• Support Hotline
  • Sales Kontakt
  • Karriere
  • Kontakt
    TimeLine ERP
    • Produkte
      • ERP-Systeme
        • TimeLine Enterprise
        • Die individuelle ERP-Toolbox
        • TimeLine Neo
        • Das allround Komplettpaket
        • Funktionsübersicht
      • Customizing Tool
        • TimeLine Developer
        • Entwicklungsumgebung und Customizing-Tool für TimeLine ERP-Lösungen.
      • IT-Systeme und Service
        • TimeLine Systems
        • IT-Services, Netzwerke und IT-Security
    • Branchenlösungen
      • Branchen-ERP
        • TimeLine Engineering
        • Einzel- und Projektfertiger
        • TimeLine Automotive
        • Serienfertiger
        • TimeLine Foundry
        • Gießereien
        • TimeLine Plastics
        • Kunststoffverarbeiter
        • TimeLine Surface
        • Galvaniken und Oberflächenbearbeiter
        • TimeLine Coil+Wire
        • Schraubenhersteller und Stanzbetriebe
    • Referenzen
    • Service und Support
      • Ansprechpartner
        • Support Hotline
        • Unser Entwicklungsteam und unser Support-Team helfen Ihnen bei allen technischen Fragen rund um TimeLine ERP.
        • Sales Kontakt
        • Unser Verkaufsteam beantwortet Ihre Fragen zum Kauf oder zur Lizenzierung von TimeLine ERP-Produkten.
      • Download Center
        • Demo
        • Testen Sie unsere ERP-Lösungen 90 Tage lang in vollem Funktionsumfang.
        • Broschüren
        • Hier finden Sie alle Broschüren und Werbemittel rund um unsere ERP-Lösungen.
        • TeamViewer
        • Hier laden Sie die TeamViewer Software für Fernwartungen oder Präsentationen herunter.
      • Veranstaltungen
        • Webinare
        • Regelmäßige Präsentationen von generellen oder speziellen TimeLine ERP-Themen.
        • Onlinepräsentation
        • Ein Experte führt Sie in knapp einer Stunde durch die Funktionen der Software und bespricht mit Ihnen Ihre individuellen Anforderungen und Fragen.
    • Blog
    • News
    • Über TimeLine
      • Auszeichnungen
      • Kontakt
      • Unternehmen
      • Karriere
    • Suche
    • Menü Menü
    Du bist hier: Startseite1 / Blog2 / Das Lastenheft – Ein Leitfaden für den Auftraggeber

    Das Lastenheft – Ein Leitfaden für den Auftraggeber

    Praxistipp, Wissen ERP-Einführung
    lastenheft-meeting

    Damit ein ERP-Projekt erfolgreich ist, müssen Sie einige Dinge beachten. Ein Lastenheft zu erstellen, hilft, den Überblick zu behalten. Die Durchführung einer Anforderungsanalyse beispielsweise, sollte auf Ihrer To-Do-Liste an erster Stelle stehen. Dabei legen Sie fest, was das System überhaupt alles können muss, um Ihre Prozesse optimal unterstützen zu können. Die Ergebnisse aus der Analyse werden in der Regel in einem Lastenheft festgehalten. Klingt eigentlich unproblematisch oder? Ist es aber keineswegs. Die Herausforderung besteht darin, die passende Balance zu finden. Ist Ihr Lastenheft zu oberflächlich, kommt es zu vielen Rückfragen oder auch unterschiedlichen Auffassungen Ihrer Formulierungen. Verlieren Sie sich hingegen im Detail, können ERP-Anbieter Ihre Vorgaben kaum umsetzen – und der Aufwand steht nicht im Verhältnis zum Nutzen. Aber wie sieht nun der optimale Aufbau eines Lastenhefts aus? In diesem Beitrag erfahren Sie, was ein Lastenheft überhaupt ist und was Sie bei der Erstellung beachten sollten.

    Definition – Was ist ein Lastenheft?

