Die Suche nach einer Software-Lösung läuft erfahrungsgemäß nach einer simplen, dreistufigen Methode ab. Zunächst wird bei einer netzbasierten Grundrecherche die Frage geklärt, welche Anbieter generell in Frage kommen. Anschließend werden alle Lösungen, die Ihre Anforderungen am ehesten erfüllen, miteinander verglichen und es kommt zu einer finalen Entscheidung. Diese Herangehensweise funktioniert zwar grundsätzlich bei vielen Systemen, bei der ERP-Auswahl hingegen ist sie allerdings weniger geeignet. Ein ERP-System ist eine individuelle und komplexe Software-Lösung, die eng mit Ihren Geschäftsprozessen verknüpft ist. Eine grobe Recherche im Web kann Ihnen zwar eine erste Hilfe sein, um einen Überblick zu bekommen, aber bei individuellen Fragen kann Ihnen das Internet nicht mehr helfen. Wenn Sie wissen möchten, ob die Software Ihre spezifischen Abläufe unterstützt, ist ein direktes Gespräch mit dem ERP-Anbieter unerlässlich. Um diese und andere Fragen zu beantworten, wird ein ERP-Workshop durchgeführt. Was das genau ist und wie diese ablaufen, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Was ist eigentlich ein ERP-Workshop?
Ein ERP-Workshop ist eine Veranstaltung, bei der Kunde und ERP-Anbieter sich erstmals persönlich kennenlernen. Es ist der letzte Schritt und die Grundlage für die finale ERP-Auswahl. Es ist sozusagen das zentrale Entscheidungskriterium – wer hier am meisten überzeugt, bekommt den Auftrag. Für Sie als Kunde ist dies natürlich eine gute Gelegenheit, dem ERP-Anbieter auf den Zahn zu fühlen und sich ein Bild von der Software zu machen. Ihr oberstes Ziel bei dieser Veranstaltung sollte sein, herauszufinden, ob die Software Ihre individuellen Anforderungen und Wünsche auch umsetzen kann. Ein solcher Workshop ist allerdings keine reine Informationsveranstaltung, in der Sie sich zurücklehnen können. Ihre Mitarbeit hat einen großen Einfluss auf die Qualität des Workshops – wenn Sie also das Bestmögliche aus ihm rausholen möchten, ist eine gute Vorbereitung und Ihre Mitarbeit gefragt, aber dazu später mehr.
Wo findet der ERP-Workshop statt?
Der Workshop findet immer beim Kunden statt. Das hat den Grund, dass mit dem Workshop in der Regel auch eine Betriebsbesichtigung verbunden ist, um zum einen die jeweiligen Prozesse und Abläufe besser nachvollziehen zu können und zum anderen, um das gesamte Projektteam kennenzulernen.
Wie lange dauert ein ERP-Workshop?
Die Dauer des Workshops richtet sich nach Größe, Umfang und Komplexität des Projekts. Um einen groben Maßstab zu nennen: Bei kleinen Unternehmen wird für gewöhnlich ein Tag angesetzt, bei mittelständischen Unternehmen sind es ein bis zwei Tage und bei großen Projekten rechnet man mit einem Tag pro Fachabteilung, also insgesamt etwa drei bis fünf Tage.
Wer sollte an dem Workshop teilnehmen?
Aus Kundensicht sollte das gesamte Projektteam und ein Verantwortlicher aus der jeweiligen Fachabteilung anwesend sein. Natürlich ist es nicht immer einfach, alle Beteiligten aus dem Tagesgeschäft abzuziehen, aber für einen erfolgreichen Workshop ist es wichtig, dass alle involvierten Personen auch präsent sind. Jeder erfüllt eine wichtige Funktion in diesem Projekt und sollte dementsprechend auch auf andere Details achten, planen Sie dies also wenn möglich mit ein. Vom ERP-Anbieter ausgehend sind normalerweise zwei Personen vertreten, ein Senior-Consultant und der Vertriebsmitarbeiter, mit dem Sie den Erstkontakt hatten. Bei größeren, umfangreicheren Projekten können es auch mehrere Personen sein.
