hat allerdings eine bessere Position bei Verhandlungen, wenn er von Anfang an mehr Leistung in Auftrag gibt und nicht im Nachhinein weitere Features nachbestellt.

Woran wird eine erfolgreiche Umsetzung gemessen?

Die Lizenzen werden nach Installation zusammen mit dem Kunden durchgegangen. Bezüglich der Anpassungen ist es so, dass diese nicht wie vielleicht vermutet ein Mal am Ende des Projekts geprüft werden. Es ist eher ein Prozess der laufend und kontinuierlich, zum Beispiel wöchentlich oder monatlich, durchgeführt und kontrolliert wird. Dies ist gleichzeitig auch ein Feedback für beide Seiten, ob man noch im Zeitplan liegt.

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Aufbau und Inhalt – Diese Punkte sollten in einem Pflichtenheft enthalten sein

Ein Pflichtenheft findet in den unterschiedlichsten Bereichen Anwendung, eine Standardisierung ist deshalb einfach nicht möglich. Es gibt keine Vorschrift oder rechtliche Norm, die beschreibt welche Inhalte ein Pflichtenheft vorweisen sollte, welche Strukturen es zu befolgen gilt oder wie ein Pflichtenheft generell auszusehen hat. Es gibt allerdings verschiedene Ansätze – in der Softwareentwicklung hat sich folgender Aufbau bewährt:

Einleitung

Es ist in jedem Fall empfehlenswert, die wichtigsten Eckdaten zu einem ERP-Projekt zusammenzufassen. Achten Sie also darauf, dass alle beteiligten Personen explizit benannt sind und das Projekt kurz beschrieben ist. Auch die Kommunikationswege sollten hier aufgeführt sein.

  • Wer ist an dem Projekt beteiligt?
    • Auftragnehmer und Auftraggeber,
    • Stakeholder,
    • Projektteam,
    • Ansprechpartner bei Fragen oder Problemen
  • Sind die Kommunikationswege aufgeführt?
  • Worum geht es in dem Projekt?
  • Wie soll das Endergebnis aussehen?
    • Beschreibung der Etappenziele,
    • Rahmenbedingungen
      • Festlegung von Terminen (Fertigstellung, Abnahme, Deployment)
  • Gegebenenfalls spezielle Besonderheiten des Projekts

Ziele und Nicht-Ziele des Projekts

Dass das Ziel des Projekts aufgeführt sein sollte, sollte eigentlich klar sein. Oft gibt es bei einer ERP-Einführung aber auch Punkte, die irgendwie am Rand des Projekts „andocken“. Deshalb kann es hilfreich sein, zusätzlich zu den Projektzielen auch die Nicht-Ziele zu definieren. Wenn explizit definiert ist, welche Bereiche zum Projekt gehören und welche nicht, können Diskussionen einfach vermieden werden. Durch die Formulierung von Nicht-Zielen werden die Grenzen des Projekts deutlicher und die „Grauzone“ kleiner. So erreichen Sie schnell Klarheit darüber, was in einem Projekt „In Scope“ und was „Out Of Scope“ ist.

  • Womit wird sich das Projekt befassen?
  • Womit wird sich das Projekt explizit nicht befassen?
  • Welche Probleme wird das Projekt lösen?

projektteam-pflichtenheft

Einsatzfeld und Produktumgebung

Auch der spätere Einsatzbereich sowie die Umgebung des Produkts sollten im Pflichtenheft angegeben sein. Dazu gehören unter anderem die Zielgruppe, Anwendungsbereiche, Geschäftsprozesse die beeinflusst werden oder auch die Betriebsbedingungen.

Funktionen

Achten Sie weiterhin darauf, dass alle Funktionen und Anwendungsfälle ausführlich beschrieben sind.

  • Wie und unter welchen Bedingungen läuft die Funktion?
  • Welchen Einfluss hat dies auf die weiteren Geschäftsprozesse?

Leistungen

Die Leistungen beschreiben die Anforderungen, die man an eine bestimmte Funktion hat. Dazu gehört zum Beispiel die Ausführungszeit oder Genauigkeit einer Berechnung. Achten Sie darauf, dass alle Leistungen aufgelistet sind.

