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Diese Tipps helfen Ihnen bei der ERP-Auswahl

Ein gut funktionierendes und auf die individuellen Bedürfnisse abgestimmtes ERP-System ist heutzutage das A und O. Richtig angewendet bildet es den Knotenpunkt eines jeden Unternehmens – ein zentraler Ort, an dem alle Geschäftsprozesse zusammenlaufen und von Ihnen koordiniert werden können. Der Weg dorthin ist aber nicht immer einfach. Die Aufgabe, ein geeignetes System für das eigene Unternehmen zu finden, kann Sie durchaus vor die ein oder andere Herausforderung stellen – die Auswahl eines geeigneten ERP-Anbieters ist eine davon. Die Komplexität des Marktes wird oft unterschätzt. Das Angebot ist mitunter sehr unübersichtlich und umfasst etliche ERP-Anbieter, deren Systeme unterschiedliche Anwendungsfälle abdecken. Jede Software hat ihre individuellen Stärken und Schwächen. Wen wundert es also, dass viele Entscheider bereits in dieser frühen Phase des Projekts überlastet sind? Um Ihnen die ERP-Auswahl etwas angenehmer zu gestalten, haben wir die wesentlichen Informationen rund um den Auswahlprozess für Sie zusammengetragen.

ERP-Auswahl leicht gemacht – Schritt für Schritt zum Ziel

Die gesamte ERP-Auswahl ist meist mit einem hohen organisatorischen Aufwand verbunden und benötigt deshalb eine präzise Vorbereitung. Der Prozess ist in mehrere Phasen unterteilt. Die Suche nach einem passenden ERP-Anbieter beginnt eigentlich immer mit der Durchführung einer Anforderungsanalyse. Die Ergebnisse dieser werden für gewöhnlich in einem Lastenheft festgehalten. Auch die Erstellung einer Long- und Shortlist sind für einen strukturierten Ablauf entscheidend. Zunächst erfolgt eine grobe Recherche, mit dem Ziel, erst einmal alle potenziellen ERP-Anbieter zu sammeln. Mit jedem weiteren Schritt wird die Anzahl der Kandidaten nach dem Ausschlussverfahren reduziert, sodass am Ende nur noch eine Hand voll übrig bleibt.

Durch diese Herangehensweise werden Sie von der Flut an ERP-Anbietern nicht gleich überrollt, sondern haben die Möglichkeit, nach gewissen Merkmalen zu filtern und anschließend eine Entscheidung zu treffen. Vermutlich klingt das für Sie nun erst einmal nach einem langwierigen Prozess und unnötig hohen Aufwand. Bedenken Sie jedoch, dass Sie vor der eigentlichen ERP-Auswahl, jeden der übrig gebliebenen Kandidaten im Rahmen eines ERP-Workshops erst einmal persönlich kennenlernen. Es sollte also in Ihrem eigenen Interesse sein, mit einer möglichst kurzen – aber hochwertigen – Shortlist zu starten. So weit so gut – aber wie funktioniert das nun alles genau?

Beginnen Sie mit einer Longlist

Nun haben Sie bereits den Begriff ‚Longlist‘ gelesen. Aber was ist eine Longlist überhaupt? Der Name verrät es bereits ein wenig. Eine Longlist ist ein beliebtes und effizientes Hilfsmittel bei der ERP-Auswahl. Im Grunde genommen geht es darum, das große und unübersichtliche Angebot auf ein überschaubares Maß zu reduzieren, damit Ihnen die Entscheidung nicht nur leichter fällt, sondern Sie am Ende auch die für Sie richtige Wahl treffen. Zunächst geht es darum, sich eine grobe Übersicht über generell in Frage kommende ERP-Anbieter und die damit verbundenen Möglichkeiten zu verschaffen und jene, die Ihre wichtigsten Auswahlkriterien von vorne herein nicht erfüllen können, direkt herausfiltern.

Wo findet man etwaige ERP-Anbieter?

Es gibt mehrere Herangehensweisen, um potenzielle ERP-Anbieter zu finden. Die wohl gängigste Methode ist eine simple und gezielte Internet-Recherche. Der Webauftritt eines Anbieters verschafft Ihnen einen ersten Überblick und Sie erhalten Informationen, die Sie für die Erstellung Ihrer Longlist nutzen können. Der Nachteil hierbei ist jedoch, dass die meisten Internetpräsenzen nur die wichtigsten Funktionen und Features aufführen und es Ihnen vermutlich schwer fällt, zu erkennen, ob der Anbieter auch Ihre individuellen Wünsche umsetzen kann. Neben einer Internet-Recherche haben Sie noch die Möglichkeit, sich in Fachzeitschriften zu informieren oder Messen und Veranstaltungen zu besuchen. Letzteres hat den großen Vorteil, dass Sie den Anbieter direkt persönlich kennenlernen und sich ein erstes Bild machen können. Die zwischenmenschliche Ebene sollten Sie bei der ERP-Auswahl keinesfalls außer Acht lassen.

Das World Wide Web als erste Anlaufstelle

Immer mehr Anbieter bieten mittlerweile auch Live-Präsentationen in Form von Webinaren an, um Interessenten einen ersten Einblick zu geben. Ähnlich wie bei einer Messe können Sie auch so ein wenig leichter einschätzen, ob Sie eine Zusammenarbeit mit dem ERP-Anbieter in Betracht ziehen. Auch Vergleichsseiten können ein wertvolles Instrument bei Ihrer Suche sein. Hier haben Sie die Möglichkeit, zahlreiche ERP-Anbieter anhand bestimmter Kriterien zu filtern und so eine erste Übersicht zu erhalten. Wichtig ist hierbei jedoch darauf zu achten, dass die Plattform unabhängig und neutral ist. Egal auf welchem Wege Sie nach möglichen Kandidaten suchen, Ihr grundlegendes Ziel, ein ERP-System zu finden, dass zu Ihnen passt, sollten Sie sich bei der Recherche immer vor Augen halten. Folgende Fragen können Ihnen dabei helfen zu beurteilen, ob ein Kandidat in Ihre Longlist aufgenommen werden sollte oder nicht:

Erfüllt das ERP-System Ihre wichtigsten Anforderungen?
Welche Ihrer nicht-funktionalen Anforderungen erfüllt es?
Ist der ERP-Anbieter auf eine spezielle Branche spezialisiert, vielleicht sogar genau auf Sie zugeschnitten?
Gibt es Kriterien, die den Anbieter von vorne herein ausschließen?

In diesem Schritt geht es nicht darum, jeden ERP-Anbieter genauestens zu analysieren und bis ins kleinste Detail zu prüfen. Eine oberflächliche Kontrolle reicht in dieser Phase erst einmal völlig aus. Erfüllt ein ERP-Anbieter die wichtigsten Anforderungen, können Sie ihn in Ihrer Sammlung aufnehmen. Das Ergebnis Ihrer Recherche ist eine Liste mit potenziellen ERP-Anbietern, die sogenannte Longlist.

Reduzieren und filtern – So entsteht die Shortlist

Der erste Teil wäre geschafft. Vor Ihnen liegt nun eine Liste mit ERP-Anbietern, die generell für Sie interessant sind – näher geprüft haben Sie diese aber noch nicht. Im nächsten Schritt geht es nun darum, die Spreu vom Weizen zu trennen und die Kandidaten genauer unter die Lupe zu nehmen. Aber wie stellt man das am besten an? Auf welche Kriterien sollte man achten? An diesem Punkt kommt Ihr Lastenheft wieder ins Spiel. Schicken Sie dieses nun an alle ERP-Anbieter, die auf Ihrer Longlist stehen. Beschreiben Sie kurz Ihr Anliegen und bitten um eine erste Einschätzung. In erster Linie sollte es nun natürlich darum gehen, ob der ERP-Anbieter und seine Software zu Ihnen passt und Ihre Wünsche umsetzen kann. Achten Sie bei den Antworten aber nicht nur auf fachliche Inhalte, insbesondere die weichen Faktoren liefern Ihnen wertvolle Informationen über Ihren potenziellen Partner. Folgende Fragen helfen Ihnen bei der Bewertung:

Wie lange müssen Sie auf eine Antwort des ERP-Anbieters warten?
- Werden Sie mit einer Standardantwort abgefertigt oder geht der Anbieter auf Sie persönlich ein?
Findet die Kommunikation auf Augenhöhe statt?
Hat die Rückmeldung einen Mehrwert für Sie, oder wirkt es auf Sie lediglich wie ein Verkaufsgespräch?

Zwischenmenschliche Beziehung nicht unterschätzen

Die zwischenmenschliche Beziehung wird oft unterschätzt, ist für eine erfolgreiche Zusammenarbeit jedoch essenziell. Kommen Sie aus bestimmten Gründen auf persönlicher Ebene nicht mit dem Anbieter zurecht, sind Konflikte oft nicht zu vermeiden. Die Reaktionen der einzelnen Anbieter können Sie nun als Anhaltspunkt nehmen, um weitere Listeneinträge zu streichen. Auf Ihrer Liste sollten nun nur noch ERP-Anbieter stehen, die sowohl Ihre vorausgesetzten Schwerpunkte erfüllen, als auch bei den weichen Faktoren punkten. Im besten Fall sind nun nur noch zwei bis vier ERP-Anbieter im Gespräch.

Sollte Ihre Shortlist zu diesem Zeitpunkt noch deutlich länger sein, sollten Sie noch einmal etwas schonungsloser filtern. Wie bereits erwähnt, beinhaltet der letzte Schritt vor der eigentlichen ERP-Auswahl mehrtägige Workshops, bei denen Sie jedem noch verbliebenen Anbieter genauer auf den Zahn fühlen. Diese verbrauchen enorm viele Ressourcen, besonders das Projektteam wird in diesem Zeitraum eingespannt und steht für das Tagesgeschäft nicht zur Verfügung. Versuchen Sie also, die Liste so weit wie möglich auszudünnen, und mit einer möglichst kurzen Shortlist in die nächste Phase zu gehen. Denn mit jedem zuvor ausgeschlossenen Anbieter wird der nachfolgende Schritt natürlich deutlich verkürzt.

Diese Tipps helfen Ihnen bei der ERP-Auswahl

Das breit gefächerte Angebot auf ein übersichtliches Maß zu reduzieren, klingt leichter als es ist. Schließlich präsentieren sich alle Anbieter von ihrer besten Seite und man muss wirklich genau hinsehen, um beurteilen zu können wer am besten zum eigenen Unternehmen passt. Folgende Tipps können Ihnen im ERP-Dschungel etwas Orientierung bieten:

Alles steht und fällt mit präzisen Anforderungen

Viele Unternehmen sehen in einem ERP-System die Lösung für all das, was im Unternehmen schief läuft. Diese Herangehensweise ist allerdings ein Trugschluss und entspricht nicht der Realität. Zumindest nicht ganz. Auch wenn Ihnen das eigentliche Problem vielleicht bewusst ist, machen sich die wenigsten Gedanken darüber, wie eine konkrete Lösung für dieses Problem aussehen kann. Natürlich kann ein ERP-System die Abläufe deutlich verbessern, in erster Linie ist und bleibt es jedoch ein Werkzeug, welches nur bei richtiger Anwendung einen Nutzen für Sie hat. Versuchen Sie also, möglichst konkrete Anforderungen und Ziele zu definieren. Vielleicht haben Sie sogar einen Lösungsansatz parat?

Beschränken Sie sich auf die wichtigsten Funktionen

Um eines vorwegzunehmen – das perfekte und auf Sie zugeschnittene ERP-System werden Sie vermutlich nicht finden. Jedes hat seine Vor- und Nachteile. Was für den einen ein wichtiges Feature ist, wäre bei Ihnen vielleicht eher fehl am Platz. Viele Unternehmen erhoffen sich jedoch von der Lösung, dass sie alle Probleme behebt, viele Features mitbringt, die Prozesse optimiert und das am besten mit einem möglichst geringen Aufwand. Wenn Sie keine Prioritäten setzen, kann die ERP-Auswahl für Sie eine endlose Suche werden. Möglicherweise übersehen Sie sogar eine für Sie optimale Lösung. Um einen langen Anforderungskatalog zu vermeiden, sollten Sie die bedeutsamsten Punkte auf Ihrer Liste zu Must-Have-Kriterien deklarieren und bei den restlichen Anforderungen darüber nachdenken, ob Sie unbedingt notwendig sind.

Handeln Sie zukunftsorientiert

Was jetzt schief läuft soll behoben werden, so lautet jedenfalls vielerorts die Devise. Dieser Ansatz ist durchaus nachvollziehbar. Vergessen Sie jedoch nicht, dass sich ein Unternehmen stetig weiter entwickelt. Ein ERP-System begleitet Sie in den meisten Fällen viele Jahre, es ist also nicht verkehrt auch zukünftige Entwicklungen mit einzubeziehen. Welche Herausforderungen könnten demnächst auf Sie zukommen? Überlegen Sie, welche Anforderungen sowohl heute, als auch in den nächsten Jahren weitestgehend für Sie zutreffen.

Suchen Sie das persönliche Gespräch

Es ist oft mühsam einen ERP-Anbieter nur anhand seiner Internetpräsenz zu bewerten. Suchen Sie lieber das persönliche Gespräch, Sie werden recht schnell feststellen, dass dies viel aufschlussreicher ist und es Ihnen leichter fällt, Ihr Gegenüber einzuordnen. Sie dürfen nicht vergessen, dass Sie nicht nur die Software an sich kaufen, sondern auch Dienstleistungen wie Schulungen oder Beratungen. Deshalb spielen auch die weichen Indikatoren eine wichtige Rolle bei der ERP-Auswahl.

Die Anwenderfreundlichkeit ist ein wichtiger Anhaltspunkt

Das System kann noch so toll sein – wenn die Handhabung im Alltag schwierig ist, schadet dies nur der Motivation und senkt die Produktivität. Deshalb gibt es Funktionen, die die Prozessabläufe zwar nicht beeinträchtigen, den Nutzern der Software die tägliche Arbeit aber wesentlich erleichtern. Dazu gehören zum Beispiel klar erkennbare Bedienelemente, eine intuitive Benutzerführung oder auch individuell konfigurierbare Ansichten. Viele Anbieter zeigen auf Ihren Websites beispielsweise Screenshots der Benutzeroberfläche. Dies gibt Ihnen zwar ein erstes Gefühl für die Handhabung, die Usability eines ERP-Systems ist aber natürlich mehr als die reine Optik. Behalten Sie dies bei Ihren Überlegungen im Hinterkopf.

Seien Sie für Lösungsvorschläge offen

Im Grunde genommen beschäftigt sich die ERP-Auswahl mit der Suche nach einer konkreten Lösung für bereits bestehende Probleme. Versuchen Sie also, den Fokus darauf zu legen, was Sie erreichen wollen und nicht was getan werden muss, um dies zu erreichen. Seien Sie offen für verschiedene Ansätze und formulieren Sie Ihre Anforderungen neutral und prozessbezogen. Beschränken Sie sich darauf, das Problem zu beschreiben und Ihr gewünschtes Ziel zu formulieren. Wie dies letztendlich umgesetzt werden kann, überlassen Sie am besten dem ERP-Anbieter.

Fazit

Die ERP-Auswahl sollte wohl überlegt sein. Immerhin handelt es sich um eine komplexe Software, die in Ihre Geschäftsprozesse eingreift. Viele Unternehmen können gar nicht so genau sagen, was Sie sich von einem ERP-System konkret erhoffen und tun sich deshalb bei der Entscheidung recht schwer. Natürlich ist es nicht einfach, sich bei der großen Auswahl von Anbietern und Funktionen zurechtzufinden, es deshalb aber einfach nebenbei auszuwählen, ohne sich vorher ein paar Gedanken zu machen, wäre nicht besonders klug. Es lohnt sich immer zu vergleichen. Versuchen Sie klare Schwerpunkte festzulegen und sich sowohl auf die aktuelle Situation als auch auf zu erwartende Herausforderungen zu konzentrieren. Dann steht einem erfolgreichen Auswahlprozess nichts mehr im Weg.

