Wer CAD- und ERP-System verbinden möchte, geht im allgemeinen den Weg über ein PDM-System. Das PDM-System fungiert hierbei wie eine zweiseitig-bidirektionale Schnittstelle, die CAD-Daten verwaltet und an das ERP-System übermittelt. Hierbei kommen sowohl die Schnittstellen wie auch die Softwaresysteme von mindestens zwei – im schlimmsten Falle jedoch von drei unterschiedlichen Anbietern.
Die Frage nach dem führenden System
Mit der Software-Einführung des PDM-Systems allein ist es jedoch nicht getan, weil im Weiteren zu klären ist, wer die organisatorische Hoheit (sprich: das „führende System“) über Metadaten hat, die sowohl als Properties in CAD-Dateien wie auch als Felder im ERP-System gepflegt und benötigt werden.
Mit einem im Januar 2020 neu erschienenen Release geht TimeLine-ERP nun den direkten Weg und übernimmt ohne Umweg über eine zusätzliche PDM-Lösung das Auslesen von Referenzen und Metadaten aus CAD-Dateien mittels nativer Adapter zu Autodesk-Inventor, SolidWorks oder SolidEdge. Hierbei bleibt die CAD-Umgebung unangetastet bestehen – es wird lediglich ein weiterer Serverprozess installiert, der bei Änderungen an CAD-Daten (oder beim CheckIn aus einer bereits vorhandenen PDM-Lösung) diese direkt in Stücklisten und Metadaten des ERP-Systems übersetzt. Für die Metadaten steht ein Mapper bereit, der jedes Property (z.B. die bei Inventor bekannten „iProperties“) auf ein Feld im Artikelstamm des ERP-Systems zu verlinken erlaubt.
DMS ersetzt PDM-System
Optional kann das in TimeLine-ERP integrierte, revisionssichere Dokumenten-Management auch die Verwaltung der CAD-Daten übernehmen – stellt also die entsprechende CAD-Datenverwaltung, sowie Check-In und Check-Out-Funktionen zur Verfügung. Da diese Funktion lediglich optional ist, gestaltet sich der Start für Unternehmen ohne PDM-Lösung sehr einfach, da sich am eigentlichen Konstruktionsprozess und an der Ablage der CAD-Daten zunächst nichts ändert.
Synchronisation über Server
Der CAD-Link-Server synchronisiert hierbei sämtliche Konstruktionsänderungen „realtime“ ins ERP-System und versioniert hierbei Änderungen an CAD-Daten, Stücklisten und Metadaten. Über den Stücklistenvergleich können die revisionierten Änderungen mit bereits in Produktion befindlichen Betriebsaufträgen aktualisiert werden.
Durch dieses direkte Verfahren wird nicht nur die Einführung einer CAD-ERP-Kopplung dramatisch verkürzt – auch die Komplexität der Lösung unterscheidet sich erheblich vom klassischen Ansatz.
Wenn Sie mehr über die Vorteile einer direkten CAD-ERP-Integration oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie!
Egal ob Sie ein kleines Unternehmen führen oder einen Großkonzern leiten, die Finanzbuchhaltung ist für jedes Unternehmen ein besonders wichtiges Thema. Schon allein deswegen, weil sie vom Gesetzgeber stark reglementiert ist. Um Probleme mit Steuerbehörden oder anderen Institutionen zu vermeiden, ist es deshalb wichtig, alle relevanten Daten, Belege und Nachweise ordnungsgemäß zu verwalten. Dafür gibt es verschiedene Methoden. Welche dies sind, was Finanz- und Rechnungswesen eigentlich genau bedeutet und welche Vorteile Ihnen ein ERP-System mit integrierter Finanzbuchhaltung bietet, erfahren Sie in diesem Beitrag.
WAS BEDEUTET FINANZ- UND RECHNUNGSWESEN EIGENTLICH?
Manchmal kommt es im Alltag vor, dass man über gewisse Themen oder Begriffe stolpert, von denen man zwar grob weiß was sie bedeuten, sie aber im Grunde nicht ganz versteht oder erklären kann. Das Finanz- und Rechnungswesen zählt für einige Menschen sicher auch dazu. Als erstes sollten Sie wissen, dass das Finanzwesen und das Rechnungswesen getrennt voneinander zu betrachten sind.
Finanzwesen
Das Finanzwesen umfasst alle wirtschaftlichen Bereiche, die sich in irgendeiner Form mit Finanzen beschäftigen. Es setzt sich aus fünf Teilbereichen zusammen:
Finanzwirtschaft (Beschaffung von Eigen- und Fremdkapital)
Rechnungswesen (Erfassung und Überwachung aller Geld- und Leistungsströme)
Liquiditätssicherung (Sicherstellung von ausreichend Finanzmitteln)
Treasury (Aufbau von Sicherheiten, um finanzielle Risiken im Krisenfall zu minimieren)
Controlling (Planung, Steuerung und Kontrolle aller Unternehmensbereiche)
Man unterscheidet außerdem das öffentliche und das private Finanzwesen.
Öffentliches Finanzwesen
Das öffentliche Finanzwesen regelt, auf welche Weise die öffentliche Hand (Bund, Länder und Gemeinden) Finanzmittel, die sie zur Erfüllung öffentlicher Aufgaben benötigt, aufbringt, verwaltet und einsetzt.
Privates Finanzwesen
Das private Finanzwesen befasst sich, wie der Name schon sagt, mit den Finanzen von Privatpersonen. Dazu zählen neben Geldanlagen, Aktien, Börse oder Bankgeschäften auch Steuern und Versicherungen.
Rechnungswesen
Wie bereits erwähnt, ist das Rechnungswesen ein Teilbereich des Finanzwesens. Es setzt sich aus den Bereichen Finanzbuchhaltung (externes Rechnungswesen), Controlling (internes Rechnungswesen), Statistik und Planung zusammen. Alle unternehmerischen Abläufe, darunter sämtliche Geld- und Leistungsströme, werden im Rechnungswesen erfasst und kontrolliert. Sowohl Vorgänge die nach außen gerichtet sind, als auch jene die sich innerhalb des Unternehmens abspielen. Daten, die Sie für die Planung und Steuerung benötigen, können Sie ebenfalls im Rechnungswesen dokumentieren. Das Rechnungswesen wird in zwei Kategorien unterteilt:
Externes Rechnungswesen
Das externe Rechnungswesen befasst sich mit allen Vorgängen, die die Vergangenheit betreffen. Der Gesetzgeber verlangt, dass ein Unternehmen gewisse interne Daten freigibt, um die finanzielle Situation des Unternehmens bewerten zu können. Deshalb ist jedes Unternehmen verpflichtet, einmal im Jahr einen Jahresabschluss inklusive Bilanz zu erstellen. Dafür werden sämtliche Ein- und Auszahlungen, Werte von Geldanlagen oder auch Kredite sachlich und chronologisch erfasst. Die daraus entstehenden Informationen über die Vermögens- und Ertragslage des Unternehmens werden anschließend an die Öffentlichkeit gegeben, also unter anderem an das Finanzamt, Anleger, Banken oder auch Lieferanten.
Internes Rechnungswesen
Das interne Rechnungswesen hingegen kalkuliert alle zukünftigen Kosten und Leistungen, um damit Unternehmensprozesse zu planen und zu steuern. Alle Informationen die sich auf Prozesse, Leistungen und Profite des Unternehmens beziehen, werden erfasst, dokumentiert und verarbeitet. Auf Grundlage dieser Daten werden anschließend unternehmensinterne Entscheidungen getroffen, mit dem Ziel, den Unternehmenserfolg zu maximieren. Dies ist ein wichtiger Bereich, denn so kann die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens beurteilt werden. Hohe Kosten oder auf der anderen Seite auch besonders ertragreiche Unternehmensbereiche, werden so schnell sichtbar.
FINANZBUCHHALTUNG UND ERP
Zugegeben, wenn es darum geht, eine geeignete Lösung für die Finanzbuchhaltung zu finden, denkt man vielleicht nicht als Erstes an den Einsatz eines ERP-Systems. Dieses bringt man zunächst vermutlich eher mit der Planung und Steuerung von Ressourcen, sowie deren Optimierung in Verbindung. Heutzutage können ERP-Systeme aber weitaus mehr. Das Finanz- und Rechnungswesen beispielsweise gehört mittlerweile zu den Standardfunktionen vieler moderner ERP-Lösungen. Beim Auswahlprozess schenken viele Entscheider dieser Funktion allerdings keine allzu große Beachtung – ein Fehler, denn in diesem Bereich verschenken viele mittelständische Unternehmen noch großes Potenzial. Es gibt verschiedene Möglichkeiten die Finanzbuchhaltung zu bewältigen. Welche Sie am besten nutzen sollten, kommt ganz darauf an, ob Sie lediglich den reinen Pflichtteil abwickeln wollen oder die Informationen nutzen möchten, um damit das gesamte Unternehmen besser im Blick zu haben.
ERP-System ohne Buchhaltung
Kleine Unternehmen nutzen ein ERP-System oft hauptsächlich für die Materialwirtschaft und den Verkauf. Rechnungen und Belege geben sie an den Steuerberater ab, da Zeit sowie qualifiziertes Personal oft fehlt. Der Nachteil hier ist, dass ein Steuerberater recht kostenintensiv ist und der Überblick über wichtige Kennzahlen des Unternehmens oft fehlt.
ERP-System mit Schnittstelle zur Buchhaltung
Diese Methode wird häufig von Unternehmen genutzt, deren ERP-System entweder kein zusätzliches Modul für die Finanzbuchhaltung bietet oder die bereits mit einer Buchhaltungssoftware arbeiten und sich von dieser nicht trennen möchten. Alle Bewegungen aus Ein- und Verkäufen werden hier aus dem ERP-System über die Schnittstelle zur Buchhaltungssoftware übertragen. Aber auch diese Methode hat ihre Nachteile. Sie benötigen geschultes Personal in der Buchhaltung und der Datenaustausch an der Schnittstelle erfolgt oft mit einem zeitlichen Versatz, was dazu führen kann, dass die Daten nicht immer aktuell sind. Außerdem birgt der Einsatz von mehreren Systemen immer ein Risiko. Bei Übertragungen oder der Eingabe von Daten können leicht Fehler entstehen. Dies verfälscht natürlich die Ergebnisse, was gerade in der Buchhaltung ein Problem ist.
ERP-SYSTEM MIT INTEGRIERTER FINANZBUCHHALTUNG
Bei dieser Methode sind zunächst einige Einrichtungen bei Artikeln, Kunden und Lieferanten notwendig, damit Sie alle Aufwände und Erlöse richtig verbuchen können. Die Bewegungen aus Ein- und Verkäufen schlagen sich dann aber automatisch in der Buchhaltung nieder. Alle anderen Aufwände, die nicht aus Ein- oder Verkäufen resultieren, wie beispielsweise Miete, Strom und Telefon werden durch Soll- und Haben Buchungen erfasst. Behördenmeldungen können Sie direkt im Programm erstellen.
Vorteile einer integrierten Finanzbuchhaltung
Ein ERP-System mit integrierter Finanzbuchhaltung bietet Ihnen einige Vorteile. Diese Methode ermöglicht beispielsweise tiefergehende Auswertungen, da alle Daten an einer zentralen Stelle abgelegt sind.
Zentrale Datenbasis
Ein ERP-System führt alle wichtigen Daten aus den unterschiedlichsten Unternehmensbereichen zusammen. Die Buchhaltung hingegen verbringt viel Zeit damit, Informationen zu sammeln und Belege zu verwalten. Beide Bereiche sind auf qualitativ hochwertige und einheitliche Daten angewiesen. Der große Vorteil eines ERP-Systems mit integrierter Finanzbuchhaltung ist, dass es auch nur einen zentralen Datenpool gibt, den Sie pflegen müssen. Von dieser Funktion profitiert natürlich auch die Buchhaltung. Als Teil der ERP-Infrastruktur ist die Finanzbuchhaltung mit anderen Bereichen des Unternehmens verbunden. Viele Informationen, die die Buchhaltung benötigt, sind oft schon Teil des Datenbestandes eines ERP-Systems.
