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Was ist eigentlich ein ERP-Workshop?

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Die Suche nach einer Software-Lösung läuft erfahrungsgemäß nach einer simplen, dreistufigen Methode ab. Zunächst wird bei einer netzbasierten Grundrecherche die Frage geklärt, welche Anbieter generell in Frage kommen. Anschließend werden alle Lösungen, die Ihre Anforderungen am ehesten erfüllen, miteinander verglichen und es kommt zu einer finalen Entscheidung. Diese Herangehensweise funktioniert zwar grundsätzlich bei vielen Systemen, bei der ERP-Auswahl hingegen ist sie allerdings weniger geeignet. Ein ERP-System ist eine individuelle und komplexe Software-Lösung, die eng mit Ihren Geschäftsprozessen verknüpft ist. Eine grobe Recherche im Web kann Ihnen zwar eine erste Hilfe sein, um einen Überblick zu bekommen, aber bei individuellen Fragen kann Ihnen das Internet nicht mehr helfen. Wenn Sie wissen möchten, ob die Software Ihre spezifischen Abläufe unterstützt, ist ein direktes Gespräch mit dem ERP-Anbieter unerlässlich. Um diese und andere Fragen zu beantworten, wird ein ERP-Workshop durchgeführt. Was das genau ist und wie diese ablaufen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Was ist eigentlich ein ERP-Workshop?

Ein ERP-Workshop ist eine Veranstaltung, bei der Kunde und ERP-Anbieter sich erstmals persönlich kennenlernen. Es ist der letzte Schritt und die Grundlage für die finale ERP-Auswahl. Es ist sozusagen das zentrale Entscheidungskriterium – wer hier am meisten überzeugt, bekommt den Auftrag. Für Sie als Kunde ist dies natürlich eine gute Gelegenheit, dem ERP-Anbieter auf den Zahn zu fühlen und sich ein Bild von der Software zu machen. Ihr oberstes Ziel bei dieser Veranstaltung sollte sein, herauszufinden, ob die Software Ihre individuellen Anforderungen und Wünsche auch umsetzen kann. Ein solcher Workshop ist allerdings keine reine Informationsveranstaltung, in der Sie sich zurücklehnen können. Ihre Mitarbeit hat einen großen Einfluss auf die Qualität des Workshops – wenn Sie also das Bestmögliche aus ihm rausholen möchten, ist eine gute Vorbereitung und Ihre Mitarbeit gefragt, aber dazu später mehr.

Wo findet der ERP-Workshop statt?

Der Workshop findet immer beim Kunden statt. Das hat den Grund, dass mit dem Workshop in der Regel auch eine Betriebsbesichtigung verbunden ist, um zum einen die jeweiligen Prozesse und Abläufe besser nachvollziehen zu können und zum anderen, um das gesamte Projektteam kennenzulernen.

Wie lange dauert ein ERP-Workshop?

Die Dauer des Workshops richtet sich nach Größe, Umfang und Komplexität des Projekts. Um einen groben Maßstab zu nennen: Bei kleinen Unternehmen wird für gewöhnlich ein Tag angesetzt, bei mittelständischen Unternehmen sind es ein bis zwei Tage und bei großen Projekten rechnet man mit einem Tag pro Fachabteilung, also insgesamt etwa drei bis fünf Tage.

Wer sollte an dem Workshop teilnehmen?

Aus Kundensicht sollte das gesamte Projektteam und ein Verantwortlicher aus der jeweiligen Fachabteilung anwesend sein. Natürlich ist es nicht immer einfach, alle Beteiligten aus dem Tagesgeschäft abzuziehen, aber für einen erfolgreichen Workshop ist es wichtig, dass alle involvierten Personen auch präsent sind. Jeder erfüllt eine wichtige Funktion in diesem Projekt und sollte dementsprechend auch auf andere Details achten, planen Sie dies also wenn möglich mit ein. Vom ERP-Anbieter ausgehend sind normalerweise zwei Personen vertreten, ein Senior-Consultant und der Vertriebsmitarbeiter, mit dem Sie den Erstkontakt hatten. Bei größeren, umfangreicheren Projekten können es auch mehrere Personen sein.

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Ablauf eines ERP-Workshops

Bevor wir über den eigentlichen Workshop sprechen, sollten wir zunächst einmal klären, was davor passiert. Bei vielen Anbietern erfolgt die Präsentation des ERP-Systems im Workshop selbst. Bei TimeLine ist es so, dass ein erstes Gespräch bereits vor dem eigentlichen Workshop stattfindet. In diesem wird zum einen das ERP-System mit all seinen Funktionalitäten in einer Online-Präsentation vorgestellt und zum anderen erste wichtige Fragen zu Ihnen und Ihrem Unternehmen geklärt. Zum Beispiel, in welcher Branche Sie tätig und ob Sie Einzel- oder Serienfertiger sind, welche Software Sie aktuell im Einsatz haben, oder auch welche Probleme es gibt und was Sie sich von der neuen Lösung erhoffen.

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Dies ist hilfreich, um Ihr Unternehmen und die dazugehörigen Abläufe besser einschätzen zu können. Im Gegensatz zu einer Webrecherche oder schriftlichen Anfrage, erhalten Sie so direkt alle wichtigen Informationen, die Sie für eine gute Vorbereitung benötigen und es besteht außerdem für beide Seiten die Möglichkeit, Rückfragen zu stellen. Viele Missverständnisse können so vermieden werden. Sie als Kunde sind also bei der eigentlichen Veranstaltung bereits mit den Funktionalitäten des Systems vertraut und es kann vorrangig darum gehen, wie Ihre spezifischen Anforderungen und Wünsche umgesetzt werden können. Dies ist aber natürlich von Anbieter zu Anbieter unterschiedlich. Der ERP-Workshop selbst ist in mehrere Phasen unterteilt. Der Ablauf sieht normalerweise folgendermaßen aus:

Vorstellung & Vorbesprechung

Der Workshop beginnt für gewöhnlich mit einer Vorstellungsrunde beider Seiten. In dieser stellen sich alle Beteiligten persönlich und anschließend auch das Unternehmen kurz vor.

Betriebsbesichtigung

Nachdem sich beide Seiten vorgestellt haben, folgt in der Regel eine Betriebsbesichtigung. Der Anbieter möchte hier vor allem sehen, wie ein Auftrag durch das Unternehmen läuft – angefangen von der Auftragserteilung, über die Produktion bis hin zur Lieferung. Wie bereits weiter oben erwähnt, ist dies auch der Grund dafür, weshalb der Workshop in Ihrem Unternehmen stattfindet. Um Ihre spezifischen Prozesse und Abläufe besser nachvollziehen zu können, ist ein Firmenrundgang sehr hilfreich. Da die Workshops von erfahrenen Projektleitern durchgeführt werden, können diese Ihre Abläufe direkt analysieren und abschätzen welche Anpassungen notwendig sind und ob es ähnliche Abläufe und Umsetzungen bei früheren Projekten bereits gab.

Einzelgespräche mit den Fachabteilungen

Im Anschluss an den Firmenrundgang folgen Einzelgespräche mit allen Fachabteilungen. Der Fokus liegt hierbei auf einer sogenannten GAP-Analyse. Eine GAP-Analyse ist ein klassisches Planungs- und Kontrollinstrument und dient hierbei dem Zweck, die Probleme in Ihrem Unternehmen zu erkennen und darauf zu reagieren. Das Ziel ist es festzustellen, welche speziellen Anforderungen Sie als Kunde haben, die noch nicht in der Standardlösung enthalten sind, wie Ihre individuellen Probleme gelöst und Anforderungen umgesetzt werden können und ob dafür Anpassungen im System notwendig sind. Dabei sollten Sie auch zukünftige Projekte und langfristige Ziele nicht außer Acht lassen. Welche Herausforderungen erwarten Sie dahingehend?

Grobentwurf des Projektplans

Als letzter Punkt auf der Tagesordnung steht die Erstellung eines Projektplans, wobei es sich hierbei lediglich um einen groben Entwurf handelt. Darin wird beispielsweise festgehalten, wann Sie die Software in Betrieb nehmen möchten oder Schulungstermine stattfinden sollen, wann die Datenübernahme angesetzt wird und auch welche Anpassungen für eine erfolgreiche Umsetzung generell nötig sind.

Zusammenfassung: Ablauf ERP-Workshop

Hier noch einmal eine kurze Zusammenfassung des gesamten Ablaufs:

  • Vorstellungsrunde beider Seiten & Vorbesprechung
  • Betriebsbesichtigung
    • Wie läuft ein Auftrag durch das Unternehmen?
  • Einzelgespräche mit den Fachabteilungen
    • Fokus liegt dabei auf der GAP-Analyse
      • Welche Anpassungen sind notwendig?
  • Erstellung eines Projektplans
    • Wann soll die Software in Betrieb genommen werden?
    • Schulungstermine
    • Datenübernahme
    • Anpassungen
  • Abschlussbesprechung

Wie verbleiben Kunde und ERP-Anbieter am Ende des Workshops?

Sie als Kunde erhalten entweder noch im Workshop selbst oder wenige Tage später ein detailliertes Angebot, also wie viel die ERP-Einführung letztendlich kosten wird. Darin enthalten sind Aufwandseinschätzungen und das Schulungskonzept. Außerdem erhalten Sie noch eine Mitschrift, das sogenannte Organisationshandbuch. Dann liegt es bei Ihnen – Sie müssen eine Entscheidung treffen!

Die Kostenfrage

Auch die Kosten sind natürlich von Anbieter zu Anbieter verschieden. Bei TimeLine kostet ein ERP-Workshop 1.500 Euro pro Tag, hinzu kommen die Kosten für An- und Abreise, sowie Unterkunft und Spesen. Die Kosten für den Workshop werden allerdings bei Auftragserteilung verrechnet.

Prozessdokumentation – So können Sie sich auf den Workshop vorbereiten

Wie bereits erwähnt, sollten Sie den Workshop nicht als eine einseitige Informationsveranstaltung ansehen. Sie als Kunde sollten sich gut vorbereiten, indem Sie vorab einige wichtige Informationen zusammenstellen. Dies können Beispielprozesse und dazugehörige Daten sein, welche Sie anschließend in Form von PDFs, Word Dateien oder auch Diagrammen an den Anbieter senden. Wichtig hierbei ist, dass Sie sich auf die wichtigsten Abläufe und Prozesse beschränken und nicht zu viele Daten sammeln. Hier gilt: Qualität vor Quantität!

Fazit – darauf sollten Sie außerdem achten

Mit dem Einsatz einer ERP-Software verfolgen Kunde und ERP-Anbieter immer eine langfristige Zusammenarbeit. Sehen Sie den Workshop also als eine Chance, auf der einen Seite den Anbieter und seine Software kennenzulernen aber auch die eigenen Geschäftsabläufe so gut wie möglich zu beschreiben. Dies hilft dem Anbieter dabei, Ihre Prozesse besser nachvollziehen zu können und eine optimale Lösung für Sie zu finden. Eine gute Vorbereitung kann die Qualität des Workshops außerdem deutlich verbessern. Nutzen Sie den Termin, um vielen Fragen zu stellen und alle Unklarheiten aus dem Weg zu räumen. Legen Sie den Fokus darauf, ob Ihre spezifischen Anforderungen umgesetzt werden können und achten Sie dabei auch auf die kommunikative Ebene. Geht der Anbieter auf Ihre Fragen ein, oder weicht er bestimmten Themen aus? Steht die Umsetzung Ihrer Anforderungen im Vordergrund oder eher die Funktionen und Features des Systems? Dies hilft Ihnen dabei, eine passende Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.