Um sich einen ersten Eindruck von unserer Software zu verschaffen, bieten wir in regelmäßigen Abständen kostenlose Webinare an, hier finden Sie eine Übersicht der kommenden Events. Wenn Sie mehr zum Thema ERP-Auswahl oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

8. März 2021

Pflichtenheft im ERP-Projekt – Kundenwünsche umsetzen

Praxistipp, Wissen ERP-Einführung

Die Erstellung eines Lasten- und Pflichtenhefts gehört in der Regel zu den obligatorischen Aufgaben vor einer ERP-Einführung. Zugegeben, die Erstellung dieser beiden Dokumente gehört nicht zu den beliebtesten Aufgaben im Rahmen eines ERP-Projekts. Die Ausarbeitung nimmt viel Zeit in Anspruch und bindet Ressourcen, die an anderer Stelle meist dringender benötigt werden. Zeitdruck oder die Auslastung von Kapazitäten sind sogar oft ein Grund dafür, auf die Erstellung gänzlich zu verzichten oder die Ausarbeitung nur sehr knapp und oberflächlich durchzuführen. Die Folgen dieser Herangehensweise zeigen sich oft erst im späteren Projektverlauf. Dabei sollten Sie insbesondere bei anspruchsvollen ERP-Projekten auf die Erstellung eines Pflichtenhefts nicht verzichten. Es hilft Ihnen dabei, die Umsetzung bestmöglich zu planen und somit Risiken im Projekt zu minimieren – um nur ein paar der Vorteile zu nennen. Warum es sinnvoll ist ein Pflichtenheft zu erstellen, was es beinhalten und worauf Sie sonst noch achten sollten, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Definition – Was ist ein Pflichtenheft?

Das Pflichtenheft ist ein Dokument, welches vom Auftragnehmer erstellt wird. Bei einem ERP-Projekt ist dies immer der ERP-Anbieter. Es basiert auf den Ausführungen, die der Auftraggeber, in diesem Fall der Kunde bzw. Interessent, im Lastenheft formuliert hat. In einem Pflichtenheft beschreibt der Anbieter, meist in sehr detaillierter Form, wie er die Anforderungen des Auftraggebers umsetzten möchte. Es enthält demnach eine konkrete Lösungsbeschreibung sowie ein ausführliches Arbeitskonzept und fest definierte Soll-Zustände, die im Vorhinein gemeinsam vereinbart wurden. Außerdem wird in diesem Dokument definiert, mit welchen technischen Möglichkeiten, Funktionen und Konfigurationen des ERP-Systems diese Soll-Zustände realisiert werden können. Kurzum, das „wie“ und „womit“ steht bei der Erstellung eines Pflichtenhefts besonders im Fokus. Es ist sozusagen der „Fahrplan“ für eine reibungslose Umsetzung und bildet ein Framework für den gesamten Projektverlauf.

Weiterhin dient der Inhalt des Pflichtenhefts als vertragliche Grundlage für die Zusammenarbeit zwischen Kunde und ERP-Anbieter und hat außerdem einen rechtsverbindlichen Status. Darüber hinaus dient es am Ende des Projekts als Abnahme-Kriterium für die implementierte ERP-Lösung. Sie sehen also – das Pflichtenheft hat durchaus seine Daseinsberechtigung. Es kommt immer wieder vor, dass die Begriffe Lastenheft und Pflichtenheft synonym verwendet werden, was nicht selten zu Missverständnissen und Verwechslungen führt. Tatsächlich ist es rein rechtlich gesehen sogar besonders wichtig, in welchem der beiden Dokumente etwas festgehalten wurde. Hält sich einer der beiden Parteien nicht an vorher vereinbarte Inhalte, können sich Kunde und ERP-Anbieter jederzeit auf die schriftlichen Vereinbarungen aus dem Pflichtenheft stützen. Wichtig in dem Zusammenhang zu wissen ist, dass alle zuvor besprochenen Absprachen zwischen Kunde und ERP-Anbieter durch das Pflichtenheft ihre Gültigkeit verlieren, sofern nichts Gegenteiliges in diesem vermerkt wurde.

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Welche Vorteile hat ein Pflichtenheft?

Ein Pflichtenheft kommt eigentlich immer dann zum Einsatz, wenn es einen Auftraggeber und einen Auftragnehmer gibt. Gerade bei sehr umfangreichen Projekten ist es besonders hilfreich. Neben der rechtlichen Sicherheit, die es beiden Parteien bietet, hat es drei weitere große Vorteile:

Planungssicherheit für Kunde und ERP-Anbieter

Durch die sehr genaue Dokumentation der Soll-Zustände und der dazu notwendigen Arbeitsschritte, sind sich sowohl Kunde als auch ERP-Anbieter zu jeder Zeit über den Projektablauf im Klaren. Die Einhaltung von Fristen ist so weitestgehend gewährleistet. Außerdem wissen beide Parteien zu welchem Zeitpunkt das Projekt voraussichtlich abgeschlossen sein wird und können dementsprechend planen. Aber nicht nur das – es hilft auch dabei, das Budget im Auge zu behalten. Jede Anpassung hat eine Auswirkung auf die Kosten und so kann verhindert werden, dass diese aus dem Ruder laufen. Der Auftraggeber weiß also genau, was er für sein Geld bekommt und der Auftragnehmer kann seine Aufwände sicher kalkulieren.

Transparente Abläufe

Durch die ausführliche schriftliche Formulierung der Lösungsansätze wird der gesamte Weg bis zum Go-Live transparent. Alle Beteiligten wissen zu jeder Zeit, an welchem Punkt der Umsetzung sie sich derzeit befinden und welche weiteren Schritte bis zum Projekt-Abschluss noch notwendig sind.

Weniger Nachverhandlungen

Ein sauber ausgearbeitetes Pflichtenheft erspart in erster Linie auch nervenaufreibende Nachverhandlungen und Diskussionen. Wie bereits erwähnt, können sich sowohl Kunde als auch ERP-Anbieter jederzeit auf die im Dokument vereinbarten Punkte stützen – was nicht im Pflichtenheft steht, gehört auch nicht zum Lieferumfang. Für alle nachträglichen Änderungswünsche wird ein Folgeantrag erstellt. Nachlieferungen, Änderungen, sowie das sogenannte „Scope Creep“ – ein unkontrolliertes Ausufern der Projektanforderungen während der Umsetzung – kann so ganz einfach vermieden werden.

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Ablauf – Vom Lastenheft zum Pflichtenheft

In der Regel ist es so, dass der Kunde bzw. Interessent das Lastenheft erstellt und im Rahmen eines ERP-Workshops besprechen eben dieser und der potenzielle ERP-Anbieter, welche Punkte wie umgesetzt werden können. Dafür gehen Interessent und Anbieter die einzelnen Punkte gemeinsam durch und der Anbieter legt fest, ob diese im Standard enthalten sind oder eine Anpassung notwendig ist. Bezüglich der aufgeführten Anforderungen aus dem Lastenheft erfolgt oft eine Beratung durch den ERP-Anbieter. Wenn eine Anforderung nicht sinnvoll erscheint oder eine zusätzliche Funktion bzw. Leistung in diesem Zusammenhang geeigneter wäre, macht dieser meist einen Gegenvorschlag. Das Pflichtenheft wird meist nach Abschluss der EPP-Auswahl und zu Beginn der Implementierungsphase erstellt. Bei TimeLine ist es so, dass das Pflichtenheft teilweise noch im Workshop oder kurz danach erstellt wird. Die mit dem Interessent besprochenen Punkte werden dafür dokumentiert und zusammengefasst.

In der Regel benötigt der Projektleiter pro Workshop-Tag einen Tag für die Nachbereitung. Aus dem Pflichtenheft ergibt sich letztendlich der Aufwand, also wie teuer das ERP-Projekt am Ende wird. Es ist zwar die Grundlage für das Angebot, bedeutet aber nicht, dass der Auftrag auch erteilt wird. Zu diesem Zeitpunkt können noch andere Anbieter „im Spiel“ sein. Der Interessent kann dann entscheiden, ob die Konkurrenz vielleicht ein Angebot gemacht hat, welches mehr Funktionen bietet oder einfach besser zum Unternehmen passt. Bevor der Interessent eine Auswahl trifft, können noch Änderungen am Pflichtenheft vorgenommen werden. In dem Moment, wo der Interessent einen ERP-Anbieter auswählt, ist das Pflichtenheft Teil des Kaufvertrags und nicht mehr veränderbar. Der Interessent bestellt auf Basis des Pflichtenhefts und Sie treffen eine sogenannte Willensübereinkunft.

Was, wenn der Kunde noch Anpassungen vornehmen möchte?

Besonders bei großen Projekten ergeben sich im Laufe der Umsetzung oft noch unplanmäßige Änderungen. Wenn der Kunde im Nachhinein noch etwas revidieren möchte, ändert sich jedoch auch der Kaufvertrag. Bei jeder gewünschten Änderung entscheidet der ERP-Anbieter also, ob der genannte Punkt noch im Budget enthalten ist oder nicht. Ist dies nicht der Fall, wird ein zweites Angebot bzw. ein Folgeauftrag erstellt. Alles was über das Pflichtenheft hinausgeht ist ein Folgeauftrag. Der Stundensatz bleibt zwar gleich, der Kunde hat allerdings eine bessere Position bei Verhandlungen, wenn er von Anfang an mehr Leistung in Auftrag gibt und nicht im Nachhinein weitere Features nachbestellt.

Woran wird eine erfolgreiche Umsetzung gemessen?

Die Lizenzen werden nach Installation zusammen mit dem Kunden durchgegangen. Bezüglich der Anpassungen ist es so, dass diese nicht wie vielleicht vermutet ein Mal am Ende des Projekts geprüft werden. Es ist eher ein Prozess der laufend und kontinuierlich, zum Beispiel wöchentlich oder monatlich, durchgeführt und kontrolliert wird. Dies ist gleichzeitig auch ein Feedback für beide Seiten, ob man noch im Zeitplan liegt.

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Aufbau und Inhalt – Diese Punkte sollten in einem Pflichtenheft enthalten sein

Ein Pflichtenheft findet in den unterschiedlichsten Bereichen Anwendung, eine Standardisierung ist deshalb einfach nicht möglich. Es gibt keine Vorschrift oder rechtliche Norm, die beschreibt welche Inhalte ein Pflichtenheft vorweisen sollte, welche Strukturen es zu befolgen gilt oder wie ein Pflichtenheft generell auszusehen hat. Es gibt allerdings verschiedene Ansätze – in der Softwareentwicklung hat sich folgender Aufbau bewährt:

Einleitung

Es ist in jedem Fall empfehlenswert, die wichtigsten Eckdaten zu einem ERP-Projekt zusammenzufassen. Achten Sie also darauf, dass alle beteiligten Personen explizit benannt sind und das Projekt kurz beschrieben ist. Auch die Kommunikationswege sollten hier aufgeführt sein.

Wer ist an dem Projekt beteiligt?
- Auftragnehmer und Auftraggeber,
- Stakeholder,
- Projektteam,
- Ansprechpartner bei Fragen oder Problemen
Sind die Kommunikationswege aufgeführt?
Worum geht es in dem Projekt?
Wie soll das Endergebnis aussehen?
- Beschreibung der Etappenziele,
- Rahmenbedingungen
  - Festlegung von Terminen (Fertigstellung, Abnahme, Deployment)
Gegebenenfalls spezielle Besonderheiten des Projekts

Ziele und Nicht-Ziele des Projekts

Dass das Ziel des Projekts aufgeführt sein sollte, sollte eigentlich klar sein. Oft gibt es bei einer ERP-Einführung aber auch Punkte, die irgendwie am Rand des Projekts „andocken“. Deshalb kann es hilfreich sein, zusätzlich zu den Projektzielen auch die Nicht-Ziele zu definieren. Wenn explizit definiert ist, welche Bereiche zum Projekt gehören und welche nicht, können Diskussionen einfach vermieden werden. Durch die Formulierung von Nicht-Zielen werden die Grenzen des Projekts deutlicher und die „Grauzone“ kleiner. So erreichen Sie schnell Klarheit darüber, was in einem Projekt „In Scope“ und was „Out Of Scope“ ist.

Womit wird sich das Projekt befassen?
Womit wird sich das Projekt explizit nicht befassen?
Welche Probleme wird das Projekt lösen?

Einsatzfeld und Produktumgebung

Auch der spätere Einsatzbereich sowie die Umgebung des Produkts sollten im Pflichtenheft angegeben sein. Dazu gehören unter anderem die Zielgruppe, Anwendungsbereiche, Geschäftsprozesse die beeinflusst werden oder auch die Betriebsbedingungen.

Funktionen

Achten Sie weiterhin darauf, dass alle Funktionen und Anwendungsfälle ausführlich beschrieben sind.

Wie und unter welchen Bedingungen läuft die Funktion?
Welchen Einfluss hat dies auf die weiteren Geschäftsprozesse?

Leistungen

Die Leistungen beschreiben die Anforderungen, die man an eine bestimmte Funktion hat. Dazu gehört zum Beispiel die Ausführungszeit oder Genauigkeit einer Berechnung. Achten Sie darauf, dass alle Leistungen aufgelistet sind.

Anforderungen an die Qualität

Weiterhin sollten die Qualitätsanforderungen zusammengefasst sein:

Welche Anforderungen stellen Sie an die Qualität?
Wie sieht die Qualitätssicherung, -kontrolle, -abnahme aus?

Um dies noch genauer zu spezifizieren, ist es sinnvoll bestimmten Merkmalen eine Qualitätsstufe zuzuordnen, wie zum Beispiel:

Änderbarkeit = nicht relevant
Effizienz = gut

Benutzeroberfläche

Hier sollten grundlegende Anforderungen zur Art des Layouts, der Dialogstruktur oder Zugriffsrechten aufgeführt sein.

Sonstige und spezielle Anforderungen

Dazu gehören zum Beispiel die Dokumentation, Buchführung oder Sicherheitsanforderungen wie der Passwortschutz.

Technische Anforderungen

Hier sollte aufgelistet sein, welches technische Equipment für die Umsetzung benötigt wird. Sinnvoll ist eine Auflistung von Soft- und Hardwaresystemen, die für die Anwendung zu installieren sind. Dies ist unter anderem wichtig, um die Verfügbarkeit des Netzwerkanschlusses zu garantieren.

Welches Equipment benötigen Sie für welche Aufgabe?

Schnittstellen

Alle bereits bestehenden Systeme und Produkte sowie Schnittstellen sollten hier erfasst sein. Dies ist wichtig, um das Produkt mit allen anderen Anwendungen verknüpfen zu können. Bestehen vielleicht bereits projektbezogene Systeme und oder Produkte, die vom Auftragnehmer nicht mehr umgesetzt werden müssen?

Problemanalyse

Hier sollten die wichtigsten Probleme und vielleicht auch jene, die zu erwarten sind, zusammengefasst sein. Für die wahrscheinlichsten Probleme sollte ein Lösungsansatz parat stehen.

Projektentwicklung

Bei diesem Punkt sollte möglichst genau beschrieben sein, welche Schritte zu welchem Zeitpunkt geplant sind und wie das gesamte Projekt organisiert ist.

Tests und Abnahmebedingungen

Tests prüfen das Produkt vor Fertigstellung in Bezug auf Funktionen, Eigenschaften und Qualitätsmerkmale. Nach einem fehlerfreien Durchlauf kann das Produkt als fertiggestellt deklariert werden.

Welche Bedingungen müssen erfüllt sein?

Dies ist nur ein Beispiel dafür, wie ein Pflichtenheft aussehen kann. Manche Kriterien sind unabdingbar, andere sind wichtig aber nicht entscheidend. Wieder andere sind zwar wünschenswert, aber man kann auch darauf verzichten. Welche Features ein „musst have“ oder „nice to have“ sind, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Achten Sie nur darauf, dass diese auch klar als solche zu erkennen sind. Die einzelnen Punkte können in unterschiedlicher Detailtiefe verfasst sein, gerade die technischen Anforderungen sollten jedoch sehr detailliert beschrieben sein. Wichtig ist letztendlich, dass sich die Anforderungen aus dem Lastenheft mit den Ausführungen im Pflichtenheft decken und keine Interpretationsspielräume zurückbleiben. Das Pflichtenheft sollte gut beschrieben und dokumentiert sein, wenig Spielraum für Interpretationen zulassen, spezifisch sein, sowie eine nötige Aufwandseinschätzung enthalten. Als Faustregel gilt: Es sollte keine Fragen offen lassen und ein Außenstehender sollte verstehen, was damit gemeint ist.

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Worauf sollten Sie sonst noch achten?

Aus Kundensicht sollten Sie sich zunächst einmal etwas Zeit nehmen, das Pflichtenheft genau ansehen und es nicht einfach ungelesen durchwinken. Konzentrieren Sie sich besonders auf die Interpretation Ihrer Anforderungen und prüfen Sie, ob diese nach Ihren Wünschen umgesetzt wurden – simpel, aber es erspart Ihnen später unter Umständen eine Menge Ärger. Weiterhin besteht bei der Erstellung des Lasten- und Pflichtenhefts immer die Gefahr, dass Sie den Ist-Zustand im Unternehmen beschönigt darstellen. Damit vergeben Sie die Chance, durch die Einführung des neuen Systems Verbesserungspotenziale auszuschöpfen. Nehmen Sie das ERP-Projekt als Anlass, Ihre Abläufe und Geschäftsprozesse kritisch zu durchleuchten – so schöpfen Sie die Potenziale besser aus.