Anforderungen an die Qualität

Weiterhin sollten die Qualitätsanforderungen zusammengefasst sein:

  • Welche Anforderungen stellen Sie an die Qualität?
  • Wie sieht die Qualitätssicherung, -kontrolle, -abnahme aus?

Um dies noch genauer zu spezifizieren, ist es sinnvoll bestimmten Merkmalen eine Qualitätsstufe zuzuordnen, wie zum Beispiel:

  • Änderbarkeit = nicht relevant
  • Effizienz = gut

Benutzeroberfläche

Hier sollten grundlegende Anforderungen zur Art des Layouts, der Dialogstruktur oder Zugriffsrechten aufgeführt sein.

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Sonstige und spezielle Anforderungen

Dazu gehören zum Beispiel die Dokumentation, Buchführung oder Sicherheitsanforderungen wie der Passwortschutz.

Technische Anforderungen

Hier sollte aufgelistet sein, welches technische Equipment für die Umsetzung benötigt wird. Sinnvoll ist eine Auflistung von Soft- und Hardwaresystemen, die für die Anwendung zu installieren sind. Dies ist unter anderem wichtig, um die Verfügbarkeit des Netzwerkanschlusses zu garantieren.

  • Welches Equipment benötigen Sie für welche Aufgabe?

Schnittstellen

Alle bereits bestehenden Systeme und Produkte sowie Schnittstellen sollten hier erfasst sein. Dies ist wichtig, um das Produkt mit allen anderen Anwendungen verknüpfen zu können. Bestehen vielleicht bereits projektbezogene Systeme und oder Produkte, die vom Auftragnehmer nicht mehr umgesetzt werden müssen?

Problemanalyse

Hier sollten die wichtigsten Probleme und vielleicht auch jene, die zu erwarten sind, zusammengefasst sein. Für die wahrscheinlichsten Probleme sollte ein Lösungsansatz parat stehen.

Projektentwicklung

Bei diesem Punkt sollte möglichst genau beschrieben sein, welche Schritte zu welchem Zeitpunkt geplant sind und wie das gesamte Projekt organisiert ist.

Tests und Abnahmebedingungen

Tests prüfen das Produkt vor Fertigstellung in Bezug auf Funktionen, Eigenschaften und Qualitätsmerkmale. Nach einem fehlerfreien Durchlauf kann das Produkt als fertiggestellt deklariert werden.

  • Welche Bedingungen müssen erfüllt sein?

Dies ist nur ein Beispiel dafür, wie ein Pflichtenheft aussehen kann. Manche Kriterien sind unabdingbar, andere sind wichtig aber nicht entscheidend. Wieder andere sind zwar wünschenswert, aber man kann auch darauf verzichten. Welche Features ein „musst have“ oder „nice to have“ sind, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Achten Sie nur darauf, dass diese auch klar als solche zu erkennen sind. Die einzelnen Punkte können in unterschiedlicher Detailtiefe verfasst sein, gerade die technischen Anforderungen sollten jedoch sehr detailliert beschrieben sein. Wichtig ist letztendlich, dass sich die Anforderungen aus dem Lastenheft mit den Ausführungen im Pflichtenheft decken und keine Interpretationsspielräume zurückbleiben. Das Pflichtenheft sollte gut beschrieben und dokumentiert sein, wenig Spielraum für Interpretationen zulassen, spezifisch sein, sowie eine nötige Aufwandseinschätzung enthalten. Als Faustregel gilt: Es sollte keine Fragen offen lassen und ein Außenstehender sollte verstehen, was damit gemeint ist.

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Worauf sollten Sie sonst noch achten?

Aus Kundensicht sollten Sie sich zunächst einmal etwas Zeit nehmen, das Pflichtenheft genau ansehen und es nicht einfach ungelesen durchwinken. Konzentrieren Sie sich besonders auf die Interpretation Ihrer Anforderungen und prüfen Sie, ob diese nach Ihren Wünschen umgesetzt wurden –  simpel, aber es erspart Ihnen später unter Umständen eine Menge Ärger. Weiterhin besteht bei der Erstellung des Lasten- und Pflichtenhefts immer die Gefahr, dass Sie den Ist-Zustand im Unternehmen beschönigt darstellen. Damit vergeben Sie die Chance, durch die Einführung des neuen Systems Verbesserungspotenziale auszuschöpfen. Nehmen Sie das ERP-Projekt als Anlass, Ihre Abläufe und Geschäftsprozesse kritisch zu durchleuchten – so schöpfen Sie die Potenziale besser aus.

