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Der Sinn der Trennung zwischen Grob- und Feinplanung

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Seit Anbeginn enthält TimeLine zwei Planungsverfahren. Was sich in TimeLine unter den Begriffen „Grobplanung“ und „Feinplanung“ verbirgt, ist nichts weniger als die Arbeitsteilung zwischen zwei ineinander verzahnten Plan-Algorithmen. Der vorgeschaltete MRP-Lauf generiert – als „Anwalt der Kunden“ Produktionsvorschläge streng priorisiert nach zugesagten Lieferterminen aus den Auftrags- und Abrufpositionen.

Grobplanung

Die Grobplanung übernimmt diese Prioritäten, indem Sie die resultierenden Planaufträge in genau dieser Reihenfolge verplant. Hierbei wird – ausgehend vom zugesagten Liefertermin (minus Transportzeit) zunächst rückwärts terminiert. Schlägt diese Planung aufgrund bereits belegter Ressourcen fehl, wird die Planung verworfen und vorwärts terminiert. Wurden im Arbeitsplan Alternativ-Maschinen angegeben, werden alle Alternativen durchgeplant und die frühest verfügbare Maschine verwendet. Gleichzeitig können Arbeitsfolgen in fertigungsoptimale „Lose“ aufgeteilt und ebenfalls auf mehreren Maschinen verteilt werden (ab TimeLine E3). Auf diese Weise lastet die Grobplanung alle verfügbaren Ressourcen bestmöglich aus und optimiert hierbei gleichzeitig nach dem Kriterium der optimalen Liefertermin-Erreichung. Bis zur Grobplanung ist der Kunde also König.

Feinplanung

Aus Sicht der Produktion ist diese kundenorientierte Planung jedoch mitunter suboptimal, da Rüstfolgen und andere Fertigungs-bedingte Aspekte außer Betracht bleiben. Genau hier setzt die Feinplanung an: In der Feinplanung schiebt der Fertigungsleiter oder die AV Fertigungsaufträge direkt auf die gewünschte Maschine – und kann hierbei konkret die Reihenfolge der Aufträge in der Abfolge der Fertigung auf jeder einzelnen Engpass-Maschine bestimmen.

Typische Feinplanungs-Operationen sind:

  • von einer Maschine auf eine Alternativ-Maschine verschieben,
  • die Reihenfolge der Aufträge auf einer Maschine verändern,
  • Aufträge splitten oder 
  • Aufträge verschmelzen.

Beim Verschmelzen stehen ab TimeLine E3 sogar verschiedene Varianten zur Verfügung:

  • Parallel (z.B. beim Wechsel von Einsätzen einer Stammform in parallel getakteten Fertigungsprozessen (z.B. Spritzguss, Druckguss, etc.),
  • Seriell (z.B. bei Fertigungs-Kampagnen (z.B. Lackieren (Farbe), etc.) oder
  • Batch (z.B. beim Härten, Schmelzen oder anderen Batch-Prozessen).

Aus Sicht der Feinplanung dient die Grobplanung primär als „Vorsortierer“ für die Fertigungsaufträge, die in der Feinplanung zu einem produktionsoptimalen Fertigungsprogramm zusammengestellt werden. Arbeits-erleichternd wirkt sich die selektive Natur der Feinplanung aus, indem nur die Engpass-Maschinen und nur die kurzfristig anstehenden Fertigungsaufträge geplant werden müssen – während der Langfrist-Bereich von der Grobplanung vollautomatisch abgedeckt wird. So kann mit minimalem personellen Aufwand ein gut optimiertes Fertigungsprogramm aufgestellt werden. Damit keine Kollisionen entstehen, haben feingeplante Arbeitsfolgen stets Priorität: die Grobplanung plant also um das bestehende Feinplanungs-Programm „drum herum“ und verwendet nur die verbleibenden Kapazitäten. In Kombination mit einer BDE- oder sogar MDE-Rückmeldung, entsteht so ein in sich geschlossener Regelkreis für eine optimal geplante Produktion.

Wir hoffen, wir konnten Ihnen mit dieser kurzen Übersicht ein wenig Planungs-Sicherheit in diesen planlosen Zeiten geben. Wenn Sie mehr zum Thema Grob- und Feinplanung oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

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CRM und ERP – eine gute Kombination?

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ERP– und CRM-Systeme gehören derzeit zu den am meisten eingesetzten Unternehmenslösungen. Sie gewinnen zunehmend an Beliebtheit – und das nicht nur bei Großunternehmen. Richtig eingesetzt, helfen sie Ihnen und Ihren Mitarbeitern, den Arbeitsalltag zu erleichtern und Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten. Dies ist auch wichtig, denn der Wettbewerb wird immer intensiver. So wundert es nicht, dass jedes Unternehmen sich von seiner besten Seite zeigen und den anderen um eine Nasenlänge voraus sein möchte. Ist es Ihnen gelungen, einen neuen Kunden für das Unternehmen zu gewinnen, wollen Sie diesen natürlich auch langfristig binden und nicht wieder an die Konkurrenz verlieren. Wenn Sie die Wünsche Ihrer Kunden kennen, ihre Bedürfnisse verstehen und auf diese auch individuell eingehen können, stehen die Chancen gut, dass Sie die Partie für sich entscheiden und im Wettlauf auf der Überholspur bleiben. Aber was braucht es eigentlich, um einen Kunden dauerhaft von sich zu überzeugen?

Was ist ein CRM-System?

CRM steht für Customer-Relationship-Management bzw. Kundenbeziehungsmanagement. Im Wesentlichen bietet die CRM-Software eine einheitliche und übersichtliche Plattform, um die Daten von Ihren Kunden und potenziellen Interessenten zu verwalten. Jegliche Informationen, die Ihnen über einen Kunden vorliegen, sind überschaubar an einem Ort zusammengefasst. Sie können Sie auf einen Blick einsehen und organisieren. Alle Interaktionen lassen sich einfach dokumentieren und analysieren.

Die Vorteile im Überblick

Eine CRM-Software wird häufig dann eingesetzt, wenn es einem Unternehmen besonders wichtig ist, die Beziehung zum Kunden zu pflegen und zu stärken. Alle Informationen, die einen Kunden betreffen, werden in einer überschaubaren Historie angezeigt.

Kontaktmanagement

Jedes geführte Telefonat, Dokumente, Notizen, sonstiger Schriftverkehr oder auch Informationen über in der Vergangenheit geführte Gespräche, Verhandlungen und Absprachen sowie langfristige Entwicklungen werden in der Software erfasst. Für geplante Meetings beispielsweise, können Sie einen Kalendereintrag anlegen oder auch frühere und bevorstehende Termine einsehen. Auch Bestellungen, Reklamationen oder Änderungswünsche werden in der Software hinterlegt. Alle Daten sind in einer strukturierten Benutzeroberfläche zusammengefasst und für das gesamte Team nachvollziehbar. Somit kann jeder Mitarbeiter kompetent und gut vorbereitet auf Anfragen des Kunden reagieren, unabhängig davon ob er der eigentliche Ansprechpartner ist oder nicht.

Teamübergreifende Zusammenarbeit im Unternehmen

Mit einem CRM-System können Sie fortschrittlicher, zeitgemäßer und effektiver arbeiten. Da die Daten in einer zentralen Datenbank gespeichert werden, hat jeder Mitarbeiter, egal aus welcher Abteilung, immer den aktuellsten Stand vorliegen. Sollte es mal zu Problemen oder Beschwerden seitens des Kunden kommen, ist es so einfacher mit diesen umzugehen, da er bei Rückfragen nicht von Abteilung zu Abteilung gereicht und sein Anliegen wieder und wieder erklären muss. Für den Kunden ist dies eine durchaus positive Erfahrung, die vielleicht auch bei potenziellen Interessenten durchsickert. Letztendlich können Sie sich so, gerade als kleines Unternehmen, einen guten Ruf aufbauen. Gerade für die interne Zusammenarbeit im Unternehmen bringt das CRM-System einige Vorteile. Die Software weiß beispielsweise zu jeder Zeit, in welcher Vertriebsphase Sie sich gerade befinden.

archivierung-von-dokumenten

Durch eine übersichtliche Vertriebspipeline sehen Sie auf einen Blick, welche Aufgaben Ihre sofortige Aufmerksamkeit benötigen und welchen Sie sich etwas später widmen können. Weiterhin kann durch Berichte über Verkaufszahlen die Vertriebsstrategie verbessert werden. Durch eine Auswertung aller Interaktionen die den jeweiligen Kunden betreffen, können Vertriebsmitarbeiter den besten Zeitpunkt ermitteln, um den Kunden etwa auf ein neues Produkt anzusprechen. Zudem ist es möglich, gezielte Marketingstrategien zu entwickeln. Der Kundenstamm zum Beispiel lässt sich in verschiedene Segmente unterteilen, etwa nach Standort oder Vertriebsphase. Jedem Segment können Sie dann individuelle Nachrichten zukommen lassen. Auch das Projektmanagement profitiert, denn durch strukturierte und synchronisierte Daten können Projektmanager Prozesse besser nachverfolgen. Außerdem bringt das CRM-System Aufschluss über die Leistung des Unternehmens. Es liefert Daten in Echtzeit, Berichte, grafisch aufbereitete Dashboards und Kennzahlen zum Thema Produktivität.