Datenaustausch mit anderen Abteilungen
Daten, die Sie einmal erfasst haben, können Sie einfach übernehmen und in anderen Bereichen verwenden, ergänzen und auswerten. Durch eine integrierte Zeiterfassung kann die Personalabteilung beispielsweise einsehen, welcher Mitarbeiter wann gearbeitet hat. Die Buchhaltung kann auf diese Daten zugreifen und die Lohnabwicklung viel effizienter gestalten. Doppelerfassungen entfallen ganz und der Pflegeaufwand ist deutlich reduziert. Durch Verzicht auf eine Schnittstelle entfällt außerdem ein Risikofaktor. Die Buchhaltung hat somit weniger Arbeit und gleichzeitig verbessert sich die Auskunftsfähigkeit des Unternehmens.
Hohe Qualität des Datenbestands
Es gibt einige Funktionen die dabei helfen, eine hohe Qualität des Datenbestands zu gewährleisten. So werden doppelte Einträge automatisch bereinigt und eingegebene Daten auf logische Zusammenhänge und Plausibilität überprüft. Außerdem werden die Daten in Echtzeit aktualisiert, die Buchungen sind also jederzeit auf dem aktuellsten Stand.
Automatisierte Prozesse
Ein weiterer Vorteil ist, dass ein ERP-System einen großen Teil der notwendigen Arbeitsschritte eigenständig erledigen kann. Für die Buchhaltung ist es wichtig, dass Zahlungsströme aus Ein- und Verkäufen richtig zugeordnet werden. Wird die Buchhaltung über ein ERP-System abgewickelt, können Kunden- und Lieferantendaten automatisch bezogen werden. Ein- und Ausgangsrechnungen werden dann automatisch erstellt, den richtigen Konten zugeordnet und verbucht. Außerdem stehen die in der Buchhaltung hinterlegten Informationen auch Nutzern aus anderen Unternehmensbereichen zur Verfügung.
Einheitliche Schnittstelle
Die Anwender des ERP-Systems haben eine einheitliche Benutzerschnittstelle. Das heißt, sie benötigen auch nur ein Kennwort um in verschiedenen Bereichen arbeiten zu können. Dies vereinfacht nicht nur die tägliche Arbeit, sondern ist auch insbesondere für die Sicherung der Daten sinnvoll.
Einfache Datenübertragung an Steuerbehörden
Seit 2015 regelt die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) die Aufbewahrung und Verarbeitung steuerrelevanter, elektronischer Daten. Unternehmen die ihre Buchhaltung digital abwickeln, müssen laut GoBD einige Vorgaben erfüllen. So müssen Buchungen beispielsweise innerhalb einer bestimmter Frist erfolgen. Elektronische Aufzeichnungen, Belege und Buchungen müssen Sie außerdem unter Berücksichtigung des geltenden Datenschutzrechts aufbewahren und Steuerbehörden müssen Zugriffsrechte eingeräumt werden. Ein modernes ERP-System mit integrierter Finanzbuchhaltung bietet in diesem Zusammenhang einige Funktionen, die von Vorteil sind. Dokumente können Sie beispielsweise schnell und unkompliziert elektronisch erfassen und archivieren. Zeitgerechte Buchungen sind teilweise durch Automatismen lösbar und durch die DSGVO ist eine sichere Datenspeicherung Standard in jedem ERP-System. Auch bezüglich der Zugriffsmöglichkeit für Steuerbehörden gibt es eine Lösung: Sie können ganz einfach einen User mit eingeschränkten Leserechten anlegen.
FAZIT
Jedes Unternehmen ist anders und es gibt keine allgemeingültige Lösung, die für alle zu empfehlen ist. Die Anforderungen an Transparenz, Aktualität und Qualität der betriebswirtschaftlichen Daten steigen jedoch stetig an und ab einer gewissen Unternehmensgröße ist der Einsatz eines ERP-Systems mit integrierter Finanzbuchhaltung durchaus sinnvoll. Gerade dann, wenn man die Daten nicht nur aus steuerlichen Gründen nutzen, sondern auch sein Unternehmen und dessen Kennzahlen genauestens kennen und analysieren möchte. Allerdings sollten Sie nicht außer Acht lassen, dass dies auch immer geschultes Personal in der Buchhaltung erfordert.
Wenn Sie mehr zum Thema integrierte Finanzbuchhaltung oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 0. Wir helfen Ihnen gerne weiter und freuen uns auf Sie!
Die Vielfalt der Produkte steigt durch den Wandel des Konsumverhaltens immer weiter an und Kunden erwarten dazu eine ständige Lieferbereitschaft.Im Gegensatz zu früher ist man heutzutage daran gewöhnt, dass einem nahezu jedes Produkt auch zu jeder Zeit zur Verfügung steht. Viele Produktionsunternehmen stehen deshalb unter einem enormen Druck. Um diese Herausforderungen zu bewältigen, ist eine gut durchdachte und vorausschauende Planung das A und O. Mit ihr steht und fällt die Termintreue, eine bedarfsgerechte Materialversorgung und eine effiziente Produktion. Ein modernes PPS-System hilft Ihnen dabei, Herr der Produktions-Lage zu werden und mögliche Änderungen, Engpässe oder Ausfälle mit Bravour zu meistern. Gerade bei mehreren Produktionsstandorten und vielen Prozessbeteiligten ist der Einsatz einer solchen Lösung fast unumgänglich. Aber was genau ist ein PPS-System?In diesem Beitrag erfahren Sie, wofür PPS-Systeme eingesetzt werden, welche Vorteile sie Ihrem Unternehmen bringen, welche Aufgaben sie übernehmen und wo der Unterschied zu einem ERP-System liegt.
Was ist ein PPS-System?
PPS steht für Produktionsplanung und -steuerung. Es handelt sich hierbei um ein computergestütztes System, welches wie der Name schon sagt, Sie dabei unterstützt, die Produktionsabläufe im Unternehmen zu planen, zu steuern und zu kontrollieren. Dabei übernimmt es die Organisation und damit einhergehende Datenverwaltung ganzheitlich und trägt dazu bei, die Prozesse in Ihrem Unternehmen zu optimieren. Um eine optimale Planung gewährleisten zu können, werden möglichst viele und vor allem vollständige Informationen über das Unternehmen und dessen Prozesse benötigt. Eine zentrale Datenbasis sorgt dafür, dass alle Prozessbeteiligten immer auf Basis aktueller Informationen handeln können.
Ein PPS-System unterstützt den gesamten Prozess. Angefangen bei der Angebotsbearbeitung, über die Beschaffung, Lagerhaltung, sowie Material- und Ressourcenplanung, bis hin zur Fertigungsüberwachung und Auslieferung. Es hilft Ihnen bei der Fertigung von Waren und berücksichtigt dabei Menge, sowie verfügbare Kapazitäten und den vereinbarten Liefertermin. Ressourcen wie Maschinen, Mitarbeiter und Materialien können so viel effizienter eingesetzt werden. Insgesamt macht es Ihr Unternehmen flexibler und anpassungsfähiger. Moderne PPS-Systeme fügen sich nahtlos in die bestehende IT-Landschaft ein.
Vorteile
Der Einsatz eines PPS-Systems bringt Ihrem Unternehmen vielerlei Vorteile. Die Planung für die Produktion erfolgt bei der Software rechnergestützt. Dadurch ist es möglich, die Produktionskosten zu senken, die Lieferbereitschaft zu steigern und dem Kunden eine hohe Termintreue zuzusichern.
Kurze Durchlaufzeiten und reduzierte Lagerbestände
Durch das System können Sie weiterhin die Zeitspanne für die Bearbeitung von Aufträgen reduzieren und eine gleichmäßig hohe Auslastung der Maschinen bewirken. Damit die Software eine gleichmäßige Auslastung der Kapazitäten gewährleisten kann, müssen alle relevanten Daten, wie beispielsweise Stamm- oder Auftragsdaten im System erfasst werden. Auf Grundlage dieser Datenbasis erfolgt dann eine rechnerische Optimierung, welche die Basis für die Planung der Auftragsabwicklung bietet. Eine erfolgreiche Planung ist nur dann möglich, wenn für die Produktion ausreichend Material, Personal und Arbeitsmittel bereit stehen. Viele Unternehmen arbeiten mittlerweile nach der Just-in-Time Strategie. Demnach werden Materialien erst dann geliefert, wenn sie auch tatsächlich für die Produktion benötigt werden. Das Ziel dieser Strategie ist es, den gesamten Materialfluss zeitlich auf den Produktionsprozess abzustimmen. Die Bestände im Lager sind somit reduziert und Sie als Unternehmer können die Lagerkosten so gering wie möglich halten.
Welche Aufgaben übernimmt ein PPS-System?
Die Anforderungen an ein PPS-System sind recht vielfältig. Für die Produktionsplanung und -steuerung muss die Software festlegen,
welche Produkte, in welchen Mengen in einem Produktionszeitraum gefertigt werden müssen,
wie groß die Menge der benötigten Einsatzgüter ist,
ob und zu welchen Zeitpunkten benötigte Produktmengen zusammengefasst werden,
zu welchem Zeitpunkt die Herstellung unter Berücksichtigung von Ressourcen und Kapazitäten erfolgen soll,
in welcher Reihenfolge Fertigungsaufträge zu bearbeiten sind.
Bevor Sie einen neuen Auftrag annehmen, prüft die Software, wie groß die Kapazitäten aktuell ausfallen. Sind keine Kapazitäten für einen neuen Auftrag vorhanden, wird dies durch das System kommuniziert. Weiterhin wird das Produktionsprogramm kontinuierlich überwacht – sollte es zu einer Verzögerung bei der Bearbeitung eines Auftrags kommen, wird auch dies durch die Software mitgeteilt. Das PPS-System unterscheidet zudem, ob ein Produkt selbst gefertigt oder fremd bezogen wird. Bei selbst gefertigten Produkten wird anschließend ein Fertigungsauftrag generiert, bei fremd bezogenen ein Beschaffungsauftrag.
Zielgruppen und Einsatzgebiete
PPS-Systeme werden in der Regel in Industriebetrieben mit mechanischer Fertigung eingesetzt, insbesondere mit Montagevorgängen und Stücklisten, also beispielsweise im Bereich Elektroindustrie oder Maschinenbau aber auch in der chemischen Industrie. Grundsätzlich kann man sagen, dass alle Ziele die mit dem Einsatz einer PPS-Software verfolgt werden, der Sicherstellung und Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit dienen. Die wesentlichen Ziele sind vor allem, Ressourcen optimal zu nutzen und kurze Durchlaufzeiten zu realisieren.
Wesentliche Ziele
Im Vordergrund steht weiterhin, eine gleichmäßig hohe Auslastung der Kapazitäten zu erreichen. Dies ist gleichzusetzen mit dem Bestreben, den Stillstand einer Maschine so gering wie möglich zu halten. Nicht genutzte Maschinen verursachen Leerkosten. Je kürzer der Stillstand einer Maschine, desto geringer fallen die Leerkosten natürlich auch aus. Die Lagerbestände zu verringern ist ein weiteres großes Thema in vielen Unternehmen. Mit einem PPS-System können Sie genaue Bedarfstermine ermitteln und die Bestände im Lager reduzieren. Eines weiteres Ziel ist es, die Abweichungen von vereinbarten Lieferterminen so gering wie möglich zu halten. Mit Annahme eines Kundenauftrags werden in der Regel auch feste Liefertermine vereinbart. In der Praxis zeigt sich oft, dass die Einhaltung von Produktionsterminen schwierig ist. Oft liegt der Grund dafür bei einer unzureichenden zeitlichen Planung, die dazu führt dass benötigte Ressourcen nicht rechtzeitig bereitstehen und weniger wie oft vermutet, bei Engpässen oder Ausfällen von Maschinen oder Personal.
