Ein gut funktionierendes und auf die individuellen Bedürfnisse abgestimmtes ERP-System ist heutzutage das A und O. Richtig angewendet bildet es den Knotenpunkt eines jeden Unternehmens – ein zentraler Ort, an dem alle Geschäftsprozesse zusammenlaufen und von Ihnen koordiniert werden können. Der Weg dorthin ist aber nicht immer einfach. Die Aufgabe, ein geeignetes System für das eigene Unternehmen zu finden, kann Sie durchaus vor die ein oder andere Herausforderung stellen – die Auswahl eines geeigneten ERP-Anbieters ist eine davon. Die Komplexität des Marktes wird oft unterschätzt. Das Angebot ist mitunter sehr unübersichtlich und umfasst etliche ERP-Anbieter, deren Systeme unterschiedliche Anwendungsfälle abdecken. Jede Software hat ihre individuellen Stärken und Schwächen. Wen wundert es also, dass viele Entscheider bereits in dieser frühen Phase des Projekts überlastet sind? Um Ihnen die ERP-Auswahl etwas angenehmer zu gestalten, haben wir die wesentlichen Informationen rund um den Auswahlprozess für Sie zusammengetragen.

ERP-Auswahl leicht gemacht – Schritt für Schritt zum Ziel

Die gesamte ERP-Auswahl ist meist mit einem hohen organisatorischen Aufwand verbunden und benötigt deshalb eine präzise Vorbereitung. Der Prozess ist in mehrere Phasen unterteilt. Die Suche nach einem passenden ERP-Anbieter beginnt eigentlich immer mit der Durchführung einer Anforderungsanalyse. Die Ergebnisse dieser werden für gewöhnlich in einem Lastenheft festgehalten. Auch die Erstellung einer Long- und Shortlist sind für einen strukturierten Ablauf entscheidend. Zunächst erfolgt eine grobe Recherche, mit dem Ziel, erst einmal alle potenziellen ERP-Anbieter zu sammeln. Mit jedem weiteren Schritt wird die Anzahl der Kandidaten nach dem Ausschlussverfahren reduziert, sodass am Ende nur noch eine Hand voll übrig bleibt.

Durch diese Herangehensweise werden Sie von der Flut an ERP-Anbietern nicht gleich überrollt, sondern haben die Möglichkeit, nach gewissen Merkmalen zu filtern und anschließend eine Entscheidung zu treffen. Vermutlich klingt das für Sie nun erst einmal nach einem langwierigen Prozess und unnötig hohen Aufwand. Bedenken Sie jedoch, dass Sie vor der eigentlichen ERP-Auswahl, jeden der übrig gebliebenen Kandidaten im Rahmen eines ERP-Workshops erst einmal persönlich kennenlernen. Es sollte also in Ihrem eigenen Interesse sein, mit einer möglichst kurzen – aber hochwertigen – Shortlist zu starten. So weit so gut – aber wie funktioniert das nun alles genau?

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Beginnen Sie mit einer Longlist

Nun haben Sie bereits den Begriff ‚Longlist‘ gelesen. Aber was ist eine Longlist überhaupt? Der Name verrät es bereits ein wenig. Eine Longlist ist ein beliebtes und effizientes Hilfsmittel bei der ERP-Auswahl. Im Grunde genommen geht es darum, das große und unübersichtliche Angebot auf ein überschaubares Maß zu reduzieren, damit Ihnen die Entscheidung nicht nur leichter fällt, sondern Sie am Ende auch die für Sie richtige Wahl treffen. Zunächst geht es darum, sich eine grobe Übersicht über generell in Frage kommende ERP-Anbieter und die damit verbundenen Möglichkeiten zu verschaffen und jene, die Ihre wichtigsten Auswahlkriterien von vorne herein nicht erfüllen können, direkt herausfiltern.

Wo findet man etwaige ERP-Anbieter?

