Dokumenten-Management-System (DMS)

In Kombination mit dem TimeLine-Mail-Server und dem Barcode-OCR-System verschmelzen ERP-System und Dokumenten-Management zu einem integrierten System für sämtliche Unternehmensdaten.

Das TimeLine-DMS ist zertifiziert und revisionssicher!

Illustration Software erfolg

Alles beisammen halten

TimeLine bietet Ihnen ein integriertes Dokumentenmanagement im ERP-System. Neben der Verlinkung von Dateien mit Objekten im ERP-System ermöglicht TimeLine-DMS alternativ die Ablage von Dokumenten auf dem DMS-Server. Auf der Anwenderseite stehen Adapter („Clients“) für den Datei-Explorer von Windows sowie für die Mail-Systeme Outlook und Tobit zur Verfügung.

Mail-Integration

Automatischer Import und selektive Archivierung von ein- und ausgehenden Mails inklusive Anhängen. Eingehende Mails werden automatisch über die Adresse identifiziert, importiert, verschlagwortet und dem Geschäftspartner im ERP-System zugeordnet.

Automatischer Dokumentenimport

Über managed directories werden Dokumente in bestimmten Verzeichnissen vollautomatisch ins DMS übernommen und dabei verschlagwortet.

Explorer-Integration

Beliebige Dateien können per Windows Explorer direkt ins DMS-System gezogen werden (Drag-and-drop).

Verschlagwortung

Ins DMS-System übernommene Dokumente werden automatisch verschlagwortet.

Barcode-OCR

Optional werden Barcodes in Dokumenten (z. B. PDF, Word, Excel) gescannt und zur Verlinkung mit Projekten, Artikeln, Werkzeugen, Kunden etc. verwendet.

Mehrfachverlinkung

Dasselbe Dokument kann mehrfach zugeordnet werden. So kann eine eingehende Reklamations-E-Mail sowohl der Reklamation als auch dem Kunden und dem Projekt zugeordnet werden.

Sicherheit

Das TimeLine-DMS besteht aus einem separaten Dateisystem, das auf dem DMS-Server liegt. Von außen ist dieses Dateisystem ( je nach Rechtesteuerung in Windows) nicht zugänglich. Auf diese Weise steht Ihnen ein geschützter Bereich für Dateien zur Verfügung, die gemeinsam genutzt und über die Zuordnung zu ERP-Objekten – also Kunden, Artikeln usw. – organisiert werden.

Verfügbarkeit über das Web

Dateien im DMS sind uneingeschränkt über das Web verfügbar. Die Clients für den Webzugriff sind im DMS-Modul enthalten.

Check-out

Dokumente können zur Bearbeitung aus- und eingecheckt werden. Während des Check-outs steht die Datei online oder offline zur Bearbeitung zur Verfügung. Die Aktualisierung der Datei im DMS erfolgt per Check-in.

Dokumente

Alle Dokumente können direkt mit ERP-Objekten verlinkt werden: Fotos oder Zeichnungen können dem Artikel, Mails dem Kunden oder Lieferanten, eingescannte Eingangsrechnungen dem Buchungssatz zugeordnet werden. Egal, ob es sich um ein Werkzeug, eine Reklamation, ein Projekt oder einen Beleg handelt: ziehen Sie einfach das Dokument mit der Maus aus dem Explorer auf den DMS-Tab des ERP-Datensatzes, um das Dokument im TimeLine-DMS zu archivieren.

Managed Directories: Verzeichnisse auf lokalen Laptops von Service-Mitarbeitern und Außendienstlern können automatisch mit dem DMS synchronisiert werden.

Scanner: Verzeichnisse von Dokumenten-Scans können automatisch ins DMS importiert werden.

Alle ins DMS-System synchronisierten Belege werden verschlagwortet und ggf. mit Kunden, Artikeln, Projekten und Belegen verlinkt.

Dokumenten-Management und ERP: die Ordnung Ihrer Dokumente folgt der Datenstruktur im ERP-System: einfacher und intuitiver als manuell zu verwaltende Verzeichnisstrukturen.

Scannen und Barcode-OCR in TimeLine-ERP

Archivierung versus Dokumenten-Management

Archivierungssysteme haben ihren Schwerpunkt auf dem Scannen und Verschlagworten von Papierdokumenten – Dokumenten-Managementsysteme haben den Schwerpunkt auf dem Verwalten von primär elektronisch vorliegenden Dokumenten und Dateien. Entscheidend ist bei der Auswahl des Systems, ob der Schwerpunkt auf der Archivierung der Papierflut oder aber dem Management von elektronischen Dokumenten liegt.

Für das Management elektronischer Dokumente und deren Steuerung durch den betrieblichen Ablauf (Workflow) ist TimeLine-ERP eher als ein externes System geeignet.

Für das Scannen und OCR-Verschlagworten, sowie die revisionssichere Archivierung bietet TimeLine Schnittstellen zu Easy-Archiv, DokuWare und ELO.

Workflows gehören ins ERP-System

Meist bilden diese Systeme für bestimmte betriebswirtschaftliche Abläufe (z.B. Wareneingangs-Rechnungsprüfung) eigene sogenannte Workflows ab.

Aus unserer Sicht ist diese Vorgehensweise widersinnig, da die betriebswirtschaftlichen Abläufe bereits überwiegend im ERP-System vorliegen und jeder Versuch, Workflows zusätzlich auch im DMS-System abzubilden somit zwangsläufig auf eine redundante Darstellung von Vorgängen hinausläuft.

TimeLine integriert hingegen das Dokumentenmanagement vollständig ins ERP-System, so dass den vorhandenen betriebswirtschaftlichen Objekten und Abläufen direkt und unmittelbar Dokumente zugeordnet werden können.

Verlinkung von DMS-Dokumenten mit Kunden und anderen ERP-Objekten und Prozessen.

Zertifikat Revisionssicherheit

Revisionssichere Archivierung

  • Schreib-/Leserechte für Dokumente,
  • „ForceRevision“/ „Archive“-Flags,
  • AES255-Hash zum Schutz vor Manipulationen,
  • Druck- und Mail-Archiv (v.a. für Belegdruck),
  • Managed Directories mit Barcode-OCR,
  • bidirektionaler IMAP/SMTP-Mail-Server,

Weitere Funktionen

Folgende wesentliche Funktionen dürfen Sie von unserem DMS-System erwarten:

  • Verlinken von beliebigen Dokumenten (Zeichnungen, Fotos, Mails, etc.) mit ERP-Objekten (Kunden, Artikeln, Projekten, etc.)
  • Zusätzliches Verschlagworten aller DMS-Dokumente für schnelle Volltextsuche
  • Barcode-OCR
  • Scannen von Papierdokumenten incl. OCR-Verschlagwortung
  • Automatischer Upload von Dateien aus Filesystem-Verzeichnissen („Managed Directories“)
  • Automatischer Upload ein- und ausgehender Mails direkt vom Mailserver via IMAP-Adapter
  • Eigenständiges, ins ERP-System integriertes Mailprogramm (Mails werden automatisch Kunden und Lieferanten zugeordnet)