Aus Sicht des ERP-Anbieters, ist es sinnvoll bei der Ausarbeitung etwas Zeit zu investieren, sich ausführlich mit dem Kunden abzustimmen und nichts ungeklärt zurückzulassen. Bleiben Fragen offen, suchen Sie nach einer Antwort und kommt es zu Engpässen, klären Sie dies zeitnah mit dem Kunden. Entscheidend ist, bei der Erstellung so genau und ausführlich wie nur möglich zu sein. Außerdem ist es ratsam, bei der Formulierung eine verständliche Sprache zu wählen und wenn möglich, auf Fachbegriffe zu verzichten. Viele verschiedene Personen lesen das Pflichtenheft – nicht alle haben ein tiefergehendes technisches Verständnis. Um komplexe Inhalte verständlich zu vermitteln, bieten sich zudem grafische Darstellungen an. Arbeiten Sie mit Diagrammen, Tabellen oder Mind-Maps, um die Wünsche des Kunden zu visualisieren und so verständlich wie möglich zu machen.

Fazit

Die Erstellung eines Pflichtenhefts ist ein notwendiger Schritt, um die Risiken in einem ERP-Projekt zu minimieren. Es dient zum einen dazu, die im Lastenheft aufgeführten Anforderungen zu erfüllen und die Umsetzung bestmöglich zu planen, damit es am Ende keine bösen Überraschungen gibt. Zum anderen hilft es dabei, die implementierte Lösung am Ende des Projekts zu validieren und beide Parteien abzusichern. Besonders wichtig ist es, den Unterschied zwischen Lasten- und Pflichtenheft zu kennen. Rechtlich macht es einen großen Unterschied, in welchem der beiden Dokumente etwas definiert wurde.

Wenn Sie mehr zum Thema Anforderungsanalyse, Lastenheft und Pflichtenheft oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

1. Februar 2021

Das Lastenheft – Ein Leitfaden für den Auftraggeber

Praxistipp, Wissen ERP-Einführung

Damit ein ERP-Projekt erfolgreich ist, müssen Sie einige Dinge beachten. Ein Lastenheft zu erstellen, hilft, den Überblick zu behalten. Die Durchführung einer Anforderungsanalyse beispielsweise, sollte auf Ihrer To-Do-Liste an erster Stelle stehen. Dabei legen Sie fest, was das System überhaupt alles können muss, um Ihre Prozesse optimal unterstützen zu können. Die Ergebnisse aus der Analyse werden in der Regel in einem Lastenheft festgehalten. Klingt eigentlich unproblematisch oder? Ist es aber keineswegs. Die Herausforderung besteht darin, die passende Balance zu finden. Ist Ihr Lastenheft zu oberflächlich, kommt es zu vielen Rückfragen oder auch unterschiedlichen Auffassungen Ihrer Formulierungen. Verlieren Sie sich hingegen im Detail, können ERP-Anbieter Ihre Vorgaben kaum umsetzen – und der Aufwand steht nicht im Verhältnis zum Nutzen. Aber wie sieht nun der optimale Aufbau eines Lastenhefts aus? In diesem Beitrag erfahren Sie, was ein Lastenheft überhaupt ist und was Sie bei der Erstellung beachten sollten.

Definition – Was ist ein Lastenheft?

Ein Lastenheft ist Teil des Anforderungsmanagements und sozusagen das Fundament für eine erfolgreiche ERP-Einführung. Es wird durch den Auftraggeber erstellt, bei einem ERP-Projekt ist dies der Kunde. Wie bereits erwähnt, werden in diesem Dokument die Ergebnisse aus der Anforderungsanalyse festgehalten. Alle Anforderungen, die zur Erreichung des Projektziels erfüllt werden müssen, werden darin beschrieben. Konkret bedeutet dies, welche Eigenschaften und Funktionen ein ERP-System mitbringen muss. Ein gutes Lastenheft zu erstellen bedeutet, alle involvierten Personen zu unterstützen – es ist sowohl Entscheidungshilfe für das Unternehmen, als auch Leitfaden zur Vorgehensweise für den ERP-Anbieter. Letztendlich zeigt es, wie der Einsatz der Software dazu beiträgt, die Prozesse in Ihrem Unternehmen optimal zu unterstützen. Das Dokument wird nach Erstellung an alle infrage kommenden ERP-Anbieter versendet. Somit wird unter anderem auch der Auswahlprozess unterstützt.

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Lastenheft vs. Pflichtenheft – Wo liegt der Unterschied?

Das Lastenheft beschreibt also, was ein ERP-System alles können sollte. Im Zusammenhang mit dem Lastenheft stolpert man aber auch immer wieder über den Begriff „Pflichtenheft“ – was hat es damit auf sich? Das Pflichtenheft wird zu einem späteren Zeitpunkt vom Auftragnehmer erstellt, in diesem Fall der ERP-Anbieter. Es beschreibt, wie die Anforderungen aus dem Lastenheft konkret abgedeckt werden sollen. Das Lastenheft enthält somit klare Lösungsvorschläge für die Umsetzung. Es dient zur detaillierten Planung für die Implementierung der Software und enthält exakte Spezifikationen hinsichtlich der Software-Konfiguration.

Warum sollte man ein Lastenheft erstellen?

Am Anfang eines jeden ERP-Projekts steht die Überlegung, warum und in welchen Unternehmensbereichen die Software eingesetzt werden soll. An diesem Punkt sollten Sie beginnen, ein Lastenheft zu erstellen. Aber braucht man das wirklich? Unbedingt, denn das Lastenheft erfüllt zwei wichtige Funktionen:

Ein Lastenheft zu erstellen ist wichtig für Kunde und ERP-Anbieter

Auf der einen Seite hilft es Ihnen bei allen Entscheidungen, die Sie im Laufe des ERP-Projekts treffen müssen. Zum Beispiel sind die im Lastenheft dokumentierten Anforderungen hilfreich, um einen passenden ERP-Anbieter zu finden. Auch während der Realisierung können Sie es immer wieder unterstützend zur Hand nehmen. Auf der anderen Seite ist das Lastenheft ein wichtiges Dokument für die Anbieter auf Ihrer Long- und Shortlist. Denn es fasst alle relevanten Informationen über Ihr Unternehmen und Ihre Anforderungen zusammen.

Die Anforderungen im Lastenheft spiegeln sozusagen Ihre Erwartungen an das System wider – es dient somit als eine Art Leitfaden. ERP-Anbieter können so besser entscheiden, ob Ihre spezifischen Wünsche auch umgesetzt werden können. Und sie antworten detailliert mit möglichen Vorschlägen zur Anforderungserfüllung. Außerdem, wie bereits erwähnt, wird das Lastenheft zu einem späteren Zeitpunkt zu deinem Pflichtenheft ausgearbeitet. Es ist zum einen Teil des Vertrags zwischen Ihnen und dem ausgewählten ERP-Anbieter – zum anderen die Grundlage für Tests und Abnahmen.

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Guideline – So erstellen Sie ein Lastenheft

Die passende Informationstiefe für ein Lastenheft zu finden ist gar nicht so einfach. Ein gutes Lastenheft ist mehr als eine Auflistung an Anforderungen. Es definiert zum einen die Basisanforderungen und enthält außerdem Erklärungen, damit Außenstehende die Formulierungen der Dokumentation richtig interpretieren können. Die Herausforderung dabei ist allerdings, nicht zu stark auf jedes einzelne Detail einzugehen. Für den Begriff Lastenheft, sowie zu den Inhalten des Dokuments bestehen derzeit keine verbindlichen Regelungen oder gesetzliche Kriterien. Es haben sich mit der Zeit jedoch eindeutig Inhalte herauskristallisiert, die branchenübergreifend eingehalten werden.

Folgende Punkte sollten beim Erstellen eines Lastenhefts enthalten sein:

Die im Lastenheft dokumentierten Anforderungen sollten so aufbereitet sein, dass sie später idealerweise zu einem Pflichtenheft weiterentwickelt werden können. Es empfiehlt sich außerdem die Inhalte nicht nach Belieben aneinanderzureihen, sondern eine strukturierte Gliederung vorzunehmen.

Beschreibung des Unternehmens

Beginnen Sie damit, das Unternehmen kurz vorzustellen. Der künftige ERP-Anbieter kann sich so ein erstes Bild von Ihnen, Ihrer Situation und Ihren Leistungen machen. Außerdem kann er so besser einschätzen, ob er Ihre Erwartungen und Bedingungen auch zufriedenstellend umsetzen kann. Dazu gehören zunächst natürlich der Name Ihres Unternehmens, die Branche, Standorte und auch ein Ansprechpartner, den er bei Rückfragen kontaktieren kann. Außerdem können Sie das Marktumfeld, sowie Ihre Produkte und Leistungen beschreiben. Diese Angaben sind zwar optional, verbessern aber die Qualität Ihres Lastenhefts deutlich. Diese Fragen können Sie beispielsweise beantworten:

Was verkaufen Sie?
Haben Sie Konkurrenten? Wenn ja, wer?
Was sind Ihre Stärken und Schwächen?
Was unterscheidet Sie von anderen Unternehmen? Gibt es ein Alleinstellungsmerkmal oder bestimmte Meilensteine?

Danach sollten Sie den aktuellen Ist- sowie den gewünschten Soll-Zustand beschreiben:

Ausgangssituation

Beschreiben Sie Ihre derzeitige Ausgangslage sowie die aktuelle IT-Infrastruktur:

Wie kam es zu dem Wunsch eines neuen ERP-Systems?
Haben Sie bereits ein ERP-System im Einsatz? Wenn ja, welche Probleme sind aufgetreten? Wie sind Sie mit diesen bisher umgegangen?
Haben Sie weitere Softwarelösungen im Einsatz, die per Schnittstelle angebunden werden müssen?

Lastenheft erstellen mit Zielsetzung & Zeitplan

Auch wenn eine ERP-Einführung ein umfangreiches und zeitintensives Projekt ist, sollten Sie das Ziel nicht aus den Augen verlieren. Definieren Sie deshalb konkret, welches Vorgehen und Ergebnis Sie erwarten und woran Sie den Erfolg messen wollen. Dies ist nicht nur für den ERP-Anbieter wichtig, sondern kann auch für Sie selbst nützlich sein. So können Sie sich von Zeit zu Zeit die Prioritäten des Projekts noch einmal ins Gedächtnis rufen. Auch ein Zeitplan sollte Bestandteil Ihres Lastenhefts sein:

Wann erwarten Sie eine Antwort?
Zu welchem Zeitpunkt sollen Workshops stattfinden?
Wann soll die Implementierung beginnen?
Im Hinblick auf Digitalisierung & Industrie 4.0:
- Wie soll die zukünftige Ausrichtung des Unternehmens aussehen?

Setzen Sie das ERP-System nicht nur ein, um den aktuellen Zustand zu verbessern und Fehler auszumerzen – denn so wird nur ein sehr geringer Teil des Potentials ausgeschöpft. Deshalb sollten Sie die Unternehmensziele für die folgenden Jahre unbedingt mit einbeziehen.

Funktionale und nichtfunktionale Anforderungen

Diesen Punkt sollten Sie mit besonders vielen Informationen anreichern. Für den Anbieter ist es so wesentlich einfacher, eine passende Lösung für Sie zu entwickeln. Funktionale und nichtfunktionale Anforderungen sind nämlich oftmals keine klaren Aussagen, die nur eine Interpretation zulassen. Häufig beschreiben Sie nur ein Ziel, für das aber unterschiedliche Lösungsansätze denkbar sind. In unserem Beitrag „Warum ist eine Anforderungsanalyse so wichtig?“ werden die funktionalen und nichtfunktionalen Anforderungen näher beschrieben.

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Einsatzbereiche des Lastenhefts

Beschreiben Sie weiterhin den vorgesehenen Zweck und die Einsatzbereiche.

In welchen Bereichen soll die Software zum Einsatz kommen?
Wer soll Sie bedienen?

Beachten Sie, dass Planungsprozesse stetig im Wandel und nie in Stein gemeißelt sind. Überlegen Sie deshalb, wie Entscheidungen getroffen werden und wessen Zustimmung es dafür bedarf. Und auch, wie mögliche Änderungen nachträglich in das Lastenheft übernommen werden sollen.

Zusammenfassung

Beschreibung des Unternehmens
- Name, Branche, Rechtsform, Standorte, Ansprechpartner etc.
- Marktumfeld, Produkte, Leistungen
Beschreibung des Ist- und Soll-Zustands
- Ausgangssituation
- Aktuelle IT-Infrastruktur
- Zielsetzung & Zeitplan
  - Zeitplan, Fristen, Termine
Funktionale & nichtfunktionale Anforderungen
Einsatzbereiche

Tipps, die Sie bei dem Lastenheft-Erstellen beachten sollten

Das Erstellen eines Lastenhefts erfordert eine strukturierte Herangehensweise. Es empfiehlt sich in jedem Fall, nicht einfach blind drauf los zu schreiben. Nehmen Sie sich etwas Zeit und fragen Sie sich bei Ihrem Vorhaben folgende Dinge: Warum benötigt das Unternehmen ein ERP-System? Welche Ziele sollen mit der Einführung erreicht und welche Prozesse optimiert werden? Die Erstellung eines Lastenhefts kann mehrere Wochen oder auch Monate in Anspruch nehmen. Legen Sie zu Beginn am besten eine Deadline fest. Diese kann hilfreich sein, um mit der nötigen Disziplin an der Erstellung zu arbeiten. Vor allem dann, wenn im Rahmen des Projekts weitläufige Umstrukturierungen geplant sind.

Prüfen Sie die Prozessketten

Beginnen Sie vorzugsweise damit, die Prozessketten zu prüfen und das schwächste Glied zu finden. Starten Sie dafür am Beginn der Wertschöpfungskette und von dort aus befragen Sie die nächsten Abteilungen. Welche Probleme gibt es genau? Dies hat zum einen den Vorteil, dass das Projektteam den gesamten Prozess sowie die jeweiligen Abhängigkeiten kennenlernt – und dadurch einen guten Überblick über die Abläufe erhält. Zum anderen können bekannte Schwachstellen durch das Lastenschrift-Erstellen optimaler Soll-Prozesse so bereits planerisch gelöst werden. Im nächsten Schritt können Sie durch die beschriebenen Prozesse nun die benötigten Features ableiten.

Anforderungen sollten sich an den Zielen orientieren

Beachten Sie, dass sich die Anforderungen an Ihren Zielen orientieren sollten – und Sie die Unternehmensstrategie nicht aus den Augen verlieren. Achten Sie außerdem darauf, nur die Anforderungen, jedoch nicht deren Umsetzung zu beschreiben. Im Gegensatz zum Pflichtenheft sollten das Lastenheft immer lösungsneutral formuliert sein und so, dass es auch für Außenstehende verständlich ist. Weiterhin ist es wichtig, dass Sie auch Ihre Mitarbeiter in den Prozess mit einbeziehen. Bei großen Unternehmen ist die Wahrscheinlichkeit jedoch recht hoch, dass Sie viele und umfangreiche „Wunschzettel“ erhalten. Achten Sie darauf, diese nicht ungefiltert ins Lastenheft zu übernehmen – Chaos ist sonst vorprogrammiert.

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Kostentreiber einer ERP-Einführung

Fazit

Ein Lastenheft unterstützt Sie bei der Auswahl eines geeigneten Anbieters und bildet die Grundlage für eine erfolgreiche ERP-Einführung. Es ist nicht nur ein hilfreiches Instrument bei der Projektplanung: Zusätzlich werden Sie sich auch über die eigenen Ziele und Abläufe bewusst. Wichtig bei dem Erstellen des Lastenhefts ist, eine Balance zwischen den beiden „Extremen“ und eine geeignete Informationstiefe zu finden. Beschreiben Sie Ihre Anforderungen so, dass jemand der nicht Teil Ihres Unternehmens ist, sie verstehen kann. Verzichten Sie auf irrelevante Details und unrealistische „Nice to have“- Features. Im besten Fall ist Ihr Lastenheft strukturiert, prozessorientiert und lösungsneutral. Im Zweifelsfall gilt aber immer: Das ERP-System muss sich an Ihre Prozesse anpassen können – nicht umgekehrt.

Sie möchten mehr zum Thema Anforderungsanalyse, Lastenheft oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren? Senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

11. Januar 2021

Warum ist eine Anforderungsanalyse so wichtig?