projekt-meeting-pflichtenheft

Aus Sicht des ERP-Anbieters, ist es sinnvoll bei der Ausarbeitung etwas Zeit zu investieren, sich ausführlich mit dem Kunden abzustimmen und nichts ungeklärt zurückzulassen. Bleiben Fragen offen, suchen Sie nach einer Antwort und kommt es zu Engpässen, klären Sie dies zeitnah mit dem Kunden. Entscheidend ist, bei der Erstellung so genau und ausführlich wie nur möglich zu sein. Außerdem ist es ratsam, bei der Formulierung eine verständliche Sprache zu wählen und wenn möglich, auf Fachbegriffe zu verzichten. Viele verschiedene Personen lesen das Pflichtenheft – nicht alle haben ein tiefergehendes technisches Verständnis. Um komplexe Inhalte verständlich zu vermitteln, bieten sich zudem grafische Darstellungen an. Arbeiten Sie mit Diagrammen, Tabellen oder Mind-Maps, um die Wünsche des Kunden zu visualisieren und so verständlich wie möglich zu machen.

Fazit

Die Erstellung eines Pflichtenhefts ist ein notwendiger Schritt, um die Risiken in einem ERP-Projekt zu minimieren. Es dient zum einen dazu, die im Lastenheft aufgeführten Anforderungen zu erfüllen und die Umsetzung bestmöglich zu planen, damit es am Ende keine bösen Überraschungen gibt. Zum anderen hilft es dabei, die implementierte Lösung am Ende des Projekts zu validieren und beide Parteien abzusichern. Besonders wichtig ist es, den Unterschied zwischen Lasten- und Pflichtenheft zu kennen. Rechtlich macht es einen großen Unterschied, in welchem der beiden Dokumente etwas definiert wurde.

Wenn Sie mehr zum Thema Anforderungsanalyse, Lastenheft und Pflichtenheft oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

1. Februar 2021
https://www.timeline-erp.de/wp-content/uploads/projektteam-meeting.jpg 1280 1920 Lisa Klein https://www.timeline-erp.de/wp-content/uploads/TimLine-ERP_Logo.png Lisa Klein2021-02-01 15:12:212022-06-14 14:06:02Pflichtenheft im ERP-Projekt – Kundenwünsche umsetzen

Ablauf einer erfolgreichen Einführung eines ERP-Systems

Praxistipp, Wissen ERP-Einführung

Die Einführung eines ERP-Systems ist oft ein langer und komplexer Prozess, der mit vielen Einzelschritten verbunden ist. Es kann durchaus mehrere Monate dauern, bis das System in Ihrem Tagesgeschäft integriert ist – je nach Komplexität der Anforderungen und Anzahl der Mitarbeiter. Ein solches Projekt kostet Zeit, Ressourcen und vermutlich auch einige Nerven. Doch bevor Sie nun die Flinte ins Korn werfen, gilt wie bei jedem Projekt auch bei der Einführung eines ERP-Systems: Planung ist alles. Der Erfolg eines ERP-Projekts hängt selten von der Technik ab. Doch was bringt es dann zum Scheitern? Eher sind es schlecht definierte Ziele, unklare Prozessstrukturen oder aber auch die Ablehnung der Mitarbeiter. Was Sie also brauchen, ist eine gute Vorbereitung und ein Projektteam, das von Anfang an zusammenarbeitet. Es folgt eine Übersicht über den Ablauf einer ERP-Einführung – und worauf Sie sonst noch achten sollten, damit Ihr Projekt zum Erfolg wird.

