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Förderprogramme für die ERP-Einführung nutzen

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»Wer wettbewerbsfähig bleiben will, muss digitalisieren!« – Diesen Satz kennt wohl jeder Unternehmer. Die Digitalisierung ist mittlerweile Gesprächsthema in allen Branchen und steht auf der Unternehmensagenda oft weit oben. Auch die Bundesregierung hat erkannt, dass Nachholbedarf in Sachen Digitalisierung besteht. Viele Unternehmer wissen aber nicht, dass es Förderprogramme gibt, die solche Digitalisierungsvorhaben unterstützen und bezuschussen. Kleine und mittelständische Unternehmen haben so die Möglichkeit, die Infrastruktur im Unternehmen neu zu organisieren und Prozesse zu digitalisieren. Dieser Beitrag soll Ihnen einen Überblick über die verschiedenen Förderprogramme der einzelnen Bundesländer geben und wie Sie diese in Anspruch nehmen können.

Digitalisierung beginnt beim ERP-System

Doch was bedeutet Digitalisierung eigentlich genau? Auf der einen Seite muss sich natürlich die Arbeitsorganisation und das Arbeitsumfeld an sich verändern, aber auch die im Unternehmen eingesetzte Anwendungssoftware, wie beispielsweise ein ERP-System, unterliegt  den Veränderungen, damit es zukünftig für neue Herausforderungen gewappnet ist. ERP-Systeme dienen längst nicht mehr nur zum Erfassen und Verwalten von Daten, durch integrierte Bereiche für Kundenservice, Finanzen oder Dokumentenmanagement kommt die Software in praktisch allen Geschäftsprozessen zum Einsatz und bildet somit das digitale Herzstück vieler Unternehmen.

Verschiedene Förderprogramme in ganz Deutschland

Besonders für kleine und mittelständische Unternehmen ist die Einführung einer ERP-Software jedoch oft nicht nur eine Chance, sondern auch eine große Herausforderung. Viele befürchteten vor allem einen hohen finanziellen Aufwand. Schnell kommt die Frage auf »Können wir uns die Software überhaupt leisten?« – besonders problematisch in diesem Zusammenhang ist, dass ein ERP-Projekt oft mit Vorleistungen beginnt, die dem Unternehmen zunächst keine Vorteile bringen. In ganz Deutschland gibt es deshalb verschiedene Förderprogramme für Unternehmen mit bis zu 250 MitarbeiterInnen. Diese Förderprogramme können in der Regel von kleinen und mittelständischen Unternehmen, Start-Ups der gewerblichen Wirtschaft und des Handwerks mit Niederlassung in Deutschland, welche Unterstützung bei der Digitalisierung brauchen, in Anspruch genommen werden. Thematisch gefördert wird meist die Einführung oder Verbesserung von IT-Sicherheit und Prozessdigitalisierung, sowie viele Themen im Bereich Online-Marketing und die Entwicklung von Digitalprodukten.

Staatliche Fördermittel unterscheiden sich auf Landesebene stark

Auf Landesebene unterscheiden sich die verfügbaren Fördertöpfe von Bundesland zu Bundesland stark. In manchen Förderprogrammen werden ausschließlich Beratungs- sowie Umsetzungsleistungen bezuschusst und die eigentliche Software bzw. Lizenzgebühren ist von der Förderung ausgeschlossen. In anderen Programmen ist das genaue Gegenteil der Fall, dann werden meist nur Lizenzen und keine Dienstleistungen gefördert. Das Förderangebot ist sehr komplex und unübersichtlich, achten Sie deshalb genau darauf, was im Detail bezuschusst wird – Lizenzen, Wartung oder Dienstleistungen. Die Mühe lohnt sich, gerade bei kleinen Unternehmen kann die Fördersumme ausschlaggebend sein. Nachfolgend können Sie sich über die Fördermöglichkeiten in Ihrem Bundesland informieren:

Baden-Württemberg – Digitalisierungsprämie

Die Förderung der Digitalisierung in Baden-Württemberg erfolgt durch die Digitalisierungsprämie. Das Förderprogramm richtet sich hauptsächlich an kleine und mittelständische Unternehmen aller Branchen mit bis zu 100 MitarbeiterInnen, sowohl FreiberuflerInnen als auch gewerbliche Unternehmen. Mit dieser Prämie werden konkrete Projekte zur Einführung neuer digitaler Lösungen sowie zur Verbesserung der IT-Sicherheit gefördert. Kosten für Hard- und Software, sowie die damit verbundenen Dienstleistungen und Mitarbeiterschulungen sind ebenfalls förderungsfähig. Die Digitalisierungsprämie ist ein Hybrid-Programm aus Tilgungszuschuss und Kredit und kann innerhalb von zwei Jahren einmal erhalten werden. Das beantragte Darlehen muss mindestens 10.000 Euro betragen, die maximale Förderungshöhe liegt bei 100.000 Euro. Die Kreditlaufzeit liegt bei 5, 7 oder 10 Jahren. Den Antrag für die Digitalisierungsprämie können Sie bei Ihrer Hausbank stellen, anschließend wird dieser an die L-Bank weitergeleitet und dort verwaltet. Voraussetzung für die Förderung ist unter anderem, dass das eingereichte Projekt noch nicht gestartet ist.

Weitere Informationen zu den Konditionen der Digitalisierungsprämie finden Sie hier:

Bayern – Digitalbonus

In Bayern erfolgt die Förderung der Digitalisierung durch den Digitalbonus, dieser ist in zwei Varianten verfügbar. Das Förderprogramm richtet sich an kleine und mittelständische Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft mit bis zu 250 MitarbeiterInnen und Betriebsstätte in Bayern. Zu den förderfähigen Themen zählen unter anderem die Einführung oder Verbesserung der IT-Sicherheit sowie die Migration und Portierung von IT-Systemen und -Anwendungen. In der Variante ‚Standard‘ können Unternehmen einen Zuschuss bis zu 10.000 Euro beantragen, in der Variante ‚Plus‘ bis zu 50.000 Euro – hierfür muss das Vorhaben allerdings innovativ sein und mit einem Verantwortlichen aus dem jeweiligen Regierungsbezirk besprochen werden. Am Anfang eines jeden Monats wird ein Antragsportal geöffnet und Anträge können gestellt werden. Sie müssen jedoch schnell sein, denn in der Regel wird dieses nach einer halben Stunde wieder geschlossen. Haben Sie es in diesem Zeitfenster nicht geschafft einen Antrag zu stellen, müssen Sie bis zum Folgemonat warten.

Weitere Informationen zu den Konditionen des Digitalbonus finden Sie hier:

Berlin – Gründungsbonus

In Berlin erfolgt die Förderung der Digitalisierung durch den Gründungsbonus, insbesondere für Start-Ups ist dies ein beliebtes Förderinstrument. Antragsberechtigt sind rechtlich selbstständige, auf Gewinnerzielung ausgerichtete Gründungen, Start-Ups bzw. Kleinstunternehmen mit Sitz in Berlin und maximal 10 MitarbeiterInnen sowie weniger als 2 Mio. Euro Umsatz oder Jahresbilanzsumme. Außerdem darf die Unternehmensgründung nicht länger als 12 Monate zurückliegen und der Hauptsitz des Unternehmens muss nach dem Projekt drei weitere Jahre in Berlin bestehen bleiben. Weiterhin muss es sich um ein technologisches, digitales, kreatives oder nachhaltiges Geschäftsmodell handeln. Durch die Förderung erhalten Unternehmen einen initialen Kostenzuschuss von 50% zu den förderfähigen Ausgaben, die maximale Förderhöhe beträgt 50.000 Euro. Die Investitionsbank Berlin-Brandenburg (IBB) bzw. deren Tochtergesellschaft ‚IBB Business Team‘ verwalten das Programm. Den Antrag auf Förderung können Sie online einreichen, diesem ist ein ausführlicher Businessplan mit Gesamtkonzept und Finanzteil hinzuzufügen.

Weitere Informationen zum Gründungsbonus finden Sie hier:

Brandenburg – Gründung Innovativ & BIG-Digital

In Brandenburg erfolgt die Digitalisierung zu einem Großteil durch die Förderprogramme Gründung Innovativ und BIG-Digital. Verantwortlich für die Abwicklung ist die Investitionsbank Brandenburg (ILB) in Kooperation mit der Wirtschaftsförderung Berlin-Brandenburg (WFBB).

Gründung Innovativ

Durch das Förderprogramm Gründung Innovativ können die mit einer Gründung zusammenhängenden Kosten, unter anderem Beratungsleistungen die der Produkt, Prozess- oder Technologieentwicklung dienen, sowie technische Entwicklungsleistungen und einmalige Ausgaben für den Erwerb von Lizenzen gefördert werden. Unternehmen können die Förderung innerhalb von drei Jahren nach Gründung in Anspruch nehmen. Die maximale Förderquote liegt bei 50% und die Fördersumme muss mindestens 25.000 Euro betragen, maximal jedoch 100.000 Euro. Für eine Erstbewertung müssen Sie der WFBB einen Businessplan vorlegen, welcher anschließend anhand eines transparenten Punkteschemas auswertet wird. Es können maximal 24 Punkte erreicht werden. Ein Antrag ist förderberechtigt, wenn mindestens 14 Punkte erreicht und kein Kriterium mit 0 Punkten bewertet wurde. 

BIG-Digital

BIG-Digital fördert über verschiedene Module Beratungs-, Umsetzungs- sowie Schulungsleistungen. Antragsberechtigt sind Unternehmen mit Betriebsstätte in Brandenburg, die höchstens 250 MitarbeiterInnen beschäftigen und weniger als 50 Mio. Euro Jahresumsatz machen. Gefördert werden beispielsweise Aufwendungen des Unternehmens zur konkreten Umsetzung von Digitalisierungsprozessen, einschließlich der dafür erforderlichen Hard- und Software, sowie Mitarbeiterschulungen zu den IT-Systemen. Die maximale Förderquote liegt bei 50% und beträgt bis zu 50.000 Euro in den Modulen ‚Beratung & Schulung‘ und bis zu 500.000 Euro im Modul ‚Implementierung‘. Für die Antragstellung müssen Sie zunächst eine Erstberatung durch die WFBB durchlaufen, anschließend kann ein Antrag bei der ILB gestellt werden. Im Vergleich zu anderen Förderprogrammen ist die Antragstellung hier eher aufwendig.

Weitere Informationen zu den Förderprogrammen finden Sie hier:

Bremen – Beratungsförderungsprogramm zu Digitalisierung und Arbeit 4.0

In Bremen wird die Digitalisierung durch das Beratungsförderungsprogramm zu Digitalisierung und Arbeit 4.0 gefördert. Geprüfte Unternehmensberater überlegen hierbei gemeinsam mit Ihnen und Ihren MitarbeiterInnen, welche Prozesse sich verbessern lassen. Kleine und mittelständische Unternehmen mit bis zu 250 MitarbeiterInnen und Sitz oder Niederlassung in Bremen oder Bremerhaven können Beratungsleistungen beantragen. Die Höhe der Förderung liegt bei 50%, maximal jedoch 5.000 Euro. Einen Antrag auf Förderung können Sie telefonisch oder per E-Mail anfordern.

Weitere Informationen zu dem Förderprogramm finden Sie hier:

Hamburg

Hamburg hat derzeit kein eigenes Förderprogramm für Digitalisierungsmaßnahmen zur Verfügung.

Hessen – Digital-Zuschuss

Das Hessische Ministerium für Wirtschaft, Energie, Verkehr und Wohnen stellt 2020 insgesamt rund sieben Millionen Euro für Digitalisierungsmaßnahmen zur Verfügung. Das Land Hessen möchte Unternehmen dadurch bei der digitalen Transformation ihrer Produktions- und Arbeitsprozesse, sowie bei der Einführung oder Verbesserung von IT-Sicherheit unterstützen. Der Digital-Zuschuss kann von kleinen und mittleren Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft, sowie freie Berufe mit einer Betriebsstätte in Hessen in Anspruch genommen werden. Eine Förderung kann ab zuwendungsfähigen Sachausgaben in Höhe von 4.000 Euro erfolgen und ist auf ist höchstens 10.000 Euro begrenzt. Voraussetzung für die Gewährung des Antrags ist, dass das Projekt noch nicht gestartet ist. Achtung: Der 3. Förderaufruf für 2020 findet am 15.09.2020 statt.

Weitere Informationen zum Digital-Zuschuss finden Sie hier:

Mecklenburg-Vorpommern – Digi-Trans

In Mecklenburg-Vorpommern erfolgen Digitalisierungsmaßnahmen durch das Förderprogramm DigiTrans. Antragsberechtigt sind kleine und Kleinstunternehmen, sowie mittlere Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft mit weniger als 250 MitarbeiterInnen, sowie Hauptsitz in Mecklenburg-Vorpommern und entweder einem Jahresumsatz von höchstens 50 Mio. Euro oder einer Jahresbilanzsumme von höchstens 43 Mio. Euro. Startups und bestehende Unternehmen, die über innovative Ideen für neue, digitale Geschäftsmodelle und über Lösungen für die Umstellung von analogen auf digitale Prozesse verfügen, können die Förderung in Anspruch nehmen. Bestimmte Wirtschaftszweige und Branchen, sowie Investitionen in Standardhardware und Standardsoftware sind von der Förderung allerdings ausgeschlossen.

Weitere Informationen zu DigiTrans finden Sie hier:

Niedersachen – Digitalbonus

In Niedersachsen stehen durch den Digitalbonus rund 15 Mio. Euro für Digitalisierungsmaßnahmen bereit. Dieser Fördertopf wird durch die NBank verwaltet, welche auch entsprechende Anträge entgegen nimmt. Durch den Digitalbonus werden Investitionen in Hard- und Software zur Digitalisierung von Prozessen, Produkten und Dienstleistungen, sowie die Verbesserung der IT-Sicherheit gefördert. Nicht förderungsfähig hingegen sind Mitarbeiterschulungen oder Beratungsleistungen externer Berater. Unternehmen mit bis zu 250 MitarbeiterInnen der gewerblichen Wirtschaft, sowie Handwerksbetriebe und freiberufliche Planungsbüros im Bereich des digitalen Bauens mit Sitz in Niedersachen können dieses Angebot in Anspruch nehmen. Der beantragte Zuschuss muss mindestens 2.500 Euro betragen, die maximale Förderhöhe liegt bei 10.000 Euro. Bei kleinen Unternehmen werden bis zu 50% der förderfähigen Kosten bezuschusst, mittlere Unternehmen erhalten 30%.