Praxistipp, Wissen ERP-Einführung

Ein neues ERP-System wird in folgenden Fällen eingeführt: Wenn entweder noch keines im Einsatz ist oder das bisherige System den Anforderungen nicht weiter gerecht wird. Viele Unternehmen begeben sich meist direkt auf die Suche nach einem geeigneten ERP-Anbieter. Doch oftmals werden spezifische Anforderungen an das System in dieser Phase oft nicht genauer beachtet und hinterfragt – ebenso wenig wie die unternehmerischen Kriterien und Ziele, die man künftig verfolgt. Aber wie wollen Sie herausfinden, welches ERP-System am besten zu Ihnen passt? Vor allem, wenn Sie sich nicht mit den eigenen Prozessen auseinandersetzen? Die Konsequenz zeigt sich häufig während der Umsetzung – Probleme, die hier entstehen, sind nicht selten auf eine schlechte Vorbereitung zurückzuführen. Der erste Schritt sollte deshalb immer sein, eine qualitativ hochwertige Anforderungsanalyse zu erstellen. In diesem Beitrag haben wir alle wichtigen Informationen rund um das Thema Anforderungsanalyse für Sie zusammengetragen.

Was ist überhaupt eine Anforderungsanalyse?

Bevor wir darüber sprechen, wie Sie am besten eine Anforderungsanalyse anfertigen, sollten wir erst ein paar Fragen klären: Was versteht man darunter genau und warum wendet man sie eigentlich an? Eine Anforderungsanalyse wird häufig in der Informatik durchgeführt, kann aber auch in vielen anderen Bereichen Anwendung finden. Bei der Einführung eines ERP-Systems eignet sie sich allerdings besonders gut. Durch eine ausführliche Anforderungsanalyse können Sie Anpassungen im späteren Projektverlauf deutlich reduzieren. Das spart natürlich nicht nur Zeit und Geld, sondern schont auch alle anderen eingesetzten Ressourcen. Bei einer Anforderungsanalyse handelt es sich um ein Dokument, welches noch vor der eigentlichen ERP-Auswahl angefertigt wird. Der Sinn und Zweck dahinter: Vor dem Start des ERP-Projekts sollten Sie sich ausführlich mit der Anforderung an das neue System auseinanderzusetzen. Diese sollten Sie anschließend verständlich dokumentieren. Auch zukünftige Ziele sowie die Strategie des Unternehmens sollten dabei berücksichtigt werden.

Eine Anforderungsanalyse für eine Software wird aber nicht nur benötigt, um die reinen Anforderungen festzuhalten. So lässt sich ermitteln, ob die gewünschten Anforderungen technisch und wirtschaftlich überhaupt umgesetzt werden können. In der Praxis ist es häufig so, dass Probleme, die im Projektverlauf auftreten, im Nachhinein auf Analysefehler zurückgeführt werden können. Alle gesammelten Informationen sollten deshalb im Vorhinein auf Machbarkeit und Risiko geprüft werden. Es gibt verschiedene Möglichkeiten und Methoden, eine solche Analyse durchzuführen. Dazu zählen unter anderem verschiedene Tools, die die Anforderungen analysieren, dokumentieren und verwalten. Die Ergebnisse werden in der Regel anschließend detailliert in ein Lastenheft übertragen. Zu einem späteren Zeitpunkt werden sie in Zusammenarbeit mit dem ERP-Anbieter zu einem Pflichtenheft erweitert. Bei einer Anforderungsanalyse unterscheidet man zwischen funktionalen und nichtfunktionalen Anforderungen:

Funktionale Anforderungen

Bei den funktionalen Anforderungen handelt es sich um spezifische Kriterien, die dem Projekt direkt zugeordnet werden können:

Was soll das System leisten?
- Auf präzise Formulierungen achten
  - Beispiel: „Das ERP-System sollte mindestens 1500 Bestellungen pro Tag verarbeiten können.“
Welche Dienste soll es anbieten?
Eingaben, Verarbeitungen, Ausgaben, Zugriff
Verhalten in bestimmten Situationen
- Gegebenenfalls: Was soll es explizit nicht tun?

Nichtfunktionale Anforderungen

Bei den nichtfunktionalen Anforderungen handelt es sich um Kriterien, die dem Projekt nicht direkt zugeordnet werden können. Das liegt daran, dass sie nicht nur im ERP-Projekt selbst Anwendung finden. Sie können auch auf andere Projekte und Vorhaben übertragen werden:

Wie soll das System oder einzelne Funktionen arbeiten (Eigenschaften)?
Welche Qualitätsanforderungen haben Sie in Bezug auf
- Performanz, Zuverlässigkeit oder Wartbarkeit?
Anforderungen an die Benutzbarkeit des Systems
Technische Anforderungen

Warum sollte man eine Anforderungsanalyse durchführen?

Dass eine Anforderungsanalyse der erste Schritt sein sollte, ein ERP-System einzuführen, haben wir nun geklärt. Aber warum eigentlich? Ist es nicht viel einfacher, direkt einen Anbieter zu suchen, um keine wertvolle Zeit zu verlieren? Eine ERP-Einführung scheitert in den seltensten Fällen daran, dass sich kein passender Anbieter finden lässt. Die Systeme sind mittlerweile auf die unterschiedlichsten Branchen, Unternehmensgrößen und Geschäftsbereiche ausgerichtet – so lässt sich für jeden eine passende Lösung finden. Zumal individuelle und spezifische Anpassungen jederzeit möglich sind.

Eine schlechte Vorbereitung ohne Anforderungsanalyse bringt ERP-Projekte zum Scheitern

Eine schlechte Vorbereitung aufgrund mangelnder Kommunikation und Dokumentation ist schon eher ein Grund dafür, dass ein ERP-Projekt scheitert. Je komplexer ein Projekt ist und je mehr Menschen involviert sind, desto schwieriger ist auch die Kommunikation untereinander. Deshalb ist es gerade bei einem ERP-Projekt besonders wichtig, alle relevanten Punkte so detailliert wie möglich festzuhalten. Das Budget und der Aufwand für eine ausführliche Anforderungsanalyse werden jedoch gerne schmal gehalten. Fehler, die erst im Laufe des Projekts entdeckt und anschließend korrigiert werden müssen, sind wesentlich aufwendiger zu beheben – und zudem mit mehr Kosten verbunden.

Vorteile einer Anforderungsanalyse

Klar, eine hochwertige Analyse kostet vor allem Zeit und Geld, ist aber wichtig für den weiteren Projektverlauf. Mit ihr legen Sie sozusagen das Fundament für alle zukünftigen Entscheidungen, die das ERP-Projekt betreffen. Sie dient als Basis für weitere Schritte, wie zum Beispiel die Systemarchitektur, Vertragsgestaltungen oder auch die Kommunikation untereinander. Die Anforderungsanalyse hilft Ihnen somit, das Projekt größentechnisch besser einzuschätzen. Sehen Sie es als eine gute Gelegenheit, das eigene Unternehmen mit allen Strukturen und Prozessen einmal neu zu analysieren – und sich vielleicht auch zu fragen, ob es Bereiche gibt, die man künftig optimieren könnte.

Ein weiterer Vorteil ist, dass eine Anforderungsanalyse dabei hilft, den Überblick zu behalten und einen gemeinsamen Konsens zu schaffen. Jede Abteilung hat vermutlich anderen Input und folglich andere Anforderungen an das System. Diese sollten unbedingt aufeinander abgestimmt und angepasst werden, um Chaos und unnötige Features zu vermeiden. Nicht zuletzt hilft sie natürlich auch dabei, die weitere ERP-Auswahl näher einzugrenzen.

Was sollte in einer Anforderungsanalyse enthalten sein?

Was genau in der Anforderungsanalyse enthalten sein sollte, kann man nicht pauschal sagen. Die Inhalte richten sich stark nach Ihrem individuellen Projekt. Folgende Punkte sind also kein Muss, sondern eher eine Richtlinie, an der Sie sich orientieren können.

Anforderungsermittlung

Zunächst sollten Sie alle funktionalen und nichtfunktionalen Anforderungen, die mit dem ERP-Projekt in Verbindung stehen, sammeln und notieren. Dies gelingt am besten durch Anwendergespräche. Binden Sie Ihre Mitarbeiter unbedingt in den Prozess mit ein. Diese haben in der Regel den besten Blick auf die tatsächlichen Abläufe und Prozesse in ihrem jeweiligen Verantwortungsbereich. Wenn Sie bereits ein Lastenheft aus einem vorherigen Projekt haben, können Sie auch auf dieses zurückgreifen.

Anforderungsanalyse

Im nächsten Schritt sollten Sie die gesammelten Informationen auswerten, klassifizieren und detailliert auf Vollständigkeit prüfen. Vergleichen Sie sie dann mit anderen Anforderungen, um thematisch ähnliche Wünsche zusammenzufassen.

Anforderungsbeschreibung

Wenn Sie alle Anforderungen gesammelt und analysiert haben, sollten Sie diese so detailliert wie möglich in einem Dokument zusammenfassen. Damit die Informationen auch für Außenstehende verständlich sind, ist es ratsam, einzelne Anwendungsfälle zu beschreiben. Aussagen wie „Dieser Prozess ist doch selbstverständlich, das brauchen wir nicht zu dokumentieren“ sollten Sie unbedingt vermeiden. Hier ist der Interpretationsspielraum natürlich sehr groß.

Anforderungsrevision

Die dokumentierten Anforderungen sollten Sie zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal überprüfen. Und falls sich die Anforderungen geändert haben gegebenenfalls anpassen. Dieser Schritt ist nicht unbedingt notwendig, aber ratsam, um den gesamten Prozess kontinuierlich im Blick zu haben.

Neben den Anforderungen sollten aber auch andere Punkte dokumentiert werden. Beschreiben Sie allgemein Ihr Vorhaben und definieren Sie Ihre Ziele. Was erwarten Sie von der Software? Auch der derzeitige Zustand sollte beschrieben werden. Vor allem dann, wenn bereits ein ERP-System im Einsatz ist, mit dem Sie nicht zufrieden sind. Last but not least: Definieren Sie auch unternehmensinterne Begriffe, die nicht für jeden selbstverständlich sind, um Missverständnisse zu vermeiden. Aus diesen Informationen ergibt sich letztendlich eine ausführliche Anforderungsanalyse und gute Basis für die weiteren Schritte.

Zusammenfassung der Anforderungsanalyse

Anforderungen sammeln und dokumentieren
- funktionale Anforderungen
- nichtfunktionale Anforderungen
Zielsetzung definieren
Allgemeine Beschreibung des Vorhabens
Ist-Zustand beschreiben
Soll-Zustand beschreiben
- Was erwarten Sie von der Software?
Abkürzungen sowie Fachsprache definieren

Herangehensweise einer Anforderungsanalyse – so sammeln Sie alle wichtigen Informationen

Leider gibt es auch hier keinen einheitlichen oder vorgeschriebenen Weg, an dem Sie sich orientieren können. Wir können Ihnen aber hilfreiche Tipps und Methoden mit an die Hand geben, um keine wichtigen Informationen zu vergessen. Wie weiter oben bereits erwähnt, sollten Sie damit beginnen, zunächst alle wichtigen Informationen zu sammeln. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten:

Brainstorming

Gemeinsames Brainstorming eignet sich natürlich sehr gut, um in kurzer Zeit viele unterschiedliche Sichtweisen zu hören und Informationen zusammenzutragen. Setzen Sie sich dazu mit Mitarbeitern unterschiedlicher Tätigkeitsbereiche und Abteilungen zusammen. Jeder hat dann die Möglichkeit zu äußern, was er sich von dem neuen System erhofft. Sie werden recht schnell merken, dass sich einige Wünsche überschneiden und andere weit auseinandergehen. Wichtig ist, im nächsten Schritt alle genannten Anforderungen zu selektieren und zusammenzufassen. So sehen Sie recht schnell, welche Anforderungen wichtig sind und welche Sie vielleicht erst einmal im Hinterkopf behalten.

Beobachtung

Bei dieser Methode können Sie beispielsweise einen oder mehrere Mitarbeiter aus unterschiedlichen Tätigkeitsbereichen bei der täglichen Arbeit begleiten. Dies ist zwar sehr zeitintensiv, aber auch aufschlussreich. Sie erhalten so einen guten Einblick in das Tagesgeschäft und können besser beurteilen, welche Anforderungen wirklich wichtig sind. Außerdem können Sie im direkten Gespräch gezielte Fragen stellen. Wichtig hierbei ist, dass Sie sich nicht im Detail verlieren, sondern das große Ganze betrachten.

Berichten

Diese Methode ist ähnlich zu der vorherigen mit dem Unterschied, dass der entsprechende Mitarbeiter seine Tätigkeit selbst dokumentiert. Dies ist für Sie selbst mit weniger Arbeit verbunden. Der Nachteil ist allerdings, dass die Ansicht des Mitarbeiters immer subjektiv ist – und klare Vorgaben sowie eine hohe Motivation der Mitarbeiter voraussetzt.

Fragebögen

Diese Methode eignet sich besonders gut bei großen Unternehmen mit vielen Mitarbeitern. Hierzu verteilen Sie einfach Fragebögen an die Mitarbeiter oder Verantwortlichen der einzelnen Abteilungen. Achten Sie jedoch darauf, dass die Fragen klar formuliert sind. Ansonsten kann es zu Verständnisproblemen und unterschiedlichen Auffassungen kommen, die nicht direkt besprochen werden können. Beachten Sie außerdem, dass die Auswertung der Fragen wahrscheinlich recht zeitintensiv ist – je nachdem wie viele Mitarbeiter an der Befragung teilnehmen.

Interviews

Diese Herangehensweise ist ähnlich zu der Vorherigen. Der Unterschied: Sie befragen die Mitarbeiter aus den verschiedenen Bereichen direkt, um unterschiedliche Sichtweisen zu erhalten. Auch diese Methode ist sehr zeitaufwendig, jedoch können Fragen und Probleme direkt besprochen werden.

Fazit der Anforderungsanalyse

Achten Sie darauf, die Anforderungsanalyse immer angepasst an das eigene Unternehmen durchzuführen. Nicht jede Methode eignet sich für jedes Unternehmen. Wichtig ist, das Projekt von allen Seiten zu betrachten. So übersehen Sie keine Anforderungen und ziehen alle Wünsche in Betracht. Achten Sie deshalb darauf, neben den eigenen Wünschen auch die Sichtweisen der zukünftigen Nutzer zu berücksichtigen. Sie sind schließlich diejenigen, die im Alltag mit der Software arbeiten. Wenn Sie sich dennoch unsicher sind, wie Sie am besten vorgehen sollen, können Sie auch einen externen Berater hinzuziehen. Dieser kann neue Perspektiven aufzeigen und schützt vor Betriebsblindheit.

Sie wollen mehr zum Thema Anforderungsanalyse oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren? Senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

7. Dezember 2020

Welche Aufgaben hat ein Projektleiter? Ein Leitfaden

Praxistipp ERP-Projekt

Aufgaben als Projektleiter: Ein Leitfaden für frischgebackene Leiter

Erfahrungsgemäß ist es so, dass ein berufserfahrener Mitarbeiter die Leitung eines ERP-Projekts übernimmt. Dies hat natürlich einige Vorteile. Er verfügt über ein gutes Fachwissen und ist mit den bereichsinternen Abläufen – und Aufgaben als Projektleiter – bestens vertraut. Außerdem kann er seine Kollegen gut einschätzen und somit bei der Zusammensetzung des Projektteams wertvolle Empfehlungen aussprechen. Aber wie so oft – wo es Licht gibt, fällt auch Schatten. Bei der Projektleitung stehen Führungsaufgaben klar im Vordergrund. In vielen Unternehmen gehört es mittlerweile zum Alltag: Ein Mitarbeiter soll plötzlich ein Team leiten und die Verantwortung für ein komplexes ERP-Projekt tragen – und das, obwohl er normalerweise nicht mit den Aufgaben der Projektleitung in Berührung kommt. Was dabei nicht berücksichtigt wird: Die Anforderungen an einen Projektleiter sind mit denen, die beispielsweise an einen technischen Mitarbeiter gestellt werden, nicht zu vergleichen.

Eine naturgemäß schwierige Situation, bei der Rollenkonflikte vorprogrammiert sind. Problematisch wird es, wenn die individuellen Fähigkeiten des Mitarbeiters nicht zu dem Rollenprofil einer typischen Führungskraft passen – oder es schlichtweg an Berufserfahrung mangelt. Sich neuen Herausforderungen zu stellen ist natürlich prinzipiell nichts Schlechtes. Oft resultiert diese Konfrontation aber in Überforderung, woraus sich leicht Fehlentscheidungen und Konflikte entwickeln. Gerade bei einem ERP-Projekt, in das viel Zeit und andere Ressourcen investiert werden, ist das natürlich kontraproduktiv. In diesem Beitrag sind einige nützliche Tipps zusammengefasst, die Ihnen als Neuling im Projektmanagement den Start vereinfachen sollen.

