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Welche Aufgaben hat ein Projektleiter? Ein Leitfaden

Aufgaben als Projektleiter: Ein Leitfaden für frischgebackene Leiter

Erfahrungsgemäß ist es so, dass ein berufserfahrener Mitarbeiter die Leitung eines ERP-Projekts übernimmt. Dies hat natürlich einige Vorteile. Er verfügt über ein gutes Fachwissen und ist mit den bereichsinternen Abläufen – und Aufgaben als Projektleiter – bestens vertraut. Außerdem kann er seine Kollegen gut einschätzen und somit bei der Zusammensetzung des Projektteams wertvolle Empfehlungen aussprechen. Aber wie so oft – wo es Licht gibt, fällt auch Schatten. Bei der Projektleitung stehen Führungsaufgaben klar im Vordergrund. In vielen Unternehmen gehört es mittlerweile zum Alltag: Ein Mitarbeiter soll plötzlich ein Team leiten und die Verantwortung für ein komplexes ERP-Projekt tragen – und das, obwohl er normalerweise nicht mit den Aufgaben der Projektleitung in Berührung kommt. Was dabei nicht berücksichtigt wird: Die Anforderungen an einen Projektleiter sind mit denen, die beispielsweise an einen technischen Mitarbeiter gestellt werden, nicht zu vergleichen.

Eine naturgemäß schwierige Situation, bei der Rollenkonflikte vorprogrammiert sind. Problematisch wird es, wenn die individuellen Fähigkeiten des Mitarbeiters nicht zu dem Rollenprofil einer typischen Führungskraft passen – oder es schlichtweg an Berufserfahrung mangelt. Sich neuen Herausforderungen zu stellen ist natürlich prinzipiell nichts Schlechtes. Oft resultiert diese Konfrontation aber in Überforderung, woraus sich leicht Fehlentscheidungen und Konflikte entwickeln. Gerade bei einem ERP-Projekt, in das viel Zeit und andere Ressourcen investiert werden, ist das natürlich kontraproduktiv. In diesem Beitrag sind einige nützliche Tipps zusammengefasst, die Ihnen als Neuling im Projektmanagement den Start vereinfachen sollen.

Vor Projektbeginn – strukturiert an neue Aufgaben herangehen

Bevor Sie es sich nun aber anders überlegen – mit einer guten Vorbereitung und einem guten Team können Sie Ihren Aufgaben als Projektleiter gelassen entgegensehen. Die ersten wichtigen Punkte können Sie bereits vor Projektbeginn umsetzen. Grundsätzlich gibt es drei Bereiche, die Ihren Erfolg als Projektleiter ohne direkte Vorgesetztenfunktion beeinflussen.

  • die sachliche, organisatorische Managementebene
  • die menschliche, persönliche Kollegenebene
  • das eigene Rollenverständnis

Die Managementebene

Die Durchführung eines ERP-Projekts ist immer eine temporäre Doppelbelastung für die einzelnen Teammitglieder. Ein Umstand, dem sich jeder bewusst sein sollte, wenn er bei der Projektumsetzung mitwirken möchte. Trotzdem ist die vorübergehende Mehrarbeit oft die Quelle von Konflikten. Der Grund dafür ist schnell gefunden.

Ein Beispiel zur Verdeutlichung

Nehmen wir an, Sie haben sich vor Beginn des Projekts nicht mit dem Abteilungsleiter Ihres Key-Users zur Abstimmung zusammengesetzt – einfach, weil Sie nicht wussten, dass es wichtig ist. Das Projekt beginnt und Sie als Projektleiter sowie der Abteilungsleiter fordern weiterhin gleichermaßen die Aufmerksamkeit des Mitarbeiters. Sie delegieren Aufgaben an ihn, dieser ist weiterhin seinem regulären Vorgesetzten unterstellt und muss das normal anfallende Tagesgeschäft ebenfalls managen. Ihrem Key-User fällt es zunehmend schwer, die Aufgaben des Projekts mit dem Tagesgeschäft zu vereinen und allen gerecht zu werden. Nun hat er zwei Möglichkeiten: Entweder er kommuniziert rechtzeitig, dass er überfordert ist und Hilfe benötigt oder er lässt die Situation weiterlaufen wie bisher. Dabei bleibt entweder eine Seite ganz auf der Strecke oder beide Seiten werden nur halbherzig erledigt. Am Ende sind es die Key-User, die mit Gegenwind aus der Abteilung sowie ihren Projektpartnern rechnen müssen – und zudem viele Überstunden machen müssen. Das Ergebnis sind meistens überarbeitete, frustrierte Projektmitarbeiter, die sich in Zukunft sicher nicht noch einmal zur Verfügung stellen.

Involvieren Sie die Vorgesetzten Ihrer Key-User 

Zum Glück ist dies eine Situation, die Sie einfach umgehen können. Der Schlüssel zum Erfolg lautet wie so oft: Kommunikation. Wird ein Key-User nicht ausreichend unterstützt, gehört es zu Ihren Verantwortlichkeiten, sich mit dem jeweiligen Abteilungsleiter zusammenzusetzen. Suchen Sie am besten bereits vor Beginn des Projekts das Gespräch zum Abteilungsleiter und finden Sie gemeinsam eine Lösung. Ein Schritt, den Sie unbedingt sicherstellen sollten – denn Sie als Projektleiter verfolgen andere Ziele als die Abteilungsleiter. Unterschiedliche Interessen, Richtlinien und strittige Punkte können Sie so klären, ohne es auf dem Rücken der Mitarbeiter auszutragen. Um das Projekt erfolgreich umzusetzen und das Tagesgeschäft am Laufen zu halten, müssen alle an einem Strang ziehen – auch wenn das bedeutet, mal eine Aufgabe für den Kollegen zu übernehmen oder eine Stunde länger zu arbeiten. Machen Sie allen Beteiligten klar, dass dies eine temporäre Umstellung ist, die am Ende dem gesamten Unternehmen zu Gute kommt.

„Das bisschen Projektmanagement macht sich von allein“

Gleiches gilt im Übrigen auch für Sie als Projektleiter. Das mag nun vielleicht übertrieben klingen, aber ein Projekt zu leiten ist sozusagen ein Fulltime-Job. Ein ERP-Projekt muss kontinuierlich gemanagt werden und benötigt viel Aufmerksamkeit und Koordination: Sie stehen in ständigem Kontakt und Austausch mit Geschäftsführung, Key-Usern, Abteilungsleitern und dem Kunden.

frischgebackene-projektleiter

Die Kollegenebene

Machen Sie sich frühzeitig mit Ihrem Projektteam vertraut

Damit Sie Ihre Aufgaben als Projektleiter gut und gewissenhaft durchführen können, sollten Sie sich vorher mit den einzelnen Teammitgliedern auseinandersetzen. Falls Sie die Möglichkeit haben, versuchen Sie bei der Zusammensetzung des Teams mitzuwirken. Es ist Teil der Führung, die Stärken und Schwächen einzelner Mitarbeiter zu beobachten und ihnen Raum zur Weiterentwicklung zu bieten. Nur wenn Sie Ihr Team gut kennen, können Sie gezielt Aufgaben verteilen und das Team koordinieren. Fragen, die Sie sich stellen können:

  • Was sind die Stärken und Schwächen meiner Key-User?
  • Wie sind die Beziehungen der Key-User zu Ihren Kollegen?
  • Wo liegen fachliche Kompetenzen?

