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Das Lastenheft – Ein Leitfaden für den Auftraggeber

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Damit ein ERP-Projekt erfolgreich ist, müssen Sie im Vorhinein einige Dinge beachten. Die Durchführung einer Anforderungsanalyse beispielsweise, sollte auf Ihrer To-Do-Liste an erster Stelle stehen. Sie gibt Ihnen die Möglichkeit, die Rahmenbedingungen für das Projekt abzustecken und festzulegen, was das System überhaupt alles können muss, um Ihre Prozesse optimal unterstützen zu können. Die Ergebnisse aus der Analyse werden in der Regel in einem Lastenheft festgehalten. Klingt eigentlich unproblematisch oder? Ist es aber keineswegs. Die Herausforderung besteht darin, die passende Balance zu finden. Ist Ihr Lastenheft zu oberflächlich, kommt es zu vielen Rückfragen oder auch unterschiedlichen Auffassungen Ihrer Formulierungen. Verlieren Sie sich hingegen im Detail, können ERP-Anbieter Ihre Wünsche kaum umsetzen und der Aufwand steht nicht im Verhältnis zum Nutzen. Aber wie sieht nun der optimale Aufbau eines Lastenhefts in der Praxis aus? In diesem Beitrag erfahren Sie, was ein Lastenheft überhaupt ist und was Sie bei der Erstellung beachten sollten.

Definition – Was ist ein Lastenheft eigentlich?

Ein Lastenheft ist Teil des Anforderungsmanagements und sozusagen das Fundament für eine erfolgreichen ERP-Einführung. Es wird durch den Auftraggeber erstellt, bei einem ERP-Projekt ist dies der Kunde. Wie bereits erwähnt, werden in diesem Dokument die Ergebnisse aus der Anforderungsanalyse festgehalten. Alle Anforderungen, die zur Erreichung des Projektziels erfüllt werden müssen, werden darin beschrieben. Konkret bedeutet dies, welche Eigenschaften und Funktionen ein ERP-System mitbringen muss. Ein gutes Lastenheft unterstützt alle involvierten Personen – es ist sowohl Entscheidungshilfe für das Unternehmen, als auch Leitfaden für den ERP-Anbieter. Letztendlich bringt es zum Ausdruck, wie der Einsatz der Software dazu beiträgt, die Prozesse und Abläufe in Ihrem Unternehmen optimal zu unterstützen. Das Dokument wird nach Erstellung an alle infrage kommenden ERP-Anbieter versendet und unterstützt somit unter anderem auch den Auswahlprozess.

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Lastenheft vs. Pflichtenheft – Wo liegt der Unterschied?

Das Lastenheft beschreibt also, was ein ERP-System alles können sollte. Im Zusammenhang mit dem Lastenheft stolpert man aber auch immer wieder über den Begriff „Pflichtenheft“ – was hat es damit auf sich? Das Pflichtenheft wird zu einem späteren Zeitpunkt vom Auftragnehmer erstellt, in diesem Fall der ERP-Anbieter. Es beschreibt, wie die Anforderungen aus dem Lastenheft konkret abgedeckt werden sollen und enthält somit klare Lösungsvorschläge für die Umsetzung. Es dient zur detaillierten Planung für die Implementierung der Software und enthält exakte Spezifikationen hinsichtlich der Software-Konfiguration.

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Warum sollte man ein Lastenheft erstellen?

Am Anfang eines jeden ERP-Projekts steht die Überlegung, warum und in welchen Unternehmensbereichen die Software eingesetzt werden soll. An diesem Punkt sollten Sie mit der Erstellung des Lastenhefts beginnen. Aber braucht man das wirklich? Unbedingt, denn das Lastenheft erfüllt zwei wichtige Funktionen:

Lastenheft ist wichtig für Kunde und ERP-Anbieter

Auf der einen Seite hilft es Ihnen bei allen Entscheidungen, die Sie im Laufe des ERP-Projekts treffen müssen. Zum Beispiel sind die im Lastenheft dokumentierten Anforderungen hilfreich, um einen passenden ERP-Anbieter zu finden. Auch während der Umsetzung können Sie es immer wieder unterstützend zur Hand nehmen. Auf der anderen Seite ist das Lastenheft ein wichtiges Dokument für die Anbieter auf Ihrer Long- und Shortlist, da es alle relevanten Informationen über Ihr Unternehmen und Ihre Anforderungen zusammenfasst. Die Anforderungen im Lastenheft spiegeln sozusagen Ihre Erwartungen an das System wider und somit dient es als eine Art Leitfaden. ERP-Anbieter können so besser entscheiden, ob Ihre spezifischen Wünsche auch umgesetzt werden können und mit möglichen Vorschlägen zur Anforderungserfüllung antworten. Außerdem, wie bereits erwähnt, wird das Lastenheft zu einem späteren Zeitpunkt zu deinem Pflichtenheft ausgearbeitet. Es ist zum einen Teil des Vertrags zwischen Ihnen und dem ausgewählten ERP-Anbieter, sowie Grundlage für Tests und Abnahmen.

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Guideline – So erstellen Sie ein Lastenheft

Die passende Informationstiefe für ein Lastenheft zu finden ist gar nicht so einfach. Ein gutes Lastenheft ist mehr als eine Auflistung an Anforderungen. Es definiert zum einen die Basisanforderungen und enthält außerdem Erklärungen, damit Außenstehende die Formulierungen des Dokuments richtig interpretieren können. Die Herausforderung dabei ist allerdings, nicht zu stark auf jedes einzelne Detail einzugehen. Für den Begriff Lastenheft, sowie zu den Inhalten des Dokuments bestehen derzeit keine verbindlichen Regelungen oder gesetzliche Definitionen. Es haben sich mit der Zeit jedoch Inhalte herauskristallisiert, die branchenübergreifend eingehalten werden.

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Folgende Punkte sollten in einem Lastenheft enthalten sein:

Die im Lastenheft dokumentierten Anforderungen sollten im besten Fall so aufbereitet sein, dass sie später zu einem Pflichtenheft weiterentwickelt werden können. Es empfiehlt sich außerdem die Inhalte nicht nach Belieben aneinanderzureihen, sondern eine strukturierte Gliederung vorzunehmen.

Beschreibung des Unternehmens

Beginnen Sie damit, das Unternehmen kurz vorzustellen. Der künftige ERP-Anbieter kann sich so ein erstes Bild von Ihnen und Ihren Leistungen machen und besser einschätzen, ob er Ihre Anforderungen auch zufriedenstellend umsetzen kann. Dazu gehören zunächst natürlich der Name Ihres Unternehmens, die Branche, Standorte und auch ein Ansprechpartner, den er bei Rückfragen kontaktieren kann. Außerdem können Sie das Marktumfeld, sowie Ihre Produkte und Leistungen beschreiben. Diese Angaben sind zwar optional, verbessern aber die Qualität Ihres Lastenhefts deutlich. Diese Fragen können Sie beispielsweise beantworten:

  • Was verkaufen Sie?
  • Haben Sie Konkurrenten? Wenn ja, wer?
  • Was sind Ihre Stärken und Schwächen?
  • Was unterscheidet Sie von anderen Unternehmen? Gibt es ein Alleinstellungsmerkmal?

Danach sollten Sie den aktuellen Ist- sowie den gewünschten Soll-Zustand beschreiben:

Ausgangssituation

Beschreiben Sie Ihre derzeitige Ausgangslage sowie die aktuelle IT-Infrastruktur:

  • Wie kam es zu dem Wunsch, ein neues ERP-System einzusetzen?
  • Haben Sie bereits ein ERP-System im Einsatz? Wenn ja, welche Probleme sind aufgetreten? Wie sind Sie mit diesen bisher umgegangen?
  • Haben Sie weitere Softwarelösungen im Einsatz, die per Schnittstelle angebunden werden müssen?

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Zielsetzung & Zeitplan

Auch wenn eine ERP-Einführung ein umfangreiches und oft auch langwieriges Projekt ist, sollten Sie das Ziel nicht aus den Augen verlieren. Erläutern Sie deshalb konkret, welches Ergebnis Sie erwarten und woran Sie den Erfolg messen wollen. Dies ist nicht nur für den ERP-Anbieter wichtig, sondern kann auch für Sie selbst nützlich sein, um sich von Zeit zu Zeit die Prioritäten des Projekts noch einmal ins Gedächtnis zu rufen. Auch ein Zeitplan sollte Bestandteil Ihres Lastenhefts sein:

  • Wann erwarten Sie eine Antwort?
  • Zu welchem Zeitpunkt sollen Workshops stattfinden?
  • Wann soll die Implementierung beginnen?
  • Im Hinblick auf Digitalisierung & Industrie 4.0:
    • Wie soll die zukünftige Ausrichtung des Unternehmens aussehen?

Wird das ERP-System nur eingesetzt, um den aktuellen Zustand zu verbessern und Fehler auszumerzen, wird nur ein sehr geringer Teil des Potentials ausgeschöpft, deshalb sollten Sie die Unternehmensziele für die folgenden Jahre unbedingt mit einbeziehen.

Funktionale und nichtfunktionale Anforderungen

Diesen Punkt sollten Sie mit besonders vielen Informationen anreichern. Für den Anbieter ist es so wesentlich einfacher, eine passende Lösung für Sie zu entwickeln, denn funktionale und nichtfunktionale Anforderungen sind oftmals keine klaren Aussagen, die nur eine Interpretation zulassen. Häufig beschreiben Sie nur ein Ziel, für das aber unterschiedliche Lösungsansätze denkbar sind. In unserem Beitrag „Warum ist eine Anforderungsanalyse so wichtig?“ werden die funktionalen und nichtfunktionalen Anforderungen näher beschrieben.

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Einsatzbereiche

Beschreiben Sie weiterhin den vorgesehenen Zweck und die Einsatzbereiche.

  • In welchen Bereichen soll die Software zum Einsatz kommen?
  • Wer soll Sie bedienen?

Beachten Sie, dass Planungsprozesse stetig im Wandel und nie in Stein gemeißelt sind. Überlegen Sie deshalb, wie Entscheidungen getroffen werden, wessen Zustimmung es dafür bedarf und wie mögliche Änderungen nachträglich in das Lastenheft übernommen werden sollen.

Zusammenfassung

  • Beschreibung des Unternehmens
    • Name, Branche, Rechtsform, Standorte, Ansprechpartner etc.
    • Marktumfeld, Produkte, Leistungen
  • Beschreibung des Ist- und Soll-Zustands
    • Ausgangssituation
    • Aktuelle IT-Infrastruktur
    • Zielsetzung & Zeitplan
      • Zeitplan, Fristen, Termine
  • Funktionale & nichtfunktionale Anforderungen
  • Einsatzbereiche

Tipps, die Sie bei der Erstellung beachten sollten

Die Erstellung eines Lastenhefts erfordert eine strukturierte Herangehensweise. Es empfiehlt sich in jedem Fall, nicht einfach blind drauf los zu schreiben. Nehmen Sie sich etwas Zeit und fragen Sie sich, warum das Unternehmen ein ERP-System benötigt, welche Ziele mit der Einführung erreicht und welche Prozesse optimiert werden sollen. Die Erstellung eines Lastenhefts kann mehrere Wochen oder auch Monate in Anspruch nehmen. Legen Sie zu Beginn am besten eine Deadline fest. Diese kann hilfreich sein, um mit der nötigen Disziplin an der Erstellung zu arbeiten. Vor allem dann, wenn im Rahmen des Projekts weitläufige Umstrukturierungen geplant sind.

Prüfen Sie die Prozessketten

Beginnen Sie vorzugsweise damit, die Prozessketten zu prüfen und das schwächste Glied zu finden. Starten Sie dafür am Beginn der Wertschöpfungskette und von dort aus befragen Sie die nächsten Abteilungen. Welche Probleme gibt es genau? Dies hat zum einen den Vorteil, dass das Projektteam den gesamten Prozess sowie die jeweiligen Abhängigkeiten kennenlernt und dadurch einen guten Überblick über die Abläufe erhält. Zum anderen können bekannte Schwachstellen durch die Erstellung optimaler Soll-Prozesse so bereits planerisch gelöst werden. Im nächsten Schritt können Sie durch die beschriebenen Prozesse nun die benötigten Features ableiten.

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Anforderungen sollten sich an den Zielen orientieren

Beachten Sie, dass sich die Anforderungen an Ihren Zielen orientieren sollten und Sie die Unternehmensstrategie nicht aus den Augen verlieren. Achten Sie außerdem darauf, nur die Anforderungen, jedoch nicht deren Umsetzung zu beschreiben. Im Gegensatz zum Pflichtenheft sollten Sie das Lastenheft immer lösungsneutral und so formulieren, dass es nicht nur für Sie, sondern auch für Außenstehende verständlich ist. Weiterhin ist es wichtig, dass Sie auch Ihre Mitarbeiter in den Prozess mit einbeziehen. Bei großen Unternehmen ist die Wahrscheinlichkeit jedoch recht hoch, dass Sie viele und umfangreiche „Wunschzettel“ erhalten. Achten Sie darauf, diese nicht ungefiltert ins Lastenheft zu übernehmen – Chaos ist sonst vorprogrammiert.

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Fazit

Ein Lastenheft unterstützt Sie bei der Auswahl eines geeigneten Anbieters und bildet die Grundlage für eine erfolgreiche ERP-Einführung. Es ist nicht nur ein hilfreiches Instrument bei der Projektplanung, zusätzlich werden Sie sich auch über die eigenen Ziele und Abläufe bewusst. Wichtig bei der Erstellung ist, eine Balance zwischen den beiden „Extremen“ und eine geeignete Informationstiefe zu finden. Beschreiben Sie Ihre Anforderungen so, dass jemand der nicht Teil Ihres Unternehmens ist, sie verstehen kann. Verzichten Sie auf unrelevante Details und unrealistische „Nice to have“- Features. Im besten Fall ist Ihr Lastenheft strukturiert, prozessorientiert und lösungsneutral. Im Zweifelsfall gilt aber immer: Das ERP-System muss sich an Ihre Prozesse anpassen können – nicht umgekehrt.

Wenn Sie mehr zum Thema Anforderungsanalyse, Lastenheft oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

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Warum ist eine Anforderungsanalyse so wichtig?

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Ein neues ERP-System wird in der Regel dann eingeführt, wenn entweder noch keines im Einsatz ist, oder das bisherige System den Anforderungen nicht weiter gerecht wird. Viele Unternehmen, die den Entschluss gefasst haben, ein neue Software einzuführen, begeben sich meist direkt auf die Suche nach einem geeigneten ERP-Anbieter. Die spezifischen Anforderungen, die man an das neue System hat und auch die unternehmerischen Ziele, die man künftig verfolgt, werden in dieser Phase oft nicht genauer beachtet und hinterfragt. Aber wie wollen Sie herausfinden, welches ERP-System am besten zu Ihnen passt, wenn Sie sich nicht mit den eigenen Prozessen auseinandersetzen? Die Konsequenz zeigt sich häufig während der Umsetzung – Probleme die hier entstehen, sind nicht selten auf eine schlechte Vorbereitung zurückzuführen. Der erste Schritt sollte deshalb immer sein, eine qualitativ hochwertige Anforderungsanalyse zu erstellen. In diesem Beitrag haben wir alle wichtigen Informationen rund um das Thema Anforderungsanalyse für Sie zusammengetragen.

Was ist überhaupt eine Anforderungsanalyse?

Bevor wir darüber sprechen, wie Sie am besten eine Anforderungsanalyse anfertigen, sollten wir erst einmal kurz klären, was man darunter genau versteht und warum man sie eigentlich anwendet. Eine Anforderungsanalyse wird häufig in der Informatik durchgeführt, kann aber auch in vielen anderen Bereichen Anwendung finden. Bei der Einführung eines ERP-Systems eignet sie sich allerdings besonders gut, da Sie durch eine ausführliche Anforderungsanalyse Anpassungen im späteren Projektverlauf deutlich reduzieren können. Das spart natürlich nicht nur Zeit und Geld, sondern schont auch alle anderen eingesetzten Ressourcen. Bei einer Anforderungsanalyse handelt es sich letztendlich um ein Dokument, welches noch vor der eigentlichen ERP-Auswahl angefertigt wird. Sinn und Zweck dieser ist es, sich vor dem eigentlichen Start des ERP-Projekts erst einmal ausführlich mit den Anforderungen, die man an das neue System hat, auseinanderzusetzen und diese anschließend verständlich zu dokumentieren. Auch zukünftige Ziele sowie die Strategie des Unternehmens sollten dabei berücksichtigt werden.

