All-in-One vs. Best-of-Breed

Insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen stehen im Alltag oft vielen Herausforderungen gegenüber – das bleibt leider nicht aus. Eine davon ist es beispielsweise, die sich stetig wandelnden Marktbedingungen im Blick zu behalten und die eigene Systemlandschaft dementsprechend anzupassen oder gar neu auszurichten. Nach wie vor behelfen sich allerdings noch viele Unternehmen mit einfachen Lösungen. Gerade wenn es um digitale Themen geht, sollte die Frage aber eigentlich nicht mehr lauten, ob eine moderne Ausrichtung notwendig ist, sondern viel mehr, wie diese für das Unternehmen aussehen kann. Spätestens dann steht die Frage im Raum, welches Software-Konzept zukünftig sinnvoll ist. Derzeit konkurrieren zwei verschiedene Modelle miteinander – All-in-One vs. Best-of-Breed. Aber was hat es damit genau auf sich?

Vereinfacht gesagt – Sie müssen sich entscheiden, ob Sie entweder viele Einzellösungen einsetzen möchten, bei denen Sie jeweils das beste System für jede individuelle Anforderung auswählen oder aber, ob die Antwort eher in der Komplettlösung eines Anbieters zu finden ist, mit welcher Sie alle Geschäftsprozesse möglichst vollständig in nur einem System abdecken. Beide Ansätze haben Ihre Vor- und Nachteile – aber wann ergibt welche Herangehensweise am meisten Sinn? Und welche Voraussetzungen sollten dafür erfüllt sein? In diesem Beitrag wollen wir Ihnen etwas Orientierung und einen Überblick über die beiden Ansätze geben. Schauen wir uns zunächst an, was All-in-One und Best-of-Breed eigentlich genau bedeutet:

Welche Ansätze gibt es und was unterscheidet sie?

All-in-One: Alles aus einer Hand

Projekte, Personalplanung, Materialbeschaffung – die Aufgaben, die es im Arbeitsalltag zu bewältigen gilt, werden zunehmend komplexer. Eine digitale Unterstützung ist eigentlich unverzichtbar, wenn man den Überblick behalten und die Verwaltung aller zentralen Prozesse erleichtern möchte. Ein Weg, dies zu ermöglichen, ist der Einsatz einer Komplettlösung:

Was bedeutet All-in-One?

Aber fangen wir von vorne an – was bedeutet All-in-One eigentlich genau? Bei All-in-One Lösungen handelt es sich um sogenannte Komplettlösungen. Komplettlösungen sind so ausgerichtet, dass sie möglichst alle relevanten Geschäftsbereiche und -prozesse eines Unternehmens vollumfänglich in einem System abbilden können.

Im Idealfall besteht eine solche Komplettlösung aus einem ERP-, CRM- sowie einem prozessbegleitenden DMS-System. Zur Erklärung: ERP-Systeme werden meist zur Unterstützung der Ressourcenplanung eingesetzt. Oftmals ist auch die Rede von sogenannten ‚Alleskönnern‘, denn neben den klassischen Funktionen wie Personalwirtschaft, Controlling sowie Finanz- und Rechnungswesen, haben sich die Einsatzbereiche in den letzten Jahren immens erweitert. CRM-Systeme werden häufig dann eingesetzt, wenn es einem Unternehmen besonders wichtig ist, die Beziehung zum Kunden zu pflegen, zu stärken oder langfristig zu verbessern. Sie helfen vor allem dabei, mit dem Kunden in Verbindung zu bleiben, Prozesse zu optimieren und die Rentabilität zu steigern. DMS-Systeme werden für die Verwaltung und Archivierung von Dokumenten eingesetzt und helfen dabei, diese unternehmensweit zugänglich zu machen und Ordnung in das Ablagesystem zu bringen.

Zusammen entsteht ein Gesamtpaket – eine Plattform mit einer einheitlichen Benutzeroberfläche, welche Informationen aus den verschiedenen Unternehmensbereichen zusammenführt und so eine unternehmensübergreifende Planung und Steuerung der Geschäftsprozesse sowie die zentrale Verwaltung aller Ressourcen ermöglicht. Um dies zu realisieren, greifen die Module auf eine einheitliche Datenbasis zurück.

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Im Gegensatz zum All-in-One Ansatz, der alle Unternehmensbereiche in einem System abdeckt, steht die Best-of-Breed Strategie – schauen wir uns an, was es damit genau auf sich hat:

Best-of-Breed: Die besten Einzellösungen für den jeweiligen Anwendungsbereich

Entscheiden Sie sich hingegen für die Best-of-Breed Strategie, kommen viele verschiedene Einzellösungen zum Einsatz. Die Idee hinter diesem Ansatz ist es, für jede abzubildende Prozesstätigkeit die perfekte Lösung zu finden. Letztendlich werden also verschiedene spezialisierte Einzellösungen miteinander kombiniert und zu einer digitalen Plattform vereint:

Was bedeutet Best-of-Breed?

Best-of-Breed bedeutet im Grunde nichts anderes, als dass Sie versuchen, für jeden Zweck bzw. jeden Unternehmensbereich die beste Software-Lösung zu finden. Anders als bei der Komplettlösung, bei der Sie auf einen Anbieter für alle Unternehmensbereiche setzen, arbeiten Sie hierbei mit vielen verschiedenen Anbietern zusammen. Die verschiedenen Einzelanwendungen können miteinander kombiniert werden, wodurch im Idealfall eine funktionale Systemlandschaft entsteht. Ziel hierbei ist es, wie bereits erwähnt, für jeden Anwendungsbereich die beste Lösung zu finden und die Systemlandschaft nach den tatsächlichen Bedürfnissen zusammenzustellen.

Welche Vor- und Nachteile gibt es jeweils?

Beide Ansätze haben natürlich ihre Daseinsberechtigung und bringen jeweils Vor- und Nachteile mit sich – doch welche empfiehlt sich für Sie am ehesten, im Hinblick auf Funktionsumfang, Benutzerfreundlichkeit, Integration und Kosten? Schauen wir uns zunächst die Stärken und Schwächen der All-in-One Strategie an:

All-in-One: So profitieren Sie von dem Ansatz

Mit einer All-in-One Lösung können Sie alle Unternehmensbereiche über eine einheitliche Datenbasis steuern. Im Idealfall ist sie perfekt auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten, trägt so zur Optimierung sämtlicher Prozesse bei und minimiert dabei den Verwaltungsaufwand. Für die Komplettlösung spricht:

Usability

Beginnen wir mit dem offensichtlichen – das Thema Usability. Egal ob in der Finanzbuchhaltung, der Logistik oder auch im Vertrieb – die Benutzeroberfläche der einzelnen Module ist bei einer Komplettlösung unternehmensweit einheitlich gestaltet. Die Usability ist somit natürlich deutlich höher. Sie als Nutzer arbeiten in einer vertrauten Umgebung und müssen sich nicht an verschiedene Systeme gewöhnen. Den meisten Anwendern fällt es so viel leichter, sich mit dem System anzufreunden und zurechtzufinden.

Zeit- und Kostenersparnis

Mit einer All-in-One Lösung sparen Sie nicht nur Zeit – auch die Kosten fallen meist geringer aus. Warum? Die Zeitersparnis lässt sich einfach erklären: Zum einen haben Sie die Möglichkeit, bestimmte Abläufe zu automatisieren. Zum anderen sind bei einer Komplettlösung alle Module miteinander kompatibel. Das heißt, sie kommunizieren miteinander und können Daten sowie alle anderen relevanten Informationen problemlos untereinander austauschen. Kurz gesagt: Innerhalb einer Komplettlösung können alle Prozesse schnell und nahtlos gemanagt werden. Die täglichen Aufgaben lassen sich somit deutlich schneller und leichter abwickeln und Sie können Ihren Arbeitsalltag viel effizienter gestalten.

Die Kostenersparnis zeigt sich meist schon bei der Implementierung: Oft fallen die Kosten für die Einführung einer All-in-One Lösung geringer aus, als es bei vielen verschiedenen Einzelanwendungen der Fall wäre. Auch die Kosten für die Mitarbeiterschulungen sind niedriger, da die Belegschaft in nur einem System geschult werden muss – statt in mehreren. Zudem ist es weniger aufwendig, ein System zu warten als viele unterschiedliche.

Einheitliche Daten

Wer kennt es nicht – das Suchen nach Dokumenten nimmt häufig einen wesentlichen Anteil der Arbeitszeit in Anspruch. Hinzu kommt noch, dass das Datenvolumen in jedem Unternehmen stetig ansteigt. Viele Unternehmen sind dafür einfach nicht gerüstet. Die Folge? Informationen werden irgendwie und irgendwo nach Belieben des jeweiligen Mitarbeiters abgelegt, was den Suchaufwand für die Kollegen in der Zukunft zweifellos schwierig macht.

Dem können Sie aber einfach entgegenwirken: Bei einer All-in-One Lösung werden sämtliche Bereiche des Unternehmens über eine einheitliche Datenbasis verwaltet. Dies hat für Sie natürlich einige Vorteile. Zum einen müssen die Daten nur ein einziges Mal im System eingepflegt werden. Das spart nicht nur Zeit, auch potentielle Fehlerquellen können so recht einfach minimiert werden. Es geht nichts verloren und Übertragungsfehler können gar nicht erst entstehen. Zum anderen verbessert sich auch die interne Kommunikation, da jeder Mitarbeiter Zugriff auf die selben Daten hat und ihm somit auch die selben Informationen vorliegen.

Transparenz

Das bringt uns auch gleich zu unserem nächsten Punkt: Transparenz. Mit einer einheitlichen Datenbasis – und die dadurch entstehende Vernetzung aller Unternehmensbereiche – wird das ganze Unternehmen transparenter. Egal ob Warenwirtschaft, Vertrieb, Marketing oder Buchhaltung – Sie können alle relevanten Daten abrufen und haben somit sämtliche Informationen immer im Überblick.

Ansprechpartner, Support und Wartung

Entscheiden Sie sich für eine Komplettlösung, haben Sie auch nur einen zentralen Ansprechpartner. Dieser hilft Ihnen bei Fragen oder Problemen und steht Ihnen auch als Berater zur Verfügung. Haben Sie hingegen mehrere Produkte im Einsatz, kommt es oft vor, dass sich bei der Fehlersuche niemand so richtig verantwortlich fühlt und die Anbieter sich gegenseitig den schwarzen Peter zuschieben wollen. Auch beim Thema Wartung punktet die All-in-One Lösung: Für die IT-Abteilung ist es natürlich leichter, ein System zu warten. Updates beispielsweise lassen sich zügiger bei einem System durchführen, als bei mehreren. Weiterhin sorgt der Anbieter dafür, dass die Module immer auf dem aktuellsten Stand sind.

Sicherheit

Viele Unternehmen greifen bei einer Komplettlösung auf etablierte Marktanbieter zurück. Das gewählte Produkt hat sich demnach schon länger bewährt und ist in der Regel ausgereift. Das macht die Software vergleichsweise zukunftssicher.

Integration

Das Thema Integration ist der wohl größte Trumpf des All-in-One Ansatzes: Mit fortschreitender Digitalisierung wächst natürlich auch die Anzahl der Schnittstellen, die Sie benötigen. Schnittstellen verursachen meist einen höheren Wartungsaufwand. Ist jedoch alles aus einem Guss programmiert, bereiten auch Schnittstellen keine Probleme mehr. Zudem ist ein integriertes System aufgrund einer geringeren Anzahl an Schnittstellen insgesamt weniger störanfällig und stärker belastbar.

Was lässt sich zusammenfassend sagen? Kein Anbinden zahlreicher Systeme, eine einheitliche Oberfläche, nur ein Anbieter, der das System bereitstellt und den Support abdeckt – das klingt natürlich super. Auch die zeitaufwändige Suche nach passenden und ergänzenden Integrationsmöglichkeiten entfällt. Aber die Methode hat natürlich auch ein paar Schwächen. Welche das sind, schauen wir uns nun an:

All-in-One: Welche Nachteile gibt es?

Die Anforderungen, die heutzutage an eine All-in-One Lösung gestellt werden, sind häufig sehr branchenspezifisch und speziell. Besonders in spezialisierten Nischenbereichen, in denen viele spezifische Prozesse gemanagt werden müssen, kommt es oft vor, dass einzelne Module einen Anwendungsfall nicht exakt abbilden können. In solchen Fällen ist es schwer, ein System zu finden, welches Ihre Bedürfnisse – allein mit dem Standard – abbilden kann. Oft sind hier Anpassungen notwendig, welche immer mit weiteren Kosten verbunden sind.

Ein weiterer Nachteil kann die Abhängigkeit zum Anbieter sein – schließlich unterliegt die komplette Basis Ihres Arbeitsplatzes einer einzigen Plattform. Eine langfristige Zusammenarbeit sollte daher immer einkalkuliert werden. Auch enthalten viele Komplettlösungen nicht benötigte oder nicht an Ihre Bedürfnisse angepasste Funktionen. Bedacht werden sollte ebenso, dass die Einführung einer solchen All-in-One Lösung meist komplex ist und größere interne Aufwände mit sich bringt. Werfen wir nun einen Blick auf die Vorteile der Best-of-Breed Methode:

Best-of-Breed: Welche Vorteile bringt der Ansatz?

Die Best-of-Breed Strategie punktet vor allem in der Anforderungserfüllung, da Sie sich die einzelnen Systeme nach Ihren Bedürfnissen zusammenstellen können. Schauen wir uns an, welche Vorteile der Ansatz sonst noch mitbringt:

Funktionen

Wie bereits erwähnt – der entscheidende Vorteil der Best-of-Breed Strategie ist wohl die präzise Auswahl der Funktionen. Dadurch, dass Sie die Systeme nach Ihren individuellen Bedürfnissen zusammenstellen können, haben Sie auch keine unnötigen Funktionen im Einsatz. Sie nutzen ausschließlich die Funktionen, die Sie im Alltag benötigen und die Ihre Anforderungen exakt abdecken. Allerdings sollten Sie hierbei auch beachten, dass Sie sich vorab einige Gedanken darum machen müssen, welche Funktionen Sie im Alltag überhaupt benötigen und wie diese zusammenspielen müssen. Das nimmt natürlich recht viel Zeit in Anspruch.

Kosten

Anders als bei einer All-in-One Lösung – wo im Falle einer Einführung gleich eine Umstrukturierung im gesamten Unternehmen stattfindet – wird bei der Best-of-Breed Strategie die Digitalisierung sozusagen Schrittweise vorangetrieben. Die Systeme werden also nach und nach im Unternehmen eingeführt und angebunden. Sie entscheiden sich also beispielsweise für eine Finanzsoftware und erst zu einem späteren Zeitpunkt überlegen Sie, welches System Sie für die Lagerverwaltung nutzen möchten. Der große Vorteil hierbei ist natürlich, dass Sie weniger Ressourcen auf einmal einsetzen müssen und die Kosten demnach besser kalkulieren können. Auch das Tagesgeschäft ist weniger beeinflusst von Einführungsprojekten oder Störungen.

Skalierbarkeit

Wie bereits erwähnt, suchen Sie bei der Best-of-Breed Strategie nach Software-Lösungen, die Ihren individuellen Anforderungen entsprechen und Ihre Bedürfnisse passgenau erfüllen. Dadurch ist natürlich auch eine starke Spezialisierung möglich: Jede Abteilung erhält eine individuelle Lösung und arbeitet mit einem System, welches genau auf die Anforderungen des jeweiligen Bereichs ausgerichtet ist. Best-of-Breed Lösungen sind daher nicht nur gut auf die verschiedenen Unternehmensbereiche zugeschnitten, auch lassen sie sich leicht erweitern und anpassen.

Geringes Risiko

Der hohe Grad an Individualisierungsmöglichkeiten hat noch einen weiteren Vorteil: Dadurch, dass sich die Lösungen auf einen Anwendungsbereich beschränken, ist auch das Risiko, dass bei einem Fehler oder einem Ausfall die gesamte Produktivität lahmgelegt wird, deutlich geringer. Bei einer Komplettlösung können Änderungen am System oder kleine Störungen den Arbeitsalltag schon eher beeinflussen.

Unabhängigkeit

Wenn Sie mehrere Software-Lösungen in Ihrem Unternehmen einsetzen, reduziert sich dadurch natürlich auch die Abhängigkeit von einem einzigen Hersteller und seinem Produkt. Sollte es dann vorkommen, dass ein Produkt nicht länger Ihren Vorstellungen entspricht oder sich Ihre Bedürfnisse im Laufe der Zeit ändern, können Sie es meist leichter austauschen oder ergänzen. Auch deswegen, da andere Bereiche des Unternehmens meist nicht von der Umstellung betroffen sind und es so zu keinen größeren Unterbrechungen im Geschäftsalltag kommt. Dadurch entstehen eventuell sogar Wettbewerbsvorteile, da Sie schneller auf Veränderungen am Markt reagieren können.

Mitarbeiterzufriedenheit

Der Best-of-Breed Ansatz könnte sich auch positiv auf die Belegschaft auswirken. Dadurch, dass Sie sich für jeden Unternehmensbereich die jeweils beste Software-Lösung heraussuchen können, müssen Ihre Mitarbeiter nicht mit einem System arbeiten, welches für ihren konkreten Anwendungsbereich weder geeignet noch effizient ist. Dies erhöht meist die Produktivität und sorgt allgemein für zufriedene Mitarbeiter. Aber wie so oft – wo Licht ist, ist auch Schatten. Schauen wir uns nun die Nachteile der Best-of-Breed Strategie an:

Best-of-Breed: Die Schwächen der Strategie

Der Best-of-Breed Ansatz hat einige Schwächen. Gegen die Strategie spricht beispielsweise die Menge an Lizenzkosten. Für jede einzelne Software-Lösung benötigen Sie eine Lizenz und meist fallen die Kosten hierbei am Ende höher aus, als es bei dem All-in-One Ansatz der Fall wäre. Natürlich ist dies sehr individuell und man kann es nicht pauschalisieren, aber gerade für kleine Unternehmen ist die Kostenfrage meist ein wichtiger Faktor. Hinzu kommt außerdem, dass bei der Nutzung mehrerer Plattformen mit unterschiedlichen Anbietern, auch die Abrechnung mit mehreren Partnern stattfindet. Eine zusammengefasste Abrechnung fehlt, was den Verwaltungsaufwand deutlich höher macht. Gleiches gilt im Übrigen auch für Fragen, Probleme oder die Wartung der Systeme. Sie haben nicht einen Ansprechpartner, sondern müssen sich immer an den Hersteller der jeweiligen Software-Lösung wenden. Auch nimmt beispielsweise der Schulungsaufwand deutlich zu, da die Belegschaft in vielen verschiedenen Systemen geschult werden muss.

Ein weiterer Punkt betrifft die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Was wir gerade noch als Vorteil gelistet haben, kann auf der anderen Seite auch ein Nachteil sein: Ihre Mitarbeiter müssen sich in vielen verschiedenen System auskennen und zurechtfinden. Die Benutzeroberfläche ist in jedem System anders und Einzellösunungen haben automatisch einen höheren Funktionsumfang und somit auch eine höhere Komplexität in der Bedienung. Das führt oft zu Unsicherheiten bei den Anwendern und erhöht die Fehleranfälligkeit. Generell lässt sich sagen – umso geringer die Komplexität eines Systems ist, desto besser kommen auch die Mitarbeiter zurecht.