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Ablauf eines ERP-Workshops
Bevor wir über den eigentlichen Workshop sprechen, sollten wir zunächst einmal klären, was davor passiert. Bei vielen Anbietern erfolgt die Präsentation des ERP-Systems im Workshop selbst. Bei TimeLine ist es so, dass ein erstes Gespräch bereits vor dem eigentlichen Workshop stattfindet. In diesem wird zum einen das ERP-System mit all seinen Funktionalitäten in einer Online-Präsentation vorgestellt und zum anderen erste wichtige Fragen zu Ihnen und Ihrem Unternehmen geklärt. Zum Beispiel, in welcher Branche Sie tätig und ob Sie Einzel- oder Serienfertiger sind, welche Software Sie aktuell im Einsatz haben, oder auch welche Probleme es gibt und was Sie sich von der neuen Lösung erhoffen.
Dies ist hilfreich, um Ihr Unternehmen und die dazugehörigen Abläufe besser einschätzen zu können. Im Gegensatz zu einer Webrecherche oder schriftlichen Anfrage, erhalten Sie so direkt alle wichtigen Informationen, die Sie für eine gute Vorbereitung benötigen und es besteht außerdem für beide Seiten die Möglichkeit, Rückfragen zu stellen. Viele Missverständnisse können so vermieden werden. Sie als Kunde sind also bei der eigentlichen Veranstaltung bereits mit den Funktionalitäten des Systems vertraut und es kann vorrangig darum gehen, wie Ihre spezifischen Anforderungen und Wünsche umgesetzt werden können. Dies ist aber natürlich von Anbieter zu Anbieter unterschiedlich. Der ERP-Workshop selbst ist in mehrere Phasen unterteilt. Der Ablauf sieht normalerweise folgendermaßen aus:
Vorstellung & Vorbesprechung
Der Workshop beginnt für gewöhnlich mit einer Vorstellungsrunde beider Seiten. In dieser stellen sich alle Beteiligten persönlich und anschließend auch das Unternehmen kurz vor.
Betriebsbesichtigung
Nachdem sich beide Seiten vorgestellt haben, folgt in der Regel eine Betriebsbesichtigung. Der Anbieter möchte hier vor allem sehen, wie ein Auftrag durch das Unternehmen läuft – angefangen von der Auftragserteilung, über die Produktion bis hin zur Lieferung. Wie bereits weiter oben erwähnt, ist dies auch der Grund dafür, weshalb der Workshop in Ihrem Unternehmen stattfindet. Um Ihre spezifischen Prozesse und Abläufe besser nachvollziehen zu können, ist ein Firmenrundgang sehr hilfreich. Da die Workshops von erfahrenen Projektleitern durchgeführt werden, können diese Ihre Abläufe direkt analysieren und abschätzen welche Anpassungen notwendig sind und ob es ähnliche Abläufe und Umsetzungen bei früheren Projekten bereits gab.
Einzelgespräche mit den Fachabteilungen
Im Anschluss an den Firmenrundgang folgen Einzelgespräche mit allen Fachabteilungen. Der Fokus liegt hierbei auf einer sogenannten GAP-Analyse. Eine GAP-Analyse ist ein klassisches Planungs- und Kontrollinstrument und dient hierbei dem Zweck, die Probleme in Ihrem Unternehmen zu erkennen und darauf zu reagieren. Das Ziel ist es festzustellen, welche speziellen Anforderungen Sie als Kunde haben, die noch nicht in der Standardlösung enthalten sind, wie Ihre individuellen Probleme gelöst und Anforderungen umgesetzt werden können und ob dafür Anpassungen im System notwendig sind. Dabei sollten Sie auch zukünftige Projekte und langfristige Ziele nicht außer Acht lassen. Welche Herausforderungen erwarten Sie dahingehend?