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Eine Anforderungsanalyse wird aber nicht nur benötigt, um die reinen Anforderungen festzuhalten, sondern auch um beurteilen zu können, ob die gewünschten Anforderungen technisch und wirtschaftlich überhaupt umgesetzt werden können. In der Praxis ist es häufig so, dass Probleme die im Projektverlauf auftreten, im Nachhinein auf Analysefehler zurückgeführt werden können. Alle gesammelten Informationen sollten deshalb im Vorhinein auf Machbarkeit und Risiko geprüft werden. Es gibt verschiedene Möglichkeiten und Methoden, eine solche Analyse durchzuführen. Dazu zählen unter anderem verschiedene Tools, die die Anforderungen analysieren, dokumentieren und verwalten. Die Ergebnisse werden in der Regel anschließend in ein Lastenheft übertragen und zu einem späteren Zeitpunkt in Zusammenarbeit mit dem ERP-Anbieter zu einem Pflichtenheft erweitert. Bei einer Anforderungsanalyse unterscheidet man zwischen funktionalen und nichtfunktionalen Anforderungen:

Funktionale Anforderungen

Bei den funktionalen Anforderungen handelt es sich um spezifische Anforderungen, die dem Projekt direkt zugeordnet werden können:

  • Was soll das System leisten?
    • Auf präzise Formulierungen achten
      • Beispiel: „Das ERP-System sollte mindestens 1500 Bestellungen pro Tag verarbeiten können.“
  • Welche Dienste soll es anbieten?
  • Eingaben, Verarbeitungen, Ausgaben
  • Verhalten in bestimmten Situationen
    • Gegebenenfalls: Was soll es explizit nicht tun?

Nichtfunktionale Anforderungen

Bei den nichtfunktionalen Anforderungen handelt es sich um Anforderungen, die dem Projekt nicht direkt zugeordnet werden können. Das liegt daran, dass sie nicht nur im ERP-Projekt selbst Anwendung finden, sondern auch auf andere Projekte und Vorhaben übertragen werden können:

  • Wie soll das System oder einzelne Funktionen arbeiten?
  • Welche Qualitätsanforderungen haben Sie in Bezug auf
    • Performanz, Zuverlässigkeit oder Wartbarkeit?
  • Anforderungen an die Benutzbarkeit des Systems
  • Technische Anforderungen

Warum sollte man eine Anforderungsanalyse durchführen?

Dass eine Anforderungsanalyse der erste Schritt sein sollte, wenn Sie mit dem Gedanken spielen, ein ERP-System einzuführen, haben wir nun geklärt. Aber warum eigentlich? Ist es nicht viel einfacher, direkt einen Anbieter zu suchen, um keine wertvolle Zeit zu verlieren? Eine ERP-Einführung scheitert in den seltensten Fällen daran, dass sich kein passender Anbieter finden lässt. Die Systeme sind mittlerweile auf die unterschiedlichsten Branchen, Unternehmensgrößen und Geschäftsbereiche ausgerichtet, sodass sich für jeden eine passende Lösung finden lässt. Zumal individuelle und spezifische Anpassungen jederzeit möglich sind.

Eine schlechte Vorbereitung bringt ERP-Projekte zum scheitern

Eine schlechte Vorbereitung aufgrund mangelnder Kommunikation und Dokumentation ist schon eher ein Grund dafür, dass ein ERP-Projekt scheitert. Je komplexer ein Projekt ist und je mehr Menschen involviert sind, desto schwieriger ist auch die Kommunikation untereinander. Deshalb ist es gerade bei einem ERP-Projekt besonders wichtig, alle relevanten Punkte so detailliert wie möglich festzuhalten. Das Budget für eine ausführliche Analyse wird jedoch gerne schmal gehalten. Dabei sind Fehler, die erst im Laufe des Projekts entdeckt und anschließend korrigiert werden müssen, wesentlich aufwändiger zu beheben und mit mehr Kosten verbunden, als jene die bereits zu Beginn des Projekts entdeckt und somit weitestgehend verhindert werden können.

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Vorteile einer Anforderungsanalyse

Klar, eine hochwertige Analyse kostet vor allem Zeit und Geld, ist aber wichtig für den weiteren Projektverlauf. Mit ihr legen Sie sozusagen das Fundament für alle zukünftigen Entscheidungen, die das ERP-Projekt betreffen. Sie dient als Basis für weitere Schritte, wie zum Beispiel die Systemarchitektur, Vertragsgestaltungen oder auch die Kommunikation untereinander und hilft Ihnen somit, das Projekt größentechnisch besser einzuschätzen. Sehen Sie es als eine gute Gelegenheit, das eigene Unternehmen mit allen Strukturen und Prozessen noch einmal neu zu analysieren und sich vielleicht auch zu fragen, ob es Bereiche gibt, die man künftig optimieren könnte. Ein weiterer Vorteil ist, dass eine Anforderungsanalyse dabei hilft, den Überblick zu behalten und einen gemeinsamen Konsens zu schaffen. Jede Abteilung hat vermutlich andere Anforderungen an das System, welche unbedingt aufeinander abgestimmt und angepasst werden sollten, um Chaos und unnötige Features zu vermeiden. Nicht zuletzt hilft sie natürlich auch dabei, die weitere ERP-Auswahl näher einzugrenzen.

Was sollte in einer Anforderungsanalyse enthalten sein?

Was genau in der Anforderungsanalyse enthalten sein sollte, kann man nicht pauschal sagen. Die Inhalte richten sich stark nach Ihrem individuellen Projekt. Folgende Punkte sind also kein Muss, sondern eher eine Richtlinie an der Sie sich orientieren können.

Anforderungsermittlung

Zunächst sollten Sie alle funktionalen und nichtfunktionalen Anforderungen, die mit dem ERP-Projekt in Verbindung stehen, sammeln und notieren. Dies gelingt am besten durch Anwendergespräche. Binden Sie Ihre Mitarbeiter unbedingt in den Prozess mit ein, diese haben in der Regel den besten Blick auf die tatsächlichen Abläufe und Prozesse in ihrem jeweiligen Verantwortungsbereich, aber dazu später mehr. Wenn Sie bereits ein Lastenheft aus einem vorherigen Projekt haben, können Sie auch auf dieses zurückgreifen.

Anforderungsanalyse

Im nächsten Schritt sollten Sie die gesammelten Informationen auswerten, klassifizieren, auf Vollständigkeit prüfen und mit anderen Anforderungen vergleichen, um thematisch ähnliche Wünsche zusammenzufassen.

Anforderungsbeschreibung

Wenn Sie alle Anforderungen gesammelt und analysiert haben, sollten Sie diese so detailliert wie möglich in einem Dokument zusammenfassen. Damit die Informationen auch für Außenstehende verständlich sind, ist es ratsam einzelne Anwendungsfälle zu beschreiben. Aussagen wie „Dieser Prozess ist doch selbstverständlich, das brauchen wir nicht zu dokumentieren“ sollten Sie unbedingt vermeiden, da der Interpretationsspielraum hier natürlich sehr groß ist.

Anforderungsrevision

Die dokumentierten Anforderungen sollten Sie zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal überprüfen und gegebenenfalls anpassen, falls sich die Anforderungen geändert haben. Dieser Schritt ist nicht unbedingt notwendig, aber ratsam um den gesamten Prozess kontinuierlich im Blick zu haben.

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Neben den Anforderungen sollten aber auch andere Punkte dokumentiert werden. Beschreiben Sie allgemein Ihr Vorhaben und definieren Sie Ihre Ziele. Was erwarten Sie von der Software? Auch der derzeitige Zustand sollte beschrieben werden, gerade dann, wenn bereits ein ERP-System im Einsatz ist, mit dem Sie nicht zufrieden sind. Last but not least, definieren Sie auch unternehmensinterne Begriffe, die nicht für jeden selbstverständlich sind, um Missverständnisse zu vermeiden. Aus diesen Informationen ergibt sich letztendlich eine ausführliche Anforderungsanalyse und gute Basis für die weiteren Schritte.

Zusammenfassung

  • Anforderungen sammeln und dokumentieren
    • funktionale Anforderungen
    • nichtfunktionale Anforderungen
  • Zielsetzung definieren
  • Allgemeine Beschreibung des Vorhabens
  • Ist-Zustand beschreiben
  • Soll-Zustand beschreiben
    • Was erwarten Sie von der Software?
  • Abkürzungen sowie Fachsprache definieren

Herangehensweise – so sammeln Sie alle wichtigen Informationen

Leider gibt es auch hier keinen einheitlichen oder vorgeschriebenen Weg, an dem Sie sich orientieren können. Wir können Ihnen aber einige Tipps und Methoden mit an die Hand geben, die hilfreich sind, um keine wichtigen Informationen zu vergessen. Wie weiter oben bereits erwähnt, sollten Sie damit beginnen, zunächst alle wichtigen Informationen zu sammeln. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten:

Brainstorming

Brainstorming eignet sich natürlich sehr gut, um in kurzer Zeit viele unterschiedliche Sichtweisen zu hören und Informationen zusammenzutragen. Setzen Sie sich dazu mit Mitarbeitern unterschiedlicher Tätigkeitsbereiche und Abteilungen zusammen. Jeder hat dann die Möglichkeit zu äußern, was er sich von dem neuen System erhofft. Sie werden recht schnell merken, dass sich einige Wünsche überschneiden und andere weit auseinandergehen. Wichtig ist, im nächsten Schritt alle genannten Anforderungen zu selektieren und zusammenzufassen. So sehen Sie recht schnell, welche Anforderungen wichtig sind und welche Sie vielleicht erst einmal im Hinterkopf behalten.

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Beobachtung

Bei dieser Methode können Sie beispielsweise einen oder mehrere Mitarbeiter aus unterschiedlichen Tätigkeitsbereichen bei der täglichen Arbeit begleiten. Dies ist zwar sehr zeitintensiv, aber auch aufschlussreich. Sie erhalten so einen guten Einblick in das Tagesgeschäft und können besser beurteilen, welche Anforderungen wirklich wichtig sind. Außerdem können Sie im direkten Gespräch gezielte Fragen stellen. Wichtig hierbei ist, dass Sie sich nicht im Detail verlieren, sondern das große Ganze betrachten.

Berichten

Diese Methode ist ähnlich zu der vorherigen, mit dem Unterschied, dass der entsprechende Mitarbeiter seine Tätigkeit selbst dokumentiert. Dies ist zwar für Sie selbst mit weniger Arbeit verbunden, der Nachteil ist jedoch dass die Ansicht des Mitarbeiters immer subjektiv ist und klare Vorgaben, sowie eine hohe Motivation der Mitarbeiter voraussetzt.

Fragebögen

Diese Methode eignet sich besonders gut bei großen Unternehmen mit vielen Mitarbeitern. Hierzu verteilen Sie einfach Fragebögen an die Mitarbeiter oder Verantwortlichen der einzelnen Abteilungen. Achten Sie jedoch auf die Formulierung Ihrer Fragen, da es sonst zu Verständnisproblemen und unterschiedlichen Auffassungen kommen kann, die nicht direkt besprochen werden können. Beachten Sie außerdem, dass die Auswertung der Fragen wahrscheinlich recht zeitintensiv ist, je nachdem wie viele Mitarbeiter an der Befragung teilnehmen.

Interviews

Diese Herangehensweise ist ähnlich zu der vorherigen, mit dem Unterschied, dass Sie die Mitarbeiter aus den verschiedenen Bereichen direkt befragen, um unterschiedliche Sichtweisen zu erhalten. Auch diese Methode ist sehr zeitaufwendig, jedoch können Fragen und Probleme direkt besprochen werden.

Fazit

Achten Sie darauf, die Anforderungsanalyse immer angepasst an das eigene Unternehmen durchzuführen. Nicht jede Methode eignet sich für jedes Unternehmen. Wichtig ist, das Projekt von allen Seiten zu betrachten, damit Sie keine Anforderungen übersehen und alle Wünsche in Betracht ziehen. Achten Sie deshalb darauf, neben den eigenen Wünschen auch die Sichtweisen der zukünftigen Nutzer zu berücksichtigen. Sie sind schließlich diejenigen, die im Alltag mit der Software arbeiten. Wenn Sie sich dennoch unsicher sind, wie Sie am besten vorgehen sollen, können Sie auch einen externen Berater hinzuziehen. Dieser kann neue Perspektiven aufzeigen und schützt vor Betriebsblindheit.

Wenn Sie mehr zum Thema Anforderungsanalyse oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

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Kostentreiber einer ERP-Einführung

Die Digitalisierung fordert Unternehmen mehr denn je, ihre Prozesse neu zu strukturieren und Abteilungen zu vernetzen. Ein guter Weg, dies umzusetzen ist ein ERP-System. Ob dieses eingeführt wird oder nicht, ist eigentlich immer eine Frage der Kosten. Das Erwerben der Software und die anschließende Umsetzung ist oft ein langer und kostenintensiver Weg. Schlussendlich erhalten Sie eine komplexe Software, die Ihre Kernprozesse langfristig unterstützt und verbessert. Trotzdem fürchten viele Unternehmen die finanzielle Hürde und so manches Projekt schafft es nicht über die Konzeptionsphase hinaus. Aber bevor Sie sich nun geschlagen geben und Ihr Vorhaben nicht weiter verfolgen – nicht alle Kosten einer ERP-Einführung sind in Stein gemeißelt. Es gibt einen variablen Anteil, den Sie durchaus beeinflussen können und sollten, damit das Projekt im finanziellen Rahmen bleibt. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie sich die Kosten einer ERP-Einführung zusammensetzen, wie Sie Kostentreiber erkennen und was Sie machen können, um diese zu reduzieren.

Wie setzen sich die Kosten einer ERP-Einführung zusammen?

Aber beginnen wir von Anfang an. Zunächst sollten wir klären, wie sich die Kosten einer ERP-Einführung überhaupt zusammensetzen. Wenn Sie dies wissen und auch die Faktoren kennen, die die Kosten negativ beeinflussen, haben Sie natürlich auch viel mehr Möglichkeiten, um Einfluss auf die Entwicklungen zu nehmen. Je nach Umfang der abzudeckenden Prozesse setzt sich der Preis aus diversen Faktoren zusammen. Mit einberechnet wird beispielsweise, welche Module oder wie viele Arbeitsplätze Sie benötigen. Da die Preismodelle aber in jedem Unternehmen variieren, lassen sich pauschal keine konkreten Aussagen zu den tatsächlichen Ausgaben eines ERP-Projekts treffen. Generell kann man aber sagen, dass sich die Kosten aus zwei Bereichen zusammensetzen. Der erste Bereich ist fix, weshalb Sie auf diesen leider keinen Einfluss haben. Dies sind:

  • die Lizenzkosten für die Software, etwa 50%

Die anderen 50% fließen in den zweiten und gleichzeitig auch variablen Anteil des Projekts, die Dienstleistungen. Dies sind zum einen:

  • Customizing sowie Beratungs- und Serviceleistungen und
  • die Schulung der Key-User und Endanwender

Wie viel genau in Customizing, Beratung und Schulung fließt, ist davon abhängig, wie nah Sie am Standard arbeiten. Aber egal ob Workshop, Konzeptionierung, Abstimmgespräche, Programmierung, Datenübernahme, Reporting oder Schulung – auf alle Dienstleistungen haben Sie als Kunde einen Einfluss. Wie Sie sehen, macht dieser Bereich rund die Hälfte der Kosten aus, hier können Sie also ansetzen. Natürlich sollten Sie nicht völlig auf dieses Angebot verzichten. Beratungen, Schulungen und technische Anpassungen sind zweifellos wichtig, um das ERP-System an die individuellen Anforderungen und Prozesse Ihres Unternehmens anzupassen und die Mitarbeiter mit dem System vertraut zu machen. Aus Kostengründen auf die Unterstützung des Anbieters zu verzichten, wäre unvernünftig. Allerdings können Sie mit einer guten Vorbereitung die Kosten in diesem Bereich deutlich senken. Ihre Mitarbeit ist gefragt!

Kostentreiber, die Sie als Unternehmer im Blick haben sollten

Ungewollte Kosten lassen sich leider nicht immer ganz vermeiden. Manchmal kommt es vor, dass sich gewisse Punkte trotz Workshop und Pflichtenheft schlecht abschätzen lassen. Diese zeigen sich dann erst im Laufe des Projekts. Es gibt aber auch Punkte, die sich mit einer guten Vorbereitung vermeiden lassen. Im Folgenden haben wir 5 Faktoren für Sie zusammengefasst, die sich im Laufe der Zeit als besondere Kostentreiber herauskristallisiert haben.

Kostentreiber 1 – Unklare Ziele und vage formulierte Anforderungen

Wenn Sie sich für den Einsatz eines ERP-Systems entscheiden, haben Sie vermutlich zumindest eine grobe Vorstellung davon, wie es Ihre Prozesse verbessern soll und was Sie sich von der Software erhoffen. Viele Unternehmen formulieren ihre Wünsche und Ziele allerdings nur sehr vage. Oft soll auch implementiert werden, was möglich ist – getreu dem Motto „Jedes Feature wird sich irgendwann als praktisch erweisen“. Das Problem, ist dass Sie die Kosten bei solch einer Herangehensweise meist nicht einkalkulieren können. Werden Anforderungen nur schwammig definiert und Probleme lediglich an der Oberfläche angekratzt, ohne mögliche Ursachen zu hinterfragen, steht das Projekt von Beginn an auf wackligen Beinen. Das Resultat zeigt sich spätestens bei der Erstellung des Lastenhefts. Dann bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als mit dem zu arbeiten, was sich die Belegschaft wünscht. Dass dabei viele Ansichtsweisen aufeinander prallen und Chaos vorprogrammiert ist, muss an dieser Stelle wohl nicht mehr erwähnt werden.

