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Das Lastenheft – Ein Leitfaden für den Auftraggeber

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Damit ein ERP-Projekt erfolgreich ist, müssen Sie im Vorhinein einige Dinge beachten. Die Durchführung einer Anforderungsanalyse beispielsweise, sollte auf Ihrer To-Do-Liste an erster Stelle stehen. Sie gibt Ihnen die Möglichkeit, die Rahmenbedingungen für das Projekt abzustecken und festzulegen, was das System überhaupt alles können muss, um Ihre Prozesse optimal unterstützen zu können. Die Ergebnisse aus der Analyse werden in der Regel in einem Lastenheft festgehalten. Klingt eigentlich unproblematisch oder? Ist es aber keineswegs. Die Herausforderung besteht darin, die passende Balance zu finden. Ist Ihr Lastenheft zu oberflächlich, kommt es zu vielen Rückfragen oder auch unterschiedlichen Auffassungen Ihrer Formulierungen. Verlieren Sie sich hingegen im Detail, können ERP-Anbieter Ihre Wünsche kaum umsetzen und der Aufwand steht nicht im Verhältnis zum Nutzen. Aber wie sieht nun der optimale Aufbau eines Lastenhefts in der Praxis aus? In diesem Beitrag erfahren Sie, was ein Lastenheft überhaupt ist und was Sie bei der Erstellung beachten sollten.

Definition – Was ist ein Lastenheft eigentlich?

Ein Lastenheft ist Teil des Anforderungsmanagements und sozusagen das Fundament für eine erfolgreichen ERP-Einführung. Es wird durch den Auftraggeber erstellt, bei einem ERP-Projekt ist dies der Kunde. Wie bereits erwähnt, werden in diesem Dokument die Ergebnisse aus der Anforderungsanalyse festgehalten. Alle Anforderungen, die zur Erreichung des Projektziels erfüllt werden müssen, werden darin beschrieben. Konkret bedeutet dies, welche Eigenschaften und Funktionen ein ERP-System mitbringen muss. Ein gutes Lastenheft unterstützt alle involvierten Personen – es ist sowohl Entscheidungshilfe für das Unternehmen, als auch Leitfaden für den ERP-Anbieter. Letztendlich bringt es zum Ausdruck, wie der Einsatz der Software dazu beiträgt, die Prozesse und Abläufe in Ihrem Unternehmen optimal zu unterstützen. Das Dokument wird nach Erstellung an alle infrage kommenden ERP-Anbieter versendet und unterstützt somit unter anderem auch den Auswahlprozess.

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Lastenheft vs. Pflichtenheft – Wo liegt der Unterschied?

Das Lastenheft beschreibt also, was ein ERP-System alles können sollte. Im Zusammenhang mit dem Lastenheft stolpert man aber auch immer wieder über den Begriff „Pflichtenheft“ – was hat es damit auf sich? Das Pflichtenheft wird zu einem späteren Zeitpunkt vom Auftragnehmer erstellt, in diesem Fall der ERP-Anbieter. Es beschreibt, wie die Anforderungen aus dem Lastenheft konkret abgedeckt werden sollen und enthält somit klare Lösungsvorschläge für die Umsetzung. Es dient zur detaillierten Planung für die Implementierung der Software und enthält exakte Spezifikationen hinsichtlich der Software-Konfiguration.

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Warum sollte man ein Lastenheft erstellen?

Am Anfang eines jeden ERP-Projekts steht die Überlegung, warum und in welchen Unternehmensbereichen die Software eingesetzt werden soll. An diesem Punkt sollten Sie mit der Erstellung des Lastenhefts beginnen. Aber braucht man das wirklich? Unbedingt, denn das Lastenheft erfüllt zwei wichtige Funktionen:

Lastenheft ist wichtig für Kunde und ERP-Anbieter

Auf der einen Seite hilft es Ihnen bei allen Entscheidungen, die Sie im Laufe des ERP-Projekts treffen müssen. Zum Beispiel sind die im Lastenheft dokumentierten Anforderungen hilfreich, um einen passenden ERP-Anbieter zu finden. Auch während der Umsetzung können Sie es immer wieder unterstützend zur Hand nehmen. Auf der anderen Seite ist das Lastenheft ein wichtiges Dokument für die Anbieter auf Ihrer Long- und Shortlist, da es alle relevanten Informationen über Ihr Unternehmen und Ihre Anforderungen zusammenfasst. Die Anforderungen im Lastenheft spiegeln sozusagen Ihre Erwartungen an das System wider und somit dient es als eine Art Leitfaden. ERP-Anbieter können so besser entscheiden, ob Ihre spezifischen Wünsche auch umgesetzt werden können und mit möglichen Vorschlägen zur Anforderungserfüllung antworten. Außerdem, wie bereits erwähnt, wird das Lastenheft zu einem späteren Zeitpunkt zu deinem Pflichtenheft ausgearbeitet. Es ist zum einen Teil des Vertrags zwischen Ihnen und dem ausgewählten ERP-Anbieter, sowie Grundlage für Tests und Abnahmen.

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Guideline – So erstellen Sie ein Lastenheft

Die passende Informationstiefe für ein Lastenheft zu finden ist gar nicht so einfach. Ein gutes Lastenheft ist mehr als eine Auflistung an Anforderungen. Es definiert zum einen die Basisanforderungen und enthält außerdem Erklärungen, damit Außenstehende die Formulierungen des Dokuments richtig interpretieren können. Die Herausforderung dabei ist allerdings, nicht zu stark auf jedes einzelne Detail einzugehen. Für den Begriff Lastenheft, sowie zu den Inhalten des Dokuments bestehen derzeit keine verbindlichen Regelungen oder gesetzliche Definitionen. Es haben sich mit der Zeit jedoch Inhalte herauskristallisiert, die branchenübergreifend eingehalten werden.

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Folgende Punkte sollten in einem Lastenheft enthalten sein:

Die im Lastenheft dokumentierten Anforderungen sollten im besten Fall so aufbereitet sein, dass sie später zu einem Pflichtenheft weiterentwickelt werden können. Es empfiehlt sich außerdem die Inhalte nicht nach Belieben aneinanderzureihen, sondern eine strukturierte Gliederung vorzunehmen.

Beschreibung des Unternehmens

Beginnen Sie damit, das Unternehmen kurz vorzustellen. Der künftige ERP-Anbieter kann sich so ein erstes Bild von Ihnen und Ihren Leistungen machen und besser einschätzen, ob er Ihre Anforderungen auch zufriedenstellend umsetzen kann. Dazu gehören zunächst natürlich der Name Ihres Unternehmens, die Branche, Standorte und auch ein Ansprechpartner, den er bei Rückfragen kontaktieren kann. Außerdem können Sie das Marktumfeld, sowie Ihre Produkte und Leistungen beschreiben. Diese Angaben sind zwar optional, verbessern aber die Qualität Ihres Lastenhefts deutlich. Diese Fragen können Sie beispielsweise beantworten:

  • Was verkaufen Sie?
  • Haben Sie Konkurrenten? Wenn ja, wer?
  • Was sind Ihre Stärken und Schwächen?
  • Was unterscheidet Sie von anderen Unternehmen? Gibt es ein Alleinstellungsmerkmal?

Danach sollten Sie den aktuellen Ist- sowie den gewünschten Soll-Zustand beschreiben:

Ausgangssituation

Beschreiben Sie Ihre derzeitige Ausgangslage sowie die aktuelle IT-Infrastruktur:

  • Wie kam es zu dem Wunsch, ein neues ERP-System einzusetzen?
  • Haben Sie bereits ein ERP-System im Einsatz? Wenn ja, welche Probleme sind aufgetreten? Wie sind Sie mit diesen bisher umgegangen?
  • Haben Sie weitere Softwarelösungen im Einsatz, die per Schnittstelle angebunden werden müssen?

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Zielsetzung & Zeitplan

Auch wenn eine ERP-Einführung ein umfangreiches und oft auch langwieriges Projekt ist, sollten Sie das Ziel nicht aus den Augen verlieren. Erläutern Sie deshalb konkret, welches Ergebnis Sie erwarten und woran Sie den Erfolg messen wollen. Dies ist nicht nur für den ERP-Anbieter wichtig, sondern kann auch für Sie selbst nützlich sein, um sich von Zeit zu Zeit die Prioritäten des Projekts noch einmal ins Gedächtnis zu rufen. Auch ein Zeitplan sollte Bestandteil Ihres Lastenhefts sein:

  • Wann erwarten Sie eine Antwort?
  • Zu welchem Zeitpunkt sollen Workshops stattfinden?
  • Wann soll die Implementierung beginnen?
  • Im Hinblick auf Digitalisierung & Industrie 4.0:
    • Wie soll die zukünftige Ausrichtung des Unternehmens aussehen?

Wird das ERP-System nur eingesetzt, um den aktuellen Zustand zu verbessern und Fehler auszumerzen, wird nur ein sehr geringer Teil des Potentials ausgeschöpft, deshalb sollten Sie die Unternehmensziele für die folgenden Jahre unbedingt mit einbeziehen.

Funktionale und nichtfunktionale Anforderungen

Diesen Punkt sollten Sie mit besonders vielen Informationen anreichern. Für den Anbieter ist es so wesentlich einfacher, eine passende Lösung für Sie zu entwickeln, denn funktionale und nichtfunktionale Anforderungen sind oftmals keine klaren Aussagen, die nur eine Interpretation zulassen. Häufig beschreiben Sie nur ein Ziel, für das aber unterschiedliche Lösungsansätze denkbar sind. In unserem Beitrag „Warum ist eine Anforderungsanalyse so wichtig?“ werden die funktionalen und nichtfunktionalen Anforderungen näher beschrieben.

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Einsatzbereiche

Beschreiben Sie weiterhin den vorgesehenen Zweck und die Einsatzbereiche.

  • In welchen Bereichen soll die Software zum Einsatz kommen?
  • Wer soll Sie bedienen?

Beachten Sie, dass Planungsprozesse stetig im Wandel und nie in Stein gemeißelt sind. Überlegen Sie deshalb, wie Entscheidungen getroffen werden, wessen Zustimmung es dafür bedarf und wie mögliche Änderungen nachträglich in das Lastenheft übernommen werden sollen.

Zusammenfassung

  • Beschreibung des Unternehmens
    • Name, Branche, Rechtsform, Standorte, Ansprechpartner etc.
    • Marktumfeld, Produkte, Leistungen
  • Beschreibung des Ist- und Soll-Zustands
    • Ausgangssituation
    • Aktuelle IT-Infrastruktur
    • Zielsetzung & Zeitplan
      • Zeitplan, Fristen, Termine
  • Funktionale & nichtfunktionale Anforderungen
  • Einsatzbereiche

Tipps, die Sie bei der Erstellung beachten sollten

Die Erstellung eines Lastenhefts erfordert eine strukturierte Herangehensweise. Es empfiehlt sich in jedem Fall, nicht einfach blind drauf los zu schreiben. Nehmen Sie sich etwas Zeit und fragen Sie sich, warum das Unternehmen ein ERP-System benötigt, welche Ziele mit der Einführung erreicht und welche Prozesse optimiert werden sollen. Die Erstellung eines Lastenhefts kann mehrere Wochen oder auch Monate in Anspruch nehmen. Legen Sie zu Beginn am besten eine Deadline fest. Diese kann hilfreich sein, um mit der nötigen Disziplin an der Erstellung zu arbeiten. Vor allem dann, wenn im Rahmen des Projekts weitläufige Umstrukturierungen geplant sind.

Prüfen Sie die Prozessketten

Beginnen Sie vorzugsweise damit, die Prozessketten zu prüfen und das schwächste Glied zu finden. Starten Sie dafür am Beginn der Wertschöpfungskette und von dort aus befragen Sie die nächsten Abteilungen. Welche Probleme gibt es genau? Dies hat zum einen den Vorteil, dass das Projektteam den gesamten Prozess sowie die jeweiligen Abhängigkeiten kennenlernt und dadurch einen guten Überblick über die Abläufe erhält. Zum anderen können bekannte Schwachstellen durch die Erstellung optimaler Soll-Prozesse so bereits planerisch gelöst werden. Im nächsten Schritt können Sie durch die beschriebenen Prozesse nun die benötigten Features ableiten.

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Anforderungen sollten sich an den Zielen orientieren

Beachten Sie, dass sich die Anforderungen an Ihren Zielen orientieren sollten und Sie die Unternehmensstrategie nicht aus den Augen verlieren. Achten Sie außerdem darauf, nur die Anforderungen, jedoch nicht deren Umsetzung zu beschreiben. Im Gegensatz zum Pflichtenheft sollten Sie das Lastenheft immer lösungsneutral und so formulieren, dass es nicht nur für Sie, sondern auch für Außenstehende verständlich ist. Weiterhin ist es wichtig, dass Sie auch Ihre Mitarbeiter in den Prozess mit einbeziehen. Bei großen Unternehmen ist die Wahrscheinlichkeit jedoch recht hoch, dass Sie viele und umfangreiche „Wunschzettel“ erhalten. Achten Sie darauf, diese nicht ungefiltert ins Lastenheft zu übernehmen – Chaos ist sonst vorprogrammiert.

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Fazit

Ein Lastenheft unterstützt Sie bei der Auswahl eines geeigneten Anbieters und bildet die Grundlage für eine erfolgreiche ERP-Einführung. Es ist nicht nur ein hilfreiches Instrument bei der Projektplanung, zusätzlich werden Sie sich auch über die eigenen Ziele und Abläufe bewusst. Wichtig bei der Erstellung ist, eine Balance zwischen den beiden „Extremen“ und eine geeignete Informationstiefe zu finden. Beschreiben Sie Ihre Anforderungen so, dass jemand der nicht Teil Ihres Unternehmens ist, sie verstehen kann. Verzichten Sie auf unrelevante Details und unrealistische „Nice to have“- Features. Im besten Fall ist Ihr Lastenheft strukturiert, prozessorientiert und lösungsneutral. Im Zweifelsfall gilt aber immer: Das ERP-System muss sich an Ihre Prozesse anpassen können – nicht umgekehrt.

Wenn Sie mehr zum Thema Anforderungsanalyse, Lastenheft oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

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Warum ist eine Anforderungsanalyse so wichtig?

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Ein neues ERP-System wird in der Regel dann eingeführt, wenn entweder noch keines im Einsatz ist, oder das bisherige System den Anforderungen nicht weiter gerecht wird. Viele Unternehmen, die den Entschluss gefasst haben, ein neue Software einzuführen, begeben sich meist direkt auf die Suche nach einem geeigneten ERP-Anbieter. Die spezifischen Anforderungen, die man an das neue System hat und auch die unternehmerischen Ziele, die man künftig verfolgt, werden in dieser Phase oft nicht genauer beachtet und hinterfragt. Aber wie wollen Sie herausfinden, welches ERP-System am besten zu Ihnen passt, wenn Sie sich nicht mit den eigenen Prozessen auseinandersetzen? Die Konsequenz zeigt sich häufig während der Umsetzung – Probleme die hier entstehen, sind nicht selten auf eine schlechte Vorbereitung zurückzuführen. Der erste Schritt sollte deshalb immer sein, eine qualitativ hochwertige Anforderungsanalyse zu erstellen. In diesem Beitrag haben wir alle wichtigen Informationen rund um das Thema Anforderungsanalyse für Sie zusammengetragen.

Was ist überhaupt eine Anforderungsanalyse?

Bevor wir darüber sprechen, wie Sie am besten eine Anforderungsanalyse anfertigen, sollten wir erst einmal kurz klären, was man darunter genau versteht und warum man sie eigentlich anwendet. Eine Anforderungsanalyse wird häufig in der Informatik durchgeführt, kann aber auch in vielen anderen Bereichen Anwendung finden. Bei der Einführung eines ERP-Systems eignet sie sich allerdings besonders gut, da Sie durch eine ausführliche Anforderungsanalyse Anpassungen im späteren Projektverlauf deutlich reduzieren können. Das spart natürlich nicht nur Zeit und Geld, sondern schont auch alle anderen eingesetzten Ressourcen. Bei einer Anforderungsanalyse handelt es sich letztendlich um ein Dokument, welches noch vor der eigentlichen ERP-Auswahl angefertigt wird. Sinn und Zweck dieser ist es, sich vor dem eigentlichen Start des ERP-Projekts erst einmal ausführlich mit den Anforderungen, die man an das neue System hat, auseinanderzusetzen und diese anschließend verständlich zu dokumentieren. Auch zukünftige Ziele sowie die Strategie des Unternehmens sollten dabei berücksichtigt werden.