Es gibt mehrere Herangehensweisen, um potenzielle ERP-Anbieter zu finden. Die wohl gängigste Methode ist eine simple und gezielte Internet-Recherche. Der Webauftritt eines Anbieters verschafft Ihnen einen ersten Überblick und Sie erhalten Informationen, die Sie für die Erstellung Ihrer Longlist nutzen können. Der Nachteil hierbei ist jedoch, dass die meisten Internetpräsenzen nur die wichtigsten Funktionen und Features aufführen und es Ihnen vermutlich schwer fällt, zu erkennen, ob der Anbieter auch Ihre individuellen Wünsche umsetzen kann. Neben einer Internet-Recherche haben Sie noch die Möglichkeit, sich in Fachzeitschriften zu informieren oder Messen und Veranstaltungen zu besuchen. Letzteres hat den großen Vorteil, dass Sie den Anbieter direkt persönlich kennenlernen und sich ein erstes Bild machen können. Die zwischenmenschliche Ebene sollten Sie bei der ERP-Auswahl keinesfalls außer Acht lassen.

Das World Wide Web als erste Anlaufstelle

Immer mehr Anbieter bieten mittlerweile auch Live-Präsentationen in Form von Webinaren an, um Interessenten einen ersten Einblick zu geben. Ähnlich wie bei einer Messe können Sie auch so ein wenig leichter einschätzen, ob Sie eine Zusammenarbeit mit dem ERP-Anbieter in Betracht ziehen. Auch Vergleichsseiten können ein wertvolles Instrument bei Ihrer Suche sein. Hier haben Sie die Möglichkeit, zahlreiche ERP-Anbieter anhand bestimmter Kriterien zu filtern und so eine erste Übersicht zu erhalten. Wichtig ist hierbei jedoch darauf zu achten, dass die Plattform unabhängig und neutral ist. Egal auf welchem Wege Sie nach möglichen Kandidaten suchen, Ihr grundlegendes Ziel, ein ERP-System zu finden, dass zu Ihnen passt, sollten Sie sich bei der Recherche immer vor Augen halten. Folgende Fragen können Ihnen dabei helfen zu beurteilen, ob ein Kandidat in Ihre Longlist aufgenommen werden sollte oder nicht:

• Erfüllt das ERP-System Ihre wichtigsten Anforderungen?
• Welche Ihrer nicht-funktionalen Anforderungen erfüllt es?
• Ist der ERP-Anbieter auf eine spezielle Branche spezialisiert, vielleicht sogar genau auf Sie zugeschnitten?
• Gibt es Kriterien, die den Anbieter von vorne herein ausschließen?

In diesem Schritt geht es nicht darum, jeden ERP-Anbieter genauestens zu analysieren und bis ins kleinste Detail zu prüfen. Eine oberflächliche Kontrolle reicht in dieser Phase erst einmal völlig aus. Erfüllt ein ERP-Anbieter die wichtigsten Anforderungen, können Sie ihn in Ihrer Sammlung aufnehmen. Das Ergebnis Ihrer Recherche ist eine Liste mit potenziellen ERP-Anbietern, die sogenannte Longlist.

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Reduzieren und filtern – So entsteht die Shortlist

Der erste Teil wäre geschafft. Vor Ihnen liegt nun eine Liste mit ERP-Anbietern, die generell für Sie interessant sind – näher geprüft haben Sie diese aber noch nicht. Im nächsten Schritt geht es nun darum, die Spreu vom Weizen zu trennen und die Kandidaten genauer unter die Lupe zu nehmen. Aber wie stellt man das am besten an? Auf welche Kriterien sollte man achten? An diesem Punkt kommt Ihr Lastenheft wieder ins Spiel. Schicken Sie dieses nun an alle ERP-Anbieter, die auf Ihrer Longlist stehen. Beschreiben Sie kurz Ihr Anliegen und bitten um eine erste Einschätzung. In erster Linie sollte es nun natürlich darum gehen, ob der ERP-Anbieter und seine Software zu Ihnen passt und Ihre Wünsche umsetzen kann. Achten Sie bei den Antworten aber nicht nur auf fachliche Inhalte, insbesondere die weichen Faktoren liefern Ihnen wertvolle Informationen über Ihren potenziellen Partner. Folgende Fragen helfen Ihnen bei der Bewertung:

• Wie lange müssen Sie auf eine Antwort des ERP-Anbieters warten?
  • Werden Sie mit einer Standardantwort abgefertigt oder geht der Anbieter auf Sie persönlich ein?
• Findet die Kommunikation auf Augenhöhe statt?
• Hat die Rückmeldung einen Mehrwert für Sie, oder wirkt es auf Sie lediglich wie ein Verkaufsgespräch?