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Missverständliche Ziele und das Bestehen auf Funktionen, die eigentlich nicht notwendig sind, führen immer zu Anpassungen und damit einhergehend auch zu Mehrkosten. Wenn sich Anforderungen und Absprachen häufig ändern, kann es im schlimmsten Fall auch zu einer kompletten Neuorientierung kommen. Aber so muss es natürlich nicht laufen! In der Regel weist der ERP-Anbieter Sie auf mögliche Stolpersteine in der Anforderungsanalyse hin. Sie dürfen allerdings nicht vergessen, dass dieser im Rahmen des Workshops nur einen sehr kurzen Einblick in Ihren Tagesablauf und die dazugehörigen Prozesse erhält. Sie sind derjenige, der das Unternehmen am besten kennt – mit all seinen Besonderheiten.

Formulieren Sie Ihre Ziele so präzise wie möglich

Für einen guten Start ist es deshalb besonders wichtig, dass Sie Ihre Anforderungen und Wünsche so detailliert wie nur möglich definieren. Fragen Sie Ihren Anbieter, auf welche Punkte Sie für eine erfolgreiche Umsetzung besonders eingehen sollten. So zeigen sich Fehlentscheidungen früh und Sie haben die Möglichkeit, gegenzulenken.

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Kostentreiber 2 – Einflussreiche Abteilungen und eine schwache Projektleitung

Ein weiterer Kostentreiber kann das Verhalten der einzelnen Abteilungen in Verbindung mit einer schwachen Projektleitung sein. Es kommt immer wieder vor, dass einzelne Mitarbeiter oder auch ganze Abteilungen mehr Freiraum haben als andere. Diese sind es normalerweise gewohnt, ihr Vorhaben durchzusetzen und wenig Kompromisse einzugehen. Auch kommt es vor, dass einzelne Mitarbeiter in dem Projekt eine Möglichkeit sehen, sich selbst zu verwirklichen. Dann soll jede noch so kleine Idee umgesetzt werden – sei es eine Auswertung, Liste oder Abfrage. Kommt zu dieser Situation noch eine Projektleitung, die leicht nachgibt und alle Wünsche absegnet, sehen Sie als Entscheider sich vermutlich schon bald mit einer langen Liste voller Wünsche, Anforderungen und Ideen Ihrer Belegschaft wieder. Aber welche Funktionen sind nun tatsächlich von Belang? Es ist kaum möglich, dann noch den Überblick zu behalten.

Eine starke Projektleitung hilft, die Kosten im Rahmen zu halten

Teure Anpassungen sind weniger den Abteilungen oder einzelnen Mitarbeitern geschuldet, sondern eher einer Projektleitung die schnell klein beigibt. Um die Kosten im Blick zu halten, benötigen Sie vor allem eine starke Projektleitung, die Vorschläge der Belegschaft auch mal ablehnt. Zum anderen aber auch das Vertrauen der Mitarbeiter, in Sie und Ihre Entscheidungen. Das heißt natürlich nicht, dass die Vorschläge der Mitarbeiter nicht ernst genommen oder in Betracht gezogen werden sollten, schließlich können diese am besten beurteilen, welche Funktionen von Vorteil sind. Eine gute Möglichkeit ist es, zunächst alle Anpassungswünsche der Belegschaft zu notieren und trotzdem erst einmal mit den Standardabfragen, -suchen, und -listen zu arbeiten. Nach einer gewissen Zeit im Tagesgeschäft wird schnell deutlich, ob weitere Anpassungen sinnvoll sind oder ob sich die gewünschten Punkte erübrigt haben.

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Kostentreiber 3 – Schlecht vorbereitete Daten

Die Grundlage eines ERP-Systems bildet die Datenbank und am Anfang einer jeden ERP-Einführung wird festgelegt, welche Daten in das neue System übernommen werden sollen. Meistens sind es nur die Stammdaten. Jeder hat aber eine andere Definition von „Stammdaten“, deshalb sollten Sie vorab sehr genau definieren, welche Daten genau übernommen werden sollen und ob diese auch auf dem aktuellsten Stand sind. So starten Sie mit frischen Daten und können den größten Nutzen aus der Software ziehen, ohne an nachträgliche Anpassungen denken zu müssen.

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Kostentreiber 4 – Die Schulung der Endanwender

Die Schulungskosten sind von zwei Faktoren abhängig. Zum einen, welche und wie viele Module eingesetzt werden sollen und zum anderen, wie viele Personen, wie oft geschult werden müssen. Je höher die Anzahl der Module ist, desto aufwendiger sind natürlich auch die Schulungen. Erfahrungsgemäß ist der Schulungsaufwand mit einer jungen Altersstruktur niedriger, als bei einer älteren. Junge, PC affine Personen müssen oft nur ein mal geschult werden, ältere hingegen öfter.

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Kostentreiber 5 – Geringe Priorität des Projekts

Viele Unternehmen denken, dass die Einführung eines ERP-Systems ein Prozess ist, der neben dem eigentlichen Tagesgeschäft herläuft und nicht viele Ressourcen erfordert. Von dem Gedanken sollten Sie sich von Beginn an lösen. Das Projekt ist keine Dienstleistung, die Sie bei Ihrem ERP-Anbieter in Auftrag geben und anschließend nichts mehr mit „der Sache“ zu tun haben. Schließlich geht es um Ihre Prozesse und der Anbieter ist auch nicht dafür da, Ihre Mitarbeiter zu motivieren, sich auf die bevorstehenden Änderungen einzulassen.

Jede Dienstleistung erhöht die Kosten

Schenken Sie dem Projekt nicht die nötige Aufmerksamkeit, wird sich dies mit hoher Wahrscheinlichkeit auch in Ihrer Rechnung niederschlagen. Jedes zusätzliche Meeting, jeder verschobene Termin und jede Anreise des ERP-Beraters erhöht die Kosten. Damit die Umsetzung bestmöglich verläuft und sich Ihre Kosten nicht unnötig vermehren, ist also Ihre Mitarbeit erforderlich. Dies gilt auch für die Aufstellung des Projektteams. Oft werden Kundenprojekte dem ERP-Projekt vorgezogen. Das Projektteam besteht dann aus unerfahrenen Mitarbeitern, da die erfahrenen Kollegen an anderer Stelle dringender benötigt werden. Aus Ihrer Sicht mag das Sinn ergeben, schließlich bringt der Kunde Ihrem Unternehmen Umsatz und das ERP-Projekt hingegen kostet Sie erst einmal viele Ressourcen. Dieses Vorgehen führt aber meistens zu Mehrkosten, da unerfahrenen Mitarbeitern oft Fehler unterlaufen, die sich eigentlich vermeiden lassen. Das Prinzip ist eigentlich ganz simpel: Je mehr Priorität und Aufmerksamkeit Sie dem Projekt schenken, desto eher ist die Einführung über die Bühne gebracht und desto geringer fallen auch Ihre Kosten am Ende aus.

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Fazit – wie lassen sich Kostentreiber vermeiden?

Die Einführung eines ERP-Systems ist immer mit hohen Kosten verbunden. Die Software bringt zwar bereits viele Standardfunktionen mit, aber kein System kann von Beginn an perfekt auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sein. Individuelle Anpassungen sind deshalb durchaus wichtig und auch notwendig, um Ihre Prozesse optimal zu unterstützen und vollständig abzudecken. Allerdings sind nur die Hälfte der Kosten fix, das sollten Sie sich zu Nutze machen. Beachten Sie diese Punkte, steht einem erfolgreichen – und bezahlbaren – ERP-Projekt nichts mehr im Weg:

  • Es erfordert also immer eine gute Vorbereitung und Ihre Mitarbeit – mit einer ausführlichen Anforderungsanalyse können Sie spätere Anpassungen vermeiden. Definieren Sie also so präzise wie möglich, was das System am Ende können soll.
  • Eine starke Projektleitung trägt dazu bei, die Kosten der Einführung im Rahmen zu halten. Bestimmen Sie dafür eine Person, die die Kostenfrage nicht aus den Augen verliert und der Belegschaft gegenüber standhaft bleibt.
  • Die Datenbank ist das Herzstück der Software. Gut vorbereitete Daten verhindern nachträgliche Anpassungen und verbessern die Performance.
  • Der Schulungsaufwand ist abhängig von der Belegschaft und dem Umfang der gewählten Module.
  • Last but not least, weisen Sie dem Projekt eine angemessene Priorität zu. Je weniger Aufmerksamkeit Sie dem Projekt widmen, desto höher fallen am Ende auch die Kosten aus.

Wenn Sie mehr über die Kostentreiber eines ERP-Projekts oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

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„Digital Jetzt“ – Das Förderprogramm für den Mittelstand

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Die Digitalisierung betrifft Unternehmen in allen Größen und Branchen. In der heutigen Arbeitswelt sind digitale Technologien entscheidend für die Wettbewerbs- und Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens. Sie ermöglichen neue Geschäftsmodelle, intelligente Arbeits- und Produktionsprozesse, sowie eine effektivere Kundengewinnung und bessere Vernetzung. Um die Digitalisierung weiter voranzutreiben hat das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) das Förderprogramm „Digital Jetzt – Investitionsförderung für KMU“ ins Leben gerufen. Es erweitert die auf Bundes- und Landesebene bestehenden Fördermöglichkeiten für die Digitalisierung des Mittelstandes und ist weiterhin ein wichtiger Bestandteil der Mittelstandsstrategie des BMWi. In diesem Beitrag erfahren Sie alles über das neue Förderprogramm und wie Sie die Funktionen von TimeLine bei der Antragstellung nutzen können.

Digital Jetzt – das Wichtigste im Überblick

Laut BMWi messen 60% der kleinen und mittelständischen Unternehmen digitalen Technologien eine große Bedeutung bei, aber rund die Hälfte hat keine Kompetenzen in diesem Bereich. Digital Jetzt hat sich zum Ziel gesetzt, mittelständische Unternehmen in allen Phasen ihres Digitalisierungs- und Innovationsprozesses zu unterstützen, vor allem jedoch soll es eine Anregung für Unternehmen sein, in digitale Technologien sowie die Qualifizierung und das Know-how ihrer MitarbeiterInnen zu investieren.

Wer kann eine Förderung beantragen?

Antragsberechtigt sind mittelständische Unternehmen

  • aus allen Branchen (inklusive Handwerksbetrieb und freie Berufe)
  • mit 3 bis 499 Beschäftigten,

die entsprechende Digitalisierungsvorhaben planen, zum Beispiel Investitionen in Soft- und Hardware oder in die Qualifizierung ihrer MitarbeiterInnen.

Das Unternehmen muss außerdem eine Betriebsstätte oder Niederlassung in Deutschland haben, in der die Investition erfolgt. Zum Zeitpunkt der Förderbewilligung darf das Vorhaben noch nicht begonnen haben und nach der Bewilligung muss es zudem in der Regel innerhalb von zwölf Monaten umgesetzt werden. Weiterhin muss das Unternehmen die Verwendung der Fördermittel nachweisen können.

Welche Investitionen werden durch das Förderprogramm bezuschusst?

Das Förderprogramm enthält zwei verschiedene Module. Eine Förderung kann in beiden Modulen beantragt werden.

Modul 1 – Investitionen in digitale Technologien

Das Modul „Investitionen in digitale Technologien“ unterstützt Investitionen in Soft- und Hardware, insbesondere für die interne und externe Vernetzung des Unternehmens. Gefördert werden Investitionen in digitale Technologien und damit verbundene Prozesse und Änderungen im Unternehmen. Diese Investitionen müssen von Ihnen als Antragsteller konkret benannt werden. Hierzu gehören insbesondere Hard- und Software, welche die interne und externe Vernetzung der Unternehmen fördern, zum Beispiel unter folgenden Aspekten: Datengetriebene Geschäftsmodelle, Künstliche Intelligenz (KI), Cloud-Anwendungen, Big Data, Sensorik, 3D-Druck sowie IT-Sicherheit und Datenschutz.

Modul 2 – Investitionen in die Qualifizierung der Mitarbeitenden

Das Modul „Investitionen in die Qualifizierung der Mitarbeitenden“ unterstützt Unternehmen dabei, Beschäftigte im Umgang mit digitalen Technologien weiterzubilden. Gefördert werden Investitionen, die die Qualifizierung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Unternehmens verbessern – insbesondere bei der Erarbeitung und Umsetzung einer digitalen Strategie im Unternehmen sowie bei IT-Sicherheit und Datenschutz, aber auch ganz grundsätzlich zu digitalem Arbeiten und den nötigen Basiskompetenzen. Das Qualitätsniveau der Weiterbildungsanbieter muss durch eine Zertifizierung nach ISO 9001 oder eine Akkreditierung nach AZAV belegt sein.

Wie wird gefördert?

Die maximale Fördersumme von Digital Jetzt beträgt 50.000 Euro, bei Investitionen von Wertschöpfungsketten oder -netzwerken kann sie bis zu 100.000 Euro betragen, mindestens jedoch 17.000 Euro in Modul 1 und 3.000 Euro in Modul 2. Der Förderzuschuss bemisst sich anteilig an den Investitionskosten des Unternehmens. Die Förderquote (in % der Investitionskosten) ist nach Unternehmensgröße gestaffelt. Um die wirtschaftlichen Auswirkungen der Corona-Pandemie zu begrenzen, gelten für alle bis zum 30.06.2021 eingehenden Anträge höhere Förderquoten. Ab dem 01.07.2021 gelten die ursprünglich vorgesehenen Förderquoten (Werte in Klammern).

  • 50 Beschäftigte: bis zu 50 (40) %
  • 250 Beschäftigte: bis zu 45 (35) %
  • 499 Beschäftigte: bis zu 40 (30) %.

Kleinere Unternehmen erhalten somit also einen etwas höheren prozentualen Zuschuss. Die Förderung wird als Zuschuss gewährt und muss außerdem nicht zurückgezahlt werden. In der Regel haben Sie 12 Monate Zeit, ihr gefördertes Digitalisierungsvorhaben im Unternehmen umzusetzen. Die Auszahlung des Zuschusses erfolgt anschließend nach erfolgreicher Verwendungsnachweisprüfung.

Antragstellung und Laufzeit der Förderung

Das Antragstool wird am 7. September 2020 freigeschaltet. Ein Antrag auf Förderung kann ausschließlich über das elektronische Antragsformular gestellt werden, alle für den Antrag notwendigen Unterlagen bzw. Anlagen können Sie als Anhang mitsenden. Folgende Themenblöcke müssen bei der Antragstellung durchlaufen werden:

  • Registrierung
  • Unternehmensdaten
  • Kontaktdaten des Antragstellenden (Projektleitung/ bevollmächtigte Person; Geschäftsführung)
  • Digitalisierungsplan
  • Finanzierungsplan

Ein Antrag auf Förderung ist bis einschließlich 2023 zu stellen.

Alle weiteren wichtigen Informationen zu dem Förderprogramm finden Sie hier:

Was muss im Digitalisierungsplan enthalten sein?

Wie bereits erwähnt, müssen Sie dem Antrag auf Förderung einen Digitalisierungsplan hinzufügen, die erforderlichen Angaben dazu können direkt im Antragstool eingetragen werden. Grundlage für eine positive Förderentscheidung ist die schlüssige Gesamtdarstellung des geplanten Investitionsvorhabens. Der Digitalisierungsplan sollte aus folgenden drei Teilen bestehen:

Ausgangssituation

Stellen Sie anhand einer Selbsteinschätzung den aktuellen Stand der Digitalisierung im Unternehmen, bzw. in den für die Investitionen relevanten Unternehmensbereichen dar.

Investitionsvorhaben

Beschreiben Sie umfassend das geplante Investitionsvorhaben, die Ziele die Sie mit der Förderung verfolgen und die konkreten Verbesserungen für das Unternehmen, zum Beispiel in Bezug auf das Geschäftsmodell bzw. die Geschäftsfelder, die Unternehmensprozesse, den Bereich IT-Sicherheit oder die Kompetenzen Ihrer MitarbeiterInnen im Bereich Digitalisierung.

Nachhaltige Wirkung der Investition

Beschreiben Sie die voraussichtlich zu erwartenden Effekte der Investitionen auf die weitere Entwicklung des Unternehmens.

So können Sie die Funktionen von TimeLine für die Antragstellung nutzen

Angefangen beim Angebot bis hin zur Lieferung kann TimeLine ERP Sie lückenlos unterstützen. Nachfolgend haben wir Ihnen einige Funktionen zusammengefasst, die Ihnen bei der Antragstellung von „Digital Jetzt“ zugute kommen. Anhand dieser Beispiele können Sie im Digitalisierungsplan erläutern, wie der Einsatz von TimeLine Sie bei Ihrem Digitalisierungsvorhaben unterstützt.