Wenn Sie mehr über ERP-Workshops oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

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Ein Leitfaden für frischgebackene Projektleiter

Erfahrungsgemäß ist es so, dass ein berufserfahrener Mitarbeiter die Leitung eines ERP-Projekts übernimmt. Dies hat natürlich einige Vorteile. Er verfügt über ein gutes Fachwissen und ist mit den bereichsinternen Abläufen bestens vertraut. Außerdem kann er seine Kollegen gut einschätzen und somit bei der Zusammensetzung des Projektteams wertvolle Empfehlungen aussprechen. Aber wie so oft – wo es Licht gibt, fällt auch Schatten. Bei der Projektleitung stehen Führungsaufgaben klar im Vordergrund. In vielen Unternehmen gehört es mittlerweile zum Alltag, dass ein Mitarbeiter der normalerweise nicht mit den Aufgaben der Projektleitung in Berührung kommt, plötzlich ein Team leiten und die Verantwortung für ein komplexes ERP-Projekt tragen sollen. Was dabei nicht berücksichtigt wird: Die Anforderungen an einen Projektleiter sind mit denen, die beispielsweise an einen technischen Mitarbeiter gestellt werden, nicht zu vergleichen.

Eine naturgemäß schwierige Situation, bei der Rollenkonflikte vorprogrammiert sind. Problematisch wird es, wenn die individuellen Fähigkeiten des Mitarbeiters nicht zu dem Rollenprofil einer typischen Führungskraft passen oder es schlichtweg an Erfahrung mangelt. Sich neuen Herausforderungen zu stellen ist natürlich prinzipiell nichts Schlechtes, oft resultiert diese Konfrontation aber in Überforderung, woraus sich leicht Fehlentscheidungen und Konflikte entwickeln. Gerade bei einem ERP-Projekt, in das viel Zeit und andere Ressourcen investiert werden, ist das natürlich kontraproduktiv. In diesem Beitrag sind einige nützliche Tipps zusammengefasst, die Ihnen als Neuling im Projektmanagement den Start vereinfachen sollen.

Vor Projektbeginn – strukturiert an neue Aufgaben herangehen

Bevor Sie es sich nun aber anders überlegen – mit einer guten Vorbereitung und einem guten Team können Sie Ihrer Aufgabe als Projektleiter gelassen entgegensehen. Die ersten wichtigen Punkte können Sie bereits vor Projektbeginn umsetzen. Grundsätzlich gibt es drei Bereiche, die Ihren Erfolg als Projektleiter ohne direkte Vorgesetztenfunktion beeinflussen.

  • die sachliche, organisatorische Managementebene
  • die menschliche, persönliche Kollegenebene
  • das eigene Rollenverständnis

Die Managementebene

Ein ERP-Projekt ist immer eine temporäre Doppelbelastung für die einzelnen Teammitglieder. Ein Umstand dem sich jeder bewusst sein sollte, wenn er bei der Projektumsetzung mitwirken möchte. Trotzdem ist die vorübergehende Mehrarbeit oft die Quelle von Konflikten. Der Grund dafür ist schnell gefunden.

Ein Beispiel zur Verdeutlichung

Nehmen wir an, Sie haben sich vor Beginn des Projekts nicht mit dem Abteilungsleiter Ihres Key-Users zusammengesetzt, einfach weil Sie nicht wussten dass es wichtig ist. Das Projekt beginnt und Sie als Projektleiter sowie der Abteilungsleiter fordern weiterhin gleichermaßen die Aufmerksamkeit des Mitarbeiters. Sie delegieren Aufgaben an ihn, dieser ist weiterhin seinem regulären Vorgesetzten unterstellt und muss das normal anfallende Tagesgeschäft ebenfalls bewältigen. Ihrem Key-User fällt es zunehmend schwer die Aufgaben des Projekts mit denen des Tagesgeschäfts zu vereinen und allen gerecht zu werden. Nun hat er zwei Möglichkeiten. Entweder er kommuniziert rechtzeitig, dass er überfordert ist und Hilfe benötigt oder er lässt die Situation weiterlaufen wie bisher. Dabei bleibt entweder eine Seite ganz auf der Strecke oder beide Seiten werden nur halbherzig erledigt. Am Ende sind es die Key-User, die mit Gegenwind aus der Abteilung sowie ihren Projektpartnern rechnen müssen und viele Überstunden machen müssen. Das Ergebnis sind meistens überarbeitete, frustrierte Mitarbeiter, die sich in Zukunft sicher nicht noch einmal für den Posten zur Verfügung stellen.

Involvieren Sie die Vorgesetzten Ihrer Key-User 

Zum Glück ist dies eine Situation, die Sie einfach umgehen können. Der Schlüssel zum Erfolg lautet wie so oft: Kommunikation. Wird ein Key-User nicht ausreichend unterstützt, ist es Ihre Aufgabe sich mit dem jeweiligen Abteilungsleiter zusammenzusetzen. Suchen Sie am besten bereits vor Beginn des Projekts das Gespräch zum Abteilungsleiter und finden Sie gemeinsam eine Lösung. Ein Schritt den Sie unbedingt beachten sollten, denn Sie als Projektleiter verfolgen andere Ziele als die Abteilungsleiter. Unterschiedliche Interessen und strittige Punkte können Sie so klären, ohne es auf dem Rücken der Mitarbeiter auszutragen. Damit das Projekt erfolgreich umgesetzt und das Tagesgeschäft nicht auf der Strecke bleibt, ist es in dieser Zeit umso wichtiger, dass alle an einem Strang ziehen – auch wenn das bedeutet, mal eine Aufgabe für den Kollegen zu übernehmen oder eine Stunde länger zu arbeiten. Machen Sie allen Beteiligten klar, dass dies eine temporäre Umstellung ist, die am Ende dem gesamten Unternehmen zugute kommt.

„Das bisschen Projektmanagement macht sich von allein“

Gleiches gilt im Übrigen auch für Sie als Projektleiter. Das mag nun vielleicht übertrieben klingen, aber ein Projekt zu leiten ist sozusagen ein Fulltime-Job. Ein ERP-Projekt muss kontinuierlich gemanagt werden und benötigt viel Aufmerksamkeit, da Sie in ständigem Kontakt und Austausch mit Geschäftsführung, Key-Usern, Abteilungsleitern und dem Kunden stehen.

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Die Kollegenebene

Machen Sie sich frühzeitig mit Ihrem Projektteam vertraut

Damit Sie Ihre Aufgabe als Projektleiter gut und gewissenhaft durchführen können, sollten Sie sich vorher mit den einzelnen Teammitgliedern auseinandersetzen. Falls Sie die Möglichkeit haben, versuchen Sie bei der Zusammensetzung des Teams mitzuwirken. Es ist Teil der Führungsverantwortung, die Stärken und Schwächen einzelner Mitarbeiter zu beobachten und ihnen Raum zur Weiterentwicklung zu bieten. Nur wenn Sie Ihr Team gut kennen, können Sie gezielt Aufgaben verteilen und das Team koordinieren. Fragen, die Sie sich stellen können:

  • Was sind die Stärken und Schwächen meiner Key-User?
  • Wie sind die Beziehungen der Key-User zu Ihren Kollegen?
  • Wo liegen fachliche Kompetenzen?

Gerade wenn Sie mit Kollegen zusammenarbeiten, mit denen Sie sonst vielleicht weniger zu tun haben, macht es Sinn sich vor Projektbeginn im Rahmen eines Kick-Offs zusammenzusetzen und alle bekanntzumachen.

Das eigene Rollenverständnis

Der bereits weiter oben angesprochene Rollenkonflikt ist die wohl schwierigste Herausforderung, die Sie als Projektleiter meistern müssen. Es gibt unzählige Möglichkeiten und Arten ein Team anzuleiten. Welche gibt es und wie findet man die richtige? Im Grunde strahlt jemand in Ihrer Position schon eine gewisse Grundautorität aus. Sie können entweder alles bis ins kleinste Detail erklären und jede Entscheidung rechtfertigen oder Ihr Team einfach vor vollendete Tatsachen stellen. Sie können sich Ihren Kollegen wie gewohnt auf Augenhöhe nähern, als Coach auftreten oder einfach nur plumpe Anweisungen geben. Was Sie sich dabei unbedingt vor Augen halten sollten: Im Alltag arbeiten Sie auf Augenhöhe miteinander, erledigen womöglich gleiche oder ähnliche Aufgaben. Durch die Rolle als Projektleiter steigen Sie, wenn auch ungewollt und nur auf Zeit, auf der Hierarchieleiter automatisch eine Ebene nach oben und nehmen eine Art Vorgesetztenfunktion ein. Nutzen Sie diese Situation nun aus und verteilen lediglich Anweisungen, werden Sie bei Ihren Kollegen nicht gerade mit Sympathie punkten und Ihre Akzeptanz ist sicherlich schnell beeinträchtigt.

Projekterfolg vs. Kollegenbeziehung

Der Wunsch eines jeden Projektverantwortlichen ist es natürlich, dass alle an einem Strang ziehen und das Projekt zügig über die Bühne gebracht wird. Darauf können und sollten Sie sich aber nicht verlassen. Im Zweifelsfall müssen Sie durchgreifen können, um das Projekt und die Mitarbeiter wieder auf die richtige Bahn lenken. Am Ende des Tages sind Sie für den Erfolg des Projekts verantwortlich. Erfolg wird daran gemessen, ob Sie die Projektziele termingerecht und unter Einhaltung des Budgets umgesetzt haben. Wie die Mitarbeiter Sie oder Ihre Methoden dabei finden, spielt im Endeffekt keine Rolle. Es gibt aber auch noch einen Arbeitsalltag nach dem Projekt – und sicherlich wünschen Sie sich auch weiterhin eine gute Beziehung zu den Kollegen. Wie sollten Sie nun am besten mit der Situation umgehen?

Finden Sie eine gute Balance

Wahrscheinlich befinden Sie sich in einer ungewohnten Situation und es fällt Ihnen schwer Anweisungen zu geben. Versuchen Sie einen Kompromiss zu finden, mit dem alle Beteiligten zufrieden sind. Machen Sie deutlich, dass Sie Ihren Aufgabe gut machen möchten und es nun mal dazu gehört Aufgaben an andere zu delegieren. Bleiben Sie dabei authentisch und gehen Sie mit gutem Beispiel voran. Versuchen Sie Ihr Team für das Projekt zu begeistern und eine gute Atmosphäre zu schaffen. Sehen Sie sich als eine Art Moderator, der die Verantwortung für die Ergebnisse trägt. Eine Regel die dabei wirklich immer gilt: Egal wie gestresst Sie sind, behandeln Sie jeden Mitarbeiter mit Respekt – ohne Ausnahme.

Wichtige Bereiche und Basiswissen

Mit diesen Bereichen sollten Sie sich vor Projektbeginn außerdem auseinandersetzen:

  • Ablauf- und Terminplanung
  • Kostenplanung
  • Risikomanagement
  • Projektcontrolling
  • Projektorganisation und -dokumentation

Die Umsetzungsphase – was sollten Sie sonst noch beachten?