Kundenzufriedenheit steigern

Unabhängig von Ihrem Wirtschafts- oder Industriezweig, ob Einzelunternehmer oder Kleinunternehmen, ein CRM-System hilft Ihnen dabei, mit Ihren Kunden in Verbindung zu bleiben, die Beziehung zu diesen zu verbessern, positiv zu beeinflussen und langfristig zu stärken. Kunden erwarten mehr als ein Produkt oder eine Dienstleistung von hoher Qualität. Sie wollen sich verstanden fühlen. Kennen Sie die Bedürfnisses Ihrer Kunden, können Sie diesen natürlich auch viel besser gerecht werden. Der Aufbau guter Beziehungen und die Nachverfolgung von Interessenten und Kunden ist für die Akquise und Bindung von Kunden von entscheidender Bedeutung. Kunden die dem Unternehmen treu bleiben, erhöhen Ihren Umsatz.

CRM- und ERP-System – wo liegt der Unterschied?

In vielerlei Hinsicht sind sich die beiden Systeme sehr ähnlich. Die wesentlichen Punkte unterscheiden sie jedoch voneinander, weshalb sie nicht direkt miteinander verglichen werden können. In erster Linie sollen beide Systeme den Arbeitsalltag für Sie erleichtern. Der große Unterschied ist jedoch der Einsatzort bzw. die Unternehmensbereiche, in denen sie eingesetzt werden. Beim ERP-System liegt der Fokus ganz klar auf den Geschäftsprozessen und dem Workflow, der sich hinter den Kulissen abspielt. Wichtig sind hier vor allem, Arbeitsabläufe zu strukturieren, zu koordinieren und die operativen Prozesse im Hintergrund effizient abzuwickeln. Bei der CRM-Software hingegen liegt der Schwerpunkt beim Kunden und der Beziehung zu diesem. Die Zufriedenheit der Kunden zu erhöhen und diese langfristig an das Unternehmen zu binden, sowie die Verwaltung und Pflege des Kundenstamms spielen hier die Hauptrolle. Ziel ist es, langfristig die Betriebskosten zu senken und den Umsatz zu erhöhen.

Welches System ist die bessere Wahl?

Um diese Frage zu beantworten, sollten Sie sich zunächst Gedanken darüber machen, was Ihnen bei Ihrer täglichen Arbeit am wichtigsten ist und welche langfristigen Ziele Sie verfolgen. Ein ERP-System wird oft in Industrieunternehmen eingesetzt, die Produkte herstellen und ihre Produktivität steigern sowie interne Prozesse verfolgen, kontrollieren und verbessern möchten. CRM-Systeme werden vor allem dann eingesetzt, wenn Kundenbeziehungen und der Gewinn von Neukunden für das Unternehmen Priorität hat. Kundendaten können Sie auch in einem ERP-System pflegen. Oft umfassen ERP-Lösungen auch CRM-Funktionen, ein erweiterter Funktionsumfang wie Analyse, Berichterstattungen oder anpassbare Cockpits fehlen allerdings.

“Die Art und Weise, wie Unternehmen Informationen erfassen, verwalten und nutzen, entscheidet darüber, ob sie zu den Gewinnern oder zu den Verlierern gehören.” 

Bill Gates

Wenn Sie sich nicht ganz sicher sind, welches System für Sie die bessere Wahl ist, sollten Sie sich die Frage stellen, ob Sie und Ihre Mitarbeiter mit den Funktionen zufrieden sind, die die meisten Unternehmenslösungen anbieten. Wenn ja, genügt Ihnen vermutlich eine CRM-Software. Sollte dies nicht der Fall sein, ist ein umfassenderes ERP-System für Sie wohl die bessere Wahl. Möglich ist auch die Kombination beider Systeme. Eine Kopplung der beiden Systeme kann Ihnen vielseitige Vorteile bringen und in die meisten modernen ERP-Systeme lässt sich eine CRM-Software problemlos integrieren.

Vorteile einer Verknüpfung

Eine Verknüpfung von CRM- und ERP-Software hat zahlreiche Vorteile. Der wohl wichtigste ist eine einheitliche Datenbasis für das gesamte Unternehmen. Alle relevanten Daten stehen allen Mitarbeitern auf dem aktuellsten Stand zur Verfügung. Somit können Sie schnell auf Kundenwünsche reagieren, da alle wichtigen Daten griffbereit sind. Die Kundenzufriedenheit wird somit verbessert. Sie haben einen übersichtlichen Kundenstamm, den Überblick über alle bisherigen Bestellungen, aktuelle Aufträge und Lieferzeiten, sowie Einsicht über ausstehende Zahlungen oder Mahnungen. Mit Informationen über Bestellgewohnheiten und Vorlieben des Kunden können Sie gezielte Marketingstrategien entwickeln. Weiterhin gibt es die Möglichkeit, Kunden die sehr wichtig für das Unternehmen sind, entsprechend im System zu markieren und wenn gewünscht, bevorzugt zu behandeln zum Beispiel im Bereich Service und Auftragsbearbeitung.

Eine gute Kombination?

Durch eine Schnittstelle lassen sich ERP-System und CRM-Software miteinander verbinden. Wichtig hierbei ist, dass die beiden System gut aufeinander abgestimmt sind. Ist dies nicht der Fall, verschenken Sie wertvolles Potenzial. Zur Veranschaulichung ein Beispiel: Nehmen Sie an, einer Ihrer Kunden möchte seine zuvor getätigte Bestellung ändern. Die Daten des Gesprächs werden im CRM-System erfasst. Eine parallele Nutzung ohne Integration hätte zur Folge, dass die Systeme jeweils einen unterschiedlichen Informationsstand haben. Die Mitarbeiter, die mit dem ERP-System arbeiten, haben die geänderte Bestellung demnach nicht vorliegen. Das Ergebnis – die Daten müssen mehrfach eingegeben und untereinander abgestimmt werden. Dies resultiert in einem erheblichen Mehraufwand und Fehler können sich leicht einschleichen. Im schlimmsten Fall kann es so zu Missverständnissen beim Kunden kommen.

Fazit

Ein allgemeingütigen Rat, welches das richtige System ist oder ob eine Kombination beider Systeme für Ihr Unternehmen sinnvoll ist oder nicht, gibt es leider nicht. Sie müssen für sich entscheiden, welches der vielen Angebote auf dem Markt am besten zu Ihnen und Ihren Mitarbeitern passt. Dies benötigt vor allem Geduld und ein Gespür für die Bedürfnisse des Unternehmens.

Wenn Sie mehr über die Verknüpfung von ERP-System und CRM-Software oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir beraten Sie gerne!

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Datenpflege optimieren für schnelle und einfache Abläufe

Ein ERP System macht die Prozesse in Ihrem Unternehmen transparenter und effizienter. Tägliche Aufgaben werden dadurch wesentlich erleichtert – so zumindest in der Theorie. Das genaue Gegenteil tritt ein, wenn Sie die Datenpflege vernachlässigen. Die Grundlage der ERP Software bildet die Datenbank. Dort werden Stammdaten, Nutzerinformationen oder auch Aktionen gespeichert. Im Laufe der Zeit wächst die Datenbank immer weiter an und wird schnell unübersichtlich, da die IT Infrastruktur im Zuge dessen oftmals nicht angepasst wird. Das Ergebnis – Reaktions- und Ladezeiten werden immer länger und Abfragen nehmen viel Zeit in Anspruch. Kurz gesagt, die Performance Ihrer Software leidet. Was kann man also tun, um die Datenpflege zu optimieren?