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Eine Anforderungsanalyse wird aber nicht nur benötigt, um die reinen Anforderungen festzuhalten, sondern auch um beurteilen zu können, ob die gewünschten Anforderungen technisch und wirtschaftlich überhaupt umgesetzt werden können. In der Praxis ist es häufig so, dass Probleme die im Projektverlauf auftreten, im Nachhinein auf Analysefehler zurückgeführt werden können. Alle gesammelten Informationen sollten deshalb im Vorhinein auf Machbarkeit und Risiko geprüft werden. Es gibt verschiedene Möglichkeiten und Methoden, eine solche Analyse durchzuführen. Dazu zählen unter anderem verschiedene Tools, die die Anforderungen analysieren, dokumentieren und verwalten. Die Ergebnisse werden in der Regel anschließend in ein Lastenheft übertragen und zu einem späteren Zeitpunkt in Zusammenarbeit mit dem ERP-Anbieter zu einem Pflichtenheft erweitert. Bei einer Anforderungsanalyse unterscheidet man zwischen funktionalen und nichtfunktionalen Anforderungen:

Funktionale Anforderungen

Bei den funktionalen Anforderungen handelt es sich um spezifische Anforderungen, die dem Projekt direkt zugeordnet werden können:

  • Was soll das System leisten?
    • Auf präzise Formulierungen achten
      • Beispiel: „Das ERP-System sollte mindestens 1500 Bestellungen pro Tag verarbeiten können.“
  • Welche Dienste soll es anbieten?
  • Eingaben, Verarbeitungen, Ausgaben
  • Verhalten in bestimmten Situationen
    • Gegebenenfalls: Was soll es explizit nicht tun?

Nichtfunktionale Anforderungen

Bei den nichtfunktionalen Anforderungen handelt es sich um Anforderungen, die dem Projekt nicht direkt zugeordnet werden können. Das liegt daran, dass sie nicht nur im ERP-Projekt selbst Anwendung finden, sondern auch auf andere Projekte und Vorhaben übertragen werden können:

  • Wie soll das System oder einzelne Funktionen arbeiten?
  • Welche Qualitätsanforderungen haben Sie in Bezug auf
    • Performanz, Zuverlässigkeit oder Wartbarkeit?
  • Anforderungen an die Benutzbarkeit des Systems
  • Technische Anforderungen

Warum sollte man eine Anforderungsanalyse durchführen?

Dass eine Anforderungsanalyse der erste Schritt sein sollte, wenn Sie mit dem Gedanken spielen, ein ERP-System einzuführen, haben wir nun geklärt. Aber warum eigentlich? Ist es nicht viel einfacher, direkt einen Anbieter zu suchen, um keine wertvolle Zeit zu verlieren? Eine ERP-Einführung scheitert in den seltensten Fällen daran, dass sich kein passender Anbieter finden lässt. Die Systeme sind mittlerweile auf die unterschiedlichsten Branchen, Unternehmensgrößen und Geschäftsbereiche ausgerichtet, sodass sich für jeden eine passende Lösung finden lässt. Zumal individuelle und spezifische Anpassungen jederzeit möglich sind.

Eine schlechte Vorbereitung bringt ERP-Projekte zum scheitern

Eine schlechte Vorbereitung aufgrund mangelnder Kommunikation und Dokumentation ist schon eher ein Grund dafür, dass ein ERP-Projekt scheitert. Je komplexer ein Projekt ist und je mehr Menschen involviert sind, desto schwieriger ist auch die Kommunikation untereinander. Deshalb ist es gerade bei einem ERP-Projekt besonders wichtig, alle relevanten Punkte so detailliert wie möglich festzuhalten. Das Budget für eine ausführliche Analyse wird jedoch gerne schmal gehalten. Dabei sind Fehler, die erst im Laufe des Projekts entdeckt und anschließend korrigiert werden müssen, wesentlich aufwändiger zu beheben und mit mehr Kosten verbunden, als jene die bereits zu Beginn des Projekts entdeckt und somit weitestgehend verhindert werden können.

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Vorteile einer Anforderungsanalyse

Klar, eine hochwertige Analyse kostet vor allem Zeit und Geld, ist aber wichtig für den weiteren Projektverlauf. Mit ihr legen Sie sozusagen das Fundament für alle zukünftigen Entscheidungen, die das ERP-Projekt betreffen. Sie dient als Basis für weitere Schritte, wie zum Beispiel die Systemarchitektur, Vertragsgestaltungen oder auch die Kommunikation untereinander und hilft Ihnen somit, das Projekt größentechnisch besser einzuschätzen. Sehen Sie es als eine gute Gelegenheit, das eigene Unternehmen mit allen Strukturen und Prozessen noch einmal neu zu analysieren und sich vielleicht auch zu fragen, ob es Bereiche gibt, die man künftig optimieren könnte. Ein weiterer Vorteil ist, dass eine Anforderungsanalyse dabei hilft, den Überblick zu behalten und einen gemeinsamen Konsens zu schaffen. Jede Abteilung hat vermutlich andere Anforderungen an das System, welche unbedingt aufeinander abgestimmt und angepasst werden sollten, um Chaos und unnötige Features zu vermeiden. Nicht zuletzt hilft sie natürlich auch dabei, die weitere ERP-Auswahl näher einzugrenzen.

Was sollte in einer Anforderungsanalyse enthalten sein?

Was genau in der Anforderungsanalyse enthalten sein sollte, kann man nicht pauschal sagen. Die Inhalte richten sich stark nach Ihrem individuellen Projekt. Folgende Punkte sind also kein Muss, sondern eher eine Richtlinie an der Sie sich orientieren können.

Anforderungsermittlung

Zunächst sollten Sie alle funktionalen und nichtfunktionalen Anforderungen, die mit dem ERP-Projekt in Verbindung stehen, sammeln und notieren. Dies gelingt am besten durch Anwendergespräche. Binden Sie Ihre Mitarbeiter unbedingt in den Prozess mit ein, diese haben in der Regel den besten Blick auf die tatsächlichen Abläufe und Prozesse in ihrem jeweiligen Verantwortungsbereich, aber dazu später mehr. Wenn Sie bereits ein Lastenheft aus einem vorherigen Projekt haben, können Sie auch auf dieses zurückgreifen.

Anforderungsanalyse

Im nächsten Schritt sollten Sie die gesammelten Informationen auswerten, klassifizieren, auf Vollständigkeit prüfen und mit anderen Anforderungen vergleichen, um thematisch ähnliche Wünsche zusammenzufassen.

Anforderungsbeschreibung

Wenn Sie alle Anforderungen gesammelt und analysiert haben, sollten Sie diese so detailliert wie möglich in einem Dokument zusammenfassen. Damit die Informationen auch für Außenstehende verständlich sind, ist es ratsam einzelne Anwendungsfälle zu beschreiben. Aussagen wie „Dieser Prozess ist doch selbstverständlich, das brauchen wir nicht zu dokumentieren“ sollten Sie unbedingt vermeiden, da der Interpretationsspielraum hier natürlich sehr groß ist.

Anforderungsrevision

Die dokumentierten Anforderungen sollten Sie zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal überprüfen und gegebenenfalls anpassen, falls sich die Anforderungen geändert haben. Dieser Schritt ist nicht unbedingt notwendig, aber ratsam um den gesamten Prozess kontinuierlich im Blick zu haben.

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Neben den Anforderungen sollten aber auch andere Punkte dokumentiert werden. Beschreiben Sie allgemein Ihr Vorhaben und definieren Sie Ihre Ziele. Was erwarten Sie von der Software? Auch der derzeitige Zustand sollte beschrieben werden, gerade dann, wenn bereits ein ERP-System im Einsatz ist, mit dem Sie nicht zufrieden sind. Last but not least, definieren Sie auch unternehmensinterne Begriffe, die nicht für jeden selbstverständlich sind, um Missverständnisse zu vermeiden. Aus diesen Informationen ergibt sich letztendlich eine ausführliche Anforderungsanalyse und gute Basis für die weiteren Schritte.

Zusammenfassung

  • Anforderungen sammeln und dokumentieren
    • funktionale Anforderungen
    • nichtfunktionale Anforderungen
  • Zielsetzung definieren
  • Allgemeine Beschreibung des Vorhabens
  • Ist-Zustand beschreiben
  • Soll-Zustand beschreiben
    • Was erwarten Sie von der Software?
  • Abkürzungen sowie Fachsprache definieren

Herangehensweise – so sammeln Sie alle wichtigen Informationen

Leider gibt es auch hier keinen einheitlichen oder vorgeschriebenen Weg, an dem Sie sich orientieren können. Wir können Ihnen aber einige Tipps und Methoden mit an die Hand geben, die hilfreich sind, um keine wichtigen Informationen zu vergessen. Wie weiter oben bereits erwähnt, sollten Sie damit beginnen, zunächst alle wichtigen Informationen zu sammeln. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten:

Brainstorming

Brainstorming eignet sich natürlich sehr gut, um in kurzer Zeit viele unterschiedliche Sichtweisen zu hören und Informationen zusammenzutragen. Setzen Sie sich dazu mit Mitarbeitern unterschiedlicher Tätigkeitsbereiche und Abteilungen zusammen. Jeder hat dann die Möglichkeit zu äußern, was er sich von dem neuen System erhofft. Sie werden recht schnell merken, dass sich einige Wünsche überschneiden und andere weit auseinandergehen. Wichtig ist, im nächsten Schritt alle genannten Anforderungen zu selektieren und zusammenzufassen. So sehen Sie recht schnell, welche Anforderungen wichtig sind und welche Sie vielleicht erst einmal im Hinterkopf behalten.

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Beobachtung

Bei dieser Methode können Sie beispielsweise einen oder mehrere Mitarbeiter aus unterschiedlichen Tätigkeitsbereichen bei der täglichen Arbeit begleiten. Dies ist zwar sehr zeitintensiv, aber auch aufschlussreich. Sie erhalten so einen guten Einblick in das Tagesgeschäft und können besser beurteilen, welche Anforderungen wirklich wichtig sind. Außerdem können Sie im direkten Gespräch gezielte Fragen stellen. Wichtig hierbei ist, dass Sie sich nicht im Detail verlieren, sondern das große Ganze betrachten.

Berichten

Diese Methode ist ähnlich zu der vorherigen, mit dem Unterschied, dass der entsprechende Mitarbeiter seine Tätigkeit selbst dokumentiert. Dies ist zwar für Sie selbst mit weniger Arbeit verbunden, der Nachteil ist jedoch dass die Ansicht des Mitarbeiters immer subjektiv ist und klare Vorgaben, sowie eine hohe Motivation der Mitarbeiter voraussetzt.

Fragebögen

Diese Methode eignet sich besonders gut bei großen Unternehmen mit vielen Mitarbeitern. Hierzu verteilen Sie einfach Fragebögen an die Mitarbeiter oder Verantwortlichen der einzelnen Abteilungen. Achten Sie jedoch auf die Formulierung Ihrer Fragen, da es sonst zu Verständnisproblemen und unterschiedlichen Auffassungen kommen kann, die nicht direkt besprochen werden können. Beachten Sie außerdem, dass die Auswertung der Fragen wahrscheinlich recht zeitintensiv ist, je nachdem wie viele Mitarbeiter an der Befragung teilnehmen.

Interviews

Diese Herangehensweise ist ähnlich zu der vorherigen, mit dem Unterschied, dass Sie die Mitarbeiter aus den verschiedenen Bereichen direkt befragen, um unterschiedliche Sichtweisen zu erhalten. Auch diese Methode ist sehr zeitaufwendig, jedoch können Fragen und Probleme direkt besprochen werden.

Fazit

Achten Sie darauf, die Anforderungsanalyse immer angepasst an das eigene Unternehmen durchzuführen. Nicht jede Methode eignet sich für jedes Unternehmen. Wichtig ist, das Projekt von allen Seiten zu betrachten, damit Sie keine Anforderungen übersehen und alle Wünsche in Betracht ziehen. Achten Sie deshalb darauf, neben den eigenen Wünschen auch die Sichtweisen der zukünftigen Nutzer zu berücksichtigen. Sie sind schließlich diejenigen, die im Alltag mit der Software arbeiten. Wenn Sie sich dennoch unsicher sind, wie Sie am besten vorgehen sollen, können Sie auch einen externen Berater hinzuziehen. Dieser kann neue Perspektiven aufzeigen und schützt vor Betriebsblindheit.

Wenn Sie mehr zum Thema Anforderungsanalyse oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

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Was ist eigentlich ein ERP-Workshop?

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Die Suche nach einer Software-Lösung läuft erfahrungsgemäß nach einer simplen, dreistufigen Methode ab. Zunächst wird bei einer netzbasierten Grundrecherche die Frage geklärt, welche Anbieter generell in Frage kommen. Anschließend werden alle Lösungen, die Ihre Anforderungen am ehesten erfüllen, miteinander verglichen und es kommt zu einer finalen Entscheidung. Diese Herangehensweise funktioniert zwar grundsätzlich bei vielen Systemen, bei der ERP-Auswahl hingegen ist sie allerdings weniger geeignet. Ein ERP-System ist eine individuelle und komplexe Software-Lösung, die eng mit Ihren Geschäftsprozessen verknüpft ist. Eine grobe Recherche im Web kann Ihnen zwar eine erste Hilfe sein, um einen Überblick zu bekommen, aber bei individuellen Fragen kann Ihnen das Internet nicht mehr helfen. Wenn Sie wissen möchten, ob die Software Ihre spezifischen Abläufe unterstützt, ist ein direktes Gespräch mit dem ERP-Anbieter unerlässlich. Um diese und andere Fragen zu beantworten, wird ein ERP-Workshop durchgeführt. Was das genau ist und wie diese ablaufen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Was ist eigentlich ein ERP-Workshop?

Ein ERP-Workshop ist eine Veranstaltung, bei der Kunde und ERP-Anbieter sich erstmals persönlich kennenlernen. Es ist der letzte Schritt und die Grundlage für die finale ERP-Auswahl. Es ist sozusagen das zentrale Entscheidungskriterium – wer hier am meisten überzeugt, bekommt den Auftrag. Für Sie als Kunde ist dies natürlich eine gute Gelegenheit, dem ERP-Anbieter auf den Zahn zu fühlen und sich ein Bild von der Software zu machen. Ihr oberstes Ziel bei dieser Veranstaltung sollte sein, herauszufinden, ob die Software Ihre individuellen Anforderungen und Wünsche auch umsetzen kann. Ein solcher Workshop ist allerdings keine reine Informationsveranstaltung, in der Sie sich zurücklehnen können. Ihre Mitarbeit hat einen großen Einfluss auf die Qualität des Workshops – wenn Sie also das Bestmögliche aus ihm rausholen möchten, ist eine gute Vorbereitung und Ihre Mitarbeit gefragt, aber dazu später mehr.

Wo findet der ERP-Workshop statt?

Der Workshop findet immer beim Kunden statt. Das hat den Grund, dass mit dem Workshop in der Regel auch eine Betriebsbesichtigung verbunden ist, um zum einen die jeweiligen Prozesse und Abläufe besser nachvollziehen zu können und zum anderen, um das gesamte Projektteam kennenzulernen.

Wie lange dauert ein ERP-Workshop?

Die Dauer des Workshops richtet sich nach Größe, Umfang und Komplexität des Projekts. Um einen groben Maßstab zu nennen: Bei kleinen Unternehmen wird für gewöhnlich ein Tag angesetzt, bei mittelständischen Unternehmen sind es ein bis zwei Tage und bei großen Projekten rechnet man mit einem Tag pro Fachabteilung, also insgesamt etwa drei bis fünf Tage.

Wer sollte an dem Workshop teilnehmen?