Warenwirtschaft – so haben Sie alle Warenbewegungen stets im Blick

Chaos im Lager muss nicht sein! Mit dem Warenwirtschaftssystem in TimeLine steuern Sie alle Prozesse, die mit Ihren Warenbewegungen zu tun haben. Von der Beschaffung über Reservierungen bis zur Produktion und Lieferung haben Sie immer alle Warenbewegungen im Blick – und das auf allen Lägern. So haben Sie stets einen organisierten Bestand und durch automatisierte Arbeitsabläufe außerdem eine hohe Zeitersparnis. Weitere Informationen »

PPS – planen, steuern und kontrollieren Sie Ihre Produktionsabläufe

Die Planung einer Produktion geht meist mit einem hohen Zeitaufwand einher. Es erfordert Erfahrung und Weitsicht, alle Schritte und Abläufe zu berücksichtigen und zu koordinieren. Ein PPS-System unterstützt den gesamten Prozess und hilft Ihnen dabei, die Produktionsabläufe im Unternehmen zu planen, zu steuern und zu kontrollieren. Es unterstützt Sie bei der Fertigung von Waren und berücksichtigt dabei Menge, sowie verfügbare Kapazitäten und den vereinbarten Liefertermin. Ressourcen wie Maschinen, Mitarbeiter und Materialien können so viel effizienter eingesetzt werden. Unser ERP-System trägt dazu bei, dass Sie viele Abläufe in Ihrem Unternehmen digitalisieren und dadurch leichter überbrücken können. Die Produktionsplanung und -steuerung in TimeLine ist einfach zu handhaben und vereint verschiedene Funktionen. Wir haben unser PPS-System auf die Bedürfnisse der Fertigungsbetriebe ausgelegt und Funktionen integriert, die in der täglichen Arbeit helfen und die Abläufe insgesamt flexibler und lukrativer gestalten. Weitere Informationen »

Digitale Rückmeldung aus der Produktion

TimeLine ERP deckt nicht nur den PPS-Bereich ab, sondern unterstützt auf ein- und denselben Terminals auch Buchungen für die Personalzeiterfassung (PZE), Betriebsdatenerfassung (BDE), Maschinendatenerfassung (MDE) und Qualitätsdatenerfassung (QDE) – in einem integrierten Gesamtsystem ohne Schnittstellen! Terminals, Server und Software kommen aus einer Hand und sind perfekt aufeinander abgestimmt.

Personalzeiterfassung (PZE)

Durch die Personalzeiterfassung wird die Anwesenheit der MitarbeiterInnen ermittelt oder auch Urlaube, Krankheit oder Überstunden erfasst. Die Personalzeiterfassung in TimeLine besteht aus zwei Teilen – der Erfassung in einer Tablet-Oberfläche sowie einer Auswertung. In der Touch-optimierten Oberfläche können Mitarbeiter Kommt- und Geht-Zeiten sowie einfache Dienstgänge stempeln. Diese Zeiten werden gespeichert und in der Auswertung als Journal, Tages- oder Monatsübersicht dargestellt. Ebenfalls erhalten Sie eine Anwesenheitsübersicht, um direkt zu sehen, welche Mitarbeiter heute im Unternehmen unterwegs sind. Mit dem Soll-/Ist-Vergleich sehen Sie alle geleisteten Stunden eines Mitarbeiters in einer übersichtlichen Tabelle. Dabei wird direkt die Differenz und nach dem Festschreiben auch die somit eventuell angefallenen Überstunden errechnet. Folglich können Sie bequem Überstundenkonten führen und der Urlaubsansprüche dokumentieren. Weitere Informationen »

Betriebsdatenerfassung (BDE)

Durch BDE-Buchung stehen Ihnen alle relevanten Daten der Produktion zur Verfügung. Dies erhöht nicht nur die Produktivität, sondern ermöglicht auch eine fundierte Nachkalkulation. Letztendlich können Sie mit der Erfassung der Betriebsdaten genau nachhalten, wie viel die Produktion eines Teiles gekostet hat. Die TimeLine-BDE-Lösung ist eine ins ERP-System integrierte Softwarelösung, die Verbuchungen direkt online im ERP-System vornimmt. Dafür loggt sich das BDE-Terminal direkt in die Datenbank ein, ein separater Server ist dafür nicht erforderlich. Es gibt es keine Zeitverzögerung und auch keine Batchläufe für die Verbuchung. Fehlermeldungen bei der Falscheingabe erfolgen direkt an den Mitarbeiter am BDE-Terminal. Navigations- und Suchfunktionen ermöglichen außerdem eine einfache Bedienung der Terminals, diese können Sie selbst konfigurieren, indem Sie festlegen was abgefragt werden soll und was nicht. Hardware-technisch ist das TimeLine-BDE-System für Touchscreen-Terminals optimiert. Weitere Informationen »

Maschinendatenerfassung (MDE)

Die Maschinendatenerfassung ist sozusagen das Bindeglied zwischen Maschine und ERP-System. Sie dient der einfachen und kostengünstigen Erfassung von Maschinenlaufzeiten, Störzeiten, Leistungsgraden und Stückzahlen. Mit der MDE-Software können Sie Ihre Maschinen direkt in Ihr TimeLine-PPS-System integrieren. So haben Sie den Produktionsstatus immer im Blick, können Stückzahlen und Störzeiten erfassen und der Maschinenspiegel zeigt Ihnen außerdem gelaufene Zyklen, Restlaufzeiten sowie Störungen oder Stillstände in einer Übersicht. Weitere Informationen »

CRM – einheitliche und übersichtliche Kundendaten

Im Wesentlichen bietet ein CRM-System eine einheitliche und übersichtliche Plattform, um die Daten von Ihren Kunden und potenziellen Interessenten zu verwalten. Jegliche Informationen, die Ihnen über einen Kunden vorliegen, sind überschaubar an einem Ort zusammengefasst. Sie können Sie auf einen Blick einsehen und außerdem alle Interaktionen einfach dokumentieren, analysieren und organisieren. Ein CRM-System wird häufig dann eingesetzt, wenn es einem Unternehmen besonders wichtig ist, die Beziehung zum Kunden zu pflegen und zu stärken. TimeLine bietet Ihnen ein umfangreiches CRM-System integriert in das ERP-System, so behalten Sie stets den Überblick über Ihre Geschäftspartner und den dazugehörigen Dokumenten. Weitere Informationen »

DMS – zertifiziert und revisionssicher

In Deutschland muss jedes Unternehmen seine Dokumente bis zu 10 Jahre und teilweise darüber hinaus revisionssicher aufbewahren. Unter revisionssicher versteht man im Grunde die „Unveränderbarkeit“ von Dokumenten, alle Dokumente und Belege die nach der Bearbeitung archiviert werden, dürfen von diesem Zeitpunkt an nicht mehr verändert werden. Durch ein DMS-System sind Ihre Daten sicher und transparent archiviert und schnell und einfach wieder verfügbar. Dies verbessert nicht nur die Arbeitsabläufe, sondern auch die Kommunikation untereinander. TimeLine bietet Ihnen ein integriertes Dokumentenmanagement im ERP-System. Mit unserem DMS-System können Sie beispielsweise beliebige Dokumente mit ERP-Objekten wie Kunden, Artikeln oder Projekten verlinken und für eine schnelle Volltextsuche automatisch verschlagworten. Ein eigenständiges, ins ERP-System integriertes Mailprogramm ermöglicht es außerdem, Mails automatisch einem Kunden oder Lieferanten zuzuordnen. Das TimeLine-DMS besteht weiterhin aus einem separaten Dateisystem, das von außen nicht zugänglich ist. Auf diese Weise steht Ihnen ein geschützter Bereich für Ihre Dateien zur Verfügung. Weitere Informationen »

Informieren Sie sich gerne über die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP – bei der Antragstellung von „Digital Jetzt“ können wir Sie gerne aktiv unterstützen. Senden Sie uns dafür einfach eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

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Förderprogramme für die ERP-Einführung nutzen

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»Wer wettbewerbsfähig bleiben will, muss digitalisieren!« – Diesen Satz kennt wohl jeder Unternehmer. Die Digitalisierung ist mittlerweile Gesprächsthema in allen Branchen und steht auf der Unternehmensagenda oft weit oben. Auch die Bundesregierung hat erkannt, dass Nachholbedarf in Sachen Digitalisierung besteht. Viele Unternehmer wissen aber nicht, dass es Förderprogramme gibt, die solche Digitalisierungsvorhaben unterstützen und bezuschussen. Kleine und mittelständische Unternehmen haben so die Möglichkeit, die Infrastruktur im Unternehmen neu zu organisieren und Prozesse zu digitalisieren. Dieser Beitrag soll Ihnen einen Überblick über die verschiedenen Förderprogramme der einzelnen Bundesländer geben und wie Sie diese in Anspruch nehmen können.

Digitalisierung beginnt beim ERP-System

Doch was bedeutet Digitalisierung eigentlich genau? Auf der einen Seite muss sich natürlich die Arbeitsorganisation und das Arbeitsumfeld an sich verändern, aber auch die im Unternehmen eingesetzte Anwendungssoftware, wie beispielsweise ein ERP-System, unterliegt  den Veränderungen, damit es zukünftig für neue Herausforderungen gewappnet ist. ERP-Systeme dienen längst nicht mehr nur zum Erfassen und Verwalten von Daten, durch integrierte Bereiche für Kundenservice, Finanzen oder Dokumentenmanagement kommt die Software in praktisch allen Geschäftsprozessen zum Einsatz und bildet somit das digitale Herzstück vieler Unternehmen.

Verschiedene Förderprogramme in ganz Deutschland

Besonders für kleine und mittelständische Unternehmen ist die Einführung einer ERP-Software jedoch oft nicht nur eine Chance, sondern auch eine große Herausforderung. Viele befürchteten vor allem einen hohen finanziellen Aufwand. Schnell kommt die Frage auf »Können wir uns die Software überhaupt leisten?« – besonders problematisch in diesem Zusammenhang ist, dass ein ERP-Projekt oft mit Vorleistungen beginnt, die dem Unternehmen zunächst keine Vorteile bringen. In ganz Deutschland gibt es deshalb verschiedene Förderprogramme für Unternehmen mit bis zu 250 MitarbeiterInnen. Diese Förderprogramme können in der Regel von kleinen und mittelständischen Unternehmen, Start-Ups der gewerblichen Wirtschaft und des Handwerks mit Niederlassung in Deutschland, welche Unterstützung bei der Digitalisierung brauchen, in Anspruch genommen werden. Thematisch gefördert wird meist die Einführung oder Verbesserung von IT-Sicherheit und Prozessdigitalisierung, sowie viele Themen im Bereich Online-Marketing und die Entwicklung von Digitalprodukten.

Staatliche Fördermittel unterscheiden sich auf Landesebene stark

Auf Landesebene unterscheiden sich die verfügbaren Fördertöpfe von Bundesland zu Bundesland stark. In manchen Förderprogrammen werden ausschließlich Beratungs- sowie Umsetzungsleistungen bezuschusst und die eigentliche Software bzw. Lizenzgebühren ist von der Förderung ausgeschlossen. In anderen Programmen ist das genaue Gegenteil der Fall, dann werden meist nur Lizenzen und keine Dienstleistungen gefördert. Das Förderangebot ist sehr komplex und unübersichtlich, achten Sie deshalb genau darauf, was im Detail bezuschusst wird – Lizenzen, Wartung oder Dienstleistungen. Die Mühe lohnt sich, gerade bei kleinen Unternehmen kann die Fördersumme ausschlaggebend sein. Nachfolgend können Sie sich über die Fördermöglichkeiten in Ihrem Bundesland informieren:

Baden-Württemberg – Digitalisierungsprämie

Die Förderung der Digitalisierung in Baden-Württemberg erfolgt durch die Digitalisierungsprämie. Das Förderprogramm richtet sich hauptsächlich an kleine und mittelständische Unternehmen aller Branchen mit bis zu 100 MitarbeiterInnen, sowohl FreiberuflerInnen als auch gewerbliche Unternehmen. Mit dieser Prämie werden konkrete Projekte zur Einführung neuer digitaler Lösungen sowie zur Verbesserung der IT-Sicherheit gefördert. Kosten für Hard- und Software, sowie die damit verbundenen Dienstleistungen und Mitarbeiterschulungen sind ebenfalls förderungsfähig. Die Digitalisierungsprämie ist ein Hybrid-Programm aus Tilgungszuschuss und Kredit und kann innerhalb von zwei Jahren einmal erhalten werden. Das beantragte Darlehen muss mindestens 10.000 Euro betragen, die maximale Förderungshöhe liegt bei 100.000 Euro. Die Kreditlaufzeit liegt bei 5, 7 oder 10 Jahren. Den Antrag für die Digitalisierungsprämie können Sie bei Ihrer Hausbank stellen, anschließend wird dieser an die L-Bank weitergeleitet und dort verwaltet. Voraussetzung für die Förderung ist unter anderem, dass das eingereichte Projekt noch nicht gestartet ist.

Weitere Informationen zu den Konditionen der Digitalisierungsprämie finden Sie hier:

Bayern – Digitalbonus

In Bayern erfolgt die Förderung der Digitalisierung durch den Digitalbonus, dieser ist in zwei Varianten verfügbar. Das Förderprogramm richtet sich an kleine und mittelständische Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft mit bis zu 250 MitarbeiterInnen und Betriebsstätte in Bayern. Zu den förderfähigen Themen zählen unter anderem die Einführung oder Verbesserung der IT-Sicherheit sowie die Migration und Portierung von IT-Systemen und -Anwendungen. In der Variante ‚Standard‘ können Unternehmen einen Zuschuss bis zu 10.000 Euro beantragen, in der Variante ‚Plus‘ bis zu 50.000 Euro – hierfür muss das Vorhaben allerdings innovativ sein und mit einem Verantwortlichen aus dem jeweiligen Regierungsbezirk besprochen werden. Am Anfang eines jeden Monats wird ein Antragsportal geöffnet und Anträge können gestellt werden. Sie müssen jedoch schnell sein, denn in der Regel wird dieses nach einer halben Stunde wieder geschlossen. Haben Sie es in diesem Zeitfenster nicht geschafft einen Antrag zu stellen, müssen Sie bis zum Folgemonat warten.

Weitere Informationen zu den Konditionen des Digitalbonus finden Sie hier:

Berlin – Gründungsbonus

In Berlin erfolgt die Förderung der Digitalisierung durch den Gründungsbonus, insbesondere für Start-Ups ist dies ein beliebtes Förderinstrument. Antragsberechtigt sind rechtlich selbstständige, auf Gewinnerzielung ausgerichtete Gründungen, Start-Ups bzw. Kleinstunternehmen mit Sitz in Berlin und maximal 10 MitarbeiterInnen sowie weniger als 2 Mio. Euro Umsatz oder Jahresbilanzsumme. Außerdem darf die Unternehmensgründung nicht länger als 12 Monate zurückliegen und der Hauptsitz des Unternehmens muss nach dem Projekt drei weitere Jahre in Berlin bestehen bleiben. Weiterhin muss es sich um ein technologisches, digitales, kreatives oder nachhaltiges Geschäftsmodell handeln. Durch die Förderung erhalten Unternehmen einen initialen Kostenzuschuss von 50% zu den förderfähigen Ausgaben, die maximale Förderhöhe beträgt 50.000 Euro. Die Investitionsbank Berlin-Brandenburg (IBB) bzw. deren Tochtergesellschaft ‚IBB Business Team‘ verwalten das Programm. Den Antrag auf Förderung können Sie online einreichen, diesem ist ein ausführlicher Businessplan mit Gesamtkonzept und Finanzteil hinzuzufügen.

Weitere Informationen zum Gründungsbonus finden Sie hier:

Brandenburg – Gründung Innovativ & BIG-Digital

In Brandenburg erfolgt die Digitalisierung zu einem Großteil durch die Förderprogramme Gründung Innovativ und BIG-Digital. Verantwortlich für die Abwicklung ist die Investitionsbank Brandenburg (ILB) in Kooperation mit der Wirtschaftsförderung Berlin-Brandenburg (WFBB).

Gründung Innovativ

Durch das Förderprogramm Gründung Innovativ können die mit einer Gründung zusammenhängenden Kosten, unter anderem Beratungsleistungen die der Produkt, Prozess- oder Technologieentwicklung dienen, sowie technische Entwicklungsleistungen und einmalige Ausgaben für den Erwerb von Lizenzen gefördert werden. Unternehmen können die Förderung innerhalb von drei Jahren nach Gründung in Anspruch nehmen. Die maximale Förderquote liegt bei 50% und die Fördersumme muss mindestens 25.000 Euro betragen, maximal jedoch 100.000 Euro. Für eine Erstbewertung müssen Sie der WFBB einen Businessplan vorlegen, welcher anschließend anhand eines transparenten Punkteschemas auswertet wird. Es können maximal 24 Punkte erreicht werden. Ein Antrag ist förderberechtigt, wenn mindestens 14 Punkte erreicht und kein Kriterium mit 0 Punkten bewertet wurde. 