Zeit für einen Frühjahrsputz

Die Performance Ihrer Software ist essenziell, wenn Sie einen Nutzen aus ihr ziehen wollen. Viele Prozesse sind mittlerweile automatisiert, Ihre Daten müssen also verlässlich sein um einen fehlerfreien Ablauf gewährleisten zu können. Damit Sie von den Vorteilen des Systems profitieren, sollten Ihre Daten also immer aktuell und vor allem vollständig sein. Reicht die anfängliche Datenstruktur nicht mehr aus, ist es Zeit für einen Frühjahrsputz auf Ihrem Server. Nehmen Sie sich also Zeit, um diesen vom Datenchaos zu befreien. Im Folgenden sind einige Tipps für Sie zusammengefasst, damit Sie die Qualität Ihrer Daten verbessern und somit wieder von schnellen und einfachen Abläufen profitieren können.

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Legen Sie Kriterien für die Datenqualität fest

Um die Datenpflege zu optimieren, sollten Sie im Vorfeld Kriterien definieren. Fehlerhafte Informationen können so erst gar nicht entstehen. Den Ablauf der Dateneingabe können Sie dadurch gut prüfen und Mängel bei bereits bestehenden Daten beheben. Diese Kriterien können beispielsweise zur Anwendung kommen:

  • Vollständigkeit: Ein Datensatz sollte natürlich immer vollständig sein. Dazu zählen unter anderem die Kundennummer, Name und auch der Wohnort.
  • Eindeutigkeit: Sind die Daten eindeutig interpretierbar?
  • Aktualität: Die Daten sollten auf dem aktuellsten Stand sein. Hierfür können Sie zum Beispiel telefonisch bei dem Kunden nachfragen oder die Daten über die Website oder E-Mail Signatur abgleichen.
  • Genauigkeit: Legen Sie beispielsweise ein Format für Zahlenwerte fest, wie etwa nur zwei Stellen hinter dem Komma zu belegen. So ist alles einheitlich.
  • Konsistenz: Der Datensatz sollte keine Widersprüche aufweisen.
  • Redundanzfreiheit: Vergeben Sie jede Kundennummer nur ein mal, um Verwechselungen zu vermeiden.
  • Relevanz: Die Daten sollten den Informationsbedarf erfüllen.
  • Einheitlichkeit: Legen Sie fest, in welcher Form Sie die Daten ins System eingeben. Beachten Sie zum Beispiel Groß- und Kleinschreibung oder auch Umlaute.
  • Zuverlässigkeit: Die Entstehung der Daten sollte zuverlässig sein. Daten aus öffentlichen Quellen haben oft eine nicht so gute Qualität wie Daten aus verlässlichen Quellen.

In der Regel kommen nicht alle der genannten Kriterien gleichzeitig zum Einsatz. Sie können sich diejenigen raussuchen, die für Ihre Datenpflege am ehesten Sinn ergeben.

Setzen Sie die Datenpflege auf die Tagesordnung

Wichtig im Zusammenhang mit der Qualität Ihrer Daten ist natürlich auch, dass Sie die Erfassung und Pflege der Daten regelmäßig überprüfen. Nur wenn Sie diesen Schritt regelmäßig wiederholen, können Sie langfristig von guten Daten profitieren. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter und ziehen Sie sie mit in Verantwortung, um die Wichtigkeit deutlich zu machen.

Bereinigen Sie regelmäßig Ihre Datenbank

Einige Unternehmen nutzen Ihr ERP System schon seit vielen Jahren. Auch bei kleinen Unternehmen steigt die Menge an Daten kontinuierlich an. Je länger Sie mit der Software arbeiten, desto mehr Daten sammeln sich natürlich auch an. Oft enthalten Datenbanken allerdings Informationen, die nicht mehr relevant sind. Viele davon benötigen Sie vermutlich nicht mehr, da sie veraltet sind oder vielleicht nur für eine einmalige Aufgabe Verwendung gefunden haben. Eine regelmäßige Datenanalyse kann Sie vor überflüssigen Ansammlungen bewahren. Hierfür können Sie beispielsweise ein Analysetool einsetzen. Oftmals wird erst bei einer Analyse der Daten deutlich, welche Korrekturen vorgenommen werden müssen oder welche Daten überflüssig sind. Fehlerhafte oder redundante Daten kommen so zum Vorschein und können korrigiert oder archiviert werden. So haben Sie wieder mehr Speicherplatz und Abfragen liefern schnellere Ergebnisse. Doch beachten Sie, auch wenn Sie gewisse Daten nicht mehr benötigen, können Sie diese aufgrund von Nachweispflichten nicht einfach löschen.

Abfragen optimieren durch Datenbank Indizes

Eine Indexerstellung ist eine weitere Möglichkeit, die Geschwindigkeit von häufig abgefragten Informationen zu steigern. Ein Datenbankindex ist eine Datenstruktur, um Abfragen zu optimieren. Mittels einer Indextabelle werden die Daten sortiert auf dem Datenträger abgelegt. Dies eignet sich besonders bei Daten, die Sie nur selten verändern wie etwa Stammdaten von Kunden oder Artikeln. Der Einsatz von Indizes empfiehlt sich für Datenbanken die große Datenmengen speichern und sehr häufig abgefragt werden. Der Nachteil ist allerdings, dass das Anlegen von Indexstrukturen zur Belegung von Speicher führt, was bei einer großen Anzahl von Indizes demnach einen großen Speicherverbrauch verursachen kann. Weiterhin führt der Einsatz von Indizes zu einem größeren Aufwand beim Schreiben von Datensätzen. Das Datenbanksystem muss in diesem Fall auch den Index berücksichtigen und diesen entsprechend laden. Hier gilt, je mehr Indizes eine Tabelle hat, desto größer ist der Performance-Verlust beim Speichern neuer Datensätze.

Schnellere Abfragen durch Daten-Cluster

Was ebenfalls dabei helfen kann, ein langsames System wieder fit für den Alltag zu machen, ist die Datenbank in verschiedene Cluster aufzuteilen. Daten-Cluster sind nach gemeinsamen Merkmalen gruppenweise und zusammengefasste Daten. Dabei sind die Daten so angeordnet, dass der Zugriff auf zusammenhängende Informationen möglichst effektiv ist. Daten-Cluster sind daher ein wichtiges Mittel um die Datenpflege zu optimieren. Häufig benötigte Daten bleiben in einem logischen Teil bestehen und Datentabellen mit Informationen die Sie seltener benötigen, können Sie auf einen anderen Server auslagern. Die Informationen, die Sie oft benötigen können somit viel schneller abgefragt werden.

ERP aus der Cloud

Wie Sie sehen, die Optimierung eines langsamen ERP Systems benötigt Zeit und Ressourcen. Dies ist natürlich auch mit Kosten verbunden. Wenn alle genannten Maßnahmen jedoch nicht zum gewünschten Erfolg führen, sollten Sie eventuell über eine neue ERP Lösung nachdenken. Immer mehr Unternehmen entscheiden sich in solch einem Fall für eine cloudbasierte Lösung. Insbesondere die Bereitstellungsmodelle Platform-as-a-Service (PaaS) und Software-as-a-Service (SaaS) erfreuen sich hierbei immer wachsender Popularität. Der ERP Anbieter kümmert sich um die Bereitstellung der Anwendung und übernimmt Wartung sowie Hosting. Dies senkt langfristig die Kosten und langsame ERP Systeme gehören der Vergangenheit an.

Wenn Sie mehr zum Thema Datenpflege oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

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Woran erkenne ich als Nutzer ein gutes ERP System?

Nehmen wir an, Sie stehen vor der Aufgabe, ein ERP-System für Ihr Unternehmen auszuwählen. Das kann verschiedene Gründe haben. Vielleicht ist Ihr derzeitiges in die Jahre gekommen, Sie sind unzufrieden oder aber Sie hatten vorher keines und wollen lästige Insellösungen endlich loswerden. Ein ERP System ist Herz und Rückgrat jeden Unternehmens, es gibt Ordnung und Struktur.