Aus Kundensicht sollte das gesamte Projektteam und ein Verantwortlicher aus der jeweiligen Fachabteilung anwesend sein. Natürlich ist es nicht immer einfach, alle Beteiligten aus dem Tagesgeschäft abzuziehen, aber für einen erfolgreichen Workshop ist es wichtig, dass alle involvierten Personen auch präsent sind. Jeder erfüllt eine wichtige Funktion in diesem Projekt und sollte dementsprechend auch auf andere Details achten, planen Sie dies also wenn möglich mit ein. Vom ERP-Anbieter ausgehend sind normalerweise zwei Personen vertreten, ein Senior-Consultant und der Vertriebsmitarbeiter, mit dem Sie den Erstkontakt hatten. Bei größeren, umfangreicheren Projekten können es auch mehrere Personen sein.

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Ablauf eines ERP-Workshops

Bevor wir über den eigentlichen Workshop sprechen, sollten wir zunächst einmal klären, was davor passiert. Bei vielen Anbietern erfolgt die Präsentation des ERP-Systems im Workshop selbst. Bei TimeLine ist es so, dass ein erstes Gespräch bereits vor dem eigentlichen Workshop stattfindet. In diesem wird zum einen das ERP-System mit all seinen Funktionalitäten in einer Online-Präsentation vorgestellt und zum anderen erste wichtige Fragen zu Ihnen und Ihrem Unternehmen geklärt. Zum Beispiel, in welcher Branche Sie tätig und ob Sie Einzel- oder Serienfertiger sind, welche Software Sie aktuell im Einsatz haben, oder auch welche Probleme es gibt und was Sie sich von der neuen Lösung erhoffen.

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Dies ist hilfreich, um Ihr Unternehmen und die dazugehörigen Abläufe besser einschätzen zu können. Im Gegensatz zu einer Webrecherche oder schriftlichen Anfrage, erhalten Sie so direkt alle wichtigen Informationen, die Sie für eine gute Vorbereitung benötigen und es besteht außerdem für beide Seiten die Möglichkeit, Rückfragen zu stellen. Viele Missverständnisse können so vermieden werden. Sie als Kunde sind also bei der eigentlichen Veranstaltung bereits mit den Funktionalitäten des Systems vertraut und es kann vorrangig darum gehen, wie Ihre spezifischen Anforderungen und Wünsche umgesetzt werden können. Dies ist aber natürlich von Anbieter zu Anbieter unterschiedlich. Der ERP-Workshop selbst ist in mehrere Phasen unterteilt. Der Ablauf sieht normalerweise folgendermaßen aus:

Vorstellung & Vorbesprechung

Der Workshop beginnt für gewöhnlich mit einer Vorstellungsrunde beider Seiten. In dieser stellen sich alle Beteiligten persönlich und anschließend auch das Unternehmen kurz vor.

Betriebsbesichtigung

Nachdem sich beide Seiten vorgestellt haben, folgt in der Regel eine Betriebsbesichtigung. Der Anbieter möchte hier vor allem sehen, wie ein Auftrag durch das Unternehmen läuft – angefangen von der Auftragserteilung, über die Produktion bis hin zur Lieferung. Wie bereits weiter oben erwähnt, ist dies auch der Grund dafür, weshalb der Workshop in Ihrem Unternehmen stattfindet. Um Ihre spezifischen Prozesse und Abläufe besser nachvollziehen zu können, ist ein Firmenrundgang sehr hilfreich. Da die Workshops von erfahrenen Projektleitern durchgeführt werden, können diese Ihre Abläufe direkt analysieren und abschätzen welche Anpassungen notwendig sind und ob es ähnliche Abläufe und Umsetzungen bei früheren Projekten bereits gab.

Einzelgespräche mit den Fachabteilungen

Im Anschluss an den Firmenrundgang folgen Einzelgespräche mit allen Fachabteilungen. Der Fokus liegt hierbei auf einer sogenannten GAP-Analyse. Eine GAP-Analyse ist ein klassisches Planungs- und Kontrollinstrument und dient hierbei dem Zweck, die Probleme in Ihrem Unternehmen zu erkennen und darauf zu reagieren. Das Ziel ist es festzustellen, welche speziellen Anforderungen Sie als Kunde haben, die noch nicht in der Standardlösung enthalten sind, wie Ihre individuellen Probleme gelöst und Anforderungen umgesetzt werden können und ob dafür Anpassungen im System notwendig sind. Dabei sollten Sie auch zukünftige Projekte und langfristige Ziele nicht außer Acht lassen. Welche Herausforderungen erwarten Sie dahingehend?

Grobentwurf des Projektplans

Als letzter Punkt auf der Tagesordnung steht die Erstellung eines Projektplans, wobei es sich hierbei lediglich um einen groben Entwurf handelt. Darin wird beispielsweise festgehalten, wann Sie die Software in Betrieb nehmen möchten oder Schulungstermine stattfinden sollen, wann die Datenübernahme angesetzt wird und auch welche Anpassungen für eine erfolgreiche Umsetzung generell nötig sind.

Zusammenfassung: Ablauf ERP-Workshop

Hier noch einmal eine kurze Zusammenfassung des gesamten Ablaufs:

  • Vorstellungsrunde beider Seiten & Vorbesprechung
  • Betriebsbesichtigung
    • Wie läuft ein Auftrag durch das Unternehmen?
  • Einzelgespräche mit den Fachabteilungen
    • Fokus liegt dabei auf der GAP-Analyse
      • Welche Anpassungen sind notwendig?
  • Erstellung eines Projektplans
    • Wann soll die Software in Betrieb genommen werden?
    • Schulungstermine
    • Datenübernahme
    • Anpassungen
  • Abschlussbesprechung

Wie verbleiben Kunde und ERP-Anbieter am Ende des Workshops?

Sie als Kunde erhalten entweder noch im Workshop selbst oder wenige Tage später ein detailliertes Angebot, also wie viel die ERP-Einführung letztendlich kosten wird. Darin enthalten sind Aufwandseinschätzungen und das Schulungskonzept. Außerdem erhalten Sie noch eine Mitschrift, das sogenannte Organisationshandbuch. Dann liegt es bei Ihnen – Sie müssen eine Entscheidung treffen!

Die Kostenfrage

Auch die Kosten sind natürlich von Anbieter zu Anbieter verschieden. Bei TimeLine kostet ein ERP-Workshop 1.500 Euro pro Tag, hinzu kommen die Kosten für An- und Abreise, sowie Unterkunft und Spesen. Die Kosten für den Workshop werden allerdings bei Auftragserteilung verrechnet.

Prozessdokumentation – So können Sie sich auf den Workshop vorbereiten

Wie bereits erwähnt, sollten Sie den Workshop nicht als eine einseitige Informationsveranstaltung ansehen. Sie als Kunde sollten sich gut vorbereiten, indem Sie vorab einige wichtige Informationen zusammenstellen. Dies können Beispielprozesse und dazugehörige Daten sein, welche Sie anschließend in Form von PDFs, Word Dateien oder auch Diagrammen an den Anbieter senden. Wichtig hierbei ist, dass Sie sich auf die wichtigsten Abläufe und Prozesse beschränken und nicht zu viele Daten sammeln. Hier gilt: Qualität vor Quantität!

Fazit – darauf sollten Sie außerdem achten

Mit dem Einsatz einer ERP-Software verfolgen Kunde und ERP-Anbieter immer eine langfristige Zusammenarbeit. Sehen Sie den Workshop also als eine Chance, auf der einen Seite den Anbieter und seine Software kennenzulernen aber auch die eigenen Geschäftsabläufe so gut wie möglich zu beschreiben. Dies hilft dem Anbieter dabei, Ihre Prozesse besser nachvollziehen zu können und eine optimale Lösung für Sie zu finden. Eine gute Vorbereitung kann die Qualität des Workshops außerdem deutlich verbessern. Nutzen Sie den Termin, um vielen Fragen zu stellen und alle Unklarheiten aus dem Weg zu räumen. Legen Sie den Fokus darauf, ob Ihre spezifischen Anforderungen umgesetzt werden können und achten Sie dabei auch auf die kommunikative Ebene. Geht der Anbieter auf Ihre Fragen ein, oder weicht er bestimmten Themen aus? Steht die Umsetzung Ihrer Anforderungen im Vordergrund oder eher die Funktionen und Features des Systems? Dies hilft Ihnen dabei, eine passende Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.

Wenn Sie mehr über ERP-Workshops oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

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„Digital Jetzt“ – Das Förderprogramm für den Mittelstand

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Die Digitalisierung betrifft Unternehmen in allen Größen und Branchen. In der heutigen Arbeitswelt sind digitale Technologien entscheidend für die Wettbewerbs- und Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens. Sie ermöglichen neue Geschäftsmodelle, intelligente Arbeits- und Produktionsprozesse, sowie eine effektivere Kundengewinnung und bessere Vernetzung. Um die Digitalisierung weiter voranzutreiben hat das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) das Förderprogramm „Digital Jetzt – Investitionsförderung für KMU“ ins Leben gerufen. Es erweitert die auf Bundes- und Landesebene bestehenden Fördermöglichkeiten für die Digitalisierung des Mittelstandes und ist weiterhin ein wichtiger Bestandteil der Mittelstandsstrategie des BMWi. In diesem Beitrag erfahren Sie alles über das neue Förderprogramm und wie Sie die Funktionen von TimeLine bei der Antragstellung nutzen können.

Digital Jetzt – das Wichtigste im Überblick

Laut BMWi messen 60% der kleinen und mittelständischen Unternehmen digitalen Technologien eine große Bedeutung bei, aber rund die Hälfte hat keine Kompetenzen in diesem Bereich. Digital Jetzt hat sich zum Ziel gesetzt, mittelständische Unternehmen in allen Phasen ihres Digitalisierungs- und Innovationsprozesses zu unterstützen, vor allem jedoch soll es eine Anregung für Unternehmen sein, in digitale Technologien sowie die Qualifizierung und das Know-how ihrer MitarbeiterInnen zu investieren.

Wer kann eine Förderung beantragen?

Antragsberechtigt sind mittelständische Unternehmen

  • aus allen Branchen (inklusive Handwerksbetrieb und freie Berufe)
  • mit 3 bis 499 Beschäftigten,

die entsprechende Digitalisierungsvorhaben planen, zum Beispiel Investitionen in Soft- und Hardware oder in die Qualifizierung ihrer MitarbeiterInnen.

Das Unternehmen muss außerdem eine Betriebsstätte oder Niederlassung in Deutschland haben, in der die Investition erfolgt. Zum Zeitpunkt der Förderbewilligung darf das Vorhaben noch nicht begonnen haben und nach der Bewilligung muss es zudem in der Regel innerhalb von zwölf Monaten umgesetzt werden. Weiterhin muss das Unternehmen die Verwendung der Fördermittel nachweisen können.

Welche Investitionen werden durch das Förderprogramm bezuschusst?

Das Förderprogramm enthält zwei verschiedene Module. Eine Förderung kann in beiden Modulen beantragt werden.

Modul 1 – Investitionen in digitale Technologien

Das Modul „Investitionen in digitale Technologien“ unterstützt Investitionen in Soft- und Hardware, insbesondere für die interne und externe Vernetzung des Unternehmens. Gefördert werden Investitionen in digitale Technologien und damit verbundene Prozesse und Änderungen im Unternehmen. Diese Investitionen müssen von Ihnen als Antragsteller konkret benannt werden. Hierzu gehören insbesondere Hard- und Software, welche die interne und externe Vernetzung der Unternehmen fördern, zum Beispiel unter folgenden Aspekten: Datengetriebene Geschäftsmodelle, Künstliche Intelligenz (KI), Cloud-Anwendungen, Big Data, Sensorik, 3D-Druck sowie IT-Sicherheit und Datenschutz.

Modul 2 – Investitionen in die Qualifizierung der Mitarbeitenden

Das Modul „Investitionen in die Qualifizierung der Mitarbeitenden“ unterstützt Unternehmen dabei, Beschäftigte im Umgang mit digitalen Technologien weiterzubilden. Gefördert werden Investitionen, die die Qualifizierung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Unternehmens verbessern – insbesondere bei der Erarbeitung und Umsetzung einer digitalen Strategie im Unternehmen sowie bei IT-Sicherheit und Datenschutz, aber auch ganz grundsätzlich zu digitalem Arbeiten und den nötigen Basiskompetenzen. Das Qualitätsniveau der Weiterbildungsanbieter muss durch eine Zertifizierung nach ISO 9001 oder eine Akkreditierung nach AZAV belegt sein.

Wie wird gefördert?

Die maximale Fördersumme von Digital Jetzt beträgt 50.000 Euro, bei Investitionen von Wertschöpfungsketten oder -netzwerken kann sie bis zu 100.000 Euro betragen, mindestens jedoch 17.000 Euro in Modul 1 und 3.000 Euro in Modul 2. Der Förderzuschuss bemisst sich anteilig an den Investitionskosten des Unternehmens. Die Förderquote (in % der Investitionskosten) ist nach Unternehmensgröße gestaffelt. Um die wirtschaftlichen Auswirkungen der Corona-Pandemie zu begrenzen, gelten für alle bis zum 30.06.2021 eingehenden Anträge höhere Förderquoten. Ab dem 01.07.2021 gelten die ursprünglich vorgesehenen Förderquoten (Werte in Klammern).

  • 50 Beschäftigte: bis zu 50 (40) %
  • 250 Beschäftigte: bis zu 45 (35) %
  • 499 Beschäftigte: bis zu 40 (30) %.

Kleinere Unternehmen erhalten somit also einen etwas höheren prozentualen Zuschuss. Die Förderung wird als Zuschuss gewährt und muss außerdem nicht zurückgezahlt werden. In der Regel haben Sie 12 Monate Zeit, ihr gefördertes Digitalisierungsvorhaben im Unternehmen umzusetzen. Die Auszahlung des Zuschusses erfolgt anschließend nach erfolgreicher Verwendungsnachweisprüfung.

Antragstellung und Laufzeit der Förderung

Das Antragstool wird am 7. September 2020 freigeschaltet. Ein Antrag auf Förderung kann ausschließlich über das elektronische Antragsformular gestellt werden, alle für den Antrag notwendigen Unterlagen bzw. Anlagen können Sie als Anhang mitsenden. Folgende Themenblöcke müssen bei der Antragstellung durchlaufen werden:

  • Registrierung
  • Unternehmensdaten
  • Kontaktdaten des Antragstellenden (Projektleitung/ bevollmächtigte Person; Geschäftsführung)
  • Digitalisierungsplan
  • Finanzierungsplan

Ein Antrag auf Förderung ist bis einschließlich 2023 zu stellen.

Alle weiteren wichtigen Informationen zu dem Förderprogramm finden Sie hier:

Was muss im Digitalisierungsplan enthalten sein?

Wie bereits erwähnt, müssen Sie dem Antrag auf Förderung einen Digitalisierungsplan hinzufügen, die erforderlichen Angaben dazu können direkt im Antragstool eingetragen werden. Grundlage für eine positive Förderentscheidung ist die schlüssige Gesamtdarstellung des geplanten Investitionsvorhabens. Der Digitalisierungsplan sollte aus folgenden drei Teilen bestehen:

Ausgangssituation

Stellen Sie anhand einer Selbsteinschätzung den aktuellen Stand der Digitalisierung im Unternehmen, bzw. in den für die Investitionen relevanten Unternehmensbereichen dar.

Investitionsvorhaben

Beschreiben Sie umfassend das geplante Investitionsvorhaben, die Ziele die Sie mit der Förderung verfolgen und die konkreten Verbesserungen für das Unternehmen, zum Beispiel in Bezug auf das Geschäftsmodell bzw. die Geschäftsfelder, die Unternehmensprozesse, den Bereich IT-Sicherheit oder die Kompetenzen Ihrer MitarbeiterInnen im Bereich Digitalisierung.

Nachhaltige Wirkung der Investition

Beschreiben Sie die voraussichtlich zu erwartenden Effekte der Investitionen auf die weitere Entwicklung des Unternehmens.

So können Sie die Funktionen von TimeLine für die Antragstellung nutzen

Angefangen beim Angebot bis hin zur Lieferung kann TimeLine ERP Sie lückenlos unterstützen. Nachfolgend haben wir Ihnen einige Funktionen zusammengefasst, die Ihnen bei der Antragstellung von „Digital Jetzt“ zugute kommen. Anhand dieser Beispiele können Sie im Digitalisierungsplan erläutern, wie der Einsatz von TimeLine Sie bei Ihrem Digitalisierungsvorhaben unterstützt.