Gerade wenn Sie mit Kollegen zusammenarbeiten, mit denen Sie sonst vielleicht weniger zu tun haben, macht ein Kick-Off-Termin Sinn. So können Sie sich vor Projektbeginn zusammensetzen und alle miteinander bekannt machen.

Das eigene Rollenverständnis

Der bereits weiter oben angesprochene Rollenkonflikt ist die wohl schwierigste Herausforderung, die Sie als Projektleiter meistern müssen. Es gibt unzählige Möglichkeiten und Arten der Steuerung eines Teams. Welche gibt es und wie findet man die Richtige? Im Grunde strahlt jemand in Ihrer Position schon eine gewisse Grundautorität und Kompetenz aus. Sie können entweder alles bis ins kleinste Detail erklären und jede Entscheidung rechtfertigen – oder Ihr Team einfach vor vollendete Tatsachen stellen. Sie können sich Ihren Kollegen wie gewohnt auf Augenhöhe nähern, als Coach auftreten oder einfach nur plumpe Anweisungen geben. Was Sie sich dabei unbedingt vor Augen halten sollten: Im Alltag arbeiten Sie auf Augenhöhe miteinander, erledigen womöglich gleiche oder ähnliche Aufgaben. Durch die Rolle als Projektleiter steigen Sie, wenn auch nur auf Zeit, auf der Hierarchieleiter automatisch eine Ebene nach oben. Sie nehmen eine Art Vorgesetztenfunktion ein. Nutzen Sie diese Situation nun aus und verteilen lediglich Anweisungen, werden Sie bei Ihren Kollegen nicht gerade mit Sympathie punkten – und Ihre Akzeptanz ist sicherlich schnell beeinträchtigt.

Projekterfolg vs. Kollegenbeziehung

Der Wunsch eines jeden Projektverantwortlichen ist natürlich Teamarbeit unter Mitarbeitern, um das Projekt zügig über die Bühne zu bringen. Darauf können und sollten Sie sich aber nicht verlassen. Im Zweifelsfall müssen Sie durchgreifen können, um das Projekt und die Mitarbeiter wieder auf die richtige Bahn lenken. Am Ende des Tages sind Sie für die Erreichung und den Erfolg des Projekts verantwortlich. Erfolg wird daran gemessen, ob Sie die Projektziele termingerecht und unter Einhaltung des Budgets umgesetzt haben. Wie die Mitarbeiter Sie oder Ihre Methoden dabei finden, spielt im Endeffekt keine Rolle. Es gibt aber auch noch einen Arbeitsalltag nach dem Projekt – und sicherlich wünschen Sie sich auch weiterhin eine gute Beziehung zu den Kollegen. Wie sollten Sie nun am besten mit der Situation umgehen?

Finden Sie eine gute Balance

Wahrscheinlich befinden Sie sich in einer ungewohnten Situation und es fällt Ihnen schwer, Anweisungen zu geben. Versuchen Sie, einen Kompromiss zu finden, mit dem alle Beteiligten zufrieden sind. Machen Sie deutlich, dass Sie Ihre Aufgabe gut machen möchten – und dass es nun mal dazu gehört, Aufgaben an andere zu delegieren. Bleiben Sie dabei authentisch und gehen Sie mit gutem Beispiel voran. Versuchen Sie Ihr Team für das Projekt zu begeistern und eine gute Atmosphäre zu erzielen. Sehen Sie sich als eine Art Moderator, der die Verantwortung für die Ergebnisse trägt. Eine Regel, die dabei wirklich immer gilt: Egal wie gestresst Sie sind, behandeln Sie jeden Mitarbeiter mit Respekt – ohne Ausnahme.

Wichtige Bereiche und Basiswissen

Mit diesen definierten Bereichen sollten Sie sich vor Projektbeginn außerdem auseinandersetzen:

  • Ablauf- und Terminplanung
  • Kostenplanung
  • Risikomanagement
  • Projektcontrolling
  • Projektorganisation und -dokumentation

Die Umsetzungsphase – was sollten Sie sonst noch beachten?

Formulieren Sie klare Ziele

Nur wer Entscheidungen trifft und weiß, wohin er will, kann auch dort ankommen. Besprechen Sie so detailliert wie möglich mit dem Kunden, welche Anforderungen er an das Projekt hat. Gerade bei sehr technikorientierten Projekten wie einer ERP-Einführung ist dies schwierig: Der Kunde hat oft wenig Vorstellung von den technischen Optionen. Eine gute Möglichkeit, diese verständlich aufzuzeigen, ist zum Beispiel ein Workshop. Sie sollten Projektziele und Meilensteine aber nicht nur mit dem Kunden, sondern auch vorab im Team besprechen. Was sollte bis wann erledigt sein? Welche Zwischenziele gibt es? Laufen Sie nicht ohne Plan los, sondern erarbeiten Sie einen klaren Auftrag mit klaren Zielen und notwendigen Zeitvorgaben. Wie Sie konkrete Ziele definieren, lesen Sie hier.

Delegieren Sie als Projektleiter Aufgaben

Als Projektleiter hat man oft das Gefühl, alles selbst machen zu müssen. Dabei sollte Arbeit in Projekten immer Teamwork sein. Wer sich zu viel zumutet und die Kontrolle nicht abgeben kann, riskiert schnell eine Situation der Überforderung. Wie weiter oben bereits erwähnt, sollten Sie als Projektleiter die Stärken und Schwächen einzelner Teammitglieder kennen. Dementsprechend sinnvoll können Sie die Aufgaben verteilen. Dabei sollten Sie darauf achten, dass diese termingerecht, effizient und vollständig erledigt werden. Formulieren Sie klar die Aufgabe und das Ergebnis, das Sie erwarten. Es ist nicht Ihre Aufgabe, sich danach noch einzumischen oder die Aufgabe gar selbst zu erledigen. Was natürlich nicht heißen soll, dass Sie kein offenes Ohr mehr haben sollen, falls es Probleme gibt. Arbeit zu delegieren hat einige Vorteile. Es hilft Ihnen dabei, sich selbst zu entlasten und nicht in Stress zu geraten. Sie können sich auf Ihre eigenen Aufgaben fokussieren und bieten anderen die Chance zu lernen. Sie können nicht in allen Bereichen ein Experte sein. Nutzen Sie das fachliche Potenzial der gesamten Gruppe, so kann jeder tun, was er am besten kann.

Kommunizieren Sie Erfolge und Probleme

Um eines vorwegzunehmen: Egal wie gut Sie alles planen und vorbereiten – die Wahrscheinlichkeit, dass Sie im Laufe des Projekts vor einem Problem stehen und nicht weiter wissen, ist recht groß. Nun heißt es: den Kopf nicht in den Sand stecken. Probleme sollten Sie direkt offen im Team kommunizieren. Oft ist es so, dass ein ausgesprochenes Problem schnell keines mehr ist. Sie können nicht alles wissen. Die Chance, dass jemand eine passende Lösung für das Problem kennt, ist im Team viel größer. Zudem motiviert ein gemeinsam gelöstes Problem das ganze Team. Neben Problemen sollten Sie aber natürlich auch gute Leistungen und Meilensteine loben, im Team sowie beim Kunden.