Weitere Informationen zum Digitalbonus Niedersachsen finden Sie hier:

Nordrhein-Westfalen – Mittelstand Innovativ & Digital und Digitalisierung & Innovation

In Nordrhein-Westfalen erfolgen Maßnahmen zur Digitalisierung zu einem großen Teil durch die Förderprogramme Mittelstand Innovativ & Digital und Digitalisierung & Innovation.

Mittelstand Innovativ & Digital – MID-Gutscheine

Das Förderprogramm Mittelstand Innovativ & Digital unterstützt mit verschiedenen Gutscheinvarianten kleine und mittlere Unternehmen. Den MID-Gutschein gibt es in drei Varianten, die auf verschiedenen Handlungsfeldern eingesetzt werden können. Unternehmen mit Sitz in Nordrhein-Westfalen aller Branchen, die weniger als 250 MitarbeiterInnen und einen Jahresumsatz von maximal 50 Mio. Euro oder eine Bilanzsumme von maximal 43 Mio. Euro aufweisen, können dieses Angebot in Anspruch nehmen. Zu den förderfähigen Themen zählen beispielsweise externe Beratungs-, Entwicklungs- und Umsetzungsdienstleistungen, nicht förderungsfähig sind allerdings die Ausstattung mit Hard- oder Software sowie Projekte, die ausschließlich das Ziel haben, die allgemeine IT-Sicherheit zu verbessern. Die Höhe der Förderung hängt von der Größe des Unternehmens ab.

NRW.BANK – Digitalisierung & Innovation

Die NRW.BANK bietet Darlehen zur Finanzierung von Digitalisierungs- und Innovationsvorhaben. Antragsberechtigt sind mittelständische Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft, die sich mehrheitlich im Privatbesitz befinden und deren Jahresumsatz – einschließlich verbundener Unternehmen – 500 Mio. € nicht überschreitet, sowie Angehörige der freien Berufe. Förderfähig sind zum Beispiel die Integration von digitalen Kundenschnittstellen, wie etwa ein CRM-System an das Produktionsleitsystem (MES) oder auch die vollumfängliche Vernetzung der Ressourcenplanung durch ein ERP-System.

Weitere Informationen zu Umfang & Konditionen der Förderprogramme finden Sie hier:

Rheinland-Pfalz – BITT-Technologieberatung

Die Beratung für Innovation und Technologietransfer bietet Unterstützung für Unternehmen die bis zu 250 MitarbeiterInnen beschäftigen und einen Jahresumsatz von 50 Mio. Euro bzw. eine Jahresbilanzsumme von 43 Mio. Euro nicht überschreiten. Die Betriebsstätte des Unternehmens muss außerdem in Rheinland-Pfalz liegen. Das Programm fördert anteilig die in Rechnung gestellten Beratungskosten, welche durch den digitalen Transformationsprozess im Unternehmen anfallen. Die Beratungskosten werden mit 50% bezuschusst, wobei die maximale Förderhöhe pro Beratungstag 400 Euro beträgt. In dem zu fördernden Unternehmen sind bis zu 15 Beratungstage innerhalb von drei Steuerjahren förderfähig. Die Antragsstellung erfolgt über die zuständige Handwerkskammer bzw. die Industrie- und Handelskammer (IHK). 

Weitere Informationen zur BITT-Technologieberatung finden Sie hier:

Saarland – DigitalStarter

Das Förderprogramm DigitalStarter unterstützt die Digitalisierung kleiner und mittlerer Unternehmen aus allen Branchen im Saarland. Antragsberechtigt sind Unternehmen mit bis zu 250 MitarbeiterInnen und Betriebsstätte oder Sitz im Saarland. Die Förderung umfasst unter anderem die Einführung neuer digitaler Systeme, sowie die Einführung oder Verbesserung der IT-Sicherheit und weiterhin auch die Schulung der MitarbeiterInnen in den digitalen Systemen. Der beantragte Zuschuss muss mindestens 5.000 Euro betragen, die maximale Förderhöhe liegt bei 10.000 Euro. Der Fördersatz beträgt bei kleinen Unternehmen bis zu 35 % der zuwendungsfähigen Ausgaben, bei mittleren Unternehmen bis zu 20 %, jedoch jeweils höchstens 10.000 Euro.

Welche Maßnahmen im Detail förderfähig sind, können Sie hier nachlesen:

Sachsen – E-Business

In Sachsen erfolgt die Förderung der Digitalisierung durch das Förderprogramm E-Business. Antrags- und Bewilligungsstelle ist die Sächsische Aufbaubank. Kleine und mittlere Unternehmen mit Sitz oder zu begünstigender Betriebsstätte im Freistaat Sachsen können dieses Angebot in Anspruch nehmen. Dazu zählen das Handwerk, der Handel, die Dienstleister, die Kultur- und Kreativwirtschaft, Angehörige der Freien Berufe sowie Existenzgründer. Die Förderung umfasst unter anderem den Erwerb neuer Software, sowie für deren Nutzung notwendige Hardware und die Einführung der entwickelten Lösungen, inklusive Schulungen. Der Zuschuss beträgt bis zu 50% der zuwendungsfähigen Ausgaben, höchstens jedoch 50.000 Euro. Eine Förderung kann innerhalb von drei Jahren einmal gewährt werden.

Weitere Informationen zum Förderprogramm E-Business finden Sie hier:

Sachsen-Anhalt – Digital Innovation

Die Förderung der Digitalisierung in Sachsen-Anhalt erfolgt durch das Förderprogramm Digital Innovation. Mit dem Programm unterstützt das Land Sachsen-Anhalt Unternehmen bei der Konzeption und Umsetzung investiver Digitalisierungsprojekte. Antragsberechtigt sind Unternehmen mit bis zu 250 MitarbeiterInnen mit Sitz oder Betriebsstätte in Sachsen-Anhalt. Da die Mittel für das Förderprogramm derzeit jedoch ausgeschöpft sind, können keine Anträge mehr gestellt werden.

Weitere Informationen zu dem Förderprogramm finden Sie hier:

Schleswig-Holstein

Schleswig-Holstein hat kein eigenes Förderprogramm für Digitalisierungsmaßnahmen.

Thüringen – Digitalbonus

Die Förderung der Digitalisierung in Thüringen erfolgt durch den Digitalbonus. Kleine und mittlere Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft, insbesondere verarbeitendes Gewerbe, unternehmensnahe Dienstleistungen, Baugewerbe sowie Handwerk und Handel und wirtschaftsnahe FreiberuflerInnen können eine Förderung in Anspruch nehmen. Förderungsfähig sind beispielsweise die Ausgaben für Software, Hardware und externe Dienstleistungen, etwa durch die Einführung eines ERP- oder MES-Systems, sowie deren intelligente Vernetzung oder auch die Implementierung eines DMS-Systems inklusive aller notwendigen Server- und Netzwerkstrukturen. Die Schulung der Mitarbeiter hingegen ist nicht förderungsfähig. Die Förderung beträgt bis zu 50% der zuwendungsfähigen Ausgaben, höchstens jedoch 15.000 Euro. Die förderfähigen Ausgaben müssen mindestens 5.000 Euro betragen und dürfen grundsätzlich 150.000 Euro nicht übersteigen.

Weitere Informationen zum Digitalbonus finden Sie hier:

KfW-Kredite – ERP-Digitalisierungs- und Innovations­kredit

Mittelständische Unternehmen, Freiberufler und junge Unternehmen in Gründung können außerdem für Investitionen und Betriebsmittel in den Bereichen Innovation und Digitalisierung den ERP-Digitalisierungs- und Innovations­kredit der KfW-Bank in Anspruch nehmen.

Weitere Informationen zu Umfang & Konditionen finden Sie hier:

Wenn Sie weitere Fragen zu den Förderprogrammen der verschiedenen Bundesländer oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Bei der Antragstellung können wir Sie gerne aktiv unterstützen. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

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Wasserfall-Methode oder agile ERP-Einführung?

Die Einführung einer ERP-Software beansprucht in der Regel viele Ressourcen und der Zeitaufwand ist oft enorm, das ist nichts Neues. Dies ist aber auch nicht verwunderlich, wenn man bedenkt, wie stark das System mit den eigenen Prozessen verwebt ist. Das Projekt im Voraus gut zu organisieren erleichtert allen Beteiligten die Arbeit und hilft dabei, nachträgliche und kostspielige Anpassungen zu vermeiden. Dazu gehört auch, sich für eine Vorgehensweise zu entscheiden, mittels welcher die neue Software integriert werden soll. Noch bevor das eigentliche Projekt also beginnt, müssen sich Kunde und ERP-Anbieter die Frage stellen, welche Vorgehensweise die Einführung am schnellsten und effizientesten realisieren kann. Es gibt zwei sehr gegensätzliche Modelle, die sich nach wie vor großer Beliebtheit erfreuen – die Wasserfall-Methode und die agile Vorgehensweise. 

Gemäß dem Motto „Alte Besen kehren gut“ setzen die meisten Unternehmen auf die klassische und altbewährte Wasserfall-Methode. Zwar interessieren sich auch immer mehr Kunden für agile Entwicklungsmethoden, aber nur wenige trauen sich auch zu, das neue ERP-System nach diesem Konzept einzuführen. Viele Verantwortliche sind nach wie vor skeptisch und nicht bereit, einen Teil ihrer Kontrolle abzugeben. Nun ergeben sich vielleicht einige Fragen: Was genau ist der Unterschied zwischen den beiden Ansätzen? Welcher ist besser für die Anforderungen meines Unternehmens geeignet? Dieser Beitrag soll Ihnen eine Übersicht über die beiden Methoden sowie deren Vor- und Nachteile geben und Ihnen somit die Entscheidung hoffentlich etwas erleichtern.

Der klassische Ansatz – Die Wasserfall-Methode

Für gewöhnlich läuft eine ERP-Einführung nach der klassischen Wasserfall-Methode ab. Gerade im Software-Bereich war diese lange Zeit Standard. Die erste formale Beschreibung dieses Modells wird Winston W. Royce zugeschrieben. In seinem 1970 erschienenen Artikel „Managing the Development of large Software Systems“ verwendet er zwar nicht den Begriff „Wasserfall“, machte aber schon damals deutlich, dass diese Methode ausbaufähig und nicht für jedes Projekt geeignet sei. Die Wasserfall-Methode zeichnet sich durch einen streng linearen Projektverlauf aus. Zu Beginn wird der Verlauf festgelegt, indem das Projekt in mehrere Phasen eingeteilt wird. Diese werden dann nacheinander und in einer vorher definierten Reihenfolge konsequent abgearbeitet. Nach Beendigung einer Phase prüfen Kunde und Anbieter die Ergebnisse und geben diese anschließend frei. Jede abgeschlossene Phase leitet eine neue ein und gilt als unveränderlich, spätere Modifikationen sind in der Regel nicht vorgesehen. Entscheidungen können und sollen nicht mehr rückgängig gemacht werden.

Es gibt mittlerweile verschiedene Varianten, aber das Grundmodell besteht aus folgenden sechs Schritten:

  • Anforderungsanalyse – Festlegung der vorhergesehenen Funktionen 
  • Konzeption – Entwicklung der Softwarearchitektur
  • Implementierung – Entwickeln und integrieren der Software
  • Integrationstests – Fehler suchen und beseitigen
  • Rollout – Inbetriebnahme des Systems
  • Support – Sicherstellen, dass der Kunde keine Probleme mit dem Produkt hat

Im einem Lastenheft werden dafür die unternehmerischen Ziele und Anforderungen des Kunden an das ERP-System festgehalten und im Pflichtenheft wird definiert, wie diese umgesetzt werden. Die konkrete Ausführung ist von Anbieter zu Anbieter unterschiedlich.

Stärken der Wasserfall-Methode

Die Wasserfall-Methode ist nach wie vor sehr beliebt. Nicht ohne Grund, denn sie bietet vor allem klare und geordnete Strukturen, was für einige Unternehmer einen hohen Stellenwert hat. Die Einführung einer ERP-Software ist vor allem eine große Veränderung, Planung und Struktur geben in dieser Zeit etwas mehr Sicherheit und sind daher gerne gesehen. Spätestens nach der Vorbereitungsphase ist allen Projektbeteiligten klar, welche Schritte bis zum Echtstart im Detail erfolgen, an welchem Punkt der Umsetzung man sich aktuell befindet und was noch vor einem liegt. Das planen und kalkulieren von Budget und Zeitaufwand, gerade bei sehr umfangreichen Projekten, ist so natürlich sehr präzise möglich.

Schwächen der Wasserfall-Methode

Die Wasserfall-Methode birgt aber auch einige Risiken, die gerade bei kniffligen und unübersichtlichen ERP-Einführungen nicht zu unterschätzen sind. Das streng lineare Vorgehen führt ironischerweise oft zu Kontrollverlust. Der Konzeptionsaufwand bei dieser Methode ist in der Regel sehr hoch, da einzelne Schritte sehr detailliert geplant werden müssen. Da die einzelnen Phasen streng voneinander getrennt sind, ist man sehr stark an die vorgegebenen Abläufe gebunden. Das macht es recht starr und unflexibel, paralleles Arbeiten ist so kaum bis gar nicht möglich.

Die größte Schwäche hierbei ist, dass Mängel oder Fehlannahmen, die zu Beginn in der Konzeptionsphase entstanden sind, sich erst gehäuft am Ende der Implementierung offenbaren, oder noch ungünstiger – während der Funktionstests. Möglich ist auch, dass ein Anwendungsfall während der Konzeption ganz vergessen wird. Dieser wird dann natürlich vom ERP-System auch nicht berücksichtigt. In beiden Situationen entsteht ein ungeplanter und vor allem kostenintensiver Mehraufwand. Auf der anderen Seite kann es aber auch passieren, dass der Anbieter durch fehlende Kommunikation unnötige Features implementiert, die in der Praxis letztendlich nie zum Einsatz kommen. Generell ist die eingeschränkte Kommunikation bei dieser Methode oft ein Grund für Missverständnisse, da Kunde und ERP-Anbieter verschiedene Interpretationen des Konzepts haben. Das Ergebnis: Der Kunde ist unzufrieden, da das System nicht seinen Erwartungen entspricht. Dies ist natürlich eine Situation die unbedingt vermieden werden sollte.