Warenwirtschaft – so haben Sie alle Warenbewegungen stets im Blick

Chaos im Lager muss nicht sein! Mit dem Warenwirtschaftssystem in TimeLine steuern Sie alle Prozesse, die mit Ihren Warenbewegungen zu tun haben. Von der Beschaffung über Reservierungen bis zur Produktion und Lieferung haben Sie immer alle Warenbewegungen im Blick – und das auf allen Lägern. So haben Sie stets einen organisierten Bestand und durch automatisierte Arbeitsabläufe außerdem eine hohe Zeitersparnis. Weitere Informationen »

PPS – planen, steuern und kontrollieren Sie Ihre Produktionsabläufe

Die Planung einer Produktion geht meist mit einem hohen Zeitaufwand einher. Es erfordert Erfahrung und Weitsicht, alle Schritte und Abläufe zu berücksichtigen und zu koordinieren. Ein PPS-System unterstützt den gesamten Prozess und hilft Ihnen dabei, die Produktionsabläufe im Unternehmen zu planen, zu steuern und zu kontrollieren. Es unterstützt Sie bei der Fertigung von Waren und berücksichtigt dabei Menge, sowie verfügbare Kapazitäten und den vereinbarten Liefertermin. Ressourcen wie Maschinen, Mitarbeiter und Materialien können so viel effizienter eingesetzt werden. Unser ERP-System trägt dazu bei, dass Sie viele Abläufe in Ihrem Unternehmen digitalisieren und dadurch leichter überbrücken können. Die Produktionsplanung und -steuerung in TimeLine ist einfach zu handhaben und vereint verschiedene Funktionen. Wir haben unser PPS-System auf die Bedürfnisse der Fertigungsbetriebe ausgelegt und Funktionen integriert, die in der täglichen Arbeit helfen und die Abläufe insgesamt flexibler und lukrativer gestalten. Weitere Informationen »

Digitale Rückmeldung aus der Produktion

TimeLine ERP deckt nicht nur den PPS-Bereich ab, sondern unterstützt auf ein- und denselben Terminals auch Buchungen für die Personalzeiterfassung (PZE), Betriebsdatenerfassung (BDE), Maschinendatenerfassung (MDE) und Qualitätsdatenerfassung (QDE) – in einem integrierten Gesamtsystem ohne Schnittstellen! Terminals, Server und Software kommen aus einer Hand und sind perfekt aufeinander abgestimmt.

Personalzeiterfassung (PZE)

Durch die Personalzeiterfassung wird die Anwesenheit der MitarbeiterInnen ermittelt oder auch Urlaube, Krankheit oder Überstunden erfasst. Die Personalzeiterfassung in TimeLine besteht aus zwei Teilen – der Erfassung in einer Tablet-Oberfläche sowie einer Auswertung. In der Touch-optimierten Oberfläche können Mitarbeiter Kommt- und Geht-Zeiten sowie einfache Dienstgänge stempeln. Diese Zeiten werden gespeichert und in der Auswertung als Journal, Tages- oder Monatsübersicht dargestellt. Ebenfalls erhalten Sie eine Anwesenheitsübersicht, um direkt zu sehen, welche Mitarbeiter heute im Unternehmen unterwegs sind. Mit dem Soll-/Ist-Vergleich sehen Sie alle geleisteten Stunden eines Mitarbeiters in einer übersichtlichen Tabelle. Dabei wird direkt die Differenz und nach dem Festschreiben auch die somit eventuell angefallenen Überstunden errechnet. Folglich können Sie bequem Überstundenkonten führen und der Urlaubsansprüche dokumentieren. Weitere Informationen »

Betriebsdatenerfassung (BDE)

Durch BDE-Buchung stehen Ihnen alle relevanten Daten der Produktion zur Verfügung. Dies erhöht nicht nur die Produktivität, sondern ermöglicht auch eine fundierte Nachkalkulation. Letztendlich können Sie mit der Erfassung der Betriebsdaten genau nachhalten, wie viel die Produktion eines Teiles gekostet hat. Die TimeLine-BDE-Lösung ist eine ins ERP-System integrierte Softwarelösung, die Verbuchungen direkt online im ERP-System vornimmt. Dafür loggt sich das BDE-Terminal direkt in die Datenbank ein, ein separater Server ist dafür nicht erforderlich. Es gibt es keine Zeitverzögerung und auch keine Batchläufe für die Verbuchung. Fehlermeldungen bei der Falscheingabe erfolgen direkt an den Mitarbeiter am BDE-Terminal. Navigations- und Suchfunktionen ermöglichen außerdem eine einfache Bedienung der Terminals, diese können Sie selbst konfigurieren, indem Sie festlegen was abgefragt werden soll und was nicht. Hardware-technisch ist das TimeLine-BDE-System für Touchscreen-Terminals optimiert. Weitere Informationen »

Maschinendatenerfassung (MDE)

Die Maschinendatenerfassung ist sozusagen das Bindeglied zwischen Maschine und ERP-System. Sie dient der einfachen und kostengünstigen Erfassung von Maschinenlaufzeiten, Störzeiten, Leistungsgraden und Stückzahlen. Mit der MDE-Software können Sie Ihre Maschinen direkt in Ihr TimeLine-PPS-System integrieren. So haben Sie den Produktionsstatus immer im Blick, können Stückzahlen und Störzeiten erfassen und der Maschinenspiegel zeigt Ihnen außerdem gelaufene Zyklen, Restlaufzeiten sowie Störungen oder Stillstände in einer Übersicht. Weitere Informationen »

CRM – einheitliche und übersichtliche Kundendaten

Im Wesentlichen bietet ein CRM-System eine einheitliche und übersichtliche Plattform, um die Daten von Ihren Kunden und potenziellen Interessenten zu verwalten. Jegliche Informationen, die Ihnen über einen Kunden vorliegen, sind überschaubar an einem Ort zusammengefasst. Sie können Sie auf einen Blick einsehen und außerdem alle Interaktionen einfach dokumentieren, analysieren und organisieren. Ein CRM-System wird häufig dann eingesetzt, wenn es einem Unternehmen besonders wichtig ist, die Beziehung zum Kunden zu pflegen und zu stärken. TimeLine bietet Ihnen ein umfangreiches CRM-System integriert in das ERP-System, so behalten Sie stets den Überblick über Ihre Geschäftspartner und den dazugehörigen Dokumenten. Weitere Informationen »

DMS – zertifiziert und revisionssicher

In Deutschland muss jedes Unternehmen seine Dokumente bis zu 10 Jahre und teilweise darüber hinaus revisionssicher aufbewahren. Unter revisionssicher versteht man im Grunde die „Unveränderbarkeit“ von Dokumenten, alle Dokumente und Belege die nach der Bearbeitung archiviert werden, dürfen von diesem Zeitpunkt an nicht mehr verändert werden. Durch ein DMS-System sind Ihre Daten sicher und transparent archiviert und schnell und einfach wieder verfügbar. Dies verbessert nicht nur die Arbeitsabläufe, sondern auch die Kommunikation untereinander. TimeLine bietet Ihnen ein integriertes Dokumentenmanagement im ERP-System. Mit unserem DMS-System können Sie beispielsweise beliebige Dokumente mit ERP-Objekten wie Kunden, Artikeln oder Projekten verlinken und für eine schnelle Volltextsuche automatisch verschlagworten. Ein eigenständiges, ins ERP-System integriertes Mailprogramm ermöglicht es außerdem, Mails automatisch einem Kunden oder Lieferanten zuzuordnen. Das TimeLine-DMS besteht weiterhin aus einem separaten Dateisystem, das von außen nicht zugänglich ist. Auf diese Weise steht Ihnen ein geschützter Bereich für Ihre Dateien zur Verfügung. Weitere Informationen »

Informieren Sie sich gerne über die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP – bei der Antragstellung von „Digital Jetzt“ können wir Sie gerne aktiv unterstützen. Senden Sie uns dafür einfach eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

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Förderprogramme für die ERP-Einführung nutzen

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»Wer wettbewerbsfähig bleiben will, muss digitalisieren!« – Diesen Satz kennt wohl jeder Unternehmer. Die Digitalisierung ist mittlerweile Gesprächsthema in allen Branchen und steht auf der Unternehmensagenda oft weit oben. Auch die Bundesregierung hat erkannt, dass Nachholbedarf in Sachen Digitalisierung besteht. Viele Unternehmer wissen aber nicht, dass es Förderprogramme gibt, die solche Digitalisierungsvorhaben unterstützen und bezuschussen. Kleine und mittelständische Unternehmen haben so die Möglichkeit, die Infrastruktur im Unternehmen neu zu organisieren und Prozesse zu digitalisieren. Dieser Beitrag soll Ihnen einen Überblick über die verschiedenen Förderprogramme der einzelnen Bundesländer geben und wie Sie diese in Anspruch nehmen können.

Digitalisierung beginnt beim ERP-System

Doch was bedeutet Digitalisierung eigentlich genau? Auf der einen Seite muss sich natürlich die Arbeitsorganisation und das Arbeitsumfeld an sich verändern, aber auch die im Unternehmen eingesetzte Anwendungssoftware, wie beispielsweise ein ERP-System, unterliegt  den Veränderungen, damit es zukünftig für neue Herausforderungen gewappnet ist. ERP-Systeme dienen längst nicht mehr nur zum Erfassen und Verwalten von Daten, durch integrierte Bereiche für Kundenservice, Finanzen oder Dokumentenmanagement kommt die Software in praktisch allen Geschäftsprozessen zum Einsatz und bildet somit das digitale Herzstück vieler Unternehmen.

Verschiedene Förderprogramme in ganz Deutschland

Besonders für kleine und mittelständische Unternehmen ist die Einführung einer ERP-Software jedoch oft nicht nur eine Chance, sondern auch eine große Herausforderung. Viele befürchteten vor allem einen hohen finanziellen Aufwand. Schnell kommt die Frage auf »Können wir uns die Software überhaupt leisten?« – besonders problematisch in diesem Zusammenhang ist, dass ein ERP-Projekt oft mit Vorleistungen beginnt, die dem Unternehmen zunächst keine Vorteile bringen. In ganz Deutschland gibt es deshalb verschiedene Förderprogramme für Unternehmen mit bis zu 250 MitarbeiterInnen. Diese Förderprogramme können in der Regel von kleinen und mittelständischen Unternehmen, Start-Ups der gewerblichen Wirtschaft und des Handwerks mit Niederlassung in Deutschland, welche Unterstützung bei der Digitalisierung brauchen, in Anspruch genommen werden. Thematisch gefördert wird meist die Einführung oder Verbesserung von IT-Sicherheit und Prozessdigitalisierung, sowie viele Themen im Bereich Online-Marketing und die Entwicklung von Digitalprodukten.

Staatliche Fördermittel unterscheiden sich auf Landesebene stark

Auf Landesebene unterscheiden sich die verfügbaren Fördertöpfe von Bundesland zu Bundesland stark. In manchen Förderprogrammen werden ausschließlich Beratungs- sowie Umsetzungsleistungen bezuschusst und die eigentliche Software bzw. Lizenzgebühren ist von der Förderung ausgeschlossen. In anderen Programmen ist das genaue Gegenteil der Fall, dann werden meist nur Lizenzen und keine Dienstleistungen gefördert. Das Förderangebot ist sehr komplex und unübersichtlich, achten Sie deshalb genau darauf, was im Detail bezuschusst wird – Lizenzen, Wartung oder Dienstleistungen. Die Mühe lohnt sich, gerade bei kleinen Unternehmen kann die Fördersumme ausschlaggebend sein. Nachfolgend können Sie sich über die Fördermöglichkeiten in Ihrem Bundesland informieren:

Baden-Württemberg – Digitalisierungsprämie

Die Förderung der Digitalisierung in Baden-Württemberg erfolgt durch die Digitalisierungsprämie. Das Förderprogramm richtet sich hauptsächlich an kleine und mittelständische Unternehmen aller Branchen mit bis zu 100 MitarbeiterInnen, sowohl FreiberuflerInnen als auch gewerbliche Unternehmen. Mit dieser Prämie werden konkrete Projekte zur Einführung neuer digitaler Lösungen sowie zur Verbesserung der IT-Sicherheit gefördert. Kosten für Hard- und Software, sowie die damit verbundenen Dienstleistungen und Mitarbeiterschulungen sind ebenfalls förderungsfähig. Die Digitalisierungsprämie ist ein Hybrid-Programm aus Tilgungszuschuss und Kredit und kann innerhalb von zwei Jahren einmal erhalten werden. Das beantragte Darlehen muss mindestens 10.000 Euro betragen, die maximale Förderungshöhe liegt bei 100.000 Euro. Die Kreditlaufzeit liegt bei 5, 7 oder 10 Jahren. Den Antrag für die Digitalisierungsprämie können Sie bei Ihrer Hausbank stellen, anschließend wird dieser an die L-Bank weitergeleitet und dort verwaltet. Voraussetzung für die Förderung ist unter anderem, dass das eingereichte Projekt noch nicht gestartet ist.

Weitere Informationen zu den Konditionen der Digitalisierungsprämie finden Sie hier:

Bayern – Digitalbonus

In Bayern erfolgt die Förderung der Digitalisierung durch den Digitalbonus, dieser ist in zwei Varianten verfügbar. Das Förderprogramm richtet sich an kleine und mittelständische Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft mit bis zu 250 MitarbeiterInnen und Betriebsstätte in Bayern. Zu den förderfähigen Themen zählen unter anderem die Einführung oder Verbesserung der IT-Sicherheit sowie die Migration und Portierung von IT-Systemen und -Anwendungen. In der Variante ‚Standard‘ können Unternehmen einen Zuschuss bis zu 10.000 Euro beantragen, in der Variante ‚Plus‘ bis zu 50.000 Euro – hierfür muss das Vorhaben allerdings innovativ sein und mit einem Verantwortlichen aus dem jeweiligen Regierungsbezirk besprochen werden. Am Anfang eines jeden Monats wird ein Antragsportal geöffnet und Anträge können gestellt werden. Sie müssen jedoch schnell sein, denn in der Regel wird dieses nach einer halben Stunde wieder geschlossen. Haben Sie es in diesem Zeitfenster nicht geschafft einen Antrag zu stellen, müssen Sie bis zum Folgemonat warten.

Weitere Informationen zu den Konditionen des Digitalbonus finden Sie hier:

Berlin – Gründungsbonus

In Berlin erfolgt die Förderung der Digitalisierung durch den Gründungsbonus, insbesondere für Start-Ups ist dies ein beliebtes Förderinstrument. Antragsberechtigt sind rechtlich selbstständige, auf Gewinnerzielung ausgerichtete Gründungen, Start-Ups bzw. Kleinstunternehmen mit Sitz in Berlin und maximal 10 MitarbeiterInnen sowie weniger als 2 Mio. Euro Umsatz oder Jahresbilanzsumme. Außerdem darf die Unternehmensgründung nicht länger als 12 Monate zurückliegen und der Hauptsitz des Unternehmens muss nach dem Projekt drei weitere Jahre in Berlin bestehen bleiben. Weiterhin muss es sich um ein technologisches, digitales, kreatives oder nachhaltiges Geschäftsmodell handeln. Durch die Förderung erhalten Unternehmen einen initialen Kostenzuschuss von 50% zu den förderfähigen Ausgaben, die maximale Förderhöhe beträgt 50.000 Euro. Die Investitionsbank Berlin-Brandenburg (IBB) bzw. deren Tochtergesellschaft ‚IBB Business Team‘ verwalten das Programm. Den Antrag auf Förderung können Sie online einreichen, diesem ist ein ausführlicher Businessplan mit Gesamtkonzept und Finanzteil hinzuzufügen.

Weitere Informationen zum Gründungsbonus finden Sie hier:

Brandenburg – Gründung Innovativ & BIG-Digital

In Brandenburg erfolgt die Digitalisierung zu einem Großteil durch die Förderprogramme Gründung Innovativ und BIG-Digital. Verantwortlich für die Abwicklung ist die Investitionsbank Brandenburg (ILB) in Kooperation mit der Wirtschaftsförderung Berlin-Brandenburg (WFBB).