Schnittstellen stellen häufig ein Problem dar

Das vermutlich größte Problem der Best-of-Breed Strategie sind jedoch die Schnittstellen und der damit verbundene Datenaustausch. Um im Alltag einen Mehrwert zu bieten, ist es wichtig, dass die verschiedenen Programme miteinander kompatibel sind und problemlos angebunden werden können. In der Praxis ist die Nutzung unterschiedlicher Systeme aber meist mit einem Risiko verbunden. Warum? Jeder, der schon einmal die Aufgabe hatte, aus den Modulen verschiedener Softwareanbieter ein funktionierendes Ganzes zu machen – und ständig zusammenzuhalten – weiß wie schwierig dies sein kann. Oft ist es so, dass Schnittstellen nicht richtig funktionieren oder gar nicht vorhanden sind. Ist dies der Fall, besteht beispielsweise die Gefahr, dass die verschiedenen Programme nicht optimal miteinander kommunizieren. Wichtige Daten können so nicht ausgetauscht werden, mit der Folge, dass diese mehrfach im System eingepflegt werden müssen. Sie können sich so nie sicher sein, ob die Ihnen vorliegenden Informationen auch auf dem aktuellsten Stand sind.

Was bedeutet das letztendlich alles? Ohne Integration entsteht oft ein Flickenteppich aus Systemen, die nicht miteinander kompatibel sind. Aber auch die Integration von Schnittstellen stellt häufig ein Problem dar, da diese meist erst programmiert werden müssen. Oft kommt es dann wiederum zu erhöhten Kosten für die Implementierung und Wartung. Denn selbst wenn alle relevanten Systeme nahtlos integriert werden und der Informationsfluss von und zu den unterschiedlichen Systemen gewährleistet ist – haben Sie viele Schnittstellen im Einsatz, bleibt die Integration in Echtzeit meist eher ein Wunsch. Das kann zum Problem werden, wenn beispielsweise die Daten verschiedener Produktionsstandorte online verarbeitet und analysiert werden müssen. Die Integration spielt hierbei eine wichtige Rolle, da so eine höhere Aktualität ermöglicht wird und Planungsprobleme frühzeitig erkannt werden können. Auch sollten Sie beachten, dass sich einzelne Software-Lösungen mit der Zeit auch auseinander entwickeln können.

Fazit: All-in-One oder Best-of-Breed – Welcher Ansatz ist besser für Ihr Unternehmen geeignet?

Die Wahl zwischen einer Komplettlösung und modularen Einzellösungen ist nicht immer leicht. Aber um endlich auf den Punkt zu kommen – welcher Ansatz ist nun am besten für Sie geeignet? Wie Sie sich vielleicht vorstellen können, lässt sich diese Frage nicht pauschal beantworten. Mit welcher Strategie Sie am besten fahren, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Es kommt vor allem auf Ihre Anforderungen und die individuellen Gegebenheiten im Unternehmen an. Vielleicht hilft Ihnen eine kleine Zusammenfassung:

Das spricht für die Best-of-Breed Strategie:

Best-of-Breed Lösungen sind in ihrem jeweiligen Fachgebiet überlegen und punkten vor allem mit Speziallösungen. Meist kommen Sie zum Einsatz, wenn ein Unternehmen viele spezifische Ansprüche hat. Prinzipiell lässt sich sagen – je fachspezifischer ein Prozess, desto eher wird eine Einzellösung notwendig.

Das spricht für die All-in-One Strategie:

All-in-One Lösungen punkten vor allem in den Bereichen Integration, Benutzerfreundlichkeit und Kosten. Für die IT liegen die Vorteile einer integrierten Lösung vordergründig in der einfacheren Administration, einem geringerem Aufwand für Wartung, Schulung und Einarbeitung sowie dem wegfallen unnötiger Schnittstellen. Zudem haben Sie als Kunde gegenüber dem Anbieter mit einem entsprechenden Auftragsvolumen oft eine bessere Verhandlungsposition.

Machen Sie sich Gedanken zu folgenden Punkten:

Welche Probleme müssen Sie aktuell bewältigen?
Welche Ansprüche haben Sie? Was wird benötigt?
Welche Themen haben Priorität?
Wie komplex sind die abzubildenden Prozesse?
Welche Ziele verfolgen Sie zukünftig?
Wie steht es um Ihre finanziellen Ressourcen?
Wie ist Ihre Systemlandschaft bisher aufgebaut?

Vor allem die Funktionalität spielt bei der Entscheidung für oder gegen eine bestimmte Software oft eine große Rolle, aber auch das Thema Flexibilität ist wichtig, um unternehmensspezifische Anforderungen im Detail abbilden zu können. Für viele Unternehmen ist auch die Fachkompetenz des Anbieters wichtig. Welche Argumente für Sie letztendlich mehr Gewicht haben, müssen Sie natürlich selbst entscheiden.

Eine Kombination beider Modelle?

Mal ehrlich – es ist nicht immer alles schwarz oder weiß. Warum also für eine Methode entscheiden? In der Praxis verwenden viele Unternehmen eine Mischung beider Ansätze, da sich die beiden Modelle auch gut miteinander kombinieren lassen. Denkbar ist beispielsweise, eine All-in-One Lösung als zentrale Applikation einzusetzen. Mit dieser können Sie einen großen Teil Ihrer Prozesse abdecken. Bestimmte Spezialbereiche hingegen können Sie mit einzelnen Systemen anderer Hersteller ergänzen, welche anschließend an das Kernsystem angebunden werden. Dies macht besonders für Geschäftsprozesse Sinn, die das Unternehmen vom Wettbewerb abheben und einzigartig machen.

Wenn Sie mehr über das Thema Komplettlösungen für Ihr Unternehmen oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

17. Januar 2022

Diese Tipps helfen Ihnen bei der ERP-Auswahl

Praxistipp, Wissen

Diese Tipps helfen Ihnen bei der ERP-Auswahl

Ein gut funktionierendes und auf die individuellen Bedürfnisse abgestimmtes ERP-System ist heutzutage das A und O. Richtig angewendet bildet es den Knotenpunkt eines jeden Unternehmens – ein zentraler Ort, an dem alle Geschäftsprozesse zusammenlaufen und von Ihnen koordiniert werden können. Der Weg dorthin ist aber nicht immer einfach. Die Aufgabe, ein geeignetes System für das eigene Unternehmen zu finden, kann Sie durchaus vor die ein oder andere Herausforderung stellen – die Auswahl eines geeigneten ERP-Anbieters ist eine davon. Die Komplexität des Marktes wird oft unterschätzt. Das Angebot ist mitunter sehr unübersichtlich und umfasst etliche ERP-Anbieter, deren Systeme unterschiedliche Anwendungsfälle abdecken. Jede Software hat ihre individuellen Stärken und Schwächen. Wen wundert es also, dass viele Entscheider bereits in dieser frühen Phase des Projekts überlastet sind? Um Ihnen die ERP-Auswahl etwas angenehmer zu gestalten, haben wir die wesentlichen Informationen rund um den Auswahlprozess für Sie zusammengetragen.

ERP-Auswahl leicht gemacht – Schritt für Schritt zum Ziel

Die gesamte ERP-Auswahl ist meist mit einem hohen organisatorischen Aufwand verbunden und benötigt deshalb eine präzise Vorbereitung. Der Prozess ist in mehrere Phasen unterteilt. Die Suche nach einem passenden ERP-Anbieter beginnt eigentlich immer mit der Durchführung einer Anforderungsanalyse. Die Ergebnisse dieser werden für gewöhnlich in einem Lastenheft festgehalten. Auch die Erstellung einer Long- und Shortlist sind für einen strukturierten Ablauf entscheidend. Zunächst erfolgt eine grobe Recherche, mit dem Ziel, erst einmal alle potenziellen ERP-Anbieter zu sammeln. Mit jedem weiteren Schritt wird die Anzahl der Kandidaten nach dem Ausschlussverfahren reduziert, sodass am Ende nur noch eine Hand voll übrig bleibt.

Durch diese Herangehensweise werden Sie von der Flut an ERP-Anbietern nicht gleich überrollt, sondern haben die Möglichkeit, nach gewissen Merkmalen zu filtern und anschließend eine Entscheidung zu treffen. Vermutlich klingt das für Sie nun erst einmal nach einem langwierigen Prozess und unnötig hohen Aufwand. Bedenken Sie jedoch, dass Sie vor der eigentlichen ERP-Auswahl, jeden der übrig gebliebenen Kandidaten im Rahmen eines ERP-Workshops erst einmal persönlich kennenlernen. Es sollte also in Ihrem eigenen Interesse sein, mit einer möglichst kurzen – aber hochwertigen – Shortlist zu starten. So weit so gut – aber wie funktioniert das nun alles genau?

Beginnen Sie mit einer Longlist

Nun haben Sie bereits den Begriff ‚Longlist‘ gelesen. Aber was ist eine Longlist überhaupt? Der Name verrät es bereits ein wenig. Eine Longlist ist ein beliebtes und effizientes Hilfsmittel bei der ERP-Auswahl. Im Grunde genommen geht es darum, das große und unübersichtliche Angebot auf ein überschaubares Maß zu reduzieren, damit Ihnen die Entscheidung nicht nur leichter fällt, sondern Sie am Ende auch die für Sie richtige Wahl treffen. Zunächst geht es darum, sich eine grobe Übersicht über generell in Frage kommende ERP-Anbieter und die damit verbundenen Möglichkeiten zu verschaffen und jene, die Ihre wichtigsten Auswahlkriterien von vorne herein nicht erfüllen können, direkt herausfiltern.

Wo findet man etwaige ERP-Anbieter?

Es gibt mehrere Herangehensweisen, um potenzielle ERP-Anbieter zu finden. Die wohl gängigste Methode ist eine simple und gezielte Internet-Recherche. Der Webauftritt eines Anbieters verschafft Ihnen einen ersten Überblick und Sie erhalten Informationen, die Sie für die Erstellung Ihrer Longlist nutzen können. Der Nachteil hierbei ist jedoch, dass die meisten Internetpräsenzen nur die wichtigsten Funktionen und Features aufführen und es Ihnen vermutlich schwer fällt, zu erkennen, ob der Anbieter auch Ihre individuellen Wünsche umsetzen kann. Neben einer Internet-Recherche haben Sie noch die Möglichkeit, sich in Fachzeitschriften zu informieren oder Messen und Veranstaltungen zu besuchen. Letzteres hat den großen Vorteil, dass Sie den Anbieter direkt persönlich kennenlernen und sich ein erstes Bild machen können. Die zwischenmenschliche Ebene sollten Sie bei der ERP-Auswahl keinesfalls außer Acht lassen.

Das World Wide Web als erste Anlaufstelle

Immer mehr Anbieter bieten mittlerweile auch Live-Präsentationen in Form von Webinaren an, um Interessenten einen ersten Einblick zu geben. Ähnlich wie bei einer Messe können Sie auch so ein wenig leichter einschätzen, ob Sie eine Zusammenarbeit mit dem ERP-Anbieter in Betracht ziehen. Auch Vergleichsseiten können ein wertvolles Instrument bei Ihrer Suche sein. Hier haben Sie die Möglichkeit, zahlreiche ERP-Anbieter anhand bestimmter Kriterien zu filtern und so eine erste Übersicht zu erhalten. Wichtig ist hierbei jedoch darauf zu achten, dass die Plattform unabhängig und neutral ist. Egal auf welchem Wege Sie nach möglichen Kandidaten suchen, Ihr grundlegendes Ziel, ein ERP-System zu finden, dass zu Ihnen passt, sollten Sie sich bei der Recherche immer vor Augen halten. Folgende Fragen können Ihnen dabei helfen zu beurteilen, ob ein Kandidat in Ihre Longlist aufgenommen werden sollte oder nicht:

Erfüllt das ERP-System Ihre wichtigsten Anforderungen?
Welche Ihrer nicht-funktionalen Anforderungen erfüllt es?
Ist der ERP-Anbieter auf eine spezielle Branche spezialisiert, vielleicht sogar genau auf Sie zugeschnitten?
Gibt es Kriterien, die den Anbieter von vorne herein ausschließen?

In diesem Schritt geht es nicht darum, jeden ERP-Anbieter genauestens zu analysieren und bis ins kleinste Detail zu prüfen. Eine oberflächliche Kontrolle reicht in dieser Phase erst einmal völlig aus. Erfüllt ein ERP-Anbieter die wichtigsten Anforderungen, können Sie ihn in Ihrer Sammlung aufnehmen. Das Ergebnis Ihrer Recherche ist eine Liste mit potenziellen ERP-Anbietern, die sogenannte Longlist.

Reduzieren und filtern – So entsteht die Shortlist

Der erste Teil wäre geschafft. Vor Ihnen liegt nun eine Liste mit ERP-Anbietern, die generell für Sie interessant sind – näher geprüft haben Sie diese aber noch nicht. Im nächsten Schritt geht es nun darum, die Spreu vom Weizen zu trennen und die Kandidaten genauer unter die Lupe zu nehmen. Aber wie stellt man das am besten an? Auf welche Kriterien sollte man achten? An diesem Punkt kommt Ihr Lastenheft wieder ins Spiel. Schicken Sie dieses nun an alle ERP-Anbieter, die auf Ihrer Longlist stehen. Beschreiben Sie kurz Ihr Anliegen und bitten um eine erste Einschätzung. In erster Linie sollte es nun natürlich darum gehen, ob der ERP-Anbieter und seine Software zu Ihnen passt und Ihre Wünsche umsetzen kann. Achten Sie bei den Antworten aber nicht nur auf fachliche Inhalte, insbesondere die weichen Faktoren liefern Ihnen wertvolle Informationen über Ihren potenziellen Partner. Folgende Fragen helfen Ihnen bei der Bewertung:

Wie lange müssen Sie auf eine Antwort des ERP-Anbieters warten?
- Werden Sie mit einer Standardantwort abgefertigt oder geht der Anbieter auf Sie persönlich ein?
Findet die Kommunikation auf Augenhöhe statt?
Hat die Rückmeldung einen Mehrwert für Sie, oder wirkt es auf Sie lediglich wie ein Verkaufsgespräch?

Zwischenmenschliche Beziehung nicht unterschätzen

Die zwischenmenschliche Beziehung wird oft unterschätzt, ist für eine erfolgreiche Zusammenarbeit jedoch essenziell. Kommen Sie aus bestimmten Gründen auf persönlicher Ebene nicht mit dem Anbieter zurecht, sind Konflikte oft nicht zu vermeiden. Die Reaktionen der einzelnen Anbieter können Sie nun als Anhaltspunkt nehmen, um weitere Listeneinträge zu streichen. Auf Ihrer Liste sollten nun nur noch ERP-Anbieter stehen, die sowohl Ihre vorausgesetzten Schwerpunkte erfüllen, als auch bei den weichen Faktoren punkten. Im besten Fall sind nun nur noch zwei bis vier ERP-Anbieter im Gespräch.

Sollte Ihre Shortlist zu diesem Zeitpunkt noch deutlich länger sein, sollten Sie noch einmal etwas schonungsloser filtern. Wie bereits erwähnt, beinhaltet der letzte Schritt vor der eigentlichen ERP-Auswahl mehrtägige Workshops, bei denen Sie jedem noch verbliebenen Anbieter genauer auf den Zahn fühlen. Diese verbrauchen enorm viele Ressourcen, besonders das Projektteam wird in diesem Zeitraum eingespannt und steht für das Tagesgeschäft nicht zur Verfügung. Versuchen Sie also, die Liste so weit wie möglich auszudünnen, und mit einer möglichst kurzen Shortlist in die nächste Phase zu gehen. Denn mit jedem zuvor ausgeschlossenen Anbieter wird der nachfolgende Schritt natürlich deutlich verkürzt.

Diese Tipps helfen Ihnen bei der ERP-Auswahl

Das breit gefächerte Angebot auf ein übersichtliches Maß zu reduzieren, klingt leichter als es ist. Schließlich präsentieren sich alle Anbieter von ihrer besten Seite und man muss wirklich genau hinsehen, um beurteilen zu können wer am besten zum eigenen Unternehmen passt. Folgende Tipps können Ihnen im ERP-Dschungel etwas Orientierung bieten:

Alles steht und fällt mit präzisen Anforderungen

Viele Unternehmen sehen in einem ERP-System die Lösung für all das, was im Unternehmen schief läuft. Diese Herangehensweise ist allerdings ein Trugschluss und entspricht nicht der Realität. Zumindest nicht ganz. Auch wenn Ihnen das eigentliche Problem vielleicht bewusst ist, machen sich die wenigsten Gedanken darüber, wie eine konkrete Lösung für dieses Problem aussehen kann. Natürlich kann ein ERP-System die Abläufe deutlich verbessern, in erster Linie ist und bleibt es jedoch ein Werkzeug, welches nur bei richtiger Anwendung einen Nutzen für Sie hat. Versuchen Sie also, möglichst konkrete Anforderungen und Ziele zu definieren. Vielleicht haben Sie sogar einen Lösungsansatz parat?

Beschränken Sie sich auf die wichtigsten Funktionen

Um eines vorwegzunehmen – das perfekte und auf Sie zugeschnittene ERP-System werden Sie vermutlich nicht finden. Jedes hat seine Vor- und Nachteile. Was für den einen ein wichtiges Feature ist, wäre bei Ihnen vielleicht eher fehl am Platz. Viele Unternehmen erhoffen sich jedoch von der Lösung, dass sie alle Probleme behebt, viele Features mitbringt, die Prozesse optimiert und das am besten mit einem möglichst geringen Aufwand. Wenn Sie keine Prioritäten setzen, kann die ERP-Auswahl für Sie eine endlose Suche werden. Möglicherweise übersehen Sie sogar eine für Sie optimale Lösung. Um einen langen Anforderungskatalog zu vermeiden, sollten Sie die bedeutsamsten Punkte auf Ihrer Liste zu Must-Have-Kriterien deklarieren und bei den restlichen Anforderungen darüber nachdenken, ob Sie unbedingt notwendig sind.

Handeln Sie zukunftsorientiert

Was jetzt schief läuft soll behoben werden, so lautet jedenfalls vielerorts die Devise. Dieser Ansatz ist durchaus nachvollziehbar. Vergessen Sie jedoch nicht, dass sich ein Unternehmen stetig weiter entwickelt. Ein ERP-System begleitet Sie in den meisten Fällen viele Jahre, es ist also nicht verkehrt auch zukünftige Entwicklungen mit einzubeziehen. Welche Herausforderungen könnten demnächst auf Sie zukommen? Überlegen Sie, welche Anforderungen sowohl heute, als auch in den nächsten Jahren weitestgehend für Sie zutreffen.

Suchen Sie das persönliche Gespräch

Es ist oft mühsam einen ERP-Anbieter nur anhand seiner Internetpräsenz zu bewerten. Suchen Sie lieber das persönliche Gespräch, Sie werden recht schnell feststellen, dass dies viel aufschlussreicher ist und es Ihnen leichter fällt, Ihr Gegenüber einzuordnen. Sie dürfen nicht vergessen, dass Sie nicht nur die Software an sich kaufen, sondern auch Dienstleistungen wie Schulungen oder Beratungen. Deshalb spielen auch die weichen Indikatoren eine wichtige Rolle bei der ERP-Auswahl.

Die Anwenderfreundlichkeit ist ein wichtiger Anhaltspunkt

Das System kann noch so toll sein – wenn die Handhabung im Alltag schwierig ist, schadet dies nur der Motivation und senkt die Produktivität. Deshalb gibt es Funktionen, die die Prozessabläufe zwar nicht beeinträchtigen, den Nutzern der Software die tägliche Arbeit aber wesentlich erleichtern. Dazu gehören zum Beispiel klar erkennbare Bedienelemente, eine intuitive Benutzerführung oder auch individuell konfigurierbare Ansichten. Viele Anbieter zeigen auf Ihren Websites beispielsweise Screenshots der Benutzeroberfläche. Dies gibt Ihnen zwar ein erstes Gefühl für die Handhabung, die Usability eines ERP-Systems ist aber natürlich mehr als die reine Optik. Behalten Sie dies bei Ihren Überlegungen im Hinterkopf.