    Ein Lastenheft ist Teil des Anforderungsmanagements und sozusagen das Fundament für eine erfolgreiche ERP-Einführung. Es wird durch den Auftraggeber erstellt, bei einem ERP-Projekt ist dies der Kunde. Wie bereits erwähnt, werden in diesem Dokument die Ergebnisse aus der Anforderungsanalyse festgehalten. Alle Anforderungen, die zur Erreichung des Projektziels erfüllt werden müssen, werden darin beschrieben. Konkret bedeutet dies, welche Eigenschaften und Funktionen ein ERP-System mitbringen muss. Ein gutes Lastenheft zu erstellen bedeutet, alle involvierten Personen zu unterstützen – es ist sowohl Entscheidungshilfe für das Unternehmen, als auch Leitfaden zur Vorgehensweise für den ERP-Anbieter. Letztendlich zeigt es, wie der Einsatz der Software dazu beiträgt, die Prozesse in Ihrem Unternehmen optimal zu unterstützen. Das Dokument wird nach Erstellung an alle infrage kommenden ERP-Anbieter versendet. Somit wird unter anderem auch der Auswahlprozess unterstützt.

    Das könnte Sie auch interessieren:

    • Ablauf einer erfolgreichen ERP-Einführung
    • Wasserfall-Methode oder agile ERP-Einführung?
    • Aus welchen Gründen scheitert Ein ERP-Projekt?

    Lastenheft vs. Pflichtenheft – Wo liegt der Unterschied?

    Das Lastenheft beschreibt also, was ein ERP-System alles können sollte. Im Zusammenhang mit dem Lastenheft stolpert man aber auch immer wieder über den Begriff „Pflichtenheft“ – was hat es damit auf sich? Das Pflichtenheft wird zu einem späteren Zeitpunkt vom Auftragnehmer erstellt, in diesem Fall der ERP-Anbieter. Es beschreibt, wie die Anforderungen aus dem Lastenheft konkret abgedeckt werden sollen. Das Lastenheft enthält somit klare Lösungsvorschläge für die Umsetzung. Es dient zur detaillierten Planung für die Implementierung der Software und enthält exakte Spezifikationen hinsichtlich der Software-Konfiguration.

    kaffeetasse

    Warum sollte man ein Lastenheft erstellen?

    Am Anfang eines jeden ERP-Projekts steht die Überlegung, warum und in welchen Unternehmensbereichen die Software eingesetzt werden soll. An diesem Punkt sollten Sie beginnen, ein Lastenheft zu erstellen. Aber braucht man das wirklich? Unbedingt, denn das Lastenheft erfüllt zwei wichtige Funktionen:

    Ein Lastenheft zu erstellen ist wichtig für Kunde und ERP-Anbieter

    Auf der einen Seite hilft es Ihnen bei allen Entscheidungen, die Sie im Laufe des ERP-Projekts treffen müssen. Zum Beispiel sind die im Lastenheft dokumentierten Anforderungen hilfreich, um einen passenden ERP-Anbieter zu finden. Auch während der Realisierung können Sie es immer wieder unterstützend zur Hand nehmen. Auf der anderen Seite ist das Lastenheft ein wichtiges Dokument für die Anbieter auf Ihrer Long- und Shortlist. Denn es fasst alle relevanten Informationen über Ihr Unternehmen und Ihre Anforderungen zusammen.

    Die Anforderungen im Lastenheft spiegeln sozusagen Ihre Erwartungen an das System wider – es dient somit als eine Art Leitfaden. ERP-Anbieter können so besser entscheiden, ob Ihre spezifischen Wünsche auch umgesetzt werden können. Und sie antworten detailliert mit möglichen Vorschlägen zur Anforderungserfüllung. Außerdem, wie bereits erwähnt, wird das Lastenheft zu einem späteren Zeitpunkt zu deinem Pflichtenheft ausgearbeitet. Es ist zum einen Teil des Vertrags zwischen Ihnen und dem ausgewählten ERP-Anbieter – zum anderen die Grundlage für Tests und Abnahmen.

    Das könnte Sie auch interessieren:

    • 3 Anzeichen, dass es Zeit für einen ERP-Wechsel ist
    • Förderprogramme für die ERP-Einführung nutzen

    Guideline – So erstellen Sie ein Lastenheft

    Die passende Informationstiefe für ein Lastenheft zu finden ist gar nicht so einfach. Ein gutes Lastenheft ist mehr als eine Auflistung an Anforderungen. Es definiert zum einen die Basisanforderungen und enthält außerdem Erklärungen, damit Außenstehende die Formulierungen der Dokumentation richtig interpretieren können. Die Herausforderung dabei ist allerdings, nicht zu stark auf jedes einzelne Detail einzugehen. Für den Begriff Lastenheft, sowie zu den Inhalten des Dokuments bestehen derzeit keine verbindlichen Regelungen oder gesetzliche Kriterien. Es haben sich mit der Zeit jedoch eindeutig Inhalte herauskristallisiert, die branchenübergreifend eingehalten werden.

    lastenheft-meeting

    Folgende Punkte sollten beim Erstellen eines Lastenhefts enthalten sein:

    Die im Lastenheft dokumentierten Anforderungen sollten so aufbereitet sein, dass sie später idealerweise zu einem Pflichtenheft weiterentwickelt werden können. Es empfiehlt sich außerdem die Inhalte nicht nach Belieben aneinanderzureihen, sondern eine strukturierte Gliederung vorzunehmen.