Gründung Innovativ

Durch das Förderprogramm Gründung Innovativ können die mit einer Gründung zusammenhängenden Kosten, unter anderem Beratungsleistungen die der Produkt, Prozess- oder Technologieentwicklung dienen, sowie technische Entwicklungsleistungen und einmalige Ausgaben für den Erwerb von Lizenzen gefördert werden. Unternehmen können die Förderung innerhalb von drei Jahren nach Gründung in Anspruch nehmen. Die maximale Förderquote liegt bei 50% und die Fördersumme muss mindestens 25.000 Euro betragen, maximal jedoch 100.000 Euro. Für eine Erstbewertung müssen Sie der WFBB einen Businessplan vorlegen, welcher anschließend anhand eines transparenten Punkteschemas auswertet wird. Es können maximal 24 Punkte erreicht werden. Ein Antrag ist förderberechtigt, wenn mindestens 14 Punkte erreicht und kein Kriterium mit 0 Punkten bewertet wurde. 

BIG-Digital

BIG-Digital fördert über verschiedene Module Beratungs-, Umsetzungs- sowie Schulungsleistungen. Antragsberechtigt sind Unternehmen mit Betriebsstätte in Brandenburg, die höchstens 250 MitarbeiterInnen beschäftigen und weniger als 50 Mio. Euro Jahresumsatz machen. Gefördert werden beispielsweise Aufwendungen des Unternehmens zur konkreten Umsetzung von Digitalisierungsprozessen, einschließlich der dafür erforderlichen Hard- und Software, sowie Mitarbeiterschulungen zu den IT-Systemen. Die maximale Förderquote liegt bei 50% und beträgt bis zu 50.000 Euro in den Modulen ‚Beratung & Schulung‘ und bis zu 500.000 Euro im Modul ‚Implementierung‘. Für die Antragstellung müssen Sie zunächst eine Erstberatung durch die WFBB durchlaufen, anschließend kann ein Antrag bei der ILB gestellt werden. Im Vergleich zu anderen Förderprogrammen ist die Antragstellung hier eher aufwendig.

Weitere Informationen zu den Förderprogrammen finden Sie hier:

Bremen – Beratungsförderungsprogramm zu Digitalisierung und Arbeit 4.0

In Bremen wird die Digitalisierung durch das Beratungsförderungsprogramm zu Digitalisierung und Arbeit 4.0 gefördert. Geprüfte Unternehmensberater überlegen hierbei gemeinsam mit Ihnen und Ihren MitarbeiterInnen, welche Prozesse sich verbessern lassen. Kleine und mittelständische Unternehmen mit bis zu 250 MitarbeiterInnen und Sitz oder Niederlassung in Bremen oder Bremerhaven können Beratungsleistungen beantragen. Die Höhe der Förderung liegt bei 50%, maximal jedoch 5.000 Euro. Einen Antrag auf Förderung können Sie telefonisch oder per E-Mail anfordern.

Weitere Informationen zu dem Förderprogramm finden Sie hier:

Hamburg

Hamburg hat derzeit kein eigenes Förderprogramm für Digitalisierungsmaßnahmen zur Verfügung.

Hessen – Digital-Zuschuss

Das Hessische Ministerium für Wirtschaft, Energie, Verkehr und Wohnen stellt 2020 insgesamt rund sieben Millionen Euro für Digitalisierungsmaßnahmen zur Verfügung. Das Land Hessen möchte Unternehmen dadurch bei der digitalen Transformation ihrer Produktions- und Arbeitsprozesse, sowie bei der Einführung oder Verbesserung von IT-Sicherheit unterstützen. Der Digital-Zuschuss kann von kleinen und mittleren Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft, sowie freie Berufe mit einer Betriebsstätte in Hessen in Anspruch genommen werden. Eine Förderung kann ab zuwendungsfähigen Sachausgaben in Höhe von 4.000 Euro erfolgen und ist auf ist höchstens 10.000 Euro begrenzt. Voraussetzung für die Gewährung des Antrags ist, dass das Projekt noch nicht gestartet ist. Achtung: Der 3. Förderaufruf für 2020 findet am 15.09.2020 statt.

Weitere Informationen zum Digital-Zuschuss finden Sie hier:

Mecklenburg-Vorpommern – Digi-Trans

In Mecklenburg-Vorpommern erfolgen Digitalisierungsmaßnahmen durch das Förderprogramm DigiTrans. Antragsberechtigt sind kleine und Kleinstunternehmen, sowie mittlere Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft mit weniger als 250 MitarbeiterInnen, sowie Hauptsitz in Mecklenburg-Vorpommern und entweder einem Jahresumsatz von höchstens 50 Mio. Euro oder einer Jahresbilanzsumme von höchstens 43 Mio. Euro. Startups und bestehende Unternehmen, die über innovative Ideen für neue, digitale Geschäftsmodelle und über Lösungen für die Umstellung von analogen auf digitale Prozesse verfügen, können die Förderung in Anspruch nehmen. Bestimmte Wirtschaftszweige und Branchen, sowie Investitionen in Standardhardware und Standardsoftware sind von der Förderung allerdings ausgeschlossen.

Weitere Informationen zu DigiTrans finden Sie hier:

Niedersachen – Digitalbonus

In Niedersachsen stehen durch den Digitalbonus rund 15 Mio. Euro für Digitalisierungsmaßnahmen bereit. Dieser Fördertopf wird durch die NBank verwaltet, welche auch entsprechende Anträge entgegen nimmt. Durch den Digitalbonus werden Investitionen in Hard- und Software zur Digitalisierung von Prozessen, Produkten und Dienstleistungen, sowie die Verbesserung der IT-Sicherheit gefördert. Nicht förderungsfähig hingegen sind Mitarbeiterschulungen oder Beratungsleistungen externer Berater. Unternehmen mit bis zu 250 MitarbeiterInnen der gewerblichen Wirtschaft, sowie Handwerksbetriebe und freiberufliche Planungsbüros im Bereich des digitalen Bauens mit Sitz in Niedersachen können dieses Angebot in Anspruch nehmen. Der beantragte Zuschuss muss mindestens 2.500 Euro betragen, die maximale Förderhöhe liegt bei 10.000 Euro. Bei kleinen Unternehmen werden bis zu 50% der förderfähigen Kosten bezuschusst, mittlere Unternehmen erhalten 30%.

Weitere Informationen zum Digitalbonus Niedersachsen finden Sie hier:

Nordrhein-Westfalen – Mittelstand Innovativ & Digital und Digitalisierung & Innovation

In Nordrhein-Westfalen erfolgen Maßnahmen zur Digitalisierung zu einem großen Teil durch die Förderprogramme Mittelstand Innovativ & Digital und Digitalisierung & Innovation.

Mittelstand Innovativ & Digital – MID-Gutscheine

Das Förderprogramm Mittelstand Innovativ & Digital unterstützt mit verschiedenen Gutscheinvarianten kleine und mittlere Unternehmen. Den MID-Gutschein gibt es in drei Varianten, die auf verschiedenen Handlungsfeldern eingesetzt werden können. Unternehmen mit Sitz in Nordrhein-Westfalen aller Branchen, die weniger als 250 MitarbeiterInnen und einen Jahresumsatz von maximal 50 Mio. Euro oder eine Bilanzsumme von maximal 43 Mio. Euro aufweisen, können dieses Angebot in Anspruch nehmen. Zu den förderfähigen Themen zählen beispielsweise externe Beratungs-, Entwicklungs- und Umsetzungsdienstleistungen, nicht förderungsfähig sind allerdings die Ausstattung mit Hard- oder Software sowie Projekte, die ausschließlich das Ziel haben, die allgemeine IT-Sicherheit zu verbessern. Die Höhe der Förderung hängt von der Größe des Unternehmens ab.

NRW.BANK – Digitalisierung & Innovation

Die NRW.BANK bietet Darlehen zur Finanzierung von Digitalisierungs- und Innovationsvorhaben. Antragsberechtigt sind mittelständische Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft, die sich mehrheitlich im Privatbesitz befinden und deren Jahresumsatz – einschließlich verbundener Unternehmen – 500 Mio. € nicht überschreitet, sowie Angehörige der freien Berufe. Förderfähig sind zum Beispiel die Integration von digitalen Kundenschnittstellen, wie etwa ein CRM-System an das Produktionsleitsystem (MES) oder auch die vollumfängliche Vernetzung der Ressourcenplanung durch ein ERP-System.

Weitere Informationen zu Umfang & Konditionen der Förderprogramme finden Sie hier:

Rheinland-Pfalz – BITT-Technologieberatung

Die Beratung für Innovation und Technologietransfer bietet Unterstützung für Unternehmen die bis zu 250 MitarbeiterInnen beschäftigen und einen Jahresumsatz von 50 Mio. Euro bzw. eine Jahresbilanzsumme von 43 Mio. Euro nicht überschreiten. Die Betriebsstätte des Unternehmens muss außerdem in Rheinland-Pfalz liegen. Das Programm fördert anteilig die in Rechnung gestellten Beratungskosten, welche durch den digitalen Transformationsprozess im Unternehmen anfallen. Die Beratungskosten werden mit 50% bezuschusst, wobei die maximale Förderhöhe pro Beratungstag 400 Euro beträgt. In dem zu fördernden Unternehmen sind bis zu 15 Beratungstage innerhalb von drei Steuerjahren förderfähig. Die Antragsstellung erfolgt über die zuständige Handwerkskammer bzw. die Industrie- und Handelskammer (IHK). 

Weitere Informationen zur BITT-Technologieberatung finden Sie hier:

Saarland – DigitalStarter

Das Förderprogramm DigitalStarter unterstützt die Digitalisierung kleiner und mittlerer Unternehmen aus allen Branchen im Saarland. Antragsberechtigt sind Unternehmen mit bis zu 250 MitarbeiterInnen und Betriebsstätte oder Sitz im Saarland. Die Förderung umfasst unter anderem die Einführung neuer digitaler Systeme, sowie die Einführung oder Verbesserung der IT-Sicherheit und weiterhin auch die Schulung der MitarbeiterInnen in den digitalen Systemen. Der beantragte Zuschuss muss mindestens 5.000 Euro betragen, die maximale Förderhöhe liegt bei 10.000 Euro. Der Fördersatz beträgt bei kleinen Unternehmen bis zu 35 % der zuwendungsfähigen Ausgaben, bei mittleren Unternehmen bis zu 20 %, jedoch jeweils höchstens 10.000 Euro.

Welche Maßnahmen im Detail förderfähig sind, können Sie hier nachlesen:

Sachsen – E-Business

In Sachsen erfolgt die Förderung der Digitalisierung durch das Förderprogramm E-Business. Antrags- und Bewilligungsstelle ist die Sächsische Aufbaubank. Kleine und mittlere Unternehmen mit Sitz oder zu begünstigender Betriebsstätte im Freistaat Sachsen können dieses Angebot in Anspruch nehmen. Dazu zählen das Handwerk, der Handel, die Dienstleister, die Kultur- und Kreativwirtschaft, Angehörige der Freien Berufe sowie Existenzgründer. Die Förderung umfasst unter anderem den Erwerb neuer Software, sowie für deren Nutzung notwendige Hardware und die Einführung der entwickelten Lösungen, inklusive Schulungen. Der Zuschuss beträgt bis zu 50% der zuwendungsfähigen Ausgaben, höchstens jedoch 50.000 Euro. Eine Förderung kann innerhalb von drei Jahren einmal gewährt werden.

Weitere Informationen zum Förderprogramm E-Business finden Sie hier:

Sachsen-Anhalt – Digital Innovation

Die Förderung der Digitalisierung in Sachsen-Anhalt erfolgt durch das Förderprogramm Digital Innovation. Mit dem Programm unterstützt das Land Sachsen-Anhalt Unternehmen bei der Konzeption und Umsetzung investiver Digitalisierungsprojekte. Antragsberechtigt sind Unternehmen mit bis zu 250 MitarbeiterInnen mit Sitz oder Betriebsstätte in Sachsen-Anhalt. Da die Mittel für das Förderprogramm derzeit jedoch ausgeschöpft sind, können keine Anträge mehr gestellt werden.

Weitere Informationen zu dem Förderprogramm finden Sie hier:

Schleswig-Holstein

Schleswig-Holstein hat kein eigenes Förderprogramm für Digitalisierungsmaßnahmen.

Thüringen – Digitalbonus

Die Förderung der Digitalisierung in Thüringen erfolgt durch den Digitalbonus. Kleine und mittlere Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft, insbesondere verarbeitendes Gewerbe, unternehmensnahe Dienstleistungen, Baugewerbe sowie Handwerk und Handel und wirtschaftsnahe FreiberuflerInnen können eine Förderung in Anspruch nehmen. Förderungsfähig sind beispielsweise die Ausgaben für Software, Hardware und externe Dienstleistungen, etwa durch die Einführung eines ERP- oder MES-Systems, sowie deren intelligente Vernetzung oder auch die Implementierung eines DMS-Systems inklusive aller notwendigen Server- und Netzwerkstrukturen. Die Schulung der Mitarbeiter hingegen ist nicht förderungsfähig. Die Förderung beträgt bis zu 50% der zuwendungsfähigen Ausgaben, höchstens jedoch 15.000 Euro. Die förderfähigen Ausgaben müssen mindestens 5.000 Euro betragen und dürfen grundsätzlich 150.000 Euro nicht übersteigen.

Weitere Informationen zum Digitalbonus finden Sie hier:

KfW-Kredite – ERP-Digitalisierungs- und Innovations­kredit

Mittelständische Unternehmen, Freiberufler und junge Unternehmen in Gründung können außerdem für Investitionen und Betriebsmittel in den Bereichen Innovation und Digitalisierung den ERP-Digitalisierungs- und Innovations­kredit der KfW-Bank in Anspruch nehmen.

Weitere Informationen zu Umfang & Konditionen finden Sie hier:

Wenn Sie weitere Fragen zu den Förderprogrammen der verschiedenen Bundesländer oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Bei der Antragstellung können wir Sie gerne aktiv unterstützen. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

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Mehrwertsteuersenkung 2020

Mehrwertsteuerumstellung 2020: Ihr Leitfaden zur Umstellung in TimeLine
Damit die Umstellung nicht zur Last wird stellen wir Ihnen Schritt-für-Schritt-Anleitungen für die einzelnen Versionen bereit.

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6 Tipps für eine effektive Webkonferenz

Noch vor wenigen Wochen hätte wohl niemand für möglich gehalten, was derzeit Realität ist. Die Situation verbessert sich nur langsam und damit es trotzdem weitergehen kann, müssen vor allem in der Geschäftswelt gewohnte Prozesse angepasst und lieb gewonnene Abläufe über Bord geworfen werden. Viele Unternehmen haben derzeit Schwierigkeiten, alle Verordnungen, Anforderungen und Schutzmaßnahmen zu beachten und gleichzeitig handlungsfähig zu bleiben. In vielen Berufen stehen regelmäßige Meetings sowie der Kontakt zu Kunden und Kollegen an der Tagesordnung. Für Mitarbeiter, die häufig im Kundenkontakt stehen, ist besondere Vorsicht geboten. Insbesondere große Seminare und Workshops sind risikoreich und ohne gewisse Vorkehrungen auch nicht erlaubt. Sollten Sie auf den Kontakt zu Ihren Kunden weiterhin angewiesen sein, lohnt es sich ein Online-Meeting in Betracht zu ziehen. So können Sie sich weiterhin aus dem Home-Office heraus mit Ihren Kollegen und Kunden verständigen. In diesem Beitrag geht es rund um die Vorbereitung und erfolgreiche Moderation einer Webkonferenz.

Online-Meetings aus dem Home-Office heraus

Unabhängig von der aktuellen Situation und egal ob im Büro oder aus dem Home-Office heraus – Meetings sollten Sie grundsätzlich entlang bestimmter Regeln führen, damit sie optimal verlaufen. Webkonferenzen sind dabei noch etwas aufwendiger, da zu den erwähnten Regeln noch die technische Herausforderung kommt. Störende Nebengeräusche sowie andere Faktoren, die vom eigentlichen Gespräch ablenken und technisch überforderte Gesprächsteilnehmer sollten nach Möglichkeit vermieden werden. Was kann man also tun, um zielführende, angenehme und effektive Online-Meetings zu führen?