PPS und ERP – wo liegt der Unterschied?
Wie weiter oben bereits beschrieben, unterstützt ein PPS-System den gesamten Produktionsprozess, angefangen bei der Angebotsbearbeitung bis hin zur Auslieferung. Grundsätzlich lässt sich sagen, dass ein ERP-System eine Erweiterung des traditionell in Industrieunternehmen eingesetzten PPS-Systems ist. Bei der ERP-Software sind zusätzlich weitere betriebswirtschaftliche Bereiche hinzugekommen, zum Beispiel Module für Vertrieb, Rechnungswesen und Personalwirtschaft. Das ERP-System setzt ganzheitlich an und ist unabhängig vom Wirtschaftszweig einsetzbar. Ein PPS-System hingegen unterstützt ausschließlich den Produktionsprozess.
PPS auf ERP-Basis – der Klassiker
In manchen Unternehmen kommt es vor, dass die PPS-Software parallel zum ERP-System eingesetzt wird. Ein PPS-System auf ERP-Basis bleibt jedoch der Klassiker für die Produktionsplanung. Große Unternehmen arbeiten fast ausschließlich mit ERP-Systemen, die ein Produktionsplanungs- und Steuerungssystem integriert haben. Neben Großunternehmen nutzen aber auch vermehrt kleine und mittlere Unternehmen ERP-Systeme mit integrierter PPS-Software. Um eine optimale Produktionsplanung und -steuerung zu gewährleisten, müssen beide Systeme allerdings perfekt aufeinander abgestimmt sein.
Fazit
Kunden erwarten Flexibilität und Zuverlässigkeit bei attraktiven Preisen. Die Relevanz von Softwarelösungen, die es dem Unternehmen erleichtern mit dem steigenden Zeit- und Kostendruck zurechtzukommen, wird sich in den kommenden Jahren immer mehr verstärken. Ohne entsprechende IT-Lösungen wird es nur noch schwer möglich sein, die Zusammenhänge zwischen Mensch, Maschine und Material optimal zu planen und zu steuern. Damit dies auch gelingen kann, ist die Voraussetzung eine Software, die sich nahtlos in die bestehende IT-Landschaft integriert. Ein zukunftssicheres PPS-System weist eine gute Vernetzung zwischen Produktion, den angrenzenden Unternehmensbereichen sowie externen Partnern aus.
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ERP– und CRM-Systeme gehören derzeit zu den am meisten eingesetzten Unternehmenslösungen. Sie gewinnen zunehmend an Beliebtheit – und das nicht nur bei Großunternehmen. Richtig eingesetzt, helfen sie Ihnen und Ihren Mitarbeitern, den Arbeitsalltag zu erleichtern und Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten. Dies ist auch wichtig, denn der Wettbewerb wird immer intensiver. So wundert es nicht, dass jedes Unternehmen sich von seiner besten Seite zeigen und den anderen um eine Nasenlänge voraus sein möchte. Ist es Ihnen gelungen, einen neuen Kunden für das Unternehmen zu gewinnen, wollen Sie diesen natürlich auch langfristig binden und nicht wieder an die Konkurrenz verlieren. Wenn Sie die Wünsche Ihrer Kunden kennen, ihre Bedürfnisse verstehen und auf diese auch individuell eingehen können, stehen die Chancen gut, dass Sie die Partie für sich entscheiden und im Wettlauf auf der Überholspur bleiben. Aber was braucht es eigentlich, um einen Kunden dauerhaft von sich zu überzeugen?
Was ist ein CRM-System?
CRM steht für Customer-Relationship-Management bzw. Kundenbeziehungsmanagement. Im Wesentlichen bietet die CRM-Software eine einheitliche und übersichtliche Plattform, um die Daten von Ihren Kunden und potenziellen Interessenten zu verwalten. Jegliche Informationen, die Ihnen über einen Kunden vorliegen, sind überschaubar an einem Ort zusammengefasst. Sie können Sie auf einen Blick einsehen und organisieren. Alle Interaktionen lassen sich einfach dokumentieren und analysieren.
Die Vorteile im Überblick
Eine CRM-Software wird häufig dann eingesetzt, wenn es einem Unternehmen besonders wichtig ist, die Beziehung zum Kunden zu pflegen und zu stärken. Alle Informationen, die einen Kunden betreffen, werden in einer überschaubaren Historie angezeigt.
Kontaktmanagement
Jedes geführte Telefonat, Dokumente, Notizen, sonstiger Schriftverkehr oder auch Informationen über in der Vergangenheit geführte Gespräche, Verhandlungen und Absprachen sowie langfristige Entwicklungen werden in der Software erfasst. Für geplante Meetings beispielsweise, können Sie einen Kalendereintrag anlegen oder auch frühere und bevorstehende Termine einsehen. Auch Bestellungen, Reklamationen oder Änderungswünsche werden in der Software hinterlegt. Alle Daten sind in einer strukturierten Benutzeroberfläche zusammengefasst und für das gesamte Team nachvollziehbar. Somit kann jeder Mitarbeiter kompetent und gut vorbereitet auf Anfragen des Kunden reagieren, unabhängig davon ob er der eigentliche Ansprechpartner ist oder nicht.
Teamübergreifende Zusammenarbeit im Unternehmen
Mit einem CRM-System können Sie fortschrittlicher, zeitgemäßer und effektiver arbeiten. Da die Daten in einer zentralen Datenbank gespeichert werden, hat jeder Mitarbeiter, egal aus welcher Abteilung, immer den aktuellsten Stand vorliegen. Sollte es mal zu Problemen oder Beschwerden seitens des Kunden kommen, ist es so einfacher mit diesen umzugehen, da er bei Rückfragen nicht von Abteilung zu Abteilung gereicht und sein Anliegen wieder und wieder erklären muss. Für den Kunden ist dies eine durchaus positive Erfahrung, die vielleicht auch bei potenziellen Interessenten durchsickert. Letztendlich können Sie sich so, gerade als kleines Unternehmen, einen guten Ruf aufbauen. Gerade für die interne Zusammenarbeit im Unternehmen bringt das CRM-System einige Vorteile. Die Software weiß beispielsweise zu jeder Zeit, in welcher Vertriebsphase Sie sich gerade befinden.
Durch eine übersichtliche Vertriebspipeline sehen Sie auf einen Blick, welche Aufgaben Ihre sofortige Aufmerksamkeit benötigen und welchen Sie sich etwas später widmen können. Weiterhin kann durch Berichte über Verkaufszahlen die Vertriebsstrategie verbessert werden. Durch eine Auswertung aller Interaktionen die den jeweiligen Kunden betreffen, können Vertriebsmitarbeiter den besten Zeitpunkt ermitteln, um den Kunden etwa auf ein neues Produkt anzusprechen. Zudem ist es möglich, gezielte Marketingstrategien zu entwickeln. Der Kundenstamm zum Beispiel lässt sich in verschiedene Segmente unterteilen, etwa nach Standort oder Vertriebsphase. Jedem Segment können Sie dann individuelle Nachrichten zukommen lassen. Auch das Projektmanagement profitiert, denn durch strukturierte und synchronisierte Daten können Projektmanager Prozesse besser nachverfolgen. Außerdem bringt das CRM-System Aufschluss über die Leistung des Unternehmens. Es liefert Daten in Echtzeit, Berichte, grafisch aufbereitete Dashboards und Kennzahlen zum Thema Produktivität.
Kundenzufriedenheit steigern
Unabhängig von Ihrem Wirtschafts- oder Industriezweig, ob Einzelunternehmer oder Kleinunternehmen, ein CRM-System hilft Ihnen dabei, mit Ihren Kunden in Verbindung zu bleiben, die Beziehung zu diesen zu verbessern, positiv zu beeinflussen und langfristig zu stärken. Kunden erwarten mehr als ein Produkt oder eine Dienstleistung von hoher Qualität. Sie wollen sich verstanden fühlen. Kennen Sie die Bedürfnisses Ihrer Kunden, können Sie diesen natürlich auch viel besser gerecht werden. Der Aufbau guter Beziehungen und die Nachverfolgung von Interessenten und Kunden ist für die Akquise und Bindung von Kunden von entscheidender Bedeutung. Kunden die dem Unternehmen treu bleiben, erhöhen Ihren Umsatz.
CRM- und ERP-System – wo liegt der Unterschied?
In vielerlei Hinsicht sind sich die beiden Systeme sehr ähnlich. Die wesentlichen Punkte unterscheiden sie jedoch voneinander, weshalb sie nicht direkt miteinander verglichen werden können. In erster Linie sollen beide Systeme den Arbeitsalltag für Sie erleichtern. Der große Unterschied ist jedoch der Einsatzort bzw. die Unternehmensbereiche, in denen sie eingesetzt werden. Beim ERP-System liegt der Fokus ganz klar auf den Geschäftsprozessen und dem Workflow, der sich hinter den Kulissen abspielt. Wichtig sind hier vor allem, Arbeitsabläufe zu strukturieren, zu koordinieren und die operativen Prozesse im Hintergrund effizient abzuwickeln. Bei der CRM-Software hingegen liegt der Schwerpunkt beim Kunden und der Beziehung zu diesem. Die Zufriedenheit der Kunden zu erhöhen und diese langfristig an das Unternehmen zu binden, sowie die Verwaltung und Pflege des Kundenstamms spielen hier die Hauptrolle. Ziel ist es, langfristig die Betriebskosten zu senken und den Umsatz zu erhöhen.
Welches System ist die bessere Wahl?
Um diese Frage zu beantworten, sollten Sie sich zunächst Gedanken darüber machen, was Ihnen bei Ihrer täglichen Arbeit am wichtigsten ist und welche langfristigen Ziele Sie verfolgen. Ein ERP-System wird oft in Industrieunternehmen eingesetzt, die Produkte herstellen und ihre Produktivität steigern sowie interne Prozesse verfolgen, kontrollieren und verbessern möchten. CRM-Systeme werden vor allem dann eingesetzt, wenn Kundenbeziehungen und der Gewinn von Neukunden für das Unternehmen Priorität hat. Kundendaten können Sie auch in einem ERP-System pflegen. Oft umfassen ERP-Lösungen auch CRM-Funktionen, ein erweiterter Funktionsumfang wie Analyse, Berichterstattungen oder anpassbare Cockpits fehlen allerdings.
“Die Art und Weise, wie Unternehmen Informationen erfassen, verwalten und nutzen, entscheidet darüber, ob sie zu den Gewinnern oder zu den Verlierern gehören.”
Bill Gates
Wenn Sie sich nicht ganz sicher sind, welches System für Sie die bessere Wahl ist, sollten Sie sich die Frage stellen, ob Sie und Ihre Mitarbeiter mit den Funktionen zufrieden sind, die die meisten Unternehmenslösungen anbieten. Wenn ja, genügt Ihnen vermutlich eine CRM-Software. Sollte dies nicht der Fall sein, ist ein umfassenderes ERP-System für Sie wohl die bessere Wahl. Möglich ist auch die Kombination beider Systeme. Eine Kopplung der beiden Systeme kann Ihnen vielseitige Vorteile bringen und in die meisten modernen ERP-Systeme lässt sich eine CRM-Software problemlos integrieren.
Vorteile einer Verknüpfung
Eine Verknüpfung von CRM- und ERP-Software hat zahlreiche Vorteile. Der wohl wichtigste ist eine einheitliche Datenbasis für das gesamte Unternehmen. Alle relevanten Daten stehen allen Mitarbeitern auf dem aktuellsten Stand zur Verfügung. Somit können Sie schnell auf Kundenwünsche reagieren, da alle wichtigen Daten griffbereit sind. Die Kundenzufriedenheit wird somit verbessert. Sie haben einen übersichtlichen Kundenstamm, den Überblick über alle bisherigen Bestellungen, aktuelle Aufträge und Lieferzeiten, sowie Einsicht über ausstehende Zahlungen oder Mahnungen. Mit Informationen über Bestellgewohnheiten und Vorlieben des Kunden können Sie gezielte Marketingstrategien entwickeln. Weiterhin gibt es die Möglichkeit, Kunden die sehr wichtig für das Unternehmen sind, entsprechend im System zu markieren und wenn gewünscht, bevorzugt zu behandeln zum Beispiel im Bereich Service und Auftragsbearbeitung.