    Beschreibung des Unternehmens

    Beginnen Sie damit, das Unternehmen kurz vorzustellen. Der künftige ERP-Anbieter kann sich so ein erstes Bild von Ihnen, Ihrer Situation und Ihren Leistungen machen. Außerdem kann er so besser einschätzen, ob er Ihre Erwartungen und Bedingungen auch zufriedenstellend umsetzen kann. Dazu gehören zunächst natürlich der Name Ihres Unternehmens, die Branche, Standorte und auch ein Ansprechpartner, den er bei Rückfragen kontaktieren kann. Außerdem können Sie das Marktumfeld, sowie Ihre Produkte und Leistungen beschreiben. Diese Angaben sind zwar optional, verbessern aber die Qualität Ihres Lastenhefts deutlich. Diese Fragen können Sie beispielsweise beantworten:

    • Was verkaufen Sie?
    • Haben Sie Konkurrenten? Wenn ja, wer?
    • Was sind Ihre Stärken und Schwächen?
    • Was unterscheidet Sie von anderen Unternehmen? Gibt es ein Alleinstellungsmerkmal oder bestimmte Meilensteine?

    Danach sollten Sie den aktuellen Ist- sowie den gewünschten Soll-Zustand beschreiben:

    Ausgangssituation

    Beschreiben Sie Ihre derzeitige Ausgangslage sowie die aktuelle IT-Infrastruktur:

    • Wie kam es zu dem Wunsch eines neuen ERP-Systems? 
    • Haben Sie bereits ein ERP-System im Einsatz? Wenn ja, welche Probleme sind aufgetreten? Wie sind Sie mit diesen bisher umgegangen?
    • Haben Sie weitere Softwarelösungen im Einsatz, die per Schnittstelle angebunden werden müssen?

    lastenheft-erstellen-projektteam

    Lastenheft erstellen mit Zielsetzung & Zeitplan

    Auch wenn eine ERP-Einführung ein umfangreiches und zeitintensives Projekt ist, sollten Sie das Ziel nicht aus den Augen verlieren. Definieren Sie deshalb konkret, welches Vorgehen und Ergebnis Sie erwarten und woran Sie den Erfolg messen wollen. Dies ist nicht nur für den ERP-Anbieter wichtig, sondern kann auch für Sie selbst nützlich sein. So können Sie sich von Zeit zu Zeit die Prioritäten des Projekts noch einmal ins Gedächtnis rufen. Auch ein Zeitplan sollte Bestandteil Ihres Lastenhefts sein:

    • Wann erwarten Sie eine Antwort?
    • Zu welchem Zeitpunkt sollen Workshops stattfinden?
    • Wann soll die Implementierung beginnen?
    • Im Hinblick auf Digitalisierung & Industrie 4.0:
      • Wie soll die zukünftige Ausrichtung des Unternehmens aussehen?

    Setzen Sie das ERP-System nicht nur ein, um den aktuellen Zustand zu verbessern und Fehler auszumerzen – denn so wird nur ein sehr geringer Teil des Potentials ausgeschöpft. Deshalb sollten Sie die Unternehmensziele für die folgenden Jahre unbedingt mit einbeziehen.

    Funktionale und nichtfunktionale Anforderungen

    Diesen Punkt sollten Sie mit besonders vielen Informationen anreichern. Für den Anbieter ist es so wesentlich einfacher, eine passende Lösung für Sie zu entwickeln. Funktionale und nichtfunktionale Anforderungen sind nämlich oftmals keine klaren Aussagen, die nur eine Interpretation zulassen. Häufig beschreiben Sie nur ein Ziel, für das aber unterschiedliche Lösungsansätze denkbar sind. In unserem Beitrag „Warum ist eine Anforderungsanalyse so wichtig?“ werden die funktionalen und nichtfunktionalen Anforderungen näher beschrieben.