Vermutlich sollen einige, mitunter sehr unterschiedliche Leute mit dem System arbeiten. Deshalb sollten Sie versuchen eine Lösung zu finden, die flexibel ist und somit den Bedürfnissen aller gerecht wird. Nur so kann es für Sie auch einen Mehrwert haben. Wie Sie sicher merken, ist die richtige Auswahl eine verantwortungsvolle Aufgabe. Schließlich soll Sie die neue Lösung auch die nächsten Jahre zu Ihrer Zufriedenheit begleiten. Wo fängt man also am besten mit der Suche an? Was macht ein System eigentlich zu einem guten System? Eines sei vorweggenommen – ‚das eine‘ System gibt es nicht. Welches System gut ist, ist subjektiv. Es kommt eher darauf an, welche Bedürfnisse Sie haben und welche Ziele Sie verfolgen. Etwas was bei anderen funktioniert, muss nicht automatisch auch für Sie passend sein. Das beste System ist das, welches am besten zu Ihrem Unternehmen passt. Entscheidend ist letztendlich was für Sie wichtig ist. Es gibt aber einige Aspekte die Sie beachten können, um zu beurteilen ob das ERP System sich gut in Ihr Unternehmen einfügen würde.

ERP System - verwirrter Geschäftsmann mit vielen Notizzetteln auf seinem Körper

Aller Anfang ist schwer

Unsere Umwelt und somit auch die ERP Systeme werden immer komplexer. Es gibt so viele Angebote, dass man gar nicht so genau weiß wo man mit der Suche beginnen soll. ERP Systeme unterscheiden sich hauptsächlich in der fachlichen Ausrichtung, der Skalierbarkeit auf unterschiedliche Unternehmensgrößen, dem angebotenen Funktionsumfang und den zum Einsatz kommenden Technologien. Es kommt also mitunter darauf an, in welcher Branche Sie tätig sind, wie viele Mitarbeiter Sie haben und natürlich was Sie von dem System erwarten. Ein Industrieunternehmen hat andere Ansprüche als beispielsweise der Großhandel oder ein Unternehmen für Transport & Logistik. Um den Anfang etwas zu erleichtern, wird es helfen die bestehende Auswahl grob einzugrenzen. Die Systeme, die in die engere Auswahl kommen, sollten Sie nun genau unter die Lupe nehmen.

Das macht ein passendes ERP System aus

Übersicht und Optik

Was Ihnen als erstes bei einem ERP System ins Auge fällt, ist natürlich die Optik. Achten Sie darauf, ob die Schrift in einem lesbarem Kontrast ist und grundlegende Elemente auf dem Bildschirm gut zu erkennen sind. Relevante Information lassen sich leichter identifizieren, wenn sie sich visuell vom Hintergrund abheben. Zudem sollte auch jemand der vorher noch nie mit einem ERP System gearbeitet hat, die wichtigsten Funktionen auf einen Blick finden. Die Größe von Trefferflächen bei Auswahlen, Listen oder Navigationselementen ist ebenfalls wichtig für eine effiziente Bedienung. Für viele Nutzer ist eine einheitliche, ansprechende Gestaltung bereits ein ausschlaggebender Punkt, wenn es darum geht sich für ein ERP System zu entscheiden.

Usability

Nun geht es darum, das System zu testen. Das ERP System sollte Sie natürlich so gut es geht dabei unterstützen, Ihre Aufgabe zügig zu erledigen. Angenommen, Sie möchten einen neuen Kunden anlegen. Können Sie auf einen Blick erkennen, an welcher Stelle Sie sich gerade im Programm befinden und wo Sie hin müssen? Wie viele Klicks benötigen Sie, um den Kontakt anzulegen? Sind Pflichtfelder gekennzeichnet und Fehlermeldungen verständlich? Das System sollte Ihnen eine Rückmeldung geben, wenn Sie etwas eingegeben haben. So können Sie sicher sein, dass es die Eingabe verstanden hat und die Aktion ausgelöst wurde. Achten Sie auch auf die Fehlertoleranz. Tippfehler sollten mit wenig Aufwand zu korrigieren sein. Schwierigkeiten bei der Bedienung treten meist erst im Alltag auf und sind auf den ersten Blick schwer zu erkennen. Aber die Bedienung eines Programms richtet sich auch nach der jeweiligen Aufgabe und ist daher immer individuell zu bewerten. Es gibt keinen pauschalen Wert, der für alle Nutzer gleichermaßen eine gute Bedienbarkeit definiert.

Individuell und erweiterbar

Nun ist etwas Weitsicht gefragt. Wenn es darum geht, ein neues System auszuwählen, sollten Sie sich nicht nur auf Ihre aktuellen Anforderungen und Bedürfnisse begrenzen. Als Unternehmen benötigen Sie ein System, das mit Ihnen mitwachsen kann. Ein zukunftssicheres ERP System ist so flexibel, dass es sich an veränderte Rahmenbedingungen und Bedürfnisse einfach anpassen kann. Modular und funktional erweiterbare Systeme sind hier im Vorteil. Hiermit lässt sich Ihr Bedarf wesentlich zielgerichteter und individueller abdecken. Es bietet Ihnen die Möglichkeit, Funktionen in Anspruch zu nehmen, die auf Ihr Unternehmen maßgeschneidert sind.

Geschäftsmann neben Klebezetteln, die eine Glühbirne ergeben

Mobile Anwendungen und Datenspeicherung

Informieren Sie sich darüber, ob Sie Ihre Daten unterwegs jederzeit abrufen können. Das ermöglicht Ihnen ein unabhängiges Arbeiten und einen enormen Zeit- und Produktivitätsvorteil bei Meetings, Verhandlungen oder auch beim Kunden vor Ort. Das Fehlerrisiko lässt sich somit außerdem stark reduzieren, wenn Ihre Mitarbeiter relevante Daten direkt von unterwegs aus eingeben können. Die Daten müssen so nicht an einem Ort erfasst und später erneut ins Programm eingepflegt werden. Ob im eigenen Rechenzentrum, in der Cloud oder als Hosted-Service: ERP-Lösungen sollten in jeder Variante oder einer Kombination davon installiert werden können und dabei immer ein einheitliches System bilden. So lassen sich auch dezentrale Standorte wirtschaftlich gut integrieren.

Einführungszeit und Support

Erkundigen Sie sich, wie lange es dauert, bis Sie das System in Ihrem Unternehmen nutzen können. Beachten Sie auch die Auswirkungen einer Einführung auf das Tagesgeschäft. Haben Sie einen persönlichen Berater und können diesen auch gut erreichen oder gibt es lediglich eine Hotline-Nummer wenn Sie ein Problem haben?

Langfristige Kosten

Viele Unternehmen entscheiden sich für ein ERP System, um unter anderem auch von den Kosteneinsparungen zu profitieren. Berücksichtigen Sie aber, dass neben den Implementierungskosten auch langfristige Kosten auf Sie zukommen können. Da Ihr ERP System idealerweise mit Ihrem Unternehmen wachsen soll, sollten etwa künftige Wartungs- und Schulungskosten nicht außer Acht gelassen werden.

Fazit

Oft kann es hilfreich sein, einen ERP Berater hinzuziehen. Beachten Sie nur, dass nicht jeder Berater objektiv ist. Auch hier sollten Sie also jemanden finden, der Erfahrung hat und idealerweise mit mehreren Anbietern zusammenarbeitet. Neben Präsentationen und Workshops bieten viele Anbieter außerdem eine kostenlose Testversion an, bei der Sie das System auf Herz und Nieren prüfen können. So bekommen Sie einen Eindruck, wie sich das System in Ihrem Unternehmen einfügen würde. Und als letzter Tipp, beachten Sie nicht nur den Funktionsumfang sondern auch die soziale Komponente. Für eine zuverlässige und vertrauensvolle Zusammenarbeit sollte nicht nur das System, sondern auch der Anbieter zu Ihnen passen.

Wenn Sie mehr über die Vorteile von ERP-Systemen oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

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ERP-Entwicklungen realisieren neue Produktionstechnologien

Die Wurzeln des Enterprise Resource Planning (ERP) liegen einige Jahrzehnte zurück. In den siebziger Jahren unterstützen erste Versionen große Unternehmen bei der Materialbedarfsplanung. Das sogenannte Material Requirements Planning (MRP) ist Vorläufer der heute modernen ERP-Systeme. In den achtziger Jahren wurden die Systeme um die Funktionen Produktionsplanung und -steuerung erweitert. Dadurch waren sie in ihrer Anwendung nicht mehr auf den industriellen Bereich begrenzt. Erst um 2000 entstand das uns heute bekannte ERP-System. Die Module Vertrieb, Rechnungswesen und Personalwirtschaft sind integriert. Der Begriff ,ERP‘ wurde geprägt durch Gartner, dem bekannten Anbieter von Marktforschung und Analyse. Doch welche ERP-Entwicklungen sind in der nächsten Zeit zu erwarten?