Eine gute Kombination?
Durch eine Schnittstelle lassen sich ERP-System und CRM-Software miteinander verbinden. Wichtig hierbei ist, dass die beiden System gut aufeinander abgestimmt sind. Ist dies nicht der Fall, verschenken Sie wertvolles Potenzial. Zur Veranschaulichung ein Beispiel: Nehmen Sie an, einer Ihrer Kunden möchte seine zuvor getätigte Bestellung ändern. Die Daten des Gesprächs werden im CRM-System erfasst. Eine parallele Nutzung ohne Integration hätte zur Folge, dass die Systeme jeweils einen unterschiedlichen Informationsstand haben. Die Mitarbeiter, die mit dem ERP-System arbeiten, haben die geänderte Bestellung demnach nicht vorliegen. Das Ergebnis – die Daten müssen mehrfach eingegeben und untereinander abgestimmt werden. Dies resultiert in einem erheblichen Mehraufwand und Fehler können sich leicht einschleichen. Im schlimmsten Fall kann es so zu Missverständnissen beim Kunden kommen.
Fazit
Ein allgemeingütigen Rat, welches das richtige System ist oder ob eine Kombination beider Systeme für Ihr Unternehmen sinnvoll ist oder nicht, gibt es leider nicht. Sie müssen für sich entscheiden, welches der vielen Angebote auf dem Markt am besten zu Ihnen und Ihren Mitarbeitern passt. Dies benötigt vor allem Geduld und ein Gespür für die Bedürfnisse des Unternehmens.
Wenn Sie mehr über TimeLine Neo und die Vorteile einer individuellen Komplettlösung für Ihr Unternehmen erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an neo@timeline.de oder rufen uns unter der Telefonnummer +49 212 23035 470 an. Wir beraten Sie gerne!
Dokumente spielen im Zeitalter der digitalen Technik eine große Rolle. Nahezu jedes Unternehmen erhält täglich eine Flut an E-Mails, Briefen und Belegen. Da jedes Schriftstück eine wichtige Information enthalten kann, werden diese bearbeitet und anschließend archiviert. Die angesammelten Dokumente sind in der Regel in Aktenordnern abgelegt. So ist es keine Seltenheit, dass die Schränke im Büro oder Archiv überfüllt sind. Benötigt nun ein Mitarbeiter ein bestimmtes Dokument, muss er zunächst zum Aktenschrank, um dort den richtigen Ordner und das gesuchte Dokument zu finden. Dieser Vorgang nimmt natürlich viel Zeit in Anspruch. Aber auch digital abgelegte Daten sind nicht automatisch besser organisiert. Durch die verteilte Speicherung auf Festplatten, Laufwerken oder im E-Mail Eingang geht der Überblick schnell verloren. Eine Möglichkeit wieder Ordnung in das Ablagesystem zu bringen, ist ein Dokumenten-Management-System (DMS). Eine DMS-Software kann, richtig angwendet, dabei helfen Dokumente besser im Blick zu haben und somit Zeit effektiver zu nutzen.
Weltweite Datenmenge verzehnfacht sich bis 2025 auf 163 ZByte
Die Datenberge wachsen stetig weiter. Dies hat sicherlich auch mit der heutigen „Wir-speichern-alles-Mentalität“ zu tun. Täglich erzeugen und teilen wir unzählige Daten. Das 2017 veröffentlichte Whitepaper ‚Data Age 2025‘ von IDC prognostiziert, dass sich die weltweite Datenmenge bis 2025 auf 163 ZBbyte erhöhen wird. Damit Sie sich dies besser vorstellen können: Ein Zettabyte sind eine Milliarde Terabyte. Viele Unternehmen sind der Annahme, dass man diesem Problem entgegenwirken kann, indem man auf einen cloud-basierten Speicher umstellt. Bei falscher Handhabung verlagert sich das Problem jedoch nur an einen anderen Ort, da viele Mitarbeiter dann dazu neigen, sorgloser mit Daten und deren Speicherung umgehen.
30 Prozent der Arbeitszeit vergehen mit Suchen
Gerade das Suchen nach den richtigen Dokumenten beansprucht einen großen Teil der täglichen Arbeit. Durch den erhöhten Verwaltungs- sowie Personalaufwand entstehen natürlich hohe Kosten. Damit Sie als Unternehmer Entscheidungen zeitnah treffen können, ist ein schneller und einfacher Zugriff auf relevante Informationen jedoch besonders wichtig. Die Frage der Datenspeicherung gewinnt demnach immer mehr an Bedeutung. Mithilfe einer DMS-Software steht ein Dokument schnell und einfach zur Verfügung, ohne dass Sie danach suchen müssen. Aber was ist das genau?
Wie funktioniert eine DMS-Software?
Eine DMS-Software ist ein datenbankgestütztes System zur Verwaltung und Archivierung von Dokumenten aller Art. Zunächst werden alle papiergebundenen Dokumente, wie beispielsweise Abrechnungsbelege, eingescannt und somit digitalisiert. Die Software verwendet zum einen Metadaten und zum anderen die sogenannten Nutz- bzw. Primärdaten, dies ist das eigentliche Dokument. Zu den Metadaten gehören alle begleitenden Informationen eines Dokuments. Dazu zählen zum Beispiel Informationen über den Autor, die Art des Dokuments, die Kundennummer, das Erstellungsdatum, oder auch der Sachbearbeiter. Anhand der Metadaten lässt sich ein Dokument zweifelsfrei identifizieren und verwalten. Die Metadaten der Dateien werden in einer Datenbank hinterlegt und müssen normalerweise beim Einstellen eines Dokuments vom Benutzer in entsprechende Masken eingegeben werden.
Das gesuchte Dokument lässt sich leicht finden, indem man einen Suchbegriff oder auch eine Rechnungsnummer in ein Textfeld eingibt. Die Suche nach einem Dokument beansprucht demnach nur wenige Sekunden. Alle eingehenden Dokumente sind in einem zentralen Archiv gespeichert und werden nur ein einziges Mal abgelegt. Dadurch entstehen keine mehrfachen Versionen an verschiedenen Speicherorten. Um die Dokumente so organisieren zu können, wie man es gewohnt ist, bleibt die vertraute Ordnerstruktur erhalten. Je nachdem, welche Zugangsberechtigung man hat, können mehrere Personen ein Dokument sehen und auch bearbeiten. Ältere Versionen werden nicht überschrieben, sollte also ein Problem auftreten, kann man jederzeit auf die Vorgängerversion zurückgreifen.
DMS kann mehr als nur archivieren
Der Einsatz einer DMS-Software hat viele Vorteile auf den unterschiedlichsten Ebenen. Denn es geht nicht nur um das reine Ablegen von Daten, sondern darum die Dokumente so zu verwalten, zu speichern und für den Nutzer zu organisieren, dass sie schnell und einfach wieder verfügbar sind. Auswertungen, Berichte, Zeiterfassungen, Benachrichtigungen – wichtige Belege sind in der Software sicher und transparent archiviert. Zudem sind Arbeitsabläufe effizienter und die Kommunikation im Unternehmen verbessert sich. Richtig geplant und eingesetzt, verbessert die Software Arbeitsprozesse spürbar, steigert die Qualität und reduziert die Kosten. Die wichtigsten Vorteile im Überblick:
Zentrale, sichere und übersichtliche Ablage von Dokumenten
Einfache Erfassung und Bedienung
Hohe Zeitersparnis: Bearbeitungszeit und Suche nach einem Dokument sind erheblich reduziert
Senkung der Kosten für Lagerräume und Papier
Standortübergreifender Zugriff auf Dokumente, zu jeder Zeit verfügbar
Optimierung der Zusammenarbeit im Unternehmen
Steigerung der Produktivität
Prozesse werden nachvollziehbar und transparent
Risiko von Datenverlust sinkt durch zuverlässige Archivierung
Revisionssichere und GoBD-konforme Aufbewahrung
ERP und DMS – eine Kopplung die viele Vorteile bringt
Die Kopplung einer DMS-Software mit dem ERP System bringt einige Vorteile.Die DMS-Software kann sowohl elektronische als auch auf Papier empfangene Dokumente erfassen und prüfen. Das macht sie zum perfekten Datenlieferanten für ERP Systeme. Dokumente die Sie in einem ERP System erzeugen, können Sie automatisch in der DMS-Software archivieren und mit anderen Dokumenten zusammenführen. Bei diesem Vorgang spricht man von elektronischen Akten. Diese Akten beinhalten dann alle Informationen, die beispielsweise einen Kunden betreffen.Alle Informationen, die in der Akte gespeichert werden, werden automatisch indiziert und mit Metadaten versehen. Das macht die Suche nach einem bestimmten Dokument sehr einfach.
Datenschutz
Wenn Sie ein Dokument in der DMS-Software archivieren, können Sie Zugriffsbeschränkungen festlegen. Sie können entscheiden, für welche Personen oder Gruppen und auf welcher Ebene der Zugriff erlaubt ist oder nicht. Weiterhin ist es möglich, Bearbeitungs- und Leserechte einzuräumen. Geben Sie ein Dokument als Link weiter, können Sie außerdem bestimmen ob dieses lediglich zur Ansicht bereitsteht oder auch heruntergeladen werden kann.
Revisionssichere Aufbewahrung
Die Finanzverwaltung stellt hohe Anforderungen an ein Dokumentenarchiv. In Deutschland muss jedes Unternehmen seine Dokumente bis zu 10 Jahre und teilweise darüber hinaus aufbewahren. Dazu hat der Gesetzgeber einige Regeln und Anforderungen aufgestellt. Die Grundsätze für eine revisionssichere Archivierung sind in der GoBD (Grundsatz zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen) geregelt. Die GoBD bezieht sich weitgehend auf die Aufbewahrung steuerlich relevanter Unterlagen in elektronischer Form, also auch einem Elektronischem Archiv bzw. der Speicherung als digitale Dokumente in einer DMS-Software. Laut GoBD müssen Dokumente revisionssicher aufbewahrt werden. Unter revisionssicher versteht man im Grunde die „Unveränderbarkeit“ von Dokumenten. Alle Dokumente und Belege die nach der Bearbeitung archiviert werden, dürfen von diesem Zeitpunkt an nicht mehr verändert werden. Zudem sollten Sie beachten, dass elektronisch erzeugte Dokumente auch digital archiviert werden müssen.
Wenn Sie mehr über TimeLine Neo und die Vorteile einer individuellen Komplettlösung für Ihr Unternehmen erfahren möchten, Senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an neo@timeline.de oder rufen uns unter der Telefonnummer +49 212 23035 470 an. Wir beraten Sie gerne!
Egal ob Start-Ups, Kleinunternehmen, Mittelständler oder große und etablierte Konzerne – das nutzen der Cloud gewinnt an zunehmender Beliebtheit. Immer mehr Unternehmen lagern ihre Geschäftsprozesse sowie Daten in externe Rechenzentren aus. Vorbei ist die Zeit, in der man Angst vor kaputten Festplatten, verloren gegangenen USB-Sticks oder der Tatsache hat, seine Daten versehentlich unwiderruflich gelöscht zu haben. Die zur Verfügung stehenden Bandbreiten werden immer höher und stellen heute immer seltener ein Problem dar. Auf diese Weise ist es möglich, auch große Datenmengen von überall aus und vor allem schnell abzurufen. Doch was ist eigentlich Cloud-Computing? Was genau passiert mit den Daten? Und welche Vorteile gibt es?
Was ist Cloud-Computing?