6 Grundregeln, die Ihnen dabei helfen eine effektive Webkonferenz zu führen

Regeln helfen dabei, das Online-Meeting effizient und effektiv abzuhalten. Folgende Punkte haben sich in der Vergangenheit etabliert:

1. Begrenzen Sie die Anzahl der Gesprächsteilnehmer

Sind zu viele Teilnehmer involviert, sind Chaos und schlechtere Ergebnisse eigentlich schon vorprogrammiert. Überlegen Sie sich also vorab genau, wer unabdingbar an dem Gespräch teilnehmen muss, damit alle wichtigen Punkte besprochen und Entscheidungen getroffen werden können. Nur diese Personen sollten auch zu dem Gespräch eingeladen werden. Acht Teilnehmer sind ein guter Richtwert, an den Sie sich halten können. Andernfalls entsteht schnell eine Atmosphäre, in der es einen Vortragenden gibt und alle anderen nicht zu Wort kommen. Das führt leicht zu Konflikten, Themen werden „totgeredet“ oder das Online-Meeting nimmt mehr Zeit als nötig in Anspruch.

Das sollten Sie beachten:

  • Nicht zu viele Teilnehmer, acht Personen sind ein guter Richtwert

2. Bereiten Sie eine Agenda vor und teilen diese vor der Webkonferenz

Eine Agenda vorzubereiten nimmt viel Zeit in Anspruch und mag dem ein oder anderen lästig erscheinen, ist aber während des Online-Meetings enorm hilfreich, damit allen wichtigen Themen genügend Aufmerksamkeit geschenkt und nichts außer Acht gelassen oder vergessen wird. Den Ablauf des Meetings sowie die zu besprechenden Punkte im Vorfeld bekanntzugeben, gibt jedem Teilnehmer außerdem die Möglichkeit sich Fragen zu notieren sowie vorab an möglichen Lösungsansätzen zu arbeiten. Das spart während dem Meeting Zeit, da jeder die Möglichkeit hat, sich gut vorzubereiten. Es ist weiterhin ratsam, nicht mehr als fünf Punkte auf die Agenda zu setzen und Stichpunkte statt Fließtexten zu verwenden. Lange Agenden wirken schnell entmutigend und werden nicht gelesen.

Das sollten Sie beachten:

  • Agenda aufsetzen und beispielsweise per E-Mail verschicken
    • Wer das Meeting einberuft, sollte sich auch die Zeit nehmen, die Agenda zu erstellen
  • Nicht mehr als fünf Punkte auf die Liste setzen
    • Stichpunkte statt Fließtexte
  • Folgende Punkte sollte die Agenda enthalten:
    • Wer nimmt an der Webkonferenz teil?
    • Welche Themen werden besprochen?
    • Welche Entscheidungen müssen getroffen werden?
    • Zeitblöcke: Für welches Thema wird wie viel Zeit eingeplant?
    • Wer führt Protokoll und informiert andere Mitarbeiter?

3. Planen Sie feste Zeitfenster für jedes Thema ein

Für jedes Thema klare Zeitfenster zu definieren, ist aus mehreren Gründen sinnvoll. So wird zum einen sichergestellt, dass jeder auf der Agenda festgehaltene Punkt auch besprochen wird. Die Gesprächsteilnehmer sind so eher motiviert zu einer schnellen Lösung zu gelangen, damit das Thema nicht noch einmal neu aufgerollt werden muss. Auf der anderen Seite, dauert das Online-Meeting nicht länger als vorab veranschlagt und Sie laufen nicht Gefahr, dass die Gesprächsteilnehmer beispielsweise aufgrund von Folgeterminen die Unterhaltung verlassen, obwohl wichtige Entscheidungen noch ausstehen. Jemand sollte die Zeit im Blick haben und das Gespräch nach Möglichkeit moderieren oder zumindest einen Blick darauf haben, dass es nicht zu sehr ausufert.

online-meeting

In dem Zusammenhang kann auch die Einhaltung einer Gesprächsreihenfolge sinnvoll sein. So können Sie leicht verhindern, dass die Gesprächsteilnehmer sich gegenseitig ins Wort fallen und außerdem fühlt sich so auch jeder einzelne eher in der Verantwortung, etwas wertvolles zum Gespräch beizutragen. Zudem kann es sinnvoll sein, langsamer als gewohnt und deutlich zu sprechen, denn selbst die beste Technik hat oft einen zeitlichen Versatz zwischen Sender und Empfänger. Das erfordert zwar Disziplin, verhindert aber häufiges Nachfragen der Kollegen.

Das sollten Sie beachten:

  • Klare Zeitfenster für jedes Thema definieren
  • Gesprächsreihenfolge festlegen
    • Langsam und deutlich sprechen, um häufiges Nachfragen zu vermeiden
  • Beispiel für eine einstündige Webkonferenz:
    • 10 Minuten Thema darlegen
    • 30 Minuten Diskussions- und Besprechungszeit
    • 10 Minuten Lösungsansätze zusammentragen
    • 10 Minuten Aufgaben verteilen

4. Führen Sie Protokoll

Alle wichtigen Beschlüsse, die Sie während der Webkonferenz treffen, sollten idealerweise in einem Protokoll festgehalten werden. Alle im Protokoll erwähnten Punkte und Beschlüsse sollten Sie außerdem begründen, sowie die daraus resultierenden Handlungsanweisungen eintragen. Das Protokoll vermeidet Missverständnisse durch unterschiedliche Auffassungen oder Erinnerungen und die genannten Punkte können im Nachhinein besser von jedem Teilnehmer nachvollzogen werden. Weiterhin weiß so jeder Teilnehmer genau, welche Aufgabe er hat und welche nächsten Schritte erforderlich sind. Kollegen die nicht teilnehmen konnten und an weiteren Schritten beteiligt sind, können sich so im Nachhinein unkompliziert über die Ergebnisse informieren. Ein Protokoll sollte genau wie die Agenda, nicht zu ausführlich sein. Fließtexte sollten Sie auch hier möglichst vermeiden, da diese meist nicht gelesen werden. Damit Sie noch besser vorbereitet sind, können Sie sich eine Protokoll-Vorlage erstellen, welche Sie im Meeting nur noch ausfüllen müssen.

Das sollten Sie beachten:

  • Alle Beschlüsse in einem Protokoll festhalten, inklusive:
    • Begründungen
    • Handlungsanweisungen
  • Bei inhaltlich Relevantem: Es sollte nachvollziehbar sein, wer was zu wem gesagt hat
  • Stichpunkte statt Fließtexte
  • Folgende Punkte sollte ein Besprechungsprotokoll enthalten:
    • Themen des Meetings, einzelne Punkte aufführen
    • Datum, eventuell Ort (entfällt bei einer Webkonferenz)
    • Anwesende und Abwesende
    • Moderation/ Leitung des Meetings
    • Protokollführung

5. Wählen Sie eine Videounterhaltung statt einem Telefongespräch

Sollten Sie sich für ein Online-Meeting entscheiden, ist es ratsam eine Videounterhaltung, statt einem normalen Telefongespräch zu wählen – zumindest dann, wenn mehr als zwei Personen involviert sind. Ein Telefongespräch ist anstrengender als ein klassisches Meeting im Büro, da Sie Ihrem Gesprächspartner nicht direkt gegenüber sitzen. Normalerweise erkennen Sie an der Körperhaltung, ob jemand Interesse an einem Gespräch hat oder nicht. Möchte beispielsweise jemand etwas zum Gespräch beitragen, so rückt er vermutlich näher an den Tisch und richtet sich auf. Jemand der eher desinteressiert ist, zeigt dies oft unbemerkt durch die Körperhaltung, indem er sich zurücklehnt. Auch Mimik, Gestik sowie Augenkontakt sind wichtig für einen positiven Gesprächsverlauf, da es so leichter ist die Botschaften seines Gegenübers richtig zu deuten. Bei einem reinen Telefongespräch entfallen diese visuellen Signale komplett und es passiert eher, dass Aussagen falsch geschlussfolgert oder aufgefasst werden. Zudem müssen Sie sich zusätzlich darauf konzentrieren, zu wem welche Stimme gehört.

Technik

Um eine Videounterhaltung mit dem Chef, Kollegen oder Kunden zu führen braucht man keine teure Ausstattung. Fast jedes Notebook verfügt mittlerweile über eine integrierte Kamera sowie ein Mikrofon. Wichtig ist eine stabile Internetverbindung, sollten Sie ein schwaches WLAN haben, können Sie sich stattdessen mit einem Ethernet-Kabel verbinden. Kontaktieren Sie bei Bedarf Ihre IT-Abteilung. Um das Online-Meeting für alle so angenehm wie möglich zu gestalten, können Sie außerdem auf eine angenehme Beleuchtung sowie einen angemessenen Hintergrund achten.

Das sollten Sie beachten:

  • Videounterhaltung statt Telefongespräch
    • Körperhaltung, Mimik und Gestik helfen dabei, eine Aussage richtig zu deuten
  • Benötigte Technik
    • Kamera, Mikrofon
    • Stabile Internetverbindung

6. Halten Sie die Netiquette ein – Online-Meetings erhöhen das Konfliktpotenzial

Es gibt gewisse Verhaltensweisen, die ein Gespräch entweder in eine positive oder relativ schnell in eine negative Richtung lenken. Dies gilt für persönliche Gespräche, aber auch besonders für digitale Unterhaltungen. Steht man einer Person nicht direkt gegenüber, neigt man auch eher dazu seine Worte ohne oder mit weniger Bedacht zu wählen. Dazu zählt beispielsweise, sein Gegenüber nicht ausreden zu lassen. Dies ist zum einen unhöflich, führt aber auch insbesondere bei einer Videounterhaltung zu Verwirrung, da Einwürfe oft nicht verstanden oder falsch zugeordnet werden. Auch Belehrungen sind nicht zielführend, diese rufen eher eine Abwehrhaltung anstatt Zuspruch und Interesse hervor. Der Schlüssel lautet wie so oft: Empathie.

Das sollten Sie beachten:

  • Netiquette einhalten
  • Konkret nachfragen, wenn etwas nicht verstanden wurde
  • An stetiger Verbesserung arbeiten
    • Kurze Reflektionsrunden am Ende helfen dabei, den Ablauf laufend zu verbessern
    • Was lief gut?
    • Was können Sie beim nächsten mal besser machen?

Ist die Webkonferenz wirklich notwendig?

Im Allgemeinen gelten Meetings als reine Zeitfresser. Bevor Sie also ein Online-Meeting einberufen, überlegen Sie sich ob dies auch wirklich notwendig ist. Viele Angelegenheiten lassen sich auch in einem kurzen Telefonat klären und es Bedarf nicht vieler Personen, um eine Entscheidung herbeizuführen. Oft hilft an dieser Stelle ein kleines Gedankenexperiment: Stellen Sie sich vor, es gibt keine Möglichkeit eine Besprechung einzuberufen, wie würden Sie die Situation dann lösen? Lässt sich die Situation durch ein Telefonat klären oder können Sie jemanden per E-Mail kontaktieren, um eine Antwort zu bekommen? So zeigt sich relativ schnell, ob eine Webkonferenz der effektivste Kommunikationskanal ist.

Anbieter

Es gibt einige Tools die virtuelles Arbeiten unterstützen, zu den bekanntesten Anbietern gehören Zoom, Skype sowie Facetime. Hier eine kleine Zusammenfassung:

Zoom

  • Integriertes HD-Video und -Audio
    • Bis zu 1000 Videoteilnehmer
    • Bis zu 49 Videos auf dem Bildschirm
  • Eingebaute Tools für Zusammenarbeit
    • Mehrere Teilnehmer können ihre Bildschirme gleichzeitig teilen und für ein interaktives Meeting mit Anmerkungen versehen
  • Sichere Treffen
    • Verschlüsselung für alle Meetings, rollenbasierte Benutzersicherheit, Passwortschutz, Warteräume, und Teilnehmer in Warteschleife stellen
  • Aufzeichnungen und Transkripte
    • Zeichnen Sie Ihre Meetings lokal oder in der Cloud auf, sehen Sie sich AI-generierte Transkripte an und erfassen Sie Notizen und Aktionspunkte
  • Team Chat
    • Chat mit Gruppen, Suchverlauf, integrierte Dateifreigabe und 10-Jahres-Archiv
  • Kostenlos bis zu 100 Teilnehmern, Gruppenchats sind dabei allerdings auf 40 Minuten limitiert

Weitere Informationen finden Sie hier: Zoom Besprechungen & Chat

Skype

  • Videoanrufe für bis zu 50 Personen
  • Videoanrufe in HD
    • Einzel- oder Gruppengespräche
  • Liveuntertitel
    • Lesen Sie Worte, die während eines Audio- oder Videoanrufs gesprochen werden, am Bildschirm mit
  • Aufzeichnungen
    • Zeichnen Sie wichtige Besprechungen mit den Kollegen auf
  • Keine Registrierungen und Downloads erforderlich
  • Kostenlos

Weitere Informationen finden Sie hier: Skype – Kommunikationstool für kostenlose Anrufe und Chats

Facetime

  • Bis zu 32 Teilnehmer
  • Voraussetzung für die Verwendung der App ist jedoch, dass alle Kontakte ein iPhone, iPad, eine Apple Watch oder einen Mac mit iOS verwenden und Facetime eingerichtet haben
  • Die App ist kostenlos

Weitere Informationen finden Sie hier: Apple Support

Fazit

Die Vorteile bei einem persönlichen Gespräch überwiegen nach wie vor, gegenüber dem virtuellen Gespräch. Wie so oft im Leben gilt es aber auch jetzt, das Beste aus den Umständen zu machen. Letztendlich ist dies eine Chance, die Krise so gut es geht und möglichst unbeschadet durchzustehen – vielleicht lässt sich aus dieser extremen Situation nachhaltig sogar etwas Gutes ziehen, wenn diese Kommunikationswege nun öfter in Betracht gezogen werden.

Wir hoffen, wir konnten Ihnen mit den genannten Punkten einen besseren Überblick verschaffen. Wenn Sie mehr zum Thema Online-Meetings oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und wünschen Ihnen viel Erfolg bei der virtuellen Arbeit!

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Hilfsmaßnahmen für Unternehmen in Zeiten von Corona

Aufträge bleiben aus und Produktionen sind gestoppt. Eine Situation, die vor allem kleinen und mittelständischen Unternehmen Sorge bereitet. Viele Unternehmen müssen derzeit mit massiven Umsatzausfällen rechnen oder teilweise sogar um ihre Existenz fürchten. Nicht jeder hat die Möglichkeit, Aufgaben im Home-Office zu erledigen. Innerhalb weniger Wochen hat das Corona-Virus die bisher größte gesellschaftliche und wirtschaftliche Krise ausgelöst. Die Bundesregierung hat jedoch schnell reagiert und mehrere Hilfspakete geschnürt, um Unternehmen so gut es geht unter die Arme zu greifen und Beschäftigte vor der Arbeitslosigkeit zu bewahren. Lesen Sie in diesem Beitrag, welche Hilfsmaßnahmen insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen interessant sind und welche Angebote Sie speziell in Ihrem Bundesland in Anspruch nehmen können.

Welche Hilfsmaßnahmen stehen zur Verfügung?