Formulieren Sie klare Ziele

Nur wer weiß wohin er will, kann auch dort ankommen. Besprechen Sie so detailliert wie möglich mit dem Kunden, welche Anforderungen er an das Projekt hat. Gerade bei sehr technikorientierten Projekten wie einer ERP-Einführung ist dies schwierig, da der Kunde oft wenig Vorstellung von den technischen Optionen hat. Eine gute Möglichkeit, diese verständlich aufzuzeigen ist zum Beispiel ein Workshop. Sie sollten Projektziele aber nicht nur mit dem Kunden, sondern auch vorab im Team besprechen, was bis wann erledigt sein sollte und welche Zwischenziele es gibt. Laufen Sie nicht ohne Plan los, sondern erarbeiten Sie einen klaren Auftrag, mit klaren Zielen und Zeitvorgaben. Wie Sie konkrete Ziele definieren, lesen Sie hier.

Delegieren Sie Aufgaben

Als Projektleiter hat man oft das Gefühl, alles selbst machen zu müssen. Dabei sollte Arbeit in Projekten immer Teamwork sein. Wer sich zu viel zumutet und die Kontrolle nicht abgeben kann, riskiert schnell eine Situation der Überforderung. Wie weiter oben bereits erwähnt, sollten Sie als Projektleiter die Stärken und Schwächen einzelner Teammitglieder kennen und dementsprechend sinnvoll die Aufgaben verteilen. Dabei sollten Sie darauf achten, dass diese termingerecht und vollständig erledigt werden. Formulieren Sie klar die Aufgabe und das Ergebnis, das Sie erwarten. Es ist nicht Ihre Aufgabe, sich danach noch einzumischen oder die Aufgabe gar selbst zu erledigen. Was natürlich nicht heißen soll, dass Sie kein offenes Ohr mehr haben sollen, falls es Probleme gibt. Arbeit zu delegieren hat einige Vorteile. Es hilft Ihnen dabei, sich selbst zu entlasten und nicht in Stress zu geraten. Sie können sich auf Ihre eigenen Aufgaben fokussieren und bieten anderen die Chance zu lernen. Sie können nicht in allen Bereichen ein Experte sein. Nutzen Sie das Potential der gesamten Gruppe, so kann jeder tun, was er am besten kann.

Kommunizieren Sie Erfolge und Probleme

Um eines Vorweg zu nehmen – egal wie gut Sie alles planen und vorbereiten, die Wahrscheinlichkeit dass Sie im Laufe des Projekts vor einem Problem stehen und nicht weiter wissen ist recht groß. Nun heißt es: den Kopf nicht in den Sand stecken. Probleme sollten Sie direkt offen im Team kommunizieren. Oft ist es so, dass ein ausgesprochenes Problem schnell keines mehr ist. Sie können nicht alles wissen und die Chance, dass jemand eine passende Lösung für das Problem kennt, ist im Team viel größer. Zudem motiviert ein gemeinsam gelöstes Problem das ganze Team. Neben Problemen sollten Sie aber natürlich auch gute Leistungen und Zwischenziele loben, im Team sowie beim Kunden.

Setzten Sie sich mit den Risiken auseinander

Was wenn der Key-User plötzlich krank wird oder der Kunde unzufrieden ist? Was wenn die Einführung nicht termingerecht umgesetzt werden kann oder der Server abstürzt? Diese oder ähnliche Fragen könnten Ihnen schlaflose Nächte bereiten. Ein ERP-Projekt bedeutet immer Chance und Risiko zugleich. Risiken gehören zum Projektalltag dazu, Sie können sie nicht ausschließen. Was Sie aber tun können, ist sich ihrer bewusst zu sein. Vor Beginn des Projekts sollten Sie sich Gedanken darüber machen, welche Worst-Case-Szenarien eintreten könnten. Fragen, die Sie sich stellen können:

  • Was ist die schlimmste anzunehmende Situation, die eintreten kann?
  • Welche Probleme können sonst noch auftreten?
  • Welche Auswirkungen haben die Probleme auf das Projekt?
  • Ist es möglich, die Eintrittswahrscheinlichkeit zu senken?
  • Welche Schritte muss ich einleiten, sollte das Problem eintreten?

Risiken sollten Sie immer in der Termin- und Kostenplanung kalkulieren. Ein aktiver Umgang mit Risiken bringt Ihnen Sicherheit.

Planen Sie die Kommunikation untereinander

Bei schlecht organisierten Projekten kommt es vor, dass Arbeit doppelt oder garnicht erledigt wird oder man nicht genau weiß, wer für was verantwortlich ist. Besonders effektiv ist das nicht. Besonders dann nicht, wenn man ein begrenztes Zeitfenster hat. Auch hierfür gibt es eine simple Lösung. Fertigen Sie eine Liste an, die jedem zugänglich ist. Diese Punkte könnte Ihre Liste beinhalten:

  • Welche Personen sind am Projekt beteiligt?
    • Welche Funktion haben diese Personen im Projekt?
    • Wie kann man die Personen erreichen? Wie wird generell untereinander kommuniziert?
    • Wer ist Ansprechpartner bei Fragen und Problemen?
  • Wer hat welche Aufgaben und bis wann müssen diese erledigt sein?
  • Wann finden Meetings statt?
    • Welche Punkte werden beim Meeting besprochen?
    • Wer dokumentiert die besprochenen Punkte?
    • Muss jeder an dem Meeting teilnehmen?

Sind Aufgaben visuell konkret zugeteilt und für alle einsehbar festgehalten, neigen Menschen dazu diese auch zeitnah und gewissenhafter zu erledigen. Niemand möchte derjenige sein, dem alle hinterherlaufen müssen und auf den man sich nicht verlassen kann.

Nach dem Projekt ist vor dem Projekt

Die Projektbeteiligten fiebern dem Stichtag entgegen und man könnte meinen, dass das Projekt nach erfolgreicher Umsetzung auch tatsächlich einen Abschluss findet. Sie als Projektleiter haben danach allerdings noch einige Schritte zu erledigen. So sollten Sie beispielsweise dokumentieren, ob sich der Aufwand aus wirtschaftlicher Sicht gelohnt hat und alle wichtigen Ergebnisse richtig festhalten.

Fazit

Wie Sie merken, können Sie einige Punkte bereits vor Projektbeginn angehen und auch wenn Sie die Rolle des Projektleiters haben, müssen Sie sich nicht allen Aufgaben allein stellen. Besonders wichtig ist die Beziehung zwischen Ihnen und der Geschäftsführung. Diese muss hinter dem Projekt stehen und Ihnen bei Problemen den Rücken stärken. Ohne deren Unterstützung wird es für Sie schwer, dem Team gegenüber eine Autorität zu entwickeln. Versuchen Sie aber nicht, das ERP-Projekt strikt nach Anweisung der Geschäftsführung durchzusetzen, ohne nach links und rechts zu sehen. Dies bringt mit hoher Wahrscheinlichkeit Probleme und Widerstände durch die Belegschaft. Sollten Sie sich dennoch unsicher sein, könnten Sie sich beispielsweise durch Schulungen oder Seminare die wichtigsten Grundlagen aneignen, ehe Sie die Projektleitung übernehmen.

Wenn Sie mehr zum Thema Projektleitung oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

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Welche Eigenschaften sollte ein Projektleiter mitbringen?

Nachdem Sie sich für ein ERP-System entschieden haben, geht es in die Umsetzungsphase. Für die Zusammenstellung des Projektteams benötigen Sie zunächst einen Projektleiter und Key-User. Die Projektleitung spielt eine zentrale Rolle bei der Einführung eines ERP-Systems. Die Entscheidung, wer diese Aufgabe übernimmt, sollten Sie deshalb nicht halbherzig treffen. Ein Mitarbeiter der alle wesentlichen Eigenschaften mitbringt, wirkt sich positiv auf den Verlauf und die allgemeine Stimmung im Team aus – für einen erfolgreichen und zügigen Abschluss ist dies unerlässlich. Fällt die Wahl hingegen auf eine für die Rolle eher ungeeignete Person, sind Konflikte vorprogrammiert. Das Projekt zieht sich in die Länge und die Kosten können dadurch immens ansteigen. Doch wie findet man die richtige Person für diese Herausforderung? Im heutigen Beitrag geht es darum, wie Sie als Unternehmer die richtige Entscheidung treffen und welche Eigenschaften ein guter Projektleiter mitbringen sollte.

Projektleitung und Key-User – wer ist für was zuständig?

Wenn Sie schon einmal ein ERP-Projekt geplant oder auch umgesetzt haben, wissen Sie sicherlich, dass ein solches Projekt einer Großbaustelle gleichen kann. Keiner weiß so ganz genau, was der andere eigentlich macht und wer für was zuständig ist. Deshalb ist es gut, die beiden Rollenprofile erst einmal klar zu definieren – besonders weil sich die Aufgaben in einigen Bereichen überschneiden.

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Der Projektleiter betreut das Projekt als Ganzes. Er koordiniert Aufgaben und Abläufe im Team, überwacht den Fortschritt des Projekts und gibt in diesem Zuge auch regelmäßig den aktuellen Status an die Geschäftsführung weiter. Darüber hinaus werden durch die Projektleitung auch fachliche Entscheidungen bezüglich der Umsetzung getroffen. Die Key-User hingegen sind für einen bestimmten Bereich zuständig, weshalb es in großen Unternehmen auch mehrere Key-User geben kann. In kleinen Unternehmen übernimmt diese Aufgabe aber in der Regel nur eine Person. Key-User sind der erste Ansprechpartner bei Fragen und sozusagen das Bindeglied zwischen Belegschaft, Geschäftsführung und dem ERP-Anbieter. Weiterhin planen sie die Schulung der Mitarbeiter im System und führen diese nach erfolgreicher Umsetzung auch durch. Wie Sie geeignete Key-User für Ihr Projekt gewinnen, erfahren Sie hier.

Was unterscheidet die Projektleitung vom Key-User?

Die Aufgabenprofile von Projektleitung und Key-User sind natürlich sehr unterschiedlich, dennoch weisen beide Rollen auch einige Parallelen auf. So versuchen beide die Akzeptanz für das Projekt zu stärken, indem sie die positiven Seiten aufzeigen und versuchen Ängste zu nehmen. Dafür benötigen sie vor allem Einfühlungsvermögen und Verständnis, denn ob das Projekt am Ende des Tages erfolgreich ist oder nicht liegt zum größten Teil an der Belegschaft. Lehnt diese das System ab, wird es früher oder später scheitern. Der große Unterschied zwischen Projektleitung und Key-User liegt in der Personalführung. Dieser Punkt wird häufig unterschätzt, denn natürlich muss der Projektleiter auch Führungsaufgaben übernehmen. Für die Dauer des Projekts ist der Projektleiter der Vorgesetzte der Key-User. Im Vergleich zu den Key-Usern wird die Rolle der Projektleitung oft stärker als Managementaufgabe wahrgenommen.

Was sollte ein guter Projektleiter mitbringen?