Seien Sie für Lösungsvorschläge offen

Im Grunde genommen beschäftigt sich die ERP-Auswahl mit der Suche nach einer konkreten Lösung für bereits bestehende Probleme. Versuchen Sie also, den Fokus darauf zu legen, was Sie erreichen wollen und nicht was getan werden muss, um dies zu erreichen. Seien Sie offen für verschiedene Ansätze und formulieren Sie Ihre Anforderungen neutral und prozessbezogen. Beschränken Sie sich darauf, das Problem zu beschreiben und Ihr gewünschtes Ziel zu formulieren. Wie dies letztendlich umgesetzt werden kann, überlassen Sie am besten dem ERP-Anbieter.

Fazit

Die ERP-Auswahl sollte wohl überlegt sein. Immerhin handelt es sich um eine komplexe Software, die in Ihre Geschäftsprozesse eingreift. Viele Unternehmen können gar nicht so genau sagen, was Sie sich von einem ERP-System konkret erhoffen und tun sich deshalb bei der Entscheidung recht schwer. Natürlich ist es nicht einfach, sich bei der großen Auswahl von Anbietern und Funktionen zurechtzufinden, es deshalb aber einfach nebenbei auszuwählen, ohne sich vorher ein paar Gedanken zu machen, wäre nicht besonders klug. Es lohnt sich immer zu vergleichen. Versuchen Sie klare Schwerpunkte festzulegen und sich sowohl auf die aktuelle Situation als auch auf zu erwartende Herausforderungen zu konzentrieren. Dann steht einem erfolgreichen Auswahlprozess nichts mehr im Weg.

Um sich einen ersten Eindruck von unserer Software zu verschaffen, bieten wir in regelmäßigen Abständen kostenlose Webinare an, hier finden Sie eine Übersicht der kommenden Events. Wenn Sie mehr zum Thema ERP-Auswahl oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

8. März 2021

Pflichtenheft im ERP-Projekt – Kundenwünsche umsetzen

Praxistipp, Wissen ERP-Einführung

Pflichtenheft im ERP-Projekt – Kundenwünsche umsetzen

Die Erstellung eines Lasten- und Pflichtenhefts gehört in der Regel zu den obligatorischen Aufgaben vor einer ERP-Einführung. Zugegeben, die Erstellung dieser beiden Dokumente gehört nicht zu den beliebtesten Aufgaben im Rahmen eines ERP-Projekts. Die Ausarbeitung nimmt viel Zeit in Anspruch und bindet Ressourcen, die an anderer Stelle meist dringender benötigt werden. Zeitdruck oder die Auslastung von Kapazitäten sind sogar oft ein Grund dafür, auf die Erstellung gänzlich zu verzichten oder die Ausarbeitung nur sehr knapp und oberflächlich durchzuführen. Die Folgen dieser Herangehensweise zeigen sich oft erst im späteren Projektverlauf. Dabei sollten Sie insbesondere bei anspruchsvollen ERP-Projekten auf die Erstellung eines Pflichtenhefts nicht verzichten. Es hilft Ihnen dabei, die Umsetzung bestmöglich zu planen und somit Risiken im Projekt zu minimieren – um nur ein paar der Vorteile zu nennen. Warum es sinnvoll ist ein Pflichtenheft zu erstellen, was es beinhalten und worauf Sie sonst noch achten sollten, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Definition – Was ist ein Pflichtenheft?

Das Pflichtenheft ist ein Dokument, welches vom Auftragnehmer erstellt wird. Bei einem ERP-Projekt ist dies immer der ERP-Anbieter. Es basiert auf den Ausführungen, die der Auftraggeber, in diesem Fall der Kunde bzw. Interessent, im Lastenheft formuliert hat. In einem Pflichtenheft beschreibt der Anbieter, meist in sehr detaillierter Form, wie er die Anforderungen des Auftraggebers umsetzten möchte. Es enthält demnach eine konkrete Lösungsbeschreibung sowie ein ausführliches Arbeitskonzept und fest definierte Soll-Zustände, die im Vorhinein gemeinsam vereinbart wurden. Außerdem wird in diesem Dokument definiert, mit welchen technischen Möglichkeiten, Funktionen und Konfigurationen des ERP-Systems diese Soll-Zustände realisiert werden können. Kurzum, das „wie“ und „womit“ steht bei der Erstellung eines Pflichtenhefts besonders im Fokus. Es ist sozusagen der „Fahrplan“ für eine reibungslose Umsetzung und bildet ein Framework für den gesamten Projektverlauf.

Weiterhin dient der Inhalt des Pflichtenhefts als vertragliche Grundlage für die Zusammenarbeit zwischen Kunde und ERP-Anbieter und hat außerdem einen rechtsverbindlichen Status. Darüber hinaus dient es am Ende des Projekts als Abnahme-Kriterium für die implementierte ERP-Lösung. Sie sehen also – das Pflichtenheft hat durchaus seine Daseinsberechtigung. Es kommt immer wieder vor, dass die Begriffe Lastenheft und Pflichtenheft synonym verwendet werden, was nicht selten zu Missverständnissen und Verwechslungen führt. Tatsächlich ist es rein rechtlich gesehen sogar besonders wichtig, in welchem der beiden Dokumente etwas festgehalten wurde. Hält sich einer der beiden Parteien nicht an vorher vereinbarte Inhalte, können sich Kunde und ERP-Anbieter jederzeit auf die schriftlichen Vereinbarungen aus dem Pflichtenheft stützen. Wichtig in dem Zusammenhang zu wissen ist, dass alle zuvor besprochenen Absprachen zwischen Kunde und ERP-Anbieter durch das Pflichtenheft ihre Gültigkeit verlieren, sofern nichts Gegenteiliges in diesem vermerkt wurde.

Welche Vorteile hat ein Pflichtenheft?

Ein Pflichtenheft kommt eigentlich immer dann zum Einsatz, wenn es einen Auftraggeber und einen Auftragnehmer gibt. Gerade bei sehr umfangreichen Projekten ist es besonders hilfreich. Neben der rechtlichen Sicherheit, die es beiden Parteien bietet, hat es drei weitere große Vorteile:

Planungssicherheit für Kunde und ERP-Anbieter

Durch die sehr genaue Dokumentation der Soll-Zustände und der dazu notwendigen Arbeitsschritte, sind sich sowohl Kunde als auch ERP-Anbieter zu jeder Zeit über den Projektablauf im Klaren. Die Einhaltung von Fristen ist so weitestgehend gewährleistet. Außerdem wissen beide Parteien zu welchem Zeitpunkt das Projekt voraussichtlich abgeschlossen sein wird und können dementsprechend planen. Aber nicht nur das – es hilft auch dabei, das Budget im Auge zu behalten. Jede Anpassung hat eine Auswirkung auf die Kosten und so kann verhindert werden, dass diese aus dem Ruder laufen. Der Auftraggeber weiß also genau, was er für sein Geld bekommt und der Auftragnehmer kann seine Aufwände sicher kalkulieren.

Transparente Abläufe

Durch die ausführliche schriftliche Formulierung der Lösungsansätze wird der gesamte Weg bis zum Go-Live transparent. Alle Beteiligten wissen zu jeder Zeit, an welchem Punkt der Umsetzung sie sich derzeit befinden und welche weiteren Schritte bis zum Projekt-Abschluss noch notwendig sind.

Weniger Nachverhandlungen

Ein sauber ausgearbeitetes Pflichtenheft erspart in erster Linie auch nervenaufreibende Nachverhandlungen und Diskussionen. Wie bereits erwähnt, können sich sowohl Kunde als auch ERP-Anbieter jederzeit auf die im Dokument vereinbarten Punkte stützen – was nicht im Pflichtenheft steht, gehört auch nicht zum Lieferumfang. Für alle nachträglichen Änderungswünsche wird ein Folgeantrag erstellt. Nachlieferungen, Änderungen, sowie das sogenannte „Scope Creep“ – ein unkontrolliertes Ausufern der Projektanforderungen während der Umsetzung – kann so ganz einfach vermieden werden.

Ablauf – Vom Lastenheft zum Pflichtenheft

In der Regel ist es so, dass der Kunde bzw. Interessent das Lastenheft erstellt und im Rahmen eines ERP-Workshops besprechen eben dieser und der potenzielle ERP-Anbieter, welche Punkte wie umgesetzt werden können. Dafür gehen Interessent und Anbieter die einzelnen Punkte gemeinsam durch und der Anbieter legt fest, ob diese im Standard enthalten sind oder eine Anpassung notwendig ist. Bezüglich der aufgeführten Anforderungen aus dem Lastenheft erfolgt oft eine Beratung durch den ERP-Anbieter. Wenn eine Anforderung nicht sinnvoll erscheint oder eine zusätzliche Funktion bzw. Leistung in diesem Zusammenhang geeigneter wäre, macht dieser meist einen Gegenvorschlag. Das Pflichtenheft wird meist nach Abschluss der EPP-Auswahl und zu Beginn der Implementierungsphase erstellt. Bei TimeLine ist es so, dass das Pflichtenheft teilweise noch im Workshop oder kurz danach erstellt wird. Die mit dem Interessent besprochenen Punkte werden dafür dokumentiert und zusammengefasst.

In der Regel benötigt der Projektleiter pro Workshop-Tag einen Tag für die Nachbereitung. Aus dem Pflichtenheft ergibt sich letztendlich der Aufwand, also wie teuer das ERP-Projekt am Ende wird. Es ist zwar die Grundlage für das Angebot, bedeutet aber nicht, dass der Auftrag auch erteilt wird. Zu diesem Zeitpunkt können noch andere Anbieter „im Spiel“ sein. Der Interessent kann dann entscheiden, ob die Konkurrenz vielleicht ein Angebot gemacht hat, welches mehr Funktionen bietet oder einfach besser zum Unternehmen passt. Bevor der Interessent eine Auswahl trifft, können noch Änderungen am Pflichtenheft vorgenommen werden. In dem Moment, wo der Interessent einen ERP-Anbieter auswählt, ist das Pflichtenheft Teil des Kaufvertrags und nicht mehr veränderbar. Der Interessent bestellt auf Basis des Pflichtenhefts und Sie treffen eine sogenannte Willensübereinkunft.

Was, wenn der Kunde noch Anpassungen vornehmen möchte?

Besonders bei großen Projekten ergeben sich im Laufe der Umsetzung oft noch unplanmäßige Änderungen. Wenn der Kunde im Nachhinein noch etwas revidieren möchte, ändert sich jedoch auch der Kaufvertrag. Bei jeder gewünschten Änderung entscheidet der ERP-Anbieter also, ob der genannte Punkt noch im Budget enthalten ist oder nicht. Ist dies nicht der Fall, wird ein zweites Angebot bzw. ein Folgeauftrag erstellt. Alles was über das Pflichtenheft hinausgeht ist ein Folgeauftrag. Der Stundensatz bleibt zwar gleich, der Kunde hat allerdings eine bessere Position bei Verhandlungen, wenn er von Anfang an mehr Leistung in Auftrag gibt und nicht im Nachhinein weitere Features nachbestellt.

Woran wird eine erfolgreiche Umsetzung gemessen?

Die Lizenzen werden nach Installation zusammen mit dem Kunden durchgegangen. Bezüglich der Anpassungen ist es so, dass diese nicht wie vielleicht vermutet ein Mal am Ende des Projekts geprüft werden. Es ist eher ein Prozess der laufend und kontinuierlich, zum Beispiel wöchentlich oder monatlich, durchgeführt und kontrolliert wird. Dies ist gleichzeitig auch ein Feedback für beide Seiten, ob man noch im Zeitplan liegt.

Aufbau und Inhalt – Diese Punkte sollten in einem Pflichtenheft enthalten sein

Ein Pflichtenheft findet in den unterschiedlichsten Bereichen Anwendung, eine Standardisierung ist deshalb einfach nicht möglich. Es gibt keine Vorschrift oder rechtliche Norm, die beschreibt welche Inhalte ein Pflichtenheft vorweisen sollte, welche Strukturen es zu befolgen gilt oder wie ein Pflichtenheft generell auszusehen hat. Es gibt allerdings verschiedene Ansätze – in der Softwareentwicklung hat sich folgender Aufbau bewährt:

Einleitung

Es ist in jedem Fall empfehlenswert, die wichtigsten Eckdaten zu einem ERP-Projekt zusammenzufassen. Achten Sie also darauf, dass alle beteiligten Personen explizit benannt sind und das Projekt kurz beschrieben ist. Auch die Kommunikationswege sollten hier aufgeführt sein.

Wer ist an dem Projekt beteiligt?
- Auftragnehmer und Auftraggeber,
- Stakeholder,
- Projektteam,
- Ansprechpartner bei Fragen oder Problemen
Sind die Kommunikationswege aufgeführt?
Worum geht es in dem Projekt?
Wie soll das Endergebnis aussehen?
- Beschreibung der Etappenziele,
- Rahmenbedingungen
  - Festlegung von Terminen (Fertigstellung, Abnahme, Deployment)
Gegebenenfalls spezielle Besonderheiten des Projekts

Ziele und Nicht-Ziele des Projekts

Dass das Ziel des Projekts aufgeführt sein sollte, sollte eigentlich klar sein. Oft gibt es bei einer ERP-Einführung aber auch Punkte, die irgendwie am Rand des Projekts „andocken“. Deshalb kann es hilfreich sein, zusätzlich zu den Projektzielen auch die Nicht-Ziele zu definieren. Wenn explizit definiert ist, welche Bereiche zum Projekt gehören und welche nicht, können Diskussionen einfach vermieden werden. Durch die Formulierung von Nicht-Zielen werden die Grenzen des Projekts deutlicher und die „Grauzone“ kleiner. So erreichen Sie schnell Klarheit darüber, was in einem Projekt „In Scope“ und was „Out Of Scope“ ist.

Womit wird sich das Projekt befassen?
Womit wird sich das Projekt explizit nicht befassen?
Welche Probleme wird das Projekt lösen?

Einsatzfeld und Produktumgebung

Auch der spätere Einsatzbereich sowie die Umgebung des Produkts sollten im Pflichtenheft angegeben sein. Dazu gehören unter anderem die Zielgruppe, Anwendungsbereiche, Geschäftsprozesse die beeinflusst werden oder auch die Betriebsbedingungen.

Funktionen

Achten Sie weiterhin darauf, dass alle Funktionen und Anwendungsfälle ausführlich beschrieben sind.

Wie und unter welchen Bedingungen läuft die Funktion?
Welchen Einfluss hat dies auf die weiteren Geschäftsprozesse?

Leistungen

Die Leistungen beschreiben die Anforderungen, die man an eine bestimmte Funktion hat. Dazu gehört zum Beispiel die Ausführungszeit oder Genauigkeit einer Berechnung. Achten Sie darauf, dass alle Leistungen aufgelistet sind.

Anforderungen an die Qualität

Weiterhin sollten die Qualitätsanforderungen zusammengefasst sein:

Welche Anforderungen stellen Sie an die Qualität?
Wie sieht die Qualitätssicherung, -kontrolle, -abnahme aus?

Um dies noch genauer zu spezifizieren, ist es sinnvoll bestimmten Merkmalen eine Qualitätsstufe zuzuordnen, wie zum Beispiel:

Änderbarkeit = nicht relevant
Effizienz = gut

Benutzeroberfläche

Hier sollten grundlegende Anforderungen zur Art des Layouts, der Dialogstruktur oder Zugriffsrechten aufgeführt sein.

Sonstige und spezielle Anforderungen

Dazu gehören zum Beispiel die Dokumentation, Buchführung oder Sicherheitsanforderungen wie der Passwortschutz.

Technische Anforderungen

Hier sollte aufgelistet sein, welches technische Equipment für die Umsetzung benötigt wird. Sinnvoll ist eine Auflistung von Soft- und Hardwaresystemen, die für die Anwendung zu installieren sind. Dies ist unter anderem wichtig, um die Verfügbarkeit des Netzwerkanschlusses zu garantieren.

Welches Equipment benötigen Sie für welche Aufgabe?

Schnittstellen

Alle bereits bestehenden Systeme und Produkte sowie Schnittstellen sollten hier erfasst sein. Dies ist wichtig, um das Produkt mit allen anderen Anwendungen verknüpfen zu können. Bestehen vielleicht bereits projektbezogene Systeme und oder Produkte, die vom Auftragnehmer nicht mehr umgesetzt werden müssen?

Problemanalyse

Hier sollten die wichtigsten Probleme und vielleicht auch jene, die zu erwarten sind, zusammengefasst sein. Für die wahrscheinlichsten Probleme sollte ein Lösungsansatz parat stehen.

Projektentwicklung

Bei diesem Punkt sollte möglichst genau beschrieben sein, welche Schritte zu welchem Zeitpunkt geplant sind und wie das gesamte Projekt organisiert ist.

Tests und Abnahmebedingungen

Tests prüfen das Produkt vor Fertigstellung in Bezug auf Funktionen, Eigenschaften und Qualitätsmerkmale. Nach einem fehlerfreien Durchlauf kann das Produkt als fertiggestellt deklariert werden.

Welche Bedingungen müssen erfüllt sein?

Dies ist nur ein Beispiel dafür, wie ein Pflichtenheft aussehen kann. Manche Kriterien sind unabdingbar, andere sind wichtig aber nicht entscheidend. Wieder andere sind zwar wünschenswert, aber man kann auch darauf verzichten. Welche Features ein „musst have“ oder „nice to have“ sind, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Achten Sie nur darauf, dass diese auch klar als solche zu erkennen sind. Die einzelnen Punkte können in unterschiedlicher Detailtiefe verfasst sein, gerade die technischen Anforderungen sollten jedoch sehr detailliert beschrieben sein. Wichtig ist letztendlich, dass sich die Anforderungen aus dem Lastenheft mit den Ausführungen im Pflichtenheft decken und keine Interpretationsspielräume zurückbleiben. Das Pflichtenheft sollte gut beschrieben und dokumentiert sein, wenig Spielraum für Interpretationen zulassen, spezifisch sein, sowie eine nötige Aufwandseinschätzung enthalten. Als Faustregel gilt: Es sollte keine Fragen offen lassen und ein Außenstehender sollte verstehen, was damit gemeint ist.

Worauf sollten Sie sonst noch achten?

Aus Kundensicht sollten Sie sich zunächst einmal etwas Zeit nehmen, das Pflichtenheft genau ansehen und es nicht einfach ungelesen durchwinken. Konzentrieren Sie sich besonders auf die Interpretation Ihrer Anforderungen und prüfen Sie, ob diese nach Ihren Wünschen umgesetzt wurden – simpel, aber es erspart Ihnen später unter Umständen eine Menge Ärger. Weiterhin besteht bei der Erstellung des Lasten- und Pflichtenhefts immer die Gefahr, dass Sie den Ist-Zustand im Unternehmen beschönigt darstellen. Damit vergeben Sie die Chance, durch die Einführung des neuen Systems Verbesserungspotenziale auszuschöpfen. Nehmen Sie das ERP-Projekt als Anlass, Ihre Abläufe und Geschäftsprozesse kritisch zu durchleuchten – so schöpfen Sie die Potenziale besser aus.

Aus Sicht des ERP-Anbieters, ist es sinnvoll bei der Ausarbeitung etwas Zeit zu investieren, sich ausführlich mit dem Kunden abzustimmen und nichts ungeklärt zurückzulassen. Bleiben Fragen offen, suchen Sie nach einer Antwort und kommt es zu Engpässen, klären Sie dies zeitnah mit dem Kunden. Entscheidend ist, bei der Erstellung so genau und ausführlich wie nur möglich zu sein. Außerdem ist es ratsam, bei der Formulierung eine verständliche Sprache zu wählen und wenn möglich, auf Fachbegriffe zu verzichten. Viele verschiedene Personen lesen das Pflichtenheft – nicht alle haben ein tiefergehendes technisches Verständnis. Um komplexe Inhalte verständlich zu vermitteln, bieten sich zudem grafische Darstellungen an. Arbeiten Sie mit Diagrammen, Tabellen oder Mind-Maps, um die Wünsche des Kunden zu visualisieren und so verständlich wie möglich zu machen.