“Vor uns liegen harte Wochen. Wir können sie bewältigen, wenn wir solidarisch sind”, so Bundesfinanzminister Scholz im Deutschen Bundestag. Deutschland stemmt sich mit aller Kraft gegen die Folgen der Ausbreitung von Covid-19. Das Parlament entscheidet daher im Eilverfahren über die umfangreichen Hilfsmaßnahmen der Bundesregierung. Mit 122,5 Milliarden Euro will der Bund Maßnahmen zur Bewältigung der Corona-Krise finanzieren. Bei der Vielzahl der gebotenen Hilfsmaßnahmen ist es jedoch nicht so leicht, den Überblick zu behalten. Zumal nicht jede Maßnahme auch für jedes Unternehmen gleichermaßen geeignet ist und die Regelungen von Bundesland zu Bundesland etwas abweichen. Folgende Hilfsmaßnahmen stehen Unternehmen generell zur Verfügung:

Soforthilfe

Diese Maßnahme richtet sich eher an kleine Unternehmen, welche aufgrund von Verdienstausfällen nicht mehr in der Lage sind, laufende Kosten wie beispielsweise Miete, Pacht, Gehälter, Leasingkosten oder Versicherungen zu bezahlen. Es handelt sich hierbei um eine einmalige Hilfe, die nicht zurückgezahlt werden muss. Die Regelungen weichen allerdings je nach Bundesland etwas ab. Folgende Hilfen stehen zur Verfügung:

  • Unternehmen bis 5 Beschäftigte: Einmalzahlung von bis zu 9.000 € für 3 Monate
  • Unternehmen bis 10 Beschäftigte: Einmalzahlung von bis zu 15.000 € für 3 Monate

Erleichterte Kurzarbeit

In der Regel ist es so, dass Unternehmen erst dann einen Antrag auf Kurzarbeit stellen können, wenn ein Drittel der Mitarbeiter ohne Beschäftigung sind. Aufgrund der aktuellen Situation wurde diese Regelung jedoch etwas gelockert. Kleine und mittelständische Unternehmen können von nun an schon dann einen Antrag stellen, wenn es für 10% der Mitarbeiter keine Arbeit mehr gibt. Weiterhin wurden folgende Sonderregelungen getroffen:

  • Kurzarbeitergeld wird auch für Leiharbeitnehmer gezahlt
  • Sozialversicherungsbeiträge werden durch die Bundesagentur für Arbeit komplett erstattet
  • Auf den Aufbau negativer Arbeitszeitsalden wird teilweise oder ganz verzichtet

Weitere Informationen zu dieser Maßnahme finden Sie bei der Agentur für Arbeit.

Steuerliche Liquiditätshilfen

Eine weitere Hilfsmaßnahme während der Corona-Krise für kleine und mittelständische Unternehmen ist der Aufschub von Steuerzahlungen. Dies gilt insbesondere für die Einkommensteuer, Umsatzsteuer und Körperschaftssteuer. Folgende Hilfen können beim zuständigen Finanzamt beantragt werden:

  • Verzicht auf Vollstreckungen und Säumniszuschläge bis zum 31. Dezember 2020
  • Stundung fälliger Steuerzahlungen ohne strenge Anforderungen
  • Leichtere Anpassung von Vorauszahlungen:
    • einfache und schnelle Herabsetzung der Steuervorauszahlung, wenn ein Rückgang der Einkünfte im laufenden Jahr zu erwarten ist

KfW-Kredite

Das Hilfsmaßnahmen der Bundesregierung beinhalten weiterhin einen einfachen Zugang zu günstigen Krediten. Die Regelungen zu diesem Punkt sind sehr umfangreich, grundsätzlich gilt jedoch dass die Hilfskredite nur an Unternehmen vergeben werden, die bis zum 31. Dezember 2019 noch nicht in finanziellen Schwierigkeiten waren. Die Beantragung der Hilfskredite erfolgt über die Hausbank. Folgende KfW-Kredite für Betriebsmittel und Investitionen könnten für Sie interessant sein:

  • KfW-Unternehmerkredit 047:
    • für Unternehmen, die länger als 5 Jahre am Markt sind
    • KfW übernimmt bis zu 90 Prozent des Risikos
  • ERP-Gründerkredit 076:
    • für junge Unternehmen, die weniger als 5 Jahre am Markt sind
    • KfW übernimmt ebenfalls bis zu 90 Prozent des Risikos

Weitere Informationen zu dieser Maßnahme finden Sie hier.

Rückerstattung der Lohnfortzahlung

Wird bei einem Mitarbeiter eine durch das Corona-Virus bedingte Quarantäne angeordnet, erhalten Unternehmen die sechswöchige Lohnfortzahlung erstattet. In der Regel ist das Gesundheitsamt zuständig, der Ansprechpartner diesbezüglich ist jedoch abhängig vom Bundesland.

Aufschub von Insolvenzanträgen

Normalerweise gilt für Unternehmen in Deutschland eine dreiwöchige Pflicht zur Anmeldung von Insolvenzen, diese Regelung ist allerdings bis zum 30. September 2020 ausgesetzt. Damit soll vermieden werden, dass Insolvenzen aufgrund nicht rechtzeitig ausgezahlter Hilfen entstehen.

Hilfsmaßnahmen für unternehmen während Corona

Notfallprogramme der Bundesländer

Neben der Bundesregierung haben auch die einzelnen Bundesländer Hilfsprogramme aufgelegt. Welche Hilfen Sie in Ihrem Bundesland in Anspruch nehmen können, entnehmen Sie der folgenden Auflistung.

Hilfsmaßnahmen Baden-Württemberg

Das Hilfsprogramm von Baden-Württemberg hat einen Umfang von mehreren Milliarden Euro. Für kleine und mittelständische Unternehmen sind folgende Punkte relevant:

  • Kredite der LBank (Landeskreditbank):
    • Betriebsmittel-, Überbrückungs- und Liquiditätskredite für Unternehmen mit bis zu 500 Beschäftigten
    • flexible Laufzeiten (4 bis 10 Jahre)
    • günstige Zinsen
    • Darlehensbetrag bis 5 Millionen Euro
  • Tilgungsaussetzung bei bestehenden LBank-Förderkrediten bis zu 12 Monate
  • Verdoppelung der Bürgschaftsobergrenze der Bürgschaftsbank auf 2,5 Millionen Euro
  • Erhöhung der Bürgschaftsquote auf 80 Prozent

Weitere Informationen, Beantragung von Soforthilfe sowie Ansprechpartner finden Sie hier:

Hilfsmaßnahmen Bayern

Bayern hat ein Hilfspaket mit einem Gesamtvolumen von 20 Milliarden Euro zur Verfügung. Um einen Anspruch auf diese Hilfen zu haben, muss jedoch zunächst das liquide Privatvermögen aufgebraucht sein. Anschließend kann ein Antrag bei der zuständigen Behörde gestellt werden. Folgende Soforthilfen werden für Unternehmen gewährt:

  • bis 5 Beschäftigte: 5.000 Euro
  • 6-10 Beschäftigte: 7.500 Euro
  • 11-50 Beschäftigte: 15.000 Euro
  • 51-250 Beschäftigte: 30.000 Euro

Weiterhin erhöht die Bürgschaftsbank Bayern ihre Bürgschaftsobergrenze und Bürgschaftsquote analog zu Baden-Württemberg. Durch die LfA Förderbank Bayern werden außerdem Kredite und Finanzhilfen bereitgestellt, unterschieden werden folgende Varianten:

  • Akutkredite für kleine und mittelständische Unternehmen: bis zu 2 Millionen Euro
  • Universalkredite für Unternehmen mit maximal 500 Millionen Umsatz: maximal 10 Millionen Euro Kredit pro Projekt (Umschuldung von Verbindlichkeiten, Beschaffung von Betriebsmitteln, Investitionen etc.)

Weitere Informationen finden Sie hier:

Hilfsmaßnahmen Berlin

Kleine und mittelständische Unternehmen in Berlin können folgende Hilfen in Anspruch nehmen:

  • Überbrückungskredite der Investitionsbank Berlin (IBB):
    • zinsloser Rettungskredit bis zu 500.000 Euro
    • Umstrukturierungskredite bis zu 1 Million Euro

Weitere Informationen und Ansprechpartner finden Sie hier:

Hilfsmaßnahmen Brandenburg

Folgende Unterstützung wird derzeit in Brandenburg angeboten:

  • Zuschuss von 9.000 Euro bis zu 60.000 Euro in Abhängigkeit der Anzahl an Beschäftigten (0 bis 100 Beschäftigte) für gewerbliche Unternehmen, Soloselbstständige und Angehörige der Freien Berufe

Weitere Informationen finden Sie hier:

Hilfsmaßnahmen Bremen

Kleine Unternehmen können eine Soforthilfe im Rahmen des „Bundesprogramm Soforthilfe Corona Bremen“ beantragen. Folgende Hilfen werden für maximal 3 Monate ausgezahlt:

  • bis 5 Beschäftigte: 9.000 Euro
  • 6-10 Beschäftigte: 15.000 Euro
  • 11-50 Beschäftigte: 20.000 Euro

Die Förderbank (BAB) hat weiterhin eine Task Force eingerichtet, die Unternehmen während der Krise berät und unterstützt. Die Task Force ist über die Hotline 0421 9600-333 oder per E-Mail unter task-force@bab-bremen.de erreichbar. Außerdem wurde auch in Bremen die Bürgschaftsobergrenze pro Engagement auf 2,5 Millionen Euro angehoben.

Weitere Informationen finden Sie hier:

Hilfsmaßnahmen Hamburg

Die Hamburgische Investitions- und Förderbank (IFB Hamburg) bietet ebenfalls Soforthilfen, die nicht zurückgezahlt werden müssen. Folgende Hilfen können von kleinen und mittelständischen Unternehmen in Anspruch genommen werden:

  • bis 10 Beschäftigte: 5.000 Euro
  • 11-50 Beschäftigte: 10.000 Euro
  • 51-250 Beschäftigte: 25.000 Euro

Weitere Hilfsmaßnahmen:

  • Kredite der Hamburg-Kredit Gründung und Nachfolge (GuN)
    • für kleine und mittelständische Unternehmen, die maximal 5 Jahre am Markt aktiv sind: bis zu 750.000 Euro
  • Kredite der Hamburg-Kredit Wachstum
    • für kleine und mittelständische Unternehmen, die mindestens 5 Jahre am Markt aktiv sind: bis zu 500.000 Euro
  • Übernahme von Landesbürgschaften durch die Stadt Hamburg, wenn Bürgschaften über die BG Hamburg unmöglich sind
  • Anpassung der Bürgschaften analog Bayern und Baden-Württemberg
  • Beschleunigte Genehmigung von Bürgschaften bis 250.000 Euro
  • Aussetzung der Tilgung für laufende Kredite

Weitere Informationen und Ansprechpartner finden Sie hier:

Hilfsmaßnahmen Hessen

Mit einem Soforthilfeprogramm unterstützt Hessen Kleinunternehmen mit bis zu 50 Beschäftigten. Die Corona-Soforthilfe wird als einmaliger, nicht rückzahlbarer Zuschuss gewährt. Anträge können beim Regierungspräsidium Kassel gestellt werden. Weiterhin stehen folgende Förderkredite der WIBank zur Verfügung:

  • Kapital für Kleinunternehmen (KfK):
    • Darlehen von 25.000 bis 150.000 Euro für Unternehmen mit bis zu 25 Mitarbeitern und maximal 5 Millionen Euro Jahresumsatz
    • Kreditsumme muss von der Hausbank um mindestens 50 % aufgestockt werden
  • Gründungs- und Wachstumsfinanzierung Hessen (GuW):
    • Betriebsmittelkredite bis 1 Million Euro für Unternehmen mit bis zu 250 Mitarbeitern und 50 Millionen Euro Jahresumsatz

Weitere Informationen finden Sie hier:

Hilfsmaßnahmen Mecklenburg-Vorpommern

Mecklenburg-Vorpommern hat ein Hilfspaket im Wert von rund 100 Millionen Euro zur Verfügung. Derzeit beinhaltet es folgende Hilfe:

  • Schnellere Auszahlung von bewilligten Zuschüssen (für Investitionen, Infrastrukturen, Entwicklung und Forschung)

Weitere Informationen und Ansprechpartner:

Hilfsmaßnahmen Niedersachsen

Das Hilfsprogramm „Liquiditätssicherung für kleine Unternehmen“ in Niedersachsen richtet sich an kleine Unternehmen mit bis zu 49 Beschäftigten. Für dieses Programm sind vorläufig 100 Millionen Euro vorgesehen. Die Zuschüsse sind wie folgt gestaffelt:

  • bis 5 Beschäftigte: 3.000 Euro
  • 6-10 Beschäftigte: 5.000 Euro
  • 11-30 Beschäftigte: 10.000 Euro
  • 31-49 Beschäftigte: 20.000 Euro

Weitere Informationen und Ansprechpartner finden Sie hier:

Hilfsmaßnahmen Nordrhein-Westfalen

Das Hilfspaket von Nordrhein-Westfalen hat ein Gesamtvolumen von 25 Milliarden Euro. Es richtet sich vordergründig an Mittelständler, aber auch an Kleinunternehmen und Start-ups. Folgende Hilfen stehen den Unternehmen zur Verfügung:

  • Erhöhung der Landesbürgschaften auf ein Volumen von 5 Milliarden Euro
  • Landeszuschüsse für kleine und mittelständische Unternehmen
  • Verlängerung des Gründerstipendiums
  • Erhöhung des Bürgschaftsrahmens auf 2,5 Millionen Euro
  • Erhöhung der Bürgschaftsquote auf 90 Prozent
  • Kurzfristige Expressbürgschaften von bis zu 250.000 Euro von der Bürgschaftsbank
  • Öffentliche Finanzierungsangebote zur Beschaffung von Liquidität (u. a. über die Bürgschaftsbank NRW)

Weitere Informationen und Ansprechpartner:

Hilfsmaßnahmen Rheinland-Pfalz

Rheinland-Pfalz unterstützt kleine und mittelständische Unternehmen durch folgende Maßnahmen:

  • Bürgschaften und Betriebsmittelkredite (Bürgschaftsbank Rheinland-Pfalz)
  • Aufhebung des Sonntagsfahrverbots für LKW
  • Beratung der „Stabsstelle Unternehmenshilfe Corona“ (Kontakt: unternehmenshilfe-corona@mwvlw.rlp.de oder unter 06131 16-5110)

Weitere Informationen finden Sie unter:

Hilfsmaßnahmen Saarland

Kleinstunternehmen mit maximal 10 Beschäftigten mit Sitz im Saarland können Zuschüsse zur Sicherung ihrer beruflichen bzw. betrieblichen Existenz aus dem Bundesprogramm beantragen.

Weitere Informationen und Ansprechpartner:

  • Landesregierung Saarland
  • Notrufportal Wirtschaft Covid-19: +49 681 501-4433 (Montag bis Freitag von 9:00 Uhr bis 16:00 Uhr)

Hilfsmaßnahmen Sachsen

In Sachsen können kleine und mittelständische Unternehmen folgende Hilfen in Anspruch nehmen:

  • Sächsische AufbauBank (SAB):
    • Unverzinstes Darlehen bis zu 50.000 Euro
    • Laufzeit von bis zu acht Jahren, in den ersten drei Jahren tilgungsfrei
  • Erhöhung der Bürgschaftsobergrenze auf 2,5 Millionen Euro, schnelle Genehmigung der Bürgschaften

Weitere Informationen erhalten Sie unter:

Hilfsmaßnahmen Sachsen-Anhalt

Sachsen-Anhalt stellt folgende Soforthilfen zur Verfügung:

  • Liquiditätshilfen von bis zu 400 Millionen Euro
  • Darlehen der Investitionsbank Sachsen-Anhalt:
    • Beträge von 25.000 bis 1,5 Millionen Euro
    • Laufzeit max. 15 Jahre
    • Max. 2 Jahre tilgungsfrei
  • Verlängerung von Kreditlaufzeiten und Tilgungsaussetzung durch die Hausbanken
  • Corona-Hotline des Wirtschaftsministeriums: 0391 5674750

Weitere Informationen finden Sie unter:

Hilfsmaßnahmen Schleswig-Holstein

Die Bundesregierung hat finanzielle Soforthilfen für kleine Unternehmen in allen Wirtschaftsbereichen mit bis zu 10 Beschäftigten auf den Weg gebracht. Das Programmvolumen umfasst bis zu 50 Milliarden Euro. Im Einzelnen ist vorgesehen:

  • Einmalzahlung für 3 Monate bei bis zu 5 Beschäftigten (Vollzeitäquivalente): bis 9.000 Euro
  • Einmalzahlung für 3 Monate bei bis zu 10 Beschäftigten: bis 15.000 Euro

Weitere Informationen finden Sie unter:

Hilfsmaßnahmen Thüringen

In Thüringen können kleine Unternehmen mit bis zu 50 Beschäftigten Soforthilfe beantragen. Die Höhe der Hilfe ist gestaffelt: 

  • bis 5 Beschäftigte: 9.000 Euro
  • 6-10 Beschäftigte: 15.000 Euro
  • 11-25 Beschäftigte: 20.000 Euro
  • 26-50 Beschäftigte: 30.000 Euro

Weitere Informationen und Ansprechpartner finden Sie unter:

Wir hoffen, wir konnten Ihnen mit dieser Auflistung einen besseren Überblick verschaffen. Wenn Sie mehr zum Thema Hilfsmaßnahmen für Unternehmen oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und bleiben Sie gesund!