BIG-Digital

BIG-Digital fördert über verschiedene Module Beratungs-, Umsetzungs- sowie Schulungsleistungen. Antragsberechtigt sind Unternehmen mit Betriebsstätte in Brandenburg, die höchstens 250 MitarbeiterInnen beschäftigen und weniger als 50 Mio. Euro Jahresumsatz machen. Gefördert werden beispielsweise Aufwendungen des Unternehmens zur konkreten Umsetzung von Digitalisierungsprozessen, einschließlich der dafür erforderlichen Hard- und Software, sowie Mitarbeiterschulungen zu den IT-Systemen. Die maximale Förderquote liegt bei 50% und beträgt bis zu 50.000 Euro in den Modulen ‚Beratung & Schulung‘ und bis zu 500.000 Euro im Modul ‚Implementierung‘. Für die Antragstellung müssen Sie zunächst eine Erstberatung durch die WFBB durchlaufen, anschließend kann ein Antrag bei der ILB gestellt werden. Im Vergleich zu anderen Förderprogrammen ist die Antragstellung hier eher aufwendig.

Weitere Informationen zu den Förderprogrammen finden Sie hier:

Bremen – Beratungsförderungsprogramm zu Digitalisierung und Arbeit 4.0

In Bremen wird die Digitalisierung durch das Beratungsförderungsprogramm zu Digitalisierung und Arbeit 4.0 gefördert. Geprüfte Unternehmensberater überlegen hierbei gemeinsam mit Ihnen und Ihren MitarbeiterInnen, welche Prozesse sich verbessern lassen. Kleine und mittelständische Unternehmen mit bis zu 250 MitarbeiterInnen und Sitz oder Niederlassung in Bremen oder Bremerhaven können Beratungsleistungen beantragen. Die Höhe der Förderung liegt bei 50%, maximal jedoch 5.000 Euro. Einen Antrag auf Förderung können Sie telefonisch oder per E-Mail anfordern.

Weitere Informationen zu dem Förderprogramm finden Sie hier:

Hamburg

Hamburg hat derzeit kein eigenes Förderprogramm für Digitalisierungsmaßnahmen zur Verfügung.

Hessen – Digital-Zuschuss

Das Hessische Ministerium für Wirtschaft, Energie, Verkehr und Wohnen stellt 2020 insgesamt rund sieben Millionen Euro für Digitalisierungsmaßnahmen zur Verfügung. Das Land Hessen möchte Unternehmen dadurch bei der digitalen Transformation ihrer Produktions- und Arbeitsprozesse, sowie bei der Einführung oder Verbesserung von IT-Sicherheit unterstützen. Der Digital-Zuschuss kann von kleinen und mittleren Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft, sowie freie Berufe mit einer Betriebsstätte in Hessen in Anspruch genommen werden. Eine Förderung kann ab zuwendungsfähigen Sachausgaben in Höhe von 4.000 Euro erfolgen und ist auf ist höchstens 10.000 Euro begrenzt. Voraussetzung für die Gewährung des Antrags ist, dass das Projekt noch nicht gestartet ist. Achtung: Der 3. Förderaufruf für 2020 findet am 15.09.2020 statt.

Weitere Informationen zum Digital-Zuschuss finden Sie hier:

Mecklenburg-Vorpommern – Digi-Trans

In Mecklenburg-Vorpommern erfolgen Digitalisierungsmaßnahmen durch das Förderprogramm DigiTrans. Antragsberechtigt sind kleine und Kleinstunternehmen, sowie mittlere Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft mit weniger als 250 MitarbeiterInnen, sowie Hauptsitz in Mecklenburg-Vorpommern und entweder einem Jahresumsatz von höchstens 50 Mio. Euro oder einer Jahresbilanzsumme von höchstens 43 Mio. Euro. Startups und bestehende Unternehmen, die über innovative Ideen für neue, digitale Geschäftsmodelle und über Lösungen für die Umstellung von analogen auf digitale Prozesse verfügen, können die Förderung in Anspruch nehmen. Bestimmte Wirtschaftszweige und Branchen, sowie Investitionen in Standardhardware und Standardsoftware sind von der Förderung allerdings ausgeschlossen.

Weitere Informationen zu DigiTrans finden Sie hier:

Niedersachen – Digitalbonus

In Niedersachsen stehen durch den Digitalbonus rund 15 Mio. Euro für Digitalisierungsmaßnahmen bereit. Dieser Fördertopf wird durch die NBank verwaltet, welche auch entsprechende Anträge entgegen nimmt. Durch den Digitalbonus werden Investitionen in Hard- und Software zur Digitalisierung von Prozessen, Produkten und Dienstleistungen, sowie die Verbesserung der IT-Sicherheit gefördert. Nicht förderungsfähig hingegen sind Mitarbeiterschulungen oder Beratungsleistungen externer Berater. Unternehmen mit bis zu 250 MitarbeiterInnen der gewerblichen Wirtschaft, sowie Handwerksbetriebe und freiberufliche Planungsbüros im Bereich des digitalen Bauens mit Sitz in Niedersachen können dieses Angebot in Anspruch nehmen. Der beantragte Zuschuss muss mindestens 2.500 Euro betragen, die maximale Förderhöhe liegt bei 10.000 Euro. Bei kleinen Unternehmen werden bis zu 50% der förderfähigen Kosten bezuschusst, mittlere Unternehmen erhalten 30%.

Weitere Informationen zum Digitalbonus Niedersachsen finden Sie hier:

Nordrhein-Westfalen – Mittelstand Innovativ & Digital und Digitalisierung & Innovation

In Nordrhein-Westfalen erfolgen Maßnahmen zur Digitalisierung zu einem großen Teil durch die Förderprogramme Mittelstand Innovativ & Digital und Digitalisierung & Innovation.

Mittelstand Innovativ & Digital – MID-Gutscheine

Das Förderprogramm Mittelstand Innovativ & Digital unterstützt mit verschiedenen Gutscheinvarianten kleine und mittlere Unternehmen. Den MID-Gutschein gibt es in drei Varianten, die auf verschiedenen Handlungsfeldern eingesetzt werden können. Unternehmen mit Sitz in Nordrhein-Westfalen aller Branchen, die weniger als 250 MitarbeiterInnen und einen Jahresumsatz von maximal 50 Mio. Euro oder eine Bilanzsumme von maximal 43 Mio. Euro aufweisen, können dieses Angebot in Anspruch nehmen. Zu den förderfähigen Themen zählen beispielsweise externe Beratungs-, Entwicklungs- und Umsetzungsdienstleistungen, nicht förderungsfähig sind allerdings die Ausstattung mit Hard- oder Software sowie Projekte, die ausschließlich das Ziel haben, die allgemeine IT-Sicherheit zu verbessern. Die Höhe der Förderung hängt von der Größe des Unternehmens ab.

NRW.BANK – Digitalisierung & Innovation

Die NRW.BANK bietet Darlehen zur Finanzierung von Digitalisierungs- und Innovationsvorhaben. Antragsberechtigt sind mittelständische Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft, die sich mehrheitlich im Privatbesitz befinden und deren Jahresumsatz – einschließlich verbundener Unternehmen – 500 Mio. € nicht überschreitet, sowie Angehörige der freien Berufe. Förderfähig sind zum Beispiel die Integration von digitalen Kundenschnittstellen, wie etwa ein CRM-System an das Produktionsleitsystem (MES) oder auch die vollumfängliche Vernetzung der Ressourcenplanung durch ein ERP-System.

Weitere Informationen zu Umfang & Konditionen der Förderprogramme finden Sie hier:

Rheinland-Pfalz – BITT-Technologieberatung

Die Beratung für Innovation und Technologietransfer bietet Unterstützung für Unternehmen die bis zu 250 MitarbeiterInnen beschäftigen und einen Jahresumsatz von 50 Mio. Euro bzw. eine Jahresbilanzsumme von 43 Mio. Euro nicht überschreiten. Die Betriebsstätte des Unternehmens muss außerdem in Rheinland-Pfalz liegen. Das Programm fördert anteilig die in Rechnung gestellten Beratungskosten, welche durch den digitalen Transformationsprozess im Unternehmen anfallen. Die Beratungskosten werden mit 50% bezuschusst, wobei die maximale Förderhöhe pro Beratungstag 400 Euro beträgt. In dem zu fördernden Unternehmen sind bis zu 15 Beratungstage innerhalb von drei Steuerjahren förderfähig. Die Antragsstellung erfolgt über die zuständige Handwerkskammer bzw. die Industrie- und Handelskammer (IHK). 

Weitere Informationen zur BITT-Technologieberatung finden Sie hier:

Saarland – DigitalStarter

Das Förderprogramm DigitalStarter unterstützt die Digitalisierung kleiner und mittlerer Unternehmen aus allen Branchen im Saarland. Antragsberechtigt sind Unternehmen mit bis zu 250 MitarbeiterInnen und Betriebsstätte oder Sitz im Saarland. Die Förderung umfasst unter anderem die Einführung neuer digitaler Systeme, sowie die Einführung oder Verbesserung der IT-Sicherheit und weiterhin auch die Schulung der MitarbeiterInnen in den digitalen Systemen. Der beantragte Zuschuss muss mindestens 5.000 Euro betragen, die maximale Förderhöhe liegt bei 10.000 Euro. Der Fördersatz beträgt bei kleinen Unternehmen bis zu 35 % der zuwendungsfähigen Ausgaben, bei mittleren Unternehmen bis zu 20 %, jedoch jeweils höchstens 10.000 Euro.

Welche Maßnahmen im Detail förderfähig sind, können Sie hier nachlesen:

Sachsen – E-Business

In Sachsen erfolgt die Förderung der Digitalisierung durch das Förderprogramm E-Business. Antrags- und Bewilligungsstelle ist die Sächsische Aufbaubank. Kleine und mittlere Unternehmen mit Sitz oder zu begünstigender Betriebsstätte im Freistaat Sachsen können dieses Angebot in Anspruch nehmen. Dazu zählen das Handwerk, der Handel, die Dienstleister, die Kultur- und Kreativwirtschaft, Angehörige der Freien Berufe sowie Existenzgründer. Die Förderung umfasst unter anderem den Erwerb neuer Software, sowie für deren Nutzung notwendige Hardware und die Einführung der entwickelten Lösungen, inklusive Schulungen. Der Zuschuss beträgt bis zu 50% der zuwendungsfähigen Ausgaben, höchstens jedoch 50.000 Euro. Eine Förderung kann innerhalb von drei Jahren einmal gewährt werden.

Weitere Informationen zum Förderprogramm E-Business finden Sie hier:

Sachsen-Anhalt – Digital Innovation

Die Förderung der Digitalisierung in Sachsen-Anhalt erfolgt durch das Förderprogramm Digital Innovation. Mit dem Programm unterstützt das Land Sachsen-Anhalt Unternehmen bei der Konzeption und Umsetzung investiver Digitalisierungsprojekte. Antragsberechtigt sind Unternehmen mit bis zu 250 MitarbeiterInnen mit Sitz oder Betriebsstätte in Sachsen-Anhalt. Da die Mittel für das Förderprogramm derzeit jedoch ausgeschöpft sind, können keine Anträge mehr gestellt werden.

Weitere Informationen zu dem Förderprogramm finden Sie hier:

Schleswig-Holstein

Schleswig-Holstein hat kein eigenes Förderprogramm für Digitalisierungsmaßnahmen.

Thüringen – Digitalbonus

Die Förderung der Digitalisierung in Thüringen erfolgt durch den Digitalbonus. Kleine und mittlere Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft, insbesondere verarbeitendes Gewerbe, unternehmensnahe Dienstleistungen, Baugewerbe sowie Handwerk und Handel und wirtschaftsnahe FreiberuflerInnen können eine Förderung in Anspruch nehmen. Förderungsfähig sind beispielsweise die Ausgaben für Software, Hardware und externe Dienstleistungen, etwa durch die Einführung eines ERP- oder MES-Systems, sowie deren intelligente Vernetzung oder auch die Implementierung eines DMS-Systems inklusive aller notwendigen Server- und Netzwerkstrukturen. Die Schulung der Mitarbeiter hingegen ist nicht förderungsfähig. Die Förderung beträgt bis zu 50% der zuwendungsfähigen Ausgaben, höchstens jedoch 15.000 Euro. Die förderfähigen Ausgaben müssen mindestens 5.000 Euro betragen und dürfen grundsätzlich 150.000 Euro nicht übersteigen.

Weitere Informationen zum Digitalbonus finden Sie hier:

KfW-Kredite – ERP-Digitalisierungs- und Innovations­kredit

Mittelständische Unternehmen, Freiberufler und junge Unternehmen in Gründung können außerdem für Investitionen und Betriebsmittel in den Bereichen Innovation und Digitalisierung den ERP-Digitalisierungs- und Innovations­kredit der KfW-Bank in Anspruch nehmen.

Weitere Informationen zu Umfang & Konditionen finden Sie hier:

Wenn Sie weitere Fragen zu den Förderprogrammen der verschiedenen Bundesländer oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Bei der Antragstellung können wir Sie gerne aktiv unterstützen. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

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Wasserfall-Methode oder agile ERP-Einführung?

Die Einführung einer ERP-Software beansprucht in der Regel viele Ressourcen und der Zeitaufwand ist oft enorm, das ist nichts Neues. Dies ist aber auch nicht verwunderlich, wenn man bedenkt, wie stark das System mit den eigenen Prozessen verwebt ist. Das Projekt im Voraus gut zu organisieren erleichtert allen Beteiligten die Arbeit und hilft dabei, nachträgliche und kostspielige Anpassungen zu vermeiden. Dazu gehört auch, sich für eine Vorgehensweise zu entscheiden, mittels welcher die neue Software integriert werden soll. Noch bevor das eigentliche Projekt also beginnt, müssen sich Kunde und ERP-Anbieter die Frage stellen, welche Vorgehensweise die Einführung am schnellsten und effizientesten realisieren kann. Es gibt zwei sehr gegensätzliche Modelle, die sich nach wie vor großer Beliebtheit erfreuen – die Wasserfall-Methode und die agile Vorgehensweise. 

Gemäß dem Motto „Alte Besen kehren gut“ setzen die meisten Unternehmen auf die klassische und altbewährte Wasserfall-Methode. Zwar interessieren sich auch immer mehr Kunden für agile Entwicklungsmethoden, aber nur wenige trauen sich auch zu, das neue ERP-System nach diesem Konzept einzuführen. Viele Verantwortliche sind nach wie vor skeptisch und nicht bereit, einen Teil ihrer Kontrolle abzugeben. Nun ergeben sich vielleicht einige Fragen: Was genau ist der Unterschied zwischen den beiden Ansätzen? Welcher ist besser für die Anforderungen meines Unternehmens geeignet? Dieser Beitrag soll Ihnen eine Übersicht über die beiden Methoden sowie deren Vor- und Nachteile geben und Ihnen somit die Entscheidung hoffentlich etwas erleichtern.

Der klassische Ansatz – Die Wasserfall-Methode

Für gewöhnlich läuft eine ERP-Einführung nach der klassischen Wasserfall-Methode ab. Gerade im Software-Bereich war diese lange Zeit Standard. Die erste formale Beschreibung dieses Modells wird Winston W. Royce zugeschrieben. In seinem 1970 erschienenen Artikel „Managing the Development of large Software Systems“ verwendet er zwar nicht den Begriff „Wasserfall“, machte aber schon damals deutlich, dass diese Methode ausbaufähig und nicht für jedes Projekt geeignet sei. Die Wasserfall-Methode zeichnet sich durch einen streng linearen Projektverlauf aus. Zu Beginn wird der Verlauf festgelegt, indem das Projekt in mehrere Phasen eingeteilt wird. Diese werden dann nacheinander und in einer vorher definierten Reihenfolge konsequent abgearbeitet. Nach Beendigung einer Phase prüfen Kunde und Anbieter die Ergebnisse und geben diese anschließend frei. Jede abgeschlossene Phase leitet eine neue ein und gilt als unveränderlich, spätere Modifikationen sind in der Regel nicht vorgesehen. Entscheidungen können und sollen nicht mehr rückgängig gemacht werden.

Es gibt mittlerweile verschiedene Varianten, aber das Grundmodell besteht aus folgenden sechs Schritten:

  • Anforderungsanalyse – Festlegung der vorhergesehenen Funktionen 
  • Konzeption – Entwicklung der Softwarearchitektur
  • Implementierung – Entwickeln und integrieren der Software
  • Integrationstests – Fehler suchen und beseitigen
  • Rollout – Inbetriebnahme des Systems
  • Support – Sicherstellen, dass der Kunde keine Probleme mit dem Produkt hat

Im einem Lastenheft werden dafür die unternehmerischen Ziele und Anforderungen des Kunden an das ERP-System festgehalten und im Pflichtenheft wird definiert, wie diese umgesetzt werden. Die konkrete Ausführung ist von Anbieter zu Anbieter unterschiedlich.