Obwohl es noch immer Unternehmen gibt, die viele verschiedene Anwendungen – sogenannte Insellösungen – nutzen, setzt laut einer Bitkom Umfrage jedes dritte deutsche Unternehmen eine ERP-Software ein. Weitere 21% planen konkret deren Einführung. Heute sind ERP-Systeme wahre Alltagshelden, egal ob im Kleinbetrieb oder Großunternehmen. Als informationstechnisches Rückgrat sind sie in vielen Unternehmen unverzichtbar geworden. Aufgebaut aus verschiedenen Modulen, die eine gemeinsame Datenbasis verbindet, ermöglichen sie eine bessere Zusammenarbeit. ERP bietet Überblick, übernimmt Routine-Aufgaben und optimiert betriebliche Abläufe. Durch Informationen in Echtzeit können bevorstehende Entscheidungen besser getroffen und Kundenwünsche bestmöglich erfüllt werden.

ERP-Entwicklungen der nächsten Jahre

Die Entwicklung einer neuen ERP-Software ist so gefürchtet und zeitgleich so notwendig wie nie. Auf der einen Seite ist der Eingriff in ein komplexes System immer mit einem Risiko behaftet. Auf der anderen ist die Weiterentwicklung wichtig, da sich Geschäftsprozesse mit der Zeit ändern. Um weiterhin nützlich zu sein, muss ERP diesen Änderungen folgen können. Der Markt und die Anforderungen ändern sich schnell, weshalb es gar nicht so einfach ist auf dem laufenden zu bleiben. Nachfolgend die drei größten ERP-Entwicklungen.

Industrie 4.0 und Internet der Dinge als wesentliche Herausforderungen

Die Digitalisierung gewinnt weiter an Bedeutung. In dem Zusammenhang hören wir immer wieder den Begriff Industrie 4.0. Doch was ist das eigentlich? Nach der Mechanisierung (Industrie 1.0), der Massenproduktion (Industrie 2.0) und der Automatisierung (Industrie 3.0) beginnt mit Industrie 4.0 die vierte industrielle Revolution. Neue Technologien bringen Produktionsschübe für die Unternehmen und damit einhergehend Wachstumschancen und Wettbewerbsvorteile. Grundgedanke der Entwicklungen ist es, dass sogenannte ,Smart Factories’ entstehen. Die Automatisierung ist dabei durch intelligente Maschinen optimiert, die selbstständig miteinander kommunizieren und Daten austauschen.

Industrie 4.0 ist eng verbunden mit dem Thema Internet der Dinge

Das Internet of Things (IoT) beschreibt einen logischen Entwicklungsschritt. Bisher haben vor allem wir Menschen Informationen miteinander ausgetauscht. Zukünftig wird es jedoch so sein, dass Maschinen und leblose Objekte, die normalerweise nicht mit dem Internet verbunden sind, Daten selbstständig untereinander austauschen. Verbunden mit einem Netzwerk können sie dann mit anderen Systemen kommunizieren. Das IoT bildet sozusagen die Brücke zwischen der physischen und digitalen Welt und ist integraler Bestandteil vieler Industrie 4.0-Projekte. Laut der Studie „Wettbewerbsfaktor Analytics im Internet der Dinge“ der Universität Potsdam, gaben 43,5% der befragten Unternehmen an, dass sie sich aktiv mit dem Thema Internet der Dinge auseinandergesetzt haben. 15 % haben IoT-Anwendungen zur Effizienzsteigerung in ihre bestehenden Prozesse integriert, Hauptanwendungsbereich ist die Prozessüberwachung. In der Fertigungsindustrie lässt sich erkennen, welches große Potenzial das Internet der Dinge birgt.

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Big Data als Resultat des Internet of Things

Denkbar ist zum Beispiel eine Maschine, die über das Internet ihre Leistungsdaten direkt an den Hersteller senden kann. Wäre beispielsweise eine Komponente oder ein Wert nicht in Ordnung, könnte die Maschine den Betreiber darüber informieren und eine Benachrichtigung an den Hersteller senden, woraufhin ein Mitarbeiter benötigte Ersatzteile liefert. Smart Factories sind eine Weiterentwicklung dieses Grundgedankens. So könnte zum Beispiel eine Fertigungsanlage selbstständig mit der Produktion beginnen, wenn sie eine Bestellung erhält. Mit diesen ERP-Entwicklungen wächst jedoch auch das weltweite Datenvolumen. Im Kontext mit Industrie 4.0 werden die Daten insbesondere von Maschinen, Transporteinrichtungen, Werkstücken und Produkten erzeugt. Oft sind es Mess- und Sensordaten, die automatisch erfasst werden. Unter dem Begriff Big Data lassen sich zwei Aspekte zusammenfassen. Zum einen die immer schneller wachsende Datenberge, zum anderen IT-Lösungen die Unternehmen dabei helfen, diesen Datenbergen Herr zu werden.

Welche Rolle spielt das ERP-System?

Bisher sind die meisten ERP-Systeme eher unternehmensintern im Einsatz. Der Bedarf nach vollständigen und transparenten Daten nimmt immer mehr zu. Das ERP-System dient als zentraler Knotenpunkt und wird sich als Integrationsplattform noch weiter verstärken. Kundeninformationen und Produktdaten werden mit Produktions- und Logistikdaten aus der Fertigungsebene verknüpft. Das Internet der Dinge wird zur zusätzlichen Datenquelle. Mit Zahl der Anwendungen wächst auch der Bedarf an Schnittstellen. Auch bei dem Thema Smart Factories spielt das ERP-System eine wichtige Rolle. Nahezu alle Unternehmensprozesse können unterstützt und externe Systeme und Plattformen integriert werden. Wichtige Unternehmensdaten werden verwaltet und sinnvoll abgelegt. Noch ist nicht klar, in welchem Umfang diese Entwicklungen in den Unternehmen einziehen. Damit alle Prozesse Hand in Hand laufen können, ist eine einheitliche Datenbasis besonders wichtig. Denn ohne eine intakte IT-Infrastruktur können die Ideen nicht verwirklicht werden, da viele Unternehmensprozesse anfallen, die gesteuert werden müssen.

ERP wächst über sich hinaus – wachsen Sie mit

Wenn Sie mehr über ERP-Entwicklungen oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

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Einsatz von ERP – Ein Beispiel aus dem Alltag

Die eigentliche Entstehung von ERP-Systemen führt zurück in die 70er Jahre. Zunächst wurden sie nur von großen Unternehmen in der Industrie verwendet. Es handelte sich dabei um eine standartisierte Inventarverwaltung zur Planung von Einkauf und Produktion. So konnte sichergestellt werden, dass eine Ware fristgerecht fertiggestellt wird. Seitdem hat sich die Nutzung sehr verändert. Viele kleine und mittelständische Unternehmen fragen sich jedoch immer noch oft, warum sie ein ERP-System einsetzen sollen. Dabei sollte die Frage nicht länger lauten ‚warum‘ der Einsatz von ERP-Systemen sinnvoll ist, sondern welches für die eigenen Bedürfnisse das richtige ist.

Ihr Unternehmen wächst und vieles ändert sich. Es gibt neue Herausforderungen und die Aufgaben werden komplexer. Im Zuge großen Wachstums ist es oft notwendig, die eigenen Strukturen und Prozesse neu aufzustellen. Immer mehr Unternehmen ziehen bereits Vorteile aus dem Einsatz von ERP-Lösungen. Insbesondere mit begrenzten Ressourcen können Sie von unkomplizierter Datenpflege profitieren und schnell auf Marktanforderungen reagieren.

Der Einsatz von ERP lohnt sich

Wollen Sie den Überblick behalten, ist ein ERP-System unverzichtbar. Heute kann ein Unternehmen alle Geschäftsbereiche mit einem ERP-System abdecken und Abläufe schneller und effektiver prüfen, planen und steuern. Sie werden fortwährend modernisiert und entwickeln sich laufend weiter. Prozesse, die Sie bisher manuell ausgeführt haben, werden durch ein ERP-System automatisiert. Doch was steckt eigentlich hinter dem Einsatz von ERP? Viele Unternehmen denken, dass sich die Anschaffung und der Einsatz von ERP-Systemen in ihrem Unternehmen aufgrund der hohen Lizenzkosten nicht lohnt. Dabei kann eine kleine Zeitersparnis zu einer großen Kostenersparnis führen, wie im folgenden Beispiel deutlich wird.