Wie der Name schon sagt, ist es die Aufgabe eines Projektleiters, das Projekt zu leiten und erfolgreich zum Ziel zu führen. Dies geht natürlich mit viel Verantwortung einher – eine Aufgabe die nicht jedem liegt. Eine geeignete Person zu finden, die sich dieser Situation gewachsen fühlt, kann deshalb durchaus knifflig sein. Viele Unternehmer fühlen sich an dieser Stelle der ERP-Einführung bereits überfordert und gehen deshalb den offenbar einfachsten und schnellsten Weg – der Projektleiter wird aufgrund seines Fachwissens oder seiner Position im Unternehmen ernannt. Warum dies nicht immer die beste Lösung ist und auf welche Eigenschaften Sie achten können, um sich die Auswahl etwas zu erleichtern, lesen Sie nachfolgend.

Fachkompetenz

Die Anforderungen an einen Projektleiter haben sich im Gegensatz zu früher grundlegend geändert. Vor einigen Jahrzehnten galten Projektleiter noch als reine Fachexperten, die technische Probleme lösten. Fachwissen ist durchaus wichtig, da ein Projektleiter auch technische Zusammenhänge verstehen und bewerten können sollte. Oft wird aber außer Acht gelassen, dass ein Projektleiter mehr benötigt als nur fachliches Know-how. Heute tragen sie Verantwortung in allen Bereichen. Sie managen nicht nur, sondern verhandeln, koordinieren, trösten, lösen Konflikte und motivieren ihr Team immer wieder neu.

Blick für das „große Ganze“

In stressigen Phasen sollte ein Projektleiter in der Lage sein, sich aus der Situation herauszuziehen und einen Schritt zurückzugehen, um die Dinge von außerhalb zu betrachten. Den Überblick zu behalten und das Wesentliche nicht aus den Augen zu verlieren ist bei der Einführung eines ERP-Systems sehr wichtig. Viele Mitarbeiter sind in einem bestimmten Bereich besonders gut, oder widmen sich einer Aufgabe sehr akribisch und detailliert. Diese Person ist gewiss unverzichtbar für Ihr Unternehmen, aber eher fehl am Platz, wenn es darum geht, die Leitung eines ERP-Projekts zu koordinieren. Ein Mitarbeiter aus der IT-Abteilung beispielsweise ist tendenziell eher ungeeignet für diese Aufgabe. Sich von der technischen Ebene zu trennen und in Sichtweisen anderer Mitarbeiter einzufühlen, fällt diesem oft schwer. Aber hier gilt – Ausnahmen bestätigen die Regel. Nur weil ein Mitarbeiter in der IT-Abteilung arbeitet, müssen Sie ihn nicht automatisch von der Liste streichen.

Führungskompetenz

Die Personalführung ist ein wichtiger Bereich des Projektleiters. Menschen zu führen ist eine komplexe und verantwortungsvolle Aufgabe. Sicherlich kann man sich einige nützliche Tipps anlesen um den eigenen Führungsstil zu verbessern, aber vor allem die Persönlichkeit muss stimmen – und diese kann man sich nicht einfach aneignen oder verändern. Es geht darum, das Vertrauen der Mitarbeiter zu gewinnen, indem man ehrlich ist und authentisch handelt.

Was macht einen guten Führungsstil aus?

Ein Projektleiter bildet sozusagen den Knotenpunkt, an dem alle wichtigen Entscheidungen, Informationen und auch die unterschiedlichsten Charaktere zusammentreffen. Kommunikationsstärke ist deshalb das A und O in einer leitenden Position – und zwar auf den unterschiedlichsten Ebenen. Dafür braucht man vor allem sehr viel Feingefühl und die richtigen Antennen um seine Umgebung wahrzunehmen und richtig zu deuten. Nur wer gut zuhört und wachsam ist, kann beispielsweise auch negative Stimmungen im Team spüren, auch ohne dass sie jemand gezielt aussprechen muss.

Soft Skills – Durchsetzungsvermögen vs. Empathie

Viele Projekte scheitern an mangelnder sozialer Kompetenz des Projektleiters. Ein guter Projektleiter sollte deshalb eine gute Menschenkenntnis haben und empathisch handeln. Widerstände und Konflikte seitens der Belegschaft beispielsweise, entstehen nicht weil diese Sie ärgern möchten, sondern vielmehr aus Ängsten heraus. Es ist Aufgabe der Projektleitung, diese zu ernst zu nehmen, aufzuklären und Konflikte zu lösen. Dies geht nicht ohne Verständnis für die individuellen Ansichten und Bedürfnisse der Mitarbeiter. Auf der anderen Seite sollte ein Projektleiter aber auch durchsetzungstark sein. Priorisiert ein Teammitglied andere Aufgaben beispielsweise höher als die des Projekts, muss der Projektleiter dies ansprechen und Leistung einfordern. Tut er dies nicht, wird er möglicherweise nicht mehr ernst genommen und solche Situationen häufen sich künftig.

Gutes Gefühl für das operative Tagesgeschäft

Oft liegt es Nahe die Projektleitung einem Mitglied der Geschäftsführung zu überlassen, schließlich bringt diese Person viel Erfahrung mit. In der Umsetzung hat dies in der Vergangenheit allerdings häufig zu Problemen geführt. Der Grund hierfür ist recht einfach, gerade in größeren Unternehmen ist die Geschäftsleitung zu weit vom operativen Tagesgeschäft entfernt. Oft kommt diese gar nicht erst mit dem ERP-System in Berührung – wie sollte diese daher richtig einschätzen können, welche Funktionen Sinn ergeben und im Alltag tatsächlich genutzt werden?

ERP-Projekt nimmt viel Zeit in Anspruch

Weiterhin nimmt ein ERP-Projekt viel Zeit in Anspruch. Neben dem Tagesgeschäft noch Zeit freizuschaufeln ist für jemanden in einer geschäftsführenden Position vermutlich schwierig. Aber auch hier gilt – dies ist nicht in Stein gemeißelt und gilt auch nicht für alle Unternehmen gleichermaßen. In kleineren Unternehmen beispielsweise, wäre diese herangehensweise eher umsetzbar. Die Eigenschaften, die ein guter Projektleiter mitbringen sollte, haben keinen direkten Bezug zu seiner Position im Unternehmen. Ein junger Kollege kann ebenfalls eine Bereicherung für das Team sein. Oft gehen diese mit viel Energie und Elan an neue Aufgaben heran, was sich wiederum positiv auf die Atmosphäre im Team auswirkt. Der Nachteil, junge Mitarbeiter haben in der Regel wenig bis gar keine Erfahrung damit ein Team anzuleiten. Aber auch hier gilt, es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen. Man wächst mit seinen Aufgaben und manche Dinge lernt man eben erst, wenn man einige Male auf die Nase gefallen ist.

Fazit

Kein Projekt läuft Ideal und eine Person zu finden, die alle wichtigen Eigenschaften mitbringt, ist nicht immer leicht. Die Balance zwischen Durchsetzungsvermögen und Fingerspitzengefühl zu halten ist ebenfalls eine Herausforderung. Auf der einen Seite muss der Projektleiter für das Projekt begeistern können, Ängste nehmen und die Belegschaft mit ins Boot holen. Auf der anderen Seite muss er aber auch durchgreifen, die Ziele verfolgen und das Projekt zu einem zügigen Abschluss bringen – auch wenn das bedeutet, dass man nicht jeden individuellen Wunsch berücksichtigen kann. Bei einem Projekt wo viele Menschen involviert sind, die alle eigene Vorstellungen, Ansichten, Wünsche und Bedürfnisse haben, kann man nie alle gleichermaßen zufriedenstellen. Sollten Sie allerdings partout keinen Mitarbeiter finden, der für die Rolle in Frage kommt, kann es Sinn machen die Aufgaben an mehrere Personen zu verteilen, beispielsweise indem man fachliche von organisatorischen Aufgaben trennt oder eine externe Unterstützung hinzuzieht.

Wenn Sie mehr zum Thema Projektleitung und ERP-Einführung im Unternehmen oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir beraten Sie gerne!

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Aus welchen Gründen scheitert ein ERP-Projekt?

Die Einführung einer ERP-Software ist für ein Unternehmen Chance und Risiko zugleich. Im Idealfall wird das Projekt ohne größere Probleme abgeschlossen und Sie bemerken rasch verbesserte Abläufe. Um ein Projekt dieser Größenordnung umsetzen zu können, müssen ERP-Anbieter und Unternehmen Hand in Hand arbeiten. Trotzdem gibt es einige Stolperfallen, die das Projekt in die Länge ziehen oder Sie wieder einen Schritt zurückwerfen können. Dass ein ERP-Projekt ganz und gar scheitert, kommt im Mittelstand nur selten vor – aber es passiert. Beide Seiten können für ein Scheitern des Projekts verantwortlich sein, häufig aus denselben Gründen. Um auf alle Situationen gut vorbereitet zu sein, sollten Sie mögliche Hindernisse kennen und rechtzeitig aus dem Weg räumen, wenn es nötig ist. Aber aus welchen Gründen scheitert ein ERP-Projekt?

Gründe für Scheitern sind vielfältig

Ein ERP-Projekt scheitert nicht aus einem einzigen Grund. Oftmals sind es verschiedene Gründe, die zusammenhängen und sich gegenseitig beeinflussen. Nachfolgend sind fünf Punkte zusammengefasst, die häufig mit einem gescheiterten ERP-Projekt in Zusammenhang gebracht werden.

1. Ungeeignetes Projektteam

Einer Veränderung, die den Arbeitsalltag zunächst auf den Kopf stellt, begegnen viele Mitarbeiter naturgemäß erst einmal mit Skepsis. Diese Situation zu managen ist nicht ganz einfach. Ein professionelles Projektteam sowie klare Zuständigkeiten sind deshalb das A und O. Die Sorgen und Bedenken der Belegschaft sollten Sie in jedem Fall ernst nehmen – sie sind schließlich diejenigen, die künftig mit der neuen Software arbeiten und somit auch maßgeblich am Erfolg oder Misserfolg des Projekts beteiligt sind. Aus diesem Grund ist es besonders wichtig, dass die neue Software bei der Belegschaft Akzeptanz findet. Wird der Sinn hinter der Veränderung nicht erkannt und das Projekt nicht akzeptiert, wird es mit großer Gewissheit früher oder später scheitern. Das Projektteam sollte deshalb durch regelmäßige Meetings über den Fortschritt des Projekts berichten, um die Akzeptanz für die neue Software zu steigern.

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Weiterhin sollte genau erklärt werden, welche Ziele mit der Veränderung verfolgt werden, was genau sich verändern wird und welche Vorteile es für jeden einzelnen Mitarbeiter bringt. Machen Sie deutlich, dass die Software nicht eingesetzt wird um Arbeitsplätze zu ersetzen, sondern um den Tagesablauf für jeden einfacher und effizienter zu gestalten. Erst wenn alle an einem Strang ziehen, kann die Umsetzung erfolgreich sein. Wie Sie sehen – das Projektteam trägt eine große Verantwortung und muss viele Herausforderungen meistern. Machen Sie sich also im Vorfeld Gedanken darüber, wer welche Rolle besetzen sollte. Nicht jeder ist für jede Position gut geeignet. Fehlende Kompetenzen oder auch zu wenig Einfühlungsvermögen im Team führen eigentlich immer zu Problemen, erschweren die Umsetzung und somit auch einen erfolgreichen Projektabschluss. Wie Sie ein gutes Projektteam zusammenstellen, welche Eigenschaften die Beteiligten mitbringen und was Sie sonst noch beachten sollten, können Sie hier nachlesen.

