Die Einführung einer ERP Software ist oft ein langer und komplexer Prozess, der mit vielen Einzelschritten verbunden ist. Je nach Komplexität der Anforderungen und Mitarbeiteranzahl kann es zwischen drei und zwölf Monaten dauern, bis das System in Ihrem Tagesgeschäft integriert ist. Es kostet Sie Zeit, Ressourcen und vermutlich auch Nerven. Doch bevor Sie nun die Flinte ins Korn werfen, wie bei jedem Projekt gilt auch bei einer ERP Einführung: Planung ist alles. Der Erfolg eines ERP Projekts hängt selten von der Technik ab. Eher sind es schlecht definierte Ziele, unklare Prozessstrukturen oder aber die Ablehnung der Mitarbeiter die ein solches Projekt zum Scheitern bringen. Was Sie also brauchen ist eine gute Vorbereitung und ein Team, das von Anfang an zusammenarbeitet. Im Folgenden eine Übersicht über den Ablauf einer ERP Einführung und worauf Sie achten sollten, damit Ihr Projekt zum Erfolg wird.

Vorbereitung und Analyse

Bevor Sie mit der Recherche geeigneter ERP Anbieter beginnen, sollten Sie sich zunächst einmal die Frage stellen, ob Sie bereit für ein ERP System sind. Eine fehlende Basis kann auch die beste Software nicht ausgleichen. Als kleines oder mittelständisches Unternehmen hat man häufig begrenzte Ressourcen. Sie sollten also nicht nachlässig sein, was die ersten Überlegungen angeht. Ein wesentlicher Faktor ist zum Beispiel die zentrale Datenverwaltung in Ihrem Unternehmen. Ihre Daten sollten deshalb auf dem aktuellsten Stand und Ihre Prozesse regelmäßig dokumentiert sein. Was wollen Sie mit der ERP Einführung erreichen? Was soll das System können? Grundlegende Fragen, die viele Unternehmen allerdings auf die leichte Schulter nehmen. Haben Sie die wesentlichen Dinge geklärt, ist das Fundament für Ihr ERP Projekt geschaffen.

Anforderungsanalyse und Lastenheft

Was als nächstes auf Ihrer Liste stehen sollte, ist eine Anforderungsanalyse. Hierbei sollten Sie versuchen, möglichst ergebnisoffen zu sein. Es kann hilfreich sein Externe hinzuzuziehen um eine neue Perspektive zu erhalten, da man sein Unternehmen oft mit anderen Augen sieht. Binden Sie auf jeden Fall Ihre Mitarbeiter in den Prozess mit ein, diese sind es, die später mit der Software arbeiten. Am besten gelingt Ihnen dies bei einem Rundgang durch die Firma und einem persönlichen Gespräch. Eine gute Möglichkeit, Ihre unternehmerischen Ziele und die Anforderungen an das ERP System festzuhalten, ist ein Lastenheft. Dieses Dokument ist die Basis für die weitere Auswahl. Unterschieden werden technische und funktionale Anforderungen. Versuchen Sie aber Ihre Erwartungen lösungsneutral zu formulieren und überlassen die Umsetzung einfach Ihrem zukünftigen ERP Anbieter.

Neben den Anforderungen an das System sollte in dem Dokument weiterhin eine Beschreibung Ihres Unternehmens und des Marktumfeldes enthalten sein. Ebenfalls Informationen über Ihre Produkte und Leistungen, sowie Stärken und die aktuelle IT- Infrastruktur. Außerdem wichtig ist ein Zeitplan und ein Ansprechpartner. Nehmen Sie sich für die Ausformulierung ruhig etwas Zeit, im Nachhinein sind Anpassungen immer kostspielig.

Projektleiter und Key-User

Mindestens genauso wichtig wie das Lastenheft ist Ihr Projektteam. Sie benötigen einen Projektleiter, sowie einen Key-User. Bei der Auswahl sollten Sie die Charaktereigenschaften Ihrer Mitarbeiter nicht außer Acht lassen. Der Projektleiter sollte Durchsetzungsvermögen haben, aber auch Emphatisch sein. Einen Blick für das große Ganze haben und weiterhin nah am Tagesgeschäft sein. Key-User vertreten die Interessen Ihrer Mitarbeiter. Sie vermitteln, sind Mentoren, zeigen Vorteile und Veränderungen auf, die durch das System entstehen. Sie versuchen Ängsten und Vorbehalten feinfühlig entgegenzuwirken und sind diejenigen, die die Mitarbeiter im System schulen. Ihr Key-User sollte viel Erfahrung und Fachkompetenz haben. Seien Sie sich darüber Bewusst, dass beide Positionen viel Zeit beanspruchen. Zeit, in der die normalen täglichen Aufgaben auf andere Mitarbeiter verteilt werden.