Setzten Sie sich mit den Risiken auseinander

Was, wenn der Key-User plötzlich krank wird oder der Kunde unzufrieden ist? Was, wenn die Einführung nicht termingerecht umgesetzt werden kann oder der Server abstürzt? Diese oder ähnliche Fragen könnten Ihnen als Projektleiter schlaflose Nächte bereiten. Ein ERP-Projekt bedeutet immer Chance und Risiko zugleich. Risiken gehören zum Projektalltag dazu, Sie können sie nicht ausschließen. Was Sie aber tun können, ist sich ihrer bewusst zu sein. Vor Beginn des Projekts sollten Sie sich Gedanken darüber machen, welche fachlichen Worst-Case-Szenarien eintreten könnten. Fragen, die Sie sich stellen können:

  • Was ist die schlimmste anzunehmende Situation, die eintreten kann?
  • Welche Probleme können sonst noch auftreten?
  • Welche Auswirkungen haben die Probleme auf das Projekt?
  • Ist es möglich, die Eintrittswahrscheinlichkeit zu senken?
  • Welche Schritte muss ich einleiten, sollte das Problem eintreten?

Risiken sollten Sie immer in der Termin- und Kostenplanung kalkulieren. Ein aktiver Umgang mit Risiken bringt Ihnen Sicherheit.

Planen Sie die Kommunikation untereinander

Bei schlecht organisierten Projekten kommt es vor, dass Arbeit doppelt oder gar nicht erledigt wird – oder man nicht genau weiß, wer für was verantwortlich ist. Besonders effizient ist das nicht. Besonders dann nicht, wenn man ein begrenztes Zeitfenster hat. Auch hierfür gibt es eine simple Lösung. Fertigen Sie eine Liste an, die jedem zugänglich ist. Diese Punkte könnte Ihre Liste beinhalten:

  • Welche Personen sind am Projekt beteiligt?
    • Welche Funktion haben diese Personen im Projekt?
    • Wie kann man die Personen erreichen? Wie wird generell untereinander kommuniziert?
    • Wer ist Ansprechpartner bei Fragen und Problemen?
  • Wer hat welche Aufgaben und bis wann müssen diese erledigt sein?
  • Wann finden Meetings statt?
    • Welche Punkte werden beim Meeting besprochen?
    • Wer dokumentiert die besprochenen Punkte?
    • Muss jeder an dem Meeting teilnehmen?

Sind Aufgaben visuell konkret zugeteilt und für alle einsehbar festgehalten, neigen Menschen dazu, diese auch zeitnah und gewissenhafter zu erledigen. Niemand möchte derjenige sein, dem alle hinterherlaufen müssen und auf den man sich nicht verlassen kann.

Nach dem Projekt ist vor dem Projekt

Die Projektbeteiligten fiebern dem Stichtag entgegen. Man könnte also meinen, dass das Projekt nach erfolgreicher Umsetzung aller Phasen auch tatsächlich einen Abschluss findet. Sie als Projektleiter haben danach allerdings noch einige Schritte zu erledigen. So sollten Sie beispielsweise dokumentieren, ob sich der Aufwand aus wirtschaftlicher Sicht gelohnt hat und alle wichtigen Ergebnisse festhalten.

Fazit: Aufgaben eines Projektleiters

Wie Sie merken, können Sie einige Punkte bereits vor Projektbeginn angehen. Auch wenn Sie die Rolle des Projektleiters haben, müssen Sie sich nicht allen Aufgaben allein stellen. Besonders wichtig ist die Beziehung zwischen Ihnen und der Geschäftsführung. Diese muss hinter dem Projekt stehen und Ihnen bei Problemen den Rücken stärken. Ohne deren Unterstützung wird es für Sie schwer, dem Team gegenüber eine Autorität zu entwickeln. Versuchen Sie aber nicht, das ERP-Projekt strikt nach Anweisung der Geschäftsführung durchzuführen. Dies bringt mit hoher Wahrscheinlichkeit Probleme und Widerstände durch die Belegschaft. Sie sind sich noch unsicher? Dann könnten Sie sich beispielsweise durch Schulungen oder Seminare die wichtigsten Grundlagen aneignen, ehe Sie die Projektleitung übernehmen.

Sie möchten mehr zum Thema Projektleitung oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren? Senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

Welche Eigenschaften sollte ein Projektleiter mitbringen?

Nachdem Sie sich für ein ERP-System entschieden haben, geht es in die Umsetzungsphase. Für die Zusammenstellung des Projektteams benötigen Sie zunächst einen Projektleiter und Key-User. Die Projektleitung spielt eine zentrale Rolle bei der Einführung eines ERP-Systems. Die Entscheidung, wer diese Aufgabe übernimmt, sollten Sie deshalb nicht halbherzig treffen. Ein Mitarbeiter, der alle wesentlichen Eigenschaften mitbringt, wirkt sich positiv auf den Verlauf und die allgemeine Stimmung im Team aus – für einen erfolgreichen und zügigen Abschluss ist dies unerlässlich. Fällt die Wahl hingegen auf eine für die Rolle eher ungeeignete Person, sind Konflikte vorprogrammiert. Das Projekt zieht sich in die Länge und die Kosten können dadurch immens ansteigen. Doch wie findet man die richtige Person für diese Herausforderung? Im heutigen Beitrag geht es darum, wie Sie als Unternehmer die richtige Entscheidung treffen und welche Eigenschaften ein guter Projektleiter mitbringen sollte.

Projektleitung und Key-User – wer ist für was zuständig?

Haben Sie schon einmal ein ERP-Projekt geplant oder auch umgesetzt? Dann wissen Sie sicherlich, dass ein solches Projekt einer Großbaustelle gleichen kann. Keiner weiß so ganz genau, was der andere eigentlich macht und wer für was zuständig ist. Deshalb ist es gut, die beiden Rollenprofile erst einmal klar zu definieren – besonders weil sich die Aufgaben in einigen Bereichen überschneiden.

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Der Projektleiter mit folgenden Eigenschaften betreut das Projekt als Ganzes: Er koordiniert Aufgaben und Abläufe im Team, überwacht den Fortschritt des Projekts – und gibt in diesem Zuge auch regelmäßig den aktuellen Status an die Geschäftsführung weiter. Darüber hinaus werden durch die Projektleitung auch fachliche Entscheidungen bezüglich der Umsetzung getroffen. Die Key-User sind für einen bestimmten Bereich zuständig, weshalb es in großen Unternehmen auch mehrere Key-User geben kann. In kleinen Unternehmen übernimmt diese Aufgabe aber in der Regel nur eine Person. Key-User sind der erste Ansprechpartner bei Fragen und sozusagen das Bindeglied zwischen Mitarbeitern, Geschäftsführung und dem ERP-Anbieter. Weiterhin planen sie die fachliche Schulung der Mitarbeiter im System und führen diese nach erfolgreicher Umsetzung auch durch. Wie Sie geeignete Key-User für Ihr Projekt gewinnen, erfahren Sie hier.

Was unterscheidet die Projektleitung vom Key-User?