    Das könnte Sie auch interessieren:

    • Warum ist eine Anforderungsanalyse so wichtig?
    • Was ist eigentlich Ein ERP-Workshop?

    lastenheft-planung

    Einsatzbereiche des Lastenhefts

    Beschreiben Sie weiterhin den vorgesehenen Zweck und die Einsatzbereiche.

    • In welchen Bereichen soll die Software zum Einsatz kommen?
    • Wer soll Sie bedienen?

    Beachten Sie, dass Planungsprozesse stetig im Wandel und nie in Stein gemeißelt sind. Überlegen Sie deshalb, wie Entscheidungen getroffen werden und wessen Zustimmung es dafür bedarf. Und auch,  wie mögliche Änderungen nachträglich in das Lastenheft übernommen werden sollen.

    Zusammenfassung

    • Beschreibung des Unternehmens
      • Name, Branche, Rechtsform, Standorte, Ansprechpartner etc.
      • Marktumfeld, Produkte, Leistungen
    • Beschreibung des Ist- und Soll-Zustands
      • Ausgangssituation
      • Aktuelle IT-Infrastruktur
      • Zielsetzung & Zeitplan
        • Zeitplan, Fristen, Termine
    • Funktionale & nichtfunktionale Anforderungen
    • Einsatzbereiche

    Tipps, die Sie bei dem Lastenheft-Erstellen beachten sollten

    Das Erstellen eines Lastenhefts erfordert eine strukturierte Herangehensweise. Es empfiehlt sich in jedem Fall, nicht einfach blind drauf los zu schreiben. Nehmen Sie sich etwas Zeit und fragen Sie sich bei Ihrem Vorhaben folgende Dinge: Warum benötigt das Unternehmen ein ERP-System? Welche Ziele sollen mit der Einführung erreicht und welche Prozesse optimiert werden? Die Erstellung eines Lastenhefts kann mehrere Wochen oder auch Monate in Anspruch nehmen. Legen Sie zu Beginn am besten eine Deadline fest. Diese kann hilfreich sein, um mit der nötigen Disziplin an der Erstellung zu arbeiten. Vor allem dann, wenn im Rahmen des Projekts weitläufige Umstrukturierungen geplant sind.

    Prüfen Sie die Prozessketten

    Beginnen Sie vorzugsweise damit, die Prozessketten zu prüfen und das schwächste Glied zu finden. Starten Sie dafür am Beginn der Wertschöpfungskette und von dort aus befragen Sie die nächsten Abteilungen. Welche Probleme gibt es genau? Dies hat zum einen den Vorteil, dass das Projektteam den gesamten Prozess sowie die jeweiligen Abhängigkeiten kennenlernt – und dadurch einen guten Überblick über die Abläufe erhält. Zum anderen können bekannte Schwachstellen durch das Lastenschrift-Erstellen optimaler Soll-Prozesse so bereits planerisch gelöst werden. Im nächsten Schritt können Sie durch die beschriebenen Prozesse nun die benötigten Features ableiten.

    erp-projektteam

    Anforderungen sollten sich an den Zielen orientieren

    Beachten Sie, dass sich die Anforderungen an Ihren Zielen orientieren sollten – und Sie die Unternehmensstrategie nicht aus den Augen verlieren. Achten Sie außerdem darauf, nur die Anforderungen, jedoch nicht deren Umsetzung zu beschreiben. Im Gegensatz zum Pflichtenheft sollten das Lastenheft immer lösungsneutral formuliert sein und so, dass es auch für Außenstehende verständlich ist. Weiterhin ist es wichtig, dass Sie auch Ihre Mitarbeiter in den Prozess mit einbeziehen. Bei großen Unternehmen ist die Wahrscheinlichkeit jedoch recht hoch, dass Sie viele und umfangreiche „Wunschzettel“ erhalten. Achten Sie darauf, diese nicht ungefiltert ins Lastenheft zu übernehmen – Chaos ist sonst vorprogrammiert.

    Das könnte Sie auch interessieren:

    • Kostentreiber einer ERP-Einführung

    Fazit

    Ein Lastenheft unterstützt Sie bei der Auswahl eines geeigneten Anbieters und bildet die Grundlage für eine erfolgreiche ERP-Einführung. Es ist nicht nur ein hilfreiches Instrument bei der Projektplanung: Zusätzlich werden Sie sich auch über die eigenen Ziele und Abläufe bewusst. Wichtig bei dem Erstellen des Lastenhefts ist, eine Balance zwischen den beiden „Extremen“ und eine geeignete Informationstiefe zu finden. Beschreiben Sie Ihre Anforderungen so, dass jemand der nicht Teil Ihres Unternehmens ist, sie verstehen kann. Verzichten Sie auf irrelevante Details und unrealistische „Nice to have“- Features. Im besten Fall ist Ihr Lastenheft strukturiert, prozessorientiert und lösungsneutral. Im Zweifelsfall gilt aber immer: Das ERP-System muss sich an Ihre Prozesse anpassen können – nicht umgekehrt.