Fazit

Die Erstellung eines Pflichtenhefts ist ein notwendiger Schritt, um die Risiken in einem ERP-Projekt zu minimieren. Es dient zum einen dazu, die im Lastenheft aufgeführten Anforderungen zu erfüllen und die Umsetzung bestmöglich zu planen, damit es am Ende keine bösen Überraschungen gibt. Zum anderen hilft es dabei, die implementierte Lösung am Ende des Projekts zu validieren und beide Parteien abzusichern. Besonders wichtig ist es, den Unterschied zwischen Lasten- und Pflichtenheft zu kennen. Rechtlich macht es einen großen Unterschied, in welchem der beiden Dokumente etwas definiert wurde.

Wenn Sie mehr zum Thema Anforderungsanalyse, Lastenheft und Pflichtenheft oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

1. Februar 2021

Das Lastenheft – Ein Leitfaden für den Auftraggeber

Praxistipp, Wissen ERP-Einführung

Ein Lastenheft erstellen – Leitfaden für den Auftraggeber

Damit ein ERP-Projekt erfolgreich ist, müssen Sie einige Dinge beachten. Ein Lastenheft zu erstellen, hilft, den Überblick zu behalten. Die Durchführung einer Anforderungsanalyse beispielsweise, sollte auf Ihrer To-Do-Liste an erster Stelle stehen. Dabei legen Sie fest, was das System überhaupt alles können muss, um Ihre Prozesse optimal unterstützen zu können. Die Ergebnisse aus der Analyse werden in der Regel in einem Lastenheft festgehalten. Klingt eigentlich unproblematisch oder? Ist es aber keineswegs. Die Herausforderung besteht darin, die passende Balance zu finden. Ist Ihr Lastenheft zu oberflächlich, kommt es zu vielen Rückfragen oder auch unterschiedlichen Auffassungen Ihrer Formulierungen. Verlieren Sie sich hingegen im Detail, können ERP-Anbieter Ihre Vorgaben kaum umsetzen – und der Aufwand steht nicht im Verhältnis zum Nutzen. Aber wie sieht nun der optimale Aufbau eines Lastenhefts aus? In diesem Beitrag erfahren Sie, was ein Lastenheft überhaupt ist und was Sie bei der Erstellung beachten sollten.

Definition – Was ist ein Lastenheft?

Ein Lastenheft ist Teil des Anforderungsmanagements und sozusagen das Fundament für eine erfolgreiche ERP-Einführung. Es wird durch den Auftraggeber erstellt, bei einem ERP-Projekt ist dies der Kunde. Wie bereits erwähnt, werden in diesem Dokument die Ergebnisse aus der Anforderungsanalyse festgehalten. Alle Anforderungen, die zur Erreichung des Projektziels erfüllt werden müssen, werden darin beschrieben. Konkret bedeutet dies, welche Eigenschaften und Funktionen ein ERP-System mitbringen muss. Ein gutes Lastenheft zu erstellen bedeutet, alle involvierten Personen zu unterstützen – es ist sowohl Entscheidungshilfe für das Unternehmen, als auch Leitfaden zur Vorgehensweise für den ERP-Anbieter. Letztendlich zeigt es, wie der Einsatz der Software dazu beiträgt, die Prozesse in Ihrem Unternehmen optimal zu unterstützen. Das Dokument wird nach Erstellung an alle infrage kommenden ERP-Anbieter versendet. Somit wird unter anderem auch der Auswahlprozess unterstützt.

Lastenheft vs. Pflichtenheft – Wo liegt der Unterschied?

Das Lastenheft beschreibt also, was ein ERP-System alles können sollte. Im Zusammenhang mit dem Lastenheft stolpert man aber auch immer wieder über den Begriff „Pflichtenheft“ – was hat es damit auf sich? Das Pflichtenheft wird zu einem späteren Zeitpunkt vom Auftragnehmer erstellt, in diesem Fall der ERP-Anbieter. Es beschreibt, wie die Anforderungen aus dem Lastenheft konkret abgedeckt werden sollen. Das Lastenheft enthält somit klare Lösungsvorschläge für die Umsetzung. Es dient zur detaillierten Planung für die Implementierung der Software und enthält exakte Spezifikationen hinsichtlich der Software-Konfiguration.

Warum sollte man ein Lastenheft erstellen?

Am Anfang eines jeden ERP-Projekts steht die Überlegung, warum und in welchen Unternehmensbereichen die Software eingesetzt werden soll. An diesem Punkt sollten Sie beginnen, ein Lastenheft zu erstellen. Aber braucht man das wirklich? Unbedingt, denn das Lastenheft erfüllt zwei wichtige Funktionen:

Ein Lastenheft zu erstellen ist wichtig für Kunde und ERP-Anbieter

Auf der einen Seite hilft es Ihnen bei allen Entscheidungen, die Sie im Laufe des ERP-Projekts treffen müssen. Zum Beispiel sind die im Lastenheft dokumentierten Anforderungen hilfreich, um einen passenden ERP-Anbieter zu finden. Auch während der Realisierung können Sie es immer wieder unterstützend zur Hand nehmen. Auf der anderen Seite ist das Lastenheft ein wichtiges Dokument für die Anbieter auf Ihrer Long- und Shortlist. Denn es fasst alle relevanten Informationen über Ihr Unternehmen und Ihre Anforderungen zusammen.

Die Anforderungen im Lastenheft spiegeln sozusagen Ihre Erwartungen an das System wider – es dient somit als eine Art Leitfaden. ERP-Anbieter können so besser entscheiden, ob Ihre spezifischen Wünsche auch umgesetzt werden können. Und sie antworten detailliert mit möglichen Vorschlägen zur Anforderungserfüllung. Außerdem, wie bereits erwähnt, wird das Lastenheft zu einem späteren Zeitpunkt zu deinem Pflichtenheft ausgearbeitet. Es ist zum einen Teil des Vertrags zwischen Ihnen und dem ausgewählten ERP-Anbieter – zum anderen die Grundlage für Tests und Abnahmen.

Guideline – So erstellen Sie ein Lastenheft

Die passende Informationstiefe für ein Lastenheft zu finden ist gar nicht so einfach. Ein gutes Lastenheft ist mehr als eine Auflistung an Anforderungen. Es definiert zum einen die Basisanforderungen und enthält außerdem Erklärungen, damit Außenstehende die Formulierungen der Dokumentation richtig interpretieren können. Die Herausforderung dabei ist allerdings, nicht zu stark auf jedes einzelne Detail einzugehen. Für den Begriff Lastenheft, sowie zu den Inhalten des Dokuments bestehen derzeit keine verbindlichen Regelungen oder gesetzliche Kriterien. Es haben sich mit der Zeit jedoch eindeutig Inhalte herauskristallisiert, die branchenübergreifend eingehalten werden.

Folgende Punkte sollten beim Erstellen eines Lastenhefts enthalten sein:

Die im Lastenheft dokumentierten Anforderungen sollten so aufbereitet sein, dass sie später idealerweise zu einem Pflichtenheft weiterentwickelt werden können. Es empfiehlt sich außerdem die Inhalte nicht nach Belieben aneinanderzureihen, sondern eine strukturierte Gliederung vorzunehmen.

Beschreibung des Unternehmens

Beginnen Sie damit, das Unternehmen kurz vorzustellen. Der künftige ERP-Anbieter kann sich so ein erstes Bild von Ihnen, Ihrer Situation und Ihren Leistungen machen. Außerdem kann er so besser einschätzen, ob er Ihre Erwartungen und Bedingungen auch zufriedenstellend umsetzen kann. Dazu gehören zunächst natürlich der Name Ihres Unternehmens, die Branche, Standorte und auch ein Ansprechpartner, den er bei Rückfragen kontaktieren kann. Außerdem können Sie das Marktumfeld, sowie Ihre Produkte und Leistungen beschreiben. Diese Angaben sind zwar optional, verbessern aber die Qualität Ihres Lastenhefts deutlich. Diese Fragen können Sie beispielsweise beantworten:

Was verkaufen Sie?
Haben Sie Konkurrenten? Wenn ja, wer?
Was sind Ihre Stärken und Schwächen?
Was unterscheidet Sie von anderen Unternehmen? Gibt es ein Alleinstellungsmerkmal oder bestimmte Meilensteine?

Danach sollten Sie den aktuellen Ist- sowie den gewünschten Soll-Zustand beschreiben:

Ausgangssituation

Beschreiben Sie Ihre derzeitige Ausgangslage sowie die aktuelle IT-Infrastruktur:

Wie kam es zu dem Wunsch eines neuen ERP-Systems?
Haben Sie bereits ein ERP-System im Einsatz? Wenn ja, welche Probleme sind aufgetreten? Wie sind Sie mit diesen bisher umgegangen?
Haben Sie weitere Softwarelösungen im Einsatz, die per Schnittstelle angebunden werden müssen?

Lastenheft erstellen mit Zielsetzung & Zeitplan

Auch wenn eine ERP-Einführung ein umfangreiches und zeitintensives Projekt ist, sollten Sie das Ziel nicht aus den Augen verlieren. Definieren Sie deshalb konkret, welches Vorgehen und Ergebnis Sie erwarten und woran Sie den Erfolg messen wollen. Dies ist nicht nur für den ERP-Anbieter wichtig, sondern kann auch für Sie selbst nützlich sein. So können Sie sich von Zeit zu Zeit die Prioritäten des Projekts noch einmal ins Gedächtnis rufen. Auch ein Zeitplan sollte Bestandteil Ihres Lastenhefts sein:

Wann erwarten Sie eine Antwort?
Zu welchem Zeitpunkt sollen Workshops stattfinden?
Wann soll die Implementierung beginnen?
Im Hinblick auf Digitalisierung & Industrie 4.0:
- Wie soll die zukünftige Ausrichtung des Unternehmens aussehen?

Setzen Sie das ERP-System nicht nur ein, um den aktuellen Zustand zu verbessern und Fehler auszumerzen – denn so wird nur ein sehr geringer Teil des Potentials ausgeschöpft. Deshalb sollten Sie die Unternehmensziele für die folgenden Jahre unbedingt mit einbeziehen.

Funktionale und nichtfunktionale Anforderungen

Diesen Punkt sollten Sie mit besonders vielen Informationen anreichern. Für den Anbieter ist es so wesentlich einfacher, eine passende Lösung für Sie zu entwickeln. Funktionale und nichtfunktionale Anforderungen sind nämlich oftmals keine klaren Aussagen, die nur eine Interpretation zulassen. Häufig beschreiben Sie nur ein Ziel, für das aber unterschiedliche Lösungsansätze denkbar sind. In unserem Beitrag „Warum ist eine Anforderungsanalyse so wichtig?“ werden die funktionalen und nichtfunktionalen Anforderungen näher beschrieben.

Einsatzbereiche des Lastenhefts

Beschreiben Sie weiterhin den vorgesehenen Zweck und die Einsatzbereiche.

In welchen Bereichen soll die Software zum Einsatz kommen?
Wer soll Sie bedienen?

Beachten Sie, dass Planungsprozesse stetig im Wandel und nie in Stein gemeißelt sind. Überlegen Sie deshalb, wie Entscheidungen getroffen werden und wessen Zustimmung es dafür bedarf. Und auch, wie mögliche Änderungen nachträglich in das Lastenheft übernommen werden sollen.

Zusammenfassung

Beschreibung des Unternehmens
- Name, Branche, Rechtsform, Standorte, Ansprechpartner etc.
- Marktumfeld, Produkte, Leistungen
Beschreibung des Ist- und Soll-Zustands
- Ausgangssituation
- Aktuelle IT-Infrastruktur
- Zielsetzung & Zeitplan
  - Zeitplan, Fristen, Termine
Funktionale & nichtfunktionale Anforderungen
Einsatzbereiche

Tipps, die Sie bei dem Lastenheft-Erstellen beachten sollten

Das Erstellen eines Lastenhefts erfordert eine strukturierte Herangehensweise. Es empfiehlt sich in jedem Fall, nicht einfach blind drauf los zu schreiben. Nehmen Sie sich etwas Zeit und fragen Sie sich bei Ihrem Vorhaben folgende Dinge: Warum benötigt das Unternehmen ein ERP-System? Welche Ziele sollen mit der Einführung erreicht und welche Prozesse optimiert werden? Die Erstellung eines Lastenhefts kann mehrere Wochen oder auch Monate in Anspruch nehmen. Legen Sie zu Beginn am besten eine Deadline fest. Diese kann hilfreich sein, um mit der nötigen Disziplin an der Erstellung zu arbeiten. Vor allem dann, wenn im Rahmen des Projekts weitläufige Umstrukturierungen geplant sind.

Prüfen Sie die Prozessketten

Beginnen Sie vorzugsweise damit, die Prozessketten zu prüfen und das schwächste Glied zu finden. Starten Sie dafür am Beginn der Wertschöpfungskette und von dort aus befragen Sie die nächsten Abteilungen. Welche Probleme gibt es genau? Dies hat zum einen den Vorteil, dass das Projektteam den gesamten Prozess sowie die jeweiligen Abhängigkeiten kennenlernt – und dadurch einen guten Überblick über die Abläufe erhält. Zum anderen können bekannte Schwachstellen durch das Lastenschrift-Erstellen optimaler Soll-Prozesse so bereits planerisch gelöst werden. Im nächsten Schritt können Sie durch die beschriebenen Prozesse nun die benötigten Features ableiten.

Anforderungen sollten sich an den Zielen orientieren

Beachten Sie, dass sich die Anforderungen an Ihren Zielen orientieren sollten – und Sie die Unternehmensstrategie nicht aus den Augen verlieren. Achten Sie außerdem darauf, nur die Anforderungen, jedoch nicht deren Umsetzung zu beschreiben. Im Gegensatz zum Pflichtenheft sollten das Lastenheft immer lösungsneutral formuliert sein und so, dass es auch für Außenstehende verständlich ist. Weiterhin ist es wichtig, dass Sie auch Ihre Mitarbeiter in den Prozess mit einbeziehen. Bei großen Unternehmen ist die Wahrscheinlichkeit jedoch recht hoch, dass Sie viele und umfangreiche „Wunschzettel“ erhalten. Achten Sie darauf, diese nicht ungefiltert ins Lastenheft zu übernehmen – Chaos ist sonst vorprogrammiert.

Fazit

Ein Lastenheft unterstützt Sie bei der Auswahl eines geeigneten Anbieters und bildet die Grundlage für eine erfolgreiche ERP-Einführung. Es ist nicht nur ein hilfreiches Instrument bei der Projektplanung: Zusätzlich werden Sie sich auch über die eigenen Ziele und Abläufe bewusst. Wichtig bei dem Erstellen des Lastenhefts ist, eine Balance zwischen den beiden „Extremen“ und eine geeignete Informationstiefe zu finden. Beschreiben Sie Ihre Anforderungen so, dass jemand der nicht Teil Ihres Unternehmens ist, sie verstehen kann. Verzichten Sie auf irrelevante Details und unrealistische „Nice to have“- Features. Im besten Fall ist Ihr Lastenheft strukturiert, prozessorientiert und lösungsneutral. Im Zweifelsfall gilt aber immer: Das ERP-System muss sich an Ihre Prozesse anpassen können – nicht umgekehrt.

Sie möchten mehr zum Thema Anforderungsanalyse, Lastenheft oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren? Senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

11. Januar 2021

Warum ist eine Anforderungsanalyse so wichtig?

Praxistipp, Wissen ERP-Einführung

Warum ist eine Anforderungsanalyse so wichtig?

Ein neues ERP-System wird in folgenden Fällen eingeführt: Wenn entweder noch keines im Einsatz ist oder das bisherige System den Anforderungen nicht weiter gerecht wird. Viele Unternehmen begeben sich meist direkt auf die Suche nach einem geeigneten ERP-Anbieter. Doch oftmals werden spezifische Anforderungen an das System in dieser Phase oft nicht genauer beachtet und hinterfragt – ebenso wenig wie die unternehmerischen Kriterien und Ziele, die man künftig verfolgt. Aber wie wollen Sie herausfinden, welches ERP-System am besten zu Ihnen passt? Vor allem, wenn Sie sich nicht mit den eigenen Prozessen auseinandersetzen? Die Konsequenz zeigt sich häufig während der Umsetzung – Probleme, die hier entstehen, sind nicht selten auf eine schlechte Vorbereitung zurückzuführen. Der erste Schritt sollte deshalb immer sein, eine qualitativ hochwertige Anforderungsanalyse zu erstellen. In diesem Beitrag haben wir alle wichtigen Informationen rund um das Thema Anforderungsanalyse für Sie zusammengetragen.

Was ist überhaupt eine Anforderungsanalyse?

Bevor wir darüber sprechen, wie Sie am besten eine Anforderungsanalyse anfertigen, sollten wir erst ein paar Fragen klären: Was versteht man darunter genau und warum wendet man sie eigentlich an? Eine Anforderungsanalyse wird häufig in der Informatik durchgeführt, kann aber auch in vielen anderen Bereichen Anwendung finden. Bei der Einführung eines ERP-Systems eignet sie sich allerdings besonders gut. Durch eine ausführliche Anforderungsanalyse können Sie Anpassungen im späteren Projektverlauf deutlich reduzieren. Das spart natürlich nicht nur Zeit und Geld, sondern schont auch alle anderen eingesetzten Ressourcen. Bei einer Anforderungsanalyse handelt es sich um ein Dokument, welches noch vor der eigentlichen ERP-Auswahl angefertigt wird. Der Sinn und Zweck dahinter: Vor dem Start des ERP-Projekts sollten Sie sich ausführlich mit der Anforderung an das neue System auseinanderzusetzen. Diese sollten Sie anschließend verständlich dokumentieren. Auch zukünftige Ziele sowie die Strategie des Unternehmens sollten dabei berücksichtigt werden.

Eine Anforderungsanalyse für eine Software wird aber nicht nur benötigt, um die reinen Anforderungen festzuhalten. So lässt sich ermitteln, ob die gewünschten Anforderungen technisch und wirtschaftlich überhaupt umgesetzt werden können. In der Praxis ist es häufig so, dass Probleme, die im Projektverlauf auftreten, im Nachhinein auf Analysefehler zurückgeführt werden können. Alle gesammelten Informationen sollten deshalb im Vorhinein auf Machbarkeit und Risiko geprüft werden. Es gibt verschiedene Möglichkeiten und Methoden, eine solche Analyse durchzuführen. Dazu zählen unter anderem verschiedene Tools, die die Anforderungen analysieren, dokumentieren und verwalten. Die Ergebnisse werden in der Regel anschließend detailliert in ein Lastenheft übertragen. Zu einem späteren Zeitpunkt werden sie in Zusammenarbeit mit dem ERP-Anbieter zu einem Pflichtenheft erweitert. Bei einer Anforderungsanalyse unterscheidet man zwischen funktionalen und nichtfunktionalen Anforderungen:

Funktionale Anforderungen

Bei den funktionalen Anforderungen handelt es sich um spezifische Kriterien, die dem Projekt direkt zugeordnet werden können:

Was soll das System leisten?
- Auf präzise Formulierungen achten
  - Beispiel: „Das ERP-System sollte mindestens 1500 Bestellungen pro Tag verarbeiten können.“
Welche Dienste soll es anbieten?
Eingaben, Verarbeitungen, Ausgaben, Zugriff
Verhalten in bestimmten Situationen
- Gegebenenfalls: Was soll es explizit nicht tun?

Nichtfunktionale Anforderungen

Bei den nichtfunktionalen Anforderungen handelt es sich um Kriterien, die dem Projekt nicht direkt zugeordnet werden können. Das liegt daran, dass sie nicht nur im ERP-Projekt selbst Anwendung finden. Sie können auch auf andere Projekte und Vorhaben übertragen werden:

Wie soll das System oder einzelne Funktionen arbeiten (Eigenschaften)?
Welche Qualitätsanforderungen haben Sie in Bezug auf
- Performanz, Zuverlässigkeit oder Wartbarkeit?
Anforderungen an die Benutzbarkeit des Systems
Technische Anforderungen

Warum sollte man eine Anforderungsanalyse durchführen?