Viele Bezeichnungen von digitalen Innovationen sind älter als Sie nun vielleicht vermuten würden. So ist es auch bei der Cloud. Bereits in den fünfziger Jahren gab es erste Ansätze, jedoch fehlten damals noch die technischen Gegebenheiten für die Umsetzung. Heute ist das Konzept schon sehr viel ausgereifter. Das Grundprinzip lässt sich so erklären: Verschiedene Arbeitsbereiche werden nicht mehr auf Ihrer eigenen Festplatte oder dem firmeninternen Rechner gespeichert, sondern über das Internet bereitgestellt. Dafür stellt Ihnen ein Dienstleister einen Server in Form eines virtuellen Rechenzentrums zur Verfügung. Sie können dann gegen eine Gebühr auf verschiedene Anwendungen zugreifen. Dies können zum Beispiel einzelne Programme, ganze Softwarepakete, Speicherplatz oder auch Rechnerleistung sein. Sie selber müssen auf Ihrem eigenen Computer, Tablet oder Smartphone keinerlei Installationen vornehmen, lediglich ein Zugang zum Internet ist notwendig.
Verschiedene Formen des Cloud-Computing
Cloud-Dienste lassen sich in drei verschiedene Kategorien unterteilen. Infrastructure as a Service (IaaS), Platform as a Service (PaaS) und Software as a Service (SaaS).
Infrastructure as a Service (IaaS)
IaaS ist die einfachste Form der Dienstleistung. Es wird über das Internet bereitgestellt und verwaltet. Zu den Komponenten der bereitgestellten Infrastruktur gehören beispielsweise Server, Rechen- und Netzkapazitäten, Kommunikationsgeräte wie Router, Switche oder Firewalls, Speicherplatz sowie Systeme zur Archivierung und Sicherung Ihrer Daten. Der Zugriff erfolgt über private und öffentliche Netzwerke. Sie nehmen nur die Dienste in Anspruch, die Sie auch benötigen. Die Ressourcen dieser Infrastruktur können Sie nach belieben erweitern oder wieder verringern.
Platform as a Service (PaaS)
PaaS ist eine vollständige Entwicklungs- und Bereitstellungsumgebung. Es baut auf die Infrastruktur von IaaS auf und ist zudem mit allem ausgestattet, was für die Entwicklung einer neuen Software notwendig ist. PaaS unterstützt Sie nicht nur beim erstellen und testen einer Anwendung, auch bei der Verwaltung und Aktualisierung werden Sie nicht allein gelassen.
Software as a Service (SaaS)
SaaS ist eine Methode, Softwareanwendungen über das Internet bereitzustellen. Die Bereitstellung erfolgt nach Bedarf und üblicherweise auf Basis von Abonnements. Über das Internet verbinden Sie sich mit cloudbasierten Apps und können diese dann nutzen. Gängige Beispiele sind E-Mail-, Kalender- oder auch Office-Tools. Der Dienstanbieter verwaltet Hardware und Software und stellt bei Abschluss eines Vertrags die Verfügbarkeit und Sicherheit der App und Ihrer Daten sicher. Auch übernimmt er alle Wartungsaufgaben, wie das Aufspielen von Softwareupgrades und Sicherheitspatches. Mit SaaS kann Ihr Unternehmen eine App mit minimalen Investitionskosten bereitstellen und nutzen. Bei allen drei Versionen entrichten Sie in der Regel eine, meist monatlich, festgelegte Gebühr an den Anbieter.
Welche Cloud-Modelle gibt es?
Keine Cloud gleicht der anderen. Man unterscheidet verschiedene Arten der Bereitstellung, Sie haben die Wahl zwischen drei Modellen:
Public Cloud
Die Public Cloud oder auch öffentliche Cloud ist ein Angebot, das für jeden über das Internet zugänglich ist. Oftmals handelt es sich hierbei um Software as a Service-Dienste, wie beispielsweise webbasierte E-Mail-Services, die von privaten Endverbrauchern genutzt werden. In der Public Cloud teilen Sie sich mit vielen anderen Nutzern eine gemeinsame Infrastruktur. Sie als Nutzer haben bei diesem Modell allerdings wenig Einfluss auf Datenschutz- und Sicherheitsaspekte sowie den Ort und die Art der Datenhaltung. Zudem sind Netzbandbreite und Verfügbarkeit durch vordefinierte Angebotspakete eingeschränkt.
Private Cloud
Bei der Private Cloud handelt es sich um eine interne, organisationsbezogene Cloud, die ihre Anwendungen nur autorisierten Nutzern zur Verfügung stellt. Im Gegensatz zur Public Cloud, ist die Private Cloud nicht von der Allgemeinheit über das Internet zu erreichen. Dieses Modell verlagert die Cloud entweder auf firmeneigene Rechner oder auf Server von externen Anbietern. Der Zugriff erfolgt entweder über das abgegrenzte Intranet oder über ein abgeschlossenes Virtual Private Network (VPN). Da diese Form des Cloud-Computings nicht mit anderen Usern geteilt werden muss, bietet sie ein hohes Maß an Sicherheit, Kontrolle und Flexibilität.
Hybrid Cloud
Bei der Hybrid Cloud handelt es sich um eine Mischform aus Private Cloud und Public Cloud. Sie versucht die Vorteile beider Cloud-Modelle in einem gemeinsamen Konzept zu vereinen und ist vielseitig einsetzbar. Sie können so sensible Programme und Daten auf den eigenen Servern bewahren und bestimmte Dienste über das Internet bei öffentlichen Anbietern nutzen, um eigene Ressourcen zu schonen. Für welches Cloud-Modell Sie sich entscheiden sollten, hängt von Ihren individuellen Anforderungen ab. Sie sollten aber vor allem die Themen Sicherheit und Datenschutz im Blick haben.
Was macht die Cloud so beliebt?
Dafür die Cloud zu nutzen, sprechen viele Gründe. Drei große Vorteile sind im Folgenden aufgelistet:
Reduzierte Kosten
Der wahrscheinlich größte Vorteil eines Cloud-Dienstes ist die Kostenersparnis. Die meist kostspielige Anschaffung und Pflege von eigenen Servern, sowie Wartung, Backups und Updates entfällt komplett. Gerade Hardware, die regelmäßige Upgrades benötigt um auf dem neusten Stand der Technik zu bleiben, ist ein erheblicher Kostenfaktor. Nutzen Sie einen Cloud-Dienst, können Sie diese Sorge getrost dem jeweiligen Anbieter überlassen. Selbiges gilt für benötigte Software. Diese muss weder gekauft noch auf allen Computern installiert und gewartet werden. Stattdessen zahlen Sie, in der Regel monatlich, einen festen Beitrag an den Dienstleister und können bequem dessen Dienste in Anspruch nehmen. Auch können Sie sich die Kosten und vor allem die Zeit für die Betreuung und Administration sparen. Ihre IT-Mannschaft wird es Ihnen danken!
Flexibilität
Auch Flexibilität ist ein immer wichtiger werdender Faktor in der heutigen Geschäftswelt. Das nutzen der Cloud bietet Ihnen auch hier einige Vorteile. Die Dateien, die Sie in der Cloud ablegen, sind zu jeder Zeit und auf allen Endgeräten verfügbar. Es ist egal, ob Sie gerade in der Firma sind oder von zu Hause aus arbeiten, Sie benötigen lediglich einen Zugang zum Internet. Auch ist es kein Problem, mit mehreren Personen parallel an einer Datei zu arbeiten. Die Dateien werden automatisch synchronisiert, sodass Sie auf jedem Gerät die aktuellste Version abrufen können. Selbst große Datenmengen lassen sich innerhalb kürzester Zeit und mit wenigen Mausklicks bereitstellen. Sie haben jederzeit die Möglichkeit, Ihren Speicherplatz auszubauen oder zu reduzieren – je nachdem was Sie gerade benötigen. So können Engpässe und Überkapazitäten vermieden werden.
Sicherheit
Ein weiterer großer Vorteil ist, dass Sie sich keine Gedanken mehr darum machen müssen, ob Ihre Daten gesichert sind. Sie benötigen weder eine Backup-Strategie, noch einen eigenen Server. Als Nutzer müssen Sie sich auch nicht um Lizenzen oder Updates der Software kümmern. Das Backup ist außer Haus und Ihre Daten sicher verschlüsselt. Häufig wird in dem Zusammenhang die 3-2-1 Backup-Regel verwendet, die verhindern soll dass Ihre Daten verloren gehen. Kurz zusammengefasst besagt die Regel, dass drei Kopien Ihrer Daten erstellt werden – Primärspeicher, Backup und Off-Site-Kopie. Dafür werden zwei verschiedene Speichertechnologien verwendet und eine davon außerhalb des Gebäudes gelagert. Durch diese Risikoverteilung auf unterschiedliche Technologien ist der Datenverlust durch systembedingte Fehler minimiert. Sollte es also zu dem Fall kommen, dass durch äußere Umstände wie Hochwasser, Diebstahl oder etwa einem Brand die Daten unbrauchbar sind, kann so sichergestellt werden dass es noch eine weitere Kopie gibt und die Daten nicht verloren sind.
Wenn Sie mehr zum Thema Cloud-Computing oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 0. Wir helfen Ihnen gerne weiter und freuen uns auf Sie!
https://www.timeline-erp.de/wp-content/uploads/cloud-computing.jpg9571500Lisa Kleinhttps://www.timeline-erp.de/wp-content/uploads/TimLine-ERP_Logo.pngLisa Klein2018-05-02 15:55:372020-03-27 14:05:52Cloud-Computing - Alles über die Datenwolke
Ab dem 25. Mai 2018 wird die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in allen Mitgliedstaaten gültig. Wichtig für Sie zu wissen: Sie als Unternehmer müssen die neuen Regelungen bis dahin bereits umgesetzt haben. Die DSGVO bringt einige Änderungen mit sich. Laut DGAP werden Unternehmen im Schnitt acht Stunden pro Tag damit verbringen, ihre Datenbanken zu durchforsten um die neuen Anforderungen erfüllen zu können. Rund 60% der europäischen Unternehmen sind nicht ausreichend auf die neuen Richtlinien vorbereitet. Was sich durch die DSGVO in Bezug auf den Datenschutz ändert und was Sie beachten sollten um teure Bußgelder zu vermeiden, erfahren Sie im Folgenden.
DSGVO – Worum geht es überhaupt?
Die DSGVO ist eine vom Europäischen Parlament beschlossene Verordnung. Den genauen Wortlaut der Verordnung können Sie hier nachlesen. Ziele sind ein einheitliches Datenschutzrecht und der Schutz personenbezogener Daten. Zu personenbezogenen Daten gehören Name, Anschrift, Telefonnummer, Geburtsdatum, E-Mail Adresse, Einkommen und Kontodaten sowie gesundheitliche Informationen einer Person. Aber auch das Kfz-Kennzeichen, die IP Adresse oder das Kauf-, Surf-, und Klickverhalten im Internet zählen dazu. Die DSGVO regelt das Datenschutzrecht, also den Umgang von Unternehmen mit diesen Daten. Die wesentlichen Elemente des aktuell geltenden Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) bleiben erhalten, viele Regelungen werden aber auch verschärft. Die DSGVO gilt für alle Unternehmen innerhalb der EU und auch für Unternehmen mit Sitz außerhalb der EU, wenn diese Daten von Personen aus der EU verarbeiten oder eine Niederlassung in der EU haben. Betroffen ist jedes Unternehmen das im Internet aktiv ist.
Was ändert sich?
Wenn Sie sich bisher gut um den Datenschutz gekümmert haben, können Sie aufatmen. Als Unternehmer in Deutschland sind Sie auf jeden Fall im Vorteil, da die Regelungen bisher schon recht hoch waren. An vielen bekannten Grundsätzen ändert sich nichts.