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Home-Office Trend durch Covid-19 beschleunigt

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Leere Straßen, geschlossene Geschäfte und abgesagte Veranstaltungen – Dinge die für uns bisher zum Alltag gehörten, sind vorerst auf Eis gelegt. Die ergriffenen Maßnahmen sind hart aber absolut notwendig, um die Verbreitung von Covid-19 zu verlangsamen. Auch die Wirtschaft bleibt nicht verschont und wird auf eine harte Probe gestellt. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen stehen vor großen Herausforderungen und blicken unsicher in die Zukunft. Niemand weiß genau was zu tun ist, da es eine vergleichbare Situation noch nicht gegeben hat. In vielen Unternehmen findet deshalb aktuell ein Umdenken statt. Was lange undenkbar war, wird nun zur Normalität – Arbeitsmodelle wie mobiles Arbeiten und Home-Office sind nicht länger eine abstrakte Vorstellung sondern werden vermehrt durchgesetzt, damit Aufgaben nicht liegen bleiben. Viele Unternehmen sind auf diesen Wandel nicht vorbereitet. In diesem Beitrag möchten wir Ihnen einige nützliche Tipps mit auf den Weg geben, damit Sie auch weiterhin produktiv sind und wirtschaftlichen Einbrüchen entgegenwirken können.

Home-Office – in Zeiten von Corona von zu Hause arbeiten

Um die Ausbreitung von Covid-19 einzudämmen sind die meisten von uns gezwungen, Arbeit und Freizeit von nun an in die eigenen vier Wände zu verlegen. Gewohnte Arbeitsabläufe fallen somit weg und viele müssen ihren Alltag neu strukturieren. Jeder der einem klassischen Bürojob nachgeht, kann theoretisch von zu Hause aus arbeiten. Diese Möglichkeit wird aktuell auch zunehmend in Anspruch genommen, wer kann lässt Belegschaft im Home-Office arbeiten. Vor allem für Eltern, die von Kita- und Schulschließungen betroffen sind, ist dies eine Chance weiterhin arbeiten zu können und gleichzeitig die Kinder zu betreuen. Infektionsketten werden unterbrochen, die Arbeit muss nicht eingestellt werden und die Produktivität bleibt trotz allem erhalten – eine Lösung, die jedem zu Gute kommt.

Deutsche Unternehmen liegen weit zurück

Über Themen wie flexible Arbeitszeiten und Home-Office wurde in den Vergangenheit häufig diskutiert, richtig durchsetzen konnte sich dieses eher neuartige Arbeitsmodell aber bisher nicht. Deutsche Unternehmen und Institutionen liegen weit hinter ihrer internationalen Konkurrenz. Vielerorts haben Bedenkenträger den Fortschritt der Digitalisierung in den letzten Jahren ausgebremst. Laut einer Studie des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung haben nur rund ein Viertel der Beschäftigten in Deutschland die Möglichkeit von zu Hause aus zu arbeiten – 80% der Arbeitnehmer in Großunternehmen und rund 60% der Beschäftigten aus kleinen Unternehmen würden sich diese Option aber ausdrücklich wünschen. Das Ergebnis – viele Unternehmen sind auf die aktuelle Situation nicht vorbereitet. Technische Voraussetzungen fehlen und Insellösungen lassen es nicht zu, außerhalb der Unternehmenswände zu arbeiten.

Produktiv durch den Home-Office Alltag – das sollten Sie beachten

Derzeit steht das Home-Office mehr denn je im Fokus. Den einen fällt es leicht, für viele Arbeitnehmer ist dies aber auch eine große Umstellung. Gewohnte Strukturen und Arbeitsabläufe entfallen gänzlich und wer es gewohnt ist regelmäßig nach einem vorgegeben Rhythmus zu arbeiten, ist mit den Freiheiten im Home-Office vermutlich eher überfordert und hat Schwierigkeiten eine Arbeitsroutine zu entwickeln. Von zu Hause aus zu arbeiten hat aber auch einige Vorteile und es ist durchaus möglich produktiv und konzentriert zu sein, wenn man einige Dinge beachtet. Gefragt ist nun eine neue Herangehensweise, die vor allem Disziplin, Fokus und klare Grenzen erfordert.

Was wird für einen Home-Office Arbeitsplatz benötigt?

Grundsätzlich benötigen Sie nicht viel, um von zu Hause aus arbeiten zu können. Durch die Digitalisierung ist ortsunabhängiges Arbeiten schon lange möglich. Die IT-Abteilung sollte Ihnen, wenn nicht bereits vorhanden, die technisch notwendige Hardware wie Laptop oder Desktop-PC bereitstellen. Außerdem benötigen Sie eine schnelle und stabile Internetverbindung. Weiterhin müssen Sie sicherstellen, dass alle notwendigen Zugriffsberechtigungen vorhanden sind. Via VPN (Virtual Privat Network) können Sie sich ins Unternehmensnetzwerk einwählen – und schon kann’s losgehen!

Produktives Umfeld schaffen

Sollte es die räumliche Aufteilung bei Ihnen zu Hause erlauben, richten Sie sich einen eigenen Bereich im Haus ein, der nur für die Arbeit bestimmt ist. Idealerweise haben Sie dafür einen eigenen Raum zur Verfügung. Außerhalb der Arbeitszeiten sollten Sie sich nicht in diesem Bereich aufhalten. Stellen Sie Ihren Schreibtisch am besten an ein Fenster, damit Sie von natürlichem Licht umgeben sind.

Arbeit und Freizeit klar abgrenzen

Die vermutlich größte Herausforderung im Home-Office sind die vielen Ablenkungen. Schnell etwas im Haushalt machen, den Einkauf erledigen und wenn man den Versuchungen, die man im Haus findet nicht widerstehen kann, findet man sich selbst schnell auf der Couch wieder. Wichtig ist, Berufs- und Privatleben strikt zu trennen, da sich beides sonst zunehmend vermischt. Die Verantwortung sich selbst zu organisieren und die nötige Disziplin aufzubringen, liegt bei Ihnen. Schaffen Sie Ablenkungen aus Ihrem Sichtfeld, legen Sie Ihr Handy, sofern Sie es nicht für die Arbeit benötigen, am besten in einen anderen Raum und machen Sie der Familie deutlich, dass Sie an Ihrem Schreibtisch auf der Arbeit sind und nur in dringenden Fällen zur Verfügung stehen – denn nach jeder unfreiwilligen Pausen benötigen Sie etwa 25 Minuten, um wieder in den gewohnten Arbeitsrhythmus zu finden.

Zeitmanagement im Home-Office

Im Home-Office fehlt natürlich das Gefühl von nach Hause kommen und Feierabend machen, viele fühlen sich deshalb unproduktiv. Um dem entgegenzuwirken, können Sie sich beispielsweise am Abend zuvor die To-Do’s für den nächsten Arbeitstag aufschreiben. Sie schaffen mehr und fühlen sich am Ende des Tages wesentlich produktiver, wenn Sie einige Punkte von seiner Liste streichen konnten und Sie somit sehen, was Sie geschafft haben. Legen Sie sich außerdem einen klaren Anfangs- und Endpunkt des Arbeitstages fest. Es wird Ihnen so leichter fallen einen Arbeitsrhythmus zu entwickeln und man kann sich gedanklich besser von der Arbeit trennen, wenn man die Arbeit an einem festgelegten Punkt beendet.

mann-im-home-office-mit-kind

Ohne eine klare Grenze hat man auch keinen richtigen Feierabend und dauerhafte Abrufbereit führt lediglich zu mentalem Stress. Achten Sie außerdem darauf, aktive Pausen einzulegen. Machen Sie aber nicht den Fehler, diese beispielsweise auf der Couch zu verbringen. Aus 30 Minuten werden sonst schnell drei Stunden. Nutzen Sie die Zeit, in der Sie am produktivsten sind und priorisieren Sie ihre Aufgaben nach Wichtigkeit. Vielen Menschen hilft es außerdem, mit einer Aufgabe zu beginnen die am Schwierigsten fällt oder die am meisten Zeit einnimmt. Haben Sie diese Aufgabe erfolgreich gemeistert, fallen auch die weiteren leichter von der Hand.

Auch mental zur Arbeit gehen

Für viele beginnt der Arbeitstag mit der Fahrt ins Büro, das fällt im Home-Office natürlich weg. Auch wenn Sie zu Hause sind, stehen Sie zeitig auf und machen Sie sich so fertig, als würden Sie ins Büro fahren. Die Jogginghose ist zwar gemütlich, schafft aber keine Arbeitsatmosphäre. Wählen Sie stattdessen lieber ein Outfit, das Sie auch im Büro tragen würden. So fällt es Ihnen auch leichter, auf Augenhöhe mit Ihren Kollegen und Kunden zu kommunizieren.

Kommunikationsmöglichkeiten nutzen

Die emotionale Verbindung zum Team sollte nicht verloren gehen. Die Digitalisierung macht es möglich, mit Kollegen und Kunden in Kontakt zu bleiben. Versuchen Sie also, den Kontakt aktiv aufrecht zu halten, auch wenn es nicht das selbe ist, wie die gewohnte Kaffeepause mit den Kollegen.

Slack und Teamviewer gehören zu den Profiteuren der Krise

In den meisten Krisen gibt es viele Verlierer aber auch einige wenige Gewinner. Zu letzteren gehören oftmals jene, die mit einer Lösung auf die Probleme der Gesellschaft reagieren. Angesichts der aktuellen Situation, ist davon auszugehen, dass immer mehr Arbeitnehmer die Möglichkeit nutzen, von zu Hause aus zu arbeiten. Somit steigt auch die Nachfrage nach Co-Working-Tools stetig, da die Zusammenarbeit so trotzdem aufrecht erhalten bleibt, obwohl der persönliche Kontakt fehlt. Unternehmen wie Slack, Teamviewer oder Zoom erleben aktuell einen Aufschwung an der Börse und gehören eindeutig zu den Profiteuren der Krise. Microsoft beispielsweise konnte bisher eine Versechsfachung der Nutzung seines Tools „Teams“ verzeichnen. Trotz des Erfolges steht für viele Unternehmen der Profit aber nicht im Vordergrund. Um das Arbeiten während dieser Zeit für alle etwas angenehmer zu machen, senken einige die Preise ihrer Produkte oder bieten Funktionen für eine gewisse Zeit umsonst an.

Vorteile cloud-basierter Systeme

Wenn Sie ein cloud-basierten System nutzen, profitieren Sie von einigen Vorteilen. So ist es nicht verwunderlich, dass die Nachfrage aktuell sprunghaft wächst. Eine einheitliche Datenbasis sorgt dafür, dass alle in Echtzeit und mit den aktuellsten Daten arbeiten können. Außerdem entfallen hohe Anfangsinvestitionen und Sie können von jedem Standort aus arbeiten. Informieren Sie sich hier über die verschiedenen Cloud-Modelle und deren Vorteile.

Fazit

Langfristig haben Krisen auch immer gesellschaftliche Folgen. Auch die derzeitigen Entwicklungen deuten auf einen grundlegenden Wandel der Gesellschaft hin. In den letzten Jahren wurde die Digitalisierung oft kritisch betrachtet. Datenschutzbeauftragte erhoben Einwände und die Produktivität wurde in Frage gestellt. Ein Fehler den viele Unternehmen nun zu spüren bekommen. Die Wirtschaft wird per Schleudersitz in die digitale Zukunft befördert – wer nicht mithalten kann oder will, geht unter. Der aktuelle Zustand könnte den Themen Home-Office und mobiles Arbeiten in Deutschland einen nachhaltigen Schub geben. Auch wenn die aktuelle Situation Unternehmer dazu zwingt, die Digitalisierung voranzutreiben, sollte die Entwicklung moderner, digitaler Strategien auch unabhängig von der aktuellen Situation einen höheren Stellenwert bekommen.

Corona wird die Arbeitswelt nachhaltig verändern

Das Wichtigste sollte nun aber sein, positiv in die Zukunft zu blicken. Ein optimal eingerichteter Arbeitsplatz ist zwar schön und gut, nützt Ihnen aber nichts wenn Sie nicht mit der richtigen Einstellung an die Sache herangehen. Wenn in dieser Zeit alle zusammenhalten und die nötige Selbstdisziplin aufbringen, werden wir auch diese Situation meistern, davon sind wir überzeugt. Bei all den schlimmen Nachrichten, die wir derzeit täglich hören, haben erste Maßnahmen zur Eindämmung des neuartigen Virus auch erste positive Auswirkungen gezeigt: Die Luftverschmutzung in China beispielsweise ist deutlich zurückgegangen. Die von der Raumfahrtbehörde NASA veröffentlichten Satellitenbilder zeigen, dass die Belastung durch Stickstoffdioxid deutlich gesunken ist.

#wirbleibenzuhause

Auch die Mitarbeiter von TimeLine sind im Home-Office. Trotzdem sind wir wie gewohnt für Sie da! Vertrieb, Projektmanagement, Buchhaltung und Kundenbetreuung – weder Produktivität noch unsere Kunden leiden unter dieser Situation. Wenn Sie mehr zum Thema Home-Office oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und bleiben Sie gesund!

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Die Vorteile einer direkten CAD-ERP-Integration

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Wer CAD- und ERP-System verbinden möchte, geht im allgemeinen den Weg über ein PDM-System. Das PDM-System fungiert hierbei wie eine zweiseitig-bidirektionale Schnittstelle, die CAD-Daten verwaltet und an das ERP-System übermittelt. Hierbei kommen sowohl die Schnittstellen wie auch die Softwaresysteme von mindestens zwei  – im schlimmsten Falle jedoch von drei unterschiedlichen Anbietern.

Die Frage nach dem führenden System

Mit der Software-Einführung des PDM-Systems allein ist es jedoch nicht getan, weil im Weiteren zu klären ist, wer die organisatorische Hoheit (sprich: das „führende System“) über Metadaten hat, die sowohl als Properties in CAD-Dateien wie auch als Felder im ERP-System gepflegt und benötigt werden.

Mit einem im Januar 2020 neu erschienenen Release geht TimeLine-ERP nun den direkten Weg und übernimmt ohne Umweg über eine zusätzliche PDM-Lösung das Auslesen von Referenzen und Metadaten aus CAD-Dateien mittels nativer Adapter zu Autodesk-Inventor, SolidWorks oder SolidEdge. Hierbei bleibt die CAD-Umgebung unangetastet bestehen – es wird lediglich ein weiterer Serverprozess installiert, der bei Änderungen an CAD-Daten (oder beim CheckIn aus einer bereits vorhandenen PDM-Lösung) diese direkt in Stücklisten und Metadaten des ERP-Systems übersetzt. Für die Metadaten steht ein Mapper bereit, der jedes Property (z.B. die bei Inventor bekannten „iProperties“) auf ein Feld im Artikelstamm des ERP-Systems zu verlinken erlaubt.

Frau vor Bildschirm

DMS ersetzt PDM-System

Optional kann das in TimeLine-ERP integrierte, revisionssichere Dokumenten-Management auch die Verwaltung der CAD-Daten übernehmen – stellt also die entsprechende CAD-Datenverwaltung, sowie Check-In und Check-Out-Funktionen zur Verfügung. Da diese Funktion lediglich optional ist, gestaltet sich der Start für Unternehmen ohne PDM-Lösung sehr einfach, da sich am eigentlichen Konstruktionsprozess und an der Ablage der CAD-Daten zunächst nichts ändert.

Synchronisation über Server

Der CAD-Link-Server synchronisiert hierbei sämtliche Konstruktionsänderungen „realtime“ ins ERP-System und versioniert hierbei Änderungen an CAD-Daten, Stücklisten und Metadaten. Über den Stücklistenvergleich können die revisionierten Änderungen mit bereits in Produktion befindlichen Betriebsaufträgen aktualisiert werden.

Durch dieses direkte Verfahren wird nicht nur die Einführung einer CAD-ERP-Kopplung dramatisch verkürzt – auch die Komplexität der Lösung unterscheidet sich erheblich vom klassischen Ansatz.

Wenn Sie mehr über die Vorteile einer direkten CAD-ERP-Integration oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie!

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