Agile Entwicklungsmethoden

Als Antwort auf die Schwächen der Wasserfall-Methode wurden agile Vorgehensweisen entwickelt. Eine der ersten Varianten dieser Methode war Scrum. Scrum ist ein Vorgehensmodell des Projekt- und Produktmanagements, insbesondere zur agilen Softwaretechnik. Der Ursprung dieser Vorgehensweise geht auf den Artikel „The New New Product Development Game“ der Harvard Business Review aus dem Jahr 1986 zurück. Takeuchi und Nonaka betonen darin unter anderem, wie wichtig selbstorganisierte Teams im gesamten Entwicklungsprozess sind. Diesen noch recht jungen Ansatz macht sich heute primär die Softwareentwicklung zu nutze, findet aber auch in vielen anderen Bereichen Einsatz.

Gemäß der Methode werden Aufgaben nicht anhand eines linearen Plans, sondern in kurzen Implementierungszyklen umgesetzt, den sogenannten Sprints. Zu Beginn jeden Sprints werden Ziele festgelegt. Im weiteren Verlauf setzt das Projektteam in jedem Zyklus ein Arbeitspaket, meist eine funktionale Anforderung, vollständig um. Diese wird im Anschluss getestet, sodass am Ende eines jeden Zyklus ein lauffähiges, präsentables Teilsystem entsteht. Der Kunde hat so die Möglichkeit, jederzeit Feedback zu geben. Ein Zyklus dauert optimalerweise zwischen zwei und vier Wochen. Mit jedem weiteren Zyklus versuchen Projektteam und Anwender die Anforderungen zu verbessern und sich schrittweise einer optimalen Lösung zu nähern. Diese Vorgehensweise ermöglicht viel Platz für Interaktionen, Anpassungen und Aktualisierungen. Dies ist insbesondere dann hilfreich, wenn der Kunde im Verlauf der Einführung seine Anforderungen an die Software ändert oder sich andere Herausforderungen entwickeln.

Die agile Vorgehensweise sieht folgendermaßen aus:

  • Sprint 1 (Konzeption, Umsetzung, Testing, Dokumentation, Evaluation)
    • Sprint 2 (Konzeption, Umsetzung, Testing, Dokumentation, Evaluation)
      • Sprint 3 (Konzeption, Umsetzung, Testing, Dokumentation, Evaluation)

Einzelne Schritte gehen fließend ineinander über und finden teilweise parallel statt.

Stärken der agilen Vorgehensweise

Ein wesentlicher Vorteil der agilen Vorgehensweise ist, dass sie besonders flexibel und praxisorientiert in der Umsetzung ist – Kommunikation und Kundenzufriedenheit stehen hier deutlich im Mittelpunkt. Projektteam und Kunde bzw. die künftigen Anwender des Systems arbeiten von Anfang an eng zusammen. Die Anwender werden in jeden Zyklus mit einbezogen und sehen einzelne Bereiche des Systems früh in Aktion, da wie bereits erwähnt, nach jedem Zyklus ein lauffähiges Teilsystem entsteht. So kann die Software bereits während der Implementierungsphase auf Herz und Nieren getestet werden.

Fehler in der Konzeption kommen schnell ans Tageslicht und der Kunde sieht außerdem schnell, ob die Software seinen tatsächlichen Vorstellungen und Anforderungen entspricht oder nicht. Auch Missverständnisse können so viel leichter vermieden werden. Das Projektteam kann Rückmeldungen des Kunden direkt umsetzen und die neuen Erkenntnisse nutzen um das Vorgehen, wenn nötig, neu anzupassen. Die agile Vorgehensweise verhindert vor allem, dass das Projekt in einem teuren Anpassungsmarathon endet. Außerdem steigt die Anwenderakzeptanz, da die Mitarbeiter durch die konstante Beteiligung das Projekt beeinflussen und sich so stärker mit dem System identifizieren können.

Schwächen der agilen Vorgehensweise

Auch wenn diese Methode mehr Vor- als Nachteile hat, ist sie trotzdem nicht für jedes Unternehmen geeignet. Um eine ERP-Einführung agil umzusetzen, muss die Geschäftsleitung einen Teil der Kontrolle aufgeben, da sich die agile Vorgehensweise nicht an festen Projekt- und Zeitplänen orientiert. Außerdem geht immer etwas Planungssicherheit verloren, da man im Vorfeld nie ganz genau sagen kann, wann welche Funktion fertig und einsatzbereit ist, sowie welches Ergebnis zu erwarten ist.

Agil oder Wasserfall-Methode – Was sind die wesentlichen Unterschiede?

Beide Ansätze haben das gleiche Ziel, verfolgen aber verschiedene Vorgehensweisen. Das sind die wesentlichen Unterschiede:

Wasserfall-Methode

  • Klassischer Ansatz, war im ERP-Bereich lange Zeit Standard
  • Lineare Vorgehensweise
    • Das Projekt wird in einzelne Phasen unterteilt, welche nacheinander abgearbeitet werden
  • Projektergebnisse werden am Ende präsentiert
    • Der Ablauf sowie Konzept des Projekts werden zu Beginn festgelegt und in der Regel nicht mehr modifiziert
    • Einmal abgeschlossene Phasen werden nicht mehr verändert
  • Das Leistungsspektrum ist bekannt, der Umfang klar definiert
  • Der Kunde hat klare Anforderungen welche sich, wenn überhaupt, nur geringfügig ändern
  • Das Projekt hat eine eher kurze Laufzeit
  • Der Kunde möchte im Prozess nur wenig integriert sein
  • Vorteile
    • Hohe Planungssicherheit
      • Budget, aktueller Status sowie nachfolgende Schritte bis zum Echtstart sind zu jeder Zeit bekannt
    • Geplanter Zeitrahmen kann durch klare und geordnete Strukturen eher eingehalten werden
  • Nachteile
    • Relativ starr und unflexibel gegenüber Änderungen
    • Oft kostspielige Anpassungen notwendig, da sich Fehler aus der Konzeptionsphase erst am Ende zeigen
    • Hoher Konzeptionsaufwand
      • Einzelne Schritte müssen sehr detailliert geplant werden

Agile Vorgehensweise

  • Alternative zur Wasserfall-Methode
  • Lineare Abläufe werden durch Zyklen (sogenannte Sprints) ersetzt
    • In jedem Zyklus wird ein Arbeitspaket, meist eine funktionale Anforderung, vollständig umgesetzt und getestet, sodass ein lauffähiges Teilsystem entsteht
  • Der Projektablauf ist flexibel
    • Planung und Konzept sind nicht starr, sondern werden im Laufe des Projekts weiterentwickelt
    • Teilergebnisse werden basierend auf dem Feedback der Anwender angepasst
  • Das Leistungsspektrum ist eher unbekannt, der Umfang variabel
  • Das Projekt hat eine eher lange Laufzeit
  • Anforderungen sind unklar und viele Anpassungen zu erwarten
  • Kunde wünscht starke Mitwirkung im Prozess
  • Vorteile
    • Flexibel und sehr praxisorientiert
    • Kommunikation und Kundenzufriedenheit stehen bei dieser Methode im Mittelpunkt
    • Gemeinsamer Lernprozess
      • Enge Zusammenarbeit zwischen Kunde und ERP-Anbieter
    • Weniger Verzögerungen und Nachbesserungen
      • Konzeptionsfehler fallen schneller auf, da nach jedem Zyklus Tests erfolgen
    • Anwenderakzeptanz steigt, da sich die Mitarbeiter konstant am Projekt beteiligen und die Abläufe beeinflussen können
  • Nachteile
    • Verantwortliche müssen einen Teil der Kontrolle abgeben
    • Planungssicherheit geht etwas verloren, da nie ganz klar ist, wann welche Funktion fertig ist

Welche Methodik ist für meine Anforderungen die beste Wahl?

Welche Methode für Sie und Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, hängt von vielen Faktoren ab und lässt sich nicht per se beantworten. Es gibt leider keine Universallösung, die für alle Unternehmen gleich gut funktioniert. Die Wasserfall-Methode kommt häufiger in Unternehmen mit hierarchischen Strukturen zum Einsatz, wo Planungssicherheit, Kontrolle und geordnete Strukturen Priorität haben. Kunden, die die Abläufe und Prozesse im Unternehmen gerne im Überblick haben, entscheiden sich eher für diese Methode. Oft sind dies auch Projekte mit konstanten Anforderungen. Projekte mit vielen unvorhersehbaren Faktoren, die flexible Anpassungen benötigen, sind für diese Methode eher ungeeignet.

Folgende Fragen können Ihnen dabei helfen zu entscheiden, welcher Ansatz für Sie der richtige ist:

  • Sind die Ziele bereits im Vorfeld eindeutig definierbar?
  • Hat der Kunde genaue Vorstellungen?
  • Benötigt das Projektteam eine klare Führungsstruktur?
  • Gibt es eine Deadline oder klar definierte Meilensteine?
  • Ist das Budget fest definiert?
  • Ist von keinen größeren Änderungen im Projektverlauf auszugehen?

Wenn Sie die Mehrheit der Fragen mit „Ja“ beantworten, ist die Wasserfall-Methode für Sie vermutlich eher geeignet. Agile Entwicklungsmethoden hingegen können ein Ansatz sein, wenn der Kunde noch keine genaue Vorstellung davon hat, was er genau möchte. Diese Methode ist vor allem für Unternehmen interessant, bei denen davon auszugehen ist, dass das Projekt eine längere Laufzeit hat und sich Rahmenbedingungen, Wünsche oder Prioritäten im Laufe der Zeit eher ändern. Häufig entscheiden sich Unternehmen auch für eine Kombination beider Modelle. Diese hybriden Ansätze kombinieren Elemente beider Vorgehensweisen. Dabei ist es beispielsweise denkbar, einen langfristigen Plan aufzustellen der sich an der Wasserfall-Methode orientiert, die einzelnen Phasen aber nicht strikt voneinander zu trennen – eine Mischung aus Planungssicherheit und Flexibilität.

Es lohnt sich in jedem Fall, sich mit beiden Methoden näher zu befassen, da beide ihre Vor- und Nachteile haben. Nehmen Sie sich am besten etwas Zeit zum recherchieren und finden Sie zusammen mit Ihrem ERP-Anbieter heraus, welches Modell am besten zu Ihren Anforderungen passt.

Wenn Sie mehr über die Wasserfall-Methode, agile Vorgehensweisen für Ihre ERP-Einführung oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

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Der Sinn der Trennung zwischen Grob- und Feinplanung

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Seit Anbeginn enthält TimeLine zwei Planungsverfahren. Was sich in TimeLine unter den Begriffen „Grobplanung“ und „Feinplanung“ verbirgt, ist nichts weniger als die Arbeitsteilung zwischen zwei ineinander verzahnten Plan-Algorithmen. Der vorgeschaltete MRP-Lauf generiert – als „Anwalt der Kunden“ Produktionsvorschläge streng priorisiert nach zugesagten Lieferterminen aus den Auftrags- und Abrufpositionen.

Grobplanung

Die Grobplanung übernimmt diese Prioritäten, indem Sie die resultierenden Planaufträge in genau dieser Reihenfolge verplant. Hierbei wird – ausgehend vom zugesagten Liefertermin (minus Transportzeit) zunächst rückwärts terminiert. Schlägt diese Planung aufgrund bereits belegter Ressourcen fehl, wird die Planung verworfen und vorwärts terminiert. Wurden im Arbeitsplan Alternativ-Maschinen angegeben, werden alle Alternativen durchgeplant und die frühest verfügbare Maschine verwendet. Gleichzeitig können Arbeitsfolgen in fertigungsoptimale „Lose“ aufgeteilt und ebenfalls auf mehreren Maschinen verteilt werden (ab TimeLine E3). Auf diese Weise lastet die Grobplanung alle verfügbaren Ressourcen bestmöglich aus und optimiert hierbei gleichzeitig nach dem Kriterium der optimalen Liefertermin-Erreichung. Bis zur Grobplanung ist der Kunde also König.

Feinplanung

Aus Sicht der Produktion ist diese kundenorientierte Planung jedoch mitunter suboptimal, da Rüstfolgen und andere Fertigungs-bedingte Aspekte außer Betracht bleiben. Genau hier setzt die Feinplanung an: In der Feinplanung schiebt der Fertigungsleiter oder die AV Fertigungsaufträge direkt auf die gewünschte Maschine – und kann hierbei konkret die Reihenfolge der Aufträge in der Abfolge der Fertigung auf jeder einzelnen Engpass-Maschine bestimmen.

Typische Feinplanungs-Operationen sind:

  • von einer Maschine auf eine Alternativ-Maschine verschieben,
  • die Reihenfolge der Aufträge auf einer Maschine verändern,
  • Aufträge splitten oder 
  • Aufträge verschmelzen.

Beim Verschmelzen stehen ab TimeLine E3 sogar verschiedene Varianten zur Verfügung:

  • Parallel (z.B. beim Wechsel von Einsätzen einer Stammform in parallel getakteten Fertigungsprozessen (z.B. Spritzguss, Druckguss, etc.),
  • Seriell (z.B. bei Fertigungs-Kampagnen (z.B. Lackieren (Farbe), etc.) oder
  • Batch (z.B. beim Härten, Schmelzen oder anderen Batch-Prozessen).