Das bleibt
Das maßgebliche Ziel, der zum Datenschutz errichteten Verordnung bleibt: Die Grundrechte jeder natürlichen Person sollen geschützt werden. Personenbezogene Daten dürfen weiterhin nicht erhoben, verarbeitet oder genutzt werden, außer Sie haben eine ausdrückliche Erlaubnis dazu. Außerdem dürfen Sie nur so viele Daten erheben und verarbeiten, wie Sie tatsächlich benötigen. Die Daten müssen inhaltlich und sachlich richtig und immer aktuell sein. Zudem dürfen Sie nicht zweckentfremdet werden.
Das ist neu
Auftragsdatenverarbeitung (Art. 28 ff. DSGVO)
Bei der Auftragsdatenverarbeitung werden personenbezogene Daten durch einen Auftragnehmer im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet. Zum Beispiel wird ein externes Kundencenter oder Rechenzentrum eingesetzt. Nach BDSG war bisher nur der Auftraggeber für die Datenverarbeitung verantwortlich. Zukünftig werden jedoch sowohl Auftraggeber als auch Auftragnehmer gleichermaßen verantwortlich sein. Der Vertrag muss nicht schriftlich geschlossen, sondern kann nun auch elektronisch gefasst werden.
WICHTIG FÜR UNSERE KUNDEN: Das betrifft natürlich auch unsere Kunden, denn wenn Hilfestellung per Remote-Support (TeamViewer, Remote Desktop, o. ä.) geleistet wird, dann erhalten wir unter Umständen Einblicke in personenbezogene Daten (Ansprechpartner bei Kunden/Lieferanten/Interessen, Kalender- oder E-Mail-Inhalte oder Daten zu Ihren Mitarbeitern). Hierzu erhalten Sie in Kürze ein Info-Mailing unseres Datenschutzbeauftragten, der Ihnen den Sachverhalt einmal näherbringt. Ebenso haben wir vorgefertigte Verträge für unsere Kunden, welche die wesentlichen Punkte abdecken.
Einwilligung (Art. 7 DSGVO)
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen personenbezogene Daten verarbeiten, müssen Sie sich eine ausdrückliche Zustimmung Ihrer Kunden einholen. Ein voreingestellter Haken in einem Kontrollkästchen auf Ihrer Webseite genügt zum Beispiel nicht mehr und ist keine wirksame Einwilligung. Die Einwilligung muss also durch eine klare Handlung erteilt werden und freiwillig sein. Ein Vertrag darf beispielsweise nicht an die Verarbeitung von Daten gebunden sein, die mit der Leistung oder dem Produkt nichts zu tun haben. Weiterhin muss die Einwilligung jederzeit Widerrufen werden können. Der Widerruf der Einwilligung muss dabei so einfach sein, wie auch die Erteilung der Einwilligung. Bei Minderjährigen ist eine Einwilligung ohne Zustimmung der Eltern erst ab 16 Jahren wirksam. Diese Grenze kann von den Mitgliedsstaaten auf 13 Jahre herabgesetzt werden.
Recht auf Vergessenwerden (Art. 17 DSGVO)
Auf Wunsch müssen Unternehmen personenbezogene Daten löschen, wenn für die Verwendung der Daten keine Berechtigung mehr vorliegt. Die Daten müssen gelöscht werden, wenn der Zweck für die Datenverarbeitung wegfällt, diese unrechtmäßig war oder der Betroffene seine Einwilligung widerrufen hat.
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Nutzer können persönliche Daten, zum Beispiel bei einem Wechsel zu einer anderen Bank, einem neuen Arbeitgeber oder auch zu anderen sozialen Netzwerken, zu einem anderen Anbieter mitnehmen. Allerdings ist noch unklar, wie dies in der Praxis umgesetzt wird.
Datensicherheit (Artikel 32 DSGVO)
Um personenbezogene Daten im Missbrauchs- und Verlustfall zu schützen, müssen Datenverarbeiter geeignete technische und organisatorische Maßnahmen treffen. Wie diese Maßnahmen genau aussehen, orientiert sich am Stand der Technik, notwendigen Implementierungskosten und auch den gegebenen Umständen. Für den Verantwortlichen besteht die Verpflichtung, die Datensicherheit regelmäßig zu überprüfen.
Meldepflichten (Art. 33 Abs. 1 DSGVO)
Im Falle einer Datenpanne gibt es ab jetzt konkrete Fristen. Sie müssen jede Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten innerhalb von 72 Stunden der zuständigen Aufsichtsbehörde melden, wenn die Rechte und Pflichten des Betroffenen einem Risiko ausgesetzt sind. In diesem Zuge wird es auch eine Dokumentationspflicht für Unternehmen gegenüber der Behörde geben, um die Meldepflicht zu überprüfen.
Datenschutzbeauftragter (Art. 39 DSGVO)
Ab jetzt wird es EU-weit einen Datenschutzbeauftragten geben. Der Datenschutzbeauftragte ist unter anderem dafür zuständig, die Einhaltung der Verordnung zu überwachen und Schulungen durchzuführen.
Vereinfachte Beschwerden (Art. 77 DSGVO)
Künftig ist es möglich, Beschwerde bei der Datenschutzbehörde des eigenen Landes einzureichen, ungeachtet dessen wo der Sitz des jeweiligen Unternehmens ist. Auch Verbände dürfen in Zukunft im Auftrag von Verbrauchern klagen.
Was ist zu tun?
Um die neuen Anforderungen zu erfüllen, sollten Sie einige Vorbereitungen treffen. Aber wo fängt man am besten an? Bis die neue Verordnung in Kraft tritt, ist schließlich nicht mehr viel Zeit. Prüfen Sie deshalb schon jetzt, welche datenschutzrechtlichen Maßnahmen in Ihrem Unternehmen vorhanden sind und ob diese der DSGVO entsprechen. Erarbeiten Sie am besten ein Konzept, nachdem Sie Ihre Mitarbeiter über die neuen Anforderungen informieren und schulen können. Nachfolgend sind die wichtigsten Punkte zusammengefasst:
Struktur und Verantwortlichkeiten
Gibt es in Ihrem Unternehmen eine Datenschutzrichtlinie und sind die Verantwortlichkeiten geregelt? Wer hat Zugriff zu welchen Daten und wer entscheidet über die Datenverarbeitung? Setzen Sie am besten einen Datenschutzbeauftragten ein. Sollten Sie mit besonderen personenbezogenen Daten, wie zum Beispiel Gesundheitsdaten arbeiten, kann es sein dass Sie verpflichtet sind einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen, unabhängig davon wie viele Mitarbeiter Ihr Unternehmen hat. Falls Sie bereits einen Datenschutzbeauftragten haben, sollten Sie diesen bei der zuständigen Aufsichtsbehörde melden.
Passen Sie Ihre Verträge an
Sollten Sie mit Dienstleistern zusammenarbeiten, die in Ihrem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten, sollten Sie die Verträge anpassen. Die Inhalte ändern sich mit der DSGVO. Sind die Verträge nicht vollständig, droht bereits ein Bußgeld. Prüfen Sie auch die Verträge mit anderen Vertragspartnern, insbesondere in Bezug auf den Haftungs- und Datenschutz.
Transparenz und Informationspflichten
Transparenz ist eines der wesentlichen Grundsätze des Datenschutzrechts. Schon bei der Erhebung der Daten, müssen Sie den Betroffenen über die Verarbeitung informieren. Dazu zählen zum Beispiel der Verwendungszweck, Dauer der Speicherung oder auch das Widerrufsrecht.
Ändern Sie Ihre Formulare und Einwilligungen
Wie bereits weiter oben beschrieben, gibt es mit der DSGVO strengere Regeln was die Handhabung von Einwilligungen angeht. Mit jeder Einwilligung muss nun auch über die Widerrufsmöglichkeiten informiert werden. Außerdem müssen Sie gewissen Einschränkungen beachten, wenn Sie die Einwilligung in Ihre AGB integrieren oder sie an eine andere Handlung koppeln möchten, wie zum Bespiel den Abschluss eines Vertrages. Es gibt allerdings auch Vereinfachungen: es ist keine Schriftform mehr notwendig.
Passen Sie Ihre Datenschutzerklärungen an
Die Informationspflichten gegenüber betroffenen Personen steigen mit der DSGVO deutlich an. So muss die Person über jeden Vorgang informiert werden, bei welchem Sie dessen Daten verarbeiten. Jede Datenschutzerklärung muss außerdem den Namen und die Kontaktdaten des Webseiten-Betreibers enthalten. Haben Sie einen Datenschutzbeauftragten, müssen auch dessen Kontaktdaten angegeben werden. Zudem müssen Sie Angaben zu Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung machen.
Datenschutzverletzungen
Kommt es zu einer Datenschutzverletzung, muss dies innerhalb von 72 Stunden der zuständigen Behörde gemeldet werden. Sie sollten sicherstellen, dass eine Verletzung auch direkt erkannt.
Schulen Sie Ihre Mitarbeiter
Im Hinblick auf die bevorstehenden Veränderungen ist es notwendig zu wissen, warum Datenschutz wichtig ist und welche Folgen es hat, wenn dieser nicht eingehalten wird. Deshalb sollten Sie alle Mitarbeiter die in Ihrem Unternehmen mit personenbezogenen Daten, beispielsweise von Kunden oder Lieferanten, arbeiten für das Thema Datenschutz sensibilisieren und sie mit den dazugehörigen Anforderungen vertraut machen. Stellen Sie sicher, dass die Daten nicht unberechtigt verarbeitet werden. Nach Art. 39 DSGVO ist es die Aufgabe des Datenschutzbeauftragten die Mitarbeiter zu schulen. Werden die neuen Vorschriften nicht eingehalten, droht ein Bußgeld.
Geldbußen bei Verstößen
Die Bedingungen für die Verhängung eines Bußgeldes sind in Artikel 83 und 84 des DSGVO beschrieben. Bei Verstößen ist mit größeren Sanktionen zu rechnen als zuvor. Allerdings kommt es auf die Art des Verstoßes an. So wird zum Beispiel unterschieden, ob vorsätzlich oder fahrlässig gehandelt wurde oder ein Verstoß gemeldet oder der Behörde auf andere Weise bekannt wurde. Bei Verstößen werden Geldbußen von bis zu 10 Mio. EUR oder im Fall eines Unternehmens bis zu 2 % des weltweit erzielten Jahresumsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahrs verhängt. Bei schweren Verstößen können von den Aufsichtsbehörden Bußgelder von bis zu 20 Millionen Euro oder bis zu 4 % des weltweit erzielten Jahresumsatzes verhängt werden.
Weitere Informationen
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https://www.timeline-erp.de/wp-content/uploads/DSGVO.jpg10001500Lisa Kleinhttps://www.timeline-erp.de/wp-content/uploads/TimLine-ERP_Logo.pngLisa Klein2018-03-19 16:58:402020-02-24 16:38:14DSGVO 2018 - Was Sie als Unternehmer wissen müssen
Ein neues ERP System kann auf Ihr Unternehmen viele positive Auswirkungen haben. Es beeinflusst unternehmerische Prozesse und interne Abläufe. Richtig eingesetzt erleichtert es tägliche Aufgaben, gibt Struktur und verbessert die Kommunikation. Das Unternehmen wird transparenter und somit zukunftssicherer. Im letzten Beitrag wurde von der Planung, über die Auswahl und Umsetzung Schritt für Schritt beschrieben, wie Sie ein ERP System in Ihrem Unternehmen einführen. Damit Ihre Investition auch Früchte trägt, gibt es einige Erfolgsfaktoren und im Gegenzug dazu auch Fehler die Sie vermeiden sollten.
Erfolgsfaktoren werden als „Einflussgrößen und Bedingungen, die für den Erfolg und Misserfolg unternehmerischen Handelns bestimmend sind“ definiert. Kritische Erfolgsfaktoren sind dabei Faktoren „von besonders großer Bedeutung“ (Dömer 1998). Stimmen diese Faktoren, wird auch Ihr Projekt erfolgreich sein. Zweifellos gibt es unzählige Faktoren die den Erfolg oder Misserfolg eines Projektes beeinflussen.
Sind die Rahmenbedingungen gegeben?