Grobentwurf des Projektplans
Als letzter Punkt auf der Tagesordnung steht die Erstellung eines Projektplans, wobei es sich hierbei lediglich um einen groben Entwurf handelt. Darin wird beispielsweise festgehalten, wann Sie die Software in Betrieb nehmen möchten oder Schulungstermine stattfinden sollen, wann die Datenübernahme angesetzt wird und auch welche Anpassungen für eine erfolgreiche Umsetzung generell nötig sind.
Zusammenfassung: Ablauf ERP-Workshop
Hier noch einmal eine kurze Zusammenfassung des gesamten Ablaufs:
- Vorstellungsrunde beider Seiten & Vorbesprechung
- Betriebsbesichtigung
- Wie läuft ein Auftrag durch das Unternehmen?
- Einzelgespräche mit den Fachabteilungen
- Fokus liegt dabei auf der GAP-Analyse
- Welche Anpassungen sind notwendig?
- Fokus liegt dabei auf der GAP-Analyse
- Erstellung eines Projektplans
- Wann soll die Software in Betrieb genommen werden?
- Schulungstermine
- Datenübernahme
- Anpassungen
- Abschlussbesprechung
Wie verbleiben Kunde und ERP-Anbieter am Ende des Workshops?
Sie als Kunde erhalten entweder noch im Workshop selbst oder wenige Tage später ein detailliertes Angebot, also wie viel die ERP-Einführung letztendlich kosten wird. Darin enthalten sind Aufwandseinschätzungen und das Schulungskonzept. Außerdem erhalten Sie noch eine Mitschrift, das sogenannte Organisationshandbuch. Dann liegt es bei Ihnen – Sie müssen eine Entscheidung treffen!
Die Kostenfrage
Auch die Kosten sind natürlich von Anbieter zu Anbieter verschieden. Bei TimeLine kostet ein ERP-Workshop 1.500 Euro pro Tag, hinzu kommen die Kosten für An- und Abreise, sowie Unterkunft und Spesen. Die Kosten für den Workshop werden allerdings bei Auftragserteilung verrechnet.
Prozessdokumentation – So können Sie sich auf den Workshop vorbereiten
Wie bereits erwähnt, sollten Sie den Workshop nicht als eine einseitige Informationsveranstaltung ansehen. Sie als Kunde sollten sich gut vorbereiten, indem Sie vorab einige wichtige Informationen zusammenstellen. Dies können Beispielprozesse und dazugehörige Daten sein, welche Sie anschließend in Form von PDFs, Word Dateien oder auch Diagrammen an den Anbieter senden. Wichtig hierbei ist, dass Sie sich auf die wichtigsten Abläufe und Prozesse beschränken und nicht zu viele Daten sammeln. Hier gilt: Qualität vor Quantität!
Fazit – darauf sollten Sie außerdem achten
Mit dem Einsatz einer ERP-Software verfolgen Kunde und ERP-Anbieter immer eine langfristige Zusammenarbeit. Sehen Sie den Workshop also als eine Chance, auf der einen Seite den Anbieter und seine Software kennenzulernen aber auch die eigenen Geschäftsabläufe so gut wie möglich zu beschreiben. Dies hilft dem Anbieter dabei, Ihre Prozesse besser nachvollziehen zu können und eine optimale Lösung für Sie zu finden. Eine gute Vorbereitung kann die Qualität des Workshops außerdem deutlich verbessern. Nutzen Sie den Termin, um vielen Fragen zu stellen und alle Unklarheiten aus dem Weg zu räumen. Legen Sie den Fokus darauf, ob Ihre spezifischen Anforderungen umgesetzt werden können und achten Sie dabei auch auf die kommunikative Ebene. Geht der Anbieter auf Ihre Fragen ein, oder weicht er bestimmten Themen aus? Steht die Umsetzung Ihrer Anforderungen im Vordergrund oder eher die Funktionen und Features des Systems? Dies hilft Ihnen dabei, eine passende Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.
Wenn Sie mehr über ERP-Workshops oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!