2. Flache Hierarchien

Heutzutage haben viele Unternehmen nur sehr flache Hierarchien und Strukturen. Eigentlich ist das sehr fortschrittlich, denn so kann sich jeder Mitarbeiter einbringen und Entscheidungen treffen Sie gemeinsam. Dieses Vorgehen hat in jedem Fall einige Vorteile. Alle können und dürfen mitreden und ein harmonisches Miteinander steht auf der Prioritätenliste in der Regel weit oben. Wie bei so vielen Dingen, gibt es aber auch bei dieser Regelung einige Nachteile – insbesondere wenn es um eine ERP-Einführung geht. Projektmanagement und Anbieter möchten das Projekt zügig und einfach umzusetzen. Das Streben nach Harmonie führt aber oft dazu, dass jeder es jedem Recht machen möchte. Alle Wünsche, Ideen und Verbesserungsvorschläge zu berücksichtigen ist aber fast nicht möglich und führt auch nur selten zu einem zügigen Projektabschluss.

Klare Zuständigkeiten schaffen

Die Belegschaft rechtzeitig in die Planung mit einzubeziehen und ihnen ein gewisses Mitspracherecht einzuräumen ist durchaus wichtig. Wie immer kommt es jedoch auf die Balance an, denn wichtige Entscheidungen sollten zeitnah getroffen werden. Gibt es zu viele Projektbeteiligte, wird es schnell kompliziert. Weiterhin neigen viele Mitarbeiter dazu, nur die eigene Position im Unternehmen zu sehen. Wünsche und Ideen werden erfahrungsgemäß oft nur auf den eigenen Anwendungsbereich bezogen – eine prozessorientierte Sicht- und Arbeitsweise, sowie Verständnis für die Bedürfnisse und Aufgaben anderer Unternehmensbereiche fehlen häufig. Man möchte Veränderungen zulassen, ist aber nicht bereit alte Gewohnheiten abzulegen. Kurz gesagt, viele relevante Entscheidungen können so ausgebremst werden. Um dem entgegenzuwirken, sollten Sie klare Verantwortlichkeiten schaffen und vor allem konkrete Ziele formulieren.

3. Sogenannte „Fürstentümer“ im Unternehmen

In jedem Unternehmen gibt es eigene Abteilungen mit eigenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Zudem hat jeder Mitarbeiter sein eigenes Rollenverständnis. Dass sich mit der Zeit eine Art Geflecht aus Hierarchien und Zuständigkeiten entwickelt ist also ganz normal. Abteilungen werden daher intern häufig wie „Fürstentümer“ gemanagt. Kommen nun fremde Abläufe oder Aufgaben in die eigene Abteilung, sind Konflikte vorprogrammiert. Gut funktionierende Insellösungen wollen behalten werden. Alte Angewohnheiten abzulegen, über die eigenen Arbeits- und Abteilungsgrenzen hinaus zu denken und zu handeln fällt vielen Mitarbeitern schwer. Hinter dieser Abwehrhaltung versteckt sich oft die Angst, ersetzbar zu sein. Gerade die Einführung einer neuen Software verlangt aber ein Umdenken von allen Beteiligten. Mitarbeiter die sich aus Angst vor Kompetenzverlust querstellen und versuchen die bisherige Vorgehensweise zu verteidigen, können ein ERP-Projekt zum scheitern bringen. Der Schlüssel lautet hier: Kommunikation. Versuchen Sie, Ängste zu nehmen und Ihr Vorhaben von Anfang an so transparent wie möglich zu machen.

4. Gewählte Software passt nicht zum Unternehmen

Viele Unternehmen nehmen die Wahl der Software auf die leichte Schulter. Dabei sollten Sie dieser Aufgabe eigentlich viel Aufmerksamkeit widmen. Der Markt bietet mittlerweile so viele ERP-Systeme, da die richtige Wahl für das eigene Unternehmen zu treffen ist gar nicht so einfach. So ist es nicht verwunderlich, dass die Verantwortlichen mit der Entscheidung über ein geeignetes System oft überfordert sind.

Externe Beratungsfirmen

Die optimale Lösung scheint für viele Unternehmen dann eine externe Beratungsfirma zu sein. Die sollten schließlich Bescheid wissen, oder nicht? Das Problem – Unternehmensberater gehen grundsätzlich von Standardprozessen aus. Mit den Prozessen und Besonderheiten Ihres Unternehmens sind sie nicht vertraut. Diese lernen sie erst dann kennen, wenn die Wahl für die neue Software bereits getroffen ist. Ist die Wahl auf eine für das Unternehmen ungeeignete Software gefallen, wird dies in der Regel erst dann sichtbar, wenn die Umsetzungsphase bereits begonnen hat. Dann fällt auf, die gewählte Software deckt nicht alle Anforderungen ab oder ist zu überdimensioniert. Es wird nachgebessert und angepasst – der Projektabschluss verzögert sich. Wenn Sie externe Berater hinzuziehen möchten, sollten Sie dies unbedingt vor dem Auswahlprozess machen und nicht erst dann, wenn die Wahl bereits getroffen wurde.

Umfangreiche Prozessanalyse

Ein System dass die Geschäftsprozesse falsch abbildet, unflexibel ist und das Tagesgeschäft nicht richtig abdeckt führt oft zu neuen Insellösungen. Gerade diese möchte man durch die Einführung einer ERP-Software eigentlich loswerden. Im schlimmsten Fall müssen Sie dann einen neuen Anbieter auswählen – eine Situation die Sie unbedingt vermeiden sollten. Eine falsche Softwareauswahl ist häufig auf ein mangelhaftes Auswahlverfahren und eine unzureichende Vorbereitung zurückzuführen. Ein vollständiges Pflichtenheft und eine umfangreiche Prozessanalyse sind unbedingt zu empfehlen, haben Sie eine klare Vorstellung der Sollprozesse fällt ihnen die Wahl leichter. Führen Sie den Auswahlprozess gewissenhaft durch, beziehen Sie die Belegschaft mit ein und betrachten Sie bereits im Vorfeld die Gesamtkosten so realistisch wie möglich. Unbedachte Entscheidungen werden recht schnell sehr teuer. Achten Sie außerdem darauf, dass die neue Lösung flexibel und anpassbar ist.

5. Zeit- und Kostenrahmen zu knapp kalkuliert

Ihr ERP-Anbieter geht davon aus, dass Sie mit der Einführung einer Software klare Ziele verfolgen. Schließlich ist dies eine größere Veränderung, die einige Ressourcen in Anspruch nimmt. Viele Unternehmer wollen bei einem ERP-Projekt allerdings häufig eines – Zeit und Geld sparen. Wie weiter oben bereits beschrieben, kommt es zum Glück nur selten vor, dass eine ERP-Einführung komplett scheitert. Dass der geplante Zeit- und Kostenrahmen deutlich überschritten wird, tritt hingegen sehr viel häufiger auf. Probleme entstehen meistens dann, wenn Sie die Vorbereitung nicht gewissenhaft durchgeführt haben und die Einführung zu früh ansetzen. Sind wesentliche Fragen zum Zeitpunkt der Umsetzung noch offen, zieht sich das Projekt unnötig in die Länge und die Kosten, die durch ungeplante Anpassungen entstehen, steigen weiter an. Oft wird auch viel zu wenig Zeit einkalkuliert. Kommt es zu Verzögerungen, verschiebt sich der endgültige Projektabschluss immer wieder nach hinten.

Fazit

Was lässt sich daraus nun mitnehmen? Dass ERP-Projekte scheitern oder sich in die Länge ziehen kann viele Ursachen haben. Alles bis ins kleinste Detail zu planen und jegliche Eventualitäten zu berücksichtigen ist vermutlich auch nicht möglich. Einige Dinge kann man allerdings beachten, um Stolperfallen zu vermeiden. Oft wird das Projekt schon in der Vorbereitung falsch angegangen. Die Erwartungen seitens der Unternehmen an die Anbieter sind oft hoch. Ein Projekt kann aber nicht erfolgreich sein, wenn man selbst nicht seinen Teil dazu beträgt. Planung ist die halbe Miete, das gilt vor allem bei ERP-Projekten. Legen Sie unbedingt fest, welche Prozesse mit der neuen Software optimiert werden sollen und welche konkreten Ziele Sie mit der Einführung verfolgen.

Ängste nehmen und Schulungen anbieten

Machen Sie Ihr Vorhaben von Anfang an transparent, um den Ängsten der Mitarbeiter entgegenzuwirken. Für Ihre Mitarbeiter kommt nicht nur eine neue Benutzeroberfläche hinzu, sie müssen auch lernen bereichsübergreifend zu denken. Es ist in jedem Fall zu empfehlen, eine Schulung anzubieten. Die Belegschaft erlernt neue Arbeitsschritte und Funktionen von Anfang an richtig und es ist für jeden nachvollziehbar, weshalb diese so ausgeführt werden sollten. Ein erfolgreicher Projektabschluss ist nicht viel Wert, wenn die Anwender die Software ablehnen. Sind alle Projektanforderungen umgesetzt gilt die ERP-Einführung als abgeschlossen. Viele Unternehmen neigen dann dazu, die Lösung nicht weiter zu optimieren. Funktionalitäten die eigentlich vorhanden sind, werden nicht genutzt. Sammeln Sie Verbesserungsvorschläge, die Sie dann in Zusammenarbeit mit dem ERP-Anbieter umsetzen können. Wichtig zu verstehen – die Software kann am allerwenigsten etwas für das Scheitern eines ERP-Projekts. Suchen Sie nicht nach Schuldigen, sondern nach einer Lösung.

Wenn Sie mehr zum Thema gescheiterte ERP-Projekte oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir beraten Sie gerne!

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Wie stelle ich ein gutes Projektteam zusammen?

Die heutige Arbeitswelt ist sehr prozessorientiert. Die Abläufe in einem Unternehmen autonom zu organisieren ist kaum noch möglich. Viele Unternehmen setzen daher auf die Vorteile einer ERP-Lösung – reibungslose Kommunikation, einheitliche Daten, transparente Abläufe und optimierte Prozesse. Ein ERP-System bringt aber auch zwangsläufig eine Veränderung im Arbeitsalltag von jedem einzelnen Mitarbeiter. Damit stehen Sie auch schon vor der vermutlich größten Herausforderung: die zukünftigen Anwender der Software. Ein wichtiger Punkt, den viele Unternehmer häufig auf die leichte Schulter nehmen. Bei einer ERP-Einführung sind es immer die Anwender, die darüber entscheiden ob diese erfolgreich verläuft oder nicht. Mit ihnen steht und fällt das Projekt. Viele Mitarbeiter fürchten zum Beispiel, dass sie dem neuen Anforderungsprofil nicht gewachsen sind und der Arbeitsplatz somit gefährdet ist. Um die Belegschaft so gut es geht auf die bevorstehenden Veränderungen vorzubereiten, benötigen Sie vor allem eines: ein starkes Projektteam.