Aus Sicht der Feinplanung dient die Grobplanung primär als „Vorsortierer“ für die Fertigungsaufträge, die in der Feinplanung zu einem produktionsoptimalen Fertigungsprogramm zusammengestellt werden. Arbeits-erleichternd wirkt sich die selektive Natur der Feinplanung aus, indem nur die Engpass-Maschinen und nur die kurzfristig anstehenden Fertigungsaufträge geplant werden müssen – während der Langfrist-Bereich von der Grobplanung vollautomatisch abgedeckt wird. So kann mit minimalem personellen Aufwand ein gut optimiertes Fertigungsprogramm aufgestellt werden. Damit keine Kollisionen entstehen, haben feingeplante Arbeitsfolgen stets Priorität: die Grobplanung plant also um das bestehende Feinplanungs-Programm „drum herum“ und verwendet nur die verbleibenden Kapazitäten. In Kombination mit einer BDE- oder sogar MDE-Rückmeldung, entsteht so ein in sich geschlossener Regelkreis für eine optimal geplante Produktion.

Wir hoffen, wir konnten Ihnen mit dieser kurzen Übersicht ein wenig Planungs-Sicherheit in diesen planlosen Zeiten geben. Wenn Sie mehr zum Thema Grob- und Feinplanung oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

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Home-Office Trend durch Covid-19 beschleunigt

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Leere Straßen, geschlossene Geschäfte und abgesagte Veranstaltungen – Dinge die für uns bisher zum Alltag gehörten, sind vorerst auf Eis gelegt. Die ergriffenen Maßnahmen sind hart aber absolut notwendig, um die Verbreitung von Covid-19 zu verlangsamen. Auch die Wirtschaft bleibt nicht verschont und wird auf eine harte Probe gestellt. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen stehen vor großen Herausforderungen und blicken unsicher in die Zukunft. Niemand weiß genau was zu tun ist, da es eine vergleichbare Situation noch nicht gegeben hat. In vielen Unternehmen findet deshalb aktuell ein Umdenken statt. Was lange undenkbar war, wird nun zur Normalität – Arbeitsmodelle wie mobiles Arbeiten und Home-Office sind nicht länger eine abstrakte Vorstellung sondern werden vermehrt durchgesetzt, damit Aufgaben nicht liegen bleiben. Viele Unternehmen sind auf diesen Wandel nicht vorbereitet. In diesem Beitrag möchten wir Ihnen einige nützliche Tipps mit auf den Weg geben, damit Sie auch weiterhin produktiv sind und wirtschaftlichen Einbrüchen entgegenwirken können.

Home-Office – in Zeiten von Corona von zu Hause arbeiten

Um die Ausbreitung von Covid-19 einzudämmen sind die meisten von uns gezwungen, Arbeit und Freizeit von nun an in die eigenen vier Wände zu verlegen. Gewohnte Arbeitsabläufe fallen somit weg und viele müssen ihren Alltag neu strukturieren. Jeder der einem klassischen Bürojob nachgeht, kann theoretisch von zu Hause aus arbeiten. Diese Möglichkeit wird aktuell auch zunehmend in Anspruch genommen, wer kann lässt Belegschaft im Home-Office arbeiten. Vor allem für Eltern, die von Kita- und Schulschließungen betroffen sind, ist dies eine Chance weiterhin arbeiten zu können und gleichzeitig die Kinder zu betreuen. Infektionsketten werden unterbrochen, die Arbeit muss nicht eingestellt werden und die Produktivität bleibt trotz allem erhalten – eine Lösung, die jedem zu Gute kommt.

Deutsche Unternehmen liegen weit zurück

Über Themen wie flexible Arbeitszeiten und Home-Office wurde in den Vergangenheit häufig diskutiert, richtig durchsetzen konnte sich dieses eher neuartige Arbeitsmodell aber bisher nicht. Deutsche Unternehmen und Institutionen liegen weit hinter ihrer internationalen Konkurrenz. Vielerorts haben Bedenkenträger den Fortschritt der Digitalisierung in den letzten Jahren ausgebremst. Laut einer Studie des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung haben nur rund ein Viertel der Beschäftigten in Deutschland die Möglichkeit von zu Hause aus zu arbeiten – 80% der Arbeitnehmer in Großunternehmen und rund 60% der Beschäftigten aus kleinen Unternehmen würden sich diese Option aber ausdrücklich wünschen. Das Ergebnis – viele Unternehmen sind auf die aktuelle Situation nicht vorbereitet. Technische Voraussetzungen fehlen und Insellösungen lassen es nicht zu, außerhalb der Unternehmenswände zu arbeiten.

Produktiv durch den Home-Office Alltag – das sollten Sie beachten

Derzeit steht das Home-Office mehr denn je im Fokus. Den einen fällt es leicht, für viele Arbeitnehmer ist dies aber auch eine große Umstellung. Gewohnte Strukturen und Arbeitsabläufe entfallen gänzlich und wer es gewohnt ist regelmäßig nach einem vorgegeben Rhythmus zu arbeiten, ist mit den Freiheiten im Home-Office vermutlich eher überfordert und hat Schwierigkeiten eine Arbeitsroutine zu entwickeln. Von zu Hause aus zu arbeiten hat aber auch einige Vorteile und es ist durchaus möglich produktiv und konzentriert zu sein, wenn man einige Dinge beachtet. Gefragt ist nun eine neue Herangehensweise, die vor allem Disziplin, Fokus und klare Grenzen erfordert.

Was wird für einen Home-Office Arbeitsplatz benötigt?

Grundsätzlich benötigen Sie nicht viel, um von zu Hause aus arbeiten zu können. Durch die Digitalisierung ist ortsunabhängiges Arbeiten schon lange möglich. Die IT-Abteilung sollte Ihnen, wenn nicht bereits vorhanden, die technisch notwendige Hardware wie Laptop oder Desktop-PC bereitstellen. Außerdem benötigen Sie eine schnelle und stabile Internetverbindung. Weiterhin müssen Sie sicherstellen, dass alle notwendigen Zugriffsberechtigungen vorhanden sind. Via VPN (Virtual Privat Network) können Sie sich ins Unternehmensnetzwerk einwählen – und schon kann’s losgehen!

Produktives Umfeld schaffen

Sollte es die räumliche Aufteilung bei Ihnen zu Hause erlauben, richten Sie sich einen eigenen Bereich im Haus ein, der nur für die Arbeit bestimmt ist. Idealerweise haben Sie dafür einen eigenen Raum zur Verfügung. Außerhalb der Arbeitszeiten sollten Sie sich nicht in diesem Bereich aufhalten. Stellen Sie Ihren Schreibtisch am besten an ein Fenster, damit Sie von natürlichem Licht umgeben sind.

Arbeit und Freizeit klar abgrenzen

Die vermutlich größte Herausforderung im Home-Office sind die vielen Ablenkungen. Schnell etwas im Haushalt machen, den Einkauf erledigen und wenn man den Versuchungen, die man im Haus findet nicht widerstehen kann, findet man sich selbst schnell auf der Couch wieder. Wichtig ist, Berufs- und Privatleben strikt zu trennen, da sich beides sonst zunehmend vermischt. Die Verantwortung sich selbst zu organisieren und die nötige Disziplin aufzubringen, liegt bei Ihnen. Schaffen Sie Ablenkungen aus Ihrem Sichtfeld, legen Sie Ihr Handy, sofern Sie es nicht für die Arbeit benötigen, am besten in einen anderen Raum und machen Sie der Familie deutlich, dass Sie an Ihrem Schreibtisch auf der Arbeit sind und nur in dringenden Fällen zur Verfügung stehen – denn nach jeder unfreiwilligen Pausen benötigen Sie etwa 25 Minuten, um wieder in den gewohnten Arbeitsrhythmus zu finden.

Zeitmanagement im Home-Office

Im Home-Office fehlt natürlich das Gefühl von nach Hause kommen und Feierabend machen, viele fühlen sich deshalb unproduktiv. Um dem entgegenzuwirken, können Sie sich beispielsweise am Abend zuvor die To-Do’s für den nächsten Arbeitstag aufschreiben. Sie schaffen mehr und fühlen sich am Ende des Tages wesentlich produktiver, wenn Sie einige Punkte von seiner Liste streichen konnten und Sie somit sehen, was Sie geschafft haben. Legen Sie sich außerdem einen klaren Anfangs- und Endpunkt des Arbeitstages fest. Es wird Ihnen so leichter fallen einen Arbeitsrhythmus zu entwickeln und man kann sich gedanklich besser von der Arbeit trennen, wenn man die Arbeit an einem festgelegten Punkt beendet.

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Ohne eine klare Grenze hat man auch keinen richtigen Feierabend und dauerhafte Abrufbereit führt lediglich zu mentalem Stress. Achten Sie außerdem darauf, aktive Pausen einzulegen. Machen Sie aber nicht den Fehler, diese beispielsweise auf der Couch zu verbringen. Aus 30 Minuten werden sonst schnell drei Stunden. Nutzen Sie die Zeit, in der Sie am produktivsten sind und priorisieren Sie ihre Aufgaben nach Wichtigkeit. Vielen Menschen hilft es außerdem, mit einer Aufgabe zu beginnen die am Schwierigsten fällt oder die am meisten Zeit einnimmt. Haben Sie diese Aufgabe erfolgreich gemeistert, fallen auch die weiteren leichter von der Hand.

Auch mental zur Arbeit gehen

Für viele beginnt der Arbeitstag mit der Fahrt ins Büro, das fällt im Home-Office natürlich weg. Auch wenn Sie zu Hause sind, stehen Sie zeitig auf und machen Sie sich so fertig, als würden Sie ins Büro fahren. Die Jogginghose ist zwar gemütlich, schafft aber keine Arbeitsatmosphäre. Wählen Sie stattdessen lieber ein Outfit, das Sie auch im Büro tragen würden. So fällt es Ihnen auch leichter, auf Augenhöhe mit Ihren Kollegen und Kunden zu kommunizieren.

Kommunikationsmöglichkeiten nutzen

Die emotionale Verbindung zum Team sollte nicht verloren gehen. Die Digitalisierung macht es möglich, mit Kollegen und Kunden in Kontakt zu bleiben. Versuchen Sie also, den Kontakt aktiv aufrecht zu halten, auch wenn es nicht das selbe ist, wie die gewohnte Kaffeepause mit den Kollegen.

Slack und Teamviewer gehören zu den Profiteuren der Krise

In den meisten Krisen gibt es viele Verlierer aber auch einige wenige Gewinner. Zu letzteren gehören oftmals jene, die mit einer Lösung auf die Probleme der Gesellschaft reagieren. Angesichts der aktuellen Situation, ist davon auszugehen, dass immer mehr Arbeitnehmer die Möglichkeit nutzen, von zu Hause aus zu arbeiten. Somit steigt auch die Nachfrage nach Co-Working-Tools stetig, da die Zusammenarbeit so trotzdem aufrecht erhalten bleibt, obwohl der persönliche Kontakt fehlt. Unternehmen wie Slack, Teamviewer oder Zoom erleben aktuell einen Aufschwung an der Börse und gehören eindeutig zu den Profiteuren der Krise. Microsoft beispielsweise konnte bisher eine Versechsfachung der Nutzung seines Tools „Teams“ verzeichnen. Trotz des Erfolges steht für viele Unternehmen der Profit aber nicht im Vordergrund. Um das Arbeiten während dieser Zeit für alle etwas angenehmer zu machen, senken einige die Preise ihrer Produkte oder bieten Funktionen für eine gewisse Zeit umsonst an.

Vorteile cloud-basierter Systeme

Wenn Sie ein cloud-basierten System nutzen, profitieren Sie von einigen Vorteilen. So ist es nicht verwunderlich, dass die Nachfrage aktuell sprunghaft wächst. Eine einheitliche Datenbasis sorgt dafür, dass alle in Echtzeit und mit den aktuellsten Daten arbeiten können. Außerdem entfallen hohe Anfangsinvestitionen und Sie können von jedem Standort aus arbeiten. Informieren Sie sich hier über die verschiedenen Cloud-Modelle und deren Vorteile.

Fazit

Langfristig haben Krisen auch immer gesellschaftliche Folgen. Auch die derzeitigen Entwicklungen deuten auf einen grundlegenden Wandel der Gesellschaft hin. In den letzten Jahren wurde die Digitalisierung oft kritisch betrachtet. Datenschutzbeauftragte erhoben Einwände und die Produktivität wurde in Frage gestellt. Ein Fehler den viele Unternehmen nun zu spüren bekommen. Die Wirtschaft wird per Schleudersitz in die digitale Zukunft befördert – wer nicht mithalten kann oder will, geht unter. Der aktuelle Zustand könnte den Themen Home-Office und mobiles Arbeiten in Deutschland einen nachhaltigen Schub geben. Auch wenn die aktuelle Situation Unternehmer dazu zwingt, die Digitalisierung voranzutreiben, sollte die Entwicklung moderner, digitaler Strategien auch unabhängig von der aktuellen Situation einen höheren Stellenwert bekommen.

Corona wird die Arbeitswelt nachhaltig verändern

Das Wichtigste sollte nun aber sein, positiv in die Zukunft zu blicken. Ein optimal eingerichteter Arbeitsplatz ist zwar schön und gut, nützt Ihnen aber nichts wenn Sie nicht mit der richtigen Einstellung an die Sache herangehen. Wenn in dieser Zeit alle zusammenhalten und die nötige Selbstdisziplin aufbringen, werden wir auch diese Situation meistern, davon sind wir überzeugt. Bei all den schlimmen Nachrichten, die wir derzeit täglich hören, haben erste Maßnahmen zur Eindämmung des neuartigen Virus auch erste positive Auswirkungen gezeigt: Die Luftverschmutzung in China beispielsweise ist deutlich zurückgegangen. Die von der Raumfahrtbehörde NASA veröffentlichten Satellitenbilder zeigen, dass die Belastung durch Stickstoffdioxid deutlich gesunken ist.

#wirbleibenzuhause

Auch die Mitarbeiter von TimeLine sind im Home-Office. Trotzdem sind wir wie gewohnt für Sie da! Vertrieb, Projektmanagement, Buchhaltung und Kundenbetreuung – weder Produktivität noch unsere Kunden leiden unter dieser Situation. Wenn Sie mehr zum Thema Home-Office oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und bleiben Sie gesund!