Die Aufgabenprofile und Eigenschaften von einem Projektleiter und Key-User sind sehr unterschiedlich, dennoch weisen beide Rollen auch Parallelen auf. So versuchen beide, die Akzeptanz für das Projekt zu stärken, indem sie die positiven Seiten aufzeigen und versuchen, Ängste zu nehmen. Dafür benötigte Fähigkeiten sind vor allem Einfühlungsvermögen und Verständnis. Denn ob das Projekt am Ende des Tages erfolgreich ist oder nicht, liegt zum größten Teil an der Belegschaft. Lehnt diese das System und die Mitarbeit ab, wird es früher oder später scheitern. Der große Unterschied zwischen Projektleitung und Key-User liegt in der Führung des Personals. Dieser Punkt wird häufig unterschätzt, denn natürlich muss der Projektleiter auch Führungsaufgaben übernehmen. Für die Dauer des Projekts ist der Projektleiter der Vorgesetzte der Key-User. Im Vergleich zu den Key-Usern wird die Rolle der Projektleitung oft stärker als Managementaufgabe wahrgenommen.

Welche Eigenschaften sollte ein guter Projektleiter mitbringen?

Es ist die Aufgabe eines Projektleiters, das Projekt zu leiten und erfolgreich zum Ziel zu führen. Dies geht natürlich mit viel Verantwortung einher – eine Aufgabe, die nicht jedem liegt. Einen geeigneten Leiter zu finden, die sich dieser Situation gewachsen fühlt, kann deshalb durchaus knifflig sein. Viele Unternehmer fühlen sich bereits jetzt überfordert und gehen deshalb den offenbar einfachsten und schnellsten Weg – der Projektleiter wird aufgrund seines Fachwissens oder seiner Position im Unternehmen ernannt. Warum dies nicht immer die beste Lösung ist und auf welche Eigenschaften Sie bei einem Projektleiter achten können, lesen Sie nachfolgend.

Fachkompetenz

Die Anforderungen an einen Projektleiter haben sich im Gegensatz zu früher grundlegend geändert. Vor einigen Jahrzehnten galten Projektleiter noch als reine Fachexperten, die technische Probleme lösten. Fachwissen ist durchaus wichtig, da ein Projektleiter auch technische Zusammenhänge verstehen und bewerten können sollte. Oft wird aber außer Acht gelassen, dass ein Projektleiter mehr Eigenschaften und Kompetenzen benötigt als nur fachliches Know-how. Heute tragen sie Verantwortung in allen Bereichen. Sie stehen vor vielen Herausforderungen: Sie managen nicht nur, sondern verhandeln, koordinieren, trösten, lösen Konflikte und motivieren ihr Team immer wieder neu.

Blick für das „große Ganze“

In stressigen Phasen sollte ein Projektleiter in der Lage sein, sich aus der Situation herauszuziehen. Er sollte strukturiert einen Schritt zurückzugehen, um die Vorgehensweise von außerhalb zu betrachten. Den Überblick zu behalten und das Wesentliche nicht aus den Augen zu verlieren ist bei der Einführung eines ERP-Systems sehr wichtig. Viele Mitarbeiter beherrschen bestimmte Bereiche besonders gut oder widmen sich einer Aufgabe sehr akribisch und detailliert. Diese Kollegen sind gewiss unverzichtbar für Ihr Unternehmen. Wenn es aber darum geht, die Leitung eines ERP-Projekts zu koordinieren, sind sie eher fehl am Platz. Ein Mitarbeiter aus der IT-Abteilung beispielsweise ist tendenziell eher ungeeignet für diese Aufgabe. Sich von der technischen Ebene zu trennen und in erforderliche Sichtweisen anderer Mitarbeiter einzufühlen, fällt diesem oft schwer. Aber hier gilt – Ausnahmen bestätigen die Regel.

Führungskompetenz

Eine gute Personalführung ist eine der wichtigsten Eigenschaften des Projektleiters. Menschen zu führen ist eine komplexe und verantwortungsvolle Aufgabe. Sicherlich kann man sich einige nützliche Tipps anlesen, um den eigenen Führungsstil zu verbessern. Aber: Vor allem die Persönlichkeit muss stimmen – und diese kann man sich nicht einfach aneignen oder verändern. Es geht darum, das Vertrauen der Mitarbeiter zu gewinnen, indem man ehrlich ist und authentisch handelt.

Was macht einen guten Führungsstil aus?

Ein Projektleiter bildet sozusagen den Knotenpunkt, an dem alle wichtigen Entscheidungen, Informationen und auch die unterschiedlichsten Charaktere zusammentreffen. Kommunikationsstärke und Sozialkompetenz sind deshalb das A und O in einer leitenden Position – und zwar auf den unterschiedlichsten Ebenen. Dafür braucht man vor allem sehr viel Feingefühl und die richtigen Antennen, um seine Umgebung wahrzunehmen und richtig zu deuten. Nur wer gut zuhört und wachsam ist, kann beispielsweise auch negative Stimmungen im Team spüren – auch ohne dass sie jemand gezielt aussprechen muss.

Soft Skills – Durchsetzungsvermögen vs. Empathie

Viele Projekte scheitern an mangelnder sozialer Kompetenz und fehlenden Eigenschaften des Projektleiters. Ein guter Projektleiter sollte deshalb eine gute Menschenkenntnis haben und empathisch handeln. Widerstände und Konflikte seitens der Belegschaft beispielsweise entstehen nicht, weil diese Sie ärgern möchten, sondern vielmehr aus Ängsten heraus. Es ist Aufgabe der Projektleitung, diese zu ernst zu nehmen, aufzuklären und Konflikte zu lösen. Dies geht nicht ohne Verständnis für die individuellen Ansichten und Bedürfnisse der Mitarbeiter. Auf der anderen Seite sollte ein Projektleiter aber auch durchsetzungsstark sein. Priorisiert ein Teammitglied andere Aufgaben beispielsweise höher als die des Projekts, muss der Projektleiter dies ansprechen und Leistung einfordern. Tut er dies nicht, wird er möglicherweise nicht mehr ernst genommen und solche Situationen häufen sich künftig.

Gutes Gefühl für das operative Tagesgeschäft

Oft liegt es nahe, die Projektleitung einem Mitglied der Geschäftsführung zu überlassen, schließlich bringt diese Person viel Erfahrung mit. In der Umsetzung hat dies in der Vergangenheit allerdings häufig zu Problemen geführt. Der Grund hierfür ist recht einfach, gerade in größeren Unternehmen ist eine Führungskraft zu weit vom operativen Tagesgeschäft entfernt. Oft kommt diese gar nicht erst mit dem ERP-System in Berührung – wie sollte diese daher richtig einschätzen können, welche Funktionen Sinn ergeben und im Alltag tatsächlich genutzt werden?

ERP-Projekt nimmt viel Zeit in Anspruch

Weiterhin erfordert die Durchführung eines ERP-Projekts viel Zeit. Neben dem Tagesgeschäft noch Zeit freizuschaufeln ist für jemanden in einer geschäftsführenden Position vermutlich schwierig. Aber auch hier gilt: Dies ist nicht in Stein gemeißelt und gilt auch nicht für alle Unternehmen gleichermaßen. In kleineren Unternehmen beispielsweise wäre diese Herangehensweise eher umsetzbar. Die Eigenschaften, die ein guter Projektleiter mitbringen sollte, haben keinen direkten Bezug zu seiner Position im Unternehmen. Junge Kollegen können ebenfalls eine Bereicherung für das Team sein. Oft gehen diese mit viel Energie und Elan an neue Aufgaben heran – was sich wiederum positiv auf die Atmosphäre im Team auswirkt. Der Nachteil: Junge Mitarbeiter haben in der Regel wenig bis gar keine Erfahrung damit ein Team anzuleiten. Aber auch hier gilt, es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen. Man wächst mit seinen Aufgaben. Und manche Dinge lernt man eben erst, wenn man einige Male auf die Nase gefallen ist.