Von der Longlist zur Shortlist

Den richtigen ERP Anbieter zu finden ist gar nicht so einfach. Da Sie mit diesem aber die nächsten Jahre zusammen arbeiten, sollten Sie bei der Auswahl nicht leichtfertig sein. Es gibt jedoch eine gute Möglichkeit, Ihnen die Suche etwas zu erleichtern. Beginnen Sie Ihre Suche mit einer Recherche im Internet. Tragen Sie in einem Dokument grob zusammen, welche Anbieter in Frage kommen. Diese sogenannte Longlist gibt Ihnen einen ersten Überblick. Beachten Sie in jedem Fall neben den funktionalen auch die technischen Anforderungen, sind zum Beispiel benötigte Schnittstellen zu anderen Systemen vorhanden? Haben Sie alle Anbieter zusammengetragen, senden Sie diesen Ihr zuvor angefertigtes Lastenheft. Beobachten Sie nun, wie die Anbieter auf Ihre Anfrage reagieren. Wie lange müssen Sie auf eine Antwort warten? Ist die Email ein Standardtext oder erhalten Sie eine persönliche Antwort? Auf diese Weise können Sie weitere Anbieter herausfiltern.

Die übrig gebliebenen bilden Ihre Shortlist, mit diesen sollten Sie einen Termin für eine kurze Präsentation vereinbaren. Hier können Sie Ihre aktuelle Situation aufzeigen und Rückfragen klären. Anschließend folgt ein Workshop. Eine Präsentation, individuell auf Sie abgestimmt. Anhand von Beispieldaten oder einen kleinen Auswahl Ihrer Originaldaten kann der Anbieter die von Ihnen geforderten Funktionen im eigenen System vorführen. So bekommen Sie ein Bild davon, wie sich das ERP System in Ihrem Unternehmen einfügen würde. Bei dem Workshop sollte das ganze Projektteam anwesend sein. Beachten Sie auch die persönliche Ebene, schließlich sollten sie gut miteinander auskommen. Nach dem Workshop kann der Anbieter Ihnen genau mitteilen, was preislich auf Sie zukommt. Vorher können lediglich die Lizenzkosten genannt werden.

Umsetzungsphase

Haben Sie sich für einen passenden Anbieter entschieden, kann die Umsetzung beginnen. In einem Pflichtenheft zeigt Ihr Anbieter Ihnen auf, wie er Ihre Anforderungen umsetzen möchte. Lastenheft und Pflichtenheft sind zwei unterschiedliche Dokumente. Im Lastenheft halten Sie Ihre Anforderungen fest, im Pflichtenheft zeigt der Anbieter wie er diese umsetzten möchte. Gehen Sie das Pflichtenheft aufmerksam durch, denn es bildet die Grundlage Ihrer Implementierung. Andernfalls müssen Anpassungen in der Testphase gemacht werden. Anschließend erfolgt die Installation des Systems mit Demodaten, Einrichtung und Anpassung. Zuletzt fehlt nur noch die Übernahme Ihrer Daten. Die Schulung der Mitarbeiter erfolgt meistens durch Ihren Key-User. Geschafft! Es geht in den Echtbetrieb.

Checkliste – Sind Sie bereit für eine ERP Einführung?

• aktuelle, zentrale Datenbasis vorhanden?
• Personal verfügbar? 
• Geschäftsprozesse dokumentiert?
• Informationsaustausch anhand von Prozessen geregelt?
• Geschäftsprozesse regelmäßig und konsequent ins System eingepflegt?

Zusammenfassung

Für einen besseren Überblick eine kurze Zusammenfassung der einzelnen Schritte:

• Erste Anforderungsanalyse
• Erstellung eines Lastenheftes
• Ihr Projektteam
• Longlist
• Shortlist
• Workshop
• Auswahl treffen
• Pflichtenheft erstellen lassen
• Installation der Software
• Datenübernahme
• Anpassung & Reporting
• Echtbetrieb

Im nächsten Beitrag erfahren Sie, welche Faktoren Ihrem ERP Projekt zum Erfolg verhelfen und was Sie eher vermeiden sollten. Wenn Sie mehr über den Ablauf einer ERP Einführung in Ihrem Unternehmen erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an neo@timeline.de oder rufen uns unter der Telefonnummer +49 212 23035 470 an. Wir freuen uns auf Sie!