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Die Vorteile einer direkten CAD-ERP-Integration

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Wer CAD- und ERP-System verbinden möchte, geht im allgemeinen den Weg über ein PDM-System. Das PDM-System fungiert hierbei wie eine zweiseitig-bidirektionale Schnittstelle, die CAD-Daten verwaltet und an das ERP-System übermittelt. Hierbei kommen sowohl die Schnittstellen wie auch die Softwaresysteme von mindestens zwei  – im schlimmsten Falle jedoch von drei unterschiedlichen Anbietern.

Die Frage nach dem führenden System

Mit der Software-Einführung des PDM-Systems allein ist es jedoch nicht getan, weil im Weiteren zu klären ist, wer die organisatorische Hoheit (sprich: das „führende System“) über Metadaten hat, die sowohl als Properties in CAD-Dateien wie auch als Felder im ERP-System gepflegt und benötigt werden.

Mit einem im Januar 2020 neu erschienenen Release geht TimeLine-ERP nun den direkten Weg und übernimmt ohne Umweg über eine zusätzliche PDM-Lösung das Auslesen von Referenzen und Metadaten aus CAD-Dateien mittels nativer Adapter zu Autodesk-Inventor, SolidWorks oder SolidEdge. Hierbei bleibt die CAD-Umgebung unangetastet bestehen – es wird lediglich ein weiterer Serverprozess installiert, der bei Änderungen an CAD-Daten (oder beim CheckIn aus einer bereits vorhandenen PDM-Lösung) diese direkt in Stücklisten und Metadaten des ERP-Systems übersetzt. Für die Metadaten steht ein Mapper bereit, der jedes Property (z.B. die bei Inventor bekannten „iProperties“) auf ein Feld im Artikelstamm des ERP-Systems zu verlinken erlaubt.

Frau vor Bildschirm

DMS ersetzt PDM-System

Optional kann das in TimeLine-ERP integrierte, revisionssichere Dokumenten-Management auch die Verwaltung der CAD-Daten übernehmen – stellt also die entsprechende CAD-Datenverwaltung, sowie Check-In und Check-Out-Funktionen zur Verfügung. Da diese Funktion lediglich optional ist, gestaltet sich der Start für Unternehmen ohne PDM-Lösung sehr einfach, da sich am eigentlichen Konstruktionsprozess und an der Ablage der CAD-Daten zunächst nichts ändert.

Synchronisation über Server

Der CAD-Link-Server synchronisiert hierbei sämtliche Konstruktionsänderungen „realtime“ ins ERP-System und versioniert hierbei Änderungen an CAD-Daten, Stücklisten und Metadaten. Über den Stücklistenvergleich können die revisionierten Änderungen mit bereits in Produktion befindlichen Betriebsaufträgen aktualisiert werden.

Durch dieses direkte Verfahren wird nicht nur die Einführung einer CAD-ERP-Kopplung dramatisch verkürzt – auch die Komplexität der Lösung unterscheidet sich erheblich vom klassischen Ansatz.

Wenn Sie mehr über die Vorteile einer direkten CAD-ERP-Integration oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie!

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ERP-System mit integrierter Finanzbuchhaltung

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Egal ob Sie ein kleines Unternehmen führen oder einen Großkonzern leiten, die Finanzbuchhaltung ist für jedes Unternehmen ein besonders wichtiges Thema. Schon allein deswegen, weil sie vom Gesetzgeber stark reglementiert ist. Um Probleme mit Steuerbehörden oder anderen Institutionen zu vermeiden, ist es deshalb wichtig, alle relevanten Daten, Belege und Nachweise ordnungsgemäß zu verwalten. Dafür gibt es verschiedene Methoden. Welche dies sind, was Finanz- und Rechnungswesen eigentlich genau bedeutet und welche Vorteile Ihnen ein ERP-System mit integrierter Finanzbuchhaltung bietet, erfahren Sie in diesem Beitrag.

WAS BEDEUTET FINANZ- UND RECHNUNGSWESEN EIGENTLICH?

Manchmal kommt es im Alltag vor, dass man über gewisse Themen oder Begriffe stolpert, von denen man zwar grob weiß was sie bedeuten, sie aber im Grunde nicht ganz versteht oder erklären kann. Das Finanz- und Rechnungswesen zählt für einige Menschen sicher auch dazu. Als erstes sollten Sie wissen, dass das Finanzwesen und das Rechnungswesen getrennt voneinander zu betrachten sind.

Finanzwesen

Das Finanzwesen umfasst alle wirtschaftlichen Bereiche, die sich in irgendeiner Form mit Finanzen beschäftigen. Es setzt sich aus fünf Teilbereichen zusammen:

  • Finanzwirtschaft (Beschaffung von Eigen- und Fremdkapital)
  • Rechnungswesen (Erfassung und Überwachung aller Geld- und Leistungsströme)
  • Liquiditätssicherung (Sicherstellung von ausreichend Finanzmitteln)
  • Treasury (Aufbau von Sicherheiten, um finanzielle Risiken im Krisenfall zu minimieren)
  • Controlling (Planung, Steuerung und Kontrolle aller Unternehmensbereiche)

Man unterscheidet außerdem das öffentliche und das private Finanzwesen.

Öffentliches Finanzwesen

Das öffentliche Finanzwesen regelt, auf welche Weise die öffentliche Hand (Bund, Länder und Gemeinden) Finanzmittel, die sie zur Erfüllung öffentlicher Aufgaben benötigt, aufbringt, verwaltet und einsetzt.

Privates Finanzwesen

Das private Finanzwesen befasst sich, wie der Name schon sagt, mit den Finanzen von Privatpersonen. Dazu zählen neben Geldanlagen, Aktien, Börse oder Bankgeschäften auch Steuern und Versicherungen.

Rechnungswesen

Wie bereits erwähnt, ist das Rechnungswesen ein Teilbereich des Finanzwesens. Es setzt sich aus den Bereichen Finanzbuchhaltung (externes Rechnungswesen), Controlling (internes Rechnungswesen), Statistik und Planung zusammen. Alle unternehmerischen Abläufe, darunter sämtliche Geld- und Leistungsströme, werden im Rechnungswesen erfasst und kontrolliert. Sowohl Vorgänge die nach außen gerichtet sind, als auch jene die sich innerhalb des Unternehmens abspielen. Daten, die Sie für die Planung und Steuerung benötigen, können Sie ebenfalls im Rechnungswesen dokumentieren. Das Rechnungswesen wird in zwei Kategorien unterteilt:

Externes Rechnungswesen

Das externe Rechnungswesen befasst sich mit allen Vorgängen, die die Vergangenheit betreffen. Der Gesetzgeber verlangt, dass ein Unternehmen gewisse interne Daten freigibt, um die finanzielle Situation des Unternehmens bewerten zu können. Deshalb ist jedes Unternehmen verpflichtet, einmal im Jahr einen Jahresabschluss inklusive Bilanz zu erstellen. Dafür werden sämtliche Ein- und Auszahlungen, Werte von Geldanlagen oder auch Kredite sachlich und chronologisch erfasst. Die daraus entstehenden Informationen über die Vermögens- und Ertragslage des Unternehmens werden anschließend an die Öffentlichkeit gegeben, also unter anderem an das Finanzamt, Anleger, Banken oder auch Lieferanten.

Internes Rechnungswesen

Das interne Rechnungswesen hingegen kalkuliert alle zukünftigen Kosten und Leistungen, um damit Unternehmensprozesse zu planen und zu steuern. Alle Informationen die sich auf Prozesse, Leistungen und Profite des Unternehmens beziehen, werden erfasst, dokumentiert und verarbeitet. Auf Grundlage dieser Daten werden anschließend unternehmensinterne Entscheidungen getroffen, mit dem Ziel, den Unternehmenserfolg zu maximieren. Dies ist ein wichtiger Bereich, denn so kann die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens beurteilt werden. Hohe Kosten oder auf der anderen Seite auch besonders ertragreiche Unternehmensbereiche, werden so schnell sichtbar.

FINANZBUCHHALTUNG UND ERP

Zugegeben, wenn es darum geht, eine geeignete Lösung für die Finanzbuchhaltung zu finden, denkt man vielleicht nicht als Erstes an den Einsatz eines ERP-Systems. Dieses bringt man zunächst vermutlich eher mit der Planung und Steuerung von Ressourcen, sowie deren Optimierung in Verbindung. Heutzutage können ERP-Systeme aber weitaus mehr. Das Finanz- und Rechnungswesen beispielsweise gehört mittlerweile zu den Standardfunktionen vieler moderner ERP-Lösungen. Beim Auswahlprozess schenken viele Entscheider dieser Funktion allerdings keine allzu große Beachtung – ein Fehler, denn in diesem Bereich verschenken viele mittelständische Unternehmen noch großes Potenzial. Es gibt verschiedene Möglichkeiten die Finanzbuchhaltung zu bewältigen. Welche Sie am besten nutzen sollten, kommt ganz darauf an, ob Sie lediglich den reinen Pflichtteil abwickeln wollen oder die Informationen nutzen möchten, um damit das gesamte Unternehmen besser im Blick zu haben.

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ERP-System ohne Buchhaltung

Kleine Unternehmen nutzen ein ERP-System oft hauptsächlich für die Materialwirtschaft und den Verkauf. Rechnungen und Belege geben sie an den Steuerberater ab, da Zeit sowie qualifiziertes Personal oft fehlt. Der Nachteil hier ist, dass ein Steuerberater recht kostenintensiv ist und der Überblick über wichtige Kennzahlen des Unternehmens oft fehlt.

ERP-System mit Schnittstelle zur Buchhaltung

Diese Methode wird häufig von Unternehmen genutzt, deren ERP-System entweder kein zusätzliches Modul für die Finanzbuchhaltung bietet oder die bereits mit einer Buchhaltungssoftware arbeiten und sich von dieser nicht trennen möchten. Alle Bewegungen aus Ein- und Verkäufen werden hier aus dem ERP-System über die Schnittstelle zur Buchhaltungssoftware übertragen. Aber auch diese Methode hat ihre Nachteile. Sie benötigen geschultes Personal in der Buchhaltung und der Datenaustausch an der Schnittstelle erfolgt oft mit einem zeitlichen Versatz, was dazu führen kann, dass die Daten nicht immer aktuell sind. Außerdem birgt der Einsatz von mehreren Systemen immer ein Risiko. Bei Übertragungen oder der Eingabe von Daten können leicht Fehler entstehen. Dies verfälscht natürlich die Ergebnisse, was gerade in der Buchhaltung ein Problem ist.

ERP-SYSTEM MIT INTEGRIERTER FINANZBUCHHALTUNG

Bei dieser Methode sind zunächst einige Einrichtungen bei Artikeln, Kunden und Lieferanten notwendig, damit Sie alle Aufwände und Erlöse richtig verbuchen können. Die Bewegungen aus Ein- und Verkäufen schlagen sich dann aber automatisch in der Buchhaltung nieder. Alle anderen Aufwände, die nicht aus Ein- oder Verkäufen resultieren, wie beispielsweise Miete, Strom und Telefon werden durch Soll- und Haben Buchungen erfasst. Behördenmeldungen können Sie direkt im Programm erstellen.

Vorteile einer integrierten Finanzbuchhaltung

Ein ERP-System mit integrierter Finanzbuchhaltung bietet Ihnen einige Vorteile. Diese Methode ermöglicht beispielsweise tiefergehende Auswertungen, da alle Daten an einer zentralen Stelle abgelegt sind.

Zentrale Datenbasis

Ein ERP-System führt alle wichtigen Daten aus den unterschiedlichsten Unternehmensbereichen zusammen. Die Buchhaltung hingegen verbringt viel Zeit damit, Informationen zu sammeln und Belege zu verwalten. Beide Bereiche sind auf qualitativ hochwertige und einheitliche Daten angewiesen. Der große Vorteil eines ERP-Systems mit integrierter Finanzbuchhaltung ist, dass es auch nur einen zentralen Datenpool gibt, den Sie pflegen müssen. Von dieser Funktion profitiert natürlich auch die Buchhaltung. Als Teil der ERP-Infrastruktur ist die Finanzbuchhaltung mit anderen Bereichen des Unternehmens verbunden. Viele Informationen, die die Buchhaltung benötigt, sind oft schon Teil des Datenbestandes eines ERP-Systems.

Datenaustausch mit anderen Abteilungen

Daten, die Sie einmal erfasst haben, können Sie einfach übernehmen und in anderen Bereichen verwenden, ergänzen und auswerten. Durch eine integrierte Zeiterfassung kann die Personalabteilung beispielsweise einsehen, welcher Mitarbeiter wann gearbeitet hat. Die Buchhaltung kann auf diese Daten zugreifen und die Lohnabwicklung viel effizienter gestalten. Doppelerfassungen entfallen ganz und der Pflegeaufwand ist deutlich reduziert. Durch Verzicht auf eine Schnittstelle entfällt außerdem ein Risikofaktor. Die Buchhaltung hat somit weniger Arbeit und gleichzeitig verbessert sich die Auskunftsfähigkeit des Unternehmens.

Hohe Qualität des Datenbestands

Es gibt einige Funktionen die dabei helfen, eine hohe Qualität des Datenbestands zu gewährleisten. So werden doppelte Einträge automatisch bereinigt und eingegebene Daten auf logische Zusammenhänge und Plausibilität überprüft. Außerdem werden die Daten in Echtzeit aktualisiert, die Buchungen sind also jederzeit auf dem aktuellsten Stand.

Automatisierte Prozesse

Ein weiterer Vorteil ist, dass ein ERP-System einen großen Teil der notwendigen Arbeitsschritte eigenständig erledigen kann. Für die Buchhaltung ist es wichtig, dass Zahlungsströme aus Ein- und Verkäufen richtig zugeordnet werden. Wird die Buchhaltung über ein ERP-System abgewickelt, können Kunden- und Lieferantendaten automatisch bezogen werden. Ein- und Ausgangsrechnungen werden dann automatisch erstellt, den richtigen Konten zugeordnet und verbucht. Außerdem stehen die in der Buchhaltung hinterlegten Informationen auch Nutzern aus anderen Unternehmensbereichen zur Verfügung.

Einheitliche Schnittstelle

Die Anwender des ERP-Systems haben eine einheitliche Benutzerschnittstelle. Das heißt, sie benötigen auch nur ein Kennwort um in verschiedenen Bereichen arbeiten zu können. Dies vereinfacht nicht nur die tägliche Arbeit, sondern ist auch insbesondere für die Sicherung der Daten sinnvoll.