Ein starkes Projektteam ist die halbe Miete

Viele Unternehmer machen sich in erster Linie Gedanken darum, ob Sie die richtige Entscheidung bei der Wahl des ERP-Systems getroffen haben, der vorhandene Datenstamm gut in das neue System integriert werden kann oder sich die Einführung problemlos mit dem Tagesgeschäft vereinbaren lässt. Diese Überlegungen sind durchaus nachvollziehbar und auch wichtig, bringen aber nichts, wenn nicht alle Beteiligten hinter dem Projekt stehen. Egal welche Vorbereitungen Sie getroffen haben und wie gut Sie organisiert sind – ein Projekt kann nur dann erfolgreich sein, wenn alle an einem Strang ziehen. Um die Einführung strukturiert durch die Anfangszeit zu leiten, die darauffolgenden Phasen gut abzuwickeln und schließlich das Projekt zu einem erfolgreichen Ende zu führen, benötigen Sie ein starkes Team. Ein Team, welches zusammenarbeitet und alle Herausforderungen die sich im Laufe der Zeit in den Weg stellen, gemeinsam meistert. Aber wie stellt man nun ein gutes Team zusammen und welche Rollen müssen Sie überhaupt besetzen?

Projektleitung & Key-User

Für Ihr Projektteam sollten Sie zwei Schlüsselrollen besetzen. Zum einen benötigen Sie einen Kandidaten der die Projektleitung übernimmt und je nach Größe des Unternehmens, ein bis zwei Personen die als Key-User das Projekt unterstützen. Im letzten Beitrag wurde ausführlich beschrieben, wie Sie einen geeigneten Key-User auswählen. Auch an den Projektleiter stellt man hohe Anforderungen. Der Projektleiter koordiniert das Team und die Arbeitsabläufe zwischen den einzelnen Unternehmensbereichen. Er ist verantwortlich für eine realistische und vorausschauende Planung, sowie der Einhaltung des Budget- und Zeitplans und einer fließenden Umsetzung des Projekts.

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Idealerweise bringt Ihr Wunschkandidat also Führungs- und Fachkompetenz, sowie Routine und Erfahrung im Bereich ERP mit. Zudem sollte Sie jemanden auswählen, der einen direkten Bezug zum Tagesgeschäft und den Geschäftsprozessen hat, um diese zu analysieren und daraufhin fachliche und souveräne Entscheidungen zu treffen. Vermeiden Sie es in diesem Zusammenhang möglichst, eine Person mit einer eher einseitigen Sicht zu wählen. Ein IT-Spezialist beispielsweise, wird seinen Fokus vermutlich eher auf den IT-Bereich legen. Fachthemen und Prozesse kommen zu kurz, Fehlerquellen können sich leichter einschleichen. Auch das Management ist vielleicht naheliegend für diese Position, aber nicht immer die beste Wahl, da der Abstand zum Tagesgeschäft oft zu groß ist.

Externe Berater

Bei der Projektzusammenstellung kommt oft die Frage auf, ob es hilfreich ist, einen externen Berater mit einzubeziehen. Die Belegschaft wird einem geschätzten Kollegen, der im selben Boot sitzt eher vertrauen als einer fremden Person. Außerdem ist es auch eine Frage des Budgets. Externen Beratern fällt es jedoch leichter, eine Gruppe fachlich zu führen. Dies führt oft schneller zu guten Lösungen, mit denen alle gleichermaßen einverstanden sind. Diskussionen seitens der Belegschaft können Sie so reduzieren. Beide Seiten haben ihre Vor- und Nachteile. Ob Sie einen externen Berater hinzuziehen sollten oder nicht, ist daher eine persönliche Entscheidung.

Geeignetes Projektteam zusammenstellen

Bei der Zusammenstellung des Projektteams empfiehlt es sich in jeder Hinsicht, planmäßig und strukturiert vorzugehen. Als Erstes sollten Sie eine Person für die Projektleitung benennen. Diese sollte anschließend Einfluss auf die Zusammensetzung des restlichen Teams haben. Schließlich arbeitet die Projektleitung eng mit dem Team zusammen, führt und motiviert es.

„Sage mir, wie dein Projekt beginnt und ich sage Dir, wie es endet.“

(Gero Lomnitz)

Was sollten Sie beachten?

Know-how und Kapazitäten der einzelnen Projektmitglieder haben einen wesentlichen Einfluss auf den Verlauf des Projekts. Geschäftsführung und Projektteam sollten daher schon vorab Überlegungen treffen, welche Kapazitäten neben dem Tagesgeschäft für das Projekt freigeräumt werden können. Lassen Sie in dieser Zeit, wenn möglich, keine anderen großen Projekte nebenher laufen. Damit ein Projekt erfolgreich ist, müssen alle Beteiligten gut zusammenarbeiten, das ist selbstverständlich. Aber welche Voraussetzungen müssen gegeben sein, damit die Zusammenarbeit im Team funktioniert? Um ein gutes Projektteam zusammenstellen zu können, sollten Sie zuerst wissen, was ein gutes Team ausmacht. Welche Rahmenbedingungen sollten gegeben sein? Was sollte man bei der Zusammenstellung beachten?

Merkmale erfolgreicher Teams

Erfolgreiche Projektteams weisen in der Regel folgende Gemeinsamkeiten auf:

  • ein gemeinsames Projektziel
  • eine klare und von jedem akzeptierte Rollen- und Aufgabenverteilung
  • eine ausgewogene Teamzusammensetzung und -struktur (fachliche und soziale Kompetenzen sollten ausgewogen sein)
  • gut geplante Arbeitsabläufe und Prozesse
  • ein starker Teamgeist und ein hohes Maß an Zusammenhalt (‚Wir-Gefühl‘)
  • ein Ziel- und Ergebnisorientiertes, engagiertes und motiviertes Arbeiten
  • Konflikte werden offen angesprochen und gelöst
  • Unterstützung und Anerkennung durch Geschäftsführung und Belegschaft

Was kommt auf das Projektteam zu?

Der Beginn eines Projekts ist in jedem Fall anspruchsvoll. Das Team sollte erst einmal die Zeit bekommen, sich zu finden und eventuell kennenzulernen. Um den Einstieg in das Projekt für alle Beteiligten zu erleichtern, empfiehlt es sich einen Kick-Off-Termin festzulegen. Bei diesem Termin werden die Rahmenbedingungen für das Projekt besprochen und Fragen beantwortet. Dies ist der erste und wichtigste Schritt für einen erfolgreichen Projektverlauf.

Kick-Off-Meeting: Startschuss für das Projekt

Die Kick-Off-Veranstaltung symbolisiert den Projektstart, bei dem alle Beteiligten erstmalig aufeinandertreffen. Dieser Termin ist nicht zwingend notwendig, wird von Projektleitern aber gerne genutzt, da es für einen Motivationsschub bei allen Projektbeteiligten sorgt. Die Weichen für einen erfolgreichen und energiegeladenen Projektstart werden gelegt. Vor dem Termin sollte die Projektleitung einige Vorbereitungen treffen. Ablauf und Agenda beispielsweise sollten für eine grobe Orientierung festgelegt und vor dem Termin an alle Teilnehmer versendet werden. Auch eine vorläufige Zeit-, Budget-, und Ressourcenplanung sollte erstellt, sowie die Präsentation des Projekts vorbereitet werden. Folgende Punkte sollten während des Termins besprochen werden:

  • Gemeinsame Ziele definieren, die von allen Beteiligten verstanden und akzeptiert werden
  • Vorstellungsrunde
  • Klare Rollen- und Aufgabenverteilung im Team
    • Missverständnisse können so vermieden werden, da jeder seine Aufgabe kennt. So binden Sie alle Beteiligten von Beginn an in das Projekt ein und können nachvollziehen, ob Ziele erreicht und Aufgaben erledigt sind. Alle Beteiligten übernehmen direkt Verantwortung und gestalten den Prozess mit
  • Verhaltensregeln und Normen definieren
    • Damit nicht jeder Beteiligte eigene Verhaltensregeln in das Projekt bringt, nach denen er handelt, sollten Sie gemeinsam Verhaltensregeln und Normen definieren. Dazu zählt beispielsweise ein offener Umgang untereinander, bei dem jeder seine Meinung äußern und vertreten kann. Alle Leistungen der Teammitglieder unabhängig von ihrem Beitrag zum Gesamterfolg sollten wertgeschätzt werden. Diskussionen sollten Sie immer nur sach- und nie personenbezogen führen. Bei Entscheidungsfragen oder Konflikten möglichst versuchen, einen Konsens herbeizuführen. Dies ist wichtig, damit keine Unzufriedenheit entsteht. Um in einer Gruppe einen gemeinsamen Konsens zu erreichen, sollten alle beteiligten Personen die Möglichkeit haben, ihre Widerstände zu äußern
  • Zeitliche und organisatorische Planung der Arbeitsabläufe und Projektprozesse
  • Wie wird ab sofort kommuniziert?
  • Feedbackrunde
    • Zweifel, Bedenken und Anregungen sollten in jedem Fall protokolliert und ernstgenommen werden. Aber: Ein Kick-Off-Termin dient vor allem für eine erste Besprechung. Achten Sie darauf, dass keine Diskussionen um Details entstehen

Weiterer Projektverlauf

Projekte sind üblicherweise in verschiedene Phasen unterteilt. Auch während des weiteren Verlaufs sollten Sie sich zwischenzeitlich die Zeit nehmen, bisher Erreichtes zu besprechen und auch anzuerkennen. So haben Sie eine bessere Kontrolle darüber, ob Aufgaben erledigt und der Zeitplan eingehalten wird und können rechtzeitig eingreifen, falls das Projektziel aus den Augen verloren wird.

Fazit

Wird die Zusammenstellung des Teams unterschätzt, führt dies in der Folge häufig zu Konflikten und Problemen, welche sich wie ein roter Faden durch die Umsetzungsphase ziehen. Eine schlechte Stimmung im Team ist vorprogrammiert und der Echtstart kann sich verzögern. Die Kosten steigen immer weiter an. Wer jedoch von Beginn an ein Projektteam zusammenstellt, das gewissenhaft arbeitet, die notwendigen Kompetenzen besitzt, gut mit dem ERP-Anbieter zusammenarbeitet und die Akzeptanz der Mitarbeiter für das Projekt stärkt, wird die Einführung mit hoher Sicherheit zum Erfolg führen.

Wenn Sie mehr über die Zusammenstellung eines Projektteams oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir beraten Sie gerne!

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Geeignete Key-User für das ERP-Projekt auswählen

Die Einführung eines ERP-Systems ist in der Regel ein umfangreiches Projekt, welches sich je nach Größe über mehrere Wochen oder auch Monate ausdehnen kann. Ein solches Projekt bindet neben Kapital und Zeit natürlich auch Ihr Personal. Gerade als kleines oder mittelständisches Unternehmen mit begrenzten Mitteln und Ressourcen, ist es deshalb besonders wichtig, die einzelnen Schritte vorher gut zu planen und sich nicht Hals über Kopf in die Umsetzung zu stürzen. Ob die Einführung einer neuen Software erfolgreich verläuft oder nicht, hängt zum Beispiel zu einem großen Teil von Ihrem ausgewählten Projektteam und dessen Engagement ab. Zu dem Projektteam gehören unter anderem die Key-User. Viele Unternehmer unterschätzen die Auswirkung ungeeigneter Key-User auf ein ERP-Projekt. Diese sind, anders als häufig vermutet, am Gelingen der Einführung maßgeblich beteiligt. Doch wie findet man einen geeigneten Kandidaten für diese Rolle?

