Einsatz von ERP – Ein Beispiel aus dem Alltag

Die eigentliche Entstehung von ERP Systemen führt zurück in die 70er Jahre. Zunächst wurden sie nur von großen Unternehmen in der Industrie verwendet. Es handelte sich dabei um eine standartisierte Inventarverwaltung zur Planung von Einkauf und Produktion. So konnte sichergestellt werden, dass eine Ware fristgerecht fertiggestellt wird. Seitdem hat sich die Nutzung sehr verändert. Viele kleine und mittelständische Unternehmen fragen sich jedoch immer noch oft, warum sie ein ERP System einsetzen sollen. Dabei sollte die Frage nicht länger lauten ‚warum‘ der Einsatz von ERP Systemen sinnvoll ist, sondern welches für die eigenen Bedürfnisse das richtige ist.

Ihr Unternehmen wächst und vieles ändert sich. Es gibt neue Herausforderungen und die Aufgaben werden komplexer. Im Zuge großen Wachstums ist es oft notwendig, die eigenen Strukturen und Prozesse neu aufzustellen. Immer mehr Unternehmen ziehen bereits Vorteile aus dem Einsatz von ERP Lösungen. Insbesondere mit begrenzten Ressourcen können Sie von unkomplizierter Datenpflege profitieren und schnell auf Marktanforderungen reagieren.

Der Einsatz von ERP lohnt sich

Wollen Sie den Überblick behalten, ist ein ERP System unverzichtbar. Heute kann ein Unternehmen alle Geschäftsbereiche mit einem ERP System abdecken und Abläufe schneller und effektiver prüfen, planen und steuern. Sie werden fortwährend modernisiert und entwickeln sich laufend weiter. Prozesse, die Sie bisher manuell ausgeführt haben, werden durch ein ERP System automatisiert. Doch was steckt eigentlich hinter dem Einsatz von ERP? Viele Unternehmen denken, dass sich die Anschaffung und der Einsatz von ERP Systemen in ihrem Unternehmen aufgrund der hohen Lizenzkosten nicht lohnt. Dabei kann eine kleine Zeitersparnis zu einer großen Kostenersparnis führen, wie im folgenden Beispiel deutlich wird.

Nehmen wir an, in Ihrem Unternehmen arbeitet Frau Müller. Frau Müller verbringt täglich zwei Stunden damit, Bestellungen auszulösen und zu überwachen. Dazu erstellt Sie in einer Word Datei die Bestellung, druckt diese aus und versendet sie per Fax. Anschließend prüft sie, ob die Bestellung erhalten wurde. Pro Bestellung nimmt dies in etwa zehn Minuten ihrer Arbeitszeit in Anspruch. In den zwei Stunden versendet Frau Müller demnach zwölf Bestellungen. Das durchschnittliche Gehalt einer Verwaltungskraft liegt zwischen 1.959 – 2.645 Euro pro Monat*. Gehen wir von einem Mittelwert von 2.302 Euro pro Monat und einer Arbeitszeit von 40 Stunden pro Woche aus. Demnach hat Frau Müller einen Stundenlohn von 13,28 Euro**. Multipliziert man nun die zwei Stunden Arbeitszeit, die Frau Müller für das auslösen der Bestellungen aufbringt, mit ihrem Stundenlohn, entstehen Ihrem Unternehmen bei 200 Werktagen Kosten von 5.312 Euro.

Warum ist der Einsatz eines ERP Systems sinnvoll?

Sie entschließen sich dazu, ein ERP System in Ihrem Unternehmen einzusetzen. Der Einsatz macht sich bereits nach kurzer Zeit bemerkbar. Mit TimeLine Neo haben Sie die einmaligen Lizenzgebühren von 1.490 Euro pro PC Arbeitsplatz. Ab dem ersten Arbeitsplatz verfügen Sie über den gesamten Funktionsumfang. Der Wartungsvertrag ist optional und beträgt 20 Prozent der Lizenzkosten pro Jahr, also 298 Euro. Die Schulung für das Programm liegt in der Regel bei einem Arbeitstag für alle Mitarbeiter. Für acht Stunden werden 800 Euro berechnet. Bei Gruppenschulungen bzw. mehreren Lizenzen verringert sich der Preis erheblich. Zählt man die Lizenzkosten mit den Wartungs- und Schulungsgebühren zusammen, ergibt dies eine Summe von 2.588 Euro für das erste Jahr. Im zweiten Jahr werden lediglich die Wartungsgebühren fällig.

Mit TimeLine Neo kann Frau Müller eine Bestellung in etwa zwei Minuten erstellen und per Email versenden. Über eine Maske kann sie zum Beispiel sehen, welche Bestellungen noch offen sind. Für zwölf Bestellungen braucht sie nun nicht mehr zwei Stunden, sondern nur noch eine halbe Stunde. Gerechnet auf 200 Werktage, senken sich Ihre jährlichen Ausgaben von 5.312 Euro auf 1.328 Euro. Frau Müller kann sich so auf die wirklich wichtigen unternehmerischen Aufgaben konzentrieren.

Nach fünf Jahren mit einem ERP System hat Ihr Unternehmen 16.140 Euro gespart. Die Anschaffung hat sich bereits im ersten Jahr gelohnt. Der Verwaltungsaufwand ist reduziert und durch die elektronische Ablage von Dokumenten sparen Sie Platz im Regal und Büromaterial. Zeitersparnis bedeutet auch einen Wettbewerbsvorteil für Ihr Unternehmen. Sind Sie schneller und flexibler, ziehen Sie an langsamen Konkurrenten vorbei.

Der Einsatz von ERP hat viele Vorteile

Dieses Beispiel repräsentiert nur eines der zahlreichen Vorteile eines ERP Systems. Gleiches kann man beispielsweise für die Kalkulation oder Produktion durchführen, denn nach wie vor planen viele Unternehmen ihre Produktion auf dem Papier oder analysieren wichtige Daten ausschließlich über Excel. Wenn Sie lange brauchen um wichtige Daten wie eingehende und ausgehende Bestellungen, Bestände oder auch Bestellmargen zusammenzutragen, müssen Sie wichtige Entscheidungen aus dem Bauch heraus treffen. Denn ohne Echtzeitdaten wissen Sie erst wie Ihr Unternehmen läuft, wenn der Jahresbericht erscheint.

Sie sind noch unsicher und möchten vorab testen?

Testen Sie Timeline Neo 90 Tage lang kostenfrei und unverbindlich, laden Sie sich einfach unsere Demo herunter. Die in der Testversion eingegeben Daten können nach einer Kaufentscheidung nahtlos in Ihr System übernommen werden. Wenn Sie sonst noch Fragen haben, Senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an neo@timeline.de oder rufen uns unter der Telefonnummer +49 212 23035 470 an. Wir freuen uns auf Sie!

* https://www.gehalt.de/einkommen/suche/verwaltungskraft
** http://www.zeit.de/wirtschaft/2015-03/stundenlohn-rechner-arbeitszeit-mindestlohn-ueberstunden