Einfache Datenübertragung an Steuerbehörden

Seit 2015 regelt die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) die Aufbewahrung und Verarbeitung steuerrelevanter, elektronischer Daten. Unternehmen die ihre Buchhaltung digital abwickeln, müssen laut GoBD einige Vorgaben erfüllen. So müssen Buchungen beispielsweise innerhalb einer bestimmter Frist erfolgen. Elektronische Aufzeichnungen, Belege und Buchungen müssen Sie außerdem unter Berücksichtigung des geltenden Datenschutzrechts aufbewahren und Steuerbehörden müssen Zugriffsrechte eingeräumt werden. Ein modernes ERP-System mit integrierter Finanzbuchhaltung bietet in diesem Zusammenhang einige Funktionen, die von Vorteil sind. Dokumente können Sie beispielsweise schnell und unkompliziert elektronisch erfassen und archivieren. Zeitgerechte Buchungen sind teilweise durch Automatismen lösbar und durch die DSGVO ist eine sichere Datenspeicherung Standard in jedem ERP-System. Auch bezüglich der Zugriffsmöglichkeit für Steuerbehörden gibt es eine Lösung: Sie können ganz einfach einen User mit eingeschränkten Leserechten anlegen.

FAZIT

Jedes Unternehmen ist anders und es gibt keine allgemeingültige Lösung, die für alle zu empfehlen ist. Die Anforderungen an Transparenz, Aktualität und Qualität der betriebswirtschaftlichen Daten steigen jedoch stetig an und ab einer gewissen Unternehmensgröße ist der Einsatz eines ERP-Systems mit integrierter Finanzbuchhaltung durchaus sinnvoll. Gerade dann, wenn man die Daten nicht nur aus steuerlichen Gründen nutzen, sondern auch sein Unternehmen und dessen Kennzahlen genauestens kennen und analysieren möchte. Allerdings sollten Sie nicht außer Acht lassen, dass dies auch immer geschultes Personal in der Buchhaltung erfordert.

Wenn Sie mehr zum Thema integrierte Finanzbuchhaltung oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir helfen Ihnen gerne weiter und freuen uns auf Sie!

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PPS-System – welche Vorteile bringt es?

Die Vielfalt der Produkte steigt durch den Wandel des Konsumverhaltens immer weiter an und Kunden erwarten dazu eine ständige Lieferbereitschaft. Im Gegensatz zu früher ist man heutzutage daran gewöhnt, dass einem nahezu jedes Produkt auch zu jeder Zeit zur Verfügung steht. Viele Produktionsunternehmen stehen deshalb unter einem enormen Druck. Um diese Herausforderungen zu bewältigen, ist eine gut durchdachte und vorausschauende Planung das A und O. Mit ihr steht und fällt die Termintreue, eine bedarfsgerechte Materialversorgung und eine effiziente Produktion. Ein modernes PPS-System hilft Ihnen dabei, Herr der Produktions-Lage zu werden und mögliche Änderungen, Engpässe oder Ausfälle mit Bravour zu meistern. Gerade bei mehreren Produktionsstandorten und vielen Prozessbeteiligten ist der Einsatz einer solchen Lösung fast unumgänglich. Aber was genau ist ein PPS-System? In diesem Beitrag erfahren Sie, wofür PPS-Systeme eingesetzt werden, welche Vorteile sie Ihrem Unternehmen bringen, welche Aufgaben sie übernehmen und wo der Unterschied zu einem ERP-System liegt.

Was ist ein PPS-System?

PPS steht für Produktionsplanung und -steuerung. Es handelt sich hierbei um ein computergestütztes System, welches wie der Name schon sagt, Sie dabei unterstützt, die Produktionsabläufe im Unternehmen zu planen, zu steuern und zu kontrollieren. Dabei übernimmt es die Organisation und damit einhergehende Datenverwaltung ganzheitlich und trägt dazu bei, die Prozesse in Ihrem Unternehmen zu optimieren. Um eine optimale Planung gewährleisten zu können, werden möglichst viele und vor allem vollständige Informationen über das Unternehmen und dessen Prozesse benötigt. Eine zentrale Datenbasis sorgt dafür, dass alle Prozessbeteiligten immer auf Basis aktueller Informationen handeln können.

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Ein PPS-System unterstützt den gesamten Prozess. Angefangen bei der Angebotsbearbeitung, über die Beschaffung, Lagerhaltung, sowie Material- und Ressourcenplanung, bis hin zur Fertigungsüberwachung und Auslieferung. Es hilft Ihnen bei der Fertigung von Waren und berücksichtigt dabei Menge, sowie verfügbare Kapazitäten und den vereinbarten Liefertermin. Ressourcen wie Maschinen, Mitarbeiter und Materialien können so viel effizienter eingesetzt werden. Insgesamt macht es Ihr Unternehmen flexibler und anpassungsfähiger. Moderne PPS-Systeme fügen sich nahtlos in die bestehende IT-Landschaft ein.

Vorteile

Der Einsatz eines PPS-Systems bringt Ihrem Unternehmen vielerlei Vorteile. Die Planung für die Produktion erfolgt bei der Software rechnergestützt. Dadurch ist es möglich, die Produktionskosten zu senken, die Lieferbereitschaft zu steigern und dem Kunden eine hohe Termintreue zuzusichern.

Kurze Durchlaufzeiten und reduzierte Lagerbestände

Durch das System können Sie weiterhin die Zeitspanne für die Bearbeitung von Aufträgen reduzieren und eine gleichmäßig hohe Auslastung der Maschinen bewirken. Damit die Software eine gleichmäßige Auslastung der Kapazitäten gewährleisten kann, müssen alle relevanten Daten, wie beispielsweise Stamm- oder Auftragsdaten im System erfasst werden. Auf Grundlage dieser Datenbasis erfolgt dann eine rechnerische Optimierung, welche die Basis für die Planung der Auftragsabwicklung bietet. Eine erfolgreiche Planung ist nur dann möglich, wenn für die Produktion ausreichend Material, Personal und Arbeitsmittel bereit stehen. Viele Unternehmen arbeiten mittlerweile nach der Just-in-Time Strategie. Demnach werden Materialien erst dann geliefert, wenn sie auch tatsächlich für die Produktion benötigt werden. Das Ziel dieser Strategie ist es, den gesamten Materialfluss zeitlich auf den Produktionsprozess abzustimmen. Die Bestände im Lager sind somit reduziert und Sie als Unternehmer können die Lagerkosten so gering wie möglich halten.

Welche Aufgaben übernimmt ein PPS-System?

Die Anforderungen an ein PPS-System sind recht vielfältig. Für die Produktionsplanung und -steuerung muss die Software festlegen, 

  • welche Produkte, in welchen Mengen in einem Produktionszeitraum gefertigt werden müssen,
  • wie groß die Menge der benötigten Einsatzgüter ist,
  • ob und zu welchen Zeitpunkten benötigte Produktmengen zusammengefasst werden,
  • zu welchem Zeitpunkt die Herstellung unter Berücksichtigung von Ressourcen und Kapazitäten erfolgen soll,
  • in welcher Reihenfolge Fertigungsaufträge zu bearbeiten sind.

Bevor Sie einen neuen Auftrag annehmen, prüft die Software, wie groß die Kapazitäten aktuell ausfallen. Sind keine Kapazitäten für einen neuen Auftrag vorhanden, wird dies durch das System kommuniziert. Weiterhin wird das Produktionsprogramm kontinuierlich überwacht – sollte es zu einer Verzögerung bei der Bearbeitung eines Auftrags kommen, wird auch dies durch die Software mitgeteilt. Das PPS-System unterscheidet zudem, ob ein Produkt selbst gefertigt oder fremd bezogen wird. Bei selbst gefertigten Produkten wird anschließend ein Fertigungsauftrag generiert, bei fremd bezogenen ein Beschaffungsauftrag.

Zielgruppen und Einsatzgebiete

PPS-Systeme werden in der Regel in Industriebetrieben mit mechanischer Fertigung eingesetzt, insbesondere mit Montagevorgängen und Stücklisten, also beispielsweise im Bereich Elektroindustrie oder Maschinenbau aber auch in der chemischen Industrie. Grundsätzlich kann man sagen, dass alle Ziele die mit dem Einsatz einer PPS-Software verfolgt werden, der Sicherstellung und Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit dienen. Die wesentlichen Ziele sind vor allem, Ressourcen optimal zu nutzen und kurze Durchlaufzeiten zu realisieren.

Wesentliche Ziele

Im Vordergrund steht weiterhin, eine gleichmäßig hohe Auslastung der Kapazitäten zu erreichen. Dies ist gleichzusetzen mit dem Bestreben, den Stillstand einer Maschine so gering wie möglich zu halten. Nicht genutzte Maschinen verursachen Leerkosten. Je kürzer der Stillstand einer Maschine, desto geringer fallen die Leerkosten natürlich auch aus. Die Lagerbestände zu verringern ist ein weiteres großes Thema in vielen Unternehmen. Mit einem PPS-System können Sie genaue Bedarfstermine ermitteln und die Bestände im Lager reduzieren. Eines weiteres Ziel ist es, die Abweichungen von vereinbarten Lieferterminen so gering wie möglich zu halten. Mit Annahme eines Kundenauftrags werden in der Regel auch feste Liefertermine vereinbart. In der Praxis zeigt sich oft, dass die Einhaltung von Produktionsterminen schwierig ist. Oft liegt der Grund dafür bei einer unzureichenden zeitlichen Planung, die dazu führt dass benötigte Ressourcen nicht rechtzeitig bereitstehen und weniger wie oft vermutet, bei Engpässen oder Ausfällen von Maschinen oder Personal.

PPS und ERP – wo liegt der Unterschied?

Wie weiter oben bereits beschrieben, unterstützt ein PPS-System den gesamten Produktionsprozess, angefangen bei der Angebotsbearbeitung bis hin zur Auslieferung. Grundsätzlich lässt sich sagen, dass ein ERP-System eine Erweiterung des traditionell in Industrieunternehmen eingesetzten PPS-Systems ist. Bei der ERP-Software sind zusätzlich weitere betriebswirtschaftliche Bereiche hinzugekommen, zum Beispiel Module für Vertrieb, Rechnungswesen und Personalwirtschaft. Das ERP-System setzt ganzheitlich an und ist unabhängig vom Wirtschaftszweig einsetzbar. Ein PPS-System hingegen unterstützt ausschließlich den Produktionsprozess.

PPS auf ERP-Basis – der Klassiker

In manchen Unternehmen kommt es vor, dass die PPS-Software parallel zum ERP-System eingesetzt wird. Ein PPS-System auf ERP-Basis bleibt jedoch der Klassiker für die Produktionsplanung. Große Unternehmen arbeiten fast ausschließlich mit ERP-Systemen, die ein Produktionsplanungs- und Steuerungssystem integriert haben. Neben Großunternehmen nutzen aber auch vermehrt kleine und mittlere Unternehmen ERP-Systeme mit integrierter PPS-Software. Um eine optimale Produktionsplanung und -steuerung zu gewährleisten, müssen beide Systeme allerdings perfekt aufeinander abgestimmt sein.

Fazit

Kunden erwarten Flexibilität und Zuverlässigkeit bei attraktiven Preisen. Die Relevanz von Softwarelösungen, die es dem Unternehmen erleichtern mit dem steigenden Zeit- und Kostendruck zurechtzukommen, wird sich in den kommenden Jahren immer mehr verstärken. Ohne entsprechende IT-Lösungen wird es nur noch schwer möglich sein, die Zusammenhänge zwischen Mensch, Maschine und Material optimal zu planen und zu steuern. Damit dies auch gelingen kann, ist die Voraussetzung eine Software, die sich nahtlos in die bestehende IT-Landschaft integriert. Ein zukunftssicheres PPS-System weist eine gute Vernetzung zwischen Produktion, den angrenzenden Unternehmensbereichen sowie externen Partnern aus.

Wenn Sie mehr über die Vorteile von PPS-Systemen oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir beraten Sie gerne!

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CRM und ERP – eine gute Kombination?

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ERP– und CRM-Systeme gehören derzeit zu den am meisten eingesetzten Unternehmenslösungen. Sie gewinnen zunehmend an Beliebtheit – und das nicht nur bei Großunternehmen. Richtig eingesetzt, helfen sie Ihnen und Ihren Mitarbeitern, den Arbeitsalltag zu erleichtern und Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten. Dies ist auch wichtig, denn der Wettbewerb wird immer intensiver. So wundert es nicht, dass jedes Unternehmen sich von seiner besten Seite zeigen und den anderen um eine Nasenlänge voraus sein möchte. Ist es Ihnen gelungen, einen neuen Kunden für das Unternehmen zu gewinnen, wollen Sie diesen natürlich auch langfristig binden und nicht wieder an die Konkurrenz verlieren. Wenn Sie die Wünsche Ihrer Kunden kennen, ihre Bedürfnisse verstehen und auf diese auch individuell eingehen können, stehen die Chancen gut, dass Sie die Partie für sich entscheiden und im Wettlauf auf der Überholspur bleiben. Aber was braucht es eigentlich, um einen Kunden dauerhaft von sich zu überzeugen?

Was ist ein CRM-System?

CRM steht für Customer-Relationship-Management bzw. Kundenbeziehungsmanagement. Im Wesentlichen bietet die CRM-Software eine einheitliche und übersichtliche Plattform, um die Daten von Ihren Kunden und potenziellen Interessenten zu verwalten. Jegliche Informationen, die Ihnen über einen Kunden vorliegen, sind überschaubar an einem Ort zusammengefasst. Sie können Sie auf einen Blick einsehen und organisieren. Alle Interaktionen lassen sich einfach dokumentieren und analysieren.

Die Vorteile im Überblick

Eine CRM-Software wird häufig dann eingesetzt, wenn es einem Unternehmen besonders wichtig ist, die Beziehung zum Kunden zu pflegen und zu stärken. Alle Informationen, die einen Kunden betreffen, werden in einer überschaubaren Historie angezeigt.