Vor Projektbeginn – strukturiert an neue Aufgaben herangehen

Bevor Sie es sich nun aber anders überlegen – mit einer guten Vorbereitung und einem guten Team können Sie Ihren Aufgaben als Projektleiter gelassen entgegensehen. Die ersten wichtigen Punkte können Sie bereits vor Projektbeginn umsetzen. Grundsätzlich gibt es drei Bereiche, die Ihren Erfolg als Projektleiter ohne direkte Vorgesetztenfunktion beeinflussen.

die sachliche, organisatorische Managementebene
die menschliche, persönliche Kollegenebene
das eigene Rollenverständnis

Die Managementebene

Die Durchführung eines ERP-Projekts ist immer eine temporäre Doppelbelastung für die einzelnen Teammitglieder. Ein Umstand, dem sich jeder bewusst sein sollte, wenn er bei der Projektumsetzung mitwirken möchte. Trotzdem ist die vorübergehende Mehrarbeit oft die Quelle von Konflikten. Der Grund dafür ist schnell gefunden.

Ein Beispiel zur Verdeutlichung

Nehmen wir an, Sie haben sich vor Beginn des Projekts nicht mit dem Abteilungsleiter Ihres Key-Users zur Abstimmung zusammengesetzt – einfach, weil Sie nicht wussten, dass es wichtig ist. Das Projekt beginnt und Sie als Projektleiter sowie der Abteilungsleiter fordern weiterhin gleichermaßen die Aufmerksamkeit des Mitarbeiters. Sie delegieren Aufgaben an ihn, dieser ist weiterhin seinem regulären Vorgesetzten unterstellt und muss das normal anfallende Tagesgeschäft ebenfalls managen. Ihrem Key-User fällt es zunehmend schwer, die Aufgaben des Projekts mit dem Tagesgeschäft zu vereinen und allen gerecht zu werden. Nun hat er zwei Möglichkeiten: Entweder er kommuniziert rechtzeitig, dass er überfordert ist und Hilfe benötigt oder er lässt die Situation weiterlaufen wie bisher. Dabei bleibt entweder eine Seite ganz auf der Strecke oder beide Seiten werden nur halbherzig erledigt. Am Ende sind es die Key-User, die mit Gegenwind aus der Abteilung sowie ihren Projektpartnern rechnen müssen – und zudem viele Überstunden machen müssen. Das Ergebnis sind meistens überarbeitete, frustrierte Projektmitarbeiter, die sich in Zukunft sicher nicht noch einmal zur Verfügung stellen.

Involvieren Sie die Vorgesetzten Ihrer Key-User

Zum Glück ist dies eine Situation, die Sie einfach umgehen können. Der Schlüssel zum Erfolg lautet wie so oft: Kommunikation. Wird ein Key-User nicht ausreichend unterstützt, gehört es zu Ihren Verantwortlichkeiten, sich mit dem jeweiligen Abteilungsleiter zusammenzusetzen. Suchen Sie am besten bereits vor Beginn des Projekts das Gespräch zum Abteilungsleiter und finden Sie gemeinsam eine Lösung. Ein Schritt, den Sie unbedingt sicherstellen sollten – denn Sie als Projektleiter verfolgen andere Ziele als die Abteilungsleiter. Unterschiedliche Interessen, Richtlinien und strittige Punkte können Sie so klären, ohne es auf dem Rücken der Mitarbeiter auszutragen. Um das Projekt erfolgreich umzusetzen und das Tagesgeschäft am Laufen zu halten, müssen alle an einem Strang ziehen – auch wenn das bedeutet, mal eine Aufgabe für den Kollegen zu übernehmen oder eine Stunde länger zu arbeiten. Machen Sie allen Beteiligten klar, dass dies eine temporäre Umstellung ist, die am Ende dem gesamten Unternehmen zu Gute kommt.

„Das bisschen Projektmanagement macht sich von allein“

Gleiches gilt im Übrigen auch für Sie als Projektleiter. Das mag nun vielleicht übertrieben klingen, aber ein Projekt zu leiten ist sozusagen ein Fulltime-Job. Ein ERP-Projekt muss kontinuierlich gemanagt werden und benötigt viel Aufmerksamkeit und Koordination: Sie stehen in ständigem Kontakt und Austausch mit Geschäftsführung, Key-Usern, Abteilungsleitern und dem Kunden.

Die Kollegenebene

Machen Sie sich frühzeitig mit Ihrem Projektteam vertraut

Damit Sie Ihre Aufgaben als Projektleiter gut und gewissenhaft durchführen können, sollten Sie sich vorher mit den einzelnen Teammitgliedern auseinandersetzen. Falls Sie die Möglichkeit haben, versuchen Sie bei der Zusammensetzung des Teams mitzuwirken. Es ist Teil der Führung, die Stärken und Schwächen einzelner Mitarbeiter zu beobachten und ihnen Raum zur Weiterentwicklung zu bieten. Nur wenn Sie Ihr Team gut kennen, können Sie gezielt Aufgaben verteilen und das Team koordinieren. Fragen, die Sie sich stellen können:

Was sind die Stärken und Schwächen meiner Key-User?
Wie sind die Beziehungen der Key-User zu Ihren Kollegen?
Wo liegen fachliche Kompetenzen?

Gerade wenn Sie mit Kollegen zusammenarbeiten, mit denen Sie sonst vielleicht weniger zu tun haben, macht ein Kick-Off-Termin Sinn. So können Sie sich vor Projektbeginn zusammensetzen und alle miteinander bekannt machen.

Das eigene Rollenverständnis

Der bereits weiter oben angesprochene Rollenkonflikt ist die wohl schwierigste Herausforderung, die Sie als Projektleiter meistern müssen. Es gibt unzählige Möglichkeiten und Arten der Steuerung eines Teams. Welche gibt es und wie findet man die Richtige? Im Grunde strahlt jemand in Ihrer Position schon eine gewisse Grundautorität und Kompetenz aus. Sie können entweder alles bis ins kleinste Detail erklären und jede Entscheidung rechtfertigen – oder Ihr Team einfach vor vollendete Tatsachen stellen. Sie können sich Ihren Kollegen wie gewohnt auf Augenhöhe nähern, als Coach auftreten oder einfach nur plumpe Anweisungen geben. Was Sie sich dabei unbedingt vor Augen halten sollten: Im Alltag arbeiten Sie auf Augenhöhe miteinander, erledigen womöglich gleiche oder ähnliche Aufgaben. Durch die Rolle als Projektleiter steigen Sie, wenn auch nur auf Zeit, auf der Hierarchieleiter automatisch eine Ebene nach oben. Sie nehmen eine Art Vorgesetztenfunktion ein. Nutzen Sie diese Situation nun aus und verteilen lediglich Anweisungen, werden Sie bei Ihren Kollegen nicht gerade mit Sympathie punkten – und Ihre Akzeptanz ist sicherlich schnell beeinträchtigt.

Projekterfolg vs. Kollegenbeziehung

Der Wunsch eines jeden Projektverantwortlichen ist natürlich Teamarbeit unter Mitarbeitern, um das Projekt zügig über die Bühne zu bringen. Darauf können und sollten Sie sich aber nicht verlassen. Im Zweifelsfall müssen Sie durchgreifen können, um das Projekt und die Mitarbeiter wieder auf die richtige Bahn lenken. Am Ende des Tages sind Sie für die Erreichung und den Erfolg des Projekts verantwortlich. Erfolg wird daran gemessen, ob Sie die Projektziele termingerecht und unter Einhaltung des Budgets umgesetzt haben. Wie die Mitarbeiter Sie oder Ihre Methoden dabei finden, spielt im Endeffekt keine Rolle. Es gibt aber auch noch einen Arbeitsalltag nach dem Projekt – und sicherlich wünschen Sie sich auch weiterhin eine gute Beziehung zu den Kollegen. Wie sollten Sie nun am besten mit der Situation umgehen?

Finden Sie eine gute Balance

Wahrscheinlich befinden Sie sich in einer ungewohnten Situation und es fällt Ihnen schwer, Anweisungen zu geben. Versuchen Sie, einen Kompromiss zu finden, mit dem alle Beteiligten zufrieden sind. Machen Sie deutlich, dass Sie Ihre Aufgabe gut machen möchten – und dass es nun mal dazu gehört, Aufgaben an andere zu delegieren. Bleiben Sie dabei authentisch und gehen Sie mit gutem Beispiel voran. Versuchen Sie Ihr Team für das Projekt zu begeistern und eine gute Atmosphäre zu erzielen. Sehen Sie sich als eine Art Moderator, der die Verantwortung für die Ergebnisse trägt. Eine Regel, die dabei wirklich immer gilt: Egal wie gestresst Sie sind, behandeln Sie jeden Mitarbeiter mit Respekt – ohne Ausnahme.

Wichtige Bereiche und Basiswissen

Mit diesen definierten Bereichen sollten Sie sich vor Projektbeginn außerdem auseinandersetzen:

Ablauf- und Terminplanung
Kostenplanung
Risikomanagement
Projektcontrolling
Projektorganisation und -dokumentation

Die Umsetzungsphase – was sollten Sie sonst noch beachten?

Formulieren Sie klare Ziele

Nur wer Entscheidungen trifft und weiß, wohin er will, kann auch dort ankommen. Besprechen Sie so detailliert wie möglich mit dem Kunden, welche Anforderungen er an das Projekt hat. Gerade bei sehr technikorientierten Projekten wie einer ERP-Einführung ist dies schwierig: Der Kunde hat oft wenig Vorstellung von den technischen Optionen. Eine gute Möglichkeit, diese verständlich aufzuzeigen, ist zum Beispiel ein Workshop. Sie sollten Projektziele und Meilensteine aber nicht nur mit dem Kunden, sondern auch vorab im Team besprechen. Was sollte bis wann erledigt sein? Welche Zwischenziele gibt es? Laufen Sie nicht ohne Plan los, sondern erarbeiten Sie einen klaren Auftrag mit klaren Zielen und notwendigen Zeitvorgaben. Wie Sie konkrete Ziele definieren, lesen Sie hier.

Delegieren Sie als Projektleiter Aufgaben

Als Projektleiter hat man oft das Gefühl, alles selbst machen zu müssen. Dabei sollte Arbeit in Projekten immer Teamwork sein. Wer sich zu viel zumutet und die Kontrolle nicht abgeben kann, riskiert schnell eine Situation der Überforderung. Wie weiter oben bereits erwähnt, sollten Sie als Projektleiter die Stärken und Schwächen einzelner Teammitglieder kennen. Dementsprechend sinnvoll können Sie die Aufgaben verteilen. Dabei sollten Sie darauf achten, dass diese termingerecht, effizient und vollständig erledigt werden. Formulieren Sie klar die Aufgabe und das Ergebnis, das Sie erwarten. Es ist nicht Ihre Aufgabe, sich danach noch einzumischen oder die Aufgabe gar selbst zu erledigen. Was natürlich nicht heißen soll, dass Sie kein offenes Ohr mehr haben sollen, falls es Probleme gibt. Arbeit zu delegieren hat einige Vorteile. Es hilft Ihnen dabei, sich selbst zu entlasten und nicht in Stress zu geraten. Sie können sich auf Ihre eigenen Aufgaben fokussieren und bieten anderen die Chance zu lernen. Sie können nicht in allen Bereichen ein Experte sein. Nutzen Sie das fachliche Potenzial der gesamten Gruppe, so kann jeder tun, was er am besten kann.

Kommunizieren Sie Erfolge und Probleme

Um eines vorwegzunehmen: Egal wie gut Sie alles planen und vorbereiten – die Wahrscheinlichkeit, dass Sie im Laufe des Projekts vor einem Problem stehen und nicht weiter wissen, ist recht groß. Nun heißt es: den Kopf nicht in den Sand stecken. Probleme sollten Sie direkt offen im Team kommunizieren. Oft ist es so, dass ein ausgesprochenes Problem schnell keines mehr ist. Sie können nicht alles wissen. Die Chance, dass jemand eine passende Lösung für das Problem kennt, ist im Team viel größer. Zudem motiviert ein gemeinsam gelöstes Problem das ganze Team. Neben Problemen sollten Sie aber natürlich auch gute Leistungen und Meilensteine loben, im Team sowie beim Kunden.

Setzten Sie sich mit den Risiken auseinander

Was, wenn der Key-User plötzlich krank wird oder der Kunde unzufrieden ist? Was, wenn die Einführung nicht termingerecht umgesetzt werden kann oder der Server abstürzt? Diese oder ähnliche Fragen könnten Ihnen als Projektleiter schlaflose Nächte bereiten. Ein ERP-Projekt bedeutet immer Chance und Risiko zugleich. Risiken gehören zum Projektalltag dazu, Sie können sie nicht ausschließen. Was Sie aber tun können, ist sich ihrer bewusst zu sein. Vor Beginn des Projekts sollten Sie sich Gedanken darüber machen, welche fachlichen Worst-Case-Szenarien eintreten könnten. Fragen, die Sie sich stellen können:

Was ist die schlimmste anzunehmende Situation, die eintreten kann?
Welche Probleme können sonst noch auftreten?
Welche Auswirkungen haben die Probleme auf das Projekt?
Ist es möglich, die Eintrittswahrscheinlichkeit zu senken?
Welche Schritte muss ich einleiten, sollte das Problem eintreten?

Risiken sollten Sie immer in der Termin- und Kostenplanung kalkulieren. Ein aktiver Umgang mit Risiken bringt Ihnen Sicherheit.

Planen Sie die Kommunikation untereinander

Bei schlecht organisierten Projekten kommt es vor, dass Arbeit doppelt oder gar nicht erledigt wird – oder man nicht genau weiß, wer für was verantwortlich ist. Besonders effizient ist das nicht. Besonders dann nicht, wenn man ein begrenztes Zeitfenster hat. Auch hierfür gibt es eine simple Lösung. Fertigen Sie eine Liste an, die jedem zugänglich ist. Diese Punkte könnte Ihre Liste beinhalten:

Welche Personen sind am Projekt beteiligt?
- Welche Funktion haben diese Personen im Projekt?
- Wie kann man die Personen erreichen? Wie wird generell untereinander kommuniziert?
- Wer ist Ansprechpartner bei Fragen und Problemen?
Wer hat welche Aufgaben und bis wann müssen diese erledigt sein?
Wann finden Meetings statt?
- Welche Punkte werden beim Meeting besprochen?
- Wer dokumentiert die besprochenen Punkte?
- Muss jeder an dem Meeting teilnehmen?

Sind Aufgaben visuell konkret zugeteilt und für alle einsehbar festgehalten, neigen Menschen dazu, diese auch zeitnah und gewissenhafter zu erledigen. Niemand möchte derjenige sein, dem alle hinterherlaufen müssen und auf den man sich nicht verlassen kann.

Nach dem Projekt ist vor dem Projekt

Die Projektbeteiligten fiebern dem Stichtag entgegen. Man könnte also meinen, dass das Projekt nach erfolgreicher Umsetzung aller Phasen auch tatsächlich einen Abschluss findet. Sie als Projektleiter haben danach allerdings noch einige Schritte zu erledigen. So sollten Sie beispielsweise dokumentieren, ob sich der Aufwand aus wirtschaftlicher Sicht gelohnt hat und alle wichtigen Ergebnisse festhalten.

Fazit: Aufgaben eines Projektleiters

Wie Sie merken, können Sie einige Punkte bereits vor Projektbeginn angehen. Auch wenn Sie die Rolle des Projektleiters haben, müssen Sie sich nicht allen Aufgaben allein stellen. Besonders wichtig ist die Beziehung zwischen Ihnen und der Geschäftsführung. Diese muss hinter dem Projekt stehen und Ihnen bei Problemen den Rücken stärken. Ohne deren Unterstützung wird es für Sie schwer, dem Team gegenüber eine Autorität zu entwickeln. Versuchen Sie aber nicht, das ERP-Projekt strikt nach Anweisung der Geschäftsführung durchzuführen. Dies bringt mit hoher Wahrscheinlichkeit Probleme und Widerstände durch die Belegschaft. Sie sind sich noch unsicher? Dann könnten Sie sich beispielsweise durch Schulungen oder Seminare die wichtigsten Grundlagen aneignen, ehe Sie die Projektleitung übernehmen.

Sie möchten mehr zum Thema Projektleitung oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren? Senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

9. Dezember 2019

Welche Eigenschaften sollte ein Projektleiter mitbringen?

Praxistipp ERP-Projekt

Nachdem Sie sich für ein ERP-System entschieden haben, geht es in die Umsetzungsphase. Für die Zusammenstellung des Projektteams benötigen Sie zunächst einen Projektleiter und Key-User. Die Projektleitung spielt eine zentrale Rolle bei der Einführung eines ERP-Systems. Die Entscheidung, wer diese Aufgabe übernimmt, sollten Sie deshalb nicht halbherzig treffen. Ein Mitarbeiter, der alle wesentlichen Eigenschaften mitbringt, wirkt sich positiv auf den Verlauf und die allgemeine Stimmung im Team aus – für einen erfolgreichen und zügigen Abschluss ist dies unerlässlich. Fällt die Wahl hingegen auf eine für die Rolle eher ungeeignete Person, sind Konflikte vorprogrammiert. Das Projekt zieht sich in die Länge und die Kosten können dadurch immens ansteigen. Doch wie findet man die richtige Person für diese Herausforderung? Im heutigen Beitrag geht es darum, wie Sie als Unternehmer die richtige Entscheidung treffen und welche Eigenschaften ein guter Projektleiter mitbringen sollte.