Dass eine Anforderungsanalyse der erste Schritt sein sollte, ein ERP-System einzuführen, haben wir nun geklärt. Aber warum eigentlich? Ist es nicht viel einfacher, direkt einen Anbieter zu suchen, um keine wertvolle Zeit zu verlieren? Eine ERP-Einführung scheitert in den seltensten Fällen daran, dass sich kein passender Anbieter finden lässt. Die Systeme sind mittlerweile auf die unterschiedlichsten Branchen, Unternehmensgrößen und Geschäftsbereiche ausgerichtet – so lässt sich für jeden eine passende Lösung finden. Zumal individuelle und spezifische Anpassungen jederzeit möglich sind.

Eine schlechte Vorbereitung ohne Anforderungsanalyse bringt ERP-Projekte zum Scheitern

Eine schlechte Vorbereitung aufgrund mangelnder Kommunikation und Dokumentation ist schon eher ein Grund dafür, dass ein ERP-Projekt scheitert. Je komplexer ein Projekt ist und je mehr Menschen involviert sind, desto schwieriger ist auch die Kommunikation untereinander. Deshalb ist es gerade bei einem ERP-Projekt besonders wichtig, alle relevanten Punkte so detailliert wie möglich festzuhalten. Das Budget und der Aufwand für eine ausführliche Anforderungsanalyse werden jedoch gerne schmal gehalten. Fehler, die erst im Laufe des Projekts entdeckt und anschließend korrigiert werden müssen, sind wesentlich aufwendiger zu beheben – und zudem mit mehr Kosten verbunden.

Vorteile einer Anforderungsanalyse

Klar, eine hochwertige Analyse kostet vor allem Zeit und Geld, ist aber wichtig für den weiteren Projektverlauf. Mit ihr legen Sie sozusagen das Fundament für alle zukünftigen Entscheidungen, die das ERP-Projekt betreffen. Sie dient als Basis für weitere Schritte, wie zum Beispiel die Systemarchitektur, Vertragsgestaltungen oder auch die Kommunikation untereinander. Die Anforderungsanalyse hilft Ihnen somit, das Projekt größentechnisch besser einzuschätzen. Sehen Sie es als eine gute Gelegenheit, das eigene Unternehmen mit allen Strukturen und Prozessen einmal neu zu analysieren – und sich vielleicht auch zu fragen, ob es Bereiche gibt, die man künftig optimieren könnte.

Ein weiterer Vorteil ist, dass eine Anforderungsanalyse dabei hilft, den Überblick zu behalten und einen gemeinsamen Konsens zu schaffen. Jede Abteilung hat vermutlich anderen Input und folglich andere Anforderungen an das System. Diese sollten unbedingt aufeinander abgestimmt und angepasst werden, um Chaos und unnötige Features zu vermeiden. Nicht zuletzt hilft sie natürlich auch dabei, die weitere ERP-Auswahl näher einzugrenzen.

Was sollte in einer Anforderungsanalyse enthalten sein?

Was genau in der Anforderungsanalyse enthalten sein sollte, kann man nicht pauschal sagen. Die Inhalte richten sich stark nach Ihrem individuellen Projekt. Folgende Punkte sind also kein Muss, sondern eher eine Richtlinie, an der Sie sich orientieren können.

Anforderungsermittlung

Zunächst sollten Sie alle funktionalen und nichtfunktionalen Anforderungen, die mit dem ERP-Projekt in Verbindung stehen, sammeln und notieren. Dies gelingt am besten durch Anwendergespräche. Binden Sie Ihre Mitarbeiter unbedingt in den Prozess mit ein. Diese haben in der Regel den besten Blick auf die tatsächlichen Abläufe und Prozesse in ihrem jeweiligen Verantwortungsbereich. Wenn Sie bereits ein Lastenheft aus einem vorherigen Projekt haben, können Sie auch auf dieses zurückgreifen.

Anforderungsanalyse

Im nächsten Schritt sollten Sie die gesammelten Informationen auswerten, klassifizieren und detailliert auf Vollständigkeit prüfen. Vergleichen Sie sie dann mit anderen Anforderungen, um thematisch ähnliche Wünsche zusammenzufassen.

Anforderungsbeschreibung

Wenn Sie alle Anforderungen gesammelt und analysiert haben, sollten Sie diese so detailliert wie möglich in einem Dokument zusammenfassen. Damit die Informationen auch für Außenstehende verständlich sind, ist es ratsam, einzelne Anwendungsfälle zu beschreiben. Aussagen wie „Dieser Prozess ist doch selbstverständlich, das brauchen wir nicht zu dokumentieren“ sollten Sie unbedingt vermeiden. Hier ist der Interpretationsspielraum natürlich sehr groß.

Anforderungsrevision

Die dokumentierten Anforderungen sollten Sie zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal überprüfen. Und falls sich die Anforderungen geändert haben gegebenenfalls anpassen. Dieser Schritt ist nicht unbedingt notwendig, aber ratsam, um den gesamten Prozess kontinuierlich im Blick zu haben.

Neben den Anforderungen sollten aber auch andere Punkte dokumentiert werden. Beschreiben Sie allgemein Ihr Vorhaben und definieren Sie Ihre Ziele. Was erwarten Sie von der Software? Auch der derzeitige Zustand sollte beschrieben werden. Vor allem dann, wenn bereits ein ERP-System im Einsatz ist, mit dem Sie nicht zufrieden sind. Last but not least: Definieren Sie auch unternehmensinterne Begriffe, die nicht für jeden selbstverständlich sind, um Missverständnisse zu vermeiden. Aus diesen Informationen ergibt sich letztendlich eine ausführliche Anforderungsanalyse und gute Basis für die weiteren Schritte.

Zusammenfassung der Anforderungsanalyse

Anforderungen sammeln und dokumentieren
- funktionale Anforderungen
- nichtfunktionale Anforderungen
Zielsetzung definieren
Allgemeine Beschreibung des Vorhabens
Ist-Zustand beschreiben
Soll-Zustand beschreiben
- Was erwarten Sie von der Software?
Abkürzungen sowie Fachsprache definieren

Herangehensweise einer Anforderungsanalyse – so sammeln Sie alle wichtigen Informationen

Leider gibt es auch hier keinen einheitlichen oder vorgeschriebenen Weg, an dem Sie sich orientieren können. Wir können Ihnen aber hilfreiche Tipps und Methoden mit an die Hand geben, um keine wichtigen Informationen zu vergessen. Wie weiter oben bereits erwähnt, sollten Sie damit beginnen, zunächst alle wichtigen Informationen zu sammeln. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten:

Brainstorming

Gemeinsames Brainstorming eignet sich natürlich sehr gut, um in kurzer Zeit viele unterschiedliche Sichtweisen zu hören und Informationen zusammenzutragen. Setzen Sie sich dazu mit Mitarbeitern unterschiedlicher Tätigkeitsbereiche und Abteilungen zusammen. Jeder hat dann die Möglichkeit zu äußern, was er sich von dem neuen System erhofft. Sie werden recht schnell merken, dass sich einige Wünsche überschneiden und andere weit auseinandergehen. Wichtig ist, im nächsten Schritt alle genannten Anforderungen zu selektieren und zusammenzufassen. So sehen Sie recht schnell, welche Anforderungen wichtig sind und welche Sie vielleicht erst einmal im Hinterkopf behalten.

Beobachtung

Bei dieser Methode können Sie beispielsweise einen oder mehrere Mitarbeiter aus unterschiedlichen Tätigkeitsbereichen bei der täglichen Arbeit begleiten. Dies ist zwar sehr zeitintensiv, aber auch aufschlussreich. Sie erhalten so einen guten Einblick in das Tagesgeschäft und können besser beurteilen, welche Anforderungen wirklich wichtig sind. Außerdem können Sie im direkten Gespräch gezielte Fragen stellen. Wichtig hierbei ist, dass Sie sich nicht im Detail verlieren, sondern das große Ganze betrachten.

Berichten

Diese Methode ist ähnlich zu der vorherigen mit dem Unterschied, dass der entsprechende Mitarbeiter seine Tätigkeit selbst dokumentiert. Dies ist für Sie selbst mit weniger Arbeit verbunden. Der Nachteil ist allerdings, dass die Ansicht des Mitarbeiters immer subjektiv ist – und klare Vorgaben sowie eine hohe Motivation der Mitarbeiter voraussetzt.

Fragebögen

Diese Methode eignet sich besonders gut bei großen Unternehmen mit vielen Mitarbeitern. Hierzu verteilen Sie einfach Fragebögen an die Mitarbeiter oder Verantwortlichen der einzelnen Abteilungen. Achten Sie jedoch darauf, dass die Fragen klar formuliert sind. Ansonsten kann es zu Verständnisproblemen und unterschiedlichen Auffassungen kommen, die nicht direkt besprochen werden können. Beachten Sie außerdem, dass die Auswertung der Fragen wahrscheinlich recht zeitintensiv ist – je nachdem wie viele Mitarbeiter an der Befragung teilnehmen.

Interviews

Diese Herangehensweise ist ähnlich zu der Vorherigen. Der Unterschied: Sie befragen die Mitarbeiter aus den verschiedenen Bereichen direkt, um unterschiedliche Sichtweisen zu erhalten. Auch diese Methode ist sehr zeitaufwendig, jedoch können Fragen und Probleme direkt besprochen werden.

Fazit der Anforderungsanalyse

Achten Sie darauf, die Anforderungsanalyse immer angepasst an das eigene Unternehmen durchzuführen. Nicht jede Methode eignet sich für jedes Unternehmen. Wichtig ist, das Projekt von allen Seiten zu betrachten. So übersehen Sie keine Anforderungen und ziehen alle Wünsche in Betracht. Achten Sie deshalb darauf, neben den eigenen Wünschen auch die Sichtweisen der zukünftigen Nutzer zu berücksichtigen. Sie sind schließlich diejenigen, die im Alltag mit der Software arbeiten. Wenn Sie sich dennoch unsicher sind, wie Sie am besten vorgehen sollen, können Sie auch einen externen Berater hinzuziehen. Dieser kann neue Perspektiven aufzeigen und schützt vor Betriebsblindheit.

Sie wollen mehr zum Thema Anforderungsanalyse oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren? Senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

7. Dezember 2020

ERP-Workshop: Ziele und Ablauf eines Workshops für ERP-Systeme

Praxistipp, Wissen ERP-Einführung

ERP-Workshop: So wird er zum Erfolg

Alle wichtigen Fragen rund um Workshops für ERP-Systeme

Sicher haben Sie schon einmal von ERP-Workshops gehört – und sich vielleicht gefragt: Was ist ein ERP-Workshop eigentlich genau? Nun: Die Suche nach Software-Lösungen für Unternehmen läuft oft nach einer simplen, dreistufigen Methode ab. Zunächst wird bei einer netzbasierten Grundrecherche die Frage geklärt, welche Anbieter generell in Frage kommen. Anschließend werden alle Lösungen, die Ihre Anforderungen am ehesten erfüllen, miteinander verglichen und es kommt zu einer finalen Entscheidung.

Diese Herangehensweise funktioniert zwar bei vielen Systemen, bei der Auswahl von ERP (Enterprise-Resource-Planning) Software-Lösungen hingegen ist sie weniger geeignet. Ein ERP-System ist komplex und sollte eng mit Ihren Geschäftsprozessen verknüpft werden. Eine grobe Recherche im Web kann zwar eine erste Hilfe sein, um einen Überblick über verschiedene ERP-Systeme zu bekommen. Bei individuellen Fragen kann Ihnen das Internet jedoch nicht helfen. Wenn Sie wissen möchten, ob die Software Ihre spezifischen Abläufe unterstützt, ist ein direktes Gespräch mit dem ERP-Anbieter unerlässlich. Um diese und andere Fragen zu beantworten, wird ein ERP-Workshop durchgeführt. Was genau ein solcher Workshop für ERP-Systeme ist und wie er abläuft, erläutern wir im Folgenden.

Was ist ein ERP-Workshop?

Ein ERP-Workshop ist eine Veranstaltung, bei der Kunde und ERP-Anbieter sich erstmals persönlich kennenlernen. Damit ist ein ERP-Workshop der letzte Schritt und die Grundlage für die finale ERP-Auswahl. Es ist sozusagen das zentrale Entscheidungskriterium: Welcher Anbieter beim Workshop für ERP-Systeme am meisten überzeugt, bekommt den Auftrag. Für Sie als Kunde ist dies natürlich eine gute Gelegenheit, dem ERP-Anbieter auf den Zahn zu fühlen und sich ein Bild von der Software zu machen. Ihr oberstes Ziel beim ERP-Workshop sollte sein, herauszufinden, ob die Software Ihre individuellen Anforderungen und Wünsche umsetzen kann. Ein solcher Workshop ist keine reine Informationsveranstaltung, in der Sie sich zurücklehnen können. Ihre Mitarbeit hat einen großen Einfluss auf die Qualität des ERP-Workshops! Wenn Sie das Bestmögliche aus dem Workshop rausholen möchten, ist eine gute Vorbereitung und Ihre aktive Mitarbeit gefragt.

Wo findet der ERP-Workshop statt?

Ein Workshop für ERP-Systeme findet immer beim Kunden statt. Das hat den Grund, dass mit dem ERP-Workshop in der Regel auch eine Betriebsbesichtigung verbunden ist. So können die ERP-Experten die Prozesse und Abläufe Ihres Unternehmens besser nachvollziehen und das gesamte Projektteam kennenlernen.

Wie lange dauert ein ERP-Workshop?

Die Dauer des ERP-Workshops richtet sich nach Größe, Umfang und Komplexität Ihres Projekts. Um einen groben Maßstab zu nennen: Bei kleinen Unternehmen wird für gewöhnlich ein Tag für den Workshop angesetzt, bei mittelständischen Unternehmen sind es ein bis zwei Tage. Bei großen Projekten rechnet man mit einem Tag pro Fachabteilung – also insgesamt etwa drei bis fünf Tage – für einen ERP-Workshop.

Wer sollte an dem Workshop für ERP-Systeme teilnehmen?

Aus Kundensicht sollte das gesamte Projektteam und ein Verantwortlicher aus der jeweiligen Fachabteilung beim Workshop für ERP-Systeme anwesend sein. Natürlich ist es nicht immer einfach, alle Beteiligten aus dem Tagesgeschäft abzuziehen. Doch für einen erfolgreichen ERP-Workshop ist es wichtig, dass alle involvierten Personen präsent sind. Jeder erfüllt eine wichtige Funktion in diesem Projekt und sollte dementsprechend auch auf andere Details achten. Planen Sie dies also, wenn möglich, mit ein. Vom Anbieter sind normalerweise zwei Personen beim ERP-Workshop vertreten: ein Senior-Consultant und der VertriebsmitarbeiterInnen, mit dem Sie den Erstkontakt hatten. Bei größeren, umfangreicheren Projekten können es auch mehrere Personen sein.

Wie wird ein ERP-Workshop vom Anbieter vorbereitet?

Bei vielen Anbietern erfolgt die Präsentation der Software-Lösung im ERP-Workshop. Bei TimeLine ist das anders: Wir führen bereits vor dem ERP- Workshop ein erstes Gespräch mit Ihnen. In diesem stellen wir Ihnen unser ERP-System mit all seinen Funktionalitäten in einer Online-Präsentation vor. Außerdem klären wir schon vorab wichtige Fragen zu Ihnen und Ihrem Unternehmen, beispielsweise:

In welcher Branche Sie tätig?
Sind Sie Einzel- oder Serienfertiger?
Welche Software haben Sie aktuell im Einsatz?
Welche Probleme gibt es bei der derzeitigen Software?
Was erhoffen Sie sich vom neuen ERP-System?

Dies ist hilfreich, um Ihr Unternehmen und die dazugehörigen Abläufe vor dem ERP-Workshop besser einschätzen zu können. Im Gegensatz zu einer Webrecherche oder schriftlichen Anfrage erhalten Sie so direkt alle wichtigen Informationen, die Sie für eine gute Vorbereitung benötigen. Es besteht außerdem für beide Seiten die Möglichkeit, Rückfragen zu stellen. So sind Sie beim ERP-Workshop bereits mit den Funktionalitäten des Systems vertraut und es kann vorrangig darum gehen, wie Ihre spezifischen Anforderungen und Wünsche umgesetzt werden können.

Wie bereiten Kunden sich auf den ERP-Workshop vor?

Sie als Kunde sollten sich auf den ERP-Workshop vorbereiten, indem Sie vorab einige wichtige Informationen zusammenstellen. Dies können Beispielprozesse und dazugehörige Daten sein, welche Sie anschließend in Form von PDFs, Word Dateien oder auch Diagrammen an den ERP-Anbieter senden. Wichtig ist, dass Sie sich auf die wichtigsten Abläufe und Prozesse beschränken und nicht zu viele Daten sammeln. Hier gilt: Qualität vor Quantität!

Wie läuft ein ERP-Workshop ab?

Der ERP-Workshop ist in mehrere Phasen unterteilt. Der Ablauf sieht normalerweise folgendermaßen aus:

Vorstellung & Vorbesprechung: Der ERP-Workshop beginnt mit einer Vorstellungsrunde beider Seiten. Dabei stellen sich alle Beteiligten vor und auch das Unternehmen wird kurz porträtiert.
Betriebsbesichtigung: Im zweiten Schritt erfolgt eine gemeinsame Betriebsbesichtigung. Der ERP-Anbieter möchte sehen, wie ein Auftrag durch das Unternehmen läuft – angefangen von der Auftragserteilung, über die Produktion bis hin zur Lieferung. Da die ERP-Workshops von erfahrenen Projektleitern durchgeführt werden, können diese Ihre Abläufe direkt analysieren – und abschätzen, welche Anpassungen beim ERP-System notwendig sind.
Einzelgespräche mit den Fachabteilungen: Im dritten Schritt des ERP-Workshops folgen Einzelgespräche mit allen Fachabteilungen. Der Fokus liegt hierbei auf einer sogenannten GAP-Analyse. Eine GAP-Analyse ist ein klassisches Planungs- und Kontrollinstrument. Es dient hier dem Zweck, die Probleme in Ihrem Unternehmen zu erkennen und darauf zu reagieren. So wird festgestellt, welche speziellen Anforderungen Sie als Kunde haben, die noch nicht in der Standardlösung enthalten sind, wie Ihre individuellen Probleme gelöst und Anforderungen umgesetzt werden können und ob dafür Anpassungen im System notwendig sind. Dabei sollten Sie auch zukünftige Projekte und langfristige Ziele nicht außer Acht lassen.
Grobentwurf des Projektplans: Als letzter Punkt auf der Tagesordnung eines ERP-Workshops steht die Erstellung eines Entwurfes für den Projektplan. Darin wird festgehalten, wann Sie die Software in Betrieb nehmen möchten, wann Schulungstermine stattfinden sollen, wann die Datenübernahme angesetzt wird und welche Anpassungen für eine erfolgreiche Umsetzung generell nötig sind.

Wie verbleiben Kunde und ERP-Anbieter am Ende des ERP-Workshops?

Wir machen Ihnen entweder im ERP-Workshop oder wenige Tage später ein detailliertes Angebot darüber, wie viel die ERP-Einführung kosten wird. Darin enthalten sind Aufwandseinschätzungen und das Schulungskonzept. Außerdem erhalten Sie eine Mitschrift, das sogenannte Organisationshandbuch. Auf dieser Basis können Sie eine Entscheidung treffen.

Was kostet ein Workshop für ERP-Systeme?