Kontaktmanagement

Jedes geführte Telefonat, Dokumente, Notizen, sonstiger Schriftverkehr oder auch Informationen über in der Vergangenheit geführte Gespräche, Verhandlungen und Absprachen sowie langfristige Entwicklungen werden in der Software erfasst. Für geplante Meetings beispielsweise, können Sie einen Kalendereintrag anlegen oder auch frühere und bevorstehende Termine einsehen. Auch Bestellungen, Reklamationen oder Änderungswünsche werden in der Software hinterlegt. Alle Daten sind in einer strukturierten Benutzeroberfläche zusammengefasst und für das gesamte Team nachvollziehbar. Somit kann jeder Mitarbeiter kompetent und gut vorbereitet auf Anfragen des Kunden reagieren, unabhängig davon ob er der eigentliche Ansprechpartner ist oder nicht.

Teamübergreifende Zusammenarbeit im Unternehmen

Mit einem CRM-System können Sie fortschrittlicher, zeitgemäßer und effektiver arbeiten. Da die Daten in einer zentralen Datenbank gespeichert werden, hat jeder Mitarbeiter, egal aus welcher Abteilung, immer den aktuellsten Stand vorliegen. Sollte es mal zu Problemen oder Beschwerden seitens des Kunden kommen, ist es so einfacher mit diesen umzugehen, da er bei Rückfragen nicht von Abteilung zu Abteilung gereicht und sein Anliegen wieder und wieder erklären muss. Für den Kunden ist dies eine durchaus positive Erfahrung, die vielleicht auch bei potenziellen Interessenten durchsickert. Letztendlich können Sie sich so, gerade als kleines Unternehmen, einen guten Ruf aufbauen. Gerade für die interne Zusammenarbeit im Unternehmen bringt das CRM-System einige Vorteile. Die Software weiß beispielsweise zu jeder Zeit, in welcher Vertriebsphase Sie sich gerade befinden.

archivierung-von-dokumenten

Durch eine übersichtliche Vertriebspipeline sehen Sie auf einen Blick, welche Aufgaben Ihre sofortige Aufmerksamkeit benötigen und welchen Sie sich etwas später widmen können. Weiterhin kann durch Berichte über Verkaufszahlen die Vertriebsstrategie verbessert werden. Durch eine Auswertung aller Interaktionen die den jeweiligen Kunden betreffen, können Vertriebsmitarbeiter den besten Zeitpunkt ermitteln, um den Kunden etwa auf ein neues Produkt anzusprechen. Zudem ist es möglich, gezielte Marketingstrategien zu entwickeln. Der Kundenstamm zum Beispiel lässt sich in verschiedene Segmente unterteilen, etwa nach Standort oder Vertriebsphase. Jedem Segment können Sie dann individuelle Nachrichten zukommen lassen. Auch das Projektmanagement profitiert, denn durch strukturierte und synchronisierte Daten können Projektmanager Prozesse besser nachverfolgen. Außerdem bringt das CRM-System Aufschluss über die Leistung des Unternehmens. Es liefert Daten in Echtzeit, Berichte, grafisch aufbereitete Dashboards und Kennzahlen zum Thema Produktivität.

Kundenzufriedenheit steigern

Unabhängig von Ihrem Wirtschafts- oder Industriezweig, ob Einzelunternehmer oder Kleinunternehmen, ein CRM-System hilft Ihnen dabei, mit Ihren Kunden in Verbindung zu bleiben, die Beziehung zu diesen zu verbessern, positiv zu beeinflussen und langfristig zu stärken. Kunden erwarten mehr als ein Produkt oder eine Dienstleistung von hoher Qualität. Sie wollen sich verstanden fühlen. Kennen Sie die Bedürfnisses Ihrer Kunden, können Sie diesen natürlich auch viel besser gerecht werden. Der Aufbau guter Beziehungen und die Nachverfolgung von Interessenten und Kunden ist für die Akquise und Bindung von Kunden von entscheidender Bedeutung. Kunden die dem Unternehmen treu bleiben, erhöhen Ihren Umsatz.

CRM- und ERP-System – wo liegt der Unterschied?

In vielerlei Hinsicht sind sich die beiden Systeme sehr ähnlich. Die wesentlichen Punkte unterscheiden sie jedoch voneinander, weshalb sie nicht direkt miteinander verglichen werden können. In erster Linie sollen beide Systeme den Arbeitsalltag für Sie erleichtern. Der große Unterschied ist jedoch der Einsatzort bzw. die Unternehmensbereiche, in denen sie eingesetzt werden. Beim ERP-System liegt der Fokus ganz klar auf den Geschäftsprozessen und dem Workflow, der sich hinter den Kulissen abspielt. Wichtig sind hier vor allem, Arbeitsabläufe zu strukturieren, zu koordinieren und die operativen Prozesse im Hintergrund effizient abzuwickeln. Bei der CRM-Software hingegen liegt der Schwerpunkt beim Kunden und der Beziehung zu diesem. Die Zufriedenheit der Kunden zu erhöhen und diese langfristig an das Unternehmen zu binden, sowie die Verwaltung und Pflege des Kundenstamms spielen hier die Hauptrolle. Ziel ist es, langfristig die Betriebskosten zu senken und den Umsatz zu erhöhen.

Welches System ist die bessere Wahl?

Um diese Frage zu beantworten, sollten Sie sich zunächst Gedanken darüber machen, was Ihnen bei Ihrer täglichen Arbeit am wichtigsten ist und welche langfristigen Ziele Sie verfolgen. Ein ERP-System wird oft in Industrieunternehmen eingesetzt, die Produkte herstellen und ihre Produktivität steigern sowie interne Prozesse verfolgen, kontrollieren und verbessern möchten. CRM-Systeme werden vor allem dann eingesetzt, wenn Kundenbeziehungen und der Gewinn von Neukunden für das Unternehmen Priorität hat. Kundendaten können Sie auch in einem ERP-System pflegen. Oft umfassen ERP-Lösungen auch CRM-Funktionen, ein erweiterter Funktionsumfang wie Analyse, Berichterstattungen oder anpassbare Cockpits fehlen allerdings.

“Die Art und Weise, wie Unternehmen Informationen erfassen, verwalten und nutzen, entscheidet darüber, ob sie zu den Gewinnern oder zu den Verlierern gehören.” 

Bill Gates

Wenn Sie sich nicht ganz sicher sind, welches System für Sie die bessere Wahl ist, sollten Sie sich die Frage stellen, ob Sie und Ihre Mitarbeiter mit den Funktionen zufrieden sind, die die meisten Unternehmenslösungen anbieten. Wenn ja, genügt Ihnen vermutlich eine CRM-Software. Sollte dies nicht der Fall sein, ist ein umfassenderes ERP-System für Sie wohl die bessere Wahl. Möglich ist auch die Kombination beider Systeme. Eine Kopplung der beiden Systeme kann Ihnen vielseitige Vorteile bringen und in die meisten modernen ERP-Systeme lässt sich eine CRM-Software problemlos integrieren.

Vorteile einer Verknüpfung

Eine Verknüpfung von CRM- und ERP-Software hat zahlreiche Vorteile. Der wohl wichtigste ist eine einheitliche Datenbasis für das gesamte Unternehmen. Alle relevanten Daten stehen allen Mitarbeitern auf dem aktuellsten Stand zur Verfügung. Somit können Sie schnell auf Kundenwünsche reagieren, da alle wichtigen Daten griffbereit sind. Die Kundenzufriedenheit wird somit verbessert. Sie haben einen übersichtlichen Kundenstamm, den Überblick über alle bisherigen Bestellungen, aktuelle Aufträge und Lieferzeiten, sowie Einsicht über ausstehende Zahlungen oder Mahnungen. Mit Informationen über Bestellgewohnheiten und Vorlieben des Kunden können Sie gezielte Marketingstrategien entwickeln. Weiterhin gibt es die Möglichkeit, Kunden die sehr wichtig für das Unternehmen sind, entsprechend im System zu markieren und wenn gewünscht, bevorzugt zu behandeln zum Beispiel im Bereich Service und Auftragsbearbeitung.

Eine gute Kombination?

Durch eine Schnittstelle lassen sich ERP-System und CRM-Software miteinander verbinden. Wichtig hierbei ist, dass die beiden System gut aufeinander abgestimmt sind. Ist dies nicht der Fall, verschenken Sie wertvolles Potenzial. Zur Veranschaulichung ein Beispiel: Nehmen Sie an, einer Ihrer Kunden möchte seine zuvor getätigte Bestellung ändern. Die Daten des Gesprächs werden im CRM-System erfasst. Eine parallele Nutzung ohne Integration hätte zur Folge, dass die Systeme jeweils einen unterschiedlichen Informationsstand haben. Die Mitarbeiter, die mit dem ERP-System arbeiten, haben die geänderte Bestellung demnach nicht vorliegen. Das Ergebnis – die Daten müssen mehrfach eingegeben und untereinander abgestimmt werden. Dies resultiert in einem erheblichen Mehraufwand und Fehler können sich leicht einschleichen. Im schlimmsten Fall kann es so zu Missverständnissen beim Kunden kommen.

Fazit

Ein allgemeingütigen Rat, welches das richtige System ist oder ob eine Kombination beider Systeme für Ihr Unternehmen sinnvoll ist oder nicht, gibt es leider nicht. Sie müssen für sich entscheiden, welches der vielen Angebote auf dem Markt am besten zu Ihnen und Ihren Mitarbeitern passt. Dies benötigt vor allem Geduld und ein Gespür für die Bedürfnisse des Unternehmens.

Wenn Sie mehr über die Verknüpfung von ERP-System und CRM-Software oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir beraten Sie gerne!

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DMS-Software – Effiziente Archivierung von Dokumenten

Dokumente spielen im Zeitalter der digitalen Technik eine große Rolle. Nahezu jedes Unternehmen erhält täglich eine Flut an E-Mails, Briefen und Belegen. Da jedes Schriftstück eine wichtige Information enthalten kann, werden diese bearbeitet und anschließend archiviert. Die angesammelten Dokumente sind in der Regel in Aktenordnern abgelegt. So ist es keine Seltenheit, dass die Schränke im Büro oder Archiv überfüllt sind. Benötigt nun ein Mitarbeiter ein bestimmtes Dokument, muss er zunächst zum Aktenschrank, um dort den richtigen Ordner und das gesuchte Dokument zu finden. Dieser Vorgang nimmt natürlich viel Zeit in Anspruch. Aber auch digital abgelegte Daten sind nicht automatisch besser organisiert. Durch die verteilte Speicherung auf Festplatten, Laufwerken oder im E-Mail Eingang geht der Überblick schnell verloren. Eine Möglichkeit wieder Ordnung in das Ablagesystem zu bringen, ist ein Dokumenten-Management-System (DMS). Eine DMS-Software kann, richtig angwendet, dabei helfen Dokumente besser im Blick zu haben und somit Zeit effektiver zu nutzen.

Weltweite Datenmenge verzehnfacht sich bis 2025 auf 163 ZByte

Die Datenberge wachsen stetig weiter. Dies hat sicherlich auch mit der heutigen „Wir-speichern-alles-Mentalität“ zu tun. Täglich erzeugen und teilen wir unzählige Daten. Das 2017 veröffentlichte Whitepaper ‚Data Age 2025‘ von IDC prognostiziert, dass sich die weltweite Datenmenge bis 2025 auf 163 ZBbyte erhöhen wird. Damit Sie sich dies besser vorstellen können: Ein Zettabyte sind eine Milliarde Terabyte. Viele Unternehmen sind der Annahme, dass man diesem Problem entgegenwirken kann, indem man auf einen cloud-basierten Speicher umstellt. Bei falscher Handhabung verlagert sich das Problem jedoch nur an einen anderen Ort, da viele Mitarbeiter dann dazu neigen, sorgloser mit Daten und deren Speicherung umgehen.

30 Prozent der Arbeitszeit vergehen mit Suchen

Gerade das Suchen nach den richtigen Dokumenten beansprucht einen großen Teil der täglichen Arbeit. Durch den erhöhten Verwaltungs- sowie Personalaufwand entstehen natürlich hohe Kosten. Damit Sie als Unternehmer Entscheidungen zeitnah treffen können, ist ein schneller und einfacher Zugriff auf relevante Informationen jedoch besonders wichtig. Die Frage der Datenspeicherung gewinnt demnach immer mehr an Bedeutung. Mit­hilfe einer DMS-Software steht ein Dokument schnell und einfach zur Verfügung, ohne dass Sie danach suchen müssen. Aber was ist das genau?

Wie funktioniert eine DMS-Software?

Eine DMS-Software ist ein datenbankgestütztes System zur Verwaltung und Archivierung von Dokumenten aller Art. Zunächst werden alle papiergebundenen Dokumente, wie beispielsweise Abrechnungsbelege, eingescannt und somit digitalisiert. Die Software verwendet zum einen Metadaten und zum anderen die sogenannten Nutz- bzw. Primärdaten, dies ist das eigentliche Dokument. Zu den Metadaten gehören alle begleitenden Informationen eines Dokuments. Dazu zählen zum Beispiel Informationen über den Autor, die Art des Dokuments, die Kundennummer, das Erstellungsdatum, oder auch der Sachbearbeiter. Anhand der Metadaten lässt sich ein Dokument zweifelsfrei identifizieren und verwalten. Die Metadaten der Dateien werden in ei­ner Daten­bank hin­ter­legt und müssen normalerweise beim Einstellen eines Dokuments vom Benutzer in entsprechende Masken eingegeben werden.

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Das gesuchte Dokument lässt sich leicht finden, indem man einen Suchbegriff oder auch eine Rechnungsnummer in ein Textfeld eingibt. Die Suche nach einem Dokument beansprucht demnach nur wenige Sekunden. Alle eingehenden Dokumente sind in einem zen­tralen Ar­chiv gespeichert und werden nur ein einziges Mal abgelegt. Dadurch entstehen keine mehrfachen Versionen an verschiedenen Speicherorten. Um die Dokumente so organisieren zu können, wie man es gewohnt ist, bleibt die vertraute Ordnerstruktur erhalten. Je nachdem, welche Zugangsberechtigung man hat, können mehrere Personen ein Dokument sehen und auch bearbeiten. Ältere Versionen werden nicht überschrieben, sollte also ein Problem auftreten, kann man jederzeit auf die Vorgängerversion zurückgreifen.