    Sie möchten mehr zum Thema Anforderungsanalyse, Lastenheft oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren? Senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

    11. Januar 2021
    Schlagworte: ERP-Einführung, ERP-Projekt, Lastenheft
    https://www.timeline-erp.de/wp-content/uploads/lastenheft-2.jpg 1280 1920 Lisa Klein https://www.timeline-erp.de/wp-content/uploads/TimLine-ERP_Logo.png Lisa Klein2021-01-11 12:16:272022-06-14 14:08:13Das Lastenheft – Ein Leitfaden für den Auftraggeber
    Das könnte Dich auch interessieren
    erp-auswahl ERP-Einführung: Risiken erkennen und minimieren
    to-do-liste Ablauf einer erfolgreichen Einführung eines ERP-Systems
    frischgebackene-projektleiter Welche Aufgaben hat ein Projektleiter? Ein Leitfaden
    Insellösungen verursachen Datenflut ERP für kleine Unternehmen – so schaffen Sie Insellösungen ab
    ERP System - verwirrter Geschäftsmann mit vielen Notizzetteln auf seinem Körper Woran erkenne ich als Nutzer ein gutes ERP System?
    erp-projekt-team Diese Tipps helfen Ihnen bei der ERP-Auswahl

    Suche

    News

    • Ausgezeichnete IT-Ausbildung in der TimeLine Gruppe 17. November 2022
    • Webinar: TimeLine ERP im Überblick 5. Oktober 2022
    • FMB – Zuliefermesse Maschinenbau 8. September 2022
    • Aus Nachbarn und Mitwettbewerbern werden Partner 21. März 2022
    • Log4Shell Lücke – TimeLine Produkte sind nicht betroffen 14. Dezember 2021

    Blog Beiträge

    • Insellösungen verursachen Datenflut

      ERP für kleine Unternehmen – so schaffen Sie Insellösungen ab

      Fast alle großen Unternehmen nutzen heutzutage eine ERP-Software mit integrierten... Read more →

    • erp-projekt-team

      Diese Tipps helfen Ihnen bei der ERP-Auswahl

      Ein gut funktionierendes und auf die individuellen Bedürfnisse abgestimmtes ERP-System... Read more →

    • projektteam-meeting

      Pflichtenheft im ERP-Projekt – Kundenwünsche umsetzen

      Die Erstellung eines Lasten- und Pflichtenhefts gehört in der Regel... Read more →

    • lastenheft-meeting

      Das Lastenheft – Ein Leitfaden für den Auftraggeber

      Damit ein ERP-Projekt erfolgreich ist, müssen Sie einige Dinge beachten.... Read more →

    • anforderungsanalyse-projektteam

      Warum ist eine Anforderungsanalyse so wichtig?

      Ein neues ERP-System wird in folgenden Fällen eingeführt: Wenn entweder... Read more →

    Starten Sie Ihre 90 Tage Demo

    Testen Sie TimeLine ERP in vollem Umfang und ohne Einschränkungen für 90 Tage komplett kostenfrei und unverbindlich.

    JETZT KOSTENFREI TESTEN
    Produkte

    TimeLine Enterprise

    TimeLine Neo

    ERP-Branchenlösungen

    Customizing/Development Tool

    IT-Systeme und Services

    Service und Support

    ERP Support

    Sales Support

    Download Center

    Onlinepräsentation

    Über TimeLine

    Kontakt

    Referenzen

    Unternehmen

    Karriere

    Downloads

    TeamViewer

    Demos

    Broschüren

    ADV-Vertrag

    TimeLine® ERP – Ein Produkt der TimeLine Business Solutions Group
    • Youtube
    • LinkedIn
    • Karriere
    • AGB
    • Datenschutz
    • Impressum
    Warum ist eine Anforderungsanalyse so wichtig?anforderungsanalyse-projektteamprojektteam-meetingPflichtenheft im ERP-Projekt – Kundenwünsche umsetzen
    Nach oben scrollen