Stärken der Wasserfall-Methode

Die Wasserfall-Methode ist nach wie vor sehr beliebt. Nicht ohne Grund, denn sie bietet vor allem klare und geordnete Strukturen, was für einige Unternehmer einen hohen Stellenwert hat. Die Einführung einer ERP-Software ist vor allem eine große Veränderung, Planung und Struktur geben in dieser Zeit etwas mehr Sicherheit und sind daher gerne gesehen. Spätestens nach der Vorbereitungsphase ist allen Projektbeteiligten klar, welche Schritte bis zum Echtstart im Detail erfolgen, an welchem Punkt der Umsetzung man sich aktuell befindet und was noch vor einem liegt. Das planen und kalkulieren von Budget und Zeitaufwand, gerade bei sehr umfangreichen Projekten, ist so natürlich sehr präzise möglich.

Schwächen der Wasserfall-Methode

Die Wasserfall-Methode birgt aber auch einige Risiken, die gerade bei kniffligen und unübersichtlichen ERP-Einführungen nicht zu unterschätzen sind. Das streng lineare Vorgehen führt ironischerweise oft zu Kontrollverlust. Der Konzeptionsaufwand bei dieser Methode ist in der Regel sehr hoch, da einzelne Schritte sehr detailliert geplant werden müssen. Da die einzelnen Phasen streng voneinander getrennt sind, ist man sehr stark an die vorgegebenen Abläufe gebunden. Das macht es recht starr und unflexibel, paralleles Arbeiten ist so kaum bis gar nicht möglich.

Die größte Schwäche hierbei ist, dass Mängel oder Fehlannahmen, die zu Beginn in der Konzeptionsphase entstanden sind, sich erst gehäuft am Ende der Implementierung offenbaren, oder noch ungünstiger – während der Funktionstests. Möglich ist auch, dass ein Anwendungsfall während der Konzeption ganz vergessen wird. Dieser wird dann natürlich vom ERP-System auch nicht berücksichtigt. In beiden Situationen entsteht ein ungeplanter und vor allem kostenintensiver Mehraufwand. Auf der anderen Seite kann es aber auch passieren, dass der Anbieter durch fehlende Kommunikation unnötige Features implementiert, die in der Praxis letztendlich nie zum Einsatz kommen. Generell ist die eingeschränkte Kommunikation bei dieser Methode oft ein Grund für Missverständnisse, da Kunde und ERP-Anbieter verschiedene Interpretationen des Konzepts haben. Das Ergebnis: Der Kunde ist unzufrieden, da das System nicht seinen Erwartungen entspricht. Dies ist natürlich eine Situation die unbedingt vermieden werden sollte.

Agile Entwicklungsmethoden

Als Antwort auf die Schwächen der Wasserfall-Methode wurden agile Vorgehensweisen entwickelt. Eine der ersten Varianten dieser Methode war Scrum. Scrum ist ein Vorgehensmodell des Projekt- und Produktmanagements, insbesondere zur agilen Softwaretechnik. Der Ursprung dieser Vorgehensweise geht auf den Artikel „The New New Product Development Game“ der Harvard Business Review aus dem Jahr 1986 zurück. Takeuchi und Nonaka betonen darin unter anderem, wie wichtig selbstorganisierte Teams im gesamten Entwicklungsprozess sind. Diesen noch recht jungen Ansatz macht sich heute primär die Softwareentwicklung zu nutze, findet aber auch in vielen anderen Bereichen Einsatz.

Gemäß der Methode werden Aufgaben nicht anhand eines linearen Plans, sondern in kurzen Implementierungszyklen umgesetzt, den sogenannten Sprints. Zu Beginn jeden Sprints werden Ziele festgelegt. Im weiteren Verlauf setzt das Projektteam in jedem Zyklus ein Arbeitspaket, meist eine funktionale Anforderung, vollständig um. Diese wird im Anschluss getestet, sodass am Ende eines jeden Zyklus ein lauffähiges, präsentables Teilsystem entsteht. Der Kunde hat so die Möglichkeit, jederzeit Feedback zu geben. Ein Zyklus dauert optimalerweise zwischen zwei und vier Wochen. Mit jedem weiteren Zyklus versuchen Projektteam und Anwender die Anforderungen zu verbessern und sich schrittweise einer optimalen Lösung zu nähern. Diese Vorgehensweise ermöglicht viel Platz für Interaktionen, Anpassungen und Aktualisierungen. Dies ist insbesondere dann hilfreich, wenn der Kunde im Verlauf der Einführung seine Anforderungen an die Software ändert oder sich andere Herausforderungen entwickeln.

Die agile Vorgehensweise sieht folgendermaßen aus:

  • Sprint 1 (Konzeption, Umsetzung, Testing, Dokumentation, Evaluation)
    • Sprint 2 (Konzeption, Umsetzung, Testing, Dokumentation, Evaluation)
      • Sprint 3 (Konzeption, Umsetzung, Testing, Dokumentation, Evaluation)

Einzelne Schritte gehen fließend ineinander über und finden teilweise parallel statt.

Stärken der agilen Vorgehensweise

Ein wesentlicher Vorteil der agilen Vorgehensweise ist, dass sie besonders flexibel und praxisorientiert in der Umsetzung ist – Kommunikation und Kundenzufriedenheit stehen hier deutlich im Mittelpunkt. Projektteam und Kunde bzw. die künftigen Anwender des Systems arbeiten von Anfang an eng zusammen. Die Anwender werden in jeden Zyklus mit einbezogen und sehen einzelne Bereiche des Systems früh in Aktion, da wie bereits erwähnt, nach jedem Zyklus ein lauffähiges Teilsystem entsteht. So kann die Software bereits während der Implementierungsphase auf Herz und Nieren getestet werden.

Fehler in der Konzeption kommen schnell ans Tageslicht und der Kunde sieht außerdem schnell, ob die Software seinen tatsächlichen Vorstellungen und Anforderungen entspricht oder nicht. Auch Missverständnisse können so viel leichter vermieden werden. Das Projektteam kann Rückmeldungen des Kunden direkt umsetzen und die neuen Erkenntnisse nutzen um das Vorgehen, wenn nötig, neu anzupassen. Die agile Vorgehensweise verhindert vor allem, dass das Projekt in einem teuren Anpassungsmarathon endet. Außerdem steigt die Anwenderakzeptanz, da die Mitarbeiter durch die konstante Beteiligung das Projekt beeinflussen und sich so stärker mit dem System identifizieren können.

Schwächen der agilen Vorgehensweise

Auch wenn diese Methode mehr Vor- als Nachteile hat, ist sie trotzdem nicht für jedes Unternehmen geeignet. Um eine ERP-Einführung agil umzusetzen, muss die Geschäftsleitung einen Teil der Kontrolle aufgeben, da sich die agile Vorgehensweise nicht an festen Projekt- und Zeitplänen orientiert. Außerdem geht immer etwas Planungssicherheit verloren, da man im Vorfeld nie ganz genau sagen kann, wann welche Funktion fertig und einsatzbereit ist, sowie welches Ergebnis zu erwarten ist.

Agil oder Wasserfall-Methode – Was sind die wesentlichen Unterschiede?

Beide Ansätze haben das gleiche Ziel, verfolgen aber verschiedene Vorgehensweisen. Das sind die wesentlichen Unterschiede:

Wasserfall-Methode

  • Klassischer Ansatz, war im ERP-Bereich lange Zeit Standard
  • Lineare Vorgehensweise
    • Das Projekt wird in einzelne Phasen unterteilt, welche nacheinander abgearbeitet werden
  • Projektergebnisse werden am Ende präsentiert
    • Der Ablauf sowie Konzept des Projekts werden zu Beginn festgelegt und in der Regel nicht mehr modifiziert
    • Einmal abgeschlossene Phasen werden nicht mehr verändert
  • Das Leistungsspektrum ist bekannt, der Umfang klar definiert
  • Der Kunde hat klare Anforderungen welche sich, wenn überhaupt, nur geringfügig ändern
  • Das Projekt hat eine eher kurze Laufzeit
  • Der Kunde möchte im Prozess nur wenig integriert sein
  • Vorteile
    • Hohe Planungssicherheit
      • Budget, aktueller Status sowie nachfolgende Schritte bis zum Echtstart sind zu jeder Zeit bekannt
    • Geplanter Zeitrahmen kann durch klare und geordnete Strukturen eher eingehalten werden
  • Nachteile
    • Relativ starr und unflexibel gegenüber Änderungen
    • Oft kostspielige Anpassungen notwendig, da sich Fehler aus der Konzeptionsphase erst am Ende zeigen
    • Hoher Konzeptionsaufwand
      • Einzelne Schritte müssen sehr detailliert geplant werden

Agile Vorgehensweise

  • Alternative zur Wasserfall-Methode
  • Lineare Abläufe werden durch Zyklen (sogenannte Sprints) ersetzt
    • In jedem Zyklus wird ein Arbeitspaket, meist eine funktionale Anforderung, vollständig umgesetzt und getestet, sodass ein lauffähiges Teilsystem entsteht
  • Der Projektablauf ist flexibel
    • Planung und Konzept sind nicht starr, sondern werden im Laufe des Projekts weiterentwickelt
    • Teilergebnisse werden basierend auf dem Feedback der Anwender angepasst
  • Das Leistungsspektrum ist eher unbekannt, der Umfang variabel
  • Das Projekt hat eine eher lange Laufzeit
  • Anforderungen sind unklar und viele Anpassungen zu erwarten
  • Kunde wünscht starke Mitwirkung im Prozess
  • Vorteile
    • Flexibel und sehr praxisorientiert
    • Kommunikation und Kundenzufriedenheit stehen bei dieser Methode im Mittelpunkt
    • Gemeinsamer Lernprozess
      • Enge Zusammenarbeit zwischen Kunde und ERP-Anbieter
    • Weniger Verzögerungen und Nachbesserungen
      • Konzeptionsfehler fallen schneller auf, da nach jedem Zyklus Tests erfolgen
    • Anwenderakzeptanz steigt, da sich die Mitarbeiter konstant am Projekt beteiligen und die Abläufe beeinflussen können
  • Nachteile
    • Verantwortliche müssen einen Teil der Kontrolle abgeben
    • Planungssicherheit geht etwas verloren, da nie ganz klar ist, wann welche Funktion fertig ist

Welche Methodik ist für meine Anforderungen die beste Wahl?

Welche Methode für Sie und Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, hängt von vielen Faktoren ab und lässt sich nicht per se beantworten. Es gibt leider keine Universallösung, die für alle Unternehmen gleich gut funktioniert. Die Wasserfall-Methode kommt häufiger in Unternehmen mit hierarchischen Strukturen zum Einsatz, wo Planungssicherheit, Kontrolle und geordnete Strukturen Priorität haben. Kunden, die die Abläufe und Prozesse im Unternehmen gerne im Überblick haben, entscheiden sich eher für diese Methode. Oft sind dies auch Projekte mit konstanten Anforderungen. Projekte mit vielen unvorhersehbaren Faktoren, die flexible Anpassungen benötigen, sind für diese Methode eher ungeeignet.

Folgende Fragen können Ihnen dabei helfen zu entscheiden, welcher Ansatz für Sie der richtige ist:

  • Sind die Ziele bereits im Vorfeld eindeutig definierbar?
  • Hat der Kunde genaue Vorstellungen?
  • Benötigt das Projektteam eine klare Führungsstruktur?
  • Gibt es eine Deadline oder klar definierte Meilensteine?
  • Ist das Budget fest definiert?
  • Ist von keinen größeren Änderungen im Projektverlauf auszugehen?

Wenn Sie die Mehrheit der Fragen mit „Ja“ beantworten, ist die Wasserfall-Methode für Sie vermutlich eher geeignet. Agile Entwicklungsmethoden hingegen können ein Ansatz sein, wenn der Kunde noch keine genaue Vorstellung davon hat, was er genau möchte. Diese Methode ist vor allem für Unternehmen interessant, bei denen davon auszugehen ist, dass das Projekt eine längere Laufzeit hat und sich Rahmenbedingungen, Wünsche oder Prioritäten im Laufe der Zeit eher ändern. Häufig entscheiden sich Unternehmen auch für eine Kombination beider Modelle. Diese hybriden Ansätze kombinieren Elemente beider Vorgehensweisen. Dabei ist es beispielsweise denkbar, einen langfristigen Plan aufzustellen der sich an der Wasserfall-Methode orientiert, die einzelnen Phasen aber nicht strikt voneinander zu trennen – eine Mischung aus Planungssicherheit und Flexibilität.

Es lohnt sich in jedem Fall, sich mit beiden Methoden näher zu befassen, da beide ihre Vor- und Nachteile haben. Nehmen Sie sich am besten etwas Zeit zum recherchieren und finden Sie zusammen mit Ihrem ERP-Anbieter heraus, welches Modell am besten zu Ihren Anforderungen passt.

Wenn Sie mehr über die Wasserfall-Methode, agile Vorgehensweisen für Ihre ERP-Einführung oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

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ERP-Schulung im Unternehmen – lohnt sich das?

Der passende ERP-Anbieter ist gefunden und das neue System wurde erfolgreich installiert. Scheint fast so, als könnten Sie nun einen Haken hinter den Punkt ‚Projekt ERP‘ setzen und sich anderen Aufgaben widmen. Ganz so einfach ist es leider nicht. Das Wichtigste folgt erst noch: Die Schulung der Belegschaft. Was zunächst als nebensächliche Formalität interpretiert werden könnte, entpuppt sich im Nachhinein oft als die größte und vor allem wichtigste Herausforderung. Um das größte Potenzial aus der Software zu ziehen sollte das Ziel also sein, die Belegschaft mit ins Boot zu holen und sie auf die bevorstehenden Veränderungen bestmöglich vorzubereiten. Schließlich ändert sich ein großer Teil des Arbeitsumfeldes. Warum eine ERP-Schulung sinnvoll ist, wie sie am besten umgesetzt wird und welche Vorteile sie mit sich bringt, erfahren Sie im folgenden Beitrag.

Warum eine ERP-Schulung sinnvoll ist

Viele Unternehmer sind nach wie vor der Meinung, die Einführung eines ERP-Systems sei ein reines IT-Projekt und führt nach Beendigung automatisch zu verbesserten Prozessen. Dabei ist die Implementierung für den ERP-Anbieter Routine und führt nur selten zu Problemen. Wenn doch, können diese meist rasch behoben werden. Dass das beste System dem Unternehmen keinen Vorteil bringt, wenn es ein ahnungsloser Mitarbeiter bedient, wird dabei häufig vernachlässigt. Gerade wenn Sie zum ersten Mal eine ERP-Software in Ihrem Unternehmen einsetzen, hat jeder einzelne von ihnen unterschiedliche Kenntnisse. An diesem Punkt sollten Sie die Belegschaft abholen und auf den selben Stand bringen. Nur so ist es möglich, das System im Alltag zu integrieren und auch Vorteile daraus zu ziehen.

erp-schulung

Im ersten Moment klingt dies sicherlich nach viel Aufwand. Versuchen Sie die Schulung als wertvolle Investition und weniger als notwendiges Übel zu sehen. Einsatz für die eigene Belegschaft zu zeigen, lohnt sich erfahrungsgemäß immer. Jeder Mitarbeiter hat sein eigenes Potenzial – fördern Sie dieses, haben beide Parteien langfristig etwas davon. Aber wie setzt man eine ERP-Schulung erfolgreich um?

Eine ERP-Schulung erfolgreich umsetzen

Generell kann man sagen, dass eine ERP-Schulung in zwei Schritten erfolgt. Zum einem gibt es die Grundschulung und zum anderen die Schulung der Mitarbeiter. Beide finden zu unterschiedlichen Phasen der Einführung statt und dienen verschiedenen Zwecken. In der Grundschulung geht es darum, die Key-User zu schulen. Diese betreuen das Projekt von Anfang an und werden im Vorfeld von Ihnen ausgewählt. Ob Sie für diese Position einen oder mehrere Mitarbeiter auswählen, kommt auf die Größe des Projekts an.

Grundschulung durch den ERP-Anbieter

In der Regel erfolgt die Grundschulung der Key-User durch den ERP-Anbieter. Dafür erhalten Sie immer wieder Trainings und Support. Die Schulung findet also nicht an einem festgelegten Tag, sondern über den gesamten Zeitraum der Einführung statt, lange vor Beginn der technischen Umsetzung. Ziel ist es, dass die Key-User einen Überblick über das System bekommen und somit ihr Wissen nach Implementierung des Systems an ihre Kollegen gut weitergeben können. Die Key-User bilden sozusagen die Schnittstelle zwischen der Software und den Geschäftsprozessen. Das setzt natürlich voraus, dass Sie in gewisser Weise Experten in beiden Bereichen sind. Idealerweise wählen Sie für diese Position also jemanden aus, der auf der einen Seite Wissen gut vermitteln kann und auf der anderen ein gutes technisches Verständnis für die Funktionen des Systems mitbringt. Sind die Key-User geschult und das System implementiert folgt der nächste Schritt: die Schulung der eigentlichen Anwender.