Welche Aufgaben hat ein Key-User?

Zunächst einmal sollte erklärt werden, was genau ein Key-User überhaupt ist und welche Rolle er bei einem ERP-Projekt einnimmt. Key-User bilden sozusagen die Schnittstelle zwischen dem ERP-System und den eigentlichen Anwendern der Software bzw. den Abläufen und Prozessen im Unternehmen.

Während der Einführung: Ansprechpartner & Bindeglied

Key-User vertreten die Interessen ihres Fachbereichs. Über den gesamten Zeitraum der Umsetzung arbeiten sie eng mit dem ERP-Anbieter, der Projektleitung sowie der restlichen Belegschaft zusammen. Das Projekt wird von Anfang an von ihnen betreut und sie sind Ansprechpartner in allen Punkten die das Projekt betreffen. Sie vermitteln zwischen der Projektleitung und der Belegschaft, den künftigen Anwendern der Software. Auf der einen Seite informieren sie diese über das geplante Vorgehen oder Änderungen seitens der Projektleitung. Sie erklären, aus welchem Grund Entscheidungen getroffen werden. Auf der anderen Seite tragen sie in diesem Zuge auch Anforderungen, Interessen und Wünsche der Mitarbeiter an die Projektleitung weiter. Durch diesen kontinuierlichen Austausch werden die Mitarbeiter von Anfang an in das Projekt eingebunden und können Entscheidungen seitens der Projektleitung besser nachvollziehen. Außerdem wird gewährleistet, dass sich alle wichtigen Punkte am Ende im System wiederfinden.

Akzeptanz für das Projekt stärken

Es liegt in der Natur des Menschen, größeren Veränderungen gegenüber erst einmal mit Skepsis zu begegnen. Setzen Sie Ihren Mitarbeitern das fertige System einfach vor die Nase, resultieren daraus vermutlich Vorbehalte oder sogar Ablehnung. Die Vorschläge und Wünsche der Belegschaft zu berücksichtigen, darauf einzugehen und wenn möglich umzusetzen ist deshalb besonders wichtig, um die Akzeptanz für das Projekt zu stärken. Nur wenn die Belegschaft das System annimmt, kann sich die Einführung der Software lohnen. Hier kommt wieder der Key-User ins Spiel. Dieser zeigt in erster Linie die Vorteile der neuen Software auf und erklärt den Sinn und Zweck der Veränderung. Richtig eingesetzt schafft die Software Strukturen, sichert Arbeitsplätze und fördert das Wachstum des Unternehmens. Regelmäßige kurze Meetings oder ein Newsletter sind zum Beispiel gute Möglichkeiten, um über den aktuellen Stand des Projekts zu informieren und sich aktiv Feedback einzuholen.

Nach der Implementierung: Schulung der Mitarbeiter

Nachdem die Software installiert wurde, erfolgt die Mitarbeiterschulung. In der Regel erfolgt diese durch die Key-User, in seltenen Fällen übernimmt dies aber auch der ERP-Anbieter. Hierbei ist es natürlich wichtig, dass die Key-User mit allen relevanten Funktionen und Features des Systems vertraut sind, um dieses Wissen gut an die Kollegen weitergeben zu können. Auch nach der Implementierung sind sie Ansprechpartner bei Fragen und Problemen. Dazu gehört auch, Verbesserungsvorschläge, Änderungswünsche sowie Anpassungen für das nächste Update der Lösung zu sammeln und an den ERP-Anbieter weiterzugeben.

Welche Eigenschaften braucht ein guter Key-User?

Ein guter Key-User sollte einige Eigenschaften erfüllen, weshalb nicht jeder Mitarbeiter für diese Position in Frage kommt. Den größten Fehler, den Sie nun also machen können, ist denjenigen zum Key-User zu machen, den Sie im Tagesgeschäft am ehesten entbehren oder am schnellsten von seinen Aufgaben entbinden können. Wählen Sie einen Mitarbeiter aus, der eher ungeeignet für diese Position ist, kann dieser das Projekt nicht richtig unterstützen und sich darüber hinaus auch negativ auf die Einführung auswirken, indem er beispielsweise falsche Lösungsansätze liefert oder die Belegschaft nicht von der neuen Software überzeugen kann.

Eigenschaften die ein Key-User mitbringen sollte:

  • Technisches Grundverständnis und eine schnelle Auffassungsgabe um sich zeitnah in die neue Software einarbeiten zu können
  • Eine hohe fachliche Kompetenz und darüber hinaus auch Interesse an den Prozessen aus anderen Unternehmensbereichen
  • Empathie vs. Autorität: Einfühlungsvermögen ist wichtig um Ängste der Mitarbeiter nachvollziehen und auf diese eingehen zu können, Durchsetzungsvermögen darf aber nicht fehlen um die wesentlichen Punkte des Projekts nicht aus den Augen zu verlieren
  • Weitblick: Ein guter Key-User denkt und handelt vorausschauend, behält den Gesamtüberblick und ein Auge für die täglichen Herausforderungen seiner Kollegen
  • Aufgeschlossenheit: Diese Eigenschaft ist besonders wichtig, da Key-User als Ansprechpartner oder auch später in der Mitarbeiterschulung immer eine vermittelnde Rolle einnehmen und ihr Wissen bestmöglich weitergeben müssen
  • Wirkliches Interesse und Motivation an dem ERP-Projekt

Wie finde ich einen geeigneten Kandidaten?

Natürlich ist es eher unwahrscheinlich, dass auf einen Mitarbeiter all diese Punkte zutreffen. Das wichtigste ist, einen Mitarbeiter für diese Position zu wählen, der voll und ganz hinter dem Projekt steht und mit dieser Haltung auch seine Kollegen begeistern kann. Dies passiert von ganz allein, wenn man offen für neue Herausforderungen ist und motiviert an die Aufgabe rangeht. Nachfolgend sind einige Tipps für Sie zusammengefasst, um einen guten Key-User zu finden:

Nicht nach Hierarchie suchen

Wenn es darum geht, die Interessen der Abteilung zu vertreten, denken viele Unternehmer als erstes an den Abteilungsleiter. In der Regel kann dieser viel Erfahrung vorweisen, ist mit den Prozessen im Unternehmen vertraut und wird von seinen Kollegen hoch angesehen. Wer könnte also besser geeignet sein? Tatsächlich ist der Abteilungsleiter nicht immer die beste Wahl. Ein guter Abteilungsleiter ist nicht automatisch auch ein geeigneter Key-User. Gerade in besonders großen Unternehmen haben diese oft eine Distanz zum operativen Tagesgeschäft entwickelt und übernehmen eher administrative Aufgaben. Mit den eigentlichen Arbeitsläufen sind sie zumindest nicht immer im Detail vertraut. Aber: Natürlich kann auch ein Abteilungsleiter ein guter Key-User sein – das eine schließt das andere nicht aus.

Suchen Sie nach Leistungsträgern

Mitarbeiter mit den passenden Eigenschaften finden sich unabhängig von der Position im Unternehmen. Suchen Sie nach Leistungsträgern! Leistungsträger werden von der Belegschaft hoch angesehen. Sie sind vertrauenswürdig, zuverlässig und finden beispielsweise bei Änderungsvorschlägen seitens der Projektleitung leichter Gehör. Ein Leistungsträger kann skeptische Mitarbeiter so eher überzeugen und die Akzeptanz für das Projekt stärken.

Fokus nicht nur auf Know-how legen

Natürlich ist Fachwissen wichtig, wenn es darum geht den eigenen Fachbereich zu vertreten. Key-User müssen sich umfassend mit den Aufgaben in ihrer Abteilung und den dortigen Geschäftsprozessen auskennen. Was viele Unternehmer im Gegenzug häufig außer Acht lassen, aber mindestens genauso wichtig ist, sind gewisse Soft Skills die ein Key-User mitbringen und vermitteln sollte. Persönliche Werte und Eigenschaften wie Verlässlichkeit, Respekt und Fairness oder auch Geduld, ein freundliches Auftreten und Kritikfähigkeit sind wichtig um die Motivation für das Projekt aufrecht zu halten, mögliche Widerstände oder Vorbehalte zu entkräften und die Kooperation zu steigern. Auf der einen Seite benötigen sie Einfühlungsvermögen, auf der anderen müssen sie auch Durchsetzungsvermögen zeigen. Zuhören, begeistern, schwierige Sachverhalte verständlich erklären. Eine gute Balance zu finden ist die Herausforderung.

Weitblick und Motivation 

In vielen Unternehmen kann man beobachten, dass sich die einzelnen Mitarbeiter stark auf ihre eigenen Aufgaben fokussieren. Ein Austausch mit anderen Unternehmensbereichen findet nur sporadisch statt. Aber: Geschäftsprozesse enden nicht an der Abteilungsgrenze. Ihr Key-User sollte vorausschauend und vor allem bereichsübergreifend denken und handeln. Das setzt voraus, dass er Experte in seinem eigenen Fachbereich ist, sich zusätzlich aber auch für die Abläufen aus anderen Unternehmensbereichen interessiert. Einer der wichtigsten Voraussetzungen die ein Key-User mitbringen sollte sind jedoch Motivation und wirkliches Interesse an der Aufgabe und die Fähigkeit dieses Interesse auch bei der restlichen Belegschaft wecken zu können.

Klingt nach einer schönen Aufgabe – wo ist der Haken?

Mitarbeiter die die Rolle des Key-Users übernehmen, sollten sich darüber im Klaren sein, dass während der Umsetzungsphase mit Überstunden zu rechnen ist. Neben dem normalem Tagesgeschäft, stehen zusätzlich Meetings und Schulungen auf der Agenda und das für mehrere Wochen oder Monate – je nach Größe des Projekts.

Was Sie als Unternehmer tun können

ERP-Projekte sind zeitintensiv, deshalb benötigt auch der beste Key-User Ihre Unterstützung. Es ist zum Beispiel sinnvoll, für die Einführung einen Zeitraum zu wählen, in dem keine anderen Projekte geplant sind oder Sie wissen, dass es erfahrungsgemäß etwas ruhiger im Unternehmen ist. Außerdem sollten Sie den ausgewählten Mitarbeiter nicht parallel für andere große Kundenprojekte einplanen. Aufgaben aus dem Tagesgeschäft können in dieser Zeit von anderen Kollegen übernommen werden. Vorausgesetzt, das Projekt wird von allen Mitarbeitern gleichermaßen unterstützt. Wird das Projekt jedoch grundsätzlich in Frage gestellt, kann sich das Arbeitsklima durch solche Maßnahmen natürlich verschlechtern. Sehen sie hingegen die Vorteile die das Projekt mit sich bringt, wird die temporäre Belastung bereitwilliger in Kauf genommen.

junges Projektteam arbeitet an Key-User Auswahl

Ein ERP-Projekt geht oft mit Stress einher. Vermutlich ist erst einmal etwas Überzeugungskraft notwendig, wenn Sie ihren Wunsch-Kandidaten gefunden haben. Machen Sie deutlich, wie wichtig eine erfolgreiche Umsetzung für das Unternehmen ist und zeigen Sie auch die Vorteile für den Mitarbeiter auf. Durch die Rolle als Key-User kann man Führungserfahrungen sammeln und das Ansehen im Unternehmen steigt nach gelungener Einführung erfahrungsgemäß deutlich an. Sollte der Mitarbeiter jedoch absolut kein Interesse an der Aufgabe haben, wählen Sie lieber jemand anderen für diese Aufgabe aus. Ein Mitarbeiter, der alle wichtigen Eigenschaften mitbringt, aber kein Interesse an der Aufgabe hat, bringt Ihnen keinen Mehrwert. Ein positiver Verlauf der Einführung wäre so eher gefährdet.