Die Kosten für ERP-Workshops sind von Anbieter zu Anbieter verschieden. Bei TimeLine kostet ein ERP-Workshop 1.500 Euro pro Tag. Hinzu kommen Kosten für An- und Abreise sowie Unterkunft und Spesen. Die Kosten für den Workshop werden bei Auftragserteilung verrechnet.

Worauf sollten Sie bei einem ERP-Workshop achten?

Mit dem Einsatz einer ERP-Software verfolgen Kunde und ERP-Anbieter immer eine langfristige Zusammenarbeit. Sehen Sie den ERP-Workshop als eine Chance, den Anbieter und seine Software kennenzulernen, aber auch Ihre eigenen Geschäftsabläufe bestmöglich zu beschreiben. Dies hilft dem Anbieter dabei, Ihre Prozesse besser nachzuvollziehen und eine optimale Lösung für Sie zu finden. Eine gute Vorbereitung kann die Qualität des ERP-Workshops deutlich verbessern.

Wie erkenne ich einen guten ERP-Anbieter?

Nutzen Sie den ERP-Workshop, um Fragen zu stellen und alle Unklarheiten aus dem Weg zu räumen. Legen Sie den Fokus darauf, ob Ihre spezifischen Anforderungen umgesetzt werden können und achten Sie auch auf die kommunikative Ebene. Geht der Anbieter auf Ihre Fragen ein, oder weicht er bestimmten Themen aus? Steht die Umsetzung Ihrer Anforderungen im Vordergrund oder eher die Funktionen und Features des Systems? Diese Tipps helfen Ihnen dabei, eine passende ERP-Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.

Jetzt mehr über ERP-Workshops von TimeLine erfahren

Wenn Sie mehr über ERP-Workshops oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

30. Oktober 2020

„Digital Jetzt“ – Das Förderprogramm für den Mittelstand

Praxistipp, Wissen Förderprogramme

„Digital Jetzt“ – Das Förderprogramm für den Mittelstand

Die Digitalisierung betrifft Unternehmen in allen Größen und Branchen. In der heutigen Arbeitswelt sind digitale Technologien entscheidend für die Wettbewerbs- und Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens. Sie ermöglichen neue Geschäftsmodelle, intelligente Arbeits- und Produktionsprozesse, sowie eine effektivere Kundengewinnung und bessere Vernetzung. Um die Digitalisierung weiter voranzutreiben hat das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) das Förderprogramm „Digital Jetzt – Investitionsförderung für KMU“ ins Leben gerufen. Es erweitert die auf Bundes- und Landesebene bestehenden Fördermöglichkeiten für die Digitalisierung des Mittelstandes und ist weiterhin ein wichtiger Bestandteil der Mittelstandsstrategie des BMWi. In diesem Beitrag erfahren Sie alles über das neue Förderprogramm und wie Sie die Funktionen von TimeLine bei der Antragstellung nutzen können.

Digital Jetzt – das Wichtigste im Überblick

Laut BMWi messen 60% der kleinen und mittelständischen Unternehmen digitalen Technologien eine große Bedeutung bei, aber rund die Hälfte hat keine Kompetenzen in diesem Bereich. Digital Jetzt hat sich zum Ziel gesetzt, mittelständische Unternehmen in allen Phasen ihres Digitalisierungs- und Innovationsprozesses zu unterstützen, vor allem jedoch soll es eine Anregung für Unternehmen sein, in digitale Technologien sowie die Qualifizierung und das Know-how ihrer MitarbeiterInnen zu investieren.

Wer kann eine Förderung beantragen?

Antragsberechtigt sind mittelständische Unternehmen

aus allen Branchen (inklusive Handwerksbetrieb und freie Berufe)
mit 3 bis 499 Beschäftigten,

die entsprechende Digitalisierungsvorhaben planen, zum Beispiel Investitionen in Soft- und Hardware oder in die Qualifizierung ihrer MitarbeiterInnen.

Das Unternehmen muss außerdem eine Betriebsstätte oder Niederlassung in Deutschland haben, in der die Investition erfolgt. Zum Zeitpunkt der Förderbewilligung darf das Vorhaben noch nicht begonnen haben und nach der Bewilligung muss es zudem in der Regel innerhalb von zwölf Monaten umgesetzt werden. Weiterhin muss das Unternehmen die Verwendung der Fördermittel nachweisen können.

Welche Investitionen werden durch das Förderprogramm bezuschusst?

Das Förderprogramm enthält zwei verschiedene Module. Eine Förderung kann in beiden Modulen beantragt werden.

Modul 1 – Investitionen in digitale Technologien

Das Modul „Investitionen in digitale Technologien“ unterstützt Investitionen in Soft- und Hardware, insbesondere für die interne und externe Vernetzung des Unternehmens. Gefördert werden Investitionen in digitale Technologien und damit verbundene Prozesse und Änderungen im Unternehmen. Diese Investitionen müssen von Ihnen als Antragsteller konkret benannt werden. Hierzu gehören insbesondere Hard- und Software, welche die interne und externe Vernetzung der Unternehmen fördern, zum Beispiel unter folgenden Aspekten: Datengetriebene Geschäftsmodelle, Künstliche Intelligenz (KI), Cloud-Anwendungen, Big Data, Sensorik, 3D-Druck sowie IT-Sicherheit und Datenschutz.

Modul 2 – Investitionen in die Qualifizierung der Mitarbeitenden

Das Modul „Investitionen in die Qualifizierung der Mitarbeitenden“ unterstützt Unternehmen dabei, Beschäftigte im Umgang mit digitalen Technologien weiterzubilden. Gefördert werden Investitionen, die die Qualifizierung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Unternehmens verbessern – insbesondere bei der Erarbeitung und Umsetzung einer digitalen Strategie im Unternehmen sowie bei IT-Sicherheit und Datenschutz, aber auch ganz grundsätzlich zu digitalem Arbeiten und den nötigen Basiskompetenzen. Das Qualitätsniveau der Weiterbildungsanbieter muss durch eine Zertifizierung nach ISO 9001 oder eine Akkreditierung nach AZAV belegt sein.

Wie wird gefördert?

Die maximale Fördersumme von Digital Jetzt beträgt 50.000 Euro, bei Investitionen von Wertschöpfungsketten oder -netzwerken kann sie bis zu 100.000 Euro betragen, mindestens jedoch 17.000 Euro in Modul 1 und 3.000 Euro in Modul 2. Der Förderzuschuss bemisst sich anteilig an den Investitionskosten des Unternehmens. Die Förderquote (in % der Investitionskosten) ist nach Unternehmensgröße gestaffelt. Um die wirtschaftlichen Auswirkungen der Corona-Pandemie zu begrenzen, gelten für alle bis zum 30.06.2021 eingehenden Anträge höhere Förderquoten. Ab dem 01.07.2021 gelten die ursprünglich vorgesehenen Förderquoten (Werte in Klammern).

50 Beschäftigte: bis zu 50 (40) %
250 Beschäftigte: bis zu 45 (35) %
499 Beschäftigte: bis zu 40 (30) %.

Kleinere Unternehmen erhalten somit also einen etwas höheren prozentualen Zuschuss. Die Förderung wird als Zuschuss gewährt und muss außerdem nicht zurückgezahlt werden. In der Regel haben Sie 12 Monate Zeit, ihr gefördertes Digitalisierungsvorhaben im Unternehmen umzusetzen. Die Auszahlung des Zuschusses erfolgt anschließend nach erfolgreicher Verwendungsnachweisprüfung.

Antragstellung und Laufzeit der Förderung

Das Antragstool wird am 7. September 2020 freigeschaltet. Ein Antrag auf Förderung kann ausschließlich über das elektronische Antragsformular gestellt werden, alle für den Antrag notwendigen Unterlagen bzw. Anlagen können Sie als Anhang mitsenden. Folgende Themenblöcke müssen bei der Antragstellung durchlaufen werden:

Registrierung
Unternehmensdaten
Kontaktdaten des Antragstellenden (Projektleitung/ bevollmächtigte Person; Geschäftsführung)
Digitalisierungsplan
Finanzierungsplan

Ein Antrag auf Förderung ist bis einschließlich 2023 zu stellen.

Alle weiteren wichtigen Informationen zu dem Förderprogramm finden Sie hier:

Bundesministerium für Wirtschaft und Energie – Digital Jetzt

Was muss im Digitalisierungsplan enthalten sein?

Wie bereits erwähnt, müssen Sie dem Antrag auf Förderung einen Digitalisierungsplan hinzufügen, die erforderlichen Angaben dazu können direkt im Antragstool eingetragen werden. Grundlage für eine positive Förderentscheidung ist die schlüssige Gesamtdarstellung des geplanten Investitionsvorhabens. Der Digitalisierungsplan sollte aus folgenden drei Teilen bestehen:

Ausgangssituation

Stellen Sie anhand einer Selbsteinschätzung den aktuellen Stand der Digitalisierung im Unternehmen, bzw. in den für die Investitionen relevanten Unternehmensbereichen dar.

Investitionsvorhaben

Beschreiben Sie umfassend das geplante Investitionsvorhaben, die Ziele die Sie mit der Förderung verfolgen und die konkreten Verbesserungen für das Unternehmen, zum Beispiel in Bezug auf das Geschäftsmodell bzw. die Geschäftsfelder, die Unternehmensprozesse, den Bereich IT-Sicherheit oder die Kompetenzen Ihrer MitarbeiterInnen im Bereich Digitalisierung.

Nachhaltige Wirkung der Investition

Beschreiben Sie die voraussichtlich zu erwartenden Effekte der Investitionen auf die weitere Entwicklung des Unternehmens.

So können Sie die Funktionen von TimeLine für die Antragstellung nutzen

Angefangen beim Angebot bis hin zur Lieferung kann TimeLine ERP Sie lückenlos unterstützen. Nachfolgend haben wir Ihnen einige Funktionen zusammengefasst, die Ihnen bei der Antragstellung von „Digital Jetzt“ zugute kommen. Anhand dieser Beispiele können Sie im Digitalisierungsplan erläutern, wie der Einsatz von TimeLine Sie bei Ihrem Digitalisierungsvorhaben unterstützt.

Warenwirtschaft – so haben Sie alle Warenbewegungen stets im Blick

Chaos im Lager muss nicht sein! Mit dem Warenwirtschaftssystem in TimeLine steuern Sie alle Prozesse, die mit Ihren Warenbewegungen zu tun haben. Von der Beschaffung über Reservierungen bis zur Produktion und Lieferung haben Sie immer alle Warenbewegungen im Blick – und das auf allen Lägern. So haben Sie stets einen organisierten Bestand und durch automatisierte Arbeitsabläufe außerdem eine hohe Zeitersparnis. Weitere Informationen »

PPS – planen, steuern und kontrollieren Sie Ihre Produktionsabläufe

Die Planung einer Produktion geht meist mit einem hohen Zeitaufwand einher. Es erfordert Erfahrung und Weitsicht, alle Schritte und Abläufe zu berücksichtigen und zu koordinieren. Ein PPS-System unterstützt den gesamten Prozess und hilft Ihnen dabei, die Produktionsabläufe im Unternehmen zu planen, zu steuern und zu kontrollieren. Es unterstützt Sie bei der Fertigung von Waren und berücksichtigt dabei Menge, sowie verfügbare Kapazitäten und den vereinbarten Liefertermin. Ressourcen wie Maschinen, Mitarbeiter und Materialien können so viel effizienter eingesetzt werden. Unser ERP-System trägt dazu bei, dass Sie viele Abläufe in Ihrem Unternehmen digitalisieren und dadurch leichter überbrücken können. Die Produktionsplanung und -steuerung in TimeLine ist einfach zu handhaben und vereint verschiedene Funktionen. Wir haben unser PPS-System auf die Bedürfnisse der Fertigungsbetriebe ausgelegt und Funktionen integriert, die in der täglichen Arbeit helfen und die Abläufe insgesamt flexibler und lukrativer gestalten. Weitere Informationen »

Digitale Rückmeldung aus der Produktion

TimeLine ERP deckt nicht nur den PPS-Bereich ab, sondern unterstützt auf ein- und denselben Terminals auch Buchungen für die Personalzeiterfassung (PZE), Betriebsdatenerfassung (BDE), Maschinendatenerfassung (MDE) und Qualitätsdatenerfassung (QDE) – in einem integrierten Gesamtsystem ohne Schnittstellen! Terminals, Server und Software kommen aus einer Hand und sind perfekt aufeinander abgestimmt.

Personalzeiterfassung (PZE)

Durch die Personalzeiterfassung wird die Anwesenheit der MitarbeiterInnen ermittelt oder auch Urlaube, Krankheit oder Überstunden erfasst. Die Personalzeiterfassung in TimeLine besteht aus zwei Teilen – der Erfassung in einer Tablet-Oberfläche sowie einer Auswertung. In der Touch-optimierten Oberfläche können Mitarbeiter Kommt- und Geht-Zeiten sowie einfache Dienstgänge stempeln. Diese Zeiten werden gespeichert und in der Auswertung als Journal, Tages- oder Monatsübersicht dargestellt. Ebenfalls erhalten Sie eine Anwesenheitsübersicht, um direkt zu sehen, welche Mitarbeiter heute im Unternehmen unterwegs sind. Mit dem Soll-/Ist-Vergleich sehen Sie alle geleisteten Stunden eines Mitarbeiters in einer übersichtlichen Tabelle. Dabei wird direkt die Differenz und nach dem Festschreiben auch die somit eventuell angefallenen Überstunden errechnet. Folglich können Sie bequem Überstundenkonten führen und der Urlaubsansprüche dokumentieren. Weitere Informationen »

Betriebsdatenerfassung (BDE)

Durch BDE-Buchung stehen Ihnen alle relevanten Daten der Produktion zur Verfügung. Dies erhöht nicht nur die Produktivität, sondern ermöglicht auch eine fundierte Nachkalkulation. Letztendlich können Sie mit der Erfassung der Betriebsdaten genau nachhalten, wie viel die Produktion eines Teiles gekostet hat. Die TimeLine-BDE-Lösung ist eine ins ERP-System integrierte Softwarelösung, die Verbuchungen direkt online im ERP-System vornimmt. Dafür loggt sich das BDE-Terminal direkt in die Datenbank ein, ein separater Server ist dafür nicht erforderlich. Es gibt es keine Zeitverzögerung und auch keine Batchläufe für die Verbuchung. Fehlermeldungen bei der Falscheingabe erfolgen direkt an den Mitarbeiter am BDE-Terminal. Navigations- und Suchfunktionen ermöglichen außerdem eine einfache Bedienung der Terminals, diese können Sie selbst konfigurieren, indem Sie festlegen was abgefragt werden soll und was nicht. Hardware-technisch ist das TimeLine-BDE-System für Touchscreen-Terminals optimiert. Weitere Informationen »

Maschinendatenerfassung (MDE)

Die Maschinendatenerfassung ist sozusagen das Bindeglied zwischen Maschine und ERP-System. Sie dient der einfachen und kostengünstigen Erfassung von Maschinenlaufzeiten, Störzeiten, Leistungsgraden und Stückzahlen. Mit der MDE-Software können Sie Ihre Maschinen direkt in Ihr TimeLine-PPS-System integrieren. So haben Sie den Produktionsstatus immer im Blick, können Stückzahlen und Störzeiten erfassen und der Maschinenspiegel zeigt Ihnen außerdem gelaufene Zyklen, Restlaufzeiten sowie Störungen oder Stillstände in einer Übersicht. Weitere Informationen »

CRM – einheitliche und übersichtliche Kundendaten

Im Wesentlichen bietet ein CRM-System eine einheitliche und übersichtliche Plattform, um die Daten von Ihren Kunden und potenziellen Interessenten zu verwalten. Jegliche Informationen, die Ihnen über einen Kunden vorliegen, sind überschaubar an einem Ort zusammengefasst. Sie können Sie auf einen Blick einsehen und außerdem alle Interaktionen einfach dokumentieren, analysieren und organisieren. Ein CRM-System wird häufig dann eingesetzt, wenn es einem Unternehmen besonders wichtig ist, die Beziehung zum Kunden zu pflegen und zu stärken. TimeLine bietet Ihnen ein umfangreiches CRM-System integriert in das ERP-System, so behalten Sie stets den Überblick über Ihre Geschäftspartner und den dazugehörigen Dokumenten. Weitere Informationen »

DMS – zertifiziert und revisionssicher

In Deutschland muss jedes Unternehmen seine Dokumente bis zu 10 Jahre und teilweise darüber hinaus revisionssicher aufbewahren. Unter revisionssicher versteht man im Grunde die „Unveränderbarkeit“ von Dokumenten, alle Dokumente und Belege die nach der Bearbeitung archiviert werden, dürfen von diesem Zeitpunkt an nicht mehr verändert werden. Durch ein DMS-System sind Ihre Daten sicher und transparent archiviert und schnell und einfach wieder verfügbar. Dies verbessert nicht nur die Arbeitsabläufe, sondern auch die Kommunikation untereinander. TimeLine bietet Ihnen ein integriertes Dokumentenmanagement im ERP-System. Mit unserem DMS-System können Sie beispielsweise beliebige Dokumente mit ERP-Objekten wie Kunden, Artikeln oder Projekten verlinken und für eine schnelle Volltextsuche automatisch verschlagworten. Ein eigenständiges, ins ERP-System integriertes Mailprogramm ermöglicht es außerdem, Mails automatisch einem Kunden oder Lieferanten zuzuordnen. Das TimeLine-DMS besteht weiterhin aus einem separaten Dateisystem, das von außen nicht zugänglich ist. Auf diese Weise steht Ihnen ein geschützter Bereich für Ihre Dateien zur Verfügung. Weitere Informationen »

Informieren Sie sich gerne über die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP – bei der Antragstellung von „Digital Jetzt“ können wir Sie gerne aktiv unterstützen. Senden Sie uns dafür einfach eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

4. September 2020

ERP-Förderung: So sichern Sie sich Ihr Förderprogramm für ERP

Praxistipp, Wissen Förderprogramme

ERP-Förderung richtig nutzen

So sichern Sie sich Ihre Förderung für ERP-Systeme

Wussten Sie schon: Die attraktive ERP-Förderung der Bundesregierung unterstützt sie dabei, Ihre Unternehmensprozesse zu digitalisieren und automatisieren. Eine doppelt gute Nachricht für Sie: Durch ein intelligentes ERP-System wird Ihr Unternehmen effizienter – das spart Ressourcen und Kosten. Und dank der ERP-Förderung profitieren Sie zusätzlich von günstigen Konditionen. Wir verraten Ihnen, welche ERP-Förderung es gibt und wie Sie sich Ihre Förderung für ERP-Systeme sichern können!

Warum gibt es die ERP-Förderung?

»Wer wettbewerbsfähig bleiben will, muss digitalisieren!« – Diesen Satz kennt jeder Unternehmer. Die Digitalisierung ist Gesprächsthema in allen Branchen und steht auf der Unternehmensagenda weit oben. Auch die Bundesregierung hat erkannt, dass Nachholbedarf in Sachen Digitalisierung besteht. Viele Unternehmer wissen jedoch nicht, dass es Förderprogramme gibt, die solche Digitalisierungsvorhaben unterstützen und bezuschussen. Kleine und mittelständische Unternehmen haben so die Möglichkeit, die Infrastruktur im Unternehmen neu zu organisieren und Prozesse zu digitalisieren.

Wie unterstützt eine ERP-Förderung die Digitalisierung?

Die Digitalisierung betrifft die Arbeitsorganisation und das Arbeitsumfeld eines Unternehmens – aber auch die im Unternehmen eingesetzte Anwendungssoftware, wie beispielsweise ein ERP-System. So werden Unternehmen zukunftsfähig und sind modernen Herausforderungen gewachsen. ERP-Systeme dienen längst nicht mehr nur zum Erfassen und Verwalten von Daten. Durch integrierte Bereiche für Kundenservice, Finanzen oder Dokumentenmanagement kommt die Software in praktisch allen Geschäftsprozessen zum Einsatz und bildet das digitale Herzstück vieler Unternehmen. Daher leistet die ERP-Förderung der Bundesregierung einen wichtigen Beitrag zur Digitalisierung Ihres Unternehmens.