DMS kann mehr als nur archivieren

Der Einsatz einer DMS-Software hat viele Vorteile auf den unterschiedlichsten Ebenen. Denn es geht nicht nur um das reine Ablegen von Daten, sondern darum die Dokumente so zu verwalten, zu speichern und für den Nutzer zu organisieren, dass sie schnell und einfach wieder verfügbar sind. Auswertungen, Berichte, Zeiterfassungen, Benachrichtigungen – wichtige Belege sind in der Software sicher und transparent archiviert. Zudem sind Arbeitsabläufe effizienter und die Kommunikation im Unternehmen verbessert sich. Richtig geplant und eingesetzt, verbessert die Software Arbeitsprozesse spürbar, steigert die Qualität und reduziert die Kosten. Die wichtigsten Vorteile im Überblick:

  • Zentrale, sichere und übersichtliche Ablage von Dokumenten
  • Einfache Erfassung und Bedienung
  • Hohe Zeitersparnis: Bearbeitungszeit und Suche nach einem Dokument sind erheblich reduziert
  • Senkung der Kosten für Lagerräume und Papier
  • Standortübergreifender Zugriff auf Dokumente, zu jeder Zeit verfügbar
  • Optimierung der Zusammenarbeit im Unternehmen
  • Steigerung der Produktivität
  • Prozesse werden nachvollziehbar und transparent
  • Risiko von Datenverlust sinkt durch zuverlässige Archivierung
  • Revisionssichere und GoBD-konforme Aufbewahrung

ERP und DMS – eine Kopplung die viele Vorteile bringt

Die Kopplung einer DMS-Software mit dem ERP System bringt einige Vorteile. Die DMS-Software kann sowohl elektronische als auch auf Papier empfangene Dokumente erfassen und prüfen. Das macht sie zum perfekten Datenlieferanten für ERP Systeme. Dokumente die Sie in einem ERP System erzeugen, können Sie automatisch in der DMS-Software archivieren und mit anderen Dokumenten zusammenführen. Bei diesem Vorgang spricht man von elektronischen Akten. Diese Akten beinhalten dann alle Informationen, die beispielsweise einen Kunden betreffen. Alle Informationen, die in der Akte gespeichert werden, werden automatisch indiziert und mit Metadaten versehen. Das macht die Suche nach einem bestimmten Dokument sehr einfach.

Datenschutz

Wenn Sie ein Dokument in der DMS-Software archivieren, können Sie Zugriffsbeschränkungen festlegen. Sie können entscheiden, für welche Personen oder Gruppen und auf welcher Ebene der Zugriff erlaubt ist oder nicht. Weiterhin ist es möglich, Bearbeitungs- und Leserechte einzuräumen. Geben Sie ein Dokument als Link weiter, können Sie außerdem bestimmen ob dieses lediglich zur Ansicht bereitsteht oder auch heruntergeladen werden kann.

Revisionssichere Aufbewahrung

Die Finanzverwaltung stellt hohe Anforderungen an ein Dokumentenarchiv. In Deutschland muss jedes Unternehmen seine Dokumente bis zu 10 Jahre und teilweise darüber hinaus aufbewahren. Dazu hat der Gesetzgeber einige Regeln und Anforderungen aufgestellt. Die Grundsätze für eine revisionssichere Archivierung sind in der GoBD (Grundsatz zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen) geregelt. Die GoBD bezieht sich weitgehend auf die Aufbewahrung steuerlich relevanter Unterlagen in elektronischer Form, also auch einem Elektronischem Archiv bzw. der Speicherung als digitale Dokumente in einer DMS-Software. Laut GoBD müssen Dokumente revisionssicher aufbewahrt werden. Unter revisionssicher versteht man im Grunde die „Unveränderbarkeit“ von Dokumenten. Alle Dokumente und Belege die nach der Bearbeitung archiviert werden, dürfen von diesem Zeitpunkt an nicht mehr verändert werden. Zudem sollten Sie beachten, dass elektronisch erzeugte Dokumente auch digital archiviert werden müssen.

Wenn Sie mehr zum Thema DMS-Software oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

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Cloud-Computing – Alles über die Datenwolke

Egal ob Start-Ups, Kleinunternehmen, Mittelständler oder große und etablierte Konzerne – das nutzen der Cloud gewinnt an zunehmender Beliebtheit. Immer mehr Unternehmen lagern ihre Geschäftsprozesse sowie Daten in externe Rechenzentren aus. Vorbei ist die Zeit, in der man Angst vor kaputten Festplatten, verloren gegangenen USB-Sticks oder der Tatsache hat, seine Daten versehentlich unwiderruflich gelöscht zu haben. Die zur Verfügung stehenden Bandbreiten werden immer höher und stellen heute immer seltener ein Problem dar. Auf diese Weise ist es möglich, auch große Datenmengen von überall aus und vor allem schnell abzurufen. Doch was ist eigentlich Cloud-Computing? Was genau passiert mit den Daten? Und welche Vorteile gibt es?

Was ist Cloud-Computing?

Viele Bezeichnungen von digitalen Innovationen sind älter als Sie nun vielleicht vermuten würden. So ist es auch bei der Cloud. Bereits in den fünfziger Jahren gab es erste Ansätze, jedoch fehlten damals noch die technischen Gegebenheiten für die Umsetzung. Heute ist das Konzept schon sehr viel ausgereifter. Das Grundprinzip lässt sich so erklären: Verschiedene Arbeitsbereiche werden nicht mehr auf Ihrer eigenen Festplatte oder dem firmeninternen Rechner gespeichert, sondern über das Internet bereitgestellt. Dafür stellt Ihnen ein Dienstleister einen Server in Form eines virtuellen Rechenzentrums zur Verfügung. Sie können dann gegen eine Gebühr auf verschiedene Anwendungen zugreifen. Dies können zum Beispiel einzelne Programme, ganze Softwarepakete, Speicherplatz oder auch Rechnerleistung sein. Sie selber müssen auf Ihrem eigenen Computer, Tablet oder Smartphone keinerlei Installationen vornehmen, lediglich ein Zugang zum Internet ist notwendig.

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Verschiedene Formen des Cloud-Computing

Cloud-Dienste lassen sich in drei verschiedene Kategorien unterteilen. Infrastructure as a Service (IaaS), Platform as a Service (PaaS) und Software as a Service (SaaS).

Infrastructure as a Service (IaaS)

IaaS ist die einfachste Form der Dienstleistung. Es wird über das Internet bereitgestellt und verwaltet. Zu den Komponenten der bereitgestellten Infrastruktur gehören beispielsweise Server, Rechen- und Netzkapazitäten, Kommunikationsgeräte wie Router, Switche oder Firewalls, Speicherplatz sowie Systeme zur Archivierung und Sicherung Ihrer Daten. Der Zugriff erfolgt über private und öffentliche Netzwerke. Sie nehmen nur die Dienste in Anspruch, die Sie auch benötigen. Die Ressourcen dieser Infrastruktur können Sie nach belieben erweitern oder wieder verringern.

Platform as a Service (PaaS)

PaaS ist eine vollständige Entwicklungs- und Bereitstellungsumgebung. Es baut auf die Infrastruktur von IaaS auf und ist zudem mit allem ausgestattet, was für die Entwicklung einer neuen Software notwendig ist. PaaS unterstützt Sie nicht nur beim erstellen und testen einer Anwendung, auch bei der Verwaltung und Aktualisierung werden Sie nicht allein gelassen.

Software as a Service (SaaS)

SaaS ist eine Methode, Softwareanwendungen über das Internet bereitzustellen. Die Bereitstellung erfolgt nach Bedarf und üblicherweise auf Basis von Abonnements. Über das Internet verbinden Sie sich mit cloudbasierten Apps und können diese dann nutzen. Gängige Beispiele sind E-Mail-, Kalender- oder auch Office-Tools. Der Dienstanbieter verwaltet Hardware und Software und stellt bei Abschluss eines Vertrags die Verfügbarkeit und Sicherheit der App und Ihrer Daten sicher. Auch übernimmt er alle Wartungsaufgaben, wie das Aufspielen von Softwareupgrades und Sicherheitspatches. Mit SaaS kann Ihr Unternehmen eine App mit minimalen Investitionskosten bereitstellen und nutzen. Bei allen drei Versionen entrichten Sie in der Regel eine, meist monatlich, festgelegte Gebühr an den Anbieter.

Welche Cloud-Computing Modelle gibt es?

Keine Cloud gleicht der anderen. Man unterscheidet verschiedene Arten der Bereitstellung, Sie haben die Wahl zwischen drei Modellen:

Public Cloud

Die Public Cloud oder auch öffentliche Cloud ist ein Angebot, das für jeden über das Internet zugänglich ist. Oftmals handelt es sich hierbei um Software as a Service-Dienste, wie beispielsweise webbasierte E-Mail-Services, die von privaten Endverbrauchern genutzt werden. In der Public Cloud teilen Sie sich mit vielen anderen Nutzern eine gemeinsame Infrastruktur. Sie als Nutzer haben bei diesem Modell allerdings wenig Einfluss auf Datenschutz- und Sicherheitsaspekte sowie den Ort und die Art der Datenhaltung. Zudem sind Netzbandbreite und Verfügbarkeit durch vordefinierte Angebotspakete eingeschränkt.

Private Cloud

Bei der Private Cloud handelt es sich um eine interne, organisationsbezogene Cloud, die ihre Anwendungen nur autorisierten Nutzern zur Verfügung stellt. Im Gegensatz zur Public Cloud, ist die Private Cloud nicht von der Allgemeinheit über das Internet zu erreichen. Dieses Modell verlagert die Cloud entweder auf firmeneigene Rechner oder auf Server von externen Anbietern. Der Zugriff erfolgt entweder über das abgegrenzte Intranet oder über ein abgeschlossenes Virtual Private Network (VPN). Da diese Form des Cloud-Computings nicht mit anderen Usern geteilt werden muss, bietet sie ein hohes Maß an Sicherheit, Kontrolle und Flexibilität.

Hybrid Cloud

Bei der Hybrid Cloud handelt es sich um eine Mischform aus Private Cloud und Public Cloud. Sie versucht die Vorteile beider Cloud-Modelle in einem gemeinsamen Konzept zu vereinen und ist vielseitig einsetzbar. Sie können so sensible Programme und Daten auf den eigenen Servern bewahren und bestimmte Dienste über das Internet bei öffentlichen Anbietern nutzen, um eigene Ressourcen zu schonen. Für welches Cloud-Modell Sie sich entscheiden sollten, hängt von Ihren individuellen Anforderungen ab. Sie sollten aber vor allem die Themen Sicherheit und Datenschutz im Blick haben.

Was macht Cloud-Computing so beliebt?

Dafür die Cloud zu nutzen, sprechen viele Gründe. Drei große Vorteile sind im Folgenden aufgelistet:

Reduzierte Kosten

Der wahrscheinlich größte Vorteil eines Cloud-Dienstes ist die Kostenersparnis. Die meist kostspielige Anschaffung und Pflege von eigenen Servern, sowie Wartung, Backups und Updates entfällt komplett. Gerade Hardware, die regelmäßige Upgrades benötigt um auf dem neusten Stand der Technik zu bleiben, ist ein erheblicher Kostenfaktor. Nutzen Sie einen Cloud-Dienst, können Sie diese Sorge getrost dem jeweiligen Anbieter überlassen. Selbiges gilt für benötigte Software. Diese muss weder gekauft noch auf allen Computern installiert und gewartet werden. Stattdessen zahlen Sie, in der Regel monatlich, einen festen Beitrag an den Dienstleister und können bequem dessen Dienste in Anspruch nehmen. Auch können Sie sich die Kosten und vor allem die Zeit für die Betreuung und Administration sparen. Ihre IT-Mannschaft wird es Ihnen danken!

Flexibilität

Auch Flexibilität ist ein immer wichtiger werdender Faktor in der heutigen Geschäftswelt. Das nutzen der Cloud bietet Ihnen auch hier einige Vorteile. Die Dateien, die Sie in der Cloud ablegen, sind zu jeder Zeit und auf allen Endgeräten verfügbar. Es ist egal, ob Sie gerade in der Firma sind oder von zu Hause aus arbeiten, Sie benötigen lediglich einen Zugang zum Internet. Auch ist es kein Problem, mit mehreren Personen parallel an einer Datei zu arbeiten. Die Dateien werden automatisch synchronisiert, sodass Sie auf jedem Gerät die aktuellste Version abrufen können. Selbst große Datenmengen lassen sich innerhalb kürzester Zeit und mit wenigen Mausklicks bereitstellen. Sie haben jederzeit die Möglichkeit, Ihren Speicherplatz auszubauen oder zu reduzieren – je nachdem was Sie gerade benötigen. So können Engpässe und Überkapazitäten vermieden werden.

Sicherheit

Ein weiterer großer Vorteil ist, dass Sie sich keine Gedanken mehr darum machen müssen, ob Ihre Daten gesichert sind. Sie benötigen weder eine Backup-Strategie, noch einen eigenen Server. Als Nutzer müssen Sie sich auch nicht um Lizenzen oder Updates der Software kümmern. Das Backup ist außer Haus und Ihre Daten sicher verschlüsselt. Häufig wird in dem Zusammenhang die 3-2-1 Backup-Regel verwendet, die verhindern soll dass Ihre Daten verloren gehen. Kurz zusammengefasst besagt die Regel, dass drei Kopien Ihrer Daten erstellt werden – Primärspeicher, Backup und Off-Site-Kopie. Dafür werden zwei verschiedene Speichertechnologien verwendet und eine davon außerhalb des Gebäudes gelagert. Durch diese Risikoverteilung auf unterschiedliche Technologien ist der Datenverlust durch systembedingte Fehler minimiert. Sollte es also zu dem Fall kommen, dass durch äußere Umstände wie Hochwasser, Diebstahl oder etwa einem Brand die Daten unbrauchbar sind, kann so sichergestellt werden dass es noch eine weitere Kopie gibt und die Daten nicht verloren sind.

Wenn Sie mehr zum Thema Cloud-Computing oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

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