Mitarbeiterschulung durch die Key-User

Normalerweise erfolgt die Schulung der Mitarbeiter nach Implementierung durch die Key-User, nur selten übernimmt dies der ERP-Anbieter selbst. Vorteil hierbei für Sie ist natürlich, dass die Kosten erheblich sinken, da Sie den ERP-Anbieter nur für die Schulung der Key-User bezahlen müssen. Außerdem ist die Distanz zwischen den Key-Usern und den Mitarbeitern durch die kollegiale Beziehung oftmals geringer. Ein vertrauter Kollege weiß, welche Funktionen für das Unternehmen von Bedeutung sind und kann Ängste seitens der Belegschaft eher abbauen als ein externer Coach. Die ERP-Schulung können Sie so besser an das Team angepassen und mögliche Widerstände senken. Viele Mitarbeiter sind einer neuen ERP-Software gegenüber oftmals skeptisch, da sie befürchten ersetzbar zu sein. Nachteil hingegen, der Arbeitsaufwand für die Key-User erhöht sich in der Phase der Einführung möglicherweise. An dieser Stelle können Sie darüber nachdenken, ob es für den jeweiligen Mitarbeiter in dieser Zeit hilfreich ist, wichtige Aufgaben an andere Kollegen zu delegieren.

Vorbereitung der Mitarbeiterschulung

Folgende organisatorische Überlegungen sollten Sie vor der ERP-Schulung treffen:

  • Welche Inhalte werden geschult? Handelt es sich um eine Grundlagenschulung, in der es darum geht selbstständig im System zu navigieren und Stammdaten zu pflegen oder um eine erweiterte Schulung, in der beispielsweise die Themen Finanzbuchhaltung, Rechnungswesen oder Jahresabschluss behandelt werden?
  • Wann und wo findet die Schulung statt? Wie lange wird sie dauern?
  • Für welche Mitarbeiter ist die Schulung relevant? Können alle daran teilnehmen?
  • ­Wer wird die Schulung durchführen?
  • ­Welche Unterlagen oder sonstige unterstützende Materialien werden benötigt? Erstellen Sie außerdem Schulungsunterlagen, welche später als Hilfe genutzt werden können.

Vorteile einer ERP-Schulung

Aus unternehmerischer Sicht

Eine ERP-Schulung für die eigenen Mitarbeiter zahlt sich in der Regel immer aus. Nutzen Sie Ihr Potenzial und bilden Ihre Mitarbeiter zu Fachkräften aus. Durch Fachkräftemangel sind immer mehr mittelständische Unternehmen auf die Leistung ihrer Mitarbeiter angewiesen. Je qualifizierter ein Mitarbeiter, umso mehr kann er natürlich auch zum Erfolg des Unternehmens beitragen. Ein geschulter Mitarbeiter setzt sein Wissen nicht nur im Arbeitsalltag ein, sondern gibt dieses auch automatisch an seine Kollegen weiter. Kurz gesagt: Mehr Know-how kommt ins Unternehmen. Das macht Sie konkurrenzfähiger und Unternehmensziele werden eher erreicht. Zudem sind Sie als Arbeitgeber für zukünftige Bewerber wesentlich attraktiver. Ein potenzieller Mitarbeiter wird sich eher für Sie entscheiden, wenn die Möglichkeit der beruflichen Weiterbildung besteht. Dies motiviert auch intuitiv zu besseren Leistungen.

Mitarbeitermotivation

Man unterscheidet mehrere Arten von Motivation. Die bekanntesten Arten sind die extrinsische und intrinsische Motivation. Eine extrinsische Motivation wird immer durch äußere Reize hervorgerufen. Klassische Beispiele sind hier vor allem finanzielle Anreize oder der Wunsch nach Belohnung. Im Unterschied zur intrinsischen Motivation werden Aufgaben nicht um ihrer selbst Willen beziehungsweise aus eigenem Antrieb erfüllt, sondern mit der Aussicht auf Geld oder Anerkennung. Extrinsische Motivationsquellen motivieren zwar schnell, die Motivation verfliegt aber auch schnell wieder. Eine ERP-Schulung bietet die Möglichkeit, einen Blick über den Tellerrand zu werfen. Neues zu erlernen, zu verstehen und anwenden zu können, trägt eher dazu bei, dass man eine Aufgabe ausführt, weil man sie interessant findet. Daraus entsteht eine große Lernbereitschaft, was sich grundsätzlich positiv auf das Engagement bei der Arbeit und damit auf die Qualität und den Erfolg auswirkt.

Transparenz und optimierte Prozesse

Faktoren, die sich neben der persönlichen Weiterentwicklung positiv auf die Motivation der Mitarbeiter auswirken, sind vor allem Transparenz und die Optimierung von Prozessen. Durch transparente Prozesse wird man sich seiner Rolle im Team bewusst. Sie zeigen jedem einzelnen Mitarbeiter, welchen Einfluss die eigene Arbeit auf den Erfolg des ganzen Unternehmens hat und gibt dem eigenen Mitwirken einen Sinn. Optimierte Prozesse wirken entlastend, da wiederkehrende Aufgaben automatisiert sind. Nutzen Sie die Vorteile von Prozessoptimierungen jedoch dazu, um beispielsweise Ihr Personal zu reduzieren und Kosten einzusparen, erzeugen Sie Widerstände gegen das neue ERP-System. Wieso sollten Ihre Mitarbeiter etwas unterstützen, was den Platz im Unternehmen gefährdet? Die Einführung einer ERP-Software kann bei Erfolg zu einer Steigerung der Motivation führen, bei Scheitern jedoch das genaue Gegenteil bewirken. Im Fokus sollte deshalb immer der Faktor Mensch stehen. Dies ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen ERP-Projekt.

Für die Mitarbeiter

Nicht nur das Unternehmen profitiert von einer ERP-Schulung, sondern auch jeder Angestellte. Zusatzqualifikationen erhöhen zum einen die Chancen auf dem Arbeitsmarkt, zum anderen sichern Sie aber auch den Arbeitsplatz im Unternehmen. Das Erlangen einer zusätzlichen Qualifikation steigert nicht nur das Selbstbewusstsein, man hebt sich außerdem automatisch von der Konkurrenz ab. Intern bleibt die Anerkennung durch Kollegen und die Führungsebene nicht aus, insbesondere wenn das Gelernte im Arbeitsalltag eingebracht werden kann. Gut bezahlte Posten sind auch bei der internen Konkurrenz sehr begehrt. Weiterhin führt eine Steigerung der Qualifikation in der Regel auch zu einer Steigerung des Einkommens. Einer der wichtigsten Faktoren ist vermutlich jedoch, dass sich das Wir-Gefühl im Team deutlich verbessert, wenn zum Beispiel mehrere Mitarbeiter an einer ERP-Schulung teilnehmen. Dies führt automatisch zu einer entspannten Arbeitsatmosphäre und einem produktiveren Tag. Viele Mitarbeiter nehmen Weiterbildungsmöglichkeiten außerdem als ein Art Wertschätzung wahr, da dies eine langfristige Bindung an das Unternehmen signalisiert.

Fazit

Ein ERP-System kann Ihre Arbeit entweder maßgeblich verbessern oder verschlechtern. Nehmen Sie die ERP-Schulung nicht besonders ernst, ist der Erfolg des ERP-Projekts gefährdet. Sind die Mitarbeiter nicht gut genug auf die bevorstehenden Veränderungen vorbereitet, führt dies oft zu Unzufriedenheit im Team und hohen Support-Kosten. Damit die Einführung zum Erfolg wird und die ERP-Schulung gelingt, ist allerdings die Bereitschaft von beiden Seiten notwendig. Schaffen Sie dies, profitieren Sie als Unternehmer und die ganze Belegschaft gleichermaßen – eine klassische Win-win Situation.

Wenn Sie mehr zum Thema ERP-Schulung im Unternehmen oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

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Datenpflege optimieren für schnelle und einfache Abläufe

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Ein ERP System macht die Prozesse in Ihrem Unternehmen transparenter und effizienter. Tägliche Aufgaben werden dadurch wesentlich erleichtert – so zumindest in der Theorie. Das genaue Gegenteil tritt ein, wenn Sie die Datenpflege vernachlässigen. Die Grundlage der ERP Software bildet die Datenbank. Dort werden Stammdaten, Nutzerinformationen oder auch Aktionen gespeichert. Im Laufe der Zeit wächst die Datenbank immer weiter an und wird schnell unübersichtlich, da die IT Infrastruktur im Zuge dessen oftmals nicht angepasst wird. Das Ergebnis – Reaktions- und Ladezeiten werden immer länger und Abfragen nehmen viel Zeit in Anspruch. Kurz gesagt, die Performance Ihrer Software leidet. Was kann man also tun, um die Datenpflege zu optimieren?

Zeit für einen Frühjahrsputz

Die Performance Ihrer Software ist essenziell, wenn Sie einen Nutzen aus ihr ziehen wollen. Viele Prozesse sind mittlerweile automatisiert, Ihre Daten müssen also verlässlich sein um einen fehlerfreien Ablauf gewährleisten zu können. Damit Sie von den Vorteilen des Systems profitieren, sollten Ihre Daten also immer aktuell und vor allem vollständig sein. Reicht die anfängliche Datenstruktur nicht mehr aus, ist es Zeit für einen Frühjahrsputz auf Ihrem Server. Nehmen Sie sich also Zeit, um diesen vom Datenchaos zu befreien. Im Folgenden sind einige Tipps für Sie zusammengefasst, damit Sie die Qualität Ihrer Daten verbessern und somit wieder von schnellen und einfachen Abläufen profitieren können.

datenpflege-optimieren

Legen Sie Kriterien für die Datenqualität fest

Um die Datenpflege zu optimieren, sollten Sie im Vorfeld Kriterien definieren. Fehlerhafte Informationen können so erst gar nicht entstehen. Den Ablauf der Dateneingabe können Sie dadurch gut prüfen und Mängel bei bereits bestehenden Daten beheben. Diese Kriterien können beispielsweise zur Anwendung kommen:

  • Vollständigkeit: Ein Datensatz sollte natürlich immer vollständig sein. Dazu zählen unter anderem die Kundennummer, Name und auch der Wohnort.
  • Eindeutigkeit: Sind die Daten eindeutig interpretierbar?
  • Aktualität: Die Daten sollten auf dem aktuellsten Stand sein. Hierfür können Sie zum Beispiel telefonisch bei dem Kunden nachfragen oder die Daten über die Website oder E-Mail Signatur abgleichen.
  • Genauigkeit: Legen Sie beispielsweise ein Format für Zahlenwerte fest, wie etwa nur zwei Stellen hinter dem Komma zu belegen. So ist alles einheitlich.
  • Konsistenz: Der Datensatz sollte keine Widersprüche aufweisen.
  • Redundanzfreiheit: Vergeben Sie jede Kundennummer nur ein mal, um Verwechselungen zu vermeiden.
  • Relevanz: Die Daten sollten den Informationsbedarf erfüllen.
  • Einheitlichkeit: Legen Sie fest, in welcher Form Sie die Daten ins System eingeben. Beachten Sie zum Beispiel Groß- und Kleinschreibung oder auch Umlaute.
  • Zuverlässigkeit: Die Entstehung der Daten sollte zuverlässig sein. Daten aus öffentlichen Quellen haben oft eine nicht so gute Qualität wie Daten aus verlässlichen Quellen.

In der Regel kommen nicht alle der genannten Kriterien gleichzeitig zum Einsatz. Sie können sich diejenigen raussuchen, die für Ihre Datenpflege am ehesten Sinn ergeben.

Setzen Sie die Datenpflege auf die Tagesordnung

Wichtig im Zusammenhang mit der Qualität Ihrer Daten ist natürlich auch, dass Sie die Erfassung und Pflege der Daten regelmäßig überprüfen. Nur wenn Sie diesen Schritt regelmäßig wiederholen, können Sie langfristig von guten Daten profitieren. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter und ziehen Sie sie mit in Verantwortung, um die Wichtigkeit deutlich zu machen.

Bereinigen Sie regelmäßig Ihre Datenbank

Einige Unternehmen nutzen Ihr ERP System schon seit vielen Jahren. Auch bei kleinen Unternehmen steigt die Menge an Daten kontinuierlich an. Je länger Sie mit der Software arbeiten, desto mehr Daten sammeln sich natürlich auch an. Oft enthalten Datenbanken allerdings Informationen, die nicht mehr relevant sind. Viele davon benötigen Sie vermutlich nicht mehr, da sie veraltet sind oder vielleicht nur für eine einmalige Aufgabe Verwendung gefunden haben. Eine regelmäßige Datenanalyse kann Sie vor überflüssigen Ansammlungen bewahren. Hierfür können Sie beispielsweise ein Analysetool einsetzen. Oftmals wird erst bei einer Analyse der Daten deutlich, welche Korrekturen vorgenommen werden müssen oder welche Daten überflüssig sind. Fehlerhafte oder redundante Daten kommen so zum Vorschein und können korrigiert oder archiviert werden. So haben Sie wieder mehr Speicherplatz und Abfragen liefern schnellere Ergebnisse. Doch beachten Sie, auch wenn Sie gewisse Daten nicht mehr benötigen, können Sie diese aufgrund von Nachweispflichten nicht einfach löschen.

Abfragen optimieren durch Datenbank Indizes

Eine Indexerstellung ist eine weitere Möglichkeit, die Geschwindigkeit von häufig abgefragten Informationen zu steigern. Ein Datenbankindex ist eine Datenstruktur, um Abfragen zu optimieren. Mittels einer Indextabelle werden die Daten sortiert auf dem Datenträger abgelegt. Dies eignet sich besonders bei Daten, die Sie nur selten verändern wie etwa Stammdaten von Kunden oder Artikeln. Der Einsatz von Indizes empfiehlt sich für Datenbanken die große Datenmengen speichern und sehr häufig abgefragt werden. Der Nachteil ist allerdings, dass das Anlegen von Indexstrukturen zur Belegung von Speicher führt, was bei einer großen Anzahl von Indizes demnach einen großen Speicherverbrauch verursachen kann. Weiterhin führt der Einsatz von Indizes zu einem größeren Aufwand beim Schreiben von Datensätzen. Das Datenbanksystem muss in diesem Fall auch den Index berücksichtigen und diesen entsprechend laden. Hier gilt, je mehr Indizes eine Tabelle hat, desto größer ist der Performance-Verlust beim Speichern neuer Datensätze.

Schnellere Abfragen durch Daten-Cluster

Was ebenfalls dabei helfen kann, ein langsames System wieder fit für den Alltag zu machen, ist die Datenbank in verschiedene Cluster aufzuteilen. Daten-Cluster sind nach gemeinsamen Merkmalen gruppenweise und zusammengefasste Daten. Dabei sind die Daten so angeordnet, dass der Zugriff auf zusammenhängende Informationen möglichst effektiv ist. Daten-Cluster sind daher ein wichtiges Mittel um die Datenpflege zu optimieren. Häufig benötigte Daten bleiben in einem logischen Teil bestehen und Datentabellen mit Informationen die Sie seltener benötigen, können Sie auf einen anderen Server auslagern. Die Informationen, die Sie oft benötigen können somit viel schneller abgefragt werden.

ERP aus der Cloud

Wie Sie sehen, die Optimierung eines langsamen ERP Systems benötigt Zeit und Ressourcen. Dies ist natürlich auch mit Kosten verbunden. Wenn alle genannten Maßnahmen jedoch nicht zum gewünschten Erfolg führen, sollten Sie eventuell über eine neue ERP Lösung nachdenken. Immer mehr Unternehmen entscheiden sich in solch einem Fall für eine cloudbasierte Lösung. Insbesondere die Bereitstellungsmodelle Platform-as-a-Service (PaaS) und Software-as-a-Service (SaaS) erfreuen sich hierbei immer wachsender Popularität. Der ERP Anbieter kümmert sich um die Bereitstellung der Anwendung und übernimmt Wartung sowie Hosting. Dies senkt langfristig die Kosten und langsame ERP Systeme gehören der Vergangenheit an.

Wenn Sie mehr zum Thema Datenpflege oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

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Woran erkenne ich als Nutzer ein gutes ERP System?

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Nehmen wir an, Sie stehen vor der Aufgabe, ein ERP-System für Ihr Unternehmen auszuwählen. Das kann verschiedene Gründe haben. Vielleicht ist Ihr derzeitiges in die Jahre gekommen, Sie sind unzufrieden oder aber Sie hatten vorher keines und wollen lästige Insellösungen endlich loswerden. Ein ERP System ist Herz und Rückgrat jeden Unternehmens, es gibt Ordnung und Struktur.