Fazit

In nahezu jedem Unternehmen lässt sich ein geeigneter Mitarbeiter finden. Die Herausforderung besteht darin, diese Person zu finden. Meistens sind es die, an die man nicht auf den ersten Blick denkt. Um das ERP-Projekt zu einem guten Abschluss zu bringen, sollten Sie keine schlechten Kompromisse eingehen. Ein schlecht ausgewähltes Projektteam kommt schnell an seine Grenzen und es kann zu Konflikten und Verzögerungen kommen, wodurch der Erfolg des Projekts gefährdet wird. Nehmen Sie sich stattdessen bei der Zusammenstellung lieber etwas mehr Zeit und setzen auf ein motiviertes Team, das gut zusammenarbeitet und gemeinsam alle Herausforderungen meistert. Diese Motivation wird sich automatisch auf die ganze Belegschaft übertragen. Auch wenn die Einführung einer ERP-Software eine technische Umsetzung ist, sollte der Fokus immer auf den Menschen im Unternehmen liegen.

Wenn Sie mehr zum Thema ERP-Einführung und Key-User oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

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3 Anzeichen, dass es Zeit für einen ERP-Wechsel ist

Das ERP System ist in vielen Unternehmen das Herzstück, um das sich alles dreht. „Never change a running system“ lautet deshalb auch vielerorts die Devise, wenn es um die eingesetzte Software geht – selbst wenn diese mittlerweile veraltet oder zu klein geworden ist. Die Abläufe und Strukturen im Unternehmen entwickeln sich jedoch stetig weiter. Das anfallende Tagesgeschäft lässt sich ohne eine unterstützende Software nur schwer managen. ERP Systeme sind deshalb oft viele Jahre im Einsatz. Besonders alteingesessne Mitarbeiter sträuben sich häufig dagegen, es durch eine moderne Lösung zu ersetzen. Durch ein veraltetes ERP System entstehen Ihrem Unternehmen jedoch oftmals Wettbewerbsnachteile, da die Software die Anforerungen nicht mehr richtig erfüllen kann. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Warnsignale auf eine veraltete ERP Software hindeuten und wann es für Sie an der Zeit ist, über einen ERP-Wechsel nachzudenken.

Gründe für einen ERP-Wechsel

Aller Anfang ist Unzufriedenheit. Betrieb und Wartung einer ERP Software waren in der Vergangenheit aufwändig. Viele Unternehmen nehmen daher lieber die Nachteile in Kauf anstatt die Software zu optimieren oder eine neue Lösung einzuführen. In der Regel denken Unternehmen erst dann über einen ERP-Wechsel nach, wenn Sie mit der bisherigen Lösung nicht mehr zufrieden sind. Aber wie äußert sich das? Eine veraltete Software erkennt man in erster Linie an mangelnder Transparenz und fehlenden Funktionalitäten. Die Software lässt sich nur geringfügig anpassen und einfache Erweiterungen sind oft nicht möglich. Dadurch werden immer mehr Insellösungen eingesetzt und nicht nur der Pflegeaufwand sondern auch die Kosten für Instandhaltung und Wartung nehmen immens zu.

Regelmäßige Nutzung von Excel

Das wohl eindeutigste Anzeichen dafür, dass Sie ein veraltetes ERP System verwenden ist die regelmäßige Nutzung von Excel. Exportieren Sie beispielsweisen Daten aus einem System und importieren diese auf Basis von Tabellen in ein anderes? Werden wichtige Auswertungen aus unterschiedlichen Systemen immer wieder in Tabellen zusammengeführt, weil keine einheitliche Datenbasis existiert? Excel ist eines der am meisten verwendeten IT-Tools, da es leicht erlernbar und einfach bedienbar ist. Wenn es Ihnen aber wichtig ist, die anfallenden Aufgaben im Tagesgeschäft bestmöglich zu bewältigen, ist Excel eher kontraproduktiv und die Nachteile überwiegen.

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Excel ist keine Datenbank, daraus entstehen viele Einschränkungen. Die Dateien liegen meistens auf lokalen Rechnern. Ist der Mitarbeiter mit dem letzten Datenstand gerade nicht im Büro, kann die Aktualität der Daten nicht gewährleistet werden. Das führt dazu, dass Daten häufig doppelt eingepflegt werden. Nachträgliche Änderungen müssen dann in allen Tabellen vorgenommen werden. Zudem ist das Programm fehleranfällig und Zugriffsrechte lassen sich nur schwer verwalten. Das verwenden von Excel verursacht zwar keine weiteren Kosten, es werden jedoch Zeit- und Mitarbeiterressourcen beansprucht die effektiver eingesetzt werden könnten.

Geschwindigkeitsprobleme an der Tagesordnung

Ein in die Jahre gekommenes ERP System lässt sich auch durch Geschwindigkeitsprobleme feststellen. Diese werden oftmals erst bei umfangreichen Reports und Auswertungen sichtbar. Aber auch die tägliche Arbeit ist schnell von Wartezeiten geprägt. Auch wenn es jeweils nur kurze Unterbrechungen sind, so summiert sich die Zeit, die ein Mitarbeiter nicht wertschöpfend eingesetzt ist. Ein Kostenfaktor, der besonders bei mehreren Nutzern schnell relevant wird. Ein langsames ERP System ist außerdem ein negativer Faktor für die Mitarbeitermotivation.

Eingeschränkter mobiler Zugriff

Die Kultur innerhalb vieler Unternehmen hat sich die letzten Jahre stark verändert. Homeoffice und Smart-Working sind hier nur zwei Beispiele. Wenn Ihre Mitarbeiter keinen oder nur einen eingeschränkten mobilen Zugriff haben und sich erst über Virtual Private Network (VPN) mit dem Unternehmensserver verbinden müssen, setzen Sie wahrscheinlich noch ein altes ERP System ein. Die Verbindung per VPN ist umständlich und nicht mehr zeitgemäß, besonders wenn die Oberfläche nicht für mobile Endgeräte optimiert ist. Das Arbeiten von zu Hause oder unterwegs sollte für Ihre Mitarbeiter möglich sein, damit sie flexibel sind. Der mobile Zugriff auf relevante Daten zu jeder Zeit und von jedem Standort aus ist deshalb schon lange eine Standartvoraussetzung für moderne ERP Lösungen. Besonders für Ihren Kundendienst, den Vertrieb und die Geschäftsführung ist dies wichtig.

Alte Lösung optimieren oder ein neues System einführen?

Letztendlich liegt die Entscheidung für oder gegen ein neues ERP System beim Unternehmer. Sind Sie sich nicht sicher, ob Sie ein neues System benötigen oder eine Optimierung der alten Software vorerst ausreicht? Überprüfen Sie zunächst, ob Ihre ERP Software auf dem aktuellsten Stand ist. Oftmals beinhalten Updates Funktionserweiterungen und Sicherheitsaktualisierungen. Weiterhin können durch ein Upgrade der Hardware oder Bereinigung und Modernisierung der Datenbank einige Probleme behoben werden, sodass die Software wieder schneller läuft. Diese Vorgehensweise funktioniert jedoch nicht mehr, wenn einzelne Funktionalitäten nicht mehr durch das ERP System abgebildet werden können. Daher kommen Unternehmen irgendwann an den Punkt, wo nur noch die Einführung einer modernen Lösung sinnvoll ist. Besonders wenn die Unternehmensprozesse nicht mehr durch das ERP System abgebildet werden können und Office-Tools wie Excel vermehrt zum Einsatz kommen, lohnt sich der ERP-Wechsel.

Mit der Implementierung einer auf Sie individuell abgestimmten Komplettlösung gehören bisher eingesetzte Insellösungen der Vergangenheit an. Denken Sie auch über einen ERP-Wechsel nach? Wenn Sie mehr über die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

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Darum lohnen sich Online-Präsentationen

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Wenig hilft einer Entscheidung so sehr auf die Sprünge wie das persönliche Testen eines Gutes. Das haben inzwischen auch viele Software-Anbieter erkannt und bieten an, Demoversionen Ihrer Produkte herunterzuladen – frei nach dem Motto: „digitales Probefahren“. Auch TimeLine Neo stellt Interessenten einen kostenfreien Demo-Download zur Verfügung. Doch ist das allein der Weisheit letzter Schluss?

Der Softwaremarkt ist an Mannigfaltigkeit kaum zu überbieten – alleine die ERP-Branche umfasst in Deutschland über 300 Unternehmen. Im Bereich der Warenwirtschaft, ERP, CRM und PPS sind die Möglichkeiten daher zahlreich. Für den Anwender wird es zunehmend schwieriger, sich im Software-Dschungel zurecht zu finden; nicht zuletzt durch Funktionalitäten, die sich effektiv nur in Nuancen voneinander unterscheiden. Doch Effektivität ist nicht gleich Effizienz. Es bedarf demnach eines Systems, das nicht nur das Ziel aufzeigt, sondern auch die Herangehensweise.

Digitales-Probefahren

Vier gute Gründe

Ausgehend von diesem Gedanken bieten wir Ihnen, neben der Software-Demo, die Gelegenheit alltäglich anfallenden Anforderungen Ihres Unternehmens im Zuge einer Online-Präsentation gemeinsam in TimeLine Neo durchzuspielen. Welche Vorteile haben Sie davon?

  1. Moderiertes Entdecken: Gleich wie intuitiv eine Software zu handhaben ist, den Mehrwert erkennt man in der Regel sobald sich Routine einstellt. Wir simulieren gemeinsam mit Ihnen Routineabläufe und zeigen Ihnen auf, welche Potentiale in TimeLine Neo schlummern.
  2. Flexibles Erleben: In TimeLine Neo führen mehrere Wege ans Ziel. Das lässt Sie langfristig Ihre eigenen Workflows definieren – ohne starre Leitplanken. Lassen Sie sich durch uns inspirieren.
  3. Konstruktives Testen: Die Entscheidung für oder wider eine ERP-Software sollte keine Einbahnstraße sein. Gemeinsam erarbeiten wir für Ihre Anforderungen Lösungswege und vertiefen uns mit Ihnen auch in schwierige Themen. Es gibt für alles ein Pflaster.
  4. Persönliches Kennenlernen: Sie entscheiden sich nicht nur für eine Software-Lösung, sondern auch für die Menschen dahinter. Wir finden, das ist ein sehr guter Grund, sich miteinander zu beschäftigen.

Der erste Kontakt

Bereits Amos Bronson Alcott (1799-1888) sagte: „Viele können argumentieren – wenige ein Gespräch führen.“ Das finden wir auch und bieten Ihnen gerne den Dialog an. Alles was Sie dafür benötigen, ist das kostenlos erhältliche Programm TeamViewer und eine Stunde Zeit. Den Downloadlink für TeamViewer finden Sie hier.

Wenn Sie mehr über die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

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