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Nehmen wir an, in Ihrem Unternehmen arbeitet Frau Müller. Frau Müller verbringt täglich zwei Stunden damit, Bestellungen auszulösen und zu überwachen. Dazu erstellt Sie in einer Word Datei die Bestellung, druckt diese aus und versendet sie per Fax. Anschließend prüft sie, ob die Bestellung erhalten wurde. Pro Bestellung nimmt dies in etwa zehn Minuten ihrer Arbeitszeit in Anspruch. In den zwei Stunden versendet Frau Müller demnach zwölf Bestellungen. Das durchschnittliche Gehalt einer Verwaltungskraft liegt zwischen 1.959 – 2.645 Euro pro Monat*. Gehen wir von einem Mittelwert von 2.302 Euro pro Monat und einer Arbeitszeit von 40 Stunden pro Woche aus. Demnach hat Frau Müller einen Stundenlohn von 13,28 Euro**. Multipliziert man nun die zwei Stunden Arbeitszeit, die Frau Müller für das auslösen der Bestellungen aufbringt, mit ihrem Stundenlohn, entstehen Ihrem Unternehmen bei 200 Werktagen Kosten von 5.312 Euro.

Warum ist der Einsatz eines ERP-Systems sinnvoll?

Sie entschließen sich dazu, ein ERP-System in Ihrem Unternehmen einzusetzen. Der Einsatz macht sich bereits nach kurzer Zeit bemerkbar. Mit TimeLine Neo haben Sie die einmaligen Lizenzgebühren von 1.490 Euro pro PC Arbeitsplatz. Ab dem ersten Arbeitsplatz verfügen Sie über den gesamten Funktionsumfang. Der Wartungsvertrag ist optional und beträgt 20 Prozent der Lizenzkosten pro Jahr, also 298 Euro. Die Schulung für das Programm liegt in der Regel bei einem Arbeitstag für alle Mitarbeiter. Für acht Stunden werden 800 Euro berechnet. Bei Gruppenschulungen bzw. mehreren Lizenzen verringert sich der Preis erheblich. Zählt man die Lizenzkosten mit den Wartungs- und Schulungsgebühren zusammen, ergibt dies eine Summe von 2.588 Euro für das erste Jahr. Im zweiten Jahr werden lediglich die Wartungsgebühren fällig.

Mit TimeLine Neo kann Frau Müller eine Bestellung in etwa zwei Minuten erstellen und per Email versenden. Über eine Maske kann sie zum Beispiel sehen, welche Bestellungen noch offen sind. Für zwölf Bestellungen braucht sie nun nicht mehr zwei Stunden, sondern nur noch eine halbe Stunde. Gerechnet auf 200 Werktage, senken sich Ihre jährlichen Ausgaben von 5.312 Euro auf 1.328 Euro. Frau Müller kann sich so auf die wirklich wichtigen unternehmerischen Aufgaben konzentrieren.

Einsatz von ERP im Unternehmen. Tabelle zeigt einen Vergleich der Kosten mit und ohne ERP System

Nach fünf Jahren mit einem ERP-System hat Ihr Unternehmen 16.140 Euro gespart. Die Anschaffung hat sich bereits im ersten Jahr gelohnt. Der Verwaltungsaufwand ist reduziert und durch die elektronische Ablage von Dokumenten sparen Sie Platz im Regal und Büromaterial. Zeitersparnis bedeutet auch einen Wettbewerbsvorteil für Ihr Unternehmen. Sind Sie schneller und flexibler, ziehen Sie an langsamen Konkurrenten vorbei.

Der Einsatz von ERP hat viele Vorteile

Dieses Beispiel repräsentiert nur eines der zahlreichen Vorteile eines ERP-Systems. Gleiches kann man beispielsweise für die Kalkulation oder Produktion durchführen, denn nach wie vor planen viele Unternehmen ihre Produktion auf dem Papier oder analysieren wichtige Daten ausschließlich über Excel. Wenn Sie lange brauchen um wichtige Daten wie eingehende und ausgehende Bestellungen, Bestände oder auch Bestellmargen zusammenzutragen, müssen Sie wichtige Entscheidungen aus dem Bauch heraus treffen. Denn ohne Echtzeitdaten wissen Sie erst wie Ihr Unternehmen läuft, wenn der Jahresbericht erscheint.

Sie sind noch unsicher und möchten vorab testen?

Testen Sie Timeline Neo 90 Tage lang kostenfrei und unverbindlich, laden Sie sich einfach unsere Demo herunter. Die in der Testversion eingegeben Daten können nach einer Kaufentscheidung nahtlos in Ihr System übernommen werden. Wenn Sie sonst noch Fragen haben oder mehr über die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

* https://www.gehalt.de/einkommen/suche/verwaltungskraft
** http://www.zeit.de/wirtschaft/2015-03/stundenlohn-rechner-arbeitszeit-mindestlohn-ueberstunden

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ERP schafft Transparenz im Unternehmen

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Ein ERP-System bietet Ihnen die Möglichkeit, die Abläufe in Ihrem Unternehmen im Blick zu haben. Transparenz ist für viele mittelständische Unternehmen jedoch oft noch neu. Die meisten Prozesse laufen neben dem ERP-System her, aus Gewohnheit oder Bequemlichkeit werden beispielsweise Bestellungen per Telefon und Internet getätigt. Oftmals sieht der mittelständische Unternehmer keine Notwendigkeit, Transparenz über die Prozesse in seinem Unternehmen einzuräumen. Die Prozesse sind anfangs meist recht überschaubar, aber das kann sich sehr schnell ändern.

Mit Ihrem Unternehmen wächst oft nicht nur die Anzahl der Mitarbeiter, sondern auch das Durcheinander in Ihrer Datenbank. Sie kommen schnell in eine Situation, in der wichtige Informationen auf verschiedene Mitarbeiter verteilt, aber an keinem zentralen Punkt festgehalten sind. Etwa weil Sie alltägliche Aufgaben in alter Gewohnheit durchführen und für Sie selbstverständlich sind.

transparenz-in-unternehmen

Wird nun ein Mitarbeiter krank oder scheidet aus dem Unternehmen aus, entsteht eine Wissenslücke. Wie viel Material wurde bestellt? Welche Preis- und Terminvereinbarungen wurden getroffen? Mit anderen Worten, Ihr Unternehmen agiert blind. Ihre Mitarbeiter genießen einen bestimmten Grad an Freiheit, wenn sie sich selbst verwalten können – für die Prozessoptimierung ist das aber nicht von Vorteil. Viele Unternehmen schaffen den Generationswechsel nicht, wenn ein erfahrener Mitarbeiter ausscheidet und neue Mitarbeiter nachrücken. Weiterhin fehlt Ihnen der Einblick in Ihre Kosten. Wenn die Preisentwicklung nicht nachvollziehbar ist, ist auch der Ausgangspunkt für neue Preisverhandlungen suboptimal.

Legen Sie den Grundstein für mehr Transparenz

Mit einem ERP-System haben Sie eine Allround-Lösung, die in allen Bereichen zum Einsatz kommt. Der Zugriff auf ein weiteres System ist folglich nicht mehr notwendig. Die Software ist modular aufgebaut und die Daten verschiedener Unternehmensbereiche vernetzt. Jeder Mitarbeiter hat die Möglichkeit, Daten aus den verschiedenen Bereichen aufzurufen und profitiert somit von einheitlichen und vollständigen Informationen. So schaffen Sie ein hohes Maß an Transparenz und unnötiger Arbeitsaufwand bleibt Ihnen erspart.

Transparenz entscheidend für erfolgreiche Zusammenarbeit

Mit Hilfe einer ERP-Komplettlösung können Sie Ihre Daten viel einfacher pflegen und verwalten. Nicht ein einzelner Mitarbeiter bündelt das Wissen, sondern die ERP-Software. Alle Arbeitsprozesse Ihres Unternehmens sind somit unter einem Hut und das ‚Nebeneinanderher-Arbeiten‘ wird vermieden – eine einheitliche Abwicklung von der Bestellung bis zur Auslieferung. Darüber hinaus sind Ihre Prozesse effizienter und vor allem nachvollziehbar für Dritte. Das wiederum wirkt sich positiv auf die interne Organisation und die Zusammenarbeit mit Kunden, Investoren und Lieferanten aus.