Fazit

Kein Projekt läuft Ideal und eine Person zu finden, die alle wichtigen Eigenschaften mitbringt, ist nicht immer leicht. Die Balance zwischen Durchsetzungsvermögen und Fingerspitzengefühl zu halten ist ebenfalls eine Herausforderung. Auf der einen Seite muss der Projektleiter begeistern können, Ängste nehmen und die Belegschaft mit ins Boot holen. Auf der anderen Seite muss er aber auch durchgreifen, die Ziele verfolgen und das Projekt zu einem zügigen Abschluss bringen – auch wenn das bedeutet, dass man nicht jeden individuellen Wunsch berücksichtigen kann. Bei einem Projekt, bei dem viele einzelne Menschen involviert sind, kann man nie alle gleichermaßen zufriedenstellen. Denn jeder Ihrer Teammitglieder hat gewisse Vorstellungen, Ansichten, Wünsche und Bedürfnisse. Sollten Sie allerdings keinen infrage kommenden Kollegen finden, macht es Sinn, die Aufgaben an mehrere Personen zu verteilen – beispielsweise, indem man fachliche von organisatorischen Aufgaben trennt oder einen externen Beteiligten hinzuzieht.

Sie möchten mehr zum Thema Projektleitung und ERP-Einführung im Unternehmen oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren? Senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir beraten Sie gerne!

Wie stelle ich ein gutes Projektteam zusammen?

Die heutige Arbeitswelt ist sehr prozessorientiert. Die Abläufe in einem Unternehmen autonom zu organisieren ist kaum noch möglich. Viele Unternehmen setzen daher auf die Vorteile einer ERP-Lösung – reibungslose Kommunikation, einheitliche Daten, transparente Abläufe und optimierte Prozesse. Ein ERP-System bringt aber auch zwangsläufig eine Veränderung im Arbeitsalltag von jedem einzelnen Mitarbeiter. Damit stehen Sie auch schon vor der vermutlich größten Herausforderung: die zukünftigen Anwender der Software. Ein wichtiger Punkt, den viele Auftraggeber häufig auf die leichte Schulter nehmen. Bei einer ERP-Einführung sind es immer die Anwender, die darüber entscheiden, ob diese erfolgreich verläuft oder nicht. Mit ihnen steht und fällt das Projekt. Viele Mitarbeiter fürchten beispielsweise, dass sie dem neuen Anforderungsprofil nicht gewachsen sind und der Arbeitsplatz somit gefährdet ist. Um die Belegschaft so gut es geht auf die bevorstehenden Veränderungen vorzubereiten, benötigen Sie vor allem eines: ein starkes Projektteam.

Ein starkes Projektteam ist die halbe Miete

Viele Unternehmer machen sich oft Gedanken darum, ob Sie die richtige Entscheidung bei der Wahl des ERP-Systems getroffen haben. Kann der vorhandene Datenstamm gut in das neue System integriert werden? Und lässt sich die Einführung problemlos oder nur ausreichend mit dem Tagesgeschäft vereinbaren? Diese Überlegungen sind durchaus nachvollziehbar und auch wichtig, bringen aber nichts, wenn nicht alle Beteiligten hinter dem Projekt stehen. Egal welche Vorbereitungen Sie getroffen haben und wie gut Sie organisiert sind – eine Projektarbeit kann nur dann erfolgreich sein, wenn alle an einem Strang ziehen. Sie benötigen ein starkes Team, um die Realisierung strukturiert durch die Anfangszeit zu leiten.

Ein Team, das die darauffolgenden Phasen gut abwickelt und schließlich das Projekt zu einem erfolgreichen Ende führt. Ein Projektteam, welches zusammenarbeitet und alle Herausforderungen, die sich im Laufe der Zeit in den Weg stellen, gemeinsam meistert. Aber wie stellt man nun ein gutes Team zusammen und welche Teamrollen müssen Sie überhaupt besetzen?

Projektleitung & Key-User

Für Ihr Projektteam sollten Sie zwei Schlüsselrollen besetzen: Zum einen benötigen Sie einen Kandidaten, der die Projektleitung übernimmt – und je nach Größe des Unternehmens ein bis zwei Personen, die als Key-User das Projekt unterstützen. Im letzten Beitrag wurde ausführlich beschrieben, wie Sie einen geeigneten Key-User auswählen. Auch an den Projektleiter stellt man hohe Anforderungen. Der Projektleiter koordiniert das Team und die Arbeitsabläufe zwischen den einzelnen Unternehmensbereichen. Er ist verantwortlich für eine realistische und vorausschauende Planung – sowie der Einhaltung des Budget- und Zeitplans und einer fließenden Umsetzung des Projekts.

projektteam

Idealerweise bringt Ihr Wunschkandidat also Führungs- und Fachkompetenz sowie Routine und Erfahrung im Bereich ERP mit. Zudem sollten Sie jemanden für das Projektteam auswählen, der einen direkten Bezug zum Tagesgeschäft und den Geschäftsprozessen hat. Denn dieses agile Teammitglied wird diese bei der Durchführung analysieren und daraufhin fachliche und souveräne Entscheidungen treffen. Vermeiden Sie es in diesem Zusammenhang möglichst, eine interne Person mit einer eher einseitigen Sicht zu wählen. Ein IT-Spezialist beispielsweise wird seinen Fokus vermutlich eher auf den IT-Bereich legen. Fachthemen und Prozesse kommen zu kurz, Fehlerquellen können sich leichter einschleichen. Auch das Management ist vielleicht naheliegend für diese Position. Allerdings ist es aber nicht immer die beste Wahl, da der Abstand zum Tagesgeschäft oft zu groß ist.

Externe Berater

Bei der Projektzusammenstellung kommt oft die Frage auf, ob es hilfreich ist, einen externen Berater mit einzubeziehen. Die Belegschaft wird einem geschätzten Kollegen, der im selben Boot sitzt, eher vertrauen als einer fremden Person. Außerdem ist es auch eine Frage des Budgets. Externen Beratern fällt es jedoch leichter, eine Gruppe fachlich zu führen. Dies führt oft schneller zu guten Lösungen, mit denen alle gleichermaßen einverstanden sind. Diskussionen seitens der Belegschaft können Sie so reduzieren oder verhindern. Beide Seiten haben ihre Vor- und Nachteile. Ob Sie einen externen Berater hinzuziehen sollten oder nicht, ist daher eine persönliche Entscheidung.

Geeignetes Projektteam zusammenstellen

Bei der Zusammenstellung des Projektteams empfiehlt es sich in jeder Hinsicht, planmäßig und strukturiert vorzugehen. Als Erstes sollten Sie eine Person für die Projektleitung benennen. Diese sollte anschließend Einfluss auf die Zusammensetzung des restlichen Teams haben. Schließlich arbeitet die Projektleitung eng mit dem Team zusammen, führt und motiviert es.