Vorbereitung und Analyse der ERP-Implementierung

Fragen Sie sich vor dem Beginn der Recherche nach geeigneten ERP-Anbietern, ob Sie bereit für ein ERP-System sind. Eine fehlende Basis beispielsweise kann auch die beste Software nicht ausgleichen. Als kleines oder mittelständisches Unternehmen hat man außerdem häufig begrenzte Ressourcen. Sie sollten also nicht nachlässig sein, was die ersten Überlegungen angeht. Ein wesentlicher Faktor ist zum Beispiel die zentrale Datenverwaltung in Ihrem Unternehmen. Ihre Daten sollten auf dem aktuellsten Stand und Ihre Prozesse regelmäßig dokumentiert sein. Was wollen Sie mit der Einführung eines ERP-Systems erreichen? Was soll das System können? Grundlegende Fragen, die viele Unternehmen allerdings oft auf die leichte Schulter nehmen. Haben Sie die wesentlichen Dinge geklärt, ist das Fundament für Ihr ERP-Projekt gelegt.

Anforderungsanalyse und Lastenheft

Was als Nächstes auf Ihrer Liste stehen sollte, ist die Durchführung einer Anforderungsanalyse. Hierbei sollten Sie versuchen, möglichst ergebnisoffen zu sein. Um neue Perspektiven zu erhalten, kann es hilfreich sein, Externe hinzuzuziehen – so sieht man sein Unternehmen oft mit anderen Augen. Außerdem kann es hilfreich sein, Ihre Mitarbeiter in den Prozess mit einzubinden. Diese sind es schließlich, die später mit der ERP-Software arbeiten. Am besten gelingt Ihnen dies bei einem Rundgang durch die Firma und einem persönlichen Gespräch. Eine gute Möglichkeit, Ihre unternehmerischen Ziele und die Anforderungen an das ERP-System festzuhalten, ist ein Lastenheft. Dieses Dokument ist die Basis für die weitere ERP-Auswahl. Unterschieden werden hierbei technische und funktionale Anforderungen. Versuchen Sie jedoch Ihre Erwartungen lösungsneutral zu formulieren und überlassen Sie die Umsetzung einfach Ihrem zukünftigen ERP-Anbieter.

einführung-erp-system

Das Dokument sollte neben den Anforderungen an das ERP-System auch eine Beschreibung Ihres Unternehmens und des Marktumfeldes enthalten. Informationen über Ihre Produkte, Leistungen sowie Stärken und die aktuelle IT-Infrastruktur sind ebenfalls sinnvolle Ergänzungen. Außerdem wichtig sind ein Zeitplan und ein Ansprechpartner. Nehmen Sie sich für die Ausformulierung ruhig etwas Zeit, im Nachhinein sind Anpassungen meist kostspielig.

Projektleiter und Key-User

Neben der Durchführung einer Anforderungsanalyse und der Erstellung eines Lastenhefts ist bei der Einführung eines ERP-Systems das Projektteam mindestens genauso wichtig. Sie benötigen einen Projektleiter sowie einen Key-User. Bei der Auswahl sollten Sie die Charaktereigenschaften Ihrer Mitarbeiter nicht außer Acht lassen. Der Projektleiter sollte beispielsweise Durchsetzungsvermögen mitbringen, aber auch emphatisch sein. Einen Blick für das große Ganze haben und weiterhin nah am Tagesgeschäft sein. Key-User hingegen vertreten die Interessen Ihrer Mitarbeiter. Sie vermitteln, sind Mentoren, zeigen Vorteile und Veränderungen auf, die durch die Einführung eines ERP-Systems entstehen. Sie versuchen Ängsten und Vorbehalten feinfühlig entgegenzuwirken und sind diejenigen, die die Belegschaft im System schulen. Ihr Key-User sollte möglichst viel Erfahrung und Fachkompetenz mitbringen. Seien Sie sich darüber bewusst, dass beide Positionen viel Zeit in Anspruch nehmen. Zeit, in der die normalen täglichen Aufgaben auf andere Mitarbeiter verteilt werden müssen.

Von der Longlist zur Shortlist

Den richtigen ERP-Anbieter zu finden ist gar nicht so einfach. Da Sie mit diesem aber die nächsten Jahre zusammen arbeiten, sollten Sie bei der Auswahl nicht leichtfertig sein. Es gibt jedoch eine gute Möglichkeit, Ihnen die Suche etwas zu erleichtern. Beginnen Sie Ihre Suche zunächst mit einer Recherche im Internet und führen Sie dabei eine Checkliste. Tragen Sie in einem Dokument grob zusammen, welche Anbieter generell in Frage kommen. Diese sogenannte Longlist gibt Ihnen einen ersten Überblick. Beachten Sie in jedem Fall neben den funktionalen auch die technischen Anforderungen: Sind zum Beispiel benötigte Schnittstellen zu anderen Systemen vorhanden? Haben Sie alle Anbieter zusammengetragen, senden Sie diesen Ihr zuvor angefertigtes Lastenheft. Beobachten Sie nun, wie die Anbieter auf Ihre Anfrage reagieren. Wie lange müssen Sie auf eine Antwort warten? Ist die E-Mail ein Standardtext oder erhalten Sie eine persönliche Antwort? Auf diese Weise können Sie weitere ERP-Anbieter herausfiltern.