Zwischenmenschliche Beziehung nicht unterschätzen

Die zwischenmenschliche Beziehung wird oft unterschätzt, ist für eine erfolgreiche Zusammenarbeit jedoch essenziell. Kommen Sie aus bestimmten Gründen auf persönlicher Ebene nicht mit dem Anbieter zurecht, sind Konflikte oft nicht zu vermeiden. Die Reaktionen der einzelnen Anbieter können Sie nun als Anhaltspunkt nehmen, um weitere Listeneinträge zu streichen. Auf Ihrer Liste sollten nun nur noch ERP-Anbieter stehen, die sowohl Ihre vorausgesetzten Schwerpunkte erfüllen, als auch bei den weichen Faktoren punkten. Im besten Fall sind nun nur noch zwei bis vier ERP-Anbieter im Gespräch.

Sollte Ihre Shortlist zu diesem Zeitpunkt noch deutlich länger sein, sollten Sie noch einmal etwas schonungsloser filtern. Wie bereits erwähnt, beinhaltet der letzte Schritt vor der eigentlichen ERP-Auswahl mehrtägige Workshops, bei denen Sie jedem noch verbliebenen Anbieter genauer auf den Zahn fühlen. Diese verbrauchen enorm viele Ressourcen, besonders das Projektteam wird in diesem Zeitraum eingespannt und steht für das Tagesgeschäft nicht zur Verfügung. Versuchen Sie also, die Liste so weit wie möglich auszudünnen, und mit einer möglichst kurzen Shortlist in die nächste Phase zu gehen. Denn mit jedem zuvor ausgeschlossenen Anbieter wird der nachfolgende Schritt natürlich deutlich verkürzt.

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Diese Tipps helfen Ihnen bei der ERP-Auswahl

Das breit gefächerte Angebot auf ein übersichtliches Maß zu reduzieren, klingt leichter als es ist. Schließlich präsentieren sich alle Anbieter von ihrer besten Seite und man muss wirklich genau hinsehen, um beurteilen zu können wer am besten zum eigenen Unternehmen passt. Folgende Tipps können Ihnen im ERP-Dschungel etwas Orientierung bieten:

Alles steht und fällt mit präzisen Anforderungen

Viele Unternehmen sehen in einem ERP-System die Lösung für all das, was im Unternehmen schief läuft. Diese Herangehensweise ist allerdings ein Trugschluss und entspricht nicht der Realität. Zumindest nicht ganz. Auch wenn Ihnen das eigentliche Problem vielleicht bewusst ist, machen sich die wenigsten Gedanken darüber, wie eine konkrete Lösung für dieses Problem aussehen kann. Natürlich kann ein ERP-System die Abläufe deutlich verbessern, in erster Linie ist und bleibt es jedoch ein Werkzeug, welches nur bei richtiger Anwendung einen Nutzen für Sie hat. Versuchen Sie also, möglichst konkrete Anforderungen und Ziele zu definieren. Vielleicht haben Sie sogar einen Lösungsansatz parat?

Beschränken Sie sich auf die wichtigsten Funktionen

Um eines vorwegzunehmen – das perfekte und auf Sie zugeschnittene ERP-System werden Sie vermutlich nicht finden. Jedes hat seine Vor- und Nachteile. Was für den einen ein wichtiges Feature ist, wäre bei Ihnen vielleicht eher fehl am Platz. Viele Unternehmen erhoffen sich jedoch von der Lösung, dass sie alle Probleme behebt, viele Features mitbringt, die Prozesse optimiert und das am besten mit einem möglichst geringen Aufwand. Wenn Sie keine Prioritäten setzen, kann die ERP-Auswahl für Sie eine endlose Suche werden. Möglicherweise übersehen Sie sogar eine für Sie optimale Lösung. Um einen langen Anforderungskatalog zu vermeiden, sollten Sie die bedeutsamsten Punkte auf Ihrer Liste zu Must-Have-Kriterien deklarieren und bei den restlichen Anforderungen darüber nachdenken, ob Sie unbedingt notwendig sind.