Zunächst einmal ist es wichtig die Rahmenbedingungen für Ihr Projekt wie Ziele, Ressourcen und Kosten im Vorhinein festzuhalten und auch während des Projekts im Blick zu haben. Dazu gehört auch, Projektfortschritte regelmäßig zu dokumentieren und kommunizieren. Neben der Auswahl Ihres Projektteams ist auch die Rollenverteilung im Team selbst wichtig, für einen positiven Projektverlauf. Funktionen und Aufgaben sollten klar verteilt sein. Außerdem sollte das Projekt nicht zur reinen Zusatzarbeit werden. Versuchen Sie, die Mitglieder des Projekts weitestgehend von ihren Linientätigkeiten zu befreien. Wahrscheinlich wird es trotzdem das ein oder andere mal vorkommen, dass die Tage im Büro länger werden. Kleine Gesten der Anerkennung können hier zu neuer Motivation verhelfen.
Change Management: Einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren
Der wohl wichtigste Aspekt, damit die neue ERP Lösung auch zum Erfolg wird, sind Ihre Mitarbeiter. Ein funktionierendes Change Management ist einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren eines ERP Projektes. Das beste ERP System hat für Unternehmen keinen Mehrwert, wenn sich Ihre Mitarbeiter dagegen sträuben. Um dies zu verhindern, sollten Sie der Belegschaft nicht das fertig implementierte System vor die Nase setzen. Versuchen Sie sie stattdessen so früh wie möglich mit an Bord zu holen und für die neue Lösung zu begeistern. Kündigen Sie die bevorstehenden Veränderungen am besten an, sobald die Einführung des neuen Systems beschlossen ist. Doch wie gelingt dies am besten?
ERP Erfolg ist Teamwork
Kündigen Sie die Veränderungen Schritt für Schritt an. Und zwar am besten persönlich, nicht etwa per Rundmail. So haben Ihre Mitarbeiter Zeit sich an den Gedanken zu gewöhnen und fühlen sich nicht überfordert. Wenn Sie Ihr Vorhaben offen kommunizieren, können Sie so außerdem Gerüchten vorbeugen. Schaffen Sie Transparenz, indem Sie alle Belange die das Projekt angehen offen kommunizieren. Dazu gehören zum Beispiel beteiligte Personen, ein Zeitplan und auch was sich zukünftig ändern wird. Falls Sie einen ERP Berater hinzuziehen möchten, stellen Sie auch diesen Ihren Mitarbeitern vor. Eine Betriebsversammlung bietet beispielsweise eine gute Plattform. So sind alle Mitarbeiter anwesend und auf dem selben Informationsstand. Fragen können gestellt und direkt beantwortet werden. Weiterhin sollten Sie die ERP Einführung nicht als reines IT Projekt darstellen. Es könnte sonst schnell den Eindruck erwecken, dass es sich nur um eine technische Umstellung handelt.
Was tun wenn meine Mitarbeiter das System ablehnen?
Wenn Ihre Mitarbeiter das neue System ablehnen, steckt in den seltensten Fällen eine böse Absicht dahinter. Vielmehr steckt die Angst vor neuen oder geänderten betrieblichen und organisatorischen Abläufen dahinter. Prozesse werden transparent, Fehler schneller entdeckt und die Angst vor einer vermeindlichen Fehlbedienung steigt. Diese Angst ist nicht ganz unbegründet, denn ein modernes ERP System bildet viele Prozesse automatisiert ab auf Basis korrekter Daten ab; gerade das macht es so effektiv. Wichtig ist also, dass Sie die Ängste Ihrer Mitarbeiter ernst nehmen und diese nicht ignorieren. Zeigen Sie die Vorteile der neuen Lösung auf, die positiven Auswirkungen die die Umstellung auf das ganze Unternehmen hat. Machen Sie deutlich, dass es ein zukunftsorientiertes Projekt ist, das Arbeitsplätze sichert und neue Möglichkeiten bietet, sich im Unternehmen einzubringen.
Wirkungsvolle Ziele formulieren
Haben Sie die Belegschaft auf Ihrer Seite ist es an der Zeit Ziele zu formulieren. Nur wer Ziele hat, kann erfolgreich sein. Unklare Ziele und ungenaue Anforderungen sind einer der häufigsten Gründe weshalb Projekte scheitern, gefolgt von Ressourcenmangel und zu kleinem Projektbudget.
„Strukturen und Prozesse verbessern“
Das mag ein Ziel sein, gut formuliert ist es allerdings nicht. Welche Strukturen? Welche Prozesse? Wie genau sollen sie verbessert werden? In welchem Zeitraum? Und woher weiß man wann das Ziel erreicht ist? Wenn Sie so ein Ziel am Anfang eines Projektes definieren, ist die Wahrscheinlichkeit hoch dass Sie am Ende mit dem Ergebnis nicht zufrieden sind. Gerade wenn mehrere beteiligt sind, gibt es viel Spielraum zur Interpretation.
Machen Sie Ihre Ziele SMART
Eine klare Zielformulierung ist deshalb besonders wichtig. Die SMART Methode besteht aus fünf Kriterien. Smarte Ziele sollten
Spezifisch
Messbar
Akzeptiert
Realistisch
Terminiert
sein. Was das im Einzelnen bedeutet, ist nachfolgend beschrieben.
Spezifisch
Spezifische Ziele sind wichtig, damit alle Beteiligten die gleiche Vorstellung davon haben, was mit dem Projekt erreicht werden soll und es keinen Spielraum für Interpretationen gibt. Diese fünf Fragen helfen Ihnen bei der Formulierung.
Was genau wollen Sie erreichen?
Warum ist das wichtig?
Wer ist daran beteiligt?
Wann wollen Sie ein Ergebnis haben?
Wie planen Sie vorzugehen?
Messbar
Legen Sie Kriterien fest an denen gemessen werden kann, ob Sie die Ziele erreicht haben. Dies können konkrete Zahlen oder Daten sein. So können Sie Fortschritte gut beurteilen, aber auch gegensteuern wenn Sie sich zu weit von den festgelegten Zielen entfernen.
Woran kann die Zielerreichung gemessen werden?
Wann weiß ich, dass ich das Ziel erreicht habe?
Akzeptiert
Stellen Sie sich vor Sie sollten an einem Ziel arbeiten, das nicht umsetzbar ist. Achten Sie darauf, dass Ihre Ziele anspruchsvoll aber machbar sind. Andernfalls wird die Motivation schnell sinken.
Ist das Ziel motivierend und von allen Beteiligten akzeptiert?
Ist es durch das Projekt zu erreichen?
Realistisch
Realistische Ziele hängen eng mit der Akzeptanz zusammen. Sind Ziele realistisch, werden sie in der Regel auch akzeptiert. Sind Ziele unrealistisch formuliert, neigt man eher dazu sie zu ignorieren. Wichtig ist hier auch, ob die Zielerreichung beeinflussbar ist.
Haben Sie die nötigen Ressourcen?
Ist der Zeitraum ausreichend?
Terminiert
Klare Terminvorgaben sind wichtig für Ihr Team. Aufgaben ohne Deadline werden oft nicht zeitnah umgesetzt. Aber nicht alle Ziele müssen terminiert werden. Es gibt zum Beispiel finanzielle Ziele, die unabhängig von einem bestimmten Zeitpunkt erreicht werden sollen.
Bis wann soll das Ziel erreicht werden?
Ist das Ziel innerhalb der Projektlaufzeit erreichbar?
Haben Sie ihre Ziele gefunden und festgehalten sind Sie schon einen großen Schritt weiter. Jetzt gilt es diese im Blick zu halten und darauf zu achten, nicht vom Weg abzukommen. Der Erfolg einer ERP Einführung hängt nicht von der Technik ab, es sind Menschen die mit dem System arbeiten. Deshalb dreht sich keiner der genannten Erfolgsfaktoren um die Software selbst.
Wenn Sie mehr über die Vorteile einer individuellen Komplettlösung in Ihrem Unternehmen erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an neo@timeline.de oder rufen uns unter der Telefonnummer +49 212 23035 470 an. Wir beraten Sie gerne und freuen uns auf Sie!
Die Einführung einer ERP Software ist oft ein langer und komplexer Prozess, der mit vielen Einzelschritten verbunden ist. Je nach Komplexität der Anforderungen und Mitarbeiteranzahl kann es zwischen drei und zwölf Monaten dauern, bis das System in Ihrem Tagesgeschäft integriert ist. Es kostet Sie Zeit, Ressourcen und vermutlich auch Nerven. Doch bevor Sie nun die Flinte ins Korn werfen, wie bei jedem Projekt gilt auch bei einer ERP Einführung: Planung ist alles. Der Erfolg eines ERP Projekts hängt selten von der Technik ab. Eher sind es schlecht definierte Ziele, unklare Prozessstrukturen oder aber die Ablehnung der Mitarbeiter die ein solches Projekt zum Scheitern bringen. Was Sie also brauchen ist eine gute Vorbereitung und ein Team, das von Anfang an zusammenarbeitet. Im Folgenden eine Übersicht über den Ablauf einer ERP Einführung und worauf Sie achten sollten, damit Ihr Projekt zum Erfolg wird.
Vorbereitung und Analyse
Bevor Sie mit der Recherche geeigneter ERP Anbieter beginnen, sollten Sie sich zunächst einmal die Frage stellen, ob Sie bereit für ein ERP System sind. Eine fehlende Basis kann auch die beste Software nicht ausgleichen. Als kleines oder mittelständisches Unternehmen hat man häufig begrenzte Ressourcen. Sie sollten also nicht nachlässig sein, was die ersten Überlegungen angeht. Ein wesentlicher Faktor ist zum Beispiel die zentrale Datenverwaltung in Ihrem Unternehmen. Ihre Daten sollten deshalb auf dem aktuellsten Stand und Ihre Prozesse regelmäßig dokumentiert sein. Was wollen Sie mit der ERP Einführung erreichen? Was soll das System können? Grundlegende Fragen, die viele Unternehmen allerdings auf die leichte Schulter nehmen. Haben Sie die wesentlichen Dinge geklärt, ist das Fundament für Ihr ERP Projekt geschaffen.
Anforderungsanalyse und Lastenheft
Was als nächstes auf Ihrer Liste stehen sollte, ist eine Anforderungsanalyse. Hierbei sollten Sie versuchen, möglichst ergebnisoffen zu sein. Es kann hilfreich sein Externe hinzuzuziehen um eine neue Perspektive zu erhalten, da man sein Unternehmen oft mit anderen Augen sieht. Binden Sie auf jeden Fall Ihre Mitarbeiter in den Prozess mit ein, diese sind es, die später mit der Software arbeiten. Am besten gelingt Ihnen dies bei einem Rundgang durch die Firma und einem persönlichen Gespräch. Eine gute Möglichkeit, Ihre unternehmerischen Ziele und die Anforderungen an das ERP System festzuhalten, ist ein Lastenheft. Dieses Dokument ist die Basis für die weitere Auswahl. Unterschieden werden technische und funktionale Anforderungen. Versuchen Sie aber Ihre Erwartungen lösungsneutral zu formulieren und überlassen die Umsetzung einfach Ihrem zukünftigen ERP Anbieter.
Neben den Anforderungen an das System sollte in dem Dokument weiterhin eine Beschreibung Ihres Unternehmens und des Marktumfeldes enthalten sein. Ebenfalls Informationen über Ihre Produkte und Leistungen, sowie Stärken und die aktuelle IT- Infrastruktur. Außerdem wichtig ist ein Zeitplan und ein Ansprechpartner. Nehmen Sie sich für die Ausformulierung ruhig etwas Zeit, im Nachhinein sind Anpassungen immer kostspielig.