Warum ist die ERP-Förderung wichtig?

Besonders für kleine und mittelständische Unternehmen ist die ERP-Förderung eine sinnvolle Unterstützung. Denn für sie bedeutet die Einführung einer ERP-Software eine große Chance. Doch viele lassen sie ungenutzt, da sie hohe ERP-System-Kosten befürchten. Schnell kommt die Frage auf »Können wir uns die Software überhaupt leisten?« Oft beginnt ein ERP-Projekt mit Vorleistungen, die dem Unternehmen zunächst keine unmittelbaren Vorteile bringen. In Deutschland gibt es deshalb verschiedene ERP-Förderprogramme für Unternehmen mit bis zu 250 MitarbeiterInnen.

Wofür kann die ERP-Förderung genutzt werden?

Diese ERP-Förderung kann von kleinen und mittelständischen Unternehmen, Start-Ups der gewerblichen Wirtschaft und des Handwerks mit Niederlassung in Deutschland in Anspruch genommen werden. Dabei kann die ERP-Förderung für die die Einführung oder Verbesserung von IT-Sicherheit und Prozessdigitalisierung genutzt werden, aber auch für den Bereich Online-Marketing und die Entwicklung von Digitalprodukten.

Wie unterscheiden sich die Programme zur ERP-Förderung?

Die ERP-Förderung kann von Bundesland zu Bundesland stark variieren. In manchen Förderprogrammen für ERP-Systeme werden ausschließlich Beratungs- sowie Umsetzungsleistungen bezuschusst. Die eigentliche Software und Lizenzgebühren sind von der Förderung ausgeschlossen. In anderen Bundesländern ist das genaue Gegenteil der Fall: Hier betrifft die ERP-Förderung nur Lizenzen und keine Dienstleistungen.

Das Förderangebot ist komplex und relativ unübersichtlich. Achten Sie deshalb darauf, was im Detail durch die ERP-Förderung bezuschusst wird – Lizenzen, Wartung oder Dienstleistungen. Die Mühe lohnt sich, gerade bei kleinen Unternehmen kann die Fördersumme ausschlaggebend sein. Nachfolgend können Sie sich über die Fördermöglichkeiten in Ihrem Bundesland informieren.

Baden-Württemberg: Digitalisierungsprämie für ERP-Systeme

Art der Förderung: Die ERP-Förderung in Baden-Württemberg erfolgt durch die Digitalisierungsprämie.

Förderberechtigt sind: Das Förderprogramm richtet sich an kleine und mittelständische Unternehmen aller Branchen mit bis zu 100 MitarbeiterInnen, sowohl FreiberuflerInnen als auch gewerbliche Unternehmen.

Das wird gefördert: Mit dieser Prämie werden konkrete Projekte zur Einführung neuer digitaler Lösungen sowie zur Verbesserung der IT-Sicherheit gefördert – also auch ERP-Systeme. Kosten für Hard- und Software, sowie die damit verbundenen Dienstleistungen und Mitarbeiterschulungen sind ebenfalls förderungsfähig. Diese ERP-Förderung ist ein Hybrid-Programm aus Tilgungszuschuss und Kredit. Sie kann innerhalb von zwei Jahren einmal erhalten werden. Das beantragte Darlehen muss mindestens 10.000 Euro betragen, die maximale Förderungshöhe liegt bei 100.000 Euro. Die Kreditlaufzeit liegt bei 5, 7 oder 10 Jahren.

So beantragen Sie die ERP-Förderung: Den Antrag für die ERP-Förderung können Sie bei Ihrer Hausbank stellen, anschließend wird dieser an die L-Bank weitergeleitet und dort verwaltet. Achtung: Das eingereichte Projekt darf noch nicht gestartet sein, wenn Sie den Antrag auf Digitalisierungsprämie einreichen!

Weitere Informationen: Genaues zu den Konditionen der Digitalisierungsprämie finden Sie bei der L-Bank.

Bayern: Digitalbonus als ERP-Förderung

Art der Förderung: In Bayern erfolgt die ERP-Förderung durch den sogenannten Digitalbonus.

Förderberechtigt sind: Das Förderprogramm richtet sich an kleine und mittelständische Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft mit bis zu 250 MitarbeiterInnen und Betriebsstätte in Bayern.

Das wird gefördert: Zu den förderfähigen Themen zählen unter anderem die Einführung oder Verbesserung der IT-Sicherheit sowie die Migration und Portierung von IT-Systemen und -Anwendungen. Die ERP-Förderung ist in zwei Varianten verfügbar.

Standard: Bei dieser Förderung können Unternehmen einen Zuschuss bis zu 10.000 Euro beantragen.
Plus: In dieser Variante können Sie bis zu bis zu 50.000 Euro erhalten. Hierfür muss das Vorhaben allerdings innovativ sein und mit einem Verantwortlichen aus dem jeweiligen Regierungsbezirk besprochen werden. Am Anfang eines jeden Monats wird ein Antragsportal geöffnet und Anträge können gestellt werden. Sie müssen schnell sein, denn in der Regel wird dieses nach einer halben Stunde wieder geschlossen. Haben Sie es in diesem Zeitfenster nicht geschafft einen Antrag zu stellen, müssen Sie bis zum Folgemonat warten.

Weitere Informationen: Für Details gehen Sie auf Digitalbonus Bayern.

Berlin: ERP-Förderung per Gründungsbonus

Art der Förderung: In Berlin erfolgt die Förderung der Digitalisierung durch den Gründungsbonus.

Förderberechtigt sind: Insbesondere für Start-Ups ist der Gründungsbonus ein beliebtes Förderinstrument. Antragsberechtigt sind rechtlich selbstständige, auf Gewinnerzielung ausgerichtete Gründungen, Start-Ups bzw. Kleinstunternehmen mit Sitz in Berlin und maximal 10 MitarbeiterInnen sowie weniger als 2 Mio. Euro Umsatz oder Jahresbilanzsumme. Außerdem darf die Unternehmensgründung nicht länger als 12 Monate zurückliegen und der Hauptsitz des Unternehmens muss nach dem Projekt drei weitere Jahre in Berlin bestehen bleiben. Weiterhin muss es sich um ein technologisches, digitales, kreatives oder nachhaltiges Geschäftsmodell handeln.

Das wird gefördert: Durch die Förderung erhalten Unternehmen einen initialen Kostenzuschuss von 50 Prozent zu den förderfähigen Ausgaben, die maximale Förderung für ERP-Systeme beträgt 50.000 Euro.

So beantragen Sie die ERP-Förderung: Die Investitionsbank Berlin-Brandenburg (IBB) beziehungsweise deren Tochtergesellschaft IBB Business Team verwalten das Programm. Den Antrag auf ERP-Förderung können Sie online einreichen, diesem ist ein ausführlicher Businessplan mit Gesamtkonzept und Finanzteil hinzuzufügen.

Weitere Informationen: Genaueres zum Gründungsbonus finden Sie unter IBB Business Team oder im Flyer Gründungsbonus.

Brandenburg: Förderung für ERP-Systeme durch Gründung Innovativ & BIG-Digital

Art der Förderung: In Brandenburg wird die Digitalisierung durch die Förderprogramme Gründung Innovativ und BIG-Digital unterstützt. Verantwortlich für die Abwicklung ist die Investitionsbank Brandenburg (ILB) in Kooperation mit der Wirtschaftsförderung Berlin-Brandenburg (WFBB).

Das wird gefördert: Die Förderprogramme Gründung Innovativ und BIG-Digital fördern unterschiedliche Vorhaben.

Gründung Innovativ: Durch das Förderprogramm können die mit einer Gründung zusammenhängenden Kosten gefördert werden. Das betrifft zum Beispiel Beratungsleistungen, die der Produkt-, Prozess- oder Technologieentwicklung dienen, sowie technische Entwicklungsleistungen und einmalige Ausgaben für den Erwerb von Lizenzen. Unternehmen können die Förderung innerhalb von drei Jahren nach Gründung in Anspruch nehmen. Die maximale Förderquote liegt bei 50 Prozent und die Fördersumme muss mindestens 25.000 Euro betragen, maximal jedoch 100.000 Euro. Für eine Erstbewertung müssen Sie der WFBB einen Businessplan vorlegen, der anhand eines transparenten Punkteschemas auswertet wird. Es können maximal 24 Punkte erreicht werden. Ein Antrag ist förderberechtigt, wenn mindestens 14 Punkte erreicht und kein Kriterium mit 0 Punkten bewertet wurde.
BIG-Digital: Dieses Förderprogramm unterstützt Beratungs-, Umsetzungs- sowie Schulungsleistungen. Antragsberechtigt sind Unternehmen mit Betriebsstätte in Brandenburg, die höchstens 250 MitarbeiterInnen beschäftigen und weniger als 50 Millionen Euro Jahresumsatz machen. Gefördert werden Aufwendungen des Unternehmens zur konkreten Umsetzung von Digitalisierungsprozessen, einschließlich der dafür erforderlichen Hard- und Software, sowie Mitarbeiterschulungen zu den IT-Systemen. Die maximale Förderquote liegt bei 50 Prozent und beträgt bis zu 50.000 Euro in den Modulen Beratung & Schulung und bis zu 500.000 Euro im Modul Implementierung. Für die Antragstellung müssen Sie eine Erstberatung durch die WFBB durchlaufen, anschließend kann ein Antrag bei der ILB gestellt werden. Im Vergleich zu anderen Förderprogrammen ist die Antragstellung hier eher aufwendig.

Weitere Informationen: Details zu den Förderprogrammen finden Sie unter Gründung Innovativ oder BIG-Digital.

Bremen: Beratungsförderungsprogramm zu Digitalisierung und Arbeit 4.0

Art der Förderung: In Bremen wird die ERP-Förderung durch das Beratungsförderungsprogramm zu Digitalisierung und Arbeit 4.0 umgesetzt. Geprüfte Unternehmensberater überlegen gemeinsam mit Ihnen und Ihren MitarbeiterInnen, welche Prozesse sich verbessern lassen.

Förderberechtigt sind: Kleine und mittelständische Unternehmen mit bis zu 250 MitarbeiterInnen und Sitz oder Niederlassung in Bremen oder Bremerhaven können Beratungsleistungen beantragen.

Das wird gefördert: Die Höhe der Förderung liegt bei 50 Prozent, maximal jedoch 5.000 Euro.

So beantragen Sie die ERP-Förderung: Einen Antrag auf Förderung können Sie telefonisch oder per E-Mail anfordern.

Weitere Informationen: Näheres zu dem Förderprogramm finden Sie beim Beratungsförderungsprogramm zu Digitalisierung und Arbeit 4.0.

Hamburg: Derzeit keine ERP-Förderung

Hamburg hat derzeit leider kein eigenes Förderprogramm für Digitalisierungsmaßnahmen zur Verfügung.

Hessen: ERP-Förderung durch Digital-Zuschuss

Art der Förderung: Das Hessische Ministerium für Wirtschaft, Energie, Verkehr und Wohnen stellt 2020 insgesamt rund sieben Millionen Euro für Digitalisierungsmaßnahmen wie ERP-Systeme zur Verfügung. Das Land Hessen möchte Unternehmen dadurch bei der digitalen Transformation ihrer Produktions- und Arbeitsprozesse, sowie bei der Einführung oder Verbesserung von IT-Sicherheit unterstützen.

Förderberechtigt sind: Die ERP-Förderung in Form des Digital-Zuschusses kann von kleinen und mittleren Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft, sowie freien Berufen mit einer Betriebsstätte in Hessen genutzt werden.

Das wird gefördert: Eine Förderung kann ab zuwendungsfähigen Sachausgaben in Höhe von 4.000 Euro erfolgen und ist auf ist höchstens 10.000 Euro begrenzt.

So beantragen Sie die ERP-Förderung: Voraussetzung für die Gewährung des Antrags ist, dass das Projekt noch nicht gestartet ist.

Weitere Informationen: Genaues zum Digital-Zuschuss finden Sie bei der WIBank.

Mecklenburg-Vorpommern: ERP-Förderung durch Digi-Trans

Art der Förderung: In Mecklenburg-Vorpommern werden Digitalisierungsmaßnahmen wie ERP-Systeme durch das Förderprogramm DigiTrans unterstützt.

Förderberechtigt sind: Antragsberechtigt sind kleine und Kleinstunternehmen, sowie mittlere Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft mit weniger als 250 MitarbeiterInnen, sowie Hauptsitz in Mecklenburg-Vorpommern und entweder einem Jahresumsatz von höchstens 50 Millionen Euro oder einer Jahresbilanzsumme von höchstens 43 Mio. Euro. Startups und bestehende Unternehmen, die über innovative Ideen für neue, digitale Geschäftsmodelle und über Lösungen für die Umstellung von analogen auf digitale Prozesse verfügen, können die Förderung in Anspruch nehmen. Bestimmte Wirtschaftszweige und Branchen, sowie Investitionen in Standardhardware und Standardsoftware sind von der Förderung ausgeschlossen.

Weitere Informationen: Alle wichtigen Infos zu DigiTrans finden Sie beim Landesförderinstitut Mecklenburg-Vorpommern.

Niedersachen: ERP-Förderung durch Digitalbonus

Art der Förderung: In Niedersachsen stehen durch den Digitalbonus rund 15 Millionen Euro für Digitalisierungsmaßnahmen bereit. Dieser Fördertopf wird durch die NBank verwaltet, welche auch entsprechende Anträge entgegen nimmt.

Förderberechtigt sind: Unternehmen mit bis zu 250 MitarbeiterInnen der gewerblichen Wirtschaft, sowie Handwerksbetriebe und freiberufliche Planungsbüros im Bereich des digitalen Bauens mit Sitz in Niedersachsen können dieses Angebot in Anspruch nehmen.

Das wird gefördert: Durch den Digitalbonus werden Investitionen in Hard- und Software zur Digitalisierung von Prozessen, Produkten und Dienstleistungen, sowie die Verbesserung der IT-Sicherheit gefördert. Nicht förderungsfähig sind Mitarbeiterschulungen oder Beratungsleistungen externer Berater. Der beantragte Zuschuss muss mindestens 2.500 Euro betragen, die maximale Förderhöhe liegt bei 10.000 Euro. Bei kleinen Unternehmen werden bis zu 50 Prozent der förderfähigen Kosten bezuschusst, mittlere Unternehmen erhalten 30 Prozent.

Weitere Informationen: Details zum diesem Förderprogramm finden Sie unter Digitalbonus Niedersachsen.

Nordrhein-Westfalen: Mittelstand Innovativ & Digital und Digitalisierung & Innovation

Art der Förderung: In Nordrhein-Westfalen erfolgt die ERP-Förderung zu einem großen Teil durch die Programme Mittelstand Innovativ & Digital und Digitalisierung & Innovation.

Das wird gefördert: Die beiden Förderprogramme bieten unterschiedliche Arten der Unterstützung.

Mittelstand Innovativ & Digital – MID-Gutscheine: Das Förderprogramm Mittelstand Innovativ & Digital unterstützt mit Gutscheinen. Den MID-Gutschein gibt es in drei Varianten, die auf verschiedenen Handlungsfeldern eingesetzt werden können. Unternehmen mit Sitz in Nordrhein-Westfalen, die weniger als 250 MitarbeiterInnen und einen Jahresumsatz von maximal 50 Millionen Euro oder eine Bilanzsumme von maximal 43 Millionen Euro aufweisen, können dieses Angebot in Anspruch nehmen. Zu den förderfähigen Themen zählen externe Beratungs-, Entwicklungs- und Umsetzungsdienstleistungen. Nicht förderungsfähig sind die Ausstattung mit Hard- oder Software sowie Projekte, die ausschließlich das Ziel haben, die allgemeine IT-Sicherheit zu verbessern. Die Höhe der Förderung hängt von der Größe des Unternehmens ab.

NRW.BANK – Digitalisierung & Innovation: Die NRW.BANK bietet Darlehen zur Finanzierung von Digitalisierungs- und Innovationsvorhaben. Antragsberechtigt sind mittelständische Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft, die sich mehrheitlich im Privatbesitz befinden und deren Jahresumsatz – einschließlich verbundener Unternehmen – 500 Millionen Euro nicht überschreitet, sowie Angehörige der freien Berufe. Förderfähig sind zum Beispiel die Integration von digitalen Kundenschnittstellen, wie etwa ein CRM-System an das Produktionsleitsystem (MES) oder auch die vollumfängliche Vernetzung der Ressourcenplanung durch ein ERP-System.

Weitere Informationen: Alle Details zu den Förderprogrammen finden Sie unter Mittelstand Innovativ & Digital und NRW.BANK.

Rheinland-Pfalz: ERP-Förderung durch BITT-Technologieberatung

Art der Förderung: Das Land Rheinland-Pfalz unterstützt Unternehmen durch eine qualifizierte BITT-Technologieberatung.

Förderberechtigt sind: Die Beratung für Innovation und Technologietransfer bietet Unterstützung für Unternehmen die bis zu 250 MitarbeiterInnen beschäftigen und einen Jahresumsatz von 50 Millionen Euro oder eine Jahresbilanzsumme von 43 Millionen Euro nicht überschreiten. Die Betriebsstätte des Unternehmens muss in Rheinland-Pfalz liegen.

Das wird gefördert: Das Programm fördert anteilig die in Rechnung gestellten Beratungskosten, welche durch den digitalen Transformationsprozess im Unternehmen anfallen. Die Beratungskosten werden mit 50 Prozent bezuschusst, wobei die maximale Förderhöhe pro Beratungstag 400 Euro beträgt. In dem zu fördernden Unternehmen sind bis zu 15 Beratungstage innerhalb von drei Steuerjahren förderfähig.

So beantragen Sie die ERP-Förderung: Die Antragsstellung erfolgt über die zuständige Handwerkskammer bzw. die Industrie- und Handelskammer (IHK).

Weitere Informationen: Details finden Sie beim Deutschen Mittelstands-Bund.

Saarland: Förderprogramm für ERP durch DigitalStarter

Art der Förderung: Das Förderprogramm DigitalStarter unterstützt die Digitalisierung kleiner und mittlerer Unternehmen aus allen Branchen im Saarland.

Förderberechtigt sind: Antragsberechtigt sind Unternehmen mit bis zu 250 MitarbeiterInnen und Betriebsstätte oder Sitz im Saarland.

Das wird gefördert: Die Förderung umfasst unter anderem die Einführung neuer digitaler Systeme, sowie die Einführung oder Verbesserung der IT-Sicherheit und die Schulung der MitarbeiterInnen in den digitalen Systemen. Der beantragte Zuschuss muss mindestens 5.000 Euro betragen, die maximale Förderhöhe liegt bei 10.000 Euro. Der Fördersatz beträgt bei kleinen Unternehmen bis zu 35 Prozent der zuwendungsfähigen Ausgaben, bei mittleren Unternehmen bis zu 20 Prozent, jedoch jeweils höchstens 10.000 Euro.

Informationen unter: Welche Maßnahmen im Detail förderfähig sind, erfahren Sie unter DigitalStarter Saarland.

Sachsen: ERP-Förderung durch E-Business

Art der Förderung: In Sachsen erfolgt die ERP-Förderung durch das Förderprogramm E-Business. Antrags- und Bewilligungsstelle ist die Sächsische Aufbaubank.

Förderberechtigt sind: Kleine und mittlere Unternehmen mit Sitz oder zu begünstigender Betriebsstätte im Freistaat Sachsen können dieses Angebot in Anspruch nehmen. Dazu zählen das Handwerk, der Handel, die Dienstleister, die Kultur- und Kreativwirtschaft, Angehörige der Freien Berufe sowie Existenzgründer.