Handeln Sie zukunftsorientiert

Was jetzt schief läuft soll behoben werden, so lautet jedenfalls vielerorts die Devise. Dieser Ansatz ist durchaus nachvollziehbar. Vergessen Sie jedoch nicht, dass sich ein Unternehmen stetig weiter entwickelt. Ein ERP-System begleitet Sie in den meisten Fällen viele Jahre, es ist also nicht verkehrt auch zukünftige Entwicklungen mit einzubeziehen. Welche Herausforderungen könnten demnächst auf Sie zukommen? Überlegen Sie, welche Anforderungen sowohl heute, als auch in den nächsten Jahren weitestgehend für Sie zutreffen.

Suchen Sie das persönliche Gespräch

Es ist oft mühsam einen ERP-Anbieter nur anhand seiner Internetpräsenz zu bewerten. Suchen Sie lieber das persönliche Gespräch, Sie werden recht schnell feststellen, dass dies viel aufschlussreicher ist und es Ihnen leichter fällt, Ihr Gegenüber einzuordnen. Sie dürfen nicht vergessen, dass Sie nicht nur die Software an sich kaufen, sondern auch Dienstleistungen wie Schulungen oder Beratungen. Deshalb spielen auch die weichen Indikatoren eine wichtige Rolle bei der ERP-Auswahl.

Die Anwenderfreundlichkeit ist ein wichtiger Anhaltspunkt

Das System kann noch so toll sein – wenn die Handhabung im Alltag schwierig ist, schadet dies nur der Motivation und senkt die Produktivität. Deshalb gibt es Funktionen, die die Prozessabläufe zwar nicht beeinträchtigen, den Nutzern der Software die tägliche Arbeit aber wesentlich erleichtern. Dazu gehören zum Beispiel klar erkennbare Bedienelemente, eine intuitive Benutzerführung oder auch individuell konfigurierbare Ansichten. Viele Anbieter zeigen auf Ihren Websites beispielsweise Screenshots der Benutzeroberfläche. Dies gibt Ihnen zwar ein erstes Gefühl für die Handhabung, die Usability eines ERP-Systems ist aber natürlich mehr als die reine Optik. Behalten Sie dies bei Ihren Überlegungen im Hinterkopf.

Seien Sie für Lösungsvorschläge offen

Im Grunde genommen beschäftigt sich die ERP-Auswahl mit der Suche nach einer konkreten Lösung für bereits bestehende Probleme. Versuchen Sie also, den Fokus darauf zu legen, was Sie erreichen wollen und nicht was getan werden muss, um dies zu erreichen. Seien Sie offen für verschiedene Ansätze und formulieren Sie Ihre Anforderungen neutral und prozessbezogen. Beschränken Sie sich darauf, das Problem zu beschreiben und Ihr gewünschtes Ziel zu formulieren. Wie dies letztendlich umgesetzt werden kann, überlassen Sie am besten dem ERP-Anbieter.

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Fazit

Die ERP-Auswahl sollte wohl überlegt sein. Immerhin handelt es sich um eine komplexe Software, die in Ihre Geschäftsprozesse eingreift. Viele Unternehmen können gar nicht so genau sagen, was Sie sich von einem ERP-System konkret erhoffen und tun sich deshalb bei der Entscheidung recht schwer. Natürlich ist es nicht einfach, sich bei der großen Auswahl von Anbietern und Funktionen zurechtzufinden, es deshalb aber einfach nebenbei auszuwählen, ohne sich vorher ein paar Gedanken zu machen, wäre nicht besonders klug. Es lohnt sich immer zu vergleichen. Versuchen Sie klare Schwerpunkte festzulegen und sich sowohl auf die aktuelle Situation als auch auf zu erwartende Herausforderungen zu konzentrieren. Dann steht einem erfolgreichen Auswahlprozess nichts mehr im Weg.

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