Was sollten Sie bei einem Projektteam beachten?

Know-how und Kapazitäten der einzelnen Projektmitglieder haben einen wesentlichen Einfluss auf den Verlauf des Projekts. Geschäftsführung und Projektteam sollten daher schon vorab Überlegungen treffen, welche Kapazitäten neben dem Tagesgeschäft für das Projekt freigeräumt werden. Lassen Sie in dieser Zeit, wenn möglich, keine anderen großen Projekte nebenher laufen. Damit ein Projekt erfolgreich ist, müssen alle Beteiligten gut zusammenarbeiten, das ist selbstverständlich. Aber welche Voraussetzungen müssen gegeben sein, damit die Teamarbeit funktioniert? Um ein gutes Projektteam zusammenstellen zu können, sollten Sie zuerst wissen, was ein gutes Team ausmacht. Welche Rahmenbedingungen sollten gegeben sein? Was sollte man bei der Zusammenstellung beachten?

Merkmale erfolgreicher Projektteams

Ein erfolgreiches Projektteam weist in der Regel folgende Gemeinsamkeiten auf:

  • ein gemeinsames Projektziel
  • eine klare und von jedem akzeptierte Rollen- und Aufgabenverteilung
  • eine ausgewogene Team-Zusammensetzung und -struktur (fachliche und soziale Kompetenzen sollten ausgewogen sein)
  • gut geplante Arbeitsabläufe und Prozesse
  • ein starker Teamgeist und ein hohes Maß an Zusammenhalt (‚Wir-Gefühl‘)
  • ein ziel- und ergebnisorientiertes, engagiertes Arbeiten und Motivation
  • Konflikte werden offen angesprochen und gelöst
  • Unterstützung und Anerkennung für Projektorganisation durch Geschäftsführung und Belegschaft

Was kommt auf das Projektteam zu?

Der Beginn eines Projekts ist in jedem Fall anspruchsvoll. Das Team sollte erst einmal die Zeit bekommen, sich zu finden und eventuell kennenzulernen. Um den Einstieg in das Projekt für alle Beteiligten zu erleichtern, empfiehlt es sich, einen Kick-Off-Termin festzulegen. Bei diesem Termin werden die Rahmenbedingungen für das Projekt besprochen und Fragen beantwortet. Dies ist der erste und wichtigste Schritt für einen erfolgreichen Projektverlauf.

Kick-Off-Meeting: Startschuss für das Projekt – und das Projektteam

Die Kick-Off-Veranstaltung symbolisiert den Projektstart, bei dem alle Beteiligten erstmalig aufeinandertreffen. Dieser Termin ist nicht zwingend notwendig, wird von Projektleitern aber gerne genutzt – unter anderem, da er für einen Motivationsschub bei allen Teammitgliedern sorgt. Die Weichen für einen erfolgreichen und energiegeladenen Projektstart werden gelegt. Vor dem Termin sollte die Projektleitung einige Vorbereitungen treffen. Ablauf und Agenda beispielsweise sollten für eine grobe Orientierung festgelegt und vor dem Termin an alle Teilnehmer versendet werden. Auch Kriterien wie eine vorläufige Zeit-, Budget- und Ressourcenplanung sollte erstellt sowie die Präsentation des Projekts vorbereitet werden. Folgende Punkte sollten während des Termins besprochen werden:

  • Gemeinsame Ziele definieren, die von allen Beteiligten verstanden und akzeptiert werden

  • Vorstellungsrunde

  • Klare Rollen- und Aufgabenverteilung im Projektteam

    • Missverständnisse können so vermieden werden, da jeder seine Aufgabe kennt. So binden Sie alle Beteiligten von Beginn an in das Projekt ein. Und sie können zudem nachvollziehen, ob Ziele erreicht und Aufgaben erledigt sind. Alle Beteiligten übernehmen direkt Verantwortung und gestalten den Prozess mit

  • Verhaltensregeln und Normen definieren

    • Damit nicht jeder Beteiligte eigene Verhaltensregeln in das Projekt bringt, sollten Sie gemeinsam Verhaltensregeln und Normen definieren. Dazu zählt beispielsweise ein offener Umgang untereinander, bei dem jeder seine Meinung äußern und vertreten kann. Alle Leistungen der Teammitglieder unabhängig von ihrem Beitrag zum Gesamterfolg sollten wertgeschätzt werden. Diskussionen sollten Sie immer nur sach- und nie personenbezogen führen. Bei Entscheidungsfragen oder Konflikten möglichst versuchen, einen Konsens herbeizuführen. Dies ist wichtig, damit keine Unzufriedenheit entsteht. Um in einer Gruppe einen gemeinsamen Konsens zu erreichen, sollten alle beteiligten Personen die Möglichkeit haben, ihre Widerstände zu äußern

  • Zeitliche und organisatorische Planung der Arbeitsabläufe und Projektprozesse

  • Wie wird ab sofort kommuniziert?

  • Feedbackrunde

    • Zweifel, Bedenken und Anregungen sollten in jedem Fall protokolliert und ernstgenommen werden. Aber: Ein Kick-Off-Termin dient vor allem für eine erste Besprechung. Achten Sie darauf, dass keine Diskussionen um Details entstehen

Weiterer Projektverlauf

Projekte sind üblicherweise in verschiedene Phasen unterteilt. Auch während des weiteren Verlaufs sollten Sie sich zwischenzeitlich die Zeit nehmen, bisher Erreichtes zu besprechen und auch anzuerkennen. So haben Sie eine bessere Kontrolle darüber, ob Aufgaben erledigt und der Zeitplan eingehalten werden. Und sie können rechtzeitig eingreifen, falls das Projektziel aus den Augen verloren wird.

Fazit

Wird die Zusammenstellung des Teams unterschätzt, führt dies in der Folge häufig zu Konflikten und Problemen – diese ziehen sich wie ein roter Faden durch die Umsetzungsphase. Eine schlechte Stimmung im Team ist vorprogrammiert, der Projekterfolg gefährdet und der Echtstart kann sich verzögern. Die Kosten steigen immer weiter an. Wer jedoch von Beginn an ein Projektteam zusammenstellt, das

  • gewissenhaft arbeitet
  • die notwendigen Kompetenzen besitzt
  • gut mit dem ERP-Anbieter zusammenarbeitet 
  • die Akzeptanz der Mitarbeiter für das Projekt stärkt

wird die Einführung mit hoher Wahrscheinlichkeit zum Erfolg führen.

Sie möchten mehr über die Zusammenstellung eines Projektteams oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren? Senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir beraten Sie gerne!

Key-User für ein ERP-Projekt: die richtige Auswahl

So finden Sie die besten ERP-Key-User

Die Einführung eines ERP-Systems ist in der Regel ein umfangreiches Projekt. Je nach Größe kann es sich über mehrere Wochen oder auch Monate ausdehnen. Keine Frage: Ein solches Projekt bindet neben Kapital und Zeit auch Ihr Personal. Das gilt gerade für kleine oder mittelständische Unternehmen mit begrenzten Mitteln und Ressourcen. Wir empfehlen daher, die einzelnen Schritte vorher gut zu planen und sich nicht vorschnell in die Umsetzung zu stürzen. Das gilt auch und gerade für die Auswahl der Key-User für das ERP-Projekt.