Das wird gefördert: Die Förderung umfasst den Erwerb neuer Software, sowie für deren Nutzung notwendige Hardware und die Einführung der entwickelten Lösungen, inklusive Schulungen. Der Zuschuss beträgt bis zu 50 Prozent der zuwendungsfähigen Ausgaben, höchstens jedoch 50.000 Euro. Eine Förderung kann innerhalb von drei Jahren einmal gewährt werden.

Weitere Informationen: Näheres zum Förderprogramm finden Sie bei der Sächsischen Aufbaubank.

Sachsen-Anhalt: ERP-Förderung durch Digital Innovation

Art der Förderung: Die ERP-Förderung der Digitalisierung in Sachsen-Anhalt erfolgt durch das Förderprogramm Digital Innovation.

Förderberechtigt sind: Antragsberechtigt sind Unternehmen mit bis zu 250 MitarbeiterInnen mit Sitz oder Betriebsstätte in Sachsen-Anhalt.

Das wird gefördert: Mit dem Programm unterstützt das Land Sachsen-Anhalt Unternehmen bei der Konzeption und Umsetzung investiver Digitalisierungsprojekte. Da die Mittel für das Förderprogramm derzeit ausgeschöpft sind, können keine Anträge mehr gestellt werden.

Weitere Informationen: Genaues zu dem Förderprogramm finden Sie bei der Investitionsbank Sachsen-Anhalt.

Schleswig-Holstein: Derzeit keine ERP-Förderung

Schleswig-Holstein hat kein eigenes Förderprogramm für Digitalisierungsmaßnahmen.

Thüringen: Förderung für ERP-Systeme durch den Digitalbonus

Art der Förderung: Die ERP-Förderung in Thüringen erfolgt durch den Digitalbonus.

Förderberechtigt sind: Kleine und mittlere Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft, insbesondere verarbeitendes Gewerbe, unternehmensnahe Dienstleistungen, Baugewerbe sowie Handwerk und Handel und wirtschaftsnahe FreiberuflerInnen können eine Förderung in Anspruch nehmen.

Das wird gefördert: Förderungsfähig sind Ausgaben für Software, Hardware und externe Dienstleistungen, etwa durch die Einführung eines ERP- oder MES-Systems, sowie deren intelligente Vernetzung oder auch die Implementierung eines DMS-Systems inklusive aller notwendigen Server- und Netzwerkstrukturen. Die Schulung der MitarbeiterInnen ist nicht förderungsfähig. Die Förderung beträgt bis zu 50 Prozent der zuwendungsfähigen Ausgaben, höchstens jedoch 15.000 Euro. Die förderfähigen Ausgaben müssen mindestens 5.000 Euro betragen und dürfen grundsätzlich 150.000 Euro nicht übersteigen.

Weitere Informationen: Alles zum Digitalbonus finden Sie bei der Thüringer Aufbaubank.

Welche ERP-Förderung gibt es auf Bundesebene?

Für Ihr Bundesland war keine passende Förderung für ERP-Systeme dabei? Neben der ERP-Förderung der Bundesländer gibt es auch Förderprogramme, die bundesweit gelten. Mittelständische Unternehmen, Freiberufler und junge Unternehmen in Gründung können für Investitionen und Betriebsmittel in den Bereichen Innovation und Digitalisierung den ERP-Digitalisierungs- und Innovationskredit der KfW-Bank in Anspruch nehmen. Weitere Informationen finden Sie bei der KfW-Bank.

Wer kann mich zur passenden ERP-Förderung beraten?

Wenn Sie weitere Fragen zu den ERP-Förderprogrammen der Bundesländer haben, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Bei der Antragstellung für die ERP-Förderung unterstützen wir Sie gerne. Wir freuen uns auf Sie!

10. August 2020

Mehrwertsteuersenkung 2020

Praxistipp

Mehrwertsteuerumstellung 2020: Ihr Leitfaden zur Umstellung in TimeLine
Damit die Umstellung nicht zur Last wird stellen wir Ihnen Schritt-für-Schritt-Anleitungen für die einzelnen Versionen bereit.

10. Juni 2020

6 Tipps für eine effektive Webkonferenz

Praxistipp Tipps

6 Tipps für eine effektive Webkonferenz

Durch die Corona-Pandemie haben sich die tägliche Arbeitssituation und das Arbeitsumfeld radikal gewandelt. Innerhalb kürzester Zeit sahen sich Unternehmen damit konfrontiert, alle Prozesse zu verändern und ins Digitale zu verlegen. Dabei hatten viele Schwierigkeiten, alle Verordnungen, Anforderungen und Schutzmaßnahmen zu beachten und gleichzeitig handlungsfähig zu bleiben. Mitarbeiter wurden größtenteils ins Home Office geschickt. Zusätzlich zum neuen Alltag kam so die Herausforderung, die Kommunikation und den Zusammenhalt zwischen Mitarbeitern zu erhalten – und dem digitalen Arbeiten eine Chance zu geben sowie es neu zu denken. Denn in vielen Berufen stehen regelmäßige Meetings sowie der Kontakt zu Kunden und Kollegen an der Tagesordnung. Insbesondere große Seminare und Workshops sind seit dem Beginn der Pandemie risikoreich – und ohne gewisse Vorkehrungen auch nicht erlaubt. Abhilfe können deswegen immer häufiger Videokonferenzen schaffen – so kann auch der Kontakt zu Kunden weiterhin gewährleistet werden. In diesem Beitrag geht es um die Vorbereitung und erfolgreiche Moderation solcher Webkonferenzen.

Online-Meetings aus dem Home-Office heraus

Unabhängig von der aktuellen Situation und egal ob im Büro oder aus dem Home-Office heraus – Meetings sollten Sie grundsätzlich entlang bestimmter Regeln führen, damit sie optimal verlaufen. Webkonferenzen sind dabei noch etwas aufwendiger, da zu den erwähnten Regeln noch die technische Herausforderung kommt. Störende Nebengeräusche sowie andere Faktoren, die vom eigentlichen Gespräch ablenken und technisch überforderte Gesprächsteilnehmer sollten nach Möglichkeit vermieden werden. Was kann man also tun, um zielführende, angenehme und effektive Online-Meetings zu führen?

6 Grundregeln für eine effektive Webkonferenz

Regeln helfen dabei, das Online-Meeting effizient und effektiv abzuhalten. Folgende Punkte haben sich in der Vergangenheit etabliert:

1. Begrenzen Sie die Anzahl der Gesprächsteilnehmer

Sind zu viele Teilnehmer involviert, sind Chaos und schlechtere Ergebnisse eigentlich schon vorprogrammiert. Überlegen Sie sich also vorab genau, wer unabdingbar an dem Gespräch teilnehmen muss, damit alle wichtigen Punkte besprochen und Entscheidungen getroffen werden können. Nur diese Personen sollten auch zu dem Gespräch eingeladen werden. Acht Teilnehmer sind ein guter Richtwert, an den Sie sich halten können. Andernfalls entsteht schnell eine Atmosphäre, in der es einen Vortragenden gibt und alle anderen nicht zu Wort kommen. Das führt leicht zu Konflikten, Themen werden „totgeredet“ oder das Online-Meeting nimmt mehr Zeit als nötig in Anspruch.

Das sollten Sie beachten:

Nicht zu viele Teilnehmer, acht Personen sind ein guter Richtwert

2. Bereiten Sie eine Agenda vor und teilen diese vor der Webkonferenz

Eine Agenda vorzubereiten nimmt viel Zeit in Anspruch und mag dem ein oder anderen lästig erscheinen, ist aber während des Online-Meetings enorm hilfreich, damit allen wichtigen Themen genügend Aufmerksamkeit geschenkt und nichts außer Acht gelassen oder vergessen wird. Den Ablauf des Meetings sowie die zu besprechenden Punkte im Vorfeld bekannt zu geben, gibt jedem Teilnehmer außerdem die Möglichkeit, sich Fragen zu notieren sowie vorab an möglichen Lösungsansätzen zu arbeiten. Das spart während dem Meeting Zeit, da jeder die Möglichkeit hat, sich gut vorzubereiten. Es ist weiterhin ratsam, nicht mehr als fünf Punkte auf die Agenda zu setzen und Stichpunkte statt Fließtexten zu verwenden. Lange Agenden wirken schnell entmutigend und werden nicht gelesen.

Das sollten Sie beachten:

Agenda aufsetzen und beispielsweise per E-Mail verschicken
- Wer das Meeting einberuft, sollte sich auch die Zeit nehmen, die Agenda zu erstellen
Nicht mehr als fünf Punkte auf die Liste setzen
- Stichpunkte statt Fließtexte
Folgende Punkte sollte die Agenda enthalten:
- Wer nimmt an der Webkonferenz teil?
- Welche Themen werden besprochen?
- Welche Entscheidungen müssen getroffen werden?
- Zeitblöcke: Für welches Thema wird wie viel Zeit eingeplant?
- Wer führt Protokoll und informiert andere Mitarbeiter?

3. Planen Sie feste Zeitfenster für jedes Thema ein

Für jedes Thema klare Zeitfenster zu definieren, ist aus mehreren Gründen sinnvoll. So wird zum einen sichergestellt, dass jeder auf der Agenda festgehaltene Punkt auch besprochen wird. Die Gesprächsteilnehmer sind so eher motiviert, zu einer schnellen Lösung zu gelangen, damit das Thema nicht noch einmal neu aufgerollt werden muss. Auf der anderen Seite dauert das Online-Meeting nicht länger als vorab veranschlagt und Sie laufen nicht Gefahr, dass die Gesprächsteilnehmer beispielsweise aufgrund von Folgeterminen die Unterhaltung verlassen, obwohl wichtige Entscheidungen noch ausstehen. Jemand sollte die Zeit im Blick haben und das Gespräch nach Möglichkeit moderieren oder zumindest einen Blick darauf haben, dass es nicht zu sehr ausufert.

In dem Zusammenhang kann auch die Einhaltung einer Gesprächsreihenfolge sinnvoll sein. So können Sie leicht verhindern, dass die Gesprächsteilnehmer sich gegenseitig ins Wort fallen und außerdem fühlt sich so auch jeder Einzelne eher in der Verantwortung, etwas Wertvolles zum Gespräch beizutragen. Zudem kann es sinnvoll sein, langsamer als gewohnt und deutlich zu sprechen, denn selbst die beste Technik hat oft einen zeitlichen Versatz zwischen Sender und Empfänger. Das erfordert zwar Disziplin, verhindert aber häufiges Nachfragen der Kollegen.

Das sollten Sie beachten:

Klare Zeitfenster für jedes Thema definieren
Gesprächsreihenfolge festlegen
- Langsam und deutlich sprechen, um häufiges Nachfragen zu vermeiden
Beispiel für eine einstündige Webkonferenz:
- 10 Minuten Thema darlegen
- 30 Minuten Diskussions- und Besprechungszeit
- 10 Minuten Lösungsansätze zusammentragen
- 10 Minuten Aufgaben verteilen

4. Führen Sie Protokoll

Alle wichtigen Beschlüsse, die Sie während der Webkonferenz treffen, sollten idealerweise in einem Protokoll festgehalten werden. Alle im Protokoll erwähnten Punkte und Beschlüsse sollten Sie außerdem begründen sowie die daraus resultierenden Handlungsanweisungen eintragen. Das Protokoll vermeidet Missverständnisse durch unterschiedliche Auffassungen oder Erinnerungen und die genannten Punkte können im Nachhinein besser von jedem Teilnehmer nachvollzogen werden. Weiterhin weiß so jeder Teilnehmer genau, welche Aufgabe er hat und welche nächsten Schritte erforderlich sind. Kollegen, die nicht teilnehmen konnten und an weiteren Schritten beteiligt sind, können sich so im Nachhinein unkompliziert über die Ergebnisse informieren. Ein Protokoll sollte genau wie die Agenda nicht zu ausführlich sein. Fließtexte sollten Sie auch hier möglichst vermeiden, da diese meist nicht gelesen werden. Damit Sie noch besser vorbereitet sind, können Sie sich eine Protokoll-Vorlage erstellen, welche Sie im Meeting nur noch ausfüllen müssen.

Das sollten Sie beachten:

Alle Beschlüsse in einem Protokoll festhalten, inklusive:
- Begründungen
- Handlungsanweisungen
Bei inhaltlich Relevantem: Es sollte nachvollziehbar sein, wer was zu wem gesagt hat
Stichpunkte statt Fließtexte
Folgende Punkte sollte ein Besprechungsprotokoll enthalten:
- Themen des Meetings, einzelne Punkte aufführen
- Datum, eventuell Ort (entfällt bei einer Webkonferenz)
- Anwesende und Abwesende
- Moderation/ Leitung des Meetings
- Protokollführung

5. Wählen Sie eine Videounterhaltung statt einem Telefongespräch

Sollten Sie sich für ein Online-Meeting entscheiden, ist es ratsam, eine Videounterhaltung statt einem normalen Telefongespräch zu wählen – zumindest dann, wenn mehr als zwei Personen involviert sind. Ein Telefongespräch ist anstrengender als ein klassisches Meeting im Büro, da Sie Ihrem Gesprächspartner nicht direkt gegenüber sitzen. Normalerweise erkennen Sie an der Körperhaltung, ob jemand Interesse an einem Gespräch hat oder nicht. Möchte beispielsweise jemand etwas zum Gespräch beitragen, so rückt er vermutlich näher an den Tisch und richtet sich auf. Jemand, der eher desinteressiert ist, zeigt dies oft unbemerkt durch die Körperhaltung, indem er sich zurücklehnt. Auch Mimik, Gestik sowie Augenkontakt sind wichtig für einen positiven Gesprächsverlauf, da es so leichter ist, die Botschaften seines Gegenübers richtig zu deuten. Bei einem reinen Telefongespräch entfallen diese visuellen Signale komplett und es passiert eher, dass Aussagen falsch geschlussfolgert oder aufgefasst werden. Zudem müssen Sie sich zusätzlich darauf konzentrieren, zu wem welche Stimme gehört.

Technik

Um eine Videounterhaltung mit dem Chef, Kollegen oder Kunden zu führen braucht man keine teure Ausstattung. Fast jedes Notebook verfügt mittlerweile über eine integrierte Kamera sowie ein Mikrofon. Wichtig ist eine stabile Internetverbindung, sollten Sie ein schwaches WLAN haben, können Sie sich stattdessen mit einem Ethernet-Kabel verbinden. Kontaktieren Sie bei Bedarf Ihre IT-Abteilung. Um das Online-Meeting für alle so angenehm wie möglich zu gestalten, können Sie außerdem auf eine angenehme Beleuchtung sowie einen angemessenen Hintergrund achten.

Das sollten Sie beachten:

Videounterhaltung statt Telefongespräch
- Körperhaltung, Mimik und Gestik helfen dabei, eine Aussage richtig zu deuten
Benötigte Technik
- Kamera, Mikrofon
- Stabile Internetverbindung

6. Halten Sie die Netiquette ein – Online-Meetings erhöhen das Konfliktpotenzial

Es gibt gewisse Verhaltensweisen, die ein Gespräch entweder in eine positive oder relativ schnell in eine negative Richtung lenken. Dies gilt für persönliche Gespräche, aber auch besonders für digitale Unterhaltungen. Steht man einer Person nicht direkt gegenüber, neigt man auch eher dazu, seine Worte ohne oder mit weniger Bedacht zu wählen. Dazu zählt beispielsweise, sein Gegenüber nicht ausreden zu lassen. Dies ist zum einen unhöflich, führt aber auch insbesondere bei einer Videounterhaltung zu Verwirrung, da Einwürfe oft nicht verstanden oder falsch zugeordnet werden. Auch Belehrungen sind nicht zielführend, diese rufen eher eine Abwehrhaltung anstatt Zuspruch und Interesse hervor. Der Schlüssel lautet wie so oft: Empathie.

Das sollten Sie beachten:

Netiquette einhalten
Konkret nachfragen, wenn etwas nicht verstanden wurde
An stetiger Verbesserung arbeiten
- Kurze Reflexionsrunden am Ende helfen dabei, den Ablauf laufend zu verbessern
- Was lief gut?
- Was können Sie beim nächsten Mal besser machen?

Ist die Webkonferenz wirklich notwendig?

Im Allgemeinen gelten Meetings als reine Zeitfresser. Bevor Sie also ein Online-Meeting einberufen, überlegen Sie sich ob dies auch wirklich notwendig ist. Viele Angelegenheiten lassen sich auch in einem kurzen Telefonat klären und es Bedarf nicht vieler Personen, um eine Entscheidung herbeizuführen. Oft hilft an dieser Stelle ein kleines Gedankenexperiment: Stellen Sie sich vor, es gibt keine Möglichkeit, eine Besprechung einzuberufen, wie würden Sie die Situation dann lösen? Lässt sich die Situation durch ein Telefonat klären oder können Sie jemanden per E-Mail kontaktieren, um eine Antwort zu bekommen? So zeigt sich relativ schnell, ob eine Webkonferenz der effektivste Kommunikationskanal ist.

Anbieter

Es gibt einige Tools, die virtuelles Arbeiten unterstützen, zu den bekanntesten Anbietern gehören Zoom, Skype sowie Facetime. Hier eine kleine Zusammenfassung:

Zoom

Integriertes HD-Video und –Audio
- Bis zu 1000 Videoteilnehmer
- Bis zu 49 Videos auf dem Bildschirm
Eingebaute Tools für Zusammenarbeit
- Mehrere Teilnehmer können ihre Bildschirme gleichzeitig teilen und für ein interaktives Meeting mit Anmerkungen versehen
Sichere Treffen
- Verschlüsselung für alle Meetings, rollenbasierte Benutzersicherheit, Passwortschutz, Warteräume und Teilnehmer in Warteschleife stellen
Aufzeichnungen und Transkripte
- Zeichnen Sie Ihre Meetings lokal oder in der Cloud auf, sehen Sie sich AI-generierte Transkripte an und erfassen Sie Notizen und Aktionspunkte
Team Chat
- Chat mit Gruppen, Suchverlauf, integrierte Dateifreigabe und 10-Jahres-Archiv
Kostenlos bis zu 100 Teilnehmern, Gruppenchats sind dabei allerdings auf 40 Minuten limitiert

Weitere Informationen finden Sie hier: Zoom Besprechungen & Chat

Skype

Videoanrufe für bis zu 50 Personen
Videoanrufe in HD
- Einzel- oder Gruppengespräche
Liveuntertitel
- Lesen Sie Worte, die während eines Audio- oder Videoanrufs gesprochen werden, am Bildschirm mit
Aufzeichnungen
- Zeichnen Sie wichtige Besprechungen mit den Kollegen auf
Keine Registrierungen und Downloads erforderlich
Kostenlos

Weitere Informationen finden Sie hier: Skype – Kommunikationstool für kostenlose Anrufe und Chats

Facetime

Bis zu 32 Teilnehmer
Voraussetzung für die Verwendung der App ist jedoch, dass alle Kontakte ein iPhone, iPad, eine Apple Watch oder einen Mac mit iOS verwenden und Facetime eingerichtet haben
Die App ist kostenlos

Weitere Informationen finden Sie hier: Apple Support

Fazit

Die Vorteile bei einem persönlichen Gespräch überwiegen nach wie vor gegenüber dem virtuellen Gespräch. Wie so oft im Leben gilt es aber auch jetzt, das Beste aus den Umständen zu machen. Letztendlich ist dies eine Chance, die Krise so gut es geht und möglichst unbeschadet durchzustehen – vielleicht lässt sich aus dieser extremen Situation nachhaltig sogar etwas Gutes ziehen, wenn diese Kommunikationswege nun öfter in Betracht gezogen werden.

Wir hoffen, wir konnten Ihnen mit den genannten Punkten einen besseren Überblick verschaffen. Wenn Sie mehr zum Thema Online-Meetings oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und wünschen Ihnen viel Erfolg bei der virtuellen Arbeit!

27. Mai 2020