Vermutlich sollen einige, mitunter sehr unterschiedliche Leute mit dem System arbeiten. Deshalb sollten Sie versuchen eine Lösung zu finden, die flexibel ist und somit den Bedürfnissen aller gerecht wird. Nur so kann es für Sie auch einen Mehrwert haben. Wie Sie sicher merken, ist die richtige Auswahl eine verantwortungsvolle Aufgabe. Schließlich soll Sie die neue Lösung auch die nächsten Jahre zu Ihrer Zufriedenheit begleiten. Wo fängt man also am besten mit der Suche an? Was macht ein System eigentlich zu einem guten System? Eines sei vorweggenommen – ‚das eine‘ System gibt es nicht. Welches System gut ist, ist subjektiv. Es kommt eher darauf an, welche Bedürfnisse Sie haben und welche Ziele Sie verfolgen. Etwas was bei anderen funktioniert, muss nicht automatisch auch für Sie passend sein. Das beste System ist das, welches am besten zu Ihrem Unternehmen passt. Entscheidend ist letztendlich was für Sie wichtig ist. Es gibt aber einige Aspekte die Sie beachten können, um zu beurteilen ob das ERP System sich gut in Ihr Unternehmen einfügen würde.

ERP System - verwirrter Geschäftsmann mit vielen Notizzetteln auf seinem Körper

Aller Anfang ist schwer

Unsere Umwelt und somit auch die ERP Systeme werden immer komplexer. Es gibt so viele Angebote, dass man gar nicht so genau weiß wo man mit der Suche beginnen soll. ERP Systeme unterscheiden sich hauptsächlich in der fachlichen Ausrichtung, der Skalierbarkeit auf unterschiedliche Unternehmensgrößen, dem angebotenen Funktionsumfang und den zum Einsatz kommenden Technologien. Es kommt also mitunter darauf an, in welcher Branche Sie tätig sind, wie viele Mitarbeiter Sie haben und natürlich was Sie von dem System erwarten. Ein Industrieunternehmen hat andere Ansprüche als beispielsweise der Großhandel oder ein Unternehmen für Transport & Logistik. Um den Anfang etwas zu erleichtern, wird es helfen die bestehende Auswahl grob einzugrenzen. Die Systeme, die in die engere Auswahl kommen, sollten Sie nun genau unter die Lupe nehmen.

Das macht ein passendes ERP System aus

Übersicht und Optik

Was Ihnen als erstes bei einem ERP System ins Auge fällt, ist natürlich die Optik. Achten Sie darauf, ob die Schrift in einem lesbarem Kontrast ist und grundlegende Elemente auf dem Bildschirm gut zu erkennen sind. Relevante Information lassen sich leichter identifizieren, wenn sie sich visuell vom Hintergrund abheben. Zudem sollte auch jemand der vorher noch nie mit einem ERP System gearbeitet hat, die wichtigsten Funktionen auf einen Blick finden. Die Größe von Trefferflächen bei Auswahlen, Listen oder Navigationselementen ist ebenfalls wichtig für eine effiziente Bedienung. Für viele Nutzer ist eine einheitliche, ansprechende Gestaltung bereits ein ausschlaggebender Punkt, wenn es darum geht sich für ein ERP System zu entscheiden.

Usability

Nun geht es darum, das System zu testen. Das ERP System sollte Sie natürlich so gut es geht dabei unterstützen, Ihre Aufgabe zügig zu erledigen. Angenommen, Sie möchten einen neuen Kunden anlegen. Können Sie auf einen Blick erkennen, an welcher Stelle Sie sich gerade im Programm befinden und wo Sie hin müssen? Wie viele Klicks benötigen Sie, um den Kontakt anzulegen? Sind Pflichtfelder gekennzeichnet und Fehlermeldungen verständlich? Das System sollte Ihnen eine Rückmeldung geben, wenn Sie etwas eingegeben haben. So können Sie sicher sein, dass es die Eingabe verstanden hat und die Aktion ausgelöst wurde. Achten Sie auch auf die Fehlertoleranz. Tippfehler sollten mit wenig Aufwand zu korrigieren sein. Schwierigkeiten bei der Bedienung treten meist erst im Alltag auf und sind auf den ersten Blick schwer zu erkennen. Aber die Bedienung eines Programms richtet sich auch nach der jeweiligen Aufgabe und ist daher immer individuell zu bewerten. Es gibt keinen pauschalen Wert, der für alle Nutzer gleichermaßen eine gute Bedienbarkeit definiert.

Individuell und erweiterbar

Nun ist etwas Weitsicht gefragt. Wenn es darum geht, ein neues System auszuwählen, sollten Sie sich nicht nur auf Ihre aktuellen Anforderungen und Bedürfnisse begrenzen. Als Unternehmen benötigen Sie ein System, das mit Ihnen mitwachsen kann. Ein zukunftssicheres ERP System ist so flexibel, dass es sich an veränderte Rahmenbedingungen und Bedürfnisse einfach anpassen kann. Modular und funktional erweiterbare Systeme sind hier im Vorteil. Hiermit lässt sich Ihr Bedarf wesentlich zielgerichteter und individueller abdecken. Es bietet Ihnen die Möglichkeit, Funktionen in Anspruch zu nehmen, die auf Ihr Unternehmen maßgeschneidert sind.

Geschäftsmann neben Klebezetteln, die eine Glühbirne ergeben

Mobile Anwendungen und Datenspeicherung

Informieren Sie sich darüber, ob Sie Ihre Daten unterwegs jederzeit abrufen können. Das ermöglicht Ihnen ein unabhängiges Arbeiten und einen enormen Zeit- und Produktivitätsvorteil bei Meetings, Verhandlungen oder auch beim Kunden vor Ort. Das Fehlerrisiko lässt sich somit außerdem stark reduzieren, wenn Ihre Mitarbeiter relevante Daten direkt von unterwegs aus eingeben können. Die Daten müssen so nicht an einem Ort erfasst und später erneut ins Programm eingepflegt werden. Ob im eigenen Rechenzentrum, in der Cloud oder als Hosted-Service: ERP-Lösungen sollten in jeder Variante oder einer Kombination davon installiert werden können und dabei immer ein einheitliches System bilden. So lassen sich auch dezentrale Standorte wirtschaftlich gut integrieren.

Einführungszeit und Support

Erkundigen Sie sich, wie lange es dauert, bis Sie das System in Ihrem Unternehmen nutzen können. Beachten Sie auch die Auswirkungen einer Einführung auf das Tagesgeschäft. Haben Sie einen persönlichen Berater und können diesen auch gut erreichen oder gibt es lediglich eine Hotline-Nummer wenn Sie ein Problem haben?

Langfristige Kosten

Viele Unternehmen entscheiden sich für ein ERP System, um unter anderem auch von den Kosteneinsparungen zu profitieren. Berücksichtigen Sie aber, dass neben den Implementierungskosten auch langfristige Kosten auf Sie zukommen können. Da Ihr ERP System idealerweise mit Ihrem Unternehmen wachsen soll, sollten etwa künftige Wartungs- und Schulungskosten nicht außer Acht gelassen werden.

Fazit

Oft kann es hilfreich sein, einen ERP Berater hinzuziehen. Beachten Sie nur, dass nicht jeder Berater objektiv ist. Auch hier sollten Sie also jemanden finden, der Erfahrung hat und idealerweise mit mehreren Anbietern zusammenarbeitet. Neben Präsentationen und Workshops bieten viele Anbieter außerdem eine kostenlose Testversion an, bei der Sie das System auf Herz und Nieren prüfen können. So bekommen Sie einen Eindruck, wie sich das System in Ihrem Unternehmen einfügen würde. Und als letzter Tipp, beachten Sie nicht nur den Funktionsumfang sondern auch die soziale Komponente. Für eine zuverlässige und vertrauensvolle Zusammenarbeit sollte nicht nur das System, sondern auch der Anbieter zu Ihnen passen.

Wenn Sie mehr über die Vorteile von ERP-Systemen oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

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Erfolgsfaktoren einer einwandfreien ERP-Einführung

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Ein neues ERP-System kann auf Ihr Unternehmen viele positive Auswirkungen haben. Es beeinflusst unternehmerische Prozesse und interne Abläufe. Richtig eingesetzt erleichtert es tägliche Aufgaben, gibt Struktur und verbessert die Kommunikation. Das Unternehmen wird transparenter und somit zukunftssicherer. Im letzten Beitrag wurde von der Planung, über die Auswahl und Umsetzung Schritt für Schritt beschrieben, wie Sie ein ERP System in Ihrem Unternehmen einführen. Damit Ihre Investition auch Früchte trägt, gibt es einige Erfolgsfaktoren und im Gegenzug dazu auch Fehler die Sie vermeiden sollten.

Erfolgsfaktoren werden als „Einflussgrößen und Bedingungen, die für den Erfolg und Misserfolg unternehmerischen Handelns bestimmend sind“ definiert. Kritische Erfolgsfaktoren sind dabei Faktoren „von besonders großer Bedeutung“ (Dömer 1998). Stimmen diese Faktoren, wird auch Ihr Projekt erfolgreich sein. Zweifellos gibt es unzählige Faktoren die den Erfolg oder Misserfolg eines Projektes beeinflussen.

erfolgsfaktoren-erp-einfuerung

Sind die Rahmenbedingungen gegeben?

Zunächst einmal ist es wichtig die Rahmenbedingungen für Ihr Projekt wie Ziele, Ressourcen und Kosten im Vorhinein festzuhalten und auch während des Projekts im Blick zu haben. Dazu gehört auch, Projektfortschritte regelmäßig zu dokumentieren und kommunizieren. Neben der Auswahl Ihres Projektteams ist auch die Rollenverteilung im Team selbst wichtig, für einen positiven Projektverlauf. Funktionen und Aufgaben sollten klar verteilt sein. Außerdem sollte das Projekt nicht zur reinen Zusatzarbeit werden. Versuchen Sie, die Mitglieder des Projekts weitestgehend von ihren Linientätigkeiten zu befreien. Wahrscheinlich wird es trotzdem das ein oder andere mal vorkommen, dass die Tage im Büro länger werden. Kleine Gesten der Anerkennung können hier zu neuer Motivation verhelfen.

Change Management: Einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren

Der wohl wichtigste Aspekt, damit die neue ERP Lösung auch zum Erfolg wird, sind Ihre Mitarbeiter. Ein funktionierendes Change Management ist einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren eines ERP Projektes. Das beste ERP System hat für Unternehmen keinen Mehrwert, wenn sich Ihre Mitarbeiter dagegen sträuben. Um dies zu verhindern, sollten Sie der Belegschaft nicht das fertig implementierte System vor die Nase setzen. Versuchen Sie sie stattdessen so früh wie möglich mit an Bord zu holen und für die neue Lösung zu begeistern. Kündigen Sie die bevorstehenden Veränderungen am besten an, sobald die Einführung des neuen Systems beschlossen ist. Doch wie gelingt dies am besten?

ERP Erfolg ist Teamwork

Kündigen Sie die Veränderungen Schritt für Schritt an. Und zwar am besten persönlich, nicht etwa per Rundmail. So haben Ihre Mitarbeiter Zeit sich an den Gedanken zu gewöhnen und fühlen sich nicht überfordert. Wenn Sie Ihr Vorhaben offen kommunizieren, können Sie so außerdem Gerüchten vorbeugen. Schaffen Sie Transparenz, indem Sie alle Belange die das Projekt angehen offen kommunizieren. Dazu gehören zum Beispiel beteiligte Personen, ein Zeitplan und auch was sich zukünftig ändern wird. Falls Sie einen ERP Berater hinzuziehen möchten, stellen Sie auch diesen Ihren Mitarbeitern vor. Eine Betriebsversammlung bietet beispielsweise eine gute Plattform. So sind alle Mitarbeiter anwesend und auf dem selben Informationsstand. Fragen können gestellt und direkt beantwortet werden. Weiterhin sollten Sie die ERP Einführung nicht als reines IT-Projekt darstellen. Es könnte sonst schnell den Eindruck erwecken, dass es sich nur um eine technische Umstellung handelt.

Was tun wenn die Mitarbeiter das System ablehnen?

Wenn Ihre Mitarbeiter das neue System ablehnen, steckt in den seltensten Fällen eine böse Absicht dahinter. Vielmehr steckt die Angst vor neuen oder geänderten betrieblichen und organisatorischen Abläufen dahinter. Prozesse werden transparent, Fehler schneller entdeckt und die Angst vor einer vermeindlichen Fehlbedienung steigt. Diese Angst ist nicht ganz unbegründet, denn ein modernes ERP System bildet viele Prozesse automatisiert ab auf Basis korrekter Daten ab; gerade das macht es so effektiv. Wichtig ist also, dass Sie die Ängste Ihrer Mitarbeiter ernst nehmen und diese nicht ignorieren. Zeigen Sie die Vorteile der neuen Lösung auf, die positiven Auswirkungen die die Umstellung auf das ganze Unternehmen hat. Machen Sie deutlich, dass es ein zukunftsorientiertes Projekt ist, das Arbeitsplätze sichert und neue Möglichkeiten bietet, sich im Unternehmen einzubringen.

Wirkungsvolle Ziele formulieren

Haben Sie die Belegschaft auf Ihrer Seite ist es an der Zeit Ziele zu formulieren. Nur wer Ziele hat, kann erfolgreich sein. Unklare Ziele und ungenaue Anforderungen sind einer der häufigsten Gründe weshalb Projekte scheitern, gefolgt von Ressourcenmangel und zu kleinem Projektbudget.

„Strukturen und Prozesse verbessern“

Das mag ein Ziel sein, gut formuliert ist es allerdings nicht. Welche Strukturen? Welche Prozesse? Wie genau sollen sie verbessert werden? In welchem Zeitraum? Und woher weiß man wann das Ziel erreicht ist? Wenn Sie so ein Ziel am Anfang eines Projektes definieren, ist die Wahrscheinlichkeit hoch dass Sie am Ende mit dem Ergebnis nicht zufrieden sind. Gerade wenn mehrere beteiligt sind, gibt es viel Spielraum zur Interpretation.

Erfolgsfaktoren für eine einwandfreie ERP Einführung. Geschäftsmann fliegt an einer aufleuchtenden Glühbirne in den Himmel.

Machen Sie Ihre Ziele SMART

Eine klare Zielformulierung ist deshalb besonders wichtig. Die SMART Methode besteht aus fünf Kriterien. Smarte Ziele sollten

  • Spezifisch
  • Messbar
  • Akzeptiert
  • Realistisch
  • Terminiert

sein. Was das im Einzelnen bedeutet, ist nachfolgend beschrieben.

Spezifisch

Spezifische Ziele sind wichtig, damit alle Beteiligten die gleiche Vorstellung davon haben, was mit dem Projekt erreicht werden soll und es keinen Spielraum für Interpretationen gibt. Diese fünf Fragen helfen Ihnen bei der Formulierung.

  • Was genau wollen Sie erreichen?
  • Warum ist das wichtig?
  • Wer ist daran beteiligt?
  • Wann wollen Sie ein Ergebnis haben?
  • Wie planen Sie vorzugehen?

Messbar

Legen Sie Kriterien fest an denen gemessen werden kann, ob Sie die Ziele erreicht haben. Dies können konkrete Zahlen oder Daten sein. So können Sie Fortschritte gut beurteilen, aber auch gegensteuern wenn Sie sich zu weit von den festgelegten Zielen entfernen.

  • Woran kann die Zielerreichung gemessen werden?
  • Wann weiß ich, dass ich das Ziel erreicht habe?

Akzeptiert 

Stellen Sie sich vor Sie sollten an einem Ziel arbeiten, das nicht umsetzbar ist. Achten Sie darauf, dass Ihre Ziele anspruchsvoll aber machbar sind. Andernfalls wird die Motivation schnell sinken.

  • Ist das Ziel motivierend und von allen Beteiligten akzeptiert?
  • Ist es durch das Projekt zu erreichen?

Realistisch 

Realistische Ziele hängen eng mit der Akzeptanz zusammen. Sind Ziele realistisch, werden sie in der Regel auch akzeptiert. Sind Ziele unrealistisch formuliert, neigt man eher dazu sie zu ignorieren. Wichtig ist hier auch, ob die Zielerreichung beeinflussbar ist.

  • Haben Sie die nötigen Ressourcen?
  • Ist der Zeitraum ausreichend?

Terminiert 

Klare Terminvorgaben sind wichtig für Ihr Team. Aufgaben ohne Deadline werden oft nicht zeitnah umgesetzt. Aber nicht alle Ziele müssen terminiert werden. Es gibt zum Beispiel finanzielle Ziele, die unabhängig von einem bestimmten Zeitpunkt erreicht werden sollen.

  • Bis wann soll das Ziel erreicht werden?
  • Ist das Ziel innerhalb der Projektlaufzeit erreichbar?

Haben Sie ihre Ziele gefunden und festgehalten sind Sie schon einen großen Schritt weiter. Jetzt gilt es diese im Blick zu halten und darauf zu achten, nicht vom Weg abzukommen. Der Erfolg einer ERP Einführung hängt nicht von der Technik ab, es sind Menschen die mit dem System arbeiten. Deshalb dreht sich keiner der genannten Erfolgsfaktoren um die Software selbst.

Wenn Sie mehr zum Thema ERP-Einführung oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

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