Der Erfolg Ihrer Software-Einführung hängt zu einem großen Teil von der Zusammenstellung Ihres Projektteams und von dessen Engagement ab. Hier kommen die Key-User für das ERP-Projekt ins Spiel! Sie sind ein wichtiger Teil Ihres Projektteams und am Gelingen der Einführung maßgeblich beteiligt. Umgekehrt haben ungeeignete Key-User in einem ERP-Projekt einen negativen Einfluss auf das Ergebnis. Doch wie findet man einen geeigneten Kandidaten für diese Rolle?

Welche Aufgaben hat ein Key-User in einem ERP-Projekt?

Was genau ist ein Key-User? Und welche Rolle nimmt ein Key-User bei einem ERP-Projekt ein? Aus unserer Erfahrung lässt sich das so beantworten: Key-User bilden die Schnittstelle zwischen dem ERP-System und den eigentlichen Anwendern der Software bzw. den Abläufen und Prozessen im Unternehmen.

Während der Einführung: Ihr Key-User als Ansprechpartner & Bindeglied

Key-User in einem ERP-Projekt vertreten die Interessen ihres Fachbereichs. Dabei arbeiten Sie über den gesamten Zeitraum der Umsetzung eng mit dem ERP-Anbieter, der Projektleitung und der restlichen Belegschaft zusammen. Key-User betreuen das Projekt also von Anfang an, sind umfassender Ansprechpartner und vermitteln zwischen der Projektleitung und der Belegschaft, also den künftigen Anwendern der Software. 

Der Vorteil dabei: Auf der einen Seite informieren Key-User die Anwender früh über das geplante Vorgehen oder über Änderungen seitens der Projektleitung und erklären, warum bestimmte Entscheidungen getroffen werden. Auf der anderen Seite geben sie auch Anforderungen, Interessen und Wünsche der MitarbeiterInnen an die Projektleitung zurück. Durch einen kontinuierlichen Austausch erreichen Key-User in einem ERP-Projekt, dass Ihre MitarbeiterInnen von Anfang an eingebunden sind und Entscheidungen seitens der Projektleitung besser nachvollziehen können. Und es wird gewährleistet, dass sich am Ende alle wichtigen Punkte im System wiederfinden.

Key-User im ERP-Projekt stärken die Akzeptanz der Einführung

Es liegt in der Natur des Menschen: Größere Veränderungen sorgen zunächst für Skepsis. Setzen Sie Ihren MitarbeiterInnen also ein fertiges System vor die Nase, führt dies häufig zu Vorbehalten oder zu kompletter Ablehnung. Umso wichtiger ist es, die Vorschläge und Wünsche der Belegschaft zu berücksichtigen, darauf einzugehen und nach Möglichkeit umzusetzen. So stärken sie die Akzeptanz für Ihr Projekt.

Nur wenn die Belegschaft das System annimmt, wird sich die Einführung der Software lohnen. Ein geeigneter Key-User in einem ERP-Projekt spielt genau hier seine Stärken aus. Er zeigt die Vorteile der neuen Software auf, erklärt aber auch den Sinn und Zweck der Veränderung. Richtig eingesetzt, schafft die Software Strukturen, sichert Arbeitsplätze und fördert das Wachstum des Unternehmens. Um diese positiven Argumente zu transportieren, empfehlen wir regelmäßige kurze Meetings oder einen Newsletter. So informiert der Key-User stetig und nachhaltig über den aktuellen Stand des Projekts und holt aktiv Feedback ein.

Nach der Implementierung: Key-User für die Schulung der MitarbeiterInnen

Nachdem die Software installiert wurde, übernimmt in der Regel der Key-User die Schulung Ihrer MitarbeiterInnen. Nur in seltenen Fällen wird die Mitarbeiterschulung durch den ERP-Anbieter durchgeführt. Natürlich ist es wichtig, dass der Key-User vor der Schulung mit allen relevanten Funktionen und Features des Systems vertraut ist, um dieses Wissen gut an die Kollegen weitergeben zu können. Auch nach der Implementierung ist er Ansprechpartner bei Fragen und Problemen. Dazu gehört auch, Verbesserungsvorschläge, Änderungswünsche sowie Anpassungen für das nächste Update der Lösung zu sammeln und an den ERP-Anbieter weiterzugeben.

Welche Eigenschaften braucht ein guter Key-User in einem ERP-Projekt?

Ein geeigneter Key-User sollte einige Eigenschaften erfüllen, die nicht alle MitarbeiterInnen mitbringen. Unser Tipp: Machen Sie nicht einfach einen Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin zum Key-User in dem ERP-Projekt, den Sie im Tagesgeschäft am ehesten entbehren oder am schnellsten von seinen Aufgaben entbinden können. Ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin, der oder die als Key-User eher ungeeignet ist, kann das Projekt nicht richtig unterstützen und sogar negativ auf die Einführung einwirken. Zum Beispiel, weil er falsche Lösungsansätze erarbeitet oder die Belegschaft nicht von der neuen Software überzeugen kann.

Eigenschaften, die ein Key-User in einem ERP-Projekt mitbringen sollte:

  • Technisches Grundverständnis und eine schnelle Auffassungsgabe, um sich zeitnah in die neue Software einarbeiten zu können
  • Eine hohe fachliche Kompetenz und Interesse an den Prozessen anderer Unternehmensbereiche dienen den Aufgaben als Key-User
  • Empathie vs. Autorität: Einfühlungsvermögen ist wichtig, um Ängste der Mitarbeiter nachvollziehen und auf diese eingehen zu können – Durchsetzungsvermögen darf aber ebenso nicht fehlen, um die wesentlichen Punkte des ERP-Projekts nicht aus den Augen zu verlieren
  • Weitblick: Ein guter Key-User denkt und handelt vorausschauend, behält den Gesamtüberblick und hat ein Auge für die täglichen Herausforderungen seiner Kollegen
  • Aufgeschlossenheit: Diese Eigenschaft ist besonders wichtig, da Key-User in einem ERP-Projekt als ständige Ansprechpartner dienen und bei der Mitarbeiterschulung eine vermittelnde Rolle einnehmen sowie ihr Wissen bestmöglich weitergeben müssen
  • Wirkliches Interesse und Motivation an dem ERP-Projekt

junges Projektteam arbeitet an Key-User Auswahl

Key-User in einem ERP-Projekt: So finden Sie einen geeigneten Kandidaten 

Zugegeben, nur selten werden all diese Punkte auf einen Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin zutreffen. Das wichtigste ist aber, einen Kandidaten als Key-User in Ihrem ERP-Projekt auszuwählen, der voll und ganz hinter dem Projekt steht und mit dieser vorbildlichen Haltung auch seine Kollegen begeistern kann. Wenn Ihr Key-User offen für neue Herausforderungen ist und motiviert an die Aufgabe rangeht, passiert dies von ganz allein. Hier sind unsere vier Tipps, mit denen Sie einen geeigneten Key-User für das ERP-Projekt finden:

Tipp 1: Nicht nach Hierarchierang suchen

Geht es darum, die Interessen der Abteilung zu vertreten, denken viele Unternehmer als erstes an den Abteilungsleiter. Verständlich, denn in der Regel kann dieser viel Erfahrung vorweisen, ist mit den Prozessen im Unternehmen vertraut und wird von seinen Kollegen hoch angesehen. Wer könnte also für die Rolle und die Aufgaben als Key-User in einem ERP-Projekt besser geeignet sein? Tatsächlich ist der Abteilungsleiter jedoch nicht immer die beste Wahl. Denn ein guter Abteilungsleiter ist nicht automatisch ein geeigneter Key-User. Gerade in besonders großen Unternehmen haben diese oft eine gewisse Distanz zum operativen Tagesgeschäft entwickelt und übernehmen eher administrative Aufgaben. Mit den eigentlichen Arbeitsläufen sind sie zumindest nicht immer im Detail vertraut. Aber: Natürlich kann auch ein Abteilungsleiter ein geeigneter Key-User sein oder als Key-User eine Schulung durchführen. Das eine schließt das andere nicht aus.