Projektleiter und Key-User
Mindestens genauso wichtig wie das Lastenheft ist Ihr Projektteam. Sie benötigen einen Projektleiter, sowie einen Key-User. Bei der Auswahl sollten Sie die Charaktereigenschaften Ihrer Mitarbeiter nicht außer Acht lassen. Der Projektleiter sollte Durchsetzungsvermögen haben, aber auch Emphatisch sein. Einen Blick für das große Ganze haben und weiterhin nah am Tagesgeschäft sein. Key-User vertreten die Interessen Ihrer Mitarbeiter. Sie vermitteln, sind Mentoren, zeigen Vorteile und Veränderungen auf, die durch das System entstehen. Sie versuchen Ängsten und Vorbehalten feinfühlig entgegenzuwirken und sind diejenigen, die die Mitarbeiter im System schulen. Ihr Key-User sollte viel Erfahrung und Fachkompetenz haben. Seien Sie sich darüber Bewusst, dass beide Positionen viel Zeit beanspruchen. Zeit, in der die normalen täglichen Aufgaben auf andere Mitarbeiter verteilt werden.
Von der Longlist zur Shortlist
Den richtigen ERP Anbieter zu finden ist gar nicht so einfach. Da Sie mit diesem aber die nächsten Jahre zusammen arbeiten, sollten Sie bei der Auswahl nicht leichtfertig sein. Es gibt jedoch eine gute Möglichkeit, Ihnen die Suche etwas zu erleichtern. Beginnen Sie Ihre Suche mit einer Recherche im Internet. Tragen Sie in einem Dokument grob zusammen, welche Anbieter in Frage kommen. Diese sogenannte Longlist gibt Ihnen einen ersten Überblick. Beachten Sie in jedem Fall neben den funktionalen auch die technischen Anforderungen, sind zum Beispiel benötigte Schnittstellen zu anderen Systemen vorhanden? Haben Sie alle Anbieter zusammengetragen, senden Sie diesen Ihr zuvor angefertigtes Lastenheft. Beobachten Sie nun, wie die Anbieter auf Ihre Anfrage reagieren. Wie lange müssen Sie auf eine Antwort warten? Ist die Email ein Standardtext oder erhalten Sie eine persönliche Antwort? Auf diese Weise können Sie weitere Anbieter herausfiltern.
Die übrig gebliebenen bilden Ihre Shortlist, mit diesen sollten Sie einen Termin für eine kurze Präsentation vereinbaren. Hier können Sie Ihre aktuelle Situation aufzeigen und Rückfragen klären. Anschließend folgt ein Workshop. Eine Präsentation, individuell auf Sie abgestimmt. Anhand von Beispieldaten oder einen kleinen Auswahl Ihrer Originaldaten kann der Anbieter die von Ihnen geforderten Funktionen im eigenen System vorführen. So bekommen Sie ein Bild davon, wie sich das ERP System in Ihrem Unternehmen einfügen würde. Bei dem Workshop sollte das ganze Projektteam anwesend sein. Beachten Sie auch die persönliche Ebene, schließlich sollten sie gut miteinander auskommen. Nach dem Workshop kann der Anbieter Ihnen genau mitteilen, was preislich auf Sie zukommt. Vorher können lediglich die Lizenzkosten genannt werden.
Umsetzungsphase
Haben Sie sich für einen passenden Anbieter entschieden, kann die Umsetzung beginnen. In einem Pflichtenheft zeigt Ihr Anbieter Ihnen auf, wie er Ihre Anforderungen umsetzen möchte. Lastenheft und Pflichtenheft sind zwei unterschiedliche Dokumente. Im Lastenheft halten Sie Ihre Anforderungen fest, im Pflichtenheft zeigt der Anbieter wie er diese umsetzten möchte. Gehen Sie das Pflichtenheft aufmerksam durch, denn es bildet die Grundlage Ihrer Implementierung. Andernfalls müssen Anpassungen in der Testphase gemacht werden. Anschließend erfolgt die Installation des Systems mit Demodaten, Einrichtung und Anpassung. Zuletzt fehlt nur noch die Übernahme Ihrer Daten. Die Schulung der Mitarbeiter erfolgt meistens durch Ihren Key-User. Geschafft! Es geht in den Echtbetrieb.
Checkliste – Sind Sie bereit für eine ERP Einführung?
aktuelle, zentrale Datenbasis vorhanden?
Personal verfügbar?
Geschäftsprozesse dokumentiert?
Informationsaustausch anhand von Prozessen geregelt?
Geschäftsprozesse regelmäßig und konsequent ins System eingepflegt?
Zusammenfassung
Für einen besseren Überblick eine kurze Zusammenfassung der einzelnen Schritte:
Erste Anforderungsanalyse
Erstellung eines Lastenheftes
Ihr Projektteam
Longlist
Shortlist
Workshop
Auswahl treffen
Pflichtenheft erstellen lassen
Installation der Software
Datenübernahme
Anpassung & Reporting
Echtbetrieb
Im nächsten Beitrag erfahren Sie, welche Faktoren Ihrem ERP Projekt zum Erfolg verhelfen und was Sie eher vermeiden sollten. Wenn Sie mehr über den Ablauf einer ERP Einführung in Ihrem Unternehmen erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an neo@timeline.de oder rufen uns unter der Telefonnummer +49 212 23035 470 an. Wir freuen uns auf Sie!
Die Wurzeln des Enterprise Resource Planning liegen einige Jahrzehnte zurück. In den siebziger Jahren unterstützen erste Versionen große Unternehmen bei der Materialbedarfsplanung. Das sogenannte Material Requirements Planning (MRP) ist Vorläufer der heute modernen ERP Systeme. In den achtziger Jahren wurden die Systeme um die Funktionen Produktionsplanung und -steuerung erweitert. Dadurch waren sie in ihrer Anwendung nicht mehr auf den industriellen Bereich begrenzt. Erst um 2000 entstand das uns heute bekannte ERP-System. Die Module Vertrieb, Rechnungswesen und Personalwirtschaft sind integriert. Der Begriff ,ERP‘ wurde geprägt durch Gartner, dem bekannten Anbieter von Marktforschung und Analyse. Doch welche ERP Entwicklungen sind in der nächsten Zeit zu erwarten?
Obwohl es noch immer Unternehmen gibt, die viele verschiedene Anwendungen – sogenannte Insellösungen – nutzen, setzt laut einer Bitkom Umfrage jedes dritte deutsche Unternehmen eine ERP Software ein. Weitere 21% planen konkret deren Einführung. Heute sind ERP Systeme wahre Alltagshelden, egal ob im Kleinbetrieb oder Großunternehmen. Als informationstechnisches Rückgrat sind sie in vielen Unternehmen unverzichtbar geworden. Aufgebaut aus verschiedenen Modulen, die eine gemeinsame Datenbasis verbindet, ermöglichen sie eine bessere Zusammenarbeit. ERP bietet Überblick, übernimmt Routine-Aufgaben und optimiert betriebliche Abläufe. Durch Informationen in Echtzeit können bevorstehende Entscheidungen besser getroffen und Kundenwünsche bestmöglich erfüllt werden.
ERP Entwicklungen der nächsten Jahre
Die Entwicklung einer neuen ERP Software ist so gefürchtet und zeitgleich so notwendig wie nie. Auf der einen Seite ist der Eingriff in ein komplexes System immer mit einem Risiko behaftet. Auf der anderen ist die Weiterentwicklung wichtig, da sich Geschäftsprozesse mit der Zeit ändern. Um weiterhin nützlich zu sein, muss ERP diesen Änderungen folgen können. Der Markt und die Anforderungen ändern sich schnell, weshalb es gar nicht so einfach ist auf dem laufenden zu bleiben. Nachfolgend die drei größten ERP Entwicklungen.
Industrie 4.0 und Internet der Dinge als wesentliche Herausforderungen
Die Digitalisierung gewinnt weiter an Bedeutung. In dem Zusammenhang hören wir immer wieder den Begriff Industrie 4.0. Doch was ist das eigentlich? Nach der Mechanisierung (Industrie 1.0), der Massenproduktion (Industrie 2.0) und der Automatisierung (Industrie 3.0) beginnt mit Industrie 4.0 die vierte industrielle Revolution. Neue Technologien bringen Produktionsschübe für die Unternehmen und damit einhergehend Wachstumschancen und Wettbewerbsvorteile. Grundgedanke der Entwicklungen ist es, dass sogenannte ,Smart Factories’ entstehen. Die Automatisierung ist dabei durch intelligente Maschinen optimiert, die selbstständig miteinander kommunizieren und Daten austauschen.
Industrie 4.0 ist eng verbunden mit dem Thema Internet der Dinge
Das Internet of Things (IoT) beschreibt einen logischen Entwicklungsschritt. Bisher haben vor allem wir Menschen Informationen miteinander ausgetauscht. Zukünftig wird es jedoch so sein, dass Maschinen und leblose Objekte, die normalerweise nicht mit dem Internet verbunden sind, Daten selbstständig untereinander austauschen. Verbunden mit einem Netzwerk können sie dann mit anderen Systemen kommunizieren. Das IoT bildet sozusagen die Brücke zwischen der physischen und digitalen Welt und ist integraler Bestandteil vieler Industrie 4.0-Projekte. Laut der Studie „Wettbewerbsfaktor Analytics im Internet der Dinge“ der Universität Potsdam, gaben 43,5% der befragten Unternehmen an, dass sie sich aktiv mit dem Thema Internet der Dinge auseinandergesetzt haben. 15 % haben IoT-Anwendungen zur Effizienzsteigerung in ihre bestehenden Prozesse integriert, Hauptanwendungsbereich ist die Prozessüberwachung. In der Fertigungsindustrie lässt sich erkennen, welches große Potenzial das Internet der Dinge birgt.
Big Data als Resultat des Internet of Things
Denkbar ist zum Beispiel eine Maschine, die über das Internet ihre Leistungsdaten direkt an den Hersteller senden kann. Wäre beispielsweise eine Komponente oder ein Wert nicht in Ordnung, könnte die Maschine den Betreiber darüber informieren und eine Benachrichtigung an den Hersteller senden, woraufhin ein Mitarbeiter benötigte Ersatzteile liefert. Smart Factories sind eine Weiterentwicklung dieses Grundgedankens. So könnte zum Beispiel eine Fertigungsanlage selbstständig mit der Produktion beginnen, wenn sie eine Bestellung erhält. Mit diesen ERP Entwicklungen wächst jedoch auch das weltweite Datenvolumen. Im Kontext mit Industrie 4.0 werden die Daten insbesondere von Maschinen, Transporteinrichtungen, Werkstücken und Produkten erzeugt. Oft sind es Mess- und Sensordaten, die automatisch erfasst werden. Unter dem Begriff Big Data lassen sich zwei Aspekte zusammenfassen. Zum einen die immer schneller wachsende Datenberge, zum anderen IT-Lösungen die Unternehmen dabei helfen, diesen Datenbergen Herr zu werden.
Welche Rolle spielt das ERP System?
Bisher sind die meisten ERP Systeme eher unternehmensintern im Einsatz. Der Bedarf nach vollständigen und transparenten Daten nimmt immer mehr zu. Das ERP System dient als zentraler Knotenpunkt und wird sich als Integrationsplattform noch weiter verstärken. Kundeninformationen und Produktdaten werden mit Produktions- und Logistikdaten aus der Fertigungsebene verknüpft. Das Internet der Dinge wird zur zusätzlichen Datenquelle. Mit Zahl der Anwendungen wächst auch der Bedarf an Schnittstellen. Auch bei dem Thema Smart Factories spielt das ERP System eine wichtige Rolle. Nahezu alle Unternehmensprozesse können unterstützt und externe Systeme und Plattformen integriert werden. Wichtige Unternehmensdaten werden verwaltet und sinnvoll abgelegt. Noch ist nicht klar, in welchem Umfang diese Entwicklungen in den Unternehmen einziehen. Damit alle Prozesse Hand in Hand laufen können, ist eine einheitliche Datenbasis besonders wichtig. Denn ohne eine intakte IT-Infrastruktur können die Ideen nicht verwirklicht werden, da viele Unternehmensprozesse anfallen, die gesteuert werden müssen.
ERP wächst über sich hinaus – wachsen Sie mit
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