Erfolgreicher Geschäftsmann bei einem Raketenstart. Weißer Hintergrund

Behalten Sie Ihre Geschäftsausgaben im Blick

Ein weiterer positiver Effekt, Sie bekommen einen viel besseren Blick für die Entwicklung Ihres Unternehmens. Berichte über Verkaufszahlen oder Monatsstatistiken helfen Ihnen dabei, Entscheidungen über Investitionen zu treffen anstatt ins Blaue hinein zu agieren. Mit diesem Wissen können Sie Prognosen für die Zukunft erstellen. Diese sogenannten Forecasts dienen dazu, Ihnen die Einschätzung der zukünftigen wirtschaftlichen Entwicklung und deren Auswirkung auf Ihr Unternehmen zu erleichtern. Somit haben Sie immer einen guten Überblick über entstandene Kosten und erwirtschaftete Umsätze.

Starten Sie noch heute durch!

Wenn Sie mehr über die Vorteile eines ERP-Systems in Ihrem Unternehmen oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

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Schaffen Sie die Insellösungen in Ihrem Unternehmen ab

Fast alle großen Unternehmen nutzen heutzutage eine ERP-Software. In kleinen und mittelständischen Unternehmen ist das jedoch noch nicht verbreitet, um den Alltag zu organisieren nutzen sie viele unterschiedliche Programme. Die Rede ist von sogenannten Insellösungen, vielleicht kommt Ihnen die ein oder andere Situation bekannt vor: Sie nutzen Word um Angebote zu schreiben oder externe Tools wie einen „Urlaubsplaner“. Kalkulationen führen Sie in Excel oder Project durch, was mit einem hohen manuellen Aufwand verbunden ist. Insellösungen sind oftmals ein fester Bestandteil der IT-Landschaft und reichen anfänglich aus. Zudem sind die Programme meist kostenfrei und lassen sich problemlos bedienen – allerdings nur bis zu einer gewissen Unternehmensgröße.

Wenn das Unternehmen wächst und die Aufgaben sich wandeln, die IT-Infrastruktur dahinter allerdings nicht mehr so recht mitkommt sind Insellösungen kontraproduktiv und echte Zeitfresser. Es gibt keine einheitliche Datenbasis und wertvolle Zusatzinformationen sind über die Abteilungen hinweg verstreut. Irgendwann weiß niemand mehr so genau, welche Daten wirklich aktuell sind. Zur gemeinsamen Kommunikation der Programme sind Schnittstellen notwendig, welche aber meist kostspielig sind und nur einen Teil der Daten übertragen. Weiterhin unterliegen viele Tools verschiedener Lizenzmodelle und Wartungsarbeiten. Mit anderen Worten, Insellösungen sind zeit- und somit auch kostenintensiv, vor allem wenn neue Betriebssystemupdates erscheinen. Die (kundenorientierte) Weiterentwicklung dieser Tools ist nicht zwangsläufig gesichert.

Insellösungen verursachen Datenflut

Warum es sich lohnt, eine integrierte ERP-Lösung einzusetzen

ERP-Komplettösungen sind heutzutage nicht mehr wegzudenken. Geschäftsprozesse werden optimiert, organisatorische Abläufe und Strukturen verbessert und den Unternehmens- und Marktveränderungen immer schneller angepasst. Mehr und mehr Unternehmen setzen sie ein und bemühen sich um eine einheitliche und wirtschaftliche IT-Infrastruktur. Dabei bietet Ihrem Unternehmen der Einsatz einer ERP-Lösung durchaus eine ganze Reihe von Vorteilen. Im Idealfall bilden sie alle Bereiche Ihres Unternehmens in einem einzigen System ab. Hier ein paar der wesentlichen Vorteile im Überblick.

Datenpflege leicht gemacht

Regulär bildet ein ERP-System die folgenden Funktionen eines Unternehmens ab:

Diese Funktionen sind über eine gemeinsame Datenbasis miteinander verbunden und kommunizieren untereinander. Sie haben somit stets einen Gesamtüberblick über Ihr Unternehmen und die Kommunikation über sämtliche Unternehmensebenen ist ermöglicht.

Keine Schnittstellen, keine Datenverluste, kein doppelter Pflegeaufwand

Eine Software statt mehrere unterschiedliche Programme, das schont die IT-Kosten – und die Nerven. Durch den Einsatz eines ERP-Systems können alle Mitarbeiter auf die Daten zugreifen, egal aus welcher Abteilung oder von welchem Standort. So arbeiten Sie viel effizienter, denn Ihre Daten erfassen Sie nur ein einziges mal. Sie können immer mit gutem Gewissen davon ausgehen, dass Ihre Daten auf dem aktuellsten Stand sind. Infolgedessen ist der Informationsfluss eines Geschäftsprozesses erheblich verbessert. Nichts geht verloren, nichts wird vergessen, ein reibungsloser Betriebsablauf. Die gleichen Vorteile spiegeln sich bei der Datensicherung, Aktualisierung und Wartung wider.

Nur ein Lizenzmodell, nur ein Programm, welches gewartet werden muss

Wenn Sie mit nur einem zentralen Programm arbeiten, müssen Sie natürlich auch nur ein Programm warten. Zeit und Kosten werden sich für Sie somit stark reduzieren. Durch regelmäßige Updates können Sie immer mit einer aktuellen Version der Software arbeiten und von neuen Funktionen profitieren. Mit einem ERP-System haben Sie eine Lösung, die sich Ihren Bedürfnissen anpasst.

Entspanntes Arbeiten mit TimeLine Neo

Doch wann ist der richtige Zeitpunkt Insellösungen loszuwerden?

Die Integration einer ERP-Lösung in Ihrem Unternehmen sollten Sie schon von Anfang an in Betracht ziehen. Zwar sind die meisten Prozesse in der Anfangsphase noch überschaubar, aber das ändert sich schnell und Ihre Excel-Tabellen werden immer unhandlicher. Damit Sie von Anfang an einen guten Überblick über Ihre Daten haben, ist es wichtig sie frühzeitig in ein zentrales System laufen zu lassen. Bereits ab zwei bis drei PC Arbeitsplätzen kann sich der Einsatz einer Komplettlösung für Sie lohnen. Wenn Sie rechtzeitig mit der Stammdatenpflege anfangen, schaffen Sie eine gute Basis für Ihr Unternehmenswachstum.

Nicht abwarten – gleich loslegen!

Wenn Sie mehr zum Thema Insellösungen oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

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Was bedeutet ERP?

Der etwas andere Erklärungsversuch

Ein guter Professor, so heißt es, kann die Grundlagen der theoretischen Physik auf einem Bierdeckel erklären. Wir betrachten ein ähnliches Beispiel, ersetzen jedoch die Physik mit einem ERP-System und den Bierdeckel mit einer Supermarkt-Filiale. Den Professor mimt dieser Blog-Beitrag. Wir nehmen Sie mit auf eine Reise durch die Weiten der Einkaufsregale und starten einen Erklärungsversuch der etwas anderen Art.

Am Anfang jedweder Erklärungsversuche steht ein Wissbegieriger. Gemäß dem Fall, dass Sie eingefleischter Kenner von ERP-Software sind, quasi ein ERP-Sommelier, so dürfen Sie diesen Blog-Beitrag mit gutem Gefühl überspringen und sich dem nächsten Eintrag widmen – oder Sie bleiben und holen sich die tägliche Portion Bestätigung. Dieser Blog-Beitrag nimmt sich all jenen an, für die ERP (noch) eine grüne Wiese ist.

 

Supermarkt-von-oben

Der Schritt durch die gläserne Schiebetür

Der Einstieg in ein ERP-Programm sollte zwar grundsätzlich so einfach sein, wie der Weg in die Supermarkt-Filiale, überstürzen sollte man aber nichts. In unserem Beispiel lässt sich dies gut mit der Gleichung

 

darstellen. Die Entscheidung für oder wider sollte demnach gut überlegt und nicht überhastet sein, sonst kracht es. Als Entscheidungshilfe verschicken wir zwar keine Geschmacks- oder Duftpröbchen, bieten Ihnen dafür jedoch einen kostenlosen Demo-Download an.

Die Verkaufsfläche

Stellen Sie sich Ihr Unternehmen als Verkaufsfläche im Supermarkt mit vielen Produkten vor. Das ERP-System steht für die Regale und bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Artikel nachvollziehbar und organisiert abzulegen. Steht zu wenig Marmelade im Regal? Sind die Rigatoni wieder vergriffen? Das ERP-System gibt Ihnen frühzeitig Auskunft und ermöglicht Ihnen eine planbare Artikelorganisation. Ob mit Serien- oder Chargennummer, First In – First Out (FiFo) oder Last In – First out (LiFo) – neben dem Genie, beherrscht das ERP-System das Chaos. Für die besonders Wissbegierigen, gibt es hier einen kurzen Zusatz-Exkurs.