Tipp 2: Suchen Sie nach Leistungsträgern

Schauen Sie lieber genauer hin, denn MitarbeiterInnen mit den passenden Eigenschaften finden sich unabhängig von der Position im Unternehmen. Suchen Sie nach Leistungsträgern! Diese werden auch als Key-User in einem ERP-Projekt von der Belegschaft hoch angesehen. Sie sind vertrauenswürdig, zuverlässig und finden beispielsweise bei Änderungsvorschlägen seitens der Projektleitung leichter Gehör. Ein Leistungsträger kann skeptische MitarbeiterInnen eher überzeugen und die Akzeptanz für das Projekt stärken. Das zahlt sich auch aus, wenn der Key-User die Schulung der Anwender übernimmt.

Tipp 3: Suchfokus nicht nur auf das Know-how legen

Natürlich ist Fachwissen wichtig, wenn es darum geht, den eigenen Fachbereich zu vertreten. Key-User in einem ERP-Projekt müssen sich umfassend mit den Aufgaben in ihrer Abteilung und den dortigen Geschäftsprozessen auskennen. Was jedoch mindestens genauso wichtig ist, sind gewisse Soft Skills,  die ein Key-User mitbringen sollte. Persönliche Werte und Eigenschaften wie Verlässlichkeit, Respekt und Fairness, aber auch Geduld, ein freundliches Auftreten und Kritikfähigkeit sind wichtig. So wird die Motivation für das Projekt aufrecht gehalten und mögliche Widerstände oder Vorbehalte können rechtzeitig entkräftet werden. Das steigert die Kooperation in Ihrem ERP-Projekt. Im besten Fall kommen Einfühlungsvermögen und Durchsetzungsvermögen also zusammen. Zuhören, begeistern, schwierige Sachverhalte verständlich erklären und immer eine gute Balance finden – das ist die Herausforderung.

Tipp 4: Weitblick und Motivation

In vielen Unternehmen fokussieren sich die einzelnen MitarbeiterInnen stark auf ihre eigenen Aufgaben. Ein Austausch mit anderen Unternehmensbereichen findet häufig nur sporadisch statt. Aber: Geschäftsprozesse enden nicht an der Abteilungsgrenze. Der Key-User in Ihrem ERP-Projekt sollte vorausschauend und vor allem bereichsübergreifend denken und handeln. Das setzt voraus, dass er Experte in seinem eigenen Fachbereich ist, sich aber auch für die Abläufen aus anderen Unternehmensbereichen interessiert. Die wichtigsten Voraussetzungen, die ein Key-User mitbringen sollte, sind jedoch Motivation, wirkliches Interesse an der Aufgabe und die Fähigkeit, dieses Interesse auch bei der restlichen Belegschaft wecken zu können.

Klingt nach einer schönen Aufgabe – wo ist der Haken?

MitarbeiterInnen, die die Rolle als Key-User in einem ERP-Projekt übernehmen, sollten sich darüber im Klaren sein, dass während der Umsetzungsphase mit Überstunden zu rechnen ist. Neben dem normalen Tagesgeschäft stehen zusätzliche Meetings und Schulungen auf der Agenda – und das für mehrere Wochen oder Monate, je nach Größe des Projekts.

So unterstützen Sie als Unternehmer Ihren Key-User

Für den Key-User sind ERP-Projekte zeitintensiv, deshalb benötigt auch der beste Key-User Ihre Unterstützung. Es ist zum Beispiel sinnvoll, für die Einführung einen Zeitraum zu wählen, in dem keine weiteren  Projekte geplant sind oder Sie wissen, dass es erfahrungsgemäß etwas ruhiger im Unternehmen ist. Außerdem sollten Sie die ausgewählten MitarbeiterInnen nicht parallel für andere große Kundenprojekte einplanen. 

Aufgaben aus dem Tagesgeschäft können in dieser Zeit von anderen Kollegen übernommen werden. Vorausgesetzt, das Projekt wird von allen MitarbeiterInnen gleichermaßen unterstützt. Wird das Projekt jedoch grundsätzlich in Frage gestellt, kann sich das Arbeitsklima durch solche Maßnahmen verschlechtern. Sehen sie die Vorteile, die das Projekt mit sich bringt, wird die temporäre Belastung durch die Aufgaben als Key-User bereitwilliger in Kauf genommen.

Um es klar zu sagen: Ein ERP-Projekt geht oft mit Stress einher. Vermutlich ist erst einmal etwas Überzeugungskraft notwendig, wenn Sie ihren Wunsch-Kandidaten gefunden haben. Machen Sie deutlich, wie wichtig eine erfolgreiche Umsetzung für das Unternehmen ist und zeigen Sie auch die Vorteile für die MitarbeiterInnen auf. Durch die Rolle als Key-User in einem ERP-Projekt sammelt man Führungserfahrungen – und das Ansehen im Unternehmen steigt nach gelungener Einführung erfahrungsgemäß deutlich an. Sollte eine Person absolut kein Interesse an der Aufgabe haben, wählen Sie lieber jemand anderen für diese Aufgabe aus. MitarbeiterInnen, die alle wichtigen Eigenschaften mitbringen, aber kein Interesse an der Aufgabe haben, bringen Ihnen keinen Mehrwert. Ein positiver Verlauf der Einführung wäre eher gefährdet.

Fazit: Key-User für ERP-Projekte finden

In nahezu jedem Unternehmen ist ein geeigneter Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin beschäftigt, der die Rolle als Key-User in einem ERP-Projekt übernehmen kann. Die Herausforderung besteht nun darin, diese Person zu finden. Häufig sind es die, an die man nicht auf den ersten Blick denkt. Um das ERP-Projekt zu einem guten Abschluss zu bringen, sollten Sie keine schlechten Kompromisse eingehen. Ein schlecht ausgewähltes Projektteam kommt schnell an seine Grenzen – und es kann zu Konflikten und Verzögerungen kommen, was den Erfolg des Projekts gefährdet. Nehmen Sie sich bei der Zusammenstellung lieber etwas mehr Zeit und setzen auf ein motiviertes Team, das gut zusammenarbeitet und gemeinsam alle Herausforderungen meistert. Diese Motivation wird sich automatisch auf die ganze Belegschaft übertragen. Auch wenn die Einführung einer ERP-Software eine technische Umsetzung ist, sollte der Fokus immer auf den Menschen im Unternehmen liegen.

Sie wollen mehr zum Thema ERP-Einführung und zur Auswahl der Key-User in einem ERP-Projekt wissen? Oder haben Sie Interesse daran, die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP kennenzulernen? Senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

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