erp-einführung-projektteam

Die übrig gebliebenen Kandidaten bilden Ihre Shortlist, mit diesen sollten Sie einen Termin für eine kurze Präsentation vereinbaren. Hier können Sie Ihre aktuelle Situation aufzeigen und Rückfragen klären. Anschließend folgt ein ERP-Workshop. Eine Präsentation, individuell auf Sie abgestimmt. Der Anbieter kann die von Ihnen geforderten Funktionen im eigenen System vorführen – anhand von Beispieldaten oder einer kleinen Auswahl Ihrer Originaldaten. So bekommen Sie ein Bild davon, wie sich das ERP-System in Ihrem Unternehmen einfügen würde. Bei dem Workshop sollte das ganze Projektteam anwesend sein. Beachten Sie auch die persönliche Ebene, schließlich sollten sie gut miteinander auskommen. Nach dem Workshop kann der Anbieter Ihnen genau mitteilen, was preislich auf Sie zukommt. Vorher können lediglich die Lizenzkosten genannt werden.

Einführung eines ERP-Systems – Die Umsetzungsphase

Haben Sie sich für einen passenden ERP-Anbieter entschieden, kann die Umsetzung beginnen. In einem Pflichtenheft zeigt Ihr Anbieter Ihnen auf, wie er Ihre Anforderungen umsetzen möchte. Die Begriffe Lastenheft und Pflichtenheft werden häufig synonym verwendet, es handelt sich jedoch um zwei unterschiedliche Dokumente. Gehen Sie das Pflichtenheft aufmerksam durch, denn es bildet die Grundlage Ihrer ERP-Implementierung. Dadurch können Sie Anpassungen im weiteren Projektverlauf weitestgehend vermeiden. Anschließend erfolgt die Installation des Systems mit Demodaten, Einrichtung und Anpassung. Zuletzt fehlt nur noch die Übernahme Ihrer Daten. Die Schulung der Mitarbeiter erfolgt meistens durch Ihren Key-User. Geschafft! Es geht in den Echtbetrieb.

Checkliste – Sind Sie bereit für die Einführung eines ERP-Systems?

  • Ist eine aktuelle, zentrale Datenbasis vorhanden?
  • Steht das Projektteam zur Verfügung?
  • Wurden die Geschäftsprozesse regelmäßig und konsequent ins System eingepflegt?
  • Ist der Informationsaustausch anhand von Prozessen geregelt?

Zusammenfassung der ERP-Implementierung

Für einen besseren Überblick eine kurze Zusammenfassung der einzelnen Schritte:

  • Durchführung einer Anforderungsanalyse
  • Erstellung eines Lastenhefts
  • Zusammenstellung eines Projektteams
  • Erstellung einer Long- und Shortlist
  • Durchführung eines ERP-Workshops
  • ERP-Auswahl treffen
  • Pflichtenheft erstellen lassen
  • Installation der ERP-Software
  • Datenübernahme
  • Anpassung & Reporting
  • Echtbetrieb (Tagesgeschäft)

Im nächsten Beitrag erfahren Sie, welche Faktoren Ihrem ERP-Projekt zum Erfolg verhelfen und was Sie eher vermeiden sollten. Sie möchten mehr zum Thema ERP-Einführung oder über die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren? Senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

8. Januar 2018
https://www.timeline-erp.de/wp-content/uploads/to-do-liste.jpg 1552 1224 Lisa Klein https://www.timeline-erp.de/wp-content/uploads/TimLine-ERP_Logo.png Lisa Klein2018-01-08 16:47:152022-06-14 17:06:01Ablauf einer erfolgreichen Einführung eines ERP-Systems

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