Einsatz eines ERP-Systems – Ein Beispiel aus dem Alltag

Die eigentliche Entstehung von ERP-Systemen führt zurück in die 70er-Jahre. Zunächst wurden sie nur von großen Unternehmen in der Industrie für Geschäftsprozesse verwendet. Es handelte sich dabei um eine standardisierte Inventarverwaltung zur Planung von Einkauf und Produktion. So konnte sichergestellt werden, dass eine Ware fristgerecht fertiggestellt wird. Seitdem hat sich die Nutzung sehr verändert. Viele kleine und mittelständische Unternehmen fragen sich jedoch, warum sie zum Beispiel ein ERP-System einsetzen sollen. Dabei sollte die Frage nicht länger lauten, ‚warum‘ der Einsatz von ERP-Systemen sinnvoll ist – sondern welches ERP-System für die eigenen Bedürfnisse das Richtige ist.

Ihr Unternehmen wächst und vieles ändert sich. Es gibt neue Herausforderungen: Die Aufgaben werden komplexer und es warten größere Abteilungen. Im Zuge großen Wachstums ist es oft notwendig, die eigenen Strukturen und Prozesse neu aufzustellen. Immer mehr Unternehmen ziehen bereits Vorteile aus dem Einsatz von ERP-Lösungen. Insbesondere mit begrenzten Ressourcen können Sie von unkomplizierter Datenpflege profitieren und schnell auf Marktanforderungen reagieren.

Der Einsatz von ERP lohnt sich

Wollen Sie den Überblick behalten, ist ein ERP-System unverzichtbar. Heute kann ein Unternehmen alle Geschäftsbereiche mit einem ERP-System abdecken. Und damit Abläufe schneller und effektiver prüfen, planen und steuern. Sie werden fortwährend modernisiert und entwickeln sich laufend weiter. Prozesse, die Sie bisher manuell ausgeführt haben, werden durch ein ERP-System automatisiert. Doch was steckt eigentlich hinter dem Einsatz von ERP? Viele Unternehmen fragen sich, ob sich die Anschaffung und Einführung eines ERP-Systems lohnt. Wieso? Immerhin sind damit hohe Lizenzkosten verbunden. Dabei kann eine kleine Zeitersparnis zu einer großen Kostenersparnis führen, wie im folgenden ERP-System-Beispiel deutlich wird.

Unter den Mitarbeitern Ihres Unternehmens ist Frau Müller. Frau Müller verbringt täglich zwei Stunden damit, Bestellungen auszulösen und zu überwachen. Dazu erstellt Sie in einer Word Datei die Bestellung, druckt diese aus und versendet sie per Fax. Anschließend prüft sie, ob die Bestellung erhalten wurde. Der Aufwand pro Bestellung beläuft sich auf etwa zehn Minuten ihrer Arbeitszeit. In den zwei Stunden versendet Frau Müller demnach zwölf Bestellungen. Das durchschnittliche Gehalt einer Verwaltungskraft liegt zwischen 1.959 – 2.645 Euro pro Monat*. Gehen wir von einem Mittelwert von 2.302 Euro pro Monat und einer Arbeitszeit von 40 Stunden pro Woche aus. Demnach hat Frau Müller einen Stundenlohn von 13,28 Euro**. Frau Müller bringt zwei Stunden Arbeitszeit für das Auslösen der Bestellungen auf. Multipliziert man diese mit ihrem Stundenlohn, entstehen Ihrem Unternehmen bei 200 Werktagen Kosten von 5.312 Euro.

Warum ist der Einsatz eines ERP-Systems sinnvoll?

Sie entschließen sich dazu, zum Beispiel ein ERP-System in Ihrem Unternehmen einzusetzen. Die Anwendungen machen sich bereits nach kurzer Zeit bemerkbar. Mit TimeLine Neo haben Sie die einmaligen Lizenzgebühren von 1.490 Euro pro PC Arbeitsplatz. Ab dem ersten Arbeitsplatz verfügen Sie über den gesamten Funktionsumfang. Der Wartungsvertrag ist optional und beträgt 20 Prozent der Lizenzkosten pro Jahr, also 298 Euro. Die Schulung für das Programm liegt in der Regel bei einem Arbeitstag für alle Mitarbeiter. Für acht Stunden werden 800 Euro berechnet. Bei Gruppenschulungen bzw. mehreren Lizenzen verringert sich der Preis erheblich. Die Lizenzkosten zusammengezählt mit den Wartungs- und Schulungsgebühren ergeben 2.588 Euro für das erste Jahr. Im zweiten Jahr werden lediglich die Wartungsgebühren fällig.

Durch die Implementierung von TimeLine Neo kann Frau Müller eine Bestellung in etwa zwei Minuten erstellen – und per E-Mail versenden. Über eine Maske kann sie zum Beispiel sehen, welche Bestellungen noch offen sind. Für zwölf Bestellungen braucht sie nun nicht mehr zwei Stunden, sondern nur noch eine halbe Stunde. Gerechnet auf 200 Werktage, senken sich Ihre jährlichen Ausgaben von 5.312 Euro auf 1.328 Euro. Durch den Zugriff auf das ERP-System kann sich Frau Müller so auf essenzielle unternehmerische Aufgaben konzentrieren.

Nach fünf Jahren mit einem ERP-System hat Ihr Unternehmen 16.140 Euro gespart. Die Anschaffung hat sich bereits im ersten Jahr gelohnt. Der Verwaltungsaufwand ist reduziert und Sie sparen Platz im Regal und Büromaterial – eine elektronische Ablage von Dokumenten ist nämlich auch integriert. Zeitersparnis bedeutet auch einen Wettbewerbsvorteil für Ihr Unternehmen. Sind Sie schneller und flexibler, ziehen Sie an langsamen Konkurrenten vorbei.

Der Einsatz von ERP hat viele Vorteile

Dieses Beispiel des ERP-Systems repräsentiert nur eines der zahlreichen Vorteile einer ERP-Software. Gleiches kann man beispielsweise für die Kalkulation oder Produktion durchführen. Warum? Nach wie vor planen viele Unternehmen ihre Produktion auf dem Papier oder analysieren wichtige Daten ausschließlich über Programme wie Excel. Sie müssen wichtige Entscheidungen aus dem Bauch heraus treffen, wenn Sie lange brauchen, um wichtige Daten zusammenzutragen – wie eingehende und ausgehende Bestellungen, Bestände oder auch Bestellmargen beispielsweise. Denn ohne Echtzeitdaten der Prozesse wissen Sie erst, wie Ihr Unternehmen läuft, wenn der Jahresbericht erscheint.

Sie sind noch unsicher und möchten vorab testen?

Testen Sie Timeline Neo 90 Tage lang kostenfrei und unverbindlich, laden Sie sich einfach unsere Demo herunter. Die in der Testversion eingegebenen Daten können nach einer Kaufentscheidung nahtlos in Ihr System übernommen werden. Sie haben noch Fragen? Oder wollen mehr über die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren? Dann senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

* https://www.gehalt.de/einkommen/suche/verwaltungskraft
** http://www.zeit.de/wirtschaft/2015-03/stundenlohn-rechner-arbeitszeit-mindestlohn-ueberstunden