Projektleitung und Key-User – wer ist für was zuständig?

Haben Sie schon einmal ein ERP-Projekt geplant oder auch umgesetzt? Dann wissen Sie sicherlich, dass ein solches Projekt einer Großbaustelle gleichen kann. Keiner weiß so ganz genau, was der andere eigentlich macht und wer für was zuständig ist. Deshalb ist es gut, die beiden Rollenprofile erst einmal klar zu definieren – besonders weil sich die Aufgaben in einigen Bereichen überschneiden.

Der Projektleiter mit folgenden Eigenschaften betreut das Projekt als Ganzes: Er koordiniert Aufgaben und Abläufe im Team, überwacht den Fortschritt des Projekts – und gibt in diesem Zuge auch regelmäßig den aktuellen Status an die Geschäftsführung weiter. Darüber hinaus werden durch die Projektleitung auch fachliche Entscheidungen bezüglich der Umsetzung getroffen. Die Key-User sind für einen bestimmten Bereich zuständig, weshalb es in großen Unternehmen auch mehrere Key-User geben kann. In kleinen Unternehmen übernimmt diese Aufgabe aber in der Regel nur eine Person. Key-User sind der erste Ansprechpartner bei Fragen und sozusagen das Bindeglied zwischen Mitarbeitern, Geschäftsführung und dem ERP-Anbieter. Weiterhin planen sie die fachliche Schulung der Mitarbeiter im System und führen diese nach erfolgreicher Umsetzung auch durch. Wie Sie geeignete Key-User für Ihr Projekt gewinnen, erfahren Sie hier.

Was unterscheidet die Projektleitung vom Key-User?

Die Aufgabenprofile und Eigenschaften von einem Projektleiter und Key-User sind sehr unterschiedlich, dennoch weisen beide Rollen auch Parallelen auf. So versuchen beide, die Akzeptanz für das Projekt zu stärken, indem sie die positiven Seiten aufzeigen und versuchen, Ängste zu nehmen. Dafür benötigte Fähigkeiten sind vor allem Einfühlungsvermögen und Verständnis. Denn ob das Projekt am Ende des Tages erfolgreich ist oder nicht, liegt zum größten Teil an der Belegschaft. Lehnt diese das System und die Mitarbeit ab, wird es früher oder später scheitern. Der große Unterschied zwischen Projektleitung und Key-User liegt in der Führung des Personals. Dieser Punkt wird häufig unterschätzt, denn natürlich muss der Projektleiter auch Führungsaufgaben übernehmen. Für die Dauer des Projekts ist der Projektleiter der Vorgesetzte der Key-User. Im Vergleich zu den Key-Usern wird die Rolle der Projektleitung oft stärker als Managementaufgabe wahrgenommen.

Welche Eigenschaften sollte ein guter Projektleiter mitbringen?

Es ist die Aufgabe eines Projektleiters, das Projekt zu leiten und erfolgreich zum Ziel zu führen. Dies geht natürlich mit viel Verantwortung einher – eine Aufgabe, die nicht jedem liegt. Einen geeigneten Leiter zu finden, die sich dieser Situation gewachsen fühlt, kann deshalb durchaus knifflig sein. Viele Unternehmer fühlen sich bereits jetzt überfordert und gehen deshalb den offenbar einfachsten und schnellsten Weg – der Projektleiter wird aufgrund seines Fachwissens oder seiner Position im Unternehmen ernannt. Warum dies nicht immer die beste Lösung ist und auf welche Eigenschaften Sie bei einem Projektleiter achten können, lesen Sie nachfolgend.

Fachkompetenz

Die Anforderungen an einen Projektleiter haben sich im Gegensatz zu früher grundlegend geändert. Vor einigen Jahrzehnten galten Projektleiter noch als reine Fachexperten, die technische Probleme lösten. Fachwissen ist durchaus wichtig, da ein Projektleiter auch technische Zusammenhänge verstehen und bewerten können sollte. Oft wird aber außer Acht gelassen, dass ein Projektleiter mehr Eigenschaften und Kompetenzen benötigt als nur fachliches Know-how. Heute tragen sie Verantwortung in allen Bereichen. Sie stehen vor vielen Herausforderungen: Sie managen nicht nur, sondern verhandeln, koordinieren, trösten, lösen Konflikte und motivieren ihr Team immer wieder neu.

Blick für das „große Ganze“

In stressigen Phasen sollte ein Projektleiter in der Lage sein, sich aus der Situation herauszuziehen. Er sollte strukturiert einen Schritt zurückzugehen, um die Vorgehensweise von außerhalb zu betrachten. Den Überblick zu behalten und das Wesentliche nicht aus den Augen zu verlieren ist bei der Einführung eines ERP-Systems sehr wichtig. Viele Mitarbeiter beherrschen bestimmte Bereiche besonders gut oder widmen sich einer Aufgabe sehr akribisch und detailliert. Diese Kollegen sind gewiss unverzichtbar für Ihr Unternehmen. Wenn es aber darum geht, die Leitung eines ERP-Projekts zu koordinieren, sind sie eher fehl am Platz. Ein Mitarbeiter aus der IT-Abteilung beispielsweise ist tendenziell eher ungeeignet für diese Aufgabe. Sich von der technischen Ebene zu trennen und in erforderliche Sichtweisen anderer Mitarbeiter einzufühlen, fällt diesem oft schwer. Aber hier gilt – Ausnahmen bestätigen die Regel.

Führungskompetenz

Eine gute Personalführung ist eine der wichtigsten Eigenschaften des Projektleiters. Menschen zu führen ist eine komplexe und verantwortungsvolle Aufgabe. Sicherlich kann man sich einige nützliche Tipps anlesen, um den eigenen Führungsstil zu verbessern. Aber: Vor allem die Persönlichkeit muss stimmen – und diese kann man sich nicht einfach aneignen oder verändern. Es geht darum, das Vertrauen der Mitarbeiter zu gewinnen, indem man ehrlich ist und authentisch handelt.

Was macht einen guten Führungsstil aus?

Ein Projektleiter bildet sozusagen den Knotenpunkt, an dem alle wichtigen Entscheidungen, Informationen und auch die unterschiedlichsten Charaktere zusammentreffen. Kommunikationsstärke und Sozialkompetenz sind deshalb das A und O in einer leitenden Position – und zwar auf den unterschiedlichsten Ebenen. Dafür braucht man vor allem sehr viel Feingefühl und die richtigen Antennen, um seine Umgebung wahrzunehmen und richtig zu deuten. Nur wer gut zuhört und wachsam ist, kann beispielsweise auch negative Stimmungen im Team spüren – auch ohne dass sie jemand gezielt aussprechen muss.

Soft Skills – Durchsetzungsvermögen vs. Empathie

Viele Projekte scheitern an mangelnder sozialer Kompetenz und fehlenden Eigenschaften des Projektleiters. Ein guter Projektleiter sollte deshalb eine gute Menschenkenntnis haben und empathisch handeln. Widerstände und Konflikte seitens der Belegschaft beispielsweise entstehen nicht, weil diese Sie ärgern möchten, sondern vielmehr aus Ängsten heraus. Es ist Aufgabe der Projektleitung, diese zu ernst zu nehmen, aufzuklären und Konflikte zu lösen. Dies geht nicht ohne Verständnis für die individuellen Ansichten und Bedürfnisse der Mitarbeiter. Auf der anderen Seite sollte ein Projektleiter aber auch durchsetzungsstark sein. Priorisiert ein Teammitglied andere Aufgaben beispielsweise höher als die des Projekts, muss der Projektleiter dies ansprechen und Leistung einfordern. Tut er dies nicht, wird er möglicherweise nicht mehr ernst genommen und solche Situationen häufen sich künftig.

Gutes Gefühl für das operative Tagesgeschäft

Oft liegt es nahe, die Projektleitung einem Mitglied der Geschäftsführung zu überlassen, schließlich bringt diese Person viel Erfahrung mit. In der Umsetzung hat dies in der Vergangenheit allerdings häufig zu Problemen geführt. Der Grund hierfür ist recht einfach, gerade in größeren Unternehmen ist eine Führungskraft zu weit vom operativen Tagesgeschäft entfernt. Oft kommt diese gar nicht erst mit dem ERP-System in Berührung – wie sollte diese daher richtig einschätzen können, welche Funktionen Sinn ergeben und im Alltag tatsächlich genutzt werden?

ERP-Projekt nimmt viel Zeit in Anspruch

Weiterhin erfordert die Durchführung eines ERP-Projekts viel Zeit. Neben dem Tagesgeschäft noch Zeit freizuschaufeln ist für jemanden in einer geschäftsführenden Position vermutlich schwierig. Aber auch hier gilt: Dies ist nicht in Stein gemeißelt und gilt auch nicht für alle Unternehmen gleichermaßen. In kleineren Unternehmen beispielsweise wäre diese Herangehensweise eher umsetzbar. Die Eigenschaften, die ein guter Projektleiter mitbringen sollte, haben keinen direkten Bezug zu seiner Position im Unternehmen. Junge Kollegen können ebenfalls eine Bereicherung für das Team sein. Oft gehen diese mit viel Energie und Elan an neue Aufgaben heran – was sich wiederum positiv auf die Atmosphäre im Team auswirkt. Der Nachteil: Junge Mitarbeiter haben in der Regel wenig bis gar keine Erfahrung damit ein Team anzuleiten. Aber auch hier gilt, es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen. Man wächst mit seinen Aufgaben. Und manche Dinge lernt man eben erst, wenn man einige Male auf die Nase gefallen ist.

Fazit

Kein Projekt läuft Ideal und eine Person zu finden, die alle wichtigen Eigenschaften mitbringt, ist nicht immer leicht. Die Balance zwischen Durchsetzungsvermögen und Fingerspitzengefühl zu halten ist ebenfalls eine Herausforderung. Auf der einen Seite muss der Projektleiter begeistern können, Ängste nehmen und die Belegschaft mit ins Boot holen. Auf der anderen Seite muss er aber auch durchgreifen, die Ziele verfolgen und das Projekt zu einem zügigen Abschluss bringen – auch wenn das bedeutet, dass man nicht jeden individuellen Wunsch berücksichtigen kann. Bei einem Projekt, bei dem viele einzelne Menschen involviert sind, kann man nie alle gleichermaßen zufriedenstellen. Denn jeder Ihrer Teammitglieder hat gewisse Vorstellungen, Ansichten, Wünsche und Bedürfnisse. Sollten Sie allerdings keinen infrage kommenden Kollegen finden, macht es Sinn, die Aufgaben an mehrere Personen zu verteilen – beispielsweise, indem man fachliche von organisatorischen Aufgaben trennt oder einen externen Beteiligten hinzuzieht.

Sie möchten mehr zum Thema Projektleitung und ERP-Einführung im Unternehmen oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren? Senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir beraten Sie gerne!

15. Oktober 2019

ERP-Einführung: Risiken erkennen und minimieren

Praxistipp ERP-Einführung

Ist Ihre ERP-Einführung gescheitert? So beugen Sie nächstes Mal vor

Wenn eine ERP-Einführung gescheitert ist, bleibt Frustration auf beiden Seiten zurück – nicht nur bei Ihnen, sondern auch beim Anbieter. Mit dem richtigen Know-How können Sie bei einer ERP-Einführung Risiken erkennen und auf ein Minimum reduzieren. So sparen Sie Zeit, Nerven und Kosten. Hier stellen wir 5 häufige Gründe vor, aus denen eine ERP-Einführung Probleme verursachen kann – und geben Ihnen 5 Tipps, mit denen Sie bei einer ERP-Einführung Risiken minimieren können.

Was sind die Ursachen, wenn eine ERP-Einführung gescheitert ist?

Die Einführung einer ERP-Software ist für ein Unternehmen Chance und Risiko zugleich. Im Idealfall wird das Projekt ohne größere Probleme abgeschlossen und Sie bemerken rasch verbesserte Abläufe. Um ein Projekt dieser Größenordnung umsetzen zu können, müssen ERP-Anbieter und Unternehmen Hand in Hand arbeiten. Trotzdem gibt es einige Stolperfallen, die das Projekt in die Länge ziehen oder zurückwerfen können.

Dass eine ERP-Einführung gescheitert ist, kommt im Mittelstand nur selten vor – aber es passiert. Beide Seiten können für ein Scheitern des Projekts verantwortlich sein, häufig aus denselben Gründen. Um auf alle Situationen gut vorbereitet zu sein, sollten Sie mögliche Risiken bei der ERP-Einführung kennen und rechtzeitig aus dem Weg räumen. Im Folgenden zählen wir die wichtigsten Risikofaktoren für Probleme bei der ERP-Einführung auf – und erläutern, was Sie dagegen tun können.

ERP-Einführung: Risiken und Problemfelder

Wenn eine ERP-Einführung gescheitert ist, dann ist nicht nur ein Grund dafür verantwortlich. Oftmals sind es verschiedene Ursachen, die zusammenhängen und sich gegenseitig beeinflussen. Nachfolgend sind 5 Punkte zusammengefasst, die als ERP-Projekt-Risiken gelten.

1. Risiko: Ungeeignetes Projektteam

Einer der wichtigsten Risikofaktoren, der für eine gescheiterte ERP-Einführung verantwortlich ist, ist ein ungeeignetes Projektteam. Bedenken Sie: Einer Veränderung, die den Arbeitsalltag zunächst auf den Kopf stellt, begegnen viele MitarbeiterInnen naturgemäß erst einmal mit Skepsis. Diese Situation zu managen ist nicht ganz einfach. Ein professionelles Projektteam sowie klare Zuständigkeiten sind deshalb das A und O bei einer ERP-Einführung. Vorbehalte in der Belegschaft sollten Sie ernst nehmen – Ihre MitarbeiterInnen sind schließlich diejenigen, die künftig mit der neuen Software arbeiten und somit auch maßgeblich am Erfolg oder Misserfolg des Projekts beteiligt sind.

Um die Risiken der ERP-Einführung zu reduzieren, muss die neue Software bei der Belegschaft Akzeptanz finden. Ist eine ERP-Einführung gescheitert, liegt es häufig daran, dass der Sinn hinter der Veränderung nicht erkannt wurde. Das Projektteam sollte deshalb durch regelmäßige Meetings über den Fortschritt des Projekts berichten, um zu verdeutlichen, welche Vorteile die neue Software mit sich bringt.

Das Projektteam sollte erklären, welche Ziele mit der Veränderung verfolgt werden und was genau sich verändern wird. Machen Sie deutlich, dass die Software nicht eingesetzt wird, um Arbeitsplätze zu ersetzen, sondern um den Tagesablauf für jeden einfacher und effizienter zu gestalten. Erst wenn alle an einem Strang ziehen, kann die Umsetzung erfolgreich sein – und einem Scheitern der ERP-Einführung vorbeugen.

Das Projektteam trägt eine große Verantwortung und muss viele Herausforderungen meistern. Machen Sie sich also im Vorfeld Gedanken darüber, wer welche Rolle besetzen sollte. Nicht jeder ist für jede Position geeignet. Fehlende Kompetenzen oder zu wenig Einfühlungsvermögen im Team führen eigentlich immer zu Problemen bei der ERP-Einführung, erschweren die Umsetzung und somit auch einen erfolgreichen Projektabschluss. Wie Sie ein gutes ERP-Projektteam zusammenstellen, welche Eigenschaften die Beteiligten mitbringen und was Sie sonst noch beachten sollten, können Sie hier nachlesen: Wie stelle ich ein gutes ERP-Projektteam zusammen?

2. Risiko: Zu flache Hierarchien

Heute haben viele Unternehmen flache Hierarchien und Strukturen. Eigentlich ist das fortschrittlich, denn so können sich alle MitarbeiterInnen einbringen und Entscheidungen treffen Sie gemeinsam. Alle können und dürfen mitreden und ein harmonisches Miteinander steht auf der Prioritätenliste in der Regel weit oben. Obwohl flache Hierarchien also viele Vorteile haben, können Sie auch eine Ursache sein, wenn eine ERP-Einführung gescheitert ist.

Das Risiko: Projektmanagement und Anbieter möchten das Projekt zügig und einfach umzusetzen. Das Streben nach Konsens führt aber oft dazu, dass jeder es jedem Recht machen möchte. Alle Wünsche, Ideen und Verbesserungsvorschläge zu berücksichtigen ist aber fast nicht möglich und führt auch nur selten zu einem zügigen Projektabschluss.