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An der Fleischtheke

Auf Ihrer Einkaufsliste steht Cordon Bleu. Das ist bekanntlich Französisch und heißt so viel wie „blaues Band“. Formidable – aber wie steht es mit dessen Zusammensetzung? Hier bauen wir die Brücke zu den Produktionsplanungsprozessen innerhalb eines ERP-Systems.

Waren werden verarbeitet, veredelt und gegebenenfalls aus verschiedenen Bestandteilen zusammengesetzt. So auch bei unserem Cordon Bleu. Folgen wir unserer Metapher, so bietet das ERP-System dabei die Plattform für die Steuerung und Kontrolle sämtlicher Produktionsprozesse. Es zeigt mir demnach an, zu welchem Verhältnis Schinken, Käse und Schnitzel zueinanderstehen und gibt mir die Panade direkt mit in der Stückliste an. Dank der Produktionsplanung lässt sich transparent steuern und nachvollziehen was (Cordon Bleu), wo (an der Fleischtheke 2) und von wem (Metzgermeister Koch) produziert wird, wurde oder werden muss. Noch Fragen zur digitalen Fleischtheke? Hier gibt es Antworten.

Hinter den Kulissen

Supermärkte arbeiten in der Regel mit der Lagerart „FeFo“ (First Expired – First out), sortiert wird also nach Verderblichkeit. ERP-Systeme bieten die Möglichkeit, die Lagerhaltung nach persönlichem Gusto zu organisieren – Inventur der Lagerinhalte inklusive.

Damit Sie beim Einkaufen bloß nicht auf dem Trockenen sitzen, wird die Beschaffung neuer Artikel durchlaufend überwacht. Ob Marmelade oder Rigatoni, mit dem „Material Requirements Planning“ (MRP) lässt sich im ERP-System ohne großen Aufwand Einkaufs- und/oder Produktionsbedarf für Mindestbestände, Kundenbestellungen und mit den Lieferanten vereinbarte Losgrößen ermitteln. So ist das Lager stets nur mit dem gefüllt, was auch wirklich benötigt wird.

Zurück zur Fleischtheke. Metzgermeister Koch hätte zur Europameisterschaft nämlich gerne Urlaub. Damit Sie nicht an einer unbesetzten Theke stehen, gibt es die Personaleinsatzplanung (PEP) im ERP-System. Urlaub, Krankheit, Schichteinsatz – mit PEP lässt sich ein reibungsloser Ablauf gewährleisten. Das gemeinsame Grillen mit den Bekannten ist also gerettet.

Endspurt an der Kasse

Die Kasse steht für den Verkauf innerhalb eines ERP-Systems. Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen oder Gutschriften – ein ERP-System bietet eine umfassende Unterstützung der alltäglichen Verkaufsprozesse. Offene Posten und deren Ausgleich durch die Zahlung des Kunden können jederzeit abgerufen werden.

supermarkt-einkaufswagen

Wussten Sie, dass der Kassenbon gleichzeitig Rechnung und Lieferschein darstellt? Hier spricht man von einer Direktfaktura. Das spart Zeit und Geld, verschont Sie aber nicht davon, regelmäßig den Bon Ihres Vorgängers aus dem Einkaufswagen zu fischen. Damit Sie den Überblick über Ihren eigenen Bon nicht verlieren, könnten Sie zuhause auf ein Haushaltsbuch zurückgreifen. Im ERP-System erledigt dies das digitale Dokumentenmanagement (DMS). Kurz eingescannt und schon haben Sie alle relevanten Unterlagen jederzeit griffbereit – so einfach kann Ordnung sein.

Noch Fragen zu ERP?

Der Einkauf ist bezahlt und Ihr Kopf mittlerweile voll und so langsam wird Ihnen bewusst, dass dieser Blog-Beitrag wohl kaum auf einen Bierdeckel gepasst hätte. Da kommt der Ausgang gerade rechtzeitig! Wenn alles gut gegangen ist, stehen Sie nun nicht mehr auf einer grünen Wiese.

Wenn Sie mehr zum Thema ERP oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

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Warum es nicht immer eine Browserlösung sein muss

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Cloudbasierte Browserlösungen sind heutzutage immer mehr im Kommen und die Gründe dafür liegen auf der Hand. Plattformübergreifend lassen sich die verschiedenen Anwendungen ohne einen Installationssatz auf den jeweiligen Geräten betreiben. Dass dies auch performant funktioniert, ohne längere Ladezeiten, zeigen uns die verschiedenen Tools von Google oder Microsoft 360. Doch wie sieht es mit umfangreichen Businesslösungen aus? Obwohl es bereits mehrere ERP-Lösungen als Browserlösung gibt, ist dies nicht immer nur ein Vorteil.

Die Oberfläche

Browserlösungen sind vorwiegend an HTML, CSS und deren langen Implementierungszyklen gebunden. Obwohl die breite Masse an HTML-Bedienelementen in allen Browsern unterstützt wird, gibt es dennoch zwischen den einzelnen Browsern immer wieder Abweichungen in der Darstellung und Verfügbarkeit. Das Problem wäre zwar theoretisch vermeidbar, jedoch zeigt die Praxis, dass genau dies nicht der Fall ist. Damit steigt der Wartungsaufwand und das Fehlerpotenzial um jeden Browser, der auf dem Markt erscheint. Außerdem stellen wir fest, dass native Software oft eine bessere Usability bietet als eine Cross-Plattform-Lösung, da diese sich am Design und dem User Interface des Betriebssystems orientieren.

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Offline-Fähigkeit

Browserlösungen sind aktuell noch an das Internet gebunden. Fällt das Internet aus oder wird die Geschwindigkeit eingeschränkt, so fällt auch die entsprechende Businesslösung aus. Native Applikationen hingegen bieten oftmals eine lokale Variante, sodass man unabhängig vom Internet arbeiten kann und die Änderungen anschließend synchronisiert.

Performance

Das Argument der Geschwindigkeit erhält erst ein Gewicht, wenn man den Flaschenhals im Unternehmen ausfindig gemacht hat. Setzt man verstärkt auf Thinclients, so kann eine Browserlösung geeigneter sein. Hat man einen vollwertigen Desktop-PC oder Laptop, welche bei sinkenden Markpreisen immer erschwinglicher werden, so liegt der Engpass vermutlich in der Internetanbindung. Wer schon einmal mit Dropbox gearbeitet hat, der weiß wie bescheiden ein Dokumentenmanagement bei schlechter Internetanbindung funktionieren kann. Browserlösungen übertragen zudem meistens die gesamte Oberfläche inklusive der Daten über die Leitung, eine native Applikation hingegen nur die geänderten und bereits vollständig verarbeiteten Daten (Delta). Zudem können hier die Ressourcen (CPU, Arbeitsspeicher und GPU) gezielt ausgeschöpft werden. Auch hardwarenahe Implementierungen von Sicherheitsmechanismen oder der Ansteuerung von lokalen Hard- und Softwarelösungen (z.B. Versand via DELISprint, UPS Worldship, Intraship, Hochregallagersystemen, RFID beschreiben, etc.) werden um ein wesentliches einfacher.

Anpassbarkeit

Das schlagende Argument für eine native Applikation – zumindest unter Windows – ist letztendlich die Anpassbarkeit. Reiche Applikationen leben von der Wiederverwendbarkeit von Objekten und Business Logiken. Können diese nicht abgeleitet oder überschrieben werden, leidet die Effizienz des Customizing erheblich. Durch einfache Update-Services können gezielt Logiken einzelner Business-Vorgänge bequem, schnell und vor allem kostengünstig an einzelnen Arbeitsplätzen oder im gesamten Unternehmen angepasst werden. Das garantieren wir bereits ab dem ersten Arbeitsplatz!

Datenschutz

Zum Schluss noch das immer wieder belächelte Thema des Datenschutzes. Viele Anbieter sichern Ihnen natürlich ein deutsches Rechenzentrum zu, doch landen auch die meist viel größeren Dokumente des Dokumentenmanagements dort? Hier bedienen sich einige gerne der Amazon oder Google Server, die allerdings nicht direkt in Deutschland sondern vor allem in Irland beheimatet sind – das gilt auch für sämtliche Google Daten, Evernote, Dropbox, OneNote etc. Wir bieten Ihnen auch die Möglichkeit sämtliche Daten geschützt in Ihrem Unternehmen aufzubewahren – gerne auch mit Hilfe eines unserer IT-Cybersecurity Experten.

Wenn Sie mehr über cloudbasierte Browserlösungen oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

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