Die Belegschaft rechtzeitig in die Planung mit einzubeziehen und ihr ein Mitspracherecht einzuräumen ist wichtig. Doch es kommt auf die Balance an, denn wichtige Entscheidungen sollten zeitnah getroffen werden. Gibt es zu viele Projektbeteiligte, wird es schnell kompliziert. Weiterhin neigen viele MitarbeiterInnen dazu, nur die eigene Position im Unternehmen zu sehen. Wünsche und Ideen werden erfahrungsgemäß oft nur auf den eigenen Anwendungsbereich bezogen – eine prozessorientierte Sicht- und Arbeitsweise fehlt.

Man möchte Veränderungen zulassen, ist aber nicht bereit alte Gewohnheiten abzulegen. Kurz gesagt, viele relevante Entscheidungen können so ausgebremst werden. Um dem entgegenzuwirken, sollten Sie klare Verantwortlichkeiten schaffen und konkrete Ziele formulieren. Außerdem ist es hilfreich, bei Ihrer Belegschaft das Verständnis für die Bedürfnisse und Aufgaben anderer Unternehmensbereiche zu stärken.

3. Risiko: Insellösungen im Unternehmen

In jedem Unternehmen gibt es eigene Abteilungen mit eigenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Zudem hat jeder MitarbeiterIn sein eigenes Rollenverständnis. Mit der Zeit entwickelt sich ein vertrautes Geflecht aus Hierarchien und Zuständigkeiten. Abteilungen werden daher intern häufig wie „Fürstentümer“ gemanagt. Kommen nun neue Abläufe oder Aufgaben von außen in die eigene Abteilung, sind Konflikte vorprogrammiert.

Funktionierende Insellösungen lässt man ungern los. Alte Angewohnheiten abzulegen, über die eigenen Arbeits- und Abteilungsgrenzen hinaus zu denken und zu handeln fällt vielen MitarbeiterInnen schwer – das ist durchaus menschlich. Hinter dieser Abwehrhaltung versteckt sich oft die Angst, ersetzbar zu sein.

Wenn ein ERP-Projekt gescheitert ist, liegt es häufig daran, dass im Unternehmen kein Umdenken stattfinden konnte. MitarbeiterInnen, die aus Sorge um einen Kompetenzverlust Widerstände aufbauen oder die bisherige Vorgehensweise verteidigen, können bei der ERP-Einführung Probleme verursachen. Der Schlüssel lautet: Kommunikation. Versuchen Sie, die Angst vor Ersetzbarkeit zu nehmen und die Vorzüge des ERP-Systems transparent zu kommunizieren.

4. Risiko: ERP-System passt nicht zum Unternehmen

Ist eine ERP-Einführung gescheitert, kann das auch an einer ungeeigneten Software liegen. Viele Unternehmen unterschätzen, wie wichtig die Auswahl des passenden ERP-Systems ist. Deshalb sollten Sie dieser Aufgabe viel Aufmerksamkeit widmen. Der Markt bietet mittlerweile so viele ERP-Systeme, dass es gar nicht so einfach ist, das richtige für ein Unternehmen auszusuchen.

Wer bei der ERP-Einführung Risiken reduzieren will, zieht daher häufig eine externe Beratungsfirma hinzu. Das Problem dabei: Unternehmensberater gehen grundsätzlich von Standardprozessen aus. Mit den individuellen Besonderheiten Ihres Unternehmens sind sie nicht vertraut. Diese lernen sie erst kennen, wenn die Wahl für die neue Software bereits getroffen ist.

Ist die Wahl auf eine für das Unternehmen ungeeignete Software gefallen, wird dies meist sichtbar, wenn die Umsetzungsphase begonnen hat. Dann fällt auf, die gewählte Software deckt nicht alle Anforderungen ab oder ist zu überdimensioniert. Es wird nachgebessert und angepasst – der Projektabschluss verzögert sich. Wenn Sie externe Berater hinzuziehen möchten, sollten Sie dies unbedingt vor dem Auswahlprozess machen und nicht, wenn die Wahl bereits getroffen wurde.

Hilfreich ist dagegen eine umfangreiche Projektanalyse. Ein ERP-System, das die Geschäftsprozesse falsch abbildet, unflexibel ist und das Tagesgeschäft nicht richtig abdeckt, führt oft zu neuen Insellösungen. Gerade diese möchte man durch die Einführung einer ERP-Software eigentlich loswerden. Im schlimmsten Fall ist die ERP-Einführung gescheitert und Sie müssen einen neuen Anbieter auswählen – eine Situation die Sie unbedingt vermeiden sollten.

Eine falsche Softwareauswahl ist häufig auf eine mangelhafte ERP-Auswahl und eine unzureichende Vorbereitung des ERP-Workshops zurückzuführen. Ein vollständiges Pflichtenheft und eine umfangreiche Prozessanalyse sind unbedingt zu empfehlen! Haben Sie eine klare Vorstellung der Sollprozesse, fällt ihnen die Wahl leichter.

Führen Sie den Auswahlprozess gewissenhaft durch und beziehen Sie die Belegschaft mit ein. Betrachten Sie bereits im Vorfeld die ERP-System-Kosten so realistisch wie möglich. Unbedachte Entscheidungen werden schnell teuer. Achten Sie außerdem darauf, dass die neue Lösung flexibel und anpassbar ist. So können Sie die Risiken der ERP-Einführung deutlich reduzieren.

5. Risiko: Zeit- und Kostenrahmen zu knapp kalkuliert

Ihr ERP-Anbieter geht davon aus, dass Sie mit der Einführung einer Software klare Ziele verfolgen. Schließlich bedeutet die neue Software eine Veränderung, die einige Ressourcen in Anspruch nimmt. Viele Unternehmer wollen bei einem ERP-Projekt allerdings vor allem Zeit und Geld sparen. Wie weiter oben beschrieben, kommt es zum Glück nur selten vor, dass am Ende die ganze ERP-Einführung gescheitert ist.

Dass der geplante Zeit- und Kostenrahmen für das ERP-System überschritten wird, ist dagegen ein häufiges Problem. Es entsteht meistens dann, wenn Sie die Vorbereitung nicht gewissenhaft durchgeführt haben oder ungeduldig sind und die ERP-Einführung zu früh ansetzen. Sind wesentliche Fragen zum Zeitpunkt der Umsetzung noch offen, zieht sich das Projekt unnötig in die Länge und die Kosten, die durch ungeplante Anpassungen entstehen, steigen weiter an. Oft wird auch viel zu wenig Zeit einkalkuliert. Vielleicht kommt es nicht dazu, dass die gesamte ERP-Einführung gescheitert ist – jedoch verschiebt sich der Projektabschluss immer wieder nach hinten.

5 Tipps für Ihre ERP-Einführung: Risiken minimieren – Chancen nutzen

Sie können typische Stolperfallen vermeiden, um die Risiken für Ihre ERP-Einführung zu reduzieren. Wenn Sie folgende Tipps berücksichtigen, haben Sie bereits gute Voraussetzungen für ein gelungenes ERP-Projekt geschaffen:

Gute Vorbereitung: Ist eine ERP-Einführung gescheitert, liegt der Fehler oft in der mangelnden Vorbereitung. Ein Projekt kann nicht erfolgreich sein, wenn das Unternehmen nicht seinen Teil dazu beträgt. Legen Sie fest, welche Prozesse mit der neuen ERP-Software optimiert werden sollen und welche konkreten Ziele Sie mit der Einführung verfolgen.
Ängste abbauen: Machen Sie Ihr ERP-Vorhaben von Anfang an transparent, um den Sorgen der MitarbeiterInnen entgegenzuwirken. Für sie kommt nicht nur eine neue Benutzeroberfläche hinzu, sie müssen auch lernen bereichsübergreifend zu denken.
Schulung anbieten: Um die Risiken der ERP-Einführung zu reduzieren, sollten Sie Ihren MitarbeiterInnen eine Schulung anbieten. Die Belegschaft lernt neue Arbeitsschritte und Funktionen des ERP-Systems von Anfang an richtig und es ist für jeden nachvollziehbar, weshalb diese so ausgeführt werden sollten.
ERP-System optimieren: Sind alle Projektanforderungen umgesetzt, gilt die ERP-Einführung als abgeschlossen. Viele Unternehmen neigen dann dazu, die Software nicht weiter zu optimieren. Funktionalitäten, die eigentlich vorhanden sind, werden nicht genutzt. Sammeln Sie Verbesserungsvorschläge, die Sie in Zusammenarbeit mit dem ERP-Anbieter umsetzen.
Lösungsorientiert bleiben: Wichtig zu verstehen – die Software kann am allerwenigsten etwas dafür, wenn ein ERP-Projekt gescheitert ist. Suchen Sie nicht nach Schuldigen, sondern nach einer Lösung – am besten zusammen mit Ihrem ERP-Anbieter.

Wenn Sie mehr zum Thema Risikofaktoren für ERP-Projekte erfahren möchten oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir beraten Sie gerne!

29. Juli 2019

Key-User für ein ERP-Projekt: die richtige Auswahl

Praxistipp ERP-Projekt

So finden Sie die besten ERP-Key-User

Die Einführung eines ERP-Systems ist in der Regel ein umfangreiches Projekt. Je nach Größe kann es sich über mehrere Wochen oder auch Monate ausdehnen. Keine Frage: Ein solches Projekt bindet neben Kapital und Zeit auch Ihr Personal. Das gilt gerade für kleine oder mittelständische Unternehmen mit begrenzten Mitteln und Ressourcen. Wir empfehlen daher, die einzelnen Schritte vorher gut zu planen und sich nicht vorschnell in die Umsetzung zu stürzen. Das gilt auch und gerade für die Auswahl der Key-User für das ERP-Projekt.

Der Erfolg Ihrer Software-Einführung hängt zu einem großen Teil von der Zusammenstellung Ihres Projektteams und von dessen Engagement ab. Hier kommen die Key-User für das ERP-Projekt ins Spiel! Sie sind ein wichtiger Teil Ihres Projektteams und am Gelingen der Einführung maßgeblich beteiligt. Umgekehrt haben ungeeignete Key-User in einem ERP-Projekt einen negativen Einfluss auf das Ergebnis. Doch wie findet man einen geeigneten Kandidaten für diese Rolle?

Welche Aufgaben hat ein Key-User in einem ERP-Projekt?

Was genau ist ein Key-User? Und welche Rolle nimmt ein Key-User bei einem ERP-Projekt ein? Aus unserer Erfahrung lässt sich das so beantworten: Key-User bilden die Schnittstelle zwischen dem ERP-System und den eigentlichen Anwendern der Software bzw. den Abläufen und Prozessen im Unternehmen.

Während der Einführung: Ihr Key-User als Ansprechpartner & Bindeglied

Key-User in einem ERP-Projekt vertreten die Interessen ihres Fachbereichs. Dabei arbeiten Sie über den gesamten Zeitraum der Umsetzung eng mit dem ERP-Anbieter, der Projektleitung und der restlichen Belegschaft zusammen. Key-User betreuen das Projekt also von Anfang an, sind umfassender Ansprechpartner und vermitteln zwischen der Projektleitung und der Belegschaft, also den künftigen Anwendern der Software.

Der Vorteil dabei: Auf der einen Seite informieren Key-User die Anwender früh über das geplante Vorgehen oder über Änderungen seitens der Projektleitung und erklären, warum bestimmte Entscheidungen getroffen werden. Auf der anderen Seite geben sie auch Anforderungen, Interessen und Wünsche der MitarbeiterInnen an die Projektleitung zurück. Durch einen kontinuierlichen Austausch erreichen Key-User in einem ERP-Projekt, dass Ihre MitarbeiterInnen von Anfang an eingebunden sind und Entscheidungen seitens der Projektleitung besser nachvollziehen können. Und es wird gewährleistet, dass sich am Ende alle wichtigen Punkte im System wiederfinden.

Key-User im ERP-Projekt stärken die Akzeptanz der Einführung

Es liegt in der Natur des Menschen: Größere Veränderungen sorgen zunächst für Skepsis. Setzen Sie Ihren MitarbeiterInnen also ein fertiges System vor die Nase, führt dies häufig zu Vorbehalten oder zu kompletter Ablehnung. Umso wichtiger ist es, die Vorschläge und Wünsche der Belegschaft zu berücksichtigen, darauf einzugehen und nach Möglichkeit umzusetzen. So stärken sie die Akzeptanz für Ihr Projekt.

Nur wenn die Belegschaft das System annimmt, wird sich die Einführung der Software lohnen. Ein geeigneter Key-User in einem ERP-Projekt spielt genau hier seine Stärken aus. Er zeigt die Vorteile der neuen Software auf, erklärt aber auch den Sinn und Zweck der Veränderung. Richtig eingesetzt, schafft die Software Strukturen, sichert Arbeitsplätze und fördert das Wachstum des Unternehmens. Um diese positiven Argumente zu transportieren, empfehlen wir regelmäßige kurze Meetings oder einen Newsletter. So informiert der Key-User stetig und nachhaltig über den aktuellen Stand des Projekts und holt aktiv Feedback ein.

Nach der Implementierung: Key-User für die Schulung der MitarbeiterInnen

Nachdem die Software installiert wurde, übernimmt in der Regel der Key-User die Schulung Ihrer MitarbeiterInnen. Nur in seltenen Fällen wird die Mitarbeiterschulung durch den ERP-Anbieter durchgeführt. Natürlich ist es wichtig, dass der Key-User vor der Schulung mit allen relevanten Funktionen und Features des Systems vertraut ist, um dieses Wissen gut an die Kollegen weitergeben zu können. Auch nach der Implementierung ist er Ansprechpartner bei Fragen und Problemen. Dazu gehört auch, Verbesserungsvorschläge, Änderungswünsche sowie Anpassungen für das nächste Update der Lösung zu sammeln und an den ERP-Anbieter weiterzugeben.

Welche Eigenschaften braucht ein guter Key-User in einem ERP-Projekt?

Ein geeigneter Key-User sollte einige Eigenschaften erfüllen, die nicht alle MitarbeiterInnen mitbringen. Unser Tipp: Machen Sie nicht einfach einen Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin zum Key-User in dem ERP-Projekt, den Sie im Tagesgeschäft am ehesten entbehren oder am schnellsten von seinen Aufgaben entbinden können. Ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin, der oder die als Key-User eher ungeeignet ist, kann das Projekt nicht richtig unterstützen und sogar negativ auf die Einführung einwirken. Zum Beispiel, weil er falsche Lösungsansätze erarbeitet oder die Belegschaft nicht von der neuen Software überzeugen kann.

Eigenschaften, die ein Key-User in einem ERP-Projekt mitbringen sollte:

Technisches Grundverständnis und eine schnelle Auffassungsgabe, um sich zeitnah in die neue Software einarbeiten zu können
Eine hohe fachliche Kompetenz und Interesse an den Prozessen anderer Unternehmensbereiche dienen den Aufgaben als Key-User
Empathie vs. Autorität: Einfühlungsvermögen ist wichtig, um Ängste der Mitarbeiter nachvollziehen und auf diese eingehen zu können – Durchsetzungsvermögen darf aber ebenso nicht fehlen, um die wesentlichen Punkte des ERP-Projekts nicht aus den Augen zu verlieren
Weitblick: Ein guter Key-User denkt und handelt vorausschauend, behält den Gesamtüberblick und hat ein Auge für die täglichen Herausforderungen seiner Kollegen
Aufgeschlossenheit: Diese Eigenschaft ist besonders wichtig, da Key-User in einem ERP-Projekt als ständige Ansprechpartner dienen und bei der Mitarbeiterschulung eine vermittelnde Rolle einnehmen sowie ihr Wissen bestmöglich weitergeben müssen
Wirkliches Interesse und Motivation an dem ERP-Projekt

Key-User in einem ERP-Projekt: So finden Sie einen geeigneten Kandidaten

Zugegeben, nur selten werden all diese Punkte auf einen Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin zutreffen. Das wichtigste ist aber, einen Kandidaten als Key-User in Ihrem ERP-Projekt auszuwählen, der voll und ganz hinter dem Projekt steht und mit dieser vorbildlichen Haltung auch seine Kollegen begeistern kann. Wenn Ihr Key-User offen für neue Herausforderungen ist und motiviert an die Aufgabe rangeht, passiert dies von ganz allein. Hier sind unsere vier Tipps, mit denen Sie einen geeigneten Key-User für das ERP-Projekt finden:

Tipp 1: Nicht nach Hierarchierang suchen

Geht es darum, die Interessen der Abteilung zu vertreten, denken viele Unternehmer als erstes an den Abteilungsleiter. Verständlich, denn in der Regel kann dieser viel Erfahrung vorweisen, ist mit den Prozessen im Unternehmen vertraut und wird von seinen Kollegen hoch angesehen. Wer könnte also für die Rolle und die Aufgaben als Key-User in einem ERP-Projekt besser geeignet sein? Tatsächlich ist der Abteilungsleiter jedoch nicht immer die beste Wahl. Denn ein guter Abteilungsleiter ist nicht automatisch ein geeigneter Key-User. Gerade in besonders großen Unternehmen haben diese oft eine gewisse Distanz zum operativen Tagesgeschäft entwickelt und übernehmen eher administrative Aufgaben. Mit den eigentlichen Arbeitsläufen sind sie zumindest nicht immer im Detail vertraut. Aber: Natürlich kann auch ein Abteilungsleiter ein geeigneter Key-User sein oder als Key-User eine Schulung durchführen. Das eine schließt das andere nicht aus.

Tipp 2: Suchen Sie nach Leistungsträgern

Schauen Sie lieber genauer hin, denn MitarbeiterInnen mit den passenden Eigenschaften finden sich unabhängig von der Position im Unternehmen. Suchen Sie nach Leistungsträgern! Diese werden auch als Key-User in einem ERP-Projekt von der Belegschaft hoch angesehen. Sie sind vertrauenswürdig, zuverlässig und finden beispielsweise bei Änderungsvorschlägen seitens der Projektleitung leichter Gehör. Ein Leistungsträger kann skeptische MitarbeiterInnen eher überzeugen und die Akzeptanz für das Projekt stärken. Das zahlt sich auch aus, wenn der Key-User die Schulung der Anwender übernimmt.

Tipp 3: Suchfokus nicht nur auf das Know-how legen

Natürlich ist Fachwissen wichtig, wenn es darum geht, den eigenen Fachbereich zu vertreten. Key-User in einem ERP-Projekt müssen sich umfassend mit den Aufgaben in ihrer Abteilung und den dortigen Geschäftsprozessen auskennen. Was jedoch mindestens genauso wichtig ist, sind gewisse Soft Skills, die ein Key-User mitbringen sollte. Persönliche Werte und Eigenschaften wie Verlässlichkeit, Respekt und Fairness, aber auch Geduld, ein freundliches Auftreten und Kritikfähigkeit sind wichtig. So wird die Motivation für das Projekt aufrecht gehalten und mögliche Widerstände oder Vorbehalte können rechtzeitig entkräftet werden. Das steigert die Kooperation in Ihrem ERP-Projekt. Im besten Fall kommen Einfühlungsvermögen und Durchsetzungsvermögen also zusammen. Zuhören, begeistern, schwierige Sachverhalte verständlich erklären und immer eine gute Balance finden – das ist die Herausforderung.

Tipp 4: Weitblick und Motivation

In vielen Unternehmen fokussieren sich die einzelnen MitarbeiterInnen stark auf ihre eigenen Aufgaben. Ein Austausch mit anderen Unternehmensbereichen findet häufig nur sporadisch statt. Aber: Geschäftsprozesse enden nicht an der Abteilungsgrenze. Der Key-User in Ihrem ERP-Projekt sollte vorausschauend und vor allem bereichsübergreifend denken und handeln. Das setzt voraus, dass er Experte in seinem eigenen Fachbereich ist, sich aber auch für die Abläufen aus anderen Unternehmensbereichen interessiert. Die wichtigsten Voraussetzungen, die ein Key-User mitbringen sollte, sind jedoch Motivation, wirkliches Interesse an der Aufgabe und die Fähigkeit, dieses Interesse auch bei der restlichen Belegschaft wecken zu können.

Klingt nach einer schönen Aufgabe – wo ist der Haken?

MitarbeiterInnen, die die Rolle als Key-User in einem ERP-Projekt übernehmen, sollten sich darüber im Klaren sein, dass während der Umsetzungsphase mit Überstunden zu rechnen ist. Neben dem normalen Tagesgeschäft stehen zusätzliche Meetings und Schulungen auf der Agenda – und das für mehrere Wochen oder Monate, je nach Größe des Projekts.

So unterstützen Sie als Unternehmer Ihren Key-User

Für den Key-User sind ERP-Projekte zeitintensiv, deshalb benötigt auch der beste Key-User Ihre Unterstützung. Es ist zum Beispiel sinnvoll, für die Einführung einen Zeitraum zu wählen, in dem keine weiteren Projekte geplant sind oder Sie wissen, dass es erfahrungsgemäß etwas ruhiger im Unternehmen ist. Außerdem sollten Sie die ausgewählten MitarbeiterInnen nicht parallel für andere große Kundenprojekte einplanen.

Aufgaben aus dem Tagesgeschäft können in dieser Zeit von anderen Kollegen übernommen werden. Vorausgesetzt, das Projekt wird von allen MitarbeiterInnen gleichermaßen unterstützt. Wird das Projekt jedoch grundsätzlich in Frage gestellt, kann sich das Arbeitsklima durch solche Maßnahmen verschlechtern. Sehen sie die Vorteile, die das Projekt mit sich bringt, wird die temporäre Belastung durch die Aufgaben als Key-User bereitwilliger in Kauf genommen.

Um es klar zu sagen: Ein ERP-Projekt geht oft mit Stress einher. Vermutlich ist erst einmal etwas Überzeugungskraft notwendig, wenn Sie ihren Wunsch-Kandidaten gefunden haben. Machen Sie deutlich, wie wichtig eine erfolgreiche Umsetzung für das Unternehmen ist und zeigen Sie auch die Vorteile für die MitarbeiterInnen auf. Durch die Rolle als Key-User in einem ERP-Projekt sammelt man Führungserfahrungen – und das Ansehen im Unternehmen steigt nach gelungener Einführung erfahrungsgemäß deutlich an. Sollte eine Person absolut kein Interesse an der Aufgabe haben, wählen Sie lieber jemand anderen für diese Aufgabe aus. MitarbeiterInnen, die alle wichtigen Eigenschaften mitbringen, aber kein Interesse an der Aufgabe haben, bringen Ihnen keinen Mehrwert. Ein positiver Verlauf der Einführung wäre eher gefährdet.

Fazit: Key-User für ERP-Projekte finden

In nahezu jedem Unternehmen ist ein geeigneter Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin beschäftigt, der die Rolle als Key-User in einem ERP-Projekt übernehmen kann. Die Herausforderung besteht nun darin, diese Person zu finden. Häufig sind es die, an die man nicht auf den ersten Blick denkt. Um das ERP-Projekt zu einem guten Abschluss zu bringen, sollten Sie keine schlechten Kompromisse eingehen. Ein schlecht ausgewähltes Projektteam kommt schnell an seine Grenzen – und es kann zu Konflikten und Verzögerungen kommen, was den Erfolg des Projekts gefährdet. Nehmen Sie sich bei der Zusammenstellung lieber etwas mehr Zeit und setzen auf ein motiviertes Team, das gut zusammenarbeitet und gemeinsam alle Herausforderungen meistert. Diese Motivation wird sich automatisch auf die ganze Belegschaft übertragen. Auch wenn die Einführung einer ERP-Software eine technische Umsetzung ist, sollte der Fokus immer auf den Menschen im Unternehmen liegen.

Sie wollen mehr zum Thema ERP-Einführung und zur Auswahl der Key-User in einem ERP-Projekt wissen? Oder haben Sie Interesse daran, die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP kennenzulernen? Senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

30. Januar 2019

Erfolgsfaktoren einer einwandfreien ERP-Einführung

Praxistipp, Wissen ERP-Einführung

Ein neues ERP-System kann auf Ihr Unternehmen viele positive Auswirkungen haben. Es beeinflusst Geschäftsprozesse und interne Abläufe. Richtig eingesetzt erleichtert es tägliche Aufgaben, gibt Struktur und verbessert die Kommunikation. Das Unternehmen wird transparenter und somit zukunftssicherer. Im letzten Beitrag wurde Schritt für Schritt beschrieben, wie Sie ein ERP-System in Ihrem Unternehmen einführen – angefangen von der Planung über die Auswahl und bis hin zur Umsetzung. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie das ERP-Management gestalten können, damit Ihre Investition auch Früchte trägt. Es gibt einige Erfolgsfaktoren – und auch Fehler, die Sie vermeiden sollten.

Erfolgsfaktoren werden als „Einflussgrößen und Bedingungen, die für den Erfolg und Misserfolg unternehmerischen Handelns bestimmend sind“ definiert. Kritische Erfolgsfaktoren sind dabei Faktoren „von besonders großer Bedeutung“ (Dömer 1998). Stimmen diese Faktoren, wird auch Ihr ERP-Projekt erfolgreich sein. Zweifellos gibt es unzählige Faktoren, die den Erfolg oder Misserfolg eines Projektes beeinflussen.

Sind unternehmensweite Rahmenbedingungen gegeben?

Wie gestalten Sie das ERP-Management? Zunächst einmal ist es wichtig, die Rahmenbedingungen für Ihr Projekt im Vorhinein festzuhalten – dazu zählen Ziele, Ressourcen und Kosten. Diese sollten Sie während des Projekts auf jeden Fall im Blick haben. Dazu gehört auch, Projektfortschritte regelmäßig zu dokumentieren und kommunizieren. Neben der Auswahl Ihres Projektteams ist auch die Rollenverteilung im Team selbst wichtig – für einen positiven Projektverlauf. Funktionen und Aufgaben sollten klar verteilt sein. Die Herausforderungen dabei: Das Projekt sollte nicht zur reinen Zusatzarbeit werden. Versuchen Sie, die Mitglieder des Projekts weitestgehend von ihren Linientätigkeiten zu befreien. Wahrscheinlich wird es trotzdem das ein oder andere Mal vorkommen, dass die Tage im Büro länger werden. Kleine Gesten der Anerkennung können hier zu neuer Motivation verhelfen.

Change Management: Einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren

Der wohl wichtigste Aspekt, damit die neue ERP-Lösung auch zum Erfolg wird, sind Ihre Mitarbeiter. Ein funktionierendes Change Management ist einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren eines ERP-Projektes. Das beste ERP-System hat für Unternehmen keinen Mehrwert, wenn sich Ihre Mitarbeiter dagegen sträuben. Um dies zu verhindern, sollten Sie der Belegschaft nicht das fertig implementierte System vor die Nase setzen. Holen Sie Ihre Mitarbeiter so früh wie möglich an Bord – so können Sie sie schnell für die neue Lösung zu begeistern. Kündigen Sie die bevorstehenden Veränderungen am besten an, sobald die Einführung des neuen Systems beschlossen ist. Doch wie gelingt dies am besten?

Gutes ERP-Management: ERP-Erfolg ist Teamwork

Kündigen Sie die Transformation Schritt für Schritt an. Und zwar am besten persönlich, nicht etwa per Rundmail. So haben Ihre Mitarbeiter Zeit, sich an den Gedanken zu gewöhnen und fühlen sich nicht überfordert. Die beste Methode ist, Ihr Vorhaben und Ihre Belange offen zu kommunizieren – so können Sie außerdem Gerüchten vorbeugen und schaffen Transparenz. Dazu gehören zum Beispiel beteiligte Personen, ein Zeitplan und auch, was sich zukünftig ändern wird. Falls Sie einen ERP-Manager oder Berater hinzuziehen möchten, stellen Sie auch diesen Ihren Mitarbeitern vor. Eine Betriebsversammlung bietet beispielsweise eine gute Plattform. So sind alle Mitarbeiter anwesend und auf demselben Informationsstand. Fragen können gestellt und direkt beantwortet werden. Weiterhin sollten Sie die ERP-Einführung nicht als reines IT-Projekt darstellen. Es könnte sonst schnell den Eindruck erwecken, dass es sich nur um eine technische Umstellung handelt.

Was tun, wenn die Mitarbeiter das ERP-System ablehnen?

Wenn Ihre Mitarbeiter das neue ERP-System ablehnen, steckt in den seltensten Fällen eine böse Absicht dahinter. Vielmehr kommt die Angst vor neuen oder geänderten betrieblichen und organisatorischen Abläufen zum Vorschein: Prozesse werden transparent, Fehler schneller entdeckt und die Angst vor einer vermeintlichen Fehlbedienung steigt. Diese Angst ist nicht ganz unbegründet, denn ein modernes ERP-System bildet Prozesse automatisiert auf Basis korrekter Daten ab – gerade das macht es so effektiv. Wichtig ist also, dass Sie die Ängste Ihrer Mitarbeiter ernst nehmen und diese nicht ignorieren. Zeigen Sie die Vorteile der neuen ERP-Lösung auf, die positiven Auswirkungen, die die Umstellung auf das ganze Unternehmen hat. Machen Sie deutlich, dass es ein zukunftsorientiertes Projekt ist: Die ERP-Software sichert Arbeitsplätze und bietet neue Möglichkeiten, sich im Unternehmen einzubringen.

Wirkungsvolle Ziele formulieren – dank ERP-Management

Haben Sie die Belegschaft auf Ihrer Seite, ist es an der Zeit, Ziele zu formulieren. Nur wer Ziele hat, kann erfolgreich sein. Unklare Ziele und ungenaue Anforderungen sind einer der häufigsten Gründe, weshalb Projekte scheitern – gefolgt von Ressourcen-Mangel und zu kleinem Projektbudget.

„Strukturen und Prozesse verbessern“

Das mag ein Ziel sein, gut formuliert ist es allerdings nicht. Welche Strukturen? Welche Prozesse? Wie genau sollen sie verbessert werden? In welchem Zeitraum? Und woher weiß man, wann das Ziel erreicht ist? Wenn Sie so ein Ziel am Anfang eines Projektes definieren, ist die Wahrscheinlichkeit einer Enttäuschung über das Ergebnis groß. Gerade wenn mehrere Parteien beteiligt sind, gibt es viel Spielraum zur Interpretation.

Machen Sie Ihre Ziele SMART – mithilfe von ERP-Management

Eine klare Zielformulierung ist deshalb besonders wichtig. Die SMART-Methode besteht aus fünf Kriterien. Smarte Ziele sollten

Spezifisch
Messbar
Akzeptiert
Realistisch
Terminiert

sein. Was das im Einzelnen bedeutet, ist nachfolgend beschrieben.

Spezifisch

Spezifische Ziele sind wichtig, damit alle Beteiligten die gleiche Vorstellung davon haben, was mit dem Projekt erreicht werden soll – und es keinen Spielraum für Interpretationen gibt. Diese fünf Fragen helfen Ihnen bei der Formulierung:

Was genau wollen Sie erreichen?
Warum ist das wichtig?
Wer ist daran beteiligt?
Wann wollen Sie ein Ergebnis haben?
Wie planen Sie vorzugehen?

Messbar

Legen Sie Kriterien fest, an denen gemessen werden kann, ob Sie die Ziele erreicht haben. Dies können konkrete Zahlen oder Daten sein. So können Sie Fortschritte gut beurteilen – aber auch gegensteuern, wenn Sie sich zu weit von den festgelegten Zielen entfernen.

Woran kann die Zielerreichung gemessen werden?
Wann weiß ich, dass ich das Ziel erreicht habe?

Akzeptiert

Stellen Sie sich vor, Sie sollten an einem Ziel arbeiten, das nicht umsetzbar ist. Achten Sie darauf, dass Ihre Ziele anspruchsvoll, aber machbar sind. Andernfalls wird die Motivation schnell sinken.

Ist das Ziel motivierend und von allen Beteiligten akzeptiert?
Ist es durch das Projekt zu erreichen?

Realistisch

Realistische Ziele hängen eng mit der Akzeptanz zusammen. Sind Ziele realistisch, werden sie in der Regel auch akzeptiert. Sind Ziele unrealistisch formuliert, neigt man eher dazu, sie zu ignorieren. Wichtig ist hier auch, ob die Zielerreichung beeinflussbar ist.

Haben Sie die nötigen Ressourcen?
Ist der Zeitraum ausreichend?

Terminiert

Klare Terminvorgaben sind wichtig für Ihr Team. Aufgaben ohne Deadline werden oft nicht zeitnah umgesetzt. Aber nicht alle Ziele müssen terminiert werden. Es gibt zum Beispiel finanzielle Ziele, die unabhängig von einem bestimmten Zeitpunkt erreicht werden sollen.

Bis wann soll das Ziel erreicht werden?
Ist das Ziel innerhalb der Projektlaufzeit erreichbar?

Haben Sie ihre Ziele gefunden und festgehalten, sind Sie schon einen großen Schritt weiter. Jetzt gilt es, diese im Blick zu halten und darauf zu achten, nicht vom Weg abzukommen. Der Erfolg einer ERP-Einführung hängt nicht von der Technik ab – es sind die Menschen, die mit dem ERP-System arbeiten. Deshalb dreht sich keiner der genannten Erfolgsfaktoren um die Software selbst.

Sie wollen mehr zum Thema ERP-Einführung, ERP-Management oